JK 2777-18-2.5

Inspektion av Umeå tingsrätt den 3-4 maj 2018

1. Sammanfattning

Den allmänna avdelningen, avdelning 1, på Umeå tingsrätt är mycket väl fungerande. Justitiekanslerns granskning, som skett i enlighet med avgränsningarna i avsnitt 3.1 – 3.2, har visat att tingsrättens handläggning av mål och ärenden är rättssäker och mycket effektiv. Tingsrätten uppfyller kraven på rätten till rättegång inom skälig tid enligt artikel 6.1 i Europakonventionen (se även 2 kap. 11 § andra stycket regeringsformen).

Brottmål

Tingsrättens handläggning av brottmål är mycket väl fungerande och tingsrätten hanterar målen på ett strukturerat och effektivt sätt. I undantagsfall finns ytterligare möjligheter för tingsrätten att driva på handläggningen.

Tingsrätten iakttar i allt väsentligt de särskilda processregler som gäller för unga lagöverträdare.

Tingsrätten har emellertid i ett mål låtit en tilltalad vara häktad under flera perioder om ca en månad vardera utan att, så som föreskrivs i 24 kap. 18 § tredje stycket rättegångsbalken, RB, med högst två veckors mellanrum hålla ny förhandling i häktningsfrågan. Tingsrätten har inte heller, såvitt framgår av handlingarna i målet, gjort en avstämning av om en omhäktningsförhandling påkallades eller inte.

Dispositiva tvistemål

Tingsrätten utnyttjar på ett mycket effektivt sätt de möjligheter som står till buds i rättegångsbalken för att driva på målen för ett skyndsamt avgörande. I de mål som omfattades av inspektionen har domarna varit pålästa och aktiva under rättegången, vilket bidragit till en korrekt och snabb handläggning. Möjligheter till förbättringar finns dock bl.a. när det gäller diarieföringen.

Indispositiva tvistemål

Tingsrätten verkar aktivt för att parterna ska komma överens i frågor om vårdnad, boende och umgänge. Vidare är tingsrättens avvägning mellan det långtgående utredningsansvaret i föräldrabalken och rätten till rättegång inom skälig tid mycket god. Justitiekanslern erinrar dock om att det som tingsrätten beslutar måste stå i överensstämmelse med gällande rätt och vara verkställbart.

Ärenden

Tingsrättens handläggning av ärenden framstår som mycket väl fungerande. Utrymme för förbättringar finns när det gäller offentlighet och sekretess. Tingsrätten bör därför se till att de gällande interna riktlinjerna följs.

Personuppgifter

Tingsrättens hantering av personuppgifter i de elektroniska dagboksbladen är i stort sett i enlighet med gällande bestämmelser och tingsrättens egna rutiner.

Underrättelser till Justitiekanslern avseende rättshjälp

Vid inspektionen har noterats att tingsrätten vid ett flertal tillfällen förbisett underrättelseskyldigheten till Justitiekanslern. Tingsrätten bör därför se över att gällande rutiner följs i detta avseende.2.Bakgrund

2.Bakgrund

Justitiekanslern har, enligt lagen (1975:1339) om Justitiekanslerns tillsyn och förordningen (1975:1345) med instruktion för Justitiekanslern, tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. Justitiekanslerns tillsyn omfattar även domstolarna.

Till Justitiekanslerns uppgifter hör även att bevaka domstolarnas beslut om ersättning av allmänna medel till vissa rättsliga biträden (bl.a. offentliga försvarare, målsägandebiträden och rättshjälpsbiträden) samt därmed sammanhängande frågor (i fortsättningen rättshjälp). Denna uppgift fullgör Justitiekanslern genom möjligheten att överklaga vissa beslut enligt bl.a. 45 § rättshjälpslagen (1996:1619) och lagen (2005:73) om rätt för Justitiekanslern att överklaga vissa beslut.

Justitiekanslern beslutade under 2018 att inspektera Umeå tingsrätt. Inspektionen hade inte föranletts av något enskilt ärende. Tingsrätten underrättades om inspektionen den 19 april 2018. Tingsrätten tillskrevs följande dag om inspektionens inriktning och vissa önskemål som Justitiekanslern hade när det gällde underlaget för inspektionen (se avsnitt 3.2).

Justitiekanslern inspekterade tingsrätten den 3 – 4 maj 2018. Inspektionen påbörjades den 3 maj kl. 09.00 och avslutades den 4 maj kl. 14.30. Från Justitiekanslern närvarade en byråchef, sex föredraganden, en beredningsjurist och en administratör. Justitiekanslern närvarade under det inledande mötet den 3 maj samt höll ett enskilt samtal med lagmannen.3. Inspektionens genomförande

3. Inspektionens genomförande

3.1 Inspektionens syfte och inriktning

Granskningen av Umeå tingsrätt har avsett den allmänna avdelningen. Inspektionen var i första hand inriktad på handläggningstiderna för brottmål, tvistemål och ärenden, med särskild inriktning på rätten till rättegång inom skälig tid enligt artikel 6.1 i Europakonventionen. Såvitt avser brottmålen var inspektionen även fokuserad på om tingsrätten iakttar de särskilda processregler som gäller för unga lagöverträdare. En särskild granskning gjordes också av frihetsberövade personers rätt till rättegång inom skälig tid enligt artikel 5.3 i Europakonventionen.

Ett ytterligare syfte med inspektionen var att granska tingsrättens personuppgiftsbehandling i de elektroniska dagboksbladen. Vidare gjordes en viss kontroll av hur tingsrätten fullgör sin underrättelseskyldighet till Justitiekanslern när det gäller beslut på rättshjälpsområdet. Därutöver var det övergripande syftet att kontrollera att kraven på lagenlighet och rättssäkerhet iakttas vid tingsrätten.

3.2 Avgränsning och tillgängligt material

Under sitt besök på tingsrätten gick Justitiekanslern igenom tillgängliga akter i de 20 äldsta ännu inte avgjorda dispositiva tvistemålen, indispositiva tvistemålen, brottmålen respektive ärendena (utom konkursärenden). Granskningen avsåg även de tio senast avlutade indispositiva tvistemålen och de tio senaste avslutade dispositiva tvistemålen (dock ej FT-mål eller mål som avgjorts genom tredskodom eller stadfäst förlikning). Granskningen omfattade också akterna i de brottmål som kommit in till tingsrätten under de senaste två åren där en person varit frihetsberövad under mer än fyra månader samt akterna i de 20 senast avslutade och samtliga pågående brottmål där den misstänkte/tilltalade inte fyllt 21 år.

Justitiekanslern granskade även de elektroniska dagboksbladen i de mål och ärenden som begärts ut.

Inför inspektionen begärde Justitiekanslern att få ta del av målstatistik avseende handläggningstider för de senaste tre åren i samtliga mål- och ärendekategorier på tingsrättens allmänna avdelning (med undantag för konkursärenden). Justitiekanslern har även tagit del av bl.a. tingsrättens arbetsordning, arbetsbeskrivning, verksamhetsplan, utbildningsplaner och olika rutindokument.

3.3 Inledande möte

Inspektionen inleddes med ett möte där lagmannen beskrev tingsrättens organisation och verksamhet. Vid mötet deltog även en chefsrådman, chefsadministratören och handläggarchefen. Utöver vad som framgick av de dokument som Justitiekanslern tagit del av före inspektionen framkom under mötet sammanfattningsvis följande.

Tingsrätten består av en allmän avdelning, mark- och miljödomstolen, hyres- och arrendenämnden och en administrativ enhet. Mark- och miljödomstolen blev en del av Umeå tingsrätt 2011 och tingsrätten har förändrats och vuxit mycket de senaste tio åren. Detta har gjort att tingsrätten varit något svårstyrd och det har tagit lite tid att få ledningsgruppen på plats.

Tingsrättens domare har ett individuellt ansvar för alla mål men tingsrättens ledning arbetar med ett aktivt ledarskap. Tingsrätten har även arbetat mycket med handläggarrollen och har bl.a. hållit en serie seminarier ”framtidens handläggare” för att få fram mer kvalificerade handläggare. I Vera jobbar alla personalkategorier aktivt med att använda statuspilen.

Antalet inkomna mål har ökat under det senaste året. Ökningen avser framförallt brottmål men även antalet dispositiva och indispositiva tvistemål har ökat. Tingsrätten har korta omloppstider och har hittills klarat av att hålla tiderna nere, trots målökningen. Om antalet inkomna mål fortsätter öka kommer det dock bli svårt att hålla lika korta omloppstider.

3.4 Samtal med lagmannen

Efter det inledande mötet fick justitiekanslern möjlighet att samtala enskilt med lagmannen. Hon berättade bl.a. att tingsrätten har svårt att få tillgång till fiskaler i den omfattning som behövs för att tingsrättens organisation och bemanning ska kunna fungera fullt ut.

3.5 Samtal med chefsrådmannen

Under den första inspektionsdagen samtalade chefsrådmannen och byråchefen enskilt. Vid det mötet framkom bl.a. att man på tingsrätten konstaterat att det kan finnas behov av utbildning i frågor om offentlighet och sekretess på den allmänna avdelningen.

3.6 Samtal med handläggarchefen och en handläggare

Under den första dagen samtalade byråchefen och administratören med en domstolshandläggare och handläggarchefen om rollen som handläggare. Situationen för handläggare vid allmänna avdelningen framstod som väl fungerande med hög trivsel och med förväntningar på att den nya ordningen med ett utökat ansvar ska bli framgångsrik. En fråga som kom upp under samtalet var hur tingsrätten hanterade frågan om förordnanden för domstolshandläggare. Alla nya handläggare har omedelbart när de börjat på tingsrätten fått behörighet enligt 16 § tingsrättsinstruktionen. Detta har dock fungerat mycket väl eftersom en ny handläggare får mycket vägledning i början av sin tjänstgöring och har både en handledare och en fadder för att komma in i arbetet och lära känna medarbetarna.

3.7 Rundvandring på tingsrätten

Under inspektionens första dag fick Justitiekanslerns medarbetare en förevisning av tingsrättens lokaler, inklusive de lokaler där de frihetsberövade vistas i pauserna under förhandlingsdagar.4. Iakttagelser vid inspektionen

4. Iakttagelser vid inspektionen

4.1 Inledning

Efter det inledande mötet övergick Justitiekanslern till en granskning av mål och ärenden i enlighet med vad som framgår av avsnitt 3.1 – 3.2. Justitiekanslern gjorde då de iakttagelser som finns antecknade i detta avsnitt.

4.2 Granskning av brottmål

Granskningen i denna del omfattade akterna i de 20 äldsta ännu inte avgjorda målen, vilka kom in till tingsrätten under åren 2015–2017. Fem av målen kom in till tingsrätten under 2015 och resterande mål under perioden 2016–2017.

Ett allmänt intryck är att tingsrättens handläggning av brottmålen är mycket väl fungerande och att tingsrätten hanterar sina brottmål på ett strukturerat och effektivt sätt. De rutiner som tingsrätten har vad gäller hanteringen av brottmål följs som huvudregel. Att handläggningen i vissa fall hade dragit ut på tiden har framför allt berott på att den tilltalade varit svår att delge eller hållit sig undan eller att förundersökningen pågått under lång tid hos polisen innan åtal har väckts.

Det framgår att tingsrätten arbetar aktivt med de äldsta målen och några längre inaktivitetsperioder i handläggningen förekom inte. En allmän iakttagelse är att tingsrätten utfärdar stämning skyndsamt och tingsrätten verkar ha fasta rutiner för att sätta ut mål till huvudförhandling. Detta gäller även i de fall där huvudförhandlingen av olika anledningar ställts in och målet återigen måste sättas ut till huvudförhandling. Vid granskningen av ett brottmål uppmärksammades dock följande. Åtal väcktes i maj 2017 för rattfylleri och tingsrätten fattade i juni 2017 beslut om att den tilltalade inte skulle få en offentlig försvarare. Målet var utsatt till huvudförhandling i juni 2017 men fick ställas in på grund av att åklagaren ansåg att hinder för huvudförhandling förelåg eftersom utredningen behövde kompletteras. I september inkom åklagaren med en justerad stämningsansökan enligt vilken åtalet avsåg grovt rattfylleri. Den justerade stämningsansökan delgavs den tilltalade. Därefter vidtogs ingen handläggningsåtgärd förrän i februari 2018 då tingsrätten förordnade en offentlig försvarare för den tilltalade och i samband med detta satte ut målet till huvudförhandling i mars 2018. Justitiekanslern konstaterar att målets handläggningstid i detta fall blivit onödigt fördröjd trots att det varit fråga om ett förhållandevis enkelt mål.

Det noterades även att tingsrätten som regel arbetar effektivt för att få den tilltalade delgiven och därmed driva mål framåt. Ett undantag uppmärksammades dock i ett brottmål. Målet kom in den 13 mars 2017 och en personefterlysning beslutades i oktober 2017, trots att tingsrätten dessförinnan fått besked om att den tilltalade inte längre befann sig i Sverige, utan troligtvis i Rumänien. Därefter hade inga ytterligare åtgärder vidtagits för att delge den tilltalade.

Granskningen visar att tingsrätten har fungerande rutiner för att regelbundet kontakta åklagare eller polis i mål där förundersökning pågår. Vanligen sker kontakten var tredje månad, vilket är i enlighet med tingsrättens egna handläggningsrutiner för brottmål. Det framgår även att tingsrätten påminner åklagare eller polis i de fall där något svar på föreläggandet inte inkommer. Möjligen bör tingsrätten även överväga att i större utsträckning efterfråga motiverade svar från åklagare eller polis angående orsaken till att utredningarna drar ut på tiden och vilka utredningsåtgärder som återstår innan åtal kan väckas.

4.3 Granskning av ungdomsmål

Granskningen i denna del omfattade akterna i de 20 senast avslutade och samtliga pågående brottmål där den misstänkte/tilltalade inte fyllt 21 år. Inspektionen genomfördes i denna del med inriktning på frågan om de särskilda processregler som gäller för unga lagöverträdare iakttas av tingsrätten.

Granskningen visar att målen i allt väsentligt handläggs på ett korrekt och tillfredsställande sätt. Tingsrätten håller gällande tidsfrister. Tingsrätten hade i de granskade målen, med något enstaka undantag, utfärdat stämning inom en vecka från det att stämningsansökan kom in till tingsrätten, och samtidigt kallat till huvudförhandling. Ofta utfärdades stämning redan samma dag eller dagen efter att åtalet inkommit. Det noterades även att tingsrätten där så krävts hade förordnat offentlig försvarare, kallat den unges vårdnadshavare, samt i förekommande fall inhämtat yttrande från socialnämnden. Vidare har tingsrätten genomgående avkunnat dom vid huvudförhandlingen och hållit huvudförhandling även vid bötesbrott i mål där den tilltalade inte hade fyllt 18 år. Det konstaterades även att sekretessfrågor i regel hanterats på ett mycket bra sätt. Ett undantag i detta avseende är ett brottmål, där begäran och beslut om offentlig försvarare innehållande den misstänktes personuppgifter saknat sekretessmarkering.

I likhet med vad som gäller för övriga brottmål synes tingsrätten även för ungdomsmålen ha fungerande rutiner för att, efter en period av inaktivitet, kon-takta polis/åklagare angående målets fortsatta handläggning. Justitiekanslern noterade dock att tingsrätten i ett brottmål frångått sin egen rutin att kontakt med åklagare eller polis ska ske var tredje månad. I detta mål hade tingsrätten inledningsvis kontaktat polis/åklagare var tredje månad för att sedan övergå till en kontakt var sjätte månad. Med hänsyn till de särskilda krav på skyndsamhet och de tidsfrister som gäller i ungdomsmål framstår det inte som godtagbart. Tingsrätten bör även i ungdomsmål överväga att oftare be polis/åklagare om motiverade svar om skälet till att förundersökningen inte slutförts och vilka utredningsåtgärder som återstår innan åtal kan väckas.

Justitiekanslern noterade vidare att det i ett antal mål saknades bevakning i Vera om att kontakt med åklagare eller polis ska ske i de fall där förundersökningen pågår.

Justitiekanslern noterade slutligen att tingsrätten i fem mål inte hade underrättat socialnämnden om tidpunkten för huvudförhandling i mål där nämnden har avgett yttrande enligt 11 § lagen (1964:167) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare. Att så ska ske framgår av 26 § andra stycket samma lag. Tingsrätten bör underrätta socialnämnden även i de fall när det i yttrandet anges att vård inom socialtjänsten inte är aktuellt. För att spara på socialtjänstens resurser kan det vara lämpligt att domstolen i underrättelsen om möjligt anger vid vilken tid den tilltalades personliga förhållanden kommer att genomgås.

4.4 Granskning av brottmål med längre frihetsberövanden

Granskningen i denna del omfattade akterna i de brottmål som kommit in till tingsrätten under de senaste två åren där en person varit frihetsberövad under mer än fyra månader. Det visade sig dock att det endast fanns två sådana mål vid tingsrätten. Dessa var båda pågående vid tidpunkten för inspektionen. Justitiekanslern granskade akten i det ena målet (brottmål 1). I det andra målet lästes dagboksbladet samt de uppgifter som fanns registrerade i Vera (brottmål 2).

Utgångspunkten för granskningen var att kontrollera om tingsrätten följer tidsfristerna i rättegångsbalken – inklusive de krav som följer av artikel 5 i Europakonventionen – när det gäller utsättande av mål till häktnings- och huvudförhandling, doms meddelande m.m. Vidare kontrollerades att omhäktningsförhandlingar hållits när tiden för åtals väckande förlängts.

När det gäller brottmål 2 noterade Justitiekanslern följande.

Målet avser misstanke om mord och enligt uppgift skulle dom meddelas den 17 maj 2018. Den tilltalade hade vid tidpunkten för granskningen varit frihetsberövad som anhållen och häktad sedan den 28 september 2017, dvs. i cirka åtta månader.

Det ursprungliga häktningsbeslutet avkunnades i samband med häktningsför-handling den 2 oktober 2017. Åklagaren framställde begäran om åtalsförlängning den 13 oktober 2017. Omhäktningsförhandling hölls sedan, i enlighet med den offentlige försvararens begäran, inte förrän den 19 oktober 2017. Den tid inom vilken åtal skulle väckas bestämdes då av rätten till den 15 november 2017. Den 15 november 2017 kom åklagaren in med en begäran om åtalsförlängning till den 15 december 2017. Det framgår inte av dagboksbladet att tingsrätten under tiden mellan den 15 november 2017 och den 15 december 2017 tagit upp frågan om den misstänkte påkallade en omhäktningsförhandling.

Åtalsförlängningen beviljades av tingsrätten. Den misstänkte påkallade vid detta tillfälle inte någon omhäktningsförhandling. Nästa omhäktningsförhandling hölls den 23 november 2017. Under tiden därefter, mellan den 23 november 2017 och den 15 december 2017, tycks frågan om en omhäktningsförhandling inte ha väckts. Nästa omhäktningsförhandling hölls den 18 december 2017. Den offentlige försvararen tillfrågades den 2 januari 2018 om omhäktningsförhandling begärdes, och en förhandling hölls den 16 januari 2018. Tid för åtals väckande sattes då till den 12 februari 2018. Sedan den offentlige försvararen den 5 februari 2018 kontaktat tingsrätten bokades tid för omhäktningsförhandling till den 13 februari 2018. Nästa omhäktningsförhandling hölls inte förrän den 12 mars 2018. Av dagbokbladet framgår inte att försvararen under tiden mellan den 13 februari 2018 och den 12 mars 2018 blivit tillfrågad om omhäktningsförhandling påkallades. Det framgår inte heller av något av häktningsprotokollen att frågan om tidpunkten för nästa omhäktningsförhandling skulle hållas diskuterats eller att rätten bedömt att det var uppenbart att en förhandling inom fjorton dagar skulle vara utan betydelse.

Enligt 24 kap. 18 § tredje stycket RB ska rätten, om åtal inte väcks inom två veckor, så länge den misstänkte är häktad och till dess åtal har väckts, med högst två veckors mellanrum hålla ny förhandling i häktningsfrågan och därvid särskilt se till att utredningen bedrivs så skyndsamt som möjligt. Är det med hänsyn till utredningen eller av annan anledning uppenbart att förhandling inom nu angiven tid skulle vara utan betydelse, får rätten bestämma längre tids mellanrum. Förutsättningarna för detta är mycket begränsade (se bl. a. NJA 1997 s. 368).

Bestämmelserna i rättegångsbalken innebär således att det ålegat tingsrätten att, efter det första häktningsbeslutet, hålla en omhäktningsförhandling var fjortonde dag. Justitiekanslern anser att detta borde ha skett (jfr JO:s beslut den 17 mars 2009 i dnr 6710-2008, med hänvisningar), alternativt att tingsrätten i beslut skulle ha redovisat skälen till att en förhandling inte behövdes.

När det gäller brottmål 1 hade gällande tidsfrister hållits och omhäktningsförhandlingar hade ägt rum i de fall där förlängd åtalstid inte medgetts.

4.5 Granskning av dispositiva tvistemål

Granskningen i denna del omfattade akterna i de tio senast avslutade målen (dock ej FT-mål eller mål som avgjorts genom tredskodom eller stadfäst förlikning) och akterna i de 20 äldsta ännu inte avgjorda målen.

Av de 20 äldsta ännu inte avgjorda målen inleddes ett under 2016, övriga under 2017. I det mål som inleddes 2016 meddelade tingsrätten beslut i en fråga om avvisning, som var föremål för hovrättens prövning under drygt ett år och handlades av Högsta domstolen under ca sex månader. Akten i detta mål var föremål för inläsning inför förhandling och granskningen begränsades därför till vad som gick att utläsa från dagboksbladet.

Vid granskningen av målen bekräftades de uppgifter som lagmannen och chefsrådmannen lämnade inledningsvis om hanteringen av de dispositiva målen. Det kunde bl.a. noteras att tingsrätten aktivt verkar för att driva målen framåt för skyndsamma avgöranden (42 kap. 6 § RB), att tingsrätten vid behov begär in kompletteringar från käranden redan innan stämning utfärdas, att tingsrätten använder sig av specificerade och riktade förelägganden till parterna (42 kap. 8 § RB) och att tingsrätten tillämpar tidsplaner (jfr 42 kap. 6 § RB) och sammanställningar i enlighet med rättegångsbalkens regler (jfr 42 kap. 16 § RB). Vidare sätter tingsrätten ut målen till muntlig förberedelse relativt skyndsamt i processen, vilket är i överensstämmelse med bestämmelsen i 42 kap. 9 § tredje stycket RB. Tingsrätten hanterar också frågor om anstånd och inställande av förhandlingar på ett bra sätt och utan att lämna för stort utrymme till parterna i dessa frågor. Det har inte förekommit några längre perioder av inaktivitet i något av de granskade målen. Tingsrättens handläggning tycks ha bidragit till de generellt korta omloppstiderna i målen, vilket är positivt.

I samtliga granskade mål, även brottmål, noterade Justitiekanslern att en handling som benämns handläggningsbeslut hade diarieförts som aktbilaga 1. Handlingen i fråga är ett förtryckt dokument på vilket det löpande under målets handläggning för hand görs noteringar om olika handläggningsbeslut och andra handläggningsåtgärder. En kortare beskrivning av handläggningsbesluten finns i tingsrättens Arbetsbeskrivning under avsnitt 7.

Justitiekanslern har tidigare noterat ett liknande tillvägagångssätt vid en annan domstol (se protokoll från inspektion av Halmstads tingsrätt den 5 maj 2017, dnr 1781-17-2.5). I det fallet framstod det i flera fall som oklart exakt vilka anteckningar som var att hänföra till handläggningsbeslutet.

I de nu granskade målen var antecknade handläggningsbeslut väl ordnade. Det kan ändå finnas anledning för tingsrätten att närmare överväga de nu berörda handläggningsbeslutens rättsliga status i olika skeden av handläggningen och att utarbeta rutiner för vilka uppgifter som ska tillföras dokumentet och hur det ska ske. I och med att handlingen diarieförs blir den en allmän handling. Det finns i och för sig inte något som hindrar att innehållet i en sådan handling ändras över tid genom fortlöpande anteckningar (jfr 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen). Även regleringen i 4 kap. 1 § andra stycket 2 och 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, kan nämnas där det föreskrivs att det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett samt att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt tryckfrihetsförordningen.

I samtliga mål utom ett kunde utläsas vilken domare som hade beslutat att utfärda stämning.

Justitiekanslern gjorde sedan följande, mer specifika iakttagelser.

I ett tvistemål dröjde utfärdandet av stämning 26 dagar från det att en komplettering kommit in. I ett annat tvistemål påbörjades tingsrättens handläggning efter ett beslut om vilandeförklaring ca sju veckor efter det att slutligt beslut från Högsta domstolen i en enskild fråga kommit in till tingsrätten.

I de flesta akter var ordningen och diarieföringen mycket god. I några av de granskade akterna skulle diarieföringen dock kunna förbättras. Några exempel är följande.

Bilagor till yttrande hade diarieförts på olika sätt. I några mål hade flera bilagor diarieförts som en aktbilaga medan bilagorna i andra mål hade fått var sin aktbilaga. Justitiekanslern anser att det är lämpligt för tingsrätten att överväga utarbetande av rutiner för diarieföringen, dels för att uppfylla kraven i 8 § förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol och dels för att underlätta möjligheten till insyn i verksamheten (jfr 5 kap. 1–2 §§ OSL).

I ett tvistemål fanns en aktbilaga i två versioner och det gick inte att förstå vilken av handlingarna som var den korrekta. I ett annat tvistemål hade fel aktbilagenummer angivits på några bilagor i den fysiska akten, en aktbilaga (tingsrättens protokoll från den muntliga förberedelsen) återfanns inte i den fysiska akten och en parts yttrande (aktbilaga 65) fanns inte inskannat i diariet och återfanns inte heller i den fysiska akten.

Vid granskningen framkom också att tingsrätten i vissa mål utfärdat stämning och förelagt svaranden att avge svaromål senast viss tid efter delgivning samtidigt som tingsrätten i samma handling kallat svaranden till muntlig förberedelse på viss utsatt tid. I ett tvistemål innebar detta att svaranden blivit förelagd att komma in med svaromål efter den muntliga förberedelsen. I ett annat tvistemål skickades handlingen ”stämning och kallelse” två gånger, vilket innebar att stämning utfärdades två gånger mot samma svarande trots att det tycks som att tingsrätten endast önskat kalla svaranden till muntlig förberedelse på ny tid sedan den muntliga förberedelsen ställts in. Det noterades också att flera muntliga förberedelser, som satts ut direkt i samband med utfärdandet av stämning, hade ställts in p.g.a. att delgivningar tagit längre tid än beräknat. Det kan mot den här bakgrunden finnas skäl att överväga om det i vissa mål, trots att detta ofta är lämpligt, finns skäl att inte stämma och kalla till muntlig förberedelse samtidigt.

Det finns också ett mål där stämning felaktigt hade utfärdats trots att målet överlämnats från Kronofogdemyndigheten.

De nu gjorda iakttagelserna kan förhoppningsvis ge skäl för tingsrätten att diskutera behovet av tydligare handläggningsrutiner och checklistor för handläggningen. Sammantaget var dock det allmänna intrycket vid genomgången av de granskade målen mycket gott.

4.6 Granskning av indispositiva tvistemål

Granskningen i denna del omfattade de 20 äldsta ännu inte avgjorda målen samt de tio senast avslutade målen. Det äldsta indispositiva tvistemålet vid tingsrätten inleddes i april 2017 och samtliga mål som granskats kom in till tingsrätten 2017 och 2018.

Till stöd för tingsrättens handläggning av de indispositiva tvistemålen finns ett dokument med handläggningsrutiner. Kontakten med berörda socialnämnder är enligt tingsrätten god och en vårdnadsutredning tar vanligtvis fyra månader.

Granskningen visar att tingsrätten har bra rutiner för den inledande handläggningen av målen. Stämning utfärdas omgående, svaromål hämtas in och målen sätts ut till muntlig förberedelse. Genomgången visar också att tingsrätten aktivt verkar för att parterna ska komma överens i frågor om vårdnad, boende och umgänge. Detta kommer tydligast till uttryck genom att parterna i samband med den muntliga förberedelsen många gånger hade träffat en överenskommelse som gällde åtminstone interimistiskt samt att tingsrätten därefter regelbundet hållit fortsatta muntliga förberedelser.

Rätten har ett långtgående utredningsansvar i vårdnadsmål (6 kap. 19 § första stycket föräldrabalken, FB). Utredningsansvaret bör dock sättas i relation till vikten av att avgörandena inte dröjer i onödan och den rätt till rättegång inom skälig tid som framgår av artikel 6.1 i Europakonventionen (i kombination med artikel 8), vilket är av särskild betydelse i mål som rör vårdnad om och umgänge med barn.

Granskningen visar att tingsrätten förordnar om fullständiga vårdnadsutredningar endast i ett fåtal mål och tingsrättens förordnande i de fallen framstod som väl övervägda. I de fall där en vårdnadsutredning hade förordnats uppfyllde rätten kravet på att se till att en sådan utredning bedrivs skyndsamt (6 kap. 19 § tredje stycket FB). Omständigheterna i de mål som granskningen har omfattat visar alltså att tingsrättens avvägning mellan det långtgående utredningsansvaret och rätten till rättegång inom skälig tid är mycket god.

Ordningen och diarieföringen var i de flesta akter god. I flera mål saknades dock dokumentation om beslutet att utfärda stämning eller vilken domare som hade fattat beslutet.

Justitiekanslern noterade även att tingsrätten, med något enstaka undantag, inte hade upprättat någon egentlig tidsplan eller sammanställning för de indispositiva målens handläggning. De verktyg som finns att tillgå i 42 kap. RB ska givetvis användas även i fråga om indispositiva tvistemål. Rätten är skyldig att upprätta en tidsplan om det inte är obehövligt på grund av målets beskaffenhet eller av något annat skäl (42 kap. 6 § tredje stycket RB). Rätten ska vidare göra en skriftlig sammanställning om det inte på grund av målets beskaffenhet eller av något annat särskilt skäl saknas behov av en sammanställning (42 kap. 16 § RB). Kravet på att upprätta en sammanställning skärptes 2016 och det krävs numera att målet är av mycket enkel beskaffenhet eller att det annars finns någon konkret omständighet som gör att en sammanställning inte behövs för att rätten ska kunna underlåta att upprätta en sådan (se Fitger m.fl., Rättegångsbalken - en kommentar [Zeteo 2017-12-05], kommentaren till 42 kap. 16 §).

Även om tingsrättens handläggningstider för de indispositiva tvistemålen generellt är mycket goda kan det inte i samtliga mål per automatik anses obehövligt att upprätta en tidsplan eller en sammanställning. Justitiekanslern vill därför erinra om dessa bestämmelser.

Justitiekanslern gjorde sedan följande, mer specifika iakttagelser.

I tvistemål 1 höll tingsrätten en muntlig förberedelse den 15 november 2017. Parterna träffade då en överenskommelse och tingsrätten meddelade interimistiskt beslut i enlighet med överenskommelsen. I beslutet förordnades bl.a. att barnet skulle ha rätt till umgänge med pappan enligt vissa tider samt att allt umgänge skulle ske i närvaro av barnets farfar.

I tvistemål 2 höll tingsrätten en muntlig förberedelse den 15 augusti 2017. Parterna kom då överens i fråga om umgänge. Tingsrätten meddelade några dagar senare ett interimistiskt beslut i vilket bl.a. förordnades att barnen skulle ha rätt till umgänge med pappan vid tre helgtillfällen. Vidare förordnades att umgänget skulle ske i Stockholm tillsammans med umgängesstöd och att en förutsättning för respektive umgängestillfälle var ett en stödperson från socialtjänsten i Nordmalings kommun skulle närvara under hela umgängestillfällena. Av handlingar i akten framgår att Nordmalings kommun i kontakt med det ena ombudet har uppgett att kommunen kunde bistå med umgängesstöd i Umeå. Det framgår dock inte av handlingar eller anteckningar i akten om tingsrätten haft kontakt med socialtjänsten i Nordmaling angående frågan om det var praktiskt genomförbart för kommunen att bistå med en stödperson i Stockholm under umgängestillfällena.

I tvistemål 3 höll tingsrätten en muntlig förberedelse den 12 januari 2018. I protokollet stod bl.a. ”i samråd med parterna beslutas att parterna med hjälp av sina ombud ska ta reda på vilka möjligheter det finns för umgänge i närvaro av umgängesstöd i Halmstad under en längre tid om några dagar”. Därefter förelades parterna att senast ett visst datum inkomma med besked om hur umgänge i närvaro av umgängesstöd skulle kunna se ut. Tingsrätten meddelade den 22 februari 2018 ett interimistiskt beslut enligt vilket barnen skulle ha rätt till visst umgänge med mamman genom umgängesstöd i Halmstad. Som en del av beslutet stod vidare att barnen fick ringa till pappan/pappans hustru när helst de önskade under umgänget med mamman. Beslutet var i enlighet med parternas överenskommelse. Någon anteckning om att tingsrätten dessförinnan hade haft kontakt med socialnämnden i Halmstad angående frågan om umgängesstöd finns inte.

I föräldrabalken föreskrivs undantag från huvudregeln att det är föräldrarna som bestämmer om sådant som har med barnet att göra (som läkarbesök, fritidsaktiviteter och liknande). En domstol kan fatta beslut om exempelvis var ett barn ska bo och om barnets umgänge med den förälder som inte bor tillsammans med barnet. Regelverket bygger på att det krävs lagstöd för att domstolen ska kunna fatta beslut som har med föräldraskapet att göra (se JO:s beslut den 18 oktober 2013 i ärende 6163-2012). I en domstols avgörande ska således tas in endast beslut som går att verkställa eller som i övrigt har stöd i lag och detta oavsett om parterna har träffat en överenskommelse. Domstolen måste alltid iaktta att dess domar och beslut har stöd i lagen (se Sjösten, Vårdnad, boende och umgänge [Zeteo 2014-06-17], s. 215).

I 6 kap. 15 c § FB finns särskilda bestämmelser om s.k. umgängesstöd. Enligt nämnda paragrafs första stycket får rätten, om barnet har behov av det, besluta att en person som utses av socialnämnden ska medverka vid umgänge (umgängesstöd). Ett beslut om umgängesstöd ska gälla för vissa tid. Av andra stycket samma paragraf framgår vidare att rätten innan ett beslut om umgängesstöd meddelas ska inhämta yttrande från socialnämnden. Av tredje stycket följer vidare att socialnämnden efter rättens beslut om umgängesstöd ska utse en viss person att medverka vid umgänget. Det är inte möjligt för föräldrar att träffa avtal om umgängesstöd (se Sjösten, a.a., s. 131).

Tingsrättens formuleringar om att umgänget är villkorat av närvaro av barnets farfar (tvistemål 1) samt att barnen får ringa till pappan/pappans hustru när som helst (tvistemål 3) kan ifrågasättas dels eftersom det inte finns något uttryckligt lagstöd i föräldrabalken och dels eftersom besluten inte torde gå att verkställa. En sådan överenskommelse bör därför vid behov antecknas i protokollet utan att den får formen av ett beslut från tingsrätten.

Såvitt framgår har tingsrätten i tvistemål 3 inte före beslutet om umgängesstöd inhämtat yttrande från socialnämnden. Att ålägga parterna ansvar att reda ut frågor om kommuners möjlighet att tillhandahålla umgängesstöd på det sätt som gjorts i tvistemål 3 är inte förenligt med bestämmelserna i föräldrabalken.

I tvistemål 2 har, såvitt framgår, tingsrätten inte inhämtat yttrande ifråga om det fanns möjlighet för Nordmalings kommun att tillhandahålla umgängesstöd vid umgänge i Stockholm. Även om socialnämnden är skyldig att utse en person att medverka vid umgänge när domstolen beslutat om umgängesstöd bör tingsrätten dessförinnan efterforska om ett kommande beslut är praktiskt genomförbart (jfr JO:s beslut den 21 mars 2013 i ärende 3946-2011).

4.7 Granskning av ärenden

Justitiekanslern granskade de 20 äldsta ännu inte avgjorda ärendena. Samtliga granskade ärenden kom in till tingsrätten 2017.

Handläggningen av ärenden framstår som mycket väl fungerande. En fråga som tingsrätten bör uppmärksamma är dock hur 36 kap. 1 § OSL tillämpas i ärenden om god man och närmare hur sekretessmarkeringar i akten och i Vera i praktiken används.

4.8 Granskning av personuppgiftsbehandling vid tingsrätten

Granskningen omfattade dagboksbladen i de mål som Justitiekanslern granskat enligt ovan.

Den behandling av personuppgifter som sker i dagboksbladen i Vera ska följa domstolsdatalagens (2015:728) bestämmelser. Enligt 6 § domstolsdatalagen får behandling av personuppgifter ske om den behövs för handläggning av mål och ärenden. Behandlingen av personuppgifter ska uppfylla de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen (1998:204), PUL. Detta innebär bl.a. att person-uppgifter får behandlas bara om det är lagligt. Uppgifterna måste dessutom behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. Personuppgifterna ska vidare vara adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen. Behandlingen får inte heller avse fler personuppgifter än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. De personuppgifter som behandlas ska vara riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella.

Det är som utgångspunkt tillåtet för en domstol att behandla vad som räknas som känsliga personuppgifter i Vera (jfr 4 och 5 §§domstolsdatalagen och prop. 2014/15:148 s. 49). Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös och filosofisk övertygelse eller medlemskap i en fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv, se 13 § PUL. Känsliga personuppgifter får dock inte behandlas enbart på grund av vad som är känt om en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa eller sexualliv, enligt 13 § domstolsdatalagen.

Många av personuppgifterna i dagboksbladen är av integritetskänslig natur var för sig, eller sammantagna med andra uppgifter (se NJA 2015 s. 624 och Högsta domstolens beslut den 31 mars 2015 i mål nr Ö 570-15). Det är därför viktigt att den som för in anteckningar i dagboken som innehåller personuppgifter noga kontrollerar att information behövs för handläggningen av målet och att anteckningarna begränsas till det som är relevant utifrån ändamålet med anteckningen.

Tingsrätten har en rutinbeskrivning kring sekretessfrågor av vilken bl.a. framgår att det på dagboksbladen inte bör antecknas uppgifter om en persons sjukdomar och psykiska tillstånd, utan att detta bör ske i separata tjänsteanteckningar. Granskningen visar att tingsrätten i stort följer dessa rutiner. Endast några enstaka fall framkom där handläggaren efter telefonsamtal direkt i dagboken hade antecknat uppgifter om sjukdomar eller andra personuppgifter som kan vara av integritetskänslig natur. Exempelvis fanns i dagboken anteckningar om en operation, om en persons ekonomiska förhållanden samt ett telefonnummer till en enskild.

Vid granskningen framkom inte att det förekommit någon personuppgiftsbehandling i strid med bestämmelsen i 13 § domstolsdatalagen, dvs. att personuppgifter har behandlats enbart på grund av vad som är känt om en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa eller sexualliv.

De anteckningar som vid granskningen konstaterades innehålla känsliga personuppgifter och andra integritetskänsliga uppgifter får i huvudsak anses ha varit relevanta för handläggningen av det aktuella målet.

Det ska dock avslutningsvis framhållas att det, även om det skulle vara förenligt med domstolsdatalagens regler, inte alltid är lämpligt att skriva tjänsteanteckningar som innehåller personuppgifter på dagboksbladen. Dagboksbladen begärs ofta ut som allmänna handlingar. Sekretesskyddet för uppgifter om enskildas hälsotillstånd är i detta fall relativt svagt (se 21 kap. 1 § OSL). För andra typer av personuppgifter som antecknas på dagboksbladen kan det helt saknas sekretessbestämmelser. Detta innebär att känsliga uppgifter kan behöva lämnas ut om någon begär att få ta del av dagboksbladet. Även om sekretesskyddet är svagt kan anteckningarna likväl vara känsliga för de berörda personerna och en alltför stor spridning kan få olyckliga konsekvenser. Anteckningar som innehåller sådana personuppgifter bör därför göras i separata dokument som dagboksbladet hänvisar till. På detta sätt underlättas också sekretessprövningen av uppgifterna.

4.9 Granskning av tingsrättens underrättelser till Justitiekanslern

För att Justitiekanslern ska kunna fullgöra sin uppgift att utöva kontroll över rättshjälpen krävs att tingsrätterna rapporterar in beslut och domar till Justitiekanslern i den omfattning som framgår av Domstolsverkets föreskrifter om rättshjälp (DVFS 2012:15 med ändringar, senast genom DVFS 2016:16).

Vid inspektionen uppmärksammades att tingsrätten vid ett flertal tillfällen hade förbisett underrättelseskyldigheten. Tingsrätten bör därför se över att gällande rutiner följs i detta avseende.5. Avslutande samtal

5. Avslutande samtal

Vid det avslutande samtalet med avdelningens personal, inklusive lagmannen, redogjorde Justitiekanslern kortfattat för sina iakttagelser enligt avsnitt 4. Samtalet avslutades med att Justitiekanslern tackade för ett vänligt bemötande från tingsrättens personal under inspektionen.