RA-FS 2013:2
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband
1
Riksarkivets författningssamling
ISSN 0283-2941
Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om
analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband;
beslutade den 25 mars 2013.
Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 2 och 11 §§arkivförordningen
(1991:446), 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna
handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring samt 2 § förord-
ningen (1999:976) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska
kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring.
1 kap. Omfattning och tillämpning
Omfattning
1 §
Denna författning ska tillämpas för analoga ljud- och videoupptagning-
ar på magnetband.
2 §
Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter och
allmänna råd (RA-FS 1991:1)1 om arkiv hos statliga myndigheter, med avse-
ende på analoga ljud- och videoupptagningar.
Tillämpning
3 §
Föreskrifterna gäller för arkiv hos
– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, re-
geringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,
– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i
bilagan till offentlighets- och sekretesslagen,
– sådana enskilda organ som avses i lagen (1994:1383) om överläm-
nande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för
förvaring, och
– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna
handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överläm-
nande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess
organisatoriska delar för förvaring m.m.
4 §
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag
från dessa föreskrifter. Sådant undantag kan vara förenat med krav på kom-
penserande åtgärder.
1Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1.
RA-FS 2013:2
Utkom från trycket
den 23 april 2013
2
RA-FS 2013:2
5 §
Ljud- och videoupptagningar som får gallras är undantagna från be-
stämmelserna i denna författning.
Allmänna råd. Bestämmelserna i författningen tillämpas i den utsträckning
som krävs för att upptagningarna ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas samt kopieras fram till gallringstidpunkten. Hänsyn bör därvid tas
till gallringsfristens längd och den hantering som upptagningarna kommer att
utsättas för under bevarandetiden.
6 §
För ljud- och videoupptagningar som inkommer till myndigheten gäl-
ler denna författning med undantag för bestämmelserna i 4 kap. 2 § och 5
kap.
2 kap. Definitioner
1 §
I denna författning avses med
3 kap. Strategi och planering för bevarande
1 §
Myndigheten ska upprätta en strategi för bevarande av ljud- och video-
upptagningar. Av strategin ska framgå vilka åtgärder myndigheten avser att
vidta för att säkerställa ett bevarande av upptagningarna. Åtgärderna ska do-
kumenteras i enlighet med 4 kap. 4 §. Strategin ska fortlöpande kompletteras
och hållas aktuell.
Allmänna råd. Med åtgärder avses hur ljud- och videoupptagningar ska fram-
ställas, hanteras, förvaras, vårdas och överföras under den tid som de ska beva-
ras.
Strategin för bevarande bör innehålla uppgifter om
– valda inspelningsformat och databärare,
– vilka uppgifter som ska dokumenteras om en inspelning,
databärare
fysiskt underlag för handlingar,
gallra
förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna
handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna
som medför
– förlust av betydelsebärande data,
– förlust av möjliga sammanställningar,
– förlust av sökmöjligheter, eller
– förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas auten-
ticitet,
magnetband
band med bärande bas av papper, cellulosaacetat, poly-
vinylklorid (PVC) eller polyester, som är försett med ett
magnetskikt och som är avsett för analog eller digital
lagring,
upptagning
handling som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt upp-
fattas endast med tekniskt hjälpmedel i enlighet med 2
3
RA-FS 2013:2
– krav på förvaring av databärare,
– återkommande vårdåtgärder,
– tidpunkt för överföring till annan databärare, och
– uppgift om eventuellt beslut om gallring.
4 kap. Dokumentation
1 §
Dokumentationen om upptagningarna ska knytas till eller integreras
med myndighetens arkivredovisning.
Dokumentation av framställning
2 §
Inspelningen ska dokumenteras så att det går att identifiera personer
och händelser.
Allmänna råd. För att styrka upptagningens autenticitet är det nödvändigt att
dokumentera vissa uppgifter.
Dokumentationen bör innehålla uppgifter om
– inspelningsdatum,
– inspelningsplats,
– inspelningssammanhang,
– inspelningens syfte,
– medverkande, och
– eventuella inskränkningar i rätten till att ta del av eller att använda inspel-
ningen (upphovsrätt, sekretess eller andra inskränkningar).
3 §
Av den tekniska dokumentationen ska framgå vilken utrustning som
behövs.
Allmänna råd. Den tekniska dokumentationen bör även innehålla uppgifter
om
– vilket underhåll utrustningen kräver,
– vem som gjort inspelningen (samt eventuellt externt företag/organisation),
– inspelningens längd,
– hastighet, antal kanaler och spår, stereo/mono, brusreducering,
– dynamikförbättring,
– bandtyp (fabrikat och typ),
– bandets bredd och längd samt spolens diameter,
– korrektionskurva, och
– videoformat med systembeteckning.
Dokumentation av versionshantering
4 §
Dokumentation av versionshantering ska innehålla uppgifter om
– original eller kopia och i så fall vilken generation, och
– för redigerad version vad som redigerats, när och av vem.
Dokumentation av vårdåtgärder
5 §
Dokumentation av vårdåtgärder ska innehålla uppgifter om
– datum för inspektion/kontroll,
– skador som är av betydelse ur bevarandesynpunkt,
– eventuella åtgärder, och
– datum för senaste överföring till annan databärare.
4
RA-FS 2013:2
5 kap. Framställning
Databärare
1 §
Ljud- och videoupptagningar ska framställas på oanvända magnetband
som har egenskaper som är lämpliga för bevarande.
Allmänna råd. Vid val av magnetband bör uppmärksammas att ett magnet-
bands fysiska kvalitet i regel är relaterad till bandets tjocklek och därmed spel-
tid. Tjockare band ger större stabilitet med bättre ljudegenskaper. Tunnare
band ger längre speltid men försämrade ljudegenskaper och sämre fysisk sta-
bilitet.
Inspelning
2 §
Vid inspelningen ska standardiserat format användas.
3 §
Efter inspelning ska magnetband, om möjligt, spärras mot överspel-
ning.
Märkning av magnetband och förvaringsmedel
4 §
Märkning av magnetband och förvaringsmedel ska ske med en unik
identitet som kan knytas till myndighetens arkivredovisning.
6 kap. Hantering och förvaring
1 §
Magnetband ska hanteras varsamt och skyddas mot skadlig klimat- och
miljöpåverkan.
Allmänna råd. Med skadlig klimat- och miljöpåverkan menas växlingar i tem-
peratur och relativ luftfuktighet, luftföroreningar, damm och annat som kan
påverka magnetbanden negativt.
2 §
Magnetband ska skyddas mot skadlig magnetisk och elektromagnetisk
påverkan.
3 §
Den tekniska utrustningen för tillhandahållande av upptagningar på
magnetband ska vara ren och i sådant skick att uppspelning kan ske utan för-
lust av information.
Allmänna råd. Tillverkarens rekommendationer rörande skötsel och underhåll
bör följas.
4 §
Magnetbandet ska före arkivering spelas igenom från början till slutet
med avspelningshastighet så att en jämn bandspänning uppnås.
5 §
Magnetband ska förvaras stående.
6 §
Magnetband ska förvaras åtskilda från handlingar på andra typer av da-
tabärare. Samband mellan olika typer av databärare som tillhör samma ären-
de eller på annat sätt innehållsmässigt hör samman, ska säkerställas genom
märkning och vid behov registrering.
5
RA-FS 2013:2
Förvaringsmedel
7 §
Magnetband ska placeras i förvaringsmedel som ger skydd mot skadlig
inverkan från omgivningen.
Allmänna råd. Originalförpackningen kan användas som förvaringsmedel.
Arkivlokal
8 §
Magnetband ska så snart som möjligt placeras i arkivlokaler som upp-
fyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler.
Förvaring vid transport
9 §
Säkerhetsnivån vid transport utanför myndighetens lokaler ska vara så-
dan att magnetbanden skyddas mot skadlig påverkan och obehörig åtkomst.
Konditionering i samband med hantering
10 §
När magnetband flyttas till en lokal med annan temperatur och luft-
fuktighet än arkivlokalen ska det anpassas till de nya klimatförhållandena för
att förhindra kondensbildning. Tiden ska anpassas till magnetbandets bredd.
Allmänna råd. Tiden för klimatanpassning är exempelvis ett dygn för ett band
med en fjärdedels tums bredd.
7 kap. Vård
Kontroll av det fysiska skicket
1 §
Myndigheten ska regelbundet kontrollera magnetbandens och förva-
ringsmedlens fysiska skick.
Om det vid den återkommande kontrollen visar sig att upptagningen riske-
rar att gå förlorad ska denna överföras till annan databärare.
Förvaringsmedel som är skadade, så att de inte längre ger avsett skydd, ska
bytas ut.
Allmänna råd. Information kan förloras t.ex. genom bandbrott eller genom att
magnetbandet är i så dåligt skick att magnetskiktet lossnar.
Åtgärder vid särskilda händelser
2 §
Om magnetband har utsatts för vattenläckage, brand, kemikalier, an-
grepp av skadedjur eller sabotage eller annan händelse som medför att de
skadas eller riskerar att skadas på längre sikt, ska myndigheten vidtaga åtgär-
der och anmäla händelsen till arkivmyndigheten.
8 kap. Överföring till annan databärare
1 §
Vid överföring av en upptagning till annan databärare ska överföringen
göras till digital form utan att betydande informationsförlust uppstår.
6
RA-FS 2013:2
Allmänna råd. Om lagringssättet inte längre är i bruk hos myndigheten ska in-
formationen överföras till annan databärare, vilket framgår av Riksarkivets fö-
reskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndighe-
ter.
Att en eventuell gallring av den ursprungliga upptagningen efter överföring
endast får ske i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte
särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning, framgår av 14 § ar-
9 kap. Säkerhet och autenticitet
1 §
En upprättad eller inkommen upptagning får endast användas för kont-
roll av autenticitet och teknisk kondition. För annan användning ska en eller
flera kopior framställas.
Allmänna råd. Redigering av den ursprungliga upptagningen innebär gallring
och kräver särskilda föreskrifter från Riksarkivet.
10 kap. Överlämnande
Överenskommelse om överlämnande
1 §
En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782) efter överenskom-
melse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.
2 §
Myndigheten ska kontakta arkivmyndigheten i så god tid före överläm-
nandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de handlingar som
ska överlämnas.
Krav i samband med överlämnandet
3 §
Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten ska vara förtecknade och
handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade.
4 §
Vid överlämnandet ska dokumentation som har upprättats i enlighet
med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fortsatta för-
varing och vård, medfölja leveransen.
Kostnader
5 §
Vid övertagande av arkivmaterial ska arkivmyndigheten, i enlighet
med 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446), träffa överenskom-
melse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten
för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndigheten ska även
betala engångskostnader i samband med leverans.
Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets före-
skrifter kan detta leda till särskilda kostnader för myndigheten inför leverans
till arkivmyndigheten.
7
RA-FS 2013:2
1. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2013.
2. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar.
BJÖRN JORDELL
Britt-Marie Östholm
Elanders Sverige AB, 2013