RA-FS 2019:1

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

återlämnande eller gallring av handlingar inom löne-

och personaladministrativ verksamhet

beslutade den 11 februari 2019.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket

arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om över-

lämnande av allmänna handlingar för förvaring.

1 kap. Tillämpning

1 §

Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i

bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och

– sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande

av allmänna handlingar för förvaring.

2 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från

dessa föreskrifter.

2 kap. Återlämnande eller gallring

1 §

Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna

eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.

2 §

Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller

gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för

^{– pensionsutredningar},

– utfärdande av betyg eller intyg,

– styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra

rättigheter och skyldigheter,

– föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision,

– statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller

– forskning.

3 §

Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och

därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer.

RA-FS 2019:1

Utkom från trycket

den 8 mars 2019

2

RA-FS 2019:1

Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara

och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bila-

gan har löpt ut.

4 §

Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas

och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer.

Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är

sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande

som anges i bilagan har löpt ut.

3 kap. Dokumentation

1 §

Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring

eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen

till det dokumenteras.

1. Denna författning träder i kraft den 1 april 2019.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 2006:5) om gallring och återlämnande av handlingar tillkomna

inom löne- och personaladministrativ verksamhet och Riksarkivets föreskrif-

ter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan

om tjänst.

3. Denna författning får tillämpas retroaktivt.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Sara Jacobson

3

RA-FS 2019:1

Bilaga

Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löne-

och personaladministrativ verksamhet

Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas

även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och

gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handling-

arna får återlämnas eller gallras.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

Rekrytera personal

Annonser.

Bevaras.

Kravprofiler.

Gallras när de inte längre behövs

för verksamheten.

Verkställande av gallring förut-

sätter att annonser bevaras.

Ansökningshandlingar av-

seende den sökande som

har anställts.

Bevaras.

Avser till exempel följebrev,

meritförteckningar, bilagor, be-

tyg, arbetsprover, registerut-

drag och handlingar rörande

komplettering av ansöknings-

handlingar.

Ansökningshandlingar av-

seende sökande som inte

har anställts.

1. Gallras 2 år efter det att beslutet

om anställning har vunnit laga

kraft.

2. Vid preskriptionsavbrott enligt

diskrimineringslagen (2008:567)

får handlingar istället gallras först

då den väckta talan har avslutats

genom en dom eller ett beslut som

har vunnit laga kraft.

Återlämnande:

Ansökningshandlingar på papper

får återlämnas efter det att gall-

ringsfristen har löpt ut.

Om handlingen har skannats

eller kopierats får den återlämnas

när myndigheten inte längre har

behov av handlingen i original.

För sökande som har över-

klagat anställningsbeslutet hän-

visas till Handlingar rörande

överklagandeärenden.

4

RA-FS 2019:1

Ansökningshandlingar där

ansökan har återtagits av

den sökande.

Återlämnas eller gallras när de

inte längre behövs för verksam-

heten.

Ansökningshandlingar av-

seende tjänster som har

dragits tillbaka efter

annonsering.

1. Gallras 2 år efter det att rekry-

teringen avbröts.

2. Vid preskriptionsavbrott enligt

diskrimineringslagen (2008:567)

får handlingar istället gallras först

då den väckta talan har avslutats

genom en dom eller ett beslut som

har vunnit laga kraft.

Återlämnande:

Handlingarna får återlämnas efter

det att gallringsfristen har löpt ut.

Om handlingen har skannats

eller kopierats får den återlämnas

när myndigheten inte längre har

behov av handlingen i original.

Ansökningshandlingar

som inte avser viss ledig-

förklarad tjänst.

Återlämnas eller gallras när de

inte längre behövs för verksam-

heten.

Avser till exempel intresse-

anmälningar och spontan-

ansökningar.

Anmälan om företrädes-

rätt.

Bevaras.

Avser en sökandes anspråk på

företrädesrätt till återanställ-

ning enligt lagen (1982:80) om

anställningsskydd.

Handlingar rörande

utvärdering av sökande.

1. Gallras 2 år efter det att beslutet

om anställning har vunnit laga

kraft.

2. Vid preskriptionsavbrott enligt

diskrimineringslagen (2008:567)

får handlingar istället gallras först

då den väckta talan har avslutats

genom en dom eller ett beslut som

har vunnit laga kraft.

Undantag från gallring:

Handlingar som avser den anställ-

de bevaras.

Avser till exempel testresultat

från urvalstester, anteckningar

från intervjuer eller referens-

tagning och enkätfrågor och

svar som använts som urvals-

instrument.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

5

RA-FS 2019:1

Läkarintyg.

Gallras 2 år efter det att beslutet

om anställning har vunnit laga

kraft.

Undantag från gallring:

Läkarintyg som avser den

anställde.

Avser till exempel hälso-

deklarationer.

Registerutdrag ur belast-

ningsregistret.

Återlämnas eller gallras efter det

att myndigheten har antecknat att

utdraget har visats upp.

Avser till exempel utdrag enligt

lagen (2013:852) om register-

kontroll av personer som ska

arbeta med barn.

Grunduppgifter i säker-

hetsprövningar.

1. Får gallras 2 år efter det att be-

slutet om anställning har vunnit

laga kraft.

2. Vid preskriptionsavbrott enligt

diskrimineringslagen (2008:567)

får handlingar istället gallras först

då den väckta talan har avslutats

genom en dom eller ett beslut som

har vunnit laga kraft.

Undantag från gallring:

Grunduppgifter i säkerhetspröv-

ningar som avser den anställde

bevaras.

Avser till exempel minnes-

anteckningar eller samman-

fattande dokumentation från

samtal, referenstagning, säker-

hetsprövningssamtal (person-

bedömningssamtal) och

registerkontroll enligt Säker-

hetsskyddslagen (2018:585).

Handlingar rörande

registerkontroll och sär-

skild personutredning.

Gallras när de inte längre behövs

för verksamheten.

Avser framställan och ansökan

från myndigheten till Säker-

hetspolisen samt samtycke till

registerkontroll.

Förteckningar över

sökande.

Bevaras.

Avser till exempel rekryte-

ringsrapporter för information

enligt lagen (1976:580) om

medbestämmande i arbetslivet.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

6

RA-FS 2019:1

Användarprofiler.

Gallras 2 år efter användarens

sista inloggning i systemet.

Uppgifter som den sökande

själv registrerat i rekryterings-

system, till exempel kontakt-

uppgifter och uppgifter om

vilka tjänster hen sökt hos

myndigheten.

Handlingar rörande arbets-

tillstånd.

Bevaras.

Avser till exempel ansökan och

beslut av Migrationsverket om

arbetstillstånd för utländska

medborgare.

Anställningsbeslut.

Bevaras.

Avser myndighetens beslut

som kan överklagas.

Information om myndig-

hetens beslut om anställ-

ning.

Bevaras.

Avser till exempel anslag, kun-

görelser eller meddelanden om

tillsatta tjänster.

Korrespondens.

1. Gallras 2 år efter det att beslutet

om anställning har vunnit laga

kraft eller rekryteringen har av-

brutits.

2. Vid preskriptionsavbrott enligt

diskrimineringslagen (2008:567)

får handlingar istället gallras först

då den väckta talan har avslutats

genom en dom eller ett beslut som

har vunnit laga kraft.

Avser korrespondens som har

betydelse för beslutet om rekry-

tering, till exempel meddelande

om återkallande av ansökan

eller meddelande om avbruten

rekrytering. Avser även infor-

mation till och korrespondens

med fackliga företrädare och

information till Arbetsförmed-

lingen.

Korrespondens som saknar

betydelse för beslutet om

rekrytering.

Gallras när den inte längre behövs

för verksamheten.

Avser till exempel mottag-

ningsbekräftelser, kallelser till

intervju och tackbrev.

Handlingar rörande av-

visade överklaganden.

Bevaras.

Avser till exempel beslut och

korrespondens rörande över-

klaganden som avvisats för att

de har kommit in för sent.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

7

RA-FS 2019:1

Handlingar rörande över-

klagandeärenden.

Bevaras.

Avser till exempel:

– överklagande av anställnings-

beslut,

– myndighetens yttrande i ären-

det,

– platsannonsen,

– anslaget,

– anställningsavtalet,

– klagandens ansöknings-

handlingar inklusive cv,

– den eller de anställdas ansök-

ningshandlingar inklusive cv,

– referenser för den klagande

och den eller de anställda eller

– övriga handlingar i ärendet.

Hantera uppgifter om anställda

Uppgifter i personalsystem

om den anställde.

Gallras när de inte längre behövs

för verksamheten.

Avser endast till exempel

adress- och kontaktuppgifter

till den anställde och den an-

ställdes anhöriga, bankkonto

m. m.

Aviseringar om adress-

ändring.

Gallras när de inte längre behövs

för verksamheten.

Fullmakter.

Gallras 2 år efter det att anställ-

ningen har upphört.

Avser fullmakter för post-

öppning och liknande.

Aviseringar och övriga

handlingar rörande namn-

ändring.

Bevaras.

Avser även handlingar rörande

person- eller samordnings-

nummer.

Befattningsbeskrivningar.

Bevaras.

Personalförteckningar.

Bevaras.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

8

RA-FS 2019:1

Hantera ledigheter och frånvaro

Ledighetsansökningar.

Gallras 2 år efter utgången av det

år som ansökan avsåg.

Undantag från gallring:

Ledighetsansökningar där upp-

gifter om tiden och orsaken till

tjänstledigheten inte framgår av

tjänstgöringsjournaler eller mot-

svarande handlingar som bevaras.

Avser till exempel semester,

föräldraledighet och tjänst-

ledighet.

Sjukförsäkran.

1. Gallras 2 år efter sjukperiodens

slut under förutsättning att sjuk-

perioden framgår av tjänst-

göringsjournaler eller motsvaran-

de handlingar som bevaras.

2. Gallras 10 år efter sjuk-

periodens slut om inte 1. är

tillämpligt.

Kopior av läkarintyg.

Gallras 2 år efter sjukperiodens

slut.

Avser kopior av original som

har översänts till Försäkrings-

kassan.

Läkarintyg.

Gallras 10 år efter sjukperiodens

slut.

Avser läkarintyg för kortare

sjukfrånvaro som behålls i

original vid myndigheten.

Anmälningar av sjukdoms-

fall som fortsätter efter

sjuklöneperiodens slut.

Gallras 10 år efter det att anmälan

har gjorts.

Avser arbetsgivarens anmälan

till Försäkringskassan.

Ansökningar om ersättning

för kostnader för arbets-

tagare med omfattande

korttidsfrånvaro.

Gallras 10 år efter det att beslutet

har fattats.

Avser arbetsgivarens ansökan

till Försäkringskassan.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

9

RA-FS 2019:1

Beslut från Försäkrings-

kassan om ersättning från

första sjukdagen till arbets-

tagare med omfattande

korttidsfrånvaro.

Gallras 10 år efter det att beslutet

har fattats.

Betala ut löner och ersättningar

Årsvisa sammanställ-

ningar av uppgifter som för

varje anställd redovisar

när- och frånvaro.

Bevaras.

Kan även redovisa uppgifter

om anledningen till frånvaro,

tjänstebenämning, anställ-

ningsform, fast lön och års-

arbetstid. Benämns även års-

journaler, kalendarier eller

tjänstgöringsjournaler.

Månatliga sammanställ-

ningar av uppgifter som för

varje anställd redovisar

när- och frånvaro.

Gallras när de inte längre behövs

för verksamheten.

Benämns även månads-

journaler.

Övertids- eller mertids-

uppgifter.

Gallras 2 år efter utgången av det

år ersättning betalades ut.

Avser lönegrundande underlag.

Anteckningar om jourtid,

övertid och mertid.

Gallras 2 år efter utgången av det

år som anteckningarna avser.

Avser sammanställningar som

används för att kontrollera att

gränsvärden för jourtid, övertid

och mertid inte överskrids en-

ligt arbetstidslagen (1982:673).

Skatteuppgifter.

Gallras 2 år efter det att uppgifter-

na har upphört att gälla.

Avser till exempel jämknings-

beslut eller begäran om höjning

av skatteavdrag.

Uppgifter för skatteredo-

visning.

Gallras 7 år efter utgången av det

räkenskapsår som uppgifterna

avser.

Avser till exempel uppgifter

som redovisar preliminär skatt,

kontrolluppgifter eller upp-

bördsspecifikationer.

Utmätningsbeslut.

Gallras 2 år efter det att beslutet

har upphört att gälla.

Avser beslut som inkommer

från Kronofogdemyndigheten.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

10

RA-FS 2019:1

Sammanställningar över

lönearter.

Bevaras.

Avser beskrivningar i klartext

av löneartskoder i ett löne-

system. Benämns även löne-

artsförteckningar.

Lönesammanställningar.

Bevaras.

Avser även lönespecifikationer

eller lönelistor.

Sammanställningar över

beräkningar av retroaktiva

löner.

1. Gallras när de inte längre be-

hövs för verksamheten under för-

utsättning att uppgifterna framgår

av lönesammanställningar.

2. Gallras 2 år efter utgången av

det år som uppgifterna avser om

1. inte är tillämpligt.

Kvitton rörande frisk-

vårds-, läkarvårds- eller

läkemedelsersättningar.

Gallras 7 år efter det att ersätt-

ningen betalades ut.

Avser kvitton som lämnas in av

den anställde för att begära er-

sättning.

Uppgifter som visar av-

vikelser i samband med

löneberäkningar.

Gallras 2 år efter utgången av det

år då löneberäkningen gjordes.

Benämns även signallistor.

Sammanställningar och

avstämningar av löne-

händelser.

Gallras när handlingarna inte

längre behövs för verksamheten.

Avser till exempel samman-

ställningar som görs i syfte att

vara tillfälliga hjälpmedel i

arbetet.

Arvodesuppgifter.

Gallras 7 år efter det att ersätt-

ningen betalades ut.

Reseräkningar med bila-

gor.

1. Gallras 7 år efter det att ersätt-

ningen betalades ut.

2. Bilagor i form av kvitton som

redovisar utlägg som den anställ-

de har gjort i tjänsten får skannas

och därefter gallras 3 år efter ut-

gången av det räkenskapsår som

handlingarna avser.

Punkten 2. avser till exempel

utlägg för resor med buss eller

taxi.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

11

RA-FS 2019:1

Avstämningar för kontroll

av transaktionsinforma-

tion.

Gallras när handlingarna inte

längre behövs för verksamheten.

Avser integrationer med andra

myndigheter för periodvisa

rapporteringar av uppgifter ur

lönesystemet, till exempel rap-

portering till Försäkringskassan

avseende sjukdom de första 14

dagarna, Statistiska central-

byrån avseende lönestatistik,

Statens pensionsverk avseende

information för kommande

pensionsutbetalningar eller

Arbetsgivarverket avseende

lönestatistik.

Sammanställningar av

aviseringar om olika per-

sonal- eller lönehändelser.

Gallras när handlingarna inte

längre behövs för verksamheten.

Personal- eller lönehändelser

avser till exempel pensionsav-

gångar eller slutdatum för till-

fälligt anställda.

Övriga underlag för utbe-

talningar.

Gallras 2 år efter det att ersätt-

ningen betalades ut.

Avser till exempel underlag till

tidsredovisnings- eller flextid-

system, underlag för utbetal-

ning av föräldrapenning m. m.

Hantera personalärenden

Utredningar rörande

arbetssociala och psyko-

sociala frågor på individ-

nivå.

Bevaras.

Handlingar rörande avsked

eller omplaceringar.

Bevaras.

Handlingar rörande avsked in-

går även i Hantera avveckling

av personal.

Handlingar rörande disci-

plinärenden och personal-

ansvarsnämnd.

Bevaras

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

12

RA-FS 2019:1

Hantera arbetsmiljöfrågor

Handlingar rörande arbets-

skador.

Bevaras.

Avser anmälan, beslut och

övriga handlingar som har haft

betydelse i ärendet.

Handlingar rörande rehabi-

literingsutredningar.

Bevaras.

Avser anmälan, beslut och

övriga handlingar som har haft

betydelse i ärendet.

Handlingar rörande arbets-

hjälpmedel.

Bevaras.

Ansökan om bidrag för arbets-

hjälpmedel görs till Försäk-

ringskassan.

Handlingar rörande syste-

matiskt arbetsmiljöarbete.

Bevaras.

Avser handlingar som ingår i

Arbetsmiljöverkets föreskrifter

om systematiskt arbetsmiljö-

arbete, till exempel arbets-

miljöpolicy, handlingsplaner,

riskbedömningar eller uppfölj-

ningar.

Jämställdhetsplaner.

Bevaras.

Handlingar rörande före-

byggande hälsovård.

Bevaras.

Avser till exempel friskvårds-

satsningar.

Sammanställningar som

rör arbetsskador, tillbud

eller olyckor på arbets-

platsen.

Bevaras.

Hälsobokslut.

Bevaras.

Utredningar rörande

arbetssociala och psyko-

sociala frågor på grupp-

nivå.

Bevaras.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

13

RA-FS 2019:1

Hantera avveckling av personal

Ansökningar om entledi-

gande.

Bevaras.

Handlingar rörande upp-

sägningar.

Bevaras.

Avser till exempel varsel om

uppsägning, besked om att en

tidsbegränsad anställning inte

kommer att fortsätta och upp-

sägning.

Se även Hantera personal-

ärenden för handlingar rörande

avsked.

Tjänstgöringsbetyg.

Bevaras.

Avser tjänstgöringsbetyg som

har utfärdats av myndigheten.

Tjänstgöringsintyg.

Gallras när handlingen inte längre

behövs för verksamheten under

förutsättning att uppgifterna i in-

tyget framgår av tjänstgörings-

journaler eller motsvarande hand-

lingar som bevaras.

Undantag från gallring:

Tjänstgöringsintyg som inne-

håller värdeomdömen ska

bevaras.

Avser tjänstgöringsintyg som

har utfärdats av myndigheten.

Handlingar i samband med

pensionsutredning.

Bevaras.

Avser till exempel ansökan och

beslut om pension eller deltids-

pension, handlingar rörande

anstånd med pensionsavgång

eller utdrag från tjänste-

matrikel.

Handlingar

Återlämnande, bevarande och

gallring

Anmärkningar

Elanders Sverige AB, 2019