Statens arkivdepåer

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2014

:Anun- :um: m me: im man» *

En till

utvecklingsplan

Statens

offentliga utredningar

ww 1991:31

?få

Utbildningsdepartementet

Statens

arkivdepåer

En till år 2000

utvecklingsplan

Betänkande av

arkivdepåkommittén

Stockholm 1991

SOU och Ds kan köpas från Allmänna Förlaget, som också på uppdrag av regeringskansliets

ombesörjer remissutsändningar av dessa publikationer. förvaltningskontor

Adress: Allmänna Förlaget

Kundtjänst

106 47 Stockholm

Tel 08/7 39 96 30

Telefax: 08/7 39 95 48

Publikationerna kan också köpas i Informationsbokhandeln, Malmtorgsgatan 5, Stockholm.

TRYCKERI ISBN 91-38-10773-2

NORSTEDTS

Stockholm 1991 ISSN 0375-25OX

Till chefen för

statsrådet

utbildningsdepartementet,

Göransson

Bengt

Regeringen bemyndigade den 5 oktober 1989 statsrådet Bengt Göransson att tillkalla en organisationskommitté med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Med stöd av detta bemyndigande förordnade statsrådet Bengt Göransson den 25 oktober 1989 planeringsdirektören Thomas Norell till ordförande i kommittén. Samma förordnades till

dag

ledamöter i kommittén departementssekreteraren Niklas Angestav, arkivrådet Claes Gränström och departementssekreteraren Keith Wijkander.

Sekreterare i kommittén har varit byråchefen Börje Justrell.

Experter har varit departementssekreteraren Jonas Anderson, avdelningsdirektören Hans Grytt, departementssekreteraren Jana Robeznieks och landsarkivarien Anna Christina Ulfsparre.

Kommittén, som antagit namnet arkivdepåkommittén, har koncentrerat sitt arbete på frågor om arkivverksamhetens

omfattning

och resursbehoven under 1990-talet. Genomförande av organisa-

tionsförändringar, lokalanskaffning m.m. bör ligga på arkivmyn-

digheterna och byggnadsstyrelsen efter beslut om organisatoriska

och resursmässiga ramar.

Uppdraget år nu avslutat och arkivdepåkommittén överlämnar härmed betänkandet SOU 1991:31, Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000.

Stockholm i april 1991

Thomas Norell

Niklas Angestav Claes Gränström

Keith Wijkander /Börje Justrell

Innehåu

Tabellförteckning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Uppdraget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Kommitténs arbetsformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2 Arkivtillväxten under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . 21 2.1 Utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2 Konventionella handlingar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.3 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.3.1 Utvecklingen under 1990-talet . . . . . . . . 22

2.3.2 Våra bedömningar . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3 Leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna

under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.2 Regler för leveranser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.3 Allmänna överväganden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv 26

3.3.2 Folkbokföringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.3.3 Tillkommande Ieveransbehov . . . . . . . . . 27

3.3.4 Leveranser mot särskild ersättning . . . . . 28

3.3.5 Enskilda arkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3.4 Lokalsituationen vid de statliga myndigheterna . . . 29 3.5 Leveransbehoven från statliga myndigheter . . . . . . 30

3.5.1 Konventionella handlingar . . . . . . . . . . . 30

3.5.2 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . 32 3.6 Leveranser av enskilda arkiv . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.6.1 Allmänt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.6.2 Riksarkivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

3.6.3 Landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4 De statliga myndigheternas depåansvar . . . . . . . . 37 4.1 Utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

4.2 Hovrätter, kammarråtter och försäkringsrätter 37 4.3 Universitet och högskolor . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.4 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4.1 ADB-upptagningar . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4.2 Ljud- och videoupptagningar . . . . . . . . 39

4.4.3 Mikrofilm och annan film . . . . . . . . . . 39

Mikrofilmning av arkivhandlingar . . . . . . . . . . 41 5.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 5.2 Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet 41

5.2.1¶Arkivmyndigheternas användning av

mikrofilm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5.2.2 Mikrofilmen som arkivhandling . . . . . . 42 5.3 Förutsättningar för mikrofilmning . . . . . . . . . . . 43 5.4 Våra överväganden och förslag . . . . . . . . . . . . . . 44

Folkbokforingshandlingar . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6.1 Regeringens beslut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6.2 Överföring till landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . 48 6.3 Behovet av resurstillskott . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

6.3.1 Tidigare beräkningar . . . . . . . . . . . . . . 49

6.3.2 Våra bedömningar . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Förändringar i landsarkivens organisation . . . . 55 7.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 7.2 Tidigare förslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 7.3 Våra överväganden och förslag . . . . . . . . . . . . . . 56

7.3.1 Allmänt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

7.3.2 Etablering av nya landsarkiv . . . . . . . . 57

7.3.3 Stadsarkiven i Stockholm och Malmö . . . 59 7.4 Den framtida landsarkivorganisationen . . . . . . . . 60

Tillkommande resursbehov vid de statliga arkivmyndig-

heterna under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Avgränsningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Arkivlokaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1 Riksarkivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.2 Landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Service- och verksamhetsutrymmen . . . . . . . . . . Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.1 Nuvarande situation . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.2 Beräkningsgrunder . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.3 Behovet av resurstillskott . . . . . . . . . . .

8.5 inredning och utrustning . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.5.1 Inredning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.5.2 Utrustning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6 Övrigt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Former för samverkan med andra arkivhuvudmän . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 9.1 Stockholms stadsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 9.2 Värmlandsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

10 Förändringar och resursbehov under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 10.1 Våra utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 10.2 Föreslagna förändringar m.m. under 1990-talet 75 10.3 Resursbehoven under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . 76 10.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Utbyggnadstakten

Bilagor

I Kommittédirektiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Bilaga 2 beslut den 26 april 1990 om den framti-

Bilaga Regeringens av kyrkobokföringsmaterial m.m.

da förvaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3 beslut den 18 januari 1990 om över-

Bilaga a) Regeringens

lämnande av skrivelser rörande inrättande av landsarkiv m.m. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 b) beslut den 22 februari 1990 om över-

Regeringens

lämnande av skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 c) beslut den 3 maj 1990 om överläm-

Regeringens

nande av ansökan om statsbidrag till Malmö stadsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 d) beslut den 17 maj 1990 om överläm-

Regeringens nande av promemoria av organisationskommittén (Fi

1988:02) för folkbokföringen och skrivelser från Samhall Kalmarsund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 4: I Leveransbehoven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Bilaga Bilaga 4.2 Mikrofilmning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 4: 3 Tillkommande resursbehov . . . . . . . . . . . . . . 107

Bilaga

5 Sammanställning av . . . . . . . . . . . . 121

Bilaga nyckeltal

Tabellförteckning

Tabell 1 Uppskattad arkivtillväxt

(pappershandlingar)

inom den civila statliga sektorn under 1990talet Tabell 2 Uppskattat leveransbehov

(pappershandling-

ar) till riksarkivet under 1990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala för-

valtningsdomstolar och överrätter

Tabell 3 Uppskattat leveransbehov

(pappershandling-

ar) till landsarkiven under 1990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regio-

nala förvaltningsdomstolar och överrätter

Tabell 4 Enskilda arkiv som förvaras hos ar-

statliga kivmyndigheter fördelade på arkivtyp

Tabell 5 Uppskattat tillkommande behov av

depåut-

rymme för pappershandlingar i riksarkivet under 1990-talet Tabell 6 Uppskattat tillkommande behov av

depåut-

rymme för pappershandlingar vid landsarkiven under 1990-talet Tabell 7 Riksarkivets och landsarkivens lönekostna-

der budgetåret 1988/89

Tabell 8 Uppskattat tillkommande behov av lönemedel vid riksarkivet och landsarkiven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö

(årskostnader)

Tabell 9 Uppskattat tillkommande behov av medel för inredning vid riksarkivet och landsarkiven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö Tabell 10 Uppskattat resursbehov under 1990-talet för

utbyggnaden av de statliga arkivmyndighe-

terna

Bilagor

Bilaga 4:1

Tabell lV.1 Uppskattat leveransbehov (pappershandIing-

ar) till landsarkiven under 1990-talet av äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter

Tabell lV.2 Uppskattat leveransbehov till landsarkiven

av häradskrivararkiv och äldre rättsarkiv före 1947

Tabell IV.3 Uppskattat tillkommande leveransbehov

(pappershandlingar) till landsarkiven under

1990-talet exkl. affärsdrivande verk, univer-

sitet och högskolor samt regionala förvalt-

ningsdomstolar och överrätter

Tabell lV.4 Länsskolnåmndernas arkivbestånd per den 1

1991 inkl. ej avlämnade delar av folksko-

juli

leinspektörernas arkiv fram till 1958

Bilaga 4:2

Tabell IV.5 Uppskattad formatfördelning på handlingar i

regionala och lokala statliga myndigheters

arkiv under 1900-talet (medelvärden) Tabell IV.6 Uppskattad per 1000

genomsnittskostnad

hyllmeter handlingar från tiden 1900-1990 vid och vid förva-

ersättningsmikrofilmning

av konventionella handlingar i arkivlo-

ring

kal

Bilaga 4:3

Tabell 1v.7 Riksarkivets bestånd av film (säkerhetsexem-

plar och mellankopior) år 1990 Tabell lV.8 Landsarkivens bestånd av pappershandlingar

år 1989 Tabell lV.9 Landsarkivens filmbestånd (säkerhetsexem-

plar) år 1990 Tabell lV.10 Uppskattat tillkommande behov av klimatar-

kiv för elektromagnetiska databärare vid landsarkiven under 1990-talet (exkl. säker-

hetskopior)

Tabell lV.l1 Underlag för beräkning av landsarkivens till-

kommande behov av depåutrymmen under

1990-talet Tabell lV.12 Totalt Ieveransbehov (pappershandlingar)

till landsarkiven under 1990-talet exkl. af-

färsdrivande verk Tabell lV.l3 Överföring av handlingar mellan landsarkiv

vid föreslagen ny landsarkivorganisation

Tabell IV.l4 Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt

effekter på leveransbehoven vid övergång till

COM-fiche för utdata från ADB-system hos

regionala och lokala statliga myndigheter Tabell IV.l5 Riksarkivets lönekostnader budgetåret

1988/89 fördelade på verksamhetsområden

enligt fördelningsprocent från 1986 Tabell lV.l6 Landsarkivens lönekostnader budgetåret

1988/89 fördelade på verksamhetsområden

enligt fördelningsprocent från 1986

Sammanfattning

Uppdraget

Vårt uppdrag har varit att utarbeta en plan för försörjningen av statlig arkivdepåer. Planen skall behandla vilka depåutrymmen och övriga resurser som de statliga arkivmyndigheterna behöver för att kunna ta emot leveranser under i första hand 1990-talet.

Den 26 april 1990 fattade regeringen beslut om att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven. Samtidigt gav man oss i uppgift att inom ramen för vårt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för folkbokföringshandlingarnas framtida förvaring som föranleds av beslutet.

Leveransbehov

Riksarkivet och landsarkiven förvarar drygt 300000 hyllmeter

i sina depåer. Utrymmet för att ta emot ytterligare

handlingar

handlingar är obetydligt samtidigt som leveransbehovet till arkiven uppgår till ca 10000 hyllmeter årligen under 1990-talet. Därtill kommer totalt ca 20 000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall föras över från pastorsämbetena och behov av att ta emot vissa enskilda arkiv. Sammanlagt behövs under 1990-talet utrymme för ytterligare ca 140000 hyllmeter handlingar hos riksarkivet och landsarkiven, exkl. affärsverk där vi föreslår en särskild ordning.

Våra beräkningar av arkivtillväxten har utgått från att tillväxten av pappershandlingar successivt avtar på grund av en ökad användning av teknikberoende medier (ADB, mikrofilm m.m.).

Mikrofilmning

Vi har prövat förutsättningarna att begränsa depåutbyggnaden genom överföring av arkiv på papper till mikrofilm (ersättningsmikrofilmning), men funnit att detta endast är ekonomiskt försvar-

bart i de begränsade fall då handlingarna riskerar att förstöras eller används mycket frekvent i låne- och forskningsverksamheten.

Det senare gäller för folkbokföringsmaterialet och vi föreslår en mikrofilmning av huvuddelen av de handlingar som under l990-talet skall överföras från pastorsämbetena till

arkivmyndig-

heterna.

Kostnaderna för att mikrofilma folkbokföringsmaterialet beräknas till ca 93 milj.kr.

Depåutbyggnad

För att klara leveranserna till arkivmyndigheterna under 1990-talet krävs en utbyggnad av depåerna med närmare 50 %, motsvarande ca 140 000 hyllmeter.

Vi har inte funnit några avgörande eller

forsknings- kulturpoli-

tiska skäl för att föreslå att i första hand bör ske ge-

utbyggnaden

nom en uppdelning av nuvarande landsarkivdistrikt och etablering av nya landsarkiv. Den tekniska utvecklingen innebär att forskare och andra i framtiden inte behöver besöka landsarkiven i samma utsträckning som tidigare för att ta del av det mest efterfrågade arkivmaterialet. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandlingar i stor utsträckning via ock-

mikrofilmkopior

så utanför arkivmyndigheterna.

Samtidigt finns det dock skäl att beakta det ökande intresset för arkivfrågorna hos andra huvudmän och tillvarata

de möjligheter till samverkan som kan finnas genom lokala och regionala initiativ. Vi har funnit goda för staten att samverka

förutsättningar

med Värmlandsarkiv i Karlstad och föreslår att Värmland bryts ut ur Göteborgs landsarkivdistrikt för att i stället bilda ett eget landsarkivdistrikt.

Flera intressenter har fört fram förslag om att dela upp Vadstena landsarkivdistrikt i ett antal mindre distrikt. Vi har funnit ett alternativ vara särskilt intressant som innebär att ett landsarkiv inrättas för sydöstra Sverige omfattande Kronobergs och Kalmar län inom Vadstenas nuvarande distrikt och län inom

Blekinge

Lunds landsarkivdistrikt. Detta alternativ bör slutligt prövas innan någon fortsatt utbyggnad sker i Vadstena.

Den nuvarande uppdelningen av arkivmaterialet från statliga myndigheter i Stockholms län innebär att material från lokala statliga myndigheter levereras till Stockholms stadsarkiv enligt samarbetsavtal mellan staten och kommunen, medan de regionala myndigheternas arkiv levereras till landsarkivet i Uppsala. Uppdelningen är olämplig, och vi föreslår att samarbetet med Stockholms stadsarkiv utvidgas till att avse hanteringen av samtliga regionala och lokala myndigheters arkiv i Stockholms län. Detta medför en avlastning av Uppsala landsarkivdistrikt som gör att tillväxten under 1990-talet inkl. folkbokföringsmaterialet kan

l4

rymmas inom den nybyggnad i Uppsala som har beslutats av statsmakterna med planerad igångsättning under 1991.

Även i Malmö fungerar stadsarkivet som arkivmyndighet för lokala statliga myndigheter. Vi föreslår att Malmö stadsarkiv i fortsättningen blir en lokal depå inom Lunds landsarkivdistrikt.

l övrigt föreslår vi en utökning av depåerna inom nuvarande landsarkivdistrikt och av en ny större depå för riksar-

anskaffning

kivet - eventuellt samordnad med en depå för Stockholms stadsarkiv.

Ökat ansvar för landsarkiven

Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter samt från universitet och högskolor avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet. Depåansvaret för ADB-upptagningar från och lokala statliga myndigheter bör likaså föras

regionala

över från riksarkivet till landsarkiven.

Resursbehov

Vi beräknar att vid arkivmyndigheterna under 1990-

utbyggnaden

talet kräver i ökade årskostnader för personal, lo-

ca 54 milj.kr. kalhyror m.m. och ca 150 milj.kr. därutöver i engångskostnader, varav ca 93 milj.kr. för mikrofilmning av folkbokföringsmaterial.

En sammandrag av och resursberäkningar redovisas i ka-

förslag pitel 10.

1¶Uppdraget

1.1¶Direktiven

Vi är tillkallade för att utarbeta en plan för av stat-

försörjningen

liga arkivdepåer. 1 uppdraget ingår att beräkna av

omfattningen

nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att de

statliga

arkivmyndigheterna skall kunna ta emot leveranserna av arkivhandlingar från statliga myndigheter under 1990-talet. Uppdraget innefattar också att lägga fram förslag om de nya loka-

depåernas

lisering och organisatoriska ram samt om nödvändiga tidpunkter för färdigställande. Vi skall även beräkna kostnaderna för statsförvaltningen vad avser såväl som driftskostnader

investeringar

och personal. Direktiven är fogade till detta betänkande som bilaga I. Bakgrunden till vårt uppdrag är de om arkivtill-

bedömningar

växt och leveransbehov inom som arkivutred-

statsförvaltningen

ningen (ARKU) redovisat i betänkandet (SOU

1988:11) Öppen-

het och minne. Den omfattande tillväxten av statliga myndigheters arkiv från 1950-talet och framåt har inte motsvarats av en lika omfattande utbyggnad av de statliga

arkivmyndigheterna.

1 regeringens proposition 1989/90272 om arkiv m.m. har före-

dragande statsråd kommenterat vårt uppdrag i samband med att informationslagring och arkivlokaler föreslås som ett av prio-

fyra

riterade insatsområden inom det statliga arkivväsendet. Bland annat betonas den omsorg som nu måste

läggas på arkivdepåfrågor-

na för att så långt kostnaderna. det är möjligt nedbringa Kulturutskottet har i sitt betänkande över ar-

(l989/90:KrU29)

kivpropositionen avstyrkt ett flertal motioner om eller

etablering

utbyggnad av landsarkiv med att det inte fanns an-

motiveringen

ledning för riksdagen att Vidare har föregripa våra överväganden. utskottet avstyrkt en motion om riksarkivets med lokalproblem hänvisning till att det ingår i vårt att även lämna

uppdrag förslag

till en långsiktig av riksarkivets Två motioner

lösning depåbehov.

om av där-

mikrofilmning folkbokföringshandlingar har avstyrkts

för att utskottet utgått från att vi i vårt beaktar utredningsarbete de synpunkter som förs fram i motionerna. 1 flera motioner

påta-

las behovet av insatser för att öka i arkiven. Ut-

tillgängligheten

skottet har i sitt betänkande utgått från att vi beaktar de behov som kan finnas vid de nuvarande Iandsarkiven och anhärvidlag ser därför inte att är från riksdagens sida.

någon åtgärd påkallad

beslöt 1987 att ansvaret för den löpande folkbokfö- Riksdagen ringen skall flyttas över från kyrkan till de lokala skattemyndigheterna. Överföringen sker den 1 juli 1991. l regeringens proposition 1989/90:15O med förslag till slutlig reglering av statsbudgeten

för 1990/91 m.m. (kompletteringspropositionen) har budgetåret

hur vårt uppdrag skall ses i förhållande till de förslag om angetts

avlämnande samt av folkbokföringshandlingar som

mikrofilmning lämnats av för folkbokföringen (Fi

organisationskommittén

1988:2). Den 1990 fattade regeringen beslut om den framtida 26 april av Samtidigt gav man oss

förvaringen kyrkobokföringsarkiven.

vissa utredningsuppgifter. Beslutet, som omfattar folkbokföringsmen inte handlingar, är bifogat det-

handlingar kyrkokommunala

ta betänkande som bilaga 2.

1.2 Kommitténs arbetsformer

Vårt arbete har utförts i nära kontakt med byggnadsstyrelsen och

de statliga arkivmyndigheterna.

har genomfört kostnadsanalyser som ligger

Byggnadsstyrelsen

till för våra förslag och gett oss underlag för bedömningar grund av lokalbehoven. har lämnat uppgifter om

Arkivmyndigheterna

arkivbestånd, leveransbehov och kostnader för arkivverksamheten. Man har också biträtt oss vid inhämtande av uppgifter från

olika statliga myndigheter och från regeringskansliet.

Vi har haft kontakter med riksskatteverket om Överföringen av till landsarkiven och även fört diskus-

folkbokföringshandlingar

sioner med Stockholms Församlingsdelegerade i konkreta arkiv-

med av Uppgifter om frågor anledning folkbokföringsreformen.

av har vi inhåmtat från

användningen folkbokföringshandlingarna

landsarkiv, enskilda församlingar samt från Begravningsföreningen FONUS och medlemmar i Sveriges Begravningsentreprenörers Förbund. Vi har diskuterat den samordnade länsför-

arkivaspekterna på

valtning som införs den l 1990 med den centrala organisa-

juli

tionskommittén (C 1990:02) för genomförande av en ny regional statlig förvaltning. Hösten 1990 deltog vi i en konferens som läns- (LON) anordnade med arkivan-

styrelsernas organisationsnämnd

m.fl. och de statliga länsnämnder som avsvariga vid länsstyrelser vecklas i samband med reformen. Vi har haft kontakter med Statskontoret vad gäller kostnaderna för mikrofilmning och med Svenska Lagerhus AB kring olika alternativ för förvaring av arkiv.

Vi har tagit emot skrivelser och telefonsamtal från både

myndigheter och enskilda. Regeringen har genom beslut den 18 januari, 22 februari, 3 maj och 17 maj 1990 överlämnat skrivelser och ärenden till oss. Besluten är bifogade till detta betänkande som bilaga 3 a-d. Vi har i våra förslag och beaktat dessa

beräkningar framställningar.

Vi har haft överläggningar om av arkivverksamhet

lokalisering

med företrädare för

-

Forshaga, Jönköpings, Kalmar, Karlstads, Stockholms, Umeå, Vadstena, Växjö, Ånge och Östersunds kommuner

-

landstingen i Jönköpings, Värmlands, Jämtlands och Västerbottens län

- Umeå i Karlstad

universitet, högskolorna och Växjö samt dialekt- och ortnamnsarkivet i Umeå (DAUM)

-

Föreningen Värmlandsarkiv, Folkrörelsernas arkiv för Värmland, Jönköpings läns Folkrörelsearkiv, i

Emigrantregistret

Karlstad, Folkrörelsernas arkiv i Jämtlands län samt Folkrörelsearkivet i Västerbotten

- Uddeholm AB och STORA - i

länsstyrelserna Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs,

Värmlands, Västernorrlands och Jämtlands län samt länsarbetsnämnden i Jämtlands län.

Vi har tillsammans med och sekretariat hållit

experter 18 protokollförda sammanträden.

2¶Arkivtillväxten under 1990-talet

Utgångspunkter

Enligt direktiven bör vi i vårt arbete utgå från bl.a. de uppskattningar av den framtida arkivtillväxten som tidigare gjorts av arkivutredningen (ARKU).

ARKU tillsattes 1985 för att utreda frågor kring mål, ambitionsnivåer, ansvarsfördelning, regelverk och organisation inom det statliga arkivområdet. l sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne har ARKU uppskattat att arkiven inom den civila statliga sektorn år 1984 växte med ca 100 000 hyllmeter före gallring (brutto) och med ca 20000 hyllmeter efter gallring (netto). De statliga myndigheternas samlade arkivbestånd - förutom riksarkivet och landsarkiven - vid samma tid till ca

uppgick l 100000 hyllmeter inkl. gallringsbart material. Av detta förvarades knappt 800000 hyllmeter hos regionala och lokala myndigheter och ca 300000 hyllmeter hos centrala verk och andra motsvarande myndigheter.

Riksarkivet och landsarkiven har i dag totalt ca 310000 hyllmeter handlingar i sina depåer. Utrymmet för att ta emot ytterligare material är otillräckligt. En utbyggnad av arkivmyndigheternas

förvaringskapacitet och övriga resurser är nödvändig om de skall

kunna avlasta myndigheterna genom att ta emot delar av deras arkivbestånd och därigenom ge plats för 1990-talets tillväxt.

2.2¶Konventionella

handlingar

Enligt ARKUs undersökningar tenderar produktionen av arkivhandlingar lagrade på papper att avta. Orsaken är främst den ökade användningen av teknikberoende medier, i första hand olika ADB-upptagningar. Även arkivmyndigheternas omfattande insatser sedan 1960-talet med att utarbeta gallringsbeslut och arkivbildningsplaner m.m. för de statliga myndigheterna har bidragit till att pappersflödet dämpats.

Vi har haft tillgång till ARKUs underlagsmaterial och bl.a. funnit att den minskade tillväxten av pappershandlingar kan uppskat-

tas till ca 10 % fram till början av 1990-talet. Våra egna undersökningar visar att minskningen förmodligen blir mer omfattande under 1990-talet, särskilt hos de centrala statliga myndigheterna. Skälen är flera: ökad av ny teknik, minskad tillväxt i

användning

offentlig sektor, överföring av operativa funktioner till regionala och lokala myndigheter genom delegering och decentralisering av beslut och uppgifter.

Våra uppskattningar av arkivtillväxten inom statsförvaltningen under 1990-talet framgår av tabell l.

Tabell l. Uppskattad arkivtillväxt (pappershandlingar) inom den civila

statliga sektorn under 1990-talet

(Hyllmeter)

Arkivtillväxt Centrala Regionala och efter gallring myndigheter lokala myndigheter Summa

- 3 500 ll 500 15 000

per år (genomsnitt) - totalt under 1990-talet 35 000 ll5 000 150 000

Uppgifterna om centrala myndigheter bygger på en enkät till

ett urval myndigheter. Uppgifterna om regionala och lokala myn-

digheter utgår från ARKUs underlag och från de beräkningar av minskad tillväxt som vi gjort på grundval av detta material. Vi har också vägt in landsarkivens bedömningar om arkivtillväxten inom sina respektive distrikt.

Osäkerhetsfaktorerna är självklart många. Organisationsförändringar inom statsförvaltningen, en allt snabbare teknikutveckling

samt förändrade ansvarsområden i förhållande till den kommunala och den enskilda sektorn kan ge nya förutsättningar. Det är dock rimligt att anta att resultatet trots allt blir att tillväxten av pappersburen arkivinformation fortsätter att avta.

Vi skall enligt direktiven undersöka möjligheterna att minska arkivdepåbehoven genom en systematisk användning av mikro-

film som ersättning för arkivhandlingar på papper. Förslag från

vår sida kan därmed påverka arkivtillväxten av konventionella

handlingar. Vi återkommer till frågan om mikrofilmning i kapitel

5.

2.3¶Teknikberoende medier

2.3.1 Utvecklingen under 1990-talet

lnformationsteknologins utveckling under 1990-talet har behandlats av bl.a. data- och offentlighetskommittén i betänkandet (SOU 1988:64) lntegritetsskyddet i informationssamhället 5. Statskontoret har också publicerat prognoser om utvecklingen. l

statskontorets rapport (l990:2) ADB i staten 1990 finns en föröver aktuella betänkanden och rapporter på ADB-områteckning det. Vi hänvisar till den. faktorer som påverkar arkivtillväxten rent allmänt hos

Några

myndigheterna vill vi särskilt betona: - inom datakommunikationsområdet och det Utvecklingen faktum att antalet datoriserade arbetsplatser inom statsförvaltökar kommer att avsevärt förenkla överföringen av data ningen mellan olika användare. Den elektroniska kommunikationen kommer att till en del ersätta papperet som kommunikationsmedel för informationsintensiva överföringar av data mellan myndigheter. - som började datorisera sina ru- Många statliga myndigheter tiner under l970-talet står nu inför en ersättningsanskaffning av datorutrustning. Det t.ex. riksförsäkringsverket och försäk-

gäller skattemyndigheterna samt länsstyrelringskassorna, polisväsendet,

serna. Den för digital information som införskaffas

Iagringsteknik

kan bli ända tjugo år yngre än den teknik som dessa mynupp till digheter nyttjar i dag.

2.3.2 Våra bedömningar

ARKU kunde konstatera att det skett en dramatisk tillväxt av information teknikberoende medier, och att tendensen inlagrad på te verkade att avta. Våra undersökningar antyder att informationen på teknikberoende medier växer snabbare än pappershandsedan mitten av 1980-talet. Förändringen sammanfaller i lingar tiden med persondatorernas genombrott. Det âr troligt att tillväxten av information på teknikberoende medier kommer att

lagrad

accelerera under 1990-talet, men vi avstår dock från att försöka kvantifiera den. Orsaken är i första hand att mängden information inte står i relation till databärarens storlek

(datamängden)

på samma sätt som när informationen är pappersburen. Ett annat skäl är den av som påbörjades under

översyn datalagstiftningen

1989. Ett förändrat kan ge nya förutsättningar för data-

regelverk

behandlingen hos myndigheter och arkivinstitutioner. från landsarkiven indikerar att ljud- och videoupp-

Uppgifter

tagningarnas andel av arkivbildning kan förväntas

myndigheternas

öka under 1990-talet.

Vid av ADB-upptagningar hos arkivmyndigheterna lagring

finns en eftersläpning i teknikanvändningen som i dag kan uppgå till ca tio år. Det brukar ta så lång tid från det en ny produkt introduceras på marknaden till dess att standard- och förvaringsfråär lösta. har det hittills gorna godtagbart För arkivmyndigheterna inte varit motiverat, eller av andra orvare sig av verksamhetsskäl saker, att satsa resurser att konvertera arkivinformationen till

på

databärare med andra tidsintervall än vad teknya och modernare

niken kräver, dvs. för dagens ADB-medier mellan fem till tio år.

Sammantaget med den som åldersspridning på datorutrustning

kan förväntas under 1990-talet ta-

hos de statliga myndigheterna lar detta för att lagringen av arkivinformation form hos

i digital arkivmyndigheterna sannolikt inte kommer att förändras under den närmaste tiden. kommer att infö-

Ny lagringsteknik troligen ras successivt och leda till att man arbetar med flera tek-

parallellt nikmiljöer.

En sker i

viss del av de statliga myndigheternas arkivbildning

dag på mikrofilm, och mycket tyder på att den delen kommer att Öka under 1990-talet. Framför allt mikrofiche, som

har hög lagringskapacitet och är lätt att distribuera, kan många gånger vara ett bättre Iagringsmedium än särskilt när mikrofichen

papper, framställs med COM-teknik direkt från en dator utan att först ha tagits ut på papper. l 4:2 finns en kortfattad

bilaga beskrivning

över mikrofilmtekniken.

Det ingår i vårt uppdrag att utreda i vilken som ar-

omfattning

kivhandlingar bör överföras till mikrofilm. Vi behandlar den frågan i kapitel 5.

3¶Leveransbehoven till de

statliga

I

under

i arkivmyndigheterna

1990-talet

3.1¶Direktiven

l direktiven för vårt arbete anges bl.a. utgångspunkter

följande

för beräkningen av Ieveransbehoven:

- Vi bör från av leveranser och fram-

utgå de uppskattningar tida arkivtillvåxt som gjorts av och riksarkivet.

arkivutredningen

På de punkter det är nödvändigt bör underlaget fördjupas med biträdande av riksarkivet.

- Vi bör också beakta aktuella

organisationsförändringar inom

statsförvaltningen som avser myndigheter vars verksamhet skall upphöra.

- arkivlokaler skall vara

Myndigheternas egna väl utnyttjade innan några leveranser till arkivmyndigheterna kommer

ifråga.

Leveranser för att rent allmänt hos

frigöra lokalytor myndigheter-

na skall normalt bara göras om det totalt sett innebär

besparingar för statsförvaltningen.

l direktiven talas också om behovet av depåer och resur-

övriga

ser för kyrkobokföringsarkiven. har därefter i ett sär-

Regeringen

skilt beslut bestämt att dessa arkiv skall överföras till landsarkiven (se bilaga 2).

3.2 för leveranser

Regler

l den nya arkivlag som träder i kraft den l l99l

juli (SFS

1990:782) regleras bl.a. de statliga arkivmyndigheternas rått att ta hand om arkivmaterial. är att

Grundprincipen arkivmyndigheter-

na tar emot arkivhandlingar från de arkivbildande

myndigheterna

efter överenskommelse. l lagen finns också regler i vis-

tvingande

sa fall:

- En kan av

arkivmyndighet i egenskap tillsynsmyndighet

tvinga en statlig myndighet att överlämna sitt arkiv.

- När en ned och den

statlig myndighet läggs verksamhet myndigheten svarat för samtidigt upphör, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader. Bestäm-

melsen är inte tillämplig när verksamheten helt eller delvis tas

över av en annan statlig myndighet.

l regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. betonas dock att äldre arkivmaterial som förlorat sitt direkta intresse för myndighetens eget informationsbehov bör överlämnas till de stat-

arkivmyndigheterna. Detsamma gäller arkivmaterial som krä-

liga

ver en mer vård eller särskilda åtgärder för att kunna

fackmässig

bevaras. Enligt propositionen bör det i första hand vara arkivmyndigheterna som avgör när överlämnandet bör ske.

När arkivmyndigheterna tar emot ett arkivbestånd skall gallringen normalt vara slutförd.

Det är särskilt angivet i arkivlagen att statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivhandlingar också från enskilda.

Nu gällande regelverk på arkivområdet återfinns för statliga myndigheter i bl.a. allmänna arkivstadgan (1961:590) och förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarki-

ven. Förutsättningarna för leveranser till arkivmyndigheterna skil-

jer sig delvis från vad som anges i den nya arkivlagen. Myndigheter som har riksarkivet och krigsarkivet som arkivmyndigheter avlämnar sina arkivhandlingar vid den tidpunkt och i den omfattning som man kommer överens om med arkivmyndigheten. För

med landsarkiv som arkivmyndighet gäller en avläm-

myndigheter

för handlingar äldre än etthundra år, men lands-

ningsskyldighet

arkiven kan besluta att även ta emot yngre handlingar. Upplagningar som kräver tekniska hjälpmedel för att kunna uppfattas kan dessutom avlämnas i andra fall.

Det finns tvingande regler om avlämnande även i dagens regel-

verk. Likaså är möjligheten för de statliga arkivmyndigheterna att

ta emot enskilda arkiv klart utsagd.

För personregister med särskilt känsliga personuppgifter är frå-

gan om bevarande och gallring reglerad i datalagen (1973:289) med följdförfattningar. Datainspektionen brukar i samband med att tillstånd lämnas till en statlig myndighet att föra ett sådant personregister direkt föreskriva att registret skall överlämnas till

när tillståndstiden löpt ut eller när registret i

arkivmyndigheten

övrigt upphör att föras.

3.3¶Allmänna överväganden

3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv

Arkiven efter statliga myndigheter som upphört och där verksamheten inte tagits över av annan statlig myndighet, skall överföras till en arkivmyndighet. Det framgår både av dagens regler och av den nya arkivlagen.

När arkivlagen träder i kraft den 1 juli 1991 kommer vissa myndigheter att ha kvar handlingar äldre än 100 år som ännu inte

avlämnats till Iandsarkiven enligt dagens regler. Detta äldre arkivmaterial bör i enlighet med vad som rekommenderas i regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. och enligt vår mening tas in till Iandsarkiven så snart det är möjligt, även om myndigheterna inte har upphört. För folkbokföringshandlingar är överföringen till landsarkiv beslutad i särskild ordning (se kapitel 3.3.2).

I den nya samordnade länsförvaltning som införs den l juli 1991 (prop. 1988/892154, BoU4 och 9, rskr. 89 samt prop. 1989/902123) går vissa av dagens länsmyndigheter samman med länsstyrelsen. En central organisationskommitté (C 1990:02) och en särskild utredare i varje län skall förbereda genomförandet av länsstyrelsereformen (Dir. 1990:2 och 1990:18). Vi har fått uppgifter från organisationskommittén om vilka äldre arkiv som man bedömer bör överlämnas till arkivmyndigheterna under 1990-talet med anledning av reformen.

3.3.2 Folkbokföringen

Den 26 april 1990 beslöt regeringen på förslag av organisations-

kommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen att de folkbokföringshandlingar som förvaras hos pastorsämbetena skall överlämnas till Iandsarkiven. Totalt rör det sig om ca 23 000 hyllmeter handlingar från omkring 2600 arkivbildande församlingar och

kyrkobokföringsdistrikt. l våra uppskattningar av leveransbehoven

till Iandsarkiven utgår vi från organisationskommitténs redovisning av vilka handlingar som bör överlämnas. Det innebär att vi

förutsätter att ca 4000 hyllmeter utgallringsbara bilagor ligger kvar hos pastorsexpeditionerna till dess gallringsfristen löpt ut.

3.3.3 Tillkommande leveransbehov

Vi utgår från att utbyggnaden av arkivdepåer skall ske vid arkivmyndigheterna först då de arkivbildande myndigheternas nuvarande lokaler är fullt utnyttjade. Det tillkommande leveransbehovet under 1990-talet beräknar vi därför på följande sätt: Myndigheternas uppskattade arkivtillväxt under 1990-talet minskas med deras disponibla accessionsutrymmen samt med äldre arkiv och arkiv efter upphörda myndigheter som skall levereras till arkivmyndigheterna. Leveranser mot särskild ersättning, som vi behandlar i kapitel 3.3.4 nedan, räknas också bort.

Exempel på tillkommande leveransbehov under 1990-talet är de förändringar av den statliga skoladministrationen som riksdagen beslutat om under hösten 1990 (prop. 1990/91:18, UbU4, rskr. 76) och som bl.a. innebär att nuvarande myndighetsorganisation med skolöverstyrelsen (SÖ) och tjugofyra länsskolnämnder

avvecklas den l juli l99l. Vi har inhämtat uppgifter från SÖ och länsskolnämnderna om det arkivmaterial som till följd av beslutet kan komma att sakna huvudman och därmed skall överlämnas till arkivmyndigheterna.

l regeringens budgetproposition för budgetåret 1991/92 (prop. 1990/9l:l00) behandlas arbetet med att förnya och utveckla den offentliga sektorn. Bland annat skall den statliga administrationen genom strukturella förändringar reduceras med lO % under tre år. Detta kan få till följd att myndigheter upphör eller att statliga verksamheter förs över till andra huvudmän, offentliga eller enskilda. Vi har inte kunnat beakta vad sådana åtgärder kan tänkas innebära för leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna.

l regeringens proposition 1990/91:87 om näringspolitik för tillväxt föreslås att statens vattenfallsverk och domänverket ombildas till aktiebolag vid eller i anslutning till årsskiftet 1991/92. Vidare föreslås att televerkets associationsform förändras den l juli 1992 (aktiebolagsform alternativt utvecklad affärsverksform) samt att förutsättningarna och formerna för postens och SJs verksamhet ses över. Följderna av detta utvecklingsarbete för leveransbehoven till riksarkivet och landsarkiven har inte kunnat behandlas inom ramen för vårt arbete.

3.3.4 Leveranser mot särskild ersättning

Affärsverken är stora arkivbildare och styrs ekonomiskt av statsmakterna främst med avkastningskrav. Flertalet affärsverk har under 1980-talet bildat aktiebolag som driver betydande delar av verksamheten. Gränsen mellan affärsverkens verksamhet i bolagsform resp. myndighetsform förändras snabbt (jfr. ovan under kapitel 3.3.3).

Med hänsyn till affärsverkens särställning och blandade former för att driva verksamheten föreslår vi att alla fortsatta leveranser som inte är tvingande enligt skall ske genom avtal mel-

arkivlagen

lan respektive affärverk och arkivmyndigheten. Avtalet bör avse förvaring av arkiv mot full ersättning enligt självkostnadsprincipen för lokaler, vård m.m.

Vi utgår från att arkivmyndigheterna på samma sätt kan åta sig

att för förvaring eller deposition ta emot arkivhandlingar från

statligt ägda bolag och därigenom underlätta för forskare och andra att få tillgång till den växande del av den statliga arkivbildningen som genereras av dessa bolag.

Vi utgår också från att arkivmyndigheterna i särskilda fall kan träffa avtal med statliga förvaltningsmyndigheter om leveranser av arkiv mot särskild ersättning.

3.3.5 Enskilda arkiv

Vår uppgift är att bedöma vilka kvantiteter enskilt arkivmaterial som det kan anses rimligt att de statliga arkivmyndigheterna tar emot under 1990-talet för att svara upp mot de kultur- och

mål som statsmakterna angett i b|.a.

forskningspolitiska proposi-

tionen 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den forskningspolitiska

propositionen 1989/9090.

3.4¶Lokalsituationen vid de

statliga myndigheterna

Våra undersökningar visar att de centrala myndigheterna som har riksarkivet som arkivmyndighet i stort klarar att själva förvara den tillväxt av konventionella arkivhandlingar på papper som beräknas ske under 1990-talet. Riksarkivet har tidigare, b|.a. i samband med utlokaliseringar av myndigheter från Stockholmsregionen, tagit emot stora leveranser av arkivmaterial som sträcker sig långt fram i tiden, i vissa fall ända in på 1960-talet.

Universitet och högskolor samt regionala förvalzningsdontszolar och överrâner, som i arkivsammanhang sorterar under riksarkivet, har inte samma gynnsamma situation. Vissa av dem förvarar mycket stora arkivbestånd, och arkivlokalfrågan är på flera ställen inte löst på ett tillfredsställande sätt.

Riksarkivet har löpande tagit emot handlingar från regeringskansliet. Dessa handlingar fordrar ibland särskilda säkerhetsarrangemang. Regeringskansliets förvaltningskontor och utrikesdepartementet har uppgivit att nuvarande arkivutrymmen räcker i maximalt tre år.

Enligt landsarkivens bedömningar är det i dag i stort sett fullt hos regionala och lokala myndigheter. lnom några år uppstår behov av kompletterande förhyrning eller nybyggnad av arkivlokaler hos de flesta av dessa myndigheter, om man inte får leverera äldre arkivhandlingar till landsarkiven. Förhållandena skiftar naturligtvis mellan de olika landsarkivdistrikten. Landsarkivet i Härnösand, som flyttade in i nya lokaler 1983, har under hela 1980talet kunnat ta emot omfattande leveranser och har därigenom underlättat för myndigheterna i sitt distrikt. Landsarkivet i Uppsala å andra sidan, med en mycket besvärlig depåsituation, har en längre tid haft dispens från skyldigheten att ta emot leveranser enligt dagens regler. Myndigheterna i detta landsarkivdistrikt har därför behållit mer arkivmaterial än i andra distrikt. Speciellt länsmyndigheterna i Stockholm förvarar omfattande bestånd, i flera fall i undermåliga lokaler.

Bevarande av material enligt modellen med s.k. intensivdataområden kommer troligen att påverka leveransbehoven till landsarkiven. Modellen innebär att arkivmaterial från vissa utvalda områden bevaras i större utsträckning än i dag medan det gallras i lan-

det i övrigt. l regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. anges Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt Göteborgs kommun som de områden som torde vara mest aktuella som intensivdataområden. Valet av områden för socialtjänstens handlingar har nyligen reglerats genom en förordning (l991:26) till socialtjänstlagen. Detta blir sannolikt normerande för tillämpningen av modellen med intensivdataområden i övrigt. Författningen har inte kunnat beaktas i våra överväganden och förslag.

3.5¶Leveransbehoven från

statliga myndigheter

3.5.1 Konventionella handlingar

Riksarkivet

De statliga myndigheternas leveransbehov av arkivhandlingar på papper till riksarkivet under 1990-talet redovisas i tabell 2. Uppgifterna, som i huvudsak bygger på en enkät till ett urval centrala statliga myndigheter, är där fördelade på två kolumner: (l) Upphörda myndigheter och (2) Tillkommande leveransbehov under l990-talet. Av bilaga 4:1 framgår vilka handlingar som avses under resp. kolumn.

Riksarkivet är för närvarande arkivmyndighet för universitet och högskolor samt för regionala förvaltningsdomstolar och överrätter (hovrätter, kammarrâtter, försäkringsrätter). Leveransbehoven från dessa myndigheter kan grovt uppskattas till ca 10000 hyllmeter under l990-talet. Om den nuvarande förvaringen av myndigheternas arkiv skulle komma att ändras under 1990-talet kan leveransbehoven förväntas stiga kraftigt. Exempelvis har Göta hovrätt kvar allt sitt arkivmaterial från det verksamheten startade 1634, totalt ca 5 000 hyllmeter.

l kapitel 4 föreslår vi att landsarkiven övertar depåansvaret för universitet, högskolor samt hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter. Arkiven efter dessa myndigheter har därför inte tagits med i underlaget för beräkningarna av leveransbehoven till riksarkivet.

Inte heller Göta hovrätts äldre arkivbestånd ingår i beräkningsunderlaget. I kapitel 4 föreslår vi att detta bestånd även i fortsättningen skall omfattas av riksarkivets depåansvar, men vi utgår samtidigt från att det skall förvaras av hovrätten i Jönköping under l990-talet.

Tabell 2. Uppskattat leveransbehov (pappershandlingar) till riksarkivet

under 1990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivan-

de verk, universitet, högskolor samt regionala törvaltningsdom-

stolar och överrätter

(Hyllmeter)

u›__ _ 2)

Upphorda Tillkommande myndigheter leveransbehov Summa

under 1990-talet

9 000 lO 000 l9 000

Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar.

Riksarkivet i sin anslagsframställning till regeringuppskattade

en för budgetåret 1989/90 att leveransbehovet under den närmast kommande femårsperioden uppgick till 18 000 hyllmeter, exkl. leveranser från universitet och högskolor, regionala förvaltningsdomstolar och överrätter samt enskilda arkiv.

Landsarki ven

Leveransbehoven av pappersburen information till landsarkiven under 1990-talet av tabell 3. redovisas där

framgår Uppgifterna

fördelade på tre kolumner: (l) Äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv, (2) Folkbokföringshandlingar och (3) Tillkommande leveransbehov under 1990-talet. Av bilaga 4:! framgår vilka handlingar som avses under de olika kolumnerna.

Om inget annat i anges bygger våra uppskattningar av leverans-

behoven på tidigare samt på uppgifter vi inhämtat utredningar

från riksarkivet, landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

Tabell 3. Uppskattat leveransbehov (pappershandlingar) till Iandsarkiven under l990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala lörvaltningsdomstolar och överrätter

(Hyllmeter)

.. (U 4 (2) (3) Aldre och Folkbok- Tillkomföre 1990 förings- mande leveupphörda handlingar ransbehov

(varav Stockholms län exkl. Stockholms stad) (3 000) (l 800) (l 000) (5 800) Stockholms 1 300 l 300 l 000 3 600 stadsarkiv

stadsarkiv

Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild

ersättning. De kända leveransbehoven från affärsdrivande verk under 1990-talet uppgår till drygt 6000 hyllmeter.

1 sin anslagsframställning till för 1989/90 regeringen budgetåret

uppskattade riksarkivet leveransbehoven till landsarkiven under den närmaste femårsperioden till 54000 hyllmeter, exkl.

kyrkoar-

kiv, vissa affärsverk och enskilda arkiv.

3.5.2 Teknikberoende medier

ADB-upptagningar

Under 1980-talet har inte bara centrala utan

statliga myndigheter,

även regionala och lokala myndigheter med Iandsarkiv som arkivmyndighet, avlåmnat sina med tillhörande do-

ADB-upptagningar

kumentation till riksarkivet. 1 första hand är det

upptagningar

från de regionala skattesystemen som avlåmnats. Med nuvarande teknik ligger årsleveranserna från dessa 300

system kring magnetband plus lika Riksarkivet tar också emot

många säkerhetskopior.

ADB-upptagningar från flera centralt utformade system som innehåller information från regionala och lokala Ett

myndigheter.

exempel är det statliga S som levererat

redovisningssystemet drygt

500 magnetband exkl. För närvarande kan det

sâkerhetskopior.

vara svårt att i centralt utformade system härleda från vilken myndighet vissa uppgifter kommit. Riksarkivet uppskattade år 1988 att man under den kommande tioårsperioden behövde ett tillskott av utrymme för sina ADBupptagningar motsvarande 22500 x 2 magnetband, varav ett exemplar förvaras i riksarkivet och en säkerhetskopia annan ort.

på

Vi gör ingen annan än riksarkivet, men betraktar det-

bedömning

ta som liktydigt med det samlade leveransbehovet till de

statliga

arkivmyndigheterna. l kapitel 4.4.1 föreslår vi att landsarkiven får

depåansvaret för från de man ADB-upptagningar myndigheter

har tillsyn över. Landsarkivens andel av det samlade leveransbehovet av ADB-upptagningar kan uppskattas till 9000 x 2 magnetband (se tabell IV.l0 i 4:3).

bilaga

Ljud- och videoupplagningar

Elektromagnetiska lagringsmedier för ljud- och

videoupptagning-

ar i analog eller digital form har tidigare förekommit i marginellt myndigheternas arkivbildning. Ett undantag är polis- och rättsmyndigheter, där videobanden utgör en viktig del av dokumentationen. Videotekniken börjar nu få ett större

användningsområde,

inte minst i kombination med datorer. hanterar

Förvaringsmâssigt

arkivmyndigheterna ljud- och videoband tillsammans med ADBmedierna, eftersom de bygger på samma teknik. Riksarkivet uppskattade år 1988 att leveransbehovet till den var ca

egna depån

2400 ljud- och videoband under den kommande

tioårsperioden.

Utifrån uppgifter från landsarkiven kan leveransbehovet för regionala och lokala myndigheter mycket grovt skattas till det tredubbla, dvs. omkring 7 500 ljud- och videoband.

Film

Mikrofilm lämnas till riksarkivet från både centrala och regionala myndigheter. Även vissa landsarkiv tar emot mikrofilm från statliga myndigheter men i blygsam Är 1988

omfattning. uppskattade

riksarkivet att man fram till början av 2000-talet behöver ta emot ca 25 500 säkerhetsexemplar, 20 000 mellankopior och lika

många

brukskopior av mikrofilm (om se teknisk be-

mikrofilmkopior,

skrivning i 4:2). Vår avviker inte från riksarki-

bilaga bedömning

vets. I kapitel 5 återkommer vi till frågan om Vi be-

mikrofilmning.

dömer att de förslag till filmning som vi lämnar där inte kommer att märkbart påverka de behov av att lestatliga myndigheternas verera mikrofilm till arkivmyndigheterna under 1990-talet.

film), smådia (ljusbilder för diasko-

Spelfilm (kinematografisk

och andra filmbaserade medier kan i mycket be-

pisk projektion)

ingå i arkivbildningen hos vissa myndigheter.

gränsad omfattning

3.6 Leveranser av enskilda arkiv

3.6.1 Allmänt

Av de enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter den största andelen. Personutgör företagsarkiven volymmässigt och fler än företagsarkiven men sällan

gårdsarkiven är betydligt

särskilt omfattande. 1 tabell 4 framgår den närmare fördelningen mellan olika typer av enskilda arkiv. Uppgifterna bygger på ARKUs betänkande och minne och avser 1987.

Öppenhet

Tabell 4. Enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter fördelade pâ arkivtyp (Hyllmeter och procent)

Arkiv- Företags- Person- Föreningsarkiv arkiv arkiv m.m. Summa myndigheter

Riksarkivet 3 4 S00 7 500 15 000

(20) (30) (50) (100) _ Landsarkiven 27 030 2 510 5 788 35 328 (76,5) (7,1) (1651) (100)

Totalt 30 030 7 010 13 288 50 328 (59,7) (13,9) (26,4) (100)

Folkrörelserna har sedan länge byggt upp egna arkivinstitutioner för sitt arkivmaterial. Dessa institutioner finansieras till en del av folkrörelserna själva och uppbär därutöver kompletterande bistaten samt från kommuner och landsting. Det finns en drag från medvetenhet inom folkrörelserna om att deras samhällsbärande roll också innebär ett ansvar för att material bevaras för framtiden. erfarenheter av företagens vilja och am- Arkivmyndigheternas bitioner att bevara sitt arkivmaterial är blandade. Det finns starka önskemål om att också näringslivet tar ett ansvar för sina arkiv- - - har nyligen

frågor. En förening Näringslivsarkivens förening

bildats med syfte att verka för att regionala näringslivsarkiv byggs finns en särskild stödfond -

upp. Dessutom Näringslivsarkivens

stödfond. Personarkiv förvaras hos såväl arkivinstitutioner som hos bibliotek, museer och motsvarande institutioner. Riksarkivet har genom sitt över enskilda arkiv överblicken över

nationalregister bl.a. personarkiven.

Även om det bedrivs en verksamhet i privaträttslig och kommunal regi för bevarande av enskilda arkiv, finns det enskilt arkivmaterial som av olika skäl bör tas om hand av de ar-

statliga

kivinstitutionerna. Frågan behandlas i proposition

regeringens

1989/90:72 om arkiv m.m. Vad gäller landsarkiven skiftar leveransbehoven bl.a. beroende på hur väl utbyggda de enskilda arkivinstitutionerna är och i vad mån kommun- och landstingsarkiv tar emot enskilt arkivmaterial. För Värmlands län t.ex. avlastas Göteborgs landsarkiv allt enskilt material genom Värmlandsarkiv, som drivs i landstingets regi, och Folkrörelsernas arkiv för Värmland, som är en enskild instititution. På Gotland däremot är landsarkivet i Visby den enda arkivdepå som tar emot och förvarar folkrörelsematerial. Situationen avspeglas till en del i andelen enskilt material i landsarkivens depåer, där Visby ARKUs

enligt

redovisning i betänkandet Öppenhet och minne ligger högst med 30 % mot omkring 20 % för de flesta andra landsarkiven. Totalt utgör de enskilda arkiven enligt ARKU ca 18 % av landsarkivens sammanlagda arkivbestånd, medan motsvarande siffra för riksarkivet är ca 13 %. om enskilda arkiv finns

Ytterligare uppgifter

bl.a. i rapporten (Ds U 1981:21) Samhällets och i

arkivproblem

riksarkivets betänkande (Ds U 1984:12) Att bevara företagsarkiv.

3.6.2 Riksarkivet

Riksarkivet tar emot dels enskilt material från riksorganisationer, dels andra enskilda arkiv av riksintresse. Vissa större

organisatio-

ner har egna arkivinstitutioner för sina delar,

riksövergripande

t.ex. arbetarrörelsen, tjänstemannarörelsen, lantbrukarnas föreningsrörelse och idrottsrörelsen. l övrigt är det riksarkivet som genom sitt arbete med att samla in och vårda enskilda arkiv svarar för att enskilt material av riksintresse bevaras. Riksarkivet bedömde 1988 leveransbehovet av detta material till ca 3500 hyllmeter för den kommande femårsperioden. Vi utgår i våra beräkningar från den bedömningen och uppskattar att riksarkivet behöver ta emot ca 7000 hyllmeter enskilda arkiv av riksintresse under 1990-talet.

3.6.3 Landsarkiven

Utifrån de senaste årens leveranser av enskilda arkiv har riksarkivet uppskattat att landsarkiven under 1990-talet behöver ta emot ca 50 000 hyllmeter handlingar från enskilda arkivbildare. Landsarkivens bedömningar av situation är att behovet

dagens uppgår

till ca 35 000 hyllmeter.

Sedan budgetåret 1989/90 har uppgiften att fördela statsstödet till enskilda arkivinstitutioner delegerats till riksar-

huvudsakligen

kivets nämnd för enskilda arkiv. Denna förändring av ansvarsförhållandena gör det möjligt för riksarkivet att avväga hur man fördelar sina insatser mellan offentliga och enskilda arkiv.

Från budgetåret 1990/91 har det statliga stödet till enskild arkivverksamhet utökats. Detta förhållande bör, enligt vår mening, medföra en minskning av leveranserna av enskilt arkivmaterial till de statliga arkivmyndigheterna.

Vi uppskattar att de enskilda arkiven under 1990-talet kommer att utgöra mellan l0»20 % av det totala leveransbehovet i de olika landsarkivdistrikten Det innebär totalt ca 22 000 hyllmeter i hela landet. Den närmare fördelningen mellan landsarkivdistrikten redovisas i tabell lV.l2 i 4:3.

bilaga

Något utrymme att ta emot större företagsarkiv finns inte inom denna ram. Detta måste lösas i annan ordning.

4 De

statliga arkivmyndigheternas

depåansvar

4.1¶Utgångspunkter

direktiven får vi föreslå förändringar mellan riksarkivets

Enligt

och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och kommitténs förslag i övrigt.

l arkivmyndigheternas ansvarsområde ingår både tillsyn över de statliga myndigheternas arkivverksamhet och att ta emot, vårda

och tillgängliggöra arkivhandlingar i den egna depån. Ansvarsfrå-

gorna regleras i förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven och i allmänna arkivstadgan (1961:590), som ersätts av en ny förordning när arkivlagen (1990:782) träder i kraft den 1 juli 1991.

Vi har funnit att inom två av de totalt tre myndighetssektorer som riksarkivet i dag är för enligt 8 § allmänna

arkivmyndighet

arkivstadgan, bör en förändring av depåansvaret övervägas. Det gäller dels hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter, dels universitet och högskolor. Dessutom bör depåansvaret för teknikberoende medier från regionala och lokala myndigheter klarläggas.

4.2 Hovrätter, kammarrätter och

försäkringsrätter

Arkiven från de regionala förvaltningsdomstolarna och Överrätter-

na har under 1900-talet alltmer kommit att få en regional prägel. Det är därför naturligt att från depåsynpunkt behandla dem på samma sätt som andra regionala och lokala arkiv.

Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet, om det inte finns särskilda skäl som talar för en annan ordning. Med särskilda skål kan avses t.ex. ökad säkerhet för handlingarna eller

en förbättrad tillgänglighet.

Ett material som vi anser bör omfattas av de särskilda skälen är de s.k. renovationerna, dvs. utdrag ur olika rättshandlingar som förvaras av hovrätterna. Originalen ingår i underrätternas arkiv och kommer med tiden att överlämnas till landsarkiven. Det är, enligt vår mening, inte lämpligt vare sig av säkerhetsskäl eller

från tillgänglighetssynpunkt att renovationerna förvaras på samma ort som originalen. Vi föreslår därför att hovrätternas renovationer även i fortsättningen överlämnas till riksarkivet.

De särskilda skålen bör även omfatta Göta hovrätts arkiv från 1634 t.o.m. 1947. Detta arkivbestånd är från flera synpunkter unikt och har ett allmänt intresse som sträcker sig utanför det regionala perspektivet. Svea hovrätts arkiv från samma tid förvaras redan i riksarkivet men är av olika skäl (bränder, stölder, utgallring m.m.) inte lika väl bevarat.

Göta hovrätts arkiv förvaras i sin helhet i hovrättens lokaler i Jönköping. Förhållandena där är goda både vad gäller handlingarnas säkerhet och tillgänglighet. Vi bedömer det därför inte som angeläget att Göta hovrätts äldre arkiv t.o.m. 1947 avlämnas till riksarkivet under 1990-talet.

4.3¶Universitet och högskolor

Universitet och högskolor räknades tidigare som rikstäckande myndigheter. Utbyggnaden av den regionala högskoleverksamheten under 1970- och 1980-taIen har inneburit att de i dag är mer att betrakta som regionala myndigheter. Flera universitet och högskolor har också börjat - eller avser att börja - överlämna sina handlingar till Iandsarkiven.

Vi föreslår att arkiven från universitet och högskolor i fortsättningen avlämnas till landsarkiv, om det inte finns särskilda skäl för ett avlämnande till riksarkivet.

4.4¶Teknikberoende medier

4.4.1 ADB-upptagningar

Riksarkivet tar emot och förvarar ADB-upptagningar även från regionala och lokala statliga myndigheter med landsarkiv som arkivmyndighet (se kapitel 3.5.2). Funktionen som central arkivdepå för landsarkivens ADB-upptagningar har sin grund i dataarkiveringskommitténs (DAK) betänkande (SOU 1976:68) Moderna arkivmedier. DAK ansåg det inte motiverat från kostnadssynpunkt att förorda en utbyggnad av regionala depåer, eftersom leveransbehovet från regionala och lokala myndigheter förväntades bli lågt under den tid man kunde överblicka.

l dag är ca 40 % av riksarkivets bestånd av magnetband avlämnat av regionala och lokala statliga myndigheter. Andelen kan förväntas öka i takt med att fler arbetsuppgifter förs över från centrala till regionala myndigheter. Den fortgående datoriseringen gör också att en allt större del av den information som är av betydelse för forskning och kulturell verksamhet bevaras i form av ADB-upptagningar. Statistik för 1989 visar att drygt 50 % av de

anställda använder datorer i sitt arbete. Det finns alltså all statligt att pröva frågan var regionala och lokala statlianledning på nytt skall förvaras.

ga myndigheters ADB-upptagningar

Rent anser vi att valet eller central för-

principiellt av regional

inte bör vara beroende av vilket medium som informatiovaring nen på. Det bör i stället vara tillgången till specialutrustlagras kvalificerad kompetens av skilda slag, bl.a. på det tekning samt niska området, som i första hand avgör om det är lämpligt att förvara regionalt. Kostnadsskälen har vidare

ADB-upptagningar

minskat i takt med att datorutrustning blivit billigare. Vi bedömer att ett samarbete med andra regionala myndigheter som har egen datorverksamhet skulle för Iandsarkiven både att göra det möjligt minimera behovet och att minska sårbarheten av egen utrustning För utveckling av metoder, program etc. vid

på kompetenssidan.

av bör Iandsarkiven kunna nyttja

hanteringen ADB-upptagningar

riksarkivets inom datamedieområdet.

utvecklingsverksamhet

Vi föreslår att för ADB-upptagningar från regio-

depåansvaret

nala och lokala förs över från riksarkivet till

statliga myndigheter

landsarkiven. bör dock göras för upptagningar från vis- Undantag sa centralt utformade med både regional och lokal inforsystem mation, t.ex. S, som även i fortsättningen bör levereras till system riksarkivet. Såkerhetskopior av de ADB-upptagningar som överlämnas till Iandsarkiven bör förvaras hos riksarkivet. för ett överförande av depåansvaret måste natur- Tidpunkten till de förutsättningarna inom landsarligtvis anpassas praktiska kivdistrikten. Den bör riksarkivet svara för. Det bör

anpassningen

likaså ankomma riksarkivet att avgöra i vilken utsträckning

på

som de man tagit emot från regionala och lo-

ADB-upptagningar

kala statliga skall föras över till landsarkiven.

myndigheter

Vi återkommer till resursfrågan i kapitel 8.

4.4.2 Lj ud- och videoupptagningar

Om för från regionala och loka-

depåansvaret ADB-upptagningar

från riksarkivet till Iandsarkiven, finns la myndigheter läggs över det, som motiverar en central depåhante-

enligt vår mening, inget

av ljud- och videoupptagningar. Gränserna mellan ljud-, ring video- och ADB-teknik luckras upp alltmer och gör det naturligt med ett sambruk av resurser. Vi föreslår att arkivmyndigheterna depåansvar för ljud- och visamma som för ADB-upptag-

deoupptagningar följer principer

ningar. Resursfrågan återkommer vi till i kapitel 8.

4.4.3 Mikrofilm och annan film

För är om depåansvaret inte lika komplicerad

mikrofilm frågan

som för t.ex. Normalt är det bara säkerhets-

ADB-upptagningar.

exemplaren av mikrofilm som förvaras i klimatarkiv. Var dessa klimatarkiv är belägna saknar betydelse från

tillgänglighetssyn-

punkt, eftersom filmen tillhandahålls genom distribution av filmkopior. Mellankopior av mikrofilmen (om se teknisk

mikrofilmkopior,

beskrivning i bilaga 4:2) bör också förvaras i klimatiserade utrymmen, dock inte av samma höga klass som för

sâkerhetsexempla-

ren. En växande mängd av mikrofilm

brukskopior skapar naturligt-

vis förvarings- och som måste lösas, men det

hanteringsproblem

betraktar vi inte som en depåfråga. Säkerhetsexemplar av mikrofilm bör av säkerhetskäl aldrig förvaras i samma depåer som de filmade arkivhandlingarna. Vi föreslår att förvaringen av av mikrofilm i

sâkerhetsexemplar

huvudsak koncentreras till riksarkivet, liksom landsi dag. Varje arkiv bör dock ha ett eget klimatarkiv för de

sâkerhetsexemplar

som man av olika skål måste eller bör förvara hos sig. Det kan t.ex. gälla film som ingår som delar i levererade arkiv eller film som producerats av andra statliga

arkivmyndigheter.

Riksarkivet har framfört som en för framtiden

utvecklingstanke

att alla mellankopior av den mest efterfrågade mikrofilmen vid de statliga arkivmyndigheterna samlas hos SVAR i Ramsele. Syftet skulle vara både att avlasta landsarkiven och att förbättra servicen för forskare. Såvitt vi kan bedöma borde en sådan inne-

filmdepå

bära en avsevärd av mikro-

rationalisering arkivmyndigheternas filmhanteringen. Vi lämnar inget förslag i denna men förutfråga

sätter att riksarkivet utreder saken vidare.

Spelfilm (kinematografisk film) som ingår i myndigheternas ar-

kivbildning avlämnas normalt till

i ett exemplar arkivmyndighe-

ten. Vi föreslår att koncentreras till riks-

förvaringen av spelfilm

arkivet. Motivet är främst att totala

arkivmyndigheternas spelfilm-

bestånd är så litet att det vore orationellt vård och att organisera tillhandahållande på flera ställen i landet. Andra filmbaserade medier som t.ex. smådia samt blad- och glasnegativ utgör mer naturliga inslag bei arkivmyndigheternas stånd, inte minst i materialet från enskilda arkivbildare. Kunskapen om hur man förvarar och vårdar dessa medier är därför tämligen väl spridd liksom de tekniska för att till-

förutsättningarna

handahålla informationen. Bildmaterial har ofta ett stort lokalhistoriskt värde som lätt går förlorat om materialet förvaras an-

på

nan ort. Vi föreslår att filmbaserade medier som smådia, bladoch glasnegativ liksom i dag förvaras regionalt hos respektive arkivmyn-

dighet.

Vi återkommer till

resursfrågan i kapitel 8.

5 av

Mikrofilmning arkivhandlingar

5.1¶Direktiven

Enligt direktiven skall våra beräkningar av depåbehoven bl.a. utgå från en bedömning av vilka möjligheter det finns att minska behoven av arkivlokaler genom att systematiskt använda mikrofilm som ersättning för handlingar på papper. Kostnaderna för en sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade Iokalkostnaderna

om handlingarna bevaras.

Frågan berörs även i regeringens proposition l989l90z72 om arkiv m.m.

5.2¶Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet

5.2.1 Arkivmyndigheternas användning av mikrofilm

Mikrofilm har använts i under tid. Skälen

arkivsammanhang lång

för att mikrofilma var till en att förbättra

början tillgängligheten

till vissa svåråtkomliga arkivbestånd och att öka säkerheten för handlingar som betraktades som mer eller mindre omistliga. En alltmer frekvent användning av vissa handlingar, främst

kyrkobokförlngsarkiven, har därefter tvingat fram ett ökat bruk av mikrofilm för att hindra att originalhandlingarna slits ut.

Under 1950- och l960-talen genomförde i

mormonkyrkan Sverige en mikrofilmning av arkivhandlingar äldre än 70 år som

var av intresse för personhistorisk forskning. Närmare 63 000 filmrullar producerades, varav drygt 16000 rullar omfattar kyrkoboksmaterial. Själva kamerafilmen till denna s.k. mormonfilm, som är utförd på 35 mm rullfilm, förvaras i Salt Lake Utah.

City,

En kopia i generation 2 skänktes till svenska staten och förvaras nu i riksarkivet. Delar av den har kopierats för av

framställning bruksexemplar.

Mikrofilmning sker vid riksarkivet och i begränsad

omfattning

vid landsarkiven i och Härnösand samt vid stads-

Visby, Göteborg

arkivet i Malmö. Vid landsarkivet i Östersund och stadsarkivet i

Stockholm pågår mikrofilmning i samverkan med mormonkyrkan.

Under 1980-talet fick mikrofilmen sitt genombrott som ett medium att arkivinformation. Den distribution av mikrokort

sprida

som sker via Svensk Arkivinformation (SVAR) har här haft en

betydelse. SVAR år en byrå inom riksarkivet med uppavgörande

att arkivmaterial för forskning och undervis-

gift tillgängliggöra

produktion, försäljning och uthyrning av mikrofilmning genom

(mikrokort) av arkivhandlingar. Verksamheten, som delvis kopior

finansieras med intäkter, är för närvarande förlagd till Ramsele och Junsele i Västernorrlands län samt till Klimpfjäll i Västerbottens län.

SVAR ca 200 000 mikrokort, företrädesvis till oli-

säljer årligen

ka och bibliotek. Genom låneavtal med

forskningsinstitutioner

främst folkbiblioteken lånar SVAR dessutom ut mikrokort motsvarande närmare ca 190000 originalvolymer per år till enskilda låntagare runt om i landet. Utöver mikrokorten från SVAR har biblioteken en egen låneverksamhet med 35 mm rullfilmskopior av mormonfilmen. Där ingår handlingar som SVAR ännu inte kan tillhandahålla på mikrokort.

SVAR har också en egen forskarsal i Ramsele där man betjänar ca 1300 forskare per år med mikrokort motsvarande uppskattningsvis 13 000 originalvolymer.

Antalet originalvolymer som lånas ut vid de statliga arkivmyn-

digheterna (exklusive fjärrlån och skriftliga förfrågningar) uppgår

till ca 210000 per år, varav ca 40000 vid riksarkivet och drygt 170000 vid landsarkiven. Vissa kategorier av handlingar i landsarkivens bestånd stängs dock för användning på grund av risk för

av och forskarna får i stället nyttja mi-

förslitning handlingarna,

krofilm. Under 1991 kommer alla landsarkiv samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö att få sina folkbokföringshandlingar fram till 1860 - i vissa fall till ca 1895 - på mikrokort som kan brukas i forskarsalarna.

Vi kan konstatera att dagens forskning i arkiv i stor utsträck-

bedrivs med av mikrofilmkopior och inte genom studi-

ning hjälp

er av originalhandlingar. Det är dock bara en mindre del av ar-

totala bestånd som berörs, främst kyrkoarki-

kivmyndigheternas

ven. Användningen av mikrofilm har inneburit att arkivinformationen fått en större geografisk spridning, och forskningen kan

därför utföras på många fler platser än i arkivmyndigheternas

forskarsalar. Trots detta har antalet forskare som besöker riksarkivet och landsarkiven inte minskat nämnvärt.

5.2.2 Mikrofilmen som arkivhandling

Vissa statliga myndigheter började under 1970- och 1980-talen att själva mikrofilma sitt arkivmaterial. Syftet var att rationalisera

hanteringen av handlingar, och mikrofilmningen åtföljdes oftast av en utgallring av de filmade dokumenten. Även datorframställd mikrofilm, s.k. COM-film, började produceras. Exempel på myndigheter där delar av arkivbildningen i dag sker i form av mikrofilm är arbetsmarknadsstyrelsen (arbetsmarknadsstatistik), arbetarskyddsstyrelsen (arbetsskadeanmälningar och arbetsskadeutredningar), luftfartsverket (certifikat och ritningar) och vägverket (konstruktionsritningar). Inom den kommunala sektorn har en omfattande mikrofilmning av sjukvårdens patientjournaler genomförts sedan slutet av 1970-talet. Även de kommunala byggnadsnämndernas ritningar mikrofilmas i stor omfattning.

För statliga myndigheter fordras alltid ett gallringsbeslut av regeringen eller riksarkivet för att de arkivhandlingar som mikrofilmas skall få utgallras efter genomförd filmning. Riksarkivet har i författning (KRFS 1982:1) reglerat såväl framställningen som handhavandet av den mikrofilm som används för arkivändamål. Statens provningsanstalt har på riksarkivets initiativ sammanställt en handbok i anslutning till dessa regler, Mikrofilm som arkivhandling. Handbok med praktiska råd (SP-RAPPORT 1988:48).

Även legalitetsaspekten på mikrofilm som ersättning för originalhandlingar har uppmärksammats. Det är inte självklart att en mikrofilm har samma rättsliga värde som ett dokument på papper i original. l Sverige liksom i många andra länder tillämpas fri bevisprövning, vilket innebär att rätten i varje enskilt fall avgör vad den kan godta som bevismaterial och vilken vikt den vill tillmäta detta material. Det finns i Sverige en mikrofilmverksamhet där det ställs krav som tar hänsyn även till legalitetsaspekten, nämligen ersättningsmikrofilmning av ekonomiska redovisningshandlingar i enskild verksamhet. Kraven utformas av skattemyndigheterna i samband med att de lämnar medgivande enligt bokförings-

lagen (1976:126) att ersätta originalverifikationer med mikrofilm.

5.3 för

Förutsättningar mikrofilmning

Kostnaderna för en mikrofilmning beror till stor del på valet av filmmetod, vilket i sin tur styrs av förlagornas fysiska skick och format. Den effektivaste och billigaste metoden vid större dokumentmängder är filmning på 16 mm rullfilm med rotationskamera kombinerad med datorstödd återsökning. För bundet material eller när förlagorna är skadade eller svårlästa fordras planetariska kameror som är betydligt långsammare. Även med en planetarisk kamera är det ibland nödvändigt att skära upp bundna volymer för att texten närmast ryggen i banden skall kunna filmas.

När förlagorna är dåliga kan det bli aktuellt att använda 35 mm film för att få en acceptabel bildkvalitet. Denna film måste först konverteras till 16 mm innan den kan nyttjas som underlag för framställning av mikrokort, t.ex. för distribution via SVAR.

Rotationskameror kan användas till förlagor av olika format, men det är en fördel om formatet är enhetligt. Ãr 1947 ändrades standarden för pappersformat från folio till nuvarande A 4. Många statliga myndigheter använde dock det äldre formatet långt in på 1950-talet. En del myndigheter nyttjade även specialformat vid sidan av folio och A 4 för vissa typer av handlingar. Det var först under 1970-talet som A 4-formatet blev helt dominerande i myndigheternas arkivbildning. Kostnaderna för mikrofilmning kan minskas betydligt om förlagorna anpassas för filmning redan när de framställs. Det är därför lättare att uppnå lönsamhet när mikrofilmningen sker i direkt anslutning till dokumentproduktionen hos en arkivbildande myndighet, och helst då som ett led i myndighetens handläggning. Enligt uppgift från Statskontoret kan en anpassning av handläggningsrutinerna medföra att prepareringskostnaden minskar med upp till 60 %. Den datorframställda mikrofilmen (COM-filmen) har här en fördel. l och med att den produceras direkt från den digitalt lagrade informationen i datorn fordras ingen preparering av förlagor. l bilaga 4:2 finns en kortfattad teknisk beskrivning över filmformat, filmtyper, kameror m.m.

5.4 Våra och

överväganden förslag

Våra visar att det för närvarande inte finns

undersökningar några

ekonomiska fördelar i en omfattande ersättningsfilmning av det arkivmaterial som förvaras hos de statliga myndigheterna. Möjligtvis kan kostnaderna på mycket lång sikt bli desamma

ungefär

som vid traditionell arkivförvaring. Osäkerheten i en sådan kalkyl är dock mycket stor. l bilaga 4:2 redovisar vi ett underlag för

kostnadsberäkningar.

En selektiv ersåttningsfilmning i myndigheternas arkivbestånd kan i vissa fall vara lönsam, och det även kort sikt. l första

på

hand rör det sig om handlingar som passar för rotationskamera och som normalt drar stora kostnader att bevara och hålla tillgängliga i original, t.ex. handlingar som år upprättade på skrivmateriel av dålig kvalitet eller som är utsatta för hårt slitage genom en relativt i Utifrån

lång hanteringstid förvaltningsarbetet. uppgif-

ter från ett urval myndigheter uppskattar vi att det finns mellan 5000-10000 hyllmeter handlingar av detta slag vid de statliga myndigheterna, utöver vad som mikrofilmas i dag. Att mikrofilma och därefter utgallra dessa tar dock så lång tid att det

handlingar

endast marginellt påverkar behov av depåut-

arkivmyndigheternas

rymmen under 1990-talet. Datalistor som skall bevaras för framtiden tas normalt ut ar-

på

kivbeständigt papper. l vissa fall används COM-film. Vi beräknar utifrån mätningar vi låtit genomföra att utdatalistorna på papper

för närvarande motsvarar ca 5 % av den årliga arkivtillväxten efter gallring hos de statliga myndigheterna. Under förutsättning att datalistornas andel av myndigheternas arkivtillväxt blir konstant under 1990-talet innebär det totalt ca 8 000 hyllmeter fram till år 2000, varav ca 2000 hyllmeter vid centrala myndigheter och ca 6 000 hyllmeter vid regionala och lokala myndigheter.

En ökad användning av COM-film skulle förbättra de statliga myndigheternas möjligheter att själva förvara 1990-talets arkivtillväxt, vilket i sin tur minskar deras behov av att lämna handlingar till arkivmyndigheterna. Leveransbehoven av mikrofilm till arkivmyndigheterna skulle dock, enligt vår bedömning, inte påverkas märkbart under 1990-talet, eftersom den utdata som tas ut som COM-film kan antas ha betydelse för det löpande arbetet hos myndigheterna in på 2000-talet.

Vi föreslår att utdata från datorer regelmässigt bevaras som COM-film i stället för på papper. Detta kan ske t.ex. genom att myndigheterna utnyttjar servicebyråer. Riksarkivet bör genom särskilda direktiv från regeringen få klarlagt vilka förutsättningar som bör gälla för ett genomförande. Bland annat måste hänsyn tas till föreskriften i 14 § datalagen (1973:289) om myndigheternas dokumentationsskyldighet av de ADB-upptagningar som man använder för handläggningen av mål eller ärenden. Upptagningarna skall tillföras dessa mål eller ärenden i läsbar form om inte särskilda skäl föranleder annat.

Det arkivmaterial som vi bedömer som mest angeläget att mikrofilma är 1900-talets folkbokföringshandlingar. Frågan aktualiserade i samband med att regeringen fattade beslut om förvaringen av kyrkobokföringsarkiven efter folkbokföringsreformen den 1 juli 1991, och det uppdrogs då åt oss att lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av detta material (se bilaga 2). Vi återkommer till folkbokföringshandlingarna i kapitel 6.

6¶Folkbokföringshandlingar

6.1 beslut

Regeringens

1 regeringens beslut den 26 april 1990 att folkbokföringshandlingarna skall överföras från pastorsämbetena till landsarkiven (se bi-

laga utgångspunkter för vårt utredningsarbete bl.a.

2) anges som

- att vi bör beakta det behov av

depåer, personal och övriga resurser som ett överförande medför

- att vi bör från skall för-

utgå att folkbokföringshandlingarna varas under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd

- att en och rationell kan kräva att

ändamålsenlig hantering

materialet hålls samman i relativt stora enheter

- behov karaktär i de nu-

att kyrkans av uppgifter av kyrklig varande kyrkoböckerna också måste tillgodoses efter förändringen av folkbokföringens organisation

- att vi bör lämna till av

förslag en plan för mikrofilmning

lämpliga delar av folkbokföringshandlingarna

- att vi bör från att kostnaderna för och

utgå mikrofilmning överförande av folkbokföringshandlingarna skall rymmas inom

den medelsram för folkbokföringsreformen om 250 milj.kr. per år

som riksdagen godkänt

- att vi bör samråda med riksskatteverket vid utarbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av folkbokföringshandlingarna

- att vi bör lämna i

ett förslag där takten genomförandet styrs av de ekonomiska förutsättningarna.

Regeringen grundar sitt beslut på en promemoria om den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv som lämnades den

25 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen (Fi maj

1988:02). Promemorian jämte remissvar och två skrivelser från Samhall Kalmarsund har överlämnats till oss genom ett regeringsbeslut den 17 maj 1990 (se bilaga 3d).

6.2¶Överföring till landsarkiven

Av tabell 3 i kapitel 3.5.1 framgår att totalt 19700 hyllmeter folkbokföringshandlingar bör föras över till landsarkiven. Handlingarna är i dag utplacerade på ca 1 450 pastorsexpeditioner runt om i landet. Som regel har handlingar fram till ca 1895 överlämnats till landsarkiven. För Iandsarkivet i Uppsala går dock gränsen kring 1860-1870. Det finns också ca 20 församlingar inom Uppsala landsarkivdistrikt som genom dispens har kvar allt sitt material.

Organisationskommittén för folkbokföringen har i sin promemoria till regeringen föreslagit en övergångstid på 10 år för överlämnandet från pastorsämbetena. Riksarkivet har i sitt yttrandet över promemorian pekat på de risker för handlingarnas säkerhet

som kan uppstå om Övergångsperioden blir för lång. Vi delar

riksarkivets uppfattning och utgår från att depåutrymmen och andra resurser för att ta emot folkbokföringshandlingarna behöver tillskapas hos landsarkiven under 1990-talet.

Pastorsämbetena upphör att vara folkbokföringsmyndigheter den 1 juli 1991. För att de skall kunna behålla folkbokföringshandlingar under en övergångsperiod måste det, enligt organisationskommittén för folkbokföringen, finnas stöd i författning. Organisationskommittén har också redovisat ett förslag till författningsreglering av den framtida förvaringen av kyrkoarkiven (SOU

1990:109 Författningsförslag med anledning av ny folkbokförings-

organisation m.m. ). Remissbehandling av förslaget pågår, och vi tar därför inte upp den frågan i våra överväganden.

Landsarkiven har ett väl fungerande samarbete med pastorsämbetena som det är viktigt att bibehålla och utveckla under den pe-

riod då folkbokföringshandlingarna överlämnas. Det finns frågor

av rent arkivteknisk natur, t.ex. om förtecknande och gallring av handlingar, som bara kan lösas lokalt. Även förändringar i kyrkans organisation som följer av folkbokföringsreformen kan få konsekvenser som kräver olika lösningar i olika landsarkivdistrikt. Det är därför naturligt att landsarkiven bör ha ett avgörande inflytandet över hur överlämnandet organiseras. Vi föreslår att respektive landsarkiv svarar för det praktiska genomförandet i samråd med berörda pastorsämbeten.

Från såväl tillgänglighets- som bevarandesynpunkt är det av största vikt att en stor del av det tillkommande folkbokföringsmaterialet mikrofilmas. Vi föreslår att riksarkivet tillsammans med landsarkiven får ansvaret för att en sådan mikrofilming genomförs.

Vid våra kontakter med riksskatteverket har framkommit att det inom den medelsram som regeringen angivit (se kapitel 6.1) inte finns något utrymme för att överföra eller mikrofilma folkbokföringshandlingarna. Vi har i en särskild skrivelse den 19 december 1990 giort regeringen uppmärksam på situationen.

Den reviderade medelsramen för är

folkbokföringsreformen enligt regeringens budgetproposition (1990/912100) 308,6 milj.kr.

för budgetåret 1991/92.

6.3¶Behovet av resurstillskott

6.3.1 Tidigare beräkningar

Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat kapitalkostnaderna för av till

överföringen folkbokföringshandlingar

ca 27 milj.kr. och de årliga driftskostnaderna för vid

hanteringen

landsarkiven till ca 20 milj.kr. (1987/88 års pris- och löneläge). Riksarkivet har gjort en reviderad beräkning i december 1990.

På uppdrag av organisationskommittén för folkbokföringen har riksarkivet beräknat kostnaderna för att mikrofilma delar av folkbokföringsmaterialet till totalt ca 102 milj.kr., varav ca 8,9 milj.kr. är investeringskostnader och ca 93 driftkostnader (1988 år

milj.kr. pris- och löneläge).

6.3.2 Våra bedömningar

Vi har valt att redovisa våra av kostnaderna för

bedömningar

övertagandet av folkbokföringsmaterialet enligt följande

uppdel-

ning:

Kostnader av

engångskaraktär

- och resor

transporter

- och

inredning utrustning

-

mikrofilmning

Långsiktiga resurstillskott

-

personal

- m.m.

expenser

- lokaler Genomgående anges kostnaderna i 1990 års pris- och löneläge.

Kostnader av engångskaraktär

l. Transporter och resor

Kostnaderna för transporter av till

folkbokföringshandlingarna

landsarkiven uppskattar vi utifrån vad organisationskommittén för till 5

folkbokföringen angett milj.kr.

De delar av folkbokföringsmaterialet som skall mikrofilmas kommer att transporteras till landsarkiven via en eller flera

produktionsenheter för filmning. Merkostnaden för av

transporter detta slag kan uppskattas till 3 milj.kr.

l samband med leveranserna behöver personal från Iandsarkiven besöka varje pastorsämbete åtminstone en gång. Resekostnaderna för dessa besök kan uppskattas till l milj.kr.

2. Inredning och utrustning

Vi kostnaderna för inredning och utrustning till 15

uppskattar milj.kr.

3. Mikrofilmning

Förslag om mikrofilmning av folkbokföringshandlingar har lämnats av riksarkivet på uppdrag av organisationskommittén för folkbokföringen samt av länsstyrelsen i Västernorrlands län och Samhall Kalmarsund.

Riksarkivets förslag innebär att drygt hälften av de handlingar som överlämnas till Iandsarkiven mikrofilmas av riksarkivet inom ramen för ett särskilt projekt. Ledningen för projektet föreslås

till riksarkivets SVAR-byrå, medan själva filmningen ut-

förläggas

förs vid ett antal produktionsenheter utplacerade i olika delar av landet. Under första halvåret 1991 etablerar SVAR en ny produktionsenhet för mikrofilmning i Fränsta i kommun.

Ånge

Förslaget från länsstyrelsen i Västernorrland omfattar samma handlingar som riksarkivets förslag, men i stället för decentraliserade produktionsenheter föreslås att all mikrofilmning koncentreras till Ljungaverk i Ånge kommun.

Samhall lämnade sitt förslag till finansdepartementet, och det kom därför inte att behandlas av organisationskommittén. Förslaget har formen av en offert och avser enbart de personakter som förts av pastorsämbetena sedan 1947.

Vi utgår från att riksarkivet senare inhämtar konkurrerande anbud på den filmning som kommer att läggas ut och att utvärderingen av dessa får utgöra grund för avvägningen mellan egna och köpta tjänster och var produktionen skall förläggas.

När det gäller omfattningen på de folkbokföringshandlingar som bör mikrofilmas har vi ingen annan uppfattning än den riksarkivet framfört. Det innebär att drygt ll 000 hyllmeter av de

som överförs till Iandsarkiven bör mik-

folkbokföringshandlingar

rofilmas. Utifrån underlag från riksarkivets SVAR-byrå uppskattar vi kostnaderna för att genomföra denna mikrofilmning till totalt ca 88,2 milj.kr.

Till detta kommer den mikrofilmning av folkbokföringshandlingar från Stockholms församlingar (33 stycken) under perioden 1880 t.o.m. 1947, som Stockholms Församlingsdelegerade bedriver sedan ett antal år tillbaka. Både i riksarkivets förslag till mikrofilmning och i förslaget från Västernorrland förutsätts att den-

na verksamhet fortgår vid sidan av annan De försam-

filmning.

lingsdelegerade upphör som självständigt kyrkokommunalt organ den 1 januari 1992. Man räknar dock med att den mi-

pågående

krofilmningen av handlingar t.0.m. 1947 hinner slutföras innan dess.

Folkbokföringsrutinerna i församlingarna inom Stockholms

stad skiljer sig i vissa avseenden från landet Det finns i övrigt. därför mycket som talar för att filmverksamheten i Stockholm bör utsträckas till att även omfatta efter 1947. Drifthandlingar kostnaderna för en sådan mikrofilmning uppgår enligt underlag från Stockholms till totalt

Församlingsdelegerade ca 5,1 milj.kr.

fördelade på 5 år. Som naturlig ny huvudman för ser

filmningen

vi stadsarkivet i Stockholm av landsarkiv. i egenskap Mikrofilmningen av Stockholms har

folkbokföringshandlingar

hittills genomförts som en kyrkokommunal och inte angelägenhet som en del i uppdrag att sköta

kyrkans folkbokföringen. Ãgande-

rätten till den som använts och till den mik-

mikrofilmutrustning

rofilm som producerats tillfaller, vad vi erfarit, de enskilda

enligt församlingarna när Stockholms Församlingsdelegerade upphör.

Vid samtal med de har framkommit att

församlingsdelegerade

församlingarna är beredda att mot en viss ekonomisk ersättning överlåta både mikrofilmen och

(kamerafilmen) filmutrustningen

till staten. Vi föreslår att staten senast den l januari 1992 övertar dels den mikrofilm över t.0.m. 1947 som

folkbokföringshandlingar produ-

cerats av Stockholms dels den mik-

Församlingsdelegerade,

rofilmutrustning som använts vid Riksarkivet bör få i

filmningen.

uppdrag att snarast ta upp förhandlingar med Stockholms För-

samlingsdelegerade.

långsiktiga resurstillskott

l . Personal

Folkbokföringshandlingarna medför en extrem i

arbetsbelastning

förhållande till andra arkivbestånd. Det är det mest

efterfrågade

materialet hos arkivmyndigheterna, och dessutom tillförs landsarkiven arbetsuppgifter som delvis är helt Den i

nya. handläggning anslutning till folkbokföringshandlingarna som kyrkan

i dag ombesörjer måste i framtiden skötas av Iandsarkiven när ärendena avser handlingar från tiden före l juli 1991.

Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat att

det fordras ett personaltillskott om 87,5 vid landsarki-

årstjänster

ven. Riksarkivet har därefter i december behovet till 1990 angivit 66 årstjänster, under att delar av

förutsättning folkbokföringsma-

terialet mikrofilmas före överlämnandet och att viss datorutrustning m.m. tillförs Iandsarkiven.

Vi gör följande bedömning: Antalet framställningar till landsarkiven om folkbokföringsupp-

i samband med bouppteckningsutredningar och andra legala

gifter

ärenden, t.ex. gravrätter och uppgifter om svenska emigranter, kan uppskattas till mellan 20 000 och 25 000 per år under 1990talet. De enskilda medborgarnas möjligheter att bevaka sin rätt i samband med dessa ärenden blir i hög grad beroende av om landsarkiven kan lämna samma service som kyrkan ger i dag.

l och med att landsarkiven tar över modernt folkbokföringsmaterial som fortfarande är aktuellt för rättskipningen och för förvaltningens arbete, övertar man också informationsskyldigheter och arbetsuppgifter som ligger utanför den traditionella depåfunktionen och som normalt åvilar den arkivbildande myndigheten. En sådan är att föra in i

uppgift kompletterande uppgifter

handlingarna. En annan uppgift är att pröva framställningar om utlämnande av folkbokföringsuppgifter, och den blir särskilt arbetskrävande för landsarkiven eftersom merparten av uppgifterna i det moderna folkbokföringsmaterialet omfattas av sekretess. Tillsammans kan dessa extra arbetsuppgifter uppskattas ha ungefär lika stor omfattning som de legala ärendena.

Även från ren arkivvårdssynpunkt är folkbokföringshandlingarna mer resurskrävande än annat material. Den frekventa använd-

ute hos pastorsämbetena har många gånger slitit hårt på

ningen

och gör det nödvändigt med omfattande konserve-

handlingarna

ringsinsatser för att information inte skall gå förlorad.

En av delar av innebär

mikrofilmning folkbokföringsmaterialet

att landsarkiven kan tillhandahålla äldre handlingar som inte omfattas av sekretess (70 års sekretessgräns) i form av mikrokort. Via distribution av riksarkivets SVAR-byrå blir dessa mikrokort också utanför arkivmyndigheternas forskarsalar (jfr

tillgängliga

avsnitt 5.2.1). Landsarkivens resursinsatser för tillhandahållande kan på detta sätt minskas avsevärt.

Sammantaget innebär detta att landsarkiven behöver tillföras minst 55 årsarbetskrafter under 1990-talet för att klara en författ-

hantering av folkbokföringshandlingarna. Det betyder ningsenlig

lönemedel motsvarande minst 15,4 milj.kr. inkl. påslag för intern administration och forskarservice. Vår beräkning är försiktig på

av svårigheterna att mäta omfattningen av de nya arbets-

grund

uppgifterna. Vi utesluter därför inte att de 66 tjänster riksarkivet angett kan vara en riktig bedömning. Vi förutsätter att riksarkivet vid lämpliga tidpunkter följer upp och redovisar arkivmyndighe-

ternas arbete med folkbokföringshandlingarna inkl. avstämning av

resursfrågorna.

Enligt uppgift utgör den ärendehantering och de informationsuppgifter som landsarkiven övertar från kyrkan omkring 10 % av det folkbokföringsarbete som utförs i dag. Detta motsvarar enligt riksskatteverkets schablon för beräkning av personal i det nuvarande ca 140-150 årsarbetskrafter. Över-

folkbokföringssystemet

föringen av folkbokföringshandlingar till Iandsarkiven skulle i så fall innebära en minskning med ca 85-95 årsarbetskrafter jämfört med dagens situation.

2. Expenser, telefonkostnader m.m.

En ökning av personalen vid Iandsarkiven innebär också att årskostnaderna för lokalvård, kontorsmateriel, telefonsamtal etc. ökar. Vi beräknar denna ökning till totalt 1,7 milj.kr.

3. Lokaler

Vi beräknar de Ökade lokalkostnaderna till ca 6 milj.kr. (årskostnader).

7 i landsarkivens

Förändringar organisation

7.1¶Direktiven

l direktiven anges som utgångspunkt för vårt uppdrag bl.a. att vi skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etablering av nya landsarkiv.

Förslagen om lokalisering av nya depåer skall enligt direktiven sammanväga

a) behoven hos dem som använder arkiven,

b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, särskilt primär- eller landstingskommuner och

c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för kommittén.

Av proposition l989/90:72 om arkiv m.m. framgår

regeringens

att vi också bör utreda att en eller flera

möjligheterna organisera särskilda depåer för arkiv med låg användarfrekevens, där kraven på tillgänglighet är begränsade. l propositionen betonas de fördelar som skulle kunna uppnås om olika delar av den offentliga sektorn samverkar kring lokalförsörjningen.

Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om att Malmö stadsarkiv får statsbidrag för sin landsarkivfunktion. Regeringen har genom beslut den 3 maj 1990 överlämnat ansökan till oss (se bilaga

3 c).

Tidigare förslag

Arkivutredningen (ARKU) föreslår i sitt betänkande Öppenhet

och minne en stegvis utbyggnad av statliga arkivdepåer baserad

på länstanken, dvs. i princip ett landsarkiv per län. Utbyggnaden

bör enligt ARKU utgå från den nuvarande organisationsstruktu-

ren för de statliga arkivmyndigheterna. Tanken på en central depålösning för hela riket avvisas helt.

Även riksarkivet avvisar centrala depålösningar och menar att landsarkivorganisationen bör byggas ut. Riksarkivets förslag är att endast ett fåtal nya landsarkiv etableras under den tid som kan överblickas. För att organisationen skall bli slagkraftig bör de nya

landsarkiven omfatta minst två län, förutom i Stockholm där riksarkivet anser att stadsarkivet bör omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län. Nyetableringar bör ske i universitets- eller högskoleorter med hög befolkningskoncentration och goda kommunikationer.

Utgångspunkten för riksarkivets förslag är att en utbyggnad ovillkorligen fordrar ett resurstillskott.

Landsarkivarierna vid landets sju landsarkiv har i en gemensam

framställan angående folkbokföringsreformen och den regional

utbyggnaden av landsarkiven föreslagit att det inrättas en depå för det moderna folkbokföringsmaterialet (1895-1991) i varje residensstad som saknar landsarkiv. Depåerna kan även nyttjas för leveranser av annat modernt material och samtidigt vara en resurs för myndighetsservicen inom respektive län. För administrativt stöd och teknisk och vetenskaplig specialkunskap skulle depåerna repliera på respektive landsarkiv.

7.3 Våra och

överväganden förslag

7.3.1 Allmänt

Den nuvarande indelningen i landsarkivdistrikt kännetecknas av mycket stora skillnader i underlaget för verksamheten. De minsta landsarkiven - och Östersund - har endast

Visby några procent vardera av arkivmångden vid landsarkiven. De största landsarkiven - Göteborg och Uppsala - har 27 % respektive 15 % av volymen (se tabell IV.8 i bilaga 4:3).

Våra beräkningar och förslag om leveranser av arkivhandlingar till landsarkiven under 1990-talet medför att landsarkivens depåer sammantaget behöver byggas ut med ca 112000 hyllmeter, vilket motsvarar en utökning med totalt ca 63 %. Detta inkluderar såväl

folkbokföringsmaterial (se kapitel 6) som redan beslutade utbygg-

nader i Uppsala och Malmö (se kapitel 8.2.2).

För de två minsta landsarkiven ger leveranserna under 1990-talet ett viktigt volymtillskott för att förbättra stabiliteten i verksamheten. Utbyggnaden för dessa distrikt bör därför ske genom utökade depåer vid de två landsarkiven.

Övriga landsarkivdistrikt har en helt annan storlek. Vi har dock inte funnit några avgörande forsknings- eller kulturpolitiska motiv för att föreslå en inriktning som skulle innebära att försörjningen av arkivdepåer under 1990-talet i första hand bör ske genom en uppdelning av distrikten och etablering av nya landsarkiv. Sambandet mellan landsarkivens lokalisering och tillgängligheten till deras arkivbestånd försvagas för stora delar av det mest efterfrågade arkivmaterialet som ett resultat av den tekniska utvecklingen. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandlingar i stor utsträckning via mikrofilmkopior och utanför arkivmyn-

digheternas forskarsalar, det kunde vi konstatera i avsnitt 5.2.1. Forskare och andra behöver inte i samma som tidi-

utsträckning

gare uppsöka landsarkiven för att få ta del av en handling. Både i regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den

forskningspolitiska propositionen 1989/90:90 betonas att arkivmyndigheterna bör satsa på bl.a. en teknikutveckling för att ytter-

ligare öka arkivens tillgänglighet.

Dagens landsarkiv är produkter av flera årtiondens

investering-

ar från statens sida. Att tillskapa nya enheter fordrar extra resurstillskott bl.a. för att anskaffa nya lokaler och ny samt

utrustning

för administrativa tjänster av olika att den of-

slag. Det är troligt fentliga sektorn under l990-talet ställs inför långtgående krav på

omstruktureringar och nedskärningar. Möjligheterna att finansiera

ny offentlig verksamhet blir då starkt begränsade. Det framstår för oss som ytterst vanskligt att i ett sådant splittra arkiv-

läge

myndigheternas resurser på många små organisatoriska enheter. Vi avfärdar därför en utbyggnad av

landsarkivorganisationen

grundad på länstanken under l990-talet.

Det går samtidigt inte att bortse från att en samverkan med kommuner, landsting och andra arkivintressenter kan utgöra en tillräcklig bas för ett landsarkiv med förhållandevis litet distrikt. Grundförutsättningen för en sådan samverkan är dock, enligt vår mening, att det finns ett väl fungerande regionalt och lokalt samarbete som staten kan ansluta sig till och minska eta-

därigenom bleringskostnaderna.

Vi pekade tidigare på ARKUs och riksarkivets avvisande inställning till tanken på att tillgodose depåutbyggnaden en

genom eller några centrala depåer för hela landet. Förslag om detta har ibland förts fram av kostnadsskäl. l likhet med ARKU och riksarkivet anser vi också att de lägre förvaringskostnaderna inte väger upp nackdelar och merkostnader för för den typ

tillgängligheten

av material och den efterfrågan som dominerar vid landsarkiven.

7.3.2 Etablering av nya landsarkiv

Vid våra kontakter med olika arkivintressenter runt om i landet har vi funnit ett starkt intresse för samverkan i län. l

många

Värmlands län, som i dag ingår i Göteborgs landsarkivdistrikt, har kommunala och enskilda arkivintressenter byggt upp en arkivinstitution i Karlstad kallad Värmlandsarkiv med som

landstinget

huvudman och Föreningen Värmlandsarkiv som intressentorgan och kollektiv avtalspart för de enskilda företag si-

som deponerar na arkiv hos Värmlandsarkiv. Det är vår att Värm-

bedömning

landsarkiv har en så pass omfattande och stabil verksamhet att förutsättningarna är goda för en nära samverkan med staten kring ett nytt landsarkiv. Vi föreslår därför att ett nytt landsarkivdistrikt inrättas för Värmlands län och att ett landsarkiv lokaliseras till

Karlstad. Formerna för samverkan med Värmlandsarkiv återkommer vi till i kapitel 9.

Landsarkivet i Vadstena är för närvarande fullt utnyttjat och kan inte utan utbyggnad ta emot beräknade leveranser under 1990-talet. En plan för fortsatt uppbyggnad av de gamla slottsvallama i Vadstena för depåändamål föreligger sedan planeringen av den första som genomfördes i början av 1980-talet. En

etappen fullständig återuppbyggnad av vallarna har också varit ett starkt önskemål från antikvariskt håll.

Samtidigt har såväl smålandslänen som riksarkivet pekat på Vadstenas ocentrala läge och distriktets stora utbredning. Förslag om ett smålandsarkiv har därför förts fram från flera intressenter. Såväl Kalmar, Växjö och Jönköping har nämnts som lämpliga lo-

Det nuvarande arkivbeståndet i Vadstena omfat-

kaliseringsorter.

tar 26 000 hyllmeter varav ca 10000 från Östergötlands län, ca 7000 från län och resterande ca 9000 från Krono-

Jönköpings

bergs och Kalmar län. En etablering av ett smålandsarkiv som omfattar Jönköping, Kronoberg och Kalmar län skulle med hänsyn till denna fördelning av depåmaterialet innebära mycket stora ingrepp i landsarkivet i Vadstena. Mer lokaler skulle friställas än vad som motiveras för att ta emot folkbokföringsmaterialet och tillväxten under 1990-talet.

Vi har därför övervägt ett alternativ med ett landsarkiv för sydöstra Sverige som omfattar Kronobergs och Kalmar län inom Vadstena nuvarande distrikt och Blekinge län inom Lunds landsarkivdistrikt. Ett landsarkiv för dessa län skulle få en lämplig storlek och medföra en avlastning av Lund och Vadstena som kan

för att ta emot 1990-talets leveranser. Det finns i dag in-

utnyttjas

te tillräckligt underlag för att ta slutlig ställning, men vi bedömer de långsiktiga fördelarna med ett landsarkiv för sydöstra Sverige så stora att vi avstyrker en utbyggnad i Vadstena innan frågan är avgjord.

I Jönköpings län finns långtgående planer på ett arkivförbund inom vilket ett trettiotal myndigheter och institutioner samverkar för att förbättra sin arkivvård och öka tillgängligheten till arkiven. Den bärande tanken bakom förbundet är möjligheterna att samutnyttja den kompetens som medlemmarna besitter inom skilda områden. l länet finns stora statliga arkivbestånd, bl.a. Göta hovrätts arkiv som vi behandlat i avsnitt 4.2. Där finns också många s.k. typarkiv hos rättsvårdande myndigheter. Typarkiven är ett urval på riksnivå av sådana arkiv som kan komma att bevaras intakta för framtiden.

Umeå universitetet har inom sin organisation skapat en institution kallad Forskningsarkivet. Syftet är att erbjuda forskningen och utbildningen vid universitetet arkivinformation på moderna medier som mikrofilm och optiska diskar. Verksamheten, som i vissa stycken är en förlängning av arkivmyndigheternas forskarsalar, har blivit allt viktigare för universitetets forskare. Tillsam-

mans med bl.a. kommun och landsting planerar universitetet att skapa en samordnad arkivmiljö i Umeå där Forskningsarkivet utgör en central del. Vi har uppfattat att det är ett starkt önskemål från Forskningsarkivets sida att i ökad omfattning kunna anskaffa mikrofilm för att utveckla verksamheten.

Vi bedömer inte tiden som mogen att ge förslag om samverkan med intressenterna i Jönköpings och Västerbottens län. Landsarkiven bör i stället ges möjligheter att själva finna formerna för det framtida samarbetet med andra regionala arkivintressenter. Det är rimligt att tänka sig att landsarkiven på sikt kan utveckla lokala depåfunktioner inom sina distrikt.

7.3.3 Stadsarkiven i Stockholm och Malmö

Förslag om att omvandla Stockholms stadsarkiv till ett landsarkiv för Stockholms län har framförts i flera sammanhang, bl.a. av ARKU. Det finns mycket som talar för en sådan lösning: Uppsala år det största Iandsarkivdistriktet och behöver avlastas, Stockholms län är det befolkningsrikaste länet i landet, myndighetsstrukturen i länet avviker från andra län i distriktet, Stockholms stadsarkiv har redan i dag ett bestånd av statliga handlingar (ca 20 000 hyllmeter) som motsvarar ett medelstort landsarkiv.

Vi har övervägt möjligheterna att skapa ett landsarkiv för östra Svealand som omfattar Stockholms och Södermanlands län. Uppsala landsarkiv förvarar i dag ca 4800 hyllmeter handlingar från Stockholms län (exkl. Stockholms stad) och ca 3600 hyllmeter från Södermanlands län. Det har dock visat sig att Södermanlands län i arkivhänseende har mer gemensamt med andra angränsande län än Stockholms län. Vi väljer därför att föreslå att Stockholms län bryts ut ur Uppsala landsarkivdistrikt och bildar ett eget distrikt.

En naturlig utgångspunkt för ett landsarkivdistrikt för Stockholms län, och den minsta förändringen i förhållande till dagens situation, är att Stockholms stadsarkiv kvarstår som en kommu-

nalrättsligt reglerad förvaltning med statliga uppgifter. Vi är över-

ens med arkivnämnden i Stockholms stad om detta. Vårt förslag blir därmed att stadsarkivets nuvarande Iandsarkivfunktion utökas till att omfatta hela Stockholms län.

Vi återkommer till formerna för samverkan med stadsarkivet i Stockholm i kapitel 9.

Malmö stadsarkiv, som år landets äldsta stadsarkiv, har under lång tid förvarat även statliga handlingar. Verksamheten finansieras helt med kommunala medel. Malmö kommun har hemställt hos regeringen om statsbidrag dels för stadsarkivets landsarkivfunktion, dels för kommunens eventuella kostnadsökningar om man utses till intensivdataområde.

Malmö stadsarkiv är en väl integrerad del i dagens landsarkivorganisation. Den statliga arkivverksamheten i Malmö kommun är emellertid av så liten omfattning att det finns anledning att överväga om den motiverar ett eget landsarkiv. Från användarsynpunkt finns det å andra sidan fördelar med en sammanhållen depå för statligt och kommunalt arkivmaterial från Malmö kommun.

Vårt förslag är att landsarkivfunktionen vid Malmö stadsarkiv upphör och att Malmö kommun inlemmas i Lunds landsarkivdistrikt. Malmö stadsarkiv bör dock kvarstå som en fristående depå under landsarkivet i Lund. Kostnaderna för detta kommer vi att redovisa i en särskild skrivelse till regeringen. Hur tillkommande leveranser från statliga myndigheter med Malmö kommun som verksamhetsområde skall fördelas mellan olika depåer förutsätter vi avgörs av landsarkivet efter samråd med Malmö stadsarkiv.

Frågan om intensivdataområden har vi berört i kapitel 3.4.

7.4¶Den framtida

landsarkivorganisationen

Våra förslag till förändringar av landsarkivens distriktsindelning och till etableringar av nya landsarkiv innebär följande:

Landsarkiv Nuvarande Föreslagen organisation

organisation Alternativ A Alternativ B

(huvutlalternativ)

Uppsala Stockholms (exkl. Uppsala, Sögler- Dzo

Stockholms stad), manlands, Ore- Uppsala, Söderman- bro, Västmanlands, Orebro, lands och Koppar- Västmanlands och bergs län Kopparbergs län

Stockholms stadsarkiv Stockholms stad Stockholms län Dzo

Vadstena Östergötlands, Jön- Östergötlands Ostergöt-

köpings, Kronobergs och Jönköpings lands, Jön-

och Kalmar län län köpings, Kro-

nobergs och

Kalmar län

Lund Blekinge, Kristian- Kristianstads, Blekinge,

stads, Malmöhus Malmöhus och Kristian- (exkl. Malmö kom- Hallands län stads, Malmömun) och Hallands hus och län Hallands län

Malmö stadsarkiv Malmö kommun - D20

Sydöstra

- - Sverige Kronobergs,

Kalmar och

Blekinge län

Visby Gotlands län D:o D:o

Göteborg Göteborgs och Bohus, Göteborgs och D:o

Alvsborgs, Skara- Bohus, Alvsborgs och Värmlands borgs och län Skaraborgs län

Karlstad Värmlands län D:o

Härnösand Gävleborgs, Väster- D:o D:o

norrlands, Väster-

bottens och Norr-

bottens län

Öste rsu nd Jämtlands län

8¶Tillkommande resursbehov vid

de

statliga arkivmyndigheterna

under 1990-talet

Avgränsningar

l kapitel 6 har vi redovisat behovet av resurser för en överföring av folkbokföringshandlingar från kyrkan till Iandsarkiven. l detta

redovisar vi behovet av resurstillskott vid de statliga arkiv-

kapitel

- riksarkivet och Iandsarkiven - för att klara över-

myndigheterna

tagandet av övrigt arkivmaterial under 1990-talet. För landsarkiven tillkommer vissa kostnader för de organisationsförändringar vi redovisat i kapitel 7. Dessa kostnader kan först anges efter förhandlingar med berörda kommuner m.fl.

Om inget annat anges avser alla kostnader 1990 års priser och alla lönebelopp 1990 års löneläge inkl. lönekostnadspålägg.

l 5 finns en sammanställning över olika schabloner som

bilaga

i betänkandet. Vi hänvisar till den i de fall våra beräkvi nyttjat ningsgrunder inte särskilt anges i texten.

De förslag till förändringar inom den statliga verksamheten som regeringen nyligen förelagt riksdagen (prop. 1990/91287 och prop. 1990/912100) har, som vi tidigare påpekat i kapitel 3.3.3, inte kunnat beaktas i vårt arbete. Sammantaget kan det bli stora mängder handlingar som måste tas om hand av arkivmyndigheterna när statliga verksamheter upphör eller överförs till statligt ägda bolag. Vi förutsätter att riksarkivet senare redovisar de behov av depåutrymme och övriga resurser som uppstår vid riksarkivet och Iandsarkiven till följd av dessa förändringar.

8.2¶Arkivlokaler

8.2.1 Riksarkivet

Depåutrymmen för konventionella handlingar

Riksarkivet disponerar ca l30000 hyllmeter depåutrymme för konventionella arkivhandlingar, fördelade på huvuddepån i Marieberg i Stockholm (ca 80 000 hyllmeter) samt nio stycken obe-

mannade depåer av skiftande kvalitet runt om i staden (ca 50000 hyllmeter). Det är i dag fullt i samtliga utrymmen.

Tabell 5. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme för pappershandlingar i riksarkivet under 1990-talet (Hyllmeter)

leveransbehov Avgår __ Behov av Statliga Enskilda Accessions- Overgång till depåutrymmyndig- arkiv Summa utrymmen COM-fiche me under heter för utdata 1990-talet

19 000 7 000 26 000 - 2 000 24 0001)

Not: i) Exkl. leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar (se bilaga 4:1 punkt 1).

Anmärkning: Uppgifterna om leveransbehov är hämtade ur tabell 2 (statliga myndigheter) och från kapitel 3.6.2 (enskilda arkiv). Uppgiften om COM-fiche är hämtad från kapitel 5.4.

Byggnadsstyrelsen och riksarkivet utreder möjligheterna att skaffa en större samlad depå för riksarkivet som kan dels rymma den angivna tillväxten, dels ersätta de som bör

befintliga depåer

avvecklas. Ett flertal alternativa lösningar har studerats, både i anslutning till huvuddepån i Marieberg och på andra platser inom Stockholmsområdet. Ett förslag kommer att redovisas till regeringen senast under budgetåret 1991/92. De ökade hyreskostnaderna kan vid be-

nybyggnadsalternativ

räknas till ca 7 milj.kr. per år. Vi utgår då från att det utöver 1990-talets leveranser behöver anskaffas minst 17000 hyllmeter som ersättning för externa depåer som avvecklas.

Depåuzrymmen för zeknikberoendc medier

l riksarkivets huvuddepå i förvaras

Marieberg ADB-upptagningar

(exemplar l) samt ljud- och

videoupptagningar. Säkerhetskopior

av ADB-upptagningar (exemplar 2) förvaras i ett klimatarkiv vid Iandsarkivet i Härnösand. Riksarkivet saknar för närvarande

godtagbara förvaringsutrym-

men för mikrofilm och hyr plats i Vattenfalls klimatarkiv i Råcksta. Närmare uppgifter om riksarkivets filmbestånd finns i bilaga 4:3. Regeringen har genom beslut den 12 juli 1990 åt uppdragit byggnadsstyrelsen att bygga om en del av bergrummet i riksarkivets huvuddepå till arkivlokal för teknikberoende medier. Den nya lokalen beräknas täcka 1990-talets leveransbehov av både elektromagnetiska databärare (ADB-band, ljudband, videoband) och mikrofilm. Det enda behov som kvarstår att är en tillgodose

komplettering av inredningen i magnetbandsarkivet vid landsarkivet i Härnösand för riksarkivets säkerhetskopior av

ADB-upptag-

ningar. Kostnaden för detta ingår i vår av tillkom-

uppskattning

mande medelsbehov för inredning i tabell 9 (kapitel 8.5.1).

8.2.2 Landsarkiven

Depåutrymmen för konventionella handlingar

Landsarkiven förvarar i dag totalt ca 178 000 konven-

hyllmeter

tionella handlingar i sina depåer (se bilaga 4:3). Behovet av utökade depåutrymmen uppgår till drygt 112000 hyllmeter under 1990-talet inkl. folkbokföringshandlingar som vi behandlat

i kapitel 6.

l tabell 6 redovisas depåbehoven nuvarande

uppdelade på

landsarkivorganisation resp. föreslagen organisation (huvudalter-

nativet). Av bilaga 4:3 framgår hur uppgifterna i tabellen beräknats.

Tabell 6. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme lör pappers-

handlingar vid landsarkiven under 1990-talet

(Hyllmeter)

Lund

forts.

Avgår för redan beslutade om- och nybyggnader

Regeringen har beslutat att en om- och tillbyggnad av Uppsala landsarkiv skall påbörjas under budgetåret 1990/91 (prop. 1989/90:100 bil. 10 s. 480). Byggnadsstyrelsen har projekterat för totalt 60000 hyllmeter handlingar, vilket rymmer både det nuvarande beståndet och 1990-talets leveransbehov om handlingarna från Stockholms län (totalt 4800 hyllmeter) överförs till Stockholms stadsarkiv när länet bildar ett eget landsarkivdistrikt.

Det för Stockholms län medför att de-

nya landsarkivdistriktet påbehoven vid Stockholms stadsarkiv Ökar kraftigt. För det statliga arkivmaterialet uppgår behoven under 1990-talet till drygt 16000 hyllmeter inkl. de Iänshandlingar som förs över från Uppsala landsarkiv. Vi förutsätter att möjligheterna till samverkan avseende depåutbyggnaden för stadsarkivet resp. riksarkivet beaktas i det fortsatta arbetet (se kapitel 8.2.1).

Vårt huvudalternativ till framtida organisation av nuvarande Vadstena och Lunds landsarkivdistrikt innebär att Vadstena landsarkiv inte behöver byggas ut under 1990-talet och att behoven av

ytterligare depåutrymmen i Lund minskar med ca en tredjedel jämfört med en oförändrad organisation. Förutsättningen är att

handlingar avseende Kronobergs, Kalmar och Blekinge län (totalt ca 12 200 hyllmeter) överförs från Vadstena och Lund till ett nytt landsarkivdistrikt i sydöstra Sverige. Det totala depåbehovet i ett sådant distrikt därmed till ca 19800 hyllmeter inkl. ut-

uppgår

rymme för tillväxten under 1990-talet.

Malmö stadsarkiv, som vi föreslagit skall kvarstå som depå inom Lunds landsarkivdistrikt, flyttar första kvartalet 1991 in i nya lokaler. Depåkapaciteten är där totalt 12000 hyllmeter varav ca 5000 hyllmeter beräknats för nuvarande och tillkommande stat-

arkivmaterial. Behovet av ytterligare för statliga

ligt depåutrymme

handlingar från Malmö kommun uppgår till ca 1000 hyllmeter under 1990-taIet.

Depåbehoven för landsarkivet i Visby måste på grund av den

kulturmiljön i Visby i första hand tillgodoses genom exter-

känslig na depåer. Byggnadsstyrelsen utreder lämpliga alternativ.

Landsarkivet t Göteborg har ett kvarvarande behov av depåutrymmen under 1990-talet på drygt 8000 hyllmeter sedan hand-

från Värmlands län (5 400 hyllmeter) överförts till det

lingarna

landsarkivet i Karlstad. Detta bör tillgodoses i första

föreslagna

hand genom en utbyggnad av landsarkivets externa depåkapacitet. En lösning som innebär att ytterligare en extern depå måste anskaffas bör dock undvikas.

Förutsättningen för vårt förslag i kapitel 7.3.2 om ett nytt landsarkiv i Karlstad är att staten utan omfattande initialkostnader kan ansluta till den verksamhet som bedrivs av Värmlandsarkiv under landstingets Värmlandsarkivs huvud-

huvudmannaskap.

depå är belägen i en i kan

industrifastighet Forshaga. Fastigheten

byggas om för att inrymma även det depåutrymme som ett landsarkiv i Karlstad behöver tillgång till under l990-talet. En mindre depå i anslutning till landsarkivets lokaler i Karlstad behöver dock anskaffas för förvaring av det mer frekventa materialet.

Vid landsarkiven i Lund, Härnösand och Östersund finns goda möjligheter till utbyggnad för att på sikt klara behoven av depåutrymme.

Överslagsmässigt tillkommer en årshyra av ca 8 milj.kr. för att tillgodose landsarkivens behov av utökade depåer för annat arkivmaterial än folkbokföringshandlingar (se kapitel 6). l den summan ingår inte landsarkivet i Uppsala eller stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Vi utgår också från en antagen av

fördelning

de tillkommande depåbehoven med 75 % i lokaler och

nybyggda

25 % i äldre lokaler.

Depåutrymmen för teknikberoende medier

Landsarkivens depåsituation för teknikberoende medier är följande:

- Vid Stockholms stadsarkiv samt landsarkiven i Göte-

Visby,

borg och Härnösand finns klimatarkiv för mikrofilm som beräknas räcka under hela l990-talet.

- Klimatarkiv för databärare

elektromagnetiska (ADB-, ljud-

och videoband) finns bara vid landsarkivet i Härnösand.

- Landsarkivet i Vadstena har särskilda lokaler för ADB-band och mikrofilm, men lokalerna saknar

erforderliga klimatanläggningar.

Landsarkivet i Uppsala och Malmö stadsarkiv kommer att få klimatarkiv både för databärare och mikrofilm

elektromagnetiska

i samband med att man får nya lokaler.

I Karlstad har Värmlandsarkiv ett klimatarkiv för mikrofilm som bör kunna utnyttjas även av landsarkivet, och i Stockholm kommer stadsarkivet att i fortsättningen kunna deponera sina elektromagnetiska databärare hos riksarkivet.

Kvarvarande behov av klimatarkiv under 1990-talet

uppskattar vi till ca 110 kvm, varav ca 50 kvm för elektromagnetiska databärare och ca 60 kvm för mikrofilm. De ökade årliga hyreskostnaderna för dessa lokaler och för en installation av

klimatanläggning

i Vadstena kan uppskattas till ca 750 000 kr.

Närmare uppgifter om teknikberoende medier finns

i bilaga 4:3.

8.3¶Service- och verksam hetsutrymmen

l detta kapitel behandlar vi riksarkivets och landsarkivens (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö) behov av verksamhetsutrymmen och utrymmen för att tillhandahålla arkivmaterial.

Landsarkivet i Uppsala omfattas inte av våra beräkningar eftersom en utbyggnad av landsarkivet redan är beslutad (se kapitel 8.2.2).

Enligt vår bedömning kommer besöksfrekvensen i de statliga arkivmyndigheternas forskarsalar under 1990-talet inte att öka i samma takt som arkivmyndigheterna tar emot nytt arkivmaterial. En anledning är att vissa handlingar kommer att kunna tillhandahållas i form av mikrofilm också utanför forskarsalarna, t.ex. via folkbiblioteken. Antalet hyllmeter i arkivmyndigheternas depåer utslaget per forskarplats kan därmed ökas något utan att tillgängligheten till arkivmaterialet för den skull begränsas. Siffran är i dag drygt 500 hyllmeter per forskarplats vid de flesta landsarkiv. Vi har stannat för 600 hyllmeter som ett lämpligt nytt genomsnittstal.

Vid tillhandahållande av ADB-upptagningar som omfattas av sekretess kommer det sannolikt att i framtiden ställas krav på

specialutrustade forskarplatser hos arkivmyndigheterna. Vi bedö-

mer att det under 1990-talet behöver inrättas två sådana forskarplatser vid riksarkivet-och en vid varje landsarkiv.

Med dessa beräkningsgrunder ökar de årliga hyreskostnaderna för riksarkivet med ca 860 000 kr. och för landsarkiven med ca 2,2 milj.kr. De behov av service- och verksamhetsutrymmen som är en direkt följd av att landsarkiven tar över folkbokföringmaterialet från ingår inte i dessa beräkningar utan behandlas i

kyrkan kapitel 6.

8.4¶Personal

8.4.1 Nuvarande situation

Enligt arkivutredningen (ARKU) innehåller dagens leveransregler en automatik i överlämnandet av handlingar från statliga myndigheter, men ingen regel som kompenserar arkivmyndigheterna för deras ökade kostnader till följd av leveranserna. Detta har, enligt ARKU, skapat en betydande differens mellan de krav som ställs på arkivmyndigheternas förmåga att förvara och hantera överlämnade handlingar och de resurser som man erhållit för dessa upp-

gifter.

Tabell 7. Riksarkivets och landsarkivens Iönekostnader budgetåret

1988/89

Riksarkiv/ LÖNEKOSTNADER Landsarkiv- Anslagsmedel Lönebidrag Summa distrikt Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Riksarkivet - exkl. SVAR 20 272 (92) 1 666 (8) 21 938 (1()0) - SVAR 1 200 (44) 1 557 (56) 2 757 (100)

Uppsala 3 943 (65) 2 134 (35) 6 (177 (100) Vadstena 3 875 (51) 3 778 (49) 7 653 (100)

1 440 (35) 2 706 (65) 4 146 (100) Visby Lund 4 165 (64) 2 348 (36) 6 513 (100)

4 335 (47) 4 812 (53) 9 147 (100) Göteborg Härnösand 2 943 (72) 1 138 (28) 4 081 (100) Östersund 1 102 (49) 1 129 (51) 2231 (100)

Totalt 43 275 (67) 21 268 (33) 64 543 (100)

Källa: Riksarkivet

Arkivmyndigheterna är i dag beroende av lönebidragsanställd

för att kunna hålla verksamheten Detta förhållanpersonal igång. de väcker tankar om balansen mellan olika anställningsformer, men vi avstår från att gå in på frågan då lönebidraget är föremål

för riksdagsbehandling.

8.4.2 Beräkningsgrunder

Det ingår i vårt uppdrag att bedöma vilka tillskott av personalresurser som arkivmyndigheterna behöver för att klara 1990-talets leveranser av enskilt och statligt material.

l motionerna 1989/90:Kr13 (m), 1989/90:Krl4 (c) och 1989/90:Kr20 (fp) föreslås förstärkningar av landsarkivens resurser, bl.a. på personalsidan, för att klara grundläggande uppgifter som förtecknande och tillhandahållande av arkivmaterial. Kulturutskottet säger i sitt svar på motionerna (1989/90:KrU29) att man utgår från att vi beaktar de behov som finns vid de nuvarande landsarkiven.

Som vi uppfattat vårt uppdrag skall vi koncentrera oss på hur resursbehoven vid de statliga arkivmyndigheterna påverkas av 1990-talets leveranser. Vi har däremot inte tagit upp frågan om resurstillskott för att rätta till obalanser i dagens verksamhet. Det-

ta bör enligt vår mening klaras ut inom ramen för den årliga budgetprocessen.

Vi har övervägt olika metoder att beräkna det personaltillskott som arkivmyndigheterna behöver under 1990-talet. Behovet avser främst hantering och vård av handlingar i depå samt service till användare.

Med hjälp av lönestatistik från riksarkivet och Iandsarkiven (tabellerna lV.15 och lV.l6 i bilaga 4:3) har vi försökt att uppskatta kostnaderna för dessa två kostnadskategorier. Resultatet pekar mot att den genomsnittliga Iönekostnaden per hyllmeter i dag ligger runt 50 kr. per hyllmeter för vården av handlingar och runt 35 kr. för användarservice. Behovet av personal växer dock inte proportionellt med det antal hyllmeter som arkivmyndigheterna tar emot. Stordriftsfördelar i hanteringen samt en ökad användning av mikrokort vid tillhandahållandet av handlingar kan förväntas ge vissa besparingar, i första hand vid Iandsarkiven. Efterfrågan på arkivmaterial ökar heller inte i samma takt som leveranserna till arkivmyndigheterna. Vår bedömning är att 65 kr. per hyllmeter är en användbar schablon för att beräkna det tillkommande behovet av lönemedel under l990-talet. l schablonen inkluderas även administrativa tjänster som personal- och löneadministration, administrativ service samt arbetsledning.

De statliga arkivmyndigheterna kommer under 1990-talet att få ta emot betydligt mer handlingar än under 1980-talet, vilket medför ökade kostnader för arbetsuppgifter till mot-

i anslutning tagandet. Vi föreslår att arkivmyndigheterna får en utökning av

förvaltningsanslaget med l milj.kr. för dessa merkostnader.

8.4.3 Behovet av resurstillskott

Utöver de personalresurser som vi beräknat i kapitel 6.3.2 för övertagandet av folkbokföringshandlingarna från kyrkan, behöver riksarkivet och Iandsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö) ett tillskott av lönemedel som i slutet av 1990-talet kan uppskattas till l0,8 milj.kr. per år.

Tabell 8. Uppskattat tillkommande behov av lönemedel vid riksarkivet

och Iandsarkiven under 1990-taIet exkl. stadsarkiven i Stock-

holm och Malmö (årskostnader)

(Tkr.)

Arkivmyndig- Konventio- Teknikbe- Kompensaheter nella hand- roende tion för

lingar medier mottagande Summa

Riksarkivet l 600 l 0000 200 2 800

Landsarkiven 5 9002) l 3003) 800 8 000

Totalt 7 500 2 300 l 000 l0 800

Noter: 1) Varav 2 årsarbetskrafter á 250 000 kr. avser mikroñlm. 2) Exkl. folkbokföringshandlingar som behandlas i kapitel 6. Beräkningsgrunden är därmed 90 400 3) Varav 2,5 årsarbetskrafter á hyllmeter handlingar. 250 000 kr. avser mikroñlm.

8.5 och utrustning Inredning

8.5.1 Inredning

En stor hos under 1990-talet

kostnadspost arkivmyndigheterna

blir av de tillkommande arkivdepåerna. l tabell 9 reinredningen dovisar vi våra av inredningskostnaderna för det

uppskattningar

arkivmaterial - utöver folkbokföringshandlingar - som arkivmynbehöver ta emot under 1990-talet. Kostnader för indigheterna och forskarutrymmen är i tabellen samredning av tjänsterum manförda under övrigt.

Tabell tillkommande behov av medel För inredning vid 9. Uppskattat riksarkivet och landsarkiven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö (Tkr.)

lnredningskostnader

Depåutrymmen Övrigt Summa Arkivmyndigheter

Riksarkivet 10 700)) 300 ll 000

landsarkiven ll 3002) 6002) ll 900

Totalt 22 000 900 22 900

Noter: l) Varav 6300 tkr. avser leveranser och 4400 tkr. ersättning för externa depåer som avvecklas under 1990-talet. 2) Exkl. folkbokföringshandlingar som behandlas i kapitel 6 och landsarkivet i Uppsala där beslut om utbyggnad redan tagits. Beråkningsgrunden för pappershandlingar är därmed 44 900 hyllmeter.

8.5.2 Utrustning

En medför ett behov av

utbyggnad av de statliga arkivdepåerna kompletterande kontorsutrustning (kontorsmaskiner, kopiatorer,

telefonväxlar till ca l milj.kr. vid m.m.) som grovt kan uppskattas riksarkivet och ca 2,5 milj.kr. vid landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Till detta kommer de utrustningsbehov

Malmö).

med av Överföringen av folkbokföringshandlingar till anledning landsarkiven som vi behandlat i kapitel 6.3.2. I 4.4.1 har vi föreslagit att depåansvaret för ADB-upp-

kapitel

från regionala och lokala statliga myndigheter fortsätt-

tagningar

7l

ningsvis läggs på landsarkiven. För ljud- och videoupptagningar har vi föreslagit en motsvarande ordning. Landsarkivens för dessa bör

utrustningskostnader upptagningar

kunna begränsas genom samarbete med andra regionala myndigheter som har teknisk kapacitet. En viss basutrustning fordras dock för att kunna vårda och ta del av innehållet i upptagningarna. Vi uppskattar kostnaderna för denna till ca 0,2

basutrustning

milj.kr. per Iandsarkiv. Behovet av särskilda forskarplatser för tillhandahållande av ADB-upptagningar, som vi pekat på i kapitel 8.3, innebär ytterligare kostnader för utrustning med ca 60 000 kr. per per plats. För vården av den mikrofilm som överlämnas till arkivmyndigheterna under l990-talet har riksarkivet beräknat att det fordras kompletterande utrustning till en anskaffningskostnad av totalt 3 milj.kr. I den summan ingår inte den som vi

mikrofilmutrustning

i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar från Stockholms

Församlingsdelegerade.

Övrigt

Som en följd av att verksamheten vid de

statliga arkivmyndighe-

terna växer kraftigt under l990-talet tillkommer även andra årliga kostnader än de som avser lokaler och lönemedel. Exempel på sådana kostnader är lokalvård, telefon, utbildning/introduktion av personal m.m. Vi beräknar dessa övriga årliga kostnader till ca 0,3 milj.kr. för riksarkivet och ca 0,9 milj.kr. för landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö). Motsvarande kostnader i samband med överföringen av in-

folkbokföringshandlingar ingår

te utan redovisas i kapitel 6.3.2.

9¶Former för samverkan med

andra arkivhuvudmän

9.1¶Stockholms stadsarkiv

1 kapitel 7.3.3 har vi föreslagit att landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv utökas till att omfatta hela Stockholms län.

Den funktionen regleras i dag i förordningen 1962:40 med arkivstadga för Stockholm. När arkivlagen (1990:782) träder i kraft den l juli 1991 blir stadgan inaktuell,

och en ny författningsregle-

ring av landsarkivfunktionen måste till. Den rättsliga grunden för en sådan reglering år 11 kap. 6 § regeringsformen (1974:152) en-

ligt vilken statliga förvaltningsuppgifter kan anförtros åt en kom-

mun.

1 regeringskansliet pågår arbete med en till den

arkivförordning

nya arkivlagen som ersättning för nuvarande allmänna arkivstadgan (1961:590). Mycket talar för att landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv bör regleras i särskild bl.a. att det

ordning,

blir en uppgift för Stockholms stad. bör

obligatorisk Regleringen

ske i lagform.

De ekonomiska villkoren för den nuvarande landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv regleras ett avtal mellan

genom staten och staden om till Stockholm för av

ersättning nyttjande

stadsarkivet. Avtalet är tecknat för tiden fram till och med den 31 december 1989 och automatiskt med tio år i sänder om

förlängs

det inte sägs upp senast fem år före avtalstidens Skulle

utgång.

landsarkivfunktionen förändras väsentligt under avtalstiden kan

parterna påkalla förhandlingar om ändring av ersättningens stor-

lek.

Ersättningen till Stockholms stad är och

indexreglerad uppgår

för närvarande till 3,7 per år. Staden har

milj.kr. (arkivnämnden)

framfört att ett slutligt från stadens sida till vårt

ställningstagande

förslag om utökad landsarkivfunktion vid stadsarkivet måste föregås av en förhandling om ändrad ersättning. Man anser att redan regeringens beslut om att folkbokföringshandlingarna skall överföras till landsarkiven föranleder om

förhandling ersättningens

storlek, eftersom beslutet går utöver de förutsättningar som

gällde

vid den tidpunkt som är bas för

indexberäkningen (maj 1980).

Vi föreslår att staten snarast upptar förhandlingar med Stockholms stad om förändringen av landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv.

Som kommunal förvaltning faller Stockholms stadsarkiv utanför den ledning och samordning av den statliga arkivverksamheten i riket som riksarkivet utövar i sin egenskap av chefsmyndighet för landsarkiven. De konsekvenser som detta kan få för verksamheten bör beaktas i samband med förhandlingarna med Stockholms stad.

9.2 Värmlandsarkiv

Vi har föreslagit i kapitel 7.3.2 att ett nytt landsarkiv inrättas i Karlstad för Värmlands län. Förslaget bygger på möjligheterna att samverka med den Iandstingskommunala arkivinstitutionen Värmlandsarkiv.

En sådan samverkan kan innebära allt från ett gemensamt lokalutnyttjande till ett väl utvecklat sambruk av ett stort antal nyttigheter. För statliga och kommunala myndigheter styrs samverkansmöjligheterna bl.a. av de offentligrättsliga befogenheter och skyldigheter som är knutna till myndigheternas allmänna handlingar.

Värmlandsarkivs verksamhet är uppdelad på två arbetsplatser: huvuddepån i Forshaga utanför Karlstad med ca 15000 hyllmeter handlingar och administrationslokaler inkl. forskarsal i Gamla Badhuset inne i Karlstad. Värmlandsarkiv har egen bokbinderioch konserveringsverkstad. Man bedriver också viss mikrofilmning i egen regi.

Depån i Forshaga har kapacitet att efter ombyggnad bli huvuddepå även för landsarkivet i Karlstad. Avståndet mellan Forshaga och Karlstad är heller inte längre än att de transportrutiner som Värmlandsarkiv för närvarande upprätthåller kan utvecklas till att omfatta även landsarkivets behov. För att klara en säker förvaring av arkivmaterialet inne i Karlstad, men även för att upprätthålla den ambitionsnivå vid tillhandahållandet av handlingar som i dag gäller för landsarkiven, behövs det dock en mindre arkivdepå i anslutning till landsarkivets administrationslokaler.

Vårmlandsarkiv delar i dag administrationslokaler och forskarsal med Folkrörelsernas arkiv för Värmland och Emigrantregistret i Karlstad. Byggnadsstyrelsen undersöker tillsammans med

landstinget och Karlstads kommun möjligheterna att placera ett

landsarkiv i samma lokaler.

10 och resursbehov

Förändringar

under 1990-talet

10.1 Våra

utgångspunkter

Vi har tidigare i betänkandet (kapitel 3) angett omfattningen på det arkivmaterial som vi bedömer att de statliga arkivmyndigheterna behöver ta emot under 1990-talet. De behov av depålokaler

resurser som detta föranleder har vi också beräknat och övriga

dels för folkbokföringshandlingar (kapitel 6), dels för övrigt ar-

kivmaterial (kapitel 8).

l detta kapitel sammanfattar vi förslagen och resursbehoven. På några punkter har det inte varit möjligt att nu beräkna eller

kostnaderna. Det gäller vissa merkostnader till följd av

uppskatta

våra förslag om ändrad indelning i landsarkivdistrikt samt vissa kostnader som berörs av kommande förhandlingar om stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

l kapitel 3.3.4 har vi föreslagit att alla leveranser från affärs-

verk som inte är tvingande enligt arkivlagen fortsättningsvis skall

ske genom avtal mellan resp. verk och arkivmyndigheten om ersättning (sjâlvkostnad) för lokaler, vård etc. Det är inte möjligt att i dag uppskatta vilka depåutrymmen som dessa externt finansierade leveranser fordrar under 1990-talet. Vi utgår från att dessa behov kan beaktas löpande i planeringen och att kostnaderna inte

medför ökade anslagsanspråk från arkivmyndigheterna.

10.2 m.m. under 1990-talet

Föreslagna förändringar

Vi föreslår i sammanfattning

- att riksarkivet tillförs ca 24 000 för

hyllmeter depåutrymme

leveranser av pappershandlingar samt minst 17000 hyllme-

ter som ersättning för vissa olämpliga depåer

- att landsarkiven tillförs ca 60 700

hyllmeter depåutrymme för pappershandlingar samt 110 kvm depåutrymme för tek-

nikberoende medier; vi förutsätter då att ca 32 200 hyllme-

ter ryms inom den tidigare beslutade utbyggnaden av lands-

arkivet i Uppsala och att totalt 20000 hyllmeter omfattas av

kommande förhandlingar om stadsarkiven i Stockholm och Malmö att riksarkivet och landsarkiven därutöver får bygga ut ytterligare depåkapacitet för uppdragsverksamhet mot full ersätt-

ning

att fortsatta leveranser från affärsverken som inte är

tvingan›

de enligt arkivlagen skall ske genom avtal och avse

förvaring

mot full ersättning enligt självkostnadsprincipen att landsarkiven övertar depåansvaret från riksarkivet för a) arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter samt universitet och högskolor b) ADB-upptagningar från regionala och lokala statliga myndigheter undantaget är renovationer, Göta hovrätts äldre arkiv samt ADB-upptagningar från vissa centralt utformade system

att ersättnings-/skyddsfilmning av i första pappershandlingar

hand genomförs för ca 12000 hyllmeter av de totalt ca 20 000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall överföras till landsarkiven från pastorsämbetena att ett nytt landsarkiv inrättas för Värmlands län och samordnas med Värmlandsarkiv i

Karlstad/Forshaga

att Vadstena landsarkiv inte byggs ut innan frågan om ett landsarkiv för sydöstra Sverige (Kronobergs, Kalmar och Blekinge län) prövats ytterligare att Stockholm stadsarkiv utvecklas till landsarkiv för Stockholms län, vilket innebär arkiv över-

att länsmyndigheternas förs dit från Uppsala landsarkiv att Malmö stadsarkiv för det statliga arkivmaterialet får en begränsad funktion som lokal depå inom Lunds landsarkivdistrikt.

10.3 Resursbehoven under 1990-talet

Vi sammanfattar i tabell 10 de resursbehov som behandlats i kapitlen 6 och 8. De resursramar som anges för samt för arkiv-

mikrofilmning

myndigheternas lokaler är preliminära och kan tjäna som planeringsramar. För mikrofilmningen bör slutligt resursbeslut grundas

på resultatet av kommande anbudsprövning/upphandling. För lo-

kaler bör kostnaderna slutligt beräknas på grundval av kalkyler (motsvarande) i de enskilda byggnadsprojekten.

Tabell 10. Uppskattade resursbehov under 1990-talet för utbyggnaden av de statliga arkivmyndigheterna (Tkr.)

Arkivmyndigheter Ãrskostnader Engångskostnader

Riksarkivet

- lokaler 7 900 -

-inredning och - l 3 600 utrustning - intern personal (inkl. 2 800 administration) - lokalvård och övriga driftkostnader 300 -

Summa riksarkivet 11 000 13 000

Landsarkiven

- lokaler l7 000 -

-inredning och - 33 200 utrustning - av mikroñlmning - 93 3000 folkbokföringshandlingar övriga engångskostnader för folkbok- - 9 000 föringshandlingar - intern personal (inkl. 23 400 administration) - lokalvård och övriga driftkostnader 2 600 -

- tillkommande Okade kostnader för övriga p.g.a. Engångskostnader kostnader ökat antal landsarkiv- flyttning av arkiv vid distrikt. Kan beräknas utökning av antalet först senare i samband landsarkivdistrikt med konkret planering för resp. tillkommande distrikt. För stadsarkiven i Stockholm och Malmö tillkommer ersältningsbelopp som ännu inte förhandlats om.

Summa landsarkiven 43 000 135 500

Totalt riksarkivet och landsarkiven 54 000 l49 lOO

Noter: l) Till detta skall läggas den ersättning för mikroñlm och ñlmutrustning som vi i kapitel 6.3.2 föreslagit att staten övertar från Stockholms Församlingsdelegerade. Ersättningens storlek är inte fastställd.

10.4¶Utbyggnadstakten

Utbyggnaden av landsarkiven styrs i hög grad av de krav som

Överföringen av folkbokföringshandlingarna ställer. Depåutrym-

me skall finnas tillgängligt när handlingarna lämnas över från pastorsämbetena, och personal och övriga resurser måste vara på plats för att klara den handläggning och övriga uppgifter som landsarkiven samtidigt övertar. l kapitel 6.2 har vi föreslagit att

arkivmyndigheterna får ansvaret för att genomföra överföringen

av folkbokföringshandlingar och för att delar av materialet samtidigt mikrofilmas. Överföringen och filmningen kräver en omfattande och detaljerad planering mellan arkivmyndigheterna och pastorsämbetena. En sådan plan bör utarbetas av riksarkivet under l991/92 och läggas till grund för den takt i vilken föreslagna

resurser för folkbokföringshandlingarna tillförs arkivmyndigheter-

na under 1990-talet.

För det övriga arkivmaterialet som landsarkiven tar emot under 1990-talet styrs utbyggnaden av att anskaffa

möjligheterna

lämpliga depåutrymmen. Detta blir även vägledande för tilldelningen av övriga föreslagna resurser.

Vi ser två strategiska frågor i utbyggnaden av landsarkiven. Den ena frågan är valet mellan ett nytt landsarkivdistrikt för sydöstra Sverige eller en fortsatt utbyggnad i Vadstena och Lunds landsarkiv med oförändrad organisation. depåutrym-

Tillgängliga

men i både Vadstena och Lund är fullt utnyttjade och ett snabbt beslut från statsmakternas sida är för att

nödvändigt arkivmyndig-

heterna i denna del av landet skall kunna ta emot 1990-talets leveranser. Vårt huvudalternativ innebär att utbyggnaden koncentreras till ett nytt landsarkiv för Kronobergs, Kalmar och Ble-

kinge län.

Den andra strategiska frågan är verksamheten vid Stockholms stadsarkiv. En överenskommelse mellan staten och Stockholms stad som reglerar landsarkivfrågan bör komma till stånd snarast möjligt. Utbyggnaden av arkivverksamheten i Stockholm är en fråga som av praktiska skäl bör samordnas med den tidigare beslutade om- och nybyggnaden av Uppsala landsarkiv och med det pågående arbetet kring riksarkivets depåsituation. Den mikrofilm-

ning av folkbokföringshandlingar som pågår i Stockholm, och

som vi i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar när den nuvarande huvudmannen upphör l januari 1992, påverkas också av hur frågan om Stockholms stadsarkiv löses.

Förslag om depåutbyggnaden vid riksarkivet kommer, som vi tidigare nämnt i kapitel 8.2.1, att redovisas till senast

regeringen

under budgetåret 1991/92. Vi utgår från att riksarkivet samtidigt redovisar ett underlag för takten i tilldelningen av övriga föreslagna resurser till riksarkivet.

Bilaga 1

Kommittédirektiv

Dir. 1989:46

Organisationskommitté för statliga arkivdepåer

Dir. 1989:46

Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05

Chefen för Utbildningsdepartementet, statsrådet Göransson, anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Bakgrund

Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne, redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfatt-

ning fram till år 2000. Enligt utredningen kan handlingar på pap-

per antas öka med omkring 20 000 hyllmeter per år efter genomförd gallring. Därtill kommer information som lagras på annat medium, såsom mikrofilm eller magnetband.

Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvaltningens myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och Iandsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av

leveranser uppgår till ungefär 18000 hyllmeter pappershandlingar

som myndigheterna önskar att riksarkivet skall ta emot och uppskattningsvis 54000 hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på andra Iagringsmedier.

Utrymmet i depåer för att ta emot leve-

arkivmyndigheternas

ranser är mycket begränsat. Om de

statliga arkivmyndigheterna

skall svara för den långsiktiga av den förvalt-

förvaringen statliga

ningens arkiv, är enligt arkivutredningen en utbyggnad av arkiv-

myndigheternas förvaringskapacitet ofrånkomlig. Med en sådan

uppbyggnad kommer trycket på myndigheternas egna lokaler att minska i motsvarande grad. Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statliga arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utredningens mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga verksamheten.

Utredningen ansåg det vidare lämpligt

att - om de nödvändiga resurserna kunde överföras till arkivmyndigheterna - i så fall inrätta nya landsarkiv i Karlstad och Umeå. borde emel-

Samtidigt

lertid lokaliseringen av landsarkiv initiativ bl.a. styras av regionala som tas i denna fråga. Enligt borde sålunda en ut-

utredningen

byggnad av de statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a. de kommunala arkiven. Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållandet mellan staten och stadsarkivet i Malmö omregleras. Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilmning av arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på papper, dels för skyddskopiering av pappershandlingar som är utsatta för stark har funnit

förslitning. Utredningen

att mikrofilm är inom inte

underutnyttjat statsförvaltningen,

minst när det gäller att ersätta Mikrofilm

handlingar på papper.

borde sålunda i väsentligt större kunna för

omfattning utnyttjas

att minska arkivens volymtillväxt.

Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi har i 1988:2)

en skrivelse till regeringen den 10 maj 1989

föreslagit, att kyrko-

bokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de statliga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med

att huvudmannaskapet för folkbokföringen ändras.

Överföringen

bör enligt kommittén ske under en Som allmän för-

tioårsperiod.

utsättning för att förslaget skall kunna realiseras gäller att landsarkiven under denna tid förses med de depåer och den personal som behövs.

Uppdraget

Mot bakgrund av de bedömningar av de offentliom utvecklingen ga arkiven som har redovisats av dessa båda utredningar bör en organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan

för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyndigheterna skall kunna ta emot de leveranser som statsförvaltningens myndigheter nu och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra. Kommittén bör lägga fram

förslag om de nya depåernas lokalisering, organisatoriska ram, nödvändi-

ga tidpunkter för färdigställande samt beräkna kostnaderna för

statsförvaltningen.

Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter: - Kommittén bör från av leveranser

utgå de uppskattningar

och framtida arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs med hänsyn till kommitténs uppgifter. Kommittén bör beakta aktuella organisationsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall enligt 28 § allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader lämnas till

en arkivmyndighet.

Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga resurser för kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta med anledning av det nämnda förslaget från organisationskommittén för folkbokföringen.

- leveranser skall

Omfattningen av myndigheternas uppskattas utifrån förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga. Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att allmänt frigöra lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära besparingar för statsförvaltningen.

- skall beräknas med avseende

Depåbehovet på riksarkivets

och landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter

enligt förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet

och landsarkiven. Kommittén får dock föreslå mel-

förändringar

lan riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos

statsförvaltning-

en och kommitténs förslag i övrigt.

- av bör också från bedöm-

Beräkningarna depåbehoven utgå

ningar av möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler ge-

nom systematisk användning av mikrofilmning som ersättning för

handlingar som bevaras på papper. Kostnaderna för sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade lokalkostnader som bevarande

av pappershandlingar medför.

- Den som

byggnadsstandard nu gäller för statsförvaltningens arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden ifråga om

nya depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga

byggnader bör kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från behovet av att hålla statens lokalkostnader nere liksom behovet av att ge arkiven en och

nödvändig trygg säker förvaring under rimlig tillgänglighet.

- Kommittén skall lämpligheten av att utbyggnaden av

pröva landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya landsarkiv. Förslagen om lokalisering av nya depåer skall sammanväga

a) behoven hos dem som använder arkiven,

att samverka med andra arkivhuvudmän, sär-

b) möjligheterna skilt primär- eller landstingskommuner och

kostnaderna för på de orter som aktualiseras

c) etableringar

för kommittén.

- Kommittén bör b - överlägga med

- med hänsyn till punkt de intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar. Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så långt möjligt redovisas i kommitténs förslag.

- Kommittén bör studera behovet av de

specialutrustningar

och särskilda lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k. nya medier (ADB-band, mikrofilm m.m.) och lämna om sådan utrustning som behöver finnas i ar-

förslag

kivorganisationen.

Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till ut-

för arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall

byggnadsplan

vara kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som driftskostnader och personal.

Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och bygg-

samt-de myndigheter och statliga kommittéer som

nadsstyrelsen har uppgifter av betydelse för uppdraget.

Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och särskilda utredare angående utredningsförslagens

inriktning (dir. 1984:5) samt angående beaktande av EG-aspekter

(dir. 1988:43).

Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad år 1990.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att rege-

chefen för utbildningsdepartementet att till-

ringen bemyndigar

kalla en organisationskommitté - omfattad av kommittéförord-

- med högst fem ledamöter med uppdrag att

ningen (1976:119) upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

att utse en av ledamöterna att vara ordförande,

att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt kommittén.

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar

att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda an-

slag Utredningar m.m.

Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bi-

faller hans framställan.

(Utbildningsdepartementet)

l

I

Bilaga 2

F1 rmzvsá gg DEPARTEMENTET xy PROTOKOLL 26 l (2 )

vid regeringssammanträde

1990-04-26 3009/89

Dossier

5:8

.in i 11mm. .J

Med stöd av regeringens bemyndigande har chefen för finansdepartementet tillkallat en kommitté (Fi 1988:02) för genomförande av en ny organisation för folkbokföringen.

Kommittén har den 25 maj 1989 avlämnat en promemoria rörande den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv och om mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingar. Kommittén har föreslagit bl.a. att kyrkobokföringsarkiven skall överföras från pastorsämbetena till de statliga arkivmyndigheterna.

Promemorian har remissbehandlats.

Chefen för utbildningsdepartementet har, med stöd av regeringens bemyndigande, tillkallat en organisationskommitté för försörjningen av statliga arkivdepåer (arkivdepåkommittén, U 1989:10).

Regeringen beslutar att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven.

Det ankommer på arkivdepåkommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för kyrkobokföringsarkivens framtida förvaring som föranleds av beslutet om överföring av kyrkobokföringsarkiven. De närmare utgångspunkterna för kommitténs utredningsarbete denna del anges i bifogade promemoria.

Bilaga FINANSDEPARTEMENTET PM

1990-04-26

Den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiven

Organisationskommittên (Fi 1988:02) för folkbokföringen har föreslagit att kyrkobokföringsarkiven överförs till de statliga arkivmyndigheterna. Överföringen bör enligt kommittén ske under en tioårsperiod. Kommittén har beräknat kapitalkostnaderna för Överföringen till ca 27 milj. kr. och de årliga driftskostnaderna till ca 20 milj. kr. Materialet omfattar ca 23 000 hyllmeter, vilket kan jämföras med det arkivmaterial om ungefär 312 000 hyllmeter som förvaras hos riksarkivet, landsarkiven samt stadsarkiven i Malmö och Göteborg.

Genom regeringens beslut den 5 oktober 1989 tillkallades en organisationskommitté för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer, arkivdepåkommittén. Kommittén bör nu även beakta det behov av depåer, personal och övriga resurser som ett överförande av kyrkobokföringsarkiven till de statliga arkivmyndigheterna medför. Den bör utgå från att kyrkobokföringsarkiven skall förvaras under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd. En ändamålsenlig och rationell hantering kan kräva att arkiven hålls samman i relativt stora enheter. Kyrkans behov av uppgifter av kyrklig karaktär i de nuvarande kyrkoböckerna måste också tillgodoses efter organisationsändringen.

Under tiden fram till dess kyrkobokföringsarkiven har överförts till de statliga arkivmyndigheterna kan det av flera skäl vara lämpligt att låta mikrofilma kyrkobokföringshandlingarna. Efter en mikrofilmning ökar tillgängligheten av materialet avsevärt samtidigt som slitaget på originalhandlingarna minskar. Förslag till genomförande av mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingarna har lämnats av riksarkivet, länsstyrelsen i Västernorrlands län och av Samhall i Kalmar.

Kommittén bör lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av kyrkobokföringshandlingarna.

Kommittén bör utgå från att kostnaderna för mikrofilmning och överförande av kyrkobokföringshandlingarna skall rymmas inom den medelsram för folkbokföringsreformen om 250 milj. kr. per år som riksdagen godkänt (prop. 1986/87:158, 1987/88:SkU2, rskr. 1987/88:2). Kommittén bör samråda med riksskatteverket vid utarbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av kyrkobokföringshandlingar. Utgångspunkten för kommittén bör vara att lämna ett förslag där takten i genomförandet styrs av de ekonomiska förutsättningarna.

Bilaga 3a

Utdrag

UTBILDNINGSDEPARTEMENTET PROEOKOLL 19

vid regeringssammantrâde

1990-02-22 Dnr 1037/80,

1172/ 88

(slutligt)

Skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler

Byegladsstyrelsen har i skrivelse den 10 mars 1960 hemställt om uppdrag att proJektera utbyggnad av bergrtunsarkiv i anslutning till befintligt berg-tnnsarkiv i kv Lysbomben 2 i Stockholm.

Riksarkivet har i skrivelse den 29 mars 1988 hemställt att regeringen beslutar om en utbyggnad av bergnagasinen enligt byggnadsstyrelsens förslag.

Regeringen vidtar ingen annan åtgärd med anledning av skrivelserna än att regeringen beslutar att överlämna ärendena till organisationskommittén för statliga arkivdepåer (U 1989:10).

Utdragets överensstämmelse med originalet intygas

”va/Lun 7MÅÅFK/

Utdrag till

riksarkivet byggnadsstyrelsen organisationskommittén för statliga arkivdepåer (U 1989:10).

Handlingarna i ärendet bifogas

Bilaga 3b

UTBILDNINGSDEPARTEMEMU

Utdrag

PROTOKOLL

vid regeringssamnanträde h

1990-01-18 Dm 1820, 141431,

hh97/BB. 201, 11478,

2618/89

Skrivelser rörande inrättande av landsarkiv m.m.

Kalmar kommun har i skrivelse den 17 maj 1988 redovisat förutsättningar för att inrätta ett landsarkiv för sydöstra Sverige i Kalmar.

Länsstyrelsen i Kronobergs län har 1 skrivelse den 19 december 1988 redovisat en rapport om förutsättningarna för att inrätta ett landsarkiv för Småland i Växjö.

Länsstyrelsen i Jönköpings län har i skrivelse den 29 december 1988 redovisat förutsättningr för att etablera ett landsarkiv i Jönköping.

Örebro läns landstingskommun m.f1. myndigheter och institutioner har i skrivelse den 15 mars 1989 synpunkter

redovisat

till förmån för inrättande av ett landsarkiv 1 Orebro.

Risk Fender AB har redovisat företagets möjligheter att tillhandahålla depåer för statliga arkiv.

Iandsarkivarien Lars Otto Berg m.f1. har redovisat synpunkter angående folkbokföringsreformen och regional utbyggnad av landsarkiven.

Regeringen beslutar att överlämna skrivelserna till orgnisationskommittén för statlig arkivdepåer (U 1989:10).

Bestyrkes i tjänsten

Å

Åunâfø/L

Bilaga 3c

UTBILDNINGSDEPAHTEMENTET Utdrag PROTOKOLL vid reger i ngs sammanträde 5

1990-05-03 Dnr 3103/88

Ansökan om statsbidrag till Malmö stadsarkiv

Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om statsbidrag till verksamheten vid Malmö stadsarkiv.

Regeringen vidtar ingen annan åtgärd med anledning av ansökningen än att den överlämnas till arkivdepåkommittén (U 1989:10). Det ankommer på kommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag lämna förslag till regeringen om förändringar i organisationen av landsarkiv.

Bestyrkes i tjänsten

/?5ü%t72Cu4á;u»7

Utdrag till

./. arkivdepåkommittén. Handlingarna i ärendet bifogas finansdepartementet riksarkivet Malmö komun

Bilaga 3d

å F1 NANS- Utdrag . !!§ DEPARTEMENTET ägg PROTOKOLL 58

vid

regeringssammanträde

1990-05-17 3009/89

7536/89

Dossier

5:8

Promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen och skrivelser från §gmng11 Kalmarsund

I enlighet med ett förslag i en remissbehandlad promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen beslöt regeringen den 26 april 1990 bl.a. att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven. I samband därmed gavs vissa utredningsuppgifter till arkivdepåkommittén (U 1989:10).

Samhall Kalmarsund har i två skrivelser, den 13 december 1989 och den 26 februari 1990, till finansdepartementet lämnat förslag rörande mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingarna.

Regeringen beslutar att promemorian jämte remissvaren samt skrivelserna från Samhall Kalmarsund skall överlämnas till arkivdepåkommittén.

Fotostatkopiansöverenss-iåmmelu hf-d urtgunale:begwa,

m. zz-“gümå

gmiaai: »awxø-ø.H r :I i :wa .i (s. S:ål* .JJ OXOZYCÅH hiv 5919257 u*:ansvarar 139931 « å 3 »OG9.i

nåâálmmçianaiåsainspxo vs ?sex :am 8% nab mizmmsmmwä nåt? Iaelaviääa dom nspnluöämodásoü sån §g§:aaex ia) Ãâäiáââñáåâlâmiáiáâáåüuâå

bnåbnsuadaaimaw ns 1 çsimxüi Jag b§m Jsnplxns I nñâjimmmianoljsaidspzo vs 989: åüw ES ash aiüømmmoxq G99: Iåigs aa üsb napnixapsz Jölaxd nsçnixöäxaáxånä :§1 (Il: csuöäaavö :Luxe navzxuaagnixöaxodøxzyx.äxa .s Id -qquagaimbsxxu saaxu svag baxxåb änadmsa I .navixiazhnaá .çuueaez t!) nbâåålrämcxäå-zgshvidiza :ii-s: 39:21:»

1sám9ø$b E; nab .xsalavläiz åvâ-2 1ad.b§ua15m:ax“I{sdmaa åsánâuøsxaqobanankt iii: .S991 iwsuudaä as maa áac 9 . -apnläöiiodoxwyx va çaánwâzêauxxm ñbüsüää eslawöä Janmai › . .Mwasvpraz1055431511

nawsvazimgu sjmäá nái1om$mm:q wsáuiaad nøgnáuaguä 3J§ nmäiäavö 11312 bnuaxsmiea iiødmna A513 anxaazsvixxa :maa .nå3áimmaHåq9hviñ1a 1133 :§4

M=Fñwnåt. ;zwewamaware!” å-*W* h.:W394avwêâeswaáäç; v. t › r \ 4:. \ VV*V.rg. E, ^,_›..

Bilaga 4:1

Leveransbehoven

1 till tabell 2 (riksarkivet) Underlag

Kolumn l: Upphörda myndigheter

Här inbegrips dels arkiv från tidigare upphörda myndigheter som av olika anledningar ännu inte levererats, dels handlingar som

övertagits av efterföljande myndigheter men inte längre behövs i

det löpande förvaltningsarbetet.

Kolumn 2: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet

Med tillkommande leveransbehov avses leveranser (utöver de som ingår i kolumn l) som centrala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan förväntas under 1990-talet.

I det tillkommande leveransbehovet ingår 3 500 hyllmeter från olika departement inom regeringskansliet samt delar (l S00 hyllmeter) av arkivet efter skolöverstyrelsen som avvecklas den l juli 1990 (se kapitel 3.3.3).

Anmärkning

Här avses leveranser utöver arkivlagens tvingande regler där arkivmyndighetens kostnader regleras genom avtal om särskild er-

sättning (se avsnitt 3.3.4).

Riksarkivet förhandlar med statistiska centralbyrån (SCB) om

av och mikrofilm, preliminärt ca

överföring pappershandlingar

10000 hyllmeter och ca 49 000 mikrokort för tiden fram till 1960. Bakgrunden är att materialet har ett stort forskningsintresse som bara till en del kan tillgodoses inom ramen för SCBs verksamhet. Avsikten är att även SCBs forskarsalsutrustning, genealogiska referensbibliotek och hjälpregister skall föras över till riksarkivet.

Statens järnvägar (SJ) har hos regeringen begärt att få överlämna ca 3000 hyllmeter till riksarkivet och ca 4000 hyllmeter till

landsarkiven med anledning av att ansvaret för bannåtet och trafi-

ken fördelats på två myndigheter, förvaltningsmyndigheten ban-

verket resp. affärsverket SJ. Regeringen beslöt den 29 mars 1990 att SJs arkiv successivt får inlevereras till arkivmyndigheterna enligt närmare överenskommelse mellan SJ och riksarkivet. Den 16 augusti 1990 uppdrog regeringen åt SJ och riksarkivet att redovisa de ekonomiska konsekvenserna av en överföring av SJs arkiv. Underlag har därefter lämnats till regeringen.

2 till tabell 3

Underlag (landsarkiven)

Kolumn I: Äldre och före 1990 upphörda arkiv

myndigheters

Tabell IV.l Uppskattat Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990-talet av äldre och före 1990 upphörda arkiv exkl. affärsdrivande verk, universitet

myndigheters

och hogskolor samt regionala ñrvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter) (1) (2) (3) (4) (5) Landsarkiv- Arkiv Upphörda myndigheter Lâns- Ovriga distrikt äldre Leverans- Over- styrelse- arkiv än pliktiga tagna arkiv - 1990 l00 arkiv arkiv - 1952 år Summa

Uppsala l 500 l 300 5 100 4 000 2 700 14 600 Stockholms

8 400 Malmö stadsarkiv - - - - - -

- - - - 300 300 Visby

- 500 2 400 300 2 300 Göteborg 5 500

- 500 3 l00 1 l00 l 400 6 100 Härnösand Ostersu nd - - l 00 50 150

Totalt l 500 4 l00 17 200 10 050 l0 250 43 l00

Förklaring till tabell IV.l: (l) Arkiv äldre än l00 år som ännu inte avlämnats enligt

dagens

Ieveransregler. En större mängd sådana handlingar finns bara i Uppsala landsarkivdistrikt.

(2) Handlingar från upphörda myndigheter som skulle ha lämnats till landsarkiv men ännu inte överlämnats eller kunnat tas emot. Som exempel kan nämnas arkiv efter lands- och stadsfiskaler, vårdanstalter samt tidigare statliga skolor.

(3) Handlingar från upphörda myndigheter som övertagits av efterföljande myndigheter. Större sådana bestånd är härads- och rådhusrättsarkiven hos tingsrätterna samt häradsskrivararkiven

hos skattemyndigheterna. Landsarkiven har som regel tagit emot rättsarkiven till 1900-talets början (landsarkivet i Visby till 1965) och häradsskrivararkiven fram till ca 1945 (landsarkiven i Göteborg, Visby och Östersund även senare). Vi har valt att som nytt gränsår för leverans av rättsarkiven sätta 1947 (ändrad rättegångsbalk). lnskrivningsavdelningarnas handlingar, som fordras i det löpande arbetet hos tingsrätterna, är undantagna i sin helhet. Häradsskrivararkiven avslutades 1966 och består huvudsakligen av längder i storformat med hög återsökningsfrekvens.

Tabell lV.2 Uppskattat leveransbehov till Iandsarkiven av häradsskri-

vararkiv och äldre rättsarkiv ñre 1947

(Hyllmeter)

Landsarkiv- Häradsskrivar- Aldre rättsdistrikt arkiv arkiv före

1947 Summa

Uppsala 1 000 3 500 4 500 Stockholms stadsarkiv - 350 350

Visby

- 2 400 2 400 Göteborg Härnösand 1 000 2 060 3 060 Ostersund - 70 70

Totalt 3 170 12 960 16 130

(4) Äldre lânsstyrelsehandlingar. Enligt organisationskommittén för samordnad länsförvaltning kommer totalt ca 4100 hyllmeter handlingar från länsfiskenämnder och lantbruksnämnder att föras

över till länsstyrelserna när dessa länsmyndigheter den 1 upphör

juli 1991. Arkivsituation vid lânsbostadnämnderna, vilkas verksamhet delvis förs över, berörs inte av reformen. Många länsstyrelser saknar arkivutrymmen både för de arkiv man tar över och för den ökade arkivtillväxt som på den samordnade

följer nya Iänsförvaltningen. Organisationskommitténs förslag är att frågan

löses genom att länsstyrelserna får leverera allt sitt arkivmaterial

fram till länsstyrelsereformen 1952/57 (landskansliet 1952, lands-

kontoret 1957). Därigenom skulle friställas

tillräckligt utrymme

vid alla länsstyrelser utom i Stockholm. Några Iandsarkiv, t.ex. Göteborg och Visby, har redan tagit emot

lånsstyrelsehandlingar

efter 1952, i vissa fall fram till 1970/71. Vi har

omorganisationen

valt att följa Organisationskommitténs vilket innebär att

förslag,

länsstyrelsereformen 1952/57 blir gränsår för leverans. Fördelningen på landsarkivdistrikt baserar sig på uppgifter från länsstyrelserna.

De upphörda länsskolnämnderna med föregångare behandlas nedan under Kolumn 3: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet.

(5) Handlingar från Övriga myndigheter som under senare tid och fram till 1990 lagts ned, byn huvudman eller omszrukturerats

på eu så genomgripande sätt au det påverkat arkivbildningen. Ett

stort antal förvaltningsmyndigheter har under senare år lagts ned, bytt huvudman eller omstrukturerats på ett mer genomgripande sätt. Exempel på sådana myndigheter år - utöver länsstyrelserna som behandlas ovan -

kronofogdemyndigheter, länsåklagare,

AMU-myndigheter, arbetsförmedlingen, domkapitel, stiftsnämn-

der, regionmusiken, regionstyrelser för högskolor och övervak-

ningsnämnder. Den sammanlagda mängden arkivhandlingar från

sådana myndigheter (exkl. länsstyrelserna) kan grovt uppskattas till omkring 30 000 hyllmeter före gallring. Vi uppskattar leveransbehovet under 1990-talet till ungefär en tredjedel, dvs. drygt 10000 hyllmeter, exkl. affärsdrivande verk.

Kolumn 2: Folkbokföringshandlingar

Med folkbokföringshandlingar avses de handlingar som regering-

en beslutat skall överföras till landsarkiven i samband med folk-

bokföringsreformen. Vi utgår från promemorian Framtida förva-

ring av kyrkobokföringsarkiv (dnr 15/89), som organisationskommittén för folkbokföringen överlämnade till regeringen 1989, och beräknar leveransbehovet netto till drygt 19000 hyllmeter efter det att gallringsbara bilagor räknats bort. Den närmare fördelningen mellan Iandsarkivdistrikten följer organisationskommitténs

förslag.

För Stockholms stadsarkiv tillkommer arkivet efter Stockholms

Församlingsdelegerade, vilka upphör i och med utgången av år

1991. Enligt stadsarkivets beräkningar uppgår detta arkiv till 200 hyllmeter.

Stockholms stadsarkiv har även väckt frågan om att bevara ca 1200 hyllmeter avgångskort som i Stockholms 33 församlingar

spar mycket tid vid handläggningen av forskarförfrågningar. Kor-

ten är gallringsbara enligt beslut av riksarkivet (riksarkivets före-

skrifter Serie A, gallringsbeslut 1988:20). Av beslutet framgår att

handlingar kan undantas från utgallring, om detta bedöms ändamålsenligt. Vi avstår dock från att ta med avgångskorten i våra beräkningar av leveransbehoven.

Kolumn 3: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet

Tabell lV.3 Uppskattat tillkommande leveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990-talet exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter)

(1) (2) (3) (4)

Landsarkiv- Arkiv- Avgår för Avgår för Avgår för Tillkomdistrikt tillväxt myndig- leveranser kända mande under heternas av äldre leverans- leveransbe- 1990- egen för- och före *behov hov under talet varing 1990 upp- från 1990-talet hörda affärsdrimyndigh. vande arkiv verk (tab. lV.l)

30 600 - 14 600 1 200 14 800 Uppsala Stockholms

Malmö stadsarkiv 3 250 650 - - 2 600

1 650 350 300 - 1 000 Visby

Förklaring till tabell lV.3: Med tillkommande leveransbehov avses de övriga leveranser

(utöver äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv samt folkbokföringshandlingar) som regionala och lokala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan förväntas under 1990-talet. För Stockholms stad utgår vi från underlag som lämnats av Stockholms stadsarkiv. För övriga landsarkivdistrikt har behovet av tillkommande leveranser beräknats på följande sätt:

Först är (1) arkivtillväxten under 1990-talet (se tabell 1 i kapitel 2.2) fördelad på landsarkivdistrikt efter befolkningstalet, med undantag för Gotland där tillväxtsiffran korrigerats utifrån uppgifter från landsarkivet i Visby.

Inom varje landsarkivdistrikt är sedan tillväxten minskad med

- det antal tillkommande som vi

(2) årgångar arkivhandlingar

bedömer att myndigheterna i distriktet själva kan förvara (Uppsala 0, Vadstena 3, Göteborg och Härnösand 4, övriga distrikt 2)

- distriktets leveransbehov av äldre och före 1990

(3) upphörda myndigheters arkiv enligt tabell lV.1

- distriktets leveransbehov från affärsdrivande verk

(4) (bl.a.

SJ, se ovan under punkt 1. Underlag till tabell 2).

l det tillkommande leveransbehovet ingår bI.a. arkiven efter länsskolnämnderna som avvecklas den l juli 1991.

Tabell IVA Länsskolnåmndernas arkivbestånd per den l juli 1991 inkl.

ej avlämnade delar av folkskoleinspektörernas arkiv fram

till 1958

Landsarkiv- Antal hyllmeter distrikt

Bilaga 4:2

Mikrofilmning

1¶Teknisk beskrivning

Filmformat och filmtyper

16 mm rullfilm används främst för filmning av dokument med text. På en rulle kan det med 24 gångers förminskning rymmas ca 5000 exponeringar och med 48 gångers förminskning ca 9000 exponeringar. l båda fallen avses dokument i A4-format. 16 mm rullfilm kan användas i planetarisk kamera eller i rotationskamera. Filmen kan behållas som rullfilm eller monteras i jacket för kopiering till mikrofiche. Rullfilm förvaras vanligen i kassett och kan då matas automatiskt i kameror och l sam-

Iäsutrustningar.

band med filmning kan bildmärken (blips) eller binära kodmönster exponeras på filmen, vilket möjliggör automatisk återsökning med datorstöd.

35 mm rullfilm används främst för ritningar i alla format upp till A0 och i andra sammanhang där det ställs extra höga krav på upplösning, t.ex. vid arkivfilmning. Filmen kan behållas som rullfilm eller klippas upp för montering i bildkort. Normalt ryms det ca 500-600 bilder på en rulle. 35 mm rullfilm kan med speciell teknisk utrustning konverteras till 16 mm och monteras i jackets för kopiering till mikrofiche.

105 mm film har ett likartat användningsområde som 16 mm. Den används normalt för mikrofiche och då sällan i rullform. Varje mikrofiche är indelat i ett antal bildrutor, som standard 63, 98, 270 eller 420 bildrutor per fiche beroende på förminskningsförhållanden och om det är liggande eller stående dokument som filmats. Överst på mikrofichet finns ett titelfält som är läsbart med blotta ögat. 105 mm mikrofilm är det vanligaste formatet vid COM-produktion av mikrofiche (se nedan).

För arkivändamål (långtidsförvaring) används i kameran silverfilm som framkallas genom våtkemiska processer. Rätt framkallad och förvarad kan en sådan film ha en livslängd upp till 200 år eller mer. Filmen skall vara typgodkänd av statens provningsanstalt. Vid arkivfilmning är kamerafilmen ett säkerhetsexemplar som bara får användas för kopiering till en masterfilm (mellankopia)

från vilken man sedan gör en eller flera brukskopior för läsning och distribution. Till brukskopiorna används normalt duplikatfilm, t.ex. diazo- och vesikulärfilm, som är både billigare och lättare att framställa.

För varje generationskopia av en mikrofilm blir bilden allt mer oskarp genom att upplösningen av små detaljer försämras och kontrasten ökar. De kvalitetskrav som riksarkivet föreskrivit för arkivfilm i författning (KRFS 1982:1) syftar bl.a. till att ge kamerafilmen en sådan kvalitet att informationen genom generationskopiering kan bevaras (= vara läsbar) under lika lång tid som om den lagrats på ett pappersdokument framställt med arkivbeständig skrivmateriel.

Kameror

Det finns tre olika typer av kameror som används vid dokumentfilmning: planmatade kameror (planetariska kameror), rotativt matade kameror (rotationskameror) och kameror matade enligt step-and-repeat-metoden (mikrofiche-kameror).

l en rotationskamera rör sig filmen och förlagan synkront under exponeringen. Förlagan passerar också gånom kameran. Är rörelserna inte exakt synkroniserade blir bilden oskarp. Kraven på preparering av förlagorna blir därmed mycket höga. Trasiga dokument måste åtgärdas och främmande föremål som gem och hâftklamrar avlägsnas. Förlagorna kan ha olika format men tjockleken bör inte variera för mycket. Förses kameran med automatmatare blir filmningshastigheten mycket hög. Man kan även filma fram och baksidan av ett dokument i en följd (duplex). Rotationskameran ställer inga krav på ljusförhållandena då all belysning av förlagan sker inne i kameran. Produktionskapaciteten hos en rotationskamera är minst sex gånger högre än hos en planetarisk kamera.

Vid filmning med planetarisk kamera är dokumentet placerat på ett kamerabord med kamerahuvud och belysningen monterad över bordet. Både film och förlagor är stillastående i exponeringsögonblicket, vilket ger en högre upplösning. Förlagorna matas manuellt eller med automatisk dokumentmatare. Vid manuell matning fordras ingen omfattande preparering av dokumenten, vid automatisk matning något mer, men självfallet måste alla förlagor kontrolleras och sorteras. Den planetariska kameran kräver speciella utrymmen med anpassad ljussättning genom att den har

utanpåliggande belysning.

En mikrofiche-kamera är i princip en planetarisk kamera fast för mikrofiche. Det finns kameror både för 105 mm rullfilm och bladfiche. En fichekamera har ungefär samma filmningshastighet som andra planetariska kameror.

innebär att man i stället för att fotografera ett

COM-filmning

dokument framställer mikrofilmen direkt från den digitalt lagrade informationen i en dator. Det finns COM-utrustning för samtliga filmformat, men 105 mm är det vanligaste. COM är en förkortning av Computer Output Microfilm.

Förlagoma

Med menas det dokument som skall filmas. Filmningen förlaga måste normalt efter förlagan, det gäller såväl val av kaanpassas som filmformat. Är förlagan inbunden i band som inte meratyp skall skäras kan bara kamera komma i fråga.

upp, planetarisk

kan ibland vara svåra att mikrofilm med gott re- Färgade förlagor likaså blankettmaterial med färgad eller mycket liten ledsultat, text och Även förlagornas format kan skapa pro-

linjemarkering.

om variationerna är stora inom ett sam-

blem, speciellt mycket

manhållet och material. Har man kontroll över framavgränsat av kan dock många av problemen elimi-

ställningen nya förlagor

neras. Till exempel kan arkivbildaren bestämma sig för ett enhetligt format på sina dokument samt fastställa regler för linjegrovhet och i dokumenten. Vidare kan gem, häftklamrar, lösa färg etc. tas bort redan vid och förlagorna kan

lappar arkivläggningen,

sorteras i den ordning som de skall ha när de filmas.

Tabell lV.S formatñrdelning på handlingar i regionala och Uppskattad lokala statliga myndigheters arkiv under 1900-talet (medelvärden) (Procent)

Årtal All-format Annat format än A4

1900 - 1950 ca 10 ca 90 1951 - 1970 ca 75 ca 25 1971 - ca 95 ca 5

Källa: hos ett urval länsstyrelser och tingsrätter med före- Måtningar gångare.

2 för kostnadsberäkningar Underlag

för 16 mm rullfilm ligger i dag på drygt

Framstållningskostnaden

0,50 kr. om man använder rotationskamera. Med

per exponering

enbart kamera blir kostnaden den dubbla, och

planetarisk ungefär

detsamma om man använder en mikrofiche-kamera. Detta gäller inkluderar normal av förlagorna samt filmning och

preparering

framkallning. Med normal preparering avses t.ex. kontroll av att

handlingarna ligger i rätt ordning, borttagning av spridda gem

och eventuellt smärre åtgärder som att släta ut vikta hörn. Vi har gjort en beräkning av de genomsnittliga kostnaderna för att ersätta 1000 hyllmeter från 1900-1990

handlingar perioden

med mikrofilm resp. att förvara samma i arkivlokal. handlingarna l förutsättningarna ingår att rotationskameror används för förlagor i A4-format och planetariska kameror för

förlagor i övriga

format samt att enbart 16 mm film av förla-

nyttjas. Fördelningen

gor på format utgår från tabell IV.5 ovan. Vi räknar med ett enhetspris om 0,50 kr. per i rotationskameror och

exponering 1,0

kr. per i planetariska kameror. exponering Inga extra prepareringsinsatser är då medräknade. Vid av antal

beräkningen expone-

ringar används värdet 7000 Produkexponeringar per hyllmeter. tionskostnaden för en arkivlokal är beräknad till 12000 kr. per kvadratmeter för konventionellt arkiv och 13000 kr. per kvadratmeter för klimatarkiv. För beräknas en kostnad av

hyllinredning

260 kr. per hyllmeter och för kar-

förvaringsmedel (filmburkar,

tonger etc.) 200 kr. per hyllmeter resp. 30 kr. per filmrulle. Do-

kumentförstöring/transport i samband med beräkmikrofilmning

nas till 200 kr. per För hän-

hyllmeter. övrigt beräkningsunderlag

visar vi till 5.

bilaga

Tabell IV.6 Uppskattad genomsnittskostnad handper 1000 hyllmeter lingar från tiden 1900-1990 vid

ersättningsmikroñlmning

och vid förvaring av konventionella handlingar i arkivlokal

(Tkr.)

Produktion och förvaring av mikroñlm

Dokumentförstöring/ transport 200 30,0 Totalt 5 290

694,0

Förvaring av konventionella handlingar

Våra undersökningar visar att först om hanteringskostnaderna i den löpande användningen av ett arkivmaterial är väsentligt högre än normalt kan det vara lönsamt att överväga en

mikrofilmning.

Bilaga 4:3

Tillkommande resursbehov

1 Arkivlokaler

Riksarkivet Tabell IV.7 Riksarkivets bestånd av ñlm (säkerhetsexemplar och mel-

lankopior) år 1990 i Filmkategori/ Hyll- Antal filmer/

16 mm, generation Äldre mikrofilrrzsamlingen - l 74 3 7003)

35 mm, generation - 6 300

Dzo mellankopior Levererad mikrofilm från myndigheter -

Säkerhetsexemplar

-

Mellankopior

Övrig film

- Diverse äldre mikroñlm

som levererats eller de-

ponerats av olika arkiv-

bildare (35 mm) 66 3 300 - 18 260

35 mm spelñlm - 16 mm 4 40

spelñlm

SVAR-byråns filmer

- l 14 1 357

16 mm,generati0n - D:0 16 1 557

mellankopior

Totalt 1 649 85 489

ljloter: 1) Säkerhetsexemplar på rulle som är konverterad från 35 mm. 2) Aldre låsfilmer. 3) Häri ingår även klippta mikroñche. 4) Klippta mikroñche.

Landsarkiven

l. Konventionella handlingar

Landsarkivens bestånd av pappershandlingar redovisas i tabell IV.8 fördelade på län. Fördelningen bygger i vissa fall på mätningar (Lunds landsarkivdistrikt samt Göteborgs och Bohus län och Värmlands län), i andra fall på information från riksarkivet

(Uppsala, Vadstena och Härnösands landsarkivdistrikt) eller på befolkningstalet (Älvsborgs och Skaraborgs län).

Tabell IV.8 Landsarkivens bestånd av pappershandlingar år 1989

Län/landsarkivdistrikt Arkivbestånd

Hyllmeter (%)

Stockholms län (exkl. Stockholms stad) 4 800 (2,7) Uppsala län 4 900 (2,7) Södermanlands län 3 600 (2,0) Orebro län 3 000 (1,7) Västmanlands län 3 400 (1,9) Kopparbergs län 3 300 (1,8) Ovrigt 4 000 (2,2)

Landsarkivet i Uppsala 27 000 (15,0) Stockholms stad/Stock- 20 0001) (1 1,2) holms stadsarkiv

Ovrigt

Landsarkivet i Vadstena 26 000 (14,6)

Malmöhus län (exkl. Malmö kommun) 9 316 (5,2) Kristianstads län 4 139 (2,3) Hallands län 2 S75 (1,5) lâlekinge län 3 240 (1,8) Ovrigt 4 730 (2,7)

Landsarkivet i Lund 24 000 (13,5) Malmö kommun/Malmö 2 10021 (1,2) stadsarkiv Gotlands län/Landsarkivet 5 800 (3,3) i Visby

çöteborgs- och Bohus län 21 300 (l2,0) Alvsborgs län ll 900 (6,7) Skaraborgs län 7 500 (4,2) Värmlands län 5 400 (3,0) Ovrigt 1 900 (1,1)

Landsarkivet i Göteborg 48 000 (27,0)

Gävleborgs län 10 500 (6,0) Västernorrlands län 6 3()0 (3,5) Västerbottens län l 680 (0,9) Norrbottens län 2 520 (1,4) Ovrigt S00 (0,3)

Landsarkivet i Härnösand 21 500 (12,l) Jämtlands län/Landsarkivet 3 500 (2,0) i Ostersund

Totalt 177 900 (100)

Noter: 1) Därutöver tillkommer 18000 kommunala handlingar. ?l Därutöver tillkommer 2900 kommunala handlingar.

2. Mikrofilm

Landsarkivens mikrofilmbestånd framgår av tabell IV.9. Här avses endast säkerhetsexemplar. Antalet mellankopior är i de flesta fall är ungefär lika många som säkerhetsexemplaren. två

Omkring

tredjedelar av rullfilmsbeståndet utgörs av 16 mm film och resten av 35 mm film.

Tabell IV.9 Landsarkivens ñlmbestånd (säkerhetsexemplar) år 1990

Landsarkiv Mikroñlm Blad- och Diapositiv (motsv.) rullar fiche glasnegativ

Uppsala 350 l0 55 000 26 000 Stockholmsl)

Malmö stads-ll arkiv 400 12 000 30 500 15 300

150 - 170 000 5 000 Visby

Noter: l) Omfattar såväl statligt som kommunalt material. 2) Finns avsevärda mängder men ingen uppgift om beståntlens storlek. 3) Därtill kommer 750 rullar som förvaras åt kommuner och emigrantinstitutet. 4) Huvuddelen avser material från andra arkiv, centrala myndigheter och kommuner. 5) För pågående ñlmuppdrag tillkommer ytterligare 130 rullar.

Ett särskilt problem för landsarkiven är den s.k. nitratfilm som i vissa fall ingår i bestånden. Det rör om minst 7500

sig negativ som i huvudsak förvaras utanför tjänsteloka-

arkivmyndighetens

ler. Filmnegativ med cellulosanitrat som filmbas tillverkades fram till början av 1950-talet. De är och

självförstörande mycket

brandfarliga. Cellulosanitrat sönderfaller under lagring och frigör då värme. Processen påskyndas av dagsljus Till

(UV-strålning).

sist kan filmen självantända. För innehav, och

förvaring visning

av film innehållande cellulosanitrat gäller särskilda föreskrifter ut-

färdade av statens sprängämnesinspektion.

3. Elektromagnetiska databärare

Tabell lV.l0 Uppskattat tillkommande behov av klimatarkiv Er elektro-

magnetiska databärare vid landsarkiven under 1990-talet (exkl. säkerhetskopior)

Landsarkiv- Leveransbehov distrikt ADB-band Ljud- och videoband

2 000 l 200 Uppsala Stockholms stadsarkiv l 000 l 200 r ----------------------------------------------- - - 1 I I i Alternativ A :

Vadstena 800 650

: l

Sydöstra Sverige 600 S00

i E

Lund

i i

Alternativ B

i i

Vadstena 1 100 l 000

i E

I : Lund å | - Lund l 400 l 100 n - Malmö stadsarkiv 300 200

: l

L _______________________________________________ __J Visby 100 100

Vi antar här att leveranserna av ADB-upptagningar till landsarkiven omräknat i fysiska databärarer kommer att uppgå till ca 9000 magnetband (exemplar l) under 1990-talet. Det är 40 % av det totala Ieveransbehovet till arkivmyndigheterna och motsvarar andelen magnetband från regionala statliga myndigheter i riksarkivets nuvarande magnetbandsbestånd (se kapitel 4.4.1).

Vid beräkningen av antalet ljud- och videoupptagningar utgår vi från den tillväxt som anges i kapitel 3.5.2 och fördelar den med

lll

vissa smärre justeringar efter i Iandsarkivdistrik-

befolkningstalet

ten.

4. Underlag till tabell 6

(landsarkiven)

:.93 .nxox

como.: o o.: ccc o.: ooce.:

m u H w Nm 2 S 3

:ommaoumw:ocømåuwuo

:zoåmou

SN o.: coo o.: - ooc n oco com

m m H 3 2 E Z

35-003ouøñaäz:onømåmwä

...usmsaoåch

coäacmm_

.SES

comocoo.: com o 8_ o.: ocw cow

m m w o_ m_

:owmaoåm:osmacmwuo

aoEEñszmcoümouom:u

»Eaâbamnov

.á

»Ecêzxaobzêooc oocccc cow o.: u o.: com

N m n _ n

åm:oo a

uucmäszzocmmEmwäu

.Egon

:må cow

-macka- u n u ø comu a

5 w

Lamucm_

n? m_

-amiâmho

.. å...:om:o:

ov:uEEox=:maCoOEEE

CBuE:»IV

8a com comoco u ooco.: ooc com

máoåxhnmvsw_w m H

.E mm w_ 2 e_ om

:c :owmuoåm:osaanøwho

osonmcmuo>o_

22520._

:Sch - u

.E somo.: coo com ooc e.: cow

m w H

0052.3:S 2 m: wm

Z

:ocmwmzawö

wâuovcb

.E302:34

zämwusm

3:55W225:0:54u u Ȥ5

:anus-Zåmmcçjmczonxuoñzåmmunmm=2mum02:22zäausmmbmoumm»minä»Saeco

Eowuoco

:§5

.oem

09 80 ooo

:som

o w H m2 _oänonmcmhgo_

m:

sammanhang :ocmxcmwho 280.

zzopmaou xoou

.oc

»m .o :m :w

u 8a 8a

com

w H .agg

va? Emm_

m:

_03733 occmäâaz :ozmâcmwho

oucmseoåze :n

miutox E3_ 5062:3:

5D

com min?

oom com com o?

m .com .w

3 :S

:omsmuöm :ocmücwmä

5 m3 m2

83a

coåêåämcoamouom :ü ö??

m

- com com com .om

wñcêzwohå.: m

:oo m:

.mw

0052952 cocmacøwho

_xiaâvåxhamucm_

372V

:omcoütå

:m: o? n - o?

5 .macka m=2mcm _

.Hamccs m .§3

mm

E., Am

-wmäøwho

.toan 2x :om :o:

mmzy/O

aEgEEoJ

...ü

:Eñoå

_oxøosonmmou

ooo som o.: com .E.E

m m Z

om_

3 :owmaoöm cocmmåmwk.

:ummâunzwz:

å... 0022:505.:

o:onm:a._u>o_

3G u:

:SOF o.: :oo

u som com ._

m Z

om_

ousmâäzz zccmacmwä

:uêêzbømzoamooom :mp8

ha

.oszbâc _ :t

måzxmämEEmm S

:m 0cuan=5w>mN

C

:Sch

3:56 055036 :Sch ;oz CV

-Zåwmncj namram ucmmoâm: :E29:

:oaonmwmhnâw ?amazon

_

.area

So ccmccc ccmccc SH. oc»ccm v - H H cm vH cH oH cm

aowmHmoHmnHnoHHamHzawHo

mEEsm

somccHccc ccm ccc o.: - - ccv m m v H S H 2 vu

fo.. ...HEmäZHZ_HoHHmmEmwHo

.CAC 08 ccvccc ccv- - 80 u ccc m H H H H

:umsmåwm:onazqmmko

ovcaåuvmuwza

_oztozcz

.Eau

- - u - - Sv ccmo.: ccH

.Hozmäømm H H m

oucmäigz:oHämEmwHo

.E8133

52.::

SH ccmccmcccccc - com 8a ccc H. m H H H v

tfn:omsmxcm

cocmmHsmwHo

zoåxuunvåw_

:z mozåsm

o.: ccmccc ccH - ccc - ån ccc o H m m v

ASUEHRIV

0052952:oswâcmwko

8a ccvccc cccccv - com covccH c n m o H ä NH vH

:uwmHmEmnHsozmmHcmwHo

Anamåvâgnaoamunv

.HoHoSMESmE

mwåsm -

o.: cccccmo.: - ccv ccvo.:

00:59:.m m H

›ec0nm=a..o›o_z vm mH vH »H

:oHämEmwS

HHSPH.

-musa

NH.H

?SHasså

zfaoâ

3:58 ucsq- u 5:a

_Hossa_åcimmccmq“Hamas:innan.Eoñzä©2232mbmwuzmowcoå?m5

mSSOSMUOHMwøogoåo

ñWm

o.: :oo Lånen_ _

8a så com

m N Z

:owåwuâm :ocmmåøwho ?sin

mEEzm

o? 09 aozxmcov

oem

- u

Z :ozzmmcååâon å...

0052:3: z om_ m.o.m

zocamcmwho

då

:ozåwx

com com som ooo

H

S :ma

:umâmümm :osmüzmwho

»Ecwwâzwêêwm

:o

.Emm

.ozüoâøø

:att:

- oc..

com som

onafaâ. z ñ 3

qozwäo:

:ocmacmwuo

Coözåuzmê

ocsucxü

um

u com oom ooo mwzää

m

H .C65

Ä

åxå :owsmoêm

:ocamäømuo

:oss

aczxwcw _oxwuoåcs

u som som oâ

H

Hm ocSEm:

ou=mä›=z :ocwüzamuo .m

;ozwåos

Eo 00e o.: o.: oc...

m o a ä

5922.8» 2532520

»Sonmzämê zoosonmcmuo>o_ .aocunmcauox/ø_

mazämaa:

E0

aven...

awåsm o.: o.: 6:4.:

- 8a

o H ä

uuønääsz :ocwâcmwho ?Lou

:oo

?sågas

_uzüuzcø

:Ein umgås. :Sch

-Zuimmccwq usâñmz _Eseuso

UwE5twE= .özmåonv :oirzmzuåx

(2) Övertas från andra landsarkiv vid föreslagen organisation. Den förändring av landsarkivens distriktsindelning som vi föresla-

7 får till följd att depåinnehållet vid

git i kapitel (huvudförslaget)

vissa landsarkiv i inte stämmer överens med distriktens nya geo-

omfattning. Vi utgår från att detta kommer att rättas till

grafiska

genom att handlingar överförs mellan landsarkiven enligt tabell lV.l3.

Tabell lV.l3 Överñring av handlingar mellan landsarkiv vid Föreslagen

ny Iandsarkivorganisation

Avlämnande Mottagande landsarkiv Antal hyllmeter landsarkiv (motsv.)

Uppsala Stockholms stadsarkiv 4 800

Beräkningarna

landsarkivens bestånd pa län som hämtats ur tabell lV.8.

(3) Avgår för accessionsutrymmen och mikrofilmning

Tabell IV.l4 Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt effekter på le-

veransbehoven vid övergång till COM-liche för utdata från

ADB-system hos regionala och lokala statliga myndigheter

(Hyllmeter)

Landsarkiv- Accessionsul- Övergång till Summa distrikt rymmen COM-ñche

för utdata

Nuvaran- Föresla- Nuvaran- Föresla- Nuvaran- Föresla-

de org. gen org. de org. gen org. de org. gen org.

- 4 8001) 2 000 l 000 2 000 5 800 Uppsala

Stockholms stadsarkiv 2 000 2 000 - l 000 2 000 3 000

Vadstena l 200 l0 2001) 800 500 2 000 10 700

Lund - Lund 500 3 7001) 900 800 l 400 4 S00 - Malmö

stadsarkiv - - - 100 - l00

Malmö stadsarkiv - - l 00 - l 00 -

Sydöstra

- - - 400 - 400 Sverige

- - l00 l00 l00 l00 Visby

Noter: l) Här ingår även de depåutrymmen som fristålls vid överföringar av handlingar mellan landsarkivcn enligt tabell lV.13 ovan.

Anmärkning: Uppgifter om accessionsutrymmen i tabellen är inhämtade från landsarkiven. Totalsumman vid övergång till COM-ñche för utdata är hämtad från kapitel 5.4 och fördelad efter befolkningstalen i landsarkivdistrikten.

2 Personal

Riksarkivet

Tabell lV.15 Riksarkivets lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade

på verksamhetsområden enligt ñrdelningsprocent från

Verksamhets- LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel Lönebidrag Summa

Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Myndighetsservice - exkl. SVAR o 284 (31) 107 (10) o 451 (29) - SVAR 192 - - 192

(16) (7)

Forskarservice - exkl. SVAR 3 446 17) 110 (7) 3 502 (10) - SVAR 168 14) 311 (20) 479 (17)

Depåverksamhet inkl. bokbinderi och konservering - exk1. SVAR 3 446 (17) 700 (42) 4 140 (19) - SVAR 132 (ll) 685 (44) 817 (30)

Övrigt

- exkl. SVAR 7 096 (35) 683 (41) 7 779 (36) - SVAR 708 (S9) 561 (36) 1 269 (46)

Totalt - exkl. SVAR 20 272 (100) 1 666 (100) 21 938 (100) - SVAR 1 200 (100) 1 557 (100) 2 757 (100)

Källa: Riksarkivet.

Landsarkivet: Tabell [v.16 Landsarkivens Iönekostnader budetåret 1988/89 ñrdelade

på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från

l 869

Verksamhets- LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel bönebidrag Summa

Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Myndighetsservice 6 759 (31) 4 872 (27) 11 631 (29) Forskarservice 4 361 (20) 1 804 (10) 6 165 (15) Depåverksamhet inkl. bokbinderi och konservering 4 361 (20) o 077 (37) 11 038 (28) Övrigt 6 323 (29) 4 692 (20) n 015 (28)

Totalt 21 804 (100) 18 045 (100) 39 849 (100) Källa: Riksarkivet.

Bilaga 5

av

Sammanställning nyckeltal

1¶Lokaler

Arkivlokal för pappershandlingar samt cjänsterum och utrymmen

för forskarservice

KOSTNADER

l. Anskaffningskostnad: 12 000 kr./m3 LOAl)

Ombyggnadskostnad: 6 000 kr./m2

b) Kaptialkostnader: (50 2 % avskrivning år) 13 % ränta

15 % annuitet av

anskaffm-lombyggn.

kostn.

Drift- och underhållskostnader: arkivlokaler 195 kr./m2 LOA, övriga lokaler 225 kr/m? LOA

Hyreskostnad: + drift- och underhållskapitalkostnader kostnader

1) LOA är den area vilken beräknas

beteckningen på på hyran

och omfattar lokaler för verksamhet (kontorsrum, arkiv,

expeditioner och liknande), personalutrymmen (hygienrum, matrum,

vilrum och liknande) samt kommunikationer (korridorer, dock ej trappor, hissar entréer).

KAPACITETSMÅTT: 1. Arkivlokal för pappershandlingar, hyllmeter (hm): Format Fasta hyllor Rörliga hyllor A 4 6 hm/m? 12 hm/m? Folio 5 hm/m? 10 hm/m? Blandat l) 10 hm/m? Not 1) Med blandat avses att såväl som är osä-

format inredning

ker. 10 hm/m? har ansetts vara ett lämpligt genomsnittsvârde.

2. Utrymmen, utöver arkivlokaler, för verksamhet: 20 m2 LOA per årsarbetskraft 3. Utrymmen för forskarservice: 10 m2 LOA per forskarplats Klimatarkiv för teknikberoende medier KOSTNADER 1. Kapitalkostnad:

2. Skydd mot elektromagnetiska pulser (EMP-skydd): 450 kr. per m2. KAPACITETSMÃTT 1. Mikrofilm:

Not: U Avser förvaring i aluminiumlåda (2 rullar per låda).

2. Magnetband i kassett:

26 band per hyllmeter

400 band per m?

l5 hyllmeter per m2

2 Personal

Personaltillskott i samband med leveranser av

ADB-upptagningar

till statliga (årsarbetskraft l 000

arkivmyndigheter per magnet-

band):

Anmärkning: För mottagande avses per 1000 magnetband som levereras per år, för vård och per l 000 magnetband som förvaras vid arkivmyndigheten. Behovet av personalresurser för

den juridiska bedömningen i samband med utlämnande kan för närvarande inte uppskattas och ingår därför inte.

Inredning

KOSTNADER

1. Inredningskostnad, arkivlokal:

Hylltyp Kr. per hyllmeter

Fasta hyllor 2,18 hög, 6 hyllplan i höjd, hylldjup 0,30 m 200 l

Rörliga hyllor 2,18 hög, o hyllplan i höjd, hylldjup 0,30 m 260

Not: l) Vid hylldjupet 0,45 m och av i A 4-

förvaring handlingar

format i dubbla rader på varje hyllplan blir kostnaden i stället 150 kr. per kvm.

2. 12 500

Inredningskostnad, tjänsterum: kr. per årsarbetskraft

3.

Inredningskostnad, forskarutrymmen: 5 000 kr. per forskar-

plats

Övrigt

KOSTNADER 1. Lokalvård och andra driftkostnader: 30000 kr. per årsar-

betskraft och år 2. Flyttning av arkivhandlingar: 50 kr. per hyllmeter (genom-

snittskostnad)

Statens 1991

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

. Flykting- och immigrationspolitiken. A. Finansiell tillsyn. Fi. . Statens roll vid främjande av export. UD. . Miljölagstifmingen i framtiden. M. Miljölagstifmingen i framtiden. Bilagedel.

yt-hmpw

Sekretariatets kartläggning och analys. M. 6. Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Utvärdering av medicinsk metodik. S. 7. Sportslig och ekonomisk utveckling inom travoch galoppsporten. Fi. 8. Beskattning av kraftföretag. Fi 9. Lokala sjukförsäkringsregister. S. 10. Affärstidema. C. ILAffäIStidema. Bilagedel. C. 12. Ungdomarna och makten. C. 13. Spelreglema på arbetsmarknaden. A. 14. Den regionala bil- och körkortsadministraüonen. K. 15. Informationens roll som handlingsunderlag styrning och ekonomi. S. 16. Gemensamma regler - lagstiftning, klassiñkationer och informationsteknologi. S. 17.Forskning och utveckling - epidemiologi, kvalitetssäkring och Spris utvecklingsprojekt. S. l8.lnformationsstruktur för hälso- och sjukvården - en utvecklingsprocess. S. 19. Storstadens trafiksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmöregionema. K. 20. Kapitalkostnader inom försvaret Nya former för finansiell styrning. Fö. Zlfersonregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och massmedieomrâdena, m.m. Ju. 22.Översyn av lagstiftningen om träfiberrävara. I. 23.Ett nytt BFR - Byggforskningen pâ 90-talet. Bo. 24.Visst går det an! Del l, 2 och 3. C. 25.Frikommunförsöket. Erfarenheter av försöken med en friare nämndorganisation. C. 26. Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys av rättsläget och det statliga regelverkets roll. C. 27. Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. Fi. 28. Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkurrensförhállandena i 61 branscher. Del 1 och 2. C. 29. Periodiska hälsoundersökningar i vissa statliga, kommunala och landstingskommunala anställningar. C. 30. Särskolan -en primärkommunalskola. U. 31. Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000. U.

Statens 1991

offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Spelreglema pâ arbetsmarknaden. [13]

Justitiedepartementet

Personregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och massmedieområdena, m.m. [21] Bostadsdepartemntet

Ett nytt BFR - Byggforskningen på 90-talet. [23]

Utrikesdepartementet

Statens roll vid främjande av export. [3] Industridepartementet

Översyn av lagstiftningen om träñberrâvara. [22]

Försvarsdepartementet Civildepartementet

Kapitalkostnader inom försvaret. Nya former för

Affärstidema. [10] finansiell styrning. [20] Affärstidema.

Bilagedel. [11]

Ungdomarna och makten.[12]

Visst gar det an! Del 1, 2 och 3. [24] Socialdepartementet Frikommunförsöket Erfarenheter av försöken med Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Ut-värde- en friare nämndorganisation. [25] ring av medicinsk metodik. [6] Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys Lokala sjukförsäkringsregister [9]

av rättsläget och det statliga regelverkets roll. [26] Informationens roll som handlingsunderlag - styrning

Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkuroch ekonomi. [15]. rensförhållandena i 61 branscher. Del 1 och 2. [28] Gemensamma regler - lagstiftning, klassifikationer och

Periodiska hälsoundersökningar i vissa statliga. informationsteknologi. [16].

kommunala och landstingskommunala anställningar. Forskning och utveckling - epidemiologi, kvalitetssä- C. [29] kring och Spris utvecklingsprojekt. [17]. Informationsstruktur för hälso- och sjukvården - en

Miljödepartementet

utvecklingsprocess. [18].

Miljölagstiftningen i framtiden. [4]

Miljölagstiftningen i framtiden. Bilagedel.

Kommunikationsdepartementet

Sekretariatets kartläggning och analys. [5] Den regionala bil- och körkortsadministrationen. [14] Storstadens trañksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmöregionerna. [19]

Finansdepartementet

Finansiell tillsyn. [2] Sportslig och ekonomisk utveckling inom trav- och galoppsporten. [7] Beskattning av kraftföretag. [8] Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. [27]

Utbildningsdepartementet

Särskolan -en primärkommunalskola. [30] Statens arkivdepaer. En utvecklingsplan till år 2000. [31]

Arbetsmarknadsdepartementet

Flykting- och immigrationspolitiken. [1]