Propositionens huvudsakliga innehåll

Propositionen innehåller förslag till en arkivlag som ger grundläggande regler om arkiv hos såväl statliga som kommunala myndigheter. I den föreslagna lagen regleras bl. a. vad som ingår i en myndighets arkiv, vården av arkivet och gallring av arkiv. Frågor om gallring behandlas ingående eftersom effektiv gallring har stor betydelse för arkivens tillgänglighet och värde.

Även med den nya arkivlagen skall speciella gallringsregler kunna ges i särskilda lagar. främst de som reglerar integritetskänsliga register. Vissa förenhetliganden föreslås emellertid i gallringsbestämmelserna i de lagar som innehåller särregler på det området. Dessa förslag syftar bl.a. till att göra det möjligt att bevara vissa urval av arkivmaterial.

Arkivlagen inrymmer också regler om arkivmyndigheter och deras till- synsuppgifter när det gäller myndigheternas arkivvård.

I propositionen läggs vidare fram förslag om vilka insatser på arkivom- rådet som bör prioriteras. [ det sammanhanget behandlas bl.a. lokalfrågor samt arkivens användning och tillgänglighet. Också arkivmyndigheternas uppgifter när det gäller enskilda arkiv berörs. Arkiv-sektorn föreslås få ökade resurser för dessa ändamål.

I en särskild del läggs fram förslag till ändringar i socialtjänstlagen som hänger samman med den föreslagna lagregleringcn i övrigt av arkivf'rågor- na. Ändringarna berör sålunda frågor om bevarande och gallring av hand- lingar i socialtjänsten.

Den föreslagna arkivlagen och de andra lagändringarna föreslås träda i kraft den ljuli l99l.

• Sida 2
•  Original

Propositionens lagförslag Prop. 1989/90:72 1 Förslag till Arkivlag

Härigenom föreskrivs följande.

Lagens tillämpningsområde

1 5 I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelserna i 3 - 6 och 10 55 skall tillämpas också på statli- ga, kommunala och kyrkokommunala beslutande församlingar.

2 9" Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters ar— kiv skall gälla även för arkiv hos

1. kyrkokommunala myndigheter.

2. sådana organ som avses i 1 kap. 8 5 andra stycket sekretessla- gen (1980:100) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen. och

3. allmänna försäkringskassor.

Arkivbildningen och dess syften

3 5 En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 & tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk da- tabehandling som är tillgängliga för flera myndigheter. så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras. hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

1. rätten att ta del av allmänna handlingar.

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och

3. forskningens behov.

Arkivvården

4 5 Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv. om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 5 har övertagit detta ansvar.

5 & Som grund för arkivvården skall myndigheterna

1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hän- syn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. och

2. vid framställningen av handlingar använda materiel och meto— der som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.

• Sida 3
•  Original

6 & larkivvården ingår att myndigheten skall

1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av all- männa handlingar underlättas.

2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. dels en systematisk arkivförteckning.

3. skydda arkivet mot förstörelse. skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,

4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar. och

5. verkställa föreskriven gallring i arkivet.

Arkivmyndigheterna och deras uppgifter

7 & För tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3 - 6 55 skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala förvaltningen.

Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter. regeringen. myndigheter inom regeringens kansli el- ler utrikesrepresentationen.

8 ?; Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall fin- nas för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 % fullgör sina skyldigheter enligt 3 — 6 55 ankommer på de statliga arkivmyndigheterna.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och förvalt- ningsutskottet i landstingskommunen. om inte kommunfullmäkti- ge eller landstinget har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.

9ä En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten.

En arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana fall som beskrivs i 11 och 14 55.

När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten.

Gallring

10 5 Allmänna handlingar får gallras.

Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna till- godose de ändamål som anges i 3 5 tredje stycket.

Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa all- männa handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa be- stämmelser. dock med undantag för bestämmelserna i 12 å datala- gen (19731289).

• Sida 4
•  Original

Särskilt om statliga arkiv

11 & Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet. skall myndighe- tens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader. såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen be— stämmer föreskriver något annat.

12 & Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 55 får en statlig myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

1. lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myn- dighet som regeringen bestämmer. eller

2. särskilt beslut av regeringen. Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

13% Statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivmaterial också från enskilda.

Särskilt om kommunala arkiv

14 & Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksam- het inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. såvida inte kommunfullmäktige eller landstinget har be— slutat något annat.

15 å Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9. 10 och 14 55 får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

1. lag. eller

2. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstinget. Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

165 Kommunfullmäktige eller landstinget får meddela föreskrif- ter om arkivvården inom kommunen. i den utsträckning något an- nat inte är särskilt föreskrivet.

1. Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

2. Arkivbeskrivningar skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995. För kommunala myndigheter gäller vidare att arkivförteckningar skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995. Detsamma gäller statliga myndigheter som har medgivits undantag från skyl— digheten enligt äldre bestämmelser att upprätta arkivförteckning.

• Sida 5
•  Original

3, Om det föreligger särskilda skäl får regeringen medge längre Prop. 1989/90: 72 anstånd med upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteck- ning än som anges i 2 och 3 ovan, dock längst till utgången av år 2000. 4. Säkerhetspolisen skall tills vidare inte stå under tillsyn av nå- gon arkivmyndighet.

• Sida 6
•  Original

2 Förslag till Lag om skydd för beteckningen svenskt arkiv Härigenom föreskrivs följande.

15 Skrivmateriel och förvaringsmedel får märkas med beteck— ningen svenskt arkiv endast om de är godkända för sådan märk— ning.

Föreskrifter om vad som krävs för godkännande och om vem som får meddela godkännande meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer.

25 Den som märker skrivmateriel eller förvaringsmedel med orden svenskt arkiv antingen ensamma, i sammansättning eller i förkortning trots att materielen eller förvaringsmedlen inte är god- kända skall dömas till böter, om inte gärningen är belagd med straff i brottsbalken. Detta gäller också för den som saluför skrivmateriel eller för— varingsmedel trots att han har kännedom om att märkningen inte är riktig.

3 & Ett varuparti som varit föremål för brott enligt denna lag eller värdet av ett sådant parti skall förklaras förverkat, om det inte är uppenbart oskäligt.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991. Genom lagen upphävs 16 och 17 55 kungörelsen (1964: 504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet.

• Sida 7
•  Original

3. Förslag till Lag om ändring i lagen (1962: 381) om allmän försäk- ring

Härigenom föreskrivs att 18 kap. 5 5 lagen (1962: 381) om allmän försäkring' skall ha följande lydelse.

Niu-*aramle lydelse Föreslagen lydelse

18 kap. 5 5

Allmän försäkringskassa mä ej utan stöd av särskilt lagstadgande bedriva annan verksamhet än som angives i denna lag eller i bestämmelser, som utfärdats med stöd av densamma.

1 den mån regeringen så förordnar, är allmän försäkringskassa pliktig att biträda vid handhavandet av annan verksamhet.

Myndighet, som handhar arbetslöshetsförsäkring, eller lokalt organ som i 1 kap. 2 & sägs må ej av allmän försäkringskassa för- vägras begärt biträde.

I den mån regeringen så före- skriver giiller bestämmelserna om arkiv hos statlig myndighet även arkiv hos allmänna försäk- ringskassor.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

' lagen omtryckt 1982: 1211.

• Sida 10
•  Original

4. Förslag till Lag om ändring i patientjournallagen (1985: 562)

Härigenom föreskrivs att 8 & patientjournallagen (1985z562) skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

8.5

En journalhandling skall bevaras minst tre år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall bevaras minst tio år.

Om urklvvård av patient- För journtzlhandlingar som journaler [ det allmännas 1'Cl'k— utgör allmän handling gäller, samhet finns det särskilda be— med de undantag som följer av stämmelser. första stycket, arkivlagen

(1990:000) samt de bestämmel- ser som meddelas med stöd av arkivlagen.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

• Sida 11
•  Original

5. Förslag till Lag om ändring i utsökningsregisterlagcn (1986: 617)

Härigenom föreskrivs att 11 5 utsökningsregisterlagen (19861617) skall ha följande lydelse.

Nu varande lydelse Föreslagen lydelse

11 &

Uppgift om indrivningsuppdrag som avser böter får bevaras i utsökningsregistret till utgången av det år då full betalning skedde. Andra uppgifter som avses i 6 9 1—11 får bevaras under högst tre år. Denna tid räknas för uppgifter om betalningssäkring, kvarstad, näringsförbud och förordnande av god man från utgången av det år då åtgärden förföll eller förlorade sin verkan samt för uppgifter om konkurs och ackord från utgången av det år då förfarandet avslutades. För övriga uppgifter räknas tiden från utgången av det år under vilket målet avslutades. Uppgifter enligt 4 och 5 65 skall bevaras så länge annan uppgift om personen förekommer i registret.

Uppgift som inte längre får Uppgift som inte längre får bevaras skall gallras ur registret bevaras med stöd av bestämmel— senast tre månader efter beva- serna i första Stycket skall gall- riltgstidens utgång. ras, om inte regeringen eller den

Regeringen får föreskriva att myndighet som regeringen be- vissa av de uppgifter som avses ! stämmer föreskriver något an- 6 _a)" [J 1 får bevaras under högst nat. fem år, om särskilda skäl före- ligger.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

• Sida 12
•  Original

6. Förslag till Lag om ändring i kommunallagen (1977: 179)

Härigenom föreskrivs att 2 kap. 27 5 samt 3 kap. 1 och 10 55 kommunallagen (1977: 179) skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

2 kap. 27 &

Fullmäktiges protokoll och de [ arkivlagen t1090:000) finns övriga handlingar som lzör till bestämmelser om fullmäktiges fullmäktiges arkiv skall vårdas arkiv. och förtecknas. Föreskrifter härom och om arkivvården [ övrigt i kommunen eller lands- tingskommttnen meddelas av fullmäktige, [ den mån ej annat är särskilt föreskrivet.

3 kap.

1 5 1

Styrelsen skall leda förvaltningen av kommunens eller lands- tingskommunens angelägenheter och ha inseende över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingskommunens ut— veckling och ekonomiska ställning samt hos fullmäktige och övriga nämnder liksom hos andra myndigheter göra de framställningar som styrelsen finner påkallade.

Det åligger vidare styrelsen

1. att bereda eller yttra sig i ärenden som skall handläggas av fullmäktige,

2. att handha den ekonomiska förvaltningen och därvid själv förvalta kommunens eller landstingskommunens egendom i den mån sådan egendomsförvaltning ej har uppdragits åt annan nämnd,

3. att handha medelsförvaltningen i den mån fullmäktige ej har medgivit annan nämnd att helt eller delvis handha sin medels- förvaltning,

4. att verkställa fullmäktiges beslut i den mån verkställigheten ej har uppdragits åt annan,

5. att själv eller genom ombud föra kommunens eller lands- tingskommunens talan i alla mål och ärenden i den mån detta ej på grund av lag eller annan författning eller fullmäktiges beslut ankommer på annan.

6. att handha kommunens eller landstingskommunens informa- tionverksamhet i den mån fullmäktige ej har uppdragit denna åt annan nämnd,

1 Senaste lydelse 1981: IOS.

• Sida 13
•  Original

N uuarande lydelse Föreslagen lydelse

7. att verka för sådana för— 7. att verka för sådana för— enklingar i verksamheten som enklingar i verksamheten som kan underlätta enskildas kon— kan underlätta enskildas kon- takter med kommunen eller takter med kommunen eller landstingskommunen, landstingskommunen, santt

8. atta-'ärda och förteckna kommunens eller landstingskom— mutterts arkiv i den mått dessa för sådant ändamål har över- lämnats till styrelsen samt

4). att i övrigt fullgöra de 8. att i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har uppdrag som fullmäktige har överlämnat till styrelsen. överlämnat till styrelsen.

Styrelsen skall handlägga de ärenden som enligt särskilda för- fattningar ankommer på styrelsen.

Styrelsen får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder och från beredningar och tjänstemän i kommunen eller landstingskommunen, när det behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter.

10 5

När styrelsen väljer avdelning som avses i 12 6 eller organ bestående av ledamöter eller suppleanter i styrelsen för beredning av ärende som styrelsen skall handlägga tillämpas bestämmelserna _i__2_ kap_._23 & om proportionellt val på motsvarande sätt. _ _ I fråga om förfarandet vid fattande av beslut, förande av proto- koll, protokolls innehåll, justering av protokoll, tillkännagivande om justering och reservation tillämpas bestämmelserna i 2 kap. 22, 25 och 26 55 om fullmäktige på motsvarande sätt för styrelsen. Protokollet får dock justeras av ordföranden och endast en ytter- ligare ledamot. 'l'illkännagivande om justering behöver ej införas i tidning.

Styrelsens protokoll och de [arkivlagen (1990:()()0) fittns övriga handlingar som hör till bestå/ttntelser om styrelsens ar- styrelsens arkiv skall vårdas och kiv. förtecknas enligt de föreskrifter som avses i 2 kap. 27 å'.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

Prop. 1989/90: 72

• Sida 14
•  Original

7. Förslag till Lag om ändring i församlingslagen (1988: 180)

Härigenom föreskrivs i fråga om församlingslagen (1988: 180) dels att 2 kap. 27 5, 5 kap. 3 5, 6 kap. 23 ä, 7 kap. 21 5, 8 kap. 2 5 och 9 kap. 7 5 samt rubriken närmast före 7 kap. 21 5 skall ha följande lydelse,

dels att det i lagen skall införas närmast före 2 kap. 27 5 en ny rubrik av följande lydelse.

N tt varande lydelse Föreslagen lydelse 2 kap. Arkiv 27 5 Protokoll och andra arkiv- Iarkivlagcn (1990:()()()) finns handlingar skall förvaras i kyr- bestämmelser om kyrkofullmäk- koarkiv. Om kyrkoarkiv finns tiges arkiv. särskilda bestäntmelser.

5 kap.

3 5

Beträffande kyrkofullmäktige i kyrklig samfällighet tillämpas be— stämmelserna i 2 kap. 4—30 55 om kyrkofullmäktige i församling. Därvid skall följande gälla.

1. Bestämmelserna om kyrkoråd skall avse samfällighetens kyr- koråd. .

2. Bestämmelserna i 2 kap. 5 5 andra stycket om kyrkoherde skall avse den kyrkoherde som är ledamot och hans ersättare i samfällighetens kyrkoråd.

3. Kungörelser och tillkännagivanden skall anslås på sam- fällighetens anslagstavla.

4. När sammanträde med fullmäktige skall hållas första gången, utfärdas kungörelse om sammanträdet av den ordförande som an— ges i 4 kap. 6 5 3.

5. ()m samtliga suppleanter för en ledamot i fullmäktige är för— hindrade att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde inträder i ledamotens ställe den suppleant som enligt den för suppleanterna bestämda ordningen står i tur att tjänstgöra för den ledamot som har fått den första platsen för par— tiet i församlingen eller i en sådan grupp av församlingar som av— ses i 4 5 lagen (1972: 704) om kyrkofullmäktigval, m.m. Om en sådan suppleant inte kan tjänstgöra, inträder den suppleant som står i tur att tjänstgöra för den ledamot som har fått den andra platsen för partiet och så vidare efter samma grund. Om ett partis samtliga suppleanter är förhindrade att i en lcdarnots ställe inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i sammanträdet, inträder suppleant som har utsetts för partiet i en annan församling eller grupp av församlingar efter den grund som nyss har sagts. Därvid har den suppleant företräde som har utsetts i den församling eller grupp av församlingar där partiets röstetal är högst.

• Sida 15
•  Original

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

6. Rätt för ordföranden i en församlings kyrkoråd att delta i fullmäktiges överläggningar men inte i besluten föreligger bara vid handläggning av ärenden som angår församlingen särskilt. Om samfälligheten omfattar församlingar i flera pastorat. tillkommer rätten för kyrkoherde att delta i överläggningarna bara den kyrko- herde som domkapitlet utser.

7. Fullmäktige fär förvara protokoll och andra arkiv/tand- lingar på annat sätt än i kyrko— arkiv, om regeringen eller den myndighet som regeringen be— stämmer beslutar det.

6 kap. 23 &

Beträffande stiftsfullmäktige tillämpas bestämmelserna i 2 kap. 6 och 8—30 55 om kyrkofullmäktige i församling. Därvid skall föl- jande gälla.

1. Bestämmelserna om kyrkoråd skall avse stiftsstyrelsen.

2. Kungörelser och tillkännagivanden skall anslås på stiftssamfäl- lighetens anslagstavla.

3. Om suppleanten för en ledamot i fullmäktige är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sam- manträde, inträder i ledamotens ställe den suppleant som enligt den för suppleanterna bestämda ordningen står i tur att tjänstgöra för den ledamot som har fått den första platsen för partiet i val— kretsen. Om en sådan suppleant inte kan tjänstgöra inträder den suppleant som står i tur att tjänstgöra för den ledamot som har fått den andra platsen för partiet och så vidare efter samma grund. Om ett partis samtliga suppleanter är förhindrade att i en leda— mots ställe inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i sammanträdet. inträder suppleant som har utsetts för partiet i en annan valkrets efter den grund som nyss har sagts. Därvid har den suppleant företräde som har utsetts i den valkrets där partiets rös- tetal är högst.

4. Rätt att delta i fullmäktiges överläggningar men inte i beslu— ten har de personer som anges i 12 å andra stycket. ledamöter i stiftsstyrelsen samt ordförande i nämnd eller beredning vid hand— läggning av ärenden som har beretts av nämnden eller beredning— en och vid besvarande av interpellation eller fråga som har fram- ställts till ordföranden i nämnden eller beredningen. revisor hos stiftssamfälligheten vid behandling av revisionsberättelsen för den verksamhet som hans uppdrag avser samt ordförande i församlings eller kyrklig samfällighets kyrkoråd i ärenden som rör församling- en eller den kyrkliga samfälligheten särskilt. Stiftsfullmäktige får därtill kalla tjänstemän hos stiftssamfälligheten eller särskilda sak— kunniga för att meddela upplysningar vid ett sammanträde.

• Sida 16
•  Original

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

5. Det är då val i hela riket av kyrkofullmäktige har ägt rum förrättas val till de befattningar inom samfälligheten som blir ledi- ga vid årets slut av de nyvalda stiftsfullmäktige vid sammanträde snarast efter valperiodens början. Dessa förrättar även andra val som ankommer på stiftsfullmäktige och avser tid efter utgången av det nämnda året.

6. Fullmäktige får förvara protokoll och andra arkiv/tand— Iingar på annat sätt än [ kyrko- arkiv, om regeringen eller den ntyndighet som regeringen be- stämmer beslutar det.

7 kap. Förvaring av arkivhandlingar Arkiv 21 å

Kyrkorådets och övriga nämn- [ arkivlagen(1990:0001 finns ders protokoll och andra arkiv- bestämmelser om kyrkorådets handlingar skall förvaras [ kyr- och övriga nämnders arkiv. koarkiv. Om kyrkoarkiv finns särskilda bestämmelser.

8 kap. 2 &

Beträffande kyrkliga samfälligheters kyrkoråd och övriga nämn— der tillämpas bestämmelserna i 7 kap. 3, 4, 6—15 och 17—21 55 samt 22 5 första stycket om kyrkoråd m.m. i församling. Därvid skall följande gälla.

1. Bestämmelserna om församling och kyrkofullmäktige skall av— se samfälligheten och dess fullmäktige eller församlingsdelegerade.

2. Om samfälligheten utgörs av församlingar som tillhör flera pastorat, förordnar domkapitlet en av kyrkoherdarna att vara leda— mot i samfällighetens kyrkoråd och en annan att vara dennes suppleant. Förordnandena skall avse tiden för de valda ledamöter- nas tjänstgöringsperiod.

3. Vid val av kyrkoråd i samfälligheten bör om möjligt varje för- samling bli företrädd i rådet genom minst en ledamot eller supp- leant.

4. Kungörelser och tillkännagivanden skall anslås på samfällighe- tens anslagstavla.

5. Samfällighetens kyrkoråd skall underrätta församlingarna om frågor av större ekonomisk betydelse. Rådet får infordra yttranden och upplysningar från församlingarnas kyrkoråd, när det behövs för att rådet skall kunna fullgöra sina uppgifter.

6. Samfällighetens kyrkoråd får, om inte samfällighetens full— mäktige eller församlingsdelegerade beslutar något annat. uppdra åt kyrkorådet eller någon annan nämnd i en församling eller åt ett för församlingarna i ett pastorat gemensamt kyrkoråd att verkstäl- la beslut av samfällighetens fullmäktige eller församlingsdelegera- de eller att förvalta anslag som enligt fastställd budget eller särskilt beslut blivit anvisat åt församlingen.

Prop. 1989/90: 72

• Sida 17
•  Original

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

7. Samfällighetens fullmäktige eller församlingsdelegerade får ge samfällighetens kyrkoråd en annan benämning än kyrkoråd.

8. Protokoll och andra ar- kivhandlingar får förvaras på annat sätt ätt [ kyrkoarkiv, om regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer beslutar det.

9 kap. 7 5 '

Beträffande stiftsstyrelsen och andra nämnder än egendoms— nämnden tillämpas bestämmelserna i 7 kap. 8 5, 9 5 andra och tredje styckena, 11—15 och 17—21 55 samt 22 5 första stycket om kyrkoråd m. m. i församling.

Därvid skall följande gälla.

1. Bestämmelserna om församling, kyrkofullmäktige och kyrko- råd skall avse stiftssamfälligheten. stiftsfullmäktige och stiftsstyrel- sen.

2. Kungörelser och tillkännagivanden skall anslås på stiftssamfäl- lighetens anslagstavla. '

3. Stiftsstyrelsen skall underrätta församlingarna om frågor av större ekonomisk betydelse. Stiftsstyrelsen får begära upplysningar från församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas kyrkoråd. när det behövs för att stiftsstyrelsen skall kunna fullgöra sina upp— gifter.

4. Stiftsstyrelsen får. om inte stiftsfullmäktige beslutar något an- nat. uppdra ät kyrkorådet eller annan nämnd i en församling eller kyrklig samfällighet att verkställa beslut av stiftsfullmäktige eller att förvalta anslag som enligt fastställd budget eller särskilt beslut blivit anvisat åt församlingen eller den kyrkliga samfälligheten.

5. Bestämmelserna om närvaro- och yttranderätt för kyrkoher— den eller hans ersättare skall också avse biskopen och vice ordföranden i stiftsstyrelsen. ] stiftsstyrelsen och andra nämnder i Uppsala stift gäller detsamma också för den biträdande biskopen.

6. Protokoll och andra arkiv- handlingar får förvaras på annat sätt än i kyrkoarkiv, om rege- ringen eller den myndighet som regeringen bestämmer beslutar det.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

| Senaste lydelse 1089: ONS.

Prop. 1989/90: 72

• Sida 18
•  Original

8. Förslag till

Lag om ändring i socialtjänstlagen (1980: 620)

Härigenom föreskrivs att 60 och 62 åå socialtjänstlagen (19802620)l samt punkt 3 i övergångsbestämmelserna till lagen skall ha följande lydel-

SC.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

eos

Anteckningar och andra uppgif- ter i en personakt som tillhör soci- alnämndens personregister skall gallras ut fem år efter det sista an- teckningen gjordes i akten. När an- svaret för socialtjänsten har gått över till en annan socialnämnd, skall tiden för gallringsp/ikten räk- nas från den sista anteckningen i akten hos den nämnden. '

Uppgifter i personregister som avses i 59 5 första stycket skall gall- ras ut fem år efter det att de förhål- landen som uppgiften avser har upphört.

Anteckningar och andra uppgif- ter i en pcrsonakt som tillhör soci- alnämndens personregister skall gallras fem år efter det sista anteck- ningen gjordes i akten. Gal/ring skall dock inte ske så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden enligt andra stycket.

Uppgifter i personregister som avses i 59 5 första stycket skall gall- ras fem år efter det att de förhållan- den som uppgiften avser har upp— hört.

Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallrings- skyldigheten inträdde.

625

Original/zandlingar som rör ut- redning om att fastställa faderskap eller om underhålls-bidrag får inte gallras med stöd av bestämmelser- na i 60 &.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer_lärjöre— skriva andra undantag från gall— ringsskHdig/teten.

* Lagen omtryckt l988:871.

Föl/"ande hand/ingar får inte gall- ras mcd stöd av bestämmelserna i 60 åjörsta stycket:

[. handlingar som kommit in el- ler upprättats i samband med utred- ning omjaderskap.

2. handlingar som kommit in el- ler upprättats i samband med utred- ning om adoption.

3. handlingar som kommit in el— ler upprättats i samband med att en underårig har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende. i ett familjehem eller i ett annat en- skilt hem som inte tillhör någon av hans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om honom.

[land/ingar skall vidare undantas från gallring enligt bestämmelserna i 60,5v av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och i övriga kommuner

• Sida 19
•  Original

Nu varande lydelse

3.2 Bestämmelserna i 605 om gallring tillämpas tidigast den 1 juli 1991 i fråga om uppgifter och andra anteckningar som avser tiden före den ljuli 1986.

Föreslagen lydelse

beträfande ett representativt urval av personer.

3. Bestämmelserna i 60 och 62.65? om gallring tillämpas tidigast den ljuli 1991 ifråga om uppgifter och andra anteckningar som har tillkommit undertiden den ] janua- ri 1982 — den 30 juni 1986. Gall- ringen avseende denna tid skall vara avslutad senast under år 1992. Gall- ringsskvldigheten gäller inte ifråga om uppgifter och andra anteckning- ar som har tillkommit jöre den I januari 1982. Sådant äldre material får dock gallras. varvid bestämmel- serna om gallring i denna lag skall gälla i tillämpliga delar.

Denna lag träderi kraft den ljuli 1991.

3 Lydelse enligt prop. 1989/90:93.

• Sida 20
•  Original

Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 8 februari 1990

Närvarande: statsministern Carlsson. ordförande. och statsråden Feldt. S.Andersson. Göransson. Dahl. R.Carlsson, Hellström, Johansson. Lindqvist. G.Andersson, Lönnqvist, Thalén, Engström, Freivalds, Wallström. Lööw. Persson. Molin. Sahlin

Föredragande: statsråden Göransson och Lindqvist

Proposition om arkiv m. m.

Statsråden Göransson och Lindqvist anmäler sina förslag. Anförandena och förslagen redovisas i underprotokoll för utbildnings- och socialdepar- tementen.

Statsrådet Göransson hemställer att regeringen i en proposition föreläg- ger riksdagen vad han och statsrådet Lindqvist har anfört för de åtgärder och ändamål de har hemställt om.

Regeringen ansluter sig till föredragandenas överväganden och beslutar att genom proposition förelägga riksdagen vad föredragandena har anfört för de åtgärder och de ändamål de har hemställt om.

Regeringen beslutar att de anföranden och förslag som redovisas i underprotokollcn skall bifogas propositionen som bilagorna I och 2.

• Sida 21
•  Original

Utbildningsdepartementet - gflop- 11939/90172 1 aga Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 8 februari 1990.

Föredragande: statsrådet Göransson

Anmälan till proposition om arkiv m.m.

1. Inledning

1 budgetpropositionen 1986 (prop. 1985/86: 100 bil. 10 s. 424) anmälde regeringen för riksdagen att den beslutat att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över vissa arkivfrågor inom den statliga och kommunala sektorn. Uppdraget syftade till att få till stånd en bred översyn av hela den offentliga arkivverksamheten, med preciseringar av bl. a. målen och ambi- tionsnivåerna för arkivväsendet i både ett kortsiktigt och ett långsiktigt perspektiv. De problem som är förenade med den kraftiga tillväxten av arkiv betonades särskilt som motiv för översynen. Professor emeritus Pär-Erik Back förordnades till särskild utredare. Arkivutredningen har re- dovisat resultatet av sitt arbete i betänkandet (SOU 1988: 1 1 ) Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället. Betänkandet har remissbehandlats.

1 regeringens proposition om forskning (prop. 1986/87:80 bil. 6 s. 150) anmäldes vidare att regeringen givit en särskild utredare. professor Sture Öberg. i uppdrag att göra en studie över förutsättningarna att tillämpa principen om s.k.intensivdataområden inom arkivväsendet. Denna ut- redning. nedan kallad intensivdatautredningen. har avlämnat betänkandet (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö. Betänkandet har remissbe- handlats.

Vidarc har data- och offentlighetskommittén (Ju 1984:06) haft i upp- drag att överväga frågan om huruvida principerna för arkivering och gallring bör ges förankring i de grundläggande bestämmelserna om allmänna hand- lingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kommittén har redovisat resultatet av sitt arbete i delbetänkandet (Ds Ju 1987: 8) Integri- tetsskyddet i informationssamhällct 3. Grundlagsfrågor. Betänkandet har remissbehandlats.

Till protokollet i detta ärende bör som bilaga 1:1—3 med underbilagor fogas sammanfattningar av utredningsförslagen. de lagförslag som läggs fram i bctänkandena. förteckningar över remissinstanserna samt samman- ställningar över remissyttrandena.

Det utredningsarbete som närmast ligger till grund för beredningen av detta ärende om arkiv har föregåtts av flera utredningar och översyner alltsedan 1970-talets mitt. initierade dels av regeringen, dels på myndig- hetsnivå. Översynerna har omfattat bl. 3. frågor om kommunala arkiv (Ds U 1984: 6, Kommunala arkiv), medicinska arkiv (Ds 5 198215, Bevarande av journaler m.m.), företagsarkiv (Ds U 1984: 12, Att bevara företagsar- 21

• Sida 22
•  Original

kiv) och arkivinstitutionernas myndighetsservice (Ds U 1981:21. Samhäl- Prop. 1989/90: 72 lets arkivproblem). Utredningarna hari olika omfattning föranlett förslag Bilaga 1 från regeringen till riksdagen (särskilt prop. 1982/83:100 bil. 10 s. 60—66. KrU 24, rskr. 301). Socialtjänstens arkivfrågor med avseende på personregister har behand- lats i socialdatautredningens betänkande (Ds S 1986: 5) Gallra och bevara. En mer samlad redovisning för riksdagen med förslag om arkivens framtida verksamhet har dock inte tidigare gjorts. Att så nu sker kan bl.a. ses som en följd av de behov som under en längre tid betingat ett omfattande utredningsarbete om arkivsektorn.

2.2. Några grundläggande utgångspunkter för framtidens Prop. 1989/90: 72 arkiv Bilaga 1

Arkivens syften kan beskrivas inom ramen för begreppen information och kunskapsvård. Här kan — om än väl invävda i varandra — särskilt urskiljas en rättslig. en förvaltningsmässig och en forsknings- och kulturpo- litisk aspekt på arkiven.

Den rättsliga aspekten knyter framför allt an till handlingsoffentlighe- ten, dvs. rätten för var och en att ta del av allmänna handlingar.

Arkiven är också en del av förvaltningens och myndigheternas samlade system för informationshantering. Att arkiven är väl ordnade och gallrade på ett adekvat sätt är viktiga för bl. a. kostnaderna för informationshante- ringen. De är också viktiga resurser för forskningen genom att de ger tillgång till ett omfattande material för den forskning som är baserad på skriftliga källor.

Jämsides med att arkiven utnyttjas för professionellt bedriven och orga- niserad forskning finns det massiva folkliga utnyttjandet av arkiven av alla dem som vill veta mera om sin släkt— eller hembygdshistoria, om sin arbetsplats eller som helt enkelt drivs av vetgirighet och kunskapssökande, utan att de för den skull behöver förutsättas ha någon specifik personlig anknytning till studieområdet.

Sådan forskning och sådant kunskapssökande kan vad gäller resultat och vunna kunskaper många gånger jämföras med den professionella forsk- ningen. Det är en självklarhet att också amatörforskning blir berikad av att bedrivas med vetenskapliga metoder. Samtidigt är det viktigt att en annan måttstock också anläggs — amatörforskningen som uttryck för personligt engagemang och kulturintresse.

Arkiven har därmed en kulturpolitisk betydelse som inte kan avgränsas från dess betydelse för forskningen. När jag i fortsättningen talar om arkivens roll för forskningen inbegriperjag därför i detta även kulturpoliti- ska aspekter på arkiven.

Till beskrivningen av arkivens kulturella vikt måste dock fogas ytterliga- re en dimension. Den består i att det. oavsett de mångskiftande syften i vilka arkiven används. finns ett grundläggande värde i det faktum att arkiven finns —- i att medborgaren har vetskap om att minnesfunktioncn i samhället hålls uppe. Det vore en grov förenkling att använda graden av utnyttjande som enda måttstock för betydelsen av bevarandet.

Syftena med arkiven kan inte sägas ha undergått några avgörande för- ändringar under överskådlig tid. Det ligger inte heller i arkivverksamhc— tens långsiktiga natur. Däremot har de olika syftena givits olika betoningar under olika skeden. De senaste decennierna har den offentliga arkivverk- samheten i hög grad inriktats på uppgifteri förhållande till förvaltningens effektivitet. Det har varit nödvändigt med tanke på problemen med en kraftigt accelererande tillväxt av information och arkivhandlingar inom förvaltningen. Också inom den överblickbara framtiden kommer pro- blemen med att bemästra bl.a.de kostnader som följer av tillväxten att vara en huvudfråga för arkivväsendet.

Enligt min mening finns det emellertid skäl att nu kraftigare stryka 24

• Sida 25
•  Original

under också arkivinstitutionernas forskningspolitiska betydelse. dvs.i Prop. 1989/90: 72 första hand att vikten av att användningen av arkiven främjas. Ökade Bilaga ] insatser inom detta område innebär dock inte att att uppgifterna i förhål- lande till förvaltningens rationalisering och effektivitet skall skjutas i bak-

grunden. Det är emellertid angeläget att de insatser som görs för att organisera, vårda. gallra och förvara de offentliga arkiven också motsvaras av åtgärder för att öka arkivens tillgänglighet för användarna. Insatserna för de offentliga arkiven får inte heller skymma behoven av att ta till vara också den enskilda sektorns arkiv i den utsträckning som det behövs för att bevara värdefull samhällsinformation för framtiden.

2.3. Riktlinjer för arkivpolitiken

Min bedömning: Inom arkivväsendet bör ansvarsfördelningen för- tydligas. arbetet med gallring drivas vidare och behovet av depåer och metoder för lagring av arkivinformation tillgodoses. bl. a.i samver- kan mellan olika offentliga arkiv. Enskild arkivverksamhct bör främ- jas och tillgängligheten till arkiven ökas.

Skälen för min bedömning: Oavsett de övergripande syftena förändras förutsättningarna för arkivverksamheten undan för undan. Det gör att strategier och metoder återkommande måste prövas. Inför 1990—talet an- serjag att en sådan prövning är motiverad utifrån främst följande föränd- ringsfaktorcr: — Efterkrigstidens kraftiga utbyggnad av den offentliga sektorn som enligt arkivutredningens uppskattningar nu svarar mot en årlig tillväxt av arkivhandlingar på papper (före gallring) om ca 100000 hyllmeter inom den civila statsförvaltningen. — Skärpta krav på effektivisering och kostnadspress inom den offentliga sektorn, vilket i detta sammanhang gäller såväl de arkivbildande myn- digheterna som arkivmyndigheterna. dvs. riksarkivet. krigsarkivet och landsarkiven. Kostnadsfrågorna inom arkivväsendet får emellertid en särskild tyngd mot bakgrund av arkivens kraftiga volymökningar. — Informationsteknologins och särskilt ADB-teknikens snabba utveckling som radikalt ändrat förutsättningarna för både produktion och lagring av handlingar och data. — Den ökade efterfrågan på arkivens tjänster och kraven på arkivens användarservice i övrigt —— förändringar som sammanhänger bl. a. med forskningens villkor och med arkivens kulturpolitiska uppgifter. — Med utgångspunkt från bl.a. debatten om ADB-teknikens effekter på skyddet för den personliga integriteten finns samtidigt krav på begräns- ningar av bevarande av information.

Arkivverksamheterna har självfallet redan förändrats och anpassats ef- ter dessa omvärldsfaktorer. Det har dock skett i en successiv process utan att regering och riksdag tagit samlad ställning till hur prioriteringarna mellan olika delmål skall göras och till hur ambitionsnivåerna skall läggas fast. 25

• Sida 26
•  Original

Den offentliga arkivverksamheten står således mitt uppe i uppgiften att Prop. 1989/90: 72 ta hand om kontinuerligt växande informationsmängder som baseras på Bilaga 1 en allt mer sammansatt informationsteknologi. Kraven från användarna ökar och blir allt mera komplexa. Dock kan önskemålet att ta till vara viktig och forskningsrelevant information komma i konflikt med önske- mål att begränsa tillgängligheten till uppgifter som rör enskilda människor.

Som jag ser det är det nödvändigt att söka harmoniera de motstridiga kraven som riktas mot arkivväsendet med hjälp av ett antal riktlinjer för verksamhetens centrala områden.

Dessa områden är för det första: arkivbildningen hos nz_i-'r1diglielerna och deras handhavande av arkiven.

För det andra: villkoren och jbrmernajör den långsiktigajörvaringen av arkiven i depåer sedan de ("iver/ämnarsfrån myndigheterna.

För det tredje: hur arkiven skall kunna användas av andra än arkivbil- darna.

Riktlinjerna för de olika områdena kan sammanfattas i följande punkter:

Beträffande arkivbildning:

I. Förtydligad roll- och ansvarsfördelning mellan de arkivbildande myn- digheterna och arkivmyndigheterna.

2. Utveckling av arkivens gallringssystem med uppmärksamhet på de olika informationsintressen som arkiven bör tillgodose.

Beträffande förvaring:

3. Välplanerad och decentraliserad försörjning med arkivdepåer.

4. Samverkan mellan staten. kommunerna och landstingen i frågor om gallring och i frågor om depålösningar.

5. Ökad användning av mikrofilmning och aktiva insatser för utveckling och tillämpning av nya arkivlagringstekniker.

Beträffande användning:

6. Aktivt tillhandahållande av arkiv. 7. Stöd till enskild arkivverksamhet.

Dessa riktlinjer har naturliga samband och betingar varandra i olika omfattning men bör ändå för beskrivningen hållas i sär.

De instrument som bör utnyttjas för att genomföra riktlinjerna inkluderar såväl författningsregleringar som organisatoriska. policymässiga och eko- nomiska styrmedel.

Riktlinjerna för ansvarsfördelning rörande arkiven liksom legala förut- sättningar för gallring läggs fast främst genom mitt förslag till en särskild arkivlag. Jag behandlar därför dessa inom ramen för min föredragning om lagförslaget.

Jag tar därefter upp de frågor som rör arkivdepåer och långsiktig förva- ring. Dessa behov måste främst tillgodoses genom rationella och ekono- 26

• Sida 27
•  Original

miska system för den statliga lokalförsörjningen. Därvid är bl. a. organisa- Prop. 1989/90: 72 tionen av landsarkiv en viktig länk liksom förutsättningarna för staten och Bilaga 1 kommunerna att samverka i bl.a. depålösningar. I dessa frågor krävs ett fortsatt utredningsarbete på grundval av arkivutredningens mer principi- ellt inriktade förslag. Mikrofrlmning. ADB-teknik och andra former av miniatyrisering av arkiv måste i ökad utsträckning komma till använd- ning. Vad slutligen gäller arkivens användning och förhållandet mellan det offentliga arkivväsendet och de enskilda arkiven sammanhänger dessa frågor i hög grad med vilka särskilda resurser som står till arkivmyndighe- ternas förfogande och utformningen av det offentliga stödet till enskilda arkiv. Det stödet bör samspela med det ansvar som enskilda arkivhuvud- män själva tar. Jag avslutar därför min föredragning med att behandla arkivväsendets anslagsfrågor för budgetåret 1990/91. Den behandlingen bör ses i samband med de förslag om forskningsresurser för arkivväsendet som regeringen nyligen presenterat i en särskild proposition om forskning.

2.4. Gällande rätt

Arkivvården inom den offentliga sektorn regleras för närvarande genom åtskilliga författningar. alltifrån lagar till myndighetsföreskriftcr. Det finns väsentliga skillnader mellan bestämmelserna för den statliga och den kom- munala arkivvården. Arkivvården inom de olika områdena har detta till trots utvecklats mot likformighet och samarbete har utvecklats i många former.

Grunden för det offentliga arkivväsendet kan sägas vara principen att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar (handlingsof- fentlighcten). vilken infördes i Sverige redan i mitten av 1700-talet. Dessa bestämmelser finns nu i 2kap.tryckfrihetsförordningen (TF). I 2kap. lå TF stadgas att varje svensk medborgare till främjande av ett fritt menings— utbyte och en allsidig upplysning skall ha rätt att ta del av allmänna handlingar. De följande paragraferna i 2 kap. TF innehåller bestämmelser dels om vilka slags handlingar som skall anses vara allmänna och därmed i princip skall vara tillgängliga för allmänheten. dels om hur sådana hand- lingar skall tillhandahållas den som vill ta del av dem. Vidare finns i TF grundläggande bestämmelser om vilka begränsningar som får göras i hand- lingsoffentligheten. Närmare bestämmelser om detta finns i sekretesslagen (1980: 100). Sekretesslagen innehåller också andra bestämmelser som kompletterar 2kap. TF. bl.a. regler om skyldighet för myndigheterna att registrera allmänna handlingar och att lämna ut uppgifter till allmänheten. Genom att handlingarna arkivläggs sörjer man för. att man kan få sådan tillgång till allmänna handlingar som TF stadgar.

Några generella regler i lag om arkiv finns varken för den statliga eller den kommunala sektorn. Lagregleringen är begränsad till särskilda områ- den och författningsbilden är därför något splittrad.

På den kommunala sidan finns i kommunallagen (1977: 179) vissa kort- fattade bestämmelser om fullmäktiges handlingar ( 2kap. 27 å) och om 27

• Sida 28
•  Original

styrelsens handlingar (3 kap. 108). Inom de ramar som dessa bestämmelser Prop. 1989/90172 ger beslutar kommuner och landsting själva om sina arkiv genom lokala Bilaga 1 föreskrifter. Riksarkivet har för den kommunala sidan utarbetat ett nor- malförslag till arkivreglemente och ger också ut allmänna råd om bevaran- de och gallring.

I ett antal lagar, som reglerar register och aktmaterial där integritets- skyddsaspekterna är framträdande. har det tagits in bestämmelser om bevarande och gallring.

Mest generell i sin räckvidd av dessa lagar är datalagen (1973z289). Den innehåller bestämmelser om gallring av sådana personregister som förs med ADB och som inte är föremål för annan särskild författningsreglering. För personregister i allmänhet gäller som grundprincip att uppgifter. som inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret. skall utgå ur registret (12 5). För bevarande av sådana uppgifter krävs att det finns stöd i särskilda bestämmelser. Beträffande särskilt integritetskänsliga register. som fordrar tillstånd. fastställer datainspektionen gallringsregler i varje enskilt fall. När det gäller myndigheters personregister skall enligt 125 dataförordningen (1982:480) samråd ske med riksarkivet.

Principen att uppgifter skall gallras ur registren finns också i andra författningar om integritetskänsligt material. Bestämmelser av den inne- börden finns sålunda i 505 taxeringslagen (19562623). 7,5 lagen (1963: 197) om allmänt kriminalregister. 10bå lagen (1965: 94) om polisregister m.m.. 18kap. 165 fastighetstaxeringslagen (1979: 1 152), 135 skatteregisterlagen (l980:343). 60 och 62 _öä socialtjänstlagen (1980:620) och 1 15 utsöknings- registerlagen (1986: 617).

I patientjournallagen (1985: 562) finns föreskrifter om att journalhand- lingar skall bevaras cn viss minsta tid (8 ä).

På förordningsnivå och i form av myndighetsföreskrifter finns för den statliga sidan ett tämligen väl täckande komplex av arkivförfattningar.

De grundläggande föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter är meddelade i författningar utfärdade av regeringen. Föreskrifter om myn- digheternas skyldigheter att bevara. vårda och förteckna sina arkiv samt om arkivmyndigheternas skyldigheter och befogenheter lämnas i allmänna arkivstadgan (1961:590). Vid sidan av allmänna arkivstadgan finns det andra författningar såsom förordningen (1953: 716) om utgallring av hand- lingar hos vissa statsmyndigheter och förordningen (1974:648) om utgall- ring ur upptagning för automatisk databehandling samt kungörelsen (1964: 504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivma- terielkungörelsen). I dessa författningar ges riksarkivet bemyndigande att meddela vissa typer av föreskrifter. För myndigheter som lyder under försvarsdepartementet ges krigsarkivet i vissa avseenden motsvarande bemyndigande. _

De föreskrifter och allmänna råd som har beslutats av riksarkivet kan delas upp i två grupper. dels sådana som gäller för samtliga myndigheter som exempelvis riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna ar- kivstadgan, dels sådana som gäller för en myndighet eller en grupp av myndigheter som exempelvis förteckningsplaner eller gallringsföreskri fter.

Vid sidan av de nu_ nämnda. mer generella författningarna för det 28

• Sida 29
•  Original

statliga området finns för detta område ett antal författningar i vilka det Prop. 1989/90: 72 finns intagna mer speciella regler av betydelse för arkivbildningen. Exem- Bilaga 1 pel härpå är protokollkungörelsen (1971: 1066) för de allmänna domstolar- na och förordningen (1979: 575) om protokollföring m. m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna.

För de enskilda arkivbildarna. dvs. för företag. organisationer etc.. finns det inte några allmänna bestämmelser om arkivvård i författning. Data- lagen. som tidigare nämnts. gäller allmänt, dvs. även för de enskilda arkivbildarna. I vissa andra författningar. som främst gäller ekonomiska förhållanden. finns det bestämmelser om att vissa handlingar skall bevaras under en bestämd tid. Här kan nämnas taxeringslagen (19561623). lagen (1968:430) om mervärdeskatt. bokföringslagcn (1976: 125). fastighetstax- eringslagen (1979: 1 152) och preskriptionslagen (1981: 130).

3. Allmän motivering 3.1 Grundläggande regler i lag om myndigheternas arkiv

Mitt förslag: Grundläggande regler om myndigheternas arkiv tas in i en särskild arkivlag. Myndigheternas arkiv skall bildas enbart av de allmänna handlingarna hos myndigheterna. I lagen förklaras att dessa arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer med mitt förslag. Remissinstanserna: Arkivutredningens förslag godtas allmänt. Endast kulturrådet är negativt till det.

Skälen till mitt förslag: De arkiv som bildas i skilda verksamheter kan alla betraktas som delar av vårt kulturarv. Det kan gälla enskilda personers brev- eller bildarkiv. gårdsarkiven från jordbruksfastigheter och industri- arkiv såväl som myndigheters arkiv. I vissa hänseenden får dock myndig- heternas arkiv anses skilja sig från de andra. Arkivmaterialet utgörs i allt väsentligt av allmänna handlingar och arkivmaterialet bildar en samman- hängande och detaljrik dokumentation av förhållandena i landet och av hur landet styrts. Regleringen av den offentliga arkivverksamheten är emellertid splittrad och ligger i väsentliga delar på förordningsnivå eller i myndighetsföreskrifter. Den viktiga del av det offentliga arkivväsendet som ligger på kommunerna saknar samlade grundregler. Enligt min me- ning bör det för myndigheternas arkivverksamhet'finnas grundläggande regler samlade i en arkivlag. Detta gäller såväl statliga som kommunala myndigheter. Med kommunala myndigheter avser jag både primär- och landstingskommunala myndigheter. Enskildas arkiv bör däremot i princip förbli en sak för den enskilde arkivbildaren eller den som fått arkivet i sin vård. En annan sak är att det med hänsyn till statens eller annan tredje mans behov av insyn och kontroll kan förekomma bestämmelser om skyldighet för enskilda att bevara visst material. Exempel på sådana be- stämmelser finns när det gäller bokföring och bokslut samt dokumentation 29

• Sida 30
•  Original

Bilaga 1

i vissa tillståndspliktiga verksamheter. Det förhållandet att uppbyggnad och vård av enskilda arkiv i princip bör lämnas åt enskilda innebär dock inte att de offentliga arkivinstitutionerna skall avstå från att befatta sig med dessa arkiv.

I en arkivlag med grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkiv bör det tas in en förklaring att dessa arkiv utgör en del av vårt kulturarv. En sådan förklaring i någon av lagens inledande paragrafer är enligt min mening av betydelse som bakgrund för förståelsen av de be- stämmelser som därefter ges i lagen och därmed också för den faktiska tillämpningen av dem.

Myndigheternas arkiv har, som jag nyss påpekat, en särställning bl.a. däri att de i allt väsentligt har byggts upp av allmänna handlingar. Arkivut- redningen har något uppehållit sig vid förhållandet mellan begreppen arkivhandling och allmän handling. Den har därvid funnit att överens- stämmelsen är stor. men inte fullständig. Utredningen har inte funnit det lämpligt att åstadkomma någon fullständig överenstämmelse.

Enligt min mening är det nödvändigt att i en lag som skall reglera myndigheternas arkiv också göra klart vad som i den lagens mening utgör myndighetsarkiv och därmed faller under lagens bestämmelser. Jag har vid mina överväganden i denna fråga stannat vid att ett myndighetsarkiv i lagens mening skall bildas enbart av de allmänna handlingarna hos myn— digheterna. Vad som kan finnas därutöver påkallar inte en lagreglering.

Mitt förslag att arkivlagen inte skall omfatta annat än sådant material som utgör allmänna handlingar innebär inte något hinder för myndigheter- na att bevara också annat material. Det kan gälla t. ex. biblioteksmaterial, som inte bör skatta åt förgängelsen, eller material som enligt särskilda överenskommelser med enskilda tas emot för förvaring hos myndigheten. Sådant arkivmaterial faller dock inte under lagen och får inte samman- blandas med det som enligt lagen utgör myndighetsarkiv.

Ett myndighetsarkiv i lagens bemärkelse skall sålunda inte innehålla något annat än det som utgör allmänna handlingar. I ett hänseende anser jag det t.o.m.vara nödvändigt att göra basen för arkivet snävare. Det gäller sådana upptagningar som avses i 2kap. 355 första stycket tryckfri- hetsförordningen. Det gäller det fallet att flera myndigheter är anslutna till ett och samma ADB-register och t.ex.genom terminaler har tillgång till uppgifterna i registret. Sådana upptagningar anses i princip som allmänna handlingar hos varje myndighet som har tillgång till dem för överföring i läsbar form. Enligt min mening är det inte rimligt att sådana ADB- upptagningar skall tillföras arkivet hos varje myndighet där den är allmän handling. Den bör arkivläggas på ett ställe och naturligen i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Det förhållandet att bara allmänna handlingar skall tillföras myndighe- ternas arkiv innebär att sådana ADB-upptagningar som enligt rättspraxis faller under den s. k. biblioteksregeln i 2 kap. 1 1 åtryckfrihetsförordningen. t.ex. ADB-upptagningar i externa databaser av typen referensdatabaser (RÅ 1986 not 290). inte kommer att arkivläggas i myndighetsarkiven. Data- och offentlighetskommittén har i sitt betänkande (SOU 1988:64) Integritctsskyddet i informationssamhällct 5. föreslagit ett förtydligande i

• Sida 31
•  Original

2kap. 11ätryckfrihetsförordningen för att undanröja tveksamhet om vilka Prop. 1989/90172 slag av handlingar som biblioteksregeln skall omfatta. Förslaget övervägs Bilaga 1 för närvarande i regeringskansliet. Mot bakgrund av vad jag nu har anfört föreslårjag att det i arkivlagen tas in en bestämmelse om vad som bildar underlaget för myndighetsar- kiven. Lämpligen kan det uttryckas så att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Undantag får gö- ras för vissa av de upptagningar som avses i 2kap. 3ä första stycket tryckfrihetsförordningen. Detta undantag kan formuleras så att av en sådan upptagning bildas arkiv endast hos en av de myndigheter hos vilka den utgör allmän handling och då i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

3.2. Målen för arkivverksamheten

Mitt förslag: Myndigheternas arkiv skall bevaras. hållas ordnade och vårdas så att de kan tillgodose följande tre syften: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar.

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och 3. forskningens behov.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna: Har inte haft något att erinra mot utredningens förslag.

Skälen till mitt förslag: Jag har redan i ett inledande avsnitt (avsnitt 2.2) berört de huvudsakliga syften som den offentliga arkivverksamheten skall tillgodose. Det finns skäl att konkretisera målen för arkivverksamheten i den kommande arkivlagen.

När det gäller att ställa upp målen för det offentliga arkivväsendet finns det — vid sidan om kulturarvsaspekten. som jag nyss har berört — mycket konkreta rättssäkerhets— och rationaliseringsaspekter att beakta. Främst är här att beakta dcn grundlagsfästa handlingsoffentligheten. Enligt denna har var och en rätt att ta del av allmänna handlingar. om de inte i särskild lag har belagts med sekretess. Denna insyn i den offentliga förvaltningen hör till de grundläggande elementen i vårt samhällsskick. Rätten till insyn är inte tidsbegränsad. I praktiken kan väl sägas att insynsintresset avkling- ar med tiden. men rent faktiskt är det ytterst med stöd av handlingsoffent- ligheten som även äldre allmänna handlingar kan begäras utlämnade. Det kan här räcka med att som exempel anföra att handlingsoffentligheten gör det möjligt att nu. sedan sekretesstiden har löpt ut. få fram vilka åtgärder som vidtogs av svenska myndigheter under andra världskriget. Efter en viss tid har dock i allmänhet kravet på insyn. i den mening man främst förknippar med haridlingsoflentlighctcns syfte. kommit att efterträdas av något som mer kan betecknas som ett forskningsintresse. Gränsen torde dock sällan vara klar. Ett forskningsintresse kan sålunda till dels förestavas 31

• Sida 32
•  Original

av en önskan att till sist få korten på bordet och klarlägga hur något som Prop. 1989/90: 72 varit uppmärksammat verkligen förhöll sig. Bilaga 1

Rätten till insyn enligt bestämmelserna om handlingsoffentlighet kan givetvis inte tillgodoses utan ett välordnat arkiv. Redan dessa bestämmel- ser ger därför grunderna för en arkivreglering. De medför krav på att allmänna handlingar i princip bevaras, att de ordnas så att det går att hitta bland dem och att de vårdas så att de inte skingras eller förstörs.

Behov av att handlingar bevaras. hålls ordnade och vårdas finns också med hänsyn till rättskipningens och förvaltningens egen verksamhet. Män- niskor har rätt att kräva att både domstolar och förvaltningsmyndigheter visar konsekvens i sin tillämpning av författningar och håller reda på de uppgifter som en gång har lämnats. För detta fordras välordnade arkiv.

Arkiven är också en viktig bas för forskning av olika slag. Sålunda är arkiven nyttiga för den professionella forskning som ger oss sådana insik- ter i samband och orsaker som är av omedelbar praktisk nytta för framti- den. Jag tänker härvid t.ex.på den medicinska forskningen, men även modern ekonomisk forskning kan vara beroende av arkivmaterial. t.ex. från skattemyndigheterna. Att bevara. ordna och vårda arkiven så att de kan tjäna också forskningens olika behov serjag som ytterligare en huvud— uppgift i arkivverksamheten. Här framstår kulturarvsaspekten tydligast. det för en kulturnation självklara att bevara minnet av sin utveckling och använda detta minne för att dels belysa den historiska utvecklingen. dels nyttiggöra de erfarenheter som dras ur materialet.

Jag vill påpeka att när det gäller bevarande av arkivmaterial måste man föra in också integritetsaspekten. Jag skall utveckla den frågan senare, men den är så viktig att den bör nämnas i omedelbart samband med mitt förslag att ett av arkivens tre huvudsyften skall vara att tillgodose forsk- ningens behov. Integritetshänsyn kan sålunda leda till att material inte bevaras i den utsträckning som hade varit önskvärd från andra synpunkter eller att tillgången till bevarat material begränsas. Sådana av integritets- hänsyn påkallade avvikelser från huvudregeln om bevarande bör tas in i de särskilda lagar som reglerar integritetskänsliga akter och register. Reglerna kan därmed bäst anpassas efter vad det speciella materialet kräver.

Sammanfattningsvis anser jag sålunda att följande tre mål bör ställas upp för arkivväsendet:

— tillgodoseende av rätten att ta del av allmänna handlingar. — tillgodoseende av rättskipningens och förvaltningens behov av informa- tion.

— tillgodoseende av forskningens behov.

De nu angivna målen förutsätter som huvudregel att myndigheternas handlingar skall bevaras. Det krävs också att handlingarna hålls ordnade och tas väl omhand. Jag skall längre fram närmare utveckla vad som bör krävas i detta sammanhang.

I arkivlagen bör föras in en bestämmelse som anger målen för arkivverk- samheten. I den bör också föreskrivas att myndigheternas handlingar skall bevaras. hållas ordnade, vårdas och gallras för att uppfylla dessa mål.

Det är viktigt att peka på att gallringen ingår som en viktig del av arkivvården. Att se till att alla gallringsbara handlingar försvinner ur de 32

• Sida 33
•  Original

arkiv som bevaras för framtiden är ett grundläggande moment i arkivvår- Prop. 1989/90: 72 den. nödvändig inte minst med hänsyn till arkivens snabba tillväxt. Bilaga 1

3.3 Ansvaret för arkiven

Mitt förslag: Varje myndighet skall ha ansvar för sitt arkiv. Särskilda arkivmyndigheter skall ha tillsyn över myndigheternas arkivverksamhet.

Arkivmyndighetema skall kunna överta arkivmaterial från andra myndigheter och därmed också ansvaret för det övertagna materi- alet.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer med mitt förslag. Utred- ningen har dock föreslagit att tillsyn endast skall utövas av de statliga arkivmyndigheterna.

Remissinstanserna: Det stora flertalet tillstyrker eller lämnar förslaget utan erinran.

Skälen till mitt förslag: Ett myndighetsarkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och arkivet speglar sålunda denna verksamhet. Handlingarna i ett ärende är att anse som arkivlagda när ärendet har slutbehandlats. Register. diarier och andra handlingar som förs fortlöpande är att anse som arkivlagda så snart de är färdigställda för förande. Myndigheternas arkiv innehåller därför åtskilligt material som är förhållandevis aktuellt.

Jag har i det föregående föreslagit att som mål för arkivverksamheten skall gälla bl.a. att denna verksamhet skall tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar samt rättskipningens och förvaltningens behov av information. Båda dessa syften torde bäst och smidigast uppnås om i princip varje myndighet svarar för sitt arkiv. En sådan anknytning över- ensstämmer också väl med den både här hemma och internationellt sedan lång tid förhärskande proveniensprincipen inom arkivväsendet. Den prin- cipen innebär bl. a. att ett arkiv skall betraktas som sammanhängande med den verksamhet i vilken det uppstår.

De yngre delarna av en myndighets arkiv fyller som regel en viktig praktisk funktion för myndigheten själv. eftersom befattningshavarna där kan gå tillbaka i ärendehandläggningcn för sakuppgifter och förebilder. Redan detta talar _klart för att myndighetens egen personal är bäst ägnad att ha hand om arkivet. Även för informationen till andra myndigheter. som exempelvis behöver få klarlagt vilka beslut som har fattats i en viss fråga. är det uppenbart mest rationellt att arkivet hanteras av den arkivbil- dande myndigheten. den som besitter den bästa kännedomen om verk- samheten.

Också med hänsyn till arkivens uppgift att ge innehåll åt rätten att ta del av allmänna handlingar anser jag det mest naturligt att arkiven i princip finns hos de myndigheter hos vilka de har bildats. För allmänheten är det ofta av vikt att ha tillgång till personal som är väl insatt på området för att 33

• Sida 34
•  Original

finna en eftersökt handling. I alldeles särskilt hög grad gäller det sådana Prop. 1989/90: 72 handlingar som finns på ADB-medium eller har lagrats på andra nya Bilaga 1 medier.

Jag anser sålunda att det är både rationellt och effektivt med hänsyn till syftena med arkivverksamheten att varje myndighet som regel får svara för sitt arkiv. Detta innebär dock inte med nödvändighet att myndighetens ansvar skall vara obegränsat i tiden. Avlösningen av de vanliga myndighe— ternas arkivansvar sammanhänger med frågan om arkivmyndigheternas TOll- Jag skall nu gå över till att behandla den frågan.

I Sverige har sedan lång tid verkat särskilda statliga arkivinstitutioner, såsom riksarkivet. krigsarkivet och de under riksarkivet lydande landsar- kiven. Dessa myndigheter har tillagts överinseende över den offentliga arkivverksamheten. Särskilt riksarkivet — som har det högsta överinseen- det — har kommit att utveckla en betydande normgivning. Det är också främst riksarkivet som har att verka för utveckling och rationalitet inom arkivväsendet. Samtliga dessa arkivmyndigheter tar också emot arkiv- handlingar från olika myndigheter. Företrädesvis rör det sig om äldre material men även i ökande omfattning om information på nya media (magnetband m.m.).

Även på den kommunala sidan finns ett väl utvecklat arkivväsende. främst i de större kommunerna. Att kvalitet och kompetens här kan vara hög kan illustreras med att exempelvis stadsarkivet i Malmö har tillagts uppgifter som ankommer på landsarkiv. '

Hos arkivmyndigheterna och hos kommunala arkivinstitutioner har byggts upp en stor sakkunskap om arkivverksamhct. Det är enligt min mening helt nödvändigt för ett rationellt. väl fungerande och enhetligt offentligt arkivväsende att ha särskilda arkivmyndigheter med kontrolle- rande och styrandc uppgifter. Sådana arkivmyndigheter bör finnas såväl på den statliga som på den kommunala sidan. Det är att beakta att en stor och viktig del av den offentliga förvaltningen ligger på kommunerna. Jag vill här ta upp några sådana uppgifter som jag anser särskilt viktiga.

Den offentliga förvaltningen är omfattande. Tillväxten av arkivmaterial från domstolar och andra myndigheter har med tiden kommit att bli en fråga av stor betydelse. inte minst ekonomiskt. Det är nödvändigt att ha ett organ som ansvarar för att kontinuerligt utveckla arkivverksamheten så att möjligheterna att bemästra tillväxtproblemen tillvaratas. Här kan bl.a. utveckling av gallringen och användning av ny teknik komma ifråga. Det fordras emellertid fackkunskap för att kunna bedöma vilka rationalise- ringsåtgärder som kan införas utan att komma i konflikt med målen för arkivverksamheten. På den statliga sidan finns den fackkunskapen hos våra arkivmyndigheter och uppgiften att utveckla metoder för att minska problemen med tillVäxten bör för statförvaltningens del ligga på dessa myndigheter. främst då riksarkivet.

För kommunernas vidkommande bör det ankomma på dem själva att inrätta arkivmyndigheter för motsvarande uppgifter på den kommunala sidan. I flera fall finns uppenbart redan arkivinstitutioner hos kommuner- na som besitter erforderlig kompetens. men givetvis bör riksarkivet kunna ge de kommuner som så önskar stöd i detta hänseende. 34

• Sida 35
•  Original

Det är nödvändigt att myndigheternas arkiv ges en effektiv struktur. Prop. 1989/90172 Dessutom bör strukturen i görligaste mån hållas enhetlig över förvaltning— Bilaga 1 en i hela riket. För detta fordras en sammanhållande kraft i landet och den rollen fylls väl av riksarkivet och dess underlydande landsarkiv. För försvarsväsendets del bör dock uppgiften väsentligen kunna läggas på krigsarkivet. Med principen att kommunerna skall svara för sitt arkivvä- sende kan inte riksarkivet få samma direkt styrande uppgift när det gäller strukturen på de kommunala arkiven. Däremot bör — liksom hittills — samråd mellan kommunerna och riksarkivet kunna leda till goda lösningar sett ur landets perspektiv.

Styrningen av arkivverksamheten fordrar. enligt all hittillsvarande erfa- renhet. ett inte obetydligt mått av föreskrifter av fackkaraktär rörande arkivens vård. Uppgiften att svara för denna normgivning har hitintills ankommit på riksarkivet och i någon mån på krigsarkivet. Jag ser inte någon anledning att ändra på detta för den statliga sidan. Motsvarande uppgift för kommunerna bör i första hand ankomma på kommunerna själva.

Som jag tidigare har berört utgör även enskilda arkiv en viktig del av vårt kulturarv. De statliga arkivmyndigheterna har hitintills haft en viktig uppgift i att ge råd och anvisningar till hjälp för skötseln av enskilda arkiv. Jag anser det angeläget för bevarandet av ett allsidigt arkivmaterial att de statliga arkivmyndigheterna även i framtiden kan lämna detta stöd till de enskilda arkiven.

Slutligen bör arkivmyndigheterna ha kvar sin uppgift att ta emot arkiv- material för slutlig förvaring (depåuppgiften). Jag har i det föregående utvecklat varför den arkivbildande myndigheten primärt bör ha ansvaret för sitt arkivmaterial. När det gäller äldre arkivmaterial kan dock bilden förändras. När materialet uppnått en viss ålder har både allmänhetens intresse av insyn i förvaltningen och myndigheternas eget informationsbe- hov avklingat och väsentligen ersatts av ett historiskt forskningsintresse. Något praktiskt behov av koppling till den myndighet i vars verksamhet dokumenten har tillkommit finns då inte längre. En annan aspekt är att äldre arkivalier ofta kräver mer fackmässig vård. När det gäller dokumen- tation som fästs på annat än papper kan behovet av särskilda åtgärder för bevarandet komma tämligen fort. Vidare tillkommer det förhållandet att gallringen i ett arkivbestånd med tiden har slutförts. Sedan arkivet fått sitt slutliga omfång. vilket oftast är betydligt mindre än det ursprungliga. är de praktiska förutsättningarna för att överföra det till en arkivmyndighet väsentligt enklare.

Det är rimligt att våra arkivmyndigheter fortsatt får fungera som arkiv- depåer för äldre arkivmaterial och sådant material som av andra skäl bör omhändertas av en institution med särskild fackkunskap. Det böri första hand lämnas åt arkivmyndigheterna själva att avgöra när överlämnande bör ske. 1 och med att arkivmyndigheten tar över arkivmaterialet bör också ansvaret för materialet gå över till arkivmyndigheten.

De grundläggande bestämmelserna i arkivlagen skall gälla alla myndig- heter. statliga såväl som kommunala. Det bör emellertid anförtros kom- munerna själva att svara för styrningen av sin arkivverksamhet och att se 35

• Sida 36
•  Original

till att myndigheterna inom kommunen sköter sin arkivvård. Detta inne- Prop. 1989/90: 72 bär att det för varje kommun skall finnas ett organ med ställning som Bilaga 1 arkivmyndighet för kommunen. Det är givetvis nödvändigt att detta organ har en sådan ställning att det kan utöva överinseende och styrning. Enligt min mening bör detta komma till uttryck i arkivlagen genom en föreskrift om att uppgiften som arkivmyndighet vilar på kommunstyrelsen resp. landstingets förvaltningsutskott. om inte fullmäktige eller landstinget har utsett en annan nämnd eller styrelse till uppgiften. Detta ansluter till de bestämmelser som i dag finns i 3 kap. 19' kommunallagen (1977:179) där det föreskrivs att styrelsen skall leda förvaltningen av kommunens eller landstingskommunens angelägenheter och ha inseende över övriga nämn- ders verksamhet.

Liksom tidigare bör riksarkivet och landsarkiven kunna bistå kommu- nerna i arkivl'rågor med sin sakkunskap. En viss avgiftsbeläggning kan dock vara motiverad även i detta sammanhang.

Riksarkivet kommer också in i den kommunala arkivvården på ett annat sätt. Som jag förut har påpekat innehåller den arkivlag som jag nu föreslår endast grundläggande regler. Den måste rimligen kompletteras ' med verkställighetsförcskriftcr för den praktiska hanteringen. Sådana an- kommer det på regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att utfärda. Det utredningsarbete som föregått det nu presenterade försla- get har visat att de verkställighetsföreskrifter som behövs på den statliga sidan till stor del är av den karaktären att de bäst formuleras av riksarkivet. Det gäller särskilt vcrkställighetsföreskrifter till lagens basbestämmelser om arkivvård och gallring. Jag skall återkomma till basbestämmelserna senare. Vissa verkställighetsföreskrifter kan också visa sig vara behövliga för den kommunala sidan. Jag vill dock påpeka att det av principen om kommunal självstyrelscrätt följer att regeringen och statliga myndigheter skall vara restriktiva med att meddela föreskrifter för kommunerna. Verkställighets- föreskrifter till lagen bör alltså begränsas till vad som är absolut nödvändigt när det gäller det kommunala arkivväsendet.

• Sida 37
•  Original

3.4 Närmare om arkivvården och dess förutsättningar Prop. 1989/90: 72 Bilaga 1 Mitt förslag: Som basregler för myndigheternas arkivvård skall gälla följande: — arkivet skall organiseras så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. — cn arkivbeskrivning och en systematisk arkivförteckning skall finnas. arkivet skall skyddas mot förstörelse. skada. tillgrepp och obehö- rig åtkomst. vid arkivläggningen skall prövas vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar. föreskriven gallring skall verkställas. Som grund för en god arkivvård skall myndigheterna dessutom: vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till registreringens betydelse för arkivbildningen. och — vid framställandet av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i huvudsak med mitt för- slag.

Remissinstanserna: Har inte haft några grundläggande erinringar mot utredningens förslag. men har i vissa fall diskuterat detaljer.

Skälen för mitt förslag: Jag har i det föregående föreslagit att ansvaret för arkiven i princip skall ligga på de myndigheter hos vilka resp. arkiv har bildats. Jag vill nu ta upp några grundläggande moment i den arkivvård som skall utövas av myndigheterna. Dessa basregler bör tas in i den arkivlag som jag har förordat. Inom ramen för dem kan sedan praktiskt erforderliga detaljbestämmelscr utfärdas i form av verkställighetsföreskrif- ter.

Ett av målen med arkivverksamheten är. enligt mitt förslag. att tillgodo- se rätten att ta del av allmänna handlingar. Till grundreglerna för arkivvår- den bör därför höra att arkivet skall organiseras på ett sådant sätt att utövandet av denna rätt underlättas. Det är sålunda inte tillfyllest att handlingarna finns bevarade och hjälpligt ordnade. Arkivet måste. för att det skall finnas en reell åtkomstmöjlighet. från början praktiskt organise- ras med tanke på att åtkomsten av arkivhandlingarna skall underlättas.

En nödvändig faktor för att arkiven skall kunna fylla sina uppgifter är att det finns instrument med vilkas hjälp man kan få en uppfattning om vad arkivet har att bjuda och hur man kan finna olika dokument i det. Sedan början av 1900-talet har funnits bestämmelser om arkivförteckningar. En förteckning kan närmast sägas utgöra en redovisning av arkivets innehåll. uppställd efter systematiska grunder. Arkivförteckningen skall fungera som inventarieförteckning till arkivet. Den skall också ge en överblick över arkivbeståndet samt fixera arkivets ordning. Arkivförteckningar måste givetvis finnas också i fortsättningen. Om man. som jag. vill ge arkiven möjlighet att spela en mer aktiv roll och höja servicenivån, bör emellertid 37

• Sida 38
•  Original

de gängse arkivförteckningarna kompletteras med ett instrument av något Prop. 1989/90: 72 annorlunda slag. Vad som då synes mig vara av intresse är ett instrument Bilaga 1 som visar myndighetens arbetsuppgifter och organisation samt förändring- ar härutinnan som är av betydelse från arkivsynpunkt. Med sådana uppgif— ter kan man få grepp om myndighetens verksamhet och vilka slags hand- lingar som denna har avsatt. Vidare bör ett sådant instrument ge uppgift om de gallringsregler som tillämpas och har tillämpats. För att en arkiv- beskrivning skall kunna fylla sin uppgift att ge en orientering om vad som kan finnas i myndighetens arkiv och om detta arkivs huvudsakliga struktur bör beskrivningen hållas kort. Den får inte utvecklas så att upprättandet av den blir en betungande uppgift för myndigheterna.

Mot bakgrund av vadjag nu har anfört i denna del föreslårjag att som en andra punkt för myndigheternas arkivvård tas upp att de skall upprätta en arkivbeskrivning och en systematisk arkivförteckning.

Till basreglerna bör också höra att myndigheten skall skydda arkivet mot förstörelse. skada. tillgrepp och obehörig åtkomst. En sådan skyldig- het är närmast en självklarhet mot bakgrund av målen med arkivverksam- heten och arkivens ställning som en del av det nationella kulturarvet. Av skyldigheten att skydda arkiven följer bl. a. att myndigheterna måste se till att ha för arkivändamål lämpliga lokaler med lämplig inredning. Inte minst gäller detta med hänsyn till behovet att förebygga brand- och vatten- skador. Vidare följer av denna skyldighet att myndigheten har att se till att arkivlokaler inte brukas för andra ändamål än arkivändamål på sätt som kan äventyra arkivmaterialet. I princip bör arkivlokaler användas enbart för förvaring av arkiv. Ytterligare ligger i skyddsplikten att myndigheten måste hålla kontroll över tillträdet till sitt arkiv, så att inte material tillgrips eller förstörs.

En ekonomiskt viktig sak är att arkivläggningen inte kommer att omfat- ta onödigt material. Jag har föreslagit att med myndighetsarkiv i lagen skall förstås enbart arkiv bildade av de allmänna handlingarna från myn- dighetens verksamhet. Vad som utgör allmänna handlingar i ett ärende hos en myndighet blir till följd av tryckfrihetsförordningens bestämmelser klart senast då ärendet avslutas. Som avslutat skall handlingarna i ärendet arkivläggas. Det är vid detta tillfälle akten i ärendet bör genomgås och rensas från sådant som inte är allmänna handlingar eller bör omhändertas så att materialet därmed blir allmän handling. exempelvis minnesanteck- ningar. Det är viktigt att den här genomgången sker i omedelbar anslut- ning till arkivläggningen. så att myndighetsarkiven inte tillförs onödigt material. Förutom att det kräver utrymme i onödan torde det i allmänhet kräva mer tid att senare sortera upp materialet. Som en basregel bör därför gälla att myndigheten vid arkivläggningen skall pröva vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar.

Som den femte basregeln bör gälla att myndigheten skall verkställa föreskriven gallring i sitt arkiv. Detta är en viktig uppgift. Även om grundprincipen är att allmänna handlingar skall bevaras är det en sedan lång tid accepterad praktisk nödvändighet att vissa delar av materialet efterhand förstörs. Jag kommer här senare att lämna förslag om de regler som bör gälla om gallring. men jag vill redan här markera att gallring kan 38

• Sida 39
•  Original

ske i en inte obetydlig omfattning, utan att de syften som arkivverksamhe- Prop. 1989/90: 72 ten skall uppnå äventyras. Bilaga 1

Gallringsuppgiften består dels i att konkret avgöra vilka handlingar som enligt gällande regler skall gallras efter en viss tid. dels att också, när tiden är inne. fysiskt ta bort och förstöra de handlingar som skall gallras. Jag återkommer närmare till gallringsfrågan i det följande.

För att uppnå väl fungerande arkiv räcker det inte att ställa upp regler för hanteringen från det att handlingarna har arkivlagts. Vissa saker bör beaktas redan på ett tidigare stadium. En sådan. tämligen självklar sak, är att man framställer dokument, som skall bevaras, på ett sådant sätt att de är beständiga. Sedan åtskillig tid har också funnits regler om exempelvis de papperskvaliteter och skrivdon som får användas. Nya sätt att framställa handlingar, såsom genom fotokopiering och laserskrivare har fört med sig nya praktiska problem att lösa. Detsamma gäller lagring av dokument på elektroniska medier. De närmare bestämmelserna om standarden vid myndigheternas framställning av allmänna handlingar bör. liksom för närvarande. få ges av kompetent fackmyndighet. Däremot anser jag det lämpligt att i en arkivlag ta in en grundbestämmelse av innebörd att myndigheterna när de framställer sina handlingar skall använda materiel som är lämpligt med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Av en sådan regel framgår att åtskillnad kan göras mellan det som skall bevaras och det som skall gallras. Vidare framgår att beständighctskravet kan anpassas efter bevarandetiden. Denna grundbestämmelse i lagen kan se- dan användas som grund för verkställighetsföreskrifter med närmare prak- tiska detaljer.

En annan praktisk förutsättning för ett rimligt organiserat arkiv är att de allmänna handlingarna registreras på ett sätt som är ändamålsenligt för arkivvården. ] lSkap. sekretesslagen (1980: 100) finns regler om registre— ring av allmänna handlingar. Av dem framgår skyldigheten att registrera samt kraven på registrets innehåll. Däremot innehåller inte sekretesslagen några regler om hur handlingarna skall registreras, sålunda ingenting om strukturering av materialet i ärendegruppcr o.d.

Registreringen sker naturligen i första hand med tanke på handläggning- en av ärenden. Den har emellertid också betydelse för struktureringen av myndighetens arkiv. Det kan därför vara lämpligt att i en arkivlag göra en erinran om att ta vederbörlig hänsyn också till arkivaspekten när man lägger upp systemet för registering.

3.3" Gallring av allmänna handlingar

3.5.1 Inledande anmärkningar

Sedan lång tid har det förekommit en successiv gallring av allmänna handlingar. Gallringen utgör en praktisk nödvändighet. Utan den skulle arkivmaterialet växa i en omfattning som vore ohanterlig, utan att det skulle medföra några fördelar från insyns- eller informationssynpunkt. Tvärtom Skulle arkiven bli mer svårhanterliga. Gallringen syftar till att arkiven inte skall tyngas av handlingar som saknar påtagligt informa- 39

• Sida 40
•  Original

tionsvärde, som bara utgör en dubblering av information som bättre kan Prop. 1989/90: 72 sökas i ett annat arkiv eller som har ett informationsvärde som är markant Bilaga 1 begränsat i tiden.

Arkivutredningen har beräknat att gallringen av statsförvaltningens handlingar svarar mot i genomsnitt ungefär 80% av de ursprungligen tillförda handlingarna. Hårdast är gallringen hos lokala och regionala myndigheter. Samma information finns nämligen ofta hos en central myn- dighet och det räcker då att den finns bevarad där.

Det har varit — och bör i fortsättningen också vara — en huvuduppgift för det offentliga arkivväsendet att se till att effektiviteten i gallringsarbetet hålls uppe och ökas där det är möjligt. Ett viktigt syfte med mina förslag är att skapa goda förutsättningar för en rationell hantering av arkiven inte minst när det gäller gallringen.

Från gallring skiljer man rensning. Med rensning avser man att akten i ett ärende befrias från sådant material som inte skall utgöra arkivhandling- ar. I praktiken innebär det att sådant som inte är allmänna handlingar eller bör bli det vid arkivläggningen (värdefulla minnesanteckningar) tas bort från akten. Det gäller framförallt olika utkast och kladdanteckningar.

Vid sidan om den gallring som är betingad av hanterlighetsskäl och ekonomiska skäl har med tiden kommit också en gallring av handlingsbe- stånden betingad av integritetsskäl. Det gäller särskilt sådana register som förs med hjälp av ADB. men i några fall också personakter. oavsett om de förs på papper eller med elektroniska hjälpmedel. Här är gallringsprinci- pen en annan. I allmänhet går den ut på att uppgifterna efter en viss tid skall förstöras. om det inte finns särskilda föreskrifter om bevarande.

Med en utveckling mot en allt större användning av ADB-teknik i handläggningen kan ovan nämnda princip om fullständig förstörelse av information med personanknytning komma att breda ut sig på bekostnad av gängse principer för bevarande och gallring. Vi löper därmed en risk att göra oss urarva i fråga om sådan information som vi betraktar som en värdefull del av vårt kulturarv. Som exempel kan jag nämna skatteförvalt- ningen. I våra arkiv finns nu på pappersdokument detaljerade inkomst- uppgifter om landets invånare i en obruten svit från Gustav Vasas tid och fram till nutid. Överges pappersdokumentationen i skatteförvaltningen och står då de nuvarande reglerna om förstörelse av ADB-material kvar. kommer serien av inkomstuppgifter i arkiven väsentligen att brytas. utan att någonsin kunna återställas. Enligt min mening måste man vara upp- märksam på kulturarvsaspekten i sammanhanget.

Jag kommer i det närmast följande att först behandla frågan om den traditionella gallringen. De principer som jag där föreslår. anser jag bör utgöra grundprinciperna för gallring av allmänna handlingar. Därefter kommerjag att ta upp frågan om särskilda urvalsprinciper på vissa områ- den.

• Sida 41
•  Original

3.5.2 Huvudprinciperna för gallring Prop. 1989/90: 72 Bilaga I Mitt förslag: Allmänna handlingar skall få gallras även framgent. Gallring skall dock alltid ske med beaktande av att arkiven utgör en del av kulturarvet och så att det återstående arkivmaterialet fyller ändamålen med arkiven. nämligen att tillgodose

— rätten att ta del av allmänna handlingar. — rättskipningens och förvaltningens behov av information och

— forskningens behov.

En bestämmelse med nu angivna principer tas in i arkivlagen. Däremot införs inte någon särskild bestämmelse om gallring i tryck- frihetsförordningen.

Det öppnas möjlighet till att ge avvikande bestämmelser om gallring i lag eller förordning. Som regel bör sådana bestämmelser ges i lag.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i allt väsentligt med mitt förslag.

Remissinstanserna: Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran. Data- och offentlighetskommittén (DOK) föreslår att det i tryckfrihets- förordningen (TF) tas in en bestämmelse om att allmänna handlingar får gallras endast om de är av ringa betydelse ur offentlighetssynpunkt.

Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser är positiva till DOKzs för- slag. Några remissinstanser anser dock att regeln kan tolkas så att möjlig- heten att gallra skall bli mera restriktiv än den är idag. Kammarrätten i Göteborg. JO. statskontoret och JUSEK anser att frågan bör övervägas ytterligare.

Skälen för mitt törslag: Jag har i mina inledande anmärkningar till frågorna om gallring framhållit att gallring av de allmänna handlingarna i myndigheternas arkiv är en praktisk nödvändighet. Jag har där också givit uttryck för uppfattningen att en riktigt utförd gallring bör leda till att arkiven blir mer överskådliga och mer effektiva som informationskällor.

Samtidigt är det som DOK har framhållit så att gallringen rent faktiskt kan sägas innebära en begränsning av rätten-att ta del av allmänna hand- lingar. Sker gallring för hårt kan syftet med den fria insynen äventyras. Det är mot denna bakgrund man skall se DOKzs förslag om att möjligheten att gallra allmänna handlingar skall förankras i tryckfrihetsförordningen.

Även om jag har förståelse för DOKzs principiella resonemang känner jag ändå — i likhet med några av remissinstanserna — en viss tvekan inför en grundlagsreglering av ett förhållande som ändå måste betraktas som ganska självklart. En viss gallring är ofrånkomlig. Som jag tidigare nämnt är det så att i genomsnitt 80% av de allmänna handlingarna gallras. Gallring har förekommit under alla år TF funnits och har aldrig satts i fråga (jfr prop. 1981/82z37 5.37). DOK har också påpekat att den föreslag- na bestämmelscn inte avser att påverka den gallring som redan sker utan skall endast utgöra ett stöd för denna. Någon ändring i nuvarande princi- per för gallring har inte åsyftats. 41

• Sida 42
•  Original

DOK:s formulering av bestämmelsen är dock utformad så att den när- Prop. 1989/90: 72 mast ger intryck av att möjligheten att gallra skall bli mindre. Tvekan Bilaga 1 skulle därför kunna uppstå om ett beslut om gallring är förenligt med grundlagsregeln eller inte. En sådan bestämmelse om gallring i TF skulle följaktligen kunna få konsekvenser som det nu inte går att överblicka. Även med en annan lydelse av bestämmelsen kan man inte bortse från risken av en diskussion och ifrågasättandet av grundlagsenligheten i fort- sättningen av något som i praktiken är en självklarhet. En alternativ utformning av regeln som inte skulle ha sådana konsekvenser skulle vara att denna enbart hänvisar till innehållet i vanlig lag. Regeln skulle emeller- tid i så fall framstå som tämligen meningslös.

Enligt min bedömning kan alltså befogade invändningar resas mot en grundlagsregel av det föreslagna slaget. oavsett enligt vilken modell den utformas. Jag förordar därför inte att en sådan regel införs.

Däremot instämmerjag helt i vikten av att man vid utformningen av gallringsbestämmelser tar stor hänsyn till offentlighetsintressena och beak- tar vikten av att rätten att ta del av allmänna handlingar inte inskränks på ett icke godtagbart sätt. Tillräcklig garanti för detta bör vara att de grund- läggande föreskrifterna om gallring beslutas av riksdagen.

Jag har i denna fråga samrått med chefen förjustitiedepartementet. En gallring får aldrig göras så att den äventyrar arkivens roll som en del av kulturarvet eller något av de tre konkreta huvudmålen med arkivverk- samheten. Det är sålunda viktigt att det i gallringsarbetet finns en klar insikt om dessa saker. Av den anledningen anser jag att det i lagens grundläggande bestämmelse om gallring bör anges att gallring av allmänna handlingar får ske. men att gallring alltid skall ske med beaktande av arkivens roll och syftena med arkiven.

Även efter en genomförd gallring måste arkiven sålunda kunna tillgodo- se — rätten att ta del av allmänna handlingar, — rättskipningens och förvaltningens behov och — forskningens behov.

Vad som fordras för att tillgodose dessa syften kan förändras med tiden. Vissa uppgifter — särskilt av mer perifer karaktär i ärendet — förlorar med tiden sin aktualitet både ur insyns- och informationssynpunkt och kan därför med tiden gallras, om de inte bedöms intressanta för forskningen. Det är rimligt att det framförallt är det avklingande intresset från insyns- och informationssynpunkt som får avgöra gallringsmöjligheterna. Kvar blir då till sist det material som har en utpräglad kulturarvsaspekt. det material som också tjänar forskningen som en kunskapskälla om förhållan- dena i vårt land. Jag tänker då både på den professionella forskningen och på mer amatörmässig forskning från människor som vill få kunskap om exempelvis sin släkt och sin hembygd.

Det är givetvis inte tillräckligt för att kunna utföra en riktig gallring att vara medveten om arkivens roll och syftet med dem. Det fordras både insikt om ämnesområdet och en överblick över arkivbildningen i landet för att inte begå fatala misstag. Förutsättningar av detta slag kan emellertid svårligen anges i författning. De konkreta avgörandena om vad som skall 42

• Sida 43
•  Original

gallras är i stället i hög grad ägnade att överlåtas till yrkeskunnigt folk inom Prop. 1989/90: 72 arkivmyndigheterna i samverkan med de olika myndigheterna där arkiven Bilaga ] bildats. Hos riksarkivet. krigsarkivet och landsarkiven finns professiona- lismen på arkivområdct och överblicken över fältet. Motsvarande höga professionalism finns hos vissa kommuners arkivinstitutioner. När kom- munerna har inrättat sina egna arkivmyndigheter enligt den nu föreslagna arkivlagen bör dessa myndigheter förvärva en professionalism på området som är betryggande för hanteringen av gallringsfrågorna. Givetvis bör dock kommunerna tillgodogöra sig den speciella kompetensen som finns hos riksarkivet. Hos myndigheterna finns kännedomen om ärendena de hanterar i sin dagliga verksamhet och om den information som kan fås ur handlingarna i ärendena. Jag anser den mest ändamålsenliga ordningen vara att. inom ramen för en grundläggande lagregel av den innebörd som jag nyss förordat, låta verkställighetsföreskrifterna i princip få ankomma på rikets centrala arkivmyndighet. riksarkivet. Riksarkivets normgivning på området bör. liksom hittills varit fallet. komma till stånd efter samråd med de berörda myndigheterna. så långt det är praktiskt rimligt. Riksar- kivet bör dock ensamt ha avgörandet i sista hand. Därmed klarläggs också ansvaret för gallringsnormerna. När det gäller myndigheter under för- svarsdepartementet är det naturligt att samråd sker med krigsarkivet.

Principen om att verkställighetsföreskrifterna skall ankomma på riksar- kivet bör dock ha en väsentlig modifikation när det gäller kommunerna. Huvuddelen av gallringsnormerna för ett kommunalt arkiv bör sålunda ankomma på kommunerna själva att besluta. Riksarkivets verkställighets- föreskrifter på det fältet bör begränsas till vad som kan anses absolut nöd- vändigt som samlad reglering för landet.

På den statliga sidan synes det mig lämpligt att riksarkivet tilläggs befogenheten att dessutom konkret bestämma vilka handlingar som skall gallras. i förekommande fall i samråd med krigsarkivet. Det torde ankom- ma på regeringen att besluta om sådant bemyndigande för riksarkivet.

En fråga som har varit uppe till diskussion har varit den om gallring av arkiven efter forskningsprojekt. Frågan har berörts senast av den forsk- ningsetiska utredningen i dess betänkande (SOU 1989: 74) Forskningsetisk prövning. Enligt min mening krävs inte några särrcgler på detta område vid sidan om de generella regler för gallring som jag här förut har föresla- git.

Universitet och högskolor liksom andra myndigheter hos vilka det be- drivs forskning bör sålunda i fråga om gallring av de allmänna handlingar- na från forskningsprojekten som regel'styras av arkivlagens allmänna gallringsbestämmelser. Att andra regler kan bli tillämpliga i fall då materi- alet omfattar personregister som förs med hjälp av ADB skall jag strax återkomma till. när jag behandlar förhållandet mellan arkivlagen och datalagen.

Det ändamålsenliga i att överlåta på riksarkivet att efter samråd med arkivbildaren träffa de konkreta avgörandena om vad som skall gallras framträder med särskild styrka när det gäller arkiven efter forskningspro- jekt. Sådana konkreta avgöranden kan givetvis ha formen såväl av normer som av förvaltningsbeslut i enskilda fall. 43

• Sida 44
•  Original

Bilaga 1

En sak som har aktualiserats av den forskningsetiska utredningen är behovet av Rirhandsbesked om den gallring handlingarna i ett forsknings- projekt skall undergå. Det kan t.ex.gälla frågan om identitetsuppgifter från enkätsvar kan få gallras. Utan att vilja föregripa riksarkivets prövning av sådana ärenden vill jag som min mening uttala att det får anses ligga inom den föreslagna lagstiftningens ram att lämna sådana besked om vad som skall iakttas vid en kommande gallring.

Den grundregel om gallring som sålunda bör tas in i arkivlagen måste emellertid förses med ett förbehåll. Det hänger samman med att gallring på vissa om råden behöver ske efter delvis andra kriterier. Som jag nämnde i mina inledande anmärkningar till frågan om gallring finns det handlings- bestånd där bevarandefrågan måste bedömas också med särskild hänsyn till integritetsaspekten. Jag skall snart gå över till att behandla gallringsfrå- gorna i de sammanhangen. Redan nu vill jag emellertid slå fast att sådana särbestämmelser som skall ta över grundregeln för gallring som regel bör ha lagform. Det kan dock tänkas fall då det vore en onödig åtgärd att lagreglera enbart med hänsyn till en gallringsbestämmelse. En viss möjlig- het bör därför finnas att ge avvikande bestämmelser även i förordning. Det förbehåll som då behöver fogas till grundregeln skulle därför innebära att grundregeln gäller. om det inte finns särskilda bestämmelser i annan lag eller förordning.

3.5.3 Särregler om gallring

Mitt förslag: På områden där det för närvarande finns olika särbe- stämmelser om förstörande av allmänna handlingar görs bestäm- melserna mer enhetliga. Generellt bör därvid gälla i huvudsak töl— jande. — Sådana särbestämmelser om förstörande av allmänna handlingar

som skall gälla i stället för arkivlagens gallringsregler skall ges i lag eller förordning. — För forskningsändamål skall bevarande kunna ske i form av ett nöjaktigt urval i stället för ett fullständigt bevarande.

Bakgrunden till mitt förslag: Vad jag här presenterar är resultatet av samlade överväganden av förslag från socialdatautredningen i betänkan- det (DsS 1986: 5) Gallra och bevara — socialtjänstens personregister samt från intensivdatautredningen och arkivutredningen.

Inom forskarvärlden och även inom arkivväsendet har sedan flera år förts en debatt om särskilda urvalsgrunder när det gäller bevarande av vissa typer av uppgifter. Som ett element i denna debatt finns bedömning- en att det inte är en realistisk tanke att bevara allt material. Det rör sig exempelvis om journaler från hälso- och sjukvården och personakter från socialtjänsten. Samtidigt finns också insikten om att förstörelse av sådant material innebär att viktiga källor till kunskap törstörs. Ytterligare ett moment i debatten är vetskapen att uppgifter. som vid en tidpunkt kan

• Sida 45
•  Original

förefalla mindre nyttiga. vid en senare tidpunkt. då vetenskapen har Prop. 1989/902 72 utvecklats och nya frågor ställts. kan bli väsentlig information. Det kan Bilaga I exempelvis gälla handlingar av intresse ur miljösynpunkt. Intresset har då kommit att inriktas på att bevara ett nöjaktigt urval.

De urvalsgrunder för bevarande som främst har diskuterats är regionala urval. exempelvis att bevarande sker inom s.k. intensivdataområden. och individurval. exempelvis att bevarande sker med tillämpning av datum- urval. Ett intensivdataområde är ett geografiskt område där visst material. t.ex. socialtjänstakter. bevaras i sin helhet till skillnad från andra geogra- fiska områden där materialet får förstöras. Datumurval. vilket också har kallats personnummerurval eller indivbaserade urval. innebär att pcrson- akter för personer födda vissa bestämda datum bevaras till skillnad från personakter för personer födda andra datum som får förstöras. Ett datum- urval innebär sålunda ett tvärsnitt över hela landet avseende viss infor- mation medan informationen från ett intensivdataområde ger exempel som i och för sig inte behöver vara representativt för hela landet. Urvals- bevarandc kan även ske efter andra principer.

Det rör sig alltså här om en annorlunda princip för gallring än den som normalt tillämpas. Vid den traditionella gallringen försöker man att skilja ut den information som bedöms vara "viktig" och bevara den varefter man gallrar resterande material. Om gallring sker enligt de ovan presente- rade principerna sparas material inom vissa områden och/eller material avseende vissa personer. medan material rörande andra områden eller personengallras. På så sätt sparas även ett urval av sådana uppgifter som vid gallringstidpunkten kan anses triviala men som senare kan visa sig vara av intresse.

Ett bevarande efter de nu berörda urvalsgrunderna förutsätter att både insynsaspckten och myndigheternas eget informationsbehov är överspela- de. Givetvis kan inte rätten att ta del av allmänna handlingar tillgodoses genom någon form av urval av akter. Inte heller kan ett stympat aktmateri- al tjäna några aktuella informationsbehov för rättskipning och förvaltning. Bevarande av akter enligt någon urvalsmetod är i princip lämplig bara då det är fråga om ett bevarande för forskningens behov.

Socialdatautredningen och intensivdatautredningen har från något skil- da utgångspunkter penetrerat frågan. Arkivutredningen har lämnat syn— punkter på intensivdatautredningens förslag.

Soda/da[au/redningen

Socialdatautredningen har föreslagit att socialtjänstens arkiv i princip hanteras så att varje socialnämnd skall frånhända sig samtliga akter och registm'noteringar fem år efter den sista uppgiften påförts. Aktcr lör perso- ner födda den 5:e. l51e och 25:e varje månad skall därvid överlämnas till landsarkiv medan övriga akter gallras. Undantagna från gallringen skall också vara originalhandlingar i faderskapsärenden samt handlingar avse- ende internationell adoption som rör barnets ursprung liksom liknande handlingar avseende svenskt hittebarn. Vidare skall alla slags handlingar i socialnämndens arkiv i Jönköpings kommun bevaras såsom ett typarkiv. 45

• Sida 46
•  Original

Slutligen skall också riksarkivet få bemyndigande att för tidsbegränsade Prop. 1989/90: 72 perioder kunna medge bevarande av material som behövs för särskilda Bilaga 1 forskningsprojekt.

Inremirdatautredningen

Intensivdatautredningens förslag innebär sammanfattningsvis att Öster- götlands. Gotlands. Hallands och Västernorrlands län utpekas som inten- sivdataområden. I motsats till ett tidigare förslag från riksarkivet till regeringen. där riksarkivet utgick från att frågan borde lagregleras. anser utredningen att tillämpningen av modellen bör bygga på överenskommel- ser och samverkan mellan de offentliga arkivens olika huvudmän.

Utredningen anser också att urvalsmodellerna. intensivdataområdcn och datumurval. bör ses i ett sammanhang. Genom bevarande inom intensivdataområden kan behovet av datumurval i viss mån minskas. Utredningen påvisar sålunda att skillnaderna är påfallande små när det gäller de statistiska felmarginalerna i ett datumurval om 3%jämfört med ett större urval om t. ex. 10%. Utredningen föreslår därför att datumurva- let bör begränsas till tolv slumpvis valda dagar under ett år som alltså inte behöver anknyta till en viss dag gemensam för alla månader. På så vis minskas risken för att onödig uppmärksamhet i myndigheternas handlägg- ning riktas mot personer, t. ex. 15:e-födda. vars akter man vet kommer att bevaras för framtiden.

Utredningen har inte gjort någon kartering av vilka aktserier som bör kunna vara aktuella för urvalen. I stället har den utifrån ett forskningsfält — sambandet mellan olika yttre miljöfaktorer och dess påverkan på indi- viden -— givit exempel på arkivdata som är användbara för den forskning som urvalen kan ge underlag för. Utöver de aktserier som här redan omnämnts anger utredningen sålunda försäkringskassans sjukanmälning- ar. miljö- och hälsoskyddsnämndcrs grunddata om miljön, länsvisa na- turvårdsdata. yrkesinspektioncrs företagsakter och arbetsförmedlingens personakter som sådana aktserier.

Utredningen har också föreslagit att sekretesslagen skall ges ett tillägg med innebörden att sekretess skall kunna gälla för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i den mån uppgiften bevaras i arkiv som ett led i tillämpningen av intensivdatamodellen eller ett datum- urval.

.4rkirulrcdningm

Arkivutredningen lägger såsom grund för sina överväganden konstateran- det att de föreslagna urvalsprinciperna inte får uppfattas som generella gallringssystem som kan vara styrande för arkivväsendet i dess helhet eller som kan tillämpas på alla slags arkivserier. En sådan tillämpning skulle innebära att framträdande samhällsfenomen inte skulle bli dokumentera- de då de inte är representerade i urvalen. I stället gäller det att hitta lämpliga metoder för gallring av de arkivserier som är av sådan karaktär att de lämpar sig för gallring-bevarande enligt de aktuella modellerna. 46

• Sida 47
•  Original

Under dessa förutsättningar tillstyrker utredningen att modellerna tilläm- Prop. 1989/90: 72 pas. Bilaga 1 Utredningen anser emellertid att det är en brist i intensivdatautred- ningens förslag att inget storstadsområde finns med ibland de föreslagna intensivdataområdena. Den föreslår därför att Malmö kommun med om- nejd tas in. Urvalet bör också kompletteras med ett mellansvenskt län. liksom med Jönköpings kommun med tanke på de typarkiv som här byggts upp med avseende på rättsväsendet. Hallands län bör däremot kunna utgå

ur urvalet. Utredningen accepterar att datumurvalen kan minskas till 30/0 i enlighet med intensivdatautredningens förslag men anser att urvalet av praktiska skäl måste avse en fast dag varje månad — den 15:e. Reservationen görs dock för att ett större individurval kan komma att krävas för vissa aktseri- er. bl.a. för att tillgodose den epidemiologiska forskningens behov. Försla- gen om förstärkt sekretesskydd tillstyrks.

Remissopinionwz

Genom att ärendet behandlats av tre utredningar som presenterats och remissbehandlats tätt efter varandra har ett mycket stort antal synpunkter från remissinstanserna kommit att redovisas. Yttrandena har också i olika utsträckning påverkats av de nya överväganden som efterhand förts fram i utredningarna. Beskrivningen av remissopinionen avser därför i första hand instansernas ställningstaganden till arkivutredningens mera sammanfattande slutsatser.

En klar majoritet av remissinstanser tillstyrker eller accepterar en kom- binerad användning av intensivdatamodellen och datumurval inom ar- kivväsendet. Vissa företrädare för forskarintressen hävdar emellertid att gallringskonsekvenserna av förslagen är olyckliga. varför det är bättre att avvakta tekniska lösningar som kan ge nya förutsättningar för bevarande av stora arkivmängder. '

Företrädare för folkrörelseanknuten forskning invänder också att idén om intensivdataområden strider mot "kraven på att alla medborgare obe- roende av bostadsort skall ha tillgång till ett likvärdigt källmaterial för sin historia" (Arbetarrörelsens arkiv).

Invändningarna mot förslagen gäller emellertid i första hand den teknis- ka utformningen. En mycket stark remissopinion anser att ett system med intensivdataområden som inte omfattar ett av landets storstadsområden inte kan accepteras. Även andra detaljsynpunkter på urvalet av län an- läggs. Göteborgs kommunstyrelse förordar att förslaget om Hallands län som intensivdataområde antingen utökas med Göteborgs kommun eller ersätts med Göteborgs och Bohus län.

En kraftig remissopinion antör också att ett 3-procentigt datumurval som föreslagits av intensivdatautredningcn är alltför snävt tilltaget. T. ex. forskningsrådsnämnden och medicinska forskningsrådet hävdar att ett urval om 10% är minimum för att särskilt den epidemiologiska forskning- ens behov skall kunna tillgodoses. Flertalet remissinstanser avstyrker ock- så intensivdatautredningens törslag om ett slumpurval av födelsedata för 47

• Sida 48
•  Original

urvalet. Förslaget uppfattas såsom alltför svårt att hantera i praktiken. Prop. 1989/90: 72 Förslaget om stärkt sekretess tillstyrks av en bred opinion. Några instan- Bilaga 1 scr. bl.a.justitiekanslern anser dock den avvägning som nu finns i sekre- tesslagen mellan otfentlighctsprincipen och integritetsintressen är i huvud- sak ändamålsenlig. Flera kommuner och landsting som föreslagits ingå i intensivdataområ- den förutsätter att kompensation från staten måste utgå för merkostnader för arkiven. Skälen till mitt förslag: De frågor om intensivdataområden och datum- urval som har behandlats av de tre nyssnämnda utredningarna har särskild betydelse när det gäller sådant aktmaterial som är underkastat särskild reglering när det gäller gallring av materialet. Detta förhållande gör det nödvändigt att något närmare behandla dessa gallringsprinciper trots att jag tidigare har hävdat att gallringen bör överlåtas till yrkeskunnigt folk inom arkivmyndigheterna. Jag väljer att behandla dessa urvalsfrågor inom ramen för frågan om behovet av särregler om gallring för vissa områden.

Dala/agens regler om bevarande ()c/r_t;'a/lri/1_2

Bland de områden för vilka det finns särskilda regler att beakta när det gäller bevarande och förstöring av allmänna handlingar är de som faller under datalagen (1973z289). Denna lag har tillkommit för att reglera integritetsskyddet när personuppgifter behandlas med hjälp av ADB. I lagen skiljs mellan personregister som får föras efter enbart en licens från datainspektionen (här nedan kallade licensregister) och sådana personre- gister som därutöver fordrar ett särskilt tillstånd i varje enskilt fall (här nedan kallade tillståndsrcgister). Det är framför allt de speciellt integritets- känsliga registren som fordrar tillstånd. Undantag från kravet på tillstånd gäller bl. a. sådana register som inrättas enligt beslut av riksdagen eller reg- eringen (s. k. statsmaktsregister).

I fråga om licensregistcr gäller bl. a. den generella töreskriften att person- uppgifter skall utgå ur ett register då uppgifterna inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret. Skyldighet att ta bort en personupp- gift föreligger dock inte. om den skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annan författning eller enligt myndighets beslut som har medde- lats mcd stöd av författning (125). Beträffande tillståndsregister bestäm- mer datainspektionen i de föreskrifter som skall lämnas för personregist- ret. i den mån det behövs för att förebygga risk för otillbörligt intrångi den personliga integriteten. vad som skall gälla om bevarande och gallring av uppgifterna i registret (oå). Skulle författningsföreskrifter i detta hänseen- de saknas beträffande ett statsmaktsregister. ankommer det på datainspek- tionen att lämna föreskrifter därom (öaä). Datainspektionen kan också med stöd av 1895 datalagen meddela föreskrifter om gallring beträffande lieensregister. om det behövs med anledning av vad som framkommit om registret.

Bestämmelserna i den föreslagna arkivlagen om bevarande och gallring samt föreskrifter som meddelas med stöd av arkivlagen. t. ex. om bevaran- de för forskningsändamål. blir regler som enligt datalagcns gällande lydelse 48

• Sida 49
•  Original

tar över datalagens regel i 125 om förstörande. Licensregister hos myndig- Prop. 1989/90: 72 heter som utgör allmän handling — och som inte är författningsreglerade i Bilaga 1 särskild ordning — kommer därmed att gallras enligt arkivlagens normsys- tcm. Detta bör normalt sett inte innebära några problem (jfr vad som sagts ovan om 185 datalagen) och jag anser därför att det bör vara en rimlig ordning.

När datainspektionen meddelar föreskrifter om bevarande och gallring för tillståndsregistcr (65 datalagen) skall inspektionen förutom integritets- aspekten även beakta de skäl som talar för ett bevarande. Frågor om bevarande och gallring av personregister avgörs enligt 12 & dataförordning- en (1982z480) efter samråd med riksarkivet. Det är min uppfattning att datainspektionens föreskrifter om bevarande och gallring i praktiken till- kommer under vederbörlig hänsyn till gängse gallringsprinciper. Jag anser inte att arkivlagen bör medföra någon ändring när det gäller datainspektio- nens uppgifter med tillståndregistren. Bestämmelsen i 65 datalagen bör därför gälla före arkivlagens regler. När det införs en generell arkivlagstift- ning som anger mål för arkivverksamheten och knyter gallringsreglerna till dessa mål har inspektionen givetvis att beakta den lagstiftningen och väga intressena för bevarande mot integritetsintresset. I sak torde det emellertid inte vara något nytt för inspektionen. Jag ser därför inte nu anledning att i datalagen närmare reglera denna avvägningsfråga.

Sammanfattningsvis innebär den nu föreslagna ordningen att när det gäller tillståndregistren är det datainspektionen som med stöd av data- lagen meddelar föreskrifter om gallring och bevarande. medan det är riksarkivet alternativt den kommunala arkivmyndigheten som meddelar sådana föreskrifter i övrigt. alltså även om det rör sig om licensregister.

Enligt dataförordningen skall datainspektionen samråda med riksar- kivet när inspektionen utfärdar föreskrifter om bevarande och gallring. l verkställighetsföreskrifterna till arkivlagen bör föreskrivas att riksarkivet skall samråda med datainspektionen innan arkivet utfärdar föreskrifter som täcker också licensregistren på det statliga området. Jag avser att åter- komma till regeringen med förslag i det avseendet.Givetvis bör också kom- muner som avser att meddela föreskifter om gallring av licensregister sam- råda med inspektionen.

Även med den ordningen att arkivlagen tar över den allmänna regeln i 125 datalagen om gallring återstår emellertid frågan om förhållandet mel- lan arkivlagen och datalagens bestämmelse i 189' om rätt för inspektionen att meddela särskilda gallringsföreskrifter också beträffande licensregistren. Bestämmelsen motiveras av integritetshänsyn. Den har enligt uppgift kommit till användning endast i några enstaka fall. Enligt min mening bör dock datainspektionen ha kvar möjligheten att på förekommen anledning ingripa till skydd för integriteten även om andra organ i princip svarar för gallringsföreskrifterna på området. Sådan 18 _Q' datalagen är avfattad anser jag det vara klart att inspektionen har kvar denna befogenhet även efter införandet av den nu föreslagna arkivlagstiftningen. Givetvis förutsätterjag att datainspektionen samråder med riksarkivet eller resp. kommun innan den går ut med särskilda bestämmelser enligt l8å datalagen.

• Sida 50
•  Original

Datalagen är nu föremål för utredning. Resultatet av denna kommer Prop. 1989/90:72 dock inte att föreligga förrän tidigast i slutet av år 1991. Bilaga 1

De särskilda register/ölj/iztmingarna

I ett antal författningar. som reglerar olika aktsystem och register. finns särskilda bestämmelser om bevarande och gallring. Det är här fråga om akter och register med personuppgifter. Reglerna ges i flertalet fall i lag. Bestämmelserna varierar något. men som den gemensamma principen framträder att materialet skall förstöras efter en viss tid, om det inte finns direkta föreskrifter om bevarande. Denna princip har väsentligen föresta- vats av integritetsskäl. Principen om förstörelse av materialet är diame- tralt motsatt den princip som ligger bakom de föreslagna gallringsreglerna i arkivlagen. Där utgår jag från att handlingar i princip skall bevaras. men får gallras om det kan ske utan att ändamålen med arkiven äventyras. I samband med att en generell reglering på lagnivå tillkommer. när det gäller bevarande och gallring av allmänna handlingar. bör därför dessa särskilda författningar ses över. Det är rimligt att försöka få den annorlunda regle- ring av gallringsfrågorna. som i vissa fall kan vara behövlig. systematiskt och logiskt mer sammanhängande. Det är därvid önskvärt att kulturarvs- aspekten finns-med även i det sammanhanget.

Särbestämmelser av det slag jag nu talar om finns i 60 och 62 55 social- tjänstlagen (1980:620). 135 skatteregisterlagen (19802343). 505 taxerings- lagen (1956:623). 18kap. 165 fastighetstaxeringslagen (1979: 1152). 255 lagen (1968:430) om mervärdeskatt och 1 1 5 utsökningsregisterlagen (19861617).

I 75 lagen (1963: 197) om allmänt kriminalregister och 145 polisregister- kungörelsen (1969z38) stadgas det att uppgifter skall utgå ur registret när vissa förutsättningar har inträffat. Enligt prop. 1963z39 s.37 f angående lagen om allmänt kriminalregister avses med begreppet ”utgår ur" regist- ret inte att uppgifterna skall förstöras utan bara att de skall tas bort ur registret. Om uppgifterna härefter skall gallras eller bevaras för forskning- en f'år bedömas med hänsyn till materialets värde för forskningen och till föreliggande förvaringsmöjligheter. Samma betydelse får orden "utgå ur" i polisregisterkungörelsen anses ha. Det finns därför ingen anledning att göra någon ändring i dessa registerlörfättningar. Regeringsrätten har i en dom den 13 juli 1988 funnit att även uppgifter i polisens akter skall anses ingå i polisregister (dnr 4080— 1988). Begreppet utgå ur register finns även i 10b5 lagen (1965:94) om polisregister m.m.som behandlar ett ADB- register för sakkunnigutlåtande hos statens kriminaltekniska laboratori- um. Enligt prop. 1987/88: 122 5.30 avser begreppet här att uppgifterna inte får lagras längre än en viss tid. Detta torde innebära att de avsetts bli gallrade. Jag avser dock inte att föreslå någon ändring i lagen om polisre- gister m. m. eftersom de sakkunnigutlåtande det är fråga om finns även på andra medier än ADB och ADB-registret därför får anses vara endast ett register till hjälp för sökning inte ett register som skall ersätta sakkunnigut- låtandena.

I detta sammanhang bör också beaktas bestämmelserna i patientjournal- 50

• Sida 51
•  Original

lagen (1985:562) om bevarande avjournalhandlingar (85). Prop. 1989/90: 72

Jag väljer att som underlag för min fortsatta framställning i denna del ta Bilaga 1 exempel från socialtjänstlagen och skatteregisterlagen. Den första avser en verksamhet som omhänderhas av kommunerna. den andra en helt statlig verksamhet. Patientjournallagen bchandlarjag för sig. eftersom den har en något annorlunda karaktär.

I socialtjänstlagen föreskrivs i 605 första stycket att anteckningar och andra uppgifter i en pcrsonakt som tillhör socialnämndens personregister skall gallras ut fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. I paragrafens andra stycke föreskrivs att uppgifter i personregister som utgör sammanställningar av uppgifter skall gallras ut fem år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört. Gallringsreglerna i 605 modifieras sedan i 62 5. Där föreskrivs dels att vissa handlingar i fader- skapsärenden inte får gallras med stöd av 60 5. dels att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva andra undantag från gallringsskyldigheten. Av förarbetena till lagen framgår att bemyndigandet för regeringen har förestavats av insikten om att det. främst med hänsyn till forskningens behov. skulle bli nödvändigt med andra undantag från gallringsplikten (prop. 1979/80: 1 s. 570).

I skatteregisterlagen föreskrivs i 135 att uppgifter i register enligt den lagen. vilka hänför sig till viss beskattningsperiod och skall tas upp i skattelängd får bevaras högst sju år efter utgången av det kalenderår under vilket perioden gick ut. Denna gallringsskyldighet modifieras dock redan i samma paragraf. Regeringen bemyndigas sålunda att föreskriva förlängd bevarandetid. I förarbetena till lagen anges som skäl för bemyndigandet till regeringen att statistik- och forskningsintressena skall kunna tillgodoses (prop. 1979/80: 146 5.50).

Varken i socialtjänstlagen eller i skatteregisterlagen är grundregeln om gallring efter en viss kortare tid undantagslös. Förutom undantag som anges direk_t i lagen finns möjlighet för regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer att föreskriva undantag. Bemyndigandena är dock olika konstruerade. I det ena fallet avser det rätt att föreskriva om beva- rande utan speciell tidsgräns. I det andra fallet rätt att föreskriva en längre bevarandetid.

Både när det gäller socialtjänstlagen och skatteregisterlagen är alltså grundkonstruktionen den att regeln om gallring blir gällande. om inte . något annat uttryckligen har föreskrivits. Samma grundkonstruktion går igen i flertalet av de övriga, tidigare nämnda särbestämmelserna. Detta rättsläge kan med fördel fortsatt tjäna som grund för regleringen av gall- ringsfrågan på de områden där, främst av integritetsskäl. den föreslagna arkivlagens gallringsregler behöver modifieras. En i grunden enhetlig regle- ring på de särskilda registerlagarnas område skulle då ges den strukturen att gallring skall ske efter en bestämd tid. om inte det finns någon uttryck- lig bestämmelse i lagen eller någon bestämmelse meddelad med stöd av lagen enligt vilken handlingen skall bevaras. Detta är alltså en omkastning i förhållande till regleringen i arkivlagen där presumtionen är för bevaran- de. Omkastningen är emellertid rimlig med hänsyn till de integritetsaspek- ter som kan föreligga på de särskilda registerlagarnas område. 51

• Sida 52
•  Original

När det gäller de undantag från gallringsskyldigheten som kan komma Prop. 1989/90: 72 ifråga finns det. enligt min mening. anledning att se något olika på dem Bilaga 1 från Iagstiftningsteknisk synpunkt. Sådana undantag som förestavas av hänsyn till insynsaspckten och till myndigheternas informationsbehov kan och bör som regel tas in direkt i den särskilda registerlagen. Sådana frågor kan nämligen normalt regleras genom generella bestämmelser. Informa- tionsbehovet kan exempelvis beaktas vid bestämmande av den tid som skall förflyta innan uppgifterna normalt skall gallras. Även sådana beva- randereglcr som kan förestavas av rättssäkerhetsaspekter — t.ex. bestäm- melsen i socialtjänstlagen om bevarande av vissa handlingar i faderskaps- ärenden — kan och bör som regel finnas direkt i grundförfattningen.

Något annorlunda ställer det sig enligt min mening när det gäller konkre- ta avgöranden av vilka handlingar som bör bevaras med hänsyn till forsk- ningens behov. Redan när det gäller de generella gallringsreglerna i den föreslagna arkivlagen har jag förutskickat att de konkreta ställningstagan- dena till vad som skall bevaras i princip bör överlåtas på fackkunnigt folk inom arkivmyndigheterna. Behovet av fackkompetens inte blott från ar- kivväsende utan även från forskarvärlden syns mig uppenbart när det dessutom kan bli fråga om att överge normala bevarandeprinciper och övergå till att bevara ett urval som kan antas fylla ändamålet att tillgodose forskningens behov. När det gäller sådant material som behandlas i de särskilda registerlagarna är det dessutom så. med hänsyn till mängden. att ett bevarande med hänsyn till forskningens behov oftast är praktiskt rimligt endast i form av bevarande av ett urval.

1 de fall då registerlagarna avser handlingar som omhänderhas av statli- ga myndigheter bör frågan lösas på följande sätt. 1 resp. lag fastslås att. utöver de undantag från gallringsplikten som konkret anges direkt i lagen. ytterligare undantag får föreskrivas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Dessa bemyndiganden får förutsättas bli använda enbart för att bevara material med hänsyn till forskningens behov och då främst 0" representativt urval av material. Som jag nyss framhållit börju sådana undantag från gallringsplikten som förestavas av rättssäkerhetsas- pekter. insynsaspckter eller myndigheternas behov kunna anges direkt i resp. lag.

En något annorlunda lösning får användas i det fall att de särskilda gallringsbestämmelserna avser handlingar som omhänderhas av kommu- nala myndigheter. Med hänsyn till bestämmelserna i Skåp. 55 regerings- formen och att föreskrifter om kommunernas åligganden skall ges lagform framstår ett icke närmare avgränsat bemyndigande för regeringen att meddela föreskrifter om undantag som konstitutionellt tveksamt. I stället bör som ett av undantagen från basregeln om gallring efter en viss tid anges att handlingar. skall undantas med hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av landets kommuner och i övriga kommuner beträf- fande ett representativt urval av personer. Till en sådan lagregel kan sedan regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer genom verk- ställighetsföreskrifter precisera vad som utgör ett representativt urval. Jag skall inom kort återkomma till vad som därvid i första hand synes komma ifråga.

(J! IQ

• Sida 53
•  Original

Med de sålunda av mig föreslagna lösningarna uppnås att uppgiftenatt Prop. 1989/90: 72 praktiskt välja ut handlingar för forskningens behov på varje område kan Bilaga 1 ske efter de fackmässiga kriterier som anses bäst.

Jag vill emellertid som information nämna något om de urvalsmetoder som främst har diskuterats och som närmast avses att komma till använd- ning. Metoderna. som jag tidigare presenterat, är ett datumurval och urval enligt intensivdataområdesmodellen.

Datumurval har diskuterats när det gäller personuppgifter där det är väsentligt att hela landet är representerat i underlaget. men där det ekono- miskt bedöms orealistiskt att spara hela materialet. Som ett tänkbart urval har nämnts tre fasta födelsedagar per kalendermånad. Andra har förordat tolv slumpvis valda födelsedagar per kalenderår. Det senare urvalet har dock i allmänhet ansetts för litet. Det mesta talar för närvarande för ett urval som svarar mot ungefär 10 % av materialet, dvs. tre födelsedagar per månad.

Urval enligt intensivdataområdesmodellen innebär. som tidigare nämnts, att från vissa områden, s.k. intensivdataområden, sparas materi- alet f ullständigt, medan det gallras i landet i övrigt. Som intensivdataom- råden kan väljas län och kommuner som i kombination kan antas ge en någorlunda representativ bild av landet. Uppfattningarna om vilken kom- bination som behövs går isär. men som exempel har nämnts tre — fyra län av skilda karaktärer jämte ett storstadsområde. Den kombination som torde vara mest aktuell utgörs av Östergötlands, Gotlands och Västernorr- lands län samt Göteborgs kommun. När det gäller länen har kombina- tionen vunnit gillande vid remissbehandlingen. Göteborgs kommun har ansett det vara en brist att inte ha med något storstadsområde och har själv anmält sitt intresse av att ingå i ett regionalt urval. Enligt min bedömning bör det regionala urvalet kunna avse de nu nämnda länen och Göteborgs kommun. Om riksdagen antar lagförslagen får regeringen därefter ta upp frågan om verkställighetsföreskrifterna.

De principförslag som jag nu har lagt fram berör, förutom de speciellt behandlade exemplen socialtjänstlagen och skatteregisterlagen också tax- eringslagen, fastighetstaxeringslagen, lagen om mervärdeskatt och utsök- ningsregistcrlagen.

När det gäller skatteregisterlagen, taxeringslagen. fastighetstaxerings- lagen och lagen om mervärdeskatt har tidigare förslag om ändringar med den innebördjag nu har förordat lagts fram i särskild ordning av chefen för finansdepartementet. Detta sammanhänger med att förslag om andra änd- ringar i dessa lagar har beretts inom finansdepartementet. Härvid har bl. a- . föreslagits att bestämmelserna i taxeringslagen skall delas uppi två lagar; en ny taxeringslag och en lag om självdeklaration och kontrolluppgifter.

Den ändring i socialtjänstlagen som jag har förordat kommer att läggas fram av statsrådet Lindqvist i det följande. Han lägger där även fram förslag till andra ändringar i socialtjänstlagen.

Regeringen har också nyligen förelagt riksdagen en proposition om tullregisterlag (prop. 1989/90140). Bestämmelserna om gallring av tullre- gister är utformade mot bakgrund av de överväganden jag här redovisar.

Som jag nämnt i det föregående finns i patientjournallagen bestämmel- 53

• Sida 54
•  Original

ser om bevarande av handlingar som bör beaktas i samband med de Prop. l989/90:72 gallringsfrågor som jag nu har gått igenom. Bestämmelserna i patientjour- Bilaga 1

nallagen skiljer sig från dem i de förut behandlade registerlagarna. De innehåller sålunda inte någon föreskrift om skyldighet att förstöra materi- alet. utan en föreskrift om skyldighet att bevara materialet en viss minsta tid.

Enligt 8ä i lagen skall en journalhandling bevaras minst tre år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myn- dighet som regeringen bestämmer får dock föreskriva att vissa slags jour- nalhandlingar skall bevaras minst tio år. Jag vill i detta sammanhang erinra om att föredragande statsrådet i propositionen rörande patientjour- nallag (l984/85: 189) tydligt markerade att de föreslagna bestämmelserna om bevarandetider i lagen tog sikte på att garantera säkerhets- och rättssä- kerhetsintressen som staten har att särskilt bevaka och att det fanns andra behov av att bevara journalmaterial betydligt längre än de i lagen angivna tiderna. [ propositionen förutsattes därför att rekommendationer till sjuk- vårdshuvudmännen utfärdades som bl. a. skulle innebära att de väsentliga delarna av en patientjournal inte gallradcs under patientens livstid. Rege- ringen har med hänvisning till uttalandena i propositionen uppdragit åt riksarkivet att tillsammans med socialstyrelsen och Landstingsförbundet utarbeta sådana rekommendationer till sjukvårdshuvudmännen rörande gallring. Ett sådant arbete har också bedrivits men inte kunnat slutföras på grund av de utredningsförslag rörande intensivdataområden och arkivlag som lagts fram under rekommendationsarbetet. Jag finner det angeläget att detta arbete återupptas och slutförs så snart riksdagen tagit ställning till de förslag som nu lämnas. Jag har i denna fråga samrått med chefen för socialdepartementet. Det bör i detta sammanhang noteras att föredragan- de statsrådet i propositionen med förslaget om lagen uttalar sig positivt om eventuella individ- och regionurval av patientjournaler (prop. l984/85: 189 s. 34).

Regleringen i patientjournallagen anser jag kunna bibehållas med den modifikationen att lagen kompletteras med bestämmelser om vad som gäller sedan minimitiden för bevarande har löpt ut beträffande sådana journaler som är allmänna handlingar. Naturligen bör därvid gälla att arkivlagens huvudregler om bevarande och gallring träder in. Som förut påpekats innebär de en presumtion för bevarande men medgivande till gallring på bestämda villkor. Ett av de villkor som gäller är att gallringen inte får ske på ett sådant sätt att forskningens behov sätts åt sidan. Sjukvårdshuvudmännen är väl införstådda med den aspekten. Såvitt gäller tillgodoseendet av forskningens behov är patientjournaler. enligt min me- ning. ett område där gallringen. även inom ramen för arkivlagen. bör kunna ske så att man bevarar ett representativt urval. Så länge insynsin- tresset och myndigheternas egna behov finns kvar att beakta kan givetvis gallringen inte göras enligt urvalsprincipen.

] patientjournallagen finns föreskrifter också om förstöring av en patientjournal helt eller delvis efter ansökan av patienten eller annan som är omnämnd ijournalen. Beslut om förstöring fattas av socialstyrelsen. Föreskrifterna ger således möjligheter till förstörande av vissa allmänna 54

• Sida 55
•  Original

handlingar vid sidan av det planmässiga gallrandet enligt den föreslagna Prop. [989/90: 72 arkivlagen. Avsikten är inte att denna möjlighet för den enskilde att få Bilaga 1 journalhandlingar förstörda skall påverkas av förskrifterna i arkivlagen.

I den redovisning jag nu gjort av förutsättningarna för att tillämpa principerna för s.k. intensivdataområden resp. datumurval harjag ingåen- de uppehållit mig vid dejuridiska aspekterna på dessa urvalsprinciper. För att konsekvenserna av mina förslag skall vara tydligt beskrivna kan det finnas skäl att särskilt sammanfatta några konsekvenser av förslagen för arkiven.

De bägge urvalssystemen tillgodoser olika typer av forskningsbehov. Datumurvalen syftar i första hand till att möjliggöra longitudinella studier av en population som är representativ för hela landet. Material från ett intensivdataområde kan inte sägas vara representativt i samma mening, utan ger underlag för att i första hand kombinera information från olika samhällssektorer. Det kan gälla såväl individrelateradc data som andra typer av uppgifter.

Urvalsgallring har naturligen sitt huvudsakliga tillämpningsområde be- träffande sådana arkiv som styrs av de speciella registerlagarna, vilka som grundregel har att allt material skall förstöras. Det innebär att urvalen blir det maximala material som bevaras av arkiv som annars förstörs av integritetshänsyn.

Ä_ven beträffande sådana offentliga arkivserier. som skall gallras enligt huvudprincipen i arkivlagen kan emellertid urvalsprinciperna tillämpas. Det är emellertid viktigt att framhålla att det då måste ske inom ramen för arkivlagens gallringsregler. Det betyder att en urvalsgallring inte är tillåtlig så länge det finns insynsintressen kvar eller materialet behövs för myndig- heternas behov. Först när dessa intressen har avklingat och endast forsk- ningens behov finns kvar att beakta kan det bli tal om att gallra efter urvalsprincipen. Besluten härom fattas då i vanlig ordning av det organ som har kompetensen att ge gallringsföreskrifter. På den statliga sidan torde det bli riksarkivet och på den kommunala resp. kommun. om inte regeringen skulle ha föreskrivit något annat.

Vid en tillämpning av modellerna utanför registerlagarnas område torde det stå klart att modellerna inte är lämpliga för arkivserier som innehåller information om enskilda individer. enskilda händelser och enskilda förete- elser i övrigt som enligt normala gallringsrutiner skulle bevaras eller som utifrån rimliga bedömningar kan anses vara av vikt för forskning på grundval av sådana uppgifter. Släkt- och hembygdsforskningens intressen måste tillmätas stor betydelse i det sammanhanget. Det kan t.ex. aldrig bli fråga om att gallra folkbokföringsmaterial eller domböcker enligt urvals- modellerna.

Urvalen torde kunna tillämpas på arkiv där det huvudsakliga intresset ay' informationen knyter sig till de kvantitativa förhållanden som kan utläsas av de samlade arkiven men där dokumentationen av det individu- ella ärendet i sig är av underordnat intresse. Länsbostadsnämndernas låneakter, försäkringskassornas sjukfallshandlingar och skolans provhand- lingar kan vara exempel på arkiv med en i hög grad standardiserad och rutinartad information. Sådana arkiv kan knappast gallras på ett menings- 55

• Sida 56
•  Original

fullt sätt enligt traditionella metoder medan däremot urvalen kan ge den Prop. 1989/90: 72 adekvata dokumentationen om verksamheterna bakom arkiven. Bilaga 1 De intensivdataområden och de personurval som väljs för sådana arkiv som styrs av de särskilda registerlagarna — och där de urvalen är gränsen för vad som får bevaras — blir naturligtvis styrande för de urval som kan komma ifråga för arkiv som styrs enbart av arkivlagen. Det skall dock framhållas att för sådana arkiv kan i och för sig göras både större och mindre urval. Det är angeläget att de kommuner som bildar registerlagarnas intensiv- dataområden har en ambitionsnivå i arkivfrågor som tillgodoser forsk- ningens behov. Det ankommer på riksarkivet att verka för den angelägna samordningen mellan de olika offentliga arkivhuvudmännen i den frågan. Något åläggande från statens sida gentemot kommunerna att bevara arkiv utöver vad som följer av bestämmelser i lag föreslås emellertid inte.

3.6 Förfarandet med arkiv då myndigheter upphör

Mitt förslag: Om en myndighet upphör och därmed också den statliga eller kommunala verksamhet som myndigheten har svarat för, skall myndighetens arkiv i princip överlämnas till en arkivmyn- dighet inom en kortare frist.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i huvudsak med mitt för- slag. Utredningen har dock inte beaktat behovet av undantag..

Remissinstanserna: Har lämnat förslaget utan erinran.

Skälen för mitt förslag: Såväl inom den statliga som inom den kommu- nala sektorn förekommer det att uppgifter flyttas från en myndighet till en annan och att myndigheter slås samman eller delas. Sådana åtgärder medför inte någon risk för att arkivmaterial skall bli hemlöst. Arkivet från en verksamhet som flyttas får som regel föras över till den myndighet som fortsättningsvis skall svara för verksamheten. Den nya myndigheten sva- rar i fortsättningen också för det överförda arkivmaterialet. Om en viss verksamhet hes en myndighet avvecklas, men myndigheten finns kvar uppstår inte heller några problem med vem som skall svara för arkivet. Arkivet från den avvecklade verksamheten blir naturligen kvar hos den arkivbildande myndigheten.

I det fall åter att en myndighet läggs ned och samtidigt den verksamhet som myndigheten har svarat för upphör att vara statlig resp. kommunal myndighetsuppgift blir situationen en annan. För närvarande gäller i sådana fall att arkivet skall överlämnas till en arkivmyndighet. Detta är en rimlig regel och den bör gälla även i fortsättningen. Regeln bör emellertid inte vara undantagslös. När det gäller statliga myndigheter bör regeringen kunna bestämma annat. På den kommunala sidan bör motsvarande befo- genhet finnas för kommunfullmäktige resp. landstinget.

Som exempel på fall då undantag kan vara motiverat kan. från den statliga sidan. nämnas de offentliga utredningarna. De utgör myndigheter 56

• Sida 57
•  Original

som läggs ned när utredningsuppdraget är slutfört. Hela verksamheten Prop. 1989/90: 72 som myndigheten har haft är därmed också avvecklad. I praktiken kan Bilaga ] emellertid en utrednings arkiv vara värdefullt för arbetet i det departe- ment där utredningsresultatet skall användas. Det är då inte så praktiskt att utredningens arkiv omedelbart överlämnas till en arkivmyndighet. Jag vill i detta sammanhang ta upp en särskild fråga. Den gäller det fall att en verksamhet överförs från en myndighet till ett enskilt rättssubjekt. t.ex.ett statligt bolag. I sådana fall kan arkivet som regel inte överlämnas till det enskilda organet. Detta beror på att en allmän handling inte får fråntas denna sin status. Överlämnande kan dock vara möjligt i sådana fall då enligt sekretesslagen handlingsoffentlighet skall gälla hos ett enskilt organ i viss verksamhet.

3.7 Myndigheternas rätt att göra sig av med allmänna handlingar på annat sätt än genom gallring eller överlämnande till arkivmyndighet

Mitt förslag: Utöver sådant avhändande som sker genom gallring eller överlämnande till arkivmyndighet skall myndigheter inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd i författning eller i beslut som har fattats av politiskt ansvarigt organ.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i huvudsak med mitt för- slag när det gäller de statliga myndigheterna. Utredningen har dock inte lämnat något förslag när det gäller de kommunala myndigheterna.

Remissinstanserna: Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran. Hov- rätten för Skåne och Blekinge har dock ifrågasatt behovet av en sådan bestämmelse.

Skälen till mitt förslag: 1 det föregående har jag lagt fram förslag till grundregler om gallring av allmänna handlingar. Jag har i samband där- med betonat vilken grannlaga uppgift denna gallring är med hänsyn bl. a. till handlingsoffentligheten. När nu bestämmelser om gallring i regel bör ges på lagnivå är det, enligt min mening. naturligt att på samma nivå och i sammanhang också ge regler om och i vad mån myndigheter på annat sätt får göra sig av med allmänna handlingar. [ det hänseendet har jag redan tidigare berört det avhändande som kan ske i form av överlämnande till en arkivmyndighet. Det finns emellertid också andra fall då det är både praktiskt och rimligt att en myndighet får lämna ifrån sig handlingar som är allmänna handlingar hos myndigheten.

Först kan sägas att det i det fall en myndighet har fått handlingar som lån skall de lånade handlingarna givetvis återställas. Vanliga exempel på sådana lån är då en myndighet remitterar ett ärende till en annan myndig- het för yttrandc eller då en högre domstol skall ta upp ett överklagat mål från en underinstans.

] övrigt bör emellertid en myndighet inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd i författning eller särskilt beslut av regeringen eller. 57

• Sida 58
•  Original

på den kommunala sidan. av kommunfullmäktige eller landstinget. I och Prop. 1989/90: 72 med att regeringen resp. den högsta beslutande kommunala församlingen Bilaga 1 får befogenhet att vid sidan av författningsföreskrifterna meddela beslut i enskilda fall blir systemet tillräckligt smidigt samtidigt som det sörjs för att beslutspraxis hålls samlad på en hög nivå.

3.8 Vidgad tillämpning av bestämmelserna för statliga arkiv

Mitt förslag: De bestämmelser som gäller för statliga arkiv skall gälla också för arkiv hos — kyrkokommunala myndigheter. — vissa organ som jämställs med myndigheter och — allmänna försäkringskassor.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer med mitt förslag. Remissinstanserna: Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran.

Skälen för mitt förslag: Idag gäller bestämmelserna för statliga arkiv. dvs. allmänna arkivstadgan (l961 : 590). även för kyrkoarkiv och arkiv hos allmän försäkringskassa. Mcd kyrkoarkiv förstås såväl pastorsämbetes och kyrkas som församlings. pastorats och kyrklig samfällighets arkiv. Remiss- instanserna har inte haft något att erinra mot arkivutredningens förslag att denna ordning skall fortsätta att gälla. Jag anser därför inte att det finns något skäl att frångå denna ordning.

Arkivutredningen har vidare föreslagit att bestämmelserna för statliga arkiv skall tillämpas även på arkiv hos vissa organ som jämställs med myndigheter. Det gäller här arkiv hos vissa organ som i sekretesslagen jämställs med myndighet och ytterligare en inskränkning görs genom att det inte är hela arkivet hos organet det gäller utan bara den del som bildas i den verksamhet där myndighetsutövningen sker. Vilka dessa organ är framgår av sekretesslagen men jag kan som exempel ange Aktiebolaget Svensk Bilprovning. De handlingar som bildas i den del av verksamheten som jämställs med myndighetsutövning blir allmänna handlingar. Det är med hänsyn till denna likhet med statliga myndigheter som jag föreslår att bestämmelserna om arkiv hos statliga myndighet tillämpas även på dessa arkiv.

'Jl 00

• Sida 59
•  Original

3.9 Svenskt arkiv Prop. 1989/90172 Bilaga 1 Mitt förslag: Beteckningen "svenskt arkiv" skall också i fortsätt-

ningen Skyddas och utgöra en garanti för att arkivmaterielen är

typgodkända.

Bestämmelser om skydd för beteckningen "svenskt arkiv" ges lagform. Frågor om godkännande och användning av skrivmateriel och förvaringsmedel delegeras till myndighetsnivå.

Arkivutredningens förslag: Utredningen har föreslagit att kungörelsen (1964: 504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivma— terielkungörelsen) skall upphävas i samband med att en ny arkivförord- ning utlärdas. Något förslag till nya bestämmelser om skydd för beteck- ningen svenskt arkiv har inte lagts fram.

Remissinstanserna: Av remissinstanserna är det endast riksarkivet som har berört frågan om skydd för beteckningen svenskt arkiv. Riksarkivet anser att det skydd som idag finns för beteckningen i skrivmaterielkungö- relsen bör bibehållas.

Skälen för mitt förslag: En grundförutsättning för en meningsfull ar- kivvård är att de handlingar som skall bevaras rent faktiskt går att bevara. skrivmatericlcn och förvaringsmcdlen måste helt enkelt vara arkivbestän- diga. Myndigheterna bör också på ett relativt enkelt sätt kunna kontrollera om den materiel och de förvaringsmedel som de använder är arkivbestän- diga eller inte. Ett sätt att göra detta är att de arkivbeständiga materielen och förvaringsmcdlen typgodkänns och märks på ett visst sätt.

I dag finns det bestämmelser om typgodkända materiel för statlig verk- samhet i skrivmaterielkungörelsen. Typgodkända materiel skall enligt den- na kungörclsc vara märkta med beteckningen svenskt arkiv. [ kungörelsen stadgas vidare att den som märker materiel med beteckningen svenskt arkiv trots att materielen inte är typgodkänd eller inte stämmer överens med godkänt prov kan dömas till dagsböter. Det finns också bestämmelser om förverkandc av det aktuella varupartiet.

Arkivutredningen har föreslagit att skrivmaterielkungörelsen skall upp- hävas och att frågor om godkännande och användning av skrivmateriel skall handläggas av riksarkivet. Jag har i princip inte något att invända emot att en fackmyndighet handlägger denna typ av frågor. Det finns emellertid moment i skrivmaterielkungörelsen som inte går att överföra till myndighetsföreskrifter utan tvärtom numera kräver lagform. Det är fråga om föreskrifterna om skydd för beteckningen svenskt arkiv. Dessa skyddsbestämmelser utgörs för närvarande av straffsanktionerade förbud att använda beteckningen ifråga annat än under vissa förutsättningar samt förverkandercgler. Förbud av detta slag. som riktar sig till envar och är straffsanktionerade skall numera ha lagform. Detsamma gäller de förver- kandebestämmclser som är knutna till straflbestämmelserna. Bestämmel- serna i övrigt i skrivmaterielkungörelsen är däremot av den art att de faller inom regeringens kompetensområde och kan delegeras till en myndighet.

Mot bakgrund av vad jag nu anfört föreslårjag en särskild lag om skydd 59

• Sida 60
•  Original

för beteckningen svenskt arkiv. [ lagen bör föreskrivas förbud att använda Prop. 1989/90: 72 beteckningen på skrivmateriel och förvaringsmedel som inte särskilt har Bilaga [ godkänts för denna beteckning. Överträdelse av förbudet bör beläggas med

böter. Liksom hittills bör varupartier som avses med en överträdelse

kunna förverkas.

4. Prioriterade insatsområden inom arkivväsendet 4.l lnformationslagring och arkivlokaler Min bedömning: En plan bör upprättas för försörjningen av statliga

arkivlokaler. Möjligheterna att samverka, särskilt med kommuner och landstingskommuner, bör prövas för att uppnå rationella depå- lösningar. Insatser bör göras för att intensifiera tillämpningen av ny teknik inom arkiven. Riksarkivet börtillföras resurser för att utveckla expertkompetens i fråga om registrering, reprografr, skrivmateriel och arkivlokaler samt för datamediekontroll.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i huvudsak med min be- dömning. Utredningen anser att en nödvändig depåutbyggnad bör finansi- eras genom besparingar hos myndigheterna samt pläderar för att den statliga arkivorganisationen bör byggas ut genom att nya landsarkiv inrät- tas.

Remissinstanserna: Tillstyrker i huvudsak utredningsförslagen. Flera länsstyrelser redovisar egna förslag om lokaliseringen av nya landsarkiv.

Skälen för min bedömning: Inom ramen för min föredragning om försla- get till arkivlag har jag redovisat mina ställningstaganden till frågor som rör bl.a. ansvarsförhållandena kring den offentliga arkivbildningen och om gallringen av arkiv. Bägge dessa aspekter är viktiga när det gäller att minska den kraftiga tillväxten av arkivhandlingar inom statsförvaltning- en. Den har som jag tidigare nämnt för de senaste decennierna uppskattats till en årlig ökning med ca 20000 hyllmeter handlingar efter verkställd gall- ring.

Arkivutredningens undersökningar pekar mot att produktionen av ar- kivhandlingar på papper nu inte längre tycks öka i samma omfattning som t.ex. under 1970-talet. Utredningens mätningar ger också vid handen att användningen av tekniska medier tycks påverka omfattningen av arkiv- handlingar på papper.

Arkivmyndigheternas arbete från 1960—talet har också i hög grad inrik- tats på att utarbeta gallringsbeslut och arkivbildningsplaner för myndighe- terna. Också dessa ansträngningar har dämpat tillväxttakten.

Arkivinformation som lagras på ADB-medier. fortfarande främst mag- netband, utgör ännu så länge i första hand inte ett förvaringsproblem i fråga om mängden. Från arkivsynpunkt gäller problemen i stället främst mediernas bristande beständighet som medför att olika arkivvårdsinsatser är nödvändiga för att inte informationen på t.ex. magnetband skall gå 60

• Sida 61
•  Original

förlorad. Också de arkivrutiner som krävs för återsökning m.m. måste Prop. 1989/90: 72 ägnas stor uppmärksamhet. Bilaga 1

De nya medierna innebär därmed ett växande arkivvårdsproblem. Sam- tidigt är det den tekniska utvecklingen som framöver sannolikt kommer att ge de största möjligheterna att påverka tillväxten av arkivvolymerna.

Det finns skäl att hysa förhoppningen att teknikutvecklingen inom en inte alltför avlägsen framtid radikalt kommer att förändra förutsättningar— na för att lagra arkivinformation. Förhoppningar knyts sålunda till bl. a. de möjligheter som erbjuds genom optisk lagring på skivor genom laserteknik och scanning. Som ersättning för pappersdokument i original är emellertid också den optiska skivan ännu så länge behäftad med brister i fråga om beständighet. Ett intensivt tekniskt utvecklingsarbefe kring optisk lagring bedrivs nu på flera håll i världen.

Ett mer traditionellt hjälpmedel är mikrofilmtekniken som redan utnytt- jats länge. Även tekniken för mikrofilm har dock utvecklats bl.a.med kameratyper som tillåter en snabbare fotografering av större material och med bättre resultat. ADB-stöd för registrering och återsökning av mikrofil- made handlingar har gjort det enklare att hantera också stora arkivbestånd på mikrofilm.

Mikrofilmning har dock hittills i första hand utnyttjats för skyddsfrlm- ning av arkivalier som är utsatta för stark förslitning. Mikrofilm har emellertid en beständighet som — om filmningen utförts rätt och om filmen förvaras på lämpligt sätt — är jämförbar med arkivpapper. Som ersättning för pappershandlingar har den använts främst för information som bevaras för viss tid.

Kostnaderna för mikrofilm har successivt minskat i förhållande till kost- naderna för bevarande på papper. Att mikrofilma ett arkiv innebär en investeringskostnad som dock på sikt kan uppvägas av besparingar i fråga om lokalutrymme. Detta har utnyttjats inom såväl offentlig som privat arkivverksamhct för att minska kostnaderna för arkiven.

Riksarkivet förfogar över vissa medel bl. a. för datamediekontroll som utgör en resurs för att bedriva utvecklingsarbcte inom teknikområdet.

Det kommer att vara en av de viktigast uppgifterna för riksarkivet under de närmaste åren att delta i och följa teknikutvecklingen inom arkivområ- det. inte minst internationellt. .Jag uppfattar det som angeläget att arkiv- sektorns erfarenheter och kunskaper om tillämpningen av nya informa- tionslagringsmetoder breddas och utvecklas. Jag vill i sammanhanget erinra om de förslag om arkivens forskning som regeringen nyligen presen- terat i 1990 års proposition om forskning. De resurser som där föreslås ställda till riksarkivets förfogande avser huvudsakligen utvecklingen av arkivväsendets informationsteknologi. [ nu föreliggande proposition fö- reslårjag att även riksarkivets resurser för datamediekontroll utökas. .Jag återkommer till detta under anslagsrcdovisningcn.

En mycket stor andel av den omfattande tillväxten från 1950-talet och framåt förvaras i dag i myndighetsarkiven. En utbyggnad av arkivmyndig- heternas depåer har visserligen ägt rum eller är beslutad men den har inte proportionellt motsvarat tillväxten.

• Sida 62
•  Original

Därför är det uppenbart att staten står inför uppgiften att organisera den Prop. 1989/90: 72 långsiktiga förvaringen av mycket stora volymer av handlingar. Bilaga 1

Enligt utredningens beräkningar torde behovet av nya depåer för den civila statsförvaltningen motsvara en ungefärlig kostnadsökning av 10 milj. kr. per år under första delen av 1990-talet. en siffra som sedan stiger till ca 25 milj. kr. per år till decenniets slut.

Det rör sig sålunda om ansenliga kostnader för statsförvaltningen. Han- teringen av arkivens depåfrågor kräver därför stor omsorg för att kostna- derna så långt möjligt skall kunna pressas. Som jag sammanfattat arkivvä- sendets framtidsperspektiv bl. a. i fråga om teknikutvecklingen är det dock ingalunda självklart att utgå från en fortsatt motsvarande kostnadsutveck- ling för arkiven även i ett längre tidsperspektiv.

Mot den bakgrunden vill jag anmäla att regeringen tillkallat en särskild organisationskommitte' (Dir. U 1989z46) för statliga arkivdepåer. Kom- mitténs uppgift är att utarbeta en plan för försörjningen av arkivdepåer. Kommittén skall bl. a. pröva förutsättningarna för att etablera nya landsar- kiv. Riksarkivets depåbehov bör också ges en långsiktig lösning.

Kommittén skall också utreda möjligheterna att organisera en eller flera särskilda depåer för arkiv med låg användarfrekvcns. där kraven på till- gänglighet är begränsade.

Den regionala organisationen för de statliga arkiven bör betraktas som en nyckelfråga i sammanhanget. Det kan visa sig ekonomiskt att länka depåutbyggnadcr till de befintliga landsarkiven eller till nya landsarkiv. Då kan förutsättningar skapas för samverkan i depålösningarna mellan i första hand staten, kommunerna och landstingen. Många kommunala förvaltningar har sålunda utbyggnadsfrågor av samma slag som staten att ta ställning till. Om den offentliga sektorns olika delar kan samverka i lokalförsörjningen kan det innebära en god hushållning med resurserna. Samtidigt finns det från användarsynpunkt stora fördelar med en samord- ning av de offentliga arkiven.

En sista huvudpunkt i direktiven är att kommittén bör göra en avväg- ning av omfattningen av de arkivhandlingar som kan överföras till mikro- film. vilket i sin tur påverkar lokalbehoven. Kommittén skall också föreslå hur finansieringen av en bred investering i mikrofilmning inom statsför- valtningen skall åstadskommas.

Depåfrågorna förutsätter sålunda en fortsatt beredning utöver de mer principiellt hållna förslag som arkivutredningen redovisat. Även om rege- ringens åtgärder sålunda nu inte förutsätter något ställningstagande av riksdagen har jag ändå — med tanke på depåfrågornas centrala ställning inom arkivväsendet — velat ge riksdagen en relativt fyllig information om den fortsatta hanteringen. Redovisningen ger också motiven för vissa av de förstärkningar av riksarkivets resurser som jag anser nödvändiga.

Som arkivutredningen anfört är det angeläget att riksarkivet har utrym- me för att utveckla några av de särskilda cxpertkompetenscr som bör ligga inom ramen för riksarkivets sektorsansvar inom statsförvaltningen. Det gäller expertkunnande om registrering och reprografi. dvs. om metoderna för myndigheterna att registrera handlingar på sätt som gör senare återsök- ning i arkiven möjlig och om framställning av handlingar som skall lämpa 62

• Sida 63
•  Original

sig för bevarande genom t.ex. fotokopiering eller med laserteknik. Sådant Prop. l989/90: 72 expertkunnande har tidigare tillhandahållits myndigheterna av statskonto- Bilaga ] ret. Med tanke på betydelsen för de samlade arkivbildningsfrågorna anser jag att det är angeläget att riksarkivet har den kompetens som krävs för att vägleda myndigheterna i dessa frågor.

Det gäller också expertkunnande i fråga om skrivmateriel. dvs. vilken skrivutrustning som får användas för att allmänna handlingar skall vara arkivbeständiga. Jag har tidigare berört dessa frågor i min allmänna moti- vering till arkivlagen (avsnitt 3.4. se också specialmotiveringen till 39' i förslaget till arkivlag). Slutligen gäller det också riksarkivets kompetens i fråga om tekniska aspekter på arkivlokaler. Sådan kompetens finns visser- ligen bl.a.hos byggnadsstyrclsen. som ansvarar för den statliga lokalför- sörjningen också vad gäller arkivdepåer. Med hänsyn till den vikt som måste läggas vid depåfrågorna är det emellertid angeläget att riksarkivet har en hög kompetens när det gäller att precisera Iokalkraven både från användarsynpunkt och från ett långsiktigt bevarandeperspektiv.

Jag räknar med att riksarkivets anslag bör förstärkas för kompetensupp- byggnaden inom dessa områden. Jag återkommer till detta under anslags- beräkningarna.

4.2. Arkivens användning och tillgänglighet

Min bedömning: De insatser som blir nödvändiga för att klara beva- randet av de växande offentliga arkiven måste paras med åtgärder för att öka tillgängligheten till arkiven. Riksarkivets anslag bör förstärkas för detta ändamål.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer i princip med min bedöm- ning.

Remissinstanserna: Delar utredningens uppfattning.

Skälen för min bedömning: I avsnittet om arkivens mål harjag samman- fattat motiven för bevarande och vård av arkiv. Arkiven skall bidra till rätten att ta del av allmänna handlingar och svara mot behovet av infor- mation för rättsväsende. förvaltning och forskning.

För att arkiven skall svara mot dessa syften är det viktigt att informatio- nen i arkiven är lätt tillgänglig.

För att en användare skall ha största möjliga utbyte av arkiv måste han kunna skaffa sig kunskap om vilken information som finns att tillgå, vilken information som är den mest relevanta för hans syfte och med vilken insats han kan få tillgång till den.

Den enkla uppräkningen illustrerar att bevarande och vård av arkiv inte i sig är tillräckliga för arkivverksamhetens måluppfyllelse. Man kan for- mulera det så att bakom de värderingar som uttrycks i bl.a. offentlighets- principen ligger inte bara rätten att ta del av allmänna handlingar. utan också en insikt om att det är viktigt att den rätten också faktiskt kan utnyttjas av medborgarna. 63

• Sida 64
•  Original

På motsvarande sätt är t.ex.ett av målen för kulturpolitiken. att den Prop. l989/90:72 skall medverka till att äldre tiders kultur tas till vara och levandegörs Bilaga 1 (prop. [974128 5. 295). uttryckt i aktiv form. Forskningens användning av arkivens information om äldre tider är en viktig faktor för den delen av kulturpolitiken.

De svenska arkiven torde i betydande utsträckning ha varit inriktade på att förhållandevis passivt tillhandahålla arkivinformation. Visserligen har ett mycket omfattande arbete genom åren lagts ned på att göra arkiven tillgängliga genom arkivförteckningar och andra söksystem. Distributionen genom riksarkivets byrå Svensk arkivinformation i Ramsele (SVAR) av arkivhandlingar på mikrokort till folkbiblioteken har bl.a.kommit att bli en mycket uppskattad insats.

Sammantaget uppfattar jag det emellertid som nödvändigt att arkiv- institutionernas användarserviee kompletteras med insatser för att aktivt tillhandahålla och om man så vill marknadsföra arkivinformationen till användarna. Det är en självklarhet att när vårt samhälle kännetecknas av allt rikare och mer komplicerade informationsflöden måste också arkivin- stitutionerna anpassas efter nya krav och behov från användarna.

Som jag tidigare utförligt har beskrivit ökar mängden information i arkiven nu mycket snabbt. Samtidigt som arkivens värde på det sättet blir större blir också arkivinformationen allt mer sammansatt och svår att överblicka.

De förslag som jag redovisat för att utveckla arkivbildningen och som syftar till att lösa arkivens depå- och lagringsfrågor måste därför enligt min mening vara kopplade till en arkivpolitik som också utgår från användar- nas behov.

Enligt min bedömning har medvetenheten inom arkivväsendet om an- vändarfrågornas betydelse ökat under senare år. Den medvetenheten är viktig för grundläggande frågor såsom hur arkiven anpassar sina öppetti- der och hur man prioriterar mellan olika uppgifter. Det är också viktigt att arkivinstitutionerna utvecklar sin samverkan med forskningsinstitutioner så att användarna stimuleras till att delta aktivt i en diskussion om bl.a. urvals- och gallringsfrågor och om villkoren för långsiktigt arkivbevarandc i övrigt.

Till väsentliga delar måste dock en övergång till aktiv användarserviee inom arkivväsendet ses som en forskningspolitisk reformfråga. Arkivut- redningen har sålunda pekat på behovet av att kunna utnyttja ADB-teknik för att i nya former kunna både sprida kunskap om innehållet i olika arkiv och för att kunna tillhandahålla informationen till olika användargrupper.

Jag hänvisar till regeringens förslag i den forskningspolitiska propositio- nen när det gäller resurser för att utnyttja ADB-tekniken för att öka arkivens tillgänglighet. ] detta sammanhang tar jag upp riksarkivets och landsarkivens resurser för att främja tillgängligheten med mer traditionella hjälpmedel. Jag tänker då på behovet av handböcker och tematiska arkiv- guider som kan vara ett komplement till sedvanliga arkivförteckningar och som kan användas som stöd för den som forskar i arkiv. Jag tänker också på önskemålen om publicering av viktiga och frekvent utnyttjade urkun- der m.m. Denna typ av hjälpmedel är självklara för en serviceinriktad 64

• Sida 65
•  Original

arkivtjänst men finns för närvarande att tillgå i endast begränsad utsträck- Prop. 1989/90: 72 ning. Riksarkivets anslag bör tillföras särskilda medel för detta ändamål. Bilaga 1 Jag återkommer till detta under anslagsberäkningarna.

Ett sätt att sprida arkivinformation är genom mikrokort. Under 1980- talet har en omfattande konvertering av äldre kyrkohandlingar genomförts så att dessa nu finns tillgängliga för lån via folkbiblioteken från SVAR. Riksarkivet har föreslagit att arbetet drivs vidare med i första hand hand- lingar ur äldre domstolsarkiv. Liksom kyrkböckerna är dessa i hög grad efterfrågade av inte minst släkt- och hembygdsforskare, varför en produk- tion av mikrokort också skulle innebära att den pågående förslitningen av materialet hejdas.

Det är enligt min mening lämpligt att riksarkivet förfogar över medel för att kunna reproducera arkivhandlingar på mikrofiche. Den närmare av- vägningen av de resurser som bör avsättas för detta ändamål bör dock ankomma på riksarkivet inom ramen för de resurser myndigheten förfogar över. Därvid är en viktig utgångspunkt att kostnaderna för produktionen så långt möjligt bör täckas av intäkter från försäljning och utlåning. De medel riksarkivet avsätter för stöd till produktionen bör därför också löpande omprövas med hänsyn till utvecklingen av intäkterna.

4.3. Enskilda arkiv

Min bedömning: Sta'tens uppgifter med avseende på de offentliga ar- kiven får inte skymma behovet av att ta till vara också värdefulla enskilda arkiv. Stödet till enskilda arkiv bör ökas. Medel bör avsättas för bevarande av företagsarkiv i samverkan med näringslivet.

Arkivutredningens förslag: Överenstämmer med min bedömning. Remissinstanserna: Redovisar inga erinringar mot utredningsförslagen.

Skälen för min bedömning: Enskilda arkiv kan ha stort värde som kultur- arv och det är därför angeläget att det yrkesmässiga kunnandet i arkivfrå- gor kan föras ut i form av råd och praktiska anvisningar till dem som svarar för enskilda arkiv. [ en del fall kan det vara motiverat med avgifter för sådan hjälp. Det kan även vara lämpligt att arkivmyndigheter tar emot - enskilt material för förvaring. Dessa former av kontakter mellan arkiv- myndigheter och vårdare av enskilda arkiv har lång tradition i vårt land.

Vilken information som samlas i de offentliga arkiven styrs i allra största utsträckning av inriktningen och karaktären av förvaltningens uppgifter. Detta blir särskilt påtagligt med förvaltningsarkivens snabba och omfat- tande tillväxt.

Den information som arkiven bevarar för framtiden speglar sålunda främst det offentliga Sverige och det offentliga Sveriges bild av samhället. Motvikten utgörs av de arkiv efter privatpersoner. organisationer och före- tag som samlas in och överlämnas till offentliga arkiv. En annan del av tillvaratagandet av enskilda arkiv sker genom de enskilda arkivinstitu- tioner som drivs av föreningar. organisationer eller företag. 65

• Sida 66
•  Original

Bilaga 1

Det bör därför poängteras att det från forsknings- och kulturpolitisk synpunkt primärt inte är ett arkivs proveniens eller ursprung som motive- rar behovet av bevarande utan arkivets informationsinnehåll, oavsett vem arkivbildaren är.

Det är viktigt att den statliga arkivpolitiken omfattar en lämplig avväg- ning mellan insatserna för offentliga och enskilda arkiv. De senare insat- serna skcr nu såväl genom arkivmyndigheternas arbete med insamling och vård av enskilda arkiv som genom statligt stöd till enskilda arkivinstitu- tioner. bl.a. folkrörelsearkiven.

Uppgiften att fördela statsstödet till enskilda arkivinstitutioner har efter regeringens förslag i 1989 års budgetproposition (prop. 1988/89: IOO bil. 10 s. 377—378. KrU 18. rskr. 184) huvudsakligen delegerats till riksar- kivets nämnd för enskilda arkiv. efter att tidigare delvis ha fördelats av regeringen. Förändringen av ansvarsförhållandena innebär att riksarkivet kontinuerligt får avväga hur myndigheten fördelar sina insatser mellan offentliga och enskilda arkiv.

De enskilda arkivinstitutionerna har viktiga funktioner i den arkivin- samling och arkivvård de utför men också genom den kulturpolitiskt värdefulla verksamhet som institutionerna kan utveckla kring arkiven. Det handlar här ofta om en folkligt anknuten forsknings- och bildnings- verksamhct. Det är enligt min mening angeläget att uppmärksamma de ofta i hög grad ideella insatser som görs inom de enskilda arkivinstitutio- nerna.

Allmänt sett är det ändå naturligt att statligt stöd ges till en förhållande-. vis begränsad krets av sådana institutioner. Det finns uppenbara nackdelar från användarsynpunkt med alltför splittrade arkivinstitutioner. Å andra sidan är det angeläget att de institutioner som fungerar väl inom den enskilda arkivsektorn har rimliga villkor för sin verksamhet.

Av den enskilda sektorns olika arkiv har arkivutredningen särskilt pekat på företagsarkiven som ett problemområde. I synnerhet de s.k. herrclösa arkiven. efter företag som lagts ned går förlorade i en omfattning som utredningen uppfattar som klart otillfrcdställande.

Det finns enligt min uppfattning anledning att vara uppmärksam på företagsarkivens värde inte bara från allmän arkivsynpunkt. utan också för regional- och lokalhistorisk forskning. Inte minst de som arbetar i företa- gen har också berättigade anspråk på bevarande av den delen av sitt kulturarv. Ansvaret för bevarandet av kulturarvet delas av alla och när det gäller företagsarkiven är det naturligt att särskilt peka på det ansvar som näringslivet självt enligt min mening måste ha för dessa arkiv.

I detta avseende har flera föredömliga initiativ tagits under de senare åren i form av näringslivsarkiv och töretagsminnen. Förutsättningar för ett mer samlat grepp om de långsiktiga bevarandefrågorna torde emellertid ha skapats genom att en ny förening. Näringslivsarkivens förening. nu har bildats på näringslivets eget initiativ. Avsikten är att föreningen med hjälp av en särskild stödfond skall kunna verka för uppbyggnaden av regionala näringslivsarkiv. Det är en viktig uppgift för riksarkivet och landsarkiven att kunna stimulera och med kunskaper stödja uppbyggnaden av ett sy- stem som kan tillgodose bevarandebehoven i fråga om näringslivets arkiv.

• Sida 67
•  Original

Därför är det angeläget att arkivmyndigheterna förfogar över resurser som Prop. 1989/90: 72 kan fungera i samspel med företagens egna insatser. Bilaga 1 Sammantaget räknar jag med att det statliga stödet till arkivväsendets enskilda sektor utökas. Det bör ske med avseende på såväl de enskilda arkivinstitutionerna och folkrörelsearkiven som näringslivsarkiven.

4.4. Arkivutbildning och personalutveckling m.m.

Min bedömning: Utbildningsfrågorna inom arkivväsendet bör ägnas uppmärksamhet. Riksarkivet bör tillföras resurser för personalut- veckling.

Arkivutredningens förslag: Överensstämmer med min bedömning. Remissinstanserna: Biträder utredningens förslag.

Skälen för min bedömning: Jag har i min föredragning haft anledning att uppmärksamma ändrade villkor och förutsättningar för arkivverksamhe- ten.

I det perspektivet är givetvis kompetensfrågorna inom arkivväsendet av stor betydelse. Regeringen har därför givit universitets- och högskoleämbe- tet (UHÄ) i uppdrag att lämna förslag om erforderliga förändringar av grundutbildning samt fort- och vidareutbildning för arkivtjänstemän. Uppdraget kommer att redovisas under våren 1990. På grundval av UHÄ:s förslag bör sedan arkivväsendets utbildningsfrågor kunna beredas vidare.

Vid sidan av de insatser som görs inom högskolans ram är det emellertid angeläget att riksarkivet och landsarkiven kan göra en särskild satsning på den interna__personalutbildningen i anslutning till de reformer som nu föreslås för arkivväsendet. Engångsanvisningar bör beräknas för detta ändamål. Jag återkommer till detta under anslagsredovisningen.

I anknytning till arkivväsendets utbildningsfrågor vill jag också kort kommentera de synpunkter på hanteringen av arkiv efter forskningspro- jekt som den forskningsetiska utredningen (U 1988103) redovisat i en särskild skrivelse till regeringen. Jag har tidigare berört utredningens för- slag om gallring av forskningsarkiv. Det har i olika sammanhang satts i fråga om arkiv efter forskningsprojekt kan följa samma regelverk som gäller för andra offentliga arkiv. Utredningen har studerat denna fråga och anser att det inte finns något behov av några särskilda lagregler för forsk- ningsarkiven. I den mån forskningsprojekt utförs med en offentlig huvud- man måste också regelverket för offentliga arkiv gälla för projektets arkiv. Ansvaret för arkivet ligger enligt utredningen på den myndighet där forsk- ningen bedrivs. Samtidigt måste det observeras att det rent praktiskt kan gälla särskilda förutsättningar för vården av dessa arkiv. bl. a. med tanke på att projektets forskare måste ta aktiv del i arbetet med att ordna. förteckna och gallra arkivet.

Jag biträder de slutsatser utredningen redovisat om forskningsarkiv. Hanteringen av arkiven efter forskningsprojekt torde för närvarande upp- 67

• Sida 68
•  Original

visa en ojämn standard. Det är därför en viktig uppgift för riksarkivet att i Prop. l989/90: 72 samarbete med UHÄ samt berörda forskningsorgan utarbeta tillämpnings— Bilaga 1 föreskrifter om forskningsarkivens vård. Sådana föreskrifter bör vara flex- ibla med hänsyn till forskningens behov och även kunna bidra till att höja de aktiva forskarnas kompetens i arkivfrågor.

5. Upprättade lagförslag

[ enlighet med vad jag har anfört har inom utbildningsdepartementet upp- rättats lörslag till

[. arkivlag. lag om skydd för beteckningen svenskt arkiv. lag om ändring i lagen (1962: 381) om allmän försäkring. lag om ändring i patientjournallagen (1985: 562). lag om ändring i utsökningsregisterlagen (1986:617). lag om ändring i kommunallagen (1977: 179),

. lag om ändring i församlingslagen (1988: 180). Lagförslagen under 3 och 4 har upprättats efter samråd med chefen för socialdepartementet. förslaget under 5 efter samråd med chefen för finans- departementet och förslagen under 6 och 7 efter samråd med chefen för civildepartementet.

FPP)!”

sig

6. Specialmotivering 6.1 Förslag till arkivlag Lagens tillämpningsområde

1 5 I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelserna i 3—6 och 10% skall tillämpas också på statliga. kom- munala och kyrkokommunala beslutande församlingar.

! denna paragrafanges lagens tillämpningsområde. Lagen gäller således för arkiv hos alla typer av myndigheter, dvs. både statliga. kommunala, lands- tingskommunala och kyrkokommunala myndigheter. Om inte något annat sägs avses i det följande med kommun och kommunal också landstings- kommun resp. landstingskommunal. Utrikesförvaltningens utlandsniyn- digheter är svenska statsmyndigheter och omfattas av lagen.

Beteckningen myndighet är inte definierad i någon lag men av förarbete- na till regeringsformen (prop. 1973:90 5.232 f.) framgår att med myndig- het avses i den författningen regeringen. domstolar och förvaltningsmyn- digheter. Förvaltningsmyndigheter är samtliga statliga och kommunala organ med undantag för riksdagen och kommunala beslutande församling- ar (kommunfullmäktige och landsting). Här används begreppet myndighet med samma betydelse. 68

• Sida 69
•  Original

Lagens bestämmelser omfattar också vissa andra organ. Vilka dessa Prop. 1989/90: 72 organ är framgår av 2 &. Bilaga 1 1 lagen ges också bestämmelser om arkivmyndigheterna. Föreskrifter om arkivmyndigheterna och deras uppgifter finns framförallt i 7—955. Genom bestämmelsen i andra stycket kommer de grundläggande be- stämmelserna om arkiv i 3 — 6 och 10%" att gälla även riksdagen, kyrko- mötet. kommunfullmäktige. landsting och kyrkokommunala beslutande församlingar. Dessa organ är dock inte i denna lag. såsom exempelvis i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. generellt jämställda med myndighet. Be- stämmelserna i 3—6 och 1055 är grundläggande för alla arkiv och så allmänna att det inte finns någon anledning att de inte skall tillämpas också på de beslutande församlingarna.

25. Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos

1. kyrkokommunala myndigheter.

2. sådana organ som avses i lkap. 85 andra stycket sekretesslagen (19802100) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och

3. allmänna försäkringskassor.

] paragrafen utvidgas tillämpningen av de bestämmelser som gäller för de statliga myndigheternas arkiv. Bestämmelsen har motsvarighet i gällande rätt. Enligt 25 allmänna arkivstadgan gäller stadgan sålunda även för kyrkoarkiv och allmänna försäkringskassor.

ljörsta punkten föreskrivs att de bestämmelser som gäller för de statliga myndigheternas arkiv skall gälla också för arkiv hos de kyrkokommunala myndigheterna. Bestämmelserna kommer alltså att omfatta bl.a. kyrkoar- kiven som idag regleras av de statliga arkivföreskrifterna. Dessa arkiv innehåller dels pastorsämbetets arkiv. dels de kyrkokommunala arkiven. Begreppet kyrkoarkiv kan därför mönstras ut i den nya lagstiftningen. (Jfr också förslagen till ändringar i församlingslagen/1988:180/).

De i andra punkten avsedda organen är i sig inte myndigheter. Vid tillämpningen av sekretesslagen jämställs de dock med myndigheter och vidare gäller offentlighetsprincipen beträffande handlingar hos dessa or- gan i vissa verksamheter, som räknas upp i bilagan till sekretesslagen. Det är naturligt att arkivlagens regler gäller också för de arkiv som bildas i sådan verksamhet. Handlingarna i dessa verksamheter blir därmed konse- kventjämställda med allmänna handlingar.

Allmänna försäkringskassor likställs i arkivsammanhang med statliga myndigheter. Detta överensstämmer med gällande rätt.

Arkivbildningen och dess syften

3 5 En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myn- dighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2kap. 95 tryck- frihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängli- ga för flera myndigheter. så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter. i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. 69 Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

• Sida 70
•  Original

Myndigheternas arkiv skall bevaras. hållas ordnade och vårdas så att de Prop. 1989/90: 72 tillgodoser Bilaga [

[. rätten att ta del av allmänna handlingar.

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. och

3. forskningens behov.

Detta är en grundläggande paragraf i lagen eftersom det här dels ges en definition av arkiv. dels slås fast att arkiven skall bevaras och vilka syften arkiven skall fylla.

För de statliga myndigheterna finns enligt gällande rätt en definition av arkiv i 125 allmänna arkivstadgan. där det sägs att det hos myndigheten bildade beståndet av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv.

Hörsta .vljfeketjörsta meningen ges en definition av vad som är myndig- hetsarkiv i arkivlagens mening. Denna definition skiljer sig från den i allmänna arkivstadgan genom att den knyter an till tryckfrihetsförordning- en. Det är enbart de allmänna handlingarna som bildar myndighetsarkiv i lagens bemärkelse. Lagens bestämmelser utgår alltså från att myndighets- arkiv bcstår enbart av allmänna handlingar. Det är en annan sak att det i t.ex. en myndighets arkivlokal kan förvaras även arkiv från andra arkiv- bildare. t.ex. enskilda. Om dessa arkiv bara förvaras hos myndigheten ingår de inte i myndighetens arkiv. En myndighet kan tänkas förvara och vårda även sådant som inte utgör allmänna handlingar. t. ex. biblioteksma- terial. därför att det kan ha kulturhistoriskt eller annat intresse. Sådant material blir dock inte myndighetsarkiv i denna lags mening.

Bestämmelsen ijörsta stycket andra meningen hänger samman med de särskilda reglerna i tryckfrihetsförordningen om sådana upptagningar som kan uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. främst ADB-upptagningar. Såsom anförts i den allmänna motiveringen (avsnitt 3.1) kan en ADB- upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter så att den där kan läsas eller på annat sätt uppfattas vara att anse som allmän handling hos alla dessa myndigheter. [ arkivsammanhang är det dock onödigt att arkivera upptagningen på flera ställen. Det bör ske endast på ett ställe. l paragrafen anges att arkivering bör ske i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Andra lösningar är emellertid tillåtna. Det har avsetts att beslut om var arkiveringen skall ske får fattas av vederbörande arkivmyndighet.

Vidare slås det fast i andra stycket att myndighetsarkiven utgör en del av det nationella kulturarvet. Givetvis tillhör också enskilda arkiv vårt kul- turarv, men lagen reglerar inte dessa arkiv och något uttalande om deras status i lagtexten är därför inte påkallat. Deklarationen att myndighetsar- kiven utgör en del av vårt kulturarv bildar en bakgrund till de senare reglerna om vård och gallring av arkiv. Insikten om att myndighetsarkiven är betydelsefulla för att belysa landets utveckling måste finnas vid tillämp- ningen av de bestämmelserna.

I tredje st)-'t'ket sägs att arkiven skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser vissa syften. Detta är den grundläggande bestämmel- sen. Av den framgår bl. a. att huvudregeln är att arkiven skall bevaras i sin helhet. Undantag från denna regel ges senare i lagen. framförallt genom bestämmelserna om gallring. 70

• Sida 71
•  Original

Genom det ijörsta punkten upptagna syftet — rätten att ta del av Prop. 1989/90272 allmänna handlingar — finns återigen en koppling till tryckfrihetsförord- Bilaga 1 ningen. ] 2kap. lå nämnda lag stadgas att "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar." Denna rätt kan, t.ex.när det gäller handlingar i avslutade ärenden. tillgodoses endast genom att hand- lingarna finns bevarade. Om det inte finns några sådana handlingar beva- rade reduceras betydelsen av tryckfrihetsförordningens bestämmelse högst väsentligt.

Vilka handlingar som är allmänna handlingar och när de blir allmänna handlingar regleras i 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Det i andra punkten upptagna syftet tillgodoser rättskipningens och förvaltningens behov av information. Det är t. ex. viktigt för både rättstill- lämpningen och förvaltningen att man kan gå tillbaka till äldre avgörande så att praxis blir likformig.

Det i tredje punkten upptagna syftet tillgodoser forskningens behov. Här avses inte bara den professionella forskningen utan också amatörforsk- ning. Forskningen och kulturen är så intimt sammanknippade att kultu- rens behov får anses ingå i forskningens behov. Självklart kan bevarande för forskningens behov inte innebära ett totalt bevarande. även om många skulle önska det. Det måste bli fråga om ett rimligt avvägt bevarande.

För att uppnå de nu angivna syftena är det givetvis inte tillräckligt att arkivmaterialet bara bevaras. Det skall — som framgår av början av andra stycket — även hållas ordnade och vårdas med dessa syften för ögonen. Alla tre leden är viktiga. De anges därför tillsammans i denna grundläggan- de paragraf. Till ordnandet och vårdandet hör först och främst den ar- kivvård som varje arkivbildande myndighet skall utöva. Närmare bestäm- melser om denna arkivvård ges i 65.

Arkivvården

4 & Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 99" har övertagit detta ansvar.

Bestämmelsen innebär att sålänge som arkivet finns kvar hos den arkivbil- dande myndigheten så är den myndigheten ansvarig för att arkivet vårdas på det sätt som stadgas i öö. Det är först när arkivet har avlämnats till en arkivmyndighet som ansvaret övergår till denna. Arkivmyndigheten har visserligen ett tillsynsansvar men det direkta ansvaret ligger på arkivbilda- ren. Skulle. t.ex. till följd av en omorganisation, ett arkiv ha överförts från en myndighet till en annan är det givetvis den övertagande myndigheten som sedan svarar för arkivvården av det övertagna arkivet.

5 5 Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. och 2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. 71

• Sida 72
•  Original

Bilaga 1

Paragrafen behandlar åtgärder som föregår själva arkivläggningen. men som har betydelse för att arkivet skall kunna ordnas på ett rimligt sätt.

1 15 kap. 1 g" sekretesslagen stadgas att en allmän handling skall registre- ras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Registrering får underlåtas för bl.a. sådana allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller. om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kom- mit in eller upprättats. 1 15kap. 25 nämnda lag anges vilka uppgifter registret skall innehålla. Sekretesslagen reglerar däremot inte hur registre- ringen skall läggas upp. Hur det sker har emellertid viss betydelse för strukturen av arkiven och därmed för såväl sök- som gallringsmöjligheter. 1 förevarande paragraf föreskrivs därför att myndigheterna skall ta veder- börlig hänsyn till arkivvården vid registreringen. Det innebär att man när man bestämmer om uppdelning av handlingar på olika ärendegruppcr och dylikt. skall tänka på om en sådan strukturering av materialet är lämplig också för arkivet.

Andra punkten avser frågor om skrivmateriel och skrivmetoder. Bestäm- melsen innebär att myndigheterna redan när de framställer sina handling- ar måste tänka på behovet av arkivbeständighet för handlingarna ifråga. Myndigheten skall således framställa handlingar på ett sådant sätt att de kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som handlingarna skall bevaras.

6 5 1 arkivvården ingår att myndigheten skall

1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas.

2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. dels en systematisk arkivförteckning,

3. skydda arkivet mot förstörelse, skada. tillgrepp och obehörig åt- komst.

4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara

arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet.

1 paragrafen anges närmare vad som ingår i varje myndighets arkivvård.

ljörsta punkten anges att arkivet skall organiseras på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Denna punkt motsva- ras delvis för de statliga myndigheterna av 185 allmänna arkivstadgan. där det stadgas att arkiv om möjligt skall vara uppställt i enlighet med arkiv- förteckning samt förvaras så att alla dess delar är lätt åtkomliga. Vidare sägs där att hemliga arkivhandlingar bör förvaras för sig.

Ett av syftena med arkiven är att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar. Det är därför viktigt att arkivet organiseras med tanke på att praktiskt underlätta denna grundlagsfästa rätt. Med en sådan organisation av arkivet torde också rimligen följa att arkivet är lätt att hitta i för myndighetens egen personal. Bestämmelsen har placerats främst bland de moment som anges för att markera dess vikt.

En detalj i en god organisation. men en icke betydelselös sådan. kan vara

• Sida 73
•  Original

att det av dossieer och kartonger framgår huruvida det kan finnas sekre— Prop. 1989/90: 72 tessbelagda handlingar eller uppgifter i dem, så att man utan stor tidsut— Bilaga 1 dräkt kan utröna om något sådant material behöver skiljas bort när någon vill ta del av arkivhandlingar.

1 kravet på organisation av arkivet ligger vidare att myndigheten fortlö- pande måste planera och styra sin arkivbildning med tanke på en ända- målsenlig organisation. Av de andra moment som också ingår i arkivvår- den följer att planering och styrning måste ske även med beaktande av de momenten. Så måste ordningen också underlätta gallringsarbetet.

1 andra punkten föreskrivs att varje myndighet skall upprätta en arkiv- beskrivning. Kravet på arkivbeskrivning är en nyhet i förhållande till vad som gäller idag. medan arkivförteckningen är en gammal företeelse hos myndigheterna. Beskrivningen syftar till att ge utomstående en överblick över vad som kan finnas att hämta i myndighetens arkiv och hur detta arkiv i huvudsak är organiserat.

För att kunna ge en överblick över myndighetens arkiv får det anses erforderligt att beskrivningen lämnar besked om myndighetens uppgifter och organisation och hur dessa har skiftat. Därav framgår vad som kom- mer ifråga att omhänderha i myndighetens arkiv och. i större myndigheter. hur olika ärenden kan vara fördelade på olika enheter inom myndigheten. Beskrivningen bör också ge en översikt över arkivets organisation samt över de gallringsregler som tillämpas på arkivet. Vidare bör framgå vem eller vilka som är ansvariga för arkivvården.

Med tanke på det syfte beskrivningen skall fylla är det naturligt att den blir av olika omfattning för olika myndigheter. Den bör dock alltid vara någorlunda kortfattad för att fylla sitt syfte att ge en översikt.

Denna arkivbeskrivning får inte förväxlas med den beskrivning av de register. förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av automatisk databehandling som skall finnas hos myndighe- terna enligt 15 kap. 11 & sekretesslagen.

Vidare skall myndigheterna. liksom hittills. upprätta en systematisk arkivförteckning. En sådan förteckning är en inventarieförteckning över arkivet. Dess främsta uppgift är att utgöra ett direkt praktiskt och detalje- rat sökmedel i arkivet såväl för myndighetens personal som för allmänhe- ten.

Både när det gäller arkivbeskrivningen och arkivförteckningen avses på den statliga sidan närmare föreskrifter få ankomma på riksarkivet. I den mån föreskrifterna rör myndigheter under försvarsdepartementet får krigsarkivets roll också beaktas. På den kommunala sidan bör som regel föreskrifter om beskrivning och förteckning kunna meddelas av kommu- nerna själva.

Arkivlörteckningens betydelse från offentlighetssynpunkt har ökat bero- ende på komplexiteten i arkivbildningen och det tilltagande intresset att ta del av information. Detta slag av förteckning är den enda som redovisar myndighetens totala arkivbestånd oavsett medium och förvaringsplats.

Enligt tredje punkten skall arkivet skyddas mot förstöring. skada. till- grepp och obehörig åtkomst. Med detta avses ett skydd mot yttre faktorer som kan skada arkivet. t.ex. brand och fukt. Men att skydda arkivet mot 73

• Sida 74
•  Original

Bilaga 1

förstöring och skada kan även innebära att skydda det mot inre faktorer som t.ex.att vissa dokument inte får arkivläggas tillsammans med andra eftersom de kan förstöra eller skada varandra. Av föreskriften i denna punkt följer också att en viss kontroll måste utövas över dem som besöker arkivet så att inte någon obehörigen bortför eller förstör arkivmaterial. Vidare skall arkivet skyddas mot obehörig åtkomst. Sekretessbelagda handlingar skall t. ex. förvaras så att obehöriga inte kan läsa dem.

Denna punkt motsvaras av 175 allmänna arkivstadgan för de statliga myndigheterna.

[fjärdepunkten slås det fast att det i arkivvården även ingår att fastställa vilka handlingar som skall arkivläggas. Före arkivläggningen av exempel- vis en akt skall den rensas så att t. ex. onödiga dubbletter och kopior tas ut och vidare skall myndigheten ta ställning till om t.ex. minnesanteckningar som finns i akten skall arkivläggas — i vilket fall de blir allmänna hand- lingar —- eller rensas ut.

ljemte punkten föreskrivs att myndigheten skall verkställa föreskriven gallring. Såvitt gäller de förutsättningar som krävs för gallring hänvisas till vad som anförs i anslutning till 105. Såsom anförts i den allmänna motive- ringen avses mer praktiskt anknutna verkställighetsföreskrifter bli utfärda- de. Såvitt gäller den statliga sidan torde. liksom hitintills. gallringen nor- malt kunna ske med ledning av särskilda föreskrifter eller beslut från riksarkivet. När det gäller myndigheter under försvarsdepartementet kom- mer givetvis även krigsarkivet in i bilden. 1 de fall gallringsbestämmelser i andra lagar tar över 105. är de mer exakta till sitt innehåll. När det gäller personregister enligt datalagen kan datainspektionen ha meddelat särskil- da föreskrifter om gallring (6. 6 a och 18 55 datalagen). Föreskriven eller eljest beslutad gallring skall verkställas så fort som möjligt. Detta är viktigt på grund av ekonomiska skäl och i vissa fall även på grund av integritetsskäl.

Arkivmyndighetema och deras uppgifter 7 5 För tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3—655 skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala förvaltningen.

Arkivmyndighetema skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndig- heter. regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepre- sentationen.

1 denna paragraf slås två saker fast, nämligen dels att det skall finnas både statliga och kommunala arkivmyndigheter, dels att arkivmyndigheterna skall se till att de arkivbildande myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen.

En motsvarande bestämmelse finns i dag för de statliga myndigheterna i 75 allmänna arkivstadgan. där det stadgas att varje arkiv står under tillsyn av en arkivmyndighet, Enligt förevarande paragraf skall tillsynen inriktas på hur vissa i lagen angivna skyldigheter fullgörs. För statliga myndigheter innebär bestämmelsen inte några större förändringar. Av 85 denna lag framgår att det ankommer på regeringen att fördela tillsynsansvaret mel- lan de statliga arkivmyndigheterna. Där kan alltså en uppdelning ske. För

• Sida 75
•  Original

kommuner och landsting gäller däremot att det skall finnas endast en Prop. 1989/90: 72 arkivmyndighet i kommunen resp. landstinget. När det gäller kommuner Bilaga 1 och landsting är det en nyhet med arkivmyndigheter. De kommunala arkivmyndigheterna får bl. a. som uppgift att se till att arkivvården funge- rar i kommunerna. Om kommunfullmäktige eller landsting inte beslutar annat kommer kommunstyrelsen resp. förvaltningsutskottet att vara arkiv- myndighet. Redan i dag har dessa organ enligt 3kap. ] 5 kommunallagen (1977: 179) inseende över övriga nämnders verksamhet.

Det bör här påpekas att arkivmyndigheternas uppgifter inte påverkar de kommunala revisorernas granskningsarbete.

1 andra stycket stadgas att arkivmyndigheterna inte skall utöva tillsyn över riksdagens myndigheter eller regeringen. Detta är naturligt eftersom detta är myndigheter som är överordnade arkivmyndigheterna och några befogenheter gentemot dessa kan ju arkivmyndigheterna inte ha. Vidare undantas myndigheter inom regeringskansliet och detta beror på regerings- kansliets nära anknytning till regeringen. I detta sammanhang bör emeller- tid påpekas att offentliga utredningar inte kan anses tillhöra regeringskans- liet. De är därför inte undantagna från arkivmyndigheternas tillsyn. An- norlunda förhåller det sig däremot med arbetsgrupper som bildats inom regeringskansliet för en utredningsuppgift. Även om en och annan i grup- pen kan komma utifrån torde dock som regel sådana grupper få anses höra till regeringskansliet.

Utrikesrepresentationen undantas också från tillsynen. Dessa myndig- heter är visserligen självständiga förvaltningsmyndigheter men de hör så intimt samman med utrikesdcpartementet att det naturliga är att utrikes- dcpartementet. som har en omfattande arkivverksamhct. svarar för dessa myndigheter. Med Utrikesrepresentationen avses beskickningar. delegatio- ner och konsulat enligt 15 förordningen (1967:83) med instruktion för utrikesrepresentationen. I praktiken är det också så att den information som finns i arkivet hos en beskickning i allmänhet också finns hos utrikes- departementet.

Såsom framhållits i anslutning till 1 5 är de beslutande församlingarna (riksdagen. kyrkomötet. kommunfullmäktige. landsting och kyrkokommu- nala beslutande församlingar) inte myndigheter. De omfattas därför inte av bestämmelsen.

8 5 Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 25 fullgör sina skyldigheter enligt 3 — 655 ankommer på de statliga arkivmyndigheterna.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och förvaltningsut- skottet i landstingskommunen. om inte kommunfullmäktige eller lands- tinget har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.

Första stt-teketji'irsta meningen torde inte kräva någon närmare kommen- tar. De statliga arkivmyndigheterna utgörs för närvarande av riksarkivet. krigsarkivet och landsarkiven. 1 andra meningen fastslås att det är de statliga arkivmyndigheterna som svarar för tillsynen av de organ som 75

• Sida 76
•  Original

avses i 2 5. Vilken statlig arkivmyndighet som skall svara för ett visst organ Prop. 1989/90: 72 får regeringen dock besluta. Bilaga 1 Uppgiften att vara kommunal arkivmyndighet vilar enligt andra stycket på kommunstyrelsen resp. förvaltningsutskottet om inte fullmäktige eller landstinget har utsett en annan nämnd eller styrelse till detta. Det är att märka att ställningen som arkivmyndighet kan ges bara till en nämnd eller styrelse. inte till ett rent tjänstemannaorgan.

9 5 En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndig- het som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överens- kommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten.

En arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana fall som be- skrivsi 11 och 1455.

När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myn- dighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten.

1 paragrafen behandlas två saker, dels en arkivmyndighets rätt att ta hand om arkivmaterial. dels frågan om ansvaret för materialet.

Arkivmyndigheten får sålunda ta hand om material från en arkivbildan- de myndighet efter överenskommelse mellan myndigheterna t. ex. då den arkivbildande myndigheten har ADB-material men inte någon lämplig lokal för förvaring. Men arkivmyndigheten kan också tvinga en myndighet som den är tillsynsmyndighet för att överlämna sitt arkiv t. ex. om myndig- heten inte sköter arkivet eller inte har lämpliga förvaringsmöjligheter. Vi- dare stadgas i tredje .vtycket att om en arkivmyndighet tar hand om arkiv- material övergår ansvaret för det till arkivmyndigheten.

1 andra stycket ges bara en upplysning om att det i 11 och 1455 finns andra bestämmelser om att material i vissa fall skall överlämnas. Det rör sig där om tvingande bestämmelser om överlämnande.

Gallring 10 5 Allmänna handlingar får gallras.

Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en delav kulturar- vet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ända- mål som anges i 35 tredje stycket.

Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser. dock med undantag för bestämmelserna i 125 datalagen (1973: 289).

Huvudregeln är, som framgår av 3 5. att myndigheternas arkiv skall beva- ras. 1 denna paragraf anges dock att allmänna handlingar får gallras. Med gallring avses att handlingar sorteras ut och förstörs. Begreppet gallring är av hävd förknippat med arkivhandlingar. Detta är naturligt då gallring knappast annat än i undantagsfall kan tänkas tillåtlig bland handlingar i ett pågående ärende. Gallring är. som har framgått av den allmänna motive- ringen. nödvändig. Som en allmän bakgrund till avgöranden om gallring bör alltid finnas kulturarvsaspekten. En erinran om detta har tagits in i bestämmelsen. 1 paragrafen uppställs vidare som en mer konkret huvudre- gel att gallring inte får ske så att ändamålen med arkiven träds förnär. Det 76

• Sida 77
•  Original

material som återstår efter gallringen skall således tillgodose de syften som Prop. 1989/90: 72 anges i 35. Dessa syften har behandlats både i den allmänna motiveringen Bilaga 1 (avsnitt 3.5.2) och i specialmotiveringen till 3 5.

Såsom framhållits i den allmänna motiveringen rörande gallringsfrågor kräver konkreta avgöranden om gallring ofta både god erfarenhet från arkivväsendet och kunskap om de aktuella ärendegrupperna. Sådana avgö- randen har därför. såvitt gäller statsförvaltningen. förutskickats bli fattade företrädesvis av riksarkivet i samarbete med berörda arkivbildande myn- digheter. Gallringsföreskrifter för kommunala myndigheter avses i allt väsentligt bli meddelade av kommunerna själva. Det finns dock utrymme för regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att vid behov ge verkställighetsföreskrifter också för kommunerna. Som framhål- lits i den allmänna motiveringen bör dock återhållsamhet iakttas med sådana föreskrifter för kommunerna.

Även om det finns ett betydande utrymme för gallringsföreskrifter sätter lagen en ram såväl för närmare föreskrifter om gallring som för konkreta avgöranden om gallring.

lnom statsförvaltningen avses myndigheterna normalt få gallra endast enligt de föreskrifter som den centrala arkivmyndigheten har utfärdat.

Av tredje stycket framgår att undantag från huvudregeln om gallring görs för de fall att det i annan lag eller i förordning finns avvikande regler om gallring. Dessa avvikande bestämmelser tar då över arkivlagens bestäm- melser om gallring. I praktiken är det fråga om bestämmelser som innebär att handlingar skall förstöras utan de hänsyn som föreskrivs i arkivlagen. Sådana avvikande gallringsregler kan finnas i t. ex. lagar som reglerar in- tegritetskänsligt material. Vidare finns ett stadgande av innebörd att arkiv- lagens bestämmelser gäller framför datalagens (125) i frågor om gallring och bevarande av de personregister som endast kräver licens för att föras, såvida inte datainspektionen har meddelat föreskrifter med stöd av 185 datalagen. Förhållandet mellan datalagen och arkivlagen har behandlats utförligt i den allmänna motiveringen. Avvikande bestämmelser kan ges också i förordning. Såsom framhållits i den allmänna motiveringen (av- snitt 3.5.2) bör dock sådana bestämmelser som regel ges i lag.

Särskilt om statliga arkiv

11 5 Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet. skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.

Paragrafen har sin motsvarighet i gällande rätt för de statliga myndigheter- na i 325 allmänna arkivstadgan. Bestämmelsen avser det fall då en myndighet helt upphör att existera och dessutom den verksamhet som myndigheten har svarat för upphör för statens vidkommande. Den är alltså inte tillämplig då en myndighet läggs ned men dess verksamhet helt eller delvis förs över till en annan statlig myndighet eller till andra statliga myndigheter. Det är inte särskilt vanligt 77

• Sida 78
•  Original

att på det sättet såväl en myndighet som den verksamhet den svarat för Prop. l989/90172 upphör. Ett exempel är dock statliga utredningar. Huvudregeln i det fall Bilaga 1 som paragrafen avser är att arkivet skall överlämnas till arkivmyndighet inom en viss tid. Bemyndigande har dock lämnats till regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att föreskriva annat. Sådana särskil- da bestämmelser är påkallade särskilt i fall då en verksamhet övergår från statlig till kommunal myndighet. Skulle en statlig verksamhet övergå till ett enskilt organ torde några bestämmelser om överlämnande av arkiv inte böra meddelas. Detta följer av principen att en handling som är allmän handling inte kan förlora denna status. I stället bör frågan lösas så att det enskilda organet i behövlig omfattning får låna handlingar från arkivmyn-

digheten.

Som huvudregel gäller att arkivet skall överlämnas inom tre månader från det att verksamheten har upphört. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer ges dock en möjlighet att meddela undantag från denna regel. Undantag kan både gälla när överlämnandet skall ske och att avlämnande inte skall ske till en arkivmyndighet. Detta undantag behövs t.ex. för det fall att material från en kommitte eller utredning som har avslutat sitt arbete behövs för det fortsatta arbetet inom regeringskans- liet vid t. ex. propositionsskrivningen. Med stöd av undantagsbestämmel- sen kan då regeringen besluta att materialet inte skall överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader utan att det får vara kvar inom regeringskansliet till dess arbetsförhållandena medger att arkivläggning sker hos arkivmyndigheten.

12 5 Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 55 får en statlig myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

1. lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller

2. särskilt beslut av regeringen. Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

Bestämmelsen ijö'rs'la stycket avser att säkra att myndigheterna inte gör sig av med material på ett godtyckligt sätt. Den gäller såväl material i pågåen- de ärenden som arkivlagt material. Vid sidan om gallring och överlämnan- de till arkivmyndighet får en statlig myndighet inte avhända sig allmänna handlingar utan särskilt författningsstöd eller särskilt beslut av regeringen. Exempel på handlingar som bör kunna återlämnas är ansökningshandling- ar från de sökande som inte fått en viss tjänst. Överlämnande till annan myndighet skall också kunna ske. Ett exempel på detta är kvalificerat hemliga handlingar som helt eller till vissa delar har upprättats hos en myndighet men som av sekretesskäl bör finnas samlade hos en annan, överordnad myndighet.

I andra stycket görs den tämligen självklara reservationen att förbudet mot avhändande inte gäller sådana handlingar som myndigheten har fått som lån. Ett exempel på vanliga lån i förvaltningen är remisser för yttran- de. då akten från en myndighet översänds till en annan. Inom rättskipning- en förekommer lån av domstolsakter framförallt i samband med överkla- 78

• Sida 79
•  Original

ganden. Givetvis skall sådana lånade akter återställas. Förbudet mot av- Prop. 1989/90: 72 händande av allmänna handlingar hindrar naturligen inte att dubbletter av Bilaga 1 handlingar rensas bort från en akt. I sådant fall finnsju ändå den allmänna handlingen kvar hos myndigheten.

13 5 Statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivmaterial också från enskilda.

De enskilda arkiven utgör vid sidan av myndigheternas arkiv en viktig del av det nationella kulturarvet och det är viktigt att också de bevaras för eftervärlden. Ett sätt att säkra detta är att arkivmyndigheterna tar sig an sådana arkiv. Bestämmelsen avses markera det legitima i att arkivmyndig- heterna tar emot även enskilda arkiv, om de finner det befogat och prak- tiskt och ekonomiskt möjligt.

De enskifda arkiv som arkivmyndigheten tar emot för förvaring och vård eller forsknings- eller studicändamål blir inte därmed ett myndighets- arkiv utan utgör ett separat arkiv i myndighetens lokal.

Någon uttrycklig föreskrift om att statliga arkivmyndigheter kan få ta emot arkivmaterial också från andra myndigheter än som står under deras tillsyn (t. ex. från riksdagen) eller från kommuner har inte ansetts behövlig i själva lagen. Sådana medgivanden kan ges av regeringen i förordnings— form.

Särskilt om kommunala arkiv

14 5 Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommun- fullmäktige eller landstinget har beslutat något annat.

Paragraferna rörande de kommunala arkiven är nya. 1 dag finns det inte några generella bestämmelser i lag om arkivvård hos kommunerna. De bestämmelser som finns är 2kap. 275 kommunallagen som stadgar att fullmäktiges protokoll och de övriga handlingar som hör till fullmäktiges arkiv skall vårdas och förtecknas. Föreskrifter härom och om arkivvården i övrigt i kommunen meddelas av fullmäktige, i den mån ej annat är särskilt föreskrivet. Vidare stadgas i 3kap. 105 kommunallagen att styrel- sens protokoll och övriga handlingar som hör till styrelsens arkiv skall vårdas och förtecknas enligt de föreskrifter som avses i 2 kap. 27 5.

Paragrafen motsvarar 115 för de statliga myndigheterna. Beträffande bestämmelsens innebörd hänvisas till vad som anförts i anslutning till den paragrafen. På samma sätt som regeringen kan medge undantag på den statliga sidan, kan kommunfullmäktige resp. landstinget medge undantag beträffande sina myndigheter. Beslut om undantag skall tas för varje särskilt fall för sig.

Härvid bör det kanske påpekas när det gäller ändring i den kommunala indelningen att det är regeringen som beslutar om sådan ändring enligt 1 kap. 1 5 lagen (1979z4l 1) om ändringar i Sveriges indelning i kommuner 79

• Sida 80
•  Original

och landstingskommuner. I samband med att regeringen föreskriver om Prop. l989/90:72 ändring i den kommunala indelningen får den också besluta om överläm- Bilaga 1 nande av kommunala arkiv (kungörelsen (1966: 568) om överlämnande av kommunala arkiv vid ändringi kommunal indelning).

15 5 Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 1455 får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

1. lag, eller

2. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstinget. Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

Denna paragraf motsvarar 125 som gäller de statliga myndigheterna. Den enda skillnaden är att det här inte är regeringen som i särskilda beslut kan bestämma att återlämnande eller överlämnande skall ske. Det är natur- ligen i stället tillagt den beslutande församlingen i kommunen eller lands- tingskommunen, dvs. kommunfullmäktige eller landstinget, att för kom- munens vidkommande meddela sådana beslut.

BeträfTande andra stycket hänvisas till vad som sägs i anslutning till 125 andra stycket.

16 5 Kommunfullmäktige eller landstinget får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet.

Denna paragraf motsvarar 2kap. 275 sista meningen kommunallagen. Paragrafen innebär att det beslutande organet inom en kommun eller ett landsting får besluta om sådana föreskrifter om arkivvården inom kom- munen som inte har meddelats i lag eller på annat sätt. Av Skap. 135 regeringsformen framgår att regeringen får meddela föreskrifter om verk- ställighet av lag samt att regeringen får vidaredelegera sin normgivnings- kompetens i detta hänseende till en förvaltningsmyndighet under regering- en. Prineipen om den kommunala självstyrelsen har föranlett regeringen liksom dess myndigheter att i största möjliga utsträckning avstå från att detaljreglera den kommunala verksamheten, även om kompetensen har funnits. Utgångspunkten är alltså att detaljföreskrifter på det kommunala området meddelas av kommunerna själva. Mitt förslag innebär ingen ändring i det hänseendet. Som jag nyss har sagt överensstämmer bestäm- melserna i paragrafen med vad som gäller i dag enligt kommunallagen.

Övergångsbestämmelser

4. Säkerhetspolisen skall tills vidare inte stå under tillsyn av någon arkiv- myndighet.

Arkivbildningen hos säkerhetspolisen är för närvarande föremål för utred- ning — SÄPO-kommittén (Ju 1987105). som numera sorterar under civil- departementet. Det är inte lämpligt att nu ställa säkerhetspolisens arkiv- hantering undertillsyn av någon arkivmyndighet. Därför har, i samråd med 80

• Sida 81
•  Original

chefen för civildepartementet. ett undantag från bestämmelsen i 75 första Prop. 1989/90: 72 stycket gjorts i denna övergångsbestämmelse. Bilaga 1 Det förhållandet att säkerhetspolisen tills vidare inte står under någon arkivmyndighets tillsyn innebär att det inte heller finns någon arkivmyn- dighet med rätt att ta över arkivmaterial från säkerhetspolisen. [ vad mån riksarkivet bör syssla med gallringsföreskrifter för säkerhets- polisen är en fråga som bör regleras i regeringens föreskrifter för riksar- kivet.

6.2 Förslag till lag om skydd för beteckningen svenskt arkiv

1 5 Skrivmateriel och förvaringsmedel får märkas med beteckningen svenskt arkiv endast om de är godkända för sådan märkning.

Föreskrifter om vad som krävs för godkännande och om vem som får meddela godkännande meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer.

Lagen motsvaras idag av bestämmelser i kungörelsen (1964:504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörel- sen).

Avförsta stycke! framgår att märkning med beteckningen svenskt arkiv får ske endast på skrivmateriel och förvaringsmedel som är godkända. Dessa måste sålunda ha en viss kvalitet för att få märkas. Är materielen och förvaringsmcdlen märkta skall det vara en garanti för att dessa är godkända.

1 andra stycket bemyndigas regeringen eller den myndighet som rege- ringen bestämmcr att utfärda föreskrifter om kraven för godkännande. Detta är naturligt eftersom det här rör sig om rent tekniska saker. Vidare bemyndigas regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att bestämma vilket organ som skall vara riksprovplats.

2 5 Den som märker skrivmateriel eller förvaringsmedel med orden svenskt arkiv antingen ensamma. i sammansättning eller i förkortning trots att materielen och förvaringsmedlen inte är godkända skall dömas till böter, om inte gärningen är belagd med straffi brottsbalken.

Detta gäller också den som saluför skrivmateriel eller förvaringsmedel trots att han har kännedom om att märkningen inte är riktig.

f_lörxla .vI_1-'ckcl ges en straflbestämmelse för den som har märkt materiel eller förvaringsmedel trots att dessa inte varit godkända. Liksom i skriv- materielkungörclsen stadgas här bara bötesstraff. Om någon har brutit mot denna bestämmelse och brottet även kan straffas enligt brottsbalken, t. ex. för bedrägeri. har bestämmelsen i brottsbalken företräde. Härigenom kan strängare straffän böter komma ifråga i vissa fall.

För att beteckningen svenskt arkiv inte skall missbrukas straflbeläggs inte bara användningen av kombinationen av de båda orden eller förkort- ningar av dem utan också användningen av orden kombinerade med ytterligare ord.

1 andra stycket straffbeläggs även saluförande av materiel och förva- 81

• Sida 82
•  Original

ringsmedel som är märkta trots att märkningen inte är riktig. Liksom när Prop. 1989/90: 72 det gäller brott enligt första stycket kan den som bryter mot denna bestäm- Bilaga 1 melse och någon bestämmelse i brottsbalken straffas enligt brottsbalken. 1 de verkställighetsföreskrifter som avses bli utfärdade till lagen kommer det att framgå hur märkningen rent faktiskt skall gå till.

3 5 Ett varuparti som varit föremål för brott enligt denna lag eller värdet av ett sådant parti Skall förklaras förverkat. om det inte är uppenbart oskäligt.

Detta är en i sammanhanget naturlig bestämmelse eftersom ett varuparti som märkts utan att vara godkänt, bör förstöras och inte finnas kvar på marknaden. [ skrivmaterielkungörelsen stadgas att förverkandc kan ske. Här har den ändringen gjorts att för-verkande skall ske om det inte är uppenbart oskäligt.

6.3 Utsökningsregisterlagen (1986: 617)

I ] 1,5 _lörsla stycket finns det bestämmelser om att uppgifter får bevaras högst en viss tid varefter de skall gallras ur registret. Enligt bestämmelsen i andra stycket kan regeringen, om särskilda skäl föreligger, i dag förordna att vissa av uppgifterna Skall bevaras under fem år. Den föreslagna änd- ringen innebär att det införs en möjlighet för regeringen eller den myndig- het som regeringen bestämmer att föreskriva att alla typer av uppgifter får bevaras och att någon tidsgräns för hur länge uppgifterna får bevaras inte längre finns. 1 och med denna ändring kommer gallringsbestämmelserna i denna lag att överensstämma med gallringsbestämmelserna i andra regis- tcrlagar. Skälen till att gallringsbestämmelserna utformas på detta sätt har behandlats utförligt i den allmänna motiveringen.

7. Lagrådets hörande

] budgetpropositionen 1990 anmäldes avsikten att för 1989/90 års riksmö- te lägga fram en särskild proposition om arkivfrågor innefattande även anslagen för riksarkivet och landsarkiven (prop. 1989/90:100. bil. 10. s. 375).

Mina nu framlagda förslag avser dels en ny grundläggande reglering för det offentliga arkivväsendet med regler bl.a. om arkivmyndigheternas uppgifter, dels bedömningar av de prioriteringar som framdeles bör göras inom arkivväsendet. dels anslagen som skall ges arkivmyndigheterna för deras verksamhet enligt förslagen.

Lagförslagen har två inslag som i och för sig är sådana att lagrådets yttrande i princip bör inhämtas över dem. Lagrådets hörande bör dock kunna underlåtas. Ett sådant hörande skulle fördröja ärendet till avsevärt men för de ekonomiska frågorna. Vidare är de. lagförslag som skulle föranleda lagrådsgranskning av sådan beskaffenhet att lagrådets yttrande skulle sakna betydelse. Det ena är sålunda bestämmelsen i arkivlagen att 82

• Sida 83
•  Original

lagen skall gälla också vissa enskilda organ med myndighetsutövning. det Prop. 1989/90: 72 andra är lagen om skydd för beteckningen svenskt arkiv, vilken motsvarar Bilaga 1 bestämmelser som för närvarande finns i förordningsform.

9. Hemställan

Med hänvisning till vad jag har anfört och till sammanställningen hemstäl- lerjag att regeringen föreslår riksdagen att dels anta förslagen till 86

• Sida 87
•  Original

arkivlag, Prop. 1989/90: 72 lag om skydd för beteckningen svenskt arkiv. Bilaga 1 lag om ändringi lagen (1962: 381) om allmän försäkring, lag om ändring i patientjournallagen (19851562), lag om ändring i utsökningsregisterlagen (1986:617). lag om ändring i kommunallagen (1977: 179).

7. lag om ändring i församlingslagen (1988: 180), (le/'

8. till Riksarkivet Och landsarkiven för budgetåret 1990/91 anvisa ett förslagsanslag på 108 353 000 kr.,

9. till Statliga arkir: kissa kostnader/ör samlingar och material m. m.. anslagsposten Riksarkivet, utöver vad regeringen har föreslagit i prop. 1989/90:100 bil. 10, anvisa ytterligare 418000 kr.

Jag hemställer vidare att regeringen samtidigt bereder riksdagen tillfälle att ta del av vad jag har anfört om riktlinjerna för arkivpolitiken. informa- tionslagring och arkivlokaler. arkivens användning och tillgänglighet, en- skilda arkiv samt om arkivutbildning och personalutveckling.

Liam»—

suv-

• Sida 88
•  Original

Socialdepartemcntet Prop. 1989/90: 72

. . Bilaga 2 Utdrag ur protokoll Vld regermgssammanträde den 8 februari 1990

Föredragande: statsrådet Lindqvist

Anmälan till proposition om arkiv m.m.

2.5. Äldre socialtjänstmaterial

Med äldre socialtjänstmaterial avses här de dokument inom socialtjäns- ten, som gäller individärenden. vilka upprättats inom den kommunala socialvården före socialtjänstlagens ikraftträdande den 1januari 1982. För dessa har det saknats gallringsföreskrifter och de har vanligen bevarats utan gallring. ] samband med arkivuppläggning har ofta viss rensning gjorts främst av arkivekonomiska skäl. Omfattningen och utformningen har skiftat under årens lopp och varierar också mellan de olika kommuner- na.

4.5. Gallringsundantag för forskning Prop. 1989/90: 72 Bilaga 2

Mitt förslag: 1 socialtjänstlagen föreskrivs att handlingar skall undan- tas från gallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och i övriga kommuner beträffande ett represen- tantivt urval av personer.

Socialdatautredningens förslag: Akter avseende personer födda datumen 5, 15 och 25 i varje månad undantas från gallring. Därutöver skall Jönkö- pings kommun utgöra ett s.k. typarkiv där samtliga socialtjänsthandlingar sparas. Vidare skall vissa tillfälliga gallringsundantag kunna göras.

Remissinstanserna: Flertalet av remissinstanserna anser att kombina- tionen av datumurval och geografiskt urval utgör en väl avvägd utgångs- punkt för vilka handlingar som skall bevaras. Beträffande datumurvalen anser det övervägande antalet remissinstanser att detta urval på ett till- fredsställande sätt tillgodoser forskningens behov i de flesta fall. Man påpekar däremot från ett par håll att materialet är för litet för att kunna specialstudera vissa snäva områden, exempelvis LVU eller LVM.

Beträffande det geografiska urvalet framför flera remissinstanser att det är av stor vikt att datumurvalet kompletteras med ett geografiskt urval. Däremot anser flertalet av dem som berört frågan att endast ett geografiskt område utgör ett för litet forskningsunderlag. Man föreslår i stället att tre typområden väljs ut.

Skälen för mitt förslag: Jag anser att det av flera skäl är nödvändigt att bevara visst socialtjänstmaterial i syfte att trygga behovet av data för forsknings- och utvecklingsarbctet.

Under de senare åren har den sociala forskningen fått en ökad uppmärk- samhet. Den har i flera avseenden haft betydelse för metodutvecklingsar- betet inom socialtjänsten. Forskningens resultat kan därigenom på ett vetenskapligt sätt underbygga det sociala arbetet. Det är enligt min upp- fattning angeläget att öka kunskapen kring bl.a. effekterna av socialtjäns- tens insatser. Forskningen utgör på detta vis en slags garanti för ökad rättssäkerhet.

Frågan om undantag från gallring och urval för forskningens behov har behandlats inte endast av socialdatautredningen vad gäller socialtjänsten utan även generellt för myndighetsarkiv av intensivdatautredningen i be- tänkandet (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö och av arkivutred- ningen i betänkandet ("SOU 1988: 1 1) Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället. Chefen för utbildningsdepartementet har i det föregående redo- gjort för de lagstiftningstekniska principer som bör gälla för lagstiftning om gallring på områden där det för närvarande finns särbestämmelser om förstörande av uppgifter i allmänna handlingar. Jag ansluter mig till vad som förordats, vilket för socialtjänstens del innebär att det i socialtjänst- lagen tas in de undantag som skall gälla från gallringsplikten. Jag har redan föreslagit sådana undantag av vad jag kallat rättssäkerhetsskäl. Undantag för forskningens behov bör som förordats föreskrivas genom att det i socialtjänstlagen tas in en föreskrift som anger att handlingar skall undan- 98

• Sida 99
•  Original

tas från gallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval Prop. 1989/90: 72 av kommuner och i övriga kommuner beträffande ett representativt urval Bilaga 2 av personer. I verkställighetsföreskrifter till denna lagregel får sedan rege- ringen eller den myndighet som regeringen bestämmer närmare ange vilket urval av handlingar som skall undantas. Chefen för utbildningsdeparte- mentet har i sitt anförande redogjort för de urvalsmetoder som avses komma till användning.

Hos socialnämnderna förs i betydande utsträckning personregister på ADB-medium. Bestämmelser om inrättande och förande av sådana regis- ter finns i datalagen (l973:289). I samband med framtida beslut om att uppgifter ur sådana register skall undantas från gallring och sparas för forskningsändamål får närmare övervägas om några åtgärder kan behövas enligt datalagens bestämmelser.

7.2. Socialnämndens protokoll och bilagor

Socialnämndens protokoll och bilagor omfattas inte av reglerna om gall- ring i 605 socialtjänstlagen. Vid remissbehandlingen av socialutredning- ens betänkande pekades på möjligheten att kringgå bestämmelserna om gallring, genom att utredningar tas med som bilagor till protokollen.

Det står helt klart att stor varsamhet skall iakttas i samband med uppgifter om ömtåliga personliga förhållanden. De rättsliga uttrycken för detta är bl.a. bestämmelserna om innehållet i personregister och gallrings- reglerna. Det får därför anses strida mot intentionerna med denna regle- ring att i protokollen eller protokollsbilagor ta in uppgifter om personliga förhållanden utöver vad som följer av kommunallagen och förvaltningsla- gen. Socialstyrelsen har berört frågan i sina allmänna råd (1983: 5).

Socialdatautredningen anser inte att det finns behov av särskilda lagreg- ler för att begränsa innehållet i protokollen. Jag instämmer i denna bedöm- ning.

7.3. Statistikregister

Enligt 635 socialtjänstlagen skall socialnämnderna, enligt vad regeringen närmare föreskriver, ur sina personregister lämna uppgifter till statistiska centralbyrån för angelägna statistiska ändamål. Närmare föreskrifter finns i förordningen (1981: 1370) om skyldighet för socialnämnderna att lämna statistiska uppgifter.

De individrelaterade uppgifter som årligen skall lämnas avser följande: — ekonomiskt bistånd som lämnats enligt 6 _ö socialtjänstlagen och ekono-

misk hjälp i annat fall, — förordnande av kontaktperson enligt 105 tredje stycket socialtjänst- lagen. — vistelse i familjehem och i hem för vård eller boende samt den ersättning som utgetts av kommunen för vård och fostran av barn i familjehem, — åtgärder enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga,

— åtgärder enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall.

Utöver dessa uppgifter skall socialnämnderna enligt 35 i nämnda för- ordning lämna även andra uppgifter till statistiska centralbyrån när upp- gifter bcgärs till en särskild statistisk undersökning som syftar till att tillgodose angelägna samhällsbehov.

En del av uppgifterna lämnas till statistiska centralbyrån (SCB) på ADB- medium och en del på blanketter. Uppgifterna sammanställs där årligen i individrelaterad form i ADB-registret "Socialtjänstens individinriktade insatser". Registret förs med tillstånd av datainspektionen (DI:s beslut den 16 januari 1985, dnr 2760-84). Enligt beslut av datainspektionen den 10januari 1990 (dnr 3822-89) skall SCB senast den 31 december 1990 till inspektiOnen ge in redogörelse för hur eventuell gallring skall ske i regist- 103

• Sida 104
•  Original

Bilaga 2

ret. För närvarande finns det inte några föreskrifter från inspektionen eller i författning om gallring eller bevarande av detta register eller av de handlingar eller ADB-media, som lämnats till SCB av socialnämnderna. Bestämmelserna om gallringsplikt och om undantag från gallringsplikten (bl.a. för forskningens behov) i socialtjänstlagen avser endast socialnämn- dernas handlingar och register. Enligt 125 datalagen (1973:289) skall individrelaterade uppgifter utgå ur ett personregister, när uppgiften inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret, om inte uppgiften - även därefter skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annan författning eller enligt myndighets beslut som meddelats med stöd av författning.

Socialdatautredningen har konstaterat att det från forskningens sida finns ett stort intresse av att bevara de i detta sammanhang upprättade ADB-registren inklusive kvarvarande register som avser den äldre soci- alvårdsstatistiken. Utredningen föreslår att registren bevaras hos riksar- kivet för forskningsändamål. Utredningen åberopar forskningsekonomi- ska och administrativa fördelar vid ett bevarande men framhåller också fördelar från integritetssynpunkt genom att en avsevärd del av forskning- ens databehov kan tillgodoses av registren utan att man, som annars, behöver gå in i de mer känsliga personakterna hos socialnämnderna.

Remissinstanserna har anslutit sig till utredningens förslag. Dock har datainspektionen förordat en lagreglering av registerverksamheten,

Enligt min mening bör ett bevarande hos riksarkivet kunna innebära sådana fördelar som åberopats och minska forskningens behov av uppgif- ter från kommunerna. Min avsikt är att återkomma senare till regeringen med de förslag till författningsåtgärdcr som kan bli aktuella.

Sammanfattning av betänkandet (SOU 1988: 1 1) Prop. l989/90: 72 Öppenhet och minne — Arkivens roll 1 samhället Bllaga 1-1-1

Uppdraget

Utredaren har enligt direktiven haft att — precisera mål och ambitionsnivåer i såväl ett kortsiktigt som långsiktigt perspektiv, —— belysa förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhand- ling, —— se över arkivmyndigheternas uppgifter och organisation. —— klargöra arkivmyndigheternas ansvar för den samlade arkivbildningen, — lämna förslag hur de arkivbildande statliga myndigheterna skall effekti- visera sin arkivvård. — lämna förslag till regler för avlämnande av handlingar till arkivmyndig- heterna. — överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till . en förbättrad effektivitet. — precisera vilket övergripande ansvar riksarkivet bör ha för de enskilda arkiven, —— se över de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gall- ring. —— studera vilka möjligheter forskare bör ha att ta del av handlingar i olika arkiv med hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre bevarande, —— överväga vilka ekonomiska former som bör gälla för arkivmyndigheter- nas service gentemot de offentliga arkivbildarna. —— pröva det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt sam- manhang. när det gäller arkivmyndigheternas forskarservice. och —— redovisa vilka konsckvenser som förslagen kan få för gällande författ- ningar och i förekommande fall lämna förslag till ny författningstcxt. Betänkandet är indelat i två avdelningar. I den första, som omfattar kapitlen 4— 7. redovisas bakgrundsmaterial och nuvarande förhållanden. I den andra avdelningen, kapitlen 8—16. följer mina överväganden och

förslag.

Ba kgrundsbeskrivning (kap. 4 — 7)

Den första avdelningen inleds med en redovisning av vilka uppgifter som arkiven och arkivinstitutionerna enligt min åsikt fyller i samhället. Den första uppgiften är den kunskapsförsörjande. Behoven av information ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet. Kunskap fordras för att medborgarna skall kunna deltaga i den demokratiska processen. Kunskapsförsörjning är också väsentlig för forskare av skilda slag främst för de professionellt verksamma vetenskapsmännen. Öppenhet krävs för att skapa ett förtroende för beslut och beslutsfattare; här kommer offentlig- hetsprincipen in. Den andra uppgiften är den kulturella. Här gäller det att nå ut till alla 107

• Sida 108
•  Original

med de kulturella strävanden, som angavs i 1974 års kulturpolitiska pro- Prop. l989/90: 72 position. Förutsättningarna för kulturpolitiken har förändrats under de Bilaga 1.1.1 senaste femton åren genom informationsteknologins utveckling , ett ökat bevarandeintresse och växande engagemang i svensk historia och kultur. Arkiven kan fungera som en sorts kulturcentra vid sidan av bibliotek, museer och andra institutioner. Anledning finns att framhäva deras bety- delse för släkt- och hembygdsforskarna, som på alla håll i landet är i stark tillväxt.

Den tredje uppgiften är den effektiviserande. En optimal informations- hantering är numera nödvändig med hänsyn till informationsåtervinning och lagringskostnader. En rationell arkivhantering är vidare en förutsätt- ning för kunskapsförsörjning och kulturverksamhet (kap. 4).

Därefter beskrivs det författningskomplex och den organisation av ar- kivmyndigheter. som finns inom den statliga sektorn, det system med lagar och reglementen, som reglerar arkivverksamheten hos kommunerna och till sist de regler och den organisation. som möter inom den enskilda sektorn (kap. 5).

De drag i den internationella arkivverksamheten. som kan ha betydelse för svenska förhållanden. behandlas i betänkandet (kap. 6).

Hur arkiven nyttjas och på vilket sätt dessa kan användas beskrivs. En viktig uppgift har varit att kartlägga hur arkiven bildas. vårdas och hante- ras inom de olika sektorerna. statlig. kommunal och enskild. Vidare be- skrivs verksamheten hos de statliga arkivmyndigheterna och andra institu- tioner och organ. som har anknytning till arkivområdet. Även den teknis- ka utvecklingen samt fortbildning och vidareutbildning, som har beröring med arkivverksamheten, belyses (kap. 7).

Överväganden och förslag (kap. 8 — 16)

Betänkandcts andra del, i vilken överväganden och förslag återfinns, in- leds med en precisering avmål och ambitionsnivåer. Målen formuleras här relativt oberoende av hänsyn till dagsaktuella finansiella omständigheter. Prövningen av om ambitionsnivån är riktig innebär däremot att jag tar ställning till huruvida den rådande resurstilldelningcn är rimlig. Målen för arkivverksamheten kan då anges utan att någon skillnad görs mellan kort- och långsiktigt perspektiv.

Det förSta målet för arkivverksamheten är kunskapsförsörjning. Den innebär dels att man tillgodoser krav på insyn i handlingar enligt offentlig- hetsprincipen. dels att medborgarna får tillgång till den information som gör det möjligt för dem att verka i ett demokratiskt samhälle.

Det andra målet är medverkan till att rådande kulturpolitiska avsikter förverkligas.

Det tredje målet utgörs av att arkivfrågor integreras på ett effektivt sätt i myndigheternas totala system för informationshantering i avsikt att hålla arkivkostnaderna så låga som möjligt.

I betänkandet slås fast att det i fråga om de första och tredje målen gäller att ambitionsnivåerna inte behöver höjas i någon större utsträckning. Vissa brister i förverkligandet finns dock. 108

• Sida 109
•  Original

Läget beträffande det andra målet. kulturmålet, är däremot inte tillfreds- Prop. 1989/90: 72 ställande. Ambitionsnivån måste här höjas redan på kort sikt. Bilaga 1.1.1

Varje sektor — statlig. kommunal och enskild — bör i huvudsak bära sina kostnader för arkivvården. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv är att medverka till lösningar som möjliggör att för samhäl- let relevant information bevaras. Riksarkivet utgör här i en vidare funk- tion ett under regeringen sektorsansvarigt organ för hela arkivverksamhe- ten i landet. I sin snävare funktion, dvs. i sin egenskap av arkivmyndighet. utövar riksarkivet tillsyn över och utfärdar föreskrifter för den statliga arkivverksamheten.

Flertalet av mina förslag berör mer än ett av arkivverksamhetens mål.

I kapitel 9 samlas de förslag som främst berör den statliga sektorn. Ansvarsfördelningen mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndig- heter klarläggs. Arkivbildarna skall ha hela ansvaret för arkivvården. Det- ta uttrycks i författningarna. En skyldighet att upprätta en beskrivning införs för att höja effektiviteten (kap. 9.1). Riksarkivet får utfärda töre- skrifter och allmänna råd avseende flera och vidgade sakområden än tidigare. Samtidigt upphör arkivmyndigheternas biträdesfunktion. Riksar- kivet ges också möjlighet att bygga upp kompetens för registrerings- och reprografifrågor (kap. 9.2).

De nuvarande leveransreglerna upphör. Några fasta leveransgränser kommer inte att finnas i fortsättningen. Det är dock angeläget att arkivma- terial. när det har förlorat sin direkta aktualitet för myndigheterna och dess utnyttjande blir en angelägenhet företrädesvis för forskning och kul- tur. överförs till riksarkiv och landsarkiv. Det är nödvändigt, att riksarkiv och landsarkiv får resurstillskott. när de tar emot leveranser (kap. 9.3).

En utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken före- slås. Nya landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Värm- lands resp. Västerbottens län. Stockholms stadsarkiv omvandlas till lands- arkiv för Stockholms län. Stadsarkivet i Malmö föreslås erhålla ett statsbi- drag (kap. 9.4).

Beträffande den kommunala sektorn kommer nuvarande ordning i hu- vudsak att bestå. Bestämmelserna i kommunallagen om arkivvård ersätts av bestämmelser i den nya arkivlagen (kap. 10).

Värdefulla enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Riksar— kivet får därför möjlighet att ge bidrag till olika organisationer. En fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsearkivdepåer äger rum (kap. 4).

Vad beträffar gallrings- och urvalsfrågor betonas att någon nämnvärd utvidgning av gallringens omfattning inte kan ske, men att gallringsarbetet måste bedrivas kontinuerligt. En kombination av intensivdataområdes- modellen och ett individurval accepteras när det gäller vissa stora serier. Samverkan mellan de statliga. kommunala och enskilda sektorerna blir nödvändig för att uppnå ett gott resultat. Mikrofilm och kanske på sikt den optiska skivan kan användas i större utsträckning för att ersätta pappers- handlingar i syfte att minska kostnaderna. Inom den statliga sektorn upphävs de allmänna gallringsförordningarna för olika medier. Riksar- kivet får ersätta dessa med nya föreskrifter (kap. 12). 109

• Sida 110
•  Original

Arkivensforsknings— och kulturpolitiska betydelse har tidigare inte beak- Prop. l989/90: 72 tats i tillräcklig utsträckning. Härtill finns många skäl. Arkivmaterialets Bilaga 1.1.1 tillgänglighet försvåras av såväl det fysiska avståndet till arkiven som att arkiven genom sin struktur kan vara svåra att tränga in i. En ambitionshöj- ning är därför forsknings- och kulturpolitiskt nödvändig. En aktivare mark- nadsföring av och spridning av information om arkiven föreslås. Mitt förslag om inrättande av flera landsarkiv kan ses i detta sammanhang. De konkreta åtgärder. som i övrigt föreslås. koncentreras till ett antal strategi- ska områden: en nationell arkivdatabas. projektsamverkan med forskar- samhället och mikrofilmning. Arkivverksamheten påverkas kraftigt av den tekniska utvecklingen. Det är därför nödvändigt att hålla sig ajour med denna för att kunna dra nytta av de fördelar och bemästra de problem. som utvecklingen medför (kap. 13).

Fortbildning och vidareutbildning är nödvändiga för att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare skall kunna vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper. Universitets- och högskoleämbetet får därför i uppdrag att lämna förslag om fortbildning och vidareutbildning (kap. 14).

Författningsjörslagen syftar till att skapa en logiskt uppbyggd författ- ning5hierarki från tryckfrihetsförordningen ner till de av riksarkivet utfär- dade föreskrifterna. Förslag till en ny arkivlag och en ny arkivförordning presenteras därför. Arkivlagen innehåller de övergripande principerna för samhällets arkivvård. Samtidigt upphävs en rad nu gällande förordningar (kap. 15).

Kostnaderna är svåra att uppskatta, då arkivvård förekommer på så många håll i samhället. Kostnaderna för förvaring av statliga myndighe- ters arkiv kommer att öka i och med att arkivmängden årligen växer. De årliga kostnadsökningarna för riksarkivet och landsarkiven till följd av leveranser kan beräknas till ca 10 milj. kr. i början av 1990-talet och 25 milj. kr. under 1990-talets andra hälft. Det resursöverföringssystem som föreslås skall göra det möjligt att inom ramen för den årliga budgetproces- sen ta fram underlag. som klarlägger finansieringsbehoven på kortare och längre sikt. Även frågan om en utbyggd landsarkivorganisation är kopplad till möjligheten att på detta sätt skapa nya resurser (kap. 16.1).

Förstärkningarna av arkivens kultur- och forskningsprofil uppskattas till 7 milj. kr. En ram på 2 milj. kr. är redan fastställd i regeringens proposi- tion om forskning (1986/87:80). 5 milj. kr. återfinns således inte inom nuvarande kostnadsramar för arkivverksamheten men kan enligt min mening rymmas inom ramen för utbildningsdepartementets totala an- svarsområde (kap. 16.2).

Kostnaderna för en registrerings- och reprografikompetens hos riksar- kivet beräknas till 600000 kr. per år. Finansieringen vid riksarkivet av denna nya verksamhet. som tidigare åvilat statskontoret. bör åstadkom- mas genom en avvägning mellan de båda myndigheternas resursbehov (kap. 16.3).

Det hittillsvarande statliga stödet till arkivverksamhct beräknas under fyra anslag under åttonde huvudtiteln. En förändring av strukturen är önskvärd i syfte att skapa en större handlingsfrihet. Riksarkivet och den nämnd för enskilda arkiv. som finns inom myndigheten. fördelar i fort- 110

• Sida 111
•  Original

sättningen de bidrag till enskild arkivverksamhct som staten avsätter. Ett Prop. 1989/90: 72 undantag från denna anslagsstruktur utgör bidragsgivningen till arbetarrö- Bilaga 1.1.1 relsens arkiv och bibliotek. Till nämndens ansvarsområde förs således 1,5 milj. kr. (kap. 16.6).

• Sida 112
•  Original

Arkivutredningens författningsförslag Prop. l989/90: 72

. - Bila 3 1.1.2 Förslag nu %

Arkivlag

Härigenom föreskrivs följande.

Allmänna bestämmelser

1 5 Arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv skall bevaras och vårdas för att tillgodose såväl rätten att ta del av allmän- na handlingar som behovet av information för rättsväsende. förvaltning och forskning. 2 5 1 myndighets arkivvård ingår skyldighet att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar kan tillgodoses. att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör arkiv- handlingar, att upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras. att redovisa arkivets innehåll i en förteckning. att skydda arkivet mot förstörelse och obehörig åtkomst, att verkställa beslutad gallring.

Arkivvården åligger den myndighet genom vars verksamhet arkivet bildas. När en myndighet avlämnar sitt arkiv till en särskild arkivmyndig- het. övergår dock ansvaret för det överlämnade materialet till arkivmyn- digheten. 3 5 Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av arkivvården. 4 5 Det skall framgå av myndighetens arbetsordning eller på annat mot- svarande sätt hur ansvaret för arkivvården är fördelat i myndighetens organisation. 5 € Gallring av allmänna handlingar får ske men skall alltid utföras under hänsynstagande till medborgarnas rätt att ta del av allmänna hand- lingar liksom till rättsväsendets. forskningens och förvaltningens behov av erforderligt material samt med hänsyn till arkivets kulturhistoriska bety- delse. Bestämmelser om gallring kan finnas i annan lag. 6 & Bestämmelserna i 1 — 5 55 gäller också för de statliga och kommunala beslutande församlingarna.

Statliga arkiv

7 5 Varje statlig myndighets arkivverksamhct står under tillsyn av en statlig arkivmyndighet. 8 5 Om en statlig myndighets verksamhet skall upphöra. få en väsentli- gen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om den planerade åt- gärden. 'Arkiv efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall avlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet. 1 12

• Sida 113
•  Original

Arkiv som avlämnas till en statlig arkivmyndighet skall vara förtecknat Prop. I989/90: 72 och beslutad gallring verkställd. Bilaga 1.1.2 9 5 En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan särskilt medgivande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring. återställande eller avlämnande. Föreskrifter eller särskilt medgivande i sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myndighet. som rege- ringen bestämmer. 10 5 Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga myn- digheter gäller också beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 89" sekretesslagen (1980:100). om inte annat sägs.

Vad som i 7 — 9 55 sägs om statliga myndigheter gäller inte för regeringen eller myndigheter inom regeringskansliet. 11 5 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer beslu- tar om närmare föreskrifter för arkivvården hos myndigheter under rege- ringen.

Kommunala arkiv

12 5 I en kommun eller landstingskommun skall finnas en kommunal arkivmyndighet. Arkivmyndighet är i kommun kommunstyrelsen och i landstingskommun förvaltningsutskottet om ej kommunfullmäktige eller landstinget utsett annan nämnd därtill. 13 5 Arkiv efter en kommunal myndighet, vars verksamhet har upphört. skall avlämnas till den kommunala arkivmyndigheten om ej annat beslu- tats.

Arkiv som avlämnas till kommunal arkivmyndighet skall vara förteck- nat eller åtföljas av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd. 14 5 Beslut om gallring fattas av kommunal myndighet såvida annat ej är föreskrivet i lag. 15 å Kommunfullmäktige och landsting beslutar om närmare föreskrif- ter för arkivvården hos kommuner resp. landstingskommuner.

1. Denna lag trädcri kraft den 1 juli 1989. 2. Genom lagen upphävs 2 kap. 275 och 3 kap. 109” tredje stycket kommunallagen (1977: 179).

• Sida 114
•  Original

Remissammanställning över betänkandet från Prop. l989/90: 72 arkivutredningen (SOU 1988: 11)Öppenhet och Bilaga 1.1.3 minne

Efter remiss av betänkandet har yttrande inkommit från: Hovrätten över Skåne och Blekinge Justitiekanslern (JK) Domstolsverket (DV) Rikspolisstyrelsen (RPS) Datainspektionen (Dl) Överbefälhavaren (ÖB)

Krigsarkivet Riksförsäkringsverket (RFV) Socialstyrelsen Delegationen för social forskning (Dsl) Televerket Statens järnvägar (SJ) Generaltullstyrelsen Byggnadsstyrclsen Skattcförvaltningen (RSV) Statens kulturråd Riksarkivet (RA) Landsarkivet i Göteborg Landsarkivet i Härnösand Landsarkivet i Lund Landsarkivet i Uppsala Landsarkivet i Vadstena Landsarkivet i Visby Landsarkivet i Östersund Stadsarkivet i Malmö Stockholms stadsarkiv Arkivet för ljud och bild (ALB) Riksantikvarieämbetet (RAÄ) Nordiska museet Kungl. Musikaliska akademien Skolöverstyrelsen (SÖ) Universitets- och högskoleämbetet (UHÄ) Kungliga biblioteket (KB) Forskningsrådsnämnden (FRN) Humanistisk- och Samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR) Medicinska forskningsrådet (MFR) Arbetsmarknadsstyrclsen (AMS) Arbetarskyddsstyrelsen Lantmäteriverket (LMV) Patent- och registreringsverket (PRV) Kammarkollegiet Statskontoret 1 14

• Sida 115
•  Original

Riksrevisionsverket (RRV) Prop. 1989/90: 72 Statistiska centralbyrån (SCB) Bilaga 1_1_3 Statens löne- och pensionsverk (SPV) - Länsstyrelsernas organisationsnämnd (LON) Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Stockholms län Länsstyrelsen i Värmlands län Länsstyrelsen i Västerbottens län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Domkapitlet i Uppsala Domkapitlet i Lund Domkapitlet i Skara Svenska kyrkans centralstyrelse Statens vattenfallsverk (Vattenfall) Landstingsförbundet (Lt) Gävleborgs läns landsting Kalmar läns landsting Malmöhus läns landsting Stockholms läns landsting Uppsala läns landsting Värmlands läns landsting

Östergötlands läns landsting

Göteborgs kommun Herrljunga kommun Härnösands kommun Jönköpings kommun Kalmar kommun Karlstads kommun Malmö kommun Stockholms kommun

Umeå kommun Vingåkers kommun

Ånge kommun Östersunds kommun

Svenska kommunförbundet Arbetarrörelsens arkiv Arkivrådet AAS för arkivverksamma inom statliga sektorn (AAS) Folkrörelsearkivet i Västernorrland Folkrörelsernas Arkivförbund (FA) Föreningen Arkivverksamma i landsting och kommun (FALK) Föreningen Näringslivsarkiv i Norrland

Föreningen Värmlandsarkiv Näringslivets Arkivråd (NLA) Riksförbundet för hembygdsvård Svenska museiförcningen Sveriges Släktforskarförbund

Tjänstemannarörelsens Arkiv och Museum (TAM) 115

• Sida 116
•  Original

Bilaga 1.1.3

Centralorganisationen SACO/SR Landsorganisationen i Sverige (LO) Statstjänstemannaförbundet (ST) Svenska Arbetsgivareföreningen (SAF) Svenska Journalistförbundet Svenska Läkaresällskapet Sveriges Industriförbund Sveriges Läkarförbund Tjänstemännens centralorganisation (TCO)

Riksarkivet har inhämtat yttrande från riksarkivets nämnd för enskilda arkiv.

Stockholms stadsarkiv har inhämtat yttrande från arkivnämnden och statskontoretsjuridiska avdelning.

UHÄ har inhämtat yttrande från universiteten i Göteborg. Linköping, Lund. Stockholm. Umeå och Uppsala samt tekniska högskolan i Stock- holm. Chalmers tekniska högskola och högskolan i Karlstad. Universitetet i Göteborg överlämnar yttranden från humanistiska utbildnings- och forskningsnänmden. samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden samt enhe- ten för arkivering och registrering. Universitetet i Lund överlämnar ytt- randen från rektorsämbetet, juridiska fakultetsstyrelsens forsknings- nämnd, humanistiska fakultetsnämnden. vars yttrande utarbetats av hi- storiska institutionen, samt av tekniska fakultetsnämnden. Universitetet i Stockholm har inhämtat yttrande från universitetets humanistiska sek- tionsnämnd samt juridiska och samhällsvetenskapliga fakultetsnämndcr- na. Universitetet i Umeå har inhämtat yttrande från humanistiska forsk- nings- och utbildningsnämnden, samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden samt biblioteksnämnden.

SACO/SR har inhämtat yttrande från Sveriges arkivtjänstemäns för- ening.

Svenska Läkaresällskapet har inhämtat yttrande från sektionen för all- mänmedicin. barn- och ungdomspsykiatri, lungmedicin samt socialmedi- cin.

Järnvägs Historiska Riksförbundet (JHRF) har inkommit med yttrande.

Remissinstanser som har avstått från att yttra sig.

Data- och offentlighetskommitten (DOK) och domkapitlet i Visby har uppgett att de avstår från att yttra sig.

Mål och ansvarsfrågor

Överenseendet över arkivverksamheten i Sverige skall ligga på riksarkivet.

Förslaget stöds av riksarkivet. statskontoret, FALK och riksförbundet för lienibygdsvård.

Lanakarkivcl i Uppsala anser att formuleringarna rörande sektorsansva- rct är vaga.

['th anför: "Frågan om "sektorsansvar" är alltså inte bara bristfälligt

• Sida 117
•  Original

utredd. Den strider också mot principerna för — och äventyrar — ett gott Prop. 1989/90: 72 och friktionsfritt samarbete arkivsektorerna emellan.” Bilaga 1 . 1.3

Varje sektor — statlig, kommunal och enskild — skall i huvudsak bära sina egna kostnader. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv bör vara att medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information bevaras.

RSV. Stockholms stadsarkiv, lantmäteriverket, statskontoret, Umeå kommun och industri/Eirbundet tillstyrker förslaget i princip.

Lantmäteriverket anser att principen för kostnadsfördelning bör vara att myndigheten ansvarar för arkivets vård. Det uppkommer dock situationer där särskild finansiering måste till då det gäller mer omfattande vårdåtgär- der. LMV anser att detta måste klaras ut eftersom det i framtiden antagli- gen blir nödvändigt att satsa mer pengar på bevarande åtgärder om inte betydande delar av vårt kulturarv skall gå till spillo.

Den statliga sektorn De arkivbildande myndigheternas uppgifter

Myndigheterna skall ha hela ansvaret för att arkivvården sköts på ett ändamålsenligt sätt. Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av hur arkiven skall vårdas.

Av de 26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker 22.

Kulturrådet anför: "Utredarens förslag beträffande ansvarsfördelningen mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter innebär att ar- kivbildarna ska ha hela ansvaret för arkivvården. Samtidigt betonas att arkivvården ska bedrivas på ett ändamålsenligt sätt.

Vår bedömning är att detta sannolikt kommer att medföra behov av ökade resurser för arkivverksamhct hos såväl arkivbildarna som arkiv- myndigheterna.

lnom museisektorn har man i dag på många håll svårigheter att tillfreds- ställande utföra arkivverksamheten. Ökad ambition måste därför åtföljas av resurstillskott till museiområdct eller omprioriteringar inom museerna för att förstärka arkivfunktionen."

Universitetet i Göteborg. enheten för arkivering och registrering anför: "Betänkandet präglas även i övrigt av en stark tendens att lägga fram de statliga myndigheternas utökade ansvar för Iösandet av arkivfrågorna, men en uppenbar brist på förslag till offensiva program och åtgärder från RA:s sida. Att kräva ett större ansvar och direkta ekonomiska resurser utan att redovisa vad RA i sin tur ska göra medför en obalans i resone- manget."

Chalmers" tekniska högskola anför: "Vi menar att högskolans ekonomis- ka ansvar i arkivfrågor aldrig bör sträcka sig längre än till ambitionsnivån att ha arkivmaterial ordnat så att det är förenligt med en effektiv informa- tionshantering i verksamheten och möjliggörandc av tillgängligheten i relation till offentlighetsprincipen. | 17

• Sida 118
•  Original

Detta innebär att vi inte anser att högskolan bör åläggas långsiktigt Prop. 1989/90: 72 arkivansvar för allmänna forskningsändamål. Den uppgiften bör åvila Bilaga 1.1.3 arkivmyndighet och finansieras med utgångpunkt i allmänna samhällsin- tressen. Så snart CTH inte längre har behov av sitt material. vilket sker relativt snabbt. bör det överföras till en arkivmyndighet som ansvarar för vården och kostnaderna för arkivbeståndet."

SPV anser att det inte lär stärka arkivens roll att bara flytta över ansvaret. Riksarkivet måste ta aktiv del i utvecklingen av nya arkivmeto— der, vara kompetent i lagrings- och informationssökningsmetoder och genom rådgivning och information sprida kunskaperna till arkivbildarna. Om myndigheterna skall ta ett större ansvar måste resurser sättas in och verksamheten drivas effektivare.

Landsarkivet i Uppsala anför: "Beträffande de föreslagna beskrivningar- na över arkivvårdcn kan det bli nödvändigt med tämligen handfast med- verkan från arkivmyndigheternas sida."

Landsarkivet i Vadstena anser att få myndigheter kan utforma beskriv- ningar själva och att det ställer krav på ökad rådgivning.

PRV anför: "Mycket arbete kommer att krävas för upprättande av denna beskrivning. För myndigheternas del föreligger inget behov av en så utförlig beskrivning. Inte heller allmänheten torde ha intressa av den. PRV vill starkt ifrågasätta detta förslag. vars enda syfte förefaller vara att förse RA med detaljerade planeringsinstrument.”

Skara domkapitel anser: ”Den av utredaren föreslagna beskrivningen för arkivvården avsedd att upprättas på varje myndighet anser domkapit- let vara en åtgärd ägnad att i ett sammanhang samla upp olika arkivfrågor på ett sätt som kan fokusera behov av åtgärder m.m. Här bör riksarkivet i så fall söka utarbeta någon form av normalbeskrivning som kan tjäna till ledning för myndigheterna.”

Arkivmyndigheternas uppgifter

Riksarkivet skall få utfärda föreskrifter och allmänna råd avseende flera och vidgade sakområden än tidigare.

Av de tolv remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker elva.

RR Vär negativ till förslaget och anför: ”Detta kan enligt RRV komma att medföra en höjd ambitionsnivå för arkiveringen. De arkivbildande myndigheternas kostnader pga detta kommer dock först att framgå när riksarkivet har utarbetat olika tillämpningsföreskrifter. RRV anser att det är riksarkivets uppgift att i samband därmed beräkna föreskrifternas kost- nadskonsekvenser.”

Arkivmyndighetema skall ägna sig åt tillsyn och rådgivning och därige- nom kontrollera efterlevnaden.

Domuolsverket. RFV, RS V, riksarkivet. landsarkiven i Visby och Vadste- na. R-fÄoch Umeå kommun har yttrat sig över förslaget och är alla positiva till det. 118

• Sida 119
•  Original

Riksarkivet ges möjlighet att bygga upp kompetens för registrerings- och Prop. 1989/90: 72 reprografifrågor. Bilaga 1.1.3 Domstolsverket, RFV. soc'ia[styrelsen. RSV, landsarkivet i Vadstena. SÖ. samhällwetenskapliga jbrskningsnämrlden och biblioteksnämnden vid Umeå universitet. LON och Umeå kommun har yttrat sig över förslaget och alla tillstyrker det.

Leveransregler

De nuvarande leveransreglerna som innebär automatisk fast leveransgräns skall upphöra.

Av de 26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är tolv stycken positiva.

Domstolsverket. socialstyrelsen. landsarkivet i Östersund. Stockholms stadsarkiv, universitetet i Linköping, lantmäteriverket, Skara domkapitel. AAS, Sveriges släktforskar!?irbund och S T är negativa till förslaget.

Krigsarkivet och överbefälhavaren anför att de leveransregler som redo- visas i betänkandet inte har gällt myndigheter under försvarsdepartemen- tet.

Domstolsverket anför: "Utredningsförslagct om att upphäva de nuvaran- de levcransreglerna avstyrks av DV. Om leverans av handlingarna från domstolarna till arkivmyndigheterna inte kan ske i nuvarande omfattning måste arkivutrymmena vid domstolarna byggas ut." Vidare påpekar dom- stolsverket att det vid domstolarna finns en expanderande utrymmesbrist bl. a. på grund av en kontinuerlig mål- och ärendcexpansion.

Landsarkivet i Östersund anser att det underlättar med en fast leverans- gräns.

Stoekholms stadsarkiv anför: ”I sak skulle stadsarkivet uppfatta en fast men till 25 — 30 år förkortad avlämningsfrist som lämpligast men delar utredarens bedömning att det inte är realistiskt.”

Universitetet i Linköping anför: "Principen borde snarare vara att en myndighet skall kunna lämna ifrån sig material som inte behövs för myndighetens verksamhet, dvs. myndighetens depåfunktion bör begrän- sas. Det saknas skäl för att myndigheterna skall vara" sina egna depåer och att material ligger kvar där. till förfång inte minst för tillgänglighet för forskning."

Lantmäteriverket anser i motsats till utredaren att det finns fördelar ur forsknings- och kultursynpunkt om arkivalierna förvaras hos arkivbildan- de myndigheter.

Skara domkapitel anför: "Mot bakgrund av den nuvarande situationen vad gäller riks- och landsarkivens lokaliitrymmen ter det sig från deras synpunkt givetvis naturligt att ändra leveransreglerna medan domkapitlet istället vill förorda att förvaringsmöjlighetcrna utökas. Detta är särskilt angeläget med tanke på den förestående omorganisationen på folkbokfö- ringsområdet vilket kommer att innebära avsevärda svårigheter för de då avvecklade pastorsämbetena att kunna vidmakthålla sina arkiv inte minst

ur kostnadssynpunkt.” ' 119

• Sida 120
•  Original

AAS förordar en lösning där fast leveransgräns kombineras med avgifts- Prop. 1989/90: 72 belagda leveranser. Material som exempelvis är äldre än 100 år skall Bilaga 1.1.3 kostnadsfritt levereras till arkivmyndigheten. Arkivmaterial som är yngre. men som inte längre är aktuellt för den arkivbildande myndigheten. får levereras till ett överenskommet pris.

Släktforskarjöreningen anför: "Om de automatiska leveranserna efter vissa år upphör och ett flexiblare leveranssystem införs. blir det svårare för användarna (forskarna) att hålla reda på var visst material bör sökas. Förändringen ställer stora krav på följsam och lättillgänglig information i form av kataloger e. d."

Arkivmyndighetema skall inte ta emot några leveranser utan att få ytterli- gare resurser. Ansvaret för den årligen ökande arkivmassan kommer helt att vila på de arkivbildande myndigheterna. Formen för eventuell överföring av resurser från förvaltningen till riksarkivet och landsarkiven sker lämpligen inom ramen för den årliga budgetprocessen inom regeringskansliet.

Av de 15 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är RSV. landsarkivet [ Vadstena. Stockholms stadsarkiv, stadsarkivet i Malmö och Umeå kommun positiva till förslaget. '

RF V. SJ. byggnadsstyrelsen. riksarkivet. landsarkivet i Lund och LON är negativa till förslaget.

Krigsarkivet anför: "Överföring av resurser från arkivbildande myndig- het till arkivmyndighet i samband med överlämnande av handlingar eller en årlig avstämning av resursöverföring är inte lämplig inom ratnen för det fasta planerings- och budgetsystem som tillämpas inom försvaret." ”An- svarct för att arkivmyndigheten hålls med goda lokaler och resurser i tillräcklig utsträckning bör ligga på central nivå inom försvarsorganisa- tionen."

RFV anför: ”Däremot avstyrkes förslaget om att kostnadsansvaret för långtidsförvaring skulle överföras på de arkivbildande myndigheterna. Ansvaret för förverkliganden av kulturpolitiken åvilar regeringen och me- del bör anslås till arkivmyndigheterna för förvaring av de handlingar som bör bevaras.”

Riksarkivet anser att den föreslagna modellen för resursöverföring måste preciseras och vad gäller långsiktiga investeringsbehov kompletteras.

Landsarkivet i Lund anför att det är billigare att bygga ut arkivmyndig- heter än att få någorlunda kompetent personal inom de arkivbildande myn- digheterna att sköta arkivvården.

Statskontoret anför att utredaren har skisserat en resursöverföringsmo- dell och förutsätter att formerna för en sådan får utvecklas närmare inom ramen för den årliga budgetprocessen. "Modellen förutsätter att riksar- kivet i sin anslagsframställning skall ange vilka leveranser som planeras tas emot och vilka resursbehov man därvid anser uppkomma, detta i ett femårsperspektiv. Dessa ställningstaganden skulle _ i avsaknad av klara bedömningskriterier _- ställa arkivmyndigheterna inför svåra avvägnings- problem och avsevärda resurser krävas för bcdömning och diskussioner med enskilda myndigheter som önskar avställa sitt material. Risken finns . 120

• Sida 121
•  Original

också — även om ett visst plancringspcrspektiv förutsätts — att kortsiktiga Prop. l989/90: 72

och akuta problem med bl. a lokaler får styra. Bilaga 1.1.3 Enligt Statskontorets uppfattning bör i stället ett system med fasta regler övervägas. med tidsgränser för de arkivbildande myndigheternas kost- nadsansvar. Tidsgränserna bör kunna variera från myndighet till myndig- het eller grupp av myndigheter. Dessa bör fastställas av regeringen efter förslag från riksarkivet. Principen bör vara att myndighetens kostnadsan- svar kvarstår så länge som materialet behövs ur förvaltningens synpunkt. Bevarandet av arkivmaterial för tiden därefter bör ses som en angelägen- het för forskning och kultur och resursbehovet vägas mot andra behov inom dessa områden."

SCB anför: "SCB anser att arkivbildarna skall svara för kostnaderna för sitt arkivmaterial så länge som det behövs för den egna verksamheten. När arkivmaterial överlämnas till arkivmyndighet så är det i stället andra behov som skall tillgodoses. nämligen de allmänna kultur- och forsknings- behoven. Det är riksarkivet som har ansvaret för att så sker. Därför bör resursplanering och erforderliga prioriteringar göras ur ett centralt per- spektiv. annars fmns det risk för felallokering av resurserna. Det är riksar- kivet som skall avgöra var samhällets resurser skall sättas in när det gäller att utvälja material. mikrofilma och införa speciella söksystem för det långsiktiga bevarandet. Medel bör tilldelas arkivsektorn för dessa ändamål i den reguljära budgetprocessen. där avvägning sker mellan olika samhälls- sektorer."

LON anför: "LON kan inte heller acceptera resonemangen kring frågan om överföring av resurser från arkivbildande myndighet till arkivmyndig- het i samband med leverans av arkiv. Arkivbildarnas ansvar bör enligt utredaren omfatta de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av sin arkiv- bildning. LON menar att myndigheter bara till viss del kan påverka sin arkivbildning. När det gäller riktiga och effektiva gallringsåtgärder är man tex beroende av att riksarkivet fattar gallringsbeslut såvida inte denna rätt delegeras till myndigheten."

Arkivmyndigheternas organisation

En utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken föreslås.

Av de 41 remissmstanscr som har yttrat sig över förslaget är det stora flertalet positiva,

Landsarkiven i Göteborg och Uppsala samt TCO är tveksamma till förslaget och anser att landsarkiven inte får bli för små.

Statskontoret och ST är negativa till förslaget. ST anför "Enligt vår uppfattning är ”vinsterna” med de föreslagna länsvisa landsarkiven inte tillräckligt utredda i betänkandet. I stället borde en total översyn av landsarkiven och dess organisation genomföras innan en utbyggnad på- börjas.”

RRV anser att kostnaderna för en utbyggnad av landsarkivsorganisa- tionen bör utredas innan beslut fattas. 121

• Sida 122
•  Original

Landsarkiv bör inrättas i Karlstad och Umeå. i ' Prop. l989/ 90: 72 21 instanser har yttrat sig över förslaget. Av dessa är landsarkivet i Lund, Bilaga 1'1'3 Stockholms stadsarkiv. högskolan i Karlstad, HSF R. länsstyrelsen i Värm- land. landstinget i lf'ärmland. Karlstads kommun och föreningen Värm- landsarkiv positiva till att ett nytt landsarkiv inrättas i Karlstad. Landsar- kivet i Göteborg och Härnösands kommun är negativa till förslaget.

Stadsarkivet i Malmö. Stockholms stadsarkiv. rektorsämbetet. humanis- tiska _forsknings— och utbildningsnämnden, samhällsvetenskapliga forsk- ningsnämnden och 1)iblioteksnämnden vid Umeå universitet, IIS/"R. AMS och länsstyrelsen i Västerbottens län är positiva till förslaget att inrätta ett nytt landsarkiv iUmeå.

Landsarkiven i Lund och Härnösand, länsstyrelsen i Västernorrlands län samt Härnösands kommun är negativa till förslaget.

Riksarkivet anför: ”I fråga om Karlstad och Umeå, där förutsättningar finns för en praktisk och ekonomisk samverkan, tar riksarkivet definitiv ställning när de ekonomiska förutsättningarna har preciserats. Om ett landsarkiv inrättas i Umeå. bör dess distrikt även omfatta Norrbottens län."

Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län.

Av de fem remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är riksarkivet. Stockholms stadsarkiv, universitetet i Stockholm. — historisk-filosofiska utbildnings- och forskningsnämnden samt språkvetcttskapliga sektions- nämnden — och Storkholms läns landsting positiva till förslaget.

Stockholms kommun anför att den inte kan tillstyrka förslaget utan att en komplettering sker avseende motiv. analyser och kalkyler.

Stadsarkivet i Malmö behåller sin ställning som landsarkiv och får statsbidrag.

Riksarkivet. stadsarkivet i Malmö. universitetet i Lund — humanistiskaja- kultetsnämnden — och FRN tillstyrker förslaget.

Den kommunala sektorn

Bestämmelserna om arkivvård i kommunallagen skall ersättas av bestäm- melserna i den nya arkivlagen. Kommunerna beslutar dock själva om sin arkivvård och förvarar sina arkiv. Riksarkivet utlärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt.

Av de 15 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker alla utom en instans. Kalmar läns landsting ifrågasätter om det är riktigt att kommunallagen skall befrias från arkivparagraferna och ersättas med en gemensam arkiv- lag. Landstinget anscr dock att mycket talar för en samordning. Det är värdefullt att riksarkivet får utfärda råd om gallring. Forskningsvärdet i en landstingskommuns arkivalier måste bedömas både ur lokal och nationell 1 IQ N.

• Sida 123
•  Original

synvinkel. Därför är det viktigt att kommunerna själva kan bestämma Prop. l989/90272 bevarandet av handlingsserier som eventuellt riksarkivet bedömer kunna Bilaga 1_1_3 gallras. Det är viktigt att betona att det är råd riksarkivet utfärdar.

Den enskilda sektorn

Värdefulla enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Samverkan mellan stat, kommun och enskilda organisationer skall stärkas. En fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsedepåer skall ske. Riksar- kivet skall beredas möjlighet att ge bidrag till olika organisationer så att den information som är av betydelse för forsknings- och kulturverksamheten bevaras och tillgängliggörs.

Av de 16 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är 13 positiva.

Arbetarrc'irelsens arkiv. LO och SAF är negativa till förslagen. Arbetarrö- relsens arkiv och LO ifrågasätter att riksarkivet skall ha sektorsansvar för även de enskilda arkiven. SAF anser att förslagen är otillräckliga.

Gallrings - och urvalsfrågor Gallringens omfattning bör vara oförändrad

RSV, riksarkivet, landsarkivet i Visby. FA, FALK och Svenska journalist- förbundet är positiva till förslaget.

PR V. statskontoret, RR l', SCB, vattenfall och AAS är negativa till försla— get.

Krigsarkivet anför: "Krigsarkivet förutsätter, att aktuellt gällande gall- ringsföreskrifter som bygger på bevarande av handlingari intensivdataom- råden, inte kommer att utfärdas." "När frågan om gallring av t.ex. in- dividrelaterade data hos myndighet under försvarsdepartementet blir ak- tuell. bör gallringsutredning göras och gallringsbeslut utfärdas i varje sär- skilt fall.”

PRV anser att gallringsproblematiken inte är tillräckligt penetrerad. "PRV är vidare av den uppfattningen att RA bör ta initiativ till ett omvänt synsätt på gallring. ett bevarandesynsätt.”

Statskontoret anför: "Vi accepterar inte utredarens uppfattning att gall- ringen ligger på en acceptabel nivå utan anser att denna bör intensifieras. Ett beslut om att tillämpa modellen med intensivdataområden bör tas snarast."

RRV anför: "RRV saknar en djupare analys av problemen kring gall- ringen och kan därför ej acceptera utredningens syn att gallringens omfatt- ning ej kan öka." "RRV anser det vara av största vikt att resurser satsas på att vidare utveckla gallrings- och urvalsarbetet samt metoderna för det- samma." "Rutinerna för rensning och gallring bör även ses över. så att i princip allmänna handlingar bara bevaras i ett statligt eller kommunalt arkiv."

SCB anser att det är viktigt att inte låsa sig vid en viss bevarandcnivå. eftersom man då förlorar handlingsfriheten. En ökad gallring kan nämli- gen gc resurser för att öka tillgängligheten genom att material konverteras .. 123

• Sida 124
•  Original

till annat medium och genom att förbättra informationen om arkivens Prop. l989/90172 innehåll. Bilaga 1.1.3 If'attenjall anför: "Gallringen är ett viktigt led i dokumenthantcringen och skulle med bättre styrmedel, t. ex. en författningsenligt grundad beva-

randepolicy kunna göras betydligt effektivare än i dag. Arkivhanteringen

präglas nu av stor osäkerhet om vilka handlingar som kan gallras och det gäller såväl tillämpningen av den generellt utfärdade gallringsförordningen som speciella gallringsföreskrifter utarbetade av riksarkivet." AAS anför: "AAS har i flera sammanhang efterlyst en s.k. bcvarandepo- licy, för att fastställa vilket material som är viktigt att bevara. Med genom- arbetade bevarandeplaner får man en effektivare arkivvård."

Utredaren föreslår en modifierad version av förslagen i betänkandet Ar- kiv för individ och miljö. dvs. av förslagen om intensivdataområden och individurval.

Av de 24 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är 15 positiva. Flera instanser är positiva till delar av förslaget men negativa till andra. Socialstyrelsen ser positivt på inrättandet av intensivdataområden, men anser att balansen mellan individbaserade urvalsserier och intensivdata- områden måste övervägas ytterligare. Det är styrelsens uppfattning att forskningens intressen i dessa sammanhang måste våga synnerligen tungt. Arkivutredningens urval av intensivdataområden stämmer väl överens med den uppfattning som styrelsen gav uttryck för i sitt yttrande över det betänkandet. ARKU förordar att det redan nu tillämpade systemet med 15:c-födda bibehålls. Vid en utökning till tio procents urval förordar utredaren att de tidigare använda urvalsdagarna 5. 15 och 25 bibehålls. Styrelsen delar utredarens skepsis till förslaget om 12 slumpvis uttagna födelsedatum. Systemet kan bli svårt att praktiskt hantera. Instämmer i att principen om urvalsmetod inte är generellt tillämpbar.

Dsj/"anför att den delar utredarens bedömning att det urval som föresla- gits tidigare för intensivdataområde inte uppvisar önskvärd spridning i befolkningsmässigt hänseende. Delegationen anser vidare att ett tio pro- centigt individbaserade urval ären för låg nivå. ”I diskussionen om urvals- kriterier för det individbaserade urvalet anser arkivutredningen att man i första hand bör bygga ett urval på de 15:c-födda varje månad, samt vid en utvidgning inkludera de Sze resp. 25:e-födda. DSF delar denna uppfattning. Det är angeläget att fastställa gallringsprinciper som är enkla att administ- rera och som så långt möjligt eliminerar risken för felgallring."

Lt'niversitetet i Göteborg. institutionen _lör socialt arbete anser att varken frågan om intensivdataområden eller frågan om individurval är tillräckligt utredda.

Universitetet i Lund anser att ur forskningsperspektiv är förslag till omfattande gallring i arkivbestånden oacceptabla. Utredarens förslag till intensivdataområden är ett stcgi rätt riktning. "Det är uppenbart att valet av intensivdataområden alltid måste beakta såväl regionala som nationella intressen.... Valet av ett intensivdataområde hämtat från en storstad (Malmö) och ett annat mera ruralt. agrikulturellt område (Halland) kan i 124

• Sida 125
•  Original

sig vara intressant, men ur ex.vis rättshistorisk synvinkel är det i hög grad Prop. l989/90: 72 olyckligt.... Varje socialhistorisk och rättshistorisk undersökning av mera Bilaga 1.1.3 longitudinell art är beroende av arkivmaterialet såväl i stad som på land. Det måste därför anses angeläget att vid val av intensivdataområden hänsyn också tas till den domstolsorganisation som genom tiderna präglat den rättsliga verksamheten i områdena. Det är ett uttalat önskemål från den rättshistoriska forskningens sida att statsmakterna bereder ekonomis- ka förutsättningar för att intensivdataområdena icke ges en för begränsad utformning. Forskningsnämnden förordar således att Malmöhus län också blir intensivdataområde. Likaså stödes varmt förslaget att Jönköpings kommun -— med sina många typarkiv på rättsväsendets område — också skall få karaktär av intensivdataområde.”

Universitetet i, Stockholm anser att Stockholm måste vara med som intensivdataområde.

SCB anför: "Ett slutligt val av intensivdataområden för ett eventuellt införande bör grundas på mera utförliga överväganden. För övrigt är det i statistisk mening inkorrekt att tala om representativitet hos intensivda- taområden. Principen med områdesvisa urval innebär fastmcr ett avsteg från statistisk representativitet. Principen med urval efter födelsedatum är förenad med väsentliga relevans- och kvalitetsproblem som bör utredas från statistiskmctodologisk synpunkt före ett eventuellt införande. Numera kan ett urval efter födelsedatum inte utan vidare betraktas som likvärdigt med ett statistiskt korrekt slumpurval."

-—— — Värmlands län landsting anför: "För landstingets vidkommande verkar det helt orealistiskt med slumpmässigt valda datum för bevarande av t. ex. patientjournaler. Även utredningens förslag om vissa fasta datum blir svårt att realisera.”

Umeå kommun anser att den föreslagna gallringen och urvalsnivån kan accepteras men är negativ till att Västerbottens län inte har tagits med som intensivdataområde.

FA anser att förslagen gällande individbaserade urval är bättre. FA tillstyrker ett system med slumpmässigt utvalda födelsedata, men anser att intensivdataområden strider mot de rättvise- och jämlikhetsideal som folk- rörelserna av tradition har hävdat.

Hembygdsvårdsfo'reningen anser att anslutningen till individurval och intensivdataområden bör vara frivillig. Antalet län bör utökas.

LO avvisar tanken på intensivdataområden eftersom det inte är rättvist att alla inte har tillgång till likvärdig information oavsett var man bor.

Svenska läkaresäl/skapet anser att man bör skjuta på gallringen i avvak- tan på datajournaler och optiska skivor. Om detta inte går att genomföra kan ett individurval göras. Miniminivån bör dock ligga på tio procent. Man bör inte välja att spara de 15:c-födda eftersom alla som invandrar och saknar känd födelsedag registreras på den 15:e.

Riksarkivet får utfärda föreskrifter och råd avseende gallring.

Hovrätten över Skåne och Blekinge. D_fs. RS V, riksarkivet, LON och Skara domkapitel är positiva till förslaget. 12 5

• Sida 126
•  Original

Bilaga 1.1.3

[__/'och svenska journalistförbtmdet är negativa till förslaget. De anser att gallringen bör regleras i grundlag.

Arkivens forsknings— och kulturpolitiska uppgifter

En nationell arkivdatabas skall utvecklas. Samverkan mellan arkiv- och forskarsamhälle bör förstärkas och mikrolilmning utökas.

Alla de 30 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är positiva.

Riksarkivet påpekar dock att ett genomförande av dessa förslag förutsät- ter att personal med stor erfarenhet och hög vetenskaplig och teknisk kompetens kan kopplas in från arkivens sida.

Fortbildning och vidareutbildning

Regeringen bör uppdra åt UHÄ att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbildningen samt lämna förslag angående samordnad fortbildning och vidareutbildning av arkivtjänstemän.

De 26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är alla positiva.

UHÄ tillstyrker att UHÄ får göra en översyn av grundutbildning och lämna förslag på samordnad fortbildning och vidareutbildning av arkiv- tjänstemän.

Länsstyrelsen iStoekho/ms län anser: "Den nuvarande arkivutbildning- en vid Stockholms universitet är nästan helt inriktad på arkivinstitutio- nens behov. Det bör dock påpekas att det inom arkivarieyrkeskåren finns olika yrkesgrupper. Verksarkivarierna utgör idag en större yrkesgrupp än institutionsarkivarierna och deras kompetensprofil varken kan eller ska vara identisk med arkivmyndigheterna. Staten måste ta ansvar för att Verksarkivarierna får en utbildning som motsvarar de krav som ställs på dem.”

Författningsförslag

En särskild arkivlag skall reglera arkivverksamheten hos i princip samtliga statliga och kommunala organ. En ny arkivförordning tillkommer för de statliga organen.

Av de 40 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är alla utom kulturrådet positiva till förslagen.

Göteborgs kommun anser att en ny arkivlag kan accepteras i princip, men kommunallagens bestämmelser är fullt tillräckliga.

Kommentarer till de enskilda paragraferna.

Endast ett fåtal remissinstanser har kommenterat de enskilda paragra- ferna.

• Sida 127
•  Original

15. Prop. l989/90: 72

Hovrätten över Skåne och Blekinge anser att en målsättningsparagraf inte är Bilaga 1'1'3 nödvändig i en lag av arkivlagens karaktär. Hovrätten anser vidare att detär oklokt att räkna upp de behov ett arkiv skall fylla eftersom ett arkiv kan tänkas användas av andra avnämare.

Riksarkivet anser att det är tillfredsställande att lagen innehåller en klar målformulering.

lå

Hovrätten över Skåne och Blekinge anser att om begreppet ”handling" skall ha samma vida innebörd som enligt legaldefinitionen i 2 kap. 3 & tryckfri- hetsförordningen bör det komma till öppet uttryck i paragrafen.

Krigsarkivet anför: ”Definition av orden arkiv och arkivhandling saknas i förslagen till arkivlag och arkivförordning, vilket är en brist.”

Televerket anför: ”För Televerket innebär skyldigheten att redovisa arkivets innehåll i en förteckning en avsevärd skärpning av tidigare be- stämmelser med betydande ekonomiska och personella konsekvenser.”

35

Hovrätten över Skåne och Blekinge efterlyser en precisering av termen be- skrivning. R/lÄ'anser att paragrafen bör utgå.

55

Hovrätten över Skåne och Blekinge anför att det finns ett förslag att en regel om gallring skall införas i tryckfrihetsförordningen. Arkivlagen bör anknyta till grundlagsbestämmelsen och om möjligt ge denna en konkret innebörd.

RA,—'i' anför: ”[ enlighet med ämbetets uppfattning att arkivlagen i prin- cip bör avse arkivhandlingar. anser ämbetet icke, att lagen bör uttala sig om gallring av sådana allmänna handlingar som inte blivit arkivhandling- ar.” ”[ övrigt finner ämbetet denna rambestämmelse, vilken innebär en nyhet, viktig att fastslå."

85

Landsarkivet i Vadstena anser att det i paragrafen även bör ingå en bestämmelse som säger att om en myndighet får ett väsentligt ändrat arbetssätt (ändrade diarieföringsrutiner, datorisering av rutiner etc.) skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten. Stockholms stadsarkiv anför: "En positiv förändring är att arkiv blir avlämningspliktigt först när myndighets "verksamhet" upphört och inte när myndigheten genom enbart tex en omorganisation eller namnänd- ring upphört somjuridisk person i rent teknisk mening." 127

• Sida 128
•  Original

Bilaga 1.1.3

9 5

Krigsarkivet anser att det av arkivlagen klart skall framgå att statlig myn- dighet får avhända sig allmänna handlingar genom gallring. återställande eller avlämnande endast med stöd av författning eller med särskilt medgi- vande.

[Gå

Landsarkivet i Vadstena anser att också arkiven hos de allmänna försäk- ringskassorna bör nämnas i paragrafen. Det är vidare viktigt att kyrkoar— kiv definieras så att det också omfattar stiftssamfälligheterna. Kammarkollegiet anser att kyrkoarkiv är ett oklart begrepp.

125

Stockholms stadsarkiv anför: "Även de kommunala arkivmyndigheterna bör ha ett redan i arkivlagen utsagt tillsynsansvar enligt arkivlagens 12 $$."

135

Hovrätten över Skåne och Blekinge anser att det i paragrafen bör anges vem som skall besluta om arkiv som härrör från en kommunal verksamhet som har upphört.

Beteckningen svenskt arkiv

Kungörelsen (1964: 504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörelsen)skall upphävas. Föreskrifter om godkännande och användning av skrivmateriel utfärdas av riksarkivet.

Endast två av remissinstanserna har berört frågan.

Riksarkivet anser att det skydd som i dag finns i skrivmaterielkungörcl- sen för beteckningen svenskt arkiv bör bibehållas.

RAÄanser att det är lämpligt att delegera rätten att utfärda föreskrifter om godkännande till statens provningsanstalt eller riksarkivet. Däremot ifrågasätter RAÄ om riksarkivet bör åläggas att ge förskrifter om använd- ning av skrivmateriel. Vidare anser RAÄ att det är angeläget att de för hela statsverket gällande godkännandeförteckningarna även fortsättningsvis pu- bliceras i SFS.

Allmän bedömning

Det stora flertalet remissinstanser har tillstyrkt de principer som har lagts fram i betänkandet.

Hovrätten över Skåne och Blekinge anför: ”Slutsatserna i betänkandet förefaller dock ofta väl allmänt hållna. Frågorna synes därför kräva ytterli- gare överväganden. bl.a. med hänsyn till de särskilda problem som den nya informationstekniken skapar."

• Sida 129
•  Original

RFVanser att utredningens målsättning att skapa en klar ansvarsfördel- Prop. l989/90: 72 ningmellanarkivmyndigheteroch dearkivbildandemyndigheternainte har Bilaga 1.1.3 nåtts fullt ut.

Landsarkivet i Vadstena anser att det är en välgenomarbetad rapport och välkomnar förslagen i den. Landsarkivens inre organisation bör'dock bli föremål för en utredning. Det krävs vidare ytterligare resursförstärk- ningar.

Landsarkivet i Östersund anför: ”Betänkandet "Öppenhet-och minne" ger en utmärkt översikt över arkivproblemen i samhället idag och presen- terar en lång rad väl genomtänkta förslag för framtiden. Huvudinvänd- ningen från landsarkivets sida är, att den inte tillräckligt beaktar den regionala arkivorganisationens ytterst utsatta läge."

Stockholms stadsarkiv godtar i huvudsak utredarens helhetsuppfattning och konkreta förslag. Förslaget till nya leveransrutiner är inte idealiskt men troligen det enda realistiska alternativet. Frågan om formerna för denna resursöverföring måste lösas snarast. Arkivstadgan för Stockholm föreslås upphävas samtidigt som arkivlagen träder i kraft.

Ls'niversitetet i Göteborg, rektorämbetet, påpekar först att universtitetet är både arkivbildande myndighet och en myndighet som utnyttjar och är be- roende av tillgång av arkiv och anför vidare: ”Utifrån båda rollerna vill universitetet uttrycka en positiv respons på betänkandets övergripande håll- ning med bl. a. formuleringar om övergripande mål. förslagom arkivlag med detaljregleringar ombesörjd av riksarkivet och en strävan mot ökad flexibi- litet."

Universitetet i Göteborg, enheten för arkivering och registrering, anför: ”Som en avslutande, allmän synpunkt på betänkandet måste sägas att det tyvärr är mycket upprepningar och vaga angivningar som blivit det bestå- ende huvudintrycket och inte det produktiva framåtblickande som man kunde hoppats på när vi nu äntligen ska få en arkivlag."

Universitetet i Linköping anför: "Den nu föreliggande utredningensällar sig till andra genom att undvika stora och samlade grepp på arkivområdet. framför allt genom att begränsa det långsiktiga perspektivet oclvgenom att arbeta utifrån alltför begränsade ekonomiska förutsättningar. Det är syn- nerligen angeläget, att de för nu levande och kommande generationer viktiga arkivfrågorna sätts in i ett betydligt mer övergripande och långsik- tigt sammanhang än vad som skett i den nu aktuella utredningen."

Universitetet i Lund, hunuinistiska ,takttltctsnämnden, anför: "Det är utmärkt att utredningen på detta sätt tar ett samlat grepp på problemati- ken. och de förslag som presenteras framstår som väl genomtänkta."

Universitetet i Lund. juridiska ,lakultetss[_vrclscnsjorskningsnämnd, an- för: "Bctänkandet framstår allmänt sett som ett mycket angeläget måldo— kument. som måste välkomnas av universiteten.... Samtidigt är det emel- lertid viktigt att framhålla, att om arkivmyndigheterna — som föreslås — skall få ett större ansvar för arkivfrågorna. kommer detta också att medlö— ra ökade kostnader för arkivbildarna — inklusive universiteten.”

Lr'nivcrsitetet i Umeå, sattthäl/svetenskt'tp/iga_lorskningsnän-mdcn och hih— lioteksnäinndcn, anför att de stödjer den grundsyn på arkivens roll i sam- hället som redovisas i utredningen. 129

• Sida 130
•  Original

Bilaga 1.1.3

Universitetet i Uppsala anser att arkivutredningen ger en god överblick över det svenska arkivväsendet i alla dess former. Arkiven inplaceras häri ett vidare allmänkulturellt perspektiv, där samhällets efterfrågan blir ett ledmotiv.

Högskolan i Karlstad anför: "Arkivutredningen har enligt högskolans mening utarbetat ett förtjänstfullt betänkande som dels ger en värdefull och intressant problembild som bakgrund dels ger konstruktiva förslag till åtgärder för att lösa problemen."

PR Vanför: ”PRV anser att utredningen i första hand beaktat arkivinsti- tutionernas behov och intressen och endast i ringa omfattning de arkivbil- dande myndigheternas." "PRV anser det vara en brist att utredningen inte närmare behandlat arkivfrågor sammanhängande med användningen av modernare teknik, t. ex. lagring och gallring av ADB-lagrad information.” ”Sammanfattningsvis anser PRV att arkivutredningens förslag till arkivlag och arkivförordning inte underlättar arkivverksamheten hos de arkivbil- dande myndigheterna.”

Statskontoret anser att betänkandet innehåller förslag som är ägnade att förbättra förutsättningarna för en ändamålsenlig utveckling på arkivområ- det. "Utredaren har dock fört frågorna framåt i den utsträckning som enligt Statskontorets mening är nödvändig för att lösa samhällets arkiv- problem. ] tlera fall saknas också motiv för utredningens ställningstagan- den. Förslagcns praktiska. organisatoriska och ekonomiska konsekvenser är genomgående ofullständigt belysta. Det hade vidare varit värdefullt om utredaren innefattat även försvarets arkivorganisation i sina övervägan- den."

RRVanför: "[ arkivutredningens betänkande slås fast att arkiven utgör en viktig del av det nationella kulturarvet och att de spelar en stor roll för otTentlighetsprincipens krav på insyn samt forskarnas behov av informa- tion. Denna syn delas av RRV." "RRV saknar en analys av såväl försla- gens ekonomiska konsekvenser som av olika intressenters behov och krav på arkiven."

SCB anför: "SCB instämmer i utredningens konstaterande att ambi— tionsnivån måste höjas när det gäller kulturområdet och vill särskilt fram- hålla att det är viktigt att man inte bara inriktar sina ansträngningar mot de allmänna kulturkonsumenterna utan också förbättrar servicen till och kontakterna med forskarvärlden.”

Domkapitlet i Lund anser att det är tillfredsställande med ett lagförslag men anser att det finns oklarheter när det gäller kyrkoarkiven.

Kalmar läns landsting anför: "Kalmar läns landsting stödjer arkivutred- ningens synsätt att arkiven bör göras mer tillgängliga och marknadsföras bättre till gagn för allmänhetens och forskningens intresse. Det är också värdefullt att arkivutredningen betonar betydelsen av att arkiven linns tillgängliga inom den region där de bildats."

AAS anför: "AAS noterar med tillfredställelse förslaget att arkivverk- samheten i framtiden skall regleras med stöd av en konsekvent författ- ningsstruktur. AAS anser också att utredarens åsikt, att man bör komma bort från en detaljstyrning och i stället öka möjligheterna till delegering från arkivmyndigheterna till de arkivbildande myndigheterna, är mycket

• Sida 131
•  Original

positiv. AAS anser dock att utredningen inte följt upp dessa intentioneri Prop. 1989/90: 72 sina förslag." ”Sammanfattningsvis konstaterar AAS att förslagen i betän- Bilaga 1.1.3 kandet — tyvärr -— inte innebär något större nytänkande. utan bara bekräftar den faktiska situationen i dagsläget.”

• Sida 132
•  Original

Sammanfattning av betänkandet (SOU 1987: 38)Ar_ Prop. l989/90172 kiv för individ och miljö Bllaga 12.1

Utredningen har genom kontakter med olika myndigheter analyserat och försökt precisera universitetsforskningcns behov när det gäller urvalsmeto- der och material av aktuellt slag.

Forskningens behov varierar från inget intresse alls för arkivdata till starkt uttalat intresse. Bland forskare som använder arkiv eller kan tänka sig att använda arkivdata finns en oro för att urvalsmetoder av de slag utredningen behandlar kan komma att medföra en allmänt ökad gallring i olika aktserier. Om ändå gallring är nödvändig är det Självfallet gallrings- metoder som är skonsamma mot informationsbortfallet som bör använ- das.

Både metoden med individbaserade urvalsregister och metoden med intensivdataområden har starka företrädare. Som framgår av betänkandet kan dock metoderna användas parallellt. vilket också är utredningens förslag.

Enligt utredningsuppdraget skall de statliga insatserna prioriteras och rymmas inom de samlade forskningsanslagen. Utredningen ser en sådan finansiering som fullt rimlig. Utredningen visar även på hur de aktuella urvalsmetoderna kan öka effektiviteten inom både den statliga och kom- munala arkivsektorn.

När det gäller forskning som kräver arkivdata har utredningen under arbetets gång kommit att ge begreppet forskning en betydligt vidare tolk- ning än traditionell akademisk forskning. Arkivinstitutionerna bör enligt utredningens förmenande ges en betydligt större folklig och kulturell tyngd än de har för närvarande. Det innebär också att utredningen ser det som angeläget att tanken på ett fåtal stora statliga arkivinstitutioner för akade- misk forskning måste kompletteras med nya idéer som gör arkivmaterial tillgängligt för större grupper medborgare i deras hemkommuner. Det innebär att de kommunala arkiven i framtiden får en större betydelse. En förskjutning i denna riktning tycks redan vara på gång. Utredningens förslag måste ses i detta perspektiv.

Efter samråd med den kommunala sektorn har utredningen försökt klarlägga förutsättningarna för att olika huvudmän tillämpar samma ur- valssystem — både beträffande individregister och geografiska områden. Med tanke på de samordningsvinster som kommer alla parter tillgodo torde det vara möjligt att fortsätta dessa diskussioner. Det föreligger ett klart intresse hos olika huvudmän att få fram en gemensam lösning i denna fråga.

Utredningen avvisar förslaget att staten lagreglerar urvalsmetoderna för att på så sätt tvinga fram en samordning. Den alternativa möjligheten att förhandla fram en överenskommelse om de av utredningen föreslagna urvalsmetoderna bör prövas ytterligare.

Kostnadsansvaret för långsiktsförvaring av arkivdata bör enligt utred- ningen ligga på dem som ansvarar för den kortsiktiga förvaringen. Den kommunala sektorn kan enligt utredningen ha lika långsiktiga mål för sina arkivinstitutioner och för en medborgarservice inom denna sektor som 132

• Sida 133
•  Original

staten. Med den breda forskningssyn som utredningen företräder är inte Prop. l989/90: 72 frågor som rör insyn i samhällsutvecklingcn. inkl. miljöns förändringar. Bilaga 1.2.1 uteslutande en statlig angelägenhet som enbart gagnar universitetsforsk- ningen. Arkivinstitutionerna skall ge även den folkligt förankrade forsk- ningen service i form av bl. a. urvalsdata. .

Utredningen har haft fortlöpande kontakter med departement och myn- digheter för att diskutera hur urvalsmetoderna kan tillämpas på t.ex. handlingar till socialregistret eller sjukvårdens patientjournaler. Som framgår av betänkandet föreslår utredningen att åtminstone ett urval på 14 procent av dessa material bevaras för nutida bruk i undantagsfall och för framtida mer allmänt bruk. Utredningen visar även på möjligheter att konstruera fiktiva individbaserade urvalsregister som kan tillgodose viss forskning utan att risk för integritetsintrång föreligger.

Utredningen har inte haft möjligheter att gå igenom alla slags arkivmate- rial och prioritera dem med tanke på universitetsforskningens behov. Några material diskuteras dock närmare varvid både kostnader och bespa- ringar för den offentliga sektorn beräknas för det alternativ att en minimi- bevarandenivå införs.

Fyra geografiska områden. motsvarande Östergötlands. Gotlands, Hal- lands och Västernorrlands län, föreslås få utgöra intensivdataområden. Utredningen tänker sig att olika huvudmän i framtiden bemödar sig om riklig tillgång på miljödata i dessa områden. Existerande miljö- och person- data i dessa områden skall också i stor utsträckning undantas från gallring. Som framgår av betänkandet är syftet att ge faktaunderlag för bl.a. den forskning som skall skydda oss mot livs- och hälsohotande miljöföränd- ringar.

Kostnader och intäkter diskuteras i betänkandet. För sju utpekade data- material får olika huvudmän kostnader på ca 3.6 milj. kr per år när en miniminivå för de föreslagna urvalsmetoderna tillämpas. De granskade arkivmaterialen är alla dyra att långsiktsförvara eftersom de för närvaran- de normalt förvaras på papper i olika myndigheters arkiv. För datamateri- al som ligger lagrade på andra media blir kostnader för arkivutrymme försumbara. Bland de utpekade materialen ingår omdiskuterade individ- baserade material. t.ex. sjukjournalerna. som utredningen tror kan bli oerhört viktiga för framtida forskning om långsiktiga hälsoförändringar i befolkningen. Även dataserier över miljöförändringar bedömer utredning- en som viktiga.

1 betänkandet redovisas även ungefärliga kostnader för ett mer omfat- tande sparandc av individbaserade urvalsregister. Så länge urvalet sker i samordnade former finns inget som hindrar större urval. Skälen kan vara inomsektoriella. Materialet måste dock få samma särställning och sekre- tesskydd som den av utredningen föreslagna miniminivån.

All lagring av känsliga persondata i arkiv kan medföra risk för otillbör- ligt intrångi den personliga integriteten. Det gäller även långsiktsförvaring av urvalsdata av de typer som behandlas i betänkandet. Utredningen föreslår därför att ett sekretesskydd skrivs in i 9 kap. 45 sekretesslagen (1980: 100). Därigenom stärks skyddet för den personliga integriteten sam- tidigt som den nutida forskningen på ursprungliga data försvåras. Utred- 133

• Sida 134
•  Original

ningen menar dock att tidigare berörda fiktiva befolkningsuppgifter i viss Prop. l989/90: 72 utsträckning kan ersätta autentiska data. Bilaga 1.2.1 För att öka anonymiteten i de individbaserade urvalsserierna föreslår utredningen att vissa födelsedatum. 15:e-födda. inte får större sannolikhet än andra att ingå i registren. Med slumpmässigt valda födelsedatum cr- hålls samma samordningsvinster som tidigare. De utvalda individerna följs hela livet. men begreppet 15:e-födda kommer att försvinna. Merkost- naderna för den ökade anonymiteten torde vara små. Under utredningsarbetet har fortlöpande diskussioner förts med ar- kivutredningen. De här föreslagna bevarandemetodcrna ligger enligt ut- redningens uppfattning i linje med vanligt förekommande tankar inom arkivsektorn.

Utredningens kommentar till allmänna arkivproblem

1 avsnitt 2.1 anger utredningen några frågor som avslutningsvis skall kommenteras kortfattat. Delvis upprepas därvid synpunkter som redovi- sas på annan plats i betänkandet. Det öppna svenska samhället ger med- borgare rätt till insyn i bl.a. myndigheternas arbete. Yrkesgrupper som journalister eller universitetsforskare har möjligheter att bevaka. diskutera och redovisa olika skeenden. Det finns en bred uppslutning kring denna öppenhet. Utredningen menar att arkivinstitutioner och arkivdata kan organiseras så att fler medborgare ges möjligheter till insyn i olika sam- hällsförändringar. En sådan insyn kan förbättras samtidigt som integri- tetsproblemen minskar.

För universitetsforskningens vidkommande försvåras en del forskning på autentiska data genom det ökade integritetsskydd utredningen föreslår. Som alternativ till fullständigt förstörande av arkivalier är dock ett beva- rande i fyra län för miljö- och individuppgifter och ett bevarande av 3-proeentiga individbaserade urvalsserier i hela landet av stort värde. Viss viktig forskning, t.ex. statistiska bearbetningar kommer fortfarande att kunna genomföras.

lntegritetsproblemen är, som framhålls i betänkandet, möjliga att be- mästra. De hanteras lättare i arkiv för långsiktig förvaring än när data förvaras och används på olika myndigheter. Både statliga och kommunala arkivmyndigheter har normalt kompetens att hantera integritetsfrågan. Kommuner som ännu ej byggt upp sin arkivfunktion kan anlita yttre hjälp, t. ex. i form av förvaring i statliga arkivdepåer. för att klara skyddad lagring. Förebilder för trygg förvaring finns både inom den offentliga och den privata sektorn. Exempelvis anlitar bankerna särskilda företag med resurser för säker förvaring utan informationsläckage.

Svaret på utredningens fråga i avsnitt 2.1 huruvida arkiven är till för att trygga offentlighetsprincipen eller för att förse forskare och allmänhet med möjligheter att studera samhällsförändringar är följande: Arkiven kan fylla bägge funktionerna. Kortsiktig förvaring tryggar i första hand offentlig- hetsprincipen. Med tiden blir det alltmer forskarnas intresse som tillgodo- ses av arkiven. De olika syftena gör det dock möjligt att använda olika 134

• Sida 135
•  Original

bevarandeprinciper och helst även olika sökmöjligheter i nya och gamla Prop. 1989/90: 72 arkivmaterial. Bilaga 1.2.1

Utredningen betonar att en offentlighetsprincip bör tolkas i vid mening och att arkivinstitutionen bör tillgodose inte bara medborgarnas insyn i enskilda ärenden utan deras systematiska kunskapssökande om samhälls- förändringar. Med detta synsätt sammanfaller målen att uppfylla offentlig- hetskrav och forskningskrav.

Som framgår på flera ställen i betänkandet bör olika arkivansvariga samsas om de två här aktuella bevarandeprinciperna. En miniminivå föreslås men inget hindrar t. ex. riksarkivet från att samordna urval på mer ambitiösa bevarandenivåer. När det gäller miljödata torde det ofta vara ekonomiskt möjligt att bevara allt insamlat material. [de utvalda intensiv- dataområdena kan det dessutom bli intressant att samla in mer miljödata än i dag. Intensivdataområden-som bevarandeprincip har. som framgår på flera ställen i betänkandet. just fördelen att möjliggöra forskning om mer komplexa samband när det gäller miljöförändringar och deras inverkan på människors hälsa. Sådan kunskap är ett värdefullt komplement till experi- mentella erfarenheter av mer kortsiktiga partiella hälsoeffekter av olika kemiska ämnen.

När det gäller kostnadsnivåer har utredningen berört vad urvalsprinci- perna har för konsekvenser. Vidare förs en allmän plädering för att ar- kivinstitutionerna har stor betydelse och kan ges ännu större uppgifter. Utredningen ser fram mot bl. a. arkivutredningens förslag beträffande dessa frågor.

Den tekniska utvecklingen gör det snart praktiskt möjligt att lagra ofant- liga mängder data på begränsat utrymme och till rimliga kostnader. Med- borgarnas möjligheter att själva få forska i olika samhällsförändringar kan därmed förbättras avsevärt. Liksom när organisationer och myndigheter i dag använder stora resurser för att informera medborgare om frågor inom sina resp. ansvarsområden blir det snart möjligt att ge medborgarna resurser för att mer systematiskt orientera sig om olika samhällsprocesser.

Politiska beslut i denna riktning är mer långtsyftandc än en lösning på de frågor utredningen behandlar. Det behöver inte heller vara arkivinstitutio- nerna som får en nyckelroll i detta sammanhang. tekniken gör det möjligt för biblioteken eller andra organ att medverka. Utredningens uppfattning är dock att arkivinstitutioner med olika huvudmän nu strävar efter både samordning i detaljfrågor. av typen urvalsprinciper. och en viktigare kul- turpolitisk roll när det gäller att betjäna allmänheten med kunskapsservice.

• Sida 136
•  Original

Bilaga 1.2.2

Betänkandets lagförslag

Förslag till

Lag om ändring i sekretesslagen (1980: 100)

Härigenom föreskrivs att 9 kap. 4 & sekretesslagen (1980: 100)' skall ha följande lydelse.

Nu varande lydelse

Föreslagen lydelse

9 kap.

4å

Sekretess gäller i'sådan sär- skild verksamhet hostmyndighet som avser framställning av sta- tistik samt, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i an— nan därmed jämförbar under— sökning, som utförs av myndig— het, för uppgift som avser-en— skilds =personliga eller ekono— miska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. Uppgift i företagsregister, upp- gift som avser avliden, uppgift som behövs för forskningsända— mål, uppgift som avser'perso— nal— och lönestatistik och upp- gift, som inte genom namn, an— nan identitetsbeteckning eller därmed jämförbart förhållande är direkt hänförlig till den en- skilde, får dock lämnas ut, om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgif— ten rör eller någon honom när- stående" lider skada eller men.

' lagen omtryckt 1085: 1051).

Sekretess gäller i sådan sär- skild verksamhet hos myndighet som avser framställning av sta— tistik samt, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i än- nan därmed jämförbar under— sökning, som utförs av myndig- het, för uppgift som avser en— skilds personliga eller ekono— miska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. Sekretess gäller också, i den ut- sträckning regeringen föreskriver det, för uppgift om enskilds per- sonliga eller ekonomiska för- hållanden, som kan hänföras till den enskilde och som bevaras enligt gallrittgsföreskrmer som bygger på att hum/lingar av visst slug bevaras inom vissa geogra- fiska områden eller i fråga om personer födda på en viss dag i månaden. Uppgift i företagsre— gister, uppgift som avser avli- den, uppgift som behövs för forskningsändamål, uppgift som avser personal— och lönestatistik och uppgift, som inte genom namn, annan identitetsbeteck— ning eller därmed jämförbart förhållande är direkt hänförlig till den enskilde, får dock läm— nas ut, om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider skada eller men.

• Sida 137
•  Original

Nui-'arande lydelse Föreslagen lydelse Prop. l989/90: 72

i fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst Bilaga 1-2-2 sjuttio är, såvitt angår uppgift om enskilds personliga förhållan- den, och annars i högst tjugo år.

Denna lag träder i kraft den XX.

• Sida 138
•  Original

Remissammanställning över betänkande från Prop. l989/90: 72 utredningen angående intensivdataområden och Bllaga 1'2'3 individbaserade urvalsserier inorn arkivväsendet, (SOU 1987: 38) Arkiv för individ och miljö

Efter remiss av utredningen har yttrande kommit in från: Justitiekanslern (JK)

Datainspektionen (DI) Riksförsäkringsverket (RFV) Socialstyrelsen Riksarkivet (RA) Landsarkivet i Göteborg

Landsarkivet i Härnösand Landsarkivet i Lund Landsarkivet i Uppsala Landsarkivet i Vadstena Landsarkivet i Visby Landsarkivet i Östersund Stadsarkivet i Malmö Stockholms stadsarkiv

Universitets- och högskoleämbetet (UHÄ) Högskolan i Östersund Sveriges lantbruksunivcrsitet (SLU) Forskningsrådsnämnden (FRN) Humanistisk-samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR) Medicinska forskningsrådet (MFR) Naturvetenskapliga forskningsrådet (NFR) Skogs- och jordbrukets forskningsråd (SJFR) Delegationen för vetenskaplig och teknisk informationslörsörjning (DFl) Statistiska centralbyrån (SCB) Länsstyrelsen i Gotlands län

Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Statens naturvårdsverk (SNV) Hallands läns landstingsförbund Landstingsförbundet (Lt) Landstinget i Västernorrlands län Landstinget i Östergötlands län Svenska kommunförbundet Boxholms kommun Falkenbergs kommun Gotlands kommun

Göteborgs kommunstyrelse Halmstads kommun

Härnösands kommun 138

• Sida 139
•  Original

Kungsbacka kommun Prop. l989/90: 72 Laholms kommun Bilaga 1.2.3 Linköpings kommun Mjölby kommun Norrköpings kommun Sollefteå kommun Sundsvalls kommun Timrå kommun Valdemarsviks kommun Ydre kommun Ånge kommun Timrå kommun Ödeshögs kommun Örnsköldsviks kommun Arkivrådet för arkivverksamma inom statliga sektorn (AAS) Arbetarrörelsens arkiv Data- och offentlighetskommitten (DOK) Delegationen för social forskning (Dsf') Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun (FALK) Folkrörelsernas arkivförbund (FA) Sveriges Släktforskarförbund

Universitets- och högskoleämbetet redovisar yttranden från Göteborgs. Linköpings. Lunds. Stockholms. Umeå och Uppsala universitet samt från karolinska institutet. Göteborgs universitet redovisar yttranden från sam- hällsvetenskapliga fakultetsnämnden. odontologiska utbildnings- och forskningsnämnden, humanistiska utbildnings- och forskningsnämnden. Linköpings universitet redovisar yttranden från rektorsämbetet. utbild- nings- och forskningsnämnden vid hälsouniversitetet. institutionen för pedagogik och psykologi. institutionen för tema Vatten i natur och samhäl- le samt från Teknik och social förändring (Tema T). Lunds universitet redovisar yttranden från rektorsämbetet. juridiska fakultetsstyrelsens forskningsnämnd. medicinska fakultetsstyrelscn, tekniska fakultetens fa- kultetsnämnd samt från samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden. Stock- holms universitet redovisar yttranden från historisk- filosofiska utbild- nings- och forskningsnämnden utarbetat av institutet för folklivsforskning, juridiska fakultetsnämnden, samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden med underliggande yttrande från kriminologiska institutionen samt ett eget yttrande från ekonomisk-historiska institutionen.

Remissinstanser som inte närmare har kommenterat utredningens förslag

Högskolan i Östersund. naturvetenskapliga forskningsrådet, skogs- och jordbrukets forskningsråd. Hallands läns landstingskommun. Boxholms. Falkenbergs. Härnösands och Ånge kommuner har antingen uppgett att de avstår från att yttra sig eller inte tagit ställning till förslaget. JK. delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning, länsstyrelsen i Gotlands län. landstinget i Västernorrlands län. Svenska 139

• Sida 140
•  Original

Bilaga 1.2.3

kommunförbundet. Timrå kommun samt data- och offentlighetskommit- ten har endast yttrat sig över ett eller ett par delförslag.

' Intensivdataområden

Den minsta enheten för intensivdataområde skall vara länet

Av de tio remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker nio . SNI-" anser att länet är lämpligt ur administrativ synpunkt men mindre lämpligt om man vill studera en homogen grupp som utsats för förorening- ar på likartat sätt. Dsf är negativ till förslaget och uppger att kommuner och landsting framstår som mer relevanta enheter för den forskning som dsf stöder.

Fyra län skall väljas ut som intensivdataområden

Av de sex remissinstanser som har yttrat sig speciellt över detta förslag tillstyrker landsarkiven i Visby och Östersund. R/l, Mjölby och Ödeshögs kommuner samt Göteborgs universitet är negativa till förslaget och anser att antalet län är för litet.

Utredningen har föreslagit att Gotlands, Hallands, Västernorrlands och Ös- tergötlands län blir intensivdataområden

Av de tjugonio remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrks förslaget av fem instanser, nämligen högskolan i Östersund. FRN. länssty- relserna i Gotlands och Jämtlands län samt Halmstads kommun.

Tjugotre remissinstanser anser att det är viktigt att även ett storstadslän tas med som intensivdataområde. De flesta föreslår att antingen Malmö kommun. Malmöhus län eller Göteborgs kommun tas med.

Rd anför: ”Den föreslagna urvalsmodellcn bör enligt riksarkivets me- ning byggas ut för att kunna svara mot ett bredare spektrum av forsknings- intressen än de i betänkandet berörda. Ett samordnat geografiskt urval med regional representativitet ("intensivdataområden") bör omfatta föl- jande områden (ca 16% av befolkningen): Östergötlands län, Gotlands län, Västernorrlands län. Malmö kommun med omnejd, Jönköpings kom- mun och Västmanlands län."

Lunds universitet uppger: ”Juridiska fakulteten har förordat att Malmö- hus län skall ingå som intensivdataområde. Fakulteten anser att en stor- stad bör ingå i urvalet samt att även demografiska skäl, förekomsten av akademier. domstolar, varierad industri och avancerat lantbruk talar här- för. Även samhällsvetenskapliga och medicinska fakulteterna har framfört sådana synpunkter. Rcktorsämbetet delar denna uppfattning."

SLU uppger: ”Det är i första hand i storstäderna och i södra Sverige som de största riskerna för miljöproblem — i form av luftföroreningar och kväveläckage _- finns. SLU finner det därför betänkligt att de intensivda- taområden som föreslås är sådana där dessa miljöproblem inte är särskilt framträdande."

• Sida 141
•  Original

SCB anser att det är en nackdel att inte ett storstadslän ingår främst med Prop. l989/90: 72 hänsyn till miljöproblemen. Valet av län bör föregås av mera detaljerade Bilaga 1.2.3 studier.

lndividbaserade urval

Miniminivån för urvalsstorleken skall vara 3.29 procent. vilket motsvarar tolv födelsedatum per år

Av de elva remiSsinstanser som har yttrat sig tillstyrktes förslaget helt av endast tre instanser. nämligen Stockholms universitets samhäl/svetenskap- liga institution. landstingsjörbundet och Svenska kommunförbzmdet.

RFI RA, IISFR. MFR. Mjölby och Ödeshögs kommuner, FRN samt Dsf' anser att urvalsnivån är för låg.

Rxl anser att nivån bör vara tre datum per månad. t. ex. 5. 15 och 25. För vissa aktserier kan enbart 15:e-födda vara tillfyllest.

FRN uppger: ”Enligt FRN:s uppfattning bör en ambition vid valet av miniminivå för sparande vara. att man kan begränsa behovet av speci- alurval. Om det ordinarie minimiurvalet är så litet att det kan användas endast för ett mycket begränsat antal forskningsprojekt är poängen med ett sådant urval borta. 1 den omfattande diskussionen kring den ursprungliga intensivdataområdesrapporten har kravet på bibehållande av ett relativt stort individurval särskilt understrukits av representanter för den epide- miologiska forskningen. l—luvudområdet för epidemiologisk forskning är sjukdomars förekomst och orsaker. Ofta rör det sig om sjukdomar med en relativt låg incidens och skulle individurvalets miniminivå fastställas till 3% förlorar nog detta sitt intresse för en stor del av den epidemiologiska forskningen. Även i annan forskning om företeelser som är, om ej direkt ovanliga, men ändå begränsat förekommande bland individerna. kommer man om urvalet sätts alltför lågt. bli tvungen att använda sig av speci- alurval. Bortsett från dessa problem kan ibland ej heller specialurval användas nämligen i de fall man måste ha prospektiva data om en individ, d.v.s ej kan gå bakåt i tiden och leta data. En av tankarna bakom sparande av individurval är att en mängd data. utan inriktning på ett speciellt problemområde. skall sparas. Forskaren skall alltså kunna få tillgång till prospektiva data vid en tidpunkt långt senare än då data insamlades. Sammanfattningsvis föreslår FRN alltså att man sparar individbaserade urval motsvarande 10% av populationen."

MFR anser att ett 10-procentigt individurval är ett minimum på grund av att många sjukdomar har låg prevalens.

Ödeshögs kommun uppger: "Med tanke på den relativt låga kostnaden för att öka miniminivån kan det ifrågasättas om inte denna bör höjas till den av riksarkivet föreslagna nivån. En gallring i enlighet med utredning- ens lörslag kommer att medföra att alltför mycket arkivmaterial kommer att gallras. vilket kommer att försvåra och i många fall helt omöjliggöra en meningsfull forskning.”

DA:/ähSCT att urvalsnivån är för låg och föreslår en kombination av årliga urvalsserier på en 3-procentsnivå med intermittenta urvalsserier t.ex. 141

• Sida 142
•  Original

vart femte år på en högre bevarandenivå. Vissa socialtjänsthandlingar. Prop. l989/90: 72 t. ex. handlingar rörande adoptioner och faderskap. bör dock bevaras fullt Bilaga 1.2.3 ut.

De datum som skall gälla för individbaserade urval skall dras slumpmäs— sigt. Riksarkivet bör få ansvaret att välja datum för olika bevarandenivåer för att sedan meddela dem i sina råd och anvisningar

Av de trettiosju remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker sexton instanser.

Norrköpings kommun tillstyrker förslaget eftersom det innebär anony- mitetsskydd och därigenom är mindre kontroversiellt. trots att det kom- mer att medföra merarbete och risk för sorteringsmissar.

Ödeshögs kommun uppger: "Rättvisesynpunkter talar också för att vari- erande födelsedata skall få bestämma vad som skall bevaras."

Av de remissinstanser som är negativa till förslaget anser tretton att man bör behålla systemet med fasta datum. Flera av dessa. bl. a. landsarkivet i Lätpsala. har påpekat att systemet med slumpmässigt valda datum medför stora risker för felaktig gallring eftersom det måste ske en plockgallring vilken dessutom blir dyrare.

SCB har påpekat att "urval efter födelsedatum torde endast delvis och med reservation kunna anses svara mot kraven på ett statistiskt korrekt urval." Vidare påpekar SCB att urval efter slumpvisa i stället för fasta urvalsdatum kan leda till ett inte obetydligt merarbete.

Svenska kommun/örbundet uppger: "Sett ur ett långsiktigt perspektiv tillgodoses därför enligt förbundsstyrelsens uppfattning forskningen bäst genom att den knäsatta urvalsprincipen med 15:e födda behålls.”

Dsfanser att skälen för fasta datum överväger skälen för slumpvisa. Det är praktiskt ogenomförbart med slumpvisa datum. det leder till felgallring- ar med informationsförluster som följd. Gallring efter fasta datum kan samordnas med tidigare register. Liknande åsikter framförs av FALK och landstinget i Östergötland.

Ändring av sekretesslagen

Det bör införas en ny regel i sekretesslagen med ett särskilt starkt sekretess— skydd för de uppgifter om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. som bevaras enligt gallringsföreskrifter som bygger på ett system med inten— sivdataområden eller individbaserade urvalsserier

Av de tjugonio remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyr- ker de flesta förslaget men några anser dock att förslaget bör bearbetas ytterligare. Tre instanser är negativa till förslaget. JK avstyrker förslaget och uppger: "Enligt min mening är den avvägning som i sekretesslagen görs mellan integritets- och offentlighetsintresse i huvudsak ändamålsenlig. Sekretesslagens regelsystem är inriktat på upp- gifter i allmänna handlingar. Sekretessen är inte beroende av i vilken 142

• Sida 143
•  Original

omfattning allmänna handlingar bevaras. Redan på grund härav kan jag Prop. l989/90: 72 inte se att det skulle vara påkallat att ändra sekretesslagen med anledning Bilaga 1.2.3 av att allmänna handlingar skall bevaras inom vissa geografiska områden eller för vissa personer." Universitetet i Linköping. rektorsämbetet. anser att integriteten kan be— varas utan ökat sekretesgkydd lagstiftningsvägen. Stockholms universitet. juridiskafakulteten. uppger: ”Fakultetsnämnden finner — i motsats till utredningen — att sekretessen bör gälla som huvudprincip med möjlighet för regeringen att föreskriva undantag. [ likhet med utredningen anser fakultetsnämnden att en förlängning av sekretesstiden bör övervägas."

Lagreglering eller frivilliga överenskommelser

[ stället för att lagreglera urvalsmetoderna i nuläget bör man försöka få till stånd frivilliga överenskommelser med de olika huvudmännen

Av de nitton remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker de flesta.

DI och universitetet i Linköping. rektorsämbetet. anser dockatt lagregle- ring bör ske.

Kostnadsbedömningar

Remissinstanserna har behandlad två frågor angående kostnader, frågan om kompensation för merkostnader för intensivdataområden och frågan om varje myndighet bör bära sina egna kostnader.

Femton remissinstanser, alla från områden som har föreslagits som intensivdataområden. har behandlat frågan om kompensation för de mer- kostnader de får som intensivdataområden. De förutsätter alla att kom- pensation skall utgå.

Landstinget!" I"östernarr/(mds län uppger: "Utskottet tolkar förslaget om intensivdataområden som en gemensam lösning för hela landet och att alla har ett gemensamt ansvarför bevarande av handlingar för framtiden. Någon form av generellt stöd till de fyra utsedda intensivdataområdena torde där- för vara nödvändig. Ett sådant stöd medför ökade möjligheter till en likvär- dig standard i dessa arkiv med god service. tillgänglighet. säker förvaring samt en god forskningsmiljö."

Av de åtta remissinstanser som har behandlat frågan om varje myndig- het bör bära sina egna kostnader för arkiven har sju stycken tillstyrkt att det bör vara så. Linköpings kommun har dock ansett att frågan bör omprövas.

Allmän bedömning

Av remissinstanserna är det tjugoen stycken som tillstyrker utredningens förslag i sin helhet. Det är många som bara uttalar sig om en eller flera delförslag. Ett flertal uttalar oro för att för mycket kommer att gallras och 143

• Sida 144
•  Original

Bilaga 1.2.3

för att lokalforskningen skall försvåras eller omöjliggöras. Endast en in- stans, Sveriges släktforskar/örbuna'. motsätter sig rent principiellt att gall- ring sker.

DI anser att man inte bör ta ställning varken till socialdatautredningens eller intensivdatautredningens förslag förrän det kan ske i ljuset av vad arkivlagsutredningen kommer fram till. Det föreslagna urvalet förefaller ägnat att säkerställa ett material som garanterar en hög statistisk säkerhet.

Socialstyrelsen uppger: ”Socialstyrelsen uppfattar att det finns en risk att tillgången på källmaterial som rör skeenden på lokal individnivå, utanför intensivdataområdena. blir alltför uttunnad om utredningens förslag förverkligas. Detta gäller både vid uppföljningar av hälsoförändringar i relation till långsiktigt verkande miljöfaktorer och cxposition för läkeme- del. som när det gäller att följa socio-ekonomiska förlopp i det lokala perspektivet. Styrelsen anser att då socialtjänstens och hälso- och sjukvår- dens arkivmaterial är av speciell natur. krävs ingående analyser och or- dentliga motiveringar för att kunna ta ställning till bevarandenivå och balans mellan olika urvalsprinciper. Forskningens ståndpunkter i dessa sammanhang måste väga synnerligen tungt."

RA tillstyrker att intensivdataområden och individbaserade urval införs men anser inte att det är möjligt att fatta ett generellt bindande beslut på grundval av det framlagda betänkandet avseende i vilken utsträckning och på vilka typer av arkivmaterial urvalsmetoderna kan tillämpas. "Utred- ningen redovisar varken den fördjupade analys av forskningens behov och prioriteringar eller den precisering i fråga om berörda aktserier som er- fordras innan en mera generell tillämpning av intensivdataområden och individbaserade urvalsserier skulle kunna beslutas."

Landsarkivet i Göteborg anser att utredningen väcker fler frågor än den besvarar. att det är svårt att se den som ett praktiskt arbetsinstrument i debatten och att utredningen inte heller ger någon lösning på gallrings- problemet.

Landsarkivet i Lund finner att utredningen är ett stimulerande debattin- lägg och förutsätter att några beslut inte fattas på basis av föreliggande utredning.

Landsarkivet i lf'adstena påpekar att införandet av intensivdataområden inte får bli motiv för en ökad gallring inom övriga områden. Betänkandet kan inte utan avsevärda revideringar läggas till grund för ett beslut rörande intensivdataområden och individbaserade urvalsserier.

Stadsarkivet i Malmö uppger: "De framlagda förslagen synes stadsar- kivet dock inte ha blivit helt lyckade eller genomtänkta. "En ny arbets- grupp bör tillsättas".

Stoekho/ms universitet. ekot-zomisk-h[storiska institutiotu'n. uppger: "Ekonomisk-historiska institutionen finner det tyvärr nödvändigt med åtskilliga förtydliganden och en mycket mera detaljerad redovisning. in- nan den är beredd att på allvar ta ställning.”

MFR uppger: ”Bland forskare finns en oro för att den samhällsekono- miskt motiverade ökade gallringen av individrelaterat material allvarligt kommer att inskränka möjligheterna för framtida forskning." Vidare anser

• Sida 145
•  Original

MFR att det ur medicinsk forskningssynpunkt är bättre med individbase- Prop. l989/90: 72 rade urval än geografiska urval om gallring skall ske. Bilaga 1.2.3

Svenska kommunförbundet uppger: "Det tycks således som om en kom- bination av individ- och områdesurval ur såväl forsknings- som arkiveko- nomisk synpunkt har goda skäl för sig. Den bör därför kunna godtas som en rimlig urvalsprincip." ”Enligt förbundsstyrelsens mening tillgodoses inte den lokal- och personhistoriskt orienterade forskningens behov av källmaterial genom de föreslagna urvalsprinciperna.”

Den senare åsikten delas även av UHÄ, Linköpings och Norrköpings kommuner och FALK .

AAS uppger: ”AAS anser att intensivdatautredningens försök att formu- lera generella bevaranderegler för handlingar inom en viss verksamhets- gren är lovvärt." "AAS finner det inte möjligt att utifrån den mycket summariska beskrivning av serierna som återfinns i betänkandet och bevarandeförslaget som skissas göra någon som helst bedömning av försla- gets praktiska och ekonomiska konsekvenser för berörda huvudmän inom staten."

F olkrörelserna arkig/örbund uppger: "Förslaget om intensivdataområden strider alltså mot de rättvise- och jämlikhetsideal som folkrörelserna av tradition hävdat." "FA vill understryka att hittillsvarande gallringsmetod som alltså tar hänsyn till arkivbildarnas verksamhet och inte till deras geografiska belägenhet, bör bibehållas och utvecklas. Betydande spareffek- ter har erfarenhetsmässigt kunnat uppnås på detta sätt i alla typer av arkiv. alltså även inom folkrörelsesektorn. FA anser alltså dels att förslagen om intensivdataområden inte dragit de rätta slutsatserna av de senaste årens utveckling på forskningsområdet. dels att ett införande av ett sådant system på sikt skulle kunna få spridningseffekter till andra sektorer och därmed förstärka skevheten och ojämlikheten i bevarande av och tillgäng- ligheten till källmaterialet. En sådan utveckling skulle självfallet skada framför allt den lokalhistoriska forskningen."

DOK uppger: ”Enligt vårt synsätt kan gallring av allmänna handlingar vara en faktisk inskränkning i den rätt offentlighetsprincipen ger medbor- garna. Vi har därför föreslagit att gallringen skall regleras i grundlag och få ske endast om handlingarna är av ringa betydelse från offentlighetssyn- punkt och gallringen sker med stöd av bestämmelse i lag." Ls'niversitetet [ Linköping. 'I'ema T. uppger: "Vi instämmer i den del av påståendet som innebär att utvecklingen är på väg mot allt mer datatek- nikburen lagring av arkivhandlingar. Däremot tror vi att det kommer att ta lång tid innan detta är det dominerande lagringsmediet och vi hoppas att nackdelarna dessförinnan skall ha blivit uppenbara. erkända och åtgär- dade i den mån det är möjligt. För att bara peka på några avigsidor eller oönskade egenskaper hos ett sådant system vill vi framhålla att datateknik- burna arkiv är svårtillgängliga för varje forskare och/eller medborgare som inte både behärskar denna teknik och som har råd att betala för att använda den. Administrativa register. som merparten av de aktuella in- dividbaserade urvalsserierna kommer att utgöras av. har sin egen logik och sina egna återsökningsprinciper. För att forcera dem och kunna använda registren för att få svar på sina frågor måste forskaren kunna arbeta "på 145

• Sida 146
•  Original

tvärs" i'materialet. Så sker idag med de pappersburna registren. men utan Prop. l989/90: 72 att det märks eftersom det är lätt förrjbåde vetenskapsmannen och amatör- Bilaga 1.2.3 forskaren-att göra det. Datatekniken däremot ställer krav på en inte obetydlig teknisk och programmeringsmässig kompetens." "Ytterligare en nackdel med utredarens till synes .oreflekterade teknikbejakelse har att göra med sårbarheten i ett datateknikburet arkivsystem. Den centralise- ring. även på tex en regional nivå, som datatekniken här erbjuder kan innebära massförstörelse om l'brand. sabotage eller andra hot skulle bli verklighet. ] händelse av invasion av främmande makt framstår "garde- robsvisionen" som en mardröm för en ockuperad svensk befolkning."

• Sida 147
•  Original

Sammanfattning av data— och PFOP- 1939/90172 offentlighetskommitténs delbetänkande (Ds Ju Bllaga 1'3'1 1987: 8) Integritctsskyddet i informationssamhällct 3 — Grundlagsfrågor,såvittavserförslagom ändring i 2 kap. tryckfrihetsförordningen

Kommittén föreslår att gallring av allmänna handlingar skall ges ett stöd i grundlag (tryckfrihetsförordningen).

Tryckfrihetsförordningcn tillförsäkrar medborgarna rätt att ta del av allmänna handlingar. Denna offentlighetsprincip har sedan mycket lång tid gällt i svensk förvaltning och rättskipning. Om de syften offentlighets- principen skall tillgodose skall kunna uppfyllas krävs att myndigheterna bevarar sina allmänna handlingar på ett sådant sätt att allmänhetens fria insyn garanteras. Av olika skäl sparas emellertid inte allmänna handlingar alltid. De utgallras därför att de förlorar sitt intresse, för att samma handlingar ändå finns bevarade på en annan plats eller för att det av rent praktiska eller ekonomiska skäl är omöjligt att spara dem. Denna gallring kan rent faktiskt sägas vara en begränsning av offentlighetsprincipen. Finns handlingar inte kvar kan allmänheten inte få ta del av dem. Ett skydd mot en alltför långtgående gallring bör därför finnas. Även i tryckfri- hetsförordningen där offentlighetsprincipen kommer till uttryck bör detta framgå. Kommittén föreslår därför att allmänna handlingar får gallras endast om de är av ringa betydelse ur offentlighetssynpunkt.

• Sida 148
•  Original

Författningsförslag Prop. l989/90: 72

_ Bila a 1.3.2 Förslag till g

Lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

Härigenom föreskrivs att 2kap. 25 tryckfrihetsförordningen skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

2 kap. 2 &

Rätten att taga del av allmänna handlingar får begränsas endast om det är påkallat med hänsyn till

]. rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation, rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik. . myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn. intresset att förebygga eller beivra brott, . det allmännas ekonomiska intresse. . skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. .intresset att bevara djur- eller växtart. Begränsning av rätten att taga del av allmänna handlingar skall angivas noga i bestämmelse i en särskild lag eller. om så i visst fall befinnes lämpligare, i annan lag vartill-den särskilda lagen hänvisar. Efter bemyndi- gande i sådan bestämmelse får dock regeringen genom förordning meddela närmare föreskrifter om bestämmelsens tillämplighet.

Utan hinder av andra stycket får i bestämmelse som där avses riksdagen eller regeringen tilläggas befogenhet att efter omständigheterna medgiva att viss handling lämnas ut.

Nou.-bwh)

Allmänna handlingar jär gallras endast om det kan antagas att gall- ringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av all- männa handlingar och gallringen sker med stöd av bestämmelser i lag.

Denna lag träderi kraft den 1 xxxx 1990.

• Sida 149
•  Original

Sammanställning av remissyttranden över data- och Prop. l989/90: 72 offentlighetskommitténs delbetänkande (Ds Ju B'laga 1'3'3 1987: 8) lntegritetsskyddet i informationssamhällct

3 — Grundlagsfrågor, såvitt avser förslag om

ändring i 2 kap. tryckfrihetsförordningen

Sammanfattningsvis anser nämnden att det föreslagna tillägget i tryck- frihetsförordningen kan accepteras under förutsättning att ovan angivna klarlägganden görs.

Juridiska_fåkultutss'tjtrelsen vid Uppsala uni versitet:

Enligt förslaget skall ett nytt stycke läggas till 2 kap. 2 & TF med innebör- den att allmänna handlingar får gallras endast om gallringen är av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar. Gall- ringen föreslås dessutom få ske endast med stöd av en lag (dvs. på grundval av en ännu icke utarbetad arkivlag). Den föreslagna ändringen i tryckfri- hetsförordningen synes inte kontroversiell utan förefaller tvärtom vara lämplig. Den svarar mot ett rimligt behov av att närmare reglera allmänna handlingars ändamålsenliga arkivering och gallring på ett sätt som uppfyl- ler tryckfrihetslörordningcns krav på offentlighet och de rättssäkerhets- krav som offentlighetsprincipen bl.a. syftar till. Kommitténs förslag till ändring av TF 212 innebär ett förstärkt skydd för det offentliga informa- tionsflödet.

Arkivhandlingar behandlas ofta lättsinnigt: desutom utgallras informa- tion av långsiktig betydelse därför att lagringen sker med felaktiga tekni- ker. Följden blir att värdefull information försvinner. Lika viktigt som det är att skydda enskilda intressen mot otillbörlig exploatering av person- 157

• Sida 158
•  Original

orienterad information. lika viktigt är det från offentlighetsprincipens syn- Prop. l989/90: 72 punkt att säkerställa skyddet för offentlig information. En arkivlag skulle Bilaga 1.3.3 klargöra förhållandena på den punkten. Det är därför mycket välbetänkt

att som kommittén gjort. föreslå ett stadgande i TF med innebörden att allmänna handlingar får gallras endast om det kan antas att deras framtida

betydelse blir ringa. Det är också riktigt att normgivning på det här området endast bör ske genom lag. Därmed garanteras bl.a. att lagstift- ningen på arkivväsendets område får tillräcklig publicitet.

Statskontoret:

DOK:s förslag till ändring i 2 kap. tryckfrihetsförordningen innebär att bara allmänna handlingar, som är av ringa betydelse från offentlighetssyn- punkt. i fortsättningen får gallras och att gallringen skall ske med stöd av bestämmelse i lag (5. 49).

Vi delar från Statskontorets sida uppfattningen att de gallrings- och arkiveringsrcgler man väljer påverkar insynsrätten enligt offentlighetsprin- cipen. Med det syfte som offentlighetsprincipen i vart fall hittills av hävd haft. nämligen att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning (2 kap. 1 & tryckfrihetsförordningen) har det emellertid. som vi ser det, inte funnits anledning att dramatisera detta samband. Syftet med hand- lingsoffentligheten som bl.a.. men inte bara, innehåller ett mått av kon- troll. tar enligt vår mening i första hand sikte på insyn i aktuella handlingar hos myndigheterna. När det väl blir fråga om arkivering och gallring blir det främst forskningsintressen som gör sig gällande. Hur man väljer att ordna arkiverings- och gallringsreglerna är därför främst en fråga om att tillgodose forskningens långsiktiga behov.

Med detta synsätt tror vi inte att det är någon slump att arkiverings- och gallringsreglerna hittills lämnats utanför 2 kap. tryckfrihetsförordningen och dess regler om allmänna handlingars offentlighet. Vi är tveksamma till om det nu finns grundad anledning att så påtagligt, som DOK föreslår. ändra den hittills vedertagna systematiken i 2 kap. tryckfrihetsförordning- cn. Vad gäller den föreslagna formuleringen vill vi peka på att grundlag skall tolkas enligt sin ordalydelse. Den föreslagna ändringen talar enligt vår tolkning mycket kategoriskt för att nästan allt skall sparas. i praktiken för att säkerställa eventuella långsiktiga forskningsbehov. Det är inte vår avsikt att underskatta forskningens värde i olika sammanhang. Vi kan emellertid inte bortse från att det är både dyrt och komplicerat att spara mycket stora mängder information för opreciseradc framtida forsknings— behov. Vi anser därför att DOK:s förslag inte kan godtas utan närmare analys av dessa behov, ställda mot kostnaderna för förslaget.

Under alla förhållanden anser vi att ett slutligt ställningstagande till DOK:s förslag även i denna del bör anstå. tills det finns underlag för en samlad bedömning av de grundlagsändringar DOK:s förslag i dess helhet kan föranleda.

• Sida 159
•  Original

Rikvrevisionsverket; Prop. ] 989/ 90: 72 Såvitt avser kommitténs förslag till reglering av rätten att gallra allmänna Bilaga 1'3'3 handlingar i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) vill RRV erinra om vad kommittén själv påpekat angående arkivtillväxten inom den offentliga sektorn. RRV ifrågasätter om inte den föreslagna formuleringen att "all- männa handlingar får gallras endast om det kan antagas att gallringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handling- ar" kan verka hämmande för den utökade gallring som bl.a. berörs i direktiven (Dir 1985: 17) till den sittande arkivutredningen. RRV föreslår från dessa utgångspunkter att regleringen begränsas till det sista ledet i den föreslagna bestämmelsen. dvs. att allmänna handlingar får gallras endast med stöd av bestämmelser i lag.

A rki vutredni ngen ( U 1985 : 7):

Enligt arkivutredningens mening utgör arkivvården i den offentliga sek- torn en förutsättning för en väl fungerande offentlighetsprincip genom att arkiven hålls ordnade och förtecknade, att lämpligt skrivmateriel och dokumentation finns. att arkiven förvaras på lämpligt sätt och att arkiven gallras på ett ändamålsenligt sätt. Alla dessa faktorer måste beaktas för att ett tillgängliggörande i praktiken skall kunna äga rum. Enligt ARKU:s mening måste offentlighetsprincipen ge medborgarna en möjlighet att få en helhetssyn eller systematisk kunskap om olika samhällsförändringar och inte bara en insyn i enstaka ärenden. Detta är inte minst viktigt beträffande t.ex. miljöfrågorna på olika nivåer. [ arkivutredningens för- fattningsförslag kommer detta synsätt fram. ARKU tillstyrker DOK:s ändringsförslag av 2 kap. 2 & TF. Förslaget till ändring bör enligt ARKU:s åsikt genomföras om möjligt samtidigt som de av ARKU föreslagna för- fattningarna träder i kraft. dvs. l989—07—01.

Arkivutredningen känner viss tveksamhet beträffande den föreslagna formuleringen. Enligt det nu befintliga textförslaget kan gallring ske endast om handlingarna är av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar och gallringen sker med stöd av lag. En del handling- ar, som kan anses vara av stor betydelse ur offentlighetssynpunkt. gallras på grund av att hänsynen till den personliga integriteten anses motivera en gallringsbestämmelse. så t.ex. socialtjänstens och skatteväsendets hand- lingar. En gallring av detta slag skulle kunna anses oförenligt med den av DOK föreslagna formuleringen. ARKU menar mot denna bakgrund att det kan finnas anledning att överväga följande formulering:

"Allmänna handlingar får gallras om gallringen sker med stöd av lag." Det är också ARKU:s åsikt att den föreslagna ordningen inte kommer att medföra någon ändring i nuvarande gallringspraxis.

Allmän handling och arkivhandling

ARKU vill också kommentera begreppen allmän handling och arkiv- handling. Enligt arkivutredningens direktiv skall förhållandet mellan reg- lerna om allmän handling och arkivhandling övervägas av DOK. Enligt vad ARKU under hand erfarit kommer DOK att behandla begreppet [59

• Sida 160
•  Original

allmän handling men inte arkivhandling eller sambanden mellan dessa. Prop. l989/90: 72 ARKU har därför sett sig nödsakad att behandla denna fråga. Bilaga 1.3.3 Sambanden mellan allmänna handlingar och arkivhandlingar är starka. Det är i och för sig naturligt då utbyggnaden av arkivförfattningarna har skett i nära anslutning till TF:s formuleringar. De begrepp som finns i arkivförfattningarna är kopplade till TF:s grundbegrepp. Sambanden är så nära att man inte kan företa ändringar i TF:s begreppsapparat utan att beakta konsekvenserna på arkivområdet. [ många grundläggande hänseen- den finns en direkt symmetri. Eftersom offentlighetslagstiftningen och arkivförfattningarna på flera punkter griper in i varandra på ett mera direkt vis. har ARKU övervägt om begreppen allmän handling och arkiv- handling kan samordnas helt och hållet. Trots att en sådan samordning skulle medföra flera fördelar. menarjag att en total sammansmältning inte är möjlig. Däremot bör begreppen närmas varandra. Arkivutredningen avser att i sitt betänkande närmare behandla denna fråga. ARKU kommer således i sitt förslag till arkivlag att tala om gallring av allmänna handlingar för att harmonisera med DOK:s förslag till tillägg i 2 kap. 2 & TF medan reglerna om förtecknande. förvaring m.m. kommer att avse arkivhandlingar.

Offentlighetsprincipen och gallringen

Arkivutredningen delar i stort de resonemang som förs under detta av- snitt. På en punkt vill dock ARKU redovisa en avvikande ståndpunkt. l avsnittet anförs att "Ett annat intresse som inte brukar sägas omfattas av offentlighetsprincipen. men som har ett mycket nära samband med denna är forskningens intresse av tillgången till allmänna handlingar." Enligt arkivutredningens mening kan man inte skilja ut någon grupp av avnäma- rc som t.ex. forskningen från offentlighetsprincipen. Något stöd för ett sådant betraktelsesätt finns inte heller i lagtexter (jfr t.ex. ändamålspara- grafen 2 kap. 1 QTF; eller förarbeten till dessa. DOK anförju också att det inte är tillåtet att efterforska vem som begär att få ta del av allmänna handlingar eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingar lämnas ut.

Rätten att ta del av handlingar är en del av medborgerliga rätten att inhämta och ta del av information och utgör därmed en av förutsättningar- na för den fria demokratiska åsiktsbildningen. De allmänna handlingarnas betydelse som informationskälla ökar allt eftersom stat och kommun i växande omfattning påtar sig ansvaret för skilda uppgifter i samhällsge- menskapens intresse. I vårt komplexa samhälle har dessutom nya fråge- ställningar som t.ex. miljöfrågorna kommit att spela en allt större roll. Man kan därför inte räkna med att enskilda personer i större omfattning har möjlighet att ta del av innehållet i allmänna handlingar eller har möjlighet att analysera eller förstå olika skeenden. Man får i stället räkna med att andra såsom forskningsorgan. pressen och andra nyhetsorgan bevakar förloppen och förmedlar resultaten till allmänheten. Offentlig- hetsprincipens betydelse för den svenska forskningen har också varit myc-

160 ket stor.

• Sida 161
•  Original

Mot bakgrund av det ovan sagda kan arkivutredningen inte acceptera Prop. l989/90: 72 den av DOK framförda åsikten att forskningen inte ryms inom offentlig- Bilaga 1.3.3 hetsprincipen. Arkivutredningen anser det i stället helt klart att forskning- ens användning av allmänna handlingar utgör en del av offentlighetsprin- cipen.

] ett annat avseende vill jag kommentera den beskrivning som DOK har beträffande gallringsbeslut och som finns på s. 53 ff. och 60 ff. Det är helt riktigt som DOK påpekar att reglerna om gallring harstor betydelse för tillämpningen av offentlighetsprincipen. Detta gäller i princip inte enbart besluten om att en handling skall förstöras utan även när en handling skall förstöras. Den stora tillväxt av information och den sammansatta arkiv- bildningen komplicerar gallringsfrågan på olika sätt. Risken för oavsiktlig gallring är också stor genom t. ex. utebliven vård. försummad överföring av data till nya informationsbärare eller försummat tillvaratagande av dokumentation. lnom arkivsektorn strävar man efter att uppnåtförutsätt- ningar för en effektiv gallringsverksamhet. För att en sådan skall få så stor effekt som möjligt krävs insatser på flera nivåer. Fungerande arkivfunk- tioner måste finnas hos myndigheterna. både kommunala och statliga. Vidare måste de statliga arkivmyndigheternas arbete inriktas på att genom föreskrifter och råd (på den kommunala sektorn enbart råd) och olika samordningsinsatser få till stånd en väl avvägd gallring. 1ARKU:s direktiv talas om ett ojämnt'intresse för arkivfrågor hos de statliga myndigheterna. De undersökningar som utredningen'låtit företa visar att denna karakteri- stik är riktig och att kompetensen hos myndigheterna är skiftande. Utreda- ren skall vidare lämna förslag till hur myndigheterna skall effektivisera sin arkivvård.

Dagens regelsystem är också behäftat med brister. delvis enligt min åsikt beroende på alltför långt gående detaljstyrning. En förenklad författnings- struktur med andra styrformer är nödvändig. I mina författningsförslag ges sådana möjligheter. Man håller inom riksarkivet på att arbeta enligt linjer som medger större frihet i fråga om detaljnivå m.m. än vad som nu är fallet.

Jag menar mot bakgrund av det ovan sagda att en viss försiktighet beträffande en alltför långt gående schablonisering av regelsystemet och delegering av gallringsbeslut m.m. i den kommande arkivlagen eller arkiv- förordningen måste iakttas. Det är då bättre att riksarkivet med stöd av arkivförordningen och arkivlagen får anpassa de olika föreskrifterna och råden efter behoven inom varje sektor.

Riksdagens ombudsmän (JO):

Det föreslagna nya fjärde stycket i TF 2: 2 innehåller två begränsningar vad gäller möjligheterna att gallra. dvs. förstöra. allmänna handlingar. För sådan gallring krävs dels att den är av ringa betydelse från offentlighetssyn- punkt. dels att den sker med stöd av bestämmelser i lag. Den första begränsningen är av materiell. den senare av formell att. Konstruktionen påminner sålunda om den i paragrafens inledning använda metoden för att reglera möjligheten att föreskriva sekretess; i första stycket anges de 161

• Sida 162
•  Original

syften som får tillgodoses genom en sekretessbcstämmelsc — det rör sig Prop. l989/90: 72 alltså om ett till normgivaren riktat direktiv — och i andra stycket regleras Bilaga 1.3.3 normgivningens form, dvs. vilken dignitet (lag. förordning etc) föreskrif- terna skall ha enligt det statsrättsliga systemet. Den av kommittén föreslag- na grundlagsregleringen framkallar emellertid på flera punkter invänd- ningar. .

Denfbrme/la begränsningen — att allmänna handlingar endast får gall- ras "mcd stöd av bestämmelser i lag" — ger närmast intryck av att varje förstöring av sådan handling måste direkt och konkret kunna härledas ur en av riksdagen beslutad norm. en lag (ev. jämte av regeringen enligt RF 8: 13 beslutade verkställighetsföreskrifter). Av motiven framgår emellertid att kommittén tänker sig. att bemyndigandet skall ges i normer av lägre dignitet. som i sin tur kan föras tillbaka på en lagbestämmelse (se t.ex. s. 50 f. ang. arkivutredningens kommande förslag och s. 68 f. ang. datain- spektionens föreskrifter). En utgallring av handlingar. som sker med stöd av en regeringsförordning eller med stöd av en av central förvaltningsmyn- dighet meddelad föreskrift. uppfyller emellertid knappast det föreslagna grundlagsbudets krav på att gallringsmyndigheten har "stöd av bestäm- melser i lag" för sin åtgärd. För att få den åsyftade ordningen till stånd bör man enligt min mening omkonstruera den nya regeln och komplettera den med ett delegationsbemyndigande (jfr andra stycket i det aktuella stadgan- det angående sekretess).

Utformningen av den materiella begränsningen —— att allmänna hand- lingar endast får gallras. om "det kan antagas att gallringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar" — vidlådes enligt min mening av flera oklarheter och är sakligt sett alltför ensidigt inriktad på att främja offentlighetsintresset.

Innan jag går närmare in på detta kriterium vill jag påpeka en oklarhet redan i beskrivningen av vad det är som skall ha ”ringa betydelse" enligt förslaget. Medan lagtexten härvidlag otvetydigt anger "gallringen", säges i motiven att ”handlingarna" skall vara av ringa betydelse ur offentlighets- synpunkt (s. 49). Visserligen torde för att en gallring skall vara av ringa betydelse ur offentlighetssynpunkt få förutsättas att också den aktuella handlingen är det. men det kan kanske inte helt uteslutas. att fullständig korrespondens saknas.

Först bör noteras att den materiella begränsningen i lagtextförslaget framstår som fristående från den formella. från vilken den skiljes med ett "och". Även om gallringen har erforderligt lagstöd. får den alltså inte äga rum. om den blir av mer än "ringa" betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar. Formellt kan föreskriften sägas rikta sig inte bara till normgivaren utan också direkt till den som konkret företar gall- ringen. Om bestämmelsen i stället uteslutande hade normgivaren som adressat — som är fallet med de materiella begränsningskriterierna i paragrafens första stycke vad gäller sekretessen — hade konsekvenserna i och för sig blivit desamma; den som finner att en gallringsbestämmelse i vanlig lag eller norm av lägre dignitet strider mot den aktuella grundlagsfö- reskriften harju enligt RF l 1: 14 att vägra att tillämpa gallringsbestämmel— sen. Enligt min mening är det emellertid att föredra. att det materiella 162

• Sida 163
•  Original

kriteriet — om ett sådant anses böra upptagas i grundlag — utformas så. Prop. l989/90: 72 att det direkt vänder sig till normgivaren och ingen annan. Denna har Bilaga 1.3.3 sedan att vid utformningen av de preciserade gallringsbestämmelserna i vanlig lag (ev. lägre normer: jfr ovan) beakta de begränsningar som följer av grundlagsregeln.

Vad så gäller de faktorer som bör vara avgörande för frågan. huruvida gallring skall tillåtas enligt bestämmelse i vanlig lag etc. beaktar kommittén endast offentlighetsintresset. Man tycks i detta sammanhang t.ex. helt bortse från den i samband med den föreslagna ändringen i RF starkt framhållna integritetsaspekten. Oavsett om en allmän handling är offent- lig. och således tillgänglig för envar. eller hemlig, och därmed endast tillgänglig för vissa personkategorier eller under vissa betingelser. kan det i vissa fall finnas skäl att förstöra den och därmed göra dess innehåll definitivt oåtkomligt. Även om handlingen förmedlar ur olika aspekter väsentlig information och en gallring därför blir av mer än "ringa" bety- delse för medborgarnas rätt att ta del av den. kan andra intressen väga tyngre.

Genom att ensidigt beakta offentlighetsintresset har kommittén sålunda helt förbigått de integritetsaspekter som har styrt utformningen av särskil- . da gallringsföreskrifter inom olika samhällsområden. Några exempel kan nämnas.

Av 60 6, socialtjänstlagen följer att anteckningar och andra uppgifter i en pcrsonakt. som tillhör socialnämndens personregister, skall gallras ut fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Bestämmelsen har tillkommit av hänsyn till klientens integritet. varvid utgångspunkten har varit. att socialnämnden inte bör arkivera mer material än som är nödvän- digt för den egna verksamheten.

På motsvarande sätt har med avvikelse från en strikt tillämpning av offentlighetsprincipen journalförstöring i vissa fall medgivits enligt pa- tientjournallagen.

Jag kan sålunda inte heller vad gäller sättet att uppställa ett materiellt kriterium för gallring ansluta mig till kommitténs förslag. Om det anses befogat att i grundlag ge normgivaren direktiv om vilka intressen som skall beaktas i samband med att man beslutar gallringslöreskrifter. bör bilden nyanseras genom att även andra faktorer — inte minst integritetsaspekten _ vägs in.

De fortsatta övervägandena rörande principerna för gallring av allmän- na handlingar bör göras inom arkivutredningen. I den utredningen kom- mer även formerna för regleringen att prövas. Sedan utredningen framlagt sitt förslag. kan det finnas skäl att på nytt ta upp frågan om föreskrifter om gallring skall ges i tryckfrihetsförordningen och om de allmänna principer som därvid bör gälla.

Svenska kmnmun förbundet:

Den utgallring av allmänna handlingar. som i dag förekommer, innebär en begränsning av den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen. Enligt 163

• Sida 164
•  Original

styrelsen är det därför helt följdriktigt att denna begränsning kommer till Prop. l989/90: 72 uttryck i samma kapitel i tryckfrihetsförordningen som behandlar de all- Bilaga 1.3.3 männa handlingarnas offentlighet. Styrelsen tillstyrker därför det framlag- da förslaget till ändring i tryckfrihetsförordningen. ] anslutning till utredningens påstående att någon särskild arkivmyndig- het inte finns på det kommunala området (s. 52 och 55 i betänkandet) vill styrelsen erinra om att regeringen vid sammanträde den 2 februari 1984 behandlat denna fråga (ärendebeteckning 1223—83). Enligt detta rege- ringsbeslut. som överensstämmer med styrelsens egen uppfattning. inne- fattar begreppet arkivmyndighet i sekretesslagens mening även sådana kommunala nämnder som från en annan myndighet tar emot handlingar för arkivering. Enligt styrelsen bör därför i det fortsatta lagstiftningsarbe- tet klarläggas att kommunal nämnd. som har till uppgift att förvara. vårda och tillhandahålla arkiv för handlingar, som härrör från annan myndighet. omfattas av begreppet arkivmyndighet.

Landstirzgsförbunder:

Även förslaget att gallring av allmänna handlingar med vissa angivna begränsningar uttryckligen skall medges genom ett särskilt stadgande i tryckfrihetsförordningen tillstyrks. Här är det närmast fråga om att rätta till ett olyckligt formellt förbiseende under tidigare grundlagsarbete.

Styrelsen finner emellertid när det gäller det sistnämnda grundlagsför- slaget att lagtextutformningen blivit för snäv. Genom att i lagförslaget använda orden "gallras" och "gallring" har kommittén begränsat räckvid- den av bestämmelsen till just detta förfarande. Därigenom har sådan förstöring av patientjournaler i den offentliga hälso- och sjukvården som kan ske på förordnande av socialstyrelsen och som har lagstöd i 13ä patientjournallagen (1985:562) formellt fallit utanför den tänkta grund- lagsregleringcn. Att gallring av journaler och sådan journalförstöring som här är i fråga inte är samma sak har belysts av journalutredningen i betänkandet (SOU 1984: 73) Patientjournalcn (s. 177 fi). Enligt styrelsens mening är det naturligt att också journalförstöring ges stöd i grundlag och att ordvalet i den nya bestämmelsen i tryckfrihetsförordningen anpassas härefter.

Landsarganisalionen i Sverige (LO):

Av olika skäl sparas inte allmänna handlingar alltid. De utgallras därför att de förlorar sitt intresse. för att samma handlingar ändå finns bevarade på en annan plats eller för att det av rent praktiska eller ekonomiska skäl är omöjligt att Spara dem. Denna gallring kan rent faktiskt sägas vara en begränsning av olfcntlighetsprincipen. Finns handlingar inte kvar kan allmänheten inte få ta del av dent. DOK anser därför att ett skydd bör finnas mot en alltför långtgående gallring. Även i tryckfrihetsförordningen där offentlighetsprincipen kom- mer till uttryck bör detta framgå. DOK föreslår därför att allmänna hand- 164

• Sida 165
•  Original

lingar får gallras endast om de är av ringa betydelse ur offentlighetssyn- Prop. l989/90: 72 punkt. Bilaga 1.3.3 Vi vill även understryka betydelsen av att offentlighetsprincipen skyd- das. De förslag som här ges angående gallringen av allmänna handlingar anser vi vara tillfredsställande. Vi förutsätter att den föreslagna lagändringen också kan tillvarata det mycket stora behov som forskningen har av tillgång till olika slags datama- terial. Vi noterar med tillfredsställelse att miljöforskningen särskilt om- nämns som ett forskningsområde för vilket behovet av källmaterial är av utomordenligt stor betydelse.

'Ijänslemännens een[miorleanisation ( 'I'CO):

l tryckfrihetsförordningen tillförsäkras medborgarna rätt att ta del av allmänna handlingar. Av olika skäl sparas emellertid inte allmänna hand- lingar alltid. De utgallras t.ex. därför att de förlorar sitt intresse. Denna gallring kan rent faktiskt sägas vara en begränsning av offentlighetsprinci- pen. Ett skydd mot en alltför långtgående gallring bör därför finnas.

Utredningen föreslår därför att allmänna handlingar får gallras endast om de är av ringa betydelse ur offentlighetssynpunkt.

TCO tillstyrker de framlagda förslagen.

F örhundefförjurisler. samhä/lxvelare och ekonomer (.I US EK):

Enligt det föreslagna tillägget till 2 kap. 2 g" tryckfrihetsförordningen skall allmänna handlingar få gallras endast om det kan antagas att gallringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar och gallringen sker med stöd av bestämmelser i lag. Detta förslag ger enligt JUSEK:s mening anledning till tveksamhet även i sak. Såsom kommittén påpekat finns bestämmelser om gallring i bl.a. 605 socialtjänstlagen (SFS 1980:620). Enligt denna bestämmelse skall alla handlingar gallras efter fem år. Bestämmelsen var föremål för ingående debatt vid sin tillkomst (se prop. 1979/80: 1, SOU 1979/80z44). Med den restriktiva utformning kommitténs förslag fått synes risk föreligga att bestämmelsen i socialtjänstlagen måste omarbetas. Någon analys av vad detta skulle komma att betyda för de socialtjänstsökande har inte gjorts i betänkandet. Bestämmelsen i socialtjänstlagen har här endast upptagits som ett exempel. Motsvarande gäller vissa andra i betänkandet angivna lagrum. bl.a. 7å lagen (19631197) om allmänt kriminalregister. Det är i och för sig förståeligt att man velat förankra blivande arkivbestämmelser i ett stadgande i tryckfrihetsförordningen men detta önskemål synes när- mast höra samman med den nuvarande uppbyggnaden av arkivbestäm- melserna i författningar av olika inbördes valör och inte avse lagar där bctämmelser redan finns. Det kan vidare anmärkas att kommittén endast synes ha tagit hänsyn till medborgarnas insynsmöjlighctcr och forskning- ens önskemål men däremot inte till den enskildes behov av skydd för den personliga integriteten (jfr gallringsbestämmelseri i 6 & datalagen; se också 165

• Sida 166
•  Original

nedan angivna budgetproposition vari sägs att hänsyn bör tagas till den Prop. 1989/90: 72 enskildes rättssäkerhet). Bilaga 1.3.3 Det bör vidare framhållas att enligt direktiven för arkivutredningen (Dir 1985: 17. jämfört med prop. 1982/83:100 bil. 10 s. 60—66) gallringen bör bli mer långtgående än f.n. och att kostnaderna för arkivering inte får tillåtas öka. Utredningsförslaget synes skapa nya och strängare regler för vad som får gallras. Någon ananlys av huruvida detta kan komma att medföra ökade arkiveringskostnader har inte redovisats. Även om den föreslagna ändringen naturligtvis kan vara värdefull för bl.a. medicinsk forskning inom arbetsmiljöområdet anser JUSEK mot bakgrund av vad ovan anförts att förslaget inte bör genomföras i nuvaran- de restriktiva utformning.

Svenska arbetrgivare/öreningen och Sveriges industri förbund:

Genom sitt förslag till ett nytt sista stycke till 2 kap. 2 ;) tryckfrihetsförord- ningen (TF) vill DOK införa ett grundlagsstadgande som i grova drag reglerar gallringen av myndigheternas bestånd av allmänna handlingar. Denna nya grundlagsregcls betydelse är således ej begränsad till ADB- matcrial utan gäller alla handlingar.

Offentlighetsprincipens innebörd är att medborgarna — allmänheten — skall genom att kunna få tillgång till myndigheternas dokumentation erhål- la underlag för en granskning av myndigheternas verksamhet och tillika för sin egen meningsbildning och för eget deltagande i den allmänna opinionsbildningen. Det är uppenbart att detta syfte effektivt motverkas. om myndigheterna, så snart de inte själva omedelbart behöver handlingar- na. får förstöra dessa. dymedelst effektivt förhindra all efterkontroll av vad de haft för sig och även — om myndigheten så vill — hindra enskilda att få del av material som dessa kan använda i opinionsbildningen till förmån för uppfattningar som myndigheten av ett eller annat skäl ogillar.

Det är därför nödvändigt att gallring ej blir något som myndigheterna fritt kan bestämma om hur de vill.

Paragrafen har emellertid fått en mindre lyckad utformning. Gallringen synes skola i princip styras av medborgarnas rätt att ta del av handlingar- na. en sådan regel leder ju till att handlingar som ej får utlämnas till enskilda, dvs. hemliga handlingar. fritt får förstöras, eftersom medborgar- na ej har någon rätt att ta del av dem. medan handlingarna som på begäran skall tillhandahållas enskilda skall behandlas strängare vid gallring.

Paragrafen kan därför ej tillstyrkas i föreliggande avfattning. En bestäm— melse i ämnet bör dock komma till stånd.

Vad särskilt gäller den situation som uppstår när myndigheterna lagrar och bevarar material på ADB-medium. som är personregister. förtjänar följande att tilläggas.

Av de sparsamma uttalanden som DOK hittills har gjort i de tidigare delbetänkandena beträffande handlingsoffentligheten och ADB kan man få den uppfattningen att kommittén på något svårförklarligt sätt betraktar handlingsoffentligheten som självändamål — vid sidan av det egentliga ändamålet för ett personregister. såsom detta bestäms med hänsyn till 166

• Sida 167
•  Original

myndighetens normala verksamhet. Detta synes leda till att gränsdrag- Prop. l989/90:72 ningen gentemot datalagen och datainspektionens kompetensområde blir Bilaga 1.3.3 oklar. Vad kommittén anför i detta betänkande i specialmotiveringen (s. 69) förstärker detta intryck. Kommittén uttalar t.ex. att en föreskrift om gallring som meddelas av datainspektionen i vissa fall skulle kunna kom- ma att strida mot den föreslagna grundlagsbestämmelsen. Kommittén säger sig ha kommit fram till att "problemet får lösas så att datainspek- tionen. då inspektionen finner att en föreskrift bör meddelas, avpassar denna så att den inte strider mot offentlighetsprincipen och de syften denna har att tillgodose".

Uttalandet visar enligt vår mening att kommittén inte har fullt förstått datainspektionens roll vad gäller personuppgifter på ADB-medium.

Enligt vårt sätt att se saken ges myndigheterna. enligt de konstitutionella reglerna. uppgiften att bedriva viss verksamhet. Verksamheten kan bedri- vas mcd eller utan stöd av datorer. Om verksamheten kan bedrivas med datorer och registrering av personuppgifter förekommer skall datalagens regler gälla för denna registrering. Datalagen och de regler som där före- kommer — bl. a. datainspektionens skyldighet att meddela föreskrifter om ändamålet med ett visst register — grundas på — och endast på — behovet av denna föreskrift från integritetssynpunkt. Några andra skäl kan och får inte inspektionen beakta enligt datalagen.

Att vissa uppgifter som utgör allmän handling skulle behöva sparas på ADB-medium — istrid med vad som från integritetssynpunkt krävs enligt datalagen — för att tillgodose handlingsoffentligheten är således något för datalagstiftningen ovidkommande. Att vissa upptagningar som är allmän- na handlingar bör sparas med hänsyn till den allmänna meningsbildningen och den framtida forskningens behov är en helt annan fråga.

Att datainspektionen finner anledning att från integritetssynpunkt före- skriva att visa upptagningar skall förstöras på ADB-medium är ett stånd- punktstagande som ej har något att göra med handlingsoffentligheten. Denna får tillgodoses på annat sätt.

Vi konstaterar således att det verkligen behövs en regel som begränsar myndigheternas gallringi sina dossiers av material som kan te sig obekvämt för dem. Från näringslivets sida är det av vitalt intresse att en sådan regel införs i tryckfrihetsförodningen och därmed får grundlagskaraktär.

Förslaget bör emellertid på nytt övervägas vad gäller utformningen. t.ex. så att gallring får ske endast i den mån den gäller handlingar. vilka kan antas vara utan betydelse för de i 2 kap. 1 & tryckfrihetsförordningen angivna ändamålen (att främja-ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning).

Vidare måste frågan om de s.k. potentiella handlingarna aktualiseras. Från de synpunkter som nu är aktuella är det t.ex. ytterst angeläget att analysera den situation som vanligen förekommer när ADB används för myndighetsverksamhet. nämligen att inaktuella uppgifter förstörs genom att de aktuella uppgifterna registreras i de äldre uppgifternas ställe. Det är detta som vanligen kallas aktualisering eller uppdatering. Detta innebär att uppgifter gallras (förstörs) på ett sådant sätt att upptagningen inte kan rekonstrueras. lngen vet hur upptagningar grundade på dessa förstörda 167

• Sida 168
•  Original

uppgifter skulle ha kunnat se ut. Ofta finns inte heller någon motsvarighet i Prop. l989/90: 72 form av handling. Bilaga 1.3.3 Hur frågan om de potentiella handlingarna löses är således av intresse för den nu aktualiserade gallringsfrågan. särskilt med avseende på person- register. En samordning vad gäller allmänna handlingar erfordras mellan datalagstiftningen och en blivande gallringslag. Sammanfattningsvis vill vi understryka det nödvändiga i att — regeringen erinrar DOK om dess primära uppgift vad gäller hand- lingsbegreppet enligt tryckfrihetsförordningen när fråga är om ADB-medi- um — en allmän översyn också företas av—sekretessystemets tillämpning på ADB-material — företagens integritet ges ett bättre skydd genom att de skyddsrcgler som finns för personuppgifter på lämpligt sätt också får omfatta företagsda- ta.

Medborgarrärtsröre/sen:

Gallringsfrågorna har hittills visats alltför liten uppmärksamhet i grund- lagssammanhang. Det är därför värdefullt att DOK nu lägger fram ett grundlags'förslag på detta område.

Offentlighetsprincipens uppgift är enligt 2 kap. l & TF att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Om myndigheterna skulle kun- na fritt förstöra allmänna handlingar som de inte omedelbart behöver i sin verksamhet. skulle de på ett effektivt sätt kunna motarbeta hela syftet med offentlighetsreglerna. Regler som förhindrar ett sådant beteende finns nu i arkivstadgan och andra bestämmelser, men konsekvensen fordrar ett grundlagsfästande av a'rkiveringsskyldigheten. Det är därför viktigt att man i 2 kap. TF intar regler om hur allmänna handlingar skall gallras. Medborgarrättsrörelsen tillstyrker således att en regel införes i TF.

Vad gäller själva utformningen måste Medborgarrättsrörelscn invända mot uppläggningen. i vad medborgarnas rätt att ta del av allmänna hand- lingar gjorts till ett avgörande kriterium. Med denna utformning blir det tillåtet från grundlagssynpunkt att fritt gallra bort alla allmänna handling— ar som är så hemliga att allmänheten ej får ta del av dem. Alla allmänna handlingar blir för övrigt tillgängliga. i den mån sekretesstiderna löper ut. Men dessförinnan blir. enligt förslaget. gallring av hemliga handlingar inte något grundlagsstridigt.

I tryckfrihetsförordningen bör anges att av allmänna handlingar skall gallringen ske utifrån offentlighetsprincipens ändamål. Gallring bör såle- dcs tillåtas endast i den mån gallringen kan antas bli av ringa betydelse för ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Möjligen skall man i själva lagtexten också visa på forskningens behov. Med en formulering av denna art sätts gallringen in i sitt riktiga sammanhang. Vad gäller allmänna handlingar—som finns på data måste man, i den mån fråga är om personregister. ta hänsyn till det faktum att det för närvarande i datalagen finns regler om förstörande. De är utformade med hänsyn till den enskildes önskan att uppgifter om honom skall försvinna så fort som 168

• Sida 169
•  Original

möjligt ur offentliga register. Frågan om förstöring av personregister, som Prop. 1989/90: 72 tiilika är allmänna handlingar. kan inte få avgöras uteslutande från de Bilaga 1.3.3 utgångspunkter som datalagen anger. Syftet att främja meningsbildning och allmän upplysning kan göra att ett register. som kanske skall förstöras enligt datalagen. enligt de nya reglerna i TF bör bevaras.

Medborgarrättsrörelsen hemställer att vad här anförts beaktas vid lag- stiftningsärendets fortsatta handläggning.

A rkivrådeljör arkt' vverksam ma inom statliga sektorn (A.—15):

AAS hälsar med tillfredsställelse att ett förslag äntligen lämnats till en grundlagsreglering i TF beträffande gallring av allmänna handlingar efter- som enskilda styrelsemedlemmar i AAS i skilda sammanhang och även med företrädare för riksarkivet vid ett flertal tillfällen påpekat det grund- lagsstridiga i varje hittillsvarande gallringsingrepp hos myndigheterna. Att det av TF hittills inte framgått. att även gallring kan utgöra ett hinder mot utlämnande av allmän handling är synnerligen anmärkningsvärt eftersom ett gallringsingrepp utan tvekan måste anses utgöra den starkaste begräns- ningen i rätten att utbekomma en sådan handling. En handling. som utgallrats och därigenom förstörts. kan nämligen aldrig återfås och den information som fanns däri är sålunda utplånad för alltid. Gallringsfrister- na (de tider som skall förflyta innan utgallringsbara handlingar får förstö- ras) är dessutom många gånger mycket korta inom den offentliga sektorn.

AAS anser det därför — med stöd av det ovan sagda — vara synnerligen angeläget med en skyndsam grundlagsreglering beträffande gallring av allmänna handlingar.

Även om AAS nu anser det tillfredsställande att gallring av allmänna handlingar föreslås bli reglerad i TF. har AAS ändock funnit skäl att i det följande avge vissa kommentarer dels till förslaget i avsnitt 1 till ny författningstext i 2 kap. 25 TF. dels till vissa "deskriptiva" delar av betänkandets avsnitt 5—6.

Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

DOK föreslår att en bestämmelse om gallring av allmänna handlingar läggs till 2 kap. TF som ett särskilt stycke i kapitlets andra paragraf med följande lydelse: "Allmänna handlingar får gallras endast om det kan antagas att gallringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar och gallringen sker med stöd av bestämmelser i lag."

AAS får här anföra följande. De grundläggande föreskrifterna om gall- ring hos statliga myndigheter åtrfinns f. n. i allmänna arkivstadgan (1961:590) och omfattar de handlingar som utgör arkivhandlingar. 1 15 & arkivstadgan sägs nämligen att "utgallring av arkivhandlingar . .. skall ske enligt bestämmelser som meddelats av regeringen eller av myndighet med stöd av denna stadga". Utöver vad som följer härav får en myndighet inte avhända sig arkivhandling utan tillstånd från riksarkivet. Nuvarande gall- 169

• Sida 170
•  Original

Bilaga 1.3.3

ringsföreskrifter äger alltså sin tillämpning endast på de handlingar hos en myndighet vilka är att anse som arkivhandlingar. Däremot kan 15?) all- männa arkivstadgan inte anses omfatta sådana allmänna handlingar hos en myndighet vilka ännu inte "tidsmässigt" hunnit bli arkivhandlingar eller som av andra skäl inte omfattas av arkivhandlingsbegreppet. Närma- re riktlinjer för vilka handlingar hos en myndighet. som skall betraktas som arkivhandlingar. lämnas i 3 & A tillämpningscirkuläret (1979: 679) till arkivstadgan.

AAS tolkar författningsförslaget så._att gallring av allmänna handlingar således skall kunna ske oavsett om de utgör arkivhandlingar eller ej. givetvis dock under förutsättning att ”gallringen blir av ringa betydelse" för medborgarnas rätt att ta del av dem och att gallringen sker "med stöd av bestämmelser i lag”. Den lag. som här främst avses. torde enligt avsnitt 6.2 i betänkandet vara den kommande arkivlagen.

Eftersom regleringen av gallring enligt DOK:s förslag avses utvidgas till att gälla allmänna handlingar och inte enbart myndigheternas arkivhand- lingar kan ifrågasättas om inte också den kommande arkivlagen måste innehålla gallringsföreskrifter för just allmänna handlingar. En i arkiv- lagen införd begränsning av gallringsmedgivanden till att enbart omfatta arkivhandlingar skulle kunna skapa en olycklig konfliktsituation vid tolk- ningen och tillämpningen av regelverket.

Att gallringen enligt DOK:s förslag nu kopplas till myndigheternas all- männa handlingar och ej enbart till deras arkivhandlingar leder i sin tur till frågan om inte en total harmonisering och samordning bör ske mellan dessa två begrepp. Att röra sig med två från varandra divergerande och likväl närbesläktade begrepp kan ställa myndigheterna inför vissa svårig- heter. Desutom är begreppet allmän handling ett juridiskt begrepp medan det för bedömningen av vilka handlingar som skall anses vara arkivhand- lingar endast mcddelats "riktlinjer" i 3 & A tillämpningscirkuläret till allmänna arkivstadgan. I detta sammanhang kan också nämnas att profes- sor Peter Seipel i rapporten Offentlighctens begrepp (IRI-rapport 19833. 5. 55) påpekar att sambanden mellan TF:s och arkivförfattningarnas be- grepp är så nära. att man ”i många grundläggande hänseenden" kan tala om en "direkt symmetri”. AAS anser det ytterst väsentligt att arkivutred— ningen i samband med utarbetandet av förslag till arkivlag tar ställning till frågan om en total samordning kan ske mellan begreppen allmän handling och arkivhandling eller ej. I händelse av en fortsatt skiljelinje mellan de bägge begreppen måste dock. enligt AAS uppfattning. en klar och entydig definition ges av begreppet arkivhandling. Vidare bör iså fall även detta begrepp upphöjas till och ges status av ett rent juridiskt begrepp.

Enligt DOK:s förslag får allmänna handlingar gallras ”enbart om det kan antagas att gallringen blir av ringa betydelse för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar". AAS anser den föreslagna formuleringen vara invändningsfri och tillstyrker den därför. Däremot anser AAS det vara synnerligen nödvändigt att varje annan lagtext som kan tänkas kom- ma att strida mot den föreslagna lydelsen i TF omarbetas och anpassas till denna. Som exempel kan nämnas vad DOK anför i avsnitt 6.2 (5. 68 f.) beträffande datalagens 6 &.

• Sida 171
•  Original

Ytterligare ett villkor för gallring skall — enligt DOK:s förslag — vara att Prop. l989/90: 72 den ”sker med stöd av bestämmelser i lag". Enligt betänkandets 5.68 avses Bilaga 1.3.3 härmed främst den kommande arkivlagen. vilken enligt vad som anges i ' betänkandets s. 51 är avsedd som en ramlag.

AAS får här meddela följande synpunkter. Enligt 2 kap. 23) TF skall begränsning av rätten att ta del av allmänna handlingar "angivas noga i bestämmelse i en särskild lag eller. om så i visst fall befinnes lämpligare. i annan lag vartill den särskilda lagen hänvisar".

Analogt med denna formulering kan ifrågasättas om inte den av DOK föreslagna lydelsen beträffande lagstöd för gallring borde ändras till .. och gallringen sker med stöd av bestämmelser i särskild lag eller i annan lag eller föreskrift vartill den särskilda lagen hänvisar". Varje gallring kan knappast "hängas upp" enbart på en ramlag som arkivlagen. Dessutom anser AAS det som nödvändigt att myndigheterna själva ges ett större bemyndigande att ansvara för egna gallringsbeslut. Enligt AAS uppfattning torde respektive myndighet själv bäst kunna. ange hur länge gallringsbara handlingar behövs för dess egen verksamhet. Riksarkivets roll borde i stället koncentreras till att formulera vad som måste bevaras för att en myndighets verksamhet och funktion i samhället skall kunna åskådliggöras för forskningen. En sådan inriktning torde också ligga i linje med det mål för riksarkivets verksamhet som angetts i AF 1987/88. nämligen "att åstadkomma väl fungerande arkiv för att bevara och tillgängliggöra värde- fullt källmaterial åt nutid och eftervärld". Gallringen skulle därvid komma att redovisas .på ett s.k. omvänt sätt och en målsättning för bevarandet skulle kunna formuleras i någon form av ”bevarandcpolicy" för varje myndighet. Detta är för övrigt ett förfaringssätt som redan behandlats i det av riksarkivet tillsammans med representanter för affärsdrivande verk bedrivna s.k. aflärsverksprojektet. Ett mera påtagligt överförande av ut- rcdnings- och informationsvärderingsansvaret till myndigheterna själva skulle sannolikt också få den positiva effekten att det i kommittédircktiven till arkivutredningen (Dir. 1985: 17) påtalade "ojämna intresset för arkiv- frågorna hos myndigheterna" skulle förbättras och att "belastningen" på arkivmyndigheterna" skulle minska.

lnledning

DOK citerar här delar av innehållet i direktiven (Dir. 1985117) till ar- kivutredningen. Där används på flera ställen begreppet "arkivväsendet". AAS anser det vara nödvändigt att detta något diffusa begrepp klart definieras om det fortsättningsvis skall kunna användas i rent officiella sammanhang. Den nuvarande begreppsmässiga oklarheten har inneburit vissa tolkningssvårigheter för AAS vid genomgången av nämnda direktiv. DOK påpekar också i detta avsnitt att det i Dir. 1985: 17 uttalas att "de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gallring bör ses över" i syfte att åstadkomma en gallring som i större utsträckning motsva- rar de krav som angetts i 1983 års budgetproposition. AAS delar helt denna uppfattning. Som AAS redan anfört i avsnitt 1.2 borde i stället en form av bevarandeplan upprättas för varje myndighet sett i ett forsknings- 171

• Sida 172
•  Original

mässigt tidsperspektiv. Därefter skulle varje myndighet själv bemyndigas Prop. 1989/90: 72 att fatta egna gallringsbeslut med hänsynstagande till rent förvaltnings- Bilaga 1.3.3 mässiga och rättsliga (inklusive offentlighetsmässiga) aspekter. Ett sådant redovisningssätt skulle med all sannolikhet effektivisera gallringsinsatser- na hos myndigheterna. vilket i sin tur skulle bidra till minskade arkivkost- nader hos myndigheterna. Dessutom skulle en sådan handlingslinje ligga helt i linje med de decentraliseringstendenser i beslutsbefogenhet som i övrigt varit rådande inom den offentliga sektorn under 1980-talet.

Gällande rätt

DOK konstaterar här följande (5. 53): ”Beslut om gallring skall alltså i princip fattas av en oberoende instans. Dessa regler har stor betydelse för tillämpningen av offentlighetsprincipen. Det skulle vara otillfredsställande och olämpligt om en myndighet själv fick fatta beslut om förstöring av allmänna handlingar."

AAS har dock en klart avvikande uppfattning och får därför lämna följande synpunkter. Det kan starkt ifrågasättas varför gallringsbeslut ska fattas av en "oberoende instans". Som DOK konstaterar grundar sig ett gallringsbeslut primärt på en bedömning av handlingarnas värde för för- valtningen. för den enskilde medborgarens rättssäkerhet och för framtida forskning. AAS kan för sin del inte inse det "otillfredsställande och olämp- liga" i att myndigheterna själva bedömer handlingarnas gallringsbarhet med utgångspunkt från de två förstnämnda gallringskriterierna. AAS vill i stället med skärpa hävda att myndigheterna själva har erforderlig kompe- tens att kunna avgöra handlingarnas förvaltningsmässiga och rättsliga värde. Det vore synnerligen anmärkningsvärt om myndigheterna inkom- petensförklarades i detta avseende då våra myndigheter de. facto har ett egenansvar inom områden som torde kunna betraktas som betydligt vita- lare. Gällande instruktion (l977:553) för riksarkivet meddelar heller ing- enting om att riksarkivet skulle ha ett ansvar för offentlighetsprincipens tillämpning hos myndigheterna; här finns i stället andra rättsinstanser. Av instruktionen för riksarkivet framgår i stället att riksarkivet bl.a. har till uppgift att "främja forskning”. Detta skulle — enligt AAS förmenande — bäst kunna ske genom att riksarkivet tillsammans med de skilda myndig- hetskatcgorierna utformade ett bevarandemål. Därefter borde varje myn- dighet själv få fatta beslut om gallringsfrister m.m. för de delar av hand- lingsbeståndet som ej bedömts vara av värde att bevara åt eftervärlden.

OWentlighetsprincipen och gallringen

DOK konstaterar här att forskningens intresse av tillgången till allmänna handlingar inte brukar sägas omfattas av offentlighetsprincipen även om ett mycket nära samband finns. AAS anser detta konstaterande ytterligare styrka vad AAS tidigare an- fört under avsnitt 1.2. nämligen att riksarkivets roll bör koncentreras till att formulera vad som måste bevaras för forskningen samt tillgängliggöra värdefullt källmaterial åt nutid och eftervärld. Eftersom forskningsintres- 172

• Sida 173
•  Original

set inte i egentlig mening omfattas av offentlighetsprincipen bör riksar- Prop. l989/90: 72 kivet inte heller framdeles tillföras uppgiften att ansvara för dess tillämp- Bilaga 1.3.3 ning hos myndighetema. Beslut om gallring av allmänna handlingar bör i stället helt åvila myndigheterna själva efter det att bevarandemål formule-

rats.

Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun:

Föreningens synpunkter begränsar sig till de av utredningens förslag som berör arkiv hos'kommuner och landsting.

Utredningen föreslår ett tillägg i andra kapitlet tryckfrihetsförordningen 2 5 med innebörd att allmänna handlingar får gallras endast med stöd av bestämmelser i lag.

Enligt kommunallagen 2 kap. 27 5 skall fullmäktige eller landsting med- dela föreskrifter om arkivvården i kommunen eller landstingskommunen. Inget tyder på att kommunerna har begagnat sig av denna möjlighet för att kringgå offentlighetsprincipen. Kommitténs förslag kan. om det genom- förs. innebära att rutinmässig gallring av mindre viktiga handlingar försvå- ras.

Emellertid tillstyrker föreningen det framlagda förslaget till ändring i tryckfrihetsförordningen men endast under förutsättning att grundlagsbe- stämmelsen blir av övergripande karaktär och att kommunerna/landsting— en även i fortsättningen själva får besluta om gallring i sina arkiv.

Vidare vill föreningen understryka att information som är lagrad i en databas omfattas av det regelsystem som avgör om information får gallras eller ej. Ri5k föreligger att datasystem utformas så. att det klart framgår att ADB-lagrad information ej får skrivas över (dvs. gallras) utan stöd av bestämmelser utfärdade av beslutande organ.

Enligt utredningen (s. 55) finns det ingen särskild arkivmyndighet på det kommunala området. Föreningen delar inte denna uppfattning. Av rege- ringsbeslut 1984-02-02 (ärende 1223—83) framgår det att begreppet arkiv- myndighet omfattar sådan kommunal nämnd som bevarar arkiv tillkomna hos övriga komunala nämnder. Det är alltså fullt klart att kommunal/landstingskommunal nämnd eller styrelse som förvarar arkiv från andra nämnder eller styrelser inom kommunen/landstinget. omfattas av begreppet arkivmyndighet.

Statens- m_yo/i- och adrt'ssre fixlernämnd (SR»lR—nämndc'n): I _

SPAR—nämnden anser liksom DOK att tryckfrihetsförordningen bör kompletteras med stadgande om rätten att gallra allmänna handlingar.

• Sida 174
•  Original

Sammanfattningen i socialdatautredningens Prop. 1989/90: 72 betänkande (Ds S 1986: 5) Gallra och bevara — B'Iaga 211 socialtjänstens personregister

Inledningsvis skall här huvuddragen i utredningens förslag redovisas. Där- efter anges den bakgrund och de överväganden, som lett fram till dessa förslag.

Förslaget

Förslaget avser socialtjänstens personregister. vilka innefattar å ena sidan akter och å andra sidan register i mer inskränkt mening. Vi gör ingen skillnad på pappersdokument, ADB-medier eller andra informationsbära- re.

Förutom socialnämndernas personregister omfattar förslaget även jour- naler och register vid hem för vård eller boende, som drivs av kommun, landsting. enskilda eller kommunalförbund. Dessutom berörs primärma- tcrial för statistiska cenralbyråns socialtjänststatistik. Dokument, som rör socialtjänsten och som förvaras vid t. ex. länsrätt eller länsstyrelse, omfat- tas däremot inte av förslaget.

Beträffande socialnämndernas personregister avser förslaget i första hand material som tillkommit efter socialtjänstlagens ikraftträdande den 1 januari 1982. Men förslaget avser även det äldre socialvårdsmaterialet. dvs. de akter och register som lagts upp sedan 1937 — det år då bestäm- melserna om socialregister började gälla — och som inte tillförts anteck- ning eller notering efter socialtjänstlagens ikraftträdande. Det material som finns hos socialnämnderna och som är ännu äldre berörs inte av förslaget.

Det som nedan sägs om gallring m.m. hos socialnämnd föreslås i tillämpliga delar även gälla hem för vård eller boende med landsting. kommunalförbund eller enskild som huvudman. Av sekretesskäl föreslår vi. att också primärkommunalt hem avsett för missbrukarvård självt skall Svara för dessa rutiner. Dokument förvarade vid annat primärkommunalt hem för vård eller boende kan såsom tillhörande socialnämndens person- register bli föremål för nämndens ordinarie gallringsrutiner.

Varje socialnämnd skall ur sina personregister frånhända sig samtliga akter och registernoteringar fem år efter sist påförda uppgift i registret. Om varaktig åtgärd beslutats. räknas femårsfristen för akt och registernotering från åtgärdens upphörande.

Huvuddelen av materialet skall utplånas (gallras). En del skall dock undantas från gallring och översändas till landsarkiv för fortsatt förvaring. Detta material kan därefter inte återkrävas av socialnämnden. [ övrigt skyddas det av sekretesslagens bestämmelser.

Det finns två skäl att undanta socialtjänstdokument från gallring. Orgi- nalhandlingar i faderskapsärenden får inte gallras av rättssäkerhetsskäl. Detsamma gäller handlingar avseende internationell adoption. vilka rör barnets ursprung. samt liknande handlingar avseende svenskt hittebarn. 174

• Sida 175
•  Original

Däremot föreslås att socialtjänstlagens nuvarande stadgande om gallrings- Prop. 1989/90: 72 undantag för handlingar. som rör underhållsbidrag. utgår. Bilaga 221

Det andra skälet till gallringsundantag är hänsynen till forskningens behov. Undantaget avser akter och registernoteringar om personer födda den 5:e. 15:e eller 25:e i månaden. Detta innebär att ca 10procent av hela materialet bevaras.

Viss kompletterande information garanteras forskningen på tre olika sätt enligt förslaget. Också dessa material överförs till landsarkiv (resp riksarkiv) och skyddas på samma sätt som materialet enligt huvudförsla- get. För det första bevaras de riksomfattande register med vissa "hårdda- ta". som bildar underlag för statistiska centralbyråns socialtjänststatistik.

För det andra behålles ett typarkiv, i vilket alla slags socialtjänstdoku- ment bevaras. Detta typarkiv omfattar allt material som härrör från social- nämndens verksamhet i en kommun. Vi förordar att möjligheterna att låta socialnämnden i Jönköpings kommun bilda typarkiv prövas. ] Jönköping finns redan flera typarkiv på rättsväsendets område.

För det tredje skall regeringen. eller en av denna utsedd myndighet (vi föreslår riksarkivet). kunna bevilja att ett material från ett mindre antal kommuner och under begränsad tid bevaras. Detta innebär att forsknings- material tillfälligt kan bevaras i kommuner. som omfattas av forsknings- projekt som förutsätter mer eller mindre fullständiga. men tidsbegränsade. inventeringar av social verksamhet.

Det äldre socialvårdsmaterialet bör i princip omfattas av samma gall- ringsregler som det nya materialet. Det äldre materialet kan dock vara så ordnat och förtecknat. att en utgallring vore svår att praktiskt genomföra. Därför skall istället socialnämnden ha möjlighet att lämna över hela det äldre materialet till landsarkiv.

Landsarkiven bör söka uppnå överenskommelser med kommuner. som har tillräckliga arkivresurser. om att dessa bistår landsarkiven med den fysiska förvaringen av bevarat material.

Förslaget regleras genom en lag om ändring av socialtjänstlagen samt en förordning om överlämnande av vissa personregister inom socialtjänsten till landsarkiv.

Bakgrund och överväganden

Gallra eller bevara?

Utgångspunkten för vårt arbete och för våra direktiv är socialtjänstrefor- men. Det som stadgas i socialtjänstlagen om gallring skall i princip gälla oförändrat. Huvudregeln är därför. att man efter viss tid skall gallra den information. som samlas genom socialtjänstens dokumentcring. Det finns dock skäl att bevara viss information. För gallring talar integritetsskäl och arkivekonomiska skäl. Kravet på integritetsskydd har skärpts genom tillkomsten av socialtjänstlagen. lnteg- ritetsskyddet är inte endast en målsättning i sig. utan också en viktig förutsättning för socialtjänstens verksamhet. Socialtjänstens registerbild- ning omfattas av ett långtgående skydd genom den sekretesslagstiftning 175

• Sida 176
•  Original

som finns. Dock blir integritetsskyddet självfallet större. om. det finns Prop. l989/90: 72 garanti för att informationen gallras efter viss tid. Bilaga 211 Ett fullständigt bevarande av socialtjänstens personregister skulle bli mycket kostsamt. Även arkivekonomiska skäl talar alltså för gallring. Skäl för att bevara material. utöver de femår som socialtjänstlagen redan medger. är dels att man bör garantera ett bestånd av primärdata för forskning. dels att ett visst material bör undantas av rättssäkerhetsskäl. Det senare materialet blir dock av liten omfattning. Som synes står de två målsättningar som ligger bakom vårt uppdrag i motsättning till varandra. Av direktiven framgår att vi skall lösa uppdraget genom att föreslå undantag från den i princip totala gallring. som social- tjänstlagen i dess nuvarande lydelse föreskriver.

Den enskildes integritet

Om visst material skall bevaras. innebär det motsvarande avsteg från det integritetsskydd som gallring erbjuder. Det finns alltså en konflikt mellan hänsynen till den personliga integriteten och hänsynen till samhälls- och humanforskningens krav på datatillgång. men också mellan hänsynen till den enskildes integritet och hans rätt till information om sig själv och sin bakgrund.

Vi har diskuterat i vad mån gallring. som inte omfattar hela materialet. skall ses som en integritetsskyddande åtgärd. En begränsning av bevaran- det till t.ex. 10procent av materialet har i viss mening ökat integritets- skyddet. Huvuddelen av de berörda personerna får "sina" dokument förstörda.

Mot detta kan hävdas att integritetsproblemen ökar genom att en mino— ritet utsätts för ett bevarande. som man vill bespara majoriteten. En praktisk följd blir troligen också att personer i urvalet oftare blir föremål för forskning. än de skulle bli om hela materialet bevarades.

Hur man än bedömer urval från integritetssynpunkt, framgår det att man måste garantera. att det bevarade materialet är så väl skyddat. att det inte finns anledning till oro. Enligt utredningens direktiv skall urvalet ske enligt objektiva kriterier och man skall söka förebygga att de. för vilka dokumenten bevaras. känner sig utpekade.

Till utredningen har även framförts en omvänd integritetssyn. Enligt denna är samhället skyldigt att bevara information som belyser viktiga personinriktade insatser. Detta för att en person senarei livet skall kunna skaffa sig en uppfattning om vad som hänt.

Vi konstaterar. att det inte går att undvika att integritetskänsliga uppgif- ter lagras inom socialtjänsten. även om det finns en strävan att minska förekomsten av sådana uppgifter. Informationen inom socialtjänsten skall dock vara knapp. faktabaserad och saklig.

Särskilt integritetskränkande är det. om dokumenten innehåller felaktig- heter. En lösning på det problemet anvisas av bestämmelsen i socialtjänst- lagen. att klienten bör informeras om anteckningar som görs. Han har då möjlighet att påpeka felaktigheter. Om anteckning ändå görs. som enligt 176

• Sida 177
•  Original

klientens uppfattning är felaktig. är det rimligt att handläggaren i utred- Prop. l989/90: 72 ningen noterar klientens avvikande mening. Bilaga 211 Om det alltså finns integritetskänslig information som är väsentlig att bevara och man samtidigt vill minska riskerna för integritetsintrång. är den enda tänkbara lösningen att se till att bevarandet sker under största möjliga sekretesskydd. Vi föreslår att det material. som skall bevaras. avlägsnas från socialnämnden och deponeras hos landsarkiv. Socialnämnden skall alltså inte längre ha tillgång till det bevarade mate"- rialet. Då försvinner också dess möjlighet och skyldighet att i vissa fall lämna uppgifter vidare till andra myndigheter. liksom nämndens egna möjligheter att i ett biståndsärende beakta gamla uppgifter om en person. Därigenom överensstämmer förslaget med socialutredningens intentioner med gallringsreglerna.

Den enskildes rättssäkerhet

Socialnämnden får bevara uppgifter i sina personregister i fem år och det torde inte bli aktuellt att gallra viktig information tidigare. Den tidsfristen är normalt tillräcklig för att garantera berörda personers rättssäkerhet. Ett undantag är orginalhandlingar rörande fastställande av faderskap. vilka kan få värde som bevisurkunder även efter femårsfristens utgång.

För att i vissa fall garantera att handlingar om barns ursprung finns kvar, föreslår vi gallringsundantag för handlingar som förvaras vid social- nämnden och som berör adoption av utländskt barn eller som avser svenskt hittebarn. Vi har fått en särskild framställning om bevarande av handlingar rörande utländskt adoptivbarn från statens nämnd för interna- tionella adoptioner (NIA). Vi har beaktat framställningen och vidare fun- nit en analogi i omständigheter och därmed i argumentation rörande hittebarn.

Vi föreslår däremot inget bevarande av handlingar rörande underhålls- bidrag, vilket medför förslag till ändring av socialtjänstlagens nuvarande lydelse. Endast i få fall torde bevarandet underlätta tillvaratagandet av barns rätt; frånvaro av handlingarna kan inte bedömas innebära någon egentlig risk för rättsförlust.

Ett undantag med syfte att underlätta bevakandet av barns skydd mot olämliga vårdnadshavare ansågs önskvärt av några remissinstanser i deras yttranden över socialutredningens betänkande. Vi har dock inte föreslagit något sådant undantag. '

Forskningens krav på datatillgång

Att forskningen verkligen behöver primärdata från socialtjänsten har framförts i förarbetena till socialtjänstlagen. Vi har dessutom genom vårt arbete och i kontakter med olika företrädare för forskningen fått dessa krav ytterligare understrukna och specificerade. 177

• Sida 178
•  Original

Statistikregister ' Prop. l989/90: 72 En granskning av den forskning som utnyttjat socialakter visar. att forskar- Bilaga 21 na i påfallande många fall endast utnyttjat s.k. hårddata.

Detta förhållande måste innebära. att en avsevärd del av forskningens databehov skulle kunna tillgodoses av de statistikregister rörande social- tjänsten. som sammanställs vid statistiska centralbyrån.

Dessa register upprättas till följd av en särskild förordning om social- nämndernas skyldighet att lämna statistiska uppgifter. De upprättas per kalenderår och är heltäckande avseende vissa av socialtjänstens individin- riktade insatser. Registren är sedan 1969 i stor utsträckning ADB-baserade och de planeras inom en nära framtid bli helt ADB-förda.

Avsikten har varit att registren skall gallras efter statistikframställning— en. Vi föreslår istället att registren. inkl. kvarvarande register som avser den äldre socialvårdsstatistiken. bevaras för forskningsändamål. Detta kan erbjuda stora fördelar forskningsekonomiskt. administrativt och i vissa fall även från integritetssynpunkt. De förstnämnda fördelarna innebär att forskare samt arkivpersonal och socialförvaltningar undviker mycket sök- arbete i arkiv och akter.

Fördelen från integritetssynpunkt ser vi i att den forskning. som kan utföras med dessa registers få och "objektiva" hårddata. kan anses medfö- ra ett mindre integritetsintrång än forskning på aktmaterialets utförliga mjukdata. Man kan dock inte utesluta att detta i vissa fall kan få en motsatt effekt. då en kortfattad uppgift i ett register kan motsvaras av en skildring i en akt som förklarar en händelse eller ett skeende. Att den tekniska lättillgängligheten till uppgifter i ADB-register för in ytterligare en dimension i integritetshänscende är välkänt. Detta har dock medfört. att just dessa register omgivits med särskilt stränga regler. vilka ytterligare skärps om. som vi föreslår. registren överförs till riksarkivet.

Urval i socialtjänstens personregister

Även om statistikregistren kan tillgodose många forskningsbehov. är det uppenbart att forskare också behöver använda uppgifter ur akter och annat material inom socialtjänsten. Vi har övervägt olika urval för det material. som genom gallringsundantag skall bevaras för forskning.

Det har visat sig att de två främst tänkbara alternativen är ett geografiskt urval av ett antal kommuner. eller ett personurval. som av praktiska skäl skulle få ske efter födelsedag. Det finns arkivteoretiska och andra skäl som talar för båda metoderna.

Det geografiska urvalet är lättadministrerat. l utvalda kommuner beva- ras allt. i övriga gallras alla dokument. Om de utvalda kommunerna även bevarar andra material enligt principen med typarkiv eller ingår i s.k. intensivdataområden. ger man underlag för den forskning som samtidigt behöver använda olika typer av information. Så skulle exempelvis social- data kunna ställas mot andra bevarade uppgifter.

En nackdel är att det i praktiken är svårt att åstadkomma ett regionalt urval. som kan ligga till grund för slutsatser som gäller hela riket. Ett 178

• Sida 179
•  Original

personurval däremot. som görs systematiskt. kan sägas ligga så nära ett Prop. l989/90: 72 slumpmässigt riksurval. att sådana slutsatser torde kunna dras. Ett sådant Bilaga 2:l urval fordrar något mera administration. men med ett systematiskt urval efter födelsedag kan administrationen hållas nere vid ett minimum — man behöver bara beakta personnummer före beslut om bevarande respektive gallring av handlingar. Den främsta anledningen till att välja ett fast personurval är att forsk- ningens företrädare prioriterat möjligheten att kunna göra longitudinella studier — d.v.s. att kunna följa bestämda individer över tiden. Ett regio- nalt urval ger därvid stora felkällor. eftersom flyttningsfrekvensen har varit och fortfarande är hög i vårt land.

Urval efter födelsedag

Vi föreslår att socialtjänstens personregister undantas från gallring avseen- de ett urval på ca 10procent. Gallringsundantag skall gälla för akter. handlingar och registeruppgifter som avser person. som är född den 5:e, 15:e eller 25:e i månaden. Urvalet skall avse data vid såväl socialnämnd som hem för vård eller boende.

Urvalet skall avse alla personregister och alltså omfatta t. ex. hemtjänst, färdtjänst. boendeservice. förskole- och fritidshemsverksamhet. Är det fråga om förteckningar. som utan att beskriva några känsliga privata förhållanden identifierar de personer som erhållit sådan socialtjänst (t. ex. barn inskrivna vid förskola under ett verksamhetsår). får hela listorna bevaras.

'l'yparkiv

Vad som går förlorat med enbart datumurval är helhetsbilden av den verksamhet. som försiggår vid en socialnämnd. Detta är ett argument för att bevara åtminstone ett typarkiv. Detta kan ses som ett minimialternativ till regionalt urval och kan leda in på frågan om urvalets representativitet. Man kan dock konstatera, att det inte går att finna en socialnämnd, som är representativ för socialtjänsten i hela Sverige. När vi förordar en speciell kommun. där alla dokument från socialnämnden skall bevaras. har vi i stället beaktat samordningsmöjligheter med i kommunen redan befintliga typarkiv.

Vi förordar att möjligheten prövas att låta socialnämnden i Jönköpings kommun bilda typarkiv. För detta val talar bl. a. förhållandet att det inom kommunen redan finns typarkiv. nämligen på rättsväsendets område. Alla socialnämndens dokument bör bevaras i ett sådant typarkiv. Om social- nämndernas dokumentmängder är proportionella mot kommunernas folk- mängd. skulle ett typarkiv i Jönköping innebära en urvalsfraktion på drygt en procent.

• Sida 180
•  Original

Tillfälliga gallringsundantag Prop. 1 989/ 90: 72 Det bör finnas möjligheter till tillfälliga undantag från gallringsreglerna. Bilaga 21

som gör det möjligt för kommuner att delta i sociala forskningsprojekt. som kräver mycket omfattande datamaterial. Sådana undantag bör med- delas av regeringen eller av riksarkivet efter regeringens bemyndigande.

Vad som avses är större undersökningar av typ ”Tierp-projektet”. Ett annat exempel är det s.k. socialtjänstprojektet vid Stockholms universitet. Det syftar till att följa upp socialtjänstreformen genom att löpande studera sociala data från fyra kommuner.

Deponering

Det material. som skall undantas från gallring. överförs för förvaring vid depå. Vi har övervägt olika konstruktioner för att omge depån med så omfattande sekretess som möjligt. Bl.a. har en lösning med särskild stiftel- se diskuterats. Vi ifrågasätter de legala möjligheterna härför. samtidigt som vi funnit att man med sådana lösningar endast vinner marginella förbättringar av den sekretess. som går att uppnå genom att materialet överförs till det statliga arkivväsendet.

Vi föreslår därför att depån skall inordnas i det statliga arkivväsendet. Viss specialreglering i författningar föreslås. Depån. eller snarare depåer- na. skall placeras hos landsarkiven. Central myndighet skall riksarkivet vara.

Varje socialnämnd och hem för vård eller boende skall göra en årlig gallringsgenomgång av sitt material och då frånhända sig akter (och regis- teruppgifter). där senaste anteckning gjordes eller åtgärd upphörde för fem år sedan.

Socialnämnden skall endast ta hänsyn till sina egna anteckningar och inte fasta avseende vid att berörd person senare kanske blivit aktuell vid socialtjänsten i någon annan kommun. De berörda handlingarna skall förstöras: vid fråga om undantag skall de i stället överlämnas till depå.

Hos den socialnämnd som bildar typarkiv föreslås. att hela materialet undantages från gallring. Allt material överförs till landsarkiv enligt fem- årsregeln.

Om det medgivits tillfälligt gallringsundantag för handlingar hos någon kommuns socialnämnd. skall det material som omfattas av undantaget deponeras hos landsarkivet.

Av rättssäkerhetsskäl skall socialnämnden särskilja — t.ex. iett speciellt aktsystem — orginalhandlingar i faderskapsärenden. Detsamma gäller handlingar som rör förhållanden i det tidigare hemlandet för barn vid internationella adoptioner. På samma sätt skall handlingar som rör hitte- barns ursprung bevaras. Handlingar av detta slag bevaras av socialnämn- den till dess barnet fyller 18år. Därefter överlämnas de till depå.

Hem för vård eller boende med landsting. kommunalförbund eller en- skild som huvudman genomför själv gallring efter samma regler som gäller för socialnämnd. Detsamma gäller primärkommunalt hem avsett för miss- brukarvård. För annat primärkommunalt hem för vård eller boende inte- 180

• Sida 181
•  Original

greras dokumenten i socialnämndens personregister och dess gallringsru- Prop. l989/90: 72 tiner. Vi anser dock att socialnämnden bör överväga att låta även sådant Bilaga 2:l hem utföra gallring och översändande till depå av eget material.

Det statistikregister. som bildar underlag för statistiska centralbyråns socialtjänststatistik skall överföras till depå. då de inte längre behövs för statistikproduktionen.

Förvaring. vård och utlämnande av deponerat material sker hos landsar- kiven. Statistikregistren förvaras dock av riksarkivet.- Landsarkivet kan avtala om att kommunala arkiv skall stå för den fysiska förvaringen samt även för forskarservice på det sätt som landsarkivet föreskriver.

Fördelarna med det senare förfarandet skulle för kommunen vara. att man för forskning behåller materialet nära dels aktuella socialdata. dels annat kommunalt material. Därigenom kan bl.a. forskning kring kommu- nala frågor stimuleras.

Tillgång till data i depå

Den som önskar få tillgång till uppgifter från depå lämnar ansökan till landsarkiv. 1 den skadeprövning enligt sekretesslagen. som därvid görs vid landsarkivet. skall hänsyn tas till forskningsprojektets konsekvenser ur integritetssynpunkt och till risken för att det på annat sätt kan medföra skada för berörda personer.

Vad beträffar bevarade statistikregister sker bedömningen vid riksar- kivet. Eftersom de ligger på ADB-medium. blir deras användning även föremål för datainspektionens föreskrifter. i de fall användningen sker genom överföring av uppgifter till särskilda forskningsregister. Det senare gäller även en del av det material som överförs till landsarkiven. eftersom ADB-baserad information används inom socialtjänsten och kan förväntas öka i omfattning.

För att underlätta forskningens datatillgång är det önskvärt att åstad- komma en samordning dels mellan landsarkiven. dels mellan landsarkiv och kommunernas socialnämnder. som beslutar om utlämnande av aktu- ella socialdata.

Riksarkivet bör utge allmänna råd om utlämnande av deponerat materi- al och socialstyrelsen om utlämnande av socialnämndernas material. Des- sa allmänna råd bör utarbetas i samråd mellan dessa båda myndigheter. 1 samrådet bör också de båda kommunförbunden delta.

Särskilda frågor

Utredningen har även övervägt en del särskilda frågor. En sådan rör de påpekanden. som gjordes vid remissbehandlingen av socialutredningens betänkande. om möjligheterna att kringgå gallringsbestämmelserna genom att lägga utredningen som protokollbilaga eller genom att tillföra onödiga anteckningar i akten. Vi anser att detta inte behöver regleras ytterligare. Dessa frågor berörs i socialstyrelsens allmänna råd rörande socialtjänstens handläggning och dokumentation (1983z5. s. 55 f). 181

• Sida 182
•  Original

En annan fråga rör. att det vid anteckningar om fortvarande förhållande Prop. l989/90: 72 är möjligt att iakttaga olika gallringsfrister för akter respektive registerupp- Bilaga 221 gifter. Det kan undvikas genom en föreslagen ändring av 605 socialtjänst- lagen.

Ytterligare en särskild fråga rör gallringsrutiner vid ett ärendes övergång till annan socialnämnd. Vi föreslår att den aktuella lagregeln ändras. så att nämnden vid sitt gallringsbeslut endast skall ta hänsyn till sitt eget materi- al.

Man kan i direktiven finna ännu en särskild fråga. Den gäller om huruvida gallringsundantagen kommer att kräva nya eller ändrade doku- menteringsrutiner vid socialnämnder och berörda institutioner. Vi har i vårt förslag i möjligaste mån sökt undvika att skapa nya sådana arbetsupp- gifter. Beträffande social verksamhet som bedrivs av landsting. berör vårt förslag enbart dokument vid hem för vård eller boende. Förslaget omfattar heller inte material som tillkommer vid länsrätts eller länsstyrelses befatt- ning med socialtjänsten.

Vi har under arbetets gång också fått yttra oss om huruvida registret rörande vissa alkoholbrott m.m. bör bevaras för forskning. Det förvaras f.n. hos riksarkivet. Registret skulle ursprungligen ha förstörts 1982, varvid dock forskningsföreträdare med hänvisning till registrets värde för forskning föreslog ett fortsatt bevarande. Mot detta kan invändas att registret av bl. a. klientorganisationer framhållits som mycket integritets- känsligt. Vi ansåg att det var olämpligt att gallra registret i detta läge. Under vårt och andra pågående "arkivutredningars" arbete var det svårt för forskarna att veta vilka alternativa källor för denna typ av data som skulle komma att bevaras. Registret bevaras enligt regeringsbeslut t.o.m. 1987.

Volymer och kostnader

Väsentligt är också hur stora volymer socialdata som finns och hur snabb den årliga tillväxten är. Det är svårt att få en exakt uppgift om detta.

Kommunförbundet har tidigare försökt ge en uppfattning om volymen av socialdata i socialnämndernas arkiv. Uppgiften är mycket ungefärlig, men har i arkivsammanhang ansetts ge _en rimlig skattning av storleksord- ningen. Vi har knutit an till den uppskattningen och dessutom gjort en mycket begränsad förfrågan hos några kommuner om tillväxten sedan den förra skattningen. Vi bedömer nu storleksordningen av socialdata till ca 60 hyllkilometer. .

Den årliga tillväxten uppskattar vi f.n. till lhyllkm. Vårt föreslagna urval på 10procent skulle alltså medföra ett bevarande av 0.1 hyllkm per år. Under en tjugoårsperiod skulle detta skapa behov av 2hyllkm förva- ringsutrymmc. Om man kalkylerar med en byggkostnad på 1000 kronor per löpmetcr, skulle nybyggnation för detta material kräva en investering på 2 miljoner kronor. Driftskostnaderna för att mottaga. förvara och till- handahålla detta material har vi uppskattat till lmiljon kronor per år. Därtill kommer lokalkostnader. 182

• Sida 183
•  Original

Det äldre socialvårdsmaterialet , Prop. 1 989/ 90: 72 Vårt förslag har hittills avsett socialtjänstens personregister. Men också Bilaga 21 äldre socialakter m.m. från socialvården har värde ur såväl rättssäkerhets- som forskningssynpunkt. Vi anser att detta material i princip bör bevaras enligt samma regler som det nyare socialtjänstmaterialet.

Med det äldre materialet avser vi då personregister som tillkommit 1937 eller senare — dvs från införandet av bestämmelserna om socialregister — och som inte tillförts uppgift efter 31 december 1981.

Dessa material är ofta förtecknade och ordnade så. att det skulle kräva mycket arbete att tillämpa de kriterier för gallringsundantag. som vi före- slagit beträffande socialtjänstens dokument. Därför kan praktiska skäl tala för att kommunerna skall få deponera det äldre materialet utan gallring.

[ den mån man anser att bevarandet av endast ett urval innebär en integritetsvinst. kan man dock anföra att detta material tillkommit i ett läge då man inte förbundit sig att gallra av integritetsskäl. Därför är det inte orimligt att ha en något annan syn på hanteringen av det äldre materialet.

Om huvuddelen av kommunerna väljer att deponera hela materialet. blir det en mycket stor belastning på det statliga arkivväsendet. Om alla dessa ca 60hy11km skall byggas nya blir investeringskostnaden ca 60 miljo- nerkronor. Däremot torde inte driftkostnaderna stiga i proportion till materialets omfattning. Om mottagandet kan ske kontinuerligt över t. ex. en tioårsperiod. blir det extra personalbehovet litet.

Vi räknar med att hela vårt förslag förutom ovan berörda investeringar skulle medföra driftkostnader på ca 2 miljoner kronor per år. Därtill kom- mer lokalkostnader. Dessa kostnader är beroende av i vilken mån kommu- nerna väljer att överlämna ogallrat material till landsarkiven.

Det är framför allt med tanke på det äldre materialet, som vi föreslår att den nya lagstiftningen visserligen skall träda i kraft 1987. men att landsar- kiven bör medges en tidsfrist på tio år för att organisera den fysiska förvaringen av materialet.

En sådan frist är också nödvändig om arkivväsendet skall göra investe- ringar av den storleksordningen som det är fråga om. Lokalförsörjningen måste kunna planeras i ett långt tidsperspektiv och samordnas med sam- hällets samlade arkivbehov och lokallösningar.

Finansiering

Som framgått stannar våra kostnadsberäkningar vid relativt rimliga siffror för det nya materialet. även om det statliga arkivväsendet får ta emot hela det bevarade materialet. Beträffande det äldre materialet kan kostnaderna däremot bli relativt höga. Det kan påpekas att egentligen inga nya lagringskostnader tillkommer. Det material som är aktuellt finns idag bevarat och kostnaderna härför är täckta. Vårt förslag bygger på urval. varför det samhällsekonomiskt med- för besparingarjämfört med i dag. Kommunerna har hittills svarat för finansieringen av bevarandet. Enligt 183

• Sida 184
•  Original

Bilaga 2:l

förslaget skulle materialet få en statlig huvudman. Eftersom forskning i första hand är en statlig angelägenhet och socialnämnderna inte kommer att ha tillgång till materialet kan det hävdas. att staten — inte arkivbildar- na — bör finansiera bevarandet av forskningsmaterial. Vi nämner dock i betänkandet att detta inte är någon avgjord fråga.

Vi lägger inte fram något förslagsalternativ som innebär. att ett finan- sieringsansvar skulle åläggas kommunerna. men vi antar att många kom- muner är beredda att på ekonomiskt fördelaktiga villkor tillhandahålla arkivlokaler. Vad kommunerna därigenom vinner är, att materialet hålls mer tillgängligt för forskning i och kring kommunen.

Vi är medvetet försiktiga vid diskussionen av kostnaderna. Beräkningar- na är osäkra. Det är beroende av antalet kommuner, som vill ha kvar materialet i sina lokaler. och av i vilken utsträckning man kan gallra det äldre materialet samt av möjligheterna att finna billiga alternativ till nybyggen m. m.

Om man skall finna besparingar för att finansiera vårt förslag. är det inte orimligt att söka dessa i forskningsbudgetcn eller möjligen bland socialsek- torns (utvecklings) anslag. Vi har dock inte funnit det möjligt att konkret peka på lämpliga besparingar.

Vi anser dessutom att den finansiella frågan tangerar mera övergripande aspekter på kostnadsfördelning mellan stat och kommun. Frågan om sta- tens eventuella medverkan vid bevarande av kommunala arkivalier berörs eller har berörts av flera aktuella utredningar. Om deras överväganden kan föranleda förslag till nya former för de offentliga arkivens finansiering, är det inte osannolikt att saken kommer att bli föremål för formella förhand- lingar mellan staten oeh kommunerna.

Författningar

Rent lagtekniskt innebär vårt förslag vissa ändringar av socialtjänstlagen. Vi föreslår även en ny förordning om överlämnande av vissa personregis- ter inom socialtjänsten till landsarkiv.

I socialtjänstens 605 utgår det som där sägs om ett ärendes övergång till annan socialnämnd. Vidare skapas möjlighet att förordna om gallrings- skyldighet även för hem för vård eller boende. som drivs av landsting. enskild eller sammanslutning.

[ den ändrade 625 föreskrivs gallringsundantag av rättssäkerhetsskäl. Bestämmelsen att socialnämnden inte skall ha tillgång till sitt tidigare material införs i 66 5.

Den mera detaljerade regleringen till följd av vårt förslag sker i en särskild förordning om överlämnande till landsarkiv av vissa personregis- ter inom socialtjänsten. '

• Sida 185
•  Original

Sammanställning av remissyttranden över ' Prop. 1989/90: 72 betänkandet (Ds S 1986: 5) Gallra och bevara Bllaga 212 socialtjänstens personregister

Remissinstanserna

Efter remiss har yttranden över betänkandet avgivits av datainspektionen (Dl). socialstyrelsen. riksförsäkringsvcrket (RFV), delegationen för social forskning (DSF), statistiska centralbyrån (SCB). universitets- och högsko- leämbetet (UHÄ) efter hörande av institutioner med social eller socialme- dicinsk forskning, forskningsrådsnämndcn (FRN), humanistiskt-sam- hällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR). medicinska forskningsrådet (MFR), riksarkivet efter hörande av landsarkiv i den utsträckning riksar- kivet funnit lämligt. arkivutredningen (ARKU), statens nämnd för internationella adoptioner (NIA), länsstyrelsen i Stockholms län, läns- styrelsen i Uppsala län. länsstyrelsen i Göteborgs och Bohus län, länsstyrelsen i Malmöhus län, länsstyrelsen iJönköpings län. länsstyrelsen i Västerbottens län, Svenska kommunförbundet. Landstingsförbundet. landstinget i Stockholms län. landstinget i Uppsala län, landstinget i Malmöhus län, landstinget i Jönköpings län. Stockholms kommun. Göteborgs kommun, Malmö kommun. Botkyrka kommun. Jönköpings kommun. Lunds kommun, Tierps kommun. Allmänna Barnhuset. För- eningen arkivverksamma i landsting och kommun (FALK), De Handikap- pades Riksförbund (DHR). Ale kommun, Ericastiftelsen. Sveriges släkt- forskningsförbund. Annika Johansson. Elvy Holgersson. Södertälje kom- muns familjerättssektion. Handikappförbundens centralkommitté (HCK). Christer Bergkvist. Sture Öberg(intensivdatautredningen) samt upprop un- dertecknat av socialsekreterare i Karlskrona.

Allmänna synpunkter

Medicinska forskningsrådet (MFR) anser att: "Socialdatautredningens förslag berör frågor där besvärliga avvägningar måste ske mellan motstri- diga intressen såsom mellan enskilda individers integritetsintressen och forskningens behov av sociala primärdata eller mellan forskningsintresse- na för bevarande och den samhällsekonomiska nödvändigheten att be- gränsa arkivens omfattning. l dessa avvägningar syns det MFR som utred- ningen gjort i det stora hela rimliga bedömningar.”

Även flertalet av övriga myndigheter eller institutioner med anknytning till for5kning har uttryckt liknande allmänna positiva omdömen om utred- ningen. Dct gäller t.ex. forskningsrådsnämnden. universitets— och högsko- leämbetet och humanistiskt-samhällsvetenskapliga forskningsrådet. UHÄ. sammanfattar i sitt yttrande: ”Sammanfattningsvis har institutionerna funnit att utredningen kommit fram till en god avvägning mellan indivi- dens integritctsintrcssc och samhällets och forskningens behov av insyn. lnstitutionerna har i huvudsak tillstyrkt utredningens förslag."

Också ett flertal andra remissinstanser har inledningsvis i stort anslutit sig till utredningens ambition att söka förena forskningens behov av matc- 185

• Sida 186
•  Original

rial med den enskildes rättssäkerhet. De som framför sådana synpunkter Prop. l989/90: 72 är länsstyrelsen i Malmöhus län. länsstyrelsen i Västerbottens län, Lands- Bilaga 222 tingsförbundet, landstinget i Uppsala län. landstinget i Stockholms län. Stockholms kommun och Göteborgs kommun. Landstinget i Uppsala kan ses som representativ för dessa:

”Landstinget stöder uppfattningen att den enskilde skall känna förtroen- de för socialtjänsten. Den enskilde måste få garantier för att uppgifter inte kommer=i orätta händer eller blir en belastning vid framtida kontakter med socialtjänsten. Det senare föreslås bli reglerat genom lagändring.

Forskningens behov av data och den enskildes behov av integritet måste gå att förena. Forskningens behov av material är tidlöst medan den enskil- de individens behov av integritet är tidsbegränsat. Sekretesslagen reglerar det senare. Allt för långtgående gallring medför bristfälligt forskningsun- derlag för t.ex. samhällsplanering. Framtidens samhälle kan också få en felaktig eller snedvriden bild av det förgångna.”

Såväl länsstyrelsen i Jönköpings län som arkivutredningen (ARKU) uttalar-stark kritik mot utredningen: "Länsstyrelsen i Jönköpings län anser att utredningens förslag är behäftat med så stora brister att den inte utan ytterligare överväganden bör läggas till grund för åtgärder."

ARKU ifrågasätter själva grunderna för SDU:s (socialdatautredningens) förslag. Utredningen anför: ”Det'har sålunda inte övertygande visats att ett bevarande av socialdata måste förenas med ett överlämnande av mate- rialet till särskilda depåer, statliga eller andra. 1 ett sådant läge har ARKU inte funnit sig kunna prioritera in detta ändamål bland alla de övriga och ofta långt viktigare resursbehoven på arkivområdet. l—luruvida SDU:s förslag vid en helt förutsättningslös bedömning likväl skulle framstå som den optimala lösningen är ovidkommande, eftersom de statsfinansiella hänsynen inte medger en sådan valfrihet.”

Även datainspektionen (Dl) riktar en allmän kritik mot utredningens förslag: "Datoriseringen i samhället'=har givit integritetsfrågorna vid per- sonregistrering en helt ny dimension. Det finns bland människorna en oro över vad den väldiga ökningen av datalagrad information om individerna kan föra med sig. Enligt DI:s mening är det nödvändigt att beakta denna oro. om allmänhetens förtroende för myndigheterna inte skall rubbas.

Det räcker då inte att bygga upp ett tillfredsställande skydd mot obehö- rig spridning av lagrad information. Man måste också ta hänsyn till den utbredda känsla av obehag som finns redan av det skälet att informationen över huvud taget finns bevarad. Självfallet gör sig den aspekten särskilt starkt gällande när det handlar om information om enskildas behov av hjälp och stöd eller om tvångsingripanden så som fallet är med innehållet i socialtjänstens register.

Regleringen på detta område måste därför utformas med synnerlig om- sorg."

• Sida 187
•  Original

Samordning med andra utredningar Prop. 1989/90: 72 Bilaga 2:2

Ett flertal remissinstanser har i sina remissvar tagit upp behovet av sam- ordning. De eventuella förändringar som kommer att genomföras med anledning av socialdatautredningens förslag bör samordnas med andra aktuella utredningar med anknytning till området.

Riksarkivet. humanistiskt-samhällsvetenskapliga forskningsrådet. data- inspektionen samt länsstyrelsen i Jönköpings kommun anser att samord- ning bör ske med intensivdatautredningen.

Datainspektionen förutsätter dessutom samordning med arkivutred- ningens förslag. Även arkivutredningen framför i sitt svar behov av sam- ordning av de bägge pågående utredningarna.

lntegritetsskydd genom deponering

Det stora flertalet av de som redovisar synpunkter i förvaringsfrågan är starkt kritiska till utredningens förslag. Riksarkivet anser, efter hörande av landsarkiven. att det föreligger praktiska hinder för att landsarkiven skall kunna förvara det bevarade materialet. "Landsarkiven har i dag inte heller möjlighet att ta emot och förvara detta omfattande material i sina depåer. Utredningen föreslår som alternativ till ett direkt överlämnande. att materialet får fysiskt kvarstanna hos kommu- nerna men formellt skall anses som avlämnat.

Enligt riksarkivets principiella uppfattning vore det olyckligt att bryta ut socialtjänstens material från den kommunala arkivbildningen. Handling- arna har tillkommit i den kommunala verksamheten och bör bevaras i kommunen tillsammans med övriga delar av kommunens arkiv.

Riksarkivet anser det alltså felaktigt att genom lagstiftning föreskriva att socialtjänstens material skall överföras till statlig myndighet. Kommuner- na kan frivilligt välja att'avlämna delar av sina arkiv fram till en viss tidpunkt till ett landsarkiv. Denna möjlighet finns redan genom landsar- kivens instruktion.

Motiven bakom utredningens förslag om avlämnande till landsarkiven har uppenbarligen varit att på detta sätt öka säkerheten. Säkerhetsfrågan kan emellertid lösas på annat sätt. Ett alternativ är att uppdra åt riksar— kivet att utöva tillsyn över förvaring m.m. av socialtjänstmaterialet. Ex- empel på sådan tillsyn finns i flera lagar (jfr. t.ex. datalag. socialtjänstlag. smittskyddslag. arbetsmiljön. skollag osv..). Enligt sin instruktion skall riksarkivet utöva det högsta inseendet över det offentliga arkivväsendet och verka för en rationell organisation och utveckling av arkivväsendet. Riksarkivet utfärdar. som ovan nämnts. allmänna råd till kommunerna."

Uppsala läns landsting avvisar också utredningens förslag: "Landstinget avvisar utredningens förslag att de från gallring undantagna handlingarna skall överföras i statlig ägo. Förslaget har ej stöd i utredningsdirektiven. ej heller har utredningen kunnat visa att de kommunala arkivmyndigheterna skulle vara mindre lämpade för hanteringen av det bevarade materialet.

Landstinget anser. att de från gallring undantagna landstingskommuna- la handlingarna skall bli kvar i kommunal ägo. Handlingarna bör överföras 187

• Sida 188
•  Original

till förvaltningsutskottet för förvaring i dess centrala arkivdepå. Utskottet Prop. l989/90: 72 har det övergripande ansvaret för landstingskommunens arkivverksam- Bilaga 22 het. Vi finner utskottet väl lämpat att ha det yttersta ansvaret för hur integritetskänsligt material skall hanteras. Vi anser inte. att socialdatan skiljer sig från övrig integritetskänslig data hos landstingets arkivbildare.

Överförande till utskottet är en enkel lösning inom ramen för gällande lagregler. Någon särskild förordning om överlämnande till landsarkiv är således onödig. För de kommuner som inte har egna centralarkiv finns sedan 1902 en möjlighet att överlämna sina arkivhandlingar till ett lands- arkiv. Om så sker bör överlämnandet ske i form av deposition och här använt i dess rätta betydelse.

Att bryta ut delar av de kommunala arkiven och överföra visst material i statlig ägo är olyckligt och försvårar överblicken av arkivbildningen för forskare och allmänheten. Detta strider även mot den allmänt respektera- de arkivtcorins ursprungsprincip."

Malmöhus läns landsting framför liknande synpunkter. Svenska kommunförbundet anser bl.a. att förslaget står i motsättning till kommunallagen: "Integritetsaspekterna på socialdatamaterialet synes således vara väl tillgodosedda inom den kommunala organisationen. Nå— gon skyddsnivå över socialtjänstlagens gallringskrav och sekretesslagens bestämmelser existerar inte. 1 det senare fallet gäller samma regler för kommunala och statliga myndigheter. Därtill kan läggas att kommunerna har en långvarig vana att hantera socialdata och därtill ofta jurudisk expertis i kommunen. Till kommunernas förfogande i detta avseende står också kommunförbundetsjuridiska avdelning. De statliga arkivmyndighe— terna har veterligt ingen juridisk expertis i sin organisation.

Av kommunallagen framgår att kommunerna själva får vårda sina ange- lägenheten. Till dessa hör arkivvården. Kommunfullmäktige utfärdar ett arkivreglemente och kommunens myndigheter vårdar och förtecknar sina arkiv i enlighet med reglementet. Om kommunerna skulle tvingas att lämna det här aktuella socialdatamaterialet till de statliga arkivmyndighe- terna innebär detta ett ingrepp i den kommunala självbestämmanderätten och det kan ses som ett uttryck för misstro mot kommunernas möjlighe- ter att sköta sina handlingar. Några paralleller till detta drastiska förslag finns inte i den tidigare arkivhistorien.

Styrelsen avvisar med hänvisning till vad som ovan anförts socialdataut- redningens förslag om att de från gallringsplikt undantagna urvalen skall överlämnas till statlig arkivmyndighet med rätt att besluta om dess an- vändning vare sig dessa förvaras i landsarkivens depå eller alltjämt finns hos kommunen."

Malmö kommun. Göteborgs kommun. Botkyrka kommun, Lunds kom- mun. Ticrps kommun samt Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun tar avstånd från utredningens förslag på liknande grunder och hävdar att uppgiften är en kommunal angelägenhet.

Sveriges Släktforskarförbund anför för sin del följande:l "Socialnämnden nas arkiv bör inte splittras enligt utredningens förslag. utan i stället hållas intakta tillsammans med kommunernas övriga arkiv. Den genealogiska forskningen främjas bäst av att de skilda kommunala och landstingskom- 188

• Sida 189
•  Original

munala arkiven hålles väl ordnade och samlade i resp. kommuns eller Prop. 1989/90: 72 landstings centralarkiv." Bilaga 222

Vissa remissinstanser tillstyrker dock utredningens förslag i denna del. Humanistiskt-samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR) framför: "Från forskningssynpunkt är det ändamålsenligt att materialet förvaras på landsarkiven. ty här finns större resurser att ta hand om forskarna samti- digt som man här har större vana än ute på de lokala myndigheterna att handlägga forskningsetiska frågor. Vad gäller utredningens förslag till för— varing anser HSFR att de bestämmelser som kommer att reglera utläm— nandet av material är fullt acceptabla ur integritetssynvinkel. Den vikti— gaste principen är här att det material som sparats för forskning senare aldrig får användas i socialtjänsten eller för annan åtgärd mot enskild individ. vilket är i full överensstämmelse med befintliga forskningsetiska regler. Dessa regler måste även tillämpas på det äldre materialet. även om detta inte kan överlämnas till landsarkiv."

Forskningsrådsnämnden tillstyrker på liknande grund. Även länsstyrelsen i Malmöhus län. länsstyrelsen i Uppsala län. lands- tinget i Jönköpings län samt Allmänna Barnhuset tillstyrker utredningens förslag att materialet skall förvaras vid landsarkiven. Landstinget i Jönköpings län anser att den "enskildes integritetsskydd torde också på ett tillfredsställande sätt tillgodoses genom att det material som undantages måste deponeras hos landsarkiven."

Statistiska centralbyråns material

Datainspektionen (DI) tillstyrker utredningens förslag: "Ett förslag från utredningen som DI hälsar med tillfredsstälelse är åläggandet för SCB att till riksarkivet överlämna statistiska uppgifter som lämnats till byrån enligt nu gällande och äldre författningar om skyldighet för socialnämn- derna och deras föregångare att lämna underlag för statistik (6å förord- ningen om överlämnande till landsarkiv av vissa personregister inom socialtjänsten m. m.). Därmed skulle den otillfredsställande ordning som råder f. n. avhjälpas."

Statistiska centralbyrån, riksarkivet, medicinska forskningsrådet och delegationen för social forskning uttalar sig också positivt till förslaget.

Ingen remissinstans har motsatt sig förslaget i denna del.

Utlämnande

Lunds kommun anför: ”I fråga om utlämnande av deponerat material föreslår utredningen att landsarkivet skall bedöma ett forskningsprojekts konsekvenser ur integritetssynpunkt och risken för att det på annat sätt kan medföra skada för berörda personer. Socialnämnden anser att den nämnd som upprättat handlingen bör verkställa skadeprövningen enligt sekretesslagen" I UHÄ:s remissvar sägs: "När det gäller förordningen om överlämnande till landsarkiv har bl.a. sociologiska institutionen i Stockholm anfört att 25 bör förtydligas vad avser sekretesskyddade uppgifter." 189

• Sida 190
•  Original

Flera av de forskningsinstanser som yttrat sig pekar på behovet av att Prop. 1989/90: 72 forskningsråd eller forskningsetiska kommittéer medverkar i prövningen Bilaga 2:2 av begäran om tillgång till materialet.

T.ex. medicinska forskningsrådet (MFR) framför följande: "När det gäller användningen för forskning av material som enligt förslaget skall bevaras och deponeras hos det statliga arkivväsendet (landsarkiven och riksarkivet) måste en noggrann prövning ske. MFR vill framhålla att det här kan vara lämpligt att det till ansökan om tillgång till arkivdata fogas ett utlåtande från forskningsetisk kommitté. Sådana finns sedan länge vid de medicinska fakulteterna och kan förväntas inrättas inom det samhällsve- tenskapliga området inom en snar framtid. Ett sådant förfarande skulle stärka bevakningen av att ur integritetssynpunkt känsligt material inte används på ett olämpligt sätt."

UHÄ refererar till flera universitet som "beträffande uppdraget åt riks- arkivet att utfärda tillämpningsföreskrifter framfört att riksarkivets sam- råd med andra organ skall vara obligatoriskt. De har påpekat att riksar- kivet saknar kompetens att ge allmänna råd för bedömning av vilken forskning som skall anses vara vetenskaplig forskning. Vidare har sociolo- giska institutionen i Uppsala framfört synpunkten att beslut om tillträde skall fattas hos en central granskningsnämnd. Institutionerna för socialme- diein har också framfört kravet att riksarkivet obligatoriskt skall kräva godkännande av de etiska kommittéer som föreslagits i annat samman- hang."

Landstinget i Jönköpings län anser att det är angeläget att utarbetandet - av de allmänna råden för utlämnande av deponerat material sker i samråd med kommunförbundet.

Liknande synpunkter framförs av landstinget i Uppsala län och av Lunds kommun.

Datainspektionen avstyrker förslaget vad gäller regleringen av utläm- nande av material för forskning. Den reglering av uppgiftsskyldigheten för statistik och forskningsändamål som socialdatautredningen föreslår fyller enligt DI:s mening inte de krav som bör ställas. DI utgår från att det här rör sig om ett uppgiftslämnande som enligt direktiven för data- och offent- lighetkommittén (DOK) och dess uttalanden bör regleras i en registerlag. "Av denna bör framgå registrens ändamål. vilka uppgifter som får ingå. hur de skall insamlas. hur de får bearbetas. vilken samkörning som eventu- ellt kan medges. bevarandetid m.m. DI avstyrker alltså att utredningens förslag i denna del läggs till grund för lagstiftning."

Gallring av rättssäkerhetsskäl

Majoriteten av de remissinstanser som yttrat sig över denna del av utred- ningens förslag anser att de ärendegruppcr som föreslås undantas från gallring bör kompletteras. Datainspektionen och Tierps kommun tillstyr- ker förslagen på undantag från gallring utan att kräva ytterligare undantag. Jönköpings kommun avvisar emellertid förslaget i den nuvarande utform- ningen. främst av integritetsskäl. Länsstyrelsen i Uppsala län. länsstyrelsen i Malmöhus län. länsstyrelsen 190

• Sida 191
•  Original

i Jönköpings län. socialstyrelsen. NIA'. UHÄ, länsstyrelsen i Stockholms Prop. l989/90: 72 län, Svenska kommunförbundet, Landstingsförbundet, Stockholms-kom- Bilaga 2:2 mun. Göteborgs kommun. Malmö kommun, Botkyrka kommun. Lunds kommun. Allmänna barnhuset, Ericastiftelsen. Svenska släktforskarför- bundet. FALK samt Södertälje kommuns familjerättssektion anser att det finns skäl att även undanta handlingar rörande inhemska adoptioner från gallring.

Länsstyrelsen i Stockholms län delar inte utredningens uppfattning att "undantag av gallringsregeln för inhemska adoptioner skulle kunna även- tyra samförståndslösningar och befrämja misstro hos berörda familjer. Även om det skulle finnas fog för sådant antagande. anser länsstyrelsen att barnets rätt att få kunskap om sin bakgrund tveklöst måste komma före föräldrarnas intresse”. Flera remissinstanser anger psykologiska-.tmotiv för att inte gallra dessa handlingar.

Ericastiftelsen anför i sitt remissvar följande: "Faktisk kunskap om det egna ursprunget är en förutsättning av betydelse för identitetsbildningen. Dels gäller detta självklara biografiska uppgifter. dels detaljer eller udda och konkreta upplysningar om omständigheterna kring adoptionen och den tidiga uppväxten, som för utomstående kan te sig banala. Det är ofta en ömtålig och känslomässigt stark händelse att i tonåren eller i vuxen ålder för första gången få del av dittills okända upplysningar om den egna härkomsten, och omständigheterna kring den identitet som den adoptera- de tidigt blev tilldelad.

Den adopterade fick en gång sin formella identitet genom samhällets försorg. Det bör också efter barndomsåren vara samhällets ansvar att låta den adopterade i psykologisk mening underbygga sin identitet, genom att ta del av kända fakta i adoptionshandlingarna.

Med hänsyn till ovanstående anser vi det vara av stor psykologisk och psykiatrisk betydelse att Socialtjänstens register beträffande inhemska adoptioner också i fortsättningen kommer att finnas tillgängligt-för de berörda personerna, och att dessa kan beredas möjlighet att få diskutera uppgifterna med en i dessa avseenden erfaren och lyhörd person."

Ytterligare ett flertal remissinstanser vill vidga undantagen i förhållande till utredningens förslag. Det gäller Svenska kommunförbundet. länsstyrel- sen i Jönköpings län, socialstyrelsen. NIA, länsstyrelsen i Stockholms län, Stockholms kommun, Göteborgs kommun, Malmö kommun, Allmänna barnhuset, Svenska släktforskarförbundet (FALK) samt Södertälje kom- muns familjerättssektion. Utöver inhemska adoptivbarn vill dessa remiss- instanser också undanta samtliga ärenden som gäller placeringar av barn och ungdomar. Nämnden för internationella adoptioner föreslår ”att un— dantag från regeln om gallring, utöver vad utredningen föreslagit, görs för utredningar som legat till grund för socialnämndens beslut om medgivan- de enligt 2545 socialtjänstlagen och som lett till att en familj tagit till sig ett barn. Undantag bör även göras för de anteckningar som gjorts med anled- ning av socialnämndens skyldigheter enligt 265 socialtjänstlagen och 395 socialtjänstförordningen samt för allt material som upprättats iisamband med en underårigs förflyttning från ett hem till ett annat oavsett om'barnet flyttats från biologiska föräldrar. adoptivföräldrar eller ett familjehem." 191

• Sida 192
•  Original

"Socialstyrelsen anser att det är en brist att utredningen inte analyserat Prop. l989/90: 72 människors behov av kunskap om sina rötter och samhällets skyldighet att Bilaga 212 tillgodose detta behov. När det gäller adoptivbarns utveckling är det av stor betydelse att dessa får kunskap om sina biologiska rötter. Samma behov har inseminationsbarncn och lagstiftaren har också i inseminations- lagen tillgodosett detta behov.

Behovet av dessa kunskaper är inte begränsat till de biologiska rötterna. För en persons utveckling är det lika betydelsefullt med kunskap om de sociala rötterna. Särskilt viktigt är det att få kunskap om människor som betytt mycket för ens utveckling och om händelser i tidig barndom. Enligt socialstyrelsens uppfattning måste en människa senare i livet därför ha rätt att få kunskap om tidigare placeringar i fosterhem eller på barnhem och anledningen till placeringarna. Det kan nämligen mycket väl förhålla sig så att dessa tidigare händelser orsakat ett stort tomrum eller felaktiga fantasi- er eller föreställningar om den sociala eller psykologiska bakgrunden. För att få möjlighet att bearbeta dessa upplevelser måste handlingar som rör en persons sociala och psykologiska bakgrund bevaras längre än vad som gäller enligt huvudregeln: förslagsvis i 70 år.”

Socialstyrelsen anser vidare att: "Barn som adopterats eller växt upp med fosterföräldrar kan då de blivit äldre vilja forska i sitt ursprung. Vanligtvis uppkommer behovet att utforska sitt ursprung i puberteten eller i samband med en nära anhörigs död eller när en person får egna barn. De uppgifter som skall sparas bör därför omfatta alla uppgifter som barnet kan tänkas vilja få reda på. Detta kan t.ex. vara hår- och ögonfärg (cv. foto). kroppsbyggnad. yrke. speciella färdigheter och intressen samt något om motiven till adoptionen/fosterhemsplaceringen.

Socialstyrelsen anser _ med hänvisning till ovanstående — att en sär- skild bestämmelse bör införas om att handlingar som rör familjeförhållan- den för ett barn som placerats utanför det egna hemmet skall undantas från gallring. De uppgifter som skall sparas bör omfatta såväl information om föräldrahemmet som om det hem där barnet placerats. t.ex. ett fa- miljehem."

Nämnden för internationella adoptioner vill att de handlingar som sparas i samband med internationella adoptioner inte skall begränsas till det som rör barnets förhållanden i dess hemland. "Nämnden anser emeller- tid också att den hemutredning som ligger till grund för att en familj fått medgivande att ta emot ett barn bör sparas för att barnet som vuxen själv skall kunna ta del av vilka överväganden som gjorts. Socialnämndens beslut och därmed också hemutredningen har varit av livsavgörande bety- delse för barnet. NIA anser också att anteckningar som gjorts om barnets anpassning till sin nya familj efter ankomsten till adoptivhemmet fram— över kan bli av mycket stort värde för den det rör. Detsamma gäller utredningar som senare kan komma att göras och som också får livsavgö- rande betydelsc för barnet. nämligen i de fall det blir fråga om omhänder- tagande och liyttning av barnet från den familj som först tagit emot det."

Socialdatautredningen föreslår att de handlingar som rör barn och som enligt utredningens förslag skall undantas från gallringsskyldigheten skall överlämnas till landsarkivet först kalenderåret efter det barnet fyllt 18 år. 192

• Sida 193
•  Original

"Enligt socialstyrelsens uppfattning är denna lösning mycket bra. Ärenden Prop. l989/90: 72 det här gäller kan ofta aktualiseras innan barnet fyllt 18 år. Det är då Bilaga 222 värdefullt att handlingarna finns hos socialnämnden så att tjänstemän där kan lämna råd och stöd på lämpligt sätt."

Allmänna barnhuset anser att akterna bör förvaras "hos socialnämnder- na och att de överlämnas till landsarkiv kalenderåret efter det år under vilket barnet fyllt arton år och minst fem år har gått sedan åtgärden upphörde. Om det gäller en pågående placering efter 18 år överförs de till landsarkiv fem år efter åtgärdens upphörande.”

Ytterligare ett par remissinstanser anser att det finns skäl som talar för att handlingar som rör "olämpliga vårdnadshavare" av säkerhetsskäl bör undantas från gallring. Exempelvis hänvisar länsstyrelsen i Västerbottens län till de synpunkter JO förde fram i anslutning till de nu gällande gallringsreglerna i socialtjänstlagen: ”Beträffande vissa slags uppgifter är det av särskilt intresse att kunna bevaka om ett mönster upprepas. Sådana uppgifter är t.ex. tidigare misshandel eller vanvård av äldre syskon till barnet. Även vissa psykiska sjukdomstillstånd hos barnets vårdare eller dess omgivning lörtjänar att uppmärksammas. JO anser därför att den föreslagna gallringsregeln (tre år efter senaste anteckning i p-akt) inte bör genomföras generellt utan måste förses med viktiga reservationer när det gäller allvarliga missförhållanden som rör barn."

Handlingar som avser ingripande mot olämpliga vårdnadshavare bör enligt länsstyrelsens bedömning undantas från gallring. Såväl barnets rätt som forskningens behov motiverar särskilda arkiveringsregler för sådana handlingar.

Socialstyrelsen anför att "Socialnämnden har ett mycket stort ansvar när det gäller att skydda barn och ungdomar mot olämpliga vårdnadshava- re och mot olämpliga familjehemsföräldrar. Alla mål eller ärenden om vårdnad eller umgänge remitteras i någon form till socialnämnden innan rätten avgör saken (6 kap. 185FB). Enligt 42å socialtjänstförordningen skall nämnden dessutom, om den får veta att någon åtgärd behöver vidtas i fråga om vårdnad, göra framställning eller ansökan hos domstol. När det gäller familjehemsplaceringar har socialnämnden ansvaret för att familje- hemmet är lämligt att ta emot barn eller ungdomar. Om socialnämnden verkligen skall kunna ta ansvar i dessa situationer förutsätter det att nämnden inte gallrar handlingar som kan komma att väga tungt eller nästan vara utslagsgivande när nämnden skall ta ställning till vårdnads- havares eller familjehemsförälders lämplighet. Vissa uppgifter om enskild person. som att denne utövat våld mot barn eller har ett sexuellt beteende som kan befaras komma att riktas mot barn. bör därför undantas från gallringsskyldigheten. Hur detta integritetskänsliga material skall hanteras hos socialnämnden måste emellertid bli föremål för ytterligare övervägan- den."

• Sida 194
•  Original

Gallringsundantag för forskning Prop. l989/90: 72

Delegationen för social forskning (DSF) anser ”att utredningen i stort sett Bilaga 22 har funnit en god avvägning mellan individens integritetsintresse och forskningens behov av för individen ömtålig information.

DSF vill understryka sin tillfredsställelse med att utredningens huvud- förslag är ett datumurval och inte ett geografiskt urval. Ur social-. sam- hälls-beteendevetenskaplig synvinkel är datumurval klart att föredra efter- som dels longitudinella studier kan ske. dels generaliseringar till riksge- nomsnittet kan göras.”

Datainspektionen (DI) anför däremot kritik mot utredningens förslag: "Socialdatautredningens förslag är inte förenligt med DOK:s synsätt. Reg— leringen av undantag från gallring föreslås sålunda i väsentliga delar ske i förordning och inte i lag. Detsamma förutsätts även fortsättningsvis vara fallet med skyldigheten för socialnämnderna att lämna uppgifter till SCB för statistisk bearbetning, uppgifter som alltså enligt utredningens förslag skall bevaras i individrelaterat skick i evärdlig tid för forskningens behov. DI anser att dessa frågor bör prövas av riksdagen och beslutas i lag.

DI ifrågasätter lämpligheten av att undanta material från gallring enligt de principer som utredningen föreslår. Det är ofrånkomligt att människor födda på angivna dagar i månaden eller bosatta i Jönköping känner sig utpekade och berövade en del av sitt integritetsskydd. DI måste emellertid samtidigt konstatera att inspektionen inte förmår ange någon annan ur- valsmetod. varigenom sådana olägenheter undviks."

Kommunförbundet framför kommunernas intressen i forskningssam- manhang: "Utredningens förslag innebär att endast forskning som bedrivs inom statlig myndighet skulle ha tillgång till socialdata som undantagits från gallring. Denna begränsning är oacceptabel. Redan nu bedrivs social forskning i kommunal regi. Det finns skäl att förmoda att denna verksam- het får ökad omfattning i framtiden. Självfallet måste kommunerna själva — både av hänsyn till klienter och forskare — avgöra hur deras material utnyttjas. Ansvaret kan i detta avseende inte övertas av någon annan."

Handikappförbundens Centralkommitte' (HCK) skriveri sitt remissvar: "HCK anser att i de fall man behöver uppgifter för forskningsändamål, som rör den enskilde människan. och då man gör undantag från gallring av uppgifter skall dessa ALLTID avpersonifieras." Samma uppfattning fram- förs också av landstinget i Stockholms län.

Botkyrka kommun anför: "Slutligen måste ytterligare en aspekt på rela- tionen arkivforskning tas upp. Handlingar och uppgifter av olika slag överlämnas till arkivväsendet för att stå till forskningens förfogande. så även socialdata. Utredningen föreslår. att socialdata skall få utlämnas till statliga myndigheter endast för vetenskaplig forskning. vilket är en skärp- ningjämfört med 964 SoL och skriver: ”Riksarkivet föreslås vidare utfärda allmänna råd för bedömning av vilken forskning. som skall anses vara vetenskaplig forskning . . Detta kan absolut inte godtas. Arkivmyndighe- ternas uppgift är att tillhandahålla arkivhandlingar enligt TF:s krav och med beaktande av Seer och annan lagstiftnings begränsningar. Kriterier för vad som är vetenskaplig forskning måste fastställas utanför arkivväsen- 194

• Sida 195
•  Original

det — det är en uppgift för forskarna och forskningsråden. Förslaget till Prop. l989/90: 72 skärpning av utlämnandekriteriet till vetenskaplig forskning saknar Bilaga 212 tillämpningsgrund. är således irrelevant och bör därför avvisas." Statistiska centralbyrån ser förslaget som en förbättring jämfört med nuvarande system: "Förslaget att bevara de riksomfattande registren över- ensstämmer med SCB:s bedömningar. Det skapar förutsättningar för lång- siktiga studier av barn och unga inom Sol/LVU-vården. LVM-vården samt av dem som erhåller socialbidrag."

Datumurvalet

Riksförsäkringsverkct anser att "socialdatautredningens olika förslag till bevarande av material för forskning synes väl avvägda. Det föreslagna datumurvalet. som innebär att c:a 10% av materialet bevaras i sin helhet. såväl personakter som registernoteringar. bör enligt verkets mening garan- tera att ett tillräckligt. statistiskt signifikant bestånd av individuella pri- märdata bevaras för forskning."

Andra remissinstanser som tillstyrker förslaget till urval är medicinska forskingsrådet. forskningsrådsnämnden. humanistiskt-samhällsvetenskap- liga forskningsrådet. Svenska kommunförbundet. landstingen i Uppsala län och Malmöhus län liksom länsstyrelsen i Göteborgs och Bohus län.

Botkyrka kommun tillstyrker också urvalsprincipen men tar ändå upp viss kritik: "När det gäller urvalsmetodiken. finns det anledning att ställa upp ett frågetecken inför utredningens ställningstagande angående möjlig- heterna att dra slutsatser för hela riket. Urvalet ärju styrt till ett antal på förhand fastställda födelsedatum. Därmed har inte alla individer i popula- tionen samma "chans" att väljas ut. Urvalet är alltså inget äkta slumpur- val. Inte heller är det totala antalet individer i populationen känt för varje urvalstillfälle. Urvalet sägs av utredningen omfatta c:a 10 % av totalbestån- det. men eftersom urvalet sker efter registerledarna. är det klan att ett stort antal 5—15—25-födda klienter kommer att utgallras: samtidigt kommer ett antal klientakter med andra födelsedatum att bevaras. Dessa faktorer kommer uppenbarligen inte att balansera varandra. Dessutom är det med stor säkerhet så. att uppgiftssamlandet i fortsättningen inte kan anses ske på lika villkor för alla individer i populationen. Med överväldigande sannolikhet kommer det faktum. att urvalet är känt på förhand. att påver- ka socialtjänstens personal. dessvärre troligen i olika riktningar — vissa kommer att vilja vara extra detaljerade. andra kommer att ställa samman bara ett absolut minimum med uppgifter. Denna faktors betydelse är dessutom helt omöjlig att skatta. En annan fråga av intresse i detta sam- manhang är att många invandrare har kommit att tilldelas konstruerade personnummer till följd av osäkerhet om faktisk födelsetid. Exempelvis betraktas en oproportionerligt stor andel av invandrarna i Botkyrka som födda den 1januari. Härigenom påverkas sannolikt bevarandeurvalet när det gäller socialdata rörande invandrare på ett ur forskningens synpunkt negativt sätt.

Allt detta sagt innebär dock inte ett avrådande från urvalsprincipen. 195

• Sida 196
•  Original

bara ett påpekande att det bevarade materialet kanske inte kan tillerkän- Prop. l989/90: 72 nas fullt ut den representativitet utredningen vill hävda." Bilaga 2:2 Länsstyrelsen i Stockholms län och socialstyrelsen framför liknande synpunkter.

DSF anser "att ett 10%-igt urval av akter vid socialnämnd är väl motiverat men tillstyrker inte ett sådant urval vid hem för vård eller boende. Dokumentationen från hem för vård eller boende är relativt begränsad. En del hem är förhållandevis små. Det finns därför en ganska stor sannolikhet att vid vissa mindre hem ingen av de inskrivna är född den Sie, 15:e eller 25:e under en ettårsperiod. Om utredningens förslag genomförs kan det sålunda innebära att det blir omöjligt att bedriva forskning om t.ex. dessa hems vård- och behandlingsmetoder under en tidsperiod p.g.a. att allt material gallrats. DSF föreslår därför att ingen gallring sker i register och journaler förda vid hem för vård eller boende.

DSF vill även framhålla att lämpligheten av att genomföra ett 10%-igt urval i hög grad är avhängigt av vilken problemställning som skall belysas genom en forskningsinsats. Om man t.ex. vill undersöka bakgrunden och motiven till en relativt ovanlig åtgärd. exempelvis ett tvångsomhänderta- gande. kan den föreslagna urvalsfraktionen vara för liten. DSF vill därför föreslå att ytterligare överväganden görs beträffande gallring som gäller beslut om åtgärder enligt LVU och LVM."

Svenska kommunförbundet lyfter fram vissa problem vad gäller urvalets representativitet: "Framhållas bör dock att det föreslagna urvalet av se- cialdata om 10% enbart är representativt för vissa regioner samt rikstäc— kande undersökningar. Endast för de allra största kommunerna kan urva- let ge underlag för meningsfulla slutsatser.

För att tillgodose behovet av forskning på lokal nivå krävs sannolikt ett betydligt större undantagandc från gallringsplikten.

Det är beklagligt att utredningen inte mer ingående analyserat vilka vetenskapligt relevanta frågor som kan besvaras med det föreslagna urva- let. Måhända skulle det visa sig att samma undersökningar kan genomfö- ras med bevarande av endast en födelsedag (15:e födda) motsvarande 33% av populationen med samma grad av osäkerhet. Det mindre urvalet skulle i stället kunna ha kompletterats med att akter från vissa kommuner/ regioner bevarades totalt eller med vida högre frekvens. Därvid har man möjlighet att kombinera resultat vunna på makronivå med detaljunder- sökningar på mikronivå. något som vanligen berikar forskningen."

Ett antal remissinstanser anser att man borde minska datumurvalets omfattning. Dessa är länsstyrelserna i Västerbottens län och Jönköpings län samt intensivdatautredningen som anser att ett treprocentigt represen- tativt urval skulle räcka. förslagsvis personer födda den 15:e varje månad.

Regionalt urval

Utredningen föreslår att datumurvalet kompletteras med ett regionalt urval. Jönköpings kommun föreslås utgöra ett sådant s.k. typarkiv. Delegationen för social forskning diskuterar förslaget ur flera aspekter: "Sett ur forskningens synpunkt ger det betydligt större analysmöjlighe- 196

• Sida 197
•  Original

ter att kunna jämföra socialtjänsten i flera kommuner. Man bör då välja Prop. l989/90: 72 kommuner med olika struktur t.ex. avseende storlek. invånarantal. för- Bilaga 2:2 värvsintensitet. arbetsmarknad. näringsstruktur och socio-ekonomiska ka- raktäristika. Av detta skäl kunde i överensstämmelse med gallringsbestäm- melsen inom sjukvården t.ex. tre typkommuner väljas. Ett annat kriteri- um för urval av typkommun är att forskningsresurser finns inom en kommun. vilket ofta visat sig ha betydelse för utnyttjandegraden. I detta fall torde förekomsten av socialhögskola samt institution för sociologi. psykologi. pedagogik och socialmedicin kunna beaktas vid utvidgning av antalet typkommuner.

DSF föreslår sålunda att frågan om var typarkiv skall förläggas övervägs ytterligare inte minst mot bakgrund av att en särskild utredare tillkallades i februari 1986 med uppgift att klarlägga förutsättningarna för tillämpning av s.k. intensivdataområden och individbaserade urvalsserier inom är- kivväsendet.”

UHÄ redovisar de olika institutionernas synpunkter i sitt svar: "Mot förslaget att ha en typkommun har de flesta institutionerna fram- fört invändningar. Sociologiska institutionen i Stockholm menar att det innebär en stark begränsning av materialets användbarhet och att redan en utökning till två typkommuner skulle bli mindre kännbart. Institutionen för socialmedicin i Linköping föreslår att man i överensstämmelse med vad som gäller inom sjukvården t. ex. väljer tre typkommuner. Socialhög- skolan i Stockholm anser att det kan uppfattas som en kränkning av den enskildes fri- och rättigheter där en viss befolkning skall stå till särskilt förfogande för forskning och förutspår kontroverser som kan gå ut över socialtjänsten där. Universitetet i Umeå har också kritiserat Jönköping som typort och förslår att man i stället skall bevara samtliga socialtjänstens handlingar inom den eller de socialförvaltningar som har ett universitet i närheten. Härigenom skulle man få en spridning över landet med möjlig- het att studera lokala problem samtidigt som kostnaderna för forskningen hölls nere."

Medicinska forskningsrådet. humanistiskt-samhällsvetenskapliga forsk- ningsrådet. riksarkivet. socialstyrelsen och länsstyrelsen i Stockholms län uttrycker tveksamheter vad gäller Jönköpings representativitet. Man för- ordar att fler kommuner skall utgöra intensivdataområden.

Länsstyrelsen i Jönköpings län är för närvarande inte beredd att tillstyr- ka förslaget. Landstinget i Jönköpings län tar inte ställning till valet av kommun.

Jönköpings kommun anser att förslaget beträffande typarkiv inte är fullständigt belyst: "Bl.a. måste frågan betr. huvudmannaskap. förvarings- plats. finansiering. urvalsmetod avseende äldre material (från 1937 t.o.m. 1981) bättre utredas. Definitionen av begreppet typarkiv bör också preci- seras.

För det fall att utredningens förord om att inrätta typarkiv i Jönköping genomföres ställer kommunen följande krav:

— Kommunalt huvudmannaskap — Kommunal förvaring — Fu11 kostnadstäckning av staten” 197

• Sida 198
•  Original

Bilaga 2:2

Göteborgs kommun har däremot inget att invända mot utredningens förslag att Jönköpings kommun skall bilda typarkiv. Även länsstyrelsen i Göteborgs och Bohus län tillstyrker förslaget.

Det äldre socialvårdsmaterialet

Socialstyrelsen påpekar att det av övergångsbestämmclserna inte framgår om det äldre socialvårdsmaterialet skall överlämnas till landsarkiv gallrat eller ogallrat.

"Frågor som rör detta material liksom forskningens behov av individre- lateradc uppgifter synes ej vara tillräckligt utredda. Socialstyrelsen har också pekat på behovet av ytterligare gallringsundantag. Denna fråga bör ytterligare övervägas av utredningen. I övrigt tillstyrker socialstyrelsen det av socialdatautredningen framlagda förslaget."

Länsstyrelsen i Malmöhus län. forskningsrådsnämnden och Lunds kom- mun anser att utifrån integritetsskäl bör även det äldre materialet gallras efter samma principer som i övrigt föreslås.

Kostnader'och finansiering

Jönköpings kommun anser att utredningen på ett otillräckligt sätt har belyst de kostnadsmässiga och administrativa konsekvenserna: "Exempel- vis har överhuvudtaget inte berörts vilken arbetsinsats och ekonomiska resurser som skulle krävas för att överföra flera miljoner A4-sidor primär- material vid Jönköpings kommuns socialförvaltning till arkivbeständiga fotostatkopior. Ej heller har utredningen angett vem som skall rensa bort de stora mängder av kopior och minnesanteckningar m.m. som finns inom socialförvaltningen. särskilt vad avser uppgifter som inte är individ- oricnterade. Utredningen har dessutom underskattat volymtillväxten av typarkivet vilket i verkligheten torde vara mångdubbelt större än vad utredningen angett. Utredningen synes även utgå från att den fysiska överföringen av material till landsarkiv kan uppskjutas upp till 10 år och att kommunerna under denna tid skall stå för kostnaden för att bibehålla ett material som man ej rättsligt disponerar."

Svenska kommunförbundet. Stockholms kommun och landstinget i Jönköpings län anför att forskningsarkivering är en statlig angelägenhet och därför bör kostnadsansvaret ligga på staten.

• Sida 199
•  Original