RA-FS 2019:2
Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA–FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter
1
Riksarkivets författningssamling
ISSN 0283-2941
Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander
Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter
(RA–FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos
statliga myndigheter;
beslutade den 24 juni 2019.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § och 16 § arkivförordningen
(1991:446), 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna
handlingar för förvaring samt 2 § förordningen (1999:976) om överlämnan-
de av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisa-
toriska delar för förvaring i fråga om Riksarkivets föreskrifter (RA-FS
1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter,
dels att 6 kap. 17 § ska upphöra att gälla,
dels att 1 kap. 4 § ska betecknas 1 kap. 5 § och att 1 kap. 5 § ska betecknas
1 kap. 6 §,
dels att 1 kap. 2 och 3 §§, 2 kap. 1 §, 3 kap. 2 §, 4 kap. 3 §, 6 kap. 2, 5, 7,
13, 16, 18 och 19 §§, 7 kap. 1–3 §§, 8 kap. 1 §, 9 kap. 1, 2, 19, 22, 24 och
25 §§ och 10 kap. 3 § samt rubriken mellan 9 kap. 7 och 8 §§ ska ha nedan-
stående lydelse,
dels att det i 6 kap. ska införas en ny paragraf, 13 a §, av nedanstående
lydelse.
Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag
då denna författning träder i kraft.
1 kap. Tillämpningsområde
1 §
1
Föreskrifterna gäller för arkiv hos
– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, rege-
ringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,
– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bi-
lagan till offentlighets- och sekretesslagen,
– sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande
av allmänna handlingar för förvaring, och
– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna
handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnan-
de av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess orga-
nisatoriska delar för förvaring, m.m.
Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges,
sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. RA-FS 2019:2
1Senaste lydelse RA-FS 2012:1.
RA-FS 2019:2
Utkom från trycket
den 9 juli 2019
Omtryck
2
RA-FS 2019:2
2 §
Föreskrifterna gäller även i tillämpliga delar för handlingar som
– överlämnats till myndigheten från annan myndighet eller enskild och
som införlivats med myndighetens arkiv,
– överlämnats till myndigheten från annan myndighet och som förvaras
skilda från myndighetens arkiv,
– myndigheten framställer för annan myndighets räkning eller förvarar för
annan myndighets räkning för teknisk bearbetning eller teknisk lagring,
och
– myndigheten har lånat in från annan myndighet.
Allmänna råd. Bestämmelsen bör även omfatta handlingar som myndigheten
med full äganderätt har övertagit som gåva eller legat från enskild, uteslutande
för förvaring och vård eller för forsknings- och studieändamål. RA-FS 2019:2
3 §
Om en myndighet överlåter framställning, teknisk bearbetning eller
teknisk lagring av handlingar till en annan myndighet eller till en enskild, ska
denna genom en skriftlig överenskommelse åläggas skyldighet att följa til-
lämpliga föreskrifter inom arkivområdet. RA-FS 2019:2
4 §
Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande
regler i lag eller förordning, eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på
lag. RA-FS 1997:4
5 §
2
Riksarkivet kan föreskriva om undantag från föreskrifterna i 6 kap. om
det finns särskilda skäl. RA-FS 2019:2
6 §
3
Vad som sägs i 9 kap. 5, 6 och 10 §§ gäller inte för Svenska kyrkan
och dess organisatoriska delar.
Bestämmelser enligt första stycket meddelas istället i särskilda föreskrif-
ter. RA-FS 2019:2
2 kap. Definitioner
1 §
4
I dessa föreskrifter avses med
aktivitet
led i en process,
databärare
fysiskt underlag för handlingar,
elektronisk handling
upptagning för automatiserad behandling i enlig-
het med 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen
(1949:105),
förvaringsenhet
mängd av handlingar som avgränsas fysiskt eller
logiskt,
2Angavs felaktigt som 4 § RA-FS 2008:4.
3Angavs felaktigt som 5 § RA-FS 2018:2.
4Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
3
RA-FS 2019:2
gallra
förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i all-
männa handlingar, eller vidta andra åtgärder med
handlingarna som medför
– förlust av betydelsebärande data,
– förlust av möjliga sammanställningar,
– förlust av sökmöjligheter, eller
– förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas
autenticitet,
handlingsslag
de handlingar som inkommer eller upprättas
genom att en process genomförs upprepat,
handlingstyp
de handlingar som inkommer eller upprättas
genom att en aktivitet genomförs upprepat,
klassificeringsstruktur
struktur som representerar verksamheten, och
som används för klassificering av handlingsslag,
medium
medel och metoder för framställning, överföring
och lagring av handlingar,
process
avgränsad följd av aktiviteter som förekommer
upprepat i verksamheten,
strukturenhet
del av klassificeringsstruktur. RA-FS 2019:2
3 kap. Avgränsning och organisation
1 §
Myndigheten ska fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning
och organisation.
Allmänna råd. Myndigheter med omfattande eller komplex arkivbildning
bör fastställa en plan för framställning och hantering av de allmänna handling-
arna.
Planen kan innehålla uppgifter om hur olika slag av handlingar ska framstäl-
las och i vissa fall överföras till nya databärare (val av medium, databärare och
format), kontrolleras avseende kvalitet och autenticitet vid framställning och
överföring, registreras och i vissa fall märkas, arkiveras, förvaras och skyddas
samt gallras eller långtidslagras.
Vid behov kan planen kompletteras med grafiska beskrivningar. RA-FS
1997:4
2 §
5
Myndigheten ska, förutom allmänna handlingar, arkivera sådana min-
nesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsför-
ordningen (1949:105), om de är av betydelse för myndighetens verksamhet,
allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning.
Övriga handlingar ska avlägsnas när handläggning eller annat arbete har
avslutats. RA-FS 2019:2
5Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
4
RA-FS 2019:2
3 §
Handlingar som ska tillhöra myndighetens arkiv ska, redan från det att
de kommer in till eller upprättas hos myndigheten, hållas skilda från andra
myndigheters och enskildas handlingar.
Allmänna råd. Om flera myndigheter använder ett gemensamt system bör
myndigheterna redan vid planeringen av systemet överväga hur handlingarna
ska kunna skiljas åt, logiskt och vid behov även fysiskt, så att de kan tillföras
respektive myndighets arkiv. RA-FS 1997:4
4 §
Handlingar som tillkommit under handläggningen av ett ärende eller
annan avgränsad process, ska kunna presenteras och lämnas ut samlat. Hand-
lingarna ska så långt möjligt ges en organisation som avspeglar processen.
Allmänna råd. En samlad presentation kan ske genom att handlingarna fysiskt
förvaras tillsammans i akter, dossierer eller motsvarande, men även genom att
logiska samband upprättas mellan handlingarna. RA-FS 1997:4
5 §
Handlingarna ska arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket
innehåll de hade när de inkom till myndigheten, upprättades där, eller använ-
des som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande.
Allmänna råd. Det bör särskilt uppmärksammas hur arkivering ska ske av
sådana uppgifter och uppgiftssammanställningar som hämtats ur interna och
externa databaser, samt uppgifter som legat till grund för automatiska beslut.
RA-FS 1997:4
6 §
Handlingar som myndigheten upprättar för publicering eller motsva-
rande spridning, ska arkiveras på ett sådant sätt att de kan skiljas från
myndighetens publikationslager, distributionssystem och bibliotekshand-
lingar. RA-FS 1997:4
7 §
Genom strukturering med utgångspunkt i myndighetens verksamhet,
och klassificering i enlighet med i förväg bestämda kriterier, ska arkivet ges
en organisation som
– befrämjar sökning och tillgänglighet,
– bidrar till att skydda handlingarna från obehörig åtkomst, och
– möjliggör en ändamålsenlig hantering och lagring.
Om så krävs ska handlingarna märkas eller på annat sätt ges en identitet
som gör att de kan återsökas, och som gör att arkivets struktur kan upprätt-
hållas. RA-FS 1997:4
4 kap. Framställning och överföring
1 §
Myndigheten ska välja medium och databärare med beaktande av att
handlingarna ska kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett till-
fredsställande sätt.
Hänsyn ska även tas till de olika mediernas förutsättningar avseende sök-
barhet och tillgänglighet.
Allmänna råd. Myndigheten bör även beakta de olika databärarnas lagrings-
kapacitet.
5
RA-FS 2019:2
2 §
Handlingarna ska framställas så att de kan läsas och överföras till an-
nan databärare under den tid som de ska bevaras.
3 §
6
Förstöring av den ursprungliga databäraren, efter överföring av hand-
lingar från en databärare till en annan, kan i enlighet med definitionen i
2 kap. 1 § utgöra gallring. Förstöring får i sådana fall endast ske med stöd av
gallringsföreskrifter.
Allmänna råd. Överföring av information till en databärare inom samma medi-
um (t.ex. från hårddisk till magnetband), räknas i allmänhet inte som gallring
medan överföring till en databärare inom ett annat medium (t.ex. från magnet-
band till mikrofilm eller från papper till elektroniska handlingar (upptagningar
för automatiserad behandling) alltid räknas som gallring. RA-FS 2019:2
5 kap. Hantering, förvaring och skydd
1 §
Handlingarna ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och
skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls.
Allmänna råd. Myndigheten bör fastställa rutiner för att skydda handlingarna
mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Även rutiner för transport inom
och utom myndigheten bör fastställas.
Handlingarna bör endast efter myndighetens medgivande vara tillgängliga
för personer som inte tillhör myndigheten.
Vid tillhandahållande av handlingar till allmänheten bör myndigheten över-
vaka hur handlingarna handhas. RA-FS 1997:4
2 §
Myndigheten ska välja förvaringsmedel med hänsyn till de krav som
ställs på handlingarnas användning och skydd.
Allmänna råd. Myndigheten bör härvid beakta
– handlingarnas bevarandetid,
– handlingarnas användning (hanterbarhet, slitage m.m.),
– behov av skydd mot yttre påverkan samt
– krav på säkerhet (skydd mot skingring m.m.). RA-FS 1997:4
3 §
Myndigheten ska förvara arkivet i sådan ordning att kontroll och sök-
ning i arkivet underlättas.
6 kap. Arkivredovisning
Arkivredovisningens funktion och omfattning
1 §
Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att
– förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar,
– överblicka handlingsbeståndet,
– söka och ta fram handlingar, och
– hantera och förvalta handlingar. RA-FS 2008:4
6Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
6
RA-FS 2019:2
2 §
7
Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestånd.
RA-FS 2019:2
3 §
Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som
– en arkivbeskrivning,
– en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och
– en arkivförteckning.
Arkivredovisningens uppgifter ska relateras till varandra över tiden.
Till arkivredovisningen ska knytas uppgifter om hur arkivredovisningen
ska användas.
Allmänna råd. Uppgifter enligt tredje stycket avser t.ex. uppgifter om arkiv-
redovisningens utformning, standarder och metoder som har använts vid utar-
betandet, och förklaring av använda symboler och koder. RA-FS 2008:4
4 §
Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpan-
de. RA-FS 2008:4
Arkivbeskrivning
5 §
8
Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten,
verksamheten, arkivet och arkivverksamheten:
– myndighetens namn,
– tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande),
– myndighetens verksamhet,
– myndighetens organisation,
– sökmedel till arkivet,
– inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring,
– överlämnande av arkiv eller verksamhet från annan myndighet eller
enskild,
– överlämnande av arkiv eller verksamhet till annan myndighet eller arkiv-
myndighet, och
– arkivverksamhetens organisation. RA-FS 2019:2
6 §
När uppgifter i arkivbeskrivningen har blivit inaktuella ska en ny ver-
sion av arkivbeskrivningen upprättas.
Arkivbeskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presen-
tation av versionerna. RA-FS 2008:4
Klassificeringsstruktur
Representation av verksamheten
7 §
9
Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som represente-
rar verksamheten.
7Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
8Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
9Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
7
RA-FS 2019:2
Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande
av arkivförteckning.
Allmänna råd. Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid
registrering enligt 5 kap.offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). RA-FS
2019:2
8 §
Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.
Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighet-
ens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har iden-
tifierats i verksamheten. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer.
Allmänna råd. På klassificeringsstrukturens översta nivå bör verksamheterna
ges följande ordning:
– styrande verksamheter,
– stödjande verksamheter, och
– kärnverksamheter. RA-FS 2008:4
9 §
Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i klassifi-
ceringsstrukturen. RA-FS 2008:4
Uppgifter om klassificeringsstrukturen
10 §
Följande uppgifter ska anges om klassificeringsstrukturen:
– myndighetens namn,
– klassificeringsstrukturens versionsnummer,
– tidpunkt när klassificeringsstrukturen tas i bruk,
– tidpunkt när klassificeringsstrukturen avslutas, och
– myndighetens beslut. RA-FS 2008:4
Uppgifter om strukturenheterna
11 §
Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivå-
er:
– beteckning på strukturenheten,
– namn på strukturenheten.
Strukturenhetens beteckning ska bildas genom numerisk punktnotation.
RA-FS 2008:4
Ändringar av strukturenheterna
12 §
Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller av-
slutas.
Gamla och nya strukturenheter som har ett nära samband ska relateras till
varandra.
En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur. RA-FS 2008:4
8
RA-FS 2019:2
13 §
10
För en nytillkommen strukturenhet ska följande uppgifter anges,
förutom beteckning och namn enligt 11 §:
– tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, och
– myndighetens beslut.
Om en strukturenhet motsvarar en verksamhet som förts över från en
annan myndighet ska uppgifter anges om vilken myndighet detta gäller.
RA-FS 2019:2
13 a §
När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges. Om
den avslutade strukturenheten motsvarar en verksamhet som förts över till en
annan myndighet ska uppgifter anges om vilken myndighet detta gäller.
RA-FS 2019:2
Ny klassificeringsstruktur
14 §
Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassifi-
ceringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den
avslutas och en ny tas i bruk.
Vid byte av struktur ska strukturenheter som har ett nära samband relateras
till varandra. RA-FS 2008:4
Processbeskrivningar
15 §
Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska
beskrivas grafiskt eller i text.
Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en
process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I de fall myn-
digheten arbetar i en process som är gemensam med en annan myndighet
eller enskild ska detta framgå.
Processbeskrivningen får utelämnas om det är uppenbart att den inte be-
hövs för förståelsen av processen eller dess samband med det handlingsslag
som bildas. RA-FS 2008:4
Arkivförteckning
Redovisning av handlingsslag och handlingstyper
16 §
11
Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper:
– beteckning på handlingsslaget,
– namn på handlingsslaget,
– namn på ingående handlingstyper,
– handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation,
– tidpunkt för när handlingstyperna tas i bruk eller avslutas,
– gallring, och
– sekretess. RA-FS 2019:2
10Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
11Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
9
RA-FS 2019:2
17 §
12
Upphävd RA-FS 2019:2
Redovisning av förvaringsenheter
18 §
13
Uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträckning som
behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering. RA-FS
2019:2
19 §
14
Klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska
relateras till varandra i den utsträckning som behövs för handlingarnas iden-
tifiering, åtkomst och hantering. RA-FS 2019:2
7 kap. Gallring
1 §
15
Myndigheten ska fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring.
RA-FS 2019:2
2 §
16
Föreskrifter eller beslut om gallring utfärdas av Riksarkivet. Fram-
ställning om gallring inges till Riksarkivet.
Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar
som föreslås till gallring, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse
för deras användning och betydelse samt en motivering till gallringsförslaget.
RA-FS 2019:2
3 §
17
Handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska förstöras under
kontroll.
Allmänna råd. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som
innehåller sekretessbelagda uppgifter. RA-FS 2019:2
8 kap. Återlämnande
1 §
18
Föreskrifter om återlämnande av handlingar till annan myndighet
eller enskild utfärdas av Riksarkivet. Framställning om återlämnande inges
till Riksarkivet.
Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar
som föreslås till återlämnande, uppgift om handlingarnas omfattning, redo-
görelse för deras användning samt en motivering till förslaget.
Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller mot-
svarande. RA-FS 2019:2
12Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
13Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
14Senaste lydelse RA-FS 2008:4.
15Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
16Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
17Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
18Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
10
RA-FS 2019:2
9 kap. Överlämnande
Bestämmelser om överlämnande av handlingar i andra författningar
1 §
19
Bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda
organ som avses i 2 kap. 21 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) finns i
lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
RA-FS 2019:2
2 §
20
Bestämmelser för kommittéer som avses i 1 § kommittéförordningen
(1998:1474) om överlämnande av arkiv till en annan myndighet finns i Riks-
arkivets föreskrifter (RA-FS 2013:3) och allmänna råd om arkiv hos kommit-
téer under regeringen. RA-FS 2019:2
Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan
myndighet
3 §
En myndighet som upphör helt och hållet och vars verksamhet inte förs
över till en annan myndighet, ska i enlighet med 11 § arkivlagen (1990:782)
lämna över sitt arkiv till Riksarkivet inom tre månader, om inte regeringen
eller Riksarkivet föreskriver något annat. RA-FS 2018:2
4 §
En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs
över till en annan myndighet ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av
arkivet till den myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer
av.
– lag eller föreskrift som meddelas av regeringen
– särskilt beslut av regeringen, eller
– överenskommelse med Riksarkivet i enlighet med 9 § arkivlagen
(1990:782)
Om elektroniska handlingar införlivas i den övertagande myndighetens
arkiv ska arkivexemplar framställas och tillföras den överlämnande myndig-
hetens arkiv, med undantag av det som gäller enligt 9 §.
Allmänna råd. Överlämnandet bör dock ske endast under förutsättning att den
mottagande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna
bedriva den överförda verksamheten.
En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjlighe-
ten att för överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över
handlingarna till elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att
tillgodose den övertagande myndighetens behov av tillgång till handlingarna
genom utlån för tjänsteändamål i enlighet med 7 § arkivförordningen
(1991:446). RA-FS 2018:2
5 §
En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till
en annan myndighet ska innan överföringen skriftligen rapportera detta till
Riksarkivet. RA-FS 2018:2
19Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
20Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
11
RA-FS 2019:2
6 §
Arkiv som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredo-
visning i enlighet med 6 kap.
Dokumentation som avses i första stycket ska sändas till Riksarkivet inom
sex månader efter det att verksamheten har förts över.
Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet
hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärendere-
gister eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.
RA-FS 2018:2
7 §
Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets före-
skrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på
mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprogra-
fisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptag-
ningar på magnetband, och som behövs för fortsatt bevarande ska följa med
vid överlämnandet. RA-FS 2018:2
Bestämmelser för en myndighet som ska ta över arkiv från en annan
myndighet
8 §
En myndighet som tar över arkiv från en annan myndighet får inte
blanda samman handlingarna med det egna arkivet.
Myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa hand-
lingar med det egna arkivet.
Allmänna råd. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingar-
na är en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den
övertagande myndigheten.
Myndigheten bör överväga om et finns alternativ till att övertagna arkiv-
handlingar införlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av
handlingar lämnas över och införlivas. RA-FS 2018:2
9 §
Elektroniska handlingar som införlivas i den övertagande myndighet-
ens arkiv ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den
överlämnande myndigheten. RA-FS 2018:2
10 §
Arkiv som tas över ska dokumenteras i den övertagande myndighet-
ens arkivredovisning i enlighet med 6 kap.
Dokumentation som avses i första stycket ska sändas till Riksarkivet inom
sex månader efter det att verksamheten har förts över.
Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet
hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärende-
register eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.
RA-FS 2018:2
11 §
Om Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring eller annat
avhändande för de handlingar som tas över och fristen för avhändandet inte
har löpt ut, får den övertagande myndigheten istället verkställa detta.
Allmänna råd. Ändring, rättelse och gallring i övertagna handlingar bör
dokumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som har vidtagit åtgärden.
RA-FS 2018:2
12
RA-FS 2019:2
Bestämmelser om överlämnande till Riksarkivet
12 §
En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782), efter överens-
kommelse överlämna arkivmaterial till Riksarkivet. RA-FS 2018:2
13 §
En myndighet som önskar att lämna över arkiv till Riksarkivet ska
komma in med en framställning om detta.
Allmänna råd. Myndighetens framställning avses utgöra underlag för en över-
enskommelse om överlämnande till Riksarkivet. Framställningen bör inne-
hålla en förteckning över de handlingar som överlämnandet avser. RA-FS
2018:2
14 §
Myndigheten ska kontakta Riksarkivet i så god tid före överlämnan-
det att Riksarkivet ges tillfälle att samråda kring överlämnandet eller inspek-
tera de handlingar som ska överlämnas. RA-FS 2018:2
15 §
Arkiv som överlämnas ska vara förtecknade och handlingar för vilka
gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade om inte myndigheten kommer
överens om annat med Riksarkivet. RA-FS 2018:2
16 §
Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets före-
skrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på
mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprogra-
fisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptag-
ningar på magnetband, och som behövs för fortsatt bevarande, vård och
tillhandahållande, ska följa med vid överlämnandet. RA-FS 2018:2
17 §
Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transpor-
ter av handlingar i enlighet med de föreskrifter som räknas upp i 16 §. RA-
FS 2018:2
18 §
I överlämnandet ska ingå de antal exemplar av handlingarna som
framgår av de föreskrifter som räknas upp i 16 §. RA-FS 2018:2
19 §
21
Vid överlämnande av arkivmaterial ska Riksarkivet i enlighet med
17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446) träffa en överenskommelse
med myndigheten om ersättning för kostnader hos Riksarkivet för att bevara,
vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband
med övertagandet.
Allmänna råd. Om myndigheten inte har följt kraven i Riksarkivets föreskrif-
ter kan detta leda till särskilda kostnader för myndigheten i samband med
överlämnandet. RA-FS 2019:2
21Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
13
RA-FS 2019:2
Särskilda bestämmelser om överlämnande av elektroniska handlingar till
Riksarkivet
20 §
Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transpor-
ter av elektroniska handlingar i enlighet Riksarkivets föreskrifter om elektro-
niska handlingar. RA-FS 2018:2
21 §
Inför ett överlämnande ska myndigheten på begäran av Riksarkivet
tillhandahålla de elektroniska handlingarna samt tillhörande dokumentation
för analys eller verifiering. Riksarkivet kommer i varje enskilt fall överens
med myndigheten hur detta ska ske. RA-FS 2018:2
22 §
22
Elektroniska handlingar som överlämnas till Riksarkivet ska uppfyl-
la kraven i Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för elektroniska hand-
lingar. RA-FS 2019:2
23 §
Vid överlämnandet av elektroniska handlingar till Riksarkivet ska
Riksarkivet besluta om
– innehåll om omfattning
– vilken dokumentation som krävs, och
– hur överlämnandet ska ske RA-FS 2018:2
24 §
23
Överlämnandet får ske först sedan
– analys eller verifiering i enlighet med 21 § har genomförts,
– innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fast-
ställts,
– dokumentationen har godkänts av Riksarkivet, och
– Riksarkivet har kommit överens med myndigheten på vilket sätt över-
lämnandet ska ske. RA-FS 2019:2
25 §
24
Varje överlämnande ska omfatta
– elektroniska handlingar,
– dokumentation i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska
handlingar, och
– utdrag ur myndighetens arkivredovisning. RA-FS 2019:2
10 kap. Utlån
1 §
Handling som lånats in till en myndighet för tjänsteändamål får lånas
vidare till annan myndighet för tjänsteändamål under förutsättning att den
långivande myndighetens medgivande inhämtats.
2 §
Utlån för forsknings- och studieändamål får endast ske i enlighet med
Riksarkivets föreskrifter eller beslut. RA-FS 1997:4
22Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
23Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
24Senaste lydelse RA-FS 2018:2.
14
RA-FS 2019:2
3 §
25
Utlån för utställningsändamål och därmed jämförligt ändamål får ske
efter Riksarkivets beslut i varje enskilt fall. RA-FS 2019:2
4 §
Annat utlån än vad som avses i 1–3 §§ får inte ske utan föreskrifter
eller beslut från Riksarkivet. RA-FS 1997:4
1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 199126.
2. Genom föreskrifterna upphävs riksarkivets cirkulär (1968:473) om till-
lämpningen av allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590) och
riksarkivets cirkulär (1979:679) om ändring av detta cirkulär.
3. Arkivbeskrivning i enlighet med 6 kap. 1–2 §§, ska omfatta myndighe-
tens arkiv fr.o.m. tidpunkten för den senaste större omorganisationen, dock
senast fr.o.m. arkivlagens ikraftträdande.
4. Riksarkivet och krigsarkivet har den 23 maj 1991 beslutat att riksarki-
vets och krigsarkivets cirkulär (1979:277) angående plan till förteckning
över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv ska upphöra att gälla fr.o.m. den 1 juli
1991.
I de fall myndigheten har upprättat arkivförteckning i enlighet med
– kungörelsen (1903:56) angående plan till förteckning över vissa centrala
ämbetsverks arkiv,
– riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (1962:110) angående plan till för-
teckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv eller
– riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (1979:277) angående plan till för-
teckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv får myndigheten fortsätta att
använda den avvikande förteckningsplanen till dess att arkivförteckningen
avslutas och en ny arkivförteckning påbörjas.
I de fall riksarkivet eller krigsarkivet har beslutat om särskild förteck-
ningsplan för en myndighet eller en grupp av myndigheter ska förtecknings-
planen gälla till dess att riksarkivet beslutar annat.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 199827.
2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets före-
skrifter (RA-FS 1995:1) om överlämnande av allmänna handlingar till andra
organ än myndigheter för förvaring, med föreskrifter om ändring (RA-FS
1996:3).
3. Föreskrifter eller beslut som Riksarkivet utfärdat med stöd av 9 kap. 2 §
RA-FS 1991:1, om undantag från 3 kap. 3 §, ska fortsättningsvis gälla som
om de utfärdats med stöd av 9 kap. 3 § i denna författning.
4. Allmänna handlingar som Riksarkivet överlämnat i enlighet med 3 §
Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1995:1) om överlämnande av allmänna
handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, ska tills vidare för-
varas hos enskilt organ till dess att det enskilda organet överlämnar allmänna
handlingar till annat enskilt organ, i enlighet med förordningen (1994:1495)
25Senaste lydelse RA-FS 1997:4.
26RA-FS 1991:1.
27RA-FS 1997:4.
15
RA-FS 2019:2
om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter,
eller till dess att de allmänna handlingarna överlämnas till arkivmyndighet
för förvaring.
1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 200928.
2. Handlingar som tillkommer före den 1 januari 2013 får redovisas enligt
6 kap. RA-FS 1991:1 (ändrad 1997:4). Redovisning enligt tidigare bestäm-
melser ska vara avslutad senast den 1 januari 2014. Riksarkivet kan föreskri-
va om senare sluttidpunkt.
3. Handlingar som har tillkommit före den 1 januari 2014 får redovisas en-
ligt bestämmelserna i 6 kap. denna författning efter särskilt beslut från arkiv-
myndigheten.
4. I de fall Riksarkivet före den 1 januari 2009 har föreskrivit om alternativ
till förteckningsplanen i 6 kap. 7 § 1991:1 (ändrad 1997:4), får den föreskriv-
na klassificeringsstrukturen användas även i fortsättningen.
Denna författning träder i kraft den 15 december 201229.
Denna författning träder i kraft den 1 januari 201930.
Denna författning träder i kraft den 1 september 201931.
KARIN ÅSTRÖM IKO
Håkan Lövblad
28RA-FS 2008:4.
29RA-FS 2012:1.
30RA-FS 2018:2.
31RA-FS 2019:2.
Elanders Sverige AB, 2019