Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter
Regeringens proposition 1993/94:113
Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter
1993/94:113
Regeringen överlämnar denna proposition till riksdagen.
Stockholm den 9 december 1993
Carl Bildt
Birgit Friggebo
(Kulturdepartementet)
Propositionens huvudsakliga innehåll
I propositionen föreslås regler om förvaring av allmänna handlingar i de fall offentlig verksamhet förs över i privat regi.
Enligt nuvarande regler skall de handlingar som finns hos en myndighet när denna upphör överföras till en arkivmyndighet. Detta är en opraktisk ordning i de fall verksamheten inte upphör när myndigheten läggs ned utan övergår till att bedrivas i privaträttslig form.
Förslaget innebär att ett organ som trätt i stället för en myndighet i fortsättningen skall kunna förvara de allmänna handlingarna så länge de behövs hos organet. Under tiden skall handlingarna behandlas på samma sätt som hos den förutvarande myndigheten. Detta innebär att allmänheten skall ha rätt att ta del av uppgifter i dem och att de skall vårdas i enlighet med arkivlagens regler. Bestämmelserna tas in i en särskild lag.
Vidare skall sekretesslagens (1980:100) regler gälla hos det enskilda organet såvitt avser dess befattning med de ifrågavarande handlingarna.
Förslaget medför en ändring i tryckfrihetsförordningen. Det kan därför träda i kraft tidigast den 1 januari 1995.
I Riksdagen 1993!94. 1 saml. Nr 113
I — Förslag till riksdagsbeslut Prop. 1993/94: 113
Regeringen föreslår att riksdagen antar regeringens förslag till 1. lag om ändring i tryckfrihetsförordningen, 2. lag om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, 3. lag om ändring i sekretesslagen (1980:100), 4. lag om ändring i arkivlagen (1990:782).
2¶Regeringen har följande förslag till lagtext.
2.1¶Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen
Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen! skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
2 kap.
17§
I lag får föreskrivas att regering-
en eller beslutande kommunal för-
samling får besluta att allmänna
handlingar som hänför sig till myn-
dighets verksamhet, vilken skall
övertas av enskilt organ, får över-
lämnas till det organet för förvaring,
om detta behöver handlingarna i
verksamheten, utan att handlingarna
därigenom upphör att vara allmänna.
Ett sådant organ skall i fråga om
överlämnade handlingar jämställas
med myndighet vid tillämpningen av
12-16 §§.
Denna lag träder i kraft den I januari 1995.
1Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500.
2.2 Förslag till lag om överlämnande av allmänna Prop. 1993/94: 113 handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring
Härigenom föreskrivs följande.
Lagens tillämpningsområde
18 Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I
lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva fram-
ställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen (1980:100).
Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ
28 Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna om
1. myndigheten skall läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,
2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen skall bedrivas av det enskilda organet och
3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten.
Förvaras allmänna handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt första stycket får regeringen föreskriva att handlingarna får överlämnas till ett annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om förutsättningarna enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda.
38 Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna
4§ Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782).
58 Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet .
Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts såvida det inte av omständigheterna klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet.
6 § Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, Prop. 1993/94: 113 kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om det enskilda organets organisation eller arbetssätt på grund av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handlingarna.
Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten
7§ Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i2 kap. tryckfrihetsförordningen.
Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980: 100).
Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, skall jämställas med myndighet
i fråga om befattningen med dessa handlingar.
8§ Det enskilda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut med hänsyn till det sätt på vilket materialet tillförts den handlingen.
Särskilt om statliga arkiv
98 Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den fortsatta förvaringen av de allmänna handlingarna.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995. Lagen får tillämpas också beträffande allmänna handlingar som härrör från myndigheter som helt lagts ned eller delvis upphört med viss verksamhet före lagens ikraftträdande.
2.3¶Förslag till lag om ändring i sekretesslagen Prop. 1993/94: 113 (1980:100)
Härigenom föreskrivs att 1 kap. 8 §& och 13 kap. 4 § sekretesslagen
(1980:100)! skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
1 kap.
8§
Vid tillämpningen av denna lag skall med myndighet jämställas riksdagen,
kyrkomötet och beslutande kommunal församling.
Vad som föreskrivs i tryckfri- Vad som föreskrivs i tryckfrihetshetsförordningen om rätt att ta del av förordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i handlingar hos en myndighet skall i tillämpliga delar gälla också hand- tillämpliga delar gälla också handlingar hos de organ som anges i lingar hos de organ som anges i
bilagan till denna lag, i den mån bilagan till denna lag, i den mån
handlingarna hör till den verksamhet handlingarna hör till den verksamhet som nämns där. De i bilagan an- som nämns där. De i bilagan angivna givna organen skall vid tillämp- organen skall vid tillämpningen av ningen av denna lag jämställas med denna lag jämställas med myndighet. myndighet. Detsamma gäller ett enskilt organ
som med stöd av lagen (1994:000)
om överlämnande av allmänna hand-
lingar till andra organ än myndig-
heter för förvaring förvarar sådana
handlingar såvitt avser befattningen
med dessa handlingar.
13 kap.
4§
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
Erhåller arkivmyndighet för Erhåller en arkivmyndighet för arkivering från annan myndighet arkivering från någon annan uppgift som är sekretessbelagd där, myndighet uppgift som är sekretessgäller sekretessen också hos arkiv- belagd där, gäller sekretessen också myndigheten. hos arkivmyndigheten.
Erhåller ett enskilt organ som avses i I kap. 8 § andra stycket tredje meningen för förvaring en handling som härrör från en myndighet och som innehåller en uppgift som är sekretessbelagd hos myndigheten, gäller sekretessen också hos det enskilda organet.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
lLagen omtryckt 1992:1474.
2.4¶Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Prop. 1993/94: 113
Härigenom föreskrivs att 1, 2, 7, 8, 11 och 14 §§ arkivlagen (1990:782) skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
1§
I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.
Bestämmelserna i 3-6 och 10 §§ skall tillämpas också på statliga, kommunala och kyrkokommunala beslutande församlingar.
Bestämmelserna i 3-6 samt 9 och
10 §§ skall i tillämpliga delar gälla
också sådana enskilda organ hos
vilka allmänna handlingar förvaras
med stöd av lagen (1994:000) om
överlämnande av allmänna hand-
lingar till andra organ än myndig-
heter för förvaring.
2§
Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos
1. kyrkokommunala myndigheter,
2. sådana organ som avses i 2. sådana organ som avses 1 kap. 8 § andra stycket sekretess- i lkap. 8 § andra stycket lagen (1980:100) till den del arkivet första meningen sekretesslagen härrör från den verksamhet som (1980:100) till den del arkivet härrör avses i bilagan till sekretesslagen, från den verksamhet som avses i och bilagan till sekretesslagen, och
3. allmänna försäkringskassor.
7§
För tillsynen av att myndigheter- För tillsynen av att myndigheterna
na fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som 3-6 §§ skall det finnas arkivmyn- avses i I $ tredje stycket fullgör sina digheter såväl inom den statliga som skyldigheter enligt 3-6 §§ skall det den kommunala förvaltningen. finnas arkivmyndigheter såväl inom
den statliga som den kommunala
förvaltningen.
Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen.
Regeringen bestämmer vilka Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myn- för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana digheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 § fullgör sina organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankom- skyldigheter enligt 3-6 §§ skall mer på de statliga arkivmyndig- skötas av de statliga arkivmyndigheterna. heterna.
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och landstings-styrelsen i landstinget, om inte kommun fullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.
Den kommunala arkivmyndigheten skall se till att sådana juridiska personer som avses i I kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna eller landstingen kommer överens om,
Tillsynen över att sådana en-
skilda organ som avses i I $ tredje
stycket fullgör sina skyldigheter
enligt 3-6 §§ skall skötas av de
statliga arkivmyndigheterna i de fall
det enskilda organet förvarar ett
statligt arkiv och av de kommunala
arkivmyndigheterna i de fall det
enskilda organet förvarar ett kom-
munalt arkiv.
Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.
I lagen (1994:000) om över-
lämnande av allmänna handlingar till
andra organ än myndigheter för
förvaring finns bestämmelser om
förvaring av statliga myndigheters
arkiv hos enskilda organ i vissa fall.
14 82
Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat.
I Senaste lydelse 1993:1296. 2Senaste lydelse 1993:1296.
I lagen (1994:000) om över- Prop. 1993/94: 113 lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
3 — Ärendet och dess beredning
Riksarkivet har i en framställning den 14 juni 1991 (dnr Ku9L678/K) hemställt att regeringen tar initiativet till en översyn av offentlighetslagstiftningen med
anledning av de komplikationer som uppstår i samband med bolagiseringar.
Frågan har också berörts i departementspromemorian Bolagisering av affärsverk Konstitutionella aspekter (Ds 1992:101).
De frågor som Riksarkivets framställning berör har behandlats i en inom Kulturdepartementet upprättad promemoria Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter (Ds 1993:49). Promemorian har remissbehandlats.
En sammanfattning av promemorian finns i bilaga I. Promemorians lagförslag finns i bilaga 2. En förteckning över remissinstanserna finns i bilaga 3. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i Kulturdepartementet.
Lagrådet
Regeringen beslutade den 11 november 1993 att inhämta Lagrådets yttrande över de lagförslag som finns i bilaga 4. Lagrådets yttrande finns i bilaga 5.
Lagrådet har helt anslutit sig till uppfattningen att i de fall "bolagisering" sker av allmän verksamhet, offentlighetsprincipen inte bör upphöra att gälla beträffande de allmänna handlingar som övertas av det enskilda organ som skall fortsätta verksamheten. Enligt Lagrådets mening är det också värde fullt att gällande lagstiftning nu anpassas till den situation som uppkommit genom att allmän verksamhet alltmer förs över till enskilda organ. När det gäller de lagtekniska lösningarna har Lagrådet emellertid ett flertal invändningar, några av principiell natur. I första hand gäller invändningarna förslaget till en ny paragraf i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) och de förslag som är en direkt följd av det förslaget. I övrigt anser Lagrådet att de remitterade förslagen med vissa ändringar kan läggas till grund för en reglering av de frågor som nu aktualiserats.
Regeringen diskuterade i lagrådsremissen skälen för och emot en förankring i tryckfrihetsförordningen av den föreslagna regleringen och kom då till slutsatsen att en sådan borde finnas. Vad Lagrådet anfört ändrar inte regeringens uppfattning. Regeringen är därför inte beredd att följa Lagrådet i denna del. De synpunkter i övrigt som Lagrådet har anfört har regeringen till största delen följt. Lagrådets yttrande kommenteras vidare i avsnittet 6.3 och 7.
4 — Allmän bakgrund
Betydande delar av verksamhet som statliga myndigheter hittills har svarat för har överförts eller kommer att överföras till privaträttsliga organ som särskilt
bildats för ändamålet. Som exempel på sådan s.k. bolagisering kan nämnas Prop. 1993/94: 113 Affärsverken FFV som helt har upphört som myndighet. Verksamheten bedrivs numera av ett bolag, i vilket staten äger samtliga andelar. Nämnas kan också bl.a. Domänverket, Televerket och Vattenfalisverket.
Även på det kommunala området överförs verksamhet från myndigheter
(nämnder) till privaträttsliga organ.
Enligt 11 § arkivlagen (1990:782) skall, när en statlig myndighet läggs ner, dess arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader om inte någon annan myndighet har övertagit den nedlagda myndighetens verksamhet. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får emellertid föreskriva annat. Enligt 14 § gäller samma principer för kommunala arkiv då kommunala myndigheter läggs ned. I dessa fall är det dock fullmäktige i kommun eller landsting som fattar beslutet.
Ett privaträttsligt organ (i fortsättningen används för enkelhetens skull begreppet "bolag" även om andra associationsformer också kan förekomma) som övertar en nedlagd myndighets verksamhet måste emellertid under tämligen lång tid ha tillgång till myndighetens arkiv. Det rör sig ju i de flesta fall om handlingar m.m. som behövs i den dagliga verksamheten och som länge än kan vara relevanta för denna. Dessa handlingar har hos myndigheten varit allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Inte sällan innehåller de sekretessbelagda uppgifter.
Den mängd handlingar som berörs av bolagiseringar på den statliga sidan är mycket stor. Riksarkivet har under år 1991 undersökt arkivbeståndet hos f.d. FFV, Domänverket, Televerket och Vattenfallsverket. Den sammanlagda arkivmängden uppskattades därvid till 116 100 hyllmeter konventionella handlingar (varav 51 700 hyllmeter gallringsbara handlingar), 530 000 fotografier, 2 500 kubikmeter (5 000 000 st.) ritningar, 39 500 magnetband och 3 735 000 mikrofiche. Till detta kommer en mängd annan information på bildkort, videoband, filmkassetter etc. (1622 000 st).
Om ett bolag skall förvara allmänna handlingar från en myndighet måste frågor om handlingsoffentlighet, sekretessprövning och arkivvård lösas. Hittills har detta fått ske inom ramen för nu gällande regler.
FFV ombildades den I januari 1991 till aktiebolag. Mellan det nya bolaget
och Riksarkivet träffades ett avtal som innebar att arkivhandlingarna lånades
ut till bolaget från Riksarkivet, till vilket en leverans av arkivhandlingarna skett formellt men inte i praktiken. Arkivet bestod av ca 10 000 hyllmeter konventionella pappershandlingar, ca 40 000 fotografier, 138 kubikmeter ritningar samt databand och mikrofilm. Frågor om arkivvård m.m. behandlades i avtalet. För att lösa de problem som föranleddes av att vissa delar av arkivet omfattades av sekretess fick de anställda i bolaget teckna förbehåll enligt 14 kap. 9 3 sekretesslagen med förbud för vidarespridning av de hemliga uppgifter de i sitt arbete får ta del av. Det rör sig om närmare 5 000 sådana förbehåll som har undertecknats.
Det säger sig självt att denna lösning i längden är ohållbar. Det är därför nödvändigt att överväga hur frågan bör lösas i framtiden. En lösning måste sökas som inte försvårar bolagens möjligheter att arbeta effektivt samtidigt
som offentlighetsintresset måste värnas. Handlingar som en gång varit all- Prop. 1993/94: 113 männa handlingar och tillgängliga för allmänheten bör inte förlora denna karaktär. Det är angeläget att allmänhetens möjligheter till insyn och tillgång till handlingar inte omöjliggörs eller försvåras.
Det bör påpekas att frågan inte är begränsad till den statliga förvaltningen utan i hög grad är aktuell också i kommunerna. Inom den kommunala sektorn har myndighetsverksamhet överförts till kommunala bolag i inte ringa omfattning. Möjligen är vissa praktiska problem mindre i den kommunala sektorn där arkivet och det kommunala bolaget ofta rent geografiskt befinner sig i närheten av varandra. Andra problem, som exempelvis handlingsoffentligheten, sekretessfrågorna och arkivvården är emellertid gemensamma för stat och kommun. Det bör därför undersökas om en enhetlig reglering för stat och kommun kan komma till stånd.
5 — Gällande rätt
Offentlighetsprincipen är sedan länge ett stort och väsentligt inslag i svensk förvaltning och rättskipning. Den består av flera delar. En del av denna är förhandlingsoffentligheten, dvs. rätten för allmänheten att närvara vid sammanträden med beslutande statliga och kommunala församlingar samt vid domstolsförhandlingar. Principen är, såvitt avser domstolar, grundlagsfäst i regeringsformen.
Lika viktig är handlingsoffentligheten, vilket ofta torde vara det som i dagligt tal avses med begreppet offentlighetsprincipen. Principen är fastlagd i tryckfrihetsförordningen genom bestämmelserna i 2 kap. om allmänna handlingars offentlighet.
I 2 kap. I $ föreskrivs att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Av 14 kap. 5 § framgår att utlänningar är jämställda med svenska medborgare i detta hänseende.
Vad som i TF:s mening är en handling beskrivs i 2 kap. 3 §. Härmed avses en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt bestämda regler kan anses inkommen till eller upprättad hos myndigheten (3, 6, och 7 §§). Detta innebär att inte alla handlingar som förvaras hos en myndighet är allmänna handlingar. Minnesanteckningar och liknande är t.ex. inte allmänna handlingar om de inte har expedierats eller arkiverats (9 §). Detsamma gäller koncept och liknande arbetsmaterial.
Tryckfrihetsförordningens myndighetsbegrepp är detsamma som regeringsformens. Med myndighet jämställs, såvitt avser allmänna handlingars offentlighet, riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling (5 $). Genom en bestämmelse i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100) har dessutom ett antal privaträttsliga organ i fråga om handlingsoffentlighet jämställts
med myndigheter. I fråga om dessa organ är principen dock inte grundlags- Prop. 1993/94: 113 fäst.
Rätten att ta del av allmänna handlingar kan emellertid begränsas. I 2 kap. 2 § TF finns angivet vilka intressen som får skyddas genom inskränkningar i handlingsoffentligheten, bl.a. hänsynen till rikets säkerhet och enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden. Enligt lagrummet skall begränsningarna att ta del av allmänna handlingar noga anges i särskild lag eller, om det är lämpligare i visst fall, i annan lag till vilken den särskilda lagen hänvisar. Detta har skett i sekretesslagen, som systernatiskt anknyter till bestämmelsen i TF.
En allmän handling som är offentlig skall enligt 2 kap. 12 & TF på begäran
genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas på stället utan avgift till den som önskar ta del av den. Handlingen skall kunna läsas eller uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Handlingen får skrivas av, avbildas eller tas i anspråk för ljudöverföring. Man har också rätt att få en kopia mot fastställd avgift. Om någon del av en allmän handling skulle vara sekretessbelagd har man rätt att få en avskrift eller kopia av den icke sekretessbelagda delen.
En begäran att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 8 första stycket TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Denna myndighet skall enligt grundregeln i andra stycket pröva begäran. Om sär-
skilda skäl föreligger får emellertid i lag föreskrivas att annan myndighet
prövar framställan. Rör det sig om en handling av synnerlig betydelse för rikets säkerhet får även i förordning föreskrivas att endast viss myndighet får
pröva begäran. I de nu nämnda fallen skall en begäran om utlämnande genast
hänskjutas till behörig myndighet.
I 15 kap. 6 § sekretesslagen anges närmare vem som inom en myndighet svarar för prövningen. Om en viss befattningshavare svarar för vården av handlingen enligt arbetsordningen ankommer det i första hand på denne att pröva frågan. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten om det kan ske utan omgång. Om befattningshavaren vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll enligt 14 kap. 9 § sekretesslagen, vilket inskränker sökandens rätt att förfoga över handlingen, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta.
Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF får en myndighet inte på grund av en begäran att få ta del av allmän handling forska efter vem sökanden är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder mot utlämnande föreligger. Ibland kan det nämligen vara en förutsättning för att myndigheten skall kunna avgöra om uppgifterna i handlingen faller under någon bestämmelse i sekretesslagen.
Ett utlämnande av en allmän handling kan, som sagts tidigare, enligt bestämmelsen i 14 kap. 9 § sekretesslagen förenas med förbehåll. Om en risk för skada, men eller annan olägenhet, som enligt bestämmelse i sekretesslagen utgör hinder mot att lämna ut en uppgift, kan undanröjas genom att man
inskränker den enskildes rätt att lämna uppgiften vidare eller utnyttja den, Prop. 1993/94: 113 skall ett sådant förbehåll göras vid utlämnandet.
Av regeln i 2 kap. 14 § första stycket TF kan slutas att endast myndigheter förutsätts förvara allmänna handlingar. TF reglerar uttömmande frågorna om allmänna handlingars offentlighet. Om en myndighet har lånat ut en allmän handling till ett privaträttsligt organ får det därför ändå anses att myndigheten har handlingen i sitt förvar och ansvarar för den. Myndigheten är då skyldig att återkräva handlingen om någon begär att få se den. Det är ju endast myndigheten som kan pröva om utlämnande skall ske enligt TF och sekretesslagen.
Viktiga bestämmelser om allmänna handlingar finns även i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).
I arkivlagen ges bestämmelser om myndigheters och vissa andra offentliga organs arkiv och om arkivmyndigheter. Vissa centrala regler om arkivbildning, arkivvård och gallring gäller även statliga, kommunala och kyrkokommunala försarnlingar.
I 3 § slås fast vad som bildar en myndighets arkiv; i princip de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Vidare fastslås de viktiga principerna att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att de skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. |
Närmare regler om arkivvård ges i 4-6 §§. I 4 § anges att varje myndighet svarar för vården av sitt arkiv om inte en arkivmyndighet har övertagit det.
I 6 § finns bl.a. regler om gallring. Sådana regler återfinns även i 10 § där det erinras om att vid gallring skall beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet.
I 7-9 §§ finns bestämmelser om arkivmyndigheter. Dessa skall tillse att myndigheterna fullgör sina arkivvårdande uppgifter. Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som finns för tillsynen av de statliga myndigheterna. I 8 § arkivförordningen anges att dessa är Riksarkivet, Krigsarkivet samt landsarkiven. I kommunerna är kommunstyrelsen arkivmyndighet och i landstingen fullgörs uppgiften av landstingsstyrelsen såvida inte de beslutande församlingarna (kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige) har utsett någon annan nämnd eller styrelse. En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Det kan ske efter överenskommelse — vilket är normalfallet — eller efter ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Efter ett övertagande övergår ansvaret för arkivmaterialet till arkivmyndigheten. Av 13 kap. 4 § sekretesslagen framgår att om en arkivmyndighet för förvaring från en annan myndighet får uppgifter som är
sekretessbelagda där gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.
I 11 § finns bestämmelser om vad som skall gälla när en statlig myndighet upphör och dess verksamhet inte förs över till någon annan statlig myndighet. I sådana fall skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat. Regeln avser de situationer då en myn-
dighet helt har upphört och verksamheten inte har övertagits av någon annan Prop. 1993/94: 113 myndighet. Detta torde höra till ovanligheterna om man bortser från avslutade statliga utredningar. Som regel överförs i stället verksamheten, då en myndighet läggs ned eller myndighetsstrukturer ändras, till andra myndigheter. Den nya myndigheten övertar då givetvis arkivet och ansvaret för detta.
Regeringen kan som nämnts dispensera från huvudregeln om att arkiv skall överlämnas efter tre månader vid en myndighetsnedläggning. Detta kan vara aktuellt om exempelvis en statlig verksamhet överförs till kommunal regi. I sådana fall blir det en kommunal myndighet som övertar arkivet. Skulle däremot en myndighets verksamhet överföras till ett enskilt organ, bolagisering, måste TF:s regler om allmänna handlingar beaktas. I praxis har,
som tidigare redovisats, frågan lösts på så sätt att arkivmyndigheten lånat ut
handlingarna till bolaget men alltjämt varit den formellt förvarande myndigheten.
Regler motsvarande dem som gäller för statliga myndigheter finns för den kommunala sektorn i 14 §.
En statlig myndighet får enligt 12 § första stycket, utöver gallring och överlämnande till arkivmyndighet, endast avhända sig allmänna handlingar genom återlämnande eller överlämnande som sker med lagstöd eller med stöd av föreskrift som meddelats av regeringen eller myndighet som regeringen bestämt eller med stöd av särskilt regeringsbeslut. Dessa regler gäller dock inte beträffande sådana handlingar som myndigheten har fått som lån (12 § andra stycket). Regeringen har i 11 § 3 och 4 arkivförordningen bemyndigat Riksarkivet att meddela föreskrifter om överlämnande av hela arkiv eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet samt om återlämnande av handlingar. Exempel på handlingar som Riksarkivet gett myndigheterna rätt att återlämna är ansökningshandlingar vid tillsättande av tjänster.
Kommun- och landstingsfullmäktige får enligt 16 § arkivlagen meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet.
På den statliga sidan innehåller arkivförordningen flera regler om arkiv-
vård. Den ger också Riksarkivet rätt att utfärda föreskrifter på flera områden.
Krigsarkivet har motsvarande kompetens för myndigheter inom Försvarsdepartementets verksamhetsormråde.
I förordningen (1991:731) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven ges regler för dessa myndigheters uppgifter liksom för Krigsarkivet i förordningen (1992:512) med instruktion för Krigsarkivet.
I sammanhanget bör också bestämmelserna i 11 kap. 6 § tredje stycket regeringsformen (RF) nämnas. Enligt bestämmelsen kan förvaltningsuppgift överlämnas till bolag, förening, samfällighet, stiftelse eller enskild individ. Innefattar uppgiften myndighetsutövning skall det ske med stöd av lag. Att pröva en begäran om utlämnande av allmän handling är att anse som myndighetsutövning.
Riksdagen hår nyligen beslutat om handlingsoffentlighet hos vissa kommunala företag (prop. 1993/94:48, bet. 1993/94KU13, rskr. 1993/94:46, SFS 1993:1295-1298). Beslutet innebär att aktiebolag, handelsbolag, ekono-
miska föreningar och stiftelser där kommuner, landsting eller kommunal- Prop. 1993/94: 113 förbund utövar ett bestämmande inflytande, jämställs med myndigheter när det gäller handlingsoffentligheten. Förslagen innebär vidare att enskilda får rätt att hos förvaltningsdomstol överklaga beslut av sådana kommunala företag att inte lämna ut företagets handlingar (se 1 kap. 9 § sekretesslagen). Arkivlagen skall tillämpas på de kommunala företag som i sekretesslagen jämställs med myndighet.
6¶Allmän motivering
6.1¶Olika möjliga lösningar
Som har framgått av det föregående har en ny situation uppstått genom att offentlig verksamhet i ökad utsträckning börjat överföras till privat regi. Myndigheter har upphört men deras verksamhet har fortsatt i andra former. Den nuvarande lagstiftningen om allmänna handlingar är inte anpassad till den
nya situationen. Hittills har det gått att finna lösningar inom gällande regelsystem men de har inte varit tillfredsställande från materiella och rationella utgångspunkter. Då man måste räkna med att det inte kommer att vara fråga
om enstaka fall då myndighetsverksamhet överförs i privat regi utan tvärtom
att detta kan bli vanligt förekommande under ett antal år framåt bör en per-
manent rättslig lösning sökas som tillgodoser de olika intressen som gör sig gällande. En sådan lösning måste tillgodose offentlighets- och forskningsintressen samt andra arkivvårdsintressen samtidigt som en avveckling av myndigheter och överförande till privat regi, i de fall detta framstår som ändamålsenligt och rationellt, inte i onödan försvåras av ett regelsystem som uppfattas som hindrande och krångligt.
Det kan med fog sägas att den omfattning och den takt med vilken bolagiseringen nu genomförs är något nytt i svenskt samhällsliv. Flera affärsverk står på tur att övergå i andra associationsrättsliga former. Inom kommunerna pågår sedan länge en bolagisering av kommunal verksamhet. En av de viktiga bieffekter som uppstår är den fråga som behandlas här. Den nuvarande regleringen av offentlighets- och sekretessfrågor är uppenbarligen inte avsedd att täcka de situationer av massöverlämnande av allmänna handlingar till bolag som nu är aktuella. Då nu viktiga samhällsfunktioner i allt högre grad anförtros åt enskilda associationer bör därför övervägas om inte en helt ny reglering skall införas. Denna reglering bör vara generell till sin karaktär och lätt kunna tillämpas om ytterligare affärsverk och andra myndigheter bolagiseras. Den bör bygga på de nya förutsättningar som överlämnande av samhällsfunktioner till privaträttsliga organ innebär, bl.a. just att privaträttsliga associationsformer kommer i myndigheters ställe.
En utgångspunkt vid sökandet av en ändamålsenlig reglering bör vara att de allmänna handlingar som finns hos en myndighet den dag den upphör skall omfattas av offentlighetsprincipen och bestämmelserna i arkivlagen även
2 Riksdagen 1993i94. 1 saml. Nr 113
fortsättningsvis medan de handlingar som upprättas inom eller kommer in till Prop. 1993/94: 113 det nybildade bolaget inte skall göra detta (jfr dock prop. 1993/94:48).
Enligt nuvarande reglering måste som framgått prövning av en begäran om utlämnande av en allmän handling ske av den förvarande myndigheten eller i vart fall i dess namn. En lösning som har diskuterats vore att samtliga allmänna handlingar lånades ut till bolaget och att den utlånande myndigheten, vanligtvis Riksarkivet, förordnade någon, placerad hos bolaget, som fullgjorde myndighetens uppgifter vid utlämnandeprövningen. Det skulle då helt klart vara myndigheten som gör prövningen enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. En eller flera enskilda personer hos bolaget skulle kunna ha deltidsförordnanden hos myndigheten och därigenom vara underkastade sekretesslagens regler om tystnadsplikt. Myndigheten och inte bolaget skulle i dessa frågor vara deras överordnade och hänskjutande av frågor skulle ske dit och inte till bolaget. En sådan ordning skulle kompletteras med tystnadsplikt för bolagets personal. .
Denna ordning skulle emellertid knappast vara praktiskt rimlig. Bl.a. skulle de sålunda förordnade tjänstemännen behöva göra en utlämnandeprövning i förhållande till sina handläggande arbetskamrater i bolaget. Vidare skulle det bolag som faktiskt förvarar handlingarna inte ha det fulla formella ansvaret för dem. Men framför allt skulle det innebära att det på arkivmyndigheterna läggs uppgifter som är främmande för dem. En av arkivmyndigheternas uppgifter är att vårda handlingar som tagits om hand efter slutlig leverans till arkivet. Däremot är det inte rimligt att ålägga arkivmyndigheter ett ansvar för handlingar som fortfarande behöver användas i myndighetens eller, senare, i bolagets verksamhet. Dessa handlingar måste bolaget ansvara
för. Sammanfattningsvis kan denna lösning inte förordas.
En fråga som också bör diskuteras är omm regeln i I kap. 8 § andra stycket sekretesslagen skulle kunna öppna en väg till lösning av de nu aktuella frågorna. Som ovan redogjorts för föreskriver regeln att vissa organ, angivna i en bilaga till lagen, skall omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av handlingar, i den mån handlingarna hör till verksamhet som anges i bilagan. De angivna organen skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndighet. Bakgrunden till regeln är att offentlig verksamhet i allt större utsträckning kommit att bedrivas i bolagsform eller i annan associationsrättslig form. Detta medför att principerna om handlingsoffentlighet inte blir tillämpliga i sådan verksamhet. Intresset av insyn i verksamheten kan emellertid vara lika befogat som om en myndighet bedrev verksamheten. Detta gäller i synnerhet om det enskilda organet tillagts någon form av myndighetsutövning i sina uppgifter. Offentlighetsprincipen har därför införts i ett antal sådana organ. Bland dessa, som alltså jämställs med myndigheter vad gäller 2 kap. TF, kan nämnas Notarius Publicus, Aktiebolaget Svensk Bilprovning, Radiotjänst i Kiruna AB samt flera organ som bl.a. fördelar statliga medel på undervisnings- och kulturområdena.
Den lagtekniska lösningen innebär alltså att i lagen, genom uppräkning, anges ett antal organ, vilka inte är myndigheter, som skall omfattas av TF:s regler om rätt att ta del av handlingar hos myndighet och av sekretesslagens
bestämmelser. Vilka handlingar hos det enskilda organet som härigenom blir Prop. 1993/94: 113 att anse som allmänna framgår också av bilagan till lagen genom att den typ av verksamhet, som de nu offentliga handlingarna hör till, anges. Genom att på detta sätt ge vissa enskilda organ en ställning som motsvarar en myndighets, kommer således handlingar, som eljest skulle ha varit privata, att jämställas med allmänna.
Det problem som här skall lösas är emellertid delvis ett annat. I den situation som nu diskuteras rör det sig om en stor mängd handlingar som är allmänna och som därmed redan omfattas av tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Karaktären på dessa handlingar bör nu inte ändras utan deras status som allmänna handlingar bör bestå. Dessutom skall senare tillkomna handlingar hos bolaget inte omfattas av offentlighetsprincipen utan vara det enskilda organets privata handlingar (jfr dock beträffande vissa kommunala företag 1 kap. 9 § sekretesslagen). Bolaget kan därför inte som sådant jämställas med en myndighet ens i sådan verksamhet som tas över från en myndighet. Frågan är i stället här vem som skall förvara den nedlagda myndighetens allmänna handlingar under den tid som ett bolag behöver tillgång till dem och vilka skyldigheter som skall följa med förvaringen. Dessutom bör tilläggas att de bolag som nu diskuteras normalt inte ägnar sig åt myndighetsutövning i sin ordinarie verksamhet. Således bör en annan rättslig lösning väljas än att låta bolagen omfattas av reglerna i 1 kap. 8 § sekretesslagen. Lagrådet har dock förordat en lösning inom ramen för en ordning av det slag som avses i I kap. 8 § sekretesslagen. Regeringen behandlar närmare lagrådets synpunkter i avsnitt 6.3.
En lösning som har tillämpats i praxis när det gällt korta och enstaka lån till enskilda har varit att låta bolaget pröva utlämnande- och sekretessfrågor för den utlånande myndighetens räkning. Handlingarna anses då alltjämt förvarade hos myndigheten som har det fulla överinseendet över dem. Den sekretess som gäller hos myndigheten tillämpas av det enskilda organet. Denna lösning möter dock betänkligheter från rättsliga utgångspunkter eftersom prövningen av en begäran om utlämnande skall göras av den myndighet som förvarar handlingarna enligt regeln i 2 kap. 14 & TF. Rent fysiskt finns handlingarna inte hos myndigheten men de måste formellt anses förvarade där och den som gör prövningen hos bolaget måste anses handla på myndighetens vägnar.
En lösning bör väljas som innebär att handlingarna fortsätter att vara allmänna handlingar men som gör det möjligt att till de berörda bolagen också överlämna de uppgifter som hittills ankommit på myndigheten i fråga om prövning av utlämnande av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. En sådan lösning skulle ha klara praktiska fördelar eftersom det då blir enklast för bolaget att hålla isär de olika typerna av handlingar. De handlingar som härrör från den gamla myndigheten fortsätter att vara allmänna handlingar och skall alltjämt följa det gamla regelsystemet medan de handlingar som tillkommer hos bolaget ej omfattas av någon offentligrättslig reglering av detta slag (jfr dock prop. 1993/94:48). En väg vore därför att på bolaget med stöd av 11 kap. 6 § tredje stycket regeringsformen lägga de nödvändiga uppgifterna och alltså ge bolaget rätt att pröva en
begäran om utlämnande av handlingar. Bolaget skulle då agera i eget namn Prop. 1993/94: 113 vid utlämnande av de handlingar som tidigare överlämnats av myndigheten till bolaget. Eftersom det också skulle innebära en skyldighet för bolaget att utföra prövning, iaktta sekretess och svara för vården måste också de bestämmelser i regeringsformen som gäller ålägganden för enskilda iakttas, dvs. skyldigheten måste läggas fast i lag. (Jfr Marcusson, Offentlig förvaltning utanför myndighetsområdet, sid. 388.)
En lösning efter nu angivna riktlinjer leder till att handlingarna inte längre skall anses förvarade hos myndigheten. Denna har ju för övrigt i allmänhet upphört. Eftersom det är hos den förvarande myndigheten som en ansökan om utfående av en allmän handling skall göras enligt 2 kap. 14 § TF, bör tryckfrihetsförordningens bestämmelser anpassas till den nya ordningen (jfr dock Lagrådets synpunkter, se avsnitt 6.3). Den bör kombineras med föreskrifter i lag om sekretess och om vård av de allmänna handlingarna samt om vad som skall ske med dessa vid t.ex. fusion eller utförsäljning av verksamhet från det enskilda organet. Bolagen som förvarar allmänna handlingar bör om en sådan lösning väljs stå under tillsyn av arkivmyndigheter. En lösning efter de nu angivna riktlinjerna förordas.
6.2¶Handlingsoffentlighet bör gälla för handlingar från en myndighet som förvaras hos ett bolag
Regeringens förslag: Om ett enskilt organ övertar en myndighets verksamhet skall handlingsoffentligheten bestå för de allmänna handlingar från myndigheten som förvaras hos organet. Det enskilda organet skall svara för den myndighetsutövning som detta medför.
Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Samtliga remissinstanser utom Justitieombuds-
mannen (JO) har tillstyrkt förslaget. JO kan inte godta att ett regelverk av den karaktär det är fråga om görs tillämpligt på ett stort antal enskilda organ utan en närmare genomgång av förutsättningar och konsekvenser och anser därför att förslaget behöver överarbetas ytterligare innan lagstiftning genomförs. Bl.a. är JO tveksam till om förslaget ryms inom regeringsformens förutsättningar för överlämnande av förvaltningsuppgifter till enskilda subjekt. JO anser att förutsättningarna för överlämnande bör ges en betydligt större konkretion i lagtexten. JO menar också att förslaget inte löser de problem som består i ätt det från myndighetens sida kan råda sekretess gentemot det enskilda organ som skall få tillgång till handlingarna. JO anser vidare att man inte kan utgå från att tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens regler utan vidare kan överföras till enskilda organ.
Meddelarfriheten enligt tryckfrihetsförordningen gäller enligt JO endast i förhållande till myndighet eller annat allmänt organ. Det kan, enligt JO, inte utan vidare förutses att de enskilda organ som rycks in i systemet kan komma
att anses som allmänna organ enligt denna definition. Enligt förslaget skall Prop. 1993/94: 113 bolagen jämställas med myndighet i fråga om de förvarade handlingarna vid tillämpningen av 2 kap. 12-16 §§ TF. Meddelarfriheten regleras i I och 3 kap. TF. Detta skulle enligt JO innebära att meddelarfriheten är utsläckt för de anställda vid de enskilda organen under den tid handlingarna förvaras där.
JO påpekar också att inte alla handlingar hos en myndighet är allmänna eftersom de inte är upprättade eller inkomna i TF:s mening. Dit hör sådant som memorialanteckningar men även anbud i ett upphandlingsförfarande. Ett avgivet anbud är inte inkommet till myndigheten och därmed inte allmän handling förrän anbudstiden gått ut. JO har anfört att denna typ av handlingar vid ett överlämnande till ett bolag måste anses bli expedierade av myndigheten. Detta leder till att de blir allmänna handlingar enligt 2 kap. 7 § TF.
Några remissinstanser, Riksrevisionsverket, Stockholms universitets juridiska fakultetsnämnd, Tidningsutgivareföreningen och Svenska Journalistförbundet anser att handlingar tillkomna hos bolagen efter bolagiseringen också bör omfattas av offentlighetsprincipen.
Skälen för regeringens förslag: Som redovisats i promemorian är bakgrunden till de förslag som läggs fram en önskan att den vård av handlingar och den insyn som finns i myndigheters verksamhet och som vi av hävd värnar i Sverige inte skall försvåras eller omöjliggöras om verksamheten börjar bedrivas i andra former. Det förhållandet att omprövningar sker av under vilka former verksamhet skall bedrivas och att detta leder till att sådant som tidigare bedrivits i offentligrättsliga former anses kunna bedrivas bättre och effektivare i andra former skall inte medföra att allmänhetens insyn i verksamhet som varit offentlig försvinner. Å andra sidan kan enbart det förhållandet att insynsmöjligheterna försvåras inte leda till att en utveckling som av andra starka skäl är önskvärd skall omöjliggöras. Om en viss verksamhet bedrivs bättre och effektivare i privaträttsliga former kan endast det förhållandet att allmänhetens insyn försämras inte alltid vara ett tillräckligt skäl att stoppa utvecklingen. Det säger sig självt att konkurrensutsatt verksamhet inte alltid kan vara föremål för full insyn och det är just behovet av konkurrens som ibland fäller avgörandet i frågan om en verksamhet skall privatiseras eller ej.
Promemorieförslagets ambition är endast att den insyn som en gång funnits inte skall omintetgöras. Det är samtidigt angeläget att en rättslig reglering tillskapas för den arkivvård som är en nödvändig förutsättning för insyn. Samtidigt tillgodoses andra intressen, t.ex. forskningen.
Sammantaget finner regeringen, i likhet med flertalet remissinstanser, att promemorieförslaget i allt väsentligt innebär en bra avvägning av de olika intressen som gör sig gällande. En längre gående reglering skulle medföra allt för mycket krångel, byråkrati och kostnader för den bolagiserade verksamheten.
Vad gäller frågan om förslagets förenlighet med regeringsformen vill regeringen anföra följande. JO har ifrågasatt om det föreslagna systemet faller inom ramen för grundlagsstadgandet i 11 kap. 6 § RF om överlämnande av myndighetsutövning till enskilda rättssubjekt och att det är angeläget att
bevara riksdagens inflytande i samband med delegation till enskilda subjekt Prop. 1993/94: 113 av myndighetsutövning. JO anser därför att förutsättningarna för överläm-” nande bör ges en betydligt större konkretion i lagen.
Regeringen anser att det inte kan ifrågasättas annat än att förslaget formellt ryms inom det utrymme som ges i regeringsformen. Vad därefter gäller det lämpliga i en så vid delegation beaktar regeringen att varje bolagisering av en statlig myndighet torde ske efter ställningstagande av riksdagen. Det torde få
förutsättas att riksdagen vid ett sådant ställningstagande väger in också frågan
om förvaringen av handlingarna. Om det nybildade bolaget inte skulle få till-
gång till myndighetens handlingar torde det i praktiken inte kunna fullgöra
sina ålagda uppgifter. Vid ett riksdagsbeslut om bolagisering av en verksamhet måste därför rimligen också ingå överväganden om den försämrade insyn som detta medför. Det nu aktuella förslaget syftar ju till att mildra verkningarna av dessa konsekvenser av bolagiseringen. Regeringens beslut om överlämnande av de allmänna handlingarna får närmast karaktären av ett följdbeslut till riksdagsbeslutet. Alternativet — om riksdagen anser att en verksamhet skall bolagiseras — skulle närmast vara att anse att någon insyn inte skall finnas alls efter bolagiseringen, något som regeringen inte kan ställa sig bakom och som ligger längre bort från de intressen JO företräder i sitt yttrande. Några erinringar av detta slag har heller inte förts fram från övriga remissinstanser frånsett att Juridiska fakultetsnämnden vid Uppsala universitet anfört att även om man normalt bör undvika att överlämna myndighetsutövning till enskilda, det är svårt att alltid finna en praktiskt fungerande modell för handhavandet av allmänna handlingar i avsedda fall utan ett sådant överlämnande. Fakultetsnämnden understryker att lösningen inte framstår som självklar i alla situationer när verksamheter bolagiseras. Omfattningen och karaktären av verksamheten måste prövas i varje enskilt fall och det enskilda organets lämplighet bör också bedömas individuellt. Detta instämmer regeringen i men som tidigare påpekats är detta rimligen en del av den prövning riksdagen gör när den beslutar om privatisering av en verksamhet. Samma synsätt måste förutsättas prägla kommunerna. Regeringen återkommer till under vilka närmare förutsättningar ett överlämnande av allmänna handlingar skall kunna ske men vill redan nu påpeka att det endast är till ett enskilt organ som övertar en myndighets verksamhet som ett sådant kan bli aktuelit. Överlämnandet torde i de flesta fall uppfattas som helt formellt. Verksamheten fortsätter ju i de flesta fall på samma sätt som tidigare och det är samma individer som fortsätter att ha handlingarna om hand. Förslaget skall närmast ses som ett försök att bringa reda i de handlingar som sålunda överförs.
JO har också invänt att förslaget inte berört de problem som består i att det
från myndighetens sida kan råda sekretess gentemot det enskilda organ som
skall få tillgång till handlingarna. Regeringen kan inte dela denna uppfattning. Stöd för överlämnande ges ju i den nya lagen — som ju befinner sig på samma konstitutionella nivå som sekretesslagen. En hänvisning finns i sekretesslagen (jfr 2 kap. 2 § andra stycket TF). Dessutom förankras ju ordningen i tryckfrihetsförordningen (se följande avsnitt). Sekretess kommer att gälla
också hos bolaget. Det bör i sammanhanget noteras att något faktiskt över- Prop. 1993/94: 113 lämnande i praktiken inte torde ske. Den tjänsteman som haft handlingen om hand på myndigheten är ofta samma person som den som behöver ha tillgång till handlingen i bolaget.
Som svar på JO:s invändning om att man inte kan utgå från att tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler utan vidare kan överföras till enskilda organ vill regeringen endast anföra att i detta hänseende finns ingen principiell skillnad mellan de enskilda organ som finns uppräknade i sekretesslagens bilaga, de organ som skall omfattas av regelsystemet enligt de nya reglerna om handlingsoffentlighet hos kommunala företag (1 kap. 9 § sekretesslagen) och de nu angivna bolagen. Visst kan det föra med sig vissa tillämpningsproblem när ett offentligrättsligt regelsystem överförs på privaträttsliga organ. Dessa problem är dock inte unika för detta ärende och bör inte förhindra att ett regelsystem införs som bidrar till att förbättra allmänhetens insyn och en god arkivvård.
Beträffande frågan om meddetarfrihet är följande att säga. JO invänder att meddelarfrihet inte kommer att gälla hos bolagen. I denna uppfattning kan regeringen inte helt instämma. Meddelarfriheten enligt 1 kap. 1 § tredje stycket TF tillkommer envar oberoende av om han är offentlig funktionär eller ej, alltså även den som är anställd i ett privaträttsligt bolag. En annan sak är att den bolagsanställde genom avtal kan ha frånhänt sig sin meddelarfrihet. Däremot instämmer regeringen i att efterforskningsförbudet enligt 3 kap. 4 § TF inte omfattar de anställda i ett bolag av den typ som nu är aktuell. Frågan har utvecklats av regeringen i det nyss angivna ärendet om handlingsoffentlighet hos kommunala företag och regeringen hänvisar till det resonemang som finns i den propositionen (prop. 1993/94:48 s. 34 ff).
JO har också tagit upp frågan om vad som skall gälla för handlingar som inte är allmänna hos myndigheten, t.ex. minnesanteckningar och liknande samt anbudshandlingar. JO anser att dessa handlingar expedieras till bolaget och därmed blir allmänna handlingar. Regeringen anser att det i och för sig kan diskuteras om det kan anses att en handling som ett bolag övertar från en nedlagd myndighet med stöd av den nya lagen skall anses expedierad i tryckfrihetsförordningens mening från myndigheten till bolaget. Myndigheten har ju inte vidtagit någon åtgärd med handlingen. Om så ändå skulle anses vara fallet blir ju handlingen allmän hos bolaget och kommer att omfattas av lagförslaget. Myndigheterna bör beakta denna fråga i samband med bolagiseringen. Några praktiska problem skall därför inte behöva uppstå. Regeringen förordar därför att lagstiftning genomförs i huvudsaklig överensstämmelse med promemorieförslaget.
Frågan om offentlighetsprincipen skall gälla efter en bolagisering beträffande handlingar som upprättats eller inkommit till bolagen har berörts av vissa remissinstanser. Frågan är av stor betydelse eftersom ju handlingsoffentligheten i viss verksamhet kommer att försvinna efter att ha varit en rådande princip under den tid verksamheten bedrevs i myndighetsform. Som nämnts tidigare råder redan handlingsoffentlighet i vissa bolags verksamhet genom bestämmelsen i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100). Vidare skall
enligt I kap. 9 § sekretesslagen handlingsoffentlighet råda i vissa kommunala Prop. 1993/94: 113 bolag. De frågor som nu diskuteras är dock mer begränsade och rör endast handhavandet av allmänna handlingar från nedlagda myndigheter fram till den dag då de levereras till en arkivmyndighet. Den principiellt viktiga frågan om handlingsoffentligheten skall omfatta även nytillkomna handlingar i bolagen tas därför inte upp i detta sammanhang.
6.3¶En ny bestämmelse införs i tryckfrihetsförordningen
Regeringens förslag: Genom ett tillägg i 2 kap. TF lämnas möjlighet att föreskriva att allmänna handlingar får förvaras hos enskilda organ och att det enskilda organet skall överta myndighetens uppgifter i fråga om prövning av utlämnande av allmänna handlingar.
Promemorians förslag överensstämmer i stort sett med regeringens. Remissinstanserna: Alla remissinstanser utom Hovrätten över Skåne
och Blekinge har tillstyrkt promemorians förslag.
Hovrätten över Skåne och Blekinge anser att det synsätt som präglar promemorian — att allmänna handlingar aldrig kan förlora denna status — är felaktigt. Det är, enligt hovrätten, en nödvändig, men inte tillräcklig, förutsättning att en handling förvaras hos en myndighet för att den skall kunna betraktas som allmän. Upphör förvaringen hos myndigheten är handlingen inte längre allmän, Förslaget till 2 kap. 17 § TF är därför enligt hovrätten missriktat.
Lagrådet har förordat att någon ändring i tryckfrihetsförordningen inte gÖrs.
Skälen för regeringens förslag: Utgångspunkten för den föreslagna regleringen har varit att allmänna handlingar inte bör förlora sin karaktär av allmänna handlingar när de under en tid utnyttjas i enskild verksamhet som kan sägas utgöra fortsättningen på en myndighets verksamhet samt att bolagen skall kunna förvara sådana handlingar på eget ansvar med möjlighet till fortsatt insyn och god arkivvård.
Hovrätten över Skåne och Blekinge har ansett att denna utgångspunkt som den formulerats i promemorian — att allmänna handlingar inte kan förlora denna karaktär — inte är riktig och därvid hänvisat till motivuttalanden (prop. 1975/76:160 s. 121 f.). Hovrätten menar att 2 kap. 14 § TF inte kan uppfattas som ett förbud mot att överföra allmänna handlingar till enskilda organ. Hovrätten erinrar om att åtskilliga handlingar i mål och ärenden sänds från myndigheter till enskilda utan en tanke på att de skulle bevara sin status som allmänna hos den enskilde mottagaren. Hovrätten som menar att det är svårt att överblicka konsekvenserna av en ändring av TF avstyrker förslaget i den delen. Hovrätten instämmer dock i att det för att offentlighetsprincipen inte skall urholkas är nödvändigt att i annan lagstiftning sörja för att handlingar bevaras hos myndigheterna. 24
Regeringen instämmer i hovrättens uppfattning att allmänna handlingar Prop. 1993/94: 113 som lämnas från myndigheter i princip förlorar sin status. Även Lagrådet har gett uttryck för denna uppfattning. Det kan å andra sidan sägas vara en princip som kan härledas ur 2 kap. tryckfrihetsförordningen att grundlagsregleringen om allmänna handlingars offentlighet bygger på utgångspunkten att allmänna handlingar skall bevaras hos myndigheter så att rätten att ta del av dem inte försvinner. I linje med detta synsätt föreslog Data- och offentlighetskommittén för några år sedan att bestämmelser om gallring borde förankras i tryckfrihetsförordningen. Kommittén ansåg att för att gallringen inte skulle komma i konflikt med den i grundlag befästa offentlighetsprincipen, ett stadgande om rätten att gallra borde införas i tryckfrihetsförordningen (se Ds Ju1987:8 Integritetsskyddet i informationssamhället 3 Grundlagsfrågor s. 62). Detta förslag lades dock aldrig fram för riksdagen. Den dåvarande regeringen kände en viss tvekan inför en grundlagsreglering av något som måste betraktas som en självklarhet. Påståendet föranledde ingen erinran från riksdagen (prop. 1989/90:72, KrU 29). I samma lagstiftningsärende uttalades dock den princip som promemorian grundar sig på nämligen att en handling som är allmän handling inte kan förlora denna status (prop. 1989/90:72 s. 56 f. och 79).
I promemorian Bolagisering av affärsverk Konstitutionella aspekter (Ds 1992:101) har också ansetts att en ändring av regelsystemet enligt de tankar som finns i promemorian torde kräva en ändring i TF (s. 49).
En reglering bör inte ske som skulle innebära att en oöverskådligt stor samling allmänna handlingar skulle upphöra att vara allmänna handlingar på grund av placeringen hos de nya bolagen. Hovrätten föreslår att insyn skall kunna ske, exempelvis genom tillämpning av de regler om insyn i verksamhet som på offentligt uppdrag bedrivs av vissa bolag såsom AB Svensk Bilprovning. Handlingarna skulle då betraktas som om de vore allmänna hand-
lingar i likhet med handlingar som upprättas hos de bolag som finns angivna i
bilagan till 1 kap. 8 § sekretesslagen. Ett liknande system har som nämnts införts beträffande handlingar som upprättas hos vissa kommunala bolag, se prop. 1993/94:48.
Den nu diskuterade ordningen föreslogs redan i lagrådsremissen. Mot detta har Lagrådet framfört invändningar. Enligt dess mening finns inget behov av en ny paragraf i tryckfrihetsförordningen eftersom det i I kap. 8 § sekretesslagen redan finns en etablerad ordning för hur principen om handlingars offentlighet kan tillgodoses när allmän verksamhet bedrivs i
privaträttsliga former. Lagrådet föreslår därför i likhet med Hovrätten över
Skåne och Blekinge en lösning inom ramen för en ordning av det slag som
avses i I kap. 8 sekretesslagen och som alltså skulle innebära att handlingarna
inte längre skulle vara allmänna utan behandlas som om de vore allmänna. Lagrådet har hänvisat till det system som använts för statlig verksamhet enligt 1 kap. 8 § sekretesslagen samt till den av riksdagen nyligen beslutade nya lydelsen av 1 kap. 9 § som utvidgat systemet till att gälla i fråga om handlingar hos kommunala och landstingskommunala bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Lagrådet har tillagt att den i remissen föreslagna regle-
ringen såvitt nu kan överblickas inte är lättare att tillämpa eller leder till andra Prop. 1993/94: 113 resultat än den redan etablerade ordningen. Det kan enligt Lagrådet givetvis inte vara till fördel för intresset av överskådlighet och konsekvens i lagstiftningen att ha två sakligt sett, troligen identiska system vid sidan av varandra. Särskilt på det kommunala området kan en sådan ordning föranleda onödiga svårigheter. Om en kommun beslutar att viss verksamhet skall bedrivas av ett organ som omfattas av den nya 1 kap. 9 § sekretesslagen blir sålunda två olika regelsystem tillämpliga på organets handlingar.
Regeringen kan inte helt instämma i Lagrådets synsätt att den, som Lagrådet uttrycker det, etablerade ordningen enligt 1 kap. 8 § sekretesslagen vore lämpligare. Syftet med regleringen i sekretesslagen är att skapa ett system som medger insyn i privaträttsliga subjekt som framåt i tiden skall bedriva verksamhet med offentligrättsliga inslag och där då samma principiella rätt till insyn bör finnas som i offentligrättslig verksamhet som bedrivs i myndighetsform. Den nu diskuterade regleringen har ett annat syfte, nämligen att inte omintetgöra den insyn i och den skyldighet till tillvaratagande av arkiv som en gång funnits, när verksamheten övergår i former som inte skall vara förmål för insyn och offentligrättslig arkivreglering. Det eventuella behovet av insyn i de aktuella bolagens framtida verksamhet tas inte upp i detta sammanhang. Som regeringen ser saken uppnår man den enklaste regleringen genom att låta det system som hittills gällt för de ifrågavarande handlingarna fortsätta att gälla även framdeles; låt vara att det såvitt gäller de kommunala bolag som omfattas av den nya regleringen i 1 kap. 9 § sekretesslagen kommer att innebära två system. För de stora statliga myndigher som övergått till bolagsform — och det torde vara dessa som Riksarkivet främst har haft i åtanke i sin framställning om lagstiftning - blir det enklare och klarare om de allmänna handlingarna inte ändrar karaktär utan fortsätter att omfattas av samma regelsystem som hittills gällt. Det går heller inte att bortse från den mer praktiskt betonade synpunkten att respekten för regelsystemet torde bli större om handlingarna alltjämt är allmänna handlingar. Motivet för lagstiftningen är ju i främsta rummet att de intressen som motiverar arkivvården inte skall trädas för när vid en bolagisering.
Regeringen finner det därför inte vara en önskvärd utveckling att stora arkiv av allmänna handlingar på grund av placering hos bolag skall upphöra att vara allmänna handlingar. Det kan enligt regeringens uppfattning finnas flera oöverblickbara konsekvenser i en sådan ordning än dem som hovrätten ser i den föreslagna ändringen av tryckfrihetsförordningen.
Regeringen finner det vidare vara av största betydelse att dessa handlingar fortsätter att vara allmänna handlingar hela tiden från det att de upprättades eller inkom till en myndighet till dess de, via en förvaring hos ett bolag, slutligen inlevereras till en arkivmyndighet.
Även om regeringen har förståelse för de argument som Lagrådet fört fram anser regeringen därför att en ändring av TF bör genomföras. De invändningar JO haft mot förslaget talar också för att en förankring bör finnas i TF. Ändringen i TF bör dock utformas så att hänsyn tas till de synpunkter hovrätten anfört. Detta kan ske om den nya paragrafen innebär att allmänna
handlingar, efter beslut av regeringen eller kommunal beslutande församling, Prop. 1993/94: 113 kan förvaras hos privata organ utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
Det bör dock framhållas att ändringen endast tar sikte på den nu angivna situationen, nämligen att allmänna handlingar skall kunna överföras till bolag som övertagit myndighetsuppgifter. Någon ändring av de principer som utvecklats på detta område i övrigt bör ärendet inte föranleda.
Det låter sig knappast göra att i lag peka ut de bolag som skall förvara allmänna handlingar. Denna uppgift bör ankomma på regeringen, lämpligen genom beslut i förordning. Såvitt avser kommuner och landsting bör det vara fullmäktige som fattar beslut om detta. Tryckfrihetsförordningen bör öppna en möjlighet till detta. Frågan diskuteras närmare i följande avsnitt.
6.4¶En särskild lag om förvaring av allmänna handlingar
hos enskilda organ
Regeringens förslag: En särskild lag om förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ införs. Med stöd av den skall regeringen kunna besluta om överlämnande av en statlig myndighets allmänna handlingar till ett enskilt organ för förvaring under en begränsad tid. Förutsättningen för detta är att det enskilda organet har övertagit myndighetens uppgifter och behöver handlingarna för sitt arbete. Lagen skall gälla även kommunala förhållanden. Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsättningar som avses gälla för statliga myndigheter besluta att kommunala myndigheters allmänna handlingar skall förvaras av enskilda organ.
Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna tillstyrker samtliga införandet av en ny lag.
JO efterlyser en metod för allmänheten att få veta var allmänna handlingar förvaras i bolagiserade förhållanden. Dessutom bör enligt JO frågan om avgifter hos bolagen för utfående av kopia eller avskrift av en handling regleras så att inte bolagen ensidigt fastställer avgifterna och därigenom möjligen, på grund av för höga avgifter, uppsätter spärrar för informationsfriheten.
Ett par remissinstanser förordar att den tid under vilken förvaringen skall pågå skall fastställas i lagen eller endast i undantagsfall skall vara längre än tio år.
Domän AB och Vattenfall AB har framfört att det tydligt bör framgå att den nya regleringen skall gälla även redan bolagiserade myndigheter.
Postverket har framhållit de särskilda frågeställningar som kan uppstå vid koncernförhållanden. Postverket menar att det måste vara möjligt för bolag inom en koncern att ha tillgång till arkivhandlingar och att ett beslut om förvaring bör kunna avse två eller flera bolag som gemensamt förvarar och soli-
dariskt ansvarar för handlingarna. Vattenfall AB har framfört liknande syn- Prop. 1993/94: 113 punkter.
Datainspektionen (DI) har framfört att det klarare bör framgå vad som avses med att identitet skall råda mellan den nedlagda myndigheten och det övertagande bolaget och var gränserna går. DI framhåller att på det kommunala området kan olika verksamheter föras samman till ett bolag.
DI efterlyser särskilda överväganden beträffande särskilt känsliga uppgifter i handlingar som överlämnas till ett enskilt organ, t.ex. i patientjournaler. DI framhåller att den grundläggande förutsättningen för överlämnande bör vara att skyddet för den enskilde måste vara detsamma efter ett överlämnande och att intresset att överlämna en handling måste överväga integritetsintresset.
Skälen för regeringens förslag: Av den tidigare redogörelsen har framgått att det redan nu finns regler om vad som skall ske med ett arkiv med allmänna handlingar då en myndighet läggs ned. Bestämmelserna återfinns i I 1 och 14 §§ arkivlagen. Bestämmelserna tar sikte på den situation som uppstår då en myndighet helt läggs ned och den verksamhet som myndigheten bedrivit upphör. De allmänna handlingarna skall då inom tre månader inlevereras till en arkivmyndighet som helt övertar ansvaret för dem. Denna situation torde vara ovanlig med undantag för avslutade statliga kommittéer och utredningar. Däremot är det inte ovanligt att en statlig myndighet helt upphör därför att myndighetsfunktionerna överförs till en annan myndighet. Den nya myndigheten övertar då givetvis de allmänna handlingarna från den förra myndigheten.
Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer kan dock göra avsteg från huvudregeln att ett statligt arkiv skall överföras till arkivmyndighet om den ursprungliga myndigheten helt upphör och ingen annan statlig myndighet övertar verksamheten. Detta kan exempelvis bli aktuellt när en statlig verksamhet övergår till att vara kommunal. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, kan då med stöd av 11 § arkivlagen föreskriva att arkivet skall överföras till den kommunala myndigheten. Skulle emellertid en statlig verksamhet privatiseras kan som tidigare anförts dess arkiv inte utan vidare överlämnas till det nya privaträttsliga subjektet. Arkivlagens regler tar inte sikte på en sådan möjlighet eftersom detta hittills på grund av TF:s regler inte ansetts tillåtet. En önskvärd placering av handlingarna hos det enskilda organet måste som redovisats i dag ske i form av utlåning från arkivmyndigheten.
Införandet i TF av en möjlighet att förvara allmänna handlingar hos bolag m.m. måste alltså åtföljas av en ny reglering på området. Dels kommer uppgifter som innebär myndighetsutövning att överlämnas till bolaget, vilket, som framgått, måste ske med stöd av lag, dels innebär det ett åliggande för bolagen att förvara och vårda handlingarna vilket också kräver lagstöd (jfr 8 kap. 3 § RF).
Det kan diskuteras om regleringen skall ske i form av ändringar i arkivlagen och annan relevant lagstiftning på området. Vissa ändringar i arkivlagen blir under alla omständigheter nödvändiga. Det kan därför sägas att en sådan
lagteknisk lösning vore praktisk. Å andra sidan kan med fog anföras att den Prop. 1993/94: 113 nya situation som bolagiseringarna innebär för de allmänna handlingarnas offentlighet fordrar en mera överskådlig lagstiftning. Detta tillgodoses enklast
genom en ny särskild lag på området. Den bör vara tillämplig för såväl stat
som kommun. Sekretessregleringen bör dock givetvis ske genom tillägg i sekretesslagen.
Med enskilda organ avses andra subjekt än myndigheter och riksdagen, " kyrkomötet och beslutande kommunal församling. I flertalet fall torde de privatiseringar som varit aktuella ha genomförts på så sätt att aktiebolag nybildats med ett betydande offentligt ägande. Detta bör emellertid inte vara en förutsättning för att lagen skall vara tillämplig. Allmänna handlingar bör således kunna förvaras hos enskilda organ oavsett associationsform.
Förutsättningen för att ett myndighetsarkiv skall få förvaras hos ett enskilt organ bör i normalfallet vara att myndigheten lagts ned och att ingen annan myndighet har övertagit dess verksamhet. Skulle en rest av den gamla myndigheten återstå torde denna "restmyndighet” ofta överta arkivet även om andra delar av verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas i någon annan form. Vissa fall kan dock tänkas där det är mest ändamålsenligt att låna ut handlingarna till bolaget även om en del av myndigheten finns kvar, t.ex. i de fall en viss del av en myndighets verksamhet bryts ut och fortsätter i privaträttsliga former. Det skall framhållas att här inte avses de situationer då exempelvis kommuner låter enskilda entreprenörer på kommunens uppdrag bedriva viss verksamhet som kommunen genom lag alltjämt har huvudansvaret för. I sådana fall kan det inte sägas att en myndighet upphör med en verksamhet.
Vidare bör givetvis fordras att bolaget skall bedriva den verksamhet som myndigheten tidigare gjorde. Det bör således föreligga identitet mellan den verksamhet som myndigheten bedrev och den som bolaget skall bedriva. En verksamhets inriktning kan givetvis förändras i större eller mindre mån. Detta bör dock knappast leda till svårigheter i fråga om arkivförvaringen. I de allra flesta fall rör det sig om ett nybildat aktiebolag som i en obruten linje övertar verksamhet, personal, fastigheter m.m. på ett sätt som gör att det utåt sett knappast framstår som någon förändring. Man kan också tänka sig att ett redan befintligt enskilt organ övertar en nedlagd myndighets verksamhet, även om detta inte torde höra till vanligheterna. Det avgörande måste vara hur situationen ser ut vid beslutet om nedläggning av en myndighet och om en fortsatt verksamhet i annan form. I normalfallet torde inga svårigheter uppstå. Skulle någon tvekan råda bör i en helhetsbedömning särskild vikt läggas vid bolagets behov av de allmänna handlingarna för sin verksamhet. En ytterligare förutsättning för överlämnande av allmänna handlingar till ett bolag bör nämligen vara att bolaget behöver handlingarna för att kunna bedriva sin verksamhet. Skulle inget sådant behov föreligga bör arkivhandlingarna givetvis övertas av arkivmyndigheten enligt huvudregeln i arkivlagen. I allmänhet är det ju — som flera gånger påpekats — fråga om att samma verksamhet skall fortsätta men i en annan associationsform. Den fortsatta verksamheten torde då fordra tillgång till myndighetens arkiv. När man bedömer
bolagets behov av arkivet går det givetvis inte att särskilt pröva behovet av Prop. 1993/94: 113 varje enskild handling. I stället måste en helhetsbedömning göras. Ofta torde resultatet bli att de delar av arkivet som avser avslutade ärenden kan överlämnas till arkivmyndigheten medan handlingar i öppna ärenden skall förvaras av bolaget.
Det bör vara regeringen som genom förordning fattar beslut om vilka statliga arkiv som skall överföras till ett bolag. Härigenom tillgodoses allmänhetens behov av information eftersom besluten då kungörs. Beslutet torde i normalfallet fattas samtidigt med övriga beslut i samband med att en myndighets verksamhet överförs till privat regi.
I kommuner och landsting bör det vara fullmäktige som tar ställning till
arkivförvaringen. Även här blir det ju fråga om ett följdbeslut i anslutning till
att beslut fattats om bolagisering av en verksamhet. I dessa fall torde ofta handlingsoffentlighet komma att gälla även i bolagets fortsatta verksamhet enligt de på grundval av prop. 1993/94:48 beslutade reglerna om handlingsoffentlighet hos kommunala bolag. Handlingar som är allmänna enligt TF och som förvaras hos ett kommunalt bolag med stöd av den nu föreslagna regleringen kommer att förvaras tillsammans med handlingar som upprättas hos eller som kommer in till de kommunala bolagen och som enligt 1 kap. 9 § sekretesslagen skall anses som allmänna.
Ett par remissinstanser har efterlyst en möjlighet att inom en koncern smidigare kunna hantera arkivhandlingarna mellan olika bolag vid omorganisationer och liknande. Regeringen delar detta synsätt. Det bör därför vara möjligt att i ett beslut om förvaring kunna föreskriva att ett moderbolag på angivna villkor skall kunna få fördela arkivhandlingar inom koncernen.
Förvaringen av de allmänna handlingarna hos enskilda organ bör pågå under en begränsad tid och handlingarna således så småningom inlevereras till en arkivmyndighet. Det är således inte fråga om en överlåtelse av handlingarna till bolagen. Ett av reformens viktigaste syften är ju att låta arkivmyndigheten få tillgång till alla handlingar som härrör från en myndighet. Förvaringstidens längd måste givetvis bestämmas från fall till fall men torde i normalfallet bli tämligen lång. Att som vissa remissinstanser föreslagit ange en längsta tid i lagen torde inte vara möjligt. Förhållandena varierar så kraftigt mellan olika verksamheter. Givetvis bör eftersträvas att handlingarna så snart som möjligt levereras till en arkivmyndighet.
DI efterlyser ytterligare överväganden rörande integritetskänsligt material. Avgörande för detta är ju den verksamhet som bedrivs och om handling-
arna behövs i denna verksamhet eller ej. Regeringen vill betona att om integritetskänsligt material skall placeras hos bolagen, måste kraven vara desamma som för övrigt material dvs. bolaget skall behöva det i sin verksamhet. Det lämpliga i att ett privaträttsligt organ skall ha tillgång till integritetskänsligt material rent generellt får förutsättas ha övervägts i samband med att beslut fattats om privatisering av en verksamhet. De krav som måste ställas i detta avseende torde tillgodoses genom regler om tystnadsplikt, gallringsföreskrifter m.m.
I allmänhet torde det vara samma individer som haft hand om handlingarna Prop. 1993/94: 113 tidigare som skall ha dem i fortsättningen och för samma ändamål, nämligen att fullgöra en verksamhet. Skillnaden är endast att den som svarar för verksamheten är en annan rättslig organisationsform.
I samband med beslutet om förvaring bör överenskommelser träffas mellan bolaget och den arkivmyndighet som har tillsyn över förvaringen om vad som skall gälla för denna. För att inte försvåra för arkivmyndigheterna torde bl.a. böra överenskommas att förtida inleverering av arkivmaterialet inte skall kunna ske. Frågor om överenskommelser med arkivmyndighet om successiva leveranser under förvaringstiden av material som blir inaktuellt och om verkställande av gallring behandlas närmare i avsnitt 6.5.
Den nya regleringen bör gälla även i de fall då bolagiseringar har ägt rum
före ikraftträdandet. I de fallen har ju i allmänhet avtal träffats mellan Riks-
arkivet och bolagen om utlåning av handlingarna.
Dessa avtal bör då ersättas av regeringsbeslut. Att lagen skall kunna tilllämpas på redan bolagiserande myndigheter bör framgå av en övergångsbestämmelse. Regeringen återkommer till frågan i specialmotiveringen.
JO har i sitt remissyttrande efterlyst bl.a. en reglering av hur bolagen skall ta ut avgifter av allmänheten för kopior etc. Regeringen, som utgår ifrån att bolagen kommer att tillämpa samma avgiftsprinciper som gäller inom det allmänna, finner inte skäl att särskilt reglera denna fråga. Skulle illojala förfaranden uppdagas får regeringen återkomma till frågan om en särskild regle-
ring (jfr prop. 1993/94:48 s. 25).
6.5¶Arkivlagens arkivvårdsregler skall gälla även för enskilda organ
Regeringens förslag: Utöver vad som anges i den föreslagna särskilda lagen om det enskilda organets vård av de allmänna handlingarna skall arkivlagen gälla även för det enskilda organet i arkivvårdsfrågor. Detta innebär bl.a. att statliga och kommunala arkivmyndigheter skall ha tillsyn även över enskilda organ som förvarar allmänna handlingar och en rätt för arkivmyndigheten att överta arkivet.
Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har tillstyrkt förslaget.
Ett par av landsarkiven har, med instämmande av Stockholms läns landsting, framfört att bolagen endast bör få verkställa redan föreskriven gallring och inte besluta om gallring själva.
JO anför att det torde behövas en omfattande kontroll av att företagen verkligen uppfyller sina åligganden. Bortsett från arkivmyndigheternas tillsyn kommer den mera egentliga tillsynen att åvila andra myndigheter och domstolar. Då inga särskilda regler föreslås, avsedda att vara verksamma påtryck-
ningar på företagen, ställer sig JO tveksam till om tillsynen kommer att bli Prop. 1993/94: 113 tillräckligt effektiv.
DI har ifrågasatt om den föreslagna lagen utgör författningsstöd för förande av personregister med känsliga uppgifter, något som fordrar författningsstöd eller tillstånd av DI.
Skälen för regeringens förslag: Arkivlagen innehåller regler om bl.a. arkivvård. Ett bolag som förvarar allmänna handlingar måste givetvis vårda materialet på samma sätt som en myndighet. I 4-6 §§ arkivlagen återfinns de grundläggande reglerna om arkivvården. Dessa regler bör gälla också för enskilda organ som avses i den föreslagna särskilda lagen. Ett offentligt arkiv får förutsättas vara organiserat i enlighet med arkivlagens regler när ett beslut om förvaring hos ett enskilt organ fattas. Bolaget bör i fråga om de normala arkivvårdsrutinerna fortsätta arbetet där den nedlagda myndigheten slutade. Det gäller givetvis sådant som skydd mot skador, tillgrepp och uppkomst av oreda och liknande. Bolaget bör emellertid också verkställa föreskriven gallring i arkivet, men inte få besluta om gallring. Arkivmyndigheterna bör också ha tillsyn över de bolag som förvarar allmänna handlingar. Det ankommer således på dessa att noga följa hur förvarande bolag sköter arkivvårdsfrågorna, bl.a. just gallringen. Riksarkivet och Krigsarkivet bör på det statliga området få en rätt att meddela verkställighetsföreskrifter även beträffande de enskilda organen. Man bör också kunna utgå ifrån att frivilliga överenskommelser träffas mellan arkivmyndigheterna och bolagen, t.ex. om successiva leveranser till arkivmyndigheten under förvaringstiden allteftersom material blir inaktuellt för bolaget. Detta torde ligga i arkivmyndigheternas intresse eftersom det underlättar deras planering.
Fullmäktige i kommuner och landsting torde på liknande sätt kunna utfärda föreskrifter och träffa överenskommelser med de bolag som förvarar allmänna handlingar som härrör från kommunala myndigheter.
De grundläggande principer som bör gälla för bolagens hantering av de allmänna handlingarna bör framgå av den särskilda lagen. Det är således viktigt att det i lagen slås fast att det lätt skall gå att särskilja allmänna handlingar från bolagets egna handlingar. Det kan givetvis inte krävas att dessa aldrig får återfinnas tillsammans. Den faktiska situationen är naturligen sådan att allmänna handlingar och bolagets egna handlingar tillsammans utgör levande arbetsmaterial och att den enskilde tjänstemannen i sitt dagliga arbete inte i varje ögonblick har anledning att fundera över vad som är vad. Det väsentliga är att det går att särskilja de båda kategorierna av handlingar, främst då någon begär att få se en allmän handling samt vid gallring och leverans till arkivmyndigheten.
Vissa handlingar är sådana att de kontinuerligt måste tillföras uppgifter. Främst gäller detta kartor och ritningar men även andra slag av handlingar kan komma i fråga som register, diarier och liknande. En speciell fråga är givetvis upptagningar som finns i dataregister.
Den grundläggande regeln måste vara att endast anteckningar och uppgifter som en myndighet tillfört handlingen fram till den tidpunkt då myndigheten bolagiseras är allmänna handlingar. Därefter påförda uppgifter omfattas inte
av offentlighetsprincipen. Detta måste klart anges i varje enskilt fall så att Prop. 1993/94: 113
frågan om en uppgift faller under offentlighetsprincipen eller inte aldrig be-
höver ifrågasättas (jfr dock prop. 1993/94:48). Självklart bör endast tillägg till allmänna handlingar göras då det är enda möjligheten, ett slentrianmässigt
påförande av nya uppgifter kan inte godtas. En annan fråga är om bolaget kan
vägra att lämna ut en handling därför att dess enskilda uppgifter på grund av sammanfogning med allmän handling då skulle bli offentliga. Denna fråga behandlas i avsnitt 6.6.
En annan fråga rör pågående ärenden. Ett ärende kan ha påbörjats vid en myndighet men inte avslutats innan ett bolag övertar verksamheten. Ett ärende består ofta av en akt med flera handlingar. Handlingar i akten efter bolagiseringstidpunkten måste betraktas på samma sätt som anförts tidigare; de är bolagets enskilda handlingar. Även här måste således hållas isär vad som är allmänna handlingar och vad som inte är det. Problemet är dock till största delen teoretiskt. I praktiken torde detta gå att lösa på något lämpligt sätt.
I båda dessa nu nämnda exempel uppstår nya frågor vid gallring och vid slutlig leverans till arkivmyndigheten. Det kan exempelvis diskuteras hur
lämpligt det är att dela upp en akt och leverera vissa delar av den till en arkiv-
myndighet och behålla vissa hos bolaget.
Arkivmyndigheten får beträffande dessa och liknande frågor meddela
närmare föreskrifter om hur detta skall organiseras. Det torde finnas goda förutsättningar att lösa problem som uppkommer. I vissa fall torde det t.ex. gå att fotografera handlingar i samband med att bolaget övertar verksamheten,
ADB-register kan kopieras osv. Originalhandlingarna kan i sådana fall över-
lämnas till arkivmyndigheten omedelbart och det får ankomma på den myndigheten att pröva frågor om handlingarnas utlämnande. De kopior av allmänna handlingar som eventuellt förvaras hos bolaget skiljer sig inte från andra kopior av allmänna handlingar som förvaras hos enskilda och omfattas därför inte av den föreslagna regleringen. Givetvis måste datalagens (1973:289) regler iakttas i de fall det är fråga om personregister. Det innebär
att tillstånd skall sökas hos Datainspektionen i de fall detta fordras enligt data-
lagen. Den nya lagen skapar i sig ingen rätt eller skyldighet att föra ett personregister.
Ett bolags struktur kan förändras. Ett aktiebolag kan fusioneras, verksamhet kan utförsäljas, bolaget kan gå i konkurs eller likvideras. Om ett bolags organisation eller arbetssätt på detta eller på något annat sätt förändras så att själva förvaringen av de allmänna handlingarna kan tänkas bli påverkade bör detta anmälas till det organ som fattat beslutet om förvaringen hos bolaget,
dvs. regeringen eller beslutande kommunal församling. Det kan nämligen inte
uteslutas att det bolag, som enligt beslutet skall förvara handlingarna, behöver överlämna dessa till ett nytt bolag. Det bör då ankomma på regeringen eller den beslutande kommunala församligen att fatta ett nytt beslut om förvaring med stöd av den nya lagen. Skulle en sådan ny förvaring på något sätt fram-
stå som olämplig finns möjligheten att låta huvudregeln gälla, dvs. att hand-
lingarna skall inlevereras till arkivmyndigheten. Denna kan eventuellt träffa avtal med bolaget om utlåning av handlingarna till bolaget men med bibe-
3 Riksdagen 199394. I saml. Nr I13
hållande för arkivmyndigheten av behörigheten att pröva en begäran om Prop. 1993/94: 113 utlämnande av handlingar. Denna möjlighet bör givetvis tillämpas endast vid allvarliga missförhållanden vilket får förutsättas inte kommer att inträffa, eftersom bolagen och arkivmyndigheterna torde komma överens om lämpliga rutiner. Det skall här också erinras om möjligheten för arkivmyndigheten att ingripa med stöd av 9 § arkivlagen om ett arkiv är fysiskt hotat, t.ex. på grund av förstörelse eller vanvård. Denna regel bör bli tillämplig även i bolagiserade verksamheter. |
6.6¶Sekretesslagen bör gälla för enskilda organ som
förvarar allmänna handlingar
3¶Regeringens förslag: Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar skall bli skyldigt att i enlighet med TF:s och sekretesslagens regler pröva en begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Ett enskilt organ skall vara skyldigt att lämna ut eget material om detta är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut. Ett för en sökande negativt beslut skall kunna överklagas i enlighet med reglerna i sekretesslagen.
De enskilda organen skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndighet. Samma sekretess skall gälla för bolagen som för arkivmyndigheter.
Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. Remissinstanserna har i allmänhet tillstyrkt förslaget. JO har anfört att bolagen skulle behöva tillämpa 15 kap. 1 § sekretesslagen beträffande registrering. Det är, enligt JO, inte tillräckligt att de allmänna handlingarna blivit registrerade hos en myndighet och att bolaget övertar diariet. För vissa handlingar kan registrering dessutom ha ersatts av förvaring i ordnade former. Vidare är inte alla handlingar hos en myndighet allmänna och har därför inte registrerats. JO säger sig vidare ej kunna godta att en så betydande mängd organ som det här är fråga om förs in under domstolarnas och JO:s ansvarsområden utan en närmare bedömning av de konsekvenser i fråga om belastning på verksamheten som saken kan förväntas medföra. Kammarrätten i Sundsvall har anfört att frågan om på vilken beslutsnivå i ett företag en begäran om utlämnande skall prövas bör uppmärksammas. Domän AB har anfört att personal i ett bolag i något fall bör kunna få överlåta utlämnande prövningen till arkivmyndighet eller annan myndighet. Skälen för regeringens förslag: Rätten för allmänheten att ta del av allmänna handlingar fastslås som flera gånger nämnts i 2 kap. TF. Där anges också på vilka grunder denna rätt får inskränkas. Dessa inskränkningar preciseras i sekretesslagen. Båda dessa författningar innehåller också regler om hur en begäran att få ta del av en allmän handling skall behandlas. Som fram- 34
gått tidigare är det endast myndigheter och sådana organ som avses i I kap. 8 — Prop. 1993/94: 113
och 9 §§ sekretesslagen som kan pröva en sådan begäran. Av den tidigare redogörelsen har framgått att allmänna handlingar som genom avtal har placerats hos enskilda organ alltjämt anses formellt förvarade av en myndighet (arkivmyndigheten) och att en begäran om att få ta del av en handling prövas av denna myndighet.
Genom den föreslagna ändringen i TF kommer förvaring av allmänna handlingar att kunna äga rum hos bolag och detta förhållande skall leda till att
bolaget i dessa frågor jämställs med en myndighet.
De bolag som förvarar allmänna handlingar bör på samma sätt som myndigheter göra utlämnande- och sekretessprövning. Bolagen själva måste
också iaktta sekretess. Detta måste framgå av sekretesslagen (jfr 2 kap. 2 §
andra stycket TF och 1 kap. 2 § sekretesslagen). Den nya lagen bör hänvisa dit.
Skyldigheten att lämna ut handlingar m.m. slås lämpligen fast genom att de bestämrnelser som kan vara aktuella görs tillämpliga också för bolagen. En bestämmelse om detta bör tas in i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen.
Detta medför att även bestämmelserna i 15 kap. kommer att bli tillämpliga på bolagen. Det diarium som myndigheten överlämnar bör ofta kunna fylla
uppgiften som diarium även hos bolaget. Som flera gånger påpekats är det ju
fråga om att en verksamhet fortsätter på samma sätt som tidigare men i en annan associationsform.
Om en arkivmyndighet från en annan myndighet för förvaring har övertagit allmänna handlingar med uppgifter som är sekretessbelagda där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten (13 kap. 4 § sekretesslagen). För handlingar som övertas av en arkivmyndighet gäller alltså s.k. överföringssekretess. Samma sekretess bör gälla för ett bolag som övertar handlingar från en myndighet. Sekretesslagen bör därför kompletteras med en sådan bestämmelse. Lämpligen tas den in i den angivna bestämmelsen som ett andra stycke.
En begäran om att få del av uppgifter i en allmän handling bör således ställas direkt till bolaget som i eget namn skall pröva frågan. Vem eller vilka i den enskilda organisationen som har att pröva en begäran bör inte anges i lagen. Det bör på samma sätt som för myndigheter göras av den som har vården om handlingen och på begäran hänskjutas till den som är behörig att företräda bolaget, dvs. företrädesvis firmatecknare. Regeringen kan inte dela Domän AB:s uppfattning att ett svårt beslut skall kunna hänskjutas till en arkivmyndighet. I systemet finns redan en möjlighet att överklaga ett avslagsbeslut. Det bör inte kompliceras ytterligare. Det får förutsättas att bolagen har tillräcklig juridisk kompetens.
Ett negativt beslut skall kunna överklagas. Detta blir automatiskt följden om sekretesslagens regler görs tillämpliga. Av 15 kap. 7 § första stycket sekretesslagen framgår bl.a. att beträffande organ som anges i 1 kap. 8 § andra stycket skall 23-25 §§ och 30 § första meningen förvaltningslagen (1986:223) tillämpas i fråga om överklagande. Genom ändringen av 1 kap. 8 $ andra stycket sekretesslagen blir därmed även de bolag som förvarar all- 35
männa handlingar omfattade av förvaltningslagens nu angivna bestämmelser i Prop. 1993/94: 113 fråga om hanteringen av de allmänna handlingarna.
Det enskilda organet bör vara skyldigt att lämna ut eget material om detta är en förutsättning för att det skall kunna lämna ut en allmän handling. Av den tidigare redogörelsen framgår att allmänna handlingar och bolagets enskilda handlingar ibland torde komma att vara sammanvävda. Som exempel kan nämnas en ritning över en anläggning som efter bolagiseringen av bolaget tillförts nya uppgifter allteftersom anläggningen förändrats. De uppgifter som tillkommit efter bolagiseringen är det enskilda organets egna och bör, som tidigare påpekats, noga anges som sådana vid påförandet. Skulle det vara
omöjligt att, vid utlämnandet av den allmänna delen av handlingen, dölja de
senare påförda delarna får det enskilda organet finna sig i att lämna ut även dessa. Detta torde dock knappast komma att bli något större praktiskt problem då bolaget kan använda sig av möjligheten att maskera egna uppgifter som man inte vill offentliggöra. En särskild bestämmelse om detta bör emellertid införas i lagen. Regeringen eller arkivmyndighet bör genom verkställighetsföreskrifter kunna ge närmare detaljregler. Sådana föreskrifter kan avse både statliga och kommunala arkiv.
JO har kritiserat att några försök att beräkna hur många kommunala företag som skulle komma att beröras av de nu föreslagna reglerna inte har gjorts. Frågan har enligt JO främst betydelse för de domstolar som skall pröva överklaganden eftersom intresset att få del av handlingar enligt JO kommer att vara stort hos allmänheten. JO tror att domstolarna kommer att få ta emot ett stort antal överklaganden. JO tror också att antalet JO-anmälningar kommer att öka väsentligt när företagen har förts in under JO:s tillsynsområde. Det kan, enligt JO, inte godtas att en så betydande mängd organ förs in under domstolarnas och JO:s ansvarsområden utan en närmare bedömning av de konsekvenser i fråga om belastning på verksamheten som saken kan förväntas medföra.
Enligt regeringens mening bygger JO:s resonemang på en missuppfattning. De handlingar och den myndighetsutövning det är fråga om ligger ju redan före bolagiseringen inom domstolarnas och JO:s ansvarsområde. Det finns enligt regeringens mening knappast någon anledning att anta att allmänhetens intresse för handlingarna skulle öka därför att de fortsättningsvis skall förvaras hos ett bolag och inte hos myndigheten.
6.7¶Kostnader för arkivvården skall bäras av bolagen
Regeringens förslag: Enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter skall svara för de Kostnader som uppstår för arkivmyndigheten när handlingarna överlämnas till denna.
Promemorians förslag överensstämmer med regeringens.
Remissinstanserna: Postverket föreslår att arkivmyndigheten skall stå Prop. 1993/94: 113 för kostnaden för den slutliga förvaringen medan det enskilda organet står för kostnaderna under förvaringen. Postverket framför att den slutliga förvaringen är ett samhälleligt intresse som ett enskilt organ inte skall bekosta. Domän AB har framfört liknande synpunkter.
Ett par remissinstanser har efterlyst en lösning på frågan vad som skall ske om ett enskilt organ och en arkivmyndighet inte kan enas om ersättningen för den slutliga förvaringen.
Skälen för regeringens förslag: När allmänna handlingar överförs från en statlig myndighet till Riksarkivet eller till ett landsarkiv är myndigheten skyldig att bidra till arkivmyndighetens kostnader för att förvara arkivet. Detta sker för att täcka de långsiktiga kostnader som uppstår för arkivmyndigheten för bevarande och tillhandahållande av arkiven och som den levererande myndigheten befrias från. Den levererande myndigheten bekostar även det praktiska överförandet till arkivmyndigheten. Skälen för detta synsätt redovisas i prop 1992/93:100 bil. 12 sid. 105 f. Föredragande statsrådet anförde följande:
"Arkivlagen lägger ett tydligare ansvar på de arkivbildande myndigheterna för sina arkiv. Detta ansvar inrymmer även långsiktiga aspekter utöver de tidsmässigt mera kortsiktiga återsökningsbehov m.m. som myndigheterna själva har i de egna arkiven. Här är givetvis offentlighetsprincipen en styrande faktor. Rätten att ta del av de allmänna handlingarna som arkiven huvudsakligen utgörs av måste givetvis garanteras även på lång sikt. En annan mera långsiktig aspekt är det ansvar den arkivproducerande myndigheten har för sina arkiv av det skälet att dessa utgör en del av det nationella kulturarvet.
De långsiktiga kostnaderna för arkivbevarande kan i princip delas upp i två huvudkomponenter. Dels kostar det att rent fysiskt härbärgera och vårda arkiven i den typ av lokaler som erfordras för att garantera säkerhet och beständighet. Dels innebär utnyttjandet och vården av arkiven en kostnad. I ett kortare tidsperspektiv är detta utnyttjande huvudsakligen relaterat till arkivbildarnas fullgörande av sina huvuduppgifter. När ett arkiv, som fortfarande är av betydelse för den verksamhet ur vilken det härstammar, avlämnas till arkivmyndighet får arkivmyndigheten också överta vissa myndighetsuppgifter. Arkivmyndigheterna behöver resurser för dessa uppgifter.
Att överföra arkiv till arkivmyndighet innebär därmed en resursmässig avlastning för de arkivbildande myndigheterna. Denna besparing är som jag visat större än vad enbart kostnadsminskningen för själva arkivutrymmet innebär. I gengäld ökar arbetsbelastningen för den mottagande arkivmyndigheten i motsvarande grad. Jag bedömer det därför vara rimligt att — i likhet med arkivutredningens förslag — arkivmyndigheterna ges en ekonomisk kompensation direkt kopplad till de leveranser som sker. Nivån på resursöverföringen bör bli föremål för en överenskommelse mellan Riksarkivet och den levererande myndigheten som har att finansiera arkivleveransen. Ur ett samhällsekonomiskt perspektiv bör en sådan lösning långsiktigt innebära en bättre hushållning med resurserna för arkivförvaring."
Genom en resursöverföring vid leveransen av ett arkiv tydliggörs kostnaderna för arkivhållning redan hos den som bildar eller förvarar arkivet. 37
Detta torde bli ett incitament för en mera rationell arkivhållning med bl.a. Prop. 1993/94: 113 förbättrat utnyttjande av arkivlokalerna. Även gallringen kommer att effektiviseras då man genom att så rationellt som möjligt genomföra föreskriven gallring kan göra besparingar såväl vad gäller arkivlokaler som beträffande tillkommande leveranskostnader.
De principer som sålunda lagts fast vad gäller kostnader för arkivvård m.m. bör gälla också då ett bolag övertagit en myndighets verksamhet. Anledning saknas att just i dessa fall övervältra kostnaden på någon annan än den som svarar för verksamheten. Bolaget bör alltså stå för kostnaderna för
arkivet då detta överförs till en arkivmyndighet. Detta bör framgå av den
föreslagna nya lagen.
Om arkivmyndigheten och bolaget har olika uppfattning om kostnaden blir det givetvis arkivmyndigheten som inom ramen för de regler som gäller för
all myndighetsutövning får fatta beslut om denna.
7 — Specialmotivering
7.1 — Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen
2 kap.
17§
[lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myndighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får överlämnas till det organet för för-
varing, om detta behöver handlingarna i verksamheten, utan att handlingarna
därigenom upphör att vara allmänna. Ett sådant organ skall i fråga om överlämnade handlingar jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.
Paragrafen är ny. Den har behandlats i den allmänna motiveringen, avsnitt
6.3.
Av 2 kap. 14 § TF framgår att endast myndigheter kan förvara allmänna handlingar. Med myndigheter likställs i detta hänseende enligt 5 § riksdagen,
kyrkomötet och beslutande kommunal församling. Genom den nya para-
grafen lämnas möjlighet att i lag föreskriva att allmänna handlingar får överlämnas till och förvaras även hos enskilda organ utan att handlingarna förlorar sin karaktär av att vara allmänna. Regeringen avses bestämma vilka organ som skall ha en sådan uppgift. Såvitt avser kommunala myndigheters verksamhet skall kommun- resp. landstingsfullmäktige besluta om överlämnande.
Om ett enskilt organ med stöd av lag sålunda förvarar allmänna handlingar
skall det vid tillämpningen av 2 kap. 12-16 §§ jämställas med myndighet i fråga om handlingarna. Detta innebär bl.a. att det enskilda organet har skyldighet att på begäran av allmänheten pröva frågan om att lämna ut allmänna handlingar, att begäran skall riktas till det enskilda organet som skyndsamt skall pröva begäran och även lämna hänvisning om överklagande vid ett
avslagsbeslut. Det innebär också att organen har rätt att ta ut avgifter för Prop. 1993/94: 113 kopior och avskrifter som beställs hos dem. Beträffande principerna för bestämmande av avgifterna hänvisas till vad som anförts under avsnitt 6.4.
Som har utvecklats i den allmänna motiveringen (avsnitt 6.3) har Lagrådet motsatt sig ändringen i tryckfrihetsförordningen. För den händelse ändringen ändå genomförs har Lagrådet ansett att efter ordet "förvaring" i första meningen skall tilläggas "och förvaras där" för att förslagets syfte skall tillgodoses. Regeringen anser inte detta tillägg vara behövligt. Däremot har efter förslag av Lagrådet ordet "därigenom" tillagts i meningen.
7.2¶Förslag till lag om överlämnande av allmänna
handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring
I lagrådsremissen benämndes lagförslaget "Lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter".
Enligt Lagrådets mening bör av lagens rubrik framgå att bestämmelserna rör både "överlämnande" och "förvaring" av handlingar. Lagrådet har därför förordat att rubriken ges lydelsen "Lag om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ för förvaring”. Regeringen ansluter sig till lagrådets uppfattning men anser att "andra organ än myndigheter" bör användas i lagrubriken i stället för "enskilda organ".
18
Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen ( 1980:100).
Lagens inledande bestämmelse anger lagens tillämpningsområde. Den har i redaktionellt hänseende utformats efter förslag av Lagrådet. Med enskilda organ avses andra subjekt än myndigheter, riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunala församlingar. Även om det i de flesta fall rör sig om nybildade aktiebolag med ett betydande offentligt ägande som övertar en nedlagd myndighets verksamhet är lagens tillämpningsområde inte begränsat till detta. Andra associationsformer kan således komma i fråga liksom redan existerande organ.
2§
Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna om
I. myndigheten skall läggas ned eller upphöra med viss verksamhet,
2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen skall
bedrivas av det enskilda organet och
3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten.
Förvaras allmänna handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt första stycket får regeringen föreskriva att handlingarna får överlämnas till ett annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om förutsättningarna enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda.
Bestämmelsen har i utformats i enlighet med Lagrådets förslag; dock med den skillnaden att regeringen tillagt i första stycket orden "utan att handlingarna upphör att vara allmänna” och att i andra stycket uttrycket "allmänna handlingar ” används. I bestämmelsen bemyndigas regeringen att besluta om förvaring av allmänna handlingar från en statlig myndighet för en viss tid hos ett enskilt organ. Ett sådant regeringsbeslut - som skall ha formen av förordning - får förväntas bli fattat i samband med övriga beslut i samband med en bolagisering. Förvaringstidens längd varierar naturligen från fall till fall men torde i normalfallet vara ganska lång. Det är således inte fråga om en överlåtelse av handlingarna utan dessa skall slutligen levereras till arkivmyndigheten. Handlingarna kommer under förvaringen hos ett enskilt organ att alltjämt vara allmänna.
I bestämmelsens första stycke anges förutsättningarna för att regeringen skall kunna fatta ett beslut om sådan förvaring. Den första förutsättningen (1) är att den myndighet som förvarar handlingarna skall läggas ned eller upphöra med en viss, klart avgränsad verksamhet och att ingen annan myndighet skall överta denna. Vanligtvis övertas funktioner från en nedlagd myndighet av en eller flera andra myndigheter. Är detta fallet, eller återstår en ”restmyndighet”, skall de allmänna handlingarna i normalfallet överlämnas dit. Frågan har behandlats närmare i avsnitt 6.4. Vidare förutsätts (2) att det enskilda organet skall bedriva den aktuella verksamheten vidare. En hög grad av identitet skall således föreligga mellan den tidigare myndighetens verksamhet och bolagets. Viss förändring i en verksamhet kan givetvis förekomma. Det avgörande är hur situationen ser ut vid tidpunkten för bolagiseringen. I en bedömningen skall också ingå en prövning av bolagets behov (3) av handlingarna för sin fortsatta verksamhet.
Det andra stycket har tillagts på förslag av Lugrådet som ansåg att bestämmelsen borde kompletteras så att avsikten att regeringen skall kunna besluta om en ändrad förvaring av de allmänna handlingarna också om ett enskilt organ omorganiseras klarare framgår.
3§
Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna .
Under förhållanden motsvarande dem som anges i 2 § får allmänna hand- Prop. 1993/94: 113 lingar som härrör från kommunala myndigheter förvaras hos enskilda organ för en begränsad tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Beslut om ett sådant överförande fattas av kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige. Paragrafen har i redaktionellt hänseende utformats i enlighet med Lagrådets förslag, dock med tillägg av orden "utan att handlingarna upphör att vara allmänna".
4§
Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782).
Myndigheter som förvarar allmänna handlingar har en skyldighet att vårda och bevara dessa. Regler om detta finns i arkivlagen. I 2 och 3 §§ beskrivs hur en myndighets arkiv bildas och syftet med detta. I 4-6 §§ anges hur en myndighet skall vårda sitt arkiv. För tillsynen av att myndigheterna fullgör sina arkivvårdande uppgifter finns arkivmyndigheter inom såväl den statliga som den kommunala förvaltningen (7 § arkivlagen). Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas inom den statliga förvaltningen. I 8 § arkivförordningen anges att dessa är Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven. Enligt 8 § arkivlagen är kommunstyrelsen arkivmyndighet i kommunerna och i landstingen fullgörs uppgiften av landstingsstyrelsen. Enligt 9 § kan en arkivmyndighet överta en myndighets arkiv i vissa fall. Enligt 10 § arkivlagen får slutligen allmänna handlingar gallras.
Genom ändringar i arkivlagen har dessa regler blivit tillämpliga även på de enskilda organ som förvarar allmänna handlingar. Förevarande paragraf innebär en hänvisning till arkivlagens regler i dessa hänseenden. En smärre redaktionell ändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.
5§
Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet.
Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts såvida det inte av omständigheterna klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet.
Ett bolag som övertar en nedlagd myndighets verksamhet bildar givetvis ett eget arkiv av handlingar efter bolagiseringstidpunkten. Dessa handlingar är bolagets egna och de omfattas normalt inte av offentlighetsprincipen.
De allmänna handlingarna som bolaget förvarar måste i många fall av naturliga skäl rent fysiskt finnas tillsammans med bolagets egna handlingar. Det rör sig om statistikserier, akter i ärenden som påbörjats före bolagise- 41
ringen m.m. Detta måste givetvis vara tillåtet. Vad paragrafens första stycke Prop. 1993/94: 113 föreskriver är att det måste gå att utan omgång identifiera vilka handlingar som är allmänna och vilka som är bolagets egna. Paragrafen har utformats redaktionellt efter förslag av Lagrådet.
Paragrafens andra stycke reglerar ett speciellt förhållande som uppstår just i och med att offentlig verksamhet överförs till enskilda organ. Vissa handlingar är sådana att de måste tillföras uppgifter allteftersom förändringar äger rum. Exempel härpå är linjekartor och ritningar över anläggningar men också register av skilda slag. Denna typ av handlingar hos myndigheterna är volymmässigt mycket omfattande. För det kontinuerliga arbetet är det således tillåtet att även efter en bolagisering tillföra sådana handlingar nya uppgifter då förändringar sker.
I lagrådsremissen uttalades i anslutning till denna bestämmelse att upp-
gifter på sådana handlingar som tillkommit före bolagiseringen omfattades av
offentlighetsprincipen medan uppgifter som påförts efteråt är bolagets privata uppgifter vilka allmänheten inte har rätt att få tillgång till. I anslutning till detta har Lagrådet aktualiserat frågan om den närmare innebörden av begreppet "handling". Lagrådet antör:
"Förslaget synes (--) i dessa delar bygga på den uppfattningen att det på en och samma handling, t.ex. en till en myndighet ingiven skrivelse (ett dokument), efterhand kan tillföras påteckningar vilka i sin tur skall kunna betraktas som en eller flera nya handlingar. Fråga uppstår i så fall huruvida den som begär att få ta del av ett sådant dokument skall få se detta i befintligt skick eller — som synes förutsatt i remissen — först efter en prövning vilken beträffande varje ”ny handling" — tar sikte på om den på grund av bestämmelserna i 2 kap. 6 och 7 §§ TF kan betraktas som "allmän". För den händelse en sådan prövning leder till slutsatsen att så inte är fallet anges en tänkbar följd kunna bli, att ifrågavarande handling inte lämnas ut och därför ”maskeras” vid en kopiering av dokumentet.
Den syn på begreppet handling som remissen således ger uttryck för kan möjligen ha visst stöd i avfattningen av 2 kap. 3 § första stycket första meningen TF. Det finns också något motivuttalande i lagförarbetena (prop. 1975/76:160 s. 119 f) som måhända skulle kunna tyda på en avsikt att åstadkomma en förändring i förhållande till tidigare praxis, enligt vilken begreppet handling allmänt ansågs knutet till underlaget, dvs. i fråga om skriftligt material normalt till det aktuella dokumentet (se a prop. s. 114 f). Att det funnits någon sådan avsikt motsägs emellertid redan av Offentlighets- och sekretesslagstiftningskommitténs 1 anslutning till dess, sedermera godtagna, förslag till ifrågavarande lagtext gjorda uttalande, att en naturlig definition är "att handling är en fysisk företeelse, som är bärare av i viss form fixerad information”. Mot den i remissen lanserade tolkningen av begreppet handling talar vidare med betydande styrka vad i 2 kap. TF i övrigt sägs om handling. Redan i följande mening i 3 § första stycket klargörs således att en väsentlig förutsättning för en handlings karaktär är var den förvaras. Såvitt gäller just frågan om ytterligare anteckningar på samma dokument finns vidare den särskilda regeln i 7 § andra stycket I, enligt vilket diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som föres fortlöpande, skall anses vara upprättad när handlingen färdigställts för anteckning eller införing. Belysande i sammanhanget är vidare bestämmelsen i 12 § första stycket tredje meningen, som
reglerar frågan om tillhandahållande av allmän handling när "del därav" inte
får lämnas ut.
Till vad nu sagts kommer den osäkerhet och därav föranledda tillämpningssvårigheter som den i remissen gjorda tolkningen av begreppet handling skulle föranleda. Det räcker här att hänvisa till den tidigare berörda situationen då någon begär att få ta del av en skrivelse på vilken det efterhand påförts en eller flera anteckningar. Ett särskilt problem i detta sammanhang, som inte närmare berörts i remissen, är hur en "maskerad kopia” skulle kunna uppfattas om det inte tydligt anges att viss text har uteslutits. För en sådan notering kommer det emellertid, enligt den tänkta ordningen, inte alltid att finnas möjlighet att hänvisa till viss sekretessbestämmelse, eftersom åtgärden tydligen skull kunna bero på att den "nya handlingen" inte blivit allmän.
Mot bakgrund av det anförda kan Lagrådet inte godta den tolkning av begreppet handling som remissen innehåller. Enligt Lagrådets mening bör begreppet ges den innebörd som framgår av det tidigare återgivna kommittéuttalandet."
Regeringen anser i och för sig inte att det av Lagrådet åberopade motivuttalandet utesluter att en "fysisk" handling skall kunna anses bestå av flera allmänna handlingar, t.ex. om det på en upprättad och därmed allmän handling har påförts en tjänsteanteckning vid ett senare tillfälle och som är hänförlig till ett ännu inte slutbehandlat ärende. Eftersom det inte kan komma ifråga att nu påverka gällande rätt får frågan lösas i rättstillämpningen.
Givetvis bör den som begär att få ut en handling från vilken vissa uppgifter tagits bort upplysas om att den information han får genom handlingen kan vara ofullständig.
I förhållande till lagrådsremissen har i paragrafens andra stycke på Lagrådets förslag tillagts ett undantag från huvudregeln att varje enskild ny anteckning måste anges som det enskilda organets egen anteckning. Om det av omständigheterna klart framgår att så är fallet skall detta inte vara nödvändigt i varje situation. Här avses främst sådant som nya uppgifter i register, diarier, journaler och andra kronologiskt förda handlingar där det klart kan utläsas vilka anteckningar som gjorts före respektive efter en "bolagisering".
6§
Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, kommunfullmäktige respektive lundstingsfullmäktige om det enskilda organets organisation eller arbetssätt på grund av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handlingarna.
Bestämmelsen har behandlats under avsnitt 6.5. Paragrafen reglerar vissa frågor som uppstår vid strukturförändringar i ett bolag. Om ett bolags organi-
handlingarna hör överlämnas till ett eller flera dotterbolag måste givetvis de allmänna handlingarna få följa med. Härmed följer också det ansvar som det
ursprungliga bolaget hade för handlingarna. Detta fordrar emellertid ett nytt Prop. 1993/94: 113 beslut av det organ som beslutat om förvaringen.
Om ett bolag som fått tillstånd att förvara allmänna handlingar omorganiseras så att förvaringen av de allmänna handlingarna påverkas måste det således anmäla detta till regeringen eller den beslutande kommunala försam-
lingen så att ställning kan tas till frågan vem som skall ha rätt att förvara
handlingarna i fortsättningen. Det följer av 2 och 3 §§. Ett eventuellt behov av sekretess för en sådan uppgift torde gå att tillgodose inom ramen för 8 kap. 6 eller 7 § sekretesslagen. Skulle regeringen eller den beslutande kommunala församlingen finna att en ny förvaring framstår som mindre lämplig finns möjligheten att inte fatta något nytt beslut om förvaring. Arkivet skall då överlämnas till en arkivmyndighet. Beträffande möjligheten att träffa avtal mellan arkivmyndigheten och bolaget hänvisas till redogörelsen i avsnittet 6.5. Här skall dock påpekas möjligheten för arkivmyndigheten att
ingripa med stöd av 9 8 arkivlagen vid fysisk vanvård av de allmänna
handlingarna.
Paragrafen har redaktionellt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.
7§
Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i2 kap. tryckfrihetsförordningen.
Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980:100).
Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och I kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, skall jämställas med myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar.
Paragrafen innehåller hänvisningar till bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen.
Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundlagsfäst genom bestämmelserna i 2 kap. TF. Denna rätt kan inte inskränkas genom att ett enskilt organ fått uppdraget att förvara handlingarna. Någon särskild bestämmelse som konstituerar rätten att ta del av allmänna handlingar hos ett enskilt organ är således inte behövlig. I första stycket har en hänvisning gjorts till TF.
I andra stycket hänvisas till sekretesslagen. Se avsnitt 6.6 såvitt avser denna reglering.
I tredje stycket hänvisas till de bestämmelser enligt vilka bolaget skall jämställas med en myndighet. Stycket har redaktionellt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.
Genom bestämmelsen i 2 kap. 17 § TF blir ett bolag som förvarar allmänna handlingar jämställt med myndighet i fråga om denna förvaring. Den innebär också att bolaget är skyldigt att tillämpa de regler om utlämnande av
allmän handling som finns i 2 kap. 12-16 §§ TF.
Det enskilda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut med hänsyn till det sätt på vilket materialet tillförts den handlingen.
Paragrafen reglerar en situation som kan bli aktuell om en allmän handling påförts nya uppgifter efter bolagiseringstillfället, jfr bestämmelsen i 5 § andra stycket. Offentlighetsprincipen måste råda. Har således bolaget inte möjlighet att avskilja och dölja sina egna uppgifter måste bolaget tåla en insyn i sina egna angelägenheter om detta är en nödvändig förutsättning för att det skall kunna lämna ut en allmän handling. Denna situation torde dock inte bli så vanlig eftersom de flesta problem sannolikt kan lösas genom Riksarkivets föreskrifter om hur man skall förfara i dessa fall. Vidare får förutsättas att bolaget vid utlämnande av en allmän handling kan maskera uppgifter som är dess egna och som man av hänsyn till affärsintressen o.d. inte vill offentliggöra. Paragrafen har redaktionellt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.
9§
Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den fortsatta förvaringen av de allmänna handlingarna.
Bestämmelsen har behandlats under avsnitt 6.7. Paragrafen innebär ett åläggande för bolaget. Det får dock förutsättas att ersättningens belopp fastställs efter förhandlingar mellan arkivmyndigheten och bolaget. En smärre redaktionell förändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.
Övergångsbestämmelser Denna lag träder i kraft den I januari 1995. Lagen får tillämpas också beträffande allmänna handlingar som härrör från myndigheter som helt lagts ned eller delvis upphört med viss verksamhet före lagens ikraftträdande.
Lagen kan tillämpas även på enskilda organ som redan har övertagit verksamhet från nedlagda myndigheter. Detta är möjligt eftersom de bolag som nu disponerar allmänna handlingar från de myndigheter, vars verksamhet de övertagit, innehar dessa handlingar genom avtal med Riksarkivet. Bolagen kan således genom regeringsbeslut komma att få tillgång till handlingarna på andra grunder än vad som gäller i dag. Ett regeringsbeslut river inte upp avtalen mellan Riksarkivet och bolagen men det torde kunna förutsättas att parterna är beredda att lösa frågan i enlighet med den nya lagen.
Övergångsbestämmelsens utformning har genomgått en smärre redaktionell förändring i förhållande till lagrådsremissens förslag.
7.3 - Förslag till lag om ändring i sekretesslagen Prop. 1993/94: 113 (1980:100)
I kap.
8§
Sekretesslagen gäller i det allmännas verksamhet, dvs. för myndigheter, riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunala församlingar, se paragrafens första stycke. Genom bestämmelsen i andra stycket har handlingsoffentligheten utvidgats till att gälla vissa enskilda organ som handhar myndighetsutövning. Dessa enskilda organ skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndigheter.
Genom tillägget till andra stycket fastslås att de bolag som med stöd av den nya lagen förvarar allmänna handlingar, vid tillämpningen av sekretesslagen skall jämställas med myndighet såvitt avser befattningen med handlingarna. Av bestämmelsen i 2 kap. 17 § TF framgår att ett sådant bolag vid tillimpningen av samma kapitels 12-16 §§ jämställs med myndighet. Genom till-
lägget i 1 kap. 8 § sekretesslagen blir således hela regelverket för myndig-
heters hantering av allmänna handlingar gällande för bolaget i detta avseende. I 15 kap. 7 § första stycket sekretesslagen finns en hänvisning till 23-25 38 och 30 § första meningen förvaltningslagen (1986:223) om överklagande som har gjorts beträffande beslut av organ som anges i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen. Hänvisningen avser nu även de bolag som förvarar allmänna handlingar.
13 kap.
4§
Paragrafen behandlar s.k. överföringssekretess. Genom det nya andra stycket kommer den sekretess som gällde hos den myndighet från vilken de allmänna handlingarna härrör automatiskt att gälla hos det bolag som förvarar handlingarna. Detta jämfört med 1 kap. 13 § och den nya bestämmelsen i 1 kap. 8 § medför också att bestämmelsen om brott mot tystnadsplikt i 20 kap. 3 § brottsbalken blir tillämplig på de anställda i bolaget. En smärre redaktionell ändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.
7.4¶Förslag till ändring i arkivlagen (1990:782)
18 Paragrafen anger lagens tillämpningsområde. Det nya tredje stycket fastslår att arkivlagens regler om arkivbildning och arkivvård också skall gälla de bolag som förvarar allmänna handlingar. Likaså fastslås att lagens regler om gallring skall tillämpas av ett sådant bolag. Genom att 9 § blir tillämplig även på bolagen kan arkivmyndighet överta allmänna handlingar exempelvis om dessa vanvårdas eller riskerar att förkomma.
2§ Prop. 1993/94: 113 Ändringen är endast redaktionell.
7 och 8 §§ I bestämmelserna fastslås att såväl myndigheter som bolag som förvarar allmänna handlingar står under tillsyn av arkivmyndigheter. Arkivmyndigheterna skall således se till att även bolagen fullgör sina arkivvårdsuppgifter. Smärre redaktionella förändringar har gjorts i paragraferna i förhållande till utformningen i lagrådsremissen efter förslag av Lagrådet.
ll och 14 §§ Bestämmelserna reglerar vad som i normalfallet skall ske med allmänna handlingar om en statlig respektive kommunal myndighet läggs ned, dvs. att dessa skall levereras till arkivmyndighet inom tre månader, Till paragraferna har fogats hänvisningar till lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring som en erinran om att förvaring av handlingar kan ske enligt denna lag.
Lagrådet har ansett att dessa hänvisningar är onödiga. Regeringen anser att de har en informerande funktion och därför bör finnas kvar.
Sammanfattning av departementspromemorian Prop. 1993/94: 113 (Ds 1993:49) Förvaring av allmänna handlingar Bilaga I
hos andra organ än myndigheter
I promemorian läggs fram förslag till regler om förvaring av allmänna handlingar i de fall offentlig verksamhet överförs i privat regi. Enligt nuvarande regler skall de handlingar som finns hos en myndighet när denna upphör överföras till en arkivmyndighet. Detta är en opraktisk ordning i de fall verksamheten inte upphör när myndigheten läggs ned utan övergår till att bedrivas i privaträttsliga former.
Förslaget innebär att ett organ som trätt i stället för en myndighet i fortsättningen skall kunna förvara de allmänna handlingarna så länge de behövs hos organet. Under tiden skall handlingarna behandlas på samma sätt som hos den förutvarande myndigheten. Detta innebär att allmänheten skall ha rätt att få ta del av uppgifter i dem och att de skall vårdas i enlighet med arkivlagens regler. Bestämmelserna tas in i en särskild lag.
Vidare skall sekretesslagens regler gälla hos det enskilda organet såvitt avser dess befattning med de ifrågavarande handlingarna.
Förslaget förutsätter en ändring i tryckfrihetsförordningen. Det kan därför träda i kraft tidigast den 1 januari 1995.
Promemorians författningsförslag
Bilaga 2
1 Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen
Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen! skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
2 kap. 17 §
I lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myndighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får förvaras hos det organet, om detta behöver handlingarna för verksamheten. Ett sådant organ skall ifråga om handlingarna jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
I Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500. 49
4 Riksdagen 1993!94. I saml. Nr 113
2 — Förslag till lag om förvaring av allmänna handlingar Prop. 1993/94: 113 hos andra organ än myndigheter Bilaga 2
Härigenom föreskrivs följande.
Lagens tillämpningsområde
18 Denna lag innehåller bestämmelser om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter och de beslutande församlingar som anges i 2 kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (enskilda organ).
I lagen ges också bestämmelser om ett enskilt organs skyldighet att pröva begäran om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen (1980:100) .
Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ
28 Allmänna handlingar hos en statlig myndighet får efter beslut av regeringen förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ om
1. den myndighet som förvarar handlingarna skall upphöra helt eller med en viss verksamhet,
2. verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas av det enskilda organet,
och
3. det enskilda organet behöver tillgång till handlingarna för att kunna bedriva sin verksamhet.
3§ Allmänna handlingar hos en kommunal myndighet får efter beslut av kommun-fullmäktige eller landstingsfullmäktige förvaras för en begränsad tid hos ett enskilt organ under samma förutsättningar som anges i 2 §.
Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna
48 Om det enskilda organets vård av de allmänna handlingarna och om arkivmyndighets tillsyn av arkiven finns bestämmelser i arkivlagen (1990:782).
58 Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från organets egna handlingar.
Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i sådana
handlingar, som kontinuerligt behöver tillföras nya uppgifter allteftersom
förändringar äger rum, skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och
av vem dessa har gjorts.
6 § Om det enskilda organets organisation eller arbetssätt förändras genom konkurs, likvidation, fusion, utförsäljning av verksamhet eller liknande händelser skall det enskilda organet, om den organisatoriska förändringen påverkar förvaringen av de allmänna handlingarna, så snart det kan ske underrätta regeringen eller, om handlingarna härrör från en kommunal myndighet, kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. 50
Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten Prop. 1993/94: 113
7 § Om rätten att ta del av allmänna handlingar finns bestämmelser i 2 kap. Bilaga 2 tryckfrihetsförordningen.
I fråga om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns bestämmelser i sekretesslagen (1980:100).
Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen (1980:100) framgår att ett enskilt organ som efter beslut av regeringen eller beslutande kommunal församling förvarar allmänna handlingar i fråga om befattningen med dessa skall jämställas med myndighet.
8 § Det enskilda organet är skyldigt att utlämna eget material, om ett sådant utlämnande, på grund av att materialet fogats samman med allmän handling eller av annat skäl, är en nödvändig förutsättning för att den allmänna handlingen skall kunna utlämnas.
Särskilt om statliga arkiv
9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den slutliga förvaringen av de allmänna handlingarna.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
3 — Förslag till lag om ändring i sekretesslagen Prop. 1993/94: 113 (1980:100) Bilaga 2
Härigenom föreskrivs att I kap. 8 § och 13 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100)! skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
I kap.
8§
Vid tillämpningen av denna lag skall med myndighet jämställas riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling.
Vad som föreskrivs i tryckfri- Vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av hetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i till- handlingar hos myndighet skall i tilllämpliga delar gälla också handling- lämpliga delar gälla också handlingar hos de organ som anges i bilagan ar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, i den mån handling- till denna lag, i den mån handlingarna hör tili den verksamhet som arna hör till den verksamhet som nämns där. De i bilagan angivna nämns där. De i bilagan angivna ororganen skall vid tillämpningen av ganen skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myn- denna lag jämställas med myndighet. dighet. Detsamma gäller ett enskilt organ
som med stöd av lagen (1994:000)
om förvaring av allmänna handlingar
hos andra organ än myndigheter
förvarar sådana handlingar såvitt
avser befattningen med dessa hand-
lingar.
13 kap.
4§
Erhåller arkivmyndighet för arkivering från annan myndighet uppgift som är sekretessbelagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.
Erhåller ett enskilt organ som
avses i I kap. 8 § andra stycket
tredje meningen för förvaring från en
myndighet uppgift som är sekretess-
belagd hos myndigheten, gäller
sekretessen också hos det enskilda
organet.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
ll agen omtryckt 1992:1474. 52
4 Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Prop. 1993/94: 113
Bilaga 2
Härigenom föreskrivs ifråga om arkivlagen (1990:782) dels att i 15 och 16 §§ ordet "landstinget", skall bytas ut mot ordet "lands-
tingsfullmäktige”,
dels att 1, 2,7, 8, 11 och 14 §§ skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
18
I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.
Bestämmelserna i 3-6 och 10 §§ skall tillämpas även på statliga, kommunala och kyrkokommunala beslutande församlingar.
Bestämmelserna i 3-6 samt 9 och
10 §§ skall i tillämpliga delar gälla
också sådana enskilda organ hos
vilka allmänna handlingar förvaras
med stöd av lagen (1994:000) om
förvaring av allmänna handlingar
hos andra organ än myndigheter.
2§
Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos
1. kyrkokommunala myndigheter,
2. sådana organ som avses 2. sådana organ som avses
i I kap. 8 § andra stycket sekre- i Ikap. 8 8& andra stycket tesslagen (1980:100) till den del första meningen sekretesslagen arkivet härrör från den verksamhet (1980:100) till den del arkivet härrör som avses i bilagan till sekretess- från den verksamhet som avses i
lagen, och bilagan till sekretesslagen, och
3. allmänna försäkringskassor.
7§
För tillsynen av att myndighe- För tillsynen av att myndigheterna
terna fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som 3-6 §§ skall det finnas arkiv- förvarar allmänna handlingar fullgör myndigheter såväl inom den statliga sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall som den kommunala förvaltningen. det finnas arkivmyndigheter såväl
inom den statliga som den kommu-
nala förvaltningen.
Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen.
S Riksdagen 1993194. I saml. Nr I1I3
Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för Bilaga 2 tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankommer på de statliga arkivmyndigheterna. Kommunstyrelsen är arkivmyn- Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och förvalt- dighet i kommunen och landstingssningsutskottet i landstingskommu- tyrelsen i landstinget om inte komnen, om inte kommunfullmäktige munfullmäktige eller landstingsfulleller landstinget har utsett någon mäktige har utsett någon annan annan nämnd eller styrelse till nämnd eller styrelse till arkivmynarkivmyndighet, dighet.
Tillsynen över att sådana enskilda organ som förvarar allmänna handlingar fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankommer på de statliga arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett statligt arkiv och på de kommunala arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett kommunalt arkiv.
11§ Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.
I lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter finns bestämmelser om förvaring av statliga myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.
14 §
Om en kommunal myndighet har Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kom- har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndig- munal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkiv- hetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, så- myndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige eller vida inte kommunfullmäktige eller landstinget har beslutat något annat. landstingsfullmäktige har beslutat något annat.
I lagen (1994:000) om förvaring — Prop. 1993/94: 113 av allmänna handlingar hos andra Bilaga 2 organ än myndigheter finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
Förteckning över remissinstanserna Prop. 1993/94: 113
Bilaga 3 Efter remiss av departementspromemorian (Ds 1993:49) Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter har yttrande avgetts av
Riksdagens ombudsmän (JO) Justitiekanslern (JK) Hovrätten över Skåne och Blekinge Kammarrätten i Sundsvall Datainspektionen (DI) Postverket Riksrevisionsverket (RRV) Statistiska centralbyrån Statens fastighetsverk Juridiska fakultetsnämnden vid Universitetet i Stockholm
Juridiska fakultetsnämnden vid Universitetet i Uppsala
Riksarkivet Krigsarkivet Landsarkiven i
Göteborg
Härnösand
Lund
Vadstena
Visby
Östersund
Stadsarkivet i Malmö Stockholms stadsarkiv Domän AB Vattenfall AB Celcius Invest AB (f.d. FFV AB) Jönköpings kommun Gävle kommun
Östersunds kommun
Stockholms läns landsting Svenska kommunförbundet Landstingsförbundet Svenska tidningsutgivareföreningen Publicistklubben Svenska Journalistförbundet
Lagrådsremissens lagförslag Prop. 1993/94: 113
« Bilaga 4
1 Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen
Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen! skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
2 kap.
17§
I lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myndighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får överlämnas till det organet för förvaring, om detta behöver handlingarna i verksamheten, utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Ett sådant organ skall i fråga om överlämnade handlingar jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
I Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500. 57
2¶Förslag till lag om förvaring av allmänna handlingar Prop. 1993/94: 113 hos andra organ än myndigheter Bilaga 4
Härigenom föreskrivs följande.
Lagens tillämpningsområde
185 Denna lag innehåller bestämmelser om förvaring av allmänna handlingar
hos andra organ än myndigheter och de beslutande församlingar som anges i 2 kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (enskilda organ).
I lagen ges också bestämmelser om enskilda organs skyldighet att pröva begäran om utlärnnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen (1980: 100).
Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ
2§ Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ utan att handlingarna upphör att vara allmänna om
1. den myndighet som förvarar handlingarna skall upphöra helt eller med en viss verksamhet,
2. verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas av det enskilda organet, och
3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva sin verksamhet.
38 Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ utan att handlingarna upphör att vara allmänna under samma förutsättningar som anges i 28.
Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna
4§ Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av arkiven finns i arkivlagen (1990:782).
5§ Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från organets egna handlingar.
Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts.
6 § Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen eller, om handlingarna härrör från en kommunal myndighet, kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige, om det enskilda organets organisation eller arbetssätt förändras genom konkurs, fusion, utförsäljning av verksamhet eller liknande händelser. Om den organisatoriska förändringen saknar bety-
delse för förvaringen av de allmänna handlingarna behövs dock ingen under- Prop. 1993/94: 113 rättelse. Bilaga 4
Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten
78 Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen.
Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980:100).
Ett enskilt organ som efter beslut av regeringen eller en beslutande kommunal församling enligt denna lag förvarar allmänna handlingar skall i fråga om befattningen med dessa jämställas med en myndighet. Detta framgår av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen (1980:100).
8 § Det enskilda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut därför att materialet har fogats samman med den allmänna handlingen eller om
det är nödvändigt av något annat skäl.
Särskilt om statliga arkiv
9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den slutliga förvaringen av de allmänna handlingarna.
Denna lag träder i kraft den I januari 1995. Lagen får tillämpas också beträffande allmänna handlingar från myndigheter som helt eller delvis upphört före lagens ikraftträdande.
3¶Förslag till lag om ändring i sekretesslagen Prop. 1993/94: 113 (1980:100) Bilaga 4
Härigenom föreskrivs att 1 kap. 8 § och 13 kap. 4 § sekretesslagen
(1980: 100)! skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
1 kap.
8§
Vid tillämpningen av denna lag skall med myndighet jämställas riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling.
Vad som föreskrivs i tryckfri- Vad som föreskrivs i tryckfrihetshetsförordningen om rätt att ta del av förordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i handlingar hos en myndighet skall i
tillämpliga delar gälla också hand- tillämpliga delar gälla också hand-
lingar hos de organ som anges i lingar hos de organ som anges i
bilagan till denna lag, i den mån bilagan till denna lag, i den mån
handlingarna hör till den verksamhet handlingarna hör till den verksamhet som nämns där. De i bilagan angiv- som nämns där. De i bilagan angivna organen skall vid tillämpningen na organen skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myn- av denna lag jämställas med myndighet. dighet. Detsamma gäller ett enskilt
organ som med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter förvarar sådana handlingar såvitt avser befattningen med dessa handlingar.
13 kap.
Erhåller arkivmyndighet för Erhålleren arkivmyndighet för
arkivering från annan myn- arkivering från någon annan myndighet uppgift som är sekretess- dighet uppgift som är sekretessbelagd där, gäller sekretessen också belagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten. hos arkivmyndigheten.
Erhåller ett enskilt organ som
avses i I kap. 8 § andra stycket
tredje meningen för förvaring från en
myndighet en handling som inne-
håller en uppgift som är sekretess-
belagd hos myndigheten, gäller
sekretessen också hos det enskilda
organet.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.
ll agen omtryckt 1992:1474. 60
4 Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Prop. 1993/94: 113
Bilaga 4
Härigenom föreskrivs i fråga om arkivlagen (1990:782)
dels att i 15 och 16 §§ ordet "landstinget", skall bytas ut mot "landstingsfullmäktige",
dels att 1, 2,7, 8, 11 och 14 §§ skall ha följande lydelse.
Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse
18
I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.
Bestämmelserna i 3-6 och 10 §§ skall tillämpas också på statliga, kommunala och kyrkokommunala beslutande församlingar.
Bestämmelserna i 3-6 samt 9 och
10 §§ skall i tillämpliga delar gälla
också sådana enskilda organ hos
vilka allmänna handlingar förvaras
med stöd av lagen (1994:000) om
förvaring av allmänna handlingar
hos andra organ än myndigheter.
2§
Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos
1. kyrkokommunala myndigheter,
2. sådana organ som avses i 2. sådana organ som avses I kap. 8 § andra stycket sekretess- i lkap. 8 § andra stycket lagen (1980:100) till den del arkivet första meningen sekretesslagen härrör från den verksamhet som (1980:100) till den del arkivet härrör avses i bilagan till sekretesslagen, från den verksamhet som avses i och bilagan till sekretesslagen, och
3. allmänna försäkringskassor.
78
För tillsynen av att myndigheter- För tillsynen av att myndigheterna
na fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som 3-6 §§ skall det finnas arkiv- förvarar allmänna handlingar med myndigheter såväl inom den statliga stöd av lagen (1994:000) om försom den kommunala förvaltningen. varing av allmänna handlingar hos
andra organ än myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt 3—6 §§ skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala förvaltningen. Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndig-
heter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen.
6 Riksdagen 1993!94. 1 saml. Nr I13
Regeringen bestämmer vilka Regeringen bestämmer vilka Bilaga 4 arkivmyndigheter som skall finnas arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myn- för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana digheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 § fullgör sina organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankom- skyldigheter enligt 3-6 §§ skall mer på de statliga arkivmyndig- skötas av de statliga arkivmyndigheterna. heterna.
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och landstingsstyrelsen i landstinget, om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.
Den kommunala arkivmyndigheten skall se till att sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna eller landstingen kommer överens om.
Tillsynen över att sådana enskilda
organ som förvarar allmänna hand-
lingar fullgör sina skyldigheter enligt
3-6 §§ skall skötas av de statliga
arkivmyndigheterna i de fall det en-
skilda organet förvarar ett statligt
arkiv och av de kommunala arkiv-
myndigheterna i de fall det enskilda
organet förvarar ett kommunalt
arkiv.
11§
Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.
I lagen (1994:000) om förvaring
av allmänna handlingar hos andra
organ än myndigheter finns bestäm-
melser om förvaring av statliga myn-
digheters arkiv hos enskilda organ i
vissa fall.
14 82
Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat.
lLydelse enligt prop. 1993/94:48. 2Lydelse enligt prop. 1993/94:48. 62
I lagen (1994:000) om förvaring Prop. 1993/94: 113 av allmänna handlingar hos andra
Bilaga 4 organ än myndigheter finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.
Lagrådets yttrande Prop. 1993/94: 113
Bilaga 5
Utdrag ur protokoll vid sammanträde 1993-12-07
Närvarande: justitierådet Per Jermsten, justitierådet Lars Å. Beckman, regeringsrådet Sigvard Holstad.
Enligt en lagrådsremiss den 11 november 1993 (Kulturdepartementet) har regeringen beslutat inhämta Lagrådets yttrande över förslag till
1. lag om ändring i tryckfrihetsförordningen, 2. lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndig-
heter, 3. lag om ändring i sekretesslagen (1980:100), 4. lag om ändring i arkivlagen (1990:782). Förslagen har inför Lagrådet föredragits av hovrättsassessorn Bertil
Ahnborg.
Förslagen föranleder följande yttrande av Lagrådet:
Inledande synpunkter
Förslagen i remissen angår allmänna handlingar som i samband med att allmän verksamhet "bolagiseras" förs över från en myndighet till ett enskilt organ. De föreslagna reglerna tar sikte på de handlingar hos myndigheten som behövs hos organet när verksamheten fortsätts där. Däremot berörs inte organets egna handlingar. Syftet med regleringen är att de allmänna handlingarna även efter överlämnandet skall omfattas av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen.
Den avsedda ordningen föreslås bli genomförd genom ändringar i tryckfrihetsförordningen (TF), sekretesslagen och arkivlagen och genom en ny lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter. I 2 kap. TF föreslås en ny paragraf, 17 §, som anger att det i lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar i vissa närmare angivna fall får överlämnas till enskilda organ för förvaring utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Enligt paragrafen skall vidare gälla att ett organ av avsett slag i fråga om överlämnade handlingar skall jämställas med myndighet vid tillämpningen av 2 kap. 12-16 §§. Genom den nya lagen angående förvaring föreslås regeringen få ett bemyndigande i enlighet med den föreslagna 17 §. I sekretesslagen föreslås en regel som innebär att de ifrågavarande organen jämställs med myndigheter såvitt avser befattningen med de allmänna handlingar som överlämnats till dem. Ändringarna i arkivlagen går bl.a. ut på att en del av den lagens regler skall gälla också beträffande de enskilda organen.
Tanken bakom den föreslagna regleringen är, som framgår av det redan sagda, att i de fall "bolagisering" av allmän verksamhet sker, offentlighetsprincipen inte bör upphöra att gälla beträffande de allmänna handlingar som
övertas av det enskilda organ som skall fortsätta verksamheten. Lagrådet kan Prop. 1993/94: 113
för sin del helt ansluta sig till den uppfattningen. Enligt Lagrådets mening är Bilaga 5 det också värdefullt att gällande lagstiftning nu bättre anpassas till den situation som uppkommit genom att allmän verksamhet alltmer förs över till enskilda organ. När det gäller de lagtekniska lösningarna har Lagrådet emellertid ett flertal invändningar, några av principiell natur. I första hand gäller invändningarna förslaget till en ny paragraf i 2 kap. TF och de förslag som är en direkt följd av det förslaget. I övrigt anser Lagrådet att de remitterade förslagen med vissa ändringar kan läggas till grund för en reglering av de frågor som aktualiserats. Lagrådets synpunkter redovisas närmare i anslutning till de olika lagförslagen.
Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen 2 kap. 17 § I 2 kap. 3—-11 §§ TF regleras utförligt vad som avses med begreppet allmän handling. I 12-15 §§ finns därefter regler om innebörden av rätten att ta del av en allmän handling och om förfarandet när en begäran framställts om att få ta del av en sådan handling och i 16 § finns en bestämmelse om hemligstämpling. Förslaget till ny paragraf med beteckningen 17 § innehåller som
framgår av vad som anförts inledningsvis en regel om att det i lag får före-
skrivas att regeringen under vissa betingelser får fatta beslut som i sak innebär att handlingar, som enligt reglerna i övrigt inte längre skulle vara allmänna, ändå skall behålla denna karaktär. Vidare föreskrivs i paragrafen att de organ som förvarar handlingarna skall i fråga om befattningen med dessa jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.
Enligt Lagrådets mening finns det inget behov av den föreslagna nya paragrafen i TF. Som också antecknats i remissen (avsnitt 6.1) finns det i I kap. 8 § andra stycket sekretesslagen redan en etablerad ordning för hur principen om allmänna handlingars offentlighet kan tillgodoses när allmän verksamhet bedrivs i privaträttsliga former. I det lagrummet sägs att vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar skall gälla också handlingar hos de organ som anges i en bilaga till lagen i den mån handlingarna hör till den verksamhet som nämns där. Vidare sägs att de i bilagan angivna organen vid tillämpningen av sekretesslagen skall jämställas med myndighet. I sammanhanget skall nämnas att systemet enligt 1 kap. 8 § andra stycket hittills i huvudsak använts i fråga om handlingar hos organ som i viss utsträckning anförtrotts viss myndighetsutövning. Men sedan riksdagen numera har antagit det förslag till ny lydelse av 1 kap. 9 § sekretesslagen, som lagts fram i prop. 1993/94:48 om handlingsoffentlighet hos kommunala företag, kommer systemet att få ett avsevärt vidgat tilllämpningsområde. Bl.a. kommer det att gälla i fråga om handlingar hos kommunala och landstingskommunala bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser.
Det kan tilläggas att den i remissen föreslagna regleringen såvitt nu kan Prop. 1993/94: 113 överblickas inte är lättare att tillämpa eller leder till andra resultat än den redan Bilaga 5 etablerade ordningen. Givetvis kan det inte vara till fördel för intresset av överskådlighet och konsekvens i lagstiftningen att ha två sakligt sett, troligen identiska system vid sidan av varandra. Särskilt på det kommunala området kan en sådan ordning föranleda onödiga svårigheter. Om en kommun beslutar att viss verksamhet skall drivas av ett organ som omfattas av den föreslagna nya I kap. 9 § sekretesslagen blir sålunda två olika regelsystem tillämpliga på organets handlingar.
Mot den nu angivna bakgrunden finner Lagrådet att det inte föreligger tillräckligt starka skäl för den föreslagna grundlagsändringen. Lagrådet förordar därför att ändringen i TF inte genomförs. I stället bör syftet med förslaget tillgodoses inom ramen för en ordning av det slag som avses i I kap. 8 § sekretesslagen.
Med Lagrådets uppfattning bör förslaget till lag om förvaring av allmänna handlingar ändras på några punkter. Även övriga lagförslag bör i vissa delar ges en annan utformning. Lagrådet återkommer till dessa ändringar i det följande.
Beträffande utformningen av den föreslagna ändringen i TF vill Lagrådet, för den händelse den ändå genomförs, tillägga följande. Föreskriften i första meningen syftar till att möjliggöra beslut att allmänna handlingar "får överlämnas till ... organet för förvaring” utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Om förslagets syfte skall tillgodoses torde efter ordet "förvaring" få tilläggas ”och förvaras där". Vidare torde i slutet av samma mening ordet "därigenom" få inskjutas mellan ”handlingarna" och "upphör".
Förslag till lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter Enligt Lagrådets mening bör av lagens rubrik framgå att bestämmelserna rör både "överlämnande" och "förvaring" av handlingar. Lagrådet förordar att rubriken ges följande lydelse: ”Lag om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ för förvaring".
Vidare bör, som en följd av vad Lagrådet föreslagit angående ändringen i TF, begreppet "allmänna handlingar”, där det förekommer i lagtexten, i regel mönstras ut eller bytas ut mot "handlingar som överlämnats enligt 2 eller 3 §".
1§
Som framgår av det föregående förordar Lagrådet att förslaget till ändring i TF inte genomförs. Om den lösningen väljs måste förevarande paragraf ges en annan utformning. Lagrådet förordar följande lydelse:
”Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande i vissa fall av Prop. 1993/94: 113
allmänna handlingar till enskilda organ samt om förvaring och hantering i Bilaga 5
övrigt av dessa handlingar sedan de överlämnats." :
Om Lagrådets ståndpunkt beträffande förslaget till ändring i TF inte skulle följas, bör den remitterade paragrafen undergå vissa ändringar. Dels bör det av bestämmelserna framgå att lagen gäller även "överlämnande" av handlingar Gfr 2 kap. 17 § TF i det remitterade förslaget). Dels bör en direkt hänvisning göras till ifrågavarande bestämmelse i TF.
Paragrafen skulle kunna ges följande lydelse:
"Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna hand-
lingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförord— ningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen (1980: 100)."
2§
I paragrafen bemyndigas regeringen att under vissa angivna förutsättningar besluta att allmänna handlingar hos en statlig myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
Om ändringen i TF, i enlighet med vad Lagrådet förordar, inte genomförs bör i paragrafen orden "utan att handlingarna upphör att vara allmänna" strykas.
Oavsett om Lagrådets förslag beträffande TF följs eller inte bör vissa andra ändringar göras. Av specialmotiveringen till 6 § framgår att avsikten är att regeringen skall kunna besluta om en ändrad förvaring av allmänna handlingar också om ett enskilt organ omorganiseras så att förvaringen av handlingarna påverkas. Bemyndigandet i paragrafen ger emellertid inte regeringen rätt att meddela ett sådant beslut. Paragrafen bör därför kompletteras med en bestämmelse som innefattar ett bemyndigande för regeringen att i angivet fall besluta om en ändrad förvaring. Av paragrafen bör vidare, som berörts under 1 §, framgå att regeringens beslut skall innehålla att handlingarna överlämnas för förvaring till organet. Paragrafen bör också bli föremål för vissa redaktionella justeringar.
Lagrådet förordar att paragrafen får följande lydelse:
"Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller
upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid om
I. myndigheten skall läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,
2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen skall
bedrivas av det enskilda organet och
3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna
bedriva verksamheten.
Förvaras handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt Prop. 1993/94: 113 första stycket får regeringen föreskriva att handlingarna får överlämnas till ett
Bilaga 5
annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om förutsättningarna enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda."
3§
I paragrafen behandlas möjligheten att hos enskilda organ förvara allmänna handlingar som härrör från kommunala myndigheter. Paragrafen bör på sätt som föreslagits beträffande 2 § ändras så att det klart framgår att handlingarna skall överlämnas för förvaring till det enskilda organet. Vidare bör, om Lagrådets förslag i fråga om TF följs, orden ”utan att handlingarna upphör att vara allmänna” utgå. Även en viss redaktionell justering av paragrafen bör göras.
Paragrafen kan förslagsvis ges följande lydelse:
"Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid.”
5 och 8 §§ I 5 § andra stycket ges bestämmelser för fall då det enskilda organet "för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar". Med anknytning till denna bestämmelse anges i 8 § att det enskilda organet i vissa fall skall vara skyldigt att lämna ut "eget material" som har "fogats samman" med allmän handling. Dessa bestämmelser samt i anslutning därtill gjorda motivuttalanden aktualiserar frågan om den närmare innebörden av begreppet "handling". Förslaget synes nämligen i dessa delar bygga på den uppfattningen att det på en och samma handling, t.ex. en till en myndighet ingiven skrivelse (ett dokument), efterhand kan tillföras påteckningar vilka i sin tur skall kunna betraktas som en eller flera nya handlingar. Fråga uppstår i så fall huruvida den som begär att få ta del av ett sådant dokument skall få se detta i befintligt skick eller — som synes förutsatt i remissen — först efter en prövning vilken beträffande varje "ny handling” — tar sikte på om den på grund av bestämmelserna i 2 kap. 6 och 7 §§ TF kan betraktas som "allmän". För den händelse en sådan prövning leder till slutsatsen att så inte är fallet anges en tänkbar följd kunna bli, att ifrågavarande handling inte lämnas ut och därför "maskeras" vid en kopiering av dokumentet.
Den syn på begreppet handling som remissen således ger uttryck för kan möjligen ha visst stöd i avfattningen av 2 kap. 3 § första stycket första meningen TF. Det finns också något motivuttalande i lagförarbetena (prop. 1975/76:160 s. 119 f) som måhända skulle kunna tyda på en avsikt att åstadkomma en förändring i förhållande till tidigare praxis, enligt vilken begreppet handling allmänt ansågs knutet till underlaget, dvs. i fråga om skriftligt material normalt till det aktuella dokumentet (se a prop. s. 114 f). Att det funnits någon sådan avsikt motsägs emellertid redan av Offentlighets- och
sekretesslagstiftningskommitténs i anslutning till dess, sedermera godtagna, Prop. 1993/94: 113 förslag till ifrågavarande lagtext gjorda uttalande, att en naturlig definition är Bilaga 5 "att handling är en fysisk företeelse, som är bärare av i viss form fixerad information”.
Mot den i remissen lanserade tolkningen av begreppet handling talar vidare med betydande styrka vad i 2 kap. TF i övrigt sägs om handling. Redan i följande mening i 3 § första stycket, klargörs således att en väsentlig förutsättning för en handlings karaktär är var den förvaras. Såvitt gäller just frågan om ytterligare anteckningar på samma dokument finns vidare den särskilda regeln i 7 § andra stycket 1, enligt vilken diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som föres fortlöpande, skall anses vara upprättad när handlingen färdigställts för anteckning eller införing. Belysande i sammanhanget är vidare bestämmelsen i 12 § första stycket tredje meningen, som reglerar frågan om tillhandahållande av allmän handling när "del därav” inte får lämnas ut.
Till vad nu sagts kommer den osäkerhet och därav föranledda tillämpningssvårigheter som den i remissen gjorda tolkningen av begreppet handling skulle föranleda. Det räcker här att hänvisa till den tidigare berörda situationen då någon begär att få ta del av en skrivelse på vilken det efterhand påförts en eller flera anteckningar. Ett särskilt problem i detta sammanhang, som inte närmare berörts i remissen, är hur en "maskerad kopia" skulle kunna uppfattas om det inte tydligt anges att viss text har uteslutits. För en sådan notering kommer det emellertid, enligt den tänkta ordningen, inte alltid att finnas möjlighet att hänvisa till viss sekretessbestämmelse, eftersom åtgärden tydligen skulle kunna bero på att den "nya handlingen” inte blivit allmän.
Mot bakgrund av det anförda kan Lagrådet inte godta den tolkning av begreppet handling som remissen innehåller. Enligt Lagrådets mening bör begreppet ges den innebörd som framgår av det tidigare återgivna kommittéuttalandet.
Vad därefter särskilt gäller de föreslagna bestämmelserna så åläggs i 5 § första stycket det enskilda organet att se till, att de allmänna handlingarna lätt kan särskiljas från "organets egna handlingar".
Det förefaller troligt att ifrågavarande enskilda organ ibland kommer att både handha och förvara handlingar som varken har överlämnats till organet enligt 2 eller 3 § eller som kan betecknas som organets egna. Med hänsyn härtill förordar Lagrådet att de tidigare citerade orden byts ut mot beskrivningen "andra handlingar hos organet".
Beträffande andra stycket i samma paragraf finns till en början anledning konstatera, att den där föreslagna ordningen i praktiken torde ta sikte på den typ av handlingar som avses i 2 kap. 7 § andra stycket I TF. I departementspromemorians lagtextförslag angavs det här vara fråga om "handlingar, som kontinuerligt behöver tillföras nya uppgifter allteftersom förändringar äger rum”. Med tanke härpå kan det enligt Lagrådets mening ifrågasättas om inte den föreslagna ordningen, nämligen att tillägg i sådana handlingar skall utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts, i allmänhet är onödigt långtgående. Beträffande diarier, journaler eller andra handlingar, i
vilka det är fråga om kronologiskt löpande noteringar, bör det således vara Prop. 1993/94: 113 tillräckligt att det av handlingen klart kan utläsas, vilka påteckningar som Bilaga 5 tillkommit före respektive efter "bolagiseringen”. Att därtill kräva att det anges vem som har gjor tillägget framstår som överflödigt.
Den i 8 § angivna skyldigheten för det enskilda organet att i vissa fall även lämna ut "eget material” är enligt vad som uppgetts vid föredragningen inför Lagrådet främst avsedd för handlingar av typen linjekartor, ritningar eller liknande; dvs. inte beträffande handlingar av det slag som nyss diskuterats. Med Lagrådets uppfattning angående innebörden av begreppet handling torde emellertid paragrafens räckvidd bli större.
En av de två i lagtexten angivna förutsättningarna för skyldighetens inträde är att ett utlämnande är nödvändigt "därför att materialet har fogats samman med den allmänna handlingen". Enligt Lagrådets mening kan orden "fogats samman med" lätt missförstås. Avsikten med bestämmelsen skulle komma till tydligare uttryck om förutsättningen i stället ges lydelsen ”med hänsyn till det sätt på vilket materialet tillförts den handlingen". Den andra angivna förutsättningen är "om det är nödvändigt av något annat skäl". Det har under föredragningen inför Lagrådet inte kunnat anföras något exempel på vilka "skäl" det därvid skulle kunna vara fråga om. Vid sådant förhållande synes sistnämnda förutsättning, som Lagrådet inte funnit motiverad, kunna utgå ur paragrafen.
6§
Enligt huvudregeln i paragrafens första mening åläggs det enskilda organet att underrätta regeringen, eller i förekommande fall kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige, om organets organisation eller arbetssätt förändras på grund av vissa händelser. I andra meningen görs undantag för fall då förändringen saknar betydelse för förvaringen av de allmänna handlingarna.
Avsikten med en sådan underrättelse samt vad den kan leda till har tidigare berörts av Lagrådet under 2 §.
Paragrafens syfte skulle enligt Lagrådets mening komma till något tydligare uttryck om den ges följande lydelse:
"Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om organets organisation eller arbetssätt på grund av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handlingarna."
7§
I denna paragraf, som innehåller tre stycken, görs hänvisningar till olika bestämmelser i TF och sekretesslagen. Om någon ändring i TF inte genomförs, kan de två första styckena undvaras. Det tredje stycket bör i så fall ersättas av en föreskrift som hänvisar enbart till tillämpliga bestämmelser i sekretesslagen. En sådan föreskrift kan ges förslagsvis följande lydelse:
"Bestämmelser om rätt att ta del av handlingar som överlämnats enligt 2 Prop. 1993/94: 113
eller 3 § finns i 1 kap. 10 § sekretesslagen." Bilaga 5
Lagrådet återkommer till bestämmelsen i 1 kap. 10 § sekretesslagen i det följande.
Om förslaget till ändring i TF skulle genomföras bör paragrafens tredje stycke ändras redaktionellt och ges följande lydelse:
"Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, skall jämställas med myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar.”
Förslag till lag om ändringen i sekretesslagen (1980:100)
I kap. 8§ Lagrådet har i det föregående förordat att rätten att ta del av den typ av handlingar som är aktuella i detta lagstiftningsärende skall tillgodoses inom ramen för en ordning av det slag som avses i denna paragrafs andra stycke. Om förslaget antas utgår den föreslagna ändringen i denna paragraf. Erforderliga bestämmelser skulle lämpligen kunna tas i en ny 10 § närmast efter den föreslagna 9 § enligt prop. 1993/94:48 om handlingsoffentlighet hos kommunala företag. De nuvarande 9—12 §§ skulle då betecknas 11-14 §§. Den nya 10 § skulle kunna ges följande lydelse:
"Vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i tillämpliga delar gälla handlingar som förvaras hos enskilda organ med stöd av lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ för förvaring. Sådana organ skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myndigheter."
För det fall en lösning enligt det remitterade förslaget skulle väljas, vill Lagrådet erinra om sitt förslag till ändrad rubrik på den nyss behandlade föreslagna nya lagen. Förslaget påverkar även avfattningen av förevarande paragraf.
Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Ingressen I lagförslagets ingress anges i en första delssats att i 15 och 16 §§ orden "landstinget" skall bytas ut mot ”landstingsfullmäktige". Ett förslag om en sådan lagändring har emellertid redan antagits av riksdagen (se prop. 1993/94:48). Den föreslagna delssatsen bör därför utgå.
Om Lagrådets förslag beträffande ändringen i TF och rubriken till den tidigare Bilaga 5 berörda nya lagen följs, bör i det föreslagna tredje stycket ordet "allmänna" utgå och orden ”med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter” bytas ut mot "enligt lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ för förvaring".
2§
Följs Lagrådets förslag beträffande ändring i sekretesslagen bör den föreslagna ändringen i paragrafen utgå.
7§
Det föreslagna tillägget i första stycket bör ges följande ändrade lydelse "och sådana enskilda organ som avses i I $ tredje stycket".
8§
I det föreslagna fjärde stycket bör orden "organ som förvarar allmänna handlingar” ändras till "organ som avses i I $ tredje stycket".
ll och 14 §§ I dessa paragrafer finns föreskrifter om skyldighet för statlig myndighet respektive kommunal myndighet att i vissa fall då dess verksamhet har upphört överlämna sitt arkiv till en arkivmyndighet "såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat" respektive "såvida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat".
Remissförslagen innebär att det i båda dessa paragrafer tas in ett nytt andra stycke i vilket det anges, att det i lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter finns bestämmelser om förvaring av statliga (respektive kommunala) myndigheters arkiv hos enskilda i vissa fall.
Eftersom en föreskrift enligt 2 eller 3 § nämnda lag, om överlämnande av allmänna handlingar till ett enskilt organ, måste kunna hänföras till undantagsbestämmelserna i förevarande paragrafers första stycken, framstår de föreslagna nya andra styckena som onödiga. Lagrådet avstyrker därför de här föreslagna ändringarna.
Kulturdepartementet Prop. 1993/94: 113
Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 9 december 1993 Närvarande: statsministern Bildt, ordförande, och statsråden B. Westerberg, Friggebo, Johansson, Laurén, Hörnlund, Olsson, Svensson, af Ugglas, Dinkelspiel, Thurdin, Hellsvik, Wibble, Björck, Davidson, Könberg, Lundgren, Unckel, P. Westerberg Föredragande: statsrådet Friggebo
Regeringen beslutar proposition 1993/94: 113 Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter.
Rättsdatablad Prop. 1993/94: 113
Författningsrubrik Bestämmelser som Celexnummer för
inför, ändrar, upp- bakomliggande
häver eller upprepar EG-regler
ett normgivningsbe-
myndigande
Lag om överlämnande 2,3 %$
av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring