SOU 1991:31
Statens arkivdepåer
£... 1339?
._&wyf.=v_2m./v%ä
& Statens offentliga utredningar ww 1991:31 $%? Utbildningsdepartementet
Statens arkivdepåer
En utvecklingsplan till år 2000
Betänkande av arkivdepåkommittén Stockholm 1991
SOU och Ds kan köpas från Allmänna Förlaget, som också på uppdrag av regeringskansliets förvaltningskontor ombesörjer remissutsändningar av dessa publikationer.
Adress: Allmänna Förlaget Kundtjänst 106 47 Stockholm Tel 08/739 96 30 Telefax: 08/739 95 48
Publikationerna kan också köpas i Informationsbokhandeln, Malmtorgsgatan 5, Stockholm.
NORSTEDTS TRYCKERI ISBN 91—38-10773—2 Stockholm 1991 ISSN 0375-250X
Till chefen för utbildningsdepartementet, statsrådet Bengt Göransson
Regeringen bemyndigade den 5 oktober 1989 statsrådet Bengt Göransson att tillkalla en organisationskommitté med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.
Med stöd av detta bemyndigande förordnade statsrådet Bengt Göransson den 25 oktober 1989 planeringsdirektören Thomas Norell till ordförande i kommittén. Samma dag förordnades till ledamöter i kommittén departementssekreteraren Niklas Ange- stav, arkivrådet Claes Gränström och departementssekreteraren Keith Wijkander.
Sekreterare i kommittén har varit byråchefen Börje Justrell. Experter har varit departementssekreteraren Jonas Anderson, avdelningsdirektören Hans Grytt, departementssekreteraren Jana Robeznieks och Iandsarkivarien Anna Christina Ulfsparre.
Kommittén, som antagit namnet arkivdepåkommittén, har kon- centrerat sitt arbete på frågor om arkivverksamhetens omfattning och resursbehoven under 1990—talet. Genomförande av organisa— tionsförändringar, lokalanskaffning m.m. bör ligga på arkivmyn- digheterna och byggnadsstyrelsen efter beslut om organisatoriska och resursmässiga ramar.
Uppdraget är nu avslutat och arkivdepåkommittén överlämnar härmed betänkandet SOU l99lz3l, Statens arkivdepåer. En ut— vecklingsplan till år 2000.
Stockholm i april 1991 Thomas Norell
Niklas Angestav Claes Gränström
Keith Wijkander /Börje Justrell
Innehåu
Tabellförteckning ................................ 9 Sammanfattning ............................... 13 ! Uppdraget .............................. 17 1.1 Direktiven .............................. 17 1.2 Kommitténs arbetsformer .................. 18 2 Arkivtillväxten under 1990—talet ............. 21 2.1 Utgångspunkter .......................... 21 2.2 Konventionella handlingar .................. 21 2.3 Teknikberoende medier .................... 22 2.3.1 Utvecklingen under 1990-talet ........ 22 2.3.2 Våra bedömningar ................. 23 3 Leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna under 1990-talet ......................... 25 3.1 Direktiven .............................. 25 3.2 Regler för leveranser ...................... 25 3.3 Allmänna överväganden .................... 26 3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv 26 3.3.2 Folkbokföringen .................. 27 3.3.3 Tillkommande Ieveransbehov ......... 27 3.3.4 Leveranser mot särskild ersättning ..... 28 3.3.5 Enskilda arkiv .................... 29 3.4 Lokalsituationen vid de statliga myndigheterna . . . 29 3.5 Leveransbehoven från statliga myndigheter ...... 30 3.5.1 Konventionella handlingar ........... 30 3.5.2 Teknikberoende medier ............. 32 3.6 Leveranser av enskilda arkiv ................ 34 3.6.1 Allmänt ......................... 34 3.6.2 Riksarkivet ...................... 35 3.6.3 Landsarkiven ..................... 35 4 De statliga myndigheternas depåansvar ........ 37 4.1 Utgångspunkter .......................... 37
4.2 4.3 4.4
5.1 5.2
5.3 5.4
6.1 6.2 6.3
7.1 7.2 7.3
7.4
8.5
8.6
Hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter . . . 37
Universitet och högskolor .................. 38 Teknikberoende medier .................... 38 4.4.1 ADB—upptagningar ................ 38 4.4.2 Ljud— och videoupptagningar ......... 39 4.4.3 Mikrofilm och annan film ........... 39 Mikrofilmning av arkivhandlingar ........... 41 Direktiven .............................. 41 Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet . . . . 41 5.2.1 Arkivmyndigheternas användning av mikrofilm ....................... 41 5.2.2 Mikrofilmen som arkivhandling ....... 42 Förutsättningar för mikrofilmning ............ 43 Våra överväganden och förslag ............... 44 Folkbokföringshandlingar .................. 47 Regeringens beslut ........................ 47 överföring till landsarkiven ................. 48 Behovet av resurstillskott ................... 49 6.3.1 Tidigare beräkningar ............... 49 6.3.2 Våra bedömningar ................. 49 Förändringar i landsarkivens organisation ..... 55 Direktiven .............................. 55 Tidigare förslag .......................... 55 Våra överväganden och förslag ............... 56 7.3.1 Allmänt ......................... 56 7.3.2 Etablering av nya landsarkiv ......... 57 7.3.3 Stadsarkiven i Stockholm och Malmö . . . 59 Den framtida landsarkivorganisationen ......... 60
Tillkommande resursbehov vid de statliga arkivmyndig-
heterna under 1990—talet .................. 63 Avgränsningar ........................... 63 Arkivlokaler ............................ 63 8.2.1 Riksarkivet ...................... 63 8.2.2 Landsarkiven ..................... 65 Service— och verksamhetsutrymmen ........... 68 Personal ............................... 68 8.4.1 Nuvarande situation ................ 68 8.4.2 Beräkningsgrunder ................ 69 8.4.3 Behovet av resurstillskott ............ 70 inredning och utrustning ................... 71 8.5.1 Inredning ....................... 71 8.5.2 Utrustning ....................... 71 Ovrigt ............................... 72
9.1 9.2
10
10.1 10.2 10.3 10.4 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2
Bilaga 3
Bilaga 4. Bilaga 4. Bilaga 4. Bilaga 5
Former för samverkan med andra arkiv- huvudmän ............................. 73 Stockholms stadsarkiv ..................... 73 Värmlandsarkiv .......................... 74
Förändringar och resursbehov under
1990—talet .............................. 75 Våra utgångspunkter ...................... 75 Föreslagna förändringar m.m. under 1990-talet . . 75 Resursbehoven under 1990—talet ............. 76 Utbyggnadstakten ........................ 78
Kommittédirektiven .................... 79
Regeringens beslut den 26 april 1990 om den framti— da förvaringen av kyrkobokföringsmaterial m.m. ................................... 85 a) Regeringens beslut den 18 januari 1990 om över- lämnande av skrivelser rörande inrättande av landsar- kiv m.m. ............................. 87 b) Regeringens beslut den 22 februari 1990 om över- lämnande av skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler ................... 89 c) Regeringens beslut den 3 maj 1990 om överläm- nande av ansökan om statsbidrag till Malmö stadsar- kiv ................................. 91 d) Regeringens beslut den 17 maj 1990 om överläm- nande av promemoria av organisationskommittén (Fi 1988202) för folkbokföringen och skrivelser från Sam—
hall Kalmarsund ....................... 93 'I Leveransbehoven ...................... 95 '2 Mikrofilmning ....................... 101 '3 Tillkommande resursbehov .............. 107
Sammanställning av nyckeltal ............ 121
Tabellförteckning
Tabell 1
Tabell 2
Tabell 3
Tabell 4
Tabell 5
Tabell 6
Tabell 7
Tabell 8
Tabell 9
Tabell 10
Uppskattad arkivtillväxt (pappershandlingar) inom den civila statliga sektorn under 1990— talet Uppskattat leveransbehov (pappershandling- ar) till riksarkivet under 1990—talet från stat- liga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala för— valtningsdomstolar och överrätter Uppskattat Ieveransbehov (pappershandling- ar) till Iandsarkiven under 1990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regio— nala förvaltningsdomstolar och överrätter Enskilda arkiv som förvaras hos statliga ar— kivmyndigheter fördelade på arkivtyp Uppskattat tillkommande behov av depåut- rymme för pappershandlingar i riksarkivet under 1990—talet Uppskattat tillkommande behov av depåut- rymme för pappershandlingar vid landsarki- ven under 1990—talet
Riksarkivets och landsarkivens lönekostna— der budgetåret 1988/89 Uppskattat tillkommande behov av löneme- del vid riksarkivet och Iandsarkiven under 1990—talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö (årskostnader) Uppskattat tillkommande behov av medel för inredning vid riksarkivet och landsarki- ven under 1990—talet exkl. Stadsarkiven i Stockholm och Malmö Uppskattat resursbehov under 1990—talet för utbyggnaden av de statliga arkivmyndighe- terna
Bilagor Bilaga 4:l
Tabell lV.1
Tabell lV.2
Tabell IV.3
Tabell lV.4
Bilaga 4.-2
Tabell IV.5
Tabell lV.6
Bilaga 4:3
Tabell lV.7 Tabell lV.8 Tabell 1V.9
Tabell lV.10
Uppskattat Ieveransbehov (pappershandling- ar) till landsarkiven under 1990-talet av äld— re och före 1990 upphörda myndigheters ar- kiv exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdom- stolar och överrätter Uppskattat Ieveransbehov till landsarkiven av häradskrivararkiv och äldre rättsarkiv fö— re 1947 Uppskattat tillkommande Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990—talet exkl. affärsdrivande verk, univer— sitet och högskolor samt regionala förvalt- ningsdomstolar och överrätter Länsskolnämndernas arkivbestånd per den 1 juli 1991 inkl. ej avlämnade delar av folksko— leinspektörernas arkiv fram till 1958
Uppskattad formatfördelning på handlingar i regionala och lokala statliga myndigheters arkiv under 1900—talet (medelvärden) Uppskattad genomsnittskostnad per 1000 hyllmeter handlingar från tiden 1900—1990 vid ersättningsmikrofilmning och vid förva- ring av konventionella handlingar i arkivlo- kal
Riksarkivets bestånd av film (säkerhetsexem- plar och mellankopior) år 1990 Landsarkivens bestånd av pappershandlingar år 1989 Landsarkivens filmbestånd (säkerhetsexem- plar) år 1990 Uppskattat tillkommande behov av klimatar- kiv för elektromagnetiska databårare vid landsarkiven under 1990—talet (exkl. säker— hetskopior)
Tabell lV.11
Tabell lV.12
Tabell IV.13
Tabell lV.14
Tabell lV.15
Tabell lV.16
Underlag för beräkning av landsarkivens till- kommande behov av depåutrymmen under 1990—talet Totalt Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990—talet exkl. af- färsdrivande verk Överföring av handlingar mellan landsarkiv vid föreslagen ny landsarkivorganisation Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt effekter på Ieveransbehoven vid övergång till COM-fiche för utdata från ADB—system hos regionala och lokala statliga myndigheter Riksarkivets lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från 1986 Landsarkivens lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från 1986
Sammanfattning
Uppdraget
Vårt uppdrag har varit att utarbeta en plan för försörjningen av statlig arkivdepåer. Planen skall behandla vilka depåutrymmen och övriga resurser som de statliga arkivmyndigheterna behöver för att kunna ta emot leveranser under i första hand 1990—talet. Den 26 april 1990 fattade regeringen beslut om att kyrkobok— föringsarkiven skall överföras till landsarkiven. Samtidigt gav man oss i uppgift att inom ramen för vårt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för folkbokför- ingshandlingarnas framtida förvaring som föranleds av beslutet.
Leveransbehov
Riksarkivet och landsarkiven förvarar drygt 300000 hyllmeter handlingar i sina depåer. Utrymmet för att ta emot ytterligare handlingar är obetydligt samtidigt som leveransbehovet till arki- ven uppgår till ca 10000 hyllmeter årligen under 1990—talet. Dår- till kommer totalt ca 20000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall föras över från pastorsåmbetena och behov av att ta emot vissa enskilda arkiv. Sammanlagt behövs under 1990—talet utrymme för ytterligare ca 140000 hyllmeter handlingar hos riks- arkivet och Iandsarkiven, exkl. affärsverk där vi föreslår en sår- skild ordning.
Våra beräkningar av arkivtillväxten har utgått från att tillväxten av pappershandlingar successivt avtar på grund av en ökad an- vändning av teknikberoende medier (ADB, mikrofilm m.m.).
Mikrofilmning
Vi har prövat förutsättningarna att begränsa depåutbyggnaden ge— nom överföring av arkiv på papper till mikrofilm (ersättningsmik- rofilmning), men funnit att detta endast är ekonomiskt försvar-
bart i de begränsade fall då handlingarna riskerar att förstöras el— ler används mycket frekvent i låne— och forskningsverksamheten.
Det senare gäller för folkbokföringsmaterialet och vi föreslår en mikrofilmning av huvuddelen av de handlingar som under 1990—talet skall överföras från pastorsåmbetena till arkivmyndig- heterna.
Kostnaderna för att mikrofilma folkbokföringsmaterialet beräk- nas till ca 93 milj.kr.
Depåutbyggnad
För att klara leveranserna till arkivmyndigheterna under 1990-ta— let krävs en utbyggnad av depåerna med närmare 50 %, motsva- rande ca 140000 hyllmeter.
Vi har inte funnit några avgörande forsknings— eller kulturpoli- tiska skäl för att föreslå att utbyggnaden i första hand bör ske ge- nom en uppdelning av nuvarande Iandsarkivdistrikt och etable- ring av nya landsarkiv. Den tekniska utvecklingen innebär att forskare och andra i framtiden inte behöver besöka landsarkiven i samma utsträckning som tidigare för att ta del av det mest efter- frågade arkivmaterialet. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandlingar i stor utsträckning via mikrofilmkopior ock- så utanför arkivmyndigheterna.
Samtidigt finns det dock skäl att beakta det ökande intresset för arkivfrågorna hos andra huvudmän och tillvarata de möjlighe- ter till samverkan som kan finnas genom lokala och regionala ini— tiativ. Vi har funnit goda förutsättningar för staten att samverka med Värmlandsarkiv i Karlstad och föreslår att Värmland bryts ut ur Göteborgs Iandsarkivdistrikt för att i stället bilda ett eget landsarkivdistrikt.
Flera intressenter har fört fram förslag om att dela upp Vadste— na landsarkivdistrikt i ett antal mindre distrikt. Vi har funnit ett alternativ vara särskilt intressant som innebär att ett landsarkiv inrättas för sydöstra Sverige omfattande Kronobergs och Kalmar län inom Vadstenas nuvarande distrikt och Blekinge län inom Lunds landsarkivdistrikt. Detta alternativ bör slutligt prövas innan någon fortsatt utbyggnad sker i Vadstena.
Den nuvarande uppdelningen av arkivmaterialet från statliga myndigheter i Stockholms län innebär att material från lokala statliga myndigheter levereras till Stockholms stadsarkiv enligt samarbetsavtal mellan staten och kommunen, medan de regionala myndigheternas arkiv levereras till landsarkivet i Uppsala. Upp- delningen är olämplig, och vi föreslår att samarbetet med Stock- holms stadsarkiv utvidgas till att avse hanteringen av samtliga re- gionala och lokala myndigheters arkiv i Stockholms län. Detta medför en avlastning av Uppsala landsarkivdistrikt som gör att tillväxten under 1990—talet inkl. folkbokföringsmaterialet kan
rymmas inom den nybyggnad i Uppsala som har beslutats av statsmakterna med planerad igångsättning under 1991.
Även i Malmö fungerar stadsarkivet som arkivmyndighet för lokala statliga myndigheter. Vi föreslår att Malmö stadsarkiv i fortsättningen blir en lokal depå inom Lunds landsarkivdistrikt.
1 övrigt föreslår vi en utökning av depåerna inom nuvarande landsarkivdistrikt och anskaffning av en ny större depå för riksar- kivet — eventuellt samordnad med en depå för Stockholms stads- arkiv.
Ökat ansvar för landsarkiven
Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkrings- rätter samt från universitet och högskolor avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet. Depåansvaret för ADB—upptagningar från regionala och lokala statliga myndigheter bör likaså föras över från riksarkivet till landsarkiven.
Resursbehov
Vi beräknar att utbyggnaden vid arkivmyndigheterna under 1990— talet kräver ca 54 milj.kr. i ökade årskostnader för personal, lo- kalhyror m.m. och ca 150 milj.kr. därutöver i engångskostnader, varav ca 93 milj.kr. för mikrofilmning av folkbokföringsmaterial.
En sammandrag av förslag och resursberäkningar redovisas [ ka- pitel 10.
1. Uppdraget
1.1. Direktiven
Vi är tillkallade för att utarbeta en plan för försörjningen av stat— liga arkivdepåer. ] uppdraget ingår att beräkna omfattningen av nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att de statliga arkivmyndigheterna skall kunna ta emot leveranserna av arkiv— handlingar från statliga myndigheter under 1990—talet. Uppdraget innefattar också att lägga fram förslag om de nya depåernas loka- lisering och organisatoriska ram samt om nödvändiga tidpunkter för färdigställande. Vi skall även beräkna kostnaderna för stats— förvaltningen vad avser såväl investeringar som driftskostnader och personal.
Direktiven är fogade till detta betänkande som bilaga !. Bakgrunden till vårt uppdrag är de bedömningar om arkivtill- växt och Ieveransbehov inom statsförvaltningen som arkivutred— ningen (ARKU) redovisat i betänkandet (SOU 1988:11) Öppen- het och minne. Den omfattande tillväxten av statliga myndighe- ters arkiv från 1950—talet och framåt har inte motsvarats av en li— ka omfattande utbyggnad av de statliga arkivmyndigheterna.
[ regeringens proposition l989/90:72 om arkiv m.m. har före- dragande statsråd kommenterat vårt uppdrag i samband med att informationslagring och arkivlokaler föreslås som ett av fyra prio- riterade insatsområden inom det statliga arkivväsendet. Bland an- nat betonas den omsorg som nu måste läggas på arkivdepåfrågor— na för att så långt det är möjligt nedbringa kostnaderna.
Kulturutskottet har i sitt betänkande (l989/90:KrU29) över ar- kivpropositionen avstyrkt ett flertal motioner om etablering eller utbyggnad av landsarkiv med motiveringen att det inte fanns an— ledning för riksdagen att föregripa våra överväganden. Vidare har utskottet avstyrkt en motion om riksarkivets lokalproblem med hänvisning till att det ingår i vårt uppdrag att även lämna förslag till en långsiktig lösning av riksarkivets depåbehov. Två motioner om mikrofilmning av folkbokföringshandlingar har avstyrkts där— för att utskottet utgått från att vi i vårt utredningsarbete beaktar de synpunkter som förs fram i motionerna. ] flera motioner påta- las behovet av insatser för att öka tillgängligheten i arkiven. Ut—
skottet har i sitt betänkande utgått från att vi beaktar de behov som härvidlag kan finnas vid de nuvarande landsarkiven och an— ser därför inte att någon åtgärd är påkallad från riksdagens sida.
Riksdagen beslöt 1987 att ansvaret för den löpande folkbokfö- ringen skall flyttas över från kyrkan till de lokala skattemyndighe— terna. Överföringen sker den 1 juli 1991. ] regeringens proposi- tion 1989/90:150 med förslag till slutlig reglering av statsbudgeten för budgetåret 1990/91 m.m. (kompletteringspropositionen) har angetts hur vårt uppdrag skall ses i förhållande till de förslag om avlämnande samt mikrofilmning av folkbokföringshandlingar som lämnats av organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 198822).
Den 26 april 1990 fattade regeringen beslut om den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiven. Samtidigt gav man oss vissa utredningsuppgifter. Beslutet, som omfattar folkbokförings— handlingar men inte kyrkokommunala handlingar, är bifogat det- ta betänkande som bilaga 2.
1.2. Kommitténs arbetsformer
Vårt arbete har utförts i nära kontakt med byggnadsstyrelsen och de statliga arkivmyndigheterna.
Byggnadsstyrelsen har genomfört kostnadsanalyser som ligger till grund för våra förslag och gett oss underlag för bedömningar av lokalbehoven. Arkivmyndigheterna har lämnat uppgifter om arkivbestånd, Ieveransbehov och kostnader för arkivverksamhe— ten. Man har också biträtt oss vid inhämtande av uppgifter från olika statliga myndigheter och från regeringskansliet.
Vi har haft kontakter med riksskatteverket om överföringen av folkbokföringshandlingar till landsarkiven och även fört diskus— sioner med Stockholms Församlingsdelegerade i konkreta arkiv- frågor med anledning av folkbokföringsreformen. Uppgifter om användningen av folkbokföringshandlingarna har vi inhämtat från landsarkiv, enskilda församlingar samt från Begravningsförening- en FONUS och medlemmar i Sveriges Begravningsentreprenörers Förbund.
Vi har diskuterat arkivaspekterna på den samordnade länsför- valtning som införs den 1 juli 1990 med den centrala organisa- tionskommittén (C 1990:02) för genomförande av en ny regional statlig förvaltning. Hösten 1990 deltog vi i en konferens som läns- styrelsernas organisationsnämnd (LON) anordnade med arkivan- svariga m.fl. vid länsstyrelser och de statliga länsnämnder som av- vecklas i samband med reformen.
Vi har haft kontakter med statskontoret vad gäller kostnaderna för mikrofilmning och med Svenska Lagerhus AB kring olika al- ternativ för förvaring av arkiv.
Vi har tagit emot skrivelser och telefonsamtal från både myn— digheter och enskilda. Regeringen har genom beslut den 18 janua— ri, 22 februari, 3 maj och 17 maj 1990 överlämnat skrivelser och ärenden till oss. Besluten är bifogade till detta betänkande som bilaga 3 a—d. Vi har i våra förslag och beräkningar beaktat dessa framställningar.
Vi har haft överläggningar om lokalisering av arkivverksamhet med företrädare för
— Forshaga, Jönköpings, Kalmar, Karlstads, Stockholms, Umeå, Vadstena, Växjö, Ånge och Östersunds kommuner
— landstingen i Jönköpings, Värmlands, Jämtlands och Väster— bottens län
— Umeå universitet, högskolorna i Karlstad och Växjö samt dialekt— och ortnamnsarkivet i Umeå (DAUM)
— Föreningen Värmlandsarkiv, Folkrörelsernas arkiv för Värmland, Jönköpings läns Folkrörelsearkiv, Emigrantregistret i Karlstad, Folkrörelsernas arkiv i Jämtlands län samt Folkrörelse- arkivet i Västerbotten
— Uddeholm AB och STORA
- länsstyrelserna i Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs, Värmlands, Västernorrlands och Jämtlands län samt länsarbets— nämnden i Jämtlands län.
Vi har tillsammans med experter och sekretariat hållit 18 pro- tokollförda sammanträden.
2. Arkivtillväxten under 1990—talet
2.1. Utgångspunkter
Enligt direktiven bör vi i vårt arbete utgå från bl.a. de uppskatt— ningar av den framtida arkivtillväxten som tidigare gjorts av ar— kivutredningen (ARKU).
ARKU tillsattes 1985 för att utreda frågor kring mål, ambi- tionsnivåer, ansvarsfördelning, regelverk och organisation inom det statliga arkivområdet. 1 sitt betänkande (sou 1988:11) Öp— penhet och minne har ARKU uppskattat att arkiven inom den ci— vila statliga sektorn år 1984 växte med ca 100000 hyllmeter före gallring (brutto) och med ca 20000 hyllmeter efter gallring (net— to). De statliga myndigheternas samlade arkivbestånd — förutom riksarkivet och landsarkiven — uppgick vid samma tid till ca 1 100000 hyllmeter inkl. gallringsbart material. Av detta förvara- des knappt 800000 hyllmeter hos regionala och lokala myndighe- ter och ca 300000 hyllmeter hos centrala verk och andra motsva- rande myndigheter.
Riksarkivet och landsarkiven har i dag totalt ca 310000 hyllme— ter handlingar i sina depåer. Utrymmet för att ta emot ytterligare material är otillräckligt. En utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet och övriga resurser är nödvändig om de skall kunna avlasta myndigheterna genom att ta emot delar av deras arkivbestånd och därigenom ge plats för 1990—talets tillväxt.
2.2. Konventionella handlingar
Enligt ARKUs undersökningar tenderar produktionen av arkiv- handlingar lagrade på papper att avta. Orsaken är främst den ökade användningen av teknikberoende medier, i första hand oli— ka ADB—upptagningar. Även arkivmyndigheternas omfattande in— satser sedan 1960—talet med att utarbeta gallringsbeslut och arkiv- bildningsplaner m.m. för de statliga myndigheterna har bidragit till att pappersflödet dämpats.
Vi har haft tillgång till ARKUs underlagsmaterial och bl.a. fun- nit att den minskade tillväxten av pappershandlingar kan uppskat—
tas till ca 10 % fram till början av 1990—talet. Våra egna under- sökningar visar att minskningen förmodligen blir mer omfattande under 1990—talet, särskilt hos de centrala statliga myndigheterna. Skälen är flera: ökad användning av ny teknik, minskad tillväxt i offentlig sektor, överföring av operativa funktioner till regionala och lokala myndigheter genom delegering och decentralisering av beslut och uppgifter.
Våra uppskattningar av arkivtillväxten inom statsförvaltningen under 1990—talet framgår av tabell 1.
Tabell ]. Uppskattad arkivtillväxt (pappershandlingar) inom den civila statliga sektorn under 1990-talet (Hyllmeter)
Arkivtillväxt Centrala Regionala och efter gallring myndigheter lokala myndigheter Summa — per år (genomsnitt) 3 500 1 1 500 15 000 — totalt under 1990—talet 35 000 115 000 150 000
Uppgifterna om centrala myndigheter bygger på en enkät till ett urval myndigheter. Uppgifterna om regionala och lokala myn- digheter utgår från ARKUs underlag och från de beräkningar av minskad tillväxt som vi gjort på grundval av detta material. Vi har också vägt in landsarkivens bedömningar om arkivtillväxten inom sina respektive distrikt.
Osäkerhetsfaktorerna är självklart många. Organisationsföränd- ringar inom statsförvaltningen, en allt snabbare teknikutveckling samt förändrade ansvarsområden i förhållande till den kommuna— la och den enskilda sektorn kan ge nya förutsättningar. Det är dock rimligt att anta att resultatet trots allt blir att tillväxten av pappersburen arkivinformation fortsätter att avta.
Vi skall enligt direktiven undersöka möjligheterna att minska arkivdepåbehoven genom en systematisk användning av mikro- film som ersättning för arkivhandlingar på papper. Förslag från vår sida kan därmed påverka arkivtillväxten av konventionella handlingar. Vi återkommer till frågan om mikrofilmning i kapitel 5.
2.3. Teknikberoende medier 2.3.1 Utvecklingen under 1990—talet
Informationsteknologins utveckling under 1990—talet har behand- lats av bl.a. data— och offentlighetskommittén i betänkandet (SOU 1988:64) Integritetsskyddet i informationssamhället 5. Statskontoret har också publicerat prognoser om utvecklingen. ]
statskontorets rapport (199012) ADB i staten 1990 finns en för- teckning över aktuella betänkanden och rapporter på ADB-områ- det. Vi hänvisar till den.
Några faktorer som påverkar arkivtillväxten rent allmänt hos myndigheterna vill vi särskilt betona:
— Utvecklingen inom datakommunikationsområdet och det faktum att antalet datoriserade arbetsplatser inom statsförvalt— ningen ökar kommer att avsevärt förenkla överföringen av data mellan olika användare. Den elektroniska kommunikationen kommer att till en del ersätta papperet som kommunikationsme— del för informationsintensiva överföringar av data mellan myndig- heter.
— Många statliga myndigheter som började datorisera sina ru- tiner under 1970—talet står nu inför en ersättningsanskaffning av datorutrustning. Det gäller t.ex. riksförsäkringsverket och försäk- ringskassorna, polisväsendet, skattemyndigheterna samt länsstyrel- serna. Den lagringsteknik för digital information som införskaffas kan bli ända upp till tjugo år yngre än den teknik som dessa myn- digheter nyttjar i dag.
2.3.2. Våra bedömningar
ARKU kunde konstatera att det skett en dramatisk tillväxt av in- formation lagrad på teknikberoende medier, och att tendensen in- te verkade att avta. Våra undersökningar antyder att informatio— nen på teknikberoende medier växer snabbare än pappershand- lingar sedan mitten av 1980-talet. Förändringen sammanfaller i tiden med persondatorernas genombrott. Det är troligt att tillväx— ten av information lagrad på teknikberoende medier kommer att accelerera under 1990—talet, men vi avstår dock från att försöka kvantifiera den. Orsaken är i första hand att mängden informa- tion (datamängden) inte står i relation till databårarens storlek på samma sätt som när informationen är pappersburen. Ett annat skäl är den översyn av datalagstiftningen som påbörjades under 1989. Ett förändrat regelverk kan ge nya förutsättningar för data- behandlingen hos myndigheter och arkivinstitutioner.
Uppgifter från landsarkiven indikerar att ljud— och videoupp— tagningarnas andel av myndigheternas arkivbildning kan förväntas öka under 1990—talet.
Vid lagring av ADB-upptagningar hos arkivmyndigheterna finns en eftersläpning i teknikanvändningen som i dag kan uppgå till ca tio år. Det brukar ta så lång tid från det en ny produkt in- troduceras på marknaden till dess att standard— och förvaringsfrå— gorna är godtagbart lösta. För arkivmyndigheterna har det hittills inte varit motiverat, vare sig av verksamhetsskäl eller av andra or- saker, att satsa resurser på att konvertera arkivinformationen till nya och modernare databårare med andra tidsintervall än vad tek-
niken kräver, dvs. för dagens ADB—medier mellan fem till tio år. Sammantaget med den åldersspridning på datorutrustning som kan förväntas hos de statliga myndigheterna under 1990—talet ta- lar detta för att lagringen av arkivinformation i digital form hos arkivmyndigheterna sannolikt inte kommer att förändras under den närmaste tiden. Ny lagringsteknik kommer troligen att infö- ras successivt och leda till att man arbetar parallellt med flera tek- nikmiljöer.
En viss del av de statliga myndigheternas arkivbildning sker i dag på mikrofilm, och mycket tyder på att den delen kommer att öka under 1990—talet. Framför allt mikrofiche, som har hög lag- ringskapacitet och är lätt att distribuera, kan många gånger vara ett bättre Iagringsmedium än papper, särskilt när mikrofichen framställs med COM—teknik direkt från en dator utan att först ha tagits ut på papper. ] bilaga 4:2 finns en kortfattad beskrivning över mikrofilmtekniken.
Det ingår i vårt uppdrag att utreda i vilken omfattning som ar— kivhandlingar bör överföras till mikrofilm. Vi behandlar den frå- gan i kapitel 5.
3. Leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna under 1990—talet
3.1. Direktiven
[ direktiven för vårt arbete anges bl.a. följande utgångspunkter för beräkningen av Ieveransbehoven:
— Vi bör utgå från de uppskattningar av leveranser och fram- tida arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. På de punkter det är nödvändigt bör underlaget fördjupas med biträdande av riksarkivet.
— Vi bör också beakta aktuella organisationsförändringar inom statsförvaltningen som avser myndigheter vars verksamhet skall upphöra.
— Myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl utnyttjade innan några leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga. Leveranser för att rent allmänt frigöra lokalytor hos myndigheter- na skall normalt bara göras om det totalt sett innebär besparingar för statsförvaltningen.
1 direktiven talas också om behovet av depåer och övriga resur- ser för kyrkobokföringsarkiven. Regeringen har därefter i ett sär— skilt beslut bestämt att dessa arkiv skall överföras till landsarkiven (se bilaga 2).
3.2. Regler för leveranser
1 den nya arkivlag som träder i kraft den 1 juli 1991 (SFS 1990:782) regleras bl.a. de statliga arkivmyndigheternas rätt att ta hand om arkivmaterial. Grundprincipen är att arkivmyndigheter— na tar emot arkivhandlingar från de arkivbildande myndigheterna efter överenskommelse. ] lagen finns också tvingande regler i vis— sa fall:
— En arkivmyndighet kan i egenskap av tillsynsmyndighet tvinga en statlig myndighet att överlämna sitt arkiv.
— När en statlig myndighet läggs ned och den verksamhet myndigheten svarat för samtidigt upphör, skall myndighetens ar— kiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader. Bestäm—
melsen är inte tillämplig när verksamheten helt eller delvis tas över av en annan statlig myndighet.
1 regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. betonas dock att äldre arkivmaterial som förlorat sitt direkta intresse för myndighetens eget informationsbehov bör överlämnas till de stat— liga arkivmyndigheterna. Detsamma gäller arkivmaterial som krä— ver en mer fackmässig vård eller särskilda åtgärder för att kunna bevaras. Enligt propositionen bör det i första hand vara arkiv- myndigheterna som avgör när överlämnandet bör ske.
När arkivmyndigheterna tar emot ett arkivbestånd skall gall- ringen normalt vara slutförd.
Det är särskilt angivet i arkivlagen att statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivhandlingar också från enskilda.
Nu gällande regelverk på arkivområdet återfinns för statliga myndigheter i bl.a. allmänna arkivstadgan (1961:590) och förord- ningen (198821187) med instruktion för riksarkivet och landsarki- ven. Förutsättningarna för leveranser till arkivmyndigheterna skil- jer sig delvis från vad som anges i den nya arkivlagen. Myndighe— ter som har riksarkivet och krigsarkivet som arkivmyndigheter av- lämnar sina arkivhandlingar vid den tidpunkt och i den omfatt- ning som man kommer överens om med arkivmyndigheten. För myndigheter med landsarkiv som arkivmyndighet gäller en avläm— ningsskyldighet för handlingar äldre än etthundra år, men lands- arkiven kan besluta att även ta emot yngre handlingar. Upptag- ningar som kräver tekniska hjälpmedel för att kunna uppfattas kan dessutom avlämnas i andra fall.
Det finns tvingande regler om avlämnande även i dagens regel- verk. Likaså är möjligheten för de statliga arkivmyndigheterna att ta emot enskilda arkiv klart utsagd.
För personregister med särskilt känsliga personuppgifter är frå- gan om bevarande och gallring reglerad i datalagen (1973:289) med följdförfattningar. Datainspektionen brukar i samband med att tillstånd lämnas till en statlig myndighet att föra ett sådant personregister direkt föreskriva att registret skall överlämnas till arkivmyndigheten när tillståndstiden löpt ut eller när registret i övrigt upphör att föras.
3.3. Allmänna överväganden 3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv
Arkiven efter statliga myndigheter som upphört och där verksam— heten inte tagits över av annan statlig myndighet, skall överföras till en arkivmyndighet. Det framgår både av dagens regler och av den nya arkivlagen.
När arkivlagen träder i kraft den 1 juli 1991 kommer vissa myndigheter att ha kvar handlingar äldre än 100 år som ännu inte
avlämnats till landsarkiven enligt dagens regler. Detta äldre arkiv- material bör i enlighet med vad som rekommenderas i regering— ens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. och enligt vår me— ning tas in till landsarkiven så snart det är möjligt, även om myn— digheterna inte har upphört. För folkbokföringshandlingar är överföringen till landsarkiv beslutad i särskild ordning (se kapitel 3.3.2).
1 den nya samordnade länsförvaltning som införs den 1 juli 1991 (prop. 1988/89:154, BOU4 och 9, rskr. 89 samt prop. 1989/90:123) går vissa av dagens länsmyndigheter samman med länsstyrelsen. En central organisationskommitté (C 1990:02) och en särskild utredare i varje län skall förbereda genomförandet av länsstyrelsereformen (Dir. 19902 och 1990:18). Vi har fått upp- gifter från organisationskommittén om vilka äldre arkiv som man bedömer bör överlämnas till arkivmyndigheterna under 1990—ta- let med anledning av reformen.
3.3.2. F olkbokföringen
Den 26 april 1990 beslöt regeringen på förslag av organisations— kommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen att de folkbokfö— ringshandlingar som förvaras hos pastorsämbetena skall överläm- nas till landsarkiven. Totalt rör det sig om ca 23000 hyllmeter handlingar från omkring 2600 arkivbildande församlingar och kyrkobokföringsdistrikt. 1 våra uppskattningar av Ieveransbehoven till landsarkiven utgår vi från organisationskommitténs redovis— ning av vilka handlingar som bör överlämnas. Det innebär att vi förutsätter att ca 4000 hyllmeter utgallringsbara bilagor ligger kvar hos pastorsexpeditionerna till dess gallringsfristen löpt ut.
3.3.3. Tillkommande Ieveransbehov
Vi utgår från att utbyggnaden av arkivdepåer skall ske vid arkiv- myndigheterna först då de arkivbildande myndigheternas nuva— rande lokaler är fullt utnyttjade. Det tillkommande leveransbeho— vet under 1990—talet beräknar vi därför på följande sätt: Myndig— heternas uppskattade arkivtillväxt under 1990—talet minskas med deras disponibla accessionsutrymmen samt med äldre arkiv och arkiv efter upphörda myndigheter som skall levereras till arkiv- myndigheterna. Leveranser mot särskild ersättning, som vi be- handlar i kapitel 3.3.4 nedan, räknas också bort.
Exempel på tillkommande Ieveransbehov under 1990—talet är de förändringar av den statliga skoladministrationen som riksda- gen beslutat om under hösten 1990 (prop. 1990/91:18, UbU4, rskr. 76) och som bl.a. innebär att nuvarande myndighetsorgani- sation med skolöverstyrelsen (SÖ) och tjugofyra länsskolnämnder
avvecklas den 1 juli 1991. Vi har inhämtat uppgifter från SÖ och länsskolnämnderna om det arkivmaterial som till följd av beslutet kan komma att sakna huvudman och därmed skall överlämnas till arkivmyndigheterna.
1 regeringens budgetproposition för budgetåret 1991/92 (prop. 1990/91:100) behandlas arbetet med att förnya och utveckla den offentliga sektorn. Bland annat skall den statliga administrationen genom strukturella förändringar reduceras med 10 % under tre år. Detta kan få till följd att myndigheter upphör eller att statliga verksamheter förs över till andra huvudmän, offentliga eller en- skilda. Vi har inte kunnat beakta vad sådana åtgärder kan tänkas innebära för leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna.
l regeringens proposition 1990/91:87 om näringspolitik för till- växt föreslås att statens vattenfallsverk och domänverket ombildas till aktiebolag vid eller i anslutning till årsskiftet 1991/92. Vidare föreslås att televerkets associationsform förändras den 1 juli 1992 (aktiebolagsform alternativt utvecklad affärsverksform) samt att förutsättningarna och formerna för postens och SJs verksamhet ses över. Följderna av detta utvecklingsarbete för leveransbehoven till riksarkivet och landsarkiven har inte kunnat behandlas inom ramen för vårt arbete.
3.3.4. Leveranser mot särskild ersättning
Affärsverken är stora arkivbildare och styrs ekonomiskt av stats— makterna främst med avkastningskrav. Flertalet affärsverk har under 1980—talet bildat aktiebolag som driver betydande delar av verksamheten. Gränsen mellan affärsverkens verksamhet i bolags- form resp. myndighetsform förändras snabbt (jfr. ovan under ka- pitel 3.3.3).
Med hänsyn till affärsverkens särställning och blandade former för att driva verksamheten föreslår vi att alla fortsatta leveranser som inte är tvingande enligt arkivlagen skall ske genom avtal mel- lan respektive affårverk och arkivmyndigheten. Avtalet bör avse förvaring av arkiv mot full ersättning enligt självkostnadsprinci- pen för lokaler, vård m.m.
Vi utgår från att arkivmyndigheterna på samma sätt kan äta sig att för förvaring eller deposition ta emot arkivhandlingar från statligt ägda bolag och därigenom underlätta för forskare och andra att få tillgång till den växande del av den statliga arkivbild- ningen som genereras av dessa bolag.
Vi utgår också från att arkivmyndigheterna i särskilda fall kan träffa avtal med statliga förvaltningsmyndigheter om leveranser av arkiv mot särskild ersättning.
3.3.5. Enskilda arkiv
Vår uppgift är att bedöma vilka kvantiteter enskilt arkivmaterial som det kan anses rimligt att de statliga arkivmyndigheterna tar emot under 1990—talet för att svara upp mot de kultur— och forskningspolitiska mål som statsmakterna angett i bl.a. proposi— tionen 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den forskningspolitiska propositionen 1989/90:90.
3.4. Lokalsituationen vid de statliga myndigheterna
Våra undersökningar visar att de centrala myndigheterna som har riksarkivet som arkivmyndighet i stort klarar att själva förvara den tillväxt av konventionella arkivhandlingar på papper som be— räknas ske under 1990—talet. Riksarkivet har tidigare, bl.a. i sam— band med utlokaliseringar av myndigheter från Stockholmsregio— nen, tagit emot stora leveranser av arkivmaterial som sträcker sig långt fram i tiden, i vissa fall ända in på 1960—talet.
Universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter, som i arkivsammanhang sorterar under riksarkivet, har inte samma gynnsamma situation. Vissa av dem förvarar mycket stora arkivbestånd, och arkivlokalfrågan är på flera ställen inte löst på ett tillfredsställande sätt.
Riksarkivet har löpande tagit emot handlingar från regerings- kansliet. Dessa handlingar fordrar ibland särskilda säkerhetsar— rangemang. Regeringskansliets förvaltningskontor och utrikesde- partementet har uppgivit att nuvarande arkivutrymmen räcker i maximalt tre år.
Enligt landsarkivens bedömningar är det i dag i stort sett fullt hos regionala och lokala myndigheter. lnom några år uppstår be— hov av kompletterande förhyrning eller nybyggnad av arkivloka- ler hos de flesta av dessa myndigheter, om man inte får leverera äldre arkivhandlingar till landsarkiven. Förhållandena skiftar na- turligtvis mellan de olika Iandsarkivdistrikten. Landsarkivet i Här— nösand, som flyttade in i nya lokaler 1983, har under hela 1980— talet kunnat ta emot omfattande leveranser och har därigenom underlättat för myndigheterna i sitt distrikt. Landsarkivet i Upp— sala å andra sidan, med en mycket besvärlig depåsituation, har en längre tid haft dispens från skyldigheten att ta emot leveranser enligt dagens regler. Myndigheterna i detta landsarkivdistrikt har därför behållit mer arkivmaterial än i andra distrikt. Speciellt Iänsmyndigheterna i Stockholm förvarar omfattande bestånd, i flera fall i undermåliga lokaler.
Bevarande av material enligt modellen med s.k. intensivdataom- råden kommer troligen att påverka leveransbehoven till landsarki- ven. Modellen innebär att arkivmaterial från vissa utvalda områ- den bevaras i större utsträckning än i dag medan det gallras i lan-
det i övrigt. 1 regeringens proposition 1989/90: 72 om arkiv m.m. anges Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt Gö- teborgs kommun som de områden som torde vara mest aktuella som intensivdataområden. Valet av områden för socialtjänstens handlingar har nyligen reglerats genom en förordning (1991:26) till socialtjänstlagen. Detta blir sannolikt normerande för tillämp- ningen av modellen med intensivdataområden i övrigt. Författ— ningen har inte kunnat beaktas i våra överväganden och förslag.
3.5. Leveransbehoven från statliga myndigheter 3.5.1 Konventionella handlingar Riksarkivet
De statliga myndigheternas Ieveransbehov av arkivhandlingar på papper till riksarkivet under 1990—talet redovisas i tabell 2. Upp— gifterna, som i huvudsak bygger på en enkät till ett urval centrala statliga myndigheter, är där fördelade på två kolumner: (1) Upp- hörda myndigheter och (2) Tillkommande Ieveransbehov under 1990—talet. Av bilaga 4:l framgår vilka handlingar som avses un— der resp. kolumn.
Riksarkivet är för närvarande arkivmyndighet för universitet och högskolor samt för regionala förvaltningsdomstolar och över- rätter (hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter). Leveransbeho- ven från dessa myndigheter kan grovt uppskattas till ca 10000 hyllmeter under 1990-talet. Om den nuvarande förvaringen av myndigheternas arkiv skulle komma att ändras under 1990—talet kan leveransbehoven förväntas stiga kraftigt. Exempelvis har Göta hovrätt kvar allt sitt arkivmaterial från det verksamheten startade 1634, totalt ca 5 000 hyllmeter.
! kapitel 4 föreslår vi att landsarkiven övertar depåansvaret för universitet, högskolor samt hovrätter, kammarrätter och försäk- ringsrätter. Arkiven efter dessa myndigheter har därför inte tagits med i underlaget för beräkningarna av leveransbehoven till riks— arkivet.
Inte heller Göta hovrätts åldre arkivbestånd ingår i beräknings- underlaget. I kapitel 4 föreslår vi att detta bestånd även i fortsätt- ningen skall omfattas av riksarkivets depåansvar, men vi utgår samtidigt från att det skall förvaras av hovrätten i Jönköping un- der 1990—talet.
Tabell 2. Uppskattat Ieveransbehov (pappershandlingar) till riksarkivet under 1990—talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivan- de verk, universitet, högskolor samt regionala förvaltningsdom- stolar och överrätter
(Hyllmeter) (i), _ (2) Upphorda Tillkommande myndigheter Ieveransbehov Summa
under 1990—talet
9 000 10 000 19 000
Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar.
Riksarkivet uppskattade i sin anslagsframställning till regering— en för budgetåret 1989/90 att leveransbehovet under den närmast kommande femårsperioden uppgick till 18 000 hyllmeter, exkl. le— veranser från universitet och högskolor, regionala förvaltnings- domstolar och överrätter samt enskilda arkiv.
Landsarkiven
Leveransbehoven av pappersburen information till landsarkiven under 1990—talet framgår av tabell 3. Uppgifterna redovisas där fördelade på tre kolumner: (1) Äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv, (2) Folkbokföringshandlingar och (3) Till- kommande Ieveransbehov under 1990—talet. Av bilaga 4:l fram- går vilka handlingar som avses under de olika kolumnerna.
Om inget annat i anges bygger våra uppskattningar av leverans- behoven på tidigare utredningar samt på uppgifter vi inhämtat från riksarkivet, landsarkiven och Stadsarkiven i Stockholm och Malmö.
Tabell 3. Uppskattat Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarki- ven under 1990—talet från statliga myndigheter exkl. affärsdri- vande verk, universitet och högskolor samt regionala förvalt- ningsdomstolar och överrätter
(Hyllmeter)
.. (|) , (21 (3)
Aldre och Folkbok— Tillkom— före 1990 förings— mande Ieve— upphörda handlingar ransbehov Landsarkiv- myndighe— under 1990— Summa distrikt ters arkiv talet Uppsala 14 600 5 300 14 800 34 700 (varav Stock- holms län exkl. Stock- holms stad) (3 000) (1 800) (1 000) (5 800) Stockholms 1 300 1 300 1 000 3 600 stadsarkiv Vadstena 6 600 2 700 3 000 12 300 Lund 8 400 2 900 3 400 14 700 Malmö - 800 2 600 3 400 stadsarkiv Visby 300 100 1 000 1 400 Göteborg 5 500 3 900 8 300 17 700 Härnösand 6 100 2 300 700 9 100 Östersund 300 400 1 000 1 700 Totalt 43 100 19 700 35 800 98 600
Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild ersättning. De kända Ieveransbehoven från affärsdrivande verk under 1990—talet uppgår till drygt 6000 hyllmeter.
] sin anslagsframställning till regeringen för budgetåret 1989/90 uppskattade riksarkivet leveransbehoven till landsarkiven under den närmaste femårsperioden till 54000 hyllmeter, exkl. kyrkoar- kiv, vissa affärsverk och enskilda arkiv.
3.5.2. Teknikberoende medier ADB—upptagningar
Under 1980—talet har inte bara centrala statliga myndigheter, utan även regionala och lokala myndigheter med landsarkiv som arkiv— myndighet, avlämnat sina ADB—upptagningar med tillhörande do- kumentation till riksarkivet. 1 första hand är det upptagningar från de regionala skattesystemen som avlämnats. Med nuvarande teknik ligger årsleveranserna från dessa system kring 300 magnet- band plus lika många säkerhetskopior. Riksarkivet tar också emot ADB—upptagningar från flera centralt utformade system som in- nehåller information från regionala och lokala myndigheter. Ett exempel är det statliga redovisningssystemet S som levererat drygt 32
500 magnetband exkl. säkerhetskopior. För närvarande kan det vara svårt att i centralt utformade system härleda från vilken myndighet vissa uppgifter kommit.
Riksarkivet uppskattade år 1988 att man under den kommande tioårsperioden behövde ett tillskott av utrymme för sina ADB— upptagningar motsvarande 22500 x 2 magnetband, varav ett ex- emplar förvaras i riksarkivet och en säkerhetskopia på annan ort. Vi gör ingen annan bedömning än riksarkivet, men betraktar det— ta som liktydigt med det samlade leveransbehovet till de statliga arkivmyndigheterna. I kapitel 4.4.1 föreslår vi att landsarkiven får depåansvaret för ADB—upptagningar från de myndigheter man har tillsyn över. Landsarkivens andel av det samlade leveransbe— hovet av ADB—upptagningar kan uppskattas till 9000 x 2 magnet- band (se tabell lV.10 i bilaga 4:3).
Ljud— och videoupptagningar
Elektromagnetiska lagringsmedier för ljud— och videoupptagning- ar i analog eller digital form har tidigare förekommit marginellt i myndigheternas arkivbildning. Ett undantag är polis— och rätts— myndigheter, där videobanden utgör en viktig del av dokumenta- tionen. Videotekniken börjar nu få ett större användningsområde, inte minst i kombination med datorer. Förvaringsmässigt hanterar arkivmyndigheterna ljud— och videoband tillsammans med ADB— medierna, eftersom de bygger på samma teknik. Riksarkivet upp- skattade år 1988 att leveransbehovet till den egna depån var ca 2400 ljud- och videoband under den kommande tioårsperioden. Utifrån uppgifter från landsarkiven kan leveransbehovet för re— gionala och lokala myndigheter mycket grovt skattas till det tre— dubbla, dvs. omkring 7 500 ljud— och videoband.
Film
Mikrofilm lämnas till riksarkivet från både centrala och regionala myndigheter. Även vissa landsarkiv tar emot mikrofilm från stat— liga myndigheter men i blygsam omfattning. År 1988 uppskattade riksarkivet att man fram till början av 2000—talet behöver ta emot ca 25 500 säkerhetsexemplar, 20000 mellankopior och lika många brukskopior av mikrofilm (om mikrofilmkopior, se teknisk be- skrivning i bilaga 4:2). Vår bedömning avviker inte från riksarki- vets.
] kapitel 5 återkommer vi till frågan om mikrofilmning. Vi be— dömer att de förslag till filmning som vi lämnar där inte kommer att märkbart påverka de statliga myndigheternas behov av att le— verera mikrofilm till arkivmyndigheterna under 1990—talet.
Spelfilm (kinematografisk film), smådia (ljusbilder för diasko— pisk projektion) och andra filmbaserade medier kan i mycket be- gränsad omfattning ingå i arkivbildningen hos vissa myndigheter.
3.6 Leveranser av enskilda arkiv 3.6.1 Allmänt
Av de enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter utgör företagsarkiven den volymmässigt största andelen. Person— och gårdsarkiven är betydligt fler än företagsarkiven men sällan särskilt omfattande. 1 tabell 4 framgår den närmare fördelningen mellan olika typer av enskilda arkiv. Uppgifterna bygger på ARKUs betänkande Öppenhet och minne och avser 1987.
Tabell 4. Enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter för- delade på arkivtyp (Hyllmeter och procent)
Arkiv— Företags— Person— Förenings— myndigheter arkiv arkiv arkiv m.m. Summa Riksarkivet 3 000 4 500 7 500 15 000 (20) (30) (50) (100) Landsarkiven 27 030 2 510 5 788 35 328 (76,5) (7,1) (16,4) (100) Totalt 30 030 7 010 13 288 50 328 (59,7) (13,9) (26,4) (100)
Folkrörelserna har sedan länge byggt upp egna arkivinstitutio— ner för sitt arkivmaterial. Dessa institutioner finansieras till en del av folkrörelserna själva och uppbär därutöver kompletterande bi- drag från staten samt från kommuner och landsting. Det finns en medvetenhet inorn folkrörelserna om att deras samhällsbärande roll också innebär ett ansvar för att material bevaras för framti— den.
Arkivmyndigheternas erfarenheter av företagens vilja och am- bitioner att bevara sitt arkivmaterial är blandade. Det finns starka önskemål om att också näringslivet tar ett ansvar för sina arkiv- frågor. En förening — Näringslivsarkivens förening — har nyligen bildats med syfte att verka för att regionala näringslivsarkiv byggs upp. Dessutom finns en särskild stödfond - Näringslivsarkivens stödfond.
Personarkiv förvaras hos såväl arkivinstitutioner som hos bi— bliotek, museer och motsvarande institutioner. Riksarkivet har ge- nom sitt nationalregister över enskilda arkiv överblicken över bl.a. personarkiven.
Även om det bedrivs en verksamhet i privaträttslig och kom- munal regi för bevarande av enskilda arkiv, finns det enskilt ar- kivmaterial som av olika skäl bör tas om hand av de statliga ar- kivinstitutionerna. Frågan behandlas i regeringens proposition 1989/90172 om arkiv m.m. Vad gäller landsarkiven skiftar leve- ransbehoven bl.a. beroende på hur väl utbyggda de enskilda ar- kivinstitutionerna är och i vad mån kommun— och landstingsarkiv tar emot enskilt arkivmaterial. För Värmlands län t.ex. avlastas Göteborgs landsarkiv allt enskilt material genom Värmlandsarkiv, som drivs i landstingets regi, och Folkrörelsernas arkiv för Värm- land, som är en enskild instititution. På Gotland däremot är landsarkivet i Visby den enda arkivdepå som tar emot och förva- rar folkrörelsematerial. Situationen avspeglas till en del i andelen enskilt material i landsarkivens depåer, där Visby enligt ARKUs redovisning i betänkandet Öppenhet och minne ligger högst med 30 % mot omkring 20 % för de flesta andra landsarkiven. Totalt utgör de enskilda arkiven enligt ARKU ca 18 % av landsarkivens sammanlagda arkivbestånd, medan motsvarande siffra för riksar- kivet är ca 13 %. Ytterligare uppgifter om enskilda arkiv finns bl.a. i rapporten (Ds U 1981121) Samhällets arkivproblem och i riksarkivets betänkande (Ds U 1984:12) Att bevara företagsarkiv.
3.6.2. Riksarkivet
Riksarkivet tar emot dels enskilt material från riksorganisationer, dels andra enskilda arkiv av riksintresse. Visa större organisatio- ner har egna arkivinstitutioner för sina riksövergripande delar, t.ex. arbetarrörelsen, tjänstemannarörelsen, lantbrukarnas för- eningsrörelse och idrottsrörelsen. 1 övrigt är det riksarkivet som genom sitt arbete med att samla in och vårda enskilda arkiv sva- rar för att enskilt material av riksintresse bevaras. Riksarkivet be- dömde 1988 leveransbehovet av detta material till ca 3500 hyll- meter för den kommande femårsperioden. Vi utgår i våra beräk— ningar från den bedömningen och uppskattar att riksarkivet be— höver ta emot ca 7000 hyllmeter enskilda arkiv av riksintresse under 1990—talet.
3.6.3. Landsarkiven
Utifrån de senaste årens leveranser av enskilda arkiv har riksarki— vet uppskattat att landsarkiven under 1990-talet behöver ta emot ca 50000 hyllmeter handlingar från enskilda arkivbildare. Lands— arkivens bedömningar av dagens situation är att behovet uppgår till ca 35 000 hyllmeter.
Sedan budgetåret 1989/90 har uppgiften att fördela statsstödet till enskilda arkivinstitutioner huvudsakligen delegerats till riksar-
kivets nämnd för enskilda arkiv. Denna förändring av ansvarsför— hållandena gör det möjligt för riksarkivet att avväga hur man för— delar sina insatser mellan offentliga och enskilda arkiv.
Från budgetåret 1990/91 har det statliga stödet till enskild ar— kivverksamhet utökats. Detta förhållande bör, enligt vår mening, medföra en minskning av leveranserna av enskilt arkivmaterial till de statliga arkivmyndigheterna.
Vi uppskattar att de enskilda arkiven under 1990—talet kommer att utgöra mellan 10—20 % av det totala leveransbehovet i de oli— ka landsarkivdistrikten Det innebär totalt ca 22000 hyllmeter i hela landet. Den närmare fördelningen mellan landsarkivdistrik- ten redovisas i tabell lV.12 i bilaga 413.
Något utrymme att ta emot större företagsarkiv finns inte inom denna ram. Detta måste lösas i annan ordning.
4. De statliga arkivmyndigheternas depåansvar
4.1. Utgångspunkter
Enligt direktiven får vi föreslå förändringar mellan riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och kommit- téns förslag i övrigt.
1 arkivmyndigheternas ansvarsområde ingår både tillsyn över de statliga myndigheternas arkivverksamhet och att ta emot, vårda och tillgängliggöra arkivhandlingar i den egna depån. Ansvarsfrå- gorna regleras i förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven och i allmänna arkivstadgan (19611590), som ersätts av en ny förordning när arkivlagen (19901782) träder i kraft den 1 juli 1991.
Vi har funnit att inom två av de totalt tre myndighetssektorer som riksarkivet i dag är arkivmyndighet för enligt 8 & allmänna arkivstadgan, bör en förändring av depåansvaret övervägas. Det gäller dels hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter, dels universitet och högskolor. Dessutom bör depåansvaret för teknik- beroende medier från regionala och lokala myndigheter klarläg— gas.
4.2. Hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter
Arkiven från de regionala förvaltningsdomstolarna och överrätter- na har under 1900—talet alltmer kommit att få en regional prägel. Det är därför naturligt att från depåsynpunkt behandla dem på samma sätt som andra regionala och lokala arkiv.
Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter och försäk- ringsrätter avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet, om det inte finns särskilda skäl som talar för en annan ordning. Med särskilda skäl kan avses t.ex. ökad säkerhet för handlingarna eller en förbättrad tillgänglighet.
Ett material som vi anser bör omfattas av de särskilda skälen är de s.k. renovationerna, dvs. utdrag ur olika rättshandlingar som förvaras av hovrätterna. Originalen ingår i underrätternas arkiv och kommer med tiden att överlämnas till landsarkiven. Det är, enligt vår mening, inte lämpligt vare sig av säkerhetsskäl eller
från tillgänglighetssynpunkt att renovationerna förvaras på samma ort som originalen. Vi föreslår därför att hovrätternas renovatio— ner även i fortsättningen överlämnas till riksarkivet.
De särskilda skälen bör även omfatta Göta hovrätts arkiv från 1634 t.o.m. 1947. Detta arkivbestånd är från flera synpunkter unikt och har ett allmänt intresse som sträcker sig utanför det re- gionala perspektivet. Svea hovrätts arkiv från samma tid förvaras redan i riksarkivet men är av olika skäl (bränder, stölder, utgall— ring m.m.) inte lika väl bevarat.
Göta hovrätts arkiv förvaras i sin helhet i hovrättens lokaler i Jönköping. Förhållandena där är goda både vad gäller handlingar- nas säkerhet och tillgänglighet. Vi bedömer det därför inte som angeläget att Göta hovrätts äldre arkiv t.o.m. 1947 avlämnas till riksarkivet under 1990—talet.
4.3. Universitet och högskolor
Universitet och högskolor räknades tidigare som rikstäckande myndigheter. Utbyggnaden av den regionala högskoleverksamhe— ten under 1970— och 1980—talen har inneburit att de i dag är mer att betrakta som regionala myndigheter. Flera universitet och högskolor har också börjat — eller avser att börja — överlämna sina handlingar till landsarkiven.
Vi föreslår att arkiven från universitet och högskolor i fortsätt— ningen avlämnas till landsarkiv, om det inte finns särskilda skäl för ett avlämnande till riksarkivet.
4.4. Teknikberoende medier 4.4.1 ADB-upptagningar
Riksarkivet tar emot och förvarar ADB—upptagningar även från regionala och lokala statliga myndigheter med landsarkiv som ar— kivmyndighet (se kapitel 3.5.2). Funktionen som central arkivde- på för landsarkivens ADB—upptagningar har sin grund i dataarki- veringskommitténs (DAK) betänkande (SOU 1976:68) Moderna arkivmedier. DAK ansåg det inte motiverat från kostnadssyn- punkt att förorda en utbyggnad av regionala depåer, eftersom le- veransbehovet från regionala och lokala myndigheter förväntades bli lågt under den tid man kunde överblicka.
1 dag är ca 40 % av riksarkivets bestånd av magnetband avläm- nat av regionala och lokala statliga myndigheter. Andelen kan förväntas öka i takt med att fler arbetsuppgifter förs över från centrala till regionala myndigheter. Den fortgående datoriseringen gör också att en allt större del av den information som är av bety- delse för forskning och kulturell verksamhet bevaras i form av ADB—upptagningar. Statistik för 1989 visar att drygt 50 % av de
statligt anställda använder datorer i sitt arbete. Det finns alltså all anledning att på nytt pröva frågan var regionala och lokala statli- ga myndigheters ADB—upptagningar skall förvaras.
Rent principiellt anser vi att valet av regional eller central för- varing inte bör vara beroende av vilket medium som informatio- nen lagras på. Det bör i stället vara tillgången till specialutrust- ning samt kvalificerad kompetens av skilda slag, bl.a. på det tek— niska området, som i första hand avgör om det är lämpligt att förvara ADB—upptagningar regionalt. Kostnadsskälen har vidare minskat i takt med att datorutrustning blivit billigare. Vi bedömer att ett samarbete med andra regionala myndigheter som har egen datorverksamhet skulle göra det möjligt för landsarkiven både att minimera behovet av egen utrustning och att minska sårbarheten på kompetenssidan. För utveckling av metoder, program etc. vid hanteringen av ADB—upptagningar bör landsarkiven kunna nyttja riksarkivets utvecklingsverksamhet inom datamedieområdet.
Vi föreslår att depåansvaret för ADB—upptagningar från regio- nala och lokala statliga myndigheter förs över från riksarkivet till landsarkiven. Undantag bör dock göras för upptagningar från vis- sa centralt utformade system med både regional och lokal infor- mation, t.ex. system S, som även i fortsättningen bör levereras till riksarkivet. Säkerhetskopior av de ADB—upptagningar som över- lämnas till landsarkiven bör förvaras hos riksarkivet.
Tidpunkten för ett överförande av depåansvaret måste natur- ligtvis anpassas till de praktiska förutsättningarna inom landsar— kivdistrikten. Den anpassningen bör riksarkivet svara för. Det bör likaså ankomma på riksarkivet att avgöra i vilken utsträckning som de ADB—upptagningar man tagit emot från regionala och 10- kala statliga myndigheter skall föras över till landsarkiven.
Vi återkommer till resursfrågan i kapitel 8.
4.4.2. Lj ud— och videoupptagningar
Om depåansvaret för ADB—upptagningar från regionala och loka- la myndigheter läggs över från riksarkivet till landsarkiven, finns det, enligt vår mening, inget som motiverar en central depåhante- ring av ljud— och videoupptagningar. Gränserna mellan ljud—, video— och ADB—teknik luckras upp alltmer och gör det naturligt med ett sambruk av resurser.
Vi föreslår att arkivmyndigheterna depåansvar för ljud— och vi— deoupptagningar följer samma principer som för ADB—upptag- ningar. Resursfrågan återkommer vi till i kapitel 8.
4.4.3 Mikrofilm och annan film
För mikrofilm är frågan om depåansvaret inte lika komplicerad som för t.ex. ADB—upptagningar. Normalt är det bara säkerhets-
exemplaren av mikrofilm som förvaras i klimatarkiv. Var dessa klimatarkiv är belägna saknar betydelse från tillgänglighetssyn— punkt, eftersom filmen tillhandahålls genom distribution av film- kopior.
Mellankopior av mikrofilmen (om mikrofilmkopior, se teknisk beskrivning i bilaga 42) bör också förvaras i klimatiserade utrym- men, dock inte av samma höga klass som för säkerhetsexempla— ren.
En växande mängd brukskopior av mikrofilm skapar naturligt— vis förvarings— och hanteringsproblem som måste lösas, men det betraktar vi inte som en depåfråga.
Säkerhetsexemplar av mikrofilm bör av säkerhetskäl aldrig för- varas i samma depåer som de filmade arkivhandlingarna.
Vi föreslår att förvaringen av säkerhetsexemplar av mikrofilm i huvudsak koncentreras till riksarkivet, liksom i dag. Varje lands- arkiv bör dock ha ett eget klimatarkiv för de säkerhetsexemplar som man av olika skäl måste eller bör förvara hos sig. Det kan t.ex. gälla film som ingår som delar i levererade arkiv eller film som producerats av andra statliga arkivmyndigheter.
Riksarkivet har framfört som en utvecklingstanke för framtiden att alla mellankopior av den mest efterfrågade mikrofilmen vid de statliga arkivmyndigheterna samlas hos SVAR i Ramsele. Syftet skulle vara både att avlasta landsarkiven och att förbättra servicen för forskare. Såvitt vi kan bedöma borde en sådan filmdepå inne— bära en avsevärd rationalisering av arkivmyndigheternas mikro- filmhanteringen. Vi lämnar inget förslag i denna fråga men förut— sätter att riksarkivet utreder saken vidare.
Spelfilm (kinematografisk film) som ingår i myndigheternas ar- kivbildning avlämnas normalt i ett exemplar till arkivmyndighe— ten. Vi föreslår att förvaringen av spelfilm koncentreras till riks- arkivet. Motivet är främst att arkivmyndigheternas totala spelfilm- bestånd är så litet att det vore orationellt att organisera vård och tillhandahållande på flera ställen i landet.
Andra filmbaserade medier som t.ex. smådia samt blad— och glasnegativ utgör mer naturliga inslag i arkivmyndigheternas be— stånd, inte minst i materialet från enskilda arkivbildare. Kunska- pen om hur man förvarar och vårdar dessa medier är därför täm- ligen väl spridd liksom de tekniska förutsättningarna för att till— handahålla informationen. Bildmaterial har ofta ett stort lokalhis- toriskt värde som lätt går förlorat om materialet förvaras på an— nan ort.
Vi föreslår att filmbaserade medier som smådia, blad— och glas- negativ liksom i dag förvaras regionalt hos respektive arkivmyn- dighet.
Vi återkommer till resursfrågan i kapitel 8.
5. Mikrofilmning av arkivhandlingar
5.1. Direktiven
Enligt direktiven skall våra beräkningar av depåbehoven bl.a. ut— gå från en bedömning av vilka möjligheter det finns att minska behoven av arkivlokaler genom att systematiskt använda mikro- film som ersättning för handlingar på papper. Kostnaderna för en sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade lokalkostnaderna om handlingarna bevaras.
Frågan berörs även i regeringens proposition l989/90:72 om ar- kiv m.m.
5.2. Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet 5.2.1 Arkivmyndigheternas användning av mikrofilm
Mikrofilm har använts i arkivsammanhang under lång tid. Skälen för att mikrofilma var till en början att förbättra tillgängligheten till vissa svåråtkomliga arkivbestånd och att öka säkerheten för handlingar som betraktades som mer eller mindre omistliga. En alltmer frekvent användning av vissa handlingar, främst kyrko- bokföringsarkiven, har därefter tvingat fram ett ökat bruk av mi- krofilm för att hindra att originalhandlingarna slits ut.
Under 1950- och 1960-talen genomförde mormonkyrkan i Sverige en mikrofilmning av arkivhandlingar äldre än 70 år som var av intresse för personhistorisk forskning. Närmare 63000 filmrullar producerades, varav drygt 16000 rullar omfattar kyrko— boksmaterial. Själva kamerafilmen till denna s.k. mormonfilm, som är utförd på 35 mm rullfilm, förvaras i Salt Lake City, Utah. En kopia i generation 2 skänktes till svenska staten och förvaras nu i riksarkivet. Delar av den har kopierats för framställning av bruksexemplar.
Mikrofilmning sker vid riksarkivet och i begränsad omfattning vid landsarkiven i Visby, Göteborg och Härnösand samt vid stads— arkivet i Malmö Vid landsarkivet i Östersund och stadsarkivet i
Stockholm pågår mikrofilmning i samverkan med mormonkyr- kan.
Under 1980—talet fick mikrofilmen sitt genombrott som ett me- dium att sprida arkivinformation. Den distribution av mikrokort som sker via Svensk Arkivinformation (SVAR) har här haft en avgörande betydelse. SVAR är en byrå inom riksarkivet med upp- gift att tillgängliggöra arkivmaterial för forskning och undervis- ning genom produktion, försäljning och uthyrning av mikrofilm- kopior (mikrokort) av arkivhandlingar. Verksamheten, som delvis finansieras med intäkter, är för närvarande förlagd till Ramsele och Junsele i Västernorrlands län samt till Klimpfjäll i Västerbot- tens län.
SVAR säljer årligen ca 200000 mikrokort, företrädesvis till oli- ka forskningsinstitutioner och bibliotek. Genom låneavtal med främst folkbiblioteken lånar SVAR dessutom ut mikrokort mot— svarande närmare ca 190000 originalvolymer per år till enskilda låntagare runt om i landet. Utöver mikrokorten från SVAR har biblioteken en egen låneverksamhet med 35 mm rullfilmskopior av mormonfilmen. Där ingår handlingar som SVAR ännu inte kan tillhandahålla på mikrokort.
SVAR har också en egen forskarsal i Ramsele där man betjänar ca 1300 forskare per år med mikrokort motsvarande uppskatt- ningsvis 13 000 originalvolymer.
Antalet originalvolymer som lånas ut vid de statliga arkivmyn- digheterna (exklusive fjärrlån och skriftliga förfrågningar) uppgår till ca 210000 per år, varav ca 40000 vid riksarkivet och drygt 170000 vid landsarkiven. Vissa kategorier av handlingar i landsar— kivens bestånd stängs dock för användning på grund av risk för förslitning av handlingarna, och forskarna får i stället nyttja mi— krofilm. Under 1991 kommer alla landsarkiv samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö att få sina folkbokföringshandlingar fram till 1860 _ i vissa fall till ca 1895 — på mikrokort som kan brukas i forskarsalarna.
Vi kan konstatera att dagens forskning i arkiv i stor utsträck- ning bedrivs med hjälp av mikrofilmkopior och inte genom studi- er av originalhandlingar. Det är dock bara en mindre del av ar- kivmyndigheternas totala bestånd som berörs, främst kyrkoarki— ven. Användningen av mikrofilm har inneburit att arkivinforma- tionen fått en större geografisk spridning, och forskningen kan därför utföras på många fler platser än i arkivmyndigheternas forskarsalar. Trots detta har antalet forskare som besöker riksar- kivet och landsarkiven inte minskat nämnvärt.
5.2.2. Mikrofilmen som arkivhandling
Vissa statliga myndigheter började under 1970— och 1980—talen att själva mikrofilma sitt arkivmaterial. Syftet var att rationalisera
hanteringen av handlingar, och mikrofilmningen åtföljdes oftast av en utgallring av de filmade dokumenten. Även datorframställd mikrofilm, s.k. COM—film, började produceras. Exempel på myn- digheter där delar av arkivbildningen i dag sker i form av mikro— film är arbetsmarknadsstyrelsen (arbetsmarknadsstatistik), arbe— tarskyddsstyrelsen (arbetsskadeanmälningar och arbetsskadeutred- ningar), luftfartsverket (certifikat och ritningar) och vägverket (konstruktionsritningar). Inom den kommunala sektorn har en omfattande mikrofilmning av sjukvårdens patientjournaler ge- nomförts sedan slutet av 1970—talet. Även de kommunala bygg- nadsnämndernas ritningar mikrofilmas i stor omfattning.
För statliga myndigheter fordras alltid ett gallringsbeslut av re- geringen eller riksarkivet för att de arkivhandlingar som mikrofil— mas skall få utgallras efter genomförd filmning. Riksarkivet har i författning (KRFS 1982:1) reglerat såväl framställningen som handhavandet av den mikrofilm som används för arkivändamål. Statens provningsanstalt har på riksarkivets initiativ sammanställt en handbok i anslutning till dessa regler, Mikrofilm som arkiv- handling. Handbok med praktiska råd (SP-RAPPORT 1988z48).
Även legalitetsaspekten på mikrofilm som ersättning för origi— nalhandlingar har uppmärksammats. Det är inte självklart att en mikrofilm har samma rättsliga värde som ett dokument på papper i original. ] Sverige liksom i många andra länder tillämpas fri be- visprövning, vilket innebär att rätten i varje enskilt fall avgör vad den kan godta som bevismaterial och vilken vikt den vill tillmäta detta material. Det finns i Sverige en mikrofilmverksamhet där det ställs krav som tar hänsyn även till legalitetsaspekten, nämli- gen ersättningsmikrofilmning av ekonomiska redovisningshand- Iingar i enskild verksamhet. Kraven utformas av skattemyndighe- terna i samband med att de lämnar medgivande enligt bokförings- lagen (1976:126) att ersätta originalverifikationer med mikrofilm.
5.3. Förutsättningar för mikrofilmning
Kostnaderna för en mikrofilmning beror till stor del på valet av filmmetod, vilket i sin tur styrs av förlagornas fysiska skick och format. Den effektivaste och billigaste metoden vid större doku— mentmängder är filmning på 16 mm rullfilm med rotationskame— ra kombinerad med datorstödd återsökning. För bundet material eller när förlagorna är skadade eller svårlästa fordras planetariska kameror som är betydligt långsammare. Även med en planetarisk kamera är det ibland nödvändigt att skära upp bundna volymer för att texten närmast ryggen i banden skall kunna filmas.
När förlagorna är dåliga kan det bli aktuellt att använda 35 mm film för att få en acceptabel bildkvalitet. Denna film måste först konverteras till 16 mm innan den kan nyttjas som underlag för framställning av mikrokort, t.ex. för distribution via SVAR.
Rotationskameror kan användas till förlagor av olika format, men det är en fördel om formatet är enhetligt. År 1947 ändrades standarden för pappersformat från folio till nuvarande A 4. Många statliga myndigheter använde dock det äldre formatet långt in på l950—talet. En del myndigheter nyttjade även special- format vid sidan av folio och A 4 för vissa typer av handlingar. Det var först under 1970—talet som A 4—formatet blev helt domi— nerande i myndigheternas arkivbildning.
Kostnaderna för mikrofilmning kan minskas betydligt om för— lagorna anpassas för filmning redan när de framställs. Det är där— för lättare att uppnå lönsamhet när mikrofilmningen sker i direkt anslutning till dokumentproduktionen hos en arkivbildande myn- dighet, och helst då som ett led i myndighetens handläggning. En- ligt uppgift från statskontoret kan en anpassning av handlägg- ningsrutinerna medföra att prepareringskostnaden minskar med upp till 60 %. Den datorframställda mikrofilmen (COM—filmen) har här en fördel. ] och med att den produceras direkt från den digitalt lagrade informationen i datorn fordras ingen preparering av förlagor.
] bilaga 4:2 finns en kortfattad teknisk beskrivning över film- format, filmtyper, kameror m.m.
5.4. Våra överväganden och förslag
Våra undersökningar visar att det för närvarande inte finns några ekonomiska fördelar i en omfattande ersättningsfilmning av det arkivmaterial som förvaras hos de statliga myndigheterna. Möj— ligtvis kan kostnaderna på mycket lång sikt bli ungefär desamma som vid traditionell arkivförvaring. Osäkerheten i en sådan kalkyl år dock mycket stor. ] bilaga 4:2 redovisar vi ett underlag för kostnadsberäkningar.
En selektiv ersättningsfilmning i myndigheternas arkivbestånd kan i vissa fall vara lönsam, och det även på kort sikt. 1 första hand rör det sig om handlingar som passar för rotationskamera och som normalt drar stora kostnader att bevara och hålla till- gängliga i original, t.ex. handlingar som är upprättade på skrivma- teriel av dålig kvalitet eller som är utsatta för hårt slitage genom en relativt lång hanteringstid i förvaltningsarbetet. Utifrån uppgif- ter från ett urval myndigheter uppskattar vi att det finns mellan 5000—10000 hyllmeter handlingar av detta slag vid de statliga myndigheterna, utöver vad som mikrofilmas i dag. Att mikrofilma och därefter utgallra dessa handlingar tar dock så lång tid att det endast marginellt påverkar arkivmyndigheternas behov av depåut— rymmen under 1990—talet.
Datalistor som skall bevaras för framtiden tas normalt ut på är— kivbeståndigt papper. ] vissa fall används COM—film. Vi beräknar utifrån mätningar vi låtit genomföra att utdatalistorna på papper
för närvarande motsvarar ca 5 % av den årliga arkivtillväxten ef— ter gallring hos de statliga myndigheterna. Under förutsättning att datalistornas andel av myndigheternas arkivtillväxt blir konstant under 1990—talet innebär det totalt ca 8 000 hyllmeter fram till år 2000, varav ca 2000 hyllmeter vid centrala myndigheter och ca 6 000 hyllmeter vid regionala och lokala myndigheter.
En ökad användning av COM—film skulle förbättra de statliga myndigheternas möjligheter att själva förvara 1990—talets arkivtill- växt, vilket i sin tur minskar deras behov av att lämna handlingar till arkivmyndigheterna. Leveransbehoven av mikrofilm till arkiv— myndigheterna skulle dock, enligt vår bedömning, inte påverkas märkbart under 1990—talet, eftersom den utdata som tas ut som COM—film kan antas ha betydelse för det löpande arbetet hos myndigheterna in på 2000—talet.
Vi föreslår att utdata från datorer regelmässigt bevaras som COM—film i stället för på papper. Detta kan ske t.ex. genom att myndigheterna utnyttjar servicebyråer. Riksarkivet bör genom särskilda direktiv från regeringen få klarlagt vilka förutsättningar som bör gälla för ett genomförande. Bland annat måste hänsyn tas till föreskriften i 14 & datalagen (1973:289) om myndigheter- nas dokumentationsskyldighet av de ADB—upptagningar som man använder för handläggningen av mål eller ärenden. Upptagningar— na skall tillföras dessa mål eller ärenden i läsbar form om inte särskilda skäl föranleder annat.
Det arkivmaterial som vi bedömer som mest angeläget att mi- krofilma är 1900—talets folkbokföringshandlingar. Frågan aktuali— serade i samband med att regeringen fattade beslut om förvaring- en av kyrkobokföringsarkiven efter folkbokföringsreformen den 1 juli 1991, och det uppdrogs då åt oss att lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av detta material (se bilaga 2). Vi återkommer till folkbokföringshandlingarna i kapitel 6.
6. Folkbokföringshandlingar
6.1. Regeringens beslut
1 regeringens beslut den 26 april 1990 att folkbokföringshandling- arna skall överföras från pastorsämbetena till landsarkiven (se bi- laga 2) anges som utgångspunkter för vårt utredningsarbete bl.a.
— att vi bör beakta det behov av depåer, personal och övriga resurser som ett överförande medför
— att vi bör utgå från att folkbokföringshandlingarna skall för- varas under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd
— att en ändamålsenlig och rationell hantering kan kräva att materialet hålls samman i relativt stora enheter
— att kyrkans behov av uppgifter av kyrklig karaktär i de nu— varande kyrkoböckerna också måste tillgodoses efter förändringen av folkbokföringens organisation
— att vi bör lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av folkbokföringshandlingarna
— att vi bör utgå från att kostnaderna för mikrofilmning och överförande av folkbokföringshandlingarna skall rymmas inom den medelsram för folkbokföringsreformen om 250 milj.kr. per år som riksdagen godkänt
— att vi bör samråda med riksskatteverket vid utarbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av folkbokförings— handlingarna
— att vi bör lämna ett förslag där takten i genomförandet styrs av de ekonomiska förutsättningarna.
Regeringen grundar sitt beslut på en promemoria om den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv som lämnades den 25 maj 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 1988:02). Promemorian jämte remissvar och två skrivelser från Samhall Kalmarsund har överlämnats till oss genom ett regerings— beslut den 17 maj 1990 (se bilaga 3d).
6.2. Överföring till landsarkiven
Av tabell 3 i kapitel 3.5.1 framgår att totalt 19700 hyllmeter folk— bokföringshandlingar bör föras över till landsarkiven. Handlingar- na är i dag utplacerade på ca 1450 pastorsexpeditioner runt om i landet. Som regel har handlingar fram till ca 1895 överlämnats till landsarkiven. För landsarkivet i Uppsala går dock gränsen kring 1860-1870. Det finns också ca 20 församlingar inom Uppsala landsarkivdistrikt som genom dispens har kvar allt sitt material.
Organisationskommittén för folkbokföringen har i sin prome- moria till regeringen föreslagit en övergångstid på 10 år för över- lämnandet från pastorsämbetena. Riksarkivet har i sitt yttrandet över promemorian pekat på de risker för handlingarnas säkerhet som kan uppstå om övergångsperioden blir för lång. Vi delar riksarkivets uppfattning och utgår från att depåutrymmen och andra resurser för att ta emot folkbokföringshandlingarna behö- ver tillskapas hos landsarkiven under 1990—talet.
Pastorsämbetena upphör att vara folkbokföringsmyndigheter den 1 juli 1991. För att de skall kunna behålla folkbokförings- handlingar under en övergångsperiod måste det, enligt organisa- tionskommittén för folkbokföringen, finnas stöd i författning. Or- ganisationskommittén har också redovisat ett förslag till författ- ningsreglering av den framtida förvaringen av kyrkoarkiven (SOU 1990:109 Författningsförslag med anledning av ny folkbokförings- organisation m.m. ). Remissbehandling av förslaget pågår, och vi tar därför inte upp den frågan i våra överväganden.
Landsarkiven har ett väl fungerande samarbete med pastorsäm- betena som det är viktigt att bibehålla och utveckla under den pe- riod då folkbokföringshandlingarna överlämnas. Det finns frågor av rent arkivteknisk natur, t.ex. om förtecknande och gallring av handlingar, som bara kan lösas lokalt. Även förändringar i kyr— kans organisation som följer av folkbokföringsreformen kan få konsekvenser som kräver olika lösningar i olika landsarkivdistrikt. Det är därför naturligt att landsarkiven bör ha ett avgörande in- flytandet över hur överlämnandet organiseras. Vi föreslår att re— spektive landsarkiv svarar för det praktiska genomförandet i sam— råd med berörda pastorsämbeten.
Från såväl tillgänglighets— som bevarandesynpunkt är det av största vikt att en stor del av det tillkommande folkbokföringsma- terialet mikrofilmas. Vi föreslår att riksarkivet tillsammans med landsarkiven får ansvaret för att en sådan mikrofilming genom— förs.
Vid våra kontakter med riksskatteverket har framkommit att det inom den medelsram som regeringen angivit (se kapitel 6.1) inte finns något utrymme för att överföra eller mikrofilma folk— bokföringshandlingarna. Vi har i en särskild skrivelse den 19 de- cember 1990 gjort regeringen uppmärksam på situationen.
Den reviderade medelsramen för folkbokföringsreformen är enligt regeringens budgetproposition (1990/91:100) 308,6 milj.kr. för budgetåret 1991/92.
6.3. Behovet av resurstillskott 6.3.1 Tidigare beräkningar
Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat kapi- talkostnaderna för överföringen av folkbokföringshandlingar till ca 27 milj.kr. och de årliga driftskostnaderna för hanteringen vid landsarkiven till ca 20 milj.kr. (1987/88 års pris— och löneläge). Riksarkivet har gjort en reviderad beräkning i december 1990.
På uppdrag av organisationskommittén för folkbokföringen har riksarkivet beräknat kostnaderna för att mikrofilma delar av folk- bokföringsmaterialet till totalt ca 102 milj.kr., varav ca 8,9 milj.kr. är investeringskostnader och ca 93 milj.kr. driftkostnader (1988 år pris— och löneläge).
6.3.2. Våra bedömningar
Vi har valt att redovisa våra bedömningar av kostnaderna för övertagandet av folkbokföringsmaterialet enligt följande uppdel— ning:
Kostnader av engångskaraktär
— transporter och resor - inredning och utrustning — mikrofilmning
Långsiktiga resurstillskott
- personal
— expenser m.m. — lokaler Genomgående anges kostnaderna i 1990 års pris— och löneläge.
Kostnader av engångskaraktär ]. Transporter och resor
Kostnaderna för transporter av folkbokföringshandlingarna till landsarkiven uppskattar vi utifrån vad organisationskommittén för folkbokföringen angett till 5 milj.kr.
De delar av folkbokföringsmaterialet som skall mikrofilmas kommer att transporteras till landsarkiven via en eller flera pro- duktionsenheter för filmning. Merkostnaden för transporter av detta slag kan uppskattas till 3 milj.kr.
] samband med leveranserna behöver personal från Iandsarki— ven besöka varje pastorsämbete åtminstone en gång. Resekostna- derna för dessa besök kan uppskattas till 1 milj.kr.
2. Inredning och utrustning
Vi uppskattar kostnaderna för inredning och utrustning till 15 milj.kr.
3. Mikrofilmning
Förslag om mikrofilmning av folkbokföringshandlingar har läm- nats av riksarkivet på uppdrag av organisationskommittén för folkbokföringen samt av länsstyrelsen i Västernorrlands län och Samhall Kalmarsund.
Riksarkivets förslag innebär att drygt hälften av de handlingar som överlämnas till landsarkiven mikrofilmas av riksarkivet inom ramen för ett särskilt projekt. Ledningen för projektet föreslås förläggas till riksarkivets SVAR—byrå, medan själva filmningen ut- förs vid ett antal produktionsenheter utplacerade i olika delar av landet. Under första halvåret 1991 etablerar SVAR en ny produk- tionsenhet för mikrofilmning i Fränsta i Ånge kommun.
Förslaget från länsstyrelsen i Västernorrland omfattar samma handlingar som riksarkivets förslag, men i stället för decentralise- rade produktionsenheter föreslås att all mikrofilmning koncentre— ras till Ljungaverk i Ånge kommun.
Samhall lämnade sitt förslag till finansdepartementet, och det kom därför inte att behandlas av organisationskommittén. Försla- get har formen av en offert och avser enbart de personakter som förts av pastorsämbetena sedan 1947.
Vi utgår från att riksarkivet senare inhämtar konkurrerande anbud på den filmning som kommer att läggas ut och att utvärde— ringen av dessa får utgöra grund för avvägningen mellan egna och köpta tjänster och var produktionen skall förläggas.
När det gäller omfattningen på de folkbokföringshandlingar som bör mikrofilmas har vi ingen annan uppfattning än den riks- arkivet framfört. Det innebär att drygt 11000 hyllmeter av de folkbokföringshandlingar som överförs till landsarkiven bör mik- rofilmas. Utifrån underlag från riksarkivets SVAR—byrå uppskat— tar vi kostnaderna för att genomföra denna mikrofilmning till to- talt ca 88,2 milj.kr.
Till detta kommer den mikrofilmning av folkbokföringshand- lingar från Stockholms församlingar (33 stycken) under perioden 1880 t.o.m. 1947, som Stockholms Församlingsdelegerade bedri- ver sedan ett antal år tillbaka. Både i riksarkivets förslag till mi- krofilmning och i förslaget från Västernorrland förutsätts att den—
na verksamhet fortgår vid sidan av annan filmning. De försam— lingsdelegerade upphör som självständigt kyrkokommunalt organ den 1 januari 1992. Man räknar dock med att den pågående mi— krofilmningen av handlingar t.o.m. 1947 hinner slutföras innan dess.
Folkbokföringsrutinerna i församlingarna inom Stockholms stad skiljer sig i vissa avseenden från landet i övrigt. Det finns därför mycket som talar för att filmverksamheten i Stockholm bör utsträckas till att även omfatta handlingar efter 1947. Drift- kostnaderna för en sådan mikrofilmning uppgår enligt underlag från Stockholms Församlingsdelegerade till totalt ca 5,1 milj.kr. fördelade på 5 år. Som naturlig ny huvudman för filmningen ser vi stadsarkivet i Stockholm i egenskap av landsarkiv.
Mikrofilmningen av Stockholms folkbokföringshandlingar har hittills genomförts som en kyrkokommunal angelägenhet och inte som en del i kyrkans uppdrag att sköta folkbokföringen. Ägande- rätten till den mikrofilmutrustning som använts och till den mik— rofilm som producerats tillfaller, enligt vad vi erfarit, de enskilda församlingarna när Stockholms Församlingsdelegerade upphör. Vid samtal med de församlingsdelegerade har framkommit att församlingarna är beredda att mot en viss ekonomisk ersättning överlåta både mikrofilmen (kamerafilmen) och filmutrustningen till staten.
Vi föreslår att staten senast den 1 januari 1992 övertar dels den mikrofilm över folkbokföringshandlingar t.o.m. 1947 som produ- cerats av Stockholms Församlingsdelegerade, dels den mik- rofilmutrustning som använts vid filmningen. Riksarkivet bör få i uppdrag att snarast ta upp förhandlingar med Stockholms För- samlingsdelegerade.
Långsiktiga resurstillskott l . Personal
Folkbokföringshandlingarna medför en extrem arbetsbelastning i förhållande till andra arkivbestånd. Det är det mest efterfrågade materialet hos arkivmyndigheterna, och dessutom tillförs landsar- kiven arbetsuppgifter som delvis är helt nya. Den handläggning i anslutning till folkbokföringshandlingarna som kyrkan i dag om— besörjer måste i framtiden skötas av landsarkiven när ärendena avser handlingar från tiden före 1 juli 1991.
Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat att det fordras ett personaltillskott om 87,5 årstjänster vid landsarki— ven. Riksarkivet har därefter i december 1990 angivit behovet till 66 årstjänster, under förutsättning att delar av folkbokföringsma— terialet mikrofilmas före överlämnandet och att viss datorutrust- ning m.m. tillförs landsarkiven.
Vi gör följande bedömning: Antalet framställningar till landsarkiven om folkbokföringsupp— gifter i samband med bouppteckningsutredningar och andra legala ärenden, t.ex. gravrätter och uppgifter om svenska emigranter, kan uppskattas till mellan 20000 och 25000 per år under 1990— talet. De enskilda medborgarnas möjligheter att bevaka sin rätt i samband med dessa ärenden blir i hög grad beroende av om landsarkiven kan lämna samma service som kyrkan ger i dag.
I och med att landsarkiven tar över modernt folkbokföringsma— terial som fortfarande är aktuellt för rättskipningen och för för— valtningens arbete, övertar man också informationsskyldigheter och arbetsuppgifter som ligger utanför den traditionella depå— funktionen och som normalt åvilar den arkivbildande myndighe- ten. En sådan uppgift är att föra in kompletterande uppgifter i handlingarna. En annan uppgift är att pröva framställningar om utlämnande av folkbokföringsuppgifter, och den blir särskilt ar- betskrävande för landsarkiven eftersom merparten av uppgifterna i det moderna folkbokföringsmaterialet omfattas av sekretess. Tillsammans kan dessa extra arbetsuppgifter uppskattas ha unge- fär lika stor omfattning som de legala ärendena.
Även från ren arkivvårdssynpunkt är folkbokföringshandlingar— na mer resurskrävande än annat material. Den frekventa använd- ningen ute hos pastorsämbetena har många gånger slitit hårt på handlingarna och gör det nödvändigt med omfattande konserve— ringsinsatser för att information inte skall gå förlorad.
En mikrofilmning av delar av folkbokföringsmaterialet innebär att landsarkiven kan tillhandahålla äldre handlingar som inte om— fattas av sekretess (70 års sekretessgräns) i form av mikrokort. Via distribution av riksarkivets SVAR—byrå blir dessa mikrokort också tillgängliga utanför arkivmyndigheternas forskarsalar (jfr avsnitt 5.2.1). Landsarkivens resursinsatser för tillhandahållande kan på detta sätt minskas avsevärt.
Sammantaget innebär detta att landsarkiven behöver tillföras minst 55 årsarbetskrafter under 1990—talet för att klara en författ- ningsenlig hantering av folkbokföringshandlingarna. Det betyder lönemedel motsvarande minst 15,4 milj.kr. inkl. påslag för intern administration och forskarservice. Vår beräkning är försiktig på grund av svårigheterna att mäta omfattningen av de nya arbets- uppgifterna. Vi utesluter därför inte att de 66 tjänster riksarkivet angett kan vara en riktig bedömning. Vi förutsätter att riksarkivet vid lämpliga tidpunkter följer upp och redovisar arkivmyndighe- ternas arbete med folkbokföringshandlingarna inkl. avstämning av resursfrågorna.
Enligt uppgift utgör den ärendehantering och de informations— uppgifter som landsarkiven övertar från kyrkan omkring 10 % av det folkbokföringsarbete som utförs i dag. Detta motsvarar enligt riksskatteverkets schablon för beräkning av personal i det nuva- rande folkbokföringssystemet ca 140—150 årsarbetskrafter. Över—
föringen av folkbokföringshandlingar till landsarkiven skulle i så fall innebära en minskning med ca 85—95 årsarbetskrafter jämfört med dagens situation.
2. Expenser, telefonkostnader m.m. En ökning av personalen vid landsarkiven innebär också att års— kostnaderna för lokalvård, kontorsmateriel, telefonsamtal etc. Ökar. Vi beräknar denna Ökning till totalt 1,7 milj.kr.
3. Lokaler
Vi beräknar de ökade Iokalkostnaderna till ca 6 milj.kr. (årskost- nader).
7. Förändringar i landsarkivens organisation
7.1. Direktiven
] direktiven anges som utgångspunkt för vårt uppdrag bl.a. att vi skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av landsarkivens de- påbehov tillgodoses genom etablering av nya landsarkiv.
Förslagen om lokalisering av nya depåer skall enligt direktiven sammanväga
a) behoven hos dem som använder arkiven,
b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, sär- skilt primär— eller landstingskommuner och
c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för kommittén.
Av regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. framgår att vi också bör utreda möjligheterna att organisera en eller flera särskilda depåer för arkiv med låg användarfrekevens, där kraven på tillgänglighet är begränsade. l propositionen betonas de förde- lar som skulle kunna uppnås om olika delar av den offentliga sek— torn samverkar kring lokalförsörjningen.
Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om att Malmö stadsar- kiv får statsbidrag för sin landsarkivfunktion. Regeringen har ge— nom beslut den 3 maj 1990 överlämnat ansökan till oss (se bilaga 3 c).
7.2. Tidigare förslag
Arkivutredningen (ARKU) föreslår i sitt betänkande Öppenhet och minne en stegvis utbyggnad av statliga arkivdepåer baserad på länstanken, dvs. i princip ett landsarkiv per län. Utbyggnaden bör enligt ARKU utgå från den nuvarande organisationsstruktu— ren för de statliga arkivmyndigheterna. Tanken på en central de- pålösning för hela riket avvisas helt.
Även riksarkivet avvisar centrala depålösningar och menar att landsarkivorganisationen bör byggas ut. Riksarkivets förslag är att endast ett fåtal nya landsarkiv etableras under den tid som kan överblickas. För att organisationen skall bli slagkraftig bör de nya
landsarkiven omfatta minst två län, förutom i Stockholm där riks- arkivet anser att stadsarkivet bör omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län. Nyetableringar bör ske i universitets— eller hög- skoleorter med hög befolkningskoncentration och goda kommuni- kationer.
Utgångspunkten för riksarkivets förslag är att en utbyggnad ovillkorligen fordrar ett resurstillskott.
Landsarkivarierna vid landets sju landsarkiv har i en gemensam framställan angående folkbokföringsreformen och den regional utbyggnaden av landsarkiven föreslagit att det inrättas en depå för det moderna folkbokföringsmaterialet (1895—1991) i varje resi- densstad som saknar landsarkiv. Depåerna kan även nyttjas för le- veranser av annat modernt material och samtidigt vara en resurs för myndighetsservicen inom respektive län. För administrativt stöd och teknisk och vetenskaplig specialkunskap skulle depåerna repliera på respektive landsarkiv.
7.3. Våra överväganden och förslag 7.3.1 Allmänt
Den nuvarande indelningen i Iandsarkivdistrikt kännetecknas av mycket stora skillnader i underlaget för verksamheten. De minsta landsarkiven — Visby och Östersund — har endast några procent vardera av arkivmängden vid landsarkiven. De största landsarki- ven — Göteborg och Uppsala — har 27 % respektive 15 % av voly— men (se tabell lV.8 i bilaga 4:3).
Våra beräkningar och förslag om leveranser av arkivhandlingar till landsarkiven under 1990—talet medför att landsarkivens depåer sammantaget behöver byggas ut med ca 112000 hyllmeter, vilket motsvarar en utökning med totalt ca 63 %. Detta inkluderar såväl folkbokföringsmaterial (se kapitel 6) som redan beslutade utbygg— nader i Uppsala och Malmö (se kapitel 8.2.2).
För de två minsta landsarkiven ger leveranserna under 1990—ta— let ett viktigt volymtillskott för att förbättra stabiliteten i verk- samheten. Utbyggnaden för dessa distrikt bör därför ske genom utökade depåer vid de två landsarkiven.
Övriga landsarkivdistrikt har en helt annan storlek. Vi har dock inte funnit några avgörande forsknings— eller kulturpolitiska mo— tiv för att föreslå en inriktning som skulle innebära att försörj- ningen av arkivdepåer under 1990—talet i första hand bör ske ge— nom en uppdelning av distrikten och etablering av nya landsarkiv. Sambandet mellan landsarkivens lokalisering och tillgängligheten till deras arkivbestånd försvagas för stora delar av det mest efter— frågade arkivmaterialet som ett resultat av den tekniska utveck— lingen. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandling- ar i stor utsträckning via mikrofilmkopior och utanför arkivmyn-
digheternas forskarsalar, det kunde vi konstatera i avsnitt 5.2.1. Forskare och andra behöver inte i samma utsträckning som tidi— gare uppsöka landsarkiven för att få ta del av en handling. Både i regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den forskningspolitiska propositionen 1989/90:90 betonas att arkiv- myndigheterna bör satsa på bl.a. en teknikutveckling för att ytter- ligare öka arkivens tillgänglighet.
Dagens landsarkiv är produkter av flera årtiondens investering— ar från statens sida. Att tillskapa nya enheter fordrar extra resurs- tillskott bl.a. för att anskaffa nya lokaler och ny utrustning samt för administrativa tjänster av olika slag. Det är troligt att den of- fentliga sektorn under 1990—talet ställs inför långtgående krav på omstruktureringar och nedskärningar. Möjligheterna att finansiera ny offentlig verksamhet blir då starkt begränsade. Det framstår för oss som ytterst vanskligt att i ett sådant läge splittra arkiv- myndigheternas resurser på många små organisatoriska enheter. Vi avfärdar därför en utbyggnad av landsarkivorganisationen grundad på länstanken under 1990—talet.
Det går samtidigt inte att bortse från att en samverkan med kommuner, landsting och andra arkivintressenter kan utgöra en tillräcklig bas för ett landsarkiv med förhållandevis litet distrikt. Grundförutsättningen för en sådan samverkan är dock, enligt vår mening, att det finns ett väl fungerande regionalt och lokalt sam- arbete som staten kan ansluta sig till och därigenom minska eta- bleringskostnaderna.
Vi pekade tidigare på ARKUs och riksarkivets avvisande in- ställning till tanken på att tillgodose depåutbyggnaden genom en eller några centrala depåer för hela landet. Förslag om detta har ibland förts fram av kostnadsskäl. ] likhet med ARKU och riksar— kivet anser vi också att de lägre förvaringskostnaderna inte väger upp nackdelar och merkostnader för tillgängligheten för den typ av material och den efterfrågan som dominerar vid landsarkiven.
7.3.2. Etablering av nya landsarkiv
Vid våra kontakter med olika arkivintressenter runt om i landet har vi funnit ett starkt intresse för samverkan i många län. I Värmlands län, som i dag ingår i Göteborgs landsarkivdistrikt, har kommunala och enskilda arkivintressenter byggt upp en arkivin— stitution i Karlstad kallad Värmlandsarkiv med landstinget som huvudman och Föreningen Värmlandsarkiv som intressentorgan och kollektiv avtalspart för de enskilda företag som deponerar si- na arkiv hos Värmlandsarkiv. Det är vår bedömning att Värm— landsarkiv har en så pass omfattande och stabil verksamhet att förutsättningarna är goda för en nära samverkan med staten kring ett nytt landsarkiv. Vi föreslår därför att ett nytt landsarkivdistrikt inrättas för Värmlands län och att ett landsarkiv lokaliseras till
Karlstad. Formerna för samverkan med Värmlandsarkiv återkom- mer vi till i kapitel 9.
Landsarkivet i Vadstena är för närvarande fullt utnyttjat och kan inte utan utbyggnad ta emot beräknade leveranser under 1990—talet. En plan för fortsatt uppbyggnad av de gamla slottsval- larna i Vadstena för depåändamål föreligger sedan planeringen av den första etappen som genomfördes i början av 1980-talet. En fullständig återuppbyggnad av vallarna har också varit ett starkt önskemål från antikvariskt håll.
Samtidigt har såväl smålandslänen som riksarkivet pekat på Vadstenas ocentrala läge och distriktets stora utbredning. Förslag om ett smålandsarkiv har därför förts fram från flera intressenter. Såväl Kalmar, Växjö och Jönköping har nämnts som lämpliga lo- kaliseringsorter. Det nuvarande arkivbeståndet i Vadstena omfat- tar 26000 hyllmeter varav ca 10000 från Östergötlands län, ca 7000 från Jönköpings län och resterande ca 9000 från Krono- bergs och Kalmar län. En etablering av ett smålandsarkiv som omfattar Jönköping, Kronoberg och Kalmar län skulle med hän- syn till denna fördelning av depåmaterialet innebära mycket stora ingrepp i landsarkivet i Vadstena. Mer lokaler skulle friställas än vad som motiveras för att ta emot folkbokföringsmaterialet och tillväxten under 1990—talet.
Vi har därför övervägt ett alternativ med ett landsarkiv för syd- östra Sverige som omfattar Kronobergs och Kalmar län inom Vadstena nuvarande distrikt och Blekinge län inom Lunds lands- arkivdistrikt. Ett landsarkiv för dessa län skulle få en lämplig storlek och medföra en avlastning av Lund och Vadstena som kan utnyttjas för att ta emot 1990—talets leveranser. Det finns i dag in- te tillräckligt underlag för att ta slutlig ställning, men vi bedömer de långsiktiga fördelarna med ett landsarkiv för sydöstra Sverige så stora att vi avstyrker en utbyggnad i Vadstena innan frågan är avgjord.
] Jönköpings län finns långtgående planer på ett arkivförbund inom vilket ett trettiotal myndigheter och institutioner samverkar för att förbättra sin arkivvård och öka tillgängligheten till arkiven. Den bärande tanken bakom förbundet är möjligheterna att sam— utnyttja den kompetens som medlemmarna besitter inom skilda områden. 1 länet finns stora statliga arkivbestånd, bl.a. Göta hov- rätts arkiv som vi behandlat i avsnitt 4.2. Där finns också många s.k. typarkiv hos rättsvårdande myndigheter. Typarkiven är ett ur- val på riksnivå av sådana arkiv som kan komma att bevaras intak- ta för framtiden.
Umeå universitetet har inom sin organisation skapat en institu— tion kallad Forskningsarkivet. Syftet är att erbjuda forskningen och utbildningen vid universitetet arkivinformation på moderna medier som mikrofilm och optiska diskar. Verksamheten, som i vissa stycken är en förlängning av arkivmyndigheternas forskarsa- lar, har blivit allt viktigare för universitetets forskare. Tillsam—
mans med bl.a. kommun och landsting planerar universitetet att skapa en samordnad arkivmiljö i Umeå där Forskningsarkivet ut- gör en central del. Vi har uppfattat att det är ett starkt önskemål från Forskningsarkivets sida att i ökad omfattning kunna anskaffa mikrofilm för att utveckla verksamheten.
Vi bedömer inte tiden som mogen att ge förslag om samverkan med intressenterna i Jönköpings och Västerbottens län. Landsar- kiven bör i stället ges möjligheter att själva finna formerna för det framtida samarbetet med andra regionala arkivintressenter. Det är rimligt att tänka sig att landsarkiven på sikt kan utveckla lokala depåfunktioner inom sina distrikt.
7.3.3. Stadsarkiven i Stockholm och Malmö
Förslag om att omvandla Stockholms stadsarkiv till ett landsarkiv för Stockholms län har framförts i flera sammanhang, bl.a. av ARKU. Det finns mycket som talar för en sådan lösning: Uppsala är det största landsarkivdistriktet och behöver avlastas, Stock- holms län är det befolkningsrikaste länet i landet, myndighets— strukturen i länet avviker från andra län i distriktet, Stockholms stadsarkiv har redan i dag ett bestånd av statliga handlingar (ca 20000 hyllmeter) som motsvarar ett medelstort landsarkiv.
Vi har övervägt möjligheterna att skapa ett landsarkiv för östra Svealand som omfattar Stockholms och Södermanlands län. Upp- sala landsarkiv förvarar i dag ca 4800 hyllmeter handlingar från Stockholms län (exkl. Stockholms stad) och ca 3600 hyllmeter från Södermanlands län. Det har dock visat sig att Södermanlands län i arkivhänseende har mer gemensamt med andra angränsande län än Stockholms län. Vi väljer därför att föreslå att Stockholms län bryts ut ur Uppsala Iandsarkivdistrikt och bildar ett eget di- strikt.
En naturlig utgångspunkt för ett landsarkivdistrikt för Stock— holms län, och den minsta förändringen i förhållande till dagens situation, är att Stockholms stadsarkiv kvarstår som en kommu- nalrättsligt reglerad förvaltning med statliga uppgifter. Vi är över- ens med arkivnämnden i Stockholms stad om detta. Vårt förslag blir därmed att stadsarkivets nuvarande Iandsarkivfunktion utökas till att omfatta hela Stockholms län.
Vi återkommer till formerna för samverkan med stadsarkivet i Stockholm i kapitel 9.
Malmö stadsarkiv, som är landets äldsta stadsarkiv, har under lång tid förvarat även statliga handlingar. Verksamheten finansie- ras helt med kommunala medel. Malmö kommun har hemställt hos regeringen om statsbidrag dels för stadsarkivets landsarkiv- funktion, dels för kommunens eventuella kostnadsökningar om man utses till intensivdataområde.
Malmö stadsarkiv är en väl integrerad del i dagens landsarkiv— organisation. Den statliga arkivverksamheten i Malmö kommun är emellertid av så liten omfattning att det finns anledning att överväga om den motiverar ett eget landsarkiv. Från användar— synpunkt finns det å andra sidan fördelar med en sammanhållen depå för statligt och kommunalt arkivmaterial från Malmö kom— mun.
Vårt förslag är att landsarkivfunktionen vid Malmö stadsarkiv upphör och att Malmö kommun inlemmas i Lunds landsarkivdi- strikt. Malmö stadsarkiv bör dock kvarstå som en fristående depå under landsarkivet i Lund. Kostnaderna för detta kommer vi att redovisa i en särskild skrivelse till regeringen. Hur tillkommande leveranser från statliga myndigheter med Malmö kommun som verksamhetsområde skall fördelas mellan olika depåer förutsätter vi avgörs av landsarkivet efter samråd med Malmö stadsarkiv.
Frågan om intensivdataområden har vi berört i kapitel 3.4.
7.4. Den framtida landsarkivorganisationen
Våra förslag till förändringar av landsarkivens distriktsindelning och till etableringar av nya landsarkiv innebär följande:
Landsarkiv Nuvarande Föreslagen organisation organisation Alternativ A Alternativ B (huvudalternativ) Uppsala Stockholms (exkl. Uppsala, Söder— Dzo Stockholms stad), manlands, Ore— Uppsala, Söderman— bro, Västman— lands, Orebro, lands och Koppar— Västmanlands och bergs län Kopparbergs län Stockholms stadsarkiv Stockholms stad Stockholms län Dzo Vadstena Östergötlands, Jön— Östergötlands Östergöt- köpings, Kronobergs och Jönköpings lands, Jön— och Kalmar län län köpings, Kro- nobergs och Kalmar län Lund Blekinge, Kristian— Kristianstads, Blekinge, stads, Malmöhus Malmöhus och Kristian— (exkl. Malmö kom- Hallands län stads, Malmö- mun) och Hallands hus och län Hallands län Malmö stadsarkiv Malmö kommun — D:o Sydöstra Sverige — KronobergS, — Kalmar och Blekinge län
Visby
Göteborg
Karlstad
Härnösand
Öste rsu nd
Gotlands län
Göteborgs och Bohus, Alvsborgs, Skara— borgs och Värmlands län
Gävleborgs, Väster— norrlands, Väster- bottens och Norr— bottens län
Jämtlands län
Dzo
Göteborgs och Bohus, Alvs- borgs och Skaraborgs län Värmlands län
D:o
8. Tillkommande resursbehov vid de statliga arkivmyndigheterna under 1990—talet
8.1. Avgränsningar
I kapitel 6 har vi redovisat behovet av resurser för en överföring av folkbokföringshandlingar från kyrkan till landsarkiven. [ detta kapitel redovisar vi behovet av resurstillskott vid de statliga arkiv- myndigheterna — riksarkivet och landsarkiven — för att klara över— tagandet av övrigt arkivmaterial under 1990—talet. För landsarki— ven tillkommer vissa kostnader för de organisationsförändringar vi redovisat i kapitel 7. Dessa kostnader kan först anges efter för- handlingar med berörda kommuner m.fl.
Om inget annat anges avser alla kostnader 1990 års priser och alla lönebelopp 1990 års löneläge inkl. lönekostnadspålägg.
1 bilaga 5 finns en sammanställning över olika schabloner som vi nyttjat i betänkandet. Vi hänvisar till den i de fall våra beräk- ningsgrunder inte särskilt anges i texten.
De förslag till förändringar inom den statliga verksamheten som regeringen nyligen förelagt riksdagen (prop. 1990/91:87 och prop. 1990/91:100) har, som vi tidigare påpekat i kapitel 3.3.3, in— te kunnat beaktas i vårt arbete. Sammantaget kan det bli stora mängder handlingar som måste tas om hand av arkivmyndigheter— na när statliga verksamheter upphör eller överförs till statligt äg— da bolag. Vi förutsätter att riksarkivet senare redovisar de behov av depåutrymme och övriga resurser som uppstår vid riksarkivet och landsarkiven till följd av dessa förändringar.
8.2. Arkivlokaler
8.2.1. Riksarkivet
Depåutrymmen för konventionella handlingar
Riksarkivet disponerar ca 130000 hyllmeter depåutrymme för konventionella arkivhandlingar, fördelade på huvuddepån i Ma- rieberg i Stockholm (ca 80 000 hyllmeter) samt nio stycken obe-
mannade depåer av skiftande kvalitet runt om i staden (ca 50000 hyllmeter). Det är i dag fullt i samtliga utrymmen.
Tabell 5. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme för pappers- handlingar i riksarkivet under 1990—talet
(Hyllmeter) Leveransbehov Avgår __ Behov av Statliga Enskilda Accessions— Övergång till depåutrym- myndig- arkiv Summa utrymmen COM—fiche me under heter för utdata 1990—talet 19 000 7 000 26 000 — 2 000 24 0001)
Not: ') Exkl. leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar (se bilaga 4:1 punkt 1).
Anmärkning: Uppgifterna om Ieveransbehov är hämtade ur tabell 2 (statliga myndigheter) och från kapitel 3.6.2 (enskilda arkiv). Uppgiften om COM—fiche är hämtad från kapitel 54.
Byggnadsstyrelsen och riksarkivet utreder möjligheterna att skaffa en större samlad depå för riksarkivet som kan dels rymma den angivna tillväxten, dels ersätta de befintliga depåer som bör avvecklas. Ett flertal alternativa lösningar har studerats, både i anslutning till huvuddepån i Marieberg och på andra platser inom Stockholmsområdet. Ett förslag kommer att redovisas till rege- ringen senast under budgetåret 1991/92.
De ökade hyreskostnaderna kan vid nybyggnadsalternativ be— räknas till ca 7 milj.kr. per år. Vi utgår då från att det utöver 1990—talets leveranser behöver anskaffas minst 17000 hyllmeter som ersättning för externa depåer som avvecklas.
Depåutrymmen för teknikberoende medier
] riksarkivets huvuddepå i Marieberg förvaras ADB—upptagningar (exemplar 1) samt ljud— och videoupptagningar. Säkerhetskopior av ADB—upptagningar (exemplar 2) förvaras i ett klimatarkiv vid landsarkivet i Härnösand.
Riksarkivet saknar för närvarande godtagbara förvaringsutrym- men för mikrofilm och hyr plats i vattenfalls klimatarkiv i Råck- sta. Närmare uppgifter om riksarkivets filmbestånd finns i bilaga 423.
Regeringen har genom beslut den 12 juli 1990 uppdragit åt byggnadsstyrelsen att bygga om en del av bergrummet i riksarki— vets huvuddepå till arkivlokal för teknikberoende medier. Den nya lokalen beräknas täcka 1990—talets Ieveransbehov av både elektromagnetiska databårare (ADB—band, ljudband, videoband) och mikrofilm. Det enda behov som kvarstår att tillgodose är en 64
komplettering av inredningen i magnetbandsarkivet vid landsarki- vet i Härnösand för riksarkivets Säkerhetskopior av ADB—upptag- ningar. Kostnaden för detta ingår i vår uppskattning av tillkom- mande medelsbehov för inredning i tabell 9 (kapitel 8.5.1).
8.2.2. Landsarkiven Depåutrymmen för konventionella handlingar
Landsarkiven förvarar i dag totalt ca 178000 hyllmeter konven- tionella handlingar i sina depåer (se bilaga 4:3). Behovet av utö— kade depåutrymmen uppgår till drygt 112000 hyllmeter under 1990-talet inkl. folkbokföringshandlingar som vi behandlat i kapi- tel 6.
1 tabell 6 redovisas depåbehoven uppdelade på nuvarande landsarkivorganisation resp. föreslagen organisation (huvudalter— nativet). Av bilaga 413 framgår hur uppgifterna i tabellen beräk— nats.
Tabell 6. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme för pappers- handlingar vid landsarkiven under 1990-talet
(Hyllmeter) Landsarkivdistrikt Behov av depåutrymmen under 1990—talet N u varande Föreslagen orgamsauon organ|sat|on Uppsala 45 200 32 200 Stockholms stadsarkiv 3 100 16 100 Vadstena 13 600 0 Lund — Lund 17 100 11700 — Malmö stadsarkiv — 3 900 Malmö stadsarkiv 3 900 - Sydöstra Sverige - 19 700 Visby 1 600 1 600 Göteborg 17 200 8 100 Karlstad -— 9 100 Härnösand 8 600 8 600 Östersund 1 900 1 900 Totalt 112 200 112 900
forts.
Avgår för redan beslutade om— och nybyggnader
Uppsala 33 000 32 200 Malmö 2 900 2 900 76 300 77 800
Regeringen har beslutat att en om— och tillbyggnad av Uppsala landsarkiv skall påbörjas under budgetåret 1990/91 (prop. 1989/90:100 bil. 10 s. 480). Byggnadsstyrelsen har projekterat för totalt 60000 hyllmeter handlingar, vilket rymmer både det nuva- rande beståndet och 1990—talets Ieveransbehov om handlingarna från Stockholms län (totalt 4800 hyllmeter) överförs till Stock- holms stadsarkiv när länet bildar ett eget landsarkivdistrikt.
Det nya landsarkivdistriktet för Stockholms län medför att de- påbehoven vid Stockholms stadsarkiv ökar kraftigt. För det statli— ga arkivmaterialet uppgår behoven under 1990—talet till drygt 16000 hyllmeter inkl. de länshandlingar som förs över från Upp- sala landsarkiv. Vi förutsätter att möjligheterna till samverkan av— seende depåutbyggnaden för stadsarkivet resp. riksarkivet beaktas i det fortsatta arbetet (se kapitel 8.2.1).
Vårt huvudalternativ till framtida organisation av nuvarande Vadstena och Lunds landsarkivdistrikt innebär att Vadstena lands- arkiv inte behöver byggas ut under 1990—talet och att behoven av ytterligare depåutrymmen i Lund minskar med ca en tredjedel jämfört med en oförändrad organisation. Förutsättningen är att handlingar avseende Kronobergs, Kalmar och Blekinge län (totalt ca 12 200 hyllmeter) överförs från Vadstena och Lund till ett nytt landsarkivdistrikt [ sydöstra Sverige. Det totala depåbeh0vet i ett sådant distrikt uppgår därmed till ca 19800 hyllmeter inkl. ut- rymme för tillväxten under 1990—talet.
Malmö stadsarkiv, som vi föreslagit skall kvarstå som depå in— om Lunds landsarkivdistrikt, flyttar första kvartalet 1991 in i nya lokaler. Depåkapaciteten är där totalt 12000 hyllmeter varav ca 5000 hyllmeter beräknats för nuvarande och tillkommande stat- ligt arkivmaterial. Behovet av ytterligare depåutrymme för statliga handlingar från Malmö kommun uppgår till ca 1000 hyllmeter under 1990—talet.
Depåbehoven för landsarkivet [ Visby måste på grund av den känslig kulturmiljön i Visby i första hand tillgodoses genom exter— na depåer. Byggnadsstyrelsen utreder lämpliga alternativ.
Landsarkivet i Göteborg har ett kvarvarande behov av depåut— rymmen under 1990—talet på drygt 8000 hyllmeter sedan hand— lingarna från Värmlands län (5400 hyllmeter) överförts till det föreslagna landsarkivet i Karlstad. Detta bör tillgodoses i första hand genom en utbyggnad av landsarkivets externa depåkapacitet. En lösning som innebär att ytterligare en extern depå måste an- skaffas bör dock undvikas.
Förutsättningen för vårt förslag i kapitel 7.3.2 om ett nytt landsarkiv i Karlstad är att staten utan omfattande initialkostna- der kan ansluta till den verksamhet som bedrivs av Värmlandsar- kiv under landstingets huvudmannaskap. Värmlandsarkivs huvud— depå är belägen i en industrifastighet i Forshaga. Fastigheten kan byggas om för att inrymma även det depåutrymme som ett lands- arkiv i Karlstad behöver tillgång till under 1990—talet. En mindre depå i anslutning till landsarkivets lokaler i Karlstad behöver dock anskaffas för förvaring av det mer frekventa materialet.
Vid landsarkiven [ Lund, Härnösand och Östersund finns goda möjligheter till utbyggnad för att på sikt klara behoven av depåut- rymme.
Överslagsmässigt tillkommer en årshyra av ca 8 milj.kr. för att tillgodose landsarkivens behov av utökade depåer för annat arkiv— material än folkbokföringshandlingar (se kapitel 6). 1 den sum- man ingår inte landsarkivet i Uppsala eller stadsarkiven i Stock— holm och Malmö. Vi utgår också från en antagen fördelning av de tillkommande depåbehoven med 75 % i nybyggda lokaler och 25 % i äldre lokaler.
Depåutrymmen för teknikberoende medier
Landsarkivens depåsituation för teknikberoende medier är följan- de:
— Vid Stockholms stadsarkiv samt landsarkiven i Visby, Göte— borg och Härnösand finns klimatarkiv för mikrofilm som beräk— nas räcka under hela 1990—talet.
— Klimatarkiv för elektromagnetiska databårare (ADB—, ljud— och videoband) finns bara vid landsarkivet i Härnösand.
— Landsarkivet i Vadstena har särskilda lokaler för ADB—band och mikrofilm, men lokalerna saknar erforderliga klimatanlägg- ningar.
Landsarkivet i Uppsala och Malmö stadsarkiv kommer att få klimatarkiv både för elektromagnetiska databårare och mikrofilm i samband med att man får nya lokaler.
1 Karlstad har Värmlandsarkiv ett klimatarkiv för mikrofilm som bör kunna utnyttjas även av landsarkivet, och i Stockholm kommer stadsarkivet att i fortsättningen kunna deponera sina elektromagnetiska databårare hos riksarkivet. Kvarvarande behov av klimatarkiv under 1990—talet uppskattar vi till ca 110 kvm, varav ca 50 kvm för elektromagnetiska databå— rare och ca 60 kvm för mikrofilm. De ökade årliga hyreskostna— derna för dessa lokaler och för en installation av klimatanläggning i Vadstena kan uppskattas till ca 750 000 kr. Närmare uppgifter om teknikberoende medier finns i bilaga 4:3.
8.3. Service— och verksamhetsutrymmen
I detta kapitel behandlar vi riksarkivets och landsarkivens (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö) behov av verksamhetsut- rymmen och utrymmen för att tillhandahålla arkivmaterial.
Landsarkivet i Uppsala omfattas inte av våra beräkningar efter- som en utbyggnad av landsarkivet redan är beslutad (se kapitel 8.2.2).
Enligt vår bedömning kommer besöksfrekvensen i de statliga arkivmyndigheternas forskarsalar under 1990—talet inte att öka i samma takt som arkivmyndigheterna tar emot nytt arkivmaterial. En anledning är att vissa handlingar kommer att kunna tillhanda- hållas i form av mikrofilm också utanför forskarsalarna, t.ex. via folkbiblioteken. Antalet hyllmeter i arkivmyndigheternas depåer utslaget per forskarplats kan därmed ökas något utan att tillgäng— ligheten till arkivmaterialet för den skull begränsas. Siffran är i dag drygt 500 hyllmeter per forskarplats vid de flesta landsarkiv. Vi har stannat för 600 hyllmeter som ett lämpligt nytt genom- snittstal.
Vid tillhandahållande av ADB—upptagningar som omfattas av sekretess kommer det sannolikt att i framtiden ställas krav på specialutrustade forskarplatser hos arkivmyndigheterna. Vi bedö- mer att det under 1990—talet behöver inrättas två sådana forskar- platser vid riksarkivet och en vid varje landsarkiv.
Med dessa beräkningsgrunder ökar de årliga hyreskostnaderna för riksarkivet med ca 860000 kr. och för landsarkiven med ca 2,2 milj.kr. De behov av service— och verksamhetsutrymmen som är en direkt följd av att landsarkiven tar över folkbokföringmate— rialet från kyrkan ingår inte i dessa beräkningar utan behandlas i kapitel 6.
8.4. Personal 8.4.1 Nuvarande situation
Enligt arkivutredningen (ARKU) innehåller dagens leveransregler en automatik i överlämnandet av handlingar från statliga myndig- heter, men ingen regel som kompenserar arkivmyndigheterna för deras ökade kostnader till följd av leveranserna. Detta har, enligt ARKU, skapat en betydande differens mellan de krav som ställs på arkivmyndigheternas förmåga att förvara och hantera överläm- nade handlingar och de resurser som man erhållit för dessa upp- gifter.
Tabell7. Riksarkivets och landsarkivens lönekostnader budgetåret
1988/89 Riksarkiv/ LÖNEKOSTNADER Landsarkiv— Anslagsmedel Lönebidrag Summa distrikt Tkr. (%) 'l'kr. (%) Tkr. (%) Riksarkivet _ exkl. SVAR 20 272 (92) | 666 (s) 21 938 (100) — SVAR | 200 (44) 1 557 (56) 2 757 (100) Uppsala 3 943 (65) 2 134 (35) 6 077 (100) Vadstena 3 875 (51 ) 3 778 (49) 7 653 (100) Visby | 440 (35) 2 706 (65) 4 146 (100) Lund 4 165 (64) 2 348 (36) 6 513 (100) Göteborg 4 335 (47) 4 812 (53) 9 147 (100) Härnösand 2 943 (72) 1 138 (28) 4 081 (100) Östersund 1 102 (49) 1 129 (51) 2231 (100) Totalt 43 275 (67) 21 268 (33) 64 543 (100)
Källa: Riksarkivet
Arkivmyndigheterna är i dag beroende av lönebidragsanställd personal för att kunna hålla verksamheten igång. Detta förhållan- de väcker tankar om balansen mellan olika anställningsformer, men vi avstår från att gå in på frågan då lönebidraget är föremål för riksdagsbehandling.
8.4.2. Beräkningsgrunder
Det ingår i vårt uppdrag att bedöma vilka tillskott av personalre- surser som arkivmyndigheterna behöver för att klara 1990—talets leveranser av enskilt och statligt material.
1 motionerna 1989/90:Kr13 (m), 1989/901Kr14 (c) och 1989/90:Kr20 (fp) föreslås förstärkningar av landsarkivens resur- ser, bl.a. på personalsidan, för att klara grundläggande uppgifter som förtecknande och tillhandahållande av arkivmaterial. Kultur— utskottet säger i sitt svar på motionerna (1989/901KrU29) att man utgår från att vi beaktar de behov som finns vid de nuvarande landsarkiven.
Som vi uppfattat vårt uppdrag skall vi koncentrera oss på hur resursbehoven vid de statliga arkivmyndigheterna påverkas av 1990—talets leveranser. Vi har däremot inte tagit upp frågan om resurstillskott för att rätta till obalanser i dagens verksamhet. Det-
ta bör enligt vår mening klaras ut inom ramen för den årliga bud— getprocessen.
Vi har övervägt olika metoder att beräkna det personaltillskott som arkivmyndigheterna behöver under 1990—talet. Behovet avser främst hantering och vård av handlingar i depå samt service till användare.
Med hjälp av lönestatistik från riksarkivet och landsarkiven (ta- bellerna lV.15 och 1V.16 i bilaga 423) har vi försökt att uppskatta kostnaderna för dessa två kostnadskategorier. Resultatet pekar mot att den genomsnittliga lönekostnaden per hyllmeter i dag lig— ger runt 50 kr. per hyllmeter för vården av handlingar och runt 35 kr. för användarservice. Behovet av personal växer dock inte proportionellt med det antal hyllmeter som arkivmyndigheterna tar emot. Stordriftsfördelar i hanteringen samt en ökad använd- ning av mikrokort vid tillhandahållandet av handlingar kan för— väntas ge vissa besparingar, i första hand vid landsarkiven. Efter- frågan på arkivmaterial ökar heller inte i samma takt som Ieve- ranserna till arkivmyndigheterna. Vår bedömning är att 65 kr. per hyllmeter är en användbar schablon för att beräkna det tillkom— mande behovet av lönemedel under 1990—talet. 1 schablonen in- kluderas även administrativa tjänster som personal— och Iönead- ministration, administrativ service samt arbetsledning.
De statliga arkivmyndigheterna kommer under 1990—talet att få ta emot betydligt mer handlingar än under 1980-talet, vilket medför ökade kostnader för arbetsuppgifter i anslutning till mot- tagandet. Vi föreslår att arkivmyndigheterna får en utökning av förvaltningsanslaget med 1 milj.kr. för dessa merkostnader.
8.4.3 Behovet av resurstillskott
Utöver de personalresurser som vi beräknat i kapitel 6.3.2 för övertagandet av folkbokföringshandlingarna från kyrkan, behöver riksarkivet och landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö) ett tillskott av lönemedel som i slutet av 1990—talet kan uppskattas till 10,8 milj.kr. per år.
Tabell 8. Uppskattat tillkommande behov av lönemedel vid riksarkivet och landsarkiven under 1990—talet exkl. stadsarkiven i Stock- holm och Malmö (årskostnader)
(Tkr.) Arkivmyndig— Konventio- Teknikbe- Kompensa— heter nella hand- roende tion för lingar medier mottagande Summa Riksarkivet 1 600 1 0001) 200 2 800 Landsarkiven 5 9002) 1 3003) 800 8 000 Totalt 7 500 2 300 1 000 10 800
Noter: ') Varav 2 årsarbetskrafter å 250 000 kr. avser mikrofilm. 2) Exkl. folkbokföringshandlingar som behandlas i kapitel 6. Beräkningsgrunden är därmed 90400 hyllmeter handlingar. 3) Varav 2,5 årsarbetskrafter ä 250 000 kr. avser mikrofilm.
8.5. Inredning och utrustning 8.5.1 Inredning
En stor kostnadspost hos arkivmyndigheterna under 1990—talet blir inredningen av de tillkommande arkivdepåerna. i tabell 9 re- dovisar vi våra uppskattningar av inredningskostnaderna för det arkivmaterial — utöver folkbokföringshandlingar - som arkivmyn- digheterna behöver ta emot under 1990—talet. Kostnader för in— redning av tjänsterum och forskarutrymmen är i tabellen sam- manförda under övrigt.
Tabell 9. Uppskattat tillkommande behov av medel för inredning vid riksarkivet och landsarkiven under 1990—talet exkl. stadsarki- ven i Stockholm och Malmö
(Tkr.) Inredningskostnader Arkivmyndigheter Depåutrymmen Övrigt Summa Riksarkivet 10 7001) 300 11 000 Landsarkiven 11 3002) 6002) 11 900 Totalt 22 000 900 22 900
Noter: 1) Varav 6300 tkr. avser leveranser och 4400 tkr. ersättning för externa depåer som avvecklas under 1990—talet. 2) Exkl. folkbokförings- handlingar som behandlas i kapitel 6 och landsarkivet i Uppsala där be- slut om utbyggnad redan tagits. Beräkningsgrunden för pappershand- lingar är därmed 44 900 hyllmeter.
8.5.2. Utrustning
En utbyggnad av de statliga arkivdepåerna medför ett behov av kompletterande kontorsutrustning (kontorsmaskiner, kopiatorer, telefonväxlar m.m.) som grovt kan uppskattas till ca 1 milj.kr. vid riksarkivet och ca 2,5 milj.kr. vid landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö). Till detta kommer de utrustningsbehov med anledning av överföringen av folkbokföringshandlingar till landsarkiven som vi behandlat i kapitel 6.3.2.
I kapitel 4.4.1 har vi föreslagit att depåansvaret för ADB—upp— tagningar från regionala och lokala statliga myndigheter fortsätt-
ningsvis läggs på landsarkiven. För ljud— och videoupptagningar har vi föreslagit en motsvarande ordning.
Landsarkivens utrustningskostnader för dessa upptagningar bör kunna begränsas genom samarbete med andra regionala myndig- heter som har teknisk kapacitet. En viss basutrustning fordras dock för att kunna vårda och ta del av innehållet i upptagningar— na. Vi uppskattar kostnaderna för denna basutrustning till ca 0,2 milj.kr. per landsarkiv.
Behovet av särskilda forskarplatser för tillhandahållande av ADB—upptagningar, som vi pekat på i kapitel 8.3, innebär ytterli— gare kostnader för utrustning med ca 60000 kr. per per plats.
För vården av den mikrofilm som överlämnas till arkivmyndig- heterna under 1990—talet har riksarkivet beräknat att det fordras kompletterande utrustning till en anskaffningskostnad av totalt 3 milj.kr. I den summan ingår inte den mikrofilmutrustning som vi i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar från Stockholms Församlingsdelegerade.
8.6. Övrigt
Som en följd av att verksamheten vid de statliga arkivmyndighe- terna växer kraftigt under 1990-talet tillkommer även andra årli— ga kostnader än de som avser lokaler och lönemedel. Exempel på sådana kostnader är lokalvård, telefon, utbildning/introduktion av personal m.m. Vi beräknar dessa övriga årliga kostnader till ca 0,3 milj.kr. för riksarkivet och ca 0,9 milj.kr. för landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö). Motsvarande kostnader i samband med överföringen av folkbokföringshandlingar ingår in- te utan redovisas i kapitel 6.3.2.
9. Former för samverkan med andra arkivhuvudmän
9.1. Stockholms stadsarkiv
I kapitel 7.3.3 har vi föreslagit att landsarkivfunktionen vid Stock— holms stadsarkiv utökas till att omfatta hela Stockholms län.
Den funktionen regleras i dag i förordningen 1962z40 med ar- kivstadga för Stockholm. När arkivlagen (1990z782) träder i kraft den 1 juli 1991 blir stadgan inaktuell, och en ny författningsregle- ring av landsarkivfunktionen måste till. Den rättsliga grunden för en sådan reglering är 11 kap. 6 & regeringsformen (1974:152) en— ligt vilken statliga förvaltningsuppgifter kan anförtros åt en kom- mun.
1 regeringskansliet pågår arbete med en arkivförordning till den nya arkivlagen som ersättning för nuvarande allmänna arkivstad- gan (1961:590). Mycket talar för att landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv bör regleras i särskild ordning, bl.a. att det blir en obligatorisk uppgift för Stockholms stad. Regleringen bör ske i lagform.
De ekonomiska villkoren för den nuvarande landsarkivfunktio— nen vid Stockholms stadsarkiv regleras genom ett avtal mellan staten och staden om ersättning till Stockholm för nyttjande av stadsarkivet. Avtalet är tecknat för tiden fram till och med den 31 december 1989 och förlängs automatiskt med tio år i sänder om det inte sägs upp senast fem år före avtalstidens utgång. Skulle landsarkivfunktionen förändras väsentligt under avtalstiden kan parterna påkalla förhandlingar om ändring av ersättningens stor- lek.
Ersättningen till Stockholms stad är indexreglerad och uppgår för närvarande till 3,7 milj.kr. per år. Staden (arkivnämnden) har framfört att ett slutligt ställningstagande från stadens sida till vårt förslag om utökad landsarkivfunktion vid stadsarkivet måste före— gås av en förhandling om ändrad ersättning. Man anser att redan regeringens beslut om att folkbokföringshandlingarna skall över- föras till landsarkiven föranleder förhandling om ersättningens storlek, eftersom beslutet går utöver de förutsättningar som gällde vid den tidpunkt som är bas för indexberäkningen (maj 1980).
Vi föreslår att staten snarast upptar förhandlingar med Stock- holms stad om förändringen av landsarkivfunktionen vid Stock— holms stadsarkiv.
Som kommunal förvaltning faller Stockholms stadsarkiv utan— för den ledning och samordning av den statliga arkivverksamhe- ten i riket som riksarkivet utövar i sin egenskap av chefsmyndig- het för landsarkiven. De konsekvenser som detta kan få för verk- samheten bör beaktas i samband med förhandlingarna med Stock- holms stad.
9.2. Värmlandsarkiv
Vi har föreslagit i kapitel 7.3.2 att ett nytt landsarkiv inrättas i Karlstad för Värmlands län. Förslaget bygger på möjligheterna att samverka med den landstingskommunala arkivinstitutionen Värmlandsarkiv.
En sådan samverkan kan innebära allt från ett gemensamt lo- kalutnyttjande till ett väl utvecklat sambruk av ett stort antal nyt— tigheter. För statliga och kommunala myndigheter styrs samver— kansmöjligheterna bl.a. av de offentligrättsliga befogenheter och skyldigheter som är knutna till myndigheternas allmänna hand- lingar.
Värmlandsarkivs verksamhet är uppdelad på två arbetsplatser: huvuddepån i Forshaga utanför Karlstad med ca 15000 hyllmeter handlingar och administrationslokaler inkl. forskarsal i Gamla Badhuset inne i Karlstad. Värmlandsarkiv har egen bokbinderi— och konserveringsverkstad. Man bedriver också viss mikrofilm- ning i egen regi.
Depån i Forshaga har kapacitet att efter ombyggnad bli huvud— depå även för landsarkivet i Karlstad. Avståndet mellan Forshaga och Karlstad är heller inte längre än att de transportrutiner som Värmlandsarkiv för närvarande upprätthåller kan utvecklas till att omfatta även landsarkivets behov. För att klara en säker förvaring av arkivmaterialet inne i Karlstad, men även för att upprätthålla den ambitionsnivå vid tillhandahållandet av handlingar som i dag gäller för landsarkiven, behövs det dock en mindre arkivdepå i anslutning till landsarkivets administrationslokaler.
Värmlandsarkiv delar i dag administrationslokaler och forskar- sal med Folkrörelsernas arkiv för Värmland och Emigrantregi— stret i Karlstad. Byggnadsstyrelsen undersöker tillsammans med landstinget och Karlstads kommun möjligheterna att placera ett landsarkiv i samma lokaler.
10. Förändringar och resursbehov under 1990—talet
10.1. Våra utgångspunkter
Vi har tidigare i betänkandet (kapitel 3) angett omfattningen på det arkivmaterial som vi bedömer att de statliga arkivmyndighe- terna behöver ta emot under 1990—talet. De behov av depålokaler och övriga resurser som detta föranleder har vi också beräknat — dels för folkbokföringshandlingar (kapitel 6), dels för övrigt ar— kivmaterial (kapitel 8).
I detta kapitel sammanfattar vi förslagen och resursbehoven. På några punkter har det inte varit möjligt att nu beräkna eller uppskatta kostnaderna. Det gäller vissa merkostnader till följd av våra förslag om ändrad indelning i Iandsarkivdistrikt samt vissa kostnader som berörs av kommande förhandlingar om stadsarki- ven i Stockholm och Malmö.
I kapitel 3.3.4 har vi föreslagit att alla leveranser från affärs- verk som inte är tvingande enligt arkivlagen fortsättningsvis skall ske genom avtal mellan resp. verk och arkivmyndigheten om er— sättning (självkostnad) för lokaler, vård etc. Det är inte möjligt att i dag uppskatta vilka depåutrymmen som dessa externt finansiera- de Ieveranser fordrar under 1990—talet. Vi utgår från att dessa be- hov kan beaktas löpande i planeringen och att kostnaderna inte medför ökade anslagsanspråk från arkivmyndigheterna.
10.2. Föreslagna förändringar m.m. under 1990-talet
Vi föreslår i sammanfattning
— att riksarkivet tillförs ca 24000 hyllmeter depåutrymme för leveranser av pappershandlingar samt minst 17 000 hyllme- ter som ersättning för vissa olämpliga depåer — att landsarkiven tillförs ca 60700 hyllmeter depåutrymme för pappershandlingar samt 110 kvm depåutrymme för tek- nikberoende medier; vi förutsätter då att ca 32 200 hyllme- ter ryms inom den tidigare beslutade utbyggnaden av lands- arkivet i Uppsala och att totalt 20000 hyllmeter omfattas av
10.3
kommande förhandlingar om stadsarkiven i Stockholm och Malmö att riksarkivet och landsarkiven därutöver får bygga ut ytter- ligare depåkapacitet för uppdragsverksamhet mot full ersätt— ning att fortsatta leveranser från affärsverken som inte är tvingan— de enligt arkivlagen skall ske genom avtal och avse förvaring mot full ersättning enligt självkostnadsprincipen att landsarkiven övertar depåansvaret från riksarkivet för
a) arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter samt universitet och högskolor
b) ADB—upptagningar från regionala och lokala statliga myndigheter
undantaget är renovationer, Göta hovrätts äldre arkiv samt ADB—upptagningar från vissa centralt utformade system att ersättnings—/skyddsfilmning av pappershandlingar i första hand genomförs för ca 12 000 hyllmeter av de totalt ca 20 000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall överfö- ras till landsarkiven från pastorsämbetena att ett nytt landsarkiv inrättas för Värmlands län och sam— ordnas med Värmlandsarkiv i Karlstad/Forshaga att Vadstena landsarkiv inte byggs ut innan frågan om ett landsarkiv för sydöstra Sverige (Kronobergs, Kalmar och Blekinge län) prövats ytterligare att Stockholms stadsarkiv utvecklas till landsarkiv för Stock- holms Iän, vilket innebär att länsmyndigheternas arkiv över- förs dit från Uppsala landsarkiv att Malmö stadsarkiv för det statliga arkivmaterialet får en begränsad funktion som lokal depå inom Lunds Iandsarkiv- distrikt.
Resursbehoven under 1990—talet
Vi sammanfattar i tabell 10 de resursbehov som behandlats i ka- pitlen 6 och 8.
De resursramar som anges för mikrofilmning samt för arkiv— myndigheternas lokaler är preliminära och kan tjäna som plane— ringsramar. För mikrofilmningen bör slutligt resursbeslut grundas på resultatet av kommande anbudsprövning/upphandling. För 10- kaler bör kostnaderna slutligt beräknas på grundval av kalkyler (motsvarande) 1 de enskilda byggnadsprojekten.
Tabell 10. Uppskattade resursbehov under 1990—talet för utbyggnaden av de statliga arkivmyndigheterna
Arkivmyndigheter
Riksarkivet — lokaler
— inredning och utrustning
— personal (inkl. intern administration)
— lokalvård och övriga driftkostnader
Summa riksarkivet
Landsarkiven — lokaler
— inredning och utrustning
— mikrof'11mning av folkbokförings— handlingar
— övriga engångskost— nader för folkbok— föringshandlingar
— personal (inkl. intern administration)
— lokalvård och Övriga driftkostnader
— övriga tillkommande kostnader
Summa landsarkiven
Totalt riksarkivet och landsarkiven
Ärskostnader
7 900
2 800 300
11000
17 000
23 400
2 600
Okade kostnader p.g.a. ökat antal landsarkiv— distrikt. Kan beräknas först senare i samband med konkret planering för resp. tillkommande distrikt. För stadsarki- ven i Stockholm och Malmö tillkommer er— sättningsbelopp som
(Tkr.)
Engångskostnader
13 600
13 600
33 200
93 3001)
9 000
Engångskostnader för flyttning av arkiv vid utökning av antalet landsarkivdistrikt
ännu inte förhandlats om.
43 000
54 000
135 500
149100
Noter: ') Till detta skall läggas den ersättning för mikrofilm och filmut- rustning som vi i kapitel 6.3.2 föreslagit att staten övertar från Stock- holms Församlingsdelegerade. Ersättningens storlek är inte fastställd.
10.4. Utbyggnadstakten
Utbyggnaden av landsarkiven styrs i hög grad av de krav som överföringen av folkbokföringshandlingarna ställer. Depåutrym- me skall finnas tillgängligt när handlingarna lämnas över från pastorsämbetena, och personal och övriga resurser måste vara på plats för att klara den handläggning och övriga uppgifter som landsarkiven samtidigt övertar. I kapitel 6.2 har vi föreslagit att arkivmyndigheterna får ansvaret för att genomföra överföringen av folkbokföringshandlingar och för att delar av materialet samti- digt mikrofilmas. Överföringen och filmningen kräver en omfat- tande och detaljerad planering mellan arkivmyndigheterna och pastorsämbetena. En sådan plan bör utarbetas av riksarkivet un— der 1991/92 och läggas till grund för den takt i vilken föreslagna resurser för folkbokföringshandlingarna tillförs arkivmyndigheter- na under 1990—talet.
För det övriga arkivmaterialet som landsarkiven tar emot un- der 1990—talet styrs utbyggnaden av möjligheterna att anskaffa lämpliga depåutrymmen. Detta blir även vägledande för tilldel— ningen av övriga föreslagna resurser.
Vi ser två strategiska frågor i utbyggnaden av landsarkiven. Den ena frågan är valet mellan ett nytt landsarkivdistrikt för syd- östra Sverige eller en fortsatt utbyggnad i Vadstena och Lunds landsarkiv med oförändrad organisation. Tillgängliga depåutrym— men i både Vadstena och Lund är fullt utnyttjade och ett snabbt beslut från statsmakternas sida är nödvändigt för att arkivmyndig— heterna i denna del av landet skall kunna ta emot 1990-talets le- veranser. Vårt huvudalternativ innebär att utbyggnaden koncen- treras till ett nytt landsarkiv för Kronobergs, Kalmar och Ble- kinge län.
Den andra strategiska frågan är verksamheten vid Stockholms stadsarkiv. En överenskommelse mellan staten och Stockholms stad som reglerar landsarkivfrågan bör komma till stånd snarast möjligt. Utbyggnaden av arkivverksamheten i Stockholm är en fråga som av praktiska skäl bör samordnas med den tidigare be- slutade om- och nybyggnaden av Uppsala landsarkiv och med det pågående arbetet kring riksarkivets depåsituation. Den mikrofilm- ning av folkbokföringshandlingar som pågår i Stockholm, och som vi i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar när den nu- varande huvudmannen upphör 1 januari 1992, påverkas också av hur frågan om Stockholms stadsarkiv löses.
Förslag om depåutbyggnaden vid riksarkivet kommer, som vi tidigare nämnt i kapitel 8.2.1, att redovisas till regeringen senast under budgetåret 1991/92. Vi utgår från att riksarkivet samtidigt redovisar ett underlag för takten i tilldelningen av övriga föreslag- na resurser till riksarkivet.
Bilaga 1
Kommittédirektiv
Organisationskommitté för statliga arkivdepåer Dir. 1989146
Beslut vid regeringssammanträde 1989—10—05 Chefen för utbildningsdepartementet, statsrådet Göransson, an- för.
Mitt förslag
Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprät- ta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.
Bakgrund
Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne, redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfatt— ning fram till år 2000. Enligt utredningen kan handlingar på pap- per antas öka med omkring 20000 hyllmeter per år efter genom- förd gallring. Därtill kommer information som lagras på annat medium, såsom mikrofilm eller magnetband.
Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvalt- ningens myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och landsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av leveranser uppgår till ungefär 18 000 hyllmeter pappershandlingar som myndigheterna önskar att riksarkivet skall ta emot och upp- skattningsvis 54000 hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på andra lagringsmedier.
Dir. 1989:46
Utrymmet i arkivmyndigheternas depåer för att ta emot leve- ranser är mycket begränsat. Om de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den långsiktiga förvaringen av den statliga förvalt— ningens arkiv, är enligt arkivutredningen en utbyggnad av arkiv— myndigheternas förvaringskapacitet ofrånkomlig. Med en sådan uppbyggnad kommer trycket på myndigheternas egna lokaler att minska i motsvarande grad.
Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statli- ga arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utred— ningens mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga verksamheten.
Utredningen ansåg det vidare lämpligt att - om de nödvändiga resurserna kunde överföras till arkivmyndigheterna — i så fall in— rätta nya landsarkiv i Karlstad och Umeå. Samtidigt borde emel- lertid lokaliseringen av landsarkiv bl.a. styras av regionala initiativ som tas i denna fråga. Enligt utredningen borde sålunda en ut— byggnad av de statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a. de kommunala arkiven.
Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållan- det mellan staten och stadsarkivet i Malmö omregleras.
Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilm— ning av arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på papper, dels för skyddskopiering av pappershand- lingar som är utsatta för stark förslitning. Utredningen har funnit att mikrofilm är underutnyttjat inom statsförvaltningen, inte minst när det gäller att ersätta handlingar på papper. Mikrofilm borde sålunda i väsentligt större omfattning kunna utnyttjas för att minska arkivens volymtillväxt.
Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 198812) har i en skrivelse till regeringen den 10 maj 1989 föreslagit, att kyrko- bokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de stat— liga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med att huvudmannaskapet för folkbokföringen ändras. Överföringen bör enligt kommittén ske under en tioårsperiod. Som allmän för- utsättning för att förslaget skall kunna realiseras gäller att lands— arkiven under denna tid förses med de depåer och den personal som behövs.
Uppdraget
Mot bakgrund av de bedömningar om utvecklingen av de offentli- ga arkiven som har redovisats av dessa båda utredningar bör en organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.
Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyn— digheterna skall kunna ta emot de leveranser som statsförvalt- ningens myndigheter nu och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra. Kommittén bör lägga fram förslag om de nya depåernas lokalisering, organisatoriska ram, nödvändi- ga tidpunkter för färdigställande samt beräkna kostnaderna för statsförvaltningen.
Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter:
— Kommittén bör utgå från de uppskattningar av leveranser och framtida arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs med hänsyn till kommitténs upp- gifter. Kommittén bör beakta aktuella organisationsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall enligt 28 & allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader lämnas till en arkivmyndighet.
Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga re- surser för kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta med anledning av det nämnda förslaget från organisationskommittén för folkbokföringen.
— Omfattningen av myndigheternas leveranser skall uppskattas utifrån förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kom— mer ifråga. Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att all- mänt frigöra lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära besparingar för statsförvaltningen.
— Depåbehovet skall beräknas med avseende på riksarkivets och landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter enligt förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven. Kommittén får dock föreslå förändringar mel- lan riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motive— rat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltning- en och kommitténs förslag i övrigt.
— Beräkningarna av depåbehoven bör också utgå från bedöm- ningar av möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler ge- nom systematisk användning av mikrofilmning som ersättning för handlingar som bevaras på papper. Kostnaderna för sådan mikro- filmning skall vägas mot de ökade lokalkostnader som bevarande av pappershandlingar medför.
— Den byggnadsstandard som nu gäller för statsförvaltningens arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden ifråga om nya depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga byggnader bör kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från behovet av att hålla statens lokalkostna— der nere liksom behovet av att ge arkiven en nödvändig trygg och säker förvaring under rimlig tillgänglighet.
— Kommittén skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya landsarkiv. Förslagen om lokalisering av nya depåer skall sam- manväga
a) behoven hos dem som använder arkiven,
b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, sär— skilt primär— eller landstingskommuner och
c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för kommittén.
— Kommittén bör — med hänsyn till punkt b — överlägga med de intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar. Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så långt möjligt redovisas i kommitténs förslag.
— Kommittén bör studera behovet av de specialutrustningar och särskilda lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k. nya medier (ADB—band, mikrofilm m.m.) och lämna förslag om sådan utrustning som behöver finnas i ar- kivorganisationen.
Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till ut- byggnadsplan för arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall vara kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som driftskostnader och personal.
Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och bygg- nadsstyrelsen samtde myndigheter och statliga kommittéer som har uppgifter av betydelse för uppdraget.
Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och särskilda utredare angående utredningsförslagens inriktning (dir. 1984:5) samt angående beaktande av EG—aspekter (dir. 1988z43).
Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad är 1990.
Hemställan
Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att rege- ringen bemyndigar chefen för utbildningsdepartementet att till- kalla en organisationskommitté — omfattad av kommittéförord- ningen (1976:119) — med högst fem ledamöter med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.
att utse en av ledamöterna att vara ordförande, att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat bi- träde åt kommittén.
Vidare hemställer jag att regeringen beslutar att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda an- slag Utredningar m.m.
Beslut
Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bi- faller hans framställan.
(Utbildningsdepartementet)
& Finnins-
&&
wti-5 DEPARTEMENTET
Bilaga 2
PROTOKOLL 26 l (2) vid regeringssammanträde 1990-04-26 3009/89 Dossier 5:13
.: El | ] l ] lil . . ]
Med stöd av regeringens bemyndigande har chefen för finansdepartementet tillkallat en kommitté (Fi 1988:02) för genomförande av en ny organisation för folkbokföringen.
Kommittén har den 25 maj 1989 avlämnat en promemoria rörande den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv och om mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingar. Kommittén har föreslagit bl.a. att kyrkobokförings- arkiven skall överföras från pastorsämbetena till de statliga arkivmyndigheterna.
Promemorian har remissbehandlats.
Chefen för utbildningsdepartementet har, med stöd av regeringens bemyndigande, tillkallat en organisations- kommitté för försörjningen av statliga arkivdepåer (arkivdepåkommittén, U 1989zlo).
Regeringen beslutar att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven.
Det ankommer på arkivdepåkommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för kyrkobokföringsar— kivens framtida förvaring som föranleds av beslutet om överföring av kyrkobokföringsarkiven. De närmare ut- gångspunkterna för kommitténs utredningsarbete denna del anges i bifogade promemoria.
Bilaga FINANSDEPARTEMENTET PM 1990—04—2 6
Den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiven
Organisationskommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen har föreslagit att kyrkobokföringsarkiven överförs till de statliga arkivmyndigheterna. överföringen bör enligt kommittén ske under en tioårsperiod. Kommittén har beräknat kapitalkostnaderna för överföringen till ca 27 milj. kr. och de årliga driftskostnaderna till ca 20 milj. kr. Materialet omfattar ca 23 000 hyllmeter, vilket kan jämföras med det arkivmaterial om ungefär 312 000 hyllmeter som förvaras hos riksarkivet, lands— arkiven samt stadsarkiven i Malmö och Göteborg.
Genom regeringens beslut den 5 oktober 1989 tillkallades en organisationskommitté för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer, arkivdepå— kommittén. Kommittén bör nu även beakta det behov av depåer, personal och övriga resurser som ett överförande av kyrkobokföringsarkiven till de statliga arkivmyn— digheterna medför. Den bör utgå från att kyrkobokför— ingsarkiven skall förvaras under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd. En ändamålsenlig och rationell hantering kan kräva att arkiven hålls samman i relativt stora enheter. Kyrkans behov av uppgifter av kyrklig karaktär i de nuvarande kyrkoböckerna måste också till— godoses efter organisationsändringen.
Under tiden fram till dess kyrkobokföringsarkiven har överförts till de statliga arkivmyndigheterna kan det av flera skäl vara lämpligt att låta mikrofilma kyrko- bokföringshandlingarna. Efter en mikrofilmning ökar tillgängligheten av materialet avsevärt samtidigt som slitaget på originalhandlingarna minskar. Förslag till genomförande av mikrofilmning av kyrkobokföringshand— lingarna har lämnats av riksarkivet, länsstyrelsen i Västernorrlands län och av Samhall i Kalmar.
Kommittén bör lämna förslag till en plan för mikrofilm— ning av lämpliga delar av kyrkobokföringshandlingarna.
Kommittén bör utgå från att kostnaderna för mikrofilm— ning och överförande av kyrkobokföringshandlingarna skall rymmas inom den medelsram för folkbokföringsre— formen om 250 milj. kr. per år som riksdagen godkänt (prop. 1986/87:158, 1987/88:8kU2, rskr. 1987/88:2). Kommittén bör samråda med riksskatteverket vid ut— arbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av kyrkobokföringshandlingar. Utgångspunkten för kommittén bör vara att lämna ett förslag där takten i genomförandet styrs av de ekonomiska förutsättningarna.
Bilaga 3a
Utdrag UTBILDNINGSDEPARTEMENTET PROTOKOLL 19 vid regeringssamnanträde 1990—02-22 Dnr 1037/80. 1172/ 88 (slutligt)
Skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler
Byggnadsstyrelsen har i skrivelse den 10 mars 1980 hemställt om uppdrag att projektera utbyggnad av bergrumsarkiv i anslutning till befintligt bergrumsarkiv 1 kv Lysbomben 2 i Stockholm.
Riksarkivet har i skrivelse den 29 mars 1988 hemställt att regeringen beslutar om en utbyggnad av bergnagasinen enligt byggnadsstyrelsens förslag.
Regeringen vidtar ingen annan åtalrd med anledning av skrivelserna än att regeringen beslutar att överlämna ärendena till organisationskommittén för statliga. arkivdepåer (U l989:10).
Utdragets överensstämelse med originalet intygas
väv,/ut.» 7M4 m
Utdrag till
riksarkivet
byggladsstyrelsen organisationskonunittén för statliga arkivdepåer (U 1989:10). Handlingarna i ärendet bifogas
Bilaga 3b
UTBILDNINGSDEPÅRTEMENTET Utdrag PROTOKOLL vid regeringssammanträde h 1990—01-18 Dnr 1820, hh3l, hh97/88, 201, lhTB, 2618/ 89
Skrivelser rörande inrättande av landsarkiv m.m.
Kalmar komun har i skrivelse den 17 maj 1988 redovisat förut— sättningar för att inrätta ett landsarkiv för sydöstra Sverige i Kalnnr.
länsstyrelsen i Kronobergs län har i skrivelse den 19 december 1988 redovisat en rapport om förutsättningarna för att inrätta ett landsarkiv för Småland i Växjö.
Länsstyrelsen i Jönköpings län har i skrivelse den 29 decem— ber 1988 redovisat förutsättningar för att etablera ett lands- arkiv i Jönköping.
Örebro läns landstingskommun m.fl. myndigheter och institu- tioner har i skrivelse den 15 mars 1989 redovisat synpunkter till förmån för inrättande av ett landsarkiv i Orebro.
Risk Fender AB har redovisat företagets möjligheter att till- handahålla depåer för statliga arkiv.
Iandsarkivarien Lars Otto Berg m.fl. har redovisat synpunkter angående folkbokföringsreformen och regional utbyggnad av land sarki ven .
Regeringen beslutar att överlämna skrivelserna till organisa— tionskommittén för statliga arkivdepåer (U 198930).
Bestyrkes i tjänsten
Å/W/ Åunåfm
..lH NU_! , ||.
H.P.; -
;r._ . ,. - in:.»
Bilaga 36
uraumumosoznmmeum Utdrag
PROTOKOLL vid regeringssammanträde 5
1990-05—03 Dnr 3103/88
Ansökan om statsbidrag till Malnö stadsarkiv
Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om statsbidrag till verksamheten vid Malmö stadsarkiv.
Regeringen vidtar ingen annan åtgärd med anledning av an— sökningen än att den överlämnas till arkivdepåkommittén (U l989:10). Det ankommer på kommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag lämna förslag till regeringen om förändringar i organisationen av landsarkiv.
Bestyrkes i tjänsten
/zaéuä/2£unjfvu7
Utdrag till
./. arkivdepåkommittén. Handlingarna i ärendet bifogas finansdepartementet riksarkivet Malmö kommun
'. 55; ms ||. I. P. ' " I'l |. i) .. _ MW WWW HJIiMTi' | ' ' c slam.—hmm" laga! hn- - ' :l l- ' I II . magma. un En.—W - |
m'a, gala-'. " en. ;; amana
gui: ”amana m MHF-n:o ar.-d' mm ; WWW" ' , TMM Blå” NY mmmu |.' a' '
"Thi-' ' ' " ”7 l' WML—***— '||'| : H
'I. . å - "" ' -...- "=E?"
|;- :| m Ma hh." man man! BMM' MW? .-'.. Lf; :Wmuzl mma sms nu Wema- |'_. I , l-ån um msn—wi & nu! (mmm m . "' ' " »: nu gum aim simmalmnmnu .. "L- ”ae-mu va muslim-m .! %&le '...' . ” '— I I- |_ |- '.
Utdrag
PROTOKOLL 58 vid
regeringssammanträde
1990—05-17 3009/89 7536/89 Dossier 528
Promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen och skrivelser från Samhall Kalmarsund
I enlighet med ett förslag i en remissbehandlad promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen beslöt regeringen den 26 april 1990 bl.a. att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven. I samband därmed gavs vissa utredningsupp- gifter till arkivdepåkommittén (U 1989zlo).
Samhall Kalmarsund har i två skrivelser, den 13 december 1989 och den 26 februari 1990, till finansdepartementet lämnat förslag rörande mikrofilmning av kyrkobokförings- handlingarna.
Regeringen beslutar att promemorian jämte remissvaren samt skrivelserna från Samhall Kalmarsund skall överläm— nas till arkivdepåkommittén.
Fotostatkopians överenssiåmmolu on!-d urtginalet belvqar
vi /%,7/)/
B.,: 'CVJM l'i &
TFF/JH . [ENIRO "i"?
.a J.: datorns-a _ älv obsrnwsmnr—rrn.iapoi (Etecon TlfSC-QQQL SBRQLCT 1118200 5: 3
nå!:imoianohnalacato va eau-f csn ES ut anamma-s när? zaeisviixe doo nuonfeöiändälo! 753 (&):339: i?)
________;__ånääl壣£ä_JÅEHMEZ
bcihnanadalims1 nu 1 pslcwöl Jia bam Jedpilna 1 nöäjlmaaiaantzualnspao vn Gael (sawe: Wåb airomamo1q 0925 11:55 se nab nepnrxapax Jöjäåd narniaäixodufez mä! [Li: asuöianfö liaäa wavixjaapkizöauodoäzwu 335 .a.id -gguepnirbsasu ae:.v Pung hemmåt bnsdnaa I .nsvtliocöaal _(szföäi U) anJiamoiåqsbvfäaz flin 353219
radmanah El nah .rsalnvlzia Av: & sam hawatsazaX-Ilndman Jsdnsunauaqwbeaeniå iir; ,oeel l1au1jeå a: usb dao aan; —npui=ö15odox=gk #! pnlnmfl3a1iim shnaaäs galeaöi Janus!
' .an1spailbnad
naaavnsxasu sämst neriomamoaq JJn jagulcad asgrltagaå vnslaevo lisa: buuazamlax iladeaä nazi chassisvlzra inse .nåJJIMHoquebleua lil: sun
& r' 16.1. www—'D I'Vni-kåli'll—Mh'rfp -.naind inltnmn»; t' F xx x. Fv
, . |_U. _ , ' _” — .
Leveransbehoven
] Underlag till tabell 2 (riksarkivet)
Kolumn !: Upphörda myndigheter
Här inbegrips dels arkiv från tidigare upphörda myndigheter som av olika anledningar ännu inte levererats, dels handlingar som övertagits av efterföljande myndigheter men inte längre behövs i det löpande förvaltningsarbetet.
Kolumn 2: Tillkommande Ieveransbehov under 1990—talet
Med tillkommande Ieveransbehov avses leveranser (utöver de som ingår i kolumn 1) som centrala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan för väntas under 1990-talet.
I det tillkommande leveransbehovet ingår 3500 hyllmeter från olika departement inom regeringskansliet samt delar (1 500 hyll- meter) av arkivet efter skolöverstyrelsen som avvecklas den 1 juli 1990 (se kapitel 3.3.3).
Anmärkning
Här avses leveranser utöver arkivlagens tvingande regler där ar- kivmyndighetens kostnader regleras genom avtal om särskild er- sättning (se avsnitt 3.3.4).
Riksarkivet förhandlar med statistiska centralbyrån (SCB) om Överföring av pappershandlingar och mikrofilm, preliminärt ca 10000 hyllmeter och ca 49000 mikrokort för tiden fram till 1960. Bakgrunden är att materialet har ett stort forskningsintresse som bara till en del kan tillgodoses inom ramen för SCBs verksamhet. Avsikten är att även SCBs forskarsalsutrustning, genealogiska re- ferensbibliotek och hjälpregister skall föras över till riksarkivet.
Statens järnvägar (SJ) har hos regeringen begärt att få överläm— na ca 3000 hyllmeter till riksarkivet och ca 4000 hyllmeter till
landsarkiven med anledning av att ansvaret för bannätet och trafi- ken fördelats på två myndigheter, förvaltningsmyndigheten ban- verket resp. affärsverket SJ. Regeringen beslöt den 29 mars 1990 att 815 arkiv successivt får inlevereras till arkivmyndigheterna en- ligt närmare överenskommelse mellan SJ och riksarkivet. Den 16 augusti 1990 uppdrog regeringen åt SJ och riksarkivet att redovi- sa de ekonomiska konsekvenserna av en överföring av 515 arkiv. Underlag har därefter lämnats till regeringen.
2 Underlag till tabell 3 (landsarkiven)
Kolumn I : Äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv
Tabell IV.] Uppskattat Ieveransbehov (pappershandlingar) till Iandsar- kiven under 1990—talet av äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter
(Hyllmeter)
(l) (2) (3) (4) (5) Landsarkiv- Arkiv Upphörda myndigheter Läns- Ovriga distrikt äldre Leverans- Over— styrelse— arkiv
än pliktiga tagna arkiv — 1990 100 arkiv arkiv - 1952
år Summa Uppsala 1 500 1 300 5 100 4 000 2 700 14 600 Stockholms stadsarkiv - — 700 — 600 1 300 Vadstena - 1 000 2 000 1 500 2 100 6 600 Lu nd — 800 3 800 3 100 700 8 400 Malmö stadsarkiv — - — — — — Visby - - — — 300 300 Göteborg — 500 2 400 300 2 300 5 500 Härnösand — 500 3 100 1 100 I 400 6 100 Ostersu nd - - 100 50 150 300 Totalt 1 500 4 100 17 200 10 050 10 250 43 100
Förklaring till tabell W.]: (1) Arkiv äldre än 100 år som ännu inte avlämnats enligt dagens leveransregler. En större mängd sådana handlingar finns bara i Uppsala landsarkivdistrikt.
(2) Handlingar från upphörda myndigheter som skulle ha läm- nats till landsarkiv men ännu inte överlämnats eller kunnat tas emot. Som exempel kan nämnas arkiv efter lands— och stadsfiska- ler, vårdanstalter samt tidigare statliga skolor.
(3) Handlingar från upphörda myndigheter som övertagits av ef- terföljande myndigheter. Större sådana bestånd är härads— och rådhusrättsarkiven hos tingsrätterna samt häradsskrivararkiven 96
hos skattemyndigheterna. Landsarkiven har som regel tagit emot rättsarkiven till 1900—talets början (landsarkivet i Visby till 1965) och häradsskrivararkiven fram till ca 1945 (landsarkiven i Göte- borg, Visby och Östersund även senare). Vi har valt att som nytt gränsår för leverans av rättsarkiven sätta 1947 (ändrad rättegångs- balk). lnskrivningsavdelningarnas handlingar, som fordras i det löpande arbetet hos tingsrätterna, är undantagna i sin helhet. Hä- radsskrivararkiven avslutades 1966 och består huvudsakligen av längder i storformat med hög återsökningsfrekvens.
Tabell lV.2 Uppskattat Ieveransbehov till landsarkiven av häradsskri- vararkiv och äldre rättsarkiv före 1947
(Hyllmeter)
Landsarkiv— Häradsskrivar— Aldre rätts— distrikt arkiv arkiv före
1947 Summa Uppsala 1 000 3 500 4 500 Stockholms stadsarkiv — 350 350 Vadstena 400 1 600 2 000 Lund 770 2 980 3 750 Malmö stadsarkiv — — — Visby — — — Göteborg — 2 400 2 400 ljärnösand 1 000 2 060 3 060 Ostersu nd — 70 70 Totalt 3 170 12 960 16 130
(4) Äldre länsstyrelsehandlingar. Enligt organisationskommittén för samordnad länsförvaltning kommer totalt ca 4100 hyllmeter handlingar från länsfiskenämnder och lantbruksnämnder att föras Över till länsstyrelserna när dessa länsmyndigheter upphör den 1 juli 1991. Arkivsituation vid länsbostadnämnderna, vilkas verk- samhet delvis förs över, berörs inte av reformen. Många länssty- relser saknar arkivutrymmen både för de arkiv man tar över och för den ökade arkivtillväxt som följer på den nya samordnade länsförvaltningen. Organisationskommitténs förslag är att frågan löses genom att länsstyrelserna får leverera allt sitt arkivmaterial fram till länsstyrelsereformen 1952/57 (landskansliet 1952, lands- kontoret 1957). Därigenom skulle tillräckligt utrymme friställas vid alla länsstyrelser utom i Stockholm. Några landsarkiv, t.ex. Göteborg och Visby, har redan tagit emot länsstyrelsehandlingar efter 1952, i vissa fall fram till omorganisationen 1970/71. Vi har valt att följa organisationskommitténs förslag, vilket innebär att länsstyrelsereformen 1952/57 blir gränsår för leverans. Fördel- ningen på landsarkivdistrikt baserar sig på uppgifter från länssty- relserna.
De upphörda länsskolnämnderna med föregångare behandlas nedan under Kolumn 3: Tillkommande Ieveransbehov under 1990-talet.
(5) Handlingar från övriga myndigheter som under senare tid och fram till 1990 lagts ned, bytt huvudman eller omstrukturerats på ett så genomgripande sätt att det påverkat arkivbildningen. Ett stort antal förvaltningsmyndigheter har under senare år lagts ned, bytt huvudman eller omstrukturerats på ett mer genomgripande sätt. Exempel på sådana myndigheter är — utöver länsstyrelserna som behandlas ovan — kronofogdemyndigheter, länsåklagare, AMU-myndigheter, arbetsförmedlingen, domkapitel, stiftsnämn- der, regionmusiken, regionstyrelser för högskolor och övervak— ningsnämnder. Den sammanlagda mängden arkivhandlingar från sådana myndigheter (exkl. länsstyrelserna) kan grovt uppskattas till omkring 30000 hyllmeter före gallring. Vi uppskattar leve— ransbehovet under 1990—talet till ungefär en tredjedel, dvs. drygt 10 000 hyllmeter, exkl. affärsdrivande verk.
Kolumn 2: Folkbokföringshandlingar
Med folkbokföringshandlingar avses de handlingar som regering- en beslutat skall överföras till landsarkiven i samband med folk- bokföringsreformen. Vi utgår från promemorian Framtida förva- ring av kyrkobokföringsarkiv (dnr 15/89), som organisationskom- mittén för folkbokföringen överlämnade till regeringen 1989, och beräknar leveransbehovet netto till drygt 19000 hyllmeter efter det att gallringsbara bilagor räknats bort. Den närmare fördel- ningen mellan landsarkivdistrikten följer organisationskommitténs förslag.
För Stockholms stadsarkiv tillkommer arkivet efter Stockholms Församlingsdelegerade, vilka upphör i och med utgången av år 1991. Enligt stadsarkivets beräkningar uppgår detta arkiv till 200 hyllmeter.
Stockholms stadsarkiv har även väckt frågan om att bevara ca 1200 hyllmeter avgångskort som i Stockholms 33 församlingar spar mycket tid vid handläggningen av forskarförfrågningar. Kor- ten är gallringsbara enligt beslut av riksarkivet (riksarkivets före- skrifter Serie A, gallringsbeslut 1988z20). Av beslutet framgår att handlingar kan undantas från utgallring, om detta bedöms ända- målsenligt. Vi avstår dock från att ta med avgångskorten i våra beräkningar av leveransbehoven.
Tabell IV.3 Uppskattat tillkommande Ieveransbehov (pappershandling- ar) till landsarkiven under 1990—talet exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltnings- domstolar och överrätter
(Hyllmeter) (i) (2) (3) (4) Landsarkiv- Arkiv— Avgår för Avgår för Avgår för Tillkom— distrikt tillväxt myndig— leveranser kända mande under heternas av äldre leverans— leveransbe— 1990— egen för— och före '»behov hov under talet varing 1990 upp- från 1990—talet hörda affärsdri— myndigh. vande arkiv verk (tab. IV.1) Uppsala 30 600 — 14 600 1 200 14 800 Stockholms stadsarkiv 7 900 5 600 I 300 — 1 000 Vadstena 15 300 4 600 6 600 1 100 3 000 Lund 16 350 3 250 8 400 1 300 3 400 Malmö stadsarkiv 3 250 650 - — 2 600 Visby 1 650 350 300 — 1 000 Göteborg 23 400 9 300 5 500 300 8 300 Härnösand 14 700 5 900 6 100 2 000 700 Ostersund 1 850 350 300 200 1 000 Totalt 115 000 30 000 43 100 6 100 35 800
Förklaring till tabell IV.3: Med tillkommande Ieveransbehov avses de övriga leveranser (utöver äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv samt folkbokföringshandlingar) som regionala och lokala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan förväntas under 1990-talet. För Stockholms stad utgår vi från underlag som lämnats av Stockholms stadsarkiv. För övriga landsarkivdistrikt har behovet av tillkommande leveranser beräknats på följande sätt:
Först är (1) arkivtillväxten under 1990-talet (se tabell 1 i kapi- tel 2.2) fördelad på Iandsarkivdistrikt efter befolkningstalet, med undantag för Gotland där tillväxtsiffran korrigerats utifrån upp- gifter från landsarkivet i Visby.
Inom varje landsarkivdistrikt är sedan tillväxten minskad med — (2) det antal tillkommande årgångar arkivhandlingar som vi bedömer att myndigheterna i distriktet själva kan förvara (Uppsa— la O, Vadstena 3, Göteborg och Härnösand 4, övriga distrikt 2)
— (3) distriktets Ieveransbehov av äldre och före 1990 upphör- da myndigheters arkiv enligt tabell IV.1
-— (4) distriktets Ieveransbehov från affärsdrivande verk (bl.a. SJ, se ovan under punkt 1. Underlag till tabell 2).
I det tillkommande leveransbehovet ingår bl.a. arkiven efter länsskolnämnderna som avvecklas den 1 juli 1991.
Tabell IV.4 Länsskolnämndernas arkivbestånd per den ljuli 1991 inkl. ej avlämnade delar av folkskoleinspektörernas arkiv fram till 1958
Landsarkiv— Antal hyllmeter distrikt
Uppsala 800 Vadstena 400 Lund 550 Visby 50 Göteborg 500 Ijärnösand 400 Ostersund 50 Totalt 2 750
Bilaga 4:2
Mikrofilmning
1 Teknisk beskrivning
Filmformat och filmtyper
16 mm rullfilm används främst för filmning av dokument med text. På en rulle kan det med 24 gångers förminskning rymmas ca 5000 exponeringar och med 48 gångers förminskning ca 9000 ex- poneringar. I båda fallen avses dokument i A4-format. 16 mm rullfilm kan användas i planetarisk kamera eller i rotationskame- ra. Filmen kan behållas som rullfilm eller monteras i jacket för kopiering till mikrofiche. Rullfilm förvaras vanligen i kassett och kan då matas automatiskt i kameror och läsutrustningar. I sam- band med filmning kan bildmärken (blips) eller binära kodmöns- ter exponeras på filmen, vilket möjliggör automatisk återsökning med datorstöd.
35 mm rullfilm används främst för ritningar i alla format upp till A0 och i andra sammanhang där det ställs extra höga krav på upplösning, t.ex. vid arkivfilmning. Filmen kan behållas som rull- film eller klippas upp för montering i bildkort. Normalt ryms det ca 500—600 bilder på en rulle. 35 mm rullfilm kan med speciell teknisk utrustning konverteras till 16 mm och monteras i jackets för kopiering till mikrofiche.
105 mm film har ett likartat användningsområde som 16 mm. Den används normalt för mikrofiche och då sällan i rullform. Varje mikrofiche är indelat i ett antal bildrutor, som standard 63, 98, 270 eller 420 bildrutor per fiche beroende på förminsknings— förhållanden och om det är liggande eller stående dokument som filmats. Överst på mikrofichet finns ett titelfält som är läsbart med blotta ögat. 105 mm mikrofilm är det vanligaste formatet vid COM-produktion av mikrofiche (se nedan).
För arkivändamål (långtidsförvaring) används i kameran silver- film som framkallas genom våtkemiska processer. Rätt framkallad och förvarad kan en sådan film ha en livslängd upp till 200 år el— ler mer. Filmen skall vara typgodkänd av statens provningsanstalt. Vid arkivfilmning är kamerafilmen ett säkerhetsexemplar som ba— ra får användas för kopiering till en masterfilm (mellankopia)
från vilken man sedan gör en eller flera brukskopior för läsning och distribution. Till brukskopiorna används normalt duplikat— film, t.ex. diazo— och vesikulärfilm, som är både billigare och lät- tare att framställa.
För varje generationskopia av en mikrofilm blir bilden allt mer oskarp genom att upplösningen av små detaljer försämras och kontrasten ökar. De kvalitetskrav som riksarkivet föreskrivit för arkivfilm i författning (KRFS 1982:1) syftar bl.a. till att ge kame- rafilmen en sådan kvalitet att informationen genom generations— kopiering kan bevaras (= vara läsbar) under lika lång tid som om den lagrats på ett pappersdokument framställt med arkivbeståndig skrivmateriel.
Kameror
Det finns tre olika typer av kameror som används vid dokument- filmning: planmatade kameror (planetariska kameror), rotativt matade kameror (rotationskameror) och kameror matade enligt step— a—n—d repeat— metoden (mikrofiche- kameror).
I en rotationskamera rör sig filmen och förlagan synkront un- der exponeringen Förlagan passerar också genom kameran. Är rörelserna inte exakt synkroniserade blir bilden oskarp. Kraven på preparering av förlagorna blir därmed mycket höga. Trasiga dokument måste åtgärdas och främmande föremål som gem och häftklamrar avlägsnas. Förlagorna kan ha olika format men tjock— leken bör inte variera för mycket. Förses kameran med automat- matare blir filmningshastigheten mycket hög. Man kan även filma fram och baksidan av ett dokument i en följd (duplex). Rotations- kameran ställer inga krav på ljusförhållandena då all belysning av förlagan sker inne i kameran. Produktionskapaciteten hos en ro— tationskamera är minst sex gånger högre än hos en planetarisk ka- mera.
Vid filmning med planetarisk kamera är dokumentet placerat på ett kamerabord med kamerahuvud och belysningen monterad över bordet. Både film och förlagor är stillastående i exponerings- ögonblicket, vilket ger en högre upplösning. Förlagorna matas manuellt eller med automatisk dokumentmatare. Vid manuell matning fordras ingen omfattande preparering av dokumenten, vid automatisk matning något mer, men självfallet måste alla för- lagor kontrolleras och sorteras. Den planetariska kameran kräver speciella utrymmen med anpassad ljussättning genom att den har utanpåliggande belysning.
En mikrofiche—kamera är i princip en planetarisk kamera fast för mikrofiche. Det finns kameror både för 105 mm rullfilm och bladfiche. En fichekamera har ungefär samma filmningshastighet som andra planetariska kameror.
COM—filmning innebär att man i stället för att fotografera ett dokument framställer mikrofilmen direkt från den digitalt lagrade informationen i en dator. Det finns COM—utrustning för samtliga filmformat, men 105 mm är det vanligaste. COM är en förkort— ning av Computer Output Microfilm.
Förlagorna
Med förlaga menas det dokument som skall filmas. Filmningen måste normalt anpassas efter förlagan, det gäller såväl val av ka- meratyp som filmformat. Är förlagan inbunden i band som inte skall skäras upp, kan bara planetarisk kamera komma i fråga. Färgade förlagor kan ibland vara svåra att mikrofilm med gott re- sultat, likaså blankettmaterial med färgad eller mycket liten led- text och linjemarkering. Även förlagornas format kan skapa pro- blem, speciellt om variationerna är mycket stora inom ett sam— manhållet och avgränsat material. Har man kontroll över fram- ställningen av nya förlagor kan dock många av problemen elimi- neras. Till exempel kan arkivbildaren bestämma sig för ett enhet- ligt format på sina dokument samt fastställa regler för linjegrov— het och färg i dokumenten. Vidare kan gem, häftklamrar, lösa lappar etc. tas bort redan vid arkivläggningen, och förlagorna kan sorteras i den ordning som de skall ha när de filmas.
Tabell IV.S Uppskattad formatfördelning på handlingar i regionala och lokala statliga myndigheters arkiv under I900—talet (medel- värden) (Procent) Årtal A4—format Annat format än A4 1900 — 1950 ca 10 ca 90 1951 — 1970 ca 75 ca 25 1971 — ca 95 ca 5
Källa: Mätningar hos ett urval länsstyrelser och tingsrätter med före- gångare.
2 Underlag för kostnadsberäkningar
Framställningskostnaden för 16 mm rullfilm ligger i dag på drygt 0,50 kr. per exponering om man använder rotationskamera. Med enbart planetarisk kamera blir kostnaden ungefär den dubbla, och detsamma gäller om man använder en mikrofiche-kamera. Detta inkluderar normal preparering av förlagorna samt filmning och framkallning. Med normal preparering avses t.ex. kontroll av att
handlingarna ligger i rätt ordning, borttagning av spridda gem och eventuellt smärre åtgärder som att släta ut vikta hörn.
Vi har gjort en beräkning av de genomsnittliga kostnaderna för att ersätta 1000 hyllmeter handlingar från perioden 1900—1990 med mikrofilm resp. att förvara samma handlingarna i arkivlokal. ] förutsättningarna ingår att rotationskameror används för förla- gor i A4—format och planetariska kameror för förlagor i övriga format samt att enbart 16 mm film nyttjas. Fördelningen av förla- gor på format utgår från tabell IV.5 ovan. Vi räknar med ett en- hetspris om 0,50 kr. per exponering i rotationskameror och 1,0 kr. per exponering i planetariska kameror. Inga extra prepare- ringsinsatser är då medräknade. Vid beräkningen av antal expone— ringar används värdet 7000 exponeringar per hyllmeter. Produk- tionskostnaden för en arkivlokal är beräknad till 12 000 kr. per kvadratmeter för konventionellt arkiv och 13000 kr. per kvadrat— meter för klimatarkiv. För hyllinredning beräknas en kostnad av 260 kr. per hyllmeter och för förvaringsmedel (filmburkar, kar— tonger etc.) 200 kr. per hyllmeter resp. 30 kr. per filmrulle. Do- kumentförstöring/transport i samband med mikrofilmning beräk— nas till 200 kr. per hyllmeter. För övrigt beräkningsunderlag hän- visar vi till bilaga 5.
Tabell lV.6 Uppskattad genomsnittskostnad per 1000 hyllmeter hand- lingar från tiden 1900—1990 vid ersättningsmikrofilmning och vid förvaring av konventionella handlingar i arkivlokal (Tkr.)
___—___ Produktion och förvaring av mikrofilm
Kostnadsposter Anskaffningskostnad Årskostnad ___—___— Filmkostnad 5 000 650,0 Klimatarkiv 39 6,0 Hyllinredning 9 1,5 Förvaringsmedel 42 6,5 Dokumentförstöring/
transport 200 30,0 ___—___ Totalt 5 290 694,0
___—_ Förvaring av konventionella handlingar
Kostnadsposter Anskaffningskostnad Ärskostnad __— Arkivlokal I 200 200 Hyllinredning 260 40 Förvaringsmedel 200 30 ___—__ Totalt 1 660 270
Våra undersökningar visar att först om hanteringskostnaderna i den löpande användningen av ett arkivmaterial är väsentligt högre än normalt kan det vara lönsamt att överväga en mikrofilmning.
'. | l'|"'|l||| "' ,|""' ' " .. _',g ...,-,. , ' " - l|| . ' ' ,l "|rii' I|_ i"" "," |". _'*' ' ,-._l| ,,,-I,,w,_||._),._
|'|||',-'|,,_||
till'
"..g'i,..",!. "" '-||
"""'E"|. ."" "HW-"|' "'.'-,". ....'|,,
.. -.» |J' "'
Jt',|| "irl," ,,,,” |' ”gnäll,,-
;|,_' || .| || ' ,'Hå ..|_ ;||"' "I'); .,,',-_
,. ,,,i | L,,
..||,'l A I I,.
, || | 'l| I.,.
|.) ,.".". '.'| .U'. '-,l,, '
. .|-.' ,'+ .- . '.
. .- "' |',". |||” l,'|-
. |."'._|" ..| '|||',
J H.,,u-u, 'i|' ..
""'"?" || ,, :|-r|| .)JL,,,|' |
' '|
...,. '"..." uv'a' |
"I—"!"” '.'l',','ll.. "lintu ""' ,""" . | .| . .
||,
|, ', '- '.' .'|"| |, | [, ',.— |?l'l'åi'l ""',I'igs |"
j.,=| ||'||' ',,,'t-|_,l'.", "|' ||'.;|. || "
|_ ._ | | *" ,,,-:=, ||," 'qu'! an)";
' i'liuljrmahau MV , ,'th ubunqöl nal: ||' _|'. Tgb mm .tlnrmon rti;
Tillkommande resursbehov
1 Arkivlokaler
Riksarki vel
Tabell lV.7 Riksarkivets bestånd av film (säkerhetsexemplar och mel- lankopior) år 1990
Filmkategori/ Filmtyp Mormonfilm
— 35 mm, generation 2 — 16 mm, generation 3
Äldre mikrofilmsamlingen
- 35 mm, generation 1 — Dzo mellankopior
Hyll— meter
1 258 60
74 6
Levererar! mikrofilm från myndigheter
— Säkerhetsexemplar F 105—serien (105 mm) F O35—serien (35 mm) F Diö—serien (16 mm) — Mellankopior F 105—serien F 035—serien F 016-serien
Övrig film
— Diverse äldre mikrofilm som levererats eller de— ponerats av olika arkiv— bildare (35 mm) — 35 mm spelfilm - 16 mm spelfilm
S VA R— byråns filmer
— 16 mm, generation 1 - Dzo mellankopior
Totalt
14 80 10 21
5 3
66 18
14 16
1 649
Bilaga 4.'3
Antal tilmer/ burkar
62 900 6 Cool)
3 7002) 300
2103) 4 000 1 000
3154) 250 300
3 300 260 40
1 357 1 557
85 489
Noter: ') Säkerhetsexemplar på rulle som är konverterad från 35 mm. 2) Aldre läsfllmer. 3) Häri ingår även klippta mikroflche. 4) Klippta mikro- fiche.
Landsarkiven 1. Konventionella handlingar
Landsarkivens bestånd av pappershandlingar redovisas i tabell lV.8 fördelade på län. Fördelningen bygger i vissa fall på mät- ningar (Lunds landsarkivdistrikt samt Göteborgs och Bohus län och Värmlands län), i andra fall på information från riksarkivet (Uppsala, Vadstena och Härnösands landsarkivdistrikt) eller på befolkningstalet (Älvsborgs och Skaraborgs län).
Län/landsarkivdistrikt
Stockholms län (exkl. Stockholms stad) Uppsala län Södermanlands län Orebro län Västmanlands län Kopparbergs län Ovrigt
Landsarkivet i U ppsala
Stockholms stad/Stock— holms stadsarkiv
Östergötlands län Jönköpings län Kronobergs län lgalmar län Ovrigt
Landsarkivet i Vadstena
Malmöhus län (exkl. Malmö kommun) Kristianstads län Hallands län Iglekinge län
Ovrigt
Landsarkivet i Lund
Malmö kommun/Malmö stadsarkiv
Gotlands län/Landsarkivet i Visby
Göteborgs— och Bohus län Alvsborgs län Skaraborgs län Värmlands län
Ovrigt
Landsarkivet i Göteborg
Gävleborgs län Västernorrlands län Västerbottens län Norrbottens län Ovrigt
Landsarkivet i Härnösand
Jämtlands län/Landsarkivet | Ostersund
Totalt
Arkivbestånd Hyllmeter
4 800 4 900 3 600 3 000 3 400 3 300 4 000
27 000 20 0001)
10 000 7 000 3 500 5 500
26 000
9316 4139 2575 3240 4730
24 000 2 l002)
5 800
21 300 l 1 900 7 500 5 400 1 900
48 000
10 500 6 300 I 680 2 520
500
21 500 3 500
177 900
(%)
Noter: ') Därutöver tillkommer 18000 kommunala handlingar. 2) Där- utöver tillkommer 2900 kommunala handlingar.
2. Mikrofilm
Landsarkivens mikrofilmbestånd framgår av tabell lV.9. Här avses endast säkerhetsexemplar. Antalet mellankopior är i de flesta fall är ungefär lika många som säkerhetsexemplaren. Omkring två tredjedelar av rullfilmsbeståndet utgörs av 16 mm film och resten av 35 mm film.
Tabell IV.9 Landsarkivens filmbestånd (säkerhetsexemplar) år 1990
Landsarkiv Mikrofilm Blad— och Diapositiv (motsv.) rullar fiche glasnegativ
Uppsala 350 10 55 000 26 000 Stockholms') stadsarkiv 3 800 80 000 —2) J) Vadstena — — 33 000 1 100 Lund 300 — 43 000 1 000 Malmö stads—') arkiv 400 12 000 30 500 15 300 Visby 150 — 170 000 5 000 Göteborg” 550 I 000 5 000 — Härnösand” 1 100 1 300 8 000 2 500 Östersund5) 140 — 100 - Totalt 6 790 94 310 344 600 50 900
Noter: ') Omfattar såväl statligt som kommunalt material. 2) Finns avse- värda mängder men ingen uppgift om beståndens storlek. 3) Därtill kommer 750 rullar som förvaras åt kommuner och emigrantinstitutet. 4) Huvuddelen avser material från andra arkiv, centrala myndigheter och kommuner. 5) För pågående filmuppdrag tillkommer ytterligare 130 rullar.
Ett särskilt problem för landsarkiven är den s.k. nitratfilm som i vissa fall ingår i bestånden. Det rör sig om minst 7500 negativ som i huvudsak förvaras utanför arkivmyndighetens tjänsteloka- ler. Filmnegativ med cellulosanitrat som filmbas tillverkades fram till början av 1950—talet. De är självförstörande och mycket brandfarliga. Cellulosanitrat sönderfaller under lagring och frigör då värme. Processen påskyndas av dagsljus (UV—strålning). Till sist kan filmen självantända. För innehav, förvaring och visning
av film innehållande cellulosanitrat gäller särskilda föreskrifter ut- färdade av statens sprängämnesinspektion.
3. Elektromagnetiska databårare
Tabell lV.10 Uppskattat tillkommande behov av klimatarkiv For elektro- magnetiska databärare vid landsarkiven under 1990—talet (exkl. Säkerhetskopior)
Landsarkiv— Leveransbehov distrikt ADB-band Ljud— och videoband Uppsala 2 000 1 200
Stockholms stadsarkiv 1 000 1 200
l' _____________________________________________ 'I
. Alternativ A
: Vadstena 800 650 | : Sydöstra Sverige 600 500 I : Lund
. — Lund 1 100 950 ' — Malmö stadsarkiv 300 200
' Alternativ B | : Vadstena 1 100 1 000 I
: Lund
| — Lund 1 400 1 100 : — Malmö stadsarkiv 300 200 L _________________________________________________ , Visby 100 100 Göteborg 1 500 1 300 Karlstad 300 300 Härnösand 1 200 1 000 Östersund 100 100 Totalt 9 000 7 500
Vi antar här att leveranserna av ADB—upptagningar till lands- arkiven omräknat i fysiska databårarer kommer att uppgå till ca 9000 magnetband (exemplar 1) under 1990—talet. Det är 40 % av det totala leveransbehovet till arkivmyndigheterna och motsvarar andelen magnetband från regionala statliga myndigheter i riksar- kivets nuvarande magnetbandsbestånd (se kapitel 4.4.1).
Vid beräkningen av antalet ljud— och videoupptagningar utgår vi från den tillväxt som anges i kapitel 3.5.2 och fördelar den med
vissa smärre justeringar efter befolkningstalet i landsarkivdistrik- ten.
4. Underlag till tabell 6 (landsarkiven)
Tabell IV.1] Underlag för beräkning av landsarkivens tillkommande behov av depåutrymme under 1990—talet (Hyllmeter)
(1) (2) (3)
Avgår för accessionsutrymmen
Tillkommande depåbehov under
Landsarkiv- Totalt Ieveransbehov Övertas från 1990-talet
distrikt
Uppsala
Stockholms stadsarkiv
Vadstena
Lund — Lund — Malmö
stadsarkiv
Malmö stadsarkiv
Sydöstra Sverige
Visby Göteborg
Nuvarande organisation Föreslagen organisation
andra landsar- kiv vid föresla- gen organisa- tion
och mikrofilmning Föreslagen organisation
Nuvarande organisation Nuvarande organisation Föreslagen organisation
forts.
(1) " (2) (3) Tillkommande depåbehov under Landsarkiv- Totalt Ieveransbehov Overtas från Avgår för accessionsutrymmen 1990-talet distrikt andra landsar- och mikrofilmning Nuvarande Föreslagen kiv vid föresla- Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen organisation organisation gen organisa- organisation organisation organisation organisation tion
Karlstad 3 900 Härnösand 11 900
Östersund 2 100 130 500 130 500 112 9001)
Not: 1) En sammanräkning av totalbeloppen för kolumnerna (1)—(3) ger värdet 112 200. Det korrekta värdet är dock 112 900, eftersom avdragsposten för accessionsutrymmen m.m. (kolumn 3) i Vadstena landsarkivdistrikt är 700 hyllmeter högre än det totala leveransbehovet (kolumn 1) i distriktet och det tillkommande depåbeh0vet (dvs. differensen av dessa två tal) aldrig kan bli lägre än 0.
Förklaring till tabell [V. 11:
(1) Totalt Ieveransbehov
Tabell IV.12 Totalt Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990—talet exkl. affärsdrivande verk (Hyllmeter) Landsarkiv- Statliga myndigheter Enskilda arkiv Hovrätter, universitet m.fl. Summa distrikt Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen organisation organisation organisation organisation organisation organisation organisation organisation
Uppsala 28 900
Stockholms stadsarkiv 9 400
Vadstena 7 800
Lund — Lund 12 900 — Malmö
stadsarkiv 3 400
Malmö stads- arkiv
Sydöstra Sverige 6 300
Visby 1 400 Göteborg 14 100
forts.
Landsarkiv- Statliga myndigheter
distrikt Nuvarande Föreslagen organisation organisation
Karlstad Härnösand
Östersund
Enskilda arkiv Hovrätter, universitet m.fl. Summa Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen Nuvarande Föreslagen organisation organisation organisation organisation organisation organisation
3 900 1 500 11 900 200 2 100
21 900 10 000 10 000 130 500 130 500
Anmärkning: Uppgifterna om leveransbehoven är hämtade ur tabell 3 (statliga myndigheter) samt från kapitlen 3.6.3 (enskilda arkiv) och 3.5.1 (hovrätter. universitet m.fl.). Uppgifterna om hovrätter, universitet m.fl. är fördelade utifrån en sammanvägning av befolkningstalen i landsar-
kivdistrikten och delvis kända Ieveransbehov.
(2) Övertas från andra landsarkiv vid föreslagen organisation. Den förändring av landsarkivens distriktsindelning som vi föresla- git i kapitel 7 (huvudförslaget) får till följd att depåinnehållet vid vissa landsarkiv i inte stämmer överens med distriktens nya geo- grafiska omfattning. Vi utgår från att detta kommer att rättas till genom att handlingar överförs mellan landsarkiven enligt tabell IV.13.
Tabell IV.13 Överföring av handlingar mellan landsarkiv vid föreslagen ny landsarkivorganisation
Avlämnande Mottagande landsarkiv Antal hyllmeter landsarkiv (motsv.) Uppsala Stockholms stadsarkiv 4 800 Vadstena Landsarkiv för sydöstra
Sverige 9 000 Lund — " — 3 200 Göteborg Karlstad 5 400 Totalt 22 400
Anmärkning: Beräkningarna bygger på uppgifter om fördelningen av landsarkivens bestånd pa län som hämtats ur tabell lV.8.
(3) Avgår för accessionsutrymmen och mikrofilmning
Tabell IV.14 Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt effekter på le- veransbehoven vid övergång till COM—fiche för utdata från ADB—system hos regionala och lokala statliga myndigheter
(Hyllmeter) Landsarkiv— Accessionsut— Övergång till Summa distrikt rymmen COM—fiche för utdata
Nuvaran— Föresla— Nuvaran— Föresla— Nuvaran— Föresla— de org. gen org. de org. gen org. de org. gen org.
Uppsala - 4 800') 2 000 1 000 2 000 5 800 Stockholms stadsarkiv 2 000 2 000 — 1 000 2 000 3 000 Vadstena 1 200 10 2001) 800 500 2 000 10 700 Lund — Lund 500 3 700') 900 800 1 400 4 500 - Malmö
stadsarkiv — — — 100 — 100 Malmö stadsarkiv — — 100 — 100 — Sydöstra . Sverige — — — 400 — 400 Visby — — 100 100 100 100 Göteborg 6 000 l 1 4001) 1 200 1 000 7 200 12 400 Karlstad — — — 200 — 200 Härnösand 2 500 2 500 800 800 3 300 3 300 Östersu nd 1 00 100 100 100 200 200 Totalt 12 300 34 7001) 6 000 6 000 18 300 40 700
Noter: 1) Här ingår även de depåutrymmen som friställs vid överföring- ar av handlingar mellan landsarkiven enligt tabell lV.13 ovan.
Anmärkning: Uppgifter om accessionsutrymmen i tabellen är inhämta- de från landsarkiven. Totalsumman vid övergång till COM—fiche för ut— data är hämtad från kapitel 5.4 och fördelad efter befolkningstalen i landsarkivdistrikten.
2 Personal
Riksarkivet
Tabell lV.15 Riksarkivets lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från 1986 wmmmmw LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel Lönebidrag Summa
Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr.
Myndighets— service — exkl. SVAR 6 284 (31) 167 (10) 6 451 - SVAR 192 (16) - — 192 Forskarservice — exkl. SVAR 3 446 (17) 116 (7) 3 562 — SVAR 168 (14) 311 (20) 479 Depåverksam- het inkl. bok- binderi och konservering — exkl. SVAR 3 446 (17) 700 (42) 4 146 — SVAR 132 (l 1) 685 (44) 817 Övrigt ' — exkl. SVAR 7 096 (35) 683 (41) 7 779 — SVAR 708 (59) 561 (36) 1 269 Totalt — exkl. SVAR 20 272 (100) 1 666 (100) 21 938 — SVAR 1 200 (100) 1 557 (100) 2 757
Källa: Riksarkivet.
(%)
(19) (30)
(36) (46)
mm) om)
Landsarkiven
Tabell IV.16 Landsarkivens lönekostnader budetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från 1986
Verksamhets- LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel Lönebidrag Summa
Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%) Myndighets— service 6 759 (31) 4 872 (27) 11 631 (29) Forskarservice 4 361 (20) 1 804 (10) 6 165 (15) Depåverksam— het inkl. bok- binderi och konservering 4 361 (20) 6 677 (37) 11 038 (28) Övrigt 6 323 (29) 4 692 (26) 11 015 (28) Totalt 21 804 (100) 18 045 (100) 39 849 (100)
Källa: Riksarkivet.
Bilaga5 Sammanställning av nyckeltal
1 Lokaler
Arkivlokal för pappershandlingar samt tjänsterum och utrymmen för forskarservice
KOSTNADER l. Anskaffningskostnad: 12 000 kr./m2 LOA')
2. Ombyggnadskostnad: 6 000 kr./m2
IW
Kaptialkostnader: 2 % avskrivning (50 år) 13 % ränta
15 % annuitet av anskaffn.—/ombyggn. kostn.
4. Drift- och underhållskostnader: arkivlokaler 195 kr./m2 LOA, övriga lokaler 225 kr./m2 LOA
5. Hyreskostnad: kapitalkostnader + drift— och underhålls- kostnader
1) LOA är beteckningen på den area på vilken hyran beräknas och omfattar lokaler för verksamhet (kontorsrum, arkiv, expedi- tioner och liknande), personalutrymmen (hygienrum, matrum, vilrum och liknande) samt kommunikationer (korridorer, dock ej trappor, hissar entréer).
KAPACITETSMÅTT:
]. Arkivlokal för pappershandlingar, hyllmeter (hm):
Format Fasta hyllor Rörliga hyllor A 4 6 hm/m2 12 hm/m2 Folio 5 hm/m2 10 hm/m2 Blandat ,) 10 hm/m2
Not 1) Med blandat avses att såväl format som inredning är osä- ker. 10 hm/m2 har ansetts vara ett lämpligt genomsnittsvarde.
2. Utrymmen, utöver arkivlokaler, för verksamhet: 20 m2 LOA per årsarbetskraft
3. Utrymmen för forskarservice: 10 m2 LOA per forskarplats Klimatarkiv för teknikberoende medier
KOSTNADER
1. Kapitalkostnad:
Effektiv area Enbart klimatisering Allt övrigt Summa (Kvm) (Kr./ml) (Kr./ml) (Kr./mz) 23 24 750 12 100 36 850 43 16170 12100 28270 100 7 430 12 100 19 530 700 1 570 12 100 13 670
2. Skydd mot elektromagnetiska pulser (EMP—skydd): 450 kr. per m2.
KAPACITETSMÄTT
1. Mikrofilm:
Rullfilm— Antal filmburkar Antal hyll— format per hyllmeter per kvm meter per kvm 16 mm 160 3 560 22
35 mm 108 2 440 22
105 mm 12 ') 350 ') 29
Not: ') Avser förvaring i aluminiumlåda (2 rullar per låda).
2. Magnetband i kassett:
26 band per hyllmeter 400 band per m2 15 hyllmeter per m2
2 Personal
Personaltillskott i samband med leveranser av ADB—upptagningar till statliga arkivmyndigheter (årsarbetskraft per 1 000 magnet— band):
Personalkategori Mottagande Vård m.m. Handläggande personal 0,43 — Biträdande personal 0,62 0,20
Anmärkning: För mottagande avses per 1000 magnetband som levereras per år, för vård och per 1 000 magnetband som förvaras vid arkivmyndigheten. Behovet av personalresurser för den juri— diska bedömningen i samband med utlämnande kan för närvaran- de inte uppskattas och ingår därför inte.
3 Inredning
KOSTNADER
1. Inredningskostnad, arkivlokal:
Hylltyp Kr. per hyllmeter
Fasta hyllor 2,18 hög, 6 hyllplan i höjd, hyll— djup 0,30 m 200 ')
Rörliga hyllor 2,18 hög, 6 hyllplan i höjd, hyll- djup 0,30 m 260
Not: 1) Vid hylldjupet 0,45 m och förvaring av handlingar i A 4- format i dubbla rader på varje hyllplan blir kostnaden i stället 150 kr. per kvm.
2. Inredningskostnad, tjänsterum: 12 500 kr. per årsarbetskraft
?” Inredningskostnad, forskarutrymmen: 5 000 kr. per forskar- plats
4 Övri gt KOSTNADER
1. Lokalvård och andra driftkostnader: 30000 kr. per årsar— betskraft och år
2. Flyttning av arkivhandlingar: 50 kr. per hyllmeter (genom- snittskostnad)
Kronologisk förteckning
Flykting- och immigrationspolitiken. A. Finansiell tillsyn. Fi.
Statens roll vid främjande av export. UD. Miljölagstifmingen i framtiden. M.
Miljölagstiftningen i framtiden. Bilagedel. Sekretariatets kartläggning och analys. M. Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Ut-
värdering av medicinsk metodik. S.
7. Sportslig och ekonomisk utveckling inom trav- och galoppsporten. Fi.
8. Beskattning av kraftföretag. Fi
9. Lokala sjukförsäkringsregister. S. 10. Affärstidema. C. 11. Affärstidema. Bilagedel. C. 12. Ungdomarna och makten. C. 13. Spelreglerna på arbetsmarknaden. A. 14. Den regionala bil— och körkonsadministrationen. K.
15.1nformationens roll som handlingsunderlag - styrning och ekonomi. S.
16.Gemensamma regler - lagstiftning, klassifikationer och infonnationsteknologi. S. 17.Forskning och utveckling - epidemiologi, kvalitets- säkring och Spris utvecklingsprojekt. S.
18.1nformationsstruktur för hälso- och sjukvården - en utvecklingsprocess. S.
19. Storstadens trafiksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmöregionema. K. 20. Kapitalkostnader inom försvaret Nya former för finansiell styrning. Fö. 21.Personregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och massmedieområdena, m.m. Ju. 22. Översyn av lagstiftningen om träfiberråvara. I. 23.Ett nytt BFR - Byggforskningen på 90-talet. Bo. 24. Visst går det an! Del 1, 2 och 3. C. 25.Frikommunförsöket. Erfarenheter av försöken med en friare nämndorganisation. C. 26. Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys av rättsläget och det statliga regelverkets roll. C. 27. Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. Fi. 28. Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkur— rensförhållandena i 61 branscher. Del 1 och 2. C. 29. Periodiska hälsoundersökningar i vissa statliga, kommunala och landstingskommunala anställningar. C. 30. Särskolan -en primärkommunalskola. U. 31. Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000. U.
&”?pr
?)
.JZ'leI-H
. L.M.-F
.;-' ._'_-_,"11',; |:- 1," . w...-i , ., .. .a '1 '.1111 rL'L-i'i! ..1: jga-'han. "lh? — ' —'r| | | 1.1-4 "1 ** '_ ' ' .
IJ .")". .. fu [Limin] ' "in-bitti! ', Hl tål faim"?! .' . —1lsl-1|taima . 51.11III Mmmm '1 FM anml'liktll-löil't'm . ,':_1.. wlan. Married
' |"'n... 11' 'l,,' '|' .
J [ .'_' , if " .
_ . . '.-=1."_',if*' .; ' I I '-
,.l -' ' .". -,, | . ( '.' v |, _ | '
. _
', | ...-
lvr , , _. -., =. . * ”L..-;. . *» klammeri)?! 211
j,), ., .,,.1-.. .» '=':;i.*L:.r,-1..j-”-'j'f;' .. .” . ”' ””w"” I—1A - ' 'In |_. I 11' ' 'It ' 1 ' J'ZUJ ' ” " I 1 ' 111. _ .- ' 11.1. I 'i' " "
r .- ,, ,, H.; . ==,-.. 711 . |.) '.'. |_.-| |, '|'. lf.) __ re"... . J . ' : ' . ' " " :”" ;*.1"-h"_ .f-
— , ..— =.'.'-.1. ; *. _ *- :::.” ...-.,...11-r.
.. ,. .. -_1'=;'
.. . . . , _- ._ .. . - ;; . .. __ .
.. -. arv.- --- i = "5-
. > _ _ , ' .' , 1F11l-11
.' I 111 -Hl' III" 11 'l1l Hill l 11, . 1 l ' I . !
.' !" ”'.
. fria-Lair! .QS _ IW [lin ahh maximal fl)
' 1Mltllltw- malaria u. Oi - .. WEM:-w! mat-ratt
Statens offentliga utredningar 1991
Systematisk förteckning
J ustitiedepartementet
Personregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och massmedieområdena, m.m. [21]
Utrikesdepartementet Statens roll vid främjande av export. [3]
Försvarsdepartementet Kapitalkostnader inom försvaret. Nya former för finansiell styrning. [20]
Socialdepartementet
Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Ut-värde- ring av medicinsk metodik. [6] Lokala sjukförsäln'ingsregister [9]
Informationens roll som handlingsunderlag - styrning och ekonomi. [15]. Gemensamma regler - lagstiftning, klassifikationer och infomationsteknologi. [16].
Forskning och utveckling — epidemiologi, kvalitetssä- kring och Spris utvecklingsprojekt. [17]. Informationsstruktur för hälso- och sjukvården - en utvecklingsprocess. [18].
Kommunikationsdepartementet
Den regionala bil- och körkortsadministrationen. [14] Storstadens trafiksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmö- regionema. [19]
Finansdepartementet
Finansiell tillsyn. [2] Sportslig och ekonomisk utveckling inom trav- och galoppsporten. [7] Beskattning av kraftföretag. [8] Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. [27]
Utbildningsdepartementet
Särskolan -en primärkommunalskola. [30] Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000. [311
Arbetsmarknadsdepartementet Flykting- och immigrationspolitiken. [1]
Spelreglerna på arbetsmarknaden. [13]
Bostadsdepartemntet Ett nytt BFR - Byggforskningen på 90-talet. [23]
Industridepartementet Översyn av lagstiftningen om träfrberråvara. [22]
Civildepartementet
Affärstidema. [10] Affarstiderna. Bilagedel. [11] Ungdomarna och makten.[12] Visst går det an! Del 1, 2 och 3. [24] Frikommunförsöket. Erfarenheter av försöken med en friare nämndorganisation. [25] Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys av rättsläget och det statliga regelverkets roll. [26] Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkur- rensförhållandena i 61 branscher. Del 1 och 2. [28] Periodiska hälsoundersökningari vissa statliga. kommunala och landstingskommunala anställningar. C. [29]
Mil jödepartementet Miljölagstiftningen i framtiden. [4] Miljölagstiftningen i framtiden. Bilagedel. Sekretariatets kartläggning och analys. [5]
