Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Upphäver
Bemyndigande
beslutade den 11 februari 2019.
Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
2 kap. Återlämnande eller gallring
Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.
Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg eller intyg, – styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller – forskning.
Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer.
Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.
Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande som anges i bilagan har löpt ut.
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 april 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring och återlämnande av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. 3. Denna författning får tillämpas retroaktivt.
KARIN ÅSTRÖM IKO Sara Jacobson
Bilaga
Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löneoch personaladministrativ verksamhet
Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får återlämnas eller gallras.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Rekrytera personal
| Annonser. | Bevaras. |
| Kravprofiler. | Gallras när de inte längre behövs Verkställande av gallring förutför verksamheten. sätter att annonser bevaras. |
| Ansökningshandlingar avseende den sökande som har anställts. | Bevaras. Avser till exempel följebrev, meritförteckningar, bilagor, betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar. |
| Ansökningshandlingar avseende sökande som inte har anställts. | 1. Gallras 2 år efter det att beslutet För sökande som har överom anställning har vunnit laga klagat anställningsbeslutet hänkraft. visas till Handlingar rörande 2. Vid preskriptionsavbrott enligt överklagandeärenden. diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Återlämnande: Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. 3 |
| Handlingar | Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring |
| Ansökningshandlingar där ansökan har återtagits av den sökande. | Återlämnas eller gallras när de inte längre behövs för verksamheten. |
| Ansökningshandlingar avseende tjänster som har dragits tillbaka efter annonsering. | 1. Gallras 2 år efter det att rekryteringen avbröts. 2. Vid preskriptionsavbrott enligt diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Återlämnande: Handlingarna får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. |
| Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst. | Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel intresseinte längre behövs för verksam- anmälningar och spontanheten. ansökningar. |
| Anmälan om företrädesrätt. | Bevaras. Avser en sökandes anspråk på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd. |
| Handlingar rörande utvärdering av sökande. | 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel testresultat om anställning har vunnit laga från urvalstester, anteckningar kraft. från intervjuer eller referens- 2. Vid preskriptionsavbrott enligt tagning och enkätfrågor och diskrimineringslagen (2008:567) svar som använts som urvalsfår handlingar istället gallras först instrument. då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Undantag från gallring: Handlingar som avser den anställde bevaras. |
| Handlingar | Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring |
|---|---|
| Läkarintyg. | Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel hälsoom anställning har vunnit laga deklarationer. kraft. Undantag från gallring: Läkarintyg som avser den anställde. |
| Registerutdrag ur belastningsregistret. | Återlämnas eller gallras efter det Avser till exempel utdrag enligt att myndigheten har antecknat att lagen (2013:852) om registerutdraget har visats upp. kontroll av personer som ska arbeta med barn. |
| Grunduppgifter i säkerhetsprövningar. | 1. Får gallras 2 år efter det att be- Avser till exempel minnesslutet om anställning har vunnit anteckningar eller sammanlaga kraft. fattande dokumentation från 2. Vid preskriptionsavbrott enligt samtal, referenstagning, säkerdiskrimineringslagen (2008:567) hetsprövningssamtal (personfår handlingar istället gallras först bedömningssamtal) och då den väckta talan har avslutats registerkontroll enligt Säkergenom en dom eller ett beslut som hetsskyddslagen (2018:585). har vunnit laga kraft. Undantag från gallring: Grunduppgifter i säkerhetsprövningar som avser den anställde bevaras. |
| Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning. | Gallras när de inte längre behövs Avser framställan och ansökan för verksamheten. från myndigheten till Säkerhetspolisen samt samtycke till registerkontroll. |
| Förteckningar över sökande. | Bevaras. Avser till exempel rekryteringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. 5 |
| Användarprofiler. | Gallras 2 år efter användarens Uppgifter som den sökande sista inloggning i systemet. själv registrerat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten. |
| Handlingar rörande arbetstillstånd. | Bevaras. Avser till exempel ansökan och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare. |
| Anställningsbeslut. | Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas. |
| Information om myndighetens beslut om anställning. | Bevaras. Avser till exempel anslag, kungörelser eller meddelanden om tillsatta tjänster. |
| Korrespondens. | 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser korrespondens som har om anställning har vunnit laga betydelse för beslutet om rekrykraft eller rekryteringen har av- tering, till exempel meddelande brutits. om återkallande av ansökan 2. Vid preskriptionsavbrott enligt eller meddelande om avbruten diskrimineringslagen (2008:567) rekrytering. Avser även inforfår handlingar istället gallras först mation till och korrespondens då den väckta talan har avslutats med fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut som information till Arbetsförmedhar vunnit laga kraft. lingen. |
| Korrespondens som saknar betydelse för beslutet om rekrytering. | Gallras när den inte längre behövs Avser till exempel mottagför verksamheten. ningsbekräftelser, kallelser till intervju och tackbrev. |
| Handlingar rörande avvisade överklaganden. | Bevaras. Avser till exempel beslut och korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent. |
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Handlingar rörande över- Bevaras. Avser till exempel: klagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.
Hantera uppgifter om anställda
Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre behövs Avser endast till exempel om den anställde. för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m. m.
Aviseringar om adress- Gallras när de inte längre behövs
| ändring. | för verksamheten. |
| Fullmakter. | Gallras 2 år efter det att anställ- Avser fullmakter för postningen har upphört. öppning och liknande. |
| Aviseringar och övriga handlingar rörande namnändring. | Bevaras. Avser även handlingar rörande person- eller samordningsnummer. |
| Befattningsbeskrivningar. | Bevaras. |
| Personalförteckningar. | Bevaras. 7 |
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera ledigheter och frånvaro
Ledighetsansökningar. Gallras 2 år efter utgången av det Avser till exempel semester, år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet.
Undantag från gallring:
Ledighetsansökningar där uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten inte framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.
| Sjukförsäkran. | 1. Gallras 2 år efter sjukperiodens slut under förutsättning att sjukperioden framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. 2. Gallras 10 år efter sjukperiodens slut om inte 1. är tillämpligt. |
| Kopior av läkarintyg. | Gallras 2 år efter sjukperiodens Avser kopior av original som slut. har översänts till Försäkringskassan. |
| Läkarintyg. | Gallras 10 år efter sjukperiodens Avser läkarintyg för kortare slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten. |
| Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut. | Gallras 10 år efter det att anmälan Avser arbetsgivarens anmälan har gjorts. till Försäkringskassan. |
| Ansökningar om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro. | Gallras 10 år efter det att beslutet Avser arbetsgivarens ansökan har fattats. till Försäkringskassan. |
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Beslut från Försäkrings- Gallras 10 år efter det att beslutet kassan om ersättning från har fattats. första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro.
Betala ut löner och ersättningar
Årsvisa sammanställ- Bevaras. Kan även redovisa uppgifter
| ningar av uppgifter som för varje anställd redovisar när- och frånvaro. | om anledningen till frånvaro, tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler. |
| Månatliga sammanställ- Gallras när de inte längre behövs ningar av uppgifter som för för verksamheten. varje anställd redovisar när- och frånvaro. | Benämns även månadsjournaler. |
| Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av det uppgifter. år ersättning betalades ut. | Avser lönegrundande underlag. |
| Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av det övertid och mertid. år som anteckningarna avser. | Avser sammanställningar som används för att kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt arbetstidslagen (1982:673). |
| Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att uppgifterna har upphört att gälla. | Avser till exempel jämkningsbeslut eller begäran om höjning av skatteavdrag. |
| Uppgifter för skatteredo- Gallras 7 år efter utgången av det visning. räkenskapsår som uppgifterna avser. | Avser till exempel uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer. |
| Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att beslutet har upphört att gälla. | Avser beslut som inkommer från Kronofogdemyndigheten. 9 |
| Handlingar | Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring |
| Sammanställningar över lönearter. | Bevaras. Avser beskrivningar i klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar. |
| Lönesammanställningar. | Bevaras. Avser även lönespecifikationer eller lönelistor. |
| Sammanställningar över beräkningar av retroaktiva löner. | 1. Gallras när de inte längre behövs för verksamheten under förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt. |
| Kvitton rörande friskvårds-, läkarvårds- eller läkemedelsersättningar. | Gallras 7 år efter det att ersätt- Avser kvitton som lämnas in av ningen betalades ut. den anställde för att begära ersättning. |
| Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar. | Gallras 2 år efter utgången av det Benämns även signallistor. år då löneberäkningen gjordes. |
| Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser. | Gallras när handlingarna inte Avser till exempel sammanlängre behövs för verksamheten. ställningar som görs i syfte att vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet. |
| Arvodesuppgifter. | Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut. |
| Reseräkningar med bilagor. | 1. Gallras 7 år efter det att ersätt- Punkten 2. avser till exempel ningen betalades ut. utlägg för resor med buss eller 2. Bilagor i form av kvitton som taxi. redovisar utlägg som den anställde har gjort i tjänsten får skannas och därefter gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
| Handlingar | Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring |
|---|---|
| Avstämningar för kontroll av transaktionsinformation. | Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med andra längre behövs för verksamheten. myndigheter för periodvisa rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik. |
| Sammanställningar av aviseringar om olika personal- eller lönehändelser. | Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser längre behövs för verksamheten. avser till exempel pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälligt anställda. |
| Övriga underlag för utbetalningar. | Gallras 2 år efter det att ersätt- Avser till exempel underlag till ningen betalades ut. tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m. m. |
Hantera personalärenden
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå.
Handlingar rörande avsked Bevaras. Handlingar rörande avsked ineller omplaceringar. går även i Hantera avveckling av personal.
Handlingar rörande disci- Bevaras plinärenden och personalansvarsnämnd.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera arbetsmiljöfrågor
| Handlingar rörande arbets- Bevaras. skador. | Avser anmälan, beslut och övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet. |
| Handlingar rörande rehabi- Bevaras. literingsutredningar. | Avser anmälan, beslut och övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet. |
| Handlingar rörande arbets- Bevaras. hjälpmedel. | Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel görs till Försäkringskassan. |
| Handlingar rörande syste- Bevaras. matiskt arbetsmiljöarbete. | Avser handlingar som ingår i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar. |
Jämställdhetsplaner. Bevaras.
Handlingar rörande före- Bevaras. Avser till exempel friskvårdsbyggande hälsovård. satsningar.
Sammanställningar som Bevaras. rör arbetsskador, tillbud eller olyckor på arbetsplatsen.
Hälsobokslut. Bevaras.
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera avveckling av personal
Ansökningar om entledi- Bevaras. gande.
| Handlingar rörande upp- Bevaras. sägningar. | Avser till exempel varsel om uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked. |
| Tjänstgöringsbetyg. Bevaras. | Avser tjänstgöringsbetyg som har utfärdats av myndigheten. |
| Tjänstgöringsintyg. Gallras när handlingen inte längre behövs för verksamheten under förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. | Avser tjänstgöringsintyg som har utfärdats av myndigheten. |
Undantag från gallring:
Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras.
Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan och pensionsutredning. beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.
Elanders Sverige AB, 2019