SOSFS 2014:5

Socialstyrelsens

författningssamling

Dokumentation i verksamhet

som bedrivs med stöd av

SoL, LVU, LVM och LSS

SOSFS 2014:5 (S)

Föreskrifter och allmänna råd

I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras myndighetens

föreskrifter och allmänna råd.

• Föreskrifter är bindande regler.

• Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan

eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses

i författningen.

Socialstyrelsen ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter

och allmänna råd.

SOSFS kan laddas ned eller beställas via

webb: www.socialstyrelsen.se/publikationer

e-post: publikationsservice@socialstyrelsen.se

fax: 035-19 75 29

ISSN 0346-6019 Artikelnr 2014-5-19

Tryck: Edita Bobergs 2014

Innehåll

1 kap. Tillämpningsområde ................................................................... 5

2 kap. Definitioner .................................................................................. 6

3 kap. Ledningssystem ........................................................................... 8

4 kap. Gemensamma bestämmelser om dokumentation vid

handläggning av ärenden samt vid genomförande och

uppföljning av insatser ........................................................................... 8

Den enskildes integritet ............................................................................ 8

Personaktens struktur och innehåll .......................................................... 8

Grundläggande uppgifter om den enskilde .......................................... 8

Personaktens struktur ........................................................................... 9

Struktur och innehåll i upprättade handlingar ....................................10

Journalföring ...........................................................................................11

Dokumentation av barnets bästa och rätt att vara delaktig .....................12

5 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos den

beslutande nämnden .............................................................................13

Aktualisera ärenden enligt SoL och LSS ................................................13

Ansökan, begäran, anmälan eller information på annat sätt .............13

Förhandsbedömning enligt SoL .............................................................14

Omedelbar skyddsbedömning enligt SoL ...........................................14

Utreda och bedöma ..................................................................................15

Dokumentera samtycke .......................................................................15

Utredning som gäller barns behov av skydd eller stöd enligt

11 kap. 1 och 2 §§ SoL ........................................................................15

Bedöma behov .....................................................................................16

Planera och samverka ..........................................................................16

Sammanställa beslutsunderlag ............................................................16

Dokumentation vid kommunicering ...................................................17

Besluta .....................................................................................................17

Dokumentera beslut .............................................................................17

Verkställa beslut.......................................................................................18

Uppföljning av ett barns situation enligt SoL .....................................18

Uppdrag till utföraren ..........................................................................19

Följa upp insatser .....................................................................................19

Förändrade behov under pågående insats .......................................... 20

Avsluta insatser ....................................................................................... 20

Slutanteckning .................................................................................... 20

6 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos utföraren .. 20

Ta emot uppdrag .................................................................................... 20

Genomföra insatser .................................................................................21

Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap.

5 § SoL eller 21 a § LSS .....................................................................21

Följa upp insatser .................................................................................... 22

Avsluta insatser ....................................................................................... 22

Slutanteckning .................................................................................... 22

7 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos SiS ............. 23

Ta emot uppdrag ..................................................................................... 23

Genomföra insatser ................................................................................ 23

Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap.

5 § SoL ............................................................................................... 23

Besluta .................................................................................................... 24

Dokumentera beslut som gäller särskilda befogenheter enligt LVU

och LVM ............................................................................................. 24

Dokumentera beslut om flyttning till annat hem enligt LVM ........... 26

Dokumentation i samband med ett överklagande .............................. 26

Polishandräckning .............................................................................. 26

Följa upp insatser .................................................................................... 26

Avsluta insatser ........................................................................................27

Slutanteckning .....................................................................................27

8 kap. Undantagsbestämmelse .............................................................27

5

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd

om dokumentation i verksamhet som bedrivs

med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS;

beslutade den 20 maj 2014.

Socialstyrelsen föreskriver följande med stöd av 8 kap. 5 § social-

tjänstförordningen (2001:937) samt 14 § förordningen (1993:1090)

om stöd och service till vissa funktionshindrade och beslutar följande

allmänna råd.

1 kap. Tillämpningsområde

1 § Dessa föreskrifter ska tillämpas vid dokumentation under hand-

läggning av ärenden som gäller enskilda samt under genomförande

och uppföljning av beslut om insatser i verksamhet som omfattas av

1. 11 kap. 5 § eller 7 kap. 3 § första stycketsocialtjänstlagen (2001:453),

SoL, eller

2. 21 a § eller 23 a § första stycket lagen (1993:387) om stöd och ser-

vice till vissa funktionshindrade, LSS.

Föreskrifterna ska också tillämpas i samband med förhandsbedöm-

ning och omedelbar skyddsbedömning enligt SoL.

2 § Föreskrifterna ska tillämpas av en nämnd som

1. enligt 2 kap. 4 § SoL fullgör kommunens uppgifter inom social-

tjänsten,

2. enligt 22 § LSS utövar ledningen av landstingets eller kommunens

verksamhet enligt den lagen,

3. avses i 3 kap. 3 a § kommunallagen (1991:900), och

4. avses i lagen (2003:192) om gemensam nämnd inom vård- och om-

sorgsområdet.

En nämnd som handlägger ärenden och följer upp beslut om insatser

ska därvid tillämpa föreskrifterna i 2–5 kap.

En nämnd som genomför insatser ska under genomförandet och

uppföljningen av dessa tillämpa föreskrifterna i 2–4 kap. och 6 kap.

SOSFS

2014:5 (S)

Utkom från trycket

den 11 juni 2014

Socialstyrelsens författningssamling

Ansvarig utgivare: Chefsjurist Eleonore Källstrand Nord

6

SOSFS

2014:5

3 § Föreskrifterna i 2–4 kap. och 6 kap. ska även tillämpas av den

som bedriver enskild verksamhet enligt SoL, lagen (1990:52) med sär-

skilda bestämmelser om vård av unga, LVU, lagen (1988:870) om vård

av missbrukare i vissa fall, LVM eller LSS.

4 § Kommunal eller enskild verksamhet som utför personlig assistans

åt en assistansberättigad som har beviljats

1. assistansersättning genom ett beslut av Försäkringskassan enligt 51

kap. socialförsäkringsbalken, eller

2. ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för personlig assistans som

kommunen beslutat om enligt 9 § 2 LSS,

ska utöver bestämmelserna i 2–4 kap. tillämpa föreskrifterna i 6 kap.

1 § första stycket 1, 3, 4 och 6 samt 2–5 §§.

Den assistansberättigade enligt första stycket ska vid tillämpning

av 6 kap. betraktas som uppdragsgivare och jämställas med den beslu-

tande nämnden.

5 § Statens institutionsstyrelse, SiS, ska vid handläggning av ärenden

samt vid genomförande och uppföljning av insatser enligt SoL, LVU

eller LVM tillämpa föreskrifterna i 2–4 kap. och 7 kap.

2 kap. Definitioner

1 § I dessa föreskrifter och allmänna råd avses med

behandlingsplan

genomförandeplan som avser vård eller be-

handling i verksamhet som bedrivs av SiS en-

ligt SoL, LVU eller LVM

beslutsunderlag

skriftlig sammanställning av de uppgifter som

bedöms ha betydelse för ett beslut

den som bedriver

verksamhet

1. socialnämnd, i fråga om sådan socialtjänst

som kommunen har ansvar för enligt SoL,

LVU eller LVM,

2. kommunal nämnd, i fråga om sådan verk-

samhet som kommunen har ansvar för en-

ligt LSS,

3. annan juridisk person eller enskild närings-

idkare som genomför beslutade insatser,

och

4. SiS då den myndigheten bedriver verksam-

het enligt SoL, LVU eller LVM

7

SOSFS

2014:5

förhandsbedömning

en nämnds bedömning av om det finns skäl att

inleda en utredning enligt 11 kap. 1 § SoL eller

inte

genomförandeplan

vård- och omsorgsplan som beskriver hur en

beslutad insats ska genomföras för en enskild

handling

fram ställning i skrift eller bild samt upptag-

ning som kan läsas, avlyssnas eller på annat

sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel

handläggning

förfarande som börjar med att ett ärende öpp-

nas och efter utredning avslutas med ett beslut

insats

individuellt behovsprövat stöd eller individu-

ellt behovsprövad vård och behandling enligt

SoL, LVU eller LVM samt insatser enligt 9 §

LSS

journal

den del av en personakt där anteckningar av

betydelse för handläggning av ett ärende samt

för genomförande och uppföljning av en in-

sats görs i kronologisk ordning

kommunikationsstöd hjälpmedel eller personligt stöd som an-

vänds för att underlätta kommunikation med

personer som har kognitiva svårigheter, kon-

centrationssvårigheter eller tal-, språk- eller

andra kommunikationssvårigheter

personakt

akt som innehåller journalanteckningar och

andra handlingar om en eller flera personer

som är eller har varit aktuella för utredning

eller insats inom socialtjänsten eller verksam-

het som bedrivs med stöd av LSS

standardiserad

bedömningsmetod

metod för bedömning av en situation, funk-

tion eller behov med hjälp av ett vetenskapligt

prövat bedömningsinstrument, t.ex. en check-

lista eller ett index, och en manual som beskri-

ver hur instrumentet ska användas

utförare

nämnd eller enskild verksamhet som genom-

för en beslutad insats

8

SOSFS

2014:5

3 kap. Ledningssystem

1 § Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9)

om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår det att

den som bedriver verksamhet ska ansvara för att det ledningssystem

som ska finnas innehåller de processer och rutiner som behövs för att

säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som ställs i det följande.

4 kap. Gemensamma bestämmelser om dokumentation

vid handläggning av ärenden samt vid genomförande

och uppföljning av insatser

Den enskildes integritet

1 § Handlingar som upprättas och gäller enskilda ska begränsas till

att innehålla uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och

ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller.

Personaktens struktur och innehåll

Grundläggande uppgifter om den enskilde

2 § Handlingar som avser personer som är eller har varit aktuella för

utredning eller insats i en verksamhet ska hållas samman i personakter.

3 § En personakt ska avse endast en person.

En personakt hos nämnden får dock avse flera personer i en familj

om det gäller

1. ansökan om ekonomiskt bistånd för två eller flera personer i ett hus-

håll,

2. utredning och bedömning av ett tänkbart familjehem,

3. gemensam ansökan om medgivande för internationell adoption en-

ligt 6 kap. 12 § SoL, eller

4. gemensam ansökan om medgivande att ta emot ett barn för stadig-

varande vård och fostran enligt 6 kap. 6 § första stycket SoL.

Allmänna råd

Om det finns misstanke om att det förekommer våld eller andra

övergrepp i en familj som har en gemensam personakt hos nämn-

den, bör akten delas så att uppgifter om var och en i familjen doku-

menteras i skilda akter.

4 § En personakt ska innehålla namn, personnummer och andra kon-

taktuppgifter till den enskilde.

En personakt för ett barn ska dessutom innehålla uppgifter om

1. vem som är barnets vårdnadshavare eller särskilt förordnad vård-

nadshavare (namn, personnummer och kontaktuppgifter),

9

SOSFS

2014:5

2. förälder (namn, personnummer och kontaktuppgifter) som har rätt

till umgänge med barnet utan att vara barnets vårdnadshavare, eller

3. vem (namn och kontaktuppgifter) som har förordnats som god man

enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn.

Om den enskilde saknar svenskt personnummer, ska personakten i

stället innehålla födelsedata, samordningsnummer eller andra uppgif-

ter som gör det möjligt att dokumentera uppgifter om den enskilde

utan risk för att han eller hon förväxlas med någon annan person.

Uppgifterna ska hållas uppdaterade.

5 § En personakt ska också innehålla uppdaterade uppgifter om

1. behov av tolk och i så fall vilket språk,

2. behov av kommunikationsstöd,

3. förordnande av god man eller förvaltare enligt 11 kap. föräldrabal-

ken med uppgifter om vem som har förordnats, för vilket eller vilka

uppdrag samt kontaktuppgifter, och

4. huruvida den enskilde har skyddade personuppgifter genom sek-

retessmarkering i folkbokföringen enligt 22 kap. 1 § offentlighets-

och sekretesslagen (2009:400) eller beslut om kvarskrivning enligt

16 § folkbokföringslagen (1991:481).

Personaktens struktur

6 § En personakt ska innehålla en journal samt upprättade och in-

komna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller

för genomförande eller uppföljning av insatser.

7 § Journalanteckningar och andra handlingar som hör till den enskil-

des personakt ska hållas ordnade så att det enkelt går att följa och

granska handläggningen av ärenden, åtgärder som vidtas i samband

med verkställighet av beslut samt genomförande och uppföljning av

insatser.

Allmänna råd

Handlingarna bör också hållas ordnade på ett sätt som underlättar

skyldigheten att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra

verksamhetens kvalitet.

En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos

en beslutande nämnd kan vara att hålla samman handlingar som

gäller arbetsmomenten att

– aktualisera ärenden,

– förhandsbedöma enligt SoL,

– utreda och bedöma behov,

– besluta,

– verkställa beslut,

10

SOSFS

2014:5

– följa upp insatser, och

– avsluta insatser.

En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos en

utförare kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbets-

momenten att

– ta emot uppdrag,

– planera genomförandet av insatser,

– genomföra insatser,

– följa upp insatser, och

– avsluta insatser.

En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos SiS

kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att

– ta emot uppdrag och skriva in enskilda hos myndigheten,

– planera genomförandet av insatser,

– genomföra insatser,

– besluta om särskilda befogenheter enligt LVU eller LVM,

– följa upp insatser, och

– avsluta insatser.

Struktur och innehåll i upprättade handlingar

8 § Journalanteckningar och andra handlingar som upprättas och som

hör till den enskildes personakt ska vara väl strukturerade och tydligt

utformade. Begrepp som används i dokumentationen ska så långt som

möjligt vara entydiga.

Av de upprättade handlingarna ska det framgå vad som är faktiska

omständigheter och händelser av betydelse och vad som är bedöm-

ningar. En dokumenterad händelse av betydelse ska även innehålla

uppgifter om när händelsen har inträffat.

Av varje upprättad handling ska det framgå varifrån uppgifterna

kommer, vem (namn, befattning eller titel) som har upprättat den och

när det gjordes (år, månad, dag).

Allmänna råd

Den som bedriver verksamhet bör så långt möjligt använda sig av

verksamhets anpassade kodverk, klassifikationer, blanketter och

standardiserade mallar för dokumentation.

Den som bedriver verksamhet bör i tillämpliga delar använda

– Socialstyrelsens termbank,

– Socialstyrelsens svenska version av WHO:s publikation ”Klas-

sifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa”

(ICF), och

11

SOSFS

2014:5

– Socialstyrelsens svenska version av WHO:s publikation ”Inter-

nationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder

och hälsa, barn- och ungdomsversion” (ICF-CY).

Journalföring

9 § Åtgärder som vidtas vid handläggning av ett ärende eller vid ge-

nomförande eller uppföljning av en insats ska fortlöpande och utan

oskäligt dröjsmål dokumenteras i journalen.

Detsamma gäller faktiska omständigheter och händelser av bety-

delse för handläggningen av ett ärende eller för genomförandet eller

uppföljningen av en insats.

Av journalen ska det framgå när

1. åtgärder enligt första stycket har vidtagits och av vem,

2. faktiska omständigheter eller händelser av betydelse har inträffat,

och

3. en handling av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för

genomförandet eller uppföljningen av en insats har kommit in till

eller upprättats av den som bedriver verksamhet.

Allmänna råd

Journalanteckningar bör vara kortfattade och innehålla tydliga hän-

visningar till andra handlingar i personakten som ger ytterligare

information.

Journalanteckningar som görs i samband med ett möte med den

enskilde eller ett möte med flera personer bör begränsas till uppgif-

ter om vilka personer som har deltagit vid mötet, vilka frågor som i

huvudsak har behandlats och vad mötet har resulterat i.

Journalanteckningar som görs i samband med telefonsamtal och

elektroniska meddelanden bör begränsas till uppgifter om vem som

har tagit kontakt, i vilket syfte och vad som i huvudsak har kommit

fram.

Journalanteckningar som gäller handlingar som har kommit in

till eller upprättats av den som bedriver verksamhet bör begränsas

till uppgifter om vilken typ av handling det gäller, innehållet i kort-

het och var handlingen i sin helhet finns tillgänglig i personakten.

10 § Av journalen ska det framgå om

1. ställföreträdare, ombud eller biträde har medverkat vid handlägg-

ning av ett ärende eller vid genomförande eller uppföljning av en

insats, och

2. tolk eller kommunikationsstöd har använts vid kontakter med den

enskilde.

11 § Av journalen ska det även framgå om

1. den enskilde berörs av ett missförhållande som har rapporterats en-

12

SOSFS

2014:5

ligt 14 kap. 3 § SoL eller 24 b § LSS till den som bedriver verksam-

het,

2. den som bedriver verksamhet har gjort en anmälan som berör den

enskilde enligt 14 kap. 7 § SoL eller 24 f § LSS, eller

3. den som bedriver verksamhet har gjort en polisanmälan som berör

den enskilde.

Allmänna råd

Om den som bedriver verksamhet har fått kännedom om att ett barn

kan ha varit utsatt för ett brott enligt 3, 4 eller 6 kap.brottsbalken

eller ett brott som anges i lagen (1982:316) med förbud mot köns-

stympning av kvinnor, men har avstått från att göra en polisanmä-

lan, bör skälen till detta framgå av journalen.

Dokumentation av barnets bästa och rätt att vara delaktig

12 § Bestämmelser om att barnets bästa ska beaktas särskilt vid åt-

gärder som rör barn finns i 1 kap. 2 § första stycket SoL och 6 a §

LSS.

Bestämmelser om att vad som är bäst för barnet ska vara avgörande

vid beslut eller andra åtgärder som rör vård- eller behandlingsinsatser

för barn finns i 1 kap. 2 § andra stycket SoL.

Bestämmelser om att vad som är bäst för den unge ska vara avgö-

rande vid beslut enligt LVU finns i 1 § femte stycket samma lag.

Bestämmelser om att barnets bästa ska vara avgörande för alla beslut

om vårdnad, boende och umgänge finns i 6 kap. 2 a § föräldrabalken.

13 § Bestämmelser om att ett barn ska få relevant information och ges

möjlighet att föra fram sina åsikter i frågor som rör honom eller henne

finns i 11 kap. 10 § första stycket SoL och 8 § andra stycket LSS.

Bestämmelser om att den unge ska få relevant information och ges

möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör honom eller henne

finns i 36 § första stycket LVU.

14 § Bestämmelser om att ett barns åsikter ska tillmätas betydelse i

förhållande till hans eller hennes ålder och mognad finns i 11 kap. 10 §

första stycket SoL och 8 § andra stycket LSS.

Bestämmelser om att den unges åsikter och inställning ska till-

mätas betydelse i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad

finns i 36 § första stycket LVU.

Bestämmelser om att hänsyn ska tas till barnets vilja med beaktan-

de av barnets ålder och mognad vid beslut om vårdnad, boende och

umgänge finns i 6 kap. 2 a § föräldrabalken.

15 § Av dokumentationen vid handläggning av ärenden som rör barn

och unga ska det framgå

1. vilken information som har lämnats till barnet eller den unge enligt

de bestämmelser som anges i 13 §,

13

SOSFS

2014:5

2. när och på vilket sätt informationen har lämnats, och

3. namn och befattning eller titel på den som har lämnat informatio-

nen.

Detsamma gäller vid genomförande och uppföljning av insatser till

barn och unga.

16 § Av dokumentationen ska det framgå vilka åsikter som barnet el-

ler den unge har fört fram enligt de bestämmelser som anges i 13 § till

den som bedriver verksamhet.

Om barnet eller den unge inte har fört fram sina åsikter i frågor som

gäller honom eller henne, ska det framgå hur den som bedriver social-

tjänst har gått tillväga för att så långt möjligt klarlägga barnets eller

den unges inställning på annat sätt enligt 11 kap. 10 § första stycket

SoL eller 36 § första stycket LVU.

17 § Av dokumentationen ska det framgå hur den som bedriver verk-

samhet har tagit hänsyn till barnets eller den unges åsikter i förhål-

lande till hans eller hennes ålder och mognad enligt de bestämmelser

som anges i 14 §.

18 § Av dokumentationen ska det framgå hur barnets bästa har beak-

tats enligt de bestämmelser som anges i 12 §.

5 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos

den beslutande nämnden

Aktualisera ärenden enligt SoL och LSS

Ansökan, begäran, anmälan eller information på annat sätt

1 § Dokumentation av en ansökan, begäran eller anmälan ska inne-

hålla uppgifter om

1. vad saken gäller,

2. vem eller vilka som uppgifterna avser,

3. vem som har lämnat uppgifterna såvida de inte har lämnats ano-

nymt,

4. när och hur uppgifterna har lämnats till nämnden, och

5. namn och befattning eller titel på den som har tagit emot uppgif-

terna.

Av dokumentationen ska det också framgå vilka andra uppgifter av

betydelse för saken som har lämnats till nämnden.

Uppgifter som har kommit till nämndens kännedom på annat sätt

än genom en ansökan, begäran eller anmälan och som kan föranleda

någon åtgärd av nämnden enligt 11 kap. 1 § SoL ska dokumenteras

enligt första och andra styckena.

14

SOSFS

2014:5

Allmänna råd

För att undvika missförstånd bör det framgå av dokumentationen

att nämnden har kontrollerat med uppgiftslämnaren att muntliga

uppgifter har uppfattats korrekt.

Förhandsbedömning enligt SoL

2 § Om nämnden efter en förhandsbedömning beslutat att inte inleda

en utredning enligt SoL, ska detta dokumenteras med uppgifter om

1. att en utredning inte inleds,

2. skälen för nämndens beslut,

3. beslutsdatum, och

4. namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet.

Om förhandsbedömningen gäller ett barn, och barnet inte själv har

kommit till tals, ska anledningen till detta dokumenteras.

Allmänna råd

Om den enskilde redan har en personakt hos nämnden, bör beslutet

att inte inleda en utredning antingen dokumenteras i personakten

eller antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprät-

tade handling som låg till grund för nämndens förhandsbedöm-

ning.

Om den enskilde inte redan har en personakt, bör beslutet att

inte inleda en utredning antecknas på eller i anslutning till den in-

komna eller upprättade handling som låg till grund för nämndens

förhandsbedömning.

3 § Om förhandsbedömningen leder till ett beslut att inleda en utred-

ning ska detta dokumenteras i journalen. Även datum för beslutet

samt namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet ska

dokumenteras.

Om beslutet att inleda en utredning gäller ett barn, ska dokumenta-

tionen också innehålla uppgifter om när och på vilket sätt barnets

vårdnadshavare har underrättats om att nämnden har inlett en utred-

ning. Vidare ska det framgå om och i så fall när och på vilket sätt bar-

net har underrättats.

Omedelbar skyddsbedömning enligt SoL

4 § Dokumentationen av en omedelbar skyddsbedömning enligt 11

kap. 1 a § SoL ska innehålla uppgifter om

1. vilken bedömning som har gjorts av barnets eller den unges behov

av omedelbart skydd,

2. vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som lig-

ger till grund för nämndens bedömning,

3. när bedömningen har gjorts, och

15

SOSFS

2014:5

4. namn och befattning eller titel på den som har gjort bedömningen.

Utreda och bedöma

Dokumentera samtycke

5 § Om den enskilde har lämnat samtycke till att nämnden får kon-

takta andra myndigheter eller personer, ska den enskildes samtycke

dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå

1. vilka andra myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte,

2. om närstående får kontaktas och i vilket syfte,

3. vilka sakkunniga och referenspersoner som får kontaktas och i vil-

ket syfte, och

4. när samtycket har lämnats.

Om den enskilde återkallar hela eller delar av sitt samtycke ska detta

dokumenteras så att det tydligt framgår att samtycket inte längre gäl-

ler eller har ändrats.

6 § När en utredning får bedrivas utan samtycke ska det framgå av

dokumentationen i vilka avseenden den enskilde inte har samtyckt till

att nämnden tar de kontakter som behövs.

Om nämnden av någon anledning avbryter en sådan utredning, ska

anledningen framgå av dokumentationen.

Utredning som gäller barns behov av skydd eller stöd enligt

11 kap. 1 och 2 §§ SoL

Allmänna råd

Om en utredning avser ett barns behov av skydd eller stöd bör

nämndens planering av utredningen dokumenteras. Av dokumenta-

tionen bör det framgå

– vad som ska klargöras i utredningen,

– hur samtal och möten ska utformas så att barnet ges goda förut-

sättningar att framföra sina åsikter,

– när och hur samtal och möten ska äga rum med barnet enskilt,

tillsammans med vårdnadshavaren eller med någon annan,

– när och hur enskilda eller gemensamma samtal ska äga rum med

vårdnadshavaren,

– hur ett behov av tolk eller kommunikationsstöd ska tillgodoses,

– om standardiserade bedömningsmetoder ska användas som en

del i utredningen och i så fall vilken eller vilka,

– vilka referenspersoner och sakkunniga som behöver kontaktas

samt syftet med kontakterna,

– när utredningen beräknas vara slutförd, och

– hur barnet och vårdnadshavaren har varit delaktiga i planeringen

av utredningen.

16

SOSFS

2014:5

Bedöma behov

7 § Av dokumentationen ska det framgå

1. hur den enskilde uppfattar sina behov,

2. om nämnden har använt standardiserade bedömningsmetoder som

en del i utredningen och i så fall vilken eller vilka,

3. vilken bedömning som nämnden har gjort av den enskildes behov,

och

4. vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som lig-

ger till grund för nämndens bedömning.

Om den enskilde inte har uttryckt hur han eller hon uppfattar sina be-

hov, ska skälen till detta dokumenteras.

Planera och samverka

8 § När nämnden har upprättat en författningsreglerad plan för insat-

ser till den enskilde ska detta framgå av dokumentationen.

Sammanställa beslutsunderlag

9 § Inför nämndens beslut i ett ärende ska faktiska omständigheter,

händelser av betydelse och bedömningar som ligger till grund för

nämndens beslut sammanställas till ett beslutsunderlag. Av beslutsun-

derlaget ska det framgå

1. vad ärendet gäller,

2. vem eller vilka personer ärendet avser, och

3. vilka överväganden som ligger till grund för nämndens förslag till

beslut.

Ett beslutsunderlag som gäller ett omedelbart omhändertagande eller

vård enligt LVU eller LVM, ska också innehålla uppgifter om målet

eller målen för den insats som föreslås.

Allmänna råd

Beslutsunderlaget bör i regel dokumenteras i en handling som är åt-

skild från journalen.

10 § Ett beslutsunderlag som gäller en insats enligt SoL ska, utöver

vad som anges i 9 §, även innehålla uppgifter om

1. den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan till-

godoses,

2. den bedömning som har gjorts av den enskildes behov,

3. hur utredningen har genomförts,

4. den bedömning som har gjorts av den enskildes förmåga att själv

tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt,

5. vilka andra insatser som har övervägts tillsammans med den en-

skilde, och

17

SOSFS

2014:5

6. målet eller målen för den insats som föreslås.

11 § Ett beslutsunderlag som gäller en insats enligt LSS ska, utöver

vad som anges i 9 §, även innehålla uppgifter om

1. personkretstillhörighet enligt 1 § LSS,

2. den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan tillgo-

doses,

3. den bedömning som har gjorts av den enskildes behov,

4. den bedömning som har gjorts av om den enskildes behov tillgodo-

ses på annat sätt, och

5. målet eller målen för den insats som föreslås.

Dokumentation vid kommunicering

12 § Av dokumentationen ska det framgå om och i så fall när och på

vilket sätt beslutsunderlaget eller andra uppgifter har kommunicerats

med den enskilde enligt 17 § förvaltningslagen (1986:223).

Av dokumentationen ska det också framgå vilka synpunkter som

den enskilde har fört fram till nämnden vid kommuniceringen samt

när och på vilket sätt synpunkterna kom nämnden tillhanda.

Besluta

13 § Om en utredning har avbrutits på grund av att den enskilde inte

längre vill få sin ansökan eller begäran om insats prövad av nämnden,

ska det framgå av dokumentationen när nämnden har beslutat att av-

skriva ärendet.

Dokumentera beslut

14 § Dokumentationen av ett beslut ska innehålla uppgifter om

1. vem eller vilka beslutet avser,

2. vad som har beslutats,

3. vilket lagrum som ligger till grund för beslutet,

4. vilka skäl som ligger till grund för beslutet,

5. beslutsdatum, och

6. vilken nämnd eller person (namn och befattning eller titel) som har

fattat beslutet.

Om ett beslut har rättats enligt 26 § förvaltningslagen (1986:223) eller

omprövats enligt 27 §, ska detta dokumenteras med uppgifter om vem

som har gjort det och när.

15 § Dokumentationen av ett beslut som gäller en insats enligt SoL

eller en insats enligt LSS ska, utöver vad som anges i 14 §, även inne-

hålla uppgifter om

1. vad den enskildes ansökan eller begäran avser,

18

SOSFS

2014:5

2. vilka insatser som har beviljats eller avslagits helt eller delvis, och

3. huruvida beslutet är tidsbegränsat eller förenat med något annat

förbehåll.

16 § Om nämnden har underrättat den enskilde muntligt om innehål-

let i ett beslut eller om hur ett beslut som går honom eller henne emot

kan överklagas, ska uppgifter om när och på vilket sätt den enskilde

har underrättats framgå av dokumentationen.

En bestämmelse om att en underrättelse alltid ska göras skrift-

ligt om parten begär det finns i 21 § tredje stycket förvaltningslagen

(1986:223).

17 § Av dokumentationen ska det framgå om

1. ett beslut har överklagats,

2. nämnden har omprövat beslutet enligt 27 § förvaltningslagen

(1986:223), och

3. nämnden har skickat ett överklagande vidare till förvaltnings-

domstol.

Av dokumentationen ska det också framgå när en förvaltningsdomstol

har avgjort målet och när avgörandet har vunnit laga kraft.

18 § Om nämnden helt eller delvis har återkallat ett beslut om insats

enligt SoL eller LSS, ska det av dokumentationen framgå

1. när beslutet om insats har återkallats helt eller delvis,

2. vilka skäl som ligger till grund för beslutet om återkallelse, och

3. namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet om

återkallelse.

Verkställa beslut

19 § Av dokumentationen ska det framgå vilka önskemål om utförare

som den enskilde har fört fram. Det ska också framgå vilken utförare

som ska genomföra insatsen.

Allmänna råd

Av dokumentationen bör det också framgå om och i så fall vilka åt-

gärder som i det enskilda fallet har vidtagits av nämnden för att

hitta en utförare som svarar mot den enskildes behov och önskemål.

20 § Av dokumentationen ska det framgå när ett beslut av nämnden

eller ett avgörande av en förvaltningsdomstol har verkställts.

Uppföljning av ett barns situation enligt SoL

21 § Om nämnden har beslutat att följa upp ett barns situation enligt

11 kap. 4 a § eller 4 b § SoL, ska det av dokumentationen framgå

19

SOSFS

2014:5

1. vilka skäl som ligger till grund för beslutet,

2. när uppföljningen har påbörjats, och

3. när uppföljningen har avslutats samt av vilken anledning.

Dokumentationen ska också innehålla uppgifter om nämndens samtal

med barnet och med andra personer som har kontaktats av nämnden

under uppföljningstiden.

Uppdrag till utföraren

22 § Nämndens uppdrag till en utförare ska dokumenteras och inne-

hålla uppgifter om den enskildes namn, personnummer och andra

kontaktuppgifter samt uppgifter som anges i 4 kap. 4 § andra stycket

och 4 kap. 5 §.

Dokumentationen av nämndens uppdrag ska också innehålla upp-

gifter om

1. vilken bedömning som nämnden har gjort av den enskildes behov,

2. vad som ingår i uppdraget,

3. vilket eller vilka mål som gäller för insatsen,

4. former för uppföljning i det enskilda fallet,

5. vilken information som efter en prövning enligt bestämmelserna i

offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 § SoL eller

29 § LSS ska återföras till nämnden i samband med att insatsen av-

slutas, och

6. namn och kontaktuppgifter till ansvarig handläggare hos nämnden.

Av dokumentationen ska det framgå när uppdraget, efter en prövning

enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, har lämnats

till utföraren.

Allmänna råd

Vid beslut om insatser i form av kontaktperson, kontaktfamilj eller

särskilt kvalificerad kontaktperson enligt 3 kap. 6 b § SoL samt vid

beslut om insats enligt 9 § 4 LSS i form av kontaktperson bör upp-

gifter om hur insatsen ska genomföras dokumenteras i en genom-

förandeplan som upprättas av nämnden i samråd med den enskilde

och uppdragstagaren.

Detsamma bör gälla när en beslutad insats enligt SoL eller LSS

ska genomföras av en uppdrags tagare som förordnas av nämnden,

t.ex. en ledsagare eller en anhörigvårdare.

Följa upp insatser

23 § Åtgärder som vidtas av nämnden för att följa upp att den enskil-

de får den beviljade insatsen utförd enligt nämndens beslut och gäl-

lande författningar ska dokumenteras. Detsamma ska gälla åtgärder

som vidtas av nämnden för att följa upp insatsen mot fastställda mål

och den planering som har gjorts tillsammans med den enskilde.

20

SOSFS

2014:5

Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har fört

fram några klagomål till nämnden på handläggningen av ett ärende

eller på genomförandet av en insats och i så fall vilka åtgärder som har

vidtagits av nämnden.

Allmänna råd

Av dokumentationen bör det framgå

– när och på vilket sätt insatsen har följts upp,

– hur den enskilde uppfattar insatsen i förhållande till sina behov

och önskemål,

– om nämnden har använt standardiserade bedömningsmetoder

som en del i uppföljningen och i så fall vilken eller vilka,

– vilken bedömning nämnden har gjort av om insatsen har genom-

förts enligt nämndens beslut och gällande författningar,

– vilken bedömning nämnden har gjort av den enskildes situation,

och

– om några behov av åtgärder har identifierats genom uppföljning-

en.

Förändrade behov under pågående insats

24 § Om behoven hos den enskilde förändras på ett sätt som gör att

nämnden bedömer att den beslutade insatsen inte längre svarar mot

den enskildes behov, ska detta dokumenteras. Av dokumentationen

ska det också framgå vilka åtgärder som har vidtagits av nämnden för

att anpassa insatsen till den enskildes behov.

Avsluta insatser

Slutanteckning

25 § Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl insat-

sen har avslutats.

Allmänna råd

Nämndens bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen

med insatsen har uppnåtts bör sammanfattas i en slutanteckning

som tillförs personakten.

6 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos

utföraren

Ta emot uppdrag

1 § När utföraren har tagit emot ett uppdrag från den beslutande

nämnden ska uppgifter som gäller uppdraget dokumenteras och ange

1. vem uppdraget gäller,

2. vilken nämnd som har beslutat om insatsen,

21

SOSFS

2014:5

3. vad som ingår i uppdraget enligt nämndens beslut,

4. vilket eller vilka mål som enligt nämndens beslut gäller för insat-

sen,

5. vilken bedömning nämnden har gjort av den enskildes behov,

6. former för uppföljning i det enskilda fallet,

7. vilken information som efter en prövning enligt bestämmelserna i

offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 § SoL eller

29 § LSS ska återföras till nämnden i samband med att insatsen av-

slutas, och

8. namn och kontaktuppgifter till ansvarig handläggare hos nämnden.

Genomföra insatser

2 § Av dokumentationen ska det framgå när insatsen påbörjas hos ut-

föraren.

Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap.

5 § SoL eller 21 a § LSS

Allmänna råd

Hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en genomföran-

deplan som upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den en-

skildes självbestämmanderätt och integritet. Planen bör upprättas

med utgångspunkt från den beslutande nämndens uppdrag till utfö-

raren. Om uppdraget gäller vård i ett hem för vård eller boende, bör

genomförandeplanen även upprättas med utgångspunkt från nämn-

dens vårdplan.

Av genomförandeplanen bör det bl.a. framgå

– vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens

beslut,

– om insatsen innehåller en eller flera aktiviteter hos utföraren,

– vilket eller vilka mål som gäller för varje aktivitet,

– vem hos utföraren som ansvarar för genomförandet av varje ak-

tivitet,

– när och hur olika aktiviteter ska genomföras,

– hur utföraren ska samverka med nämnden, andra utförare eller

andra huvudmän, t.ex. hälso- och sjukvården, skolan eller Ar-

betsförmedlingen,

– när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår

i insatsen ska följas upp,

– om den enskilde har deltagit i planeringen och i så fall vilken

hänsyn som har tagits till hans eller hennes synpunkter och

önskemål,

– vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta

genomförandeplanen,