RA-FS 2021:2
Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Riksarkivets författningssamling
ISSN 0283-2941
Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander
1
RA-FS 2021:2
Utkom från trycket
den 26 mars 2021
Föreskrifter om ändring av Riksarkivets
föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1)
om återlämnande eller gallring av handlingar
inom löne- och personaladministrativ verksamhet
beslutade den 22 februari 2021.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförord-
ningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av
allmänna handlingar för förvaring att området Rekrytera personal i bilagan till
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande
eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
ska ha följande lydelse.
Denna författning träder i kraft den 15 april 2021.
KARIN ÅSTRÖM IKO
Fredrik Lindberg
2
RA-FS 2021:2
− − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −
Handlingar
Återlämnande,
bevarande och
gallring
Anmärkningar
Rekrytera personal
1
Annonser.
Bevaras.
Kravprofiler.
Gallras när de inte
längre behövs för
verksamheten.
Verkställande av
gallring förutsätter att
annonser bevaras.
Ansökningshandlingar
avseende den sökande
som har anställts.
Bevaras.
Avser till exempel
följebrev, meritför-
teckningar, bilagor,
betyg, arbetsprover,
registerutdrag och
handlingar rörande
komplettering av
ansökningshandlingar.
Ansökningshandlingar
avseende sökande som
inte har anställts.
1. Gallras 2 år efter det
att beslutet om an ställ-
ning har vunnit laga
kraft.
2. Vid preskriptions-
avbrott enligt diskrimi-
får handlingar istället
gallras först då den
väckta talan har av -
slutats genom en dom
eller ett beslut som har
vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Ansökningshandlingar
på papper får återläm-
nas efter det att gall -
ringsfristen har löpt ut.
Om handlingen har
skannats eller kopierats
får den återlämnas när
myndigheten inte
längre har behov av
handlingen i original.
För sökande som har
överklagat anställ-
ningsbeslutet hänvisas
till Handlingar rörande
överklagandeärenden.
Ansökningshandlingar
där ansökan har åter -
tagits av den sökande.
Återlämnas eller
gallras när de inte
längre behövs för
verksamheten.
1 Ändringen innebär att handlingstyperna Grunduppgifter i säkerhetsprövningar och
Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning utgår.
3
RA-FS 2021:2
Handlingar
Återlämnande,
bevarande och
gallring
Anmärkningar
Ansökningshandlingar
avseende tjänster som
har dragits tillbaka
efter annonsering.
1. Gallras 2 år efter
det att rekryteringen
avbröts.
2. Vid preskriptions-
avbrott enligt diskrimi-
får handlingar istället
gallras först då den
väckta talan har av -
slutats genom en dom
eller ett beslut som har
vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Handlingarna får åter -
lämnas efter det att
gallringsfristen har löpt
ut.
Om handlingen har
skannats eller kopierats
får den återlämnas när
myndigheten inte
längre har behov av
handlingen i original.
Ansökningshandlingar
som inte avser viss
ledigförklarad tjänst.
Återlämnas eller
gallras när de inte
längre behövs för
verksamheten.
Avser till exempel
intresseanmälningar
och spontan ansök-
ningar.
Anmälan om före-
trädesrätt.
Bevaras.
Avser en sökandes
anspråk på företrädes-
rätt till återanställning
enligt lagen (1982:80)
om anställningsskydd.
Handlingar rörande
utvärdering av
sökande.
1. Gallras 2 år efter det
att beslutet om anställ -
ning har vunnit laga
kraft.
2. Vid preskriptions-
avbrott enligt diskrimi-
får handlingar istället
gallras först då den
Avser till exempel
testresultat från urvals -
tester, anteckningar
från intervjuer eller
referenstagning och
enkätfrågor och svar
som använts som
urvalsinstrument.
4
RA-FS 2021:2
Handlingar
Återlämnande,
bevarande och
gallring
Anmärkningar
väckta talan har av -
slutats genom en dom
eller ett beslut som har
vunnit laga kraft.
Undantag från
gallring:
Handlingar som avser
den anställde bevaras.
Läkarintyg.
Gallras 2 år efter det att
beslutet om anställning
har vunnit laga kraft.
Undantag från
gallring:
Läkarintyg som avser
den anställde.
Avser till exempel
hälsodeklarationer.
Registerutdrag ur
belastningsregistret.
Återlämnas eller
gallras efter det att
myndigheten har
antecknat att utdraget
har visats upp.
Avser till exempel
utdrag enligt lagen
(2013:852) om
registerkontroll av
personer som ska
arbeta med barn.
Förteckningar över
sökande.
Bevaras.
Avser till exempel
rekryteringsrapporter
för information enligt
lagen (1976:580) om
medbestämmande i
arbetslivet.
Användarprofiler.
Gallras 2 år efter
användarens sista
inloggning i systemet.
Uppgifter som den
sökande själv registre-
rat i rekryterings-
system, till exempel
kontaktuppgifter och
uppgifter om vilka
tjänster hen sökt hos
myndigheten.
Handlingar rörande
arbetstillstånd.
Bevaras.
Avser till exempel
ansökan och beslut av
Migrationsverket om
arbetstillstånd för
utländska medborgare.
Anställningsbeslut.
Bevaras.
Avser myndighetens
beslut som kan
överklagas.
5
RA-FS 2021:2
Handlingar
Återlämnande,
bevarande och
gallring
Anmärkningar
Information om
myndighetens beslut
om anställning.
Bevaras.
Avser till exempel
anslag, kungörelser
eller meddelanden om
tillsatta tjänster.
Korrespondens.
1. Gallras 2 år efter det
att beslutet om anställ -
ning har vunnit laga
kraft eller rekryte-
ringen har avbrutits.
2. Vid preskriptions-
avbrott enligt diskrimi-
får handlingar istället
gallras först då den
väckta talan har av -
slutats genom en dom
eller ett beslut som har
vunnit laga kraft.
Avser korrespondens
som har betydelse för
beslutet om rekry-
tering, till exempel
meddelande om åter -
kallande av ansökan
eller meddelande om
avbruten rekrytering.
Avser även information
till och korrespondens
med fackliga företrä-
dare och information
till Arbetsförmed-
lingen.
Korrespondens som
saknar betydelse för
beslutet om rekryte-
ring.
Gallras när den inte
längre behövs för
verksamheten
Avser till exempel mot-
tagningsbekräftelser,
kallelser till intervju
och tackbrev.
Handlingar rörande
avvisade överkla-
ganden.
Bevaras.
Avser till exempel
beslut och korrespon-
dens rörande överkla-
ganden som avvisats
för att de har kommit in
för sent.
Handlingar rörande
överklagandeärenden.
Bevaras
Avser till exempel:
– överklagande av an-
ställningsbeslut,
– myndighetens ytt ran-
de i ärendet,
– platsannonsen,
– anslaget,
– anställningsavtalet,
– klagandens ansök-
nings handlingar in -
klu sive cv,
6
RA-FS 2021:2
Handlingar
Återlämnande,
bevarande och
gallring
Anmärkningar
.
– den eller de anställ-
das ansökningshand-
lingar inklusive cv,
– referenser för den
klagande och den eller
de anställda eller
– övriga handlingar i
ärendet.
Hantera uppgifter om anställda
− − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −
Elanders Sverige AB, 2021