SOU 2010:20
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt - från strategi till handling för e-förvaltning
Till statsrådet Mats Odell
Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 bemyndigade regeringen statsrådet Mats Odell att tillkalla en delegation med högst femton ledamöter med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19).
Generaldirektören Mats Sjöstrand förordnades att vara ordförande i Delegationen för e-förvaltning (Fi 2009:01) från och med den 26 mars 2009. Som ledamöter i delegationen förordnades från och med samma dag generaldirektörerna Angeles Bermudez-Svankvist, Annika Bränström, Stig Jönsson, Adriana Lender, Helena Lindberg, Claes Ljungh, Christina Lugnet, Mats Persson, Karin Starrin och Staffan Widlert samt riksarkivarien Tomas Lidman, rikspolischefen Bengt Svenson och verkställande direktören Håkan Sörman. Generaldirektören Dan Eliasson förordnades som ledamot i delegationen från och med den 1 september 2009.
Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Som experter i delegationen förordnades från och med den 14 april 2009 kanslirådet Magnus Enzell och överdirektören Roland Höglund.
Som kanslichef anställdes från och med den 7 december 2009 Claes Thagemark. Som kommittésekreterare anställdes från och med den 1 maj 2009 Dano Kostovski, från och med den 16 november 2009 Peter Krantz, från och med den 1 januari 2010 Eva Sartorius, från och med den 1 februari 2010 Lena Olofsson, från och med den 1 mars 2010 Anneli Hagdahl samt från och med den 8 mars 2010 Johan Bålman. Som kanslisekreterare anställdes från och med den 1 oktober 2009 Marit Dozzi.
Delegationen överlämnade den 19 oktober 2009 betänkandet
Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86).
Delegationen överlämnar härmed betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20).
Delegationen fortsätter nu med sitt arbete i enlighet med direktivet.
Stockholm i mars 2010
Mats Sjöstrand
Angeles Bermudez-Svankvist Annika Bränström
Dan Eliasson Stig Jönsson
Adriana Lender Tomas Lidman
Helena Lindberg Claes Ljungh
Christina Lugnet Mats Persson
Karin Starrin Bengt Svenson
Håkan Sörman Staffan Widlert
/Claes Thagemark
Johan Bålman Marit Dozzi Anneli Hagdahl Dano Kostovski
Peter Krantz
Lena Olofsson Eva Sartorius
Sammanfattning
Bakgrund
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Så lyder det mål regeringen har satt upp för e-förvaltningen. Sverige ska ha en enkel, öppen, tillgänglig, effektiv och trygg e-förvaltning. Privatpersoner och företag ska stå i fokus. Användarnas behov ska vara styrande för utvecklingen.
E-delegationen tillsattes 2009 och ska under fem års tid bidra till att nå målet och samla offentliga Sverige i en gemensam riktning. I uppdraget ingår att koordinera myndigheternas utvecklingsprojekt inom e-förvaltning och följa upp dess effekter för privatpersoner, företagare och medarbetare. Delegationen ska också koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor och bistå regeringen i det internationella arbetet. Delegationen består av myndighetscheferna från de största och mest IT-intensiva myndigheterna.
Delegationen presenterade i oktober 2009 en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. I denna föreslogs att några myndigheter ska utses som utvecklingsansvariga och få i uppdrag att möjliggöra en snabb och effektiv utveckling av e-tjänster. Vidare föreslog delegationen att en enhetlig svensk e-legitimation för hela den offentliga sektorn ska skapas som även kan användas av den privata sektorn. Dessutom föreslogs att gemensamma verksamhetsstöd inrättas. Betänkandet har remissbehandlats, men regeringen har i skrivande stund inte tagit ställning till förslagen.
Detta betänkande är inriktat på att gemensamt ta de första stegen mot en utvecklad e-förvaltning – från strategi till handling.
Betänkandet i korthet
En gemensam strategiprocess
En grundförutsättning för att nå målet med e-förvaltningen är att arbeta efter en gemensam strategi. Enligt delegationens tidigare förslag koordinerar de utvecklingsansvariga myndigheterna strategiarbetet inom sin sektor. Delegationen koordinerar sedan på en myndighetsövergripande nivå. Till stöd och hjälp i detta strategiarbete avser delegationen att ta fram en vägledning för verksamhetsplanering i e-förvaltning riktad till alla myndigheter.
Delegationen kommer att ta fram fler vägledningar och mallar som ska stötta förvaltningen i att beskriva och hitta gemensamma arbetssätt. Dessa är
mall för kanalstrategi, hur myndigheter kan beskriva vilka kontaktvägar man har med företag, privatpersoner och andra målgrupper, mall för sourcingstrategi, hur myndigheterna ska stödja sin kärnverksamhet med tjänster, vägledning för automatiserad samverkan, vägledning för webbutveckling, vägledning för konsekvensanalys av version 6 av Internetprotokollet (IPv6).
Delegationen ska följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Delegationen ska också säkerställa att modeller för nyttoberäkning tas fram.
Förenkla för privatpersoner
E-förvaltningen ska förenkla vardagen och frigöra tid för privatpersoner. Delegationen bedömer att en förvaltningsgemensam Mina sidor för privatpersoner kan bidra till detta. Syftet är att göra det enkelt för privatpersoner att hitta till tjänsterna och få en översikt över sina ärenden. På sikt ska användaren bara behöva logga in en gång på ett säkert sätt för att nå alla ärenden, oavsett vilken del av förvaltningen han eller hon har kontakt med. Det ska också gå att kommunicera med förvaltningen via e-tjänsten Mina meddelanden. Användaren får bättre kontroll över vilken information som finns samlad om honom eller henne. Funktionen ska utformas så att den
är användbar och tillgänglig, och bidrar till att överskrida gränser mellan myndigheterna.
Delegationen anser att Skatteverket under 2010 bör genomföra en förstudie. I studien ingår att beskriva målgruppernas behov och göra nyttoberäkningar för att säkerställa att förslaget bidrar med avsedd nytta.
Förenkla företagens administration
Företagen lämnar i många fall samma uppgifter till olika myndigheter. För att minska företagens administrativa börda anser delegationen att företagen bör föra över information vid endast ett tillfälle till en myndighet. En myndighet ska i första hand vända sig till andra myndigheter för informationsinhämtning, inom gällande regelverk, innan man vänder sig till företaget.
Delegationen anser att det är angeläget att Bolagsverket snarast får i uppgift att genomföra ett projekt som minskar och underlättar företagens uppgiftslämnande.
Spara in kostnader för förvaltningen och andra
Många myndigheter har tillgång till information som kan skapa nytta för andra om dessa fick ta del av informationen, så kallat vidareutnyttjande av information.
Delegationen anser att varje berörd myndighet bör tillhandahålla e-tjänster för att göra informationen tillgänglig så att näringslivet, förvaltningen och privatpersoner kan använda den i sina tjänster. Självfallet ska detta göras med hänsyn tagen till den personliga integriteten.
1. Delegationens uppdrag och arbete
1.1. Delegationens uppdrag
Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 bemyndigade regeringen statsrådet Mats Odell att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), se bilaga 1. I bilaga 2 finns en sammanställning av delegationens ledamöter, experter och sekretariat.
Delegationen, som har antagit namnet E-delegationen, delredovisade i oktober 2009 sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Betänkandets sammanfattning finns i bilaga 3. Betänkandet har remissbehandlats och regeringsbeslut med anledning av delegationens förslag kan få betydelse för delegationens fortsatta arbetsinriktning. I vissa delar har delegationen haft möjlighet att i arbetet med nuvarande betänkande ta hänsyn till remissinstansernas synpunkter.
Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20), innehåller delegationens andra delredovisning av uppdraget.
En ledstjärna i genomförandet av delegationens uppdrag är 6 § andra stycket myndighetsförordningen (2007:515) som föreskriver att en myndighet ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.
1.2. Delegationens arbete
Sedan den första delredovisningen av uppdraget har delegationen haft tre sammanträden. Sekretariatet har haft tre möten med den arbetsgrupp som delegationen tillkallat enligt sitt direktiv. Representanterna i arbetsgruppen framgår av bilaga 4.
Delegationen har enligt sitt direktiv tillkallat ett IT-standardiseringsråd. Representanterna i rådet framgår av bilaga 5. Delegationen har enligt direktivet sedan tidigare tillkallat en referensgrupp som består av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete. Delegationen har valt att i referensgruppen också inkludera de myndigheter med vilka delegationen ska eller bör samråda. Representanterna i referensgruppen framgår av bilaga 6. Delegationen har därutöver tillkallat en expertgrupp för rättsliga frågor respektive internationell e-förvaltning. Representanterna i expertgrupperna framgår av bilaga 7.
Sekretariatet har haft omfattande kontakter med företrädare för departement, myndigheter och intresseorganisationer. Sekretariatet har deltagit i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering.
2. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen
Delegationen har i uppdrag att koordinera myndigheternas arbete med e-förvaltning på en myndighetsövergripande nivå. Delegationen behöver etablera processer och arbetssätt för att på bästa sätt stödja myndigheterna i deras verksamhetsutveckling och förändringsprocesser. Gemensamma tekniska förutsättningar måste skapas för att effektivt kunna sprida och hämta information myndigheter och organisationer emellan. Stödprocesserna måste lämna ett effektivt och väl avvägt stöd till respektive myndighets kärnprocesser.
Behovs- och användarundersökningar bör genomföras, liksom kostnads- och nyttoberäkningar av myndigheternas e-tjänster. De tjänster som prioriteras ska skapa en långsiktig ekonomisk utveckling och en förbättrad service till privatpersoner och företag.
Delegationens uppgift att koordinera kan underlättas och stärkas genom att de av delegationen föreslagna utvecklingsansvariga myndigheterna får i uppdrag att, inom sina respektive intresse- och målgruppsområden, samordna och driva årliga strategiprocesser. Delegationen kan då i nära samarbete med de utvecklingsansvariga myndigheterna ta tillvara erfarenheter och säkerställa en sektorsövergripande ansats. Strategiprocessen syftar till att bl.a. identifiera gemensamma myndighetsövergripande satsningar, prioritera initiativ, identifiera regelförändringar och fånga upp behov av nya riktlinjer och insatser.
I betänkandet avser delegationen med begreppet e-förvaltning en del av verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Med offentlig förvaltning (eller förvaltningen) avses central, regional eller lokal myndighet eller kommun som verkställer beslut fattade
av statsmakterna. Detta inkluderar myndigheter, universitet och högskolor samt kommuner och landsting. Med myndighet menas de myndigheter som lyder under regeringen.
De e-tjänster som nämns i betänkandet följer den indelning som finns beskriven i det förra betänkandet (SOU 2009:86) enligt följande.
1. Infrastrukturella tjänster – till exempel e-legitimationer, Spridnings- och Hämtningssystem (SHS).
2. Bastjänster för informationsförsörjning – Dessa tjänster tas fram av myndigheter med egen information som ska kunna nyttjas av andra myndigheter. Den producerande myndigheten beslutar om innehåll men gränssnitt är standardiserade i enlighet med angivna vägledningar.
3. Egenproducerade tjänster – Varje myndighet är ansvarig för sin egen information och process. Det är önskvärt med standardisering utifrån publicerings- och kanalstrategier så att tjänsterna kan återanvändas av andra myndigheter och lättare anpassas när behov uppstår.
4. Gemensamt producerade tjänster – Varje myndighet är ansvarig för sina egna komponenter, dock måste det finnas ett tydligt ansvar för helheten, enskilt eller gemensamt, för att hela processen ska fungera. Denna typ av tjänster ställer krav på standardisering avseende kommunikation, information, komponenter samt publicerings- och kanalstrategier.
I avsnitt 2.1 och 2.2 redovisar delegationen hur den kommer att etablera processer och arbetssätt i nära samverkan med föreslagna utvecklingsansvariga myndigheter och övriga myndigheter som har behov av insyn och delaktighet i den delen av strategiarbetet. I avsnitt 2.3 finns en beskrivning av gemensamma tekniska förutsättningar och i avsnitt 2.4 redovisas vissa stödprocesser som är en förutsättning för en effektiv e-förvaltning.
2.1. Styrning
2.1.1. Delegationen koordinerar utvecklingen på myndighetsövergripande nivå
Samverkan är planerad att ske med de fyra föreslagna utvecklingsansvariga myndigheterna Bolagsverket, Skatteverket, Lantmäteriet och Transportstyrelsen för att på ett samlat sätt koordinera utvecklingen på myndighetsövergripande nivå och samtidigt samla erfarenheter runt sättet att arbeta.
Enligt delegationens uppfattning bör inte nya utvecklingsansvariga myndigheter föreslås innan erfarenheter vunnits av arbetssätt och ansvarsmodell. Delegationen kan i kommande betänkanden överväga att föreslå regeringen att besluta om ytterligare utvecklingsansvariga myndigheter.
Resultatet av koordineringsarbetet ska användas för strategiska riktlinjer som delegationen föreslår inför den årliga planeringsprocessen. Delegationen avser att utveckla en vägledning som bl.a. innehåller kriterier för strategisk planering för e-förvaltning (se avsnitt 2.2.1).
Resultaten från den myndighetsövergripande strategiprocessen utgör underlag dels till myndigheternas fortsatta planeringsarbete, dels till delegationens förslag på förändringar av regeringens handlingsplan för e-förvaltning, regleringsbrev, regeringsuppdrag, vägledningar, etc.
2.1.2. Översyn av registerförfattningarna
Delegationen föreslog i sitt tidigare betänkande (SOU 2009:86) att regeringen ska tillsätta en utredning med uppdrag att göra en översyn av registerförfattningarna. Delegationen vill erinra om vikten av att en sådan utredning tillsätts om målet med e-förvaltningen, så enkelt som möjligt för så många som möjligt, ska kunna uppnås. Behovet av en sådan översyn tas också upp i E-offentlighetskommitténs slutbetänkande Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet (SOU 2010:4, s. 19).
Det främsta hindret mot att nu föreslå en fullt ut genomförd elektronisk offentlighetsprincip är enligt kommitténs uppfattning de brister som finns inbyggda i det omfattande regelverk som registerförfattningarna utgör. Kommittén anser att det är högst angeläget att det sker en allmän översyn av gällande registerförfattningar och av
begreppsbildningen på området för att komma till rätta med de problem som den befintliga regleringen innebär. Mot bakgrund av det väldokumenterade behovet av att se över registerförfattningarna är det angeläget att arbetet med en sådan översyn påbörjas snarast.
Ansvaret för ett sådant översynsarbete faller på regeringen (Justitiedepartementet). Delegationen har visserligen i uppdrag att vid behov lämna förslag till författningsändringar, men det kan inte anses falla inom ramen för delegationens uppdrag att lämna författningsförslag som kräver omfattande utredningsarbete. Däremot kan det arbete som delegationen genomför, med bistånd från expertgruppen för rättsliga frågor, bidra till minskad osäkerhet kring hur gällande rätt ska tillämpas fram till dess att Sverige får en modern lagstiftning i dessa delar.
2.1.3. Regeringen löser intressekonflikter
Enligt delegationens föreslagna strategi (SOU 2009:86) ska parter som är inblandade i utveckling av e-förvaltningen i första hand själva komma överens om ett samverkansprojekt. Om parterna inte kan komma överens, till exempel med hänsyn till risk för framtida resurskonflikter, kommer delegationen att i samverkan med inblandade myndigheter försöka hitta en lösning. Om parterna inte kan komma överens kommer delegationen när den delredovisar sitt uppdrag till regeringen inkludera underlag som underlättar för regeringen att lösa tvisten. Delegationen har inte uppfattat att det för närvarande föreligger någon intressekonflikt av ovan nämnt slag som kräver att delegationen i detta betänkande inkluderar underlag till regeringen.
2.1.4. Finansiering
Delegationen har i sitt tidigare betänkande (SOU 2009:86) föreslagit att regeringen ska reservera en del av Vinnovas forsknings- och utvecklingsmedel att användas för e-förvaltningsprojekt där nyttan beräknas tillfalla tredje part eller där samverkan sker med tredje part. Delegationen bedömer att det finns behov av särskilda finansieringslösningar för strategiska projekt på förvaltningsövergripande nivå, till exempel Mina sidor för privatpersoner
(se avsnitt 3.1.3) som kombinerar information och tjänster från hela förvaltningen och andra centrala parter. Delegationen kommer att utreda förutsättningarna för finansiering av projektet Mina sidor för privatpersoner samt en allmän finansieringsmodell för strategiska utvecklingsprojekt och projekt som involverar tredje part.
2.2. Verksamhetsplanering
2.2.1. Vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning
Delegationen föreslår i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) att regeringen ska ge utvecklingsansvariga myndigheter i uppdrag att årligen samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Vidare har delegationen i betänkandet tagit ställning till att den ska ta fram en vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning.
Om regeringen beslutar enligt förslagen avser delegationen att under hösten 2010 ta fram en vägledning som samlar planeringsprocessen för e-förvaltning. Vägledningen kommer att beskriva den strategiska planeringen för e-förvaltning som en utvecklingsansvarig myndighet genomför för en sektor. Den ska också beskriva den verksamhetsplanering som bör ske vid varje myndighet avseende e-förvaltning.
En del i vägledningen kommer att beröra området kanalstrategier. Den ska beskriva vilka kontaktsätt myndigheten ska ha med privatpersoner och företag, exempelvis via e-tjänster, telefon, personliga möten och sociala medier. Inkludering av alla målgrupper är också en viktig del av kanalstrategin. För att underlätta detta arbete tar delegationen fram förslag till en mall, samt gör även i möjligaste mån myndigheternas befintliga kanalstrategier tillgängliga. Förslag till mall ska finnas framme senast i början av hösten 2010. Översyn av kanalstrategin blir en del av den årliga verksamhetsplaneringen.
Beträffande den delen av strategin som avser de kontakter som bygger på personliga möten, bör myndigheterna samverka i sitt strategiarbete. Lämpligen görs detta tillsammans med de myndigheter som samverkar om lokala servicekontor, dvs. Försäkringskassan, Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Pensionsmyndigheten
och Kronofogdemyndigheten. Försäkringskassan har förklarat sig beredd att hålla samman en sådan planeringsdialog.
Vägledningen kommer också att behandla sourcingstrategier. Sourcingstrategin ska beskriva hur myndigheten ska hantera den framtida kompetensförsörjningen, men också hur myndigheten effektivt kan nyttja marknadens tjänster med beaktande av varje myndighets specifika situation. Översyn av sourcingstrategin blir en del av den årliga verksamhetsplaneringen.
För att underlätta arbetet tar delegationen fram förslag till en mall. Förslag till mall ska finnas framme under senare delen av 2010. Delegationen kommer härvid att samråda med Kammarkollegiet. Kammarkollegiet bör också stödja de mindre myndigheterna i arbetet med att ta fram en sourcingstrategi.
2.2.2. Ta tillvara användarnas förslag
En bärande idé i strategin för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) är att e-förvaltningsutvecklingen ska drivas utifrån användarnas behov. Även i EU:s ministerdeklaration från Malmö (november 2009) framgår det att e-förvaltningen ska vara medborgardriven.
Delegationen avser att under 2010 starta en första version av elektroniskt forum för medborgarinflytande. Lösningen kommer i en första etapp göra det möjligt för medborgare att lämna utvecklingsförslag, som delegationen för vidare till berörda myndigheter. Det är delegationens uppfattning att ett elektroniskt forum kommer att vara en del i att åstadkomma en medborgar- och behovsdriven e-förvaltning. Även i fortsättningen behövs dock kompletterande målgruppsanalyser, användarundersökningar m.m. för att resultatet ska vara representativt för olika målgrupper.
Delegationen driftsätter också under våren en lösning för erfarenhetsutbyte mellan olika offentliga organisationer. Delegationen kommer att utvärdera lösningen och arbeta vidare för att utveckla den.
2.3. Teknik
2.3.1. Vägledning för automatiserad samverkan
Delegationen har i sitt förra betänkande (SOU 2009:86, s. 70) tagit ställning för att delegationen ska utveckla en vägledning för automatiserad samverkan.
I februari 2010 inrättades en grupp med representanter från några av myndigheterna i delegationen. Gruppen har inlett arbetet med att ta fram ett utkast till en första version av en vägledning för automatiserad samverkan. Vägledningen kommer bl.a. att ge rekommendationer kring öppna standarder1, hur olikheter i data, begrepp och semantik ska hanteras, format för dokumentation av begreppsmodeller och riktlinjer för elektronisk meddelandehantering. En första version av vägledningen kommer att ges ut under senare delen av 2010.
2.3.2. Vägledning för webbutveckling
Delegationen har i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) gjort ett ställningstagande om att utveckla Vägledningen 24-timmarswebben, med utgångspunkt i standarden WCAG 2.0.
Delegationen har inlett planeringen av arbetet och bevakar den officiella översättningen till svenska av WCAG 2.0. Vägledningen kommer att innehålla riktlinjer som bidrar till att webbaserade gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt och berör utvecklingsprocess, innehåll, tillgänglighet och standarder. Denna beräknas vara klar mot slutet av 2010.
2.3.3. Vägledning för konsekvensanalys av införande av IPv6
Delegationens ställningstagande och bedömning: Delega-
tionen ska ta fram en grundläggande vägledning för konsekvensanalys av införande av version 6 av Internetprotokollet (IPv6) och verka för att myndigheter, kommuner och landsting genomför konsekvensanalyser före den 1 juli 2011.
Kammarkollegiet bör ställa krav på IPv6 i relevanta upphandlingar.
1 Enligt definition i European Interoperability Framework version 1.0.
Skälen för delegationens ställningstagande och bedömning:
Enligt direktivet till delegationen ska en strategi för hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som till exempel övergången till IPv6 tas fram.
EU-kommissionen har antagit en handlingsplan för införandet av IPv6 i Europa [KOM(2008) 313]. I handlingsplanen framgår det att bristen på innehåll och tjänster som kan nås via IPv6 är ett allvarligt hinder för spridningen av det nya protokollet. I Post- och telestyrelsens (PTS) rapport Robust elektronisk kommunikation, strategi för åren 2009–2011 (PTS-ER-2009:25) bedömer man att de tillgängliga adresserna via IPv4 kommer att ta slut – på vissa håll kanske redan under 2011. Det är bristen på adresser som förväntas bli den starkaste drivkraften för nätoperatörer och tjänsteleverantörer att satsa på IPv6. Om aktörerna väntar för länge med att påbörja införandet av IPv6 kan det uppstå situationer där berörda aktörer tvingas ta till skyndsamma åtgärder med risk för mindre bra lösningar. Därför bör myndigheter verka för att genomföra konsekvensanalyser för införande av IPv6 snarast.
I ett första steg har delegationen samlat in underlag som utarbetats av Försvarsmakten och PTS i syfte att dra nytta av existerande erfarenheter. Dessa ligger till grund för den grundläggande vägledning delegationen kommer att ta fram. För att följa upp införandet av IPv6 kommer delegationen att upprätta en sammanställning på delegationens webbplats som visar vilka myndigheter som planerat eller genomfört konsekvensanalyser. Sammanställningen blir underlag för eventuella ytterligare åtgärder.
I det förra betänkandet föreslog delegationen att regeringen skulle förtydliga Kammarkollegiets uppdrag som ansvarig för samordning av upphandling. Delegationens bedömning är att detta även innefattar att redovisa krav på IPv6 i relevanta upphandlingar. Krav i ramavtalsupphandlingar kan under lång tid få stor påverkan för många offentliga organisationer och det är därför av stor vikt att dessa krav är i linje med utvecklingen i förvaltningen. Genom att säkerställa att produkter och tjänster redan nu stödjer IPv6 blir det möjligt att avropa produkter och därmed skapa möjligheter till stöd för IPv6 utan extra kostnad.
2.4. Stödprocesser
2.4.1. Projekt för effektivare stödprocesser
I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) beskrivs att ITutvecklingen har skapat förutsättningar för att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd.
Fördelar med en samordning finns främst avseende transaktionsintensiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration där det kan skapas betydande skalfördelar. Stödtjänsterna kan produceras till lägre kostnad och även ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet. Leverans av ytterligare stödtjänster kan komma att utvärderas under arbetets gång. De redan föreslagna projekten för effektivare stödprocesser redovisas i avsnitt 3.3.
Delegationen avser att tillkalla en expertgrupp inom området.
2.4.2. Beställarkompetens
I de kontakter som delegationen har haft med ett antal myndigheter framkommer ett behov av att öka den egna beställarkompetensen att avtala eller upphandla stödtjänster av olika slag. Detta för att kunna dra fördelar av den kompetens, kvalitet och möjliga kostnadsreducering som marknaden kan erbjuda.
Delegationen anser det vara viktigt att varje myndighet gör en kompetensinventering för att möta den förändring som kommer att ske inom stödtjänstområdet som en konsekvens av den strategi som delegationen föreslagit.
Delegationen ser vikten av att Kammarkollegiet kan lämna direkt upphandlingsstöd, framför allt till mindre myndigheter när det gäller upphandling av stödtjänster.
2.4.3. Effektivisering av myndigheternas licenshantering
Delegationens bedömning: Kammarkollegiet bör utreda en
sammanhållen licenshantering inom staten där staten är licenstagaren samt hur en licenshanteringsfunktion skulle kunna etableras inom ramen för en myndighet eller ett gemensamt verksamhetsstöd.
Skälen till delegationens bedömning: Delegationen har identifie-
rat myndigheternas IT-licenshantering som ett område där betydande effektiviseringsvinster finns att hämta. Statskontoret har i sin rapport Statliga myndigheters hantering av programvarulicenser (Statskontoret 2007:11) konstaterat att myndigheter i allmänhet har brister i sin licenshantering vilket kan resultera i att myndigheter är fellicensierade.
Delegationen anser att en sammanhållen licenshantering och licensstrategi ger inblick i den samlade kostnaden för myndigheternas programvarulicenser. Transparensen ökar i hur myndigheterna förbrukar medel inom programvaruområdet. Möjlighet skapas också för att optimera statens innehav och hantering av licenser på ett sådant sätt att kostnaderna minskar och bristerna i licenshanteringen som Statskontoret observerat åtgärdas. När det gäller upphandling av licenser kan statliga avtal fortfarande användas och den praktiska hanteringen av licenser (Software License Management) kan upphandlas från marknadens aktörer.
3. E-förvaltningsprojekt
Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste eförvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks. Delegationen ska årligen redovisa en sammanställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma om de projekten understödjer de förvaltningspolitiska mål som regeringen har satt upp. Delegationen ska redovisa goda förebilder inom e-förvaltningen. Delegationen ska också beakta de strategiska e-förvaltningsprojekt som pågår inom kommun- och landstingssektorn och söka synergieffekter.
Delegationens bedömningar angående prioriterade nya e-förvaltningsprojekt redovisas i avsnitt 3.1 och övriga prioriterade e-förvaltningsprojekt är beskrivna i avsnitt 3.2. Pågående och redan föreslagna strategiska utvecklingsprojekt inom e-förvaltningsområdet behandlas i avsnitt 3.3 och i bilaga 8.
3.1. Prioriterade gemensamma e-förvaltningsprojekt
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt är regeringens mål för e-förvaltningen. Privatpersoner och företag ska med hjälp av en enkel, tillgänglig och inkluderande e-förvaltning kunna ta del av förvaltningens service. E-förvaltningen ska vara behovsdriven och se till privatpersoners och företags behov av enkla e-tjänster, och till förvaltningens behov av att effektivisera. Genom en stark samverkan mellan myndigheter och förvaltning ska utbudet av sammanhängande och för användaren enkla e-tjänster öka och dubbelarbete undvikas.
3.1.1. Användarnas förväntningar
Teknikmognaden hos användarna ökar snabbt och leder till ökade förväntningar och krav på att det ska finnas e-tjänster för vanligt förekommande behov.
Privatpersoner efterfrågar kundorientering, enkelhet, tidsbesparing och tillgänglighet i sina kontakter med förvaltningen. Det finns en efterfrågan på att förvaltningen ska agera sömlöst och myndighetsövergripande utifrån privatpersonernas process och att det ska vara lättare att identifiera vägen in till förvaltningen.
Företagare efterfrågar enkelhet, tids- och kostnadsbesparing i sina kontakter med förvaltningen. Företagen upplever att e-tjänstanvändningen medför ett mervärde i form av mindre pappershantering, bättre och enklare kontroll/översikt, enklare kommunikation med myndigheter, snabbare återkoppling, bättre information och i viss mån även ny kunskap.
Effektiva e-tjänster kräver också automatiserad samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner, landsting och regioner.
Delegationen anser att en del av förväntningarna från användarna kan beskrivas enligt följande.
Snabbare respons och kortare handläggningstider
Användaren förväntar sig att fler ärenden kan lösas direkt med självbetjäning och att om kommunikation fordras så ska den ske direkt via den elektroniska kanalen, inte omvägen via pappershantering.
Elektroniska underlag ständigt tillgängliga
Internet har vant användarna vid att inte längre behöva bära med olika pappersunderlag för att styrka överenskommelser och fakta. Det går till exempel beställa och betala via nätet och alltid kunna nå transaktionsuppgifterna vid behov. På samma sätt förväntas självbetjäningen inom offentlig sektor att ge användaren ständig tillgång till underlagen i sina ärenden. Det kan ske genom att ge tillgång till myndighetsuppgifterna via e-tjänster eller genom att myndighetsmeddelanden finns tillgängliga så länge användaren vill kunna nå dem.
En uppgift lämnas endast en gång
Användaren upplever det som irriterande att behöva ange uppgifter mer än en gång när de borde kunna delas mellan myndigheter. Personliga kontaktuppgifter är sådana uppgifter. Det är naturligt för de flesta att myndigheterna vet vår folkbokföringsadress och kan nå oss där. Att då samtidigt ofta ange e-post eller mobiltelefonnummer i olika ärenden men sedan upptäcka att dessa uppgifter inte delas mellan myndigheter kan irritera användaren.
Självadministration av kontaktuppgifter
E-post och mobiltelefoniuppgifter kan förändras ofta och förvaltningen har i dag inga möjligheter att per automatik uppdatera sådana uppgifter. Dessa kontaktuppgifter ska ses som en möjlighet till ökad service och inte som ett tvingande uppgiftsinlämnande. Genom att samordna offentlig sektor så att uppgiften bara behöver lämnas en gång, och då via självbetjäning, kan den offentliga servicen öka.
Företag har fått löfte om sänkta administrativa kostnader
Regeringen har satt upp mål för offentlig sektor att genom olika åtgärder bidra till att företagens administrativa kostnader minskar med minst 25 procent till hösten 2010. Åtgärderna för att nå detta är många, allt från lagförändringar till att dela på data mellan myndigheter så att en uppgift bara behöver lämnas in en gång och till endast en myndighet. På samma sätt som för privatpersoner innebär övergången från fysiska till elektroniska meddelanden från offentlig sektor till företagen, att administrationen förenklas för dem som är vana vid tekniken och redan sköter den mesta av sin övriga administration elektroniskt.
Förtroendet för förvaltningen ökar i takt med att den också upplevs som kundorienterad och effektiv. När näringslivet kan nyttja offentliga e-tjänster och integrera dem i sina lösningar, kommer e-förvaltningen även att bidra till samhällets samlade utveckling.
3.1.2. Basen för tredje generationens e-förvaltning
Delegationen ser de prioriterade e-förvaltningsprojekten i avsnitt 3.1.3–3.1.6 som basen i tredje generationens e-förvaltning. Dessa
tillsammans med e-legitimationer gör e-tjänsterna tillgängliga på ett enkelt sätt. Utifrån denna bas kan sedan ytterligare e-tjänster anslutas, så att transparensen ökar och förvaltningen upplevs som tillgänglig, samordnad och väl fungerande. Syftet med e-förvaltningsprojekten nedan är att förbättra servicen gentemot privatpersoner, företag, organisationer och aktörer inom förvaltningen. Syftet är också att genomföra långsiktiga förvaltningsgemensamma besparingar och samtidigt vidmakthålla rättssäkerheten och värna om den personliga integriteten. I detta avsnitt beskrivs delegationens bedömningar angående e-förvaltningsprojekt, som sammanlagt och i kombination med redan existerande e-tjänster utgör ett brett ansvarstagande för offentlig service via Internet.
Allmänt sett bör varje e-tjänst utformas på ett sådant sätt att den kan förekomma som komponent i flera webbplatser. Inte enbart i det statliga utbudet, utan även i de lösningar som näringslivet eller en enskild myndighet, kommun eller landsting tillhandahåller. Myndigheterna har ofta ett begränsat utrymme för att bygga tjänster där nyttan tillfaller tredje part. Därför är det av yttersta vikt att varje myndighet som har huvudansvaret för att lagra registerinformation nu fokuserar på att exponera denna för externt vidareutnyttjande, där det inte står i strid med hänsyn till personlig integritet. Målgrupper för vidareutnyttjande är både näringsliv, privatpersoner och förvaltningen.
Mina sidor (ibland även kallat Min sida) brukar användas som ett samlingsbegrepp för de e-tjänster som har samlats ihop i en sida som användaren når efter inloggning. Där bör det finnas tillgång till e-tjänster, Mina meddelanden, ärendeöversikter och annan kundservice. Flera myndigheter har byggt Min sida-funktionalitet2 och ytterligare myndigheter3 har planer på att göra det. Följande figur illustrerar hur olika delar av Min sida-funktionaliteten kan delas upp ansvarsmässigt och även utgöra olika e-förvaltningsprojekt.
2 Exempel på myndigheter som tillhandahåller Min sida är CSN och Försäkringskassan. Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket tillhandahåller Mina sidor för företagare i Verksamt.se. 3 Exempel på myndighet som har planer på att göra det är Skogsstyrelsen, som beskriver detta i rapporten En märkbar förändring i skogsägarnas vardag, ISSN 1100-0295, best.nr. 1571 och Transportstyrelsen i utvecklingsinsatsen Åtkomst till egen information – förare.
Figur 3.1 Översikt Mina sidor
Gemensam inloggning med e-leg
enligt behörighet
Mina sidor
privatperson
Mina sidor
företag
Mina sidor
xxxxxxxx
Ärendeöversikter
Övriga e-tjänster från deltagande aktörer
Mina meddelanden
Webbplatser
inom offentlig förvaltning
Näringslivets e-tjänster till kund
verksamt.se
Gemensam inloggning med e-leg
enligt behörighet
Mina sidor
privatperson
Mina sidor
företag
Mina sidor
xxxxxxxx
Ärendeöversikter
Övriga e-tjänster från deltagande aktörer
Mina meddelanden
Webbplatser
inom offentlig förvaltning
Näringslivets e-tjänster till kund
verksamt.se
Idén är dels att skapa en förvaltningsgemensam lösning för Mina sidor för privatpersoner, dels att fortsätta en vidareutveckling av webbplatsen för företagare verksamt.se
.
Mina meddelanden skulle medge att förvaltningen på ett integritetsskyddat sätt kan skicka ut förfrågningar och beslut till privatpersoner och företagare. Samtidigt kan dessa ställa frågor i egna ärenden till förvaltningen på ett säkert och mer strukturerat sätt, vilket inte är möjligt att göra med vanlig e-post.
För att fungera optimalt bör gemensam inloggning användas så långt det är praktiskt möjligt, vilket skapar enkelhet och trygghet för den som identifierar sig. Detta bör byggas ut i en takt som är ekonomiskt försvarbar. Vid myndighetskontakter är det viktigt för privatpersoner och företag att kunna få veta vilken myndighet man har att göra med. I en värld där en och samma e-tjänst publiceras på flera webbplatser är det därför viktigt att detta framgår i varje e-tjänst. Detta är särskilt viktigt vid myndighetsbeslut.
Tanken är inte att utveckla en omfattande portallösning där alla e-tjänster ska skapas gemensamt. I stället är målet att de självständiga delarna tillsammans kan ses som en gemensam helhet för dem som har behov av det. Samtidigt ska e-tjänsterna var för sig kunna vara integrerbara komponenter även i andra lösningar som tillhandahålls av näringslivet eller förvaltningens olika aktörer. Delegationens uppfattning är att samordning av förvaltningens utbud av e-tjänster både skulle öka den totala nyttan och minska
4www.verksamt.se
den totala kostnaden. Samtidigt är det viktigt att huvudansvaret för var och en av e-tjänsterna endast ligger hos en part, dvs. hos den myndighet med flera som har verksamhetsansvaret för det område som e-tjänsten ska stödja.
3.1.3. Mina sidor för privatpersoner
Delegationens bedömning: Skatteverket bör under 2010
genomföra en förstudie för e-tjänsten Mina sidor för privatpersoner. Förstudien bör särskilt belysa tillgänglighets- och användbarhetsaspekter och utgå från privatpersonernas behov.
Skälen för delegationens bedömning: Delegationen har identi-
fierat Mina sidor för privatpersoner som en central e-tjänst. Användaren ska uppleva att det är en förvaltningsgemensam lösning där de flesta av förvaltningens e-tjänster ingår. Exempel är att kunna se en ärendeöversikt, trots att ärendena i sig hanteras av de anslutna myndigheterna, kommunerna och landstingen. Endast översiktliga uppgifter bör framgå av den gemensamma e-tjänsten. För att komma till detaljerna förflyttas användaren till respektive myndighets e-tjänst som visar upp dessa, i första hand utan att en separat inloggning behöver göras. Där går också ansvaret över till den myndighet som har ansvar för ärendet. Särskild hänsyn behöver tas till den personliga integriteten. Den kommande förstudien behöver innehålla avvägningar som gjorts i den frågan.
Mina sidor bör även innehålla en koppling till Mina meddelanden och innehålla information på flera språk. Den bör även vara direkt eller indirekt kopplad till alla gemensamma och enskilda webbplatser inom offentlig förvaltning som privatpersoner har intresse av, så att man kan hitta detaljerad information hos ansvarig myndighet – i bästa fall utan att behöva logga in igen.
Delegationens bedömning är att de utvecklingsansvariga myndigheterna i samverkan med delegationen, SKL, Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten bör ta fram en förvaltningsgemensam prototyp av Mina sidor. Denna bör utgå från de olika situationer som barnfamiljen, pensionären, föraren och företagaren står i. Erfarenheter från vården, samt andra kända goda exempel, bör tillvaratas i arbetet samt slutsatser om behov av Mina sidor som
finns redovisade i Vervas rapport Ett nationellt informationssystem (diarienummer 2007:9).
Därefter identifieras ett begränsat antal viktiga e-tjänster för privatpersoner och en första version Min sida för privatpersoner byggs upp. Antalet tjänster kan sedan utökas, i samarbete med de för tillfället berörda parterna inom förvaltningen. En samordning med webbplatsen för företag verksamt.se behövs, så att användarna kan uppleva en smidig övergång mellan e-tjänsterna och så att de helt förvaltningsgemensamma komponenterna, till exempel Mina meddelanden, tillhandahålls gemensamt. På längre sikt bör förvaltningens alla e-tjänster för privatpersoner vara anslutna. För att klara dessa krav resursmässigt behöver utvecklingen ske successivt, och det kommer att ta ett antal år innan e-tjänsterna är inkluderade och anpassade.
Delegationens bedömning är att Skatteverket bör vara ansvarigt för Mina sidor för privatpersoner därför att myndigheten är föreslagen som utvecklingsansvarig myndighet för den målgruppen.
3.1.4. E-tjänster till register över näringsidkare
Delegationens bedömning: Bolagsverket bör tillhandahålla en
samlad e-tjänst där det går att ställa frågor om grunddata rörande alla näringsidkare.
Därav följer att regeringen bör ge Bolagsverket, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån, länsstyrelserna, Finansinspektionen, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Kammarkollegiet och Lantmäteriet i uppdrag att utveckla e-tjänster som tillhandahåller register över näringsidkare, som den samlade e-tjänsten kan använda.
Skälen för delegationens bedömning: Denna bedömning utgår
från det förslag som finns i delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, s. 177 f.). Här har gjorts ett förtydligande med avseende på det tidigare föreslagna utvecklingsansvaret för företag. Alla organisationsformer bör omfattas, dvs. alla bolag, organisationer och näringsidkare som har organisationsnummer eller personnummer/samordningsnummer. Det är viktigt att skapa en myndighetsgemensam e-tjänst för att, med hänsyn tagen till gällande sekretessregler, kunna slå upp vilka företag, organisationer
och övriga näringsidkare som finns och få grundläggande information om dessa oavsett vilken myndighet som för registret. Sådana officiella statliga register ska innehålla aktuella uppgifter om organisationsnummer, namn, status samt personuppgifter för firmatecknare eller annan som är behörig företrädare för att beställa e-tjänstelegitimationer.
För en effektiv utveckling av elektroniska tjänster och affärer behövs elektroniska identitetshandlingar. I Sverige svarar staten för ett antal elektroniska register där personer och objekt tilldelas identiteter. Staten agerar på detta sätt som betrodd tredjepart för allt från personidentiteter i form av person- och samordningsnummer till fordonsidentiteter i form av registreringsnummer. Registen utgör grunden för många elektroniska tjänster och affärer.
Framväxten av elektroniska tjänster till fysiska personer bygger till stor del på tillgången på personliga e-legitimationer. Utfärdare kan snabbt och enkelt personuppgifter och hämta nationella personidentiteter i form av person- eller samordningsnummer via elektroniska tjänster. Med detta som grund kan sedan olika former av elektroniska identitetshandlingar utformas. För juridiska personer svarar staten för register över identiteter i form av organisationsnummer. Ett antal myndigheter förvaltar organisationsnummer för de olika organisationsformer som finns (Bolagsverket, Finansinspektionen, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Kammarkollegiet, Lantmäteriet, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån, Länsstyrelserna med flera). Framväxten av elektroniska tjänster för juridiska personer bygger även här till stor del på tillgången på e-tjänstelegitimationer. För att säkert kunna utfärda sådana måste organisationsdata finnas elektroniskt tillgängliga. Utfärdaren måste kunna kontrollera allt från att den som beställer ett utfärdande av e-tjänstelegitimationer är en behörig företrädare, till att organisationen har en godkänd status.
3.1.5. Mina meddelanden
Delegationens bedömning: Skatteverket bör tillhandahålla en
förvaltningsgemensam e-tjänst för förmedling av meddelanden.
Skälen för delegationens bedömning: Användarna ska kunna
kommunicera enkelt och snabbt med aktörerna inom förvalt-
ningen. Förfrågningar och beslut ska finnas lättillgängliga och användaren ska kunna lämna e-postadress och mobiltelefonnummer som generella kontaktuppgifter och på det sättet få möjligheten att kommunicera elektroniskt och därmed också kunna välja bort papperspost. Förfrågningar, beslut och andra meddelanden i egna ärenden ska vara skyddade från insyn och manipulation.
Delegationen har uppmärksammat att projektet verksamt.se5har tagit fram ett förslag till och påbörjat arbetet med att realisera elektronisk meddelandeförmedling. Förslaget innehåller också en möjlighet att inkludera behov av säker elektronisk dialog med privatpersoner. E-tjänsten bör innehålla funktioner för behörighetskontroll, självadministration av kontaktuppgifter, expediering genom att skicka ut beslut och förfrågningar till privatpersoner och företag, mottagningskvittens, aviseringsfunktionalitet och möjlighet till dubbelriktad kommunikation. Ett genomförande av detta skapar en av grundpelarna i en sammanhållen effektiv e-förvaltning.
Ett författningsförslag till en reglering av en sådan förvaltningsgemensam e-tjänst har utarbetats av Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket. Författningsförslaget återfinns i bilaga 9. Orsaken till att en förordningsreglering har föreslagits är att den kan underlätta ett gemensamt införande. Delegationen anser att förslaget kan ligga till grund för fortsatt arbete och stödjer slutsatsen att välja Skatteverket som ansvariga. Skatteverket är föreslaget att ha ett särskilt ansvar för e-legitimationer, vilket också är en förvaltningsgemensam elektronisk tjänst. Myndigheten har dessutom årligen kontakt med alla privatpersoner och företag i Sverige. Utvecklingsinsatsen beskrivs närmare bland de pågående projekten, i bilaga 8. En fullständig beskrivning finns i rapporten
Säker meddelandeförmedling för e-förvaltningen från mars 2010, som Tillväxtverket (diarienummer 410-2009-900584) tagit fram i samarbete med Skatteverket och Bolagsverket inom ramen för projektet verksamt.se.
5 Projektet genomförs i samverkan mellan Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket.
3.1.6. Minskat uppgiftslämnande för företag
Delegationens bedömning: Bolagsverket bör få i uppdrag att
realisera en myndighetsgemensam e-tjänst som möjliggör att den av näringsidkarna lämnade informationen så långt möjligt kan spridas direkt till berörda myndigheter vid ett enda tillfälle.
Skälen för delegationens bedömning: I delegationens förra
betänkande (SOU 2009:86, s. 177 f.) räknades flera e-tjänster upp som syftar till att minska den administrativa bördan för företag. Exempel på dessa är: en myndighetsgemensam informationsmottagningstjänst, minskat uppgiftslämnande för företag och vidareutveckling av verksamt.se. Det är viktigt att dessa e-förvaltningsprojekt genomförs på ett samordnat sätt där de olika initiativen planeras och genomförs i rätt tidsordning och i samverkan med berörda myndigheter.
Verksamt.se kan ses som ett första steg mot en samlingsplats för företagare, i vilken information om både de manuella och maskinella möjligheterna för företagaren och dess eventuella ombud ska finnas samlad. I praktiken genomförs dock en viss del av kommunikationen mellan näringsidkare och myndigheter inte genom webbplatsen utan direkt genom ekonomisystem och liknande applikationer. Det är viktigt att e-tjänsterna tar hänsyn till att det många gånger är effektivast för företagaren med maskinell överföring av information till och från system som företagaren har tillgång till, även om det för vissa företagare eller vid mindre informationsmängder är att föredra att mata in eller läsa information manuellt i webbgränssnitt som förvaltningen tillhandahåller. Det står varje deltagande myndighet och andra aktörer fritt att även tillhandahålla sina e-tjänster i andra sammanhang.
Projektet bör utgå ifrån Bolagsverkets promemoria Minskat uppgiftslämnande för företag (diarienummer AD 62-1047/2008), som har tagits fram i samråd med andra parter. I promemorian konstateras att ”ett samordnat uppgiftslämnande är möjligt att genomföra, att det bör ge positiva effekter på näringsidkarnas administrativa börda, att föreslagen lösning sannolikt även underlättar för de myndigheter med flera som har rätt att vidareutnyttja företagens inlämnade uppgifter”. Nyttan med föreslagen lösning bedöms i promemorian överstiga kostnaderna för att samordna uppgiftslämnandet. Fördelarna kan ytterligare öka
om näringsidkarens fullgörande kan ske i en myndighetsgemensam informationsmottagningstjänst. Som en vidareutveckling kan informationsdelningen ske direkt i mottagningstjänsten och skräddarsys efter den enskilda myndighetens informationsbehov, enligt promemorian.
De legala problemställningar avseende sekretess, registerlagstiftning, personuppgiftsreglering m.m. som kommenteras i Bolagsverkets rapport torde därvid kunna minimeras, samtidigt som effektiviteten ytterligare ökar.
Utvecklingen bör ske i samråd med berörda myndigheter, exempelvis Tillväxtverket. Den bör ta hänsyn till rimliga regelverksförändringar.
3.2. Ytterligare e-förvaltningsprojekt
Delegationen har hittills, utan inbördes prioritetsordning, även identifierat följande nya strategiska e-förvaltningsprojekt som betydelsefulla för den samlade e-förvaltningen.
3.2.1. Beskrivning av offentliga register
Delegationens bedömning: Varje myndighet bör på sin webb-
plats beskriva de register som myndigheten för. Beskrivningen ska innehålla uppgifter om innehåll, villkor för åtkomst och vidareutnyttjande samt vilka restriktioner som gäller för tillgången till registren.
Skälen för delegationens bedömning: I direktivet till delegationen
framgår att näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, bl.a. när det gäller möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register. Delegationen bör också beakta behovet av att göra offentlig information tillgänglig för vidareutnyttjande. Varje myndighet är redan i dag, enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), skyldig att upprätta en beskrivning som ger information om bl.a. register och förteckningar över myndighetens allmänna handlingar. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter finns därutöver bestämmelser som innebär att redovisningen av myndighetens allmänna handlingar ska baseras på myndighetens
verksamhetsprocesser. För att säkerställa att så många som möjligt kan ta del av en sådan beskrivning eller redovisning, bör den publiceras på myndighetens webbplats. I anslutning till detta bör information om innehåll, villkor för åtkomst och vidareutnyttjande samt vilka restriktioner som gäller för tillgången till registren presenteras.
3.2.2. Bastjänster för informationsförsörjning
Delegationens bedömning: Varje berörd myndighet bör på ett
konkurrensneutralt sätt tillhandahålla bastjänster för informationsförsörjning för de informationsresurser man har ett myndighetsuppdrag för och där det inte finns särskilda skäl som förhindrar tillhandahållandet.
Skälen för delegationens bedömning: Denna bedömning utgår
från förslaget i delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, s. 50). I betänkandet föreslog delegationen att utvecklingsansvariga myndigheter ska tillhandahålla information på ett sätt som gör att den kan användas av andra myndigheter och organisationer. I denna utökning anser delegationen att även myndigheter som inte är utvecklingsansvariga bör få i uppdrag att tillhandahålla information elektroniskt.
Genom att fler informationskällor blir tillgängliga att använda i utvecklingen av e-tjänster skapas möjligheter för både förvaltningen och andra aktörer att enklare bygga tjänster till nytta för medborgare och företag. En förutsättning för att fler aktörer än de inom offentlig sektor ska kunna skapa och tillhandahålla e-tjänster är förenklad tillgång till elektronisk maskinbearbetningsbar information.
Många gånger finns aktiviteter inte tydligt formulerade i myndigheternas uppdrag och det finns risk för att arbetet kommer få för låg prioritet, om det inte tydligt formuleras som uppdrag i regleringsbrev och liknande.
I arbetet bör myndigheter beakta skyddet för den personliga integriteten och den vägledning för automatiserad samverkan som delegationen kommer att ta fram.
3.2.3. Nya e-tjänster till folkbokföringen
Delegationens bedömning: Skatteverket bör genomföra ett
e-förvaltningsprojekt för att säkra framtidens folkbokföring.
Skälen för delegationens bedömning: Uppgifterna i folkbokfö-
ringen ska spegla befolkningens verkliga bosättning, identitet och familjerättsliga förhållanden så att olika samhällsfunktioner får ett korrekt underlag för beslut och åtgärder. Omedelbar tillgång, med hänsyn tagen till sekretess och behörighet, till både nya och historiska uppgifter är högt prioriterat.
Användande aktörer inom förvaltningen kan hämta hem stor nytta i förhållande till sina kostnader genom att person- och adressuppgifter med tillhörande relationer och historik blir tillgängliga.
Förslagen i Skatteverkets rapport Utveckla och effektivisera tillhandahållandet av folkbokföringsuppgifter i samhället fas 2 (TIFOS2, diarienummer131230697-09/1211) går ut på att nya direktåtkomsttjänster ska tillhandahållas. Där så är möjligt vidareutvecklas även befintligt tillhandahållande vad avser avisering och urval. Dessutom berörs nordisk identitetsbeteckning och uppgift om kvarskrivning, dygnet runt-tillgänglighet, avgiftsfrihet och möjlighet till testdata. Vissa regelverksförändringar och en ny förordning kommer att krävas, enligt bedömning i ovanstående rapport.
3.2.4. Säker identifiering av personer
Delegationens bedömning: Rikspolisstyrelsen bör genomföra
en förstudie för att undersöka behovet av och kostnaderna för att använda biometri, exempelvis fingeravtryck, som identifieringsmöjlighet när en e-tjänst ska användas.
Skälen för delegationens bedömning: Visa Information System
(VIS), är ett EU-initiativ vars syfte bl.a. är att fingeravtryck kommer att tas upp i samband med en viseringsansökan och lagras i en central databas. Fingeravtrycken kommer att användas för sökning och verifiering vid gräns och för identifiering vid inre utlänningskontroll. Identifieringsmöjlighet mot VIS kommer även
att ges brottsbekämpande myndigheter
. VIS
ska enligt nuvarande
tidplan vara klart för driftsättning i december 2010.
I Sverige innehåller pass och nationellt id-kort som ges ut av Polisen, samt pass som ges ut av Migrationsverket, biometriska uppgifter (exempelvis fingeravtryck). Som ett nästa steg planerar Migrationsverket införa uppehållstillståndskort innehållande biometri under 2011, för att uppfylla nästa krav som ställs på alla medlemsstater. Ett centralt nationellt register för biometriska uppgifter saknas i dag.
I slutbetänkandet från Viseringsutredningen (SOU 2009:91) bedömer utredningen att det finns starka skäl för att lagra fingeravtrycken i en nationell databas, men att ytterligare överväganden krävs, exempelvis rörande integritet och skydd mot att inte uppgifterna används på felaktigt sätt, samt att biometri ska ses som komplement till andra identifieringslösningar som exempelvis en federativ e-legitimation (se SOU 2009:86).
Förstudien bör innehålla en analys och beskrivning av erforderliga verksamhetskrav avseende de applikationer som respektive myndighet behöver. En nyttokalkyl, med beräknade verksamhetsvinster och kostnader bör ingå liksom en uppskattning av förväntad utvecklingstid.
3.2.5. Nationell skogsdatabas
Delegationens bedömning: Skogsstyrelsen bör genomföra en
utvecklingsinsats för att säkra framtidens nationella register inom skogsområdet.
Skälen för delegationens bedömning: I Skogsstyrelsens rapport
En märkbar förändring i skogsägarnas vardag6 föreslås en nationell skogsdatabas för att samla och kvalitetssäkra information. Ur denna ska information kunna tillhandahållas såväl till skogsägare som till myndigheter, skogsentreprenörer, organisationer som köper virke och andra parter efter sekretess och bedömning av integritet. Den gemensamma skogsdatabasen kan bl.a. ge förutsättning för minskat krångel för den enskilde och effektivare myndighetskontakter.
6 Meddelandenummer 6/2009, ISSN 1100-0295, best.nr. 1571.
I rapporten finns även förslag om att inkludera en e-tjänst för
Mina sidor. Delegationens bedömning är att i första hand principerna för den lösning för Mina sidor som utvecklas i verksamt.se bör användas.
3.2.6. Tillgängliggöra arkiverade webbplatser i samband med avveckling av myndigheter
Delegationens bedömning: Riksarkivet bör tillhandahålla statiska
versioner av arkiverade myndighetswebbplatser som är åtkomliga för allmänheten. Detta bör även omfatta övriga elektroniska handlingar som är av allmänt intresse.
Skälen för delegationens bedömning: I samband med att en
myndighet avvecklas, stängs myndighetens webbplatser ner och arkiveras på samma sätt som övrigt material från myndigheten. Innehållet på myndighetens webbplats ersätts med ett meddelande om att myndigheten har avvecklats.
För många myndigheter är den egna webbplatsen ett centralt verktyg för kommunikation och att göra information tillgänglig. När myndigheter publicerar information på den egna webbplatsen länkar man ofta till material på andra myndigheters webbplatser. Det är av stor vikt att vid avvecklingen av en myndighet ska avvecklingen av myndighetens webbplats ske på ett kontrollerat sätt. Detta för att inte andra myndigheters webbplatser ska uppfattas som otillförlitliga eller sakna information som är nödvändig för privatpersoner och företag för att fullgöra sina skyldigheter och utöva sina rättigheter. Detsamma gäller även myndighetens övriga elektroniska handlingar som bör vara lätt tillgängliga även efter det att myndigheten avvecklats.
För att förvaltningen, andra organisationer och privatpersoner som skapat länkar till den avvecklade myndighetens webbplats ska få god tid på sig att justera dessa bör man följa de standarder som finns för omdirigering av länkar på webben. Detta innebär att den avvecklade myndighetens webbplats automatiskt omdirigerar samtliga länkar till rätt sida i den statiska kopian. På detta sätt får olika system som till exempel sökmotorer och verktyg för länkkontroll information om att länkar bör uppdateras.
Genom att Riksarkivet tillhandahåller information enligt ovan kan förvaltningen, andra organisationer och privatpersoner återanvända information från avvecklade myndigheter och få god tid på sig att uppdatera länkar från sina egna webbplatser. Detta minimerar riskerna att information till allmänheten fragmenteras eller saknas. Samtidigt kan material som är till nytta för andra delar av förvaltningen enkelt hittas.
3.3. Pågående strategiska e-förvaltningsprojekt
3.3.1. E-legitimation
Delegationens bedömning: E-legitimation är en avgörande
faktor för att kunna utveckla och skapa sammanhållna effektiva e-tjänster. En lösning bör därför införas snarast.
Skälen för delegationens bedömning: Delegationen föreslår i sitt
förra betänkande (SOU 2009:86) en vidare utveckling av lösningen för e-legitimationer där en federationslösning införs för att underlätta och utvidga möjligheten att använda e-legitimation och e-tjänstelegitimation. Delegationen föreslår det betänkandet att det inrättas en samordningsfunktion för e-legitimationer, elektroniska underskrifter och anknytande tjänster samt att e-tjänstelegitimationer utformas så att de kan användas inom hela den offentliga sektorn och näringslivet.
Delegationen bedömer att e-legitimation är en avgörande faktor för att skapa enkelhet för användare och realisera nyttan av e-tjänster. Det gäller för privatpersoner, företagare och personer med annat medborgarskap. E-legitimation skapar också möjlighet för en federerad e-tjänstelegitimation i ett andra steg.
Delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) är remissbehandlat. Drygt 120 myndigheter och organisationer har ombetts lämna sina synpunkter. Efter en preliminär genomgång av remisserna gör delegationen bedömningen att remissinstanserna i grunden är positiva till delegationens förslag och ställningstagande avseende e-legitimation. En övervägande del av remissvaren förordar en omgående start för att realisera en lösning och skapa möjlighet för utveckling av nya e-tjänster där e-legitimation är en förutsättning. De få tveksamheter som har framkommit ser delegationen inte som något hinder för att realisera en federationslösning.
3.3.2. Etablering av gemensamma administrativa verksamhetsstöd inom personal och ekonomi
I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) påvisas att ITutvecklingen har skapat förutsättningar att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd. Betydande skalfördelar kan främst skapas inom transaktionsintensiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration. Stödtjänsterna kan produceras till lägre kostnad och ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet.
En första nyttohemtagning görs genom att harmonisera processerna inom och mellan myndigheterna i samband med att tjänsterna börjar levereras till myndigheter från ett gemensamt verksamhetsstöd. I den takt det gemensamma verksamhetsstödet växer och i en framtid avskiljs från sin värdmyndighet, kan också vissa e-tjänster inom ramen för verksamhetsstödet köpas som standardiserade ITtjänster från externa leverantörer.
I ett senare skede kan andra typer av tjänster bli aktuella att leverera från ett gemensamt verksamhetsstöd. Det är viktigt att kundmyndigheterna bygger upp beställarkompetens och drar fördelar av den kompetens, kvalitet och kostnadsreducering som kan erbjudas.
Delegationen har påbörjat en dialog med berörda myndigheter i avvaktan på ett regeringsbeslut i frågan om gemensamma administrativa verksamhetsstöd.
Delegationen har även fört diskussioner med Ekonomistyrningsverket huruvida det projekt för nyckeltalsmätning, som myndigheten för närvarande bedriver och som avslutas under hösten 2010, kan ligga som grund för att mäta myndigheternas kostnader specifikt inom ekonomi- och personaladministration. Vidare har delegationen också fört en diskussion med Ekonomistyrningsverket kring de förslag till uppdrag som delegationen lämnat i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) avseende införande av gemensamma administrativa verksamhetsstöd och delegationens ställningstagande för styrning av desamma utifrån ett koncernperspektiv. Delegationen har i dialog med de myndigheter som i dag har ett samlat verksamhetsstöd, såsom Rikspolisstyrelsen, Skatteverket och Kammarkollegiet, inhämtat kunskap och erfarenheter.
4. IT-standardisering
Delegationen ska samordna förvaltningens IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begreppsstandarder. Arbetet ska utföras i samverkan med SKL. Samordningen av IT-standardiseringsarbetet ska främja användningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT-standardiseringsarbete som pågår på internationell nivå.
Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna inom stat, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informationsutbyte om frågor som rör det internationella arbetet med standardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning.
I detta avsnitt beskriver delegationen de aktiviteter som initierats inom området IT-standardisering. I avsnitt 4.1 redovisas arbete med metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor, avsnitt 4.2 redovisar arbetet med att inrätta ett IT-standardiseringsråd och i 4.3 redovisas aktiviteter för samordning av förvaltningens ITstandardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Slutligen redovisas i avsnitt 4.4 hur delegationen avser att följa viktiga standardiseringsarbeten.
4.1. Metod- och expertstöd i ITstandardiseringsfrågor
Delegationen kommer under året att undersöka omfattningen av behovet av metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor och formerna för hur sådant stöd bör tillhandahållas. I frågor som berör informations- och IT-säkerhetsfrågorna ska delegationen vid behov samråda med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och PTS.
4.2. Upprättande av ett IT-standardiseringsråd
Delegationen har i enlighet med sitt direktiv tillkallat ett ITstandardiseringsråd och fastställt en beslutsordning för frågor som hanteras i rådet. Rådet omfattar representanter för de viktigaste intressenterna i stat, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag (se bilaga 5). Representanterna är kontaktpersoner mot sina respektive organisationer i syfte att säkerställa en bred belysning av de frågor som kommer att tas upp. Vid behov kommer rådet att kompletteras med fler representanter.
4.3. Samordning av IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning
Delegationen har inlett samverkan med SKL kring koordinering av förvaltningens IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. I ett första steg kommer under våren 2010 relevanta existerande standarder och engagemang att sammanställas. Dessa förteckningar kommer att utgöra underlag för en analys av hur koordinering av förvaltningens IT-standardiseringsarbete kan genomföras.
4.4. Delegationen följer standardiseringsarbete
I syfte att skapa kunskap om viktiga standardiseringsarbeten som pågår kommer delegationen under våren 2010 inventera pågående och planerade standardiseringsarbete. Efter en prioritering kommer delegationen i kommande betänkanden att redovisa en förteckning över viktiga standardiseringsarbeten som delegationen avser att följa.
5. Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning
Delegationen ska från och med 2010, utifrån de förvaltningspolitiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras.
Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (TUA). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter.
Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. Delegationen avser att tillkalla en expertgrupp för uppföljning under våren 2010.
I avsnitt 5.1 beskrivs delegationens arbete avseende framtagande av indikatorer för uppföljning. I avsnitt 5.2 beskrivs arbetet med modeller för nyttokalkylering och nyttohemtagning. I avsnitt 5.3 beskrivs uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning.
5.1. Indikatorer för uppföljning
Delegationen ska följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning och konsekvenserna för brukarna ska beskrivas och analyseras. Delegationen avser som ett första steg att snarast genomföra en studie av redan framtagna rapporter avseende indikatorer och uppföljningsmodeller som finns inom statsförvaltningen. Delegationen ska också studera metoder som finns inom näringslivet.
De indikatorer som delegationen ska använda i sin uppföljning av förvaltningens service, förvaltningens interna effektivitet och administrativa börda ska tas fram i samråd med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (TUA) och andra berörda myndigheter såsom Ekonomistyrningsverket (ESV) och Statskontoret.
Initiala kontakter är också tagna med Ekonomistyrningsverket för att ge delegationen möjlighet att följa det pilotprojekt för nyckeltal och nyckeltalsmätning som Ekonomistyrningsverket har startat med deltagare från drygt 40 myndigheter. Ekonomistyrningsverkets rapport om nyckeltal kommer under tredje kvartalet 2010 och bildar troligen grund för delegationens arbete med att följa upp myndigheternas interna effektivitet.
5.2. Nyttoberäkningar och nyttohemtagning
Delegationen ska säkerställa att nyttoberäkningsmodell för förändringsprojekt tas fram, baserat till exempel på arbeten som är genomförda vid Ekonomistyrningsverket. Samverkan ska ske med Ekonomistyrningsverket och andra relevanta myndigheter. En första fas i detta arbete är initierad.
Delegationen ska också ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. För att uppnå så stor nytta som möjligt måste en ansvarsmodell utarbetas. Av modellen ska framgå vem som har ansvar att realisera effekthemtagningen och hur det bör förankras inom en myndighet eller mellan myndigheter. Initiala kontakter är tagna med TUA, ESV och Statskontoret.
5.3. Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning
5.3.1. Uppföljning av sektorsvisa effekter
En samlad sektorsvis uppföljning med hjälp av framtagna indikatorer avses att genomföras av delegationen i samverkan med Ekonomistyrningsverket och i samråd med utvecklingsansvariga myndigheter. Detta för att få en samlad bild av hur sektorns
e-tjänster möter de krav som behovs- och användarundersökningar har påvisat. Uppföljningsarbetet är till en början omfattande för att kvalitetssäkra framtagna indikatorer så att en god tillförlitlighet skapas inför kommande beslut om utformning och implementation av e-tjänster. Målsättningen är att på sikt skapa en mer generisk modell för effektivitetsutvärdering av e-förvaltningen med hjälp av framtagna indikatorer. En mall för årlig rapportering i delegationens betänkande kommer att tas fram. Delegationen återkommer till detta i nästa betänkande (oktober 2010).
5.3.2. Uppföljning av övriga myndigheter
För myndigheter som inte omfattas av den planering som utvecklingsansvariga myndigheter genomför kommer en förenklad modell för verksamhetsuppföljning att tas fram i samverkan med Ekonomistyrningsverket. Delegationen återkommer till detta i nästa betänkande.
6. EU-samarbetet och det internationella arbetet
Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning. Delegationen kommer i denna del av uppdraget att prioritera det arbete som pågår inom EU-samarbetet. Vid behov kommer delegationen att följa utvecklingen inom e-förvaltningsområdet även i andra internationella organisationer.
I syfte att ge en överblick av den europeiska e-förvaltningen redovisar delegationen i detta betänkande i avsnitt 6.1 översiktligt utvalda EU-direktiv och handlingsplaner från EU-kommissionen samt rekommendationer från Europarådet. I avsnitt 6.2 finns en redogörelse för ISA-programmet inom EU. Slutligen redovisas i avsnitt 6.3 och bilaga 10 strategiska e-förvaltningsprojekt inom EU med svensk medverkan.
6.1. Regelverk
6.1.1. EU-direktiv
De är framförallt fyra EU-direktiv som har allmän betydelse för e-förvaltningen i Sverige. Direktiven redovisas kortfattat nedan. Det finns omfattande unionslagstiftning i övrigt som påverkar svensk e-förvaltning, men som inte behandlas i detta betänkande.
Tjänstedirektivet
Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden, Tjänstedirektivet, har som syfte att skapa en gemensam marknad för
tjänster. Tjänstedirektivet har i svensk rätt genomförts i huvudsak genom lagen (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden. I förarbetena till lagen (prop. 2008/09:187) anges att det är viktigt att utvecklingen av en kontaktpunkt för tjänster är förenlig med den långsiktiga e-förvaltningsinriktningen och E-delegationens arbete. Av betydelse för kontaktpunktens drift är enligt regeringen E-delegationens förslag för hur sektorsövergripande myndighetssamverkan närmare bör organiseras och finansieras.
PSI-direktivet
Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/98/EG av den 17 november 2003 om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn, PSI-direktivet, har till syfte att myndigheter ska främja vidareutnyttjande av offentlig information och därigenom bidra till informationsmarknadens utveckling. Direktivet har i svensk rätt genomförts framförallt genom förordningen (2008:31) om villkor vid vidareutnyttjande av information från statliga myndigheter. Sedan EU-kommissionen i formell underrättelse gjort gällande att direktivet inte är korrekt genomfört i svensk rätt har regeringen tagit fram departementspromemorian Vidareutnyttjande av handlingar − genomförande av PSI-direktivet (Ds 2009:44). I slutet av februari 2010 överlämnade regeringen lagrådsremissen Lag om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen till Lagrådet.
Inspiredirektivet
Europaparlamentets och rådets direktiv 2007/2/EG av den 14 mars 2007 om upprättande av en infrastruktur för rumslig information i Europeiska gemenskapen, Inspiredirektivet, syftar till att inrätta en europagemensam infrastruktur och gemensamma bestämmelser som rör utbyte, delning, tillgång och utnyttjande av offentliga rumsliga data och datatjänster som har förmåga att samverka. Informationen ska vara avsedd att användas för gemenskapens miljöpolitik samt för politik och verksamheter som kan påverka miljön. Infrastruktur definieras i direktivet som metadata, rumsliga datamängder och tjänster, nättjänster och nätteknik, avtal om delning, tillgång och utnyttjande samt mekanismer, processer och
förfaranden för samordning och övervakning. En handlingsplan för genomförande av direktivet i svensk rätt har tagits fram i samverkansprojektet Geodata (Lantmäteriet, diarienummer 505-2009/374).
Dataskyddsdirektivet
Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter, Dataskyddsdirektivet, har till syfte att skydda fysiska personers grundläggande fri- och rättigheter, särskilt rätten till privatliv, i samband med behandling av personuppgifter. Direktivet är tillämpligt på sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis företas på automatisk väg liksom på manuell behandling av personuppgifter som ingår i eller kommer att ingå i ett register. I direktivet finns bl.a. generella regler om vilka krav som ställs vid behandling av personuppgifter, när sådan behandling är tillåten, information till den registrerade, rättelse av personuppgifter och säkerheten vid behandlingen. Direktivet innehåller bl.a. de s.k. ändamåls- och finalitetsprinciperna enligt vilka personuppgifter endast får samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Senare behandling får inte ske på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Direktivet har i Sverige genomförts genom personuppgiftslagen (1998:204), men även genom författningar som reglerar behandling av personuppgifter inom särskilda verksamhetsområden.
6.1.2. EU-kommissionens handlingsplaner
Handlingsplan för e-förvaltning
EU-kommissionens handlingsplan för e-förvaltning inom ramen för initiativet i2010 [KOM(2006) 173] antogs 2006 i syfte att påskynda utveckling av e-tjänster som är till nytta för alla. Handlingsplanen för e-förvaltningen slår fast att fram till 2010 ska
-ingen medborgare lämnas utanför: bättre inkludering med stöd av e-förvaltning så att medborgare kan dra nytta av säkra, innovativa tjänster enkelt tillgängliga för alla,
-effektivitet och nytta vara en realitet: betydligt högre användartillfredsställelse, transparens och ansvarstagande samt lättare administrativ börda och effektivitetsvinster,
-verkningsfulla nyckeltjänster för medborgare och företag realiseras: 100 procent av de offentliga upphandlingarna ska vara elektroniskt tillgängliga och minst 50 procent av offentliga upphandlingar över tröskelvärdet genomförs elektroniskt,
-de avgörande förutsättningarna vara på plats: möjliggör för medborgare och företag att få del av praktisk, säker, samordnad och tillförlitlig tillgång till tjänster i Europa, och
-deltagande och demokratiskt beslutsfattande stärkas: använd verktyg för effektiv allmän debatt och deltagande i demokratiskt beslutsfattande.
Arbete pågår nu inom kommissionen med att ta fram en ny handlingsplan för tiden fram till 2015. Utgångspunkten för arbetet är den ministerdeklaration om e-förvaltning som antogs den 18 november 2009 i Malmö under det svenska ordförandeskapet i EU. I deklarationen slås fast att prioriterade områden fram till 2015 är att
medborgare och företag stöds av e-förvaltningstjänster som är anpassade utifrån användarens behov och utvecklade i samarbete med tredje parter liksom av utökad tillgång till offentlig information, förbättrad transparens och verksamma medel för att involvera berörda parter i processen,
rörligheten inom EU är återinrättad genom gränsöverskridande e-förvaltningstjänster för att starta och bedriva affärsverksamhet samt för att studera, arbeta, bo och pensionera sig varsomhelst inom EU,
effektivitet och nytta görs möjligt genom kontinuerliga åtgärder för tillämpning av e-förvaltning för att minska den administrativa bördan, förbättra organisatoriska processer och stödja en hållbar, koldioxidsnål ekonomi, och
implementeringen av de prioriterade områdena görs möjligt genom nödvändiga nyckelinsatser och rättsliga och tekniska förutsättningar.
Enligt ministerdeklarationen ska alla nödvändiga åtgärder vidtas för att nå målen med deklarationen och för att se till att nationella strategier och handlingsplaner reflekterar deklarationens prioriteringar. I ministerdeklarationen föreslås också att en koordineringsgrupp etableras för att följa arbetet med den handlingsplan som kommissionen ska ta fram.
Handlingsplan för e-signaturer och e-legitimation
EU-kommissionen har tagit fram en handlingsplan för bättre e-signaturer och e-legitimation för att förenkla tillhandahållandet av gränsöverskridande offentliga tjänster på den inre marknaden [KOM(2008) 798]. Handlingsplanen innehåller åtgärder på översiktlig nivå för att förbättra den gränsöverskridande driftskompatibiliteten för e-signaturer och e-legitimation.
Handlingsplan för IPv6
EU-kommissionen har antagit en handlingsplan för införandet av version 6 av Internetprotokollet (IPv6) i Europa [KOM(2008) 313]. Enligt kommissionen bör EU sätta upp som mål att IPv6 ska införas senast 2010 och att minst 25 procent av användarna bör kunna koppla upp sig mot IPv6-Internet och nå sina viktigaste leverantörer av innehåll och tjänster utan att märka någon större skillnad jämfört med IPv4. Enligt handlingsplanen kommer kommissionen tillsammans med medlemsstaterna verka för att främja införande av IPv6 på offentliga sektorns webbplatser.
6.1.3. Europarådets rekommendationer
Rekommendation om e-förvaltning
Europarådets rekommendation om elektronisk förvaltning (”e-förvaltning”) [Rec(2004) 15] från 2004 är avsedd att utgöra stöd för medlemsländerna vid framtagande av strategier för e-förvaltning. Den behandlar principer som berör bl.a. tillgänglighet, inkludering, behov, användbarhet, förtroende, effektivitet och interoperabilitet genom öppna standarder samt öppna källkodslösningar. E-tjänster behandlas i ett särskilt avsnitt. I det föreskrivs
att när offentliga organ tillhandahåller offentlig information och tjänster med stöd av informationsteknologi bör
det vara tydligt vilken information och vilka tjänster som är tillgänglig/a samt hur och var den/de kan hittas,
e-tjänsterna kunna anpassas av användarna med hänsyn till deras behov,
informationen vara korrekt, autentisk och uppdaterad samt tjänsterna vara säkra,
informationen och tjänsterna vara så lätt/a att förstå som möjligt med hänsyn till innehåll, sammanhang och presentation,
tjänsternas utseende (interface) och presentationen av informationen av olika offentliga organ vara harmoniserad,
jämn tjänstekvalité och en sömlös tjänst över flera tjänsteområden och tillgångssätt, vare sig det är traditionella kanaler eller informationsteknologi, tillförsäkras, och
kompetent rådgivning för användare av e-tjänster som är anpassad efter användarnas olika karaktäristika tillhandahållas.
I ett bifogat memorandum finns förklaringar till rekommendationen och i vissa fall exempel från verkligheten. I memorandumet står bl.a. att sättet för att tillhandahålla användaranpassade tjänster är att aktivt söka engagemang och deltagande från användare i utformningen av e-tjänsten och att användartester bör vara en viktig fas i utvecklingen av nya e-tjänster. Singapore, Hongkong, Kanada och Australien anges som exempel på länder vilka tillhandahåller e-tjänster på ett sätt som reflekterar användarnas behov snarare än den funktionella strukturen av den offentliga förvaltningen.
Rekommendation om e-demokrati
Europarådet har antagit en rekommendation om elektronisk demokrati (e-demokrati) [CM/Rec (2009)1]. Enligt de principer om e-demokrati som redovisas i ett appendix till rekommendationen är det huvudsakliga syftet med e-demokrati att vara ett elektroniskt stöd för demokratin. Vidare anges att e-demokrati omfattar framförallt sektorerna e-parlament, e-lagstiftning, e-rätts-
väsende, e-medling, e-miljö, e-val, e-folkomröstning, e-initiativ, e-röstning, e-samråd, e-hemställan, e-kampanj, e-omröstning och e-kartläggning.
I de fall delegationen enligt direktivet ska beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati kommer den att utgå från ovanstående definition av begreppet.
Rekommendation om interoperabilitet
Europarådet har utfärdat en rekommendation om interoperabilitet av informationssystem inom rättsväsendet [Rec (2003)14E]. I rekommendation anges bl.a. vad som bör beaktas i en strategi för informationsteknologi inom rättsväsendet.
6.2. ISA-programmet inom EU
Genom ett gemensamt beslut (922/2009/EG) av Europarlamentet och rådet den 16 september 2009 om lösningar för att uppnå interoperabilitet mellan europeiska offentliga förvaltningar inrättades programmet ISA (Interoperability Solutions for European Public
Administrations). ISA-programmet påbörjades den 1 januari 2010 och ersatte därmed IDABC-programmen (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens). ISA-programmet sträcker sig fram till 2015. Syftet är att stödja samarbetet mellan europeiska offentliga förvaltningar genom att underlätta en effektiv gräns- och sektorsöverskridande elektronisk samverkan mellan sådana förvaltningar för att kunna tillhandahålla elektroniska offentliga tjänster som stöder genomförandet av gemenskapens politik och verksamheter.
ISA-programmet ska stödja och främja
a) inrättande och förbättringar av gemensamma ramar som stöder
gräns- och sektorsöverskridande interoperabilitet,
b) bedömning av konsekvenserna av informations- och kommuni-
kationsteknik (IKT) av föreslagen eller antagen gemenskapslagstiftning liksom planering för att införa IKT-system till stöd för genomförandet av gemenskapslagstiftningen,
c) drift och förbättringar av befintliga gemensamma tjänster
liksom inrättande, industrialisering, drift och förbättringar av
nya gemensamma tjänster, inklusive interoperabiliteten mellan infrastrukturer för kryptering med öppen nyckel (PKI), och
d) förbättringar av befintliga återanvändningsbara allmänna verk-
tyg liksom inrättande, tillhandahållande och förbättringar av nya återanvändningsbara allmänna verktyg.
I genomförandet av ISA-programmet ska EU-kommissionen biträdas av kommittén för interoperabilitetslösningar mellan europeiska offentliga förvaltningar (ISA-kommittén).
6.3. Internationella e-förvaltningsprojekt
Delegationen ska koordinera den svenska medverkan i strategiska e-förvaltningsprojekt inom framförallt EU-samarbetet. Delegationen har tillkallat en expertgrupp för internationell e-förvaltning som bistår i detta arbete.
Delegationen kommer under våren 2010 att kartlägga svensk medverkan i internationella e-förvaltningsprojekt. I bilaga 10 finns en redovisning av de strategiska internationella e-förvaltningsprojekt som delegationen följer i det här skedet.
7. Konsekvenser
Delegationen lämnar inte några förslag i detta betänkande. Således finns i detta avsnitt ingen redovisning enligt 14–15 a §§kommittéförordningen (1998:1474) eller 6–7 §§ förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, avsnitt 8) finns en beskrivning av hur den föreslagna strategin för myndigheternas arbete med e-förvaltning ska genomföras och konsekvenserna av förslagen.
Kommittédirektiv
Delegation för e-förvaltning Dir. 2009:19
Beslut vid regeringssammanträde den 26 mars 2009.
Sammanfattning av uppdraget
Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. E-förvaltningen utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning.
Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen senast den 30 september 2009.
Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området.
Delegationen ska årligen lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas senast den 31 december 2014.
Bakgrund
Regeringen framhöll i budgetpropositionen för 2007 (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att
- säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas,
- se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs,
- se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering,
- identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt
- stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas ITbaserade utvecklingsarbete.
Den 15 mars 2007 beslutade regeringen att tillsätta en statssekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i Regeringskansliet av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona.
Den 14 januari 2008 fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att handlingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området.
E-förvaltning definieras i handlingsplanen som en del av verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare.
Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska Sverige återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning.
För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara samtidigt som möjligheterna till myndighetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa
angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. För närvarande finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (Geodatarådet), Rättsväsendets Informationsförsörjning (RIF-rådet), IT i vård- och omsorgssektorn.
I handlingsplanen anges också att kommunernas e-förvaltningsarbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med Sveriges kommuner och landsting (SKL).
I mars 2008 överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen.
IT-standardiseringsutredningen överlämnade i juni 2007 sitt betänkande Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samordning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47). I betänkandet, som har remissbehandlats, föreslogs bl.a. att en kanslifunktion skulle inrättas för att utveckla, samordna, förankra, publicera och underhålla förvaltningsgemensamma kravspecifikationer samt ge metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den offentliga förvaltningen. Vidare föreslogs att ett IT-standardiseringsråd skulle inrättas i syfte att bistå regeringen när svenska ståndpunkter i internationella IT-standardiseringsfrågor tas fram. Förslagen har fått ett brett stöd av remissinstanserna.
Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av IT-upphandling.
Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet.
I budgetpropositionen för 2009 (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas den 31 december 2008 och att regeringen avser att inrätta en
e-delegation som ska genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Som ett led i regeringens tillväxtsatsning (prop. 2008/09:01, utg.omr. 2, avsnitt 4) ska arbetet med att öka användningen av elektronisk upphandling intensifieras. Kammarkollegiet har fått i uppdrag att utveckla arbetet inom området.
Behovet av en delegation
Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verksamhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte.
Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. Ibland sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar.
För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad e-förvaltning rymmer, krävs ett strategiskt synsätt på e-förvaltning som omfattar staten som helhet. Därför behövs ett myndighetsövergripande arbete i delegationsform som koordinerar enskilda myndigheters insatser.
Syftet med delegationen för e-förvaltning är mot denna bakgrund att effektivisera och utveckla arbetet med e-förvaltning inom den offentliga sektorn.
Utgångspunkter för delegationens arbete
Inledning
Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat Europa och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar.
Statsförvaltningen behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god föränd-
ringsförmåga. En viktig aspekt i detta sammanhang är medlemskapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på administrativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med EU-kommissionen och andra EU-länder.
Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1). E-förvaltning är ett viktigt verktyg för att uppnå detta.
Utgångspunkter
När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter.
Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt. E-förvaltningen ska bidra till att förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare och ska präglas av tillgänglighet och användbarhet. Det är mycket viktigt att denna utveckling sker med ett bibehållet starkt skydd för den personliga integriteten. Delegationen ska även beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati, dvs. användning av IT i demokratiska processer.
E-förvaltningen ska bidra till att minska företagens administrativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. Näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, när det gäller formerna för uppgiftslämnande och möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register och andra uppgifter. Delegationen ska i sin verksamhet främja konkurrens i enlighet med nationella och gemenskapsrättsliga regler om konkurrens. Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar.
Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas
behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten.
Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. Sverige har i dag en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag.
Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom e-förvaltningen, både för system och enskilda handlingar. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bevarandeperspektivet beaktas när nya system byggs upp.
Delegationens uppdrag
Allmänt
Regeringen prioriterar e-förvaltningsfrågorna genom att skapa en delegation inriktad på att bl.a. bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Delegationen ska, så som föreslogs i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e-förvaltning, samordna och utveckla det fortsatta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT-standardiseringsarbetet avseende e-förvaltning.
Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighetsövergripande nivån. Detta innebär dels samordning av e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. individuella projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten som helhet i sitt utvecklingsarbete.
Delegationen ska ha följande huvuduppdrag.
Utformning av en strategi för myndigheternas arbetet med e-förvaltning
Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för e-förvaltning, ska delegationen
inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning till regeringen. Strategin ska innehålla uppföljningsbara mål och delmål som ska uppnås på fem års sikt. Delegationen ska i förslaget ange de viktigaste utvecklingsprojekten i statsförvaltningen som behöver prioriteras. Strategin ska innefatta följande områden:
- hur samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och organisationer kan förbättras och hur ansvaret mellan dessa ska fördelas, bl.a. ska sektorsvisa samverkansansvariga myndigheter föreslås,
- hur den offentliga sektorns försörjning av elektroniska legitimationer, dvs. hanteringen av identifiering och underskrifter, bör genomföras i framtiden med utgångspunkt i rapporten Säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (Verva 2008:12),
- hur teknisk samverkansförmåga mellan olika system, s.k. interoperabilitet, kan komma till stånd på förvaltningsgemensam nivå och på sektorsnivå,
- hur standardisering och eventuella systemväxlar (växlar för automatisk konvertering mellan standarder och format) bör användas vid utvecklingen av e-förvaltning,
- hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till ”IPv6”, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser,
- hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom statsförvaltningen,
- hur myndigheterna i framtiden bör driva, utbyta eller köpa och sälja IT-tjänster inom den statliga sektorn samt i samband med tjänsteexport,
- hur samverkan kring e-förvaltningsarbete inom sektorer kan främjas,
- hur fler e-tjänster för medborgare och företagare kan utvecklas, framför allt sådana tjänster som integrerar flera myndigheters processer i användarvänliga gränssnitt, och hur myndigheters servicenivå för e-tjänster bör regleras samt
- hur IT-utvecklingen kan skapa möjligheter till förbättrad service för medborgare och näringsliv i gles- och landsbygd, med beaktande av lokala förutsättningar samt medborgares olika behov.
Koordinering av arbetet med e-förvaltning
Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. En utgångspunkt i detta arbete ska vara den rapport som Verva, på uppdrag av regeringen, tog fram på området – 69 myndigheter redovisar 915 strategiska insatser för utveckling av e-förvaltning (Verva 2008:14). Delegationen ska utifrån denna information sammanställa och analysera myndigheternas e-förvaltningsprojekt. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste e-förvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks. Delegationen ska årligen redovisa en sammanställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma om de projekten understöder de förvaltningspolitiska mål som regeringen har satt upp. Delegationen ska vidare i sina rapporter redovisa goda förebilder inom e-förvaltningen.
Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning
Delegationen ska från och med 2010, utifrån de förvaltningspolitiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras.
Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (TUA). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter.
Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara.
Koordinering av IT-standardiseringsarbete
Delegationen ska samordna den statliga förvaltningens IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till
att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den statliga förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begreppsstandarder. Arbetet ska utföras i samverkan med SKL. Samordningen av IT-standardiseringsarbetet ska främja användningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT-standardiseringsarbete som pågår på internationell nivå.
Stöd till regeringen i det internationella arbetet
Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning.
Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna i staten, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informationsutbyte om frågor som rör det internationella arbetet med standardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning.
E-nämndens och Vervas vägledningar och rapporter
Delegationen ska inventera och vid behov utveckla den tidigare E-nämndens och dåvarande Vervas vägledningar och rapporter på det aktuella området.
Uppdragets genomförande
I frågor som rör den strategiska utvecklingen av elektronisk förvaltning ska delegationen löpande rapportera till den interdepartementala arbetsgruppen för elektronisk förvaltning (dnr Fi2007/1981) och vid behov även till statssekreterargruppen för e-förvaltning.
Delegationen ska tillkalla en arbetsgrupp bestående av ansvariga för strategiska e-förvaltningsprojekt, eller motsvarande verksam-
hetsutvecklare, som arbetar på myndigheter eller organisationer som deltar i delegationens arbete.
Vid behov ska delegationen även tillkalla en referensgrupp bestående av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete.
Det är angeläget att utvecklingsarbetet avseende e-förvaltningen sker i samverkan med SKL. Samarbetet ska inriktas mot att nå en samsyn mellan staten, landsting och kommuner kring strategiskt viktiga e-förvaltningsfrågor. Samverkan ska också ske med näringslivet bl.a. inom standardiseringsarbetet i likhet med vad som anges i Riktlinjerna till statssekreterargruppen för e-förvaltning (Fi2007/1981).
I syfte att koordinera det strategiska e-förvaltningsarbetet och för att stärka pågående reformer inom e-förvaltningen, ska delegationen föra en dialog kring samordning av pågående insatser med berörda myndigheter.
Delegationens arbete ska genomföras i samråd med de myndigheter som har särskilda uppgifter inom IT-säkerhetsområdet, bl.a. MSB samt Post- och telestyrelsen (PTS). Delegationen ska också samråda med MSB i frågor om elektronisk identifiering och underskrift.
Redovisning
Delegationen ska inledningsvis ta fram förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning som ska lämnas till regeringen senast den 30 september 2009 (Finansdepartementet).
Delegationen ska med början 2010 redovisa sitt arbete till regeringen (Finansdepartementet) senast den 20 mars respektive den 1 oktober varje år.
Ett förslag till hur arbetet kan föras vidare i ett längre perspektiv ska lämnas senast den 20 mars 2014.
En slutredovisning av arbete ska lämnas senast den 31 december 2014.
Delegationen ska, utöver vad som i kommittéförordningen (1998:1474) föreskrivs om konsekvensbedömningar, beskriva konsekvenser för användare av e-tjänster.
Delegationen ska också redovisa till regeringen om den i sitt arbete identifierar regelverk som på ett olämpligt sätt hindrar elek-
troniskt informationsutbyte. Vid behov ska delegationen lämna förslag till författningsändringar.
Delegationen ska hålla berörda centrala arbetsorganisationer informerade om arbetet och ge dem möjlighet att framföra synpunkter.
Det är regeringens avsikt att utvärdera delegationens verksamhet innan 2014.
(Finansdepartementet)
Delegationens ledamöter, experter och sekretariat
Ledamöter
Mats Sjöstrand
Ordförande, generaldirektör i
Regeringskansliet
Angeles Bermudez-Svankvist Generaldirektör, Arbetsförmedlingen
Annika Bränström Generaldirektör, Bolagsverket
Dan Eliasson Generaldirektör, Migrationsverket
Stig Jönsson Generaldirektör, Lantmäteriet
Adriana Lender Generaldirektör, Försäkringskassan
Tomas Lidman Riksarkivarie, Riksarkivet
Helena Lindberg Generaldirektör, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Claes Ljung Generaldirektör, Kammarkollegiet
Christina Lugnet Generaldirektör, Tillväxtverket
Mats Persson Generaldirektör, Jordbruksverket
Karin Starrin Generaltulldirektör, Tullverket
Bengt Svenson Rikspolischef, Rikspolisstyrelsen
Håkan Sörman Verkställande direktör, Sveriges Kommuner och Landsting Staffan Widlert Generaldirektör, Transportstyrelsen
Experter
Magnus Enzell Kansliråd, Finansdepartementet
Roland Höglund Överdirektör, Bolagsverket
Sekretariat
Claes Thagemark Kanslichef
Marit Dozzi Kanslisekreterare
Johan Bålman Kommittésekreterare
Anneli Hagdahl Kommittésekreterare
Dano Kostovski Kommittésekreterare
Peter Krantz Kommittésekreterare
Lena Olofsson Kommittésekreterare
Eva Sartorius Kommittésekreterare
7 Nedan anges vilka avsnitt som respektive kommittésekreterare skrivit i betänkandet:
- Lena Olofsson – sammanfattningen
- Claes Thagemark – avsnitt 2.1, 2.2, 2.4, 3.3, 4.4 och 5
- Dano Kostovski – avsnitt 1, 6, 7 och bilaga 10
- Peter Krantz – avsnitt 2.3 och 4.1, 4.2 och 4.3
- Eva Sartorius – avsnitt 3.1, 3.2 och bilaga 8 Marit Dozzi har ansvarat för tryckoriginal av betänkandet.
Sammanfattning av SOU 2009:86
E-delegationens uppdrag är att lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Den strategi som delegationen föreslår redovisar hur myndigheterna kan öka sin produktivitet och effektivitet samt öka samhällets utvecklingsförmåga och innovationskraft genom e-förvaltning. Delegationen föreslår att dessa mål ska uppnås genom de åtgärder som beskrivs i strategin. Strategin kan i stora delar omedelbart börja genomföras eftersom delegationen genom sitt uppdrag har fått en central roll i utvecklingen av e-förvaltning fram till slutet av 2014. Strategin innehåller därför både ställningstaganden om hur delegationen avser att genomföra sitt uppdrag i övrigt och förslag som kräver beslut från regeringen.
Avsnitt 2: Introduktion
Svensk e-förvaltning har en relativt lång historia och är i dag bland de främsta i världen. Myndigheterna har dock fört fram krav på en tydligare styrning, finansiering och koordinering av e-förvaltningsprojekten samt ökade möjligheter för automatiserad samverkan och samverkan med tredje part. Det finns också indikationer om att det inte är tillräckligt många som använder de e-tjänster som myndigheterna producerar för att det ska vara möjligt att realisera förväntade besparingar. Det finns en spänning inbyggd i dagens finansieringsmodell för e-förvaltning som leder till att nytta för tredje part inte prioriteras i tillräckligt hög grad inom utvecklingsprojekt. Regeringen aviserade därför i budgetpropositionen för 2007 att styrningen skulle stärkas och utvecklingen snabbas på. En handlingsplan för e-förvaltning beslutades i januari 2008 och delegationen tillsattes i mars 2009.
Delegationen anser att handlingsplanens målsättning, så enkelt som möjligt för så många som möjligt, bör breddas till att innefatta
en målsättning som rör samhällets samlade utvecklingsförmåga och innovationskraft. Genom att fokusera på det omgivande samhällets behov kan mål som att reducera företagens administrativa börda och förenkla medborgarnas vardag uppnås. E-förvaltning bör alltså inte längre betraktas som en intern angelägenhet för myndigheterna utan något som har stor potentiell påverkan på hela samhället. Genom att skapa tydliga och standardiserade förutsättningar för e-tjänster kan samhällets aktörer dessutom bjudas in för att i samverkan med myndigheter utveckla e-tjänster som skapar ytterligare nytta för det omgivande samhället.
Strategin lägger grunden för en stegvis och efterfrågedriven utveckling av den svenska e-förvaltningen. Med en sådan bredare målsättning och högre ambitionsnivå leder strategin enligt delegationens uppfattning till den tredje generationens e-förvaltning.
Avsnitt 3: Flexibel e-förvaltning utifrån användarnas behov
För att säkerställa en behovsdriven e-förvaltning föreslår delegationen att regeringen ska ge Bolagsverket, Skatteverket, Lantmäteriet och Transportstyrelsen ett särskilt utvecklingsansvar för e-förvaltning. Ansvaret innebär att leda samverkan och utveckling inom följande intressent- och målgruppsområden: företag och företagande, privatpersoner, geografisk information och fastighetsinformation samt fordon och förare. Dessa s.k. utvecklingsansvariga myndigheter ska dessutom tillhandahålla bastjänster för informationsförsörjning. Delegationen kommer löpande att identifiera och till regeringen föreslå fler intressent- och målgruppsområden och prioritera mellan dem samt utvärdera lämpliga myndigheter som bör få ett relaterat utvecklingsansvar.
Delegationen kommer inom ramen för sitt uppdrag att koordinera denna utveckling. Dessutom kommer delegationen att sätta upp och driva elektroniska forum för behovsfångst och för erfarenhetsutbyte mellan verksamhetsutvecklare i den offentliga sektorn, näringsliv och medborgare. Delegationen ska också initiera en process för samverkan och överenskommelser med relevanta aktörer (bl.a. näringslivet samt Sveriges Kommuner och Landsting, SKL) för att åstadkomma en behovsdriven och flexibel e-förvaltning.
Att anpassa tjänster och information efter användarnas behov ställer krav på myndigheterna i fråga om e-inkludering.
Delegationen ska därför utveckla Vägledningen 24-timmarswebben. Denna ska anpassas till kraven i WCAG 2.0. Vidare ska Kammarkollegiet få i uppdrag att dels redovisa hur arbetet går med att ställa krav på användandet och tillgänglighet i upphandlingarna, dels delta i arbetet med framtagandet av den nya europeiska standarden för upphandling av tillgänglig informationsteknologi.
Avsnitt 4: Styrning och finansiering av en behovsdriven e-förvaltning
För att säkerställa styrning och finansiering av de olika aktiviteterna inom och mellan de olika intressent- och behovsområdena föreslår delegationen en styrmodell med extern finansiering från Vinnovas forsknings- och utvecklingsmedel. Finansieringsfrågor ska dessutom kunna lyftas av delegationen för avgörande av regeringen. Delegationen ska därför ta fram en kalkylmodell för att beräkna nytta av och kostnad för strategiska e-förvaltningsprojekt.
Delegationen föreslår att regeringen ska ge Bolagsverket, Lantmäteriet, Skatteverket och Tillväxtverket i uppdrag att i samråd med SKL ta fram mallar för överenskommelser i samverkansprojekt. De föreslagna utvecklingsansvariga myndigheterna ska få i uppdrag att årligen samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Detta uppdrag ska omfatta samordning, erfarenhetsutbyte och behovsidentifiering inom sektorn. Vid behov kan sådana myndigheter bidra till att samverkansöverenskommelser kommer till stånd mellan parter som har svårigheter att upprätta sådana.
Delegationen ska ta fram en vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning och följa upp denna planering. När myndigheterna redovisar sina verksamhetsplaner och genomför arbete inom e-förvaltning, ska åtgärder och initiativ följa en indelning av tjänsterna i fyra grupper: infrastrukturella tjänster, bastjänster för informationsförsörjning, egenproducerade tjänster och gemensamt producerade tjänster. Kategoriseringen grundar sig på ansvarsförhållanden och behov av standardisering. Syftet är att underlätta samverkan och kommunikation mellan myndigheter och den kommunala sektorn.
Delegationen kommer att analysera medborgarnas behov ur ett helhetsperspektiv och verka för att de vägs in i verksamhetsplaneringen. Delegationen ska årligen koordinera en sektorsövergripande strategiprocess. För att vidga delegationens perspektiv på
arbetet kommer den att inrätta expertgrupper som ska bereda underlag och på annat sätt bistå delegationen i att utföra sitt uppdrag. Delegationen kommer genom sitt uppdrag att redovisa underlag och lämna förslag till regeringen så att den kan lösa eventuella frågor som hindrar utveckling av e-förvaltningen eller ett enskilt projekt.
Reglering i förordning ska öka tydligheten och höja ambitionen på e-förvaltningsområdet. Skatteverket genom en nämnd ska få rätt att meddela föreskrifter. Delegationen föreslår att regeringen tillsätter en utredning med uppdrag att göra en översyn av registerförfattningarna.
Avsnitt 5: Tekniska förutsättningar för en ny flexibel infrastruktur
Myndigheterna behöver en grundläggande infrastruktur där utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter. Delegationens förslag leder till att myndigheterna i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer samtidigt som den föreslagna standardiserade och meddelandebaserade lösningen anger tydliga ansvarsgränser för informationsutbyte. Förslagen ökar således även informationssäkerheten.
Delegationen föreslår att en nämnd inom Skatteverket ska få rätt att meddela föreskrifter i fråga om bl.a. standarder som ska vara gemensamma för elektroniskt informationsutbyte för myndigheter under regeringen och att Kammarkollegiet får i uppdrag att se till att ramavtal för standardiserad meddelandehantering finns.
Delegationen ska utveckla en vägledning för automatiserad samverkan och föreslår att den ska utgöra grund för en föreskrift. Vägledningen ska fastställa att olikheter i data, begrepp och semantik ska hanteras då de uppstår samt skapa förutsättningar för att återanvända befintliga lösningar, att öppna standarder är förstahandsval vid val av teknisk lösning samt att öppen programvara alltid ska övervägas vid val av lösning.
Avsnitt 6: Effektivare stödprocesser
Utvecklingen inom IT-området har numera skapat förutsättningar för att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter
med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från gemensamma verksamhetsstöd. Det är främst inom mer transaktionsintensiva stödprocesser inom ekonomi- och personaladministration som samordning kan leda till stora fördelar
Delegationen föreslår att regeringen därför ska ge Skatteverket och Rikspolisstyrelsen i uppdrag att i försöksverksamhet utveckla s.k. gemensamma administrativa verksamhetsstöd. Initialt ska verksamhetsstöden omfatta ekonomi- och personaladministration. På sikt bör även andra stödprocesser inkluderas. Dessutom ska regeringen ge Ekonomistyrningsverket i uppdrag att parallellt med försöksverksamheten på ett standardiserat sätt mäta kostnaderna för ekonomi- och personaladministrationen inom vissa myndigheter för bedömning av en framtida anslutning eller möjlighet att vara värdmyndighet.
Delegationen kommer att följa upp försöksverksamheten och Kammarkollegiets nuvarande stöd inom ekonomi- och personaladministration. Med hänsyn till uppföljningsresultaten kommer delegationen att överväga vilka ytterligare myndigheter som är lämpliga att tillhandahålla gemensamma administrativa verksamhetsstöd. Delegationen kommer dessutom att utreda när förutsättningar föreligger för att skyndsamt frikoppla ett gemensamt verksamhetsstöd från värdmyndigheten.
Delegationen föreslår också att regeringen ska ställa krav på att myndigheterna tar fram en strategi för sin försörjning av ITtjänster, en s.k. sourcingstrategi. Kammarkollegiet ska säkerställa att planering och genomförande av ramavtalsupphandlingar görs så att dessa stimulerar myndigheternas strategier. Kammarkollegiet ska också utarbeta riktlinjer avseende kravställning och nyttokalkyl för externt köpta IT-tjänster, genomföra en systematisk uppföljning av avropad volym och andra uppföljningsparametrar i ramavtalen samt utveckla former för kunskaps- och erfarenhetsutbyte inom området.
Avsnitt 7: E-legitimationer
Dagens lösning för e-legitimationer har varit relativt framgångsrik, men har vissa problem. Affärsmodellen har i vissa fall lett till att förlitande parter får höga kostnader. Brister finns i modellens flexibilitet och olika tekniska frågor har uppkommit. Användning av e-legitimation på publika datorer och datorer på arbetsplatser är
svårt. Vidare utfärdas inte e-legitimationer för personer som inte stadigvarande vistas i landet och endast i begränsad omfattning till underåriga. Användarna har i bland svårt att använda tjänsterna. Det saknas möjligheter för bärare av tjänstekort att använda dagens lösningar i publika tjänster som tillhandahålls av myndigheter.
Delegationen föreslår därför att det inrättas en samordningsfunktion för e-legitimationer, elektroniska underskrifter och anknytande tjänster. En självständigt beslutande nämnd inom Skatteverket, Nämnden för e-samordning, ska inrättas och dess verksamhet regleras i författning. Nämnden får rätt att meddela föreskrifter.
Nämnden tillhandahålla tjänster åt anslutna statliga och kommunala myndigheter mot ersättning, t.ex. legitimering, underskrift och stämpling m.m. Samtidigt ges stöd för motsvarande utveckling inom näringslivet. Lösningarna ska omfatta även den som är underårig eller saknar personnummer. Nämnden ska styra identitetsintygsgivarnas hantering så att t.ex. personnummer lämnas endast till de myndigheter och andra aktörer som ges rätt att få del av uppgiften.
Genom e-tjänstelegitimationer kan personnummer utmönstras ur de e-legitimationer som används i tjänsten. Förutsättningar ges också för företag och myndigheter att ansöka om elektroniska legitimationshandlingar för sina anställda och uppdragstagare. E-tjänstelegitimationer utformas så att de kan användas inom hela den offentliga sektorn och näringslivet. De anpassas också för en federationslösning som på sikt ska kunna ge stöd även för juridisk behörighetskontroll.
Riksarkivet bör utveckla en strategi för bevarande med inriktning på elektroniskt underskrivna handlingar. Riksarkivet bör dessutom vidareutveckla sina föreskrifter på området och i samverkan med andra myndigheter ta fram en vägledning.
Arbetsgruppen
Representant Myndighet/organisation
Lena Tollerz Törn Skatteverket Nicolay Beck Arbetsförmedlingen Monica Grahn Bolagsverket Anders Olsson Lantmäteriet Göran Wijk Försäkringskassan Torbjörn Hörnfelt Riksarkivet Halldor Stolt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Jan Schönbeck Kammarkollegiet Gunnar Wennerholm Tillväxtverket Carina Arnesson Jordbruksverket Peter Arvidsson Tullverket Ola Öhlund Rikspolisstyrelsen Bengt Svenson Sveriges kommuner och landsting Per Ängmo Transportstyrelsen Thomas Wahlberg Migrationsverket
IT-standardiseringsrådet
Representant Organisation
Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges kommuner och landsting, SKL Inger Wejerfelt Centrum för e-Hälsa i samverkan, SKL Bengt Svensson Sveriges kommuner och landsting, SKL Torbjörn Hörnfeldt Riksarkivet Hans von Axelson Myndigheten för handikappolitisk samordning, Handisam Wiggo Öberg Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB Håkan Persson Arbetsförmedlingen Carin Edlund Swedish Standards Institute, SIS Björn Lundell Open Source Sweden Stefan Görling Swedish Network User’s Society, SNUS Leif Johansson NORDUNet Stefan Santesson 3xA Security AB Olle Olsson World Wide Web Consortium (W3C) Jonas Sundborg Ericsson AB
Referensgruppen
Svenskt Näringsliv Företagarna Svenska Bankföreningen Näringslivets Regelnämnd Branschorganisationen för revisorer och rådgivare, FAR SRS SIS, Swedish Standards Institute Terminologicentrum TNC Konsumentverket Konsumenternas Bank- & Finansbyrå Verket för innovationssystem, Vinnova Myndigheten för handikappolitisk samordning, Handisam Kommerskollegium Datainspektionen Post- och telestyrelsen, PTS Ekonomistyrningsverket, ESV Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser,
Tillväxtanalys IT-universitetet Kungliga Tekniska högskolan, KTH Chalmers tekniska högskola Göteborgs universitet Stockholms universitet
Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademin, IVA Dataföreningen Nätverket för arkitektur/Johan Groth Länsstyrelserna/Göran Bengtsson Open Source Sweden Socialstyrelsen Uppsala universitet Föreningen för en fri informationsinfrastruktur, FFII SNUS (Swedish Network User's Society)/Stefan Görling Handelshögskolan vid Örebro universitet/Åke Grönlund
Representanter i expertgrupper
Expertgrupp för rättsliga frågor
Representant Organisation
Johan Bålman E-delegationen Gustaf Johnssén Finansdepartementet David Törngren Justitiedepartementet Tomas Öhrn Lantmäteriet Mikael Ålund Bolagsverket Efwa Westre Stövander Riksarkivet Staffan Wikell SKL Anna Hörnlund Datainspektionen Per Furberg Setterwalls Advokatbyrå Cecilia Magnusson Sjöberg Stockholms universitet Christina Wikström Svenskt Näringsliv
Expertgrupp för internationell e-förvaltning
Representant Organisation
Dano Kostovski E-delegationen Magnus Enzell Finansdepartementet Henrik Olin Justitiedepartementet Ulrika Johansson Jordan Utrikesdepartementet Anders Hektor Näringsdepartementet Arvid Welin Skatteverket Jan Lundh Kammarkollegiet Claes-Göran Lock Arbetsförmedlingen Roger Nylander Försäkringskassan Staffan Lund SKL Staffan Larsson Bolagsverket Desirée Veschetti Holmgren Lantmäteriet Lars Carlsson Transportstyrelsen Sören Pedersen Ekonomistyrningsverket Hans von Axelsson Handisam Madeleine Siösteen-Thiel Vinnova Anders Rafting Post- och telestyrelsen Birgitta Åbjörnsson Datainspektionen
Pågående strategiska e-förvaltningsprojekt
Nedan följer en beskrivning av svenska myndighetsgemensamma e-förvaltningsprojekt med strategisk påverkan som delegationen har identifierat. För längre beskrivningar av projekten, se tidigare betänkande (SOU 2009:86), och respektive myndighets presentation av projekten.
Geodataprojektet
Syftet med projektet är att göra geodata tillgängligt och projektet utgör samtidigt Sveriges insats för att uppfylla Inspiredirektivet (se avsnitt 6). Arbetet leds av Lantmäteriet och har många deltagande myndigheter och kommuner.
RIF
RIF står för rättsväsendets informationsförsörjning och är en myndighetsgemensam utvecklingsinsats som leds av Justitiedepartementet. Syftet är att skapa elektronisk informationsöverföring i hanteringen av brottmål. För att skapa genomförandekraft deltar för närvarande de fem myndigheter som sorterar under Justitiedepartementet. Det styrandet rådet för det kallas RIF 5. Ytterligare sex myndigheter ingår i RIF 11-rådet och de kommer att ansluta till lösningen i ett senare skede.
verksamt.se
Syftet med projektet verksamt.se är att bygga en gemensam ingång till offentlig service för både svenska och utländska företagare. Arbetet leds av Tillväxtverket. Bolagsverket och Skatteverket deltar och målsättningen är att ansluta alla parter i lösningen som det finns behov av. I utvecklingsinsatsen ingår att ta fram en ny standard för integration av självständiga e-tjänster i en gemensam webbplats. Webbplatsen verksamt.se innehåller även stöd för företagaren vid de olika steg som krävs när ett företag ska starta.
Mina meddelanden
Ett projekt har inletts för att realisera en gemensam elektronisk meddelandehantering mellan förvaltningens aktörer å ena sidan och privatpersoner och företag å andra sidan. Skatteverket ansvarar för genomförandet i nära samarbete med Bolagsverket och Tillväxtverket, efter en förberedelse som genomförts inom verksamt.se. I kommande steg ska förhoppningsvis många parter ansluta sig till meddelandeförmedlingen. Förberedelser för detta ska gärna planeras så snart som möjligt. Läs mer i utredningen Säker meddelandeförmedling för e-förvaltningen som det myndighetsgemensamma projektet verksamt.se färdigställt under mars 2010.
Bakgrunden är att privatpersoner och företag blir allt vanare vid papperslösa elektroniska e-tjänster även för utskick av biljetter och liknande handlingar. Distributionen av flygbiljetter har revolutionerat administrationen i samband med resor. Skriftliga förfrågningar och beslut som kan distribueras elektroniskt i stället för med papperspost ger fördelar som förbättrad service och effektivitet. I detta ligger även miljö- och kostnadsaspekter som riskerar att urholka förtroendet för offentlig förvaltning om inte åtgärder vidtas snarast. Det finns även effektivitetsvinster i att centralisera den elektroniska posten som rör säkra meddelanden.
Säker meddelandeförmedling underlättar vid förfrågningar och utskick i ärenden där en säker identifiering av både avsändare och mottagare behövs. Det kan exempelvis gälla kommunikation i egna ärenden, där privatpersonerna har loggat in med sin e-legitimation och tjänstemannen på myndigheten också har gjort det. I dag behöver privatpersoner och företagsrepresentanter uppge kontakt-
information och preferenser på många ställen och i det här förslaget ingår en central lösning för att lösa dessa generella behov.
En annan fråga är hur myndigheter och andra parter ska kunna veta om man ska skicka förfrågningar eller beslut på papper eller elektroniskt till en viss person eller ett visst företag. I takt med att en lösning för säker inloggning och säkra meddelanden införs och att verksamhets- och ärendehanteringssystemen anpassas till detta, är det fullt möjligt att skicka alla förfrågningar och beslut den elektroniska vägen på ett minst lika säkert sätt som via papper. För att behålla och även öka förtroendet för förvaltningen är det viktigt att låta privatpersoner och företag beskriva sina preferenser i valet mellan alternativen integritetsskyddad e-post, pappersutskick respektive telefonkontakt.
Informationsväg vården – Försäkringskassan
Målet med detta projekt är att standardisera och realisera elektroniskt informationsutbyte mellan socialförsäkringsområdet och vården. Inledningsvis avser utbytet läkarintyg samt funktionen fråga/svar. Projektet förbereder ett breddinförande i Sverige. Deltagare är SKL, landsting och Försäkringskassan. Projektet kan bidra med erfarenhet beträffande tekniska lösningar, tjänstelegitimationer och annan funktionalitet.
Åtkomst till egen information – förare
Transportstyrelsen ansvarar för projektet Åtkomst till egen information för förare. Ungdomar är en viktig målgrupp. Lösningen bör integreras med Mina sidor för privatpersoner och
Mina meddelanden, och kan i lämplig utsträckning vara pilot för dessa.
Papperslös handläggning av jordbruksstöd
Syftet är att göra handläggning, ärendeöversikt och meddelanden elektroniska kring kommunikation mellan Jordbruksverket, länsstyrelser och jordbrukare som inte är en del av ansökan (vilken redan är elektronisk).
E-migration
Programmet E-migration realiserar e-tjänster och automatiserad samverkan mellan de parter som är inblandade i migrationsärenden. Migrationsverket ansvarar för programmet och Rikspolisstyrelsen, Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och domstolarna deltar i arbetet.
Sjöbasis
Sjöbasis är en myndighetsgemensam utvecklingsinsats som samordnar information inom sjöområdet. Kustbevakningen är ansvarig myndighet och nio myndigheter med sjönära verksamhet deltar.
Elektronisk konkurshantering
Initiativet ”Sammanhållen konkursprocess” strävar efter att samordna och effektivisera inrapportering och hantering av konkursinformation. Kronofogdemyndigheten ansvarar och Bolagsverket, Domstolsverket och länsstyrelserna är parter i samarbetet.
Informationsdelning vid kris
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ansvarar för att sammanställa krisinformation. En del av informationen som samlas in är grundläggande information om markförhållanden, geografisk information m.m. Den insamling som sker i dag är till stor del manuell, men kommer i framtiden att bygga på andra myndigheters basinformationstjänster i den takt som dessa realiseras och tillhandahålls till försvarbara kostnader.
En annan komponent för att lösa krisinformationsbehovet utgörs av det webbaserade informationssystemet (WIS). Den skulle med hjälp av andra funktioner kunna göras än mer lättillgänglig än i dag.
Utöver detta är det viktigt att fortsätta anpassa den publicerade krisinformationen så att den enkelt kan integreras av andra i deras lösningar och på så sätt spridas med hjälp av många olika kanaler. I dag består kanalerna främst av egen pressinformation, kris-
information.se med tillhörande RSS-flöden, samt Twitterpubliceringar.
Samsöktjänsten Kringla
Riksantikvarieämbetet ansvarar för att ta fram ”Kringla” (www.kringla.nu), en samsökstjänst som söker och visar information från flera svenska museer, arkiv och register. En s.k. betaversion driftsattes i februari 2010.
Öppna biståndet
Regeringen värnar om att statliga biståndsmedel används ändamålsenligt och effektivt. Ett av de största hoten mot ett effektivt bistånd är förekomsten av korruption och oegentligheter. Biståndsministern har därför initierat ett arbete med att öka nytänkandet, öppenheten och delaktigheten i biståndet. Mer information finns på webbpla tsen www.oppnabistandet.nu .
Författningsförslag från projektet verksamt.se
Delegationen har uppmärksammat att man inom projektet verksamt.se håller på att ta fram en lösning för elektronisk meddelandehantering, som bör användas som en förvaltningsgemensam lösning för Mina meddelanden (se avsnitt 3.1.5). Projektet har kommit med förslag till följande författningsändringar.
1. Förslag till förordning om ändring i förordningen ( 2007:780 ) med instruktion för Skatteverket
Härigenom föreskrivs beträffande förordningen (2007:780) med instruktion för Skatteverket,
dels att det ska införas en ny paragraf, 1 b §, av följande lydelse,
dels att 5 § ska ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
1 b §
Skatteverket ansvarar för en funktion för elektronisk förmedling av meddelanden. Föreskrifter om denna funktion finns i förordningen ( 2010:000 ) om elektronisk förmedling av meddelanden.
5 §
Skatteverket ska samverka med Kronofogdemyndigheten avseende gemensamt utnyttjande av funktionen verksamhetsstöd inom Skatteverket.
Skatteverket ska avseende gemensamt nyttjande samverka med
1. Kronofogdemyndigheten beträffande funktionen verksamhetsstöd inom Skatteverket, och
2. myndigheter som ansluts till funktionen inom Skatteverket för elektronisk förmedling av meddelanden.
Denna förordning träder i kraft den 1 september 2010.
2. Förslag till förordning ( 2010:000 ) om elektronisk förmedling av meddelanden
Härigenom föreskrivs följande.
En förmedlingsfunktion
1 § Skatteverket ska tillhandahålla en funktion för elektronisk förmedling av meddelanden och automatiserad service för meddelandehantering (förmedlingsfunktionen). Genom denna funktion ska en myndighet kunna expediera meddelanden till enskilda och myndigheter och på begäran få bevis i elektronisk form om meddelanden som har mottagits, m.m.
En förmedlingsdatabas
Allmänna bestämmelser
2 § Skatteverket ska med hjälp av automatiserad behandling föra en databas med en samling uppgifter för förmedling av meddelanden (förmedlingsdatabasen).
3 § När personuppgifter behandlas i förmedlingsdatabasen gäller personuppgiftslagen (1998:204) om inte avvikande bestämmelser meddelas i denna förordning. De beteckningar som används i denna förordning har samma betydelse som i 3 § personuppgiftslagen.
4 § Hanteringen av meddelanden i förmedlingsdatabasen ska vara begränsad till vad som är nödvändigt för att kunna vidareförmedla handlingarna.
Personuppgiftsansvar
5 § Skatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som verket utför i förmedlingsdatabasen medan avsändaren av ett meddelande är ansvarig för behandlingen av personuppgifter i det förmedlade meddelandet.
Förmedlingsdatabasens ändamål och innehåll m.m.
6 § Förmedlingsdatabasen ska ha till ändamål att
1. förmedla meddelanden,
2. ge den information som behövs för förmedlingen, och
3. ge automatiserad service.
7 § Förmedlingsdatabasen får innehålla
1. register över fysiska och juridiska personer som ansökt om att anslutas till förmedlingsfunktionen (förmedlingsregistret),
2. handlingar om anslutning till och administration av funktionen, och
3. meddelanden som befordras genom funktionen.
Förmedlingsregistret får också innehålla uppgifter som behövs för att Skatteverket ska kunna ge automatiserad service och att enskilda som är anslutna till funktionen ska kunna aktivera och använda funktioner för avisering och hantering av meddelanden.
8 § Registret över anslutna fysiska och juridiska personer får innehålla namn, personnummer, firma, organisationsnummer, uppgifter om behörighet, dag för anslutning, uppgifter om adress för att befordra och för att avisera meddelanden samt de uppgifter i övrigt som är nödvändiga för att befordra och göra meddelanden tillgängliga och ge automatiserad service.
9 § I registret över dem som är anslutna till förmedlingsfunktionen får Skatteverket och anslutna myndigheter inte göra sammanställningar som innehåller uppgifter om flera anslutna personer.
Elektronisk åtkomst
10 § En myndighet som är ansluten till förmedlingsfunktionen ska ha direktåtkomst till uppgift om att en enskild är ansluten till funktionen. Andra uppgifter i förmedlingsregistret och handlingar rörande anslutning till och administration av funktionen får lämnas ut till myndighet på medium för automatiserad behandling.
11 § Ett meddelande som ska befordras genom förmedlingsfunktionen och adressatens namn, elektroniska adress och andra uppgifter som krävs för förmedlingen får lämnas ut till förmedlingsorganet i elektronisk form.
Förmedlingsorganet ska lämna ut befordrade meddelanden i elektronisk form till adressaten.
Rensning och gallring
12 § Ett meddelande som lämnats för befordran ska rensas bort från förmedlingsdatabasen så snart meddelandet har lämnats till adressaten eller det har klarlagts att meddelandet inte kan förmedlas till denne.
Uppgifter och meddelanden som finns i en funktion som Skatteverket tillhandahåller som en service åt en enskild ska rensas bort när denna service inte längre används.
13 § Uppgifter i förmedlingsdatabasen om förmedling av ett meddelande ska gallras senast två månader efter det att förmedlingen ägt rum eller meddelandet rensats bort.
Inre sekretess
14 § Den som arbetar hos Skatteverket får ta del av, lämna ut eller annars använda sig av uppgifter, handlingar eller meddelanden i förmedlingsdatabasen endast om det är nödvändigt för att utföra en arbetsuppgift inom förmedlingsfunktionen.
15 § Den som arbetar hos en ansluten myndighet får bereda sig tillgång till eller använda en uppgift i förmedlingsregistret endast om det är nödvändigt för att expediera ett meddelande.
Säkerhetsåtgärder
16 § Skatteverket ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda förmedlingen av meddelanden och i övrigt utforma funktionerna på ett enhetligt sätt.
Avgifter
17 § Skatteverket fastställer avgifter för användningen av förmedlingsfunktionen.
Normgivningsbemyndigande
18 § Skatteverket får meddela föreskrifter om elektronisk expediering av meddelanden och anknytande stöd i funktionen för elektronisk förmedling av meddelanden.
Denna förordning träder i kraft den 1 september 2010.
Internationella e-förvaltningsprojekt
STORK
Det storskaliga paneuropeiska projektet STORK (Secure Identity
Across Borders Linked) syftar till att etablera en europeisk samverkansplattform för elektronisk identifiering som gör det möjligt att använda nationella elektroniska legitimationer för identifiering i ett annat europeiskt land. För närvarande bedrivas flera pilotverksamheter som bygger på de principer som har utvecklats i STORKprojektet. Sverige genom Skatteverket deltar i ett pilotprojekt som ska göra det möjligt för privatpersoner att delge adressändringar mellan medlemsstaterna.
Projektslut: Maj 2011 Svensk medverkan: Arvid Welin, Skatteverket Webbplats: www.eid-stork.eu
PEPPOL
Visionen med projektet PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) är att alla företag inom EU ska kunna kommunicera elektroniskt med alla EU-institutioner för hela inköpsprocessen. Syftet med projektet är att etablera en paneuropeisk pilotlösning som i samverkan med existerande nationella system stödjer en samverkande offentlig elektronisk hantering av hela inköpsprocessen i EU.
Projektslut: November 2011 Svensk medverkan: Sören Pedersen, Ekonomistyrningsverket Webbplats: www.peppol.eu
SPOCS
Projektet SPOCS (Simple Procedures Online for Cross-border
Services) är ett pilotprojekt som lanserats av EU-kommissionen i syfte att undanröja administrativa hinder som europeiska företag möter när de vill erbjuda sina tjänster i ett annat land. Projektet kommer att genomföras i olika faser. Utveckling av allmänna specifikationer och lösningar för e-tjänster, så som teknisk och semantisk interoperabilitet samt e-dokument, kommer att prioriteras.
Projektslut: Ej fastställt Svensk medverkan: Kalevi Pitkanen, Tillväxtverket Webbplats: www.eu-spocs.eu
eJustice
E-juridikprojektet är ett arbete för att på europeisk nivå utveckla användningen av informations- och kommunikationsteknik inom juridiken, framför allt genom att skapa en europeisk e-juridikportal på Internet. Syftet med arbetet är att förbättra medborgarnas tillgång till rättsväsendet genom att göra det enklare att söka information samt rationalisera och förenkla rättsliga förfaranden. Planerna är att portalen ska publiceras under det första halvåret av 2010.
Projektslut: 2013 Svensk medverkan: Henrik Olin, Justitiedepartementet Webbplats: Saknas
EESSI
Det övergripande målet med projektet EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) är att effektivisera samordningen av social- och arbetslöshetsförsäkringarna så att den fria rörligheten för arbetstagare underlättas till nytta både för den enskilde och för arbetsgivare. Projektet sätter upp en paneuropeisk infrastruktur för elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter på socialförsäkrings- och arbetsmarknadsområdet. Infrastrukturen ska vara färdig under 2011. Från och med den 1 maj 2012 ska allt
informationsutbyte ske elektroniskt. Den nationella delen av den gemensamma infrastrukturen, den s.k. kontaktpunkten, sätts i Sverige upp av Försäkringskassan. Övriga svenska myndigheter/organisationer som berörs är Pensionsmyndigheten, Arbetsförmedlingen, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen och arbetslöshetskassorna.
Projektslut:
December 2010/April 2012
Svensk medverkan: Roger Nylander, Försäkringskassan Webbplats: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/7189