Till statsrådet Anna-Karin Hatt

Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 bemyndigade regeringen statsrådet Mats Odell att tillkalla en delegation med högst femton ledamöter med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19).

Generaldirektören Mats Sjöstrand förordnades att vara ordförande i Delegationen för e-förvaltning (Fi 2009:01) från och med den 26 mars 2009. Som ledamöter i delegationen förordnades från och med samma dag generaldirektörerna Angeles Bermudez-Svankvist, Annika Bränström, Stig Jönsson, Adriana Lender, Helena Lindberg, Claes Ljungh, Christina Lugnet, Mats Persson, Karin Starrin och Staffan Widlert samt riksarkivarien Tomas Lidman, rikspolischefen Bengt Svenson och verkställande direktören Håkan Sörman. Generaldirektören Dan Eliasson förordnades som ledamot i delegationen från och med den 1 september 2009. Delegationen utökades med tre ledamöter från och med den 20 april 2010, då generaldirektörerna Kerstin Borg Wallin, Ingemar Hansson samt Katrin Westling Palm förordnades till nya ledamöter. Tomas Lidman entledigades den 30 april 2010 och efterträddes från och med den 1 maj 2010 av den nya riksarkivarien Björn Jordell. Karin Starrin entledigades den 1 januari 2011. Kerstin Borg Wallin entledigades den 3 mars 2011, och efterträddes samma dag av generaldirektör Christina Gellerbrant Hagberg.

Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Som experter i delegationen förordnades från och med den 14 april 2009 kanslirådet Magnus Enzell och överdirektören Roland Höglund.

Som kanslichef anställdes från och med den 7 december 2009 Claes Thagemark. Som kommittésekreterare anställdes från och med den 1 maj 2009 Dano Costouvsqi, från och med den

• Sida 5
•  Original

16 november 2009 Peter Krantz, från och med den 1 januari 2010 Eva Sartorius, från och med den 1 februari 2010 Lena Olofsson, från och med den 1 mars 2010 Anneli Hagdahl, från och med den 8 mars 2010 Johan Bålman och från och med den 16 augusti 2010 Mårten Janerud. Delegationens expert Roland Höglund entledigades den 10 maj 2010 och anställdes samma dag som kommittésekreterare. Denna anställning var tidsbegränsad till och med den 31 december 2010. Som kanslisekreterare anställdes från och med den 1 oktober 2009 Marit Dozzi.

Delegationen överlämnade den 19 oktober 2009 sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Den 22 mars 2010 överlämnades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20).

Delegationen fick den 25 mars 2010 två tilläggsuppdrag (dir. 2010:32). Det ena uppdraget är att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar (PSI-direktivet). Det andra uppdraget är att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier. En första version av riktlinjerna togs fram den 30 december 2010.

Delegationen överlämnade den 1 oktober 2010 sitt tredje betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62).

Delegationen överlämnar härmed sitt fjärde betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27).

• Sida 6
•  Original

Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven.

Stockholm i mars 2011

Mats Sjöstrand

Angeles Bermudez-Svankvist Annika Bränström

Dan Eliasson Christina Gellerbrant Hagberg

Ingemar Hansson Björn Jordell

Stig Jönsson Adriana Lender

Helena Lindberg Claes Ljungh

Christina Lugnet Mats Persson

Bengt Svenson Håkan Sörman

Katrin Westling Palm Staffan Widlert

/Claes Thagemark Johan Bålman Dano Costouvsqi Marit Dozzi Anneli Hagdahl

Mårten Janerud Peter Krantz Lena Olofsson Eva Sartorius

• Sida 7
•  Original

• Sida 8
•  Original

Sammanfattning

Förslag och bedömningar kring delegationens prioriterade e-förvaltningsprojekt

Fem förvaltningsgemensamma e-förvaltningsprojekt prioriterades av delegationen under 2010. Fyra förstudier har tagits fram och det femte projektet, Minskat uppgiftslämnande, avvaktar beslut från regeringen. Delegationen har beslutat om den fortsatta hanteringen av de fyra projekten enligt följande.

E-arkiv och e-diarium

I förstudien E-arkiv och e-diarium har förutsättningarna för att skapa gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för myndigheter utretts. Resultatet visar att bara en femtedel av myndigheterna har infört e-arkiv. Enligt förstudien skulle det underlätta för många myndigheter att kunna ansluta sig till eller samverka kring gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium.

Delegationen föreslår att regeringen

a) ger Riksarkivet i uppdrag att leda arbetet med att stegvis införa

gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter,

b) ger Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för

vidareutveckling och förvaltning av de förvaltningsgemensamma specifikationer som utarbetas inom delegationen och som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna, och

c) tillsätter en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra

arkivmyndigheters roll kring e-arkiv och e-diarium.

Delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvalt-

• Sida 13
•  Original

ningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting.

Mina sidor för privatpersoner

I en förstudie har analyserats vilka behov som finns av en central Mina sidor för privatpersoner. Slutsatsen är att målgrupper som har flera pågående ärenden med flera offentliga organisationer, till exempel arbetssökande, långtidssjukskrivna och småbarnsföräldrar, har störst behov av att samla ärendena på en plats. En central Mina sidor kan även innehålla funktioner för att ta emot meddelanden, lämna e-fullmakter och få övergripande information, allt genom en säker inloggning.

Delegationen avser att ta fram en plan för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster för privatpersoner så att de kan ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter utifrån prioriterade behov.

E-tjänst över näringsidkare

Enligt förstudien E-tjänst över näringsidkare finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör behörighetskontroller av företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer.

Delegationen bedömer att det fortsatta arbetet med att ta fram en sådan gemensam tjänst, bör drivas av samverkansgruppen Starta och Driva företag.¹

¹ Starta och Driva företag är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullverket och Tillväxtverket. Verksamt.se ingår som en del i det gemensamma samarbetet.

• Sida 14
•  Original

Förvaltningsgemensam tjänstekatalog

En prototyp över en förvaltningsgemensam tjänstekatalog har tagits fram. Tjänstekatalogen är tänkt att samla elektroniska tjänster från myndigheter, kommuner och landsting. Syftet är att underlätta för utvecklare att ta fram nya tjänster för privatpersoner, företag och offentlig sektor.

Delegationen bedömer att Jordbruksverket, som har lett arbetet med att ta fram prototypen, bör går vidare med att skapa en förvaltningsgemensam tjänstekatalog som i ett första skede vänder sig till myndigheter, kommuner och landsting.

Nya prioriterade e-förvaltningsprojekt under 2011

Delegationen prioriterar ett nytt förvaltningsgemensamt projekt under 2011. Det handlar om att underlätta informationsutbyte mellan myndigheter, kommuner och landsting för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag.

Effektivare informationsförsörjning

I projektet ska utredas hur informationsförsörjningen inom förvaltningen kan effektiviseras. Delegationen har valt att studera transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd. Idag inhämtas en stor del av information som krävs för att handlägga biståndet via telefon, brev, blanketter, formulär och e-post. Handläggningstiden är lång och risken för fel är stor. Projektet kommer att undersöka hur informationsutbytet kan effektiviseras med utgångspunkt från två möjliga vägval: antingen via nuvarande decentraliserade modell eller via en centraliserad modell. Centrala studiestödsnämnden (CSN) leder projektet som avslutas i slutet av 2011.

Ytterligare förstudieprojekt är under beredning och kommer att startas under året. Dessa kommer att redovisas i nästa betänkande.

Vägledningar

Delegationen har tagit fram flera vägledningar jämte riktlinjer för sociala medier som har till syfte att stödja utveckling av och

• Sida 15
•  Original

samverkan inom e-förvaltningen. Delegationen arbetar för närvarande med att ta fram och utveckla följande vägledningar:

• Vägledning för webbutveckling, som bland annat beskriver hur webbplatser och interaktiva gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt.
• Vägledning för automatiserad samverkan, hur man får till ett enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte.
• Vägledning för behovsanalys, hur man går till väga för att utveckla tjänster som möter användarnas behov.
• Vägledning för nyttorealisering, exempel på verktyg som kan användas i verksamhetsutveckling för att realisera nyttor.
• Vägledning för vidareutnyttjande av offentliga handlingar.

Dessutom pågår ett terminologiarbete inom delegationen med att ta fram gemensamma definitioner av termer som används i e-förvaltningsarbetet.

• Sida 16
•  Original

1. Delegationens uppdrag och arbete

1.1. Delegationens uppdrag

Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.² Delegationens uppdrag sträcker sig över en längre tid och ska slutredovisas den 31 december 2014. Delbetänkanden ska under mellantiden lämnas två gånger per år, 20 mars och 1 oktober.

Delegationen delredovisade sitt uppdrag för första gången i oktober 2009 i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838) finns publicerad på delegationens webbplats. I mars 2010 redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). Den 25 mars 2010 fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32), bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier³. I oktober 2010 lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62).

² www.edelegationen.se ³ En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades den 30 december 2010.

• Sida 17
•  Original

Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27), innehåller delegationens fjärde delredovisning av uppdraget.

1.2. Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag

1.2.1. Digital agenda för Sverige

Arbetet med att formulera en Digital agenda för Sverige har satt igång. Målet att Sverige ska utvecklas till världens mest framgångsrika digitala samhälle ställer stora krav på att företag och myndigheter liksom det civila samhället sluter upp. En Digital agenda för Sverige är inte bara regeringens, utan hela Sveriges, angelägenhet enligt IT- och regionminister Anna-Karin Hatt. IT- och regionministern har under våren 2011 bjudit in organisationer, myndigheter och företag till sju tematiska rundabordssamtal för att gemensamt fylla den Digitala agendan med konkret innehåll. Delegationen har deltagit vid några av dessa samtal för att förmedla delegationens syn i olika frågor.

Den Digitala agendan förväntas färdigställas under 2011. I vilken mån agendan innebär förändrad inriktning eller förändrade förutsättningar för delegationens arbete återstår att se. Delegationen följer arbetet med den Digitala agendan och har en kontinuerlig dialog med främst Näringsdepartementet.

1.2.2. Utvecklingsansvariga myndigheter

Delegationen lämnade i sitt betänkande SOU 2009:86 förslag om att regeringen skulle inrätta så kallade utvecklingsansvariga myndigheter med syfte att bl. a. samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden.

Regeringen beslutade 3 mars 2011 att uppdra åt fyra myndigheter att särskilt utgå ifrån människors och företags vardagssituationer när de planerar sina kommande e-tjänster. För att på bästa sätt tjäna användarna, vare sig det är privatpersoner eller företag, är det avgörande att e-tjänsterna planeras utifrån deras behov snarare än förvaltningens organisation.

• Sida 18
•  Original

De myndigheter som fått särskilda uppdrag är

• Skatteverket, som ansvarar för att utveckla området privat-personer,
• Bolagsverket, som ansvarar för företag och företagare,
• Transportstyrelsen, som ansvarar för fordon och förare, och
• Lantmäteriet som ansvarar för området geografisk information och fastighetsinformation.

Delegationen kommer i sitt fortsatta arbete utveckla samverkan med utvecklingsansvariga myndigheter för att på bästa sätt genom koordinering undvika dubbelarbete och överlappningar samt ta till vara synergieffekter vid utveckling av e-tjänster.

1.2.3. Grön IT

IT för en grönare förvaltning – agenda för IT för miljön 2010−2015 riktar sig i första hand till de myndigheter som lyder under förordningen (2009:07) om miljöledning i statliga myndigheter. Det övergripande målet för agendan är att miljöanpassad IT ska användas för att minska statlig miljöbelastning.

Hela förvaltningen bör i sitt arbete beakta målen för de tre insatsområdena som är:

1. Andelen anskaffningar med miljökrav på IT-området bör öka.

2. Energianvändningen i IT-verksamheten bör minska.

3. Andelen resfria möten bör öka.

Delegationen kommer i sitt arbeta att främja en utveckling där offentlig sektor ska föregå med gott exempel. En sådan aktivitet är att påverka myndigheter att begära in uppgifter elektroniskt i stället för på papper. I vissa fall hindras en sådan utveckling av registerförfattningar. Delegationen har vid ett flertal tillfällen föreslagit regeringen att en översyn av registerförfattningarna ska göras, varvid även miljöfaktorn kan vägas in.

1.2.4. Nationell eHälsa

Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Det är härvid viktigt med en

• Sida 19
•  Original

tät dialog mellan delegationen och olika företrädare för e-hälsoarbetet. Delegationen har regelbundna kontakter med Socialdepartementet och med de delar inom SKL som är aktiva i e-hälsoarbetet.

1.2.5. Strategi för eSamhället

Kommuner, landsting och regioner tillsammans står för cirka 70 procent av medborgarkontakterna i offentlig sektor och åtta av tio företagare har kontakter med kommunen. Utvecklingen av e-samhället är något som i allra högsta grad påverkar och påverkas av kommunal sektor.

Genom e-förvaltning bidrar kommunal sektor till e-samhället. Det är få kommuner, landsting och regioner som själva har kompetens eller resurser att driva den angelägna verksamhetsutveckling som e-förvaltning innebär och skapa lösningar för e-tjänster. Skillnaderna i olika förutsättningar kan överbryggas med gemensam kraftsamling och ökad kommunal samverkan.

I syfte att stödja kommunal sektors utveckling av e-förvaltning har SKL tagit fram ett förslag till Strategi för eSamhället som förväntas beslutas under första halvåret 2011. Strategin pekar ut gemensamma mål och insatsområden för det arbete som behöver göras gemensamt inom sektorn oavsett verksamhetsområde.

Delegationen kommer att i nära samverkan med SKL verka för en samlad utveckling av e-tjänster där målet är att framtagna tjänster ska vara behovsstyrda och samverka oavsett var i förvaltningen tjänsterna utvecklas.

1.3. Delegationens arbete

Sedan det tredje betänkandet (SOU 2010:62) har delegationen haft ett delegationssammanträde och en heldagsworkshop med ledamöterna om målbilden. Delegationens arbetsgrupp har haft fyra sammanträden varav ett internatsammanträde. Arbetet fortsätter i de expertgrupper som är tillsatta och i de arbetsutskott inom arbetsgruppen som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Vidare har öppna möten hållits

• Sida 20
•  Original

med näringsliv och andra organisationer som är intressenter i e-förvaltningsfrågor.

Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering.

Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats, wiki⁴ och erfarenhetsforum⁵, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete.

Delegationen har svarat på sju remisser. Remissvaren finns publicerade på delegationens webbplats.

⁴ http://wiki.edelegationen.se ⁵ edelegationen.ning.com

• Sida 21
•  Original

• Sida 22
•  Original

2. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden

I detta avsnitt redovisas delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden.

2.1. Förslag avseende e-arkiv och e-diarium

2.1.1. Gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium

Delegationens förslag: Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag

att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster⁶ för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter.

Skälen för delegationens förslag: En god e-förvaltning känne-

tecknas av att den är kostnadseffektiv, att handlingar som möjliggör rätten till insyn hanteras väl, samt att myndigheternas dokumentation skapar ett säkert rättsligt underlag för beslut och åtgärder. Arkiveringen av myndigheternas dokumentation syftar inte enbart till ett långsiktigt bevarande. Informationen är en resurs som ska kunna återanvändas av olika intressenter både på kort och lång sikt.

I förstudien E-arkiv och e-diarium⁷ konstateras att endast en femtedel av myndigheterna har infört någon form av e-arkiv. De system som redan har implementerats uppfyller visserligen många av de krav som måste ställas, men systemen är inte kompatibla. Det

⁶ I förstudierapporten E-arkiv och e-diarium används begreppet gemensamma verksamhetsstöd. I detta betänkande används i stället begreppet gemensamma tjänster. ⁷ http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22306

• Sida 23
•  Original

är inte möjligt att utan anpassningar överföra information till en annan myndighets eller arkivmyndighets e-arkiv. Det gör att informationsutbytet mellan myndigheterna blir en komplicerad process.

Om varje myndighet utvecklar eller upphandlar egna lösningar innebär det onödigt höga kostnader. Att införa e-arkiv hos en enda myndighet har beräknats till 10–15 miljoner kronor och betydligt mer för myndigheter med större arkivbehov. Kostnaderna för utveckling, införande, drift och förvaltning bedöms minska 10–30 procent jämfört med att myndigheterna skapar egna lösningar. Det kommer att krävas resurser för myndigheter eller kontrakterade leverantörer som ska utveckla de gemensamma verksamhetsstöden för att investera i en säker teknisk infrastruktur, drift och förvaltning. Bedömningen görs dock att det finns goda förutsättningar för att på sikt göra besparingar som vida överstiger de initiala kostnaderna.

Förstudien har gjort bedömningen att det skulle underlätta för många myndigheter om det fanns en möjlighet att ansluta sig till eller samverka kring driften av tjänstebaserade gemensamma lösningar för e-arkiv. Resurserna som frigörs skulle istället kunna användas för kärnverksamheten. Det skulle också kunna leda till en tydlig samhälls- och verksamhetsnytta, bl.a. i form av en effektivare intern och extern informationsförsörjning. Inom myndigheten handlar det om att skapa en sammanhängande informationsförvaltning och att frigöra verksamhetssystemen från information som inte längre är frekvent efterfrågad av den egna verksamheten. Utåt handlar det om att göra myndighetens information mer tillgänglig för andra myndigheter och övriga intressenter. Ett liknande resonemang förs när det gäller gemensamma tjänster för e-diarium.

Delegationen föreslår att Riksarkivet ska få i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium inom för statliga myndigheter. Det behöver inte innebära att Riksarkivet ska utveckla och ansvara för driften av gemensamma tjänster. Det kan vara en annan myndighet, kluster av myndigheter eller en kontrakterad leverantör. Även Riksarkivets e-arkiv dit handlingarna efter en tid ska överlämnas skulle kunna driftas av någon annan. Riksarkivets ansvar handlar i första hand om att aktivt verka för att den elektroniska informationen ska kunna utbytas mellan myndigheter med minsta möjliga åtgärder även i ett längre tidsperspektiv. Samverkan kan ske med

• Sida 24
•  Original

kommuner och landsting då förstudien har konstaterat att förhållande i många avseenden är likartade inom hela förvaltningen.

För myndigheter som föredrar att bygga in funktioner för e-arkiv i sina verksamhetssystem bör detta vara möjligt även fortsättningsvis. Dessa funktioner bör vara baserade på föreslagna förvaltningsgemensamma standards. Vidare bör myndigheter som redan har e-arkiv eller är i färd med att utveckla sådana system kunna ansluta sig till de gemensamma stöden i ett senare skede.

2.1.2. Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium

Delegationens förslag: Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag

att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium.

Skälen för delegationens förslag: Med förvaltningsgemensamma

specifikationer avses strukturerade beskrivningar av funktionella och tekniska krav som överensstämmer med ett behov som delas av hela eller delar av förvaltningen. Specifikationerna syftar till att säkerställa önskad funktion och interoperabilitet såväl inom förvaltningar som mellan förvaltningar, samt vid förvaltningarnas kontakter med medborgare och företag.

I förstudien E-arkiv och e-diarium⁸ konstateras att förvaltningsgemensamma specifikationer är en förutsättning för införande av gemensamma tjänstebaserade lösningar, samt att ett första steg därför bör tas genom utarbetande av sådana specifikationer. Specifikationerna bör utgå från befintliga krav och standarder. I arbetet bör eftersträvas att hitta en minsta gemensamma nämnare och framtagna specifikationer bör testas och kvalitetssäkras genom piloter.

De förvaltningsgemensamma specifikationerna behöver förvaltas och utvecklas fortlöpande. För detta behövs en förvaltningsorganisation. Riksarkivet har redan enligt sin instruktion ett särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och har även som uppgift att ge råd till kommunerna i arkivfrågor men ansvaret för de förvaltningsgemensamma specifikationerna är inte klarlagt. Det

⁸ http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22306

• Sida 25
•  Original

är också önskvärt att det finns en överensstämmelse mellan myndigheternas informationsförvaltning och vad som krävs för att automatiskt överlämna elektronisk information till arkivmyndigheterna. Vidareutveckling och förvaltning av de förvaltningsgemensamma specifikationerna bör ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting.

2.1.3. Arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium på kort sikt

Delegationens ställningstagande: Delegationen har för avsikt

att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting.

Skälen för delegationens ställningstagande: Ett första steg mot

gemensamma tjänster bör tas genom utarbetande av förvaltningsgemensamma specifikationer. Delegationen avser att tillsätta en projektgrupp för att driva arbetet. Delegationen delar även förstudiens mening att specifikationerna ska utgöras av en minsta gemensam nämnare och att specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet kommer att ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting. Innan specifikationerna fastställs ska ansvar och arbetssätt för fortsatt specifikationsarbete klarläggas.

2.1.4. Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium

Delegationens förslag: Regeringen ska tillsätta en utredning för

att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium.

• Sida 26
•  Original

Skälen för delegationens förslag: I förstudierapporten E-arkiv och

e-diarium⁹ föreslås ett arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. Det föreslås också att arkivmyndigheternas roll i ett sådant sammanhang behöver utredas. Det gäller bl.a. informationsansvaret för handlingar som överförs till de gemensamma lösningarna för e-arkiv, respektive överlämnas till arkivmyndigheten.

I propositionen¹⁰ till arkivlagen framhålls att överlämnande av arkiv till en arkivmyndighet bör ske först när handlingarna har uppnått en viss ålder, när insynsintresset och myndigheternas informationsbehov har avtagit och ersatts av ett historiskt forskningsintresse. Under senare år har Riksarkivet tagit emot stora mängder yngre handlingar, bl.a. på grund av omstruktureringen av förvaltningen. Det har inneburit en delvis annan roll för arkivmyndigheterna utan att uppdraget från regeringen har förändrats.

Nackdelar med ett tidigt överlämnande är förutom att sekretessbedömningar måste göras av annan personal än den som är bekant med verksamheten och att en prövning måste göras så snart en myndighet behöver tillgång till ”sina” handlingar. En annan nackdel är att myndigheternas möjligheter att använda direktåtkomst till handlingarna kan omöjliggöras. Med tillgång till gemensamma tjänster kan myndigheterna behålla sitt ansvar för informationsinnehållet under en kortare eller längre tid. När det är dags för ett formellt överlämnande kan en överföring göras från aktuell e-arkivstjänst till arkivmyndighetens e-arkiv.

I förstudierapporten föreslås att Riksarkivet bör få ett övergripande ansvar för gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium inom det statliga området. Vad som avses är ett överinseende över hanteringen, inte att Riksarkivet ska ansvara för driften av lösningarna. Riksarkivet har redan en roll som tillsynsmyndighet för arkivhanteringen inom staten. Se även avsnitt 2.1.1.

I förstudierapporten framhålls vidare att det i Sverige inte finns någon utpekad ansvarig myndighet för samordning av registrerings- och ärendehanteringsfrågor. Det har från statliga myndigheters sida framförts önskemål om en tydligare styrning även när det gäller registrering och dokumenthantering. I förstudierapporten föreslås därför en utvidgning av Riksarkivets normeringsrätt och en förstärkning av främjanderollen.

⁹ http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22306 ¹⁰Prop. 1989/90:72, Arkiv m.m..

• Sida 27
•  Original

Delegationen delar slutsatsen i förstudierapporten att de frågor som rör informationsansvaret behöver ses över och att Riksarkivets roll i de gemensamma stöden behöver utredas. Riksarkivet bör få ett tydligare uppdrag att driva frågor som rör förvaltningsutvecklingen inom områdena e-arkiv och e-diarium vilket skulle bidra både till en bättre samordning inom området och till att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning inom offentlig sektor. Då liknande lösningar skulle kunna tillämpas inom hela offentliga sektorn bör en utredning behandla samtliga arkivmyndigheters roll och situation.

2.2. Elektronisk tjänst för grundläggande information om näringsidkare

Delegationens bedömning: Samverkansgruppen Starta och

Driva företag,¹¹ som för närvarande leds av Bolagsverket, bör driva ett arbetet med att utveckla och förvalta en tjänst som innehåller samlad grundläggande information om behöriga företrädare för svenska näringsidkare.

Skälen för delegationens bedömning: Enligt förstudien E-tjänst

över näringsidkare¹² finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör kontroller av behörig företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer.

Utöver Bolagsverket och Skatteverket finns grunddata hos sex andra registerhållare över näringsidkare. Den nya tjänsten bör samordna tillgängliggörandet av informationen från alla relevanta register, som även fortsättningsvis kommer att återfinnas hos respektive registerhållare. Tjänsten bör utformas så att den även ska kunna användas i en mängd andra elektroniska tjänster. Se även avsnitt 3.3 för en närmare beskrivning.

¹¹ Starta och Driva företag är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullverket och Tillväxtverket. Verksamt.se ingår som en del i det gemensamma samarbetet. ¹² http://www.edelegationen.se/sida/e-tjanst-over-naringsidkare-0

• Sida 28
•  Original

2.3. Mina sidor för privatpersoner

Delegationens ställningstagande: Delegationen avser att under

2011 ta fram en färdplan för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster för privatpersoner så att de kan ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter utifrån prioriterade behov.

Skälen för delegationens ställningstagande: Förstudien Mina

sidor för privatpersoner¹³ har analyserat behov av privatpersoners kontakter med förvaltningen. Med kontakter avses att ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter.

Slutsatsen är att privatpersoners behov vid kontakter är väldigt lika även om myndigheter, kommuner och landsting har olika verksamheter. Privatpersoner vill, precis som företag, kunna ansöka elektroniskt och följa ärendets status, komplettera och få besked elektroniskt oavsett om det är ansökan om t.ex. körkortstillstånd, föräldrapenning eller förskola.

Det är viktigt att ta fram myndighetsgemensamma lösningar för att möta behoven. Detta behöver göras i samverkan med andra initiativ¹⁴. Hänsyn ska tas till skydd för personlig integritet¹⁵. Lösningarna kan exempelvis tillhandahållas på myndigheternas egna webbplatser, samlade på en gemensam kanal för samtliga myndigheter, i klusterlösningar, eller på ett säkert sätt genom privata aktörers lösningar, till exempel program i mobilen (s.k. appar). Se även avsnitt 3.1.

¹³ http://www.edelegationen.se/sida/mina-sidor-for-privatpersoner ¹⁴ Behov av samverkan finns med, exempelvis, E-legitimationsnämnden, Mina vårdkontakter, Mina meddelanden/Verksamt.se, E-arkiv och e-diarium, samt VLAUTO. ¹⁵ Exempelvis genom att inhämta personliga uppgifter endast när behov finns och genom att göra identifiering av användaren på ett säkert sätt.

• Sida 29
•  Original

2.4. Förvaltningsgemensam tjänstekatalog

Delegationens bedömning: Jordbruksverket bör, i samarbete

med Lantmäteriet, CSN och Migrationsverket, realisera en förvaltningsgemensam tjänstekatalog¹⁶. Syftet är att underlätta återanvändning av information genom att synliggöra existerande tjänster för automatiserad samverkan. Den av delegationen tidigare föreslagna finansieringsmodellen bör användas.¹⁷

Skälen för delegationens bedömning: Under hösten 2010 har en

prototyp av en tjänstekatalog tagits fram och synpunkter på den har hämtats in via delegationens öppna kanaler. Slutsatsen är att lösningen på sikt bör omfatta alla tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen. Det första steget bör realiseras under 2011. Resultatet bör utgöra en överblick av ett urval av deltagande parters tjänster, vilket kommer att bidra med erfarenheter som kan användas för planering av ett utökat samarbete som omfattar alla relevanta tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen.

2.5. Effektivare informationsförsörjning

Delegationens ställningstagande: Delegationen har för avsikt

att under 2011 prioritera en förstudie avseende Effektivare informationsförsörjning.

Skälen för delegationens ställningstagande: Förstudien Effekti-

vare informationsförsörjning ska beskriva förslag och nyttor vad gäller effektivisering av informationsförsörjning inom offentlig sektor. Inom sektorn finns åtskilliga ärendeprocesser som är beroende av effektiv tillgång till kvalitativt god grundinformation som inte finns inom den egna myndigheten. Idag inhämtas denna information maskinellt eller manuellt. När informationsinhämtningen är maskinell sker informationsutbytet via filöverföringar med vissa intervall eller via olika former av onlinelösningar som gör det möjligt att inhämta informationen vid det tillfälle när den faktiskt behövs. I det manuella fallet inhämtas informationen via telefon, brev, blanketter, formulär och e-post. Ofta är denna

¹⁶ http://en.wikipedia.org/wiki/Service_Catalog ¹⁷SOU 2010:62, s. 36 ff.

• Sida 30
•  Original

hantering tidsödande, framförallt i de fall när det handlar om stora volymer. Den manuella hanteringen innehåller också större kvalitetsmässiga risker p.g.a. den mänskliga faktorn.

Exempelvis är transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd en ärendeprocess där den sökande och kommunernas socialnämnder behöver inhämta information från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, CSN, Skatteverket, a-kassorna m.fl. Idag utför socialnämnderna vissa delar av detta arbetet manuellt via telefon. Det ökar handläggningstiden, är resurskrävande och ökar risken för felaktiga beslut. FUT-delegationen, Ekonomistyrningsverket (ESV) och Riksrevisionen har påtalat förbättringspotential inom området. Senast uppskattar rapporten RiR 2010:18 en nettobesparingspotential på 150 miljoner kronor per år om elektroniskt informationsutbyte införs inom ett antal granskade transfereringssystem. Ekonomiskt bistånd, aktivitetsstöd, sjuk- och aktivitetsersättning granskades.

Trots att antalet elektroniska informationsutbyten har ökat under senare år skulle utvecklingen kunna gå snabbare. Ett antal potentiella hinder hämmar utvecklingsarbetet.

• Rättsliga hinder, bl.a. i registerförfattningar, kan hämma informationsutbytet.
• Verksamhetsprocesser och ansvar över myndighetsgränser kan vara oklara.
• Det kan finnas tekniska utmaningar och svårigheter att komma överens om en viss teknisk lösning.
• Resursmässiga dilemman kan hämma utvecklingen.
• Regeringens styrning av myndigheterna kan sakna tillräcklig helhetsbild.

Det finns också skäl att tänka i nya banor för att möjliggöra en effektiv informationsförsörjning för denna typ av transfereringssystem. Ett närliggande exempel är den danska modellen med en myndighetsgemensam informationsdatabas. Där har den danska motsvarigheten till Skatteverket en central roll för att hantera ett antal grunduppgifter om privatpersoner, som efter viss rollbaserad filtrering, är tillgängliga för andra myndigheter. Informationsdatabasen är mer omfattande än i Sverige och innehåller också information om ersättningar från olika myndigheter.

Syftet med förstudien är att undersöka olika alternativ för att nå effektivare informationsförsörjning inom transfereringssystemet

• Sida 31
•  Original

Ekonomiskt bistånd. Förstudierapporten ska också föreslå vilken av dessa alternativ som bedöms vara mest fördelaktig.

Det är framförallt ett vägval med två alternativ som ska belysas. Det första alternativet bygger på nuvarande synsätt på informationsförsörjning i förvaltningen där informationen är decentraliserad och förvaras hos olika myndigheter. Informationen lämnas därefter ut till andra myndigheter som bl.a. behöver informationen i sin ärendehandläggning.

Det andra alternativet är att istället gå emot en mer centraliserad lagring av information där antalet informationsägare blir färre. Den danska modellen är ett närliggande exempel. Det kan inte uteslutas att ytterligare alternativ kan behöva belysas.

Hur informationen får lämnas ut av informationsägaren och tas emot av andra regleras i bland annat offentlighets- och sekretesslagen och i olika registerförfattningar. Syftet med reglerna är bl.a. att åstadkomma ett bra integritetsskydd. Det är därför angeläget att förstudien noggrant analysera hur förslag som framförs påverkar skyddet för den personliga integriteten.

Vidare ska förstudierapporten föra ett resonemang om på vilket sätt slutsatserna avseende transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd är tillämpbara inom andra områden. Uppdraget förhåller sig väl i linje med E-delegationens uppdrag att skapa förutsättningar för en accelererad utveckling av e-förvaltningen i Sverige.

Förväntade resultat av förstudien:

• Konkret och tydlig kännedom om vad som krävs för att uppnå effektivast möjliga informationsförsörjning för transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd.
• Insikt om hur effektiv informationsförsörjning kan förenas med ett gott integritetsskydd.
• Insikt om i vilken utsträckning slutsatserna för Ekonomiskt bistånd är överförbara till andra liknande transfereringssystem.
• Insikt om vilken utveckling och investering som krävs och vilka initiativ som E-delegationen och regeringen behöver ta för tillämpningen på andra områden.

Förstudien Effektivare informationsförsörjning kommer att bedrivas under 2011 och en slutrapport levereras i december 2011.

• Sida 32
•  Original

3. Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt

Detta avsnitt innehåller en redovisning av delegationens genomförda prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt. Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt är sådana som delegationens själv initierat utöver de övriga strategiska e-förvaltningsprojekt som bedrivs inom förvaltningen. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstagande kring dessa projekt behandlas i avsnitt 2. I detta avsnitt finns kompletterande beskrivningar till de fem prioriterade fem strategiska e-förvaltningsprojekt som delegationen följde under 2010. Dessa projekt är följande:

• Mina sidor för privatpersoner (förstudie/behovsanalys)
• E-arkiv och e-diarium (förstudie)
• Minskat uppgiftslämnande (genomförande)
• E-tjänst över näringsidkare (förstudie)
• Tjänstekatalog (pilotstudie)

Uppdraget Minskat uppgiftslämnande har beskrivits i delegationens föregående betänkande¹⁸. Uppdraget har genomförts av Bolagsverket och innehåller ett förslag till regeringen som för närvarande bereds i Regeringskansliet.

3.1. Mina sidor för privatpersoner

Projektet Mina sidor för privatpersoner¹⁹ har analyserat medborgarnas behov för att delegationen i nästa steg ska kunna ta beslut om eventuell fortsättning. Drygt 500 personer har svarat på en webbenkät och dessutom har ett 20-tal personer djupintervjuats.

¹⁸SOU 2010:62 s. 57 och 60. ¹⁹ http://www.edelegationen.se/sida/mina-sidor-for-privatpersoner

• Sida 33
•  Original

Organisationerna som deltog i behovsanalysen har utöver detta sammanställt sina samlade erfarenheter av privatpersoners redan uttryckta behov.

Slutsatsen från behovsanalysen är att privatpersoners behov vid kontakter är väldigt lika – trots att de myndigheter, kommuner och landsting man har kontakt med har vitt skilda verksamheter. Privatpersoner vill exempelvis kunna ansöka elektroniskt och följa ärendets status, komplettera och få besked elektroniskt oavsett om det är ansökan om t.ex. körkortstillstånd, föräldrapenning eller förskola. Grupper som har flera pågående ärenden med flera offentliga organisationer har störst behov av tjänster som samlar ärenden. De lägger mycket tid på att administrera ärenden och möten. Exempel på grupper med större behov är arbetssökande, långtidssjukskrivna, föräldrar till barn med funktionsnedsättning och småbarnsföräldrar. Intervjuer visar att det största intresset handlar om att kunna samla händelser och ärenden, men det finns även behov av att få övergripande information. Det är dessutom viktigt med en enkel och säker inloggning.

Projektets sammanvägning av privatpersonernas och de offentliga aktörernas förslag till prioritering av förvaltningsgemensamma moduler framgår av figur 3.1.

Figur 3.1 Översikt över förslag till prioritering av moduler

Projektet bedömer att gemensam inloggning har högst prioritet, liksom Mina meddelanden/Mina kontaktpreferenser och Mina ärenden. På andra plats kommer att hålla ihop lösningarna på en gemensam Mina sidor. På tredje plats kommer en sammanhållen informationsguide och samlad tillgång till relevanta e-tjänster. På fjärde plats kommer en samlad tillgång till Mina ombud

• Sida 34
•  Original

(e-fullmakter) och Min kalender (inklusive integration med privatpersonens egen elektroniska kalender). Lägst rankas tillgång till information om var man själv finns i offentliga register. Läs mer om slutsatserna i projektets rapport.²⁰

Deltagande myndigheter och organisationer är överens om att det finns ett medborgarbehov beträffande förvaltningsgemensamma tjänster och vill fortsätta arbetet med att genomföra dessa. Möjlighet för användaren till samlad elektronisk kommunikation bör vara det primära målet med de gemensamma lösningarna.

Samordning med påbörjade förvaltningsgemensamma moduler behöver fördjupas, exempelvis med Mina meddelanden, som utvecklas under ledning av Skatteverket inom ramen för programmet Verksamt.se.²¹ Det nya regelverket för Svensk e-legitimation behöver ingå som förutsättning, liksom möjligheterna till en förvaltningsgemensam modul för gemensam inloggning. Se även delegationens ställningstagande i avsnitt 2.3.

3.2. E-arkiv och e-diarium

Förstudien E-arkiv och e-diarium²² konstaterar i sin rapport att förvaltningsgemensamma specifikationer är en förutsättning för införande av tjänstebaserade lösningar och gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium²³, och föreslår därför att ett första steg mot gemensamma tjänster tas genom utarbetande av sådana specifikationer. Att det saknas förvaltningsgemensamma specifikationer betyder inte att det helt saknas specifikationer inom området. Det finns redan idag standarder och kravspecifikationer som har utarbetats av enskilda myndigheter och av Kammarkollegiet i samband med de upphandlingar som har genomförts. I arbetet med att ta fram specifikationer bör pågående arbete hos myndigheter och leverantörer tas till vara som kompetens- och erfarenhetsresurser. Specifikationerna bör också så långt möjligt anpassas till långsiktigt förvaltningsbara e-arkivlösningar så att en framtida övergång till gemensamma tjänster underlättas för de myndigheter som redan har, eller är i färd med att utveckla, sådana.

²⁰ http://www.edelegationen.se/sida/mina-sidor-for-privatpersoner ²¹ http://wiki.edelegationen.se/index.php/Verksamt.se ²² http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22306 ²³ Se förslag i avsnitt 2.1.1.

• Sida 35
•  Original

Exempel på myndigheter som redan arbetat med e-arkivlösningar är Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, CSN, Försäkringskassan, Skatteverket, Tillväxtverket och Transportstyrelsen. På det kommunala området har Stockholms stad och Stockholms läns landsting infört e-arkivlösningar. Arbete pågår även inom Sambruk som verkar för införande av kommunala e-tjänster.

För mer information om genomförande se avsnitt 2.1.1.

3.3. Elektronisk tjänst för grundläggande information om näringsidkare

På initiativ av delegationen har det genomförts en förstudie gällande behovet av en samlad e-tjänst som ska tillhandahålla basinformation om näringsidkare. Enligt förstudien, E-tjänst över näringsidkare,²⁴ finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör kontroller av behörig företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer. De nuvarande registren om näringsidkare, som idag är åtta till antalet, ska även fortsättningsvis återfinnas hos respektive registerhållare.

E-legitimationsnämnden konstituerades den 1 januari 2011. Enligt betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation (SOU 2010:104) som överlämnades i december 2010, finns det inte bara behov av samverkan kring privatpersoners e-legitimationer utan också kring de e-legitimationer som används i tjänsten²⁵. En del av det behovet rör grunduppgifter om näringsidkare. Detta faktum medförde att förstudiens inriktades på just e-legitimationsnämndens syfte och uppdrag. Omfattningen är grunddata i form av så kallade legala attribut, exempelvis organisationsnummer, näringsidkarens status och firmatecknare. Syftet är att möjliggöra en effektiv hantering av behörighetskontroller vad gäller att företräda ett företag.

En samlad e-tjänst över näringsidkare skulle möjliggöra, förutom samverkan och samordning, även högre grad av kvalitet, säkerhet och ökad grad av effektivisering totalt sett. Tjänsten skapar förutsättningar för utveckling och tillhandahållande av än

²⁴ http://www.edelegationen.se/sida/e-tjanst-over-naringsidkare-0 ²⁵ Se IT-ministerns pressmeddelande, http://www.regeringen.se/sb/d/119/a/158289.

• Sida 36
•  Original

mer nyttoskapande e-tjänster för brukare genom att bidra till ett mer effektivt och smidigare informationsutbyte myndigheter emellan.

Lösningar som Verksamt.se och Mina meddelanden är exempel på de som genast skulle få nytta av denna tjänst.

E-tjänsteleverantör har ett stort behov av att få en samlad bild över vilka företagsformer som en person är aktiv i samt hur firmateckningen för dessa företag är utformad. Utifrån förstudien har tre huvudanvändningsfall identifierats:

• Begär näringsidkarinformation.
• Behörighetskontroll.
• Skapa behörighetspolicy.

Identitetsutfärdare för e-tjänstelegitimationer har behov av att göra kontroller vid två olika identifierade tillfällen:

• Utfärdande av e-tjänstelegitimation.
• Identifierings och signeringskontroll (att förhållandet inte har ändrats).

Rekommendationen är att arbetet med att utveckla och förvalta den nya tjänsten för samlad elektronisk näringsidkarinformation omhändertas inom det samarbete som idag drivs under namnet Starta och Driva företag.²⁶ Inom Starta och Driva företag finns en etablerad styrmodell, organisation och en samverkansöverenskommelse, inklusive affärsmodell.

Redan idag finns vissa delar av den nya tjänsten implementerad. Den hämtar idag näringsidkarinformation från Bolagsverket och Skatteverket och sammanställer detta i näringsidkarens Mina sidor i portalen Verksamt.se. För att ta till vara den investering som gjorts inom detta arbete skulle denna funktion kunna brytas ut och fungera som en förvaltningsgemensam grund för det fortsatta arbetet med att ansluta ytterligare registerhållare samt införa viss behörighetshantering i det kommande e-legitimationssamarbetet. Mer information finns i förstudierapporten

Arbetet kommer att ske i nära samverkan med E-legitimationsnämnden.

²⁶ Starta och Driva företag är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullverket och Tillväxtverket. Verksamt.se ingår som en del i samarbetet.

• Sida 37
•  Original

3.4. Förvaltningsgemensam tjänstekatalog

Under hösten 2010 har en prototyp av en tjänstekatalog tagits fram och synpunkter på den hämtats in via delegationens öppna kanaler. Erfarenheterna pekar på att en bättre tillgång till information om vilka tjänster för automatiserad samverkan myndigheterna tillhandahåller kan leda till att information återanvänds i större utsträckning. Delegationen rekommenderar i detta betänkande Jordbruksverket att gå vidare och skapa en tjänstekatalog med hela förvaltningen som primär målgrupp.

Tjänstekatalogen och dess innehåll kommer att etableras stegvis, i takt med att ”Vägledningen för automatiserad samverkan” utvecklas och förverkligas. Det första steget är att i tjänstekatalogen för varje deltagande myndighet beskriva de idag existerande tjänsterna för automatiserad samverkan. Från det första steget, som ska resultera i en överblick av de deltagande parternas utvalda tjänster, kommer erfarenheterna att användas för planering av ett utökat samarbete som omfattar alla relevanta tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen.

• Sida 38
•  Original

4. Delegationens aktiviteter

I detta avsnitt beskrivs kortfattat pågående och genomförda aktiviteter inom delegation som är viktigt att lyfta fram.

4.1. Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt

En ledstjärna i genomförandet av delegationens uppdrag är 6 § andra stycket myndighetsförordningen (2007:515) som föreskriver att en myndighet ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.

Under våren 2010 beslutade delegationen att i sitt arbete prioritera fem strategiska e-förvaltningsprojekt. Med prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt avses de förstudier som delegationen har prioriterat. Flera myndigheter och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har utifrån gjord prioritering tillsammans genomfört tre förstudier och ett pilotarbete. Resultaten av dessa förstudier/pilotarbete redovisas kort i avsnitt 3 i detta betänkande. Ett av projekten, Minskat uppgiftslämnande, är ett förslag framtaget av Bolagsverket som delegationen beskrivit i ett tidigare betänkande. Projektet är lagt som ett förslag till regeringen och bereds för närvarande i Regeringskansliet.²⁷

4.2. Portföljstyrning av prioriterade förstudier

Delegationen har under vintern 2010−2011 tagit en ny portföljstyrningsprocess i bruk, som omfattar förvaltningsgemensamma förstudier i delegationens regi.

Processen innehåller följande delar:

²⁷ Bolagsverkets rapport AD 62-1047/2008, Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag, 2009-04-29.

• Sida 39
•  Original

a) Delegationen tar emot förslag till förvaltningsgemensamma

förstudier.^. Förslaget bör innehålla en beskrivning av idén till förstudien, en grov skattning av nyttan, samt av de risker och den komplexitet i lösningen som man kan anta finns. Förslag kan med fördel lämnas via det idéforum som beskrivs i föregående avsnitt.

b) Ett arbetsutskott till delegationens arbetsgrupp bereder under-

laget och rekommenderar arbetsgruppen om en uppdragsbeskrivning bör tas fram.

c) Någon av de i delegationen deltagande myndigheter eller SKL

tar fram en uppdragsbeskrivning, inklusive finansieringsförslag.

d) Delegationen fattar beslut om att starta förstudien och

Regeringskansliet bekräftar om finansiering kan ske med centralt avsatta medel.

e) Förstudien genomförs under ledning av en färdledande myndig-

het eller SKL, som rapporterar arbete och förstudieresultat till delegationens arbetsgrupp.

f) Baserat på förstudiens resultat fattar delegationen beslut om

fortsatt hantering.

Delegationen har tagit fram mallar för idébeskrivningar, uppdragsbeskrivningar, förstudier och statusrapportering. Syftet är att underlätta arbetet och säkra kvaliteten.

4.3. Förstudiearbete under 2011

I november 2010 gjordes en inventering, både publikt och inom delegationen, vad gällde idéer till prioriterade förstudier för 2011. I december 2010 påbörjades en portföljhantering för lämnade förslag, där beredning och prioritering av förslagen har beretts. Delegationen prioriterar att under 2011 genomföra en omfattande förstudie inom området Effektivare informationsförsörjning. Bakgrunden till detta ställningstagande beskrivs i avsnitt 2.5.

Ytterligare prioriterade förstudier kan komma att startas under 2011. En sådan förstudie kan bli följden av nedanstående arbete som delegationen avser att genomföra.

• Sida 40
•  Original

Meddelandehantering i förvaltningen

Informationsutbyte mellan organisationer i den offentliga sektorn består i att meddelanden överförs via Internet eller i slutna nät. Sätten att utbyta information har utvecklats på olika sätt inom olika sektorer. Det finns idag en rad lösningar som behöver eller kommer att behöva samverka med varandra för att åstadkomma en högre grad av automatisering i förvaltningen. Lösningarna är både nationella och europeiska/internationella och samordning saknas. Området berör komplexa teknikfrågor, olika intressenter, krav och regleringar såväl nationellt som på EU-nivå, standarder, teknikutveckling m.m. Frågan har aktualiserats från flera håll och lyfts till delegationen med önskemål om att ett gemensamt koncept utreds.

Arbetet syftar till att utreda hur förvaltningens nuvarande lösningar ser ut, t.ex. avseende teknik, process, organisation, funktion och kostnad. Det behövs också en bredare belysning genom att studera hur andra länder löser eller planerar att lösa sin meddelandehantering. Frågan tillhör de infrastrukturella förutsättningarna som behöver hanteras på ett myndighetsövergripande sätt. Resultatet från arbetet kan användas för att föreslå en ny förstudie med ett mer lösningsorienterat fokus. Arbetet ligger också i linje med delegationens övergripande ambition att det ska bli enklare, öppnare och effektivare.

Förväntat resultat av arbetet är en redovisning av förvaltningens nuvarande lösningar för meddelandehantering inom Sverige och valda länder. Arbetet kommer att utföras av delegationens arbetsutskott Vägledning för automatiserad samverkan (VLAUTO) och avrapporteras under våren 2011.

4.4. Vägledningar

Delegationen har tagit fram och håller på att ta fram vägledningar och riktlinjer inom ramen för sitt uppdrag. Samtliga vägledningar och riktlinjer publiceras löpande på delegationens webbplats. För närvarande är följande vägledningar och riktlinjer aktuella:

• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning (Version 1.0, 2010-09-28)
• Vägledning för kanalstrategi (Version 1.0, 2010-09-28)
• Vägledning för införande av IPv6 (Version 1.0, 2010-10-22)
• Vägledning för införande av DNSSEC (Version 1.0, 2010-10-22)

• Sida 41
•  Original

• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier

(Version 1.0, 2010-12-30)

• Vägledning för automatiserad samverkan (Version 1.0, 2011-01-27)

För närvarande pågår arbetet med att ta fram följande vägledningar:

• Terminologi (klar till våren 2011)
• Vägledning för behovsanalys (klar i slutet av juni 2011)
• Vägledning i nyttorealisering (öppen remiss, 2011-02-09)
• Vägledning för webbutveckling (klar under juni 2011. Vissa grundläggande principer för webbutveckling publicerades 2011-01-12)
• Vägledning för vidareutnyttjande av offentliga handlingar

(arbetsnamn för vägledning som kommer att publiceras senast hösten 2011)

Samtliga vägledningar och riktlinjer versionshanteras och förvaltas vilket innebär att de vid behov uppdateras.

4.5. Riktlinjer för sociala medier

Regeringen gav i tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) den 25 mars 2010 E-delegationen i uppdrag att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Enligt direktiven är bakgrunden den ökande internetkompetensen hos medborgare och företag och att myndigheterna har börjat använda sociala medier för att fånga upp användarnas behov. Delegationen ska, enligt direktiven, särskilt beakta rättsliga aspekter på sådan användning. Uppdraget ska genomföras i samråd med berörda myndigheter. Delegationen ska särskilt samråda med Datainspektionen och Riksarkivet.

Arbetet bedrevs i huvudsak i delegationens expertgrupp för rättsliga frågor. Samråd genomfördes med berörda myndigheter, bl.a. med Datainspektionen och Riksarkivet. Synpunkter inhämtades också från delegationens egna sociala medier. Arbetet slutfördes i december 2010.²⁸

Riktlinjerna belyser särskilt

• vikten av att användningen av sociala medier bidrar till myndighetens verksamhet,

²⁸ Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier, version 1.0, 2010-12-30.

• Sida 42
•  Original

• behovet av interna regler hos myndigheterna för att skilja på när myndigheten uttalar sig och när anställda uttalar sig privat,
• kraven på uppsikt över mediet,
• bestämmelserna om allmänna handlingar och behandling av personuppgifter, samt
• informationskraven.

Avsikten är att riktlinjerna ska implementeras hos respektive myndighet. Det kan ske på olika sätt och i flera olika interna policydokument.

4.6. Forum för idéer och förslag

Delegationen har under början av 2011 på försök startat ett elektroniskt forum, eDéforum, för den som vill lämna idéer som rör gemensamma e-förvaltningsfrågor. Idéforumet riktar sig främst till privatpersoner, men även till tjänstemän i offentlig sektor och de privata tjänstemän som arbetar med verksamhetsutveckling i offentlig sektor.

Forumet fungerar som komplement till myndigheters och kommuners ordinarie inhämtning av kundsynpunkter, i huvudsak för att fånga upp sådant som är generellt och berör flera myndigheter och kommuner. Syftet är främst att fånga upp idéer och utvecklingsförslag, inte klagomål. De förslag som lämnas i forumet ska röra elektroniska tjänster som är förvaltningsgemensamma eller riskerar att hamna mellan myndigheter, kommuner eller landsting. Om idén rör en enskild organisation ska förslagslämnaren i första hand vända sig dit. Forumet ska även fungera som inspiration för näringslivet.

Forumet innehåller funktioner för att kunna lämna förslag, rösta och ge återkoppling på förslag. Vem som helst kan lämna förslag, även anonymt, så länge reglerna för elektroniska anslagstavlor m.m. följs. Förslag som innehåller säljmaterial gallras.

De inkomna förslagen hanteras av utvecklingsansvariga myndigheter och SKL. En rutin för hur förslagen ska hanteras är på väg att tas fram.

Delegationens sekretariat kommer under uppstartsfasen att svara för administration och moderering av forumet. En diskussion kommer att startas för att undersöka möjligheten att ansvaret förs över till någon eller några myndigheter för att säkerställa en lång-

• Sida 43
•  Original

siktigt lösning och kontinuitet. Det är en fördel om varje myndighet, kommun och landsting som samlar in synpunkter och förslag på e-tjänster via sin webbplats eller liknande, i samband med detta informerar om eDéforum och dess syfte.

4.7. Uppföljningsarbetet och förväntade resultat

Delegationens uppföljning och rapportering av förväntade resultat utifrån de kommittédirektiv som regeringen beslutat samt de förslag och ställningstaganden som delegationen gjort i tidigare betänkanden finns publicerade på delegationens webbplats.

4.8. Offentlig information för vidareutnyttjande

I november 2010 anordnade delegationen ett öppet möte med vidareförädlande företag och entreprenörer för att få deras syn på prioriterade åtgärder för att främja vidareutnyttjande av information. Närmare fyrtio organisationer samlades vid mötet.

Delegationen har sedan dess initierat ett projekt för att ta fram en vägledning vars syfte är att stötta offentliga organisationer i arbetet med att tillhandahålla information för vidareutnyttjande. Vägledningen kommer att omfatta stöd för juridiska avvägningar, former för publicering av information och hur myndigheter kan informera om vilken information som finns tillgänglig för vidareutnyttjande.

4.9. Information och kommunikation

Delegationen arbetar kontinuerligt med att informera om sin verksamhet och eftersträvar transparens och öppenhet för att göra hela förvaltningen delaktig i arbetet.

Under 2010 etablerades flera informationskanaler, bland annat delegationens webbforum, som används bland annat för att få in synpunkter på vägledningar och riktlinjer som delegationen tar fram. Forumet används också för att utbyta erfarenheter mellan olika aktörer inom förvaltningen. Delegationen använder sociala medier som Twitter och Facebook och publicerar regelbundet ett nyhetsbrev. Den egna webbplatsen kommer utvecklas under 2011,

• Sida 44
•  Original

a

erf

lanerad att genom-

för

ling, har satts i

drift på prov under början av 2011(se avsnitt 4.6).

4.10. Övergången till IPv6

6 i sin kommunikation över Internet senast vid utgången

av samtidigt som en förstudie genomförs tillsammans med SKL för att etablera en förvaltningsgemensam webbplats som riktar sig till dem som arbetar med e-förvaltning.

Målbilder är en viktig del i när delegationen i olika forum kommunicerar visionen – så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Delegationen har genomfört ett målgruppsarbete i form av en workshop och ett arbetsutskott har bildats för att ta målbildsarbetet vidare.

Framtidsseminarier som riktar sig till verksamhetsutvecklare inom förvaltningen kommer att genomföras under 2011. Syftet är att driva på utvecklingen av e-förvaltning, engagera och skapa dialog med organisationer utanför delegationen, fånga in synpunkter och förankra delegationens arbete. Delegationen kommer att fortsätta bjuda in näringslivet till öppna möten. Delegationen deltar i konferenser och mässor som till exempel Offentliga rummet²⁹, Kvalitetsmässan³⁰ och E-förvaltningsdagarna³¹. Dessutom sker aktiviteter i syfte att sprida goda exempel och ök

arenhetsutbyte. Informationsaktiviteter genomförs för att sprida kunskap om och bidra till dialog kring de vägledningar som delegationen ansvarar för. Exempelvis bedrivs information och utbildning inom ramen för ett antal nätverk och en seminarieserie är p

as i samarbete med SKL under hösten 2011. Ett idéforum som vänder sig till privatpersoner som har förslag på förvaltningsgemensamma e-tjänster och utveck

Enligt direktivet till delegationen ska delegationen beskriva hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till ”IPv6”, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser. I det förra betänkandet (SOU 2010:62) gjordes bedömningen att myndigheterna bör ha infört IPv

2011.

²⁹ www.offentligarummet.se ³⁰ www.kvalitetsmassan.se ³¹ www.eforvaltningsdagarna.se

• Sida 45
•  Original

ställa information om vilka myndigheters webb-

pla

a hur IPv6 kan införas på myndig-

het

erhet och ekonomi.

Delegationen bedömer att uppdraget kring IPv6 därmed är slutfört.

tveckla nationella

ram

Sedan förra betänkandet har delegationen i samarbete med SKL och Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) publicerat en vägledning för införande av IPv6.³² Syftet med vägledningen är att stödja offentlig förvaltning att i ett första steg genomföra en konsekvensanalys avseende övergång till IPv6 och därefter genomföra själva övergången. Delegationen har även upprättat en tjänst för att samman

tser som är nåbara över IPv6 för att vid behov genomföra ytterligare åtgärder.

I december 2010 beslutade regeringen att uppdra åt Post- och telestyrelsen (PTS) att beskriv

er och andra offentliga organisationer med avseende på tillgänglighet, säk

4.11. Interoperabilitet33 och IT-standardisering

I december 2010 publicerade kommissionen en ny version av ramverket för interoperabilitet och tillhörande strategi för införandet³⁴genom ISA-programmet³⁵. Delegationen medverkar i styrgruppen för ISA samt i deras olika arbetsutskott. Det europeiska ramverket för interoperabilitet preciserar en miniminivå för alla medlemsländer utifrån vilken medlemsländerna ska vidareu

verk och utgör också en utgångspunkt för att lyfta interoperabilitetsfrågorna från nationell till europeisk nivå.

Delegationen arbetar med att ta fram ett nationellt ramverk för interoperabilitet och en strategi för införandet. Ramverket kommer att bestå av principer för att hantera de olika nivåerna inom interoperabilitet – organisatorisk, rättslig, semantisk och teknisk. Delegationens arbetsutskott som arbetar med Vägledning för automatiserad samverkan respektive Vägledning för webbutveckling har deltagit i formulering av principerna. Principerna bygger på de europeiska motsvarigheterna men för också in det nationella

³² http://www.edelegationen.se/sida/vagledning-for-inforande-av-ipv6 ³³ ”Tillstånd där system, organisationer eller verksamhetsprocesser fungerar tillsammans och kan kommunicera med varandra utan att särskilda åtgärder behöver vidtas” (föreslagen definition från E-delegationens terminologiutskott). ³⁴ European Interoperability Framework (EIF), http://ec.europa.eu/isa/strategy/index_en.htm. ³⁵ Interoperability Solutions for European Public Administrations, http://ec.europa.eu/isa/index_en.htm.

• Sida 46
•  Original

in till maskin kommunika-

tio

delta i styrgruppen för

IT

IT-standardiseringsrådet arbetar med att ta fram riktlinjer för vissa standardiseringsfrågor, bl.a. öppna standarder.

tning genom den internationella expertgruppen, men även

ge

nella konferen-

ser och studiebesök i andra länder är viktigt för att effektivt följa det dynamiskt område som e-förvaltningen utgör. perspektivet. Baserat på principerna utvecklas riktlinjer som publiceras i respektive vägledning. Vägledningen för automatiserad samverkan beskriver riktlinjer för mask

n och Vägledningen för webbutveckling behandlar riktlinjerna för människa till maskin kommunikation.

Inom EU pågår också en rad andra aktiviteter inom IT-standardisering. E-delegationens IT-standardiseringsråd har medverkat genom att svara på remisser och genom att

-standardisering.³⁶ En aktuell lista över pågående och avslutade ärenden finns på delegationens webbplats.

4.12. Internationell e-förvaltning

I det förra betänkandet redovisades svaren från enkäten om bl.a. internationell e-förvaltning som delegationen genomförde under sommaren 2010. Den viktigaste slutsatsen för delegationens fortsatta arbete i denna del är att endast 10 procent av de myndigheter som svarade (19 av 196) deltar i en internationell grupp/projekt som har till huvudsaklig uppgift att utveckla e-förvaltningen. För det koordineringsarbete som delegationen genomför är det av vikt att se till att dessa myndigheter är medvetna om varandras deltagande i internationella grupper och projekt samt att nyttan av erfarenheterna sprids till andra myndigheter. Delegationen sprider sådana erfarenheter och annan information om internationell e-förval

nom sin webbplats och direktkontakter med berörda myndigheter.

Delegationen verkar för att ha samlad information om relevanta kontaktpersoner för att bistå regeringen med att besvara enkäter och andra förfrågningar från framförallt EU. Delegationen koordinerar utländska studiebesök som vill lära av de svenska erfarenheterna. Delegationens egna deltagande på internatio

³⁶ http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/standards/extended/index_en.htm

• Sida 47
•  Original

4.13. Terminologi för e-förvaltning

Delegationen har tillsammans med Terminologicentrum (TNC) tagit fram en terminologi för e-förvaltning. Terminologin innehåller definitioner av de grundläggande begreppen inom området. Arbetet har bedrivits i ett utskott med deltagare från Arbetsförmedlingen, Riksarkivet, Tillväxtverket, Transportstyrelsen, TNC och delegationens sekretariat. Resultatet av arbetet har publicerats på delegationens wiki.³⁷

4.14. Enkät angående strategiska e-förvaltningsprojekt

Bland den stora mängd e-förvaltningsprojekt som pågår eller är föreslagna ska delegationen koordinera dem som anses vara av strategisk betydelse för det samlade arbetet med e-förvaltning. En översiktlig beskrivning per e-förvaltningsprojekt som delegationen för närvarande anser vara strategiskt, med beskrivning av nyttor, effektmål och tidplaner, finns publicerad på delegationens webbplats. Projektbeskrivningarnas innehåll baseras på svaren på den enkät som delegationen skickade ut till projekten i november 2010.

En av delegationens uppgifter är att analysera om de strategiska e-förvaltningsprojekten stämmer med det förvaltningspolitiska målet, som i sin tur enligt den av riksdagen beslutade förvaltningspolitiska propositionen³⁸ lyder så här: ”En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EU-arbete”.

I den ovan nämnda enkäten sammanfattades det förvaltningspolitiska målet som en kryssfråga med flera möjliga val, i termer av effektmål för projekten. Det visade sig att endast 3 av 144 svar totalt handlade om andra effektmål än de som kan härledas från det förvaltningspolitiska målet, se diagram 4.1.

³⁷ http://wiki.edelegationen.se/index.php/Kategori:Terminologi ³⁸ Regeringens proposition Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175).

• Sida 48
•  Original

Diagram 4.1 Projektens effektmål ligger i linje med det förvaltningspolitiska

målet

Effektmål för de 28 strategiska e-förvaltningsprojekten, totalt

3

26

14

16

12

18

5

20

0

5

10

15

20

25

Annan

Effektivare myndigheter

Enklare för kommuner/landsting

Kvalitet i kärnverksamheten

Ökad rättssäkerhet

Ökad servicenivå Stödja innovationer

Enklare för privatpersoner och företag

Baserat på detta underlag drar delegationen slutsatsen att de strategiska e-förvaltningsprojektens inriktning i det närmaste helt och hållet ligger i linje med det förvaltningspolitiska målet, men att antalet insatser som siktar på att stödja innovationer i samhället troligen bör ökas.

För att få en bredare överblick, ställdes även frågan om vilka målgrupper som adresserades av projektet. Slutsatsen är att det råder en relativt jämn fördelning av projektens insatser gentemot målgrupperna.

Diagram 4.2 Målgrupper som adresseras av projekten

Målgrupper för projekten, totalt

10 9

14

17

25

16 16

0

5

10

15

20

25

Annan

Högskolor/universitet

Landsting

Kommuner Myndigheter

Företag

Privatpersoner

• Sida 49
•  Original

De allra flesta projekten har gjort behovsinventering med utgångspunkt att göra det som enkelt som möjligt för så många som möjligt. 20 av de 24 som svarat på den frågan har svarat att de har gjort det till allra största delen eller i viss mån. Hur har behovsinventeringen genomförts var nästa fråga och svaren var att möten/nätverk var vanligast, följt av daglig verksamhet, fokusgrupper, djupintervjuer och webbenkäter, se diagram 4.3.

Diagram 4.3 Hur behovsinventeringen har genomförts av projekten

Metod för behovsinventering, totalt

4

2 2

3

4

7

8

9

10

14

20

0

5

10

15

20

25

Annan

Medborgardialog

Telefonintervju Pappersenkät

Förslagslåda webb/app

Personas/målgruppsexempel

Webbenkät Djupintervju Fokusgrupper

Daglig verksamhet

Möte/nätverk

Vad gäller strategiska e-förvaltningsprojekt får förvaltningen anses vara samverkande. Hela 20 av 25 projekt uppger att de har samverkat med andra myndigheter i fråga om behovsfångst och det var ett relativt stort antal (mellan 6 till 11 stycken) som även svarade att de samverkade med kommuner, landsting, intresseorganisationer eller branschorganisationer.

En annan fråga gällde vilka drivkrafter som låg bakom projektet. Svaren var att drivkraften i hög utsträckning består av eget initiativ, följt av regeringsuppdrag och EU-initiativ. Endast i fyra fall var det externa idéer som var drivkraften. Möjligen kan externa idéer ha påverkat det egna initiativet etc. och därför ska nog inte alltför långtgående slutsatser dras med utgångspunkt från svaren, som sammanfattas i diagram 4.4.

• Sida 50
•  Original

Diagram 4.4 Drivkrafter bakom projekten (med flera val möjliga i svaren)

Drivkrafter till projekten, totalt

6

5

8

16

18

4

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Annan Lagkrav EU-direktiv

Regeringsuppdrag

Eget initiativ

Extern idé

Möjligen skulle motsatt slutsats ändå kunna dras, dvs. att just de projekt där EU, regeringen, myndigheter, kommuner eller landsting står bakom, är de som verkligen startas.

Många av projekten svarade positivt på frågan om de planerar att leverera öppen data. Tretton projekt svarade ja på frågan. Flera av dessa projekt planerar att leverera öppen data både via webb och maskinella gränssnitt.

Slutligen ställdes en fråga om projektet använder sociala medier eller inte. Svaren visade på en stor förbättringspotential vad gäller att ta tillvara denna möjlighet till transparens i utvecklingsarbetet. Endast fem av projekten använde sociala medier i projektarbetet och av dessa var det tre stycken som riktade sig externt. Dessa tre var Rättsinformationsprojektet (Lagrummet.se, Domstolsverket), Kringla och K-samsök (Riksantikvarieämbetet). Delegationens förhoppning är att de nyligen beslutade riktlinjerna för sociala medier i kombination med enkätfrågan ska uppmuntra till ökad användning av sociala medier i utvecklingsarbetet.

• Sida 51
•  Original

• Sida 52
•  Original

5. Konsekvenser

I avsnittet behandlas konsekvenserna av delegationens förslag i den mån dessa konsekvenser inte tydligt framgår av betänkandet i övrigt. Redovisningen sker i enlighet med 14–15 a §§kommittéförordningen (1998:1474). Sålunda har också 6–7 §§ förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning beaktats.

5.1. Gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium

Delegationen föreslår i avsnitt 2.1.1 att Riksarkivet ska leda ett stegvist upplagt arbete med gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium. Delegationen bedömer att stora besparingar finns att göra för förvaltningen om det går att ansluta sig till en standardiseras förvaltningsgemensam tjänst. Ett sådant uppdrag till Riksarkivet kommer också att innebära att en konsekvensanalys kommer att göras baserat på de förslag som kommer fram under uppdragets genomförande.

Riksarkivet beräknar kostnaden för uppdraget till omkring 1 miljon kronor per år under en treårsperiod.

5.2. Förvaltningsgemensamma specifikationer

En grundförutsättning för att på sikt hantera växande e-arkiv och e-diarium är att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer . Delegationens förslag i avsnitt 2.1.2 innebär att Riksarkivet har det övergripande ansvaret att förvalta och vidareutveckla förvaltningsgemensamma specifikationer. Detta i sin tur lägger grunden till standardisering av tjänster inom området.

Uppdraget kan genomföras inom Riksarkivets befintliga budget.

• Sida 53
•  Original

5.3. Klarläggande av arkivmyndigheternas roller inom området elektronisk arkivering

Arkivmyndigheterna roll inom området elektronisk arkivering behöver klarläggas. Det är numera inte en frågan om att enbart arkivera pappershandlingar utan arkivering av elektroniska dokument och annan typ av elektronisk eller digitaliserad information kommer att bli dominerade. Elektroniska arkiv skapar större möjlighet till bearbetning varvid en större samhällsnytta kan skapas om arkivmyndigheter agerar samordnat.

Det alternativ som finns till ovanstående är att varje myndighet inom förvaltningen skapar sin egna arkivlösning, själv väljer vilket format eller vilken standard som ska följas samt att varje arkiv blir en fristående solitär och inga samlade analyser eller informationsuttag kan göras av t.ex. förvaltningen själv, privatpersoner, forskare, näringsliv eller andra intressenter.

Uppdraget bör genomföras av en särskild utredare under en period av omkring ett år.

• Sida 54
•  Original