SOSFS 2013:35

författningssamling

Socialstyrelsens

Uppgiftsskyldighet till

Socialstyrelsens patientregister

SOSFS 2013:35 (M)

Föreskrifter

SOSFS kan beställas från Socialstyrelsens beställningsservice,

120 88 Stockholm, fax 08-779 96 67, e-post socialstyrelsen@strd.se

ISSN 0346-6000 Artikelnr 2013-12-23

Tryck: Edita Västra Aros, Västerås 2014

I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras myndighetens

föreskrifter och allmänna råd.

• Föreskrifter är bindande regler.

• Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan

eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses

i författningen.

Socialstyrelsen ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter

och allmänna råd.

SOSFS

2013:35 (M)

Utkom från trycket

den 10 januari 2014

Socialstyrelsens föreskrifter

om uppgiftsskyldighet till Socialstyrelsens

patientregister;

beslutade den 10 december 2013.

Socialstyrelsen föreskriver följande med stöd av 6 § tredje stycket för-

ordningen (2001:707) om patientregister hos Socialstyrelsen.

1 § Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9)

om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår det att

varje vårdgivare ska ansvara för att det ledningssystem som ska finnas

innehåller de processer och rutiner som behövs för att säkerställa att

verksamheten uppfyller de krav som ställs i det följande.

2 § Den som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården ska till So-

cialstyrelsen lämna uppgifter om de patienter som under de tre måna-

der som föregår rapporteringsmånaden

1. har varit inskrivna i den slutna hälso- och sjukvården eller

2. har behandlats av läkare i den del av den öppna hälso- och sjukvår-

den som inte är primärvård.

3 § Uppgifterna ska lämnas senast den sista dagen i varje månad.

4 § Uppgifterna ska lämnas i enlighet med specifikationerna i

1. bilaga 1 avseende sluten hälso- och sjukvård eller

2. bilaga 2 avseende öppen hälso- och sjukvård som inte är primär-

vård.

5 § Alla uppgifter för en period ska lämnas sammanhållet för en

vårdgivares samtliga vårdenheter.

6 § Uppgifterna ska skickas till Socialstyrelsen genom myndighetens

elektroniska tjänster för filöverföring.

7 § Socialstyrelsen kan medge undantag från bestämmelserna i dessa

föreskrifter, om det finns särskilda skäl.

3

Socialstyrelsens författningssamling

Ansvarig utgivare: Chefsjurist Eleonore Källstrand Nord

4

SOSFS

2013:35

1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2015.

2. Genom författningen upphävs Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS

2008:26) om uppgiftsskyldighet till patientregistret.

3. Den upphävda författningen gäller fortfarande för uppgifter som

avser år 2014.

4. Bestämmelsen i 3 § om att uppgifter ska lämnas varje månad ska

tillämpas första gången för de uppgifter som ska lämnas senast den

30 april 2015.

Socialstyrelsen

TAINA BÄCKSTRÖM

Annelie Schönbeck

5

SOSFS

2013:35

Uppgifter om patienter som har varit inskrivna i den slutna hälso-

och sjukvården under de tre månader som föregår rapporterings-

månaden

Instruktioner

• Uppgifterna ska lämnas i 5 separata textfiler.

• Uppgifterna ska skiljas åt med semikolon (;).

• Om en uppgift saknas, ska utrymmet för uppgiften lämnas tomt.

• En rad får inte avslutas med semikolon, utom när sista uppgiften i raden saknas.

• Varje fil ska namnges i enlighet med vad som anges efter ”Filnamn” ovanför respektive

tabell nedan.

• För offentliga vårdgivare ska den filkod som ingår i filnamnet bestå av länskoden enligt

Statistiska centralbyråns förteckning över läns- och kommunkoder.

• För privata vårdgivare ska den filkod som ingår i filnamnet bestå av sjukhuskod och kli-

nikkod, se beskrivning i tabellen nedan. Sjukhuskoden och klinikkoden ska skiljas åt

med understrykningsstreck (sjukhus_klinik).

• I filnamnet ska det år och den sista månad anges som rapporteringen avser (ÅÅÅÅMM).

Beskrivning av de 5 filer som ska skickas in

Administrativa uppgifter

Filnamn: SV_ filkod_ÅÅÅÅMM_AD.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Personnummer

12

ÅÅÅÅMMDDNNNN

Om personnummer inte finns, får det

ersättas med samordningsnummer eller

reservnummer.

Av 4 § förordningen (2001:707) om

patient register hos Socialstyrelsen följer

att personnummer inte får anges för vård-

kontakter som innehåller koder för

– legal abort,

– illegal abort,

– icke specificerad abort,

– misslyckat försök till abort,

– komplikation efter abort, utomkveds-

havandeskap eller druvbörd, och

– graviditet som fortsätter efter abort av

ett eller flera foster.

Bilaga 1

6

SOSFS

2013:35

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Kön

1

1 = man

2 = kvinna

Födelseår

4

ÅÅÅÅ

Det år patienten föddes.

Sjukhus

6

Sjukvårdsinrättning eller motsvarande.

Ska registreras med hjälp av den 5- eller 6-

siffriga koden i Socialstyrelsens hälso- och

sjukvårdsförteckning 1992 med fortlöp-

ande kompletteringar från Socialstyrelsen.

5-siffriga koder ska vänsterställas.

Klinik

3

Klinik, medicinskt verksamhetsområde

eller motsvarande.

Ska registreras med hjälp av den 3-siffriga

koden i Socialstyrelsens hälso- och sjuk-

vårdsförteckning 1992 med fortlöpande

kompletteringar från Socialstyrelsen.

Datum för

inskrivning

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då vårdtillfället påbörjades.

Datum för

utskrivning

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då vårdtillfället avslutades.

Utrymmet för datum ska lämnas tomt, om

vårdtillfället pågår.

Planerad

vård kontakt

1

1 = ja, vårdkontakt för vilken tid avtalats

2 = nej

Inskrivningssätt

1

Patienten skrivs in på kliniken

1 = från annat sjukhus eller annan klinik,

2 = från särskilt boende (individuellt

behovsprövat boende som ges med stöd

av socialtjänstlagen [2001:453] eller

lagen [1993:387] om stöd och service

till vissa funktionshindrade) eller

3 = från ordinärt boende (patientens bostad

eller motsvarande som inte ingår i

särskilt boende).

Utskrivningssätt

1

Patienten skrivs ut från kliniken

1 = till annat sjukhus eller annan klinik,

2 = till särskilt boende (individuellt

behovsprövat boende som ges med stöd

av socialtjänstlagen [2001:453] eller

lagen [1993:387] om stöd och service

till vissa funktionshindrade),

3 = till ordinärt boende (patientens bostad

eller motsvarande som inte ingår i

särskilt boende) eller

4 = på grund av att han eller hon har avlidit.

Bilaga 1

7

SOSFS

2013:35

Psykiatrisk vårdform

Filnamn: SV_ filkod_ÅÅÅÅMM_VF.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Psykiatrisk

vårdform

1

A = frivillig psykiatrisk vård som ges

enligt hälso- och sjukvårdslagen

(1982:763)

Om tvångsvård ges enligt lagen (1991:1128)

om psykiatrisk tvångsvård (LPT) eller

lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård

(LRV), ska formen av vård anges enligt

följande:

B = frivillig sluten psykiatrisk vård under

pågående öppen psykiatrisk tvångs-

vård enligt LPT

C = frivillig sluten psykiatrisk vård under

pågående öppen rättspsykiatrisk vård

enligt LRV

D = sluten psykiatrisk tvångsvård enligt

LPT

E = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV

med särskild utskrivningsprövning

F = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV

utan särskild utskrivningsprövning

G = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV,

övrig vård

H = öppen psykiatrisk tvångsvård enligt

LPT

I = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV

med särskild utskrivningsprövning

J = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV

utan särskild utskrivningsprövning

K = psykiatrisk vård före ställningstagande

om intagningsbeslut – kvarhållning

Datum för start

av psykiatrisk

vårdform

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då den psykiatriska vårdformen

påbörjades.

Datum för avslut

av psykiatrisk

vårdform

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då den psykiatriska vårdformen

avslutades.

Utrymmet för datum ska lämnas tomt,

om vårdformen pågår.

Bilaga 1

8

SOSFS

2013:35

Diagnos

Filnamn: SV_ filkod_ÅÅÅÅMM_DI.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Diagnoskod

7

Samtliga diagnoser som haft klinisk

relevans för vårdkontakten.

Ska registreras enligt ”Internationell

statistisk klassifikation av sjukdomar och

relaterade hälsoproblem – Systematisk

förteckning (ICD-10-SE)” med fortlöp-

ande ändringar.

För ett tillstånd som inte kan beskrivas

med endast en kod ur klassifikationen,

t.ex. asteriskkod med tillhörande dagger-

kod, ska båda koderna registreras. Varje

diagnoskod ska anges utan punkt.

Diagnoskoder som anger att tillståndet är

orsakat av eller relaterat till läkemedel ska,

om det är kliniskt möjligt, kompletteras

med ATC-kod enligt FASS för läkemedlet

i fråga.

Typ av diagnos

1

1 = huvuddiagnos

0 = bidiagnos/-er

Bilaga 1

9

SOSFS

2013:35

Yttre orsak

Filnamn: SV_ filkod_ÅÅÅÅMM_YO.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Yttre orsakskod

7

Ska registreras enligt kapitel XX, Yttre

orsak till sjukdom och död i ”Internationell

statistisk klassifikation av sjukdomar och

relaterade hälsoproblem – Systematisk

förteckning (ICD-10-SE)” med fortlöp-

ande ändringar.

Uppgift om minst en yttre orsak ska alltid

anges vid tillstånd som registrerats enligt

kapitel XIX (skador, förgiftningar m.m.).

Varje yttre orsakskod ska anges utan

punkt.

Yttre orsakskod som anger att tillståndet är

orsakat av eller relaterat till läkemedel ska,

om det är kliniskt möjligt, kompletteras

med ATC-kod enligt FASS för läkemedlet

i fråga.

Åtgärd

Filnamn: SV_ filkod_ÅÅÅÅMM_AT.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Åtgärdskod

7

Ska registreras enligt ”Klassifikation av

vårdåtgärder” med fortlöpande ändringar.

Varje åtgärdskod ska anges utan punkt.

Åtgärdskoder för kliniskt relevant läke-

medelstillförsel ska kompletteras med

ATC-kod enligt FASS.

Datum för åtgärd

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då åtgärden påbörjades.

Bilaga 1

10

SOSFS

2013:35

Uppgifter om patienter som under de tre månader som föregår

rapporteringsmånaden har behandlats av läkare i den del av den

öppna hälso- och sjukvården som inte är primärvård

Alla läkarbesök ska rapporteras, även de som har lett till inskrivning av patienten i sluten

vård.

Instruktioner

• Uppgifterna ska lämnas i 4 separata textfiler.

• Uppgifterna ska skiljas åt med semikolon (;).

• Om en uppgift saknas, ska utrymmet för uppgiften lämnas tomt.

• En rad får inte avslutas med semikolon, utom när sista uppgiften i raden saknas.

• Varje fil ska namnges i enlighet med vad som anges efter ”Filnamn” ovanför respektive

tabell nedan.

• För offentliga vårdgivare ska den filkod som ingår i filnamnet bestå av länskoden enligt

Statistiska centralbyråns förteckning över läns- och kommunkoder.

• För privata vårdgivare ska den filkod som ingår i filnamnet bestå av sjukhuskod och kli-

nikkod, se beskrivning i tabellen nedan. Sjukhuskoden och klinikkoden ska skiljas åt

med understrykningsstreck (sjukhus_klinik).

• I filnamnet ska det år och den sista månad anges som rapporteringen avser (ÅÅÅÅMM).

Beskrivning av de 4 filer som ska skickas in

Administrativa uppgifter

Filnamn: OV_ filkod_ÅÅÅÅMM_AD.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Personnummer

12

ÅÅÅÅMMDDNNNN

Om personnummer inte finns, får det

ersättas med samordningsnummer eller

reservnummer.

Av 4 § förordningen (2001:707) om

patientregister hos Socialstyrelsen följer

att personnummer inte får anges för vård-

kontakter som innehåller koder för

– legal abort,

– illegal abort,

– icke specificerad abort,

– misslyckat försök till abort,

– komplikation efter abort, utomkveds-

havandeskap eller druvbörd, och

– graviditet som fortsätter efter abort av

ett eller flera foster.

Bilaga 2

11

SOSFS

2013:35

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Kön

1

1 = man

2 = kvinna

Födelseår

4

ÅÅÅÅ

Det år patienten föddes.

Sjukhus

6

Sjukvårdsinrättning eller motsvarande.

Ska registreras med hjälp av den 5- eller 6-

siffriga koden i Socialstyrelsens hälso- och

sjukvårdsförteckning 1992 med fortlöp-

ande kompletteringar från Socialstyrelsen.

5-siffriga koder ska vänsterställas.

Klinik

3

Klinik, medicinskt verksamhetsområde

eller motsvarande.

Ska registreras med hjälp av den 3-siffriga

koden i Socialstyrelsens hälso- och sjuk-

vårdsförteckning 1992 med fortlöpande

kompletteringar från Socialstyrelsen.

Datum för

öppenvårdskontakt

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då öppenvårdskontakten påbörjades.

Akutverksamhet

1

0 = ej akutverksamhet

1 = akutmottagning med två eller fler

somatiska specialiteter som är sam-

lokaliserade

2 = akutmottagning med endast en

somatisk specialitet

3 = psykiatrisk akutmottagning

(Anges även om mottagningen är sam-

lokaliserad med annan specialitet.)

4 = närakut eller närsjukhus med jour-

mottagning

5 = övrig akutverksamhet

Tidpunkt för

öppenvårdskontakt

på akutmottagning

13

ÅÅÅÅMMDDTHHMM Datum och klockslag då öppenvårdskon-

takten påbörjades.

Rapporteras endast för akutmottagning

med två eller fler specialiteter som är

samlokaliserade.

Tidpunkt för

bedömning

på akutmottagning

13

ÅÅÅÅMMDDTHHMM Datum och klockslag då en läkare utreder

patienten och gör en första beslutsgrund-

ande bedömning om eventuell fortsatt

undersökning eller behandling.

Rapporteras endast för akutmottagning

med två eller fler specialiteter som är

samlokaliserade.

Bilaga 2

12

SOSFS

2013:35

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Tidpunkt för

avslut av öppen-

vårds kontakt

på akutmottagning

13

ÅÅÅÅMMDDTHHMM Datum och klockslag då öppenvårdskon-

takten avslutades.

Rapporteras endast för akutmottagning

med två eller fler specialiteter som är

samlokaliserade.

Avbruten vård

på akutmottagning

1

1 = patienten avviker på eget initiativ

efter läkarbedömning

Om vården avbrutits på annat sätt, ska

fältet lämnas blankt.

Rapporteras endast för akutmottagning

med två eller fler specialiteter som är

samlokaliserade.

Planerad

vårdkontakt

1

1 = ja, vårdkontakt för vilken tid avtalats

2 = nej

Form av öppen-

vårdskontakt

1

0 = besök på mottagning/vårdenhet där en

patient möter en hälso- och sjukvårds-

personal med självständigt behand-

lingsansvar

1 = besök på mottagning/vårdenhet där en

patient möter ett vårdteam (teambesök)

2 = besök på mottagning/vårdenhet där

flera patienter i grupp möter en

hälso- och sjukvårdspersonal med

självständigt behandlingsansvar

(gruppbesök)

3 = besök på mottagning/vårdenhet där

flera patienter i grupp möter ett

vårdteam (gruppteambesök)

4 = besök i en patients bostad eller

motsvarande där patienten möter en

hälso- och sjukvårdspersonal med

självständigt behandlingsansvar

(hembesök)

5 = besök i en patients bostad eller

motsvarande där patienten möter ett

vårdteam

6 = besök på annan plats där en patient

möter en hälso- och sjukvårdspersonal

med självständigt behandlingsansvar

7 = besök på annan plats där en patient

möter ett vårdteam

8 = telefon- och brevkontakter avseende

kvalificerad hälso- och sjukvård

Bilaga 2

13

SOSFS

2013:35

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Psykiatrisk

vårdform

1

A = frivillig psykiatrisk vård som ges

enligt hälso- och sjukvårdslagen

(1982:763)

Om tvångsvård ges enligt lagen (1991:1128)

om psykiatrisk tvångsvård (LPT) eller

lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård

(LRV), ska formen av vård anges enligt

följande:

B = frivillig sluten psykiatrisk vård under

pågående öppen psykiatrisk tvångs-

vård enligt LPT

C = frivillig sluten psykiatrisk vård under

pågående öppen rättspsykiatrisk vård

enligt LRV

D = sluten psykiatrisk tvångsvård enligt

LPT

E = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV

med särskild utskrivningsprövning

F = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV

utan särskild utskrivningsprövning

G = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV,

övrig vård

H = öppen psykiatrisk tvångsvård enligt

LPT

I = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV

med särskild utskrivningsprövning

J = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV

utan särskild utskrivningsprövning

K = psykiatrisk vård före ställningstagande

om intagningsbeslut – kvarhållning

Bilaga 2

14

SOSFS

2013:35

Diagnos

Filnamn: OV_ filkod_ÅÅÅÅMM_DI.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Diagnoskod

7

Samtliga diagnoser som haft klinisk

relevans för vårdkontakten.

Ska registreras enligt ”Internationell

statistisk klassifikation av sjukdomar och

relaterade hälsoproblem – Systematisk

förteckning (ICD-10-SE)” med fortlöp-

ande ändringar.

För ett tillstånd som inte kan beskrivas

med endast en kod ur klassifikationen,

t.ex. asteriskkod med tillhörande dagger-

kod, ska båda koderna registreras. Varje

diagnoskod ska anges utan punkt.

Diagnoskoder som anger att tillståndet är

orsakat av eller relaterat till läkemedel ska,

om det är kliniskt möjligt, kompletteras

med ATC-kod enligt FASS för läkemedlet

i fråga.

Typ av diagnos

1

1 = huvuddiagnos

0 = bidiagnos/-er

Bilaga 2

15

SOSFS

2013:35

Yttre orsak

Filnamn: OV_ filkod_ÅÅÅÅMM_YO.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Yttre orsakskod

7

Ska registreras enligt kapitel XX, Yttre

orsak till sjukdom och död i ”Internationell

statistisk klassifikation av sjukdomar och

relaterade hälsoproblem – Systematisk

förteckning (ICD-10-SE)” med fortlöp-

ande ändringar.

Uppgift om minst en yttre orsak ska alltid

anges vid tillstånd som registrerats enligt

kapitel XIX (skador, förgiftningar m.m.).

Varje yttre orsakskod ska anges utan

punkt.

Yttre orsakskod som anger att tillståndet är

orsakat av eller relaterat till läkemedel ska,

om det är kliniskt möjligt, kompletteras

med ATC-kod enligt FASS för läkemedlet

i fråga.

Åtgärd

Filnamn: OV_ filkod_ÅÅÅÅMM_AT.txt

Uppgifter

Antal

tecken

Format

Beskrivning

Vårdkontakts-id

1–30

Vårdkontaktens unika identifikation som

skapas av uppgiftslämnaren.

Åtgärdskod

7

Ska registreras enligt ”Klassifikation av

vårdåtgärder” med fortlöpande ändringar.

Varje åtgärdskod ska anges utan punkt.

Åtgärdskod för kliniskt relevant läke-

medelstillförsel ska kompletteras med

ATC-kod enligt FASS.

Datum för åtgärd

8

ÅÅÅÅMMDD

Datum då åtgärden påbörjades.

Bilaga 2