Till statsrådet Anna-Karin Hatt

Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 bemyndigade regeringen statsrådet Mats Odell att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Delegationen fick den 25 mars 2010 ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) med uppdrag om vidareutnyttjande av offentlig information och riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier.

Generaldirektören Mats Sjöstrand förordnades att vara ordförande i Delegationen för e-förvaltning (Fi 2009:01) från och med den 26 mars 2009. Längst bak i detta missiv finns en förteckning över delegationens övriga ledamöter samt experter. Mats Sjöstrand entledigades den 1 augusti 2011, och generaldirektören Annika Bränström förordnades samma dag till delegationens nya ordförande.

Fr.o.m. den 1 maj 2009 anställdes Maximilian Amormet¹ som kommittésekreterare och entledigades den 8 augusti 2012. Marit Dozzi anställdes som kanslisekreterare fr.o.m. den 1 oktober 2009. Claes Thagemark anställdes som kanslichef fr.o.m. den 7 december samma år och entledigades den 1 april 2012. Som kommittésekreterare anställdes också Peter Krantz (2009-11-16 – 2011-11-24), Eva Sartorius (2010-01-01 – 2011-04-30), Lena Olofsson Warstrand (2010-02-01), Anneli Hagdahl (2010-03-01 – 2011-07-31), Johan Bålman (2010-03-08), Mårten Janerud (2010-08-16), Cecilia Bredenwall (2011-09-01, t.f. kanslichef fr.o.m. 2012-04-01), Björn Hagström (2011-11-01), Jan Sjösten (2012-01-01), Anna Pegelow (2012-05-01) samt Karolina Brogan (2012-10-01).

Delegationen har antagit namnet E-delegationen.

¹ Tidigare Dano Kostovski.

• Sida 6
•  Original

Delegationen överlämnade den 19 oktober 2009 sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats:

• Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20)
• Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62)
• Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg

(SOU 2011:27)

• Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67)
• Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18)

Delegationen överlämnar härmed sitt sjunde betänkande Så enkelt

som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster (SOU 2012:68).

Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven.

Stockholm i oktober 2012

Annika Bränström

Angeles Bermudez-Svankvist Anders Danielsson Leif Denneberg Dan Eliasson Christina Gellerbrant Hagberg Ingemar Hansson Lennart Jonasson Björn Jordell Bengt Kjellson Helena Lindberg Claes Ljungh Therese Mattsson Bengt Svenson Katrin Westling Palm Staffan Widlert

• Sida 7
•  Original

/Cecilia Bredenwall Johan Bålman

Marit Dozzi

Björn Hagström Mårten Janerud Anna Pegelow Jan Sjösten Lena Olofsson Warstrand

• Sida 8
•  Original

Förteckning över delegationens ledamöter och experter

Ordförande Förordnad

Generaldirektör Annika Bränström² 2011-08-01

Ledamöter

Generaldirektör Angeles Bermudez-Svankvist 2009-03-26 Generaldirektör Anders Danielsson 2012-04-23 Generaldirektör Leif Denneberg 2012-09-01 Generaldirektör Dan Eliasson 2009-09-01 Generaldirektör Christina Gellerbrant Hagberg 2011-03-03 Generaldirektör Ingemar Hansson 2010-04-20 Projektchef Lennart Jonasson 2012-01-01 Riksarkivarie Björn Jordell 2010-05-01 Generaldirektör Bengt Kjellson 2011-08-01 Generaldirektör Helena Lindberg 2009-03-26 Generaldirektör Claes Ljungh 2009-03-26 Generaltulldirektör Therese Mattsson 2011-08-15 Rikspolischef Bengt Svenson 2009-03-26 Generaldirektör Katrin Westling Palm 2010-04-20 Generaldirektör Staffan Widlert 2009-03-26

Experter

Ämnesråd Magnus Enzell 2009-04-14 Ämnessakkunnig Anneli Hagdahl 2011-08-01

Tidigare ledamöter och experter

Generaldirektör Mats Sjöstrand (ordf.) 2009-03-26 – 2011-07-31 Överdirektör Roland Höglund (expert)³2009-04-14 – 2010-12-31 Generaldirektör Stig Jönsson 2009-03-26 – 2011-04-30 Generaldirektör Adriana Lender 2009-03-26 – 2011-09-30 Riksarkivarie Tomas Lidman 2009-03-26 – 2010-04-30 Generaldirektör Christina Lugnet 2009-03-26 – 2012-08-09 Generaldirektör Mats Persson 2009-03-26 – 2012-08-31 Generaltulldirektör Karin Starrin 2009-03-26 – 2010-12-31 Verkställande direktör Håkan Sörman 2009-03-26 – 2011-12-31 Generaldirektör Kerstin Borg Wallin 2010-04-20 – 2011-03-02

² Annika Bränström har varit ledamot i delegationen sedan 2009-03-26, innan hon förordnades till ordförande. ³ Roland Höglund entledigades som expert fr.o.m. den 10 maj 2010 och anställdes samma dag som kommittésekreterare. Anställningen varade till och med den 31 december 2010.

• Sida 9
•  Original

Sammanfattning

Start av program för ökad samordning

Under perioden 2010–2012 har E-delegationen bedrivit ett antal förstudier till förvaltningsgemensamma tjänster, dvs. tjänster som nyttjas av flera offentliga aktörer. En viktig erfarenhet har varit att det behövs en fördjupad samordning för att ta fram gemensamma tjänster för att realisera nyttor och strategiska mål. Därför inrättar E-delegationen under hösten 2012 ett programråd och ett programkontor vars syfte är att samordna de tjänster som delegationen har tagit initiativ till. De projekt som till en början kommer ingå i programmet är Mina meddelanden, Min ärendeöversikt, Mina fullmakter, E-arkiv och e-diarium samt Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd).

Delegationen har identifierat nio viktiga samordningsområden som kommer att behandlas i programmet. Dessa är informationsarkitektur, rättsliga förutsättningar, informationssäkerhet, behovsdriven utveckling, nyttorealisering, förvaltning, återanvändning och erfarenhetsöverföring, kommunikation samt finansiering/resurser. Grundprincipen är att samordning ska ske endast i den utsträckning det är nödvändigt.

Gemensamma mål för det digitala mötet och infrastrukturen

För att få fram förvaltningsgemensamma tjänster som motsvarar privatpersoners och företags behov, behövs en gemensam bild av hur det digitala mötet mellan användarna och förvaltningen bör gå till och hur den bakomliggande infrastrukturen bör se ut. Ett utskott inom delegationen arbetar med att utveckla ett arkitekturramverk som ska ge tydligare riktlinjer för hur de förvaltningsgemensamma tjänsterna kan realiseras samt definiera och beskriva olika typer av digitala möten.

• Sida 12
•  Original

• Sida 13
•  Original

1. Delegationens uppdrag och arbete

1.1. Delegationens uppdrag

Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.¹ Delegationens uppdrag sträcker sig över en längre tid och ska slutredovisas den 31 december 2014. Delbetänkanden ska under mellantiden lämnas två gånger per år, 20 mars och 1 oktober.

Delegationen delredovisade sitt uppdrag för första gången i oktober 2009 i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med

e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838)

finns publicerad på delegationens webbplats. I mars 2010 redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som

möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20).

Den 25 mars 2010 fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32),

bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheter-

nas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier². I oktober 2010 lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så

enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) och i mars 2011 den fjärde

¹ www.edelegationen.se ² En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades den 30 december 2010.

• Sida 14
•  Original

delredovisningen, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt –

En bit på väg (SOU 2011:27). I oktober 2011 lämnades det femte

betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen

till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67). I mars 2012 överlämna-

des det sjätte betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som

möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18).

Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt

– förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster

(SOU 2012:68), innehåller delegationens sjunde delredovisning av uppdraget.

1.2. Delegationens arbete

Sedan det sjätte betänkandet (SOU 2012:18) har delegationen haft två delegationssammanträden och ett internatsammanträde/ workshop. Delegationens arbetsgrupp har haft fyra sammanträden, ett internatsammanträde och två heldagsworkshops. Arbetet fortsätter i de expertgrupper och utskott som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Expertgruppen för internationella frågor har upplösts p.g.a. låg aktivitet. Därför pågår ett arbete med att hitta nya former för uppdraget. Itstandardiseringsrådet är vilande i avvaktan på en omdaning av uppdraget. Standardiseringsinstitutet SIS har av delegationen fått uppdraget att genomföra en förstudie om hur ett framtida stöd kring it-standardisering kan se ut.

Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och it-standardisering.

Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och brukar normalt publicera utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats och sociala medier, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete.

Delegationen har lämnat synpunkter på 13 remisser från regeringen. Remissvaren finns publicerade på delegationens webbplats.

• Sida 15
•  Original

1.3. Nya arbetsformer

E-delegationens arbetsformer har förändrats på initiativ av delegationens ordförande.³ Det innebär ett större ansvar av delegationens ledamöter att leda processerna från initiativ till beslut. Utgångspunkterna är att skapa en stark koppling mellan delegationens vilja och det arbete som genomförs av delegationens arbetsgrupp, sekretariat, arbetsutskott och expertgrupper. Delegationen har därför tillsatt delegationsutskott (DU) för att omhänderta processerna.

Delegationsutskottens arbete

Delegationsutskotten är utsedda av E-delegationen. Ett urval av delegationens ledamöter, arbetsgruppen och sekretariatet medverkar i delegationsutskotten.

Delegationsutskotten ska fungera som övergripande beställare mellan E-delegationen och arbetsgruppen, genom att här fastlägga de uppdrag och strategiska principer som har tagits ställning till i E-delegationen, så att de kan omvandlas till utredningsuppdrag, projekt, vägledningar m.m.

Delegationsutskotten agerar som styrgrupper gentemot arbetsgruppen vad avser genomförande av beredningsuppdraget. Delegationsutskotten återför också frågeställningar som kräver ett delegationsbeslut.

Initialt har delegationen tillsatt fyra delegationsutskott som hanterar olika specifika områden, t.ex. frågor kring strategiska förstudier, koppling till digitala agendan, hantering av delegationens betänkanden och samverkan mellan statliga myndigheter och kommuner/landsting.

³ Protokollfört vid E-delegationens sammanträde den 10 oktober 2011.

• Sida 16
•  Original

• Sida 17
•  Original

2. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster

2.1. Bakgrund

Under perioden 2010–2012 har E-delegationen bedrivit ett antal förstudier kopplade till utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster. I samband med omhändertagandet av resultatet från dessa förstudier har ett behov av fördjupad samordning konstaterats för det fortsatta genomförandet. E-delegationen har därför beslutat att

• initiera ett uppdrag med syfte att definiera en bild för det digitala mötet och förvaltningsgemensamma tjänster,
• etablera ett program för samordning av den fortsatta utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster som initierats av E-delegationen.

2.2. Arbetet med att definiera en målbild för förvaltningsgemensamma tjänster

För att kunna ta ett samlat grepp för realiseringen av förvaltningsgemensamma tjänster har det identifierats ett ökat behov av samverkan. Detta förutsätter en strävan efter en harmonisering vid utformningen av det digitala mötet, de förvaltningsgemensamma tjänsterna och den bakomliggande infrastrukturen. Som en följd av detta har det även vuxit fram ett behov av att utveckla ett arkitekturramverk.

• Sida 18
•  Original

Syftet med uppdraget, baserat på privatpersoners och företags behov, är att

• skapa, kommunicera och förbättra de viktigaste kraven, principer och modeller som beskriver den förvaltningsgemensamma e-förvaltningens framtida målbild och
• möjliggöra utveckling.

I uppdraget ingår att utveckla ett arkitekturramverk som omfattar perspektiven verksamhet, information, applikation och teknik. Arkitekturramverket ska ge tydligare förutsättningar och riktlinjer för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster. Detta inkluderar att

• definiera och beskriva målbilder/referensmodeller för olika typer av digitala möten,
• etablera en målarkitektur för förvaltningsgemensamma tjänster,
• leverera helhetsbilder/arkitekturvyer för identifierade målgrupper,
• definiera och implementera arkitekturprinciper för förvaltningsgemensam utveckling och
• etablera en process för arkitektursamordning som stödjer ovan angivna punkter.

Förväntade effekter

Uppdragets leveranser kommer att leda till bättre kunskap om samverkan samt även kunna ge förslag på initiativ till förvaltningsgemensam utveckling. Resultatet av detta kommer sannolikt att medföra lägre utvecklings- och förvaltningskostnader, samt i förlängningen en enklare vardag för privatpersoner och företag.

2.3. Etablering av program för samordningen av E-delegationens förvaltningsgemensamma tjänster

Enligt E-delegationens direktiv (dir. 2009:19) ska delegationen ansvara för samordning av utveckling på myndighetsövergripande nivå.

• Sida 19
•  Original

E-delegationens strategiska mål är:

• Enklare vardag för privatpersoner och företag.
• Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet.
• Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.

För att nå dessa mål arbetar delegationen för att utveckla fler e-tjänster och funktioner som är förvaltningsgemensamma, dvs. tjänster som nyttjas av flera offentliga aktörer. Ambitionen är att offentlig förvaltning i ökad grad kan dra nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerat med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.

I samband med omhändertagandet av resultatet från några av de förstudier som E-delegationen bedrivit under 2010–2012 har ett behov av fördjupad samordning konstaterats för det fortsatta genomförandet. Delegationen har därför hösten 2012 beslutat att starta ett program för utveckling av förvaltningsgemensamma tjänster. Syftet med programmet är att samordna och kvalitetssäkra förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser, för att realisera nyttor och strategiska mål som inte kan realiseras var för sig.

För genomförandet av programmet har ett antal ledstjärnor definierats som vägledande:

• Koncernperspektivet
• Användarcentrerad utveckling
• Samordning ska ske kring beslutade samordningsområden med stöd av den gemensamma utvecklingsprocessen
• Leverans- och resultatfokuserat genomförande
• Fokus på nyttan
• Tjänstebaserad utveckling
• Säkert genomförande, som kännetecknas av hög informationssäkerhet

De utvecklingsinsatser som för närvarande ingår i programmet är;

Mina meddelanden, Min ärendeöversikt, E-arkiv och e-diarium (eARD), Effektiv informationsförsörjning samt Mina fullmakter med

de ingående delarna Fullmaktsnod, Ställföreträdartjänst och

Visningstjänst.

Om behov av ytterligare samordning finns kan även andra utvecklingsinsatser komma att inkorporeras i programmet i framtiden.

• Sida 20
•  Original

Programmet för förvaltningsgemensamma tjänster har främst tre beståndsdelar; en programorganisation, en gemensam utvecklingsprocess och definierade områden för samordning.

De samordningsområden som identifierats är:

• Arkitektur
• Rättsliga förutsättningar
• Informationssäkerhet
• Behovsdriven utveckling
• Nyttorealisering
• Förvaltning
• Återanvändning och erfarenhetsöverföring
• Kommunikation
• Finansiering/Resurser

Genom den gemensamma utvecklingsprocessen ställs det inför milstolpar krav på resultat som ska vara framtagna inom respektive samordningsområde. Programmet gör löpande avstämningar med de ingående utvecklingsinsatserna och tillhandahåller stöd inom samordningsområdena för att ta fram och kvalitetsgranska resultaten.

Den gemensamma utvecklingsprocessen beskriver de olika stegen i utvecklingen och vilka resultat som ska vara framme för att man ska kunna fatta beslut om att gå vidare till nästa steg. Kopplat till processen kommer ett fåtal mallar och checklistor för samverkansområdena att tas fram.

Programmet och utvecklingsprocessen fokuserar på resultaten kopplade till de identifierade samordningsområdena. Ambitionen är att bara samordna i den utsträckning det är nödvändigt för att säkerställa kvaliteten och att processen kan komma vidare. De färdledande myndigheterna bedriver i övrigt utvecklingsinsatserna framåt med hjälp av sina processer och modeller.

Figur 2.1 Skiss över den gemensamma utvecklingsprocessen

• Sida 21
•  Original

Programorganisationen är framtagen för att i stor utsträckning spegla den befintliga strukturen för E-delegationen. Programmets samordning och genomförande består av tre beslutsnivåer:

• Koncernnivå (E-delegationen + delegationsutskott)

E-delegationen har det övergripande ansvaret för genomförandet av programmet för förvaltningsgemensamma tjänster. På uppdrag av delegationen beslutar delegationsutskottet om programmets genomförande och leverans av de förvaltningsgemensamma tjänsterna.

• Programnivå (Arbetsgruppen, Programråd och programkontoret)

Programrådet koordinerar och samordnar genomförandet av ingående projekt med stöd av programkontoret.

• Projektnivå

Varje ingående projekt leds av en färdledande myndighet.

Figur 2.2 Programorganisation

• Sida 22
•  Original

2.3.1. Utvecklingsinsatser som ingår i programmet

Nedan följer en kort beskrivning av pågående utveckling i E-delegationens regi. En närmare beskrivning av utvecklingsinsatserna och presenterade förstudier finns på delegationens webbplats och i förra betänkandet (SOU 2012:18).

Mina meddelanden ⁴

Mina meddelanden är en tjänst som förmedlar säkra elektroniska

meddelanden mellan aktörer i offentlig sektor, privatpersoner och företag. Myndighetsmeddelanden lämnas till en säker brevlåda och tipsar mottagaren via e-post eller sms att denne kan med hjälp av e-legitimation logga in i brevlådan och läsa meddelandet. Skatteverket är färdledande myndighet. Genomförande och införande pågår.

Min ärendeöversikt

Syftet med Min ärendeöversikt är att privatpersoner och företag ska få en samlad överblick över sina ärenden med offentlig sektor och se vilken status ärendena har.

Förstudien levererades av Transportsstyrelsen i maj 2012. Ett fördjupat utredningsarbete pågår kring möjlig återanvändning av lösning för Mina meddelanden. Skatteverket är färdledande myndighet.

Mina fullmakter

Mina fullmakter är en tjänst som ska göra det enklare för privat-

personer att få en översikt över sina utfärdade fullmakter, att skapa nya fullmakter och att se vilka fullmakter som utfärdats av andra. Förstudien presenterades i maj 2012 och det fortsatta arbetet omfattar nu tre delar:

• Fullmaktsnod försäkring (färdledare Pensionsmyndigheten)

Genomförande pågår.

• Visningstjänst för fullmakter (färdledare Bolagsverket)

Förslag till förstudie finns.

⁴ http://minameddelanden.se

• Sida 23
•  Original

• Ställföreträdartjänst (färdledare Pensionsmyndigheten)

Förstudie är under uppstart.

Effektiv informationsförsörjning

Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd) syftar till att

effektivisera processen för handläggning av ekonomiskt bistånd genom att med hjälp av nya bas- och e-tjänster effektivisera informationsutbytet mellan kommuner och statliga myndigheter. Färdledande myndighet är Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Förstudien presenterades i maj 2012. Förslag till genomförande utarbetas under hösten.

E-arkiv och e-diarium

I enlighet med förslaget i den tidigare förstudien E-arkiv och e-diarium startades projektet E-arkiv och e-diarium (eARD). Syftet med projektet är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer inom området e-diarium och e-arkiv, vilka kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. Riksarkivet är färdledande myndighet.

2.3.2. Övriga utvecklingsinsatser utanför programmet

Effektiv IT-drift

E-delegationen gav Försäkringskassan i uppdrag att leda en förstudie med syfte att identifiera och beskriva möjligheterna till effektivisering av myndigheternas it-drift. I detta arbete ingick även att göra en omvärldsbevakning samt att beskriva hur olika alternativa lösningar kan utformas.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och en rad statliga myndigheter har medverkat i förstudien.

Förstudierapporten presenterades för E-delegationen i juni 2012. Under hösten inleds ett fördjupat analysarbete av rapporten, därefter tar delegationen ställning till fortsatt utveckling.

Det är i dagsläget oklart huruvida Effektiv it-drift kommer att ingå i programmet för förvaltningsgemensamma tjänster.

• Sida 24
•  Original

2.4. Interoperabilitet

Delegationens arbetsutskott för nationellt interoperabilitetsramverk ska i ett antal delprojekt ta fram grunden för ett nationellt interoperabilitetsramverk (NIF) och en strategi för hur ramverket ska införas i offentlig sektor. Ramverkets syfte är att förenkla informationsutbyte mellan offentliga organisationer samt mellan offentliga organisationer och externa aktörer. Utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter och att myndigheterna i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer. Huvudinriktningen för arbetet är att definiera ramarna för den tekniska och semantiska interoperabiliteten och att bistå i andra initiativ kring den rättsliga och organisatoriska interoperabiliteten.

Delegationen deltar inom EU-kommissionens ISA-program⁵med syfte att bevaka den europeiska utvecklingen av ramverket för interoperabilitet och att säkerställa att det nationella ramverket för interoperabilitet ligger i linje med pågående EU-arbete.

Arbetet med semantisk interoperabilitet⁶ har påbörjats där en grupp med representanter från utvecklingsmyndigheter, kommuner, Riksarkivet, m.fl. deltar i arbetet, vilket ger en bred representation för offentlig sektor som kan hantera frågor kring grunddata. I arbetet ska samverkan bl.a. ske med projekten inom plan- och byggprocessen⁷ och minskat och förenklat uppgiftslämnande⁸.

Inom området teknisk interoperabilitet finns idag olika tekniska plattformar för säker meddelandeförmedling i drift.⁹ För att få mer enhetliga gränssnitt med öppna standarder som underlättar samverkan inom och mellan privat och offentlig sektor planeras vissa anpassningar som syftar till ökad interoperabilitet mellan dessa plattformar. Arbetsutskottet ska även samverka med projektet Effektiv informationsförsörjning (ekonomisk bistånd) för att säkerställa att bastjänsterna utvecklas i enlighet med vägledningen för automatiserad samverkan.

⁵ Interoperability Solutions for European Public Administrations, http://ec.europa.eu/isa/index_en.htm. ⁶ Semantisk interoperabilitet är förmågan att utväxla information mellan datorsystem på ett sådant sätt att mottagande system utan manuell intervention kan tolka informationens innebörd. Detta förutsätter en för sändare och mottagare gemensam referensmodell över kunskapsområdet. ⁷ Se Boverkets rapport (2012:2) Harmonisering av kommunernas planarbete i digitalmiljö (Regeringsuppdrag). ⁸ Se beskrivning av uppdraget i avsnitt 3.3.4, Uppgiftslämnarutredningen. ⁹ RIV – Regelverk för Interoperabilitet inom Vård och omsorg, SHS – Spridnings- och HämtningsSystem samt PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

• Sida 25
•  Original

En första version av en tjänstekatalog finns i produktion där myndigheterna har påbörjat publicering av maskinella tjänster. En översyn av katalogens innehåll och struktur pågår.

En uppdaterad version av Vägledning för automatiserad samverkan har påbörjats och planen är en leverans i slutet av 2012.

Deluppdraget Strategin för införande av NIF har till uppgift att se till att arbetet ligger i linje med den nya version av European Interoperability Strategy (EIS), som är under framtagande av EU:s ISA-program. I framtagandet av strategi för införande sker samverkan med delegationens samtliga uppdrag och arbetet med den kommande e-förvaltningsstrategin som lanseras av Näringsdepartementet i höst. Samverkan planeras även med Vinnova och deras uppdrag kring öppnadata.se-portalen¹⁰.

2.5. God informationssäkerhet en del av den svenska e-förvaltningen

God informationssäkerhet är en nödvändig förutsättning för en effektiv och förtroendeingivande e-förvaltning. Den svenska e-förvaltningen bygger på samverkanslösningar mellan offentliga och privata aktörer. De statliga myndigheterna är skyldiga att bedriva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete men detta har varit svårt att omsätta i de samarbetsprojekt som bedrivs inom e-förvaltningsområdet. E-delegationen ser därför behovet av ett förbättrat stöd för att informationssäkerhet i projekt där flera aktörer samverkar ska kunna skapas och upprätthållas. Bland annat krävs en gemensam grund i form av säkerhetskultur, metoder och regler. Den ökade integrationen och koncentrationen av it-lösningar ger också en ny riskbild som måste hanteras gemensamt för att samhällets funktionalitet ska kunna upprätthållas.

E-delegationen inrättar därför ett nytt arbetsutskott för att utveckla det gemensamma informationssäkerhetsarbetet. Tyngdpunkten ska ligga på ledning, styrning och analys. Detta kommer att på sikt leda till dels en gemensam säkerhetsinfrastruktur, dels en större effektivitet i projekten som genomförs.

¹⁰ Regeringsbeslut N2012/3599/ITP (2012-07-26), Uppdrag att utveckla och vidareutveckla den tekniska plattformen öppnadata.se – en portal för innovation.

• Sida 26
•  Original

• Sida 27
•  Original

3. Delegationens aktiviteter

3.1. Kommunikationsaktiviteter

3.1.1. Delegationens kommunikationsstrategi

Delegationen har sedan 2010 en kommunikationsstrategi som ses över varje år och vid behov revideras. De uppsatta kommunikationsmålen ligger fast. Dessa är att

• öka kunskapen om e-förvaltning och delegationens arbete,
• stimulera till dialog och erfarenhetsutbyte om e-förvaltning,
• driva på utvecklingen av e-förvaltningen och
• stimulera till en positiv attityd till e-förvaltning.

Målen ska stödja och stärka arbetet med att driva på och samordna e-utvecklingen inom offentlig sektor och stödja de övergripande målen för e-förvaltning.

Under 2012 har delegationen kommit in i en operativ fas där flera gemensamma projekt och tjänster börjar realiseras. Delegationen har tagit fram en rad vägledningar som behöver stöd och verktyg för att få spridning och användning i offentlig sektor. Delegationen har också börjat blicka framåt och se över olika förslag kring hur samordningen av vissa viktiga områden kan ske efter att delegationens uppdrag har upphört den 31 december 2014. En viktig del i kommunikationsarbetet blir därför att

• öka kunskapen om de gemensamma tjänsterna och vilka konsekvenserna blir för offentlig sektor och användare,
• diskutera och förankra förslag om hur samordning bör ske i framtiden och
• verka för att vägledningarna används.

• Sida 28
•  Original

3.1.2. Seminarier, mässor och workshops

Delegationen deltar i mässor som främst vänder sig till målgruppen chefer och verksamhetsutvecklare inom offentlig sektor. Under 2012 har delegationen planerat och deltagit i konferensen Offentliga rummet i Uppsala. Delegationen deltar också vid E-förvaltningsdagarna, Internetdagarna och Sundsvall 42 samt vid olika internationella konferenser.

Tillsammans med olika samarbetspartners arrangerar delegationen olika seminarier och workshops i frågor som bedöms som angelägna. Några av de samverkanspartners delegationen arbetar med är Näringsdepartementet, SKL, Vinnova, Krus, Digidel2013, forskarnätverket inom e-government och de utvecklingsansvariga myndigheterna. Delegationen har under 2012 bland annat haft kostnadsfria seminarier om hur man involverar användarna i utvecklingen av tjänster, nyttorealisering, webbutveckling och öppna data.

Delegationen håller också i ett antal nätverk som träffas regelbundet.

3.1.3. Webb och sociala medier

Delegationens webbplats, www.edelegationen.se, är en kommunikationsplattform för att sprida kunskap och goda exempel. Förutom webbplatsen använder delegationen sociala medier som stärker dialog och påverkan.

Under 2011–2012 har delegationens sekretariat genomfört behovsanalyser och användartester för att utveckla en webbplats som bättre motsvarar användarnas behov. De behov som kom fram i djupintervjuer med användare är följande:

• Få en kartbild över svensk e-förvaltning (vad gör andra: kommuner, landsting och myndigheter, privat näringsliv).
• Veta mer om E-delegationens uppdrag.
• Veta mer om pågående projekt, och hur dessa kan påverka egen verksamhet.
• Få mötesinformation (kalendariet, handlingar, webbsändningar).
• Få stöd i att gallra i informationsflödet.
• Omvärldsbevakning av information som är viktig på nationell och EU-nivå (regler nationellt och på EU-nivå, nationella och regionala projekt, standarder).

• Sida 29
•  Original

• Erfarenhetsutbyte (många har regionala nätverk, men efterfrågar utbyte med andra organisationer och branscher och mer fokuserade frågeställningar).
• Dialog.
• Verktyg och stöd i argumentation i sina organisationer (checklistor m.m., som går att använda i praktiken).

Delegationen har inte de resurser som krävs för att kunna driva en e-förvaltningsportal som många efterfrågar, men inom ramen för befintlig webbplats har vissa förbättringar gjorts. Dessa är att

• förtydliga E-delegationens uppdrag (möta förväntningar och tydliggöra vad delegationen ska göra – och inte göra),
• utöka information om pågående projekt,
• bidra till en effektivare omvärldsbevakning,
• göra tydliga ämnesindelningar som underlättar för besökaren att hitta det han eller hon söker,
• förbättra möjligheterna till dialog och erfarenhetsutbyte (integrering av sociala medier, webbsändningar).

Delegationens vägledningar har använts som stöd i utvecklingen av webbplatsen och låtit användare vara delaktiga. Den nya webbplatsen beräknas bli klar i början av oktober 2012.

Parallellt med arbetet att vidareutveckla edelegationen.se lanserar delegationen tre olika fördjupningswebbar, webbriktlinjer.se,

behovsdrivenutveckling.se och nyttorealisering.se, som bygger på

några av delegationens vägledningar. Syftet med dessa fördjupningswebbar är att kunna gå djupare in i ett ämne, på ett effektivare sätt integrera en vägledning med erfarenhetsutbyte (sociala medier) och få en omvärldsbevakning inom området. Webbarna ska också på ett enkelt sätt kunna föras över till en annan organisation när delegationens uppdrag upphör vid årsskiftet 2014/2015.

Samtidigt har sekretariatet beslutat att lägga ner E-delegationens erfarenhetsforum edelegationen.ning.com. Forumet har funnits i två år och syftet har varit att stimulera till dialog för den som arbetar med verksamhetsutveckling inom offentlig sektor. Diskussionerna har dock varit få och forumet har inte fått önskvärd effekt. Däremot pågår många aktiva diskussioner inom andra sociala medier. Den erfarenhet som dragits utifrån detta är att ”det är bättre att vara där användarna är” och istället använda etablerade och aktiva grupper och nätverk inom sociala medier. Delegationen

• Sida 30
•  Original

har två facebookgrupper för behovsdriven utveckling och webbutveckling samt en LinkedIn-grupp om nyttorealisering.

3.2. Uppföljning av myndigheternas arbete

E-delegationen ska enligt uppdraget följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Sekretariatets arbete med uppföljning består främst av följande:

1. Sverige deltar i den EU Benchmarking som årligen utförs. Underlaget till EU Benchmarking har under 2012 varit under översyn och ett reviderat upplägg presenterades hos kommissionen i juni 2012. Syftet med den reviderade uppföljningen är att bättre ligga i linje med The eGovernment Action Plan 2011–2015. Den reviderade EU Benchmarking har ett utpräglat livshändelseperspektiv och genomförs dels genom ”user survey” (enkät till privatpersoner och företag), dels genom s.k. ”mystery shoppers”, vilka agerar i livshändelseprocesserna för att verifiera och utvärdera dem. De livshändelser som är utvalda för 2012 års uppföljning är Losing and Finding a Job, Business Start-Ups and

Early Trading Operations, samt Studying.

Sekretariatet har deltagit i utformningen av den reviderade metoden för EU Benchmarking och kommer under hösten/ vintern vid behov att facilitera den praktiska uppföljningen. Resultatet kommer att presenteras i början av 2013.

2. E-delegationen skickar årligen ut en enkät till Sveriges myndigheter för att med olika indikatorer följa upp myndigheternas e-förvaltning och utveckling av e-förvaltning. Under 2011 gjordes denna uppföljning i samarbete med SKL men i år riktar sig enkäten endast till myndigheter. Enkäten för 2012 kommer att genomföras under hösten och resultatet tillsammans med en analys presenteras under våren 2013.

3.2.1. Strategiska e-förvaltningsprojekt

I delegationens uppdrag ingår att identifiera och koordinera strategiska e-förvaltningsprojekt som uppfyller de förvaltningspolitiska

• Sida 31
•  Original

målen, dvs. initiativ som ger en samlad nytta för förvaltningen och som är gemensamma för myndigheter, landsting och kommuner.

I en kartläggning genomförd av E-delegationens sekretariat identifierades ett 30-tal sådana projekt och initiativ vilka finns listade på delegationens webbplats.

Under tidigare år har nätverksträffar genomförts där det primära syftet har varit att skapa en plattform för erfarenhetsutbyte. Dessa aktiviteter kommer att återupptas under 2013.

3.3. Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag

3.3.1. Digitaliseringskommissionen

I juni 2012 tillsatte regeringen en Digitaliseringskommission (N 2012:04

).¹¹

Kommissionens uppdrag är att följa upp och analysera utvecklingen mot det it-politiska målet, Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Kommissionen ska

• utforma ett förslag till handlingsplan för genomförande av uppdraget att verka för det it-politiska målet,
• analysera utvecklingen i förhållande till det it-politiska målet,
• visa på digitaliseringens möjligheter, kommunicera den digitala agendan och dess innehåll,
• vara administrativt ansvarig för de s.k. signatärerna till den digitala agendan, och
• samverka med olika aktörer i samhället för en ökad digitalisering.

Kommissionen ska redovisa ett förslag till handlingsplan senast den 1 december 2012 och uppdraget avslutas den 31 december 2015.

Eftersom E-delegationen ansvarar för områden som ingår i den digitala agendan, kommer Digitaliseringskommissionens och delegationens arbete ha många beröringspunkter. Ett nära samarbete är därför en förutsättning och underlättas av att de två utredningarnas kanslier sitter i samma lokaler.

¹¹ Dir. 2012:61, Digitaliseringskommissionen – en kommission för den digitala agendan.

• Sida 32
•  Original

3.3.2. Innovationsrådet

Innovationsrådet (S 2011:06) ska stödja och stimulera innovations-

och förändringsarbete i offentlig verksamhet.¹² Rådet vill öka kunskapen om vad som främjar innovation och kvalitet i offentlig verksamhet, få igång processer som gör att fler offentliga aktörer arbetar utifrån nytta, behov och särskilda förutsättningar och föreslå en ordning och framåtriktad kraft som kan bära ett systematiskt innovationsarbete i offentlig verksamhet. Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag senast den 1 juni 2013.

De områden som rådet arbetar inom, bland annat nyttor, utvecklingsarbete av kundprocesser och kartläggningar, berör främst utvecklingsansvariga myndigheters men även delegationens arbetsområden.

3.3.3. Informationshanteringsutredningen

Informationshanteringsutredningen (Ju 2011:11) ska bl.a. se över den

s.k. registerlagstiftningen i syfte att skapa rättsliga förutsättningar för en mer effektiv e-förvaltning, där såväl den enskildes rätt till personlig integritet som allmänhetens berättigade anspråk på insyn i den offentliga verksamheten tillgodoses.¹³ Utredaren ska bl.a.

• överväga om definitionen av begreppet ”allmän handling” i tryckfrihetsförordningen (TF) är lämpligt utformad när det gäller sådana uppgifter som en myndighet har tillgång till genom s.k. direktåtkomst hos en annan myndighet eller genom liknande former av elektroniskt utlämnande,
• överväga om det finns skäl att i registerförfattningar bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande,
• göra en översiktlig inventering av registerförfattningarna och närmare analysera hur dessa fungerar inom tre olika verksamhetsområden,
• med beaktande av utvecklingen inom EU och Europarådet utarbeta en generell modell för reglering av registerfrågor och, med modellen som mall, lämna konkreta förslag till registerförfattningar inom de tre verksamhetsområdena och

¹² Dir. 2011:42, Ett nationellt råd för innovation och kvalitet i offentlig verksamhet. ¹³ Dir. 2011:86, Integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning.

• Sida 33
•  Original

• överväga vilka typer av allmänna handlingar inom de tre verksamhetsområdena som den eller de aktuella myndigheterna ska ha skyldighet att lämna ut elektroniskt och lämna de förslag som dessa överväganden föranleder.

I delbetänkandet som ska lämnas i december 2012 ska eventuella förslag lämnas om ändringar i tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar och om åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande bör behållas i registerförfattningar eller inte. Att problematiken som rör dessa båda frågor får sin lösning har ansetts angeläget från ett e-förvaltningsperspektiv.

Utredningen ska samråda såväl med E-delegationen som med utvecklingsmyndigheterna. Det är viktigt att de mest relevanta juridiska hindren för utvecklingen av e-förvaltning tas upp och hanteras i utredningen.

Utredningen ska slutredovisa sitt uppdrag senast den 1 december 2014.

3.3.4. Uppgiftslämnarutredningen

Regeringen tillsatte i april 2012 en utredning, Uppgiftslämnar-

utredningen (N 2012:01), som ska utreda och föreslå lösningar som

leder till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.¹⁴Syftet med utredningen är att företagen som regel bara ska behöva lämna uppgifter till statliga myndigheter en gång och till ett ställe. Uppgiften ska i första hand efterfrågas mellan myndigheterna. På så sätt minskar företagens administration samtidigt som kvaliteten på informationen och samverkan mellan myndigheterna ökar. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrifter.

Delegationen har i tidigare betänkanden framfört behovet av att privatpersoner och företag bara ska behöva lämna en uppgift en gång. E-delegationen är representerad med en expert i utredningen. Ett delbetänkande med ett utkast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe ska lämnas senast den 1 mars 2013. Ett slutligt förslag ska vara klart senast den 29 november 2013.

¹⁴ Dir. 2012:35, Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.

• Sida 34
•  Original

Uppdrag till myndigheter om minskat uppgiftslämnande för företag

I nuvarande regeringsuppdrag har 13 myndigheter med Bolagsverket som koordinator kartlagt företags uppgiftslämnande till följd av lag, förordning eller föreskrift.¹⁵ Totalt omfattas 1 164 uppgiftskrav och sammanlagt över 94 miljoner ärenden hos medverkande myndigheter.

Kartläggningen ger en samlad kunskap om hur företags uppgiftslämnande ser ut och sätter fokus på arbetet med förenkling. Framförallt har kartläggningen bidragit till ökad kunskap om den potential som finns att återanvända uppgifter inom och mellan myndigheter istället för att begära in dem från företagen. Särskild potential finns för grundläggande uppgifter, som i huvudsak används för att identifiera och kontakta företag. Utöver det som görs redan idag kan ytterligare 30 av 38 kartlagda uppgifter återanvändas mellan myndigheterna.

I det förlängda regeringsuppdraget¹⁶ fortsätter det myndighetsgemensamma arbetet för att ta vara på värdet av insamlat material, hitta gemensamma lösningar och realisera förbättringar. Dessutom startar ett gemensamt arbete mellan Skatteverket, Statistiska centralbyrån och Bolagsverket kring återanvändning av grundläggande uppgifter. Det kan ligga till grund för kommande satsningar inom områdena ekonomisk information och offentlig upphandling, med målet mot ett fortsatt förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag.

Utmaningen är att undanröja de olika hinder som finns för återanvändning av uppgifter mellan myndigheter. Kring detta eftersträvas ett nära samarbete med Uppgiftslämnarutredningen.

3.3.5. Statens servicecenter17

Den 1 juni 2012 startade Statens Servicecenter, som har i uppdrag att utforma och tillhandahålla tjänster inom området administrativt stöd till statliga myndigheter. Syftet är att uppnå sänkta kostnader med bibehållen eller ökad kvalitet för staten som helhet. Myndig-

¹⁵ Regeringsbeslut N2011/5884/ENT (2011-10-20), Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. ¹⁶ Regeringsbeslut N2012/311/ENT (delvis) (2012-05-24), Begäran om förlängd tid för redovisning av uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. ¹⁷ www.statenssc.se

• Sida 35
•  Original

hetens tjänsteutbud ska inledningsvis omfatta ekonomiadministrativa tjänster, lön och lönerelaterade tjänster samt e-handelstjänster.

Produktionen bygger på verksamhet från Skatteverket och Försäkringskassan. Statens servicecenters kundmyndigheter är Skatteverket, Försäkringskassan, Lantmäteriet, Kronofogdemyndigheten, Pensionsmyndigheten, Rekryteringsmyndigheten samt Svenska ESF-rådet.

Fokus inför starten av myndigheten var att säkerställa att produktionen fungerade och att få kundgränssnitt på plats. Vidare har myndigheten bl.a. fokuserat på att

• etablera den nya tjänsten e-handel som alla myndigheter med mer än 50 anställda ska ha infört till utgången av 2013. Arbetet under 2012 är att definiera tjänsten s innehåll, genomföra pilotprojekt tillsammans med Lantmäteriet samt sätta upp ett helt nytt produktionssystem,
• fr.o.m. den 1 oktober 2012 ta över verksamheten Administrativ

Service från Kammarkollegiet vilket innebär att kundnära verksamhet kommer att finnas i Stockholm. Med kundnära verksamhet avses konsulter för specialtjänster, leverans av fullservicekoncept och resurser kopplade till kundanslutning och kundansvar,

• fr.o.m. den 1 december 2012 ta över ekonomiadministrationen från Försäkringskassan i Östersund.

Statens Servicecenter kommer framöver att arbeta för ökad tillväxt av kunder likväl som krav på ökad effektivitet. Anslutningen av kundmyndigheter ska ske successivt och i första hand baseras på frivillighet. Inledningsvis har ca 12 procent av alla statligt anställda anslutits till servicecentret, och målet är att nå ca 25 procent inom samtliga tjänsteområden t.o.m. 2015. Det kommer att ställa krav på ett effektivt anslutningsarbete.

3.3.6. Utvecklingsmyndigheter

Skatteverket, Bolagsverket, Transportstyrelsen och Lantmäteriet är av regeringen utsedda att vara utvecklingsmyndigheter med syfte att samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och

• Sida 36
•  Original

målgruppsområden.¹⁸ Beslutet att utse utvecklingsmyndigheter har sitt ursprung i E-delegationens förslag i sitt första betänkande (SOU 2009:86, s. 59). E-delegationen har utvecklat en samverkan mellan dessa.

Utvecklingsmyndigheterna redovisar sitt arbete för regeringen den 1 februari varje år.

Nedan redovisas det hittills genomförda arbetet från respektive utvecklingsmyndighet.

Skatteverket – Utvecklingsområde privatpersoner

Genom dialog med deltagare från den offentliga förvaltningen och privata aktörer (t.ex. intresseorganisationer, it-leverantörer och banker) har Skatteverket kunnat ringa in initiativ som kan skapa förutsättningar för att förenkla privatpersoners vardag i kontakt med det offentliga.

Sju processområden har identifierats;

• familj,
• efterlevande,
• till arbete,
• studerande,
• nyanlända,
• boende och
• pensionärer.

Skatteverket har valt att fördjupa sig i efterlevandeprocessen och kring detta skapat en samverkan mellan privatpersoner och andra myndigheter. Ett annat fördjupningsområde är att analysera barnfamiljers behov vilket genomförs tillsammans med SKL och Försäkringskassan. Under hösten sker dialog med Migrationsverket och Arbetsförmedlingen angående nyanlända och till arbete.

Innovationsrådet och Skatteverket samverkar i arbetet med att kartlägga vilka livshändelser som skapar komplexa kontakter mellan privatpersoner och det offentliga. Syftet är att få bättre kunskap om när privatpersoner upplever att det är svårt att vara i kontakt med den offentliga sektorn.

¹⁸ Regeringsbeslut N2011/1368/ITP (2011-03-03), Uppdrag att samordna och främja myndigheternas arbete med e-förvaltning.

• Sida 37
•  Original

Lantmäteriet – Utvecklingsområde Geografisk information

Lantmäteriet fokuserar kring tre områden inom ramen för utvecklingsuppdraget;

• bygga och utveckla fastigheter,
• köpa, äga och sälja fastigheter samt
• söka, hitta och använda geografisk information och fastighetsinformation.

Nedan beskrivs några initiativ som lyfts fram ur ovan fokusområden och som är utvalda då de särskilt tar hänsyn till användarens perspektiv och där Lantmäteriet kan verka för att utveckling kommer till stånd.

Bygga och utveckla fastigheter

Detta initiativ utgår från processen Planering-Fastighetsbildning-Bygglov-Byggande och detta sker inom och i samarbete mellan olika utvecklingsprogram hos Lantmäteriet, SKL och Boverket

Inom detta arbete pågår framförallt aktiviteter kring hantering av grundläggande information och utbyte av information mellan de olika aktörerna som är involverade. På kommunsidan planeras även ett standardiseringsarbete kring bygglovhantering, vilket är en viktig pusselbit vid hanteringen av information.

Köpa, äga och sälja fastigheter

Inom området köpa, äga och sälja fastigheter pågår ett arbete på Lantmäteriet att införa en digital process för fastighetsinskrivning, lagfart och inteckning. Detta arbete sker i samverkan med bland annat banker och fastighetsmäklare och syftar till att effektivisera fastighetsöverlåtelser och belåning vid just ägandeskifte av fastigheter. I nästa steg involveras även Skatteverket med syftet att förbättringar processerna ytterligare inom detta område.

Söka, hitta och använda geografisk information

Aktiviteterna inom detta område utgår från Lantmäteriets samordningsuppdrag för Geodata och här hanteras även frågor kring öppna/fria data.

• Sida 38
•  Original

Bolagsverket

Som utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom området företag och företagande ska Bolagsverket identifiera målgruppernas och intressenternas behov av myndighetsövergripande e-tjänster samt samordna och skapa en arena för att identifiera behov och hitta lösningar. Detta sammanställs i en handlingsplan.

För att genomföra uppdraget har Bolagsverket tillsatt en avdelning för e-tjänster och e-samverkan. Inom avdelningen finns en koordineringsfunktion med uppgift att identifiera och kommunicera pågående samt planerade insatser på myndighetsnivå och myndighetsgemensam nivå.

Metodiken för Bolagsverket är att utgå från företags livscykel och nyttja ett antal redan påbörjade aktiviteter inom till exempel myndighetssamarbetet Starta & driva företag.

I myndighetssamarbetet som benämns ”Starta och driva företag” ingår idag Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullen och Tillväxtverket. I samarbetet har det tagits fram flera produkter och e-tjänster; exempelvis företagarsajten verksamt.se, starta företag-dagen och starta företagbroschyren.

Arbetet med att identifiera myndighetsövergripande processer, nödvändiga aktörer samt de myndighetsövergripande e-tjänster som det finns behov av är dock av en löpande och ständigt pågående natur. Vilket medför att arbetet måste fortsätta över lång tid, troligen längre än vad uppdrag som Utvecklingsmyndighet sträcker sig.

Transportstyrelsen

Under första halvåret 2012 har uppstart och etablering/initiering av referensgrupper inom respektive område skett. Grupperna är sammansatta med avsikt att representera ”sin” kundkategori (fordonsägare eller förare/körkortsinnehavare/-tagare) och föra fram synpunkter/förslag på vad som kan göras för att förenkla fordonsägandet eller körkortsinnehavet/körkortstagandet, med fokus på e-lösningar. Tanken är också att kunna använda grupperna i samband med förstudier, remissförfarande, test/verifieringar av e-lösningar etc. Initiala seminarier i har genomförts.

• Sida 39
•  Original

Under innevarande år har, i samarbete med Skatteverket, det första elektroniska meddelandet tagits fram inom ramen för Mina meddelanden-konceptet i form av ”meddelande om körförbud”.

3.3.7. E-legitimationsnämnden

E-legitimationsnämnden har till uppgift att samordna området elektronisk identifiering och signering för offentlig sektor. I detta ingår också att säkerställa att offentlig sektor har tillgång till tjänster för elektronisk identifiering och elektroniska underskrifter som kan användas i förvaltningens e-tjänster. Offentlig sektor har tidigare varit försörjda med tjänster inom området via gemensamma statliga ramavtal. Det senast gällande ramavtalet upphörde den 30 juni 2012, så för närvarande finns ingen gemensam försörjning på området. Det har också konstaterats att det inte längre är möjligt att via ramavtal försörja offentlig sektor med tjänster för elektronisk identifiering.

E-legitimationsnämnden arbetar i nära samarbete med flera aktörer inom offentlig sektor och utfärdare av e-legitimationer. Syftet är att bygga vidare på de befintliga tjänsterna för elektronisk identifiering och underskrifter, anpassa dem mot upphandlingslagstiftningen och åstadkomma förbättrade möjligheter med standardiserade gränssnitt. Nämndens arbete är en vidareutveckling av de förslag som lämnades i betänkandet från Utredningen om bildande av en e-legitimationsnämnd (SOU 2010:104). Grunden för de förslag som lämnades av utredningen innebär att en ny lag måste träda i kraft innan en ny försörjningslösning på området kan realiseras.

Omställningen för utfärdare av e-legitimationer och tillhandahållare av e-tjänster till det vidareutvecklade systemet för elektronisk identifiering och underskrifter är en viktig faktor att beakta när det gäller övergång från nuvarande system till ett vidareutvecklat system. Avrop på det tidigare ramavtalet kan som längst gälla till 2016.

3.3.8. Nationell eHälsa

Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Det är viktigt med en tät

• Sida 40
•  Original

dialog mellan delegationen och olika företrädare för eHälsoarbetet. Delegationen har regelbundna kontakter med de delar inom SKL och därtill associerade organisationer som genomför eHälsoarbete. En representant för eHälsoarbetet vid SKL kommer att permanent knytas till ett av delegationens utskott.

Mer information om nationell eHälsa finns på www.nationellehalsa.se.

3.3.9. Strategi för eSamhället

I syftet att stödja kommuners och landstings utveckling av e-förvaltning har SKL tagit fram en Strategi för eSamhället.

Center för eSamhället (CeSam) är ett programkontor inom SKL som syftar till innovation och verksamhetsutveckling som tar stöd av it. Arbetet drivs i nära samarbete med SKL:s övriga verksamhetsdelar inom följande programområden: eHälsa, skola, näringsliv och arbete, samhällsbyggnad, transporter och miljö, kultur och fritid, demokrati och delaktighet samt gemensamma tjänster och funktioner.

Målen är att skapa enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.

CeSam arbetar tillsammans med medlemmarna och i samverkan med stat, näringsliv och organisationer för att identifiera gemensamma behov av it-stöd och e-tjänster, ta fram generiska processbeskrivningar och specifikationer samt ger i uppdrag till SKL Kommentus Inköpscentral att genomföra upphandlingar som sedan kan avropas av medlemmarna.

CeSam arbetar också med att skapa grundläggande strukturella förutsättningar för utvecklingen genom lagstiftning, informationsstruktur, infrastruktur och informationssäkerhet.

Delegationen arbetar i nära samarbete med CeSam kring bland annat nedanstående initiativ.

• E-arkiv
• E-handel (elektronisk handel i offentlig sektor, STFI)
• Mina fullmakter (E-delegationen)
• Mina sidor (E-delegationen)
• Min ärendeöversikt (E-delegationen)
• Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd)
• Nationellt interoperabilitetsramverk (NIF)
• Öppen data

• Sida 41
•  Original

3.3.10. Öppnadata.se – en portal för innovation

Regeringen har fattat beslut om att utveckla en teknisk plattform för förmedling av öppna data.¹⁹ Syftet är att ge enkel och ändamålsenlig tillgång till öppna offentliga data och därmed underlätta så att entreprenörer kan förädla informationen till produkter och tjänster, och bidra till att öka transparensen i offentlig sektor.

Vinnova får uppdraget att under 2012 utveckla en teknisk plattform för förmedling av data som tillgängliggjorts för vidareutnyttjande samt under 2013 och 2014 vidareutveckla plattformen.

3.3.11. Regeringens e-förvaltningsstrategi – It i välfärdens tjänst

Regeringskansliet bereder, under ledning av it- och energiminister Anna-Karin Hatt och baserat på E-delegationens första betänkande (SOU 2009:86), en nationell strategi för e-förvaltning under projektnamnet It i välfärdens tjänst.

Enligt planen ska ett regeringsbeslut fattas om strategin under hösten 2012. Strategin ska utrycka regeringens vision, mål och initiativ för hur myndigheterna, genom att använda it, ska kunna arbeta öppnare, enklare och effektivare. Strategin kommer att innehålla avsnitt om mål och vision, gemensamma principer, initiativ och genomförande.

3.4. Delegationens vägledningar

3.4.1. Nya och uppdaterade vägledningar

Nedan följer en kort beskrivning av genomfört och pågående arbete med aktuella vägledningar. En närmare beskrivning av vägledningarna finns på delegationens webbplats och i förra betänkandet (SOU 2012:18).

¹⁹ Regeringsbeslut N2012/3599/ITP (2012-07-26), Uppdrag att utveckla och vidareutveckla den tekniska plattformen öppnadata.se – en portal för innovation.

• Sida 42
•  Original

Vägledning för webbutveckling

Vägledningen för webbutveckling finns publicerad på webbplatsen www.webbriktlinjer.se, som har skapats för att förvalta och föra ut vägledningen.

Vägledningen har fått ett gott mottagande och de som uppmärksammat den använder den i stor utsträckning. Under hösten kommer ett arbete påbörjas med att marknadsföra den. Målet är att alla som arbetar med webbplatser inom offentlig sektor känner till och använder vägledningen i sitt arbete.

Ett samarbete med Post- och telestyrelsen (PTS) har inletts med syfte att få privat sektor att använda vägledningen. Detta är ett uppdrag PTS har och E-delegationen ser att ökad medvetenhet i frågan också leder till bättre webbplatser inom offentlig sektor.

Vägledning för återanvändning av information

Ett förslag till vägledning har varit ute för synpunkter, som delvis har riktats till de myndigheter som deltar i E-delegationens arbete. Det är också helt öppet för vem som helst att lämna synpunkter på vägledningen.²⁰

Mot bakgrund av de synpunkter som inkommit behöver vägledningen struktureras om och i viss mån även skrivas om. Arbetet fortsätter under hösten.

Vägledning kring Elektroniska original, kopior och avskrifter

E-delegationen har tagit fram en vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter. Syftet med vägledningen är att beskriva och förklara olika typer av elektroniska handlingar som blivit vanliga i myndigheters elektroniska tjänster. Det bidrar till en samordnad begreppsapparat, vilket är angeläget.

För att e-förvaltningen ska kunna utvecklas och förenkla vardagen för enskilda är det viktigt att myndigheterna kan inhämta information i elektronisk form så enkelt som möjligt och så tidigt som möjligt, och även lämna den i samma form. En förutsättning är att informationsutbytet är tillåtet och lämpligt från ett integritetsskyddsperspektiv.

²⁰ http://feedback.edelegationen.se/vlpsi/

• Sida 43
•  Original

Informationsinhämtandet mellan myndigheter sker ofta elektroniskt och utvecklingen går mot ökad samverkan. Det är dock lika viktigt att enskilda, dvs. företag och privatpersoner, kan lämna information i elektronisk form till myndigheter i större utsträckning än idag. För detta behövs en samordnad begreppsapparat när det gäller olika slag av elektroniska handlingar.

Samordningen av begreppsapparaten är avgörande för förvaltningens möjligheter att skapa enkla sammansatta tjänster, t.ex. från ett livshändelseperspektiv, där företag eller privatpersoner ska kunna lämna in elektroniska bilagor vid ett tillfälle och via en kanal. Vägledningen syftar till en sådan samordning.

3.4.2. Koncernstöd

I augusti 2011 bildades ett koncernstöd för nyttorealisering med syfte att stödja och underlätta användningen av E-delegationens vägledning i nyttorealisering. Vägledningen beslutades av E-delegationen under sommaren 2011.

Syftet med koncernstödet har varit att göra praktik av den framtagna vägledningen i nyttorealisering, erbjuda hjälp för myndigheter, landsting och kommuner att tolka och anpassa innehållet i vägledningen till sin situation och organisation samt att driva på förändringsarbetet genom bl.a. informationsinsatser.

En ambition har också varit att lära tillsammans och att sprida erfarenheter mellan myndigheter.

Tre huvudtjänster har erbjudits:

• Genomförande av mognadsanalyser avseende nyttorealiseringskonceptet hos olika myndigheter och organisationer. Mognadsanalyserna syftar till att kartlägga myndigheternas nuläge och ambitionsnivå för nyttorealiseringsarbetet. Koncernstödet lämnar förslag på aktiviteter för implementering och anpassning av konceptet i respektive organisation.
• Information för att sprida kunskap inom området hos olika aktörer och intressenter. Syftet är dels att skapa förståelse för nyttorealisering som koncept, dels att skapa ett gemensamt språkbruk och plattform för aktörer att kunna kommunicera med en gemensam begreppsapparat.

• Sida 44
•  Original

• Bollplank och kvalitetsgranskningar för både pågående förstudier inom E-delegationen och för andra myndigheter och organisationer som önskar praktiskt stöd inom området.

17 statliga myndigheter/organisationer, kommuner och landsting har använt koncernstödets tjänster under de drygt 12 verksamma månaderna, varav 7 har genomfört mognadsanalyser.

Utvärdering av koncernstödet visar på att stödet har varit uppskattat och att det haft viss bidragande effekt i nyttorealiseringsarbetet på myndigheterna. Här följer några slutsatser från koncernstödets första verksamhetsår:

• Nyttorealisering är något som spänner över många områden i verksamheten och det finns ett stort behov av att sätta nyttorealisering i relation till annat i verksamheten. Nyttorealisering kan ses som en ”röd tråd” i verksamhetsstyrningen och koncernstödet har diskuterat frågor som portfölj- och projektstyrning, verksamhetsuppföljning, målstyrning och utveckling i stort.
• De flesta myndigheter har ungefär samma frågeställningar och samma typ av problem, även om de kommit lite olika långt med att hantera frågorna.
• Det finns en stor kunskapsbank på myndigheterna och koncernstödets ambition att förmedla kontakter, erfarenheter och goda exempel har varit mycket uppskattat.
• En tillämpning av nyttorealiseringskonceptet kräver relativt stora förändringar i både ”mind set” och befintliga processer och strukturer på myndigheterna. Man inser att den önskade förändringen kommer att få ta tid och även att det saknas en del incitament ”uppifrån”.

Koncernstödet planerar att fortsätta sin verksamhet inom nyttorealisering.

Det finns också planer på en utökad koncernstödsverksamhet. Det finns behov av ett motsvarande koncernstöd även för andra framtagna vägledningar, t.ex. Vägledning för behovsdriven utveckling. Det finns också behov av ett aktivt stöd till de projekt som ingår i E-delegationens program för förvaltningsgemensamma tjänster.

• Sida 45
•  Original

3.5. It-standardiseringsarbetet och internationella frågor

3.5.1. It-standardisering

Delegationens engagemang avseende it-standardisering är för närvarande vilande i avvaktan på en omdaning av uppdraget. E-delegationen har gett SIS i uppdrag att genomföra en förstudie om hur ett framtida stöd kring it-standardisering kan se ut.

3.5.2. Internationella frågor

Delegationens sekretariat avser att hitta nya former för det internationella uppdraget. Inom detta ryms bland annat hantering av studiebesök och resor samt hantering av e-förvaltningsinitiativ på EU-nivå.

Under sommaren har delegationens sekretariat tagit emot ett studiebesök av en delegation från Vietnam. Sekretariatet har under hösten medverkat i en e-förvaltningskonferens i Norge, Brønnøysundregistrene²¹. Delegationens ordförande har blivit inbjuden att delta i en e-förvaltningskonferens i Sydkorea.

3.6. Framtiden för e-förvaltning utreds

E-delegationen är ingen permanent myndighet och enligt direktivet ska delegationen upphöra vid utgången av 2014 (dir. 2009:19). Det anges också att delegationen senast den 20 mars 2014 ska lämna förslag till hur arbetet kan föras vidare i ett längre perspektiv. Frågan hur arbetet ska föras vidare bör enligt delegationen väckas tidigt så att diskussion och förankring får den tid som behövs. Samtidigt är det viktigt att ett förslag hinner tas fram och beredas i god tid så att det inte uppstår ett vakuum när delegationen upphör.

Delegationen avser att återkomma med förslag till hur dessa frågor lämpligen bör tas om hand i kommande betänkanden.

²¹ http://www.brreg.no/

• Sida 46
•  Original

• Sida 47
•  Original