SOU 2015:33

Uppgiftslämnarservice för företagen

Till statsrådet Mikael Damberg

Regeringen beslutade den 26 april 2012 att tillkalla en särskild utredare med uppdrag att presentera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). Samma dag förordnades professor Cecilia Magnusson Sjöberg som särskild utredare. Sist i detta missiv finns en förteckning över utredningens experter och sekreterare.

Utredningen har antagit namnet Uppgiftslämnarutredningen. Utredningen lämnade en delredovisning (dnr 2013/4) till regeringen i mars 2013 och redovisade sitt förslag i betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) till regeringen i december 2013.

Regeringen beslutade den 28 november 2013 om tilläggsdirektiv (dir. 2013:111), enligt vilka utredaren skulle förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att realisera det lämnade förslaget.

Härmed överlämnas betänkandet Uppgiftslämnarservice för företagen (SOU 2015:33).

Utredningens uppdrag är härmed slutfört.

Stockholm i mars 2015

Cecilia Magnusson Sjöberg

/Staffan Malmgren

/ Magnus Isgren / Maryam Hansson Edalat / Annika Palm / Bengt Eriksson / Marijke Silander

Förteckning över utredningens experter och sekreterare

Experter Förordnad

Kerstin Bynander, ämnessakkunnig 2013-09-20 Ewa Carlsson, kanslichef 2014-09-11 Stefan Ellström, systemutvecklare 2014-02-11 Johan Erikson, processansvarig 2012-06-11 Margareta Eriksson, kronofogde 2014-02-11 Andrea Femrell, sakkunnig 2012-06-111Gustav Forsberg, rättssakkunnig 2012-06-11 Fredrik Forssman, rådman 2014-02-11 Lars Haglund, rättslig expert 2012-06-11 Anna Johansson, enhetschef 2012-06-11 Peter Krause, enhetschef 2014-02-11 Elisabeth Kristensson, kansliråd 2012-06-11 Helena Morgonsköld, avdelningschef 2012-06-11 Kjell Persson, bitr. avdelningschef 2014-02-11 Anita Roll, VD 2014-02-11 Peter Sahlin, verksamhetsområdeschef Carl Scheutz, kansliråd

2014-12-01 2013-07-01

Kjell-Åke Sjödin, områdesexpert 2012-06-11 Katarina Tullstedt, enhetschef Magnus Wallin, enhetschef

2014-09-10 2014-02-11

Tidigare experter

Catarina Asplund, projektledare 2014-02-11 – 2014-11-30 Cecilia Bredenwall, tf. kanslichef 2012-06-11 – 2014-09-10 Mikael Ekman, arkitekt 2014-04-23 – 2014-11-30 Thomas Eriksson, stf. avdelningschef 2014-02-11 – 2014-04-22 Anna Hörnlund, jurist 2012-06-11 – 2014-09-10 Tomas Lööv, sakkunnig 2013-07-01 – 2014-02-05 Louise Molin Alfredsson, rättssakkunnig

2012-06-11 – 2014-02-05

1 Entledigades 2013-06-30, åter förordnad 2014-02-06.

Annika Palm, verksjurist 2012-11-19 – 2014-02-16 Mikael Westberg, ämnessakkunnig 2012-06-11 – 2013-09-19

Sekreterare

Janne Elvelid, dataanalytiker 2014-03-01 – 2015-03-16 Bengt Eriksson, it-arkitekt 2014-02-17 – 2015-03-31 Maryam Hansson Edalat, koordinator 2014-02-01 – 2015-03-31 Magnus Isgren, kammarrättsassessor 2012-09-01 – 2015-03-31 Leocard Jager, huvudsekreterare 2014-08-18 – 2015-02-28 Staffan Malmgren, systemanalytiker 2012-06-01 – 2015-03-31 Annika Palm, juridiskt sakkunnig 2014-02-17 – 2015-03-31 Marijke Silander, juridiskt sakkunnig 2015-01-07 – 2015-04-14

Sammanfattning

Utredningen hade ursprungligen i uppdrag att presentera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. I uppdraget ingick att redovisa bland annat de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. Förslagen ska särskilt beakta hur denna samordning kan organiseras och hur en god och enhetlig beskrivning av uppgiftskraven i ett uppgiftskravsregister kan vidmakthållas (dir. 2012:35).

I en delredovisning i mars 2013 (dnr 2013/4) presenterade utredningen ett första förslag som innebär att vissa uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe.

Utredningen fick i tilläggsdirektiv (dir. 2013:51) i uppdrag att ta fram en prototyp av det system som utredningen föreslog.

Utredningen slutredovisade ovanstående uppdrag i ett betänkande den 4 december 2013 (SOU 2013:80).

Genom tilläggsdirektiv beslutat den 28 november 2014 (dir. 2013:111) fick utredningen i uppdrag att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Målsättningen var att ett system för företagens uppgiftslämnande ska finnas på plats senast under första halvåret 2015.

Tilläggsdirektiven angav att utredningen ska vidareutveckla prototypen inför användandet i ett fullskaligt system. Utgångspunkten för arbetet ska vara det som föreslås i delredovisningen.

Utredningens genomförandearbete har resulterat i Uppgiftslämnarservice för företagen som kommer innebära att

  • företagen genom en e-tjänst på verksamt.se får en överblick över vilka uppgiftskrav från olika myndigheter som angår den egna verksamheten (En tjänst på verksamt.se)
  • företagen genom en e-tjänst på verksamt.se får en presentation av företagets grundläggande uppgifter som hämtats från olika myndigheter samt information om hur uppgifter kan ändras (En tjänst på verksamt.se)
  • företagen får ett meddelande av myndigheterna via Mina meddelanden när företaget är skyldigt att fullgöra ett uppgiftskrav (Aviseringstjänst i Mina meddelanden)
  • myndigheterna samordnar grundläggande uppgifter om företagen i samband med företagens uppgiftslämnande (i Sammansatta bastjänsten)
  • myndigheterna kartlägger sina uppgiftskrav i ett Uppgiftskravsregister (Uppgiftskravstjänsten)
  • myndigheter åläggs att aktivt verka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande (Förenklingsarbete).

Utredningen identifierade tidigt i genomförandet av tilläggsdirektiven ett antal nödvändiga faktorer för framgång. I en delredovisning som lämnades till Näringsdepartementet den 30 januari 2014 påtalade utredningen behovet av stödåtgärder från uppdragsgivaren för att arbetet skulle kunna genomföras inom satt tidsram. Stödåtgärderna syftade framför allt till att de deltagande myndigheterna ska avsätta nödvändiga resurser för sitt arbete, men också till att arbetet prioriteras på såväl ledningsnivå som operativ nivå inom myndigheterna.

I ett försök att bland annat få till stånd en reell samverkan mellan utredningen och berörda myndigheter kallades till ett rundabordssamtal på Näringsdepartementet i april 2014. Vid rundabordssamtalet närvarade från utredningen och myndigheterna särskilda utredaren Cecilia Magnusson Sjöberg, generaldirektörerna Annika Bränström, Bolagsverket, Ingemar Hansson, Skatteverket, Gunilla Nordlöf, Tillväxtverket samt E-delegationens kanslichef Ewa Carlsson. Samtalen avslutades i samsyn om den fortsatta färdriktningen mot bakgrund av den progressrapport som utredningen och berörda myndigheter tillsammans tagit fram och som visade en gemensam väg framåt.

I juli 2014 fick Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket av regeringen i uppdrag att tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen vidareutveckla och anpassa verksamt.se och Uppgiftslämnarutredningens förslag om ett system för företagens uppgiftslämnande. Av regeringsbeslutet framgår att arbetet ska resultera i att Uppgiftslämnarutredningens förslag till funktioner och funktionalitet samordnas med verksamt.se.

Bolagsverket fick vidare genom ett särskilt beslut i uppdrag att upphandla en teknisk lösning för en funktionalitet på verksamt.se för företagens uppgiftslämnande och Sammansatta bastjänsten. Funktionaliteten innebär att Uppgiftslämnarutredningens förslag realiseras inom ramen för verksamt.se. För att på ett effektivt sätt kunna samordna myndigheternas genomförande skapade utredningen i samverkan med de berörda myndigheterna en gemensam projektorganisation. Arbetet har koordinerats av utredaren bland annat via en operativ styrgrupp. Den operativa styrgruppen har bestått av representanter för Bolagsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och Edelegationen. En representant för Statistiska centralbyrån har sedermera knutits till gruppen.

Sammansatta bastjänsten

Sammansatta bastjänstens syfte är att samordna grundläggande uppgifter om företaget i samband med företagets uppgiftslämnande. Tjänsten kommer inledningsvis att hämta uppgifter från Bolagsverket och Statistiska centralbyrån. Därefter sammanställs uppgifterna och överförs till den myndighet vars e-tjänst initierat hämtningen. Bastjänsten upphandlas av Bolagsverket och enligt nuvarande upplägg kommer den även ha organisatorisk hemvist där.

Sammansatta bastjänsten tar endast befattning med uppgifterna som förmedlas som ett led i teknisk bearbetning för annans räkning. De sammanställningar som görs inom ramen för Sammansatta bastjänsten blir enligt vår bedömning inte allmänna handlingar. Dataproducenterna (myndigheterna) har för avsikt att uppgifterna som kommer förmedlas genom bastjänsten ska lämnas ut på medium för automatiserad behandling när direktåtkomst inte är tillåten.

I Sammansatta bastjänsten kommer personuppgifter att behandlas. För att tydliggöra personuppgiftsansvaret för behandlingen av

personuppgifter i Sammansatta bastjänsten bedömer vi att personuppgiftsansvaret bör särregleras. Den som tar emot uppgifter via Sammansatta bastjänsten ska vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som förmedlas via densamma. Bolagsverket ska vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för tillhandahållandet av och i verksamheten kring Sammansatta bastjänsten och som inte avser behandlingen av grundläggande uppgifter som förmedlas via tjänsten. Vi har bedömt att personuppgiftsansvaret för den myndighet som lämnar ut uppgifter om företagen (dataproducenten) sträcker sig fram till att uppgifterna når Sammansatta bastjänsten.

Sammansatta bastjänsten aktualiserar inget behov av någon särskild sekretessreglering.

Uppgiftskravstjänsten

Uppgiftskravsregistret är ett register med information om uppgiftskrav. Registret innefattar en viss i förväg definierad information för alla uppgiftskrav. Till registret, eller databasen, finns ett tekniskt gränssnitt för att läsa och skriva information och tillsammans utgör detta en bastjänst för uppgiftskrav (Uppgiftskravstjänsten). Uppgiftskravstjänsten upphandlas av Bolagsverket men enligt nuvarande upplägg kommer den att ha organisatorisk hemvist hos Tillväxtverket.

För närvarande omfattar Uppgiftskravsregistret sådana uppgiftskrav som har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. Informationen som registreras i Uppgiftskravsregistret fyller i huvudsak två syften. Det rör sig för det första om att hjälpa företag att hitta de uppgiftskrav som berör dem och för det andra att följa upp uppgiftslämnarbördan.

En central funktion i Uppgiftskravstjänsten är möjligheten att presentera vilka uppgiftskrav som gäller för ett företag. Det görs i huvudsak utifrån företagets grundläggande uppgifter i kombination med de filtrerande attributen i form av uppgiftskravens metadata.

Utredningen har fortsatt arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven. Fokus för utredningens arbete har varit att kvalitetssäkra registret så att det kan ligga till grund för de tjänster som lanseras den 30 mars 2015, framför allt den utvecklade versionen av den nuvarande tjänsten Hitta tillstånd på verksamt.se.

En servicefunktion i verksamt.se

Utredningens tidigare förslag till funktionalitet (”Servicetjänsten”) kommer att realiseras som nya eller utvecklade funktioner av verksamt.se.

Företagen får genom en utveckling av den befintliga tjänsten Hitta tillstånd på verksamt.se en överblick över vilka uppgiftskrav som angår den egna verksamheten. Den funktionalitet som realiseras på verksamt.se är inte direkt kopplad mot Uppgiftskravstjänsten. Information om uppgiftskraven hämtas i stället av verksamt.se från Uppgiftskravstjänsten dagligen och sammanställs med information från befintlig databas för Hitta tillstånd. Ansvariga myndigheter för verksamt.se kommer även att bidra med redaktionella texter.

Företagen får också på verksamt.se en presentation av dess grundläggande uppgifter som hämtats från olika myndigheter samt information om hur uppgifter kan ändras.

Vi ser inte något behov av någon särskild sekretessreglering för de grundläggande uppgifterna när de visas för företagaren på verksamt.se.

Aviseringsfunktionen

Utredningen föreslog i tidigare betänkande (SOU 2013:80) att Uppgiftslämnarservice ska innehålla ”Att göra”-listor, som visar vilka myndighetsinitierade uppgiftsinlämningar som varje företag var ålagt. Innehållet i dessa listor ska styras av myndigheterna genom att dessa skickade elektroniska aviseringar när de kunde initiera uppgiftslämningsprocesser, exempelvis inför ett visst datum. Aviseringen hamnade då som en ny rad i företagets ”Att göra”-lista. Utöver aviseringar om att en uppgiftsinlämning ska inledas ska myndigheterna även kunna skicka en avisering om att en uppgiftsinlämning var avslutad. Sammantaget ska översikten förenkla företagens uppgiftslämnande.

Under genomförandet har den operativa styrgruppen kommit fram till att aviseringsfunktionen inte ska utvecklas som en självständig tjänst så som utredningen först föreslog. Aviseringsfunktionen ska i stället förverkligas som en funktion i Mina meddelanden.

Skatteverket har inlett utvecklingsarbete i projektet ”Ärendeöversikt och aviseringsstöd”. Utredningen har deltagit i projektets

referensgrupp och har följt utvecklingen i projektet med avseende på den funktion som krävs för utredningens förslag.

Den aviseringsfunktion som utredningen föreslog i betänkandet SOU 2013:80 gav upphov till ett antal rättsliga överväganden. Dessa kommer fortsatt att vara aktuella i aviseringsfunktionen kopplad till Uppgiftslämnarservice, men får beaktas och bedömas inom ramen för Skatteverkets projekt för Mina meddelanden.

Anslutning till systemet för företagens uppgiftslämnande

Utredningen lämnade ett förslag på tidsplan och frekvens för anslutning av myndigheter till Uppgiftslämnarservice för företag den 30 juni 2014 (dnr 2014/26). Uppgiftslämnarservice är beroende av att flera myndigheter ansluter sig till systemet, gör de inte det blir nyttan med systemet liten eller uteblir helt.

Arbete med anslutningsfrågor har i första hand omfattat 13 kartläggande myndigheter. Avsikten är att övriga statliga myndigheter ska ansluta till systemet.

Till den första leveransen i mars 2015 ska Bolagsverket och Statistiska centralbyrån ansluta till Sammansatta bastjänsten och leverera ett urval av grundläggande uppgifter om företag. Till halvårsskiftet 2015 ska även Skatteverket ansluta. Under första halvåret 2015 kommer resterande av de 13 kartläggande myndigheterna att ansluta som dataproducenter i Uppgiftskravstjänsten. Nästa steg omfattar utökad leverans av grundläggande uppgifter från dessa myndigheter samt ett arbete med att identifiera eventuellt ytterligare anslutande myndigheter som dataproducenter för att utöka mängden uppgifter i tjänsten.

Av de 13 myndigheter som arbetar med att kartlägga uppgiftskrav, är det få som uttrycker att de kommer att ansluta sina etjänster frivilligt till Sammansatta bastjänsten. Genom den föreslagna företagsdataförordningen får regeringen en möjlighet att ålägga myndigheterna att ansluta till delar av systemet.

Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice

Utredningen har etablerat en samverkanspunkt och denna var i första hand avsedd för de myndigheter som arbetade med kartläggningen. Syftet med Samverkanspunkten var att bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan. Arbetet syftade också till att skapa förutsättningar för myndigheternas anslutning till Uppgiftslämnarservice.

Utredningen har bildat ett företagsdataforum med företagare och representanter för näringslivsorganisationer. Forumets syfte var att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet gentemot myndigheter och företag. De organisationer som erbjudits en plats i forumet är dels de som var omnämnda i utredningens direktiv, dels de som visat intresse genom att i form av remissvar ha lämnat synpunkter på utredningens tidigare betänkande. De enskilda företagarna representerar olika kategorier av näringsidkare med särskild kompetens och betydelse för företagens uppgiftslämnande.

Såvitt vi har uppfattat är det inte regeringens avsikt att utredningens koordinerande och samordnande roll i den fortsatta förvaltningen med omedelbar verkan ska tas över av någon annan myndighet. Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket är inställda på fortsatt samarbete för att Uppgiftslämnarservice ska fungera som tänkt. Utredningen föreslår att en bestämmelse tas in i förslaget till företagsdataförordning med innebörden att Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. Myndigheterna har ett lika stort ansvar och lika stor del i att hitta gemensamma former för att skapa ett fungerande samarbete.

För att säkra kontinuiteten av arbetet med ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen finns ett behov av att fortsätta att utveckla Samverkanspunkten och Företagsdataforum samt tillskapa en fast förvaltningsorganisation. Den organisation som använts för genomförandearbetet kan tjäna som förlaga för hur Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket väljer att organisera förvaltningen och den framtida utvecklingen av Uppgiftslämnarservice. Statistiska centralbyrån som är en stor dataprodu-

cent bör på ett tydligt och aktivt sätt involveras i förvaltningsorganisationen.

Tillväxtverket ska enligt vårt förslag ha ansvar för att organisera Samverkanspunkten.

Forumets uppgifter är att bedriva ett aktivt arbete med att stödja introduktionen av systemet gentemot företag och övriga intressenter. Forumet bör med regelbundna intervall – exempelvis en gång per år – lämna en rapport till regeringen. I rapporten ska forumet utvärdera hur väl Uppgiftslämnarservice för företagen har fungerat.

Forumet ska placeras som ett särskilt oberoende beslutsorgan inom Tillväxtverket. Ordförande och övriga medlemmar ska utses av regeringen. För att Företagsdataforum ska ges möjlighet att utvärdera hur väl Uppgiftslämnarservice har minskat och förenklat företagens uppgiftslämnande ska forumet ges möjlighet att i ett tidigt skede påverka genomförandemyndigheterna. Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska därför åläggas att samråda med Företagsdataforum innan förändringar görs i Uppgiftslämnarservice.

Konsekvenser av förslagen

Det är förknippat med betydande osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med våra förslag för både myndigheter och företag. Tidigare gjorda samhällsekonomiska bedömningar (se utredningens betänkande SOU 2013:80) talar för att inrättandet av ett uppgiftskravsregister och ett aktivt arbete med att samordna uppgiftskraven som ett led i att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällsekonomiskt lönsamt.

Utfallet i kostnads- och nyttoanalysen kring myndigheternas egen bedömning av upplevda nyttor visar att sådana främst består i administrationsvinster såsom reducerat antal samtal till kundcentra, minskat pappersutskick, färre fel och snabbare handläggning samt tidsbesparingar genom reducerad inhämtning av uppgifter, ökad återanvändning och minskad onödig efterfrågan av uppgifter från företagen.

Myndigheterna kommer på sikt att dra fördel av arbetet genom att företagens behov av service minskar och resurser därmed frigörs. Vi kan konstatera att nyttan för myndigheterna bland annat

består i en reducerad inhämtning av information direkt från företagen eftersom vårt förslag innebär att vissa uppgifter kan samordnas och återanvändas av flera myndigheter.

Företagens nyttor består i tidsvinster och reducering av administrativa kostnader. Det ska vara enkelt att driva företag och för det krävs enkla, ändamålsenliga och lättförståeliga regler som även minskar risken att göra fel.

Summary

The Inquiry was initially asked to present proposals under which information reported by businesses to government authorities would, as a rule, only need to be submitted once, to one place. The task included, inter alia, to report on the legal and technical conditions for creating a system that would allow for such information to be used by multiple agencies and thus, result in an exchange of information between the authorities. The proposals were to pay particular attention to the coordination and regular maintenance of the reporting requirements in a Reporting Requirement Register (Directive 2012:35).

In March 2013, the Inquiry submitted an initial interim proposal (ref. No. 2013/4) for companies not having to provide government authorities with information more than once and on one occasion only.

In an additional directive (Directive 2013:51), the Inquiry was asked to develop a prototype of the proposed system.

On 4 December 2013, the Inquiry submitted its report on the tasks described above (SOU 2013:80).

A further directive, dated 28 November 2014 (Directive 2013:111), asked the Inquiry to prepare and implement the measures necessary for businesses not having to provide government authorities with information more than once and on one occasion only, the objective of which was to have an information submission system in place by the first half of 2015.

Based on the interim proposal, the directive also asked the Inquiry to further develop the prototype system before this was taken into use.

The measures implemented by the Inquiry resulted in a Reporting Submission Service including the following:

  • Businesses are given an overview of the reporting requirements that relate to their own operations via the e-services of verksamt.se (a service on verksamt.se)
  • Businesses are given details of the basic information that is required by the various government authorities and how this information can be modified (a service on verksamt.se)
  • Businesses are notified by the authorities via ‘My messages’ (Mina meddelanden) when they are required to provide certain information (Notification service under ’My messages’)
  • Government authorities coordinate the information received about businesses in conjunction with the information collection (Composite Basic Service)
  • Government authorities survey what information is required in the Reporting Requirement Register (Reporting Requirement Service)
  • Government authorities are obliged to actively strive to reduce and simplify the information submission requirements applicable to businesses (Task simplification).

Early on in the implementation of the additional directives, the Inquiry identified a number of critical success factors. In an interim report to the Ministry of Enterprise and Innovation dated 30 January 2014, the Inquiry drew attention to the importance of the Principal providing support in order for the work to be completed within the set timeframe. The support was primarily aimed at participating government authorities allocating the resources necessary for their own operations but also, for the work to be prioritised at a management and operational level within the authorities.

In an attempt to, among other things, bring about real synergy between the Inquiry and the authorities concerned, a round-table meeting was held at the Ministry of Enterprise and Innovation in April 2014. Attending the round-table meeting were representatives from the Inquiry and the government authorities including Principal Investigator Cecilia Magnusson Sjöberg and Directors General Annika Bränström, Swedish Companies Registration Office and Ingemar Hansson, Swedish Tax Agency as

well as Gunilla Nordlöf, Swedish Agency for Economic and Regional Growth and Ewa Carlsson, Administrative Director of the eGovernment Delegation. Based on a progress report jointly drawn up by the Inquiry and the authorities, the meeting was able to reach consensus on a common direction for the future.

In July 2014, the Swedish Companies Registration Office, Swedish Tax Agency, Swedish Agency for Economic and Regional Growth and the Inquiry were commissioned by the Government to further develop and adapt the proposal put forward by verksamt.se and the Inquiry whereby companies would only have to submit information once and on one occasion. According to a government decision, the work was to result in the functions and functionality proposed by the Inquiry being coordinated with verksamt.se.

In a separate decision, the Companies Registration Office was commissioned to procure a technical solution for companies submitting information to verksamt.se and the Composite Basic Service (Sammansatta bastjänsten). This would involve the proposals of the Inquiry being implemented within the framework of verksamt.se. So as to effectively coordinate the implementation of the proposals, the Inquiry and the authorities created a mutual project. The work was coordinated by the Principal Investigator, partly through the operational steering group consisting of representatives of the Swedish Companies Registration Office, Swedish Tax Agency, Swedish Agency for Economic and Regional Growth and the eGovernment Delegation. A representative of Statistics Sweden subsequently joined the group.

Composite Basic Service (Sammansatta bastjänsten)

The purpose of the Composite Basic Service is to coordinate basic information about companies in connection with companies submitting information. The Composite Basic Service initially downloads information from the Companies Registration Office and Statistics Sweden. The information is then compiled and transferred to the authority, the e-service of which initiated the download in the first place. The Composite Basic Service is procured by the Swedish Companies Registration Office, where, in

line with current framing, the central organisation and administration of the service is based.

The Composite Basic Service only deals with information that is conveyed and forms part of the technical processing of third parties. Compilations created within the framework of the Composite Basic Service are not, in the opinion of the Inquiry, public records. The intention of the information producers (i.e. the authorities) is to receive information via the Composite Basic Service and in media formats that are suitable for automated information processing when direct access is not permitted.

The Composite Basic Service processes personal data. In order to elucidate the responsibility of processing personal data via the Composite Basic Service, it is the opinion of the Inquiry that such responsibility should be regulated and controlled separately. The person receiving personal data through the Composite Basic Service shall also be responsible for the processing of such personal data. The responsibility of the Companies Registration Office shall include the handling of personal data in terms of the data submission and operations of the Composite Basic Service but shall exclude the processing of basic data transmitted via the Service. The Inquiry has assessed that the responsibility of the authority providing corporate data (the data producer) should extend up to the point where such data reaches the Composite Basic Service.

The Composite Basic Service does not necessitate any privacy controls.

Reporting Requirement Service

The Reporting Requirement Register contains information about specific reporting requirements. The register includes certain predetermined information about all reporting requirements. The register or database is linked to technical interfaces for reading and writing data, which together constitute a basic service for the submission of data (Reporting Requirement Service). The Swedish Companies Registration Office procures the Reporting Requirement Service but in keeping with current framing, the organisation and administration of the service is based at the Swedish Agency for Economic and Regional Growth.

At present, the Reporting Requirement Register includes data requirements as prescribed by the law, regulations and government provisions. The data included and registered in the Reporting Requirement Register has two main purposes. Firstly, to help companies identify the data submission requirements that apply to their specific operations and secondly, to monitor the obligation to submit data.

A key function of the Reporting Requirement Service is the option to identify the data submission requirements that apply to a certain company. This is primarily achieved using basic data about the company in question together with filtering attributes in the form of metadata submission requirements.

The Inquiry has continued working on quality assurance and the further development of data requirements. Moreover, the Inquiry has focused on the quality assurance of the Reporting Requirement Register with the intention of forming the basis for the services launched on 30 March 2015 and particularly, the redeveloped version of the current service offered by verksamt.se called Find permits.

Service function at verksamt.se

The functionality previously proposed by the Inquiry (“Servicetjänsten”) will be implemented either in the form of new or enhanced functions at verksamt.se.

The current service Find permits will be enhanced to provide companies with an overview of the reporting requirements that apply to their specific operations. The enhanced functionality will not be directly linked to the Reporting Requirement Service. Verksamt.se will instead, on a daily basis, download information about the latest data requirements from the Reporting Requirement Service and compile this with information from the existing database of the Find permits service. The authorities responsible for verksamt.se will also contribute with editorial texts.

In addition, verksamt.se gives a presentation of what basic data is collected from other authorities and how such data can be modified and amended.

It is the opinion of the Inquiry that no privacy controls are necessary in connection with the disclosure of basic data to companies at verksamt.se.

Notification function

The Inquiry has in a previous report (SOU 2013:80) proposed that the Reporting Submission Service should include ‘To do’-lists showing the data submission imposed on all companies and by which authority. The contents of such ‘To do’-lists are controlled by the authorities, which will send out electronic notifications of, for example, the date when the submission process is to be initiated. The notification is then prioritised and placed at the top of the ‘To do’-list. In addition to the notification of the information submission process, the authorities will also be able to notify companies of the completion of an information submission process. The purpose of the notification function is to simplify the information submission process for companies in general.

During the implementation of the notification function, however, the operational steering group has come to the conclusion that it should not to be developed as an independent service as initially proposed by the Inquiry but shall form part of ‘My messages’.

The Swedish Tax Agency has initiated the development of a project titled ‘Overview and notification support’. The Inquiry has partaken in the work of the project reference group and followed the development of the project – especially the function needed for its own proposals.

The notifications function as proposed by the Inquiry in its report SOU 2013:80 has given rise to a number of legal considerations that will continue to apply to the notification function of the Reporting submission service. However, it must be considered and assessed within the framework of the Swedish Tax Agency’s project ’My messages’.

Connection to the Reporting Submission Service for companies

On 30 June 2014 (ref. No. 2014/16), the Inquiry put forward a proposal for the timing and frequency of the connection of authorities to the Reporting submission service. The existence of the Reporting submission service is dependent on several authorities connecting to the system, which, if they do not, will minimize or abolish the benefits of the system altogether.

Thirteen government authorities have so far been connected to the system but other government authorities are also expected to connect.

In March 2015, the Companies Registration Office and Statistics Sweden will be connected to the Composite Basic Service for the first submission of basic company-related information. By mid 2015, the Swedish Tax Agency will also be connected while the remaining 13 authorities will connect to the Reporting submission service in their capacity as data producers during the first half of 2015. The next phase covers the submission of basic information from relevant authorities as well as the identification of other authorities that may connect to the system as data producers for the submission of information and consequently, the expansion of the Reporting submission service.

Out of the 13 authorities working with identifying information requirements, few are willing to freely connect their e-services to the Composite Basic Service. However, the proposed company information regulations will enable the Government to oblige these authorities to connect to parts of the system.

Future organisation of the Reporting submission service

The Inquiry has established a user interface, primarily aimed at the authorities involved in the identification process. The purpose of the user interface is to help find a common approach as regards the submission of information so that this decreases while interactions between the authorities increases. Another objective is to create an incentive for authorities to connect to the Reporting submission service.

The Inquiry has also, in cooperation with corporate operators and representatives of business associations, created a forum for

businesses, the purpose of which is to ensure ease of use, solicit the opinion of others and support the introduction of the Reporting submission service to authorities and businesses. The organisations that are given access to the forum are those listed in the Inquiry directive and those having shown an interest by providing appropriate feedback on the Inquiry’s previous report in the form of a statement of opinion. The individual corporate operators make up various categories of companies, the competencies of which are of specific importance for information submitting businesses.

As far as we know, it is not the Government’s intention to transfer the coordinating role of the Inquiry in the continued management of the Reporting submission service to another authority in the immediate future. The Companies Registration Office, the Swedish Tax Agency and the Swedish Agency for Economic and Regional Growth understand the need for cooperation if the Reporting submission service is to function as intended. The Inquiry therefore recommends that a provision is included in the proposed Company Information Regulations to the effect that the Swedish Companies Registration Office, the Swedish Tax Agency and the Swedish Agency for Economic and Regional Growth shall cooperate in order to enable and facilitate the smooth functioning of the Reporting submission service. The authorities share the responsibility of finding common forms of effective cooperation.

So as to ensure continuity in the work on reducing and simplifying the information submission process for businesses, a continued development of the user interface and forum for businesses is needed in addition to the establishment of a solid service management organisation. The organisation used for the implementation of the service may serve as an example of the way in which the Swedish Companies Registration Office, the Swedish Tax Agency and the Swedish Agency for Economic and Regional Growth choose to organise the management and future development of the Reporting submission service. Statistics Sweden, a major data producer, should also be clearly and proactively involved in the management organisation.

The Swedish Agency for Economic and Regional Growth will, as proposed by the Inquiry, be responsible for creating and monitoring the user interface.

The forum shall proactively support the introduction of the Reporting submission service to businesses and other stakeholders. The forum shall also, at a regular interval of for example once a year, provide the Government with a report on its activities. The report shall also include an evaluation of the performance of the Reporting submission service for businesses.

The forum shall be based as a separate independent decisionmaking body within the Swedish Agency for Economic and Regional Growth whereupon the Government shall appoint the Chairman and other members. To facilitate for the forum to fully evaluate the extent to which the Reporting submission service is decreasing and simplifying the submission of data from businesses, it must be given the opportunity to influence the authorities at an early stage. Hence, the Swedish Companies Registration Office, the Swedish Tax Agency and the Swedish Agency for Economic and Regional Growth should be required to consult with the Company Data Forum prior to making any changes to the Reporting submission service.

Impact assessment of proposals

To assess the benefits that our proposals will bring to the government authorities and businesses involves taking major uncertainties into consideration. Previous socio-economic assessments (see Inquiry Report SOU 2013:80) suggests that it is socio-economically viable to establish a Reporting Requirement Register and actively endeavour to coordinate data requirements in order to reduce and simplify the submission of data for businesses.

The result of a cost-benefit analysis of the authorities’ own assessment of perceived benefits indicates administrative gains in the form of fewer calls to customer service centres, less paper mailings and mistakes plus a faster turnaround and time-savings by way of a diminished data collection, improved re-utilisation and reduced number of unnecessary data submission demands.

The authorities will ultimately benefit from this process as the need for service among businesses is reduced, which in turn will lead to the release of added resources. Seeing as our proposals involve the coordination and re-utilisation of data by multiple

authorities, we conclude that the benefits gained by the authorities include, among others, the reduced collection of data from businesses.

The benefits gained by the businesses, on the other hand, include time-savings and less administrative costs. Running a business should be easy, something that requires simple, effective and understandable rules.

1. Författningsförslag

Förslag till förordning (2015:000) om företagens uppgiftslämnande

Härigenom föreskrivs följande.

Inledande bestämmelser

1 § Syftet med denna förordning är att minska och förenkla företagens författningsreglerade uppgiftslämnande till myndigheter.

2 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen.

3 § Det offentliga ska tillhandahålla ett system för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen). Systemet ska innehålla ett register över uppgiftskrav, automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företagen, en aviseringsfunktion och användarfunktioner.

Förordningens innehåll

4 § I denna förordning finns bestämmelser om

1. en skyldighet för myndigheterna att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande (6–7 §§),

2. ett register över uppgiftskrav (8–10 §§),

3. automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag när de ska lämna uppgifter till myndigheterna (11–15 §§), och

4. avisering av uppgiftskrav (16 §).

Definitioner

5 § I denna förordning avses med

uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande,

grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av flera myndigheter när ett uppgiftskrav ska fullgöras.

Skyldighet att förenkla uppgiftslämnande

6 § Myndigheter ska utforma information om och rutiner för uppgiftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas.

7 § Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får Tillväxtverket uppmana myndigheterna att samverka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande.

Myndigheten som får uppmaningen ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges.

Register över uppgiftskrav

8 § Tillväxtverket ska föra ett register över gällande uppgiftskrav (Uppgiftskravsregistret).

Registret ska omfatta samtliga uppgiftskrav som ska fullgöras till myndigheter som anges i bilagan till denna förordning.

Den myndighet som anges i bilagan ska i god tid innan ett uppgiftskrav som innebär att uppgifter ska lämnas till myndigheten införs, ändras eller upphör upplysa Tillväxtverket om förändringen. Myndigheten ska samtidigt göra ändringarna i Uppgiftskravsregistret.

Uppgiftskravsregistrets innehåll

9 § Uppgiftskravsregistret ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om

1. författningsstöd,

2. vilka verksamheter som omfattas,

3. grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras,

4. andra uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras,

5. de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet, och

6. uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet.

Tillväxtverket får meddela närmare föreskrifter om innehållet i registret.

Tillgång till registret

10 § Uppgiftskravsregistret ska vara offentligt och hållas tillgängligt elektroniskt. Uppgifterna i registret får vidareutnyttjas.

Automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag

11 § Det ska finnas en automatiserad funktion för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheter.

Den automatiserade funktionen ska tillhandahållas av Bolagsverket.

12 § De myndigheter som anges i bilagan till denna förordning ska ansluta till den automatiserade funktionen i 11 §.

13 § Bolagsverket får, inom ramen för den automatiserade funktionen, hantera de grundläggande uppgifterna endast som ett led i teknisk bearbetning för mottagarens räkning.

14 § Bolagsverket får meddela föreskrifter om anslutningen till den automatiserade funktionen för samordning av grundläggande uppgifter.

15 § Den automatiserade funktionen och verksamheten kring den ska finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter. Bolagsverket får fastställa avgifter.

Avisering av uppgiftskrav

16 § När en myndighet som anges i bilagan till förordningen har kännedom om att ett företag eller en grupp av företag är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav ska myndigheten meddela berörda företag via den myndighetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda som tillhandahålls av Skatteverket.

Myndigheten ska på samma sätt meddela företaget när ett uppgiftskrav som avses i första stycket har fullgjorts.

Samarbete

17 § Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen.

Behandling av personuppgifter

18 §Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av personuppgifter i systemet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen) om inte annat följer av denna förordning.

19 § Mottagaren är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som förmedlas via den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter.

Bolagsverket är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter med undantag för första stycket.

20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning.

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2016.

Bilaga

Myndigheter som ska registrera uppgiftskrav enligt 8 §

Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

Myndigheter som ska ansluta sig till tjänsten för förmedling av grundläggande uppgifter enligt 12 §

Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

Myndigheter som ska avisera uppgiftskrav enligt 16 §

Arbetsförmedlingen Bolagsverket

Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

2. Vårt uppdrag och arbete

2.1. Utredningens uppdrag

Utredningen fick den 26 april 2012 i uppdrag att bland annat presentera en tekniskt verifierad lösning som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35).

Genom tilläggsdirektiv den 8 maj 2013 fick utredningen i uppdrag att ta fram en prototyp av den tekniska lösningen som utredningen förordade (dir. 2013:51).

I en delredovisning i mars 2013 (promemoria dnr 2013/4) presenterade utredningen ett förslag som innebär att vissa uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. I delredovisningen fanns även ett förslag för hur samordningen av det fortsatta arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kan organiseras samt en redovisning av kostnaden för att genomföra förslagen.

Utredningen slutredovisade ovanstående uppdrag i ett betänkande den 4 december 2013 (SOU 2013:80).

Genom tilläggsdirektiv beslutade den 28 november 2014 (dir. 2013:111) fick utredningen i uppdrag att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Enligt den uttalade målsättningen ska ett system för företagens uppgiftslämnande finnas på plats senast under första halvåret 2015.

Tilläggsdirektiven angav att utredningen ska vidareutveckla prototypen inför användandet i ett fullskaligt system. Utredningen ska vidare organisera, samordna och koordinera genomförandet och framtagandet av en teknisk lösning i syfte att minska och förenkla

företagens uppgiftslämnande. Utgångspunkten för arbetet ska vara det som föreslås i delredovisningen.

Utredningen ska också fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av kartläggningen så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister.

En samverkanspunkt ska etableras för i första hand myndigheter som arbetat med kartläggningen. Etableringen av samverkanspunkten ska bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan kring företagens uppgiftslämnande.

Ett system för företagens uppgiftslämnande berör många. Utredningen ska därför bilda ett forum för att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet gentemot myndigheter och företag. Syftet med forumet ska vara att skapa förutsättningar för myndigheter, företag och övriga intressenter att få en fördjupad information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion samt möjlighet att lämna synpunkter.

I tilläggsdirektiven ingår också att analysera och redovisa de sekretessfrågor som förslagen väcker.

2.2. Utredningens arbete

En del av utredningens arbete har redovisats i det tidigare betänkandet, SOU 2013:80, avsnitt 2.2. Från december 2013 till mars 2015 har utredningens arbete omfattat i huvudsak följande.

Genom promemorior vid utgången av januari, april, juni, september och december 2014 har utredningen redovisat arbetets fortskridande. I promemorian som redovisades den 30 januari (dnr 2014/2) lämnade utredningen ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande kan genomföras. I promemorian som redovisades den 30 juni (dnr 2014/26) lämnade utredningen ett förslag till anslutningsplan med en beskrivning av myndigheternas kostnader och nyttor som tagits fram i samverkan och dialog med aktuella myndigheter.

I februari 2015 förordnades ytterligare experter till utredningen och under den redovisade perioden har utredningen haft cirka 20 experter. Sex av dessa, som förordnats på grund av sin tekniska

expertis, ingick i en särskild gruppering. Utredningens expertgrupp har sammanträtt sammanlagt åtta gånger. Tre av dessa sammanträden har varit mer inriktade på tekniska frågor och dessa sammanträden har bara involverat experter från den särskilda gruppen.

Arbetet har bedrivits med aktivt deltagande av och i samråd med experterna. Det har förts särskilda mer ämnesinriktade diskussioner samt bilaterala dialoger med experter inom olika specialområden. Mot denna bakgrund redogör utredningen för uppdraget med användande av vi-form även om det inte funnits fullständig samsyn i alla delar.

Utredningen har haft ett omfattande samarbete med framför allt Bolagsverket. Detta är föranlett bland annat av utredningens uppdrag att fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av tidigare kartläggning så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. Bolagsverket och utredningen kom därför överens om att förvaltarskapet över existerande kartläggning skulle övergå till utredningen den 1 april 2014.

Utredningen har samrått med Bolagsverket, Datainspektionen, E-legitimationsnämnden, Försäkringskassan, Kammarkollegiet, Länsstyrelsen i Kronoberg, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Näringslivets Regelnämnd, Riksarkivet, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån, Sveriges Kommuner och Landsting, Tillväxtverket, Trafikverket, E-delegationen (Fi 2009:01), Informationshanteringsutredningen (Ju 2011:11), PSI-utredningen (S 2013:01) och Socialförsäkringsutredningen (S 2010:04).

Utredningen har träffat enheten för lagstiftning om allmän ordning och säkerhet och samhällets krisberedskap på Justitiedepartement för ett allmänt utbyte av erfarenheter. Enheten har ett övergripande ansvar för att samordna rättsväsendets informationsförsörjning.

Utredningen har deltagit i SIS och it-standardiseringsrådets arbete om XBRL (eXtensible Business Reporting Language) utifrån en förstudie om XBRL för finansiell information. Utredningen har deltagit i konferensen Offentliga rummet i maj 2014. Utredningen har också deltagit i det seminarium som Tillväxtverket anordnat utifrån undersökningen Företagens villkor och verklighet 2014 samt det seminarium som eGovlab ordnade i juni 2014.

Utredningen har träffat Inera AB angående deras arbete med en intygstjänst för arbetsgivare på uppdrag från Sveriges Kommuner och Landsting.

Utredningen har gett ett särskilt uppdrag till experten Fredrik Forssman att analysera vissa sekretessfrågor. Utredningen har även uppdragit åt PricewaterhouseCoopers att utreda frågor kring PSI (se kapitel 10 och bilaga 13) samt för att ta fram ett förslag till när de kartläggande myndigheterna bör anslutas till systemet för företagens uppgiftslämnande. Utredningen har också anlitat Gunnar Holmberg för att göra en analys av myndigheternas nyttor och kostnader förknippade med myndigheternas anslutningar, samt Monica Selahn för att analysera frågor om samverkanspunkt och forum.

Utredningen har genomfört en rättslig hearing den 29 januari 2015 för att diskutera och inhämta synpunkter på ett antal rättsfrågor vid hanteringen av grundläggande uppgifter i Sammansatta bastjänsten.

Utöver det ovan redovisade har utredningen som framkommit ovan haft ett nära samarbete med Bolagsverket samt även Tillväxtverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån inom ramen för den genomförandeorganisation som beskrivs närmare i kapitel 5.

2.3. Aktuella frågor utöver utredningens uppdrag

Under arbetets gång har utredningen uppmärksammat ett antal aktuella frågor som visserligen faller utanför uppdraget men som ändå har direkt bäring på utredningens förslag och dess genomförande. Vi beskriver här dessa frågor kortfattat med angivande av anknytande pågående arbete.

2.3.1. Kostnader för information

Delredovisningen (promemoria dnr 2013/4) beskriver de problem som är förknippade med de kostnader myndigheter har för att hämta information om företag från andra myndigheter. Problematiken belyses bland annat av Bolagsverket, Lantmäteriet, Skatteverket och Transportstyrelsen i en skrivelse till regeringen den 25 januari 2013 (AD162/2013), En finansieringsmodell som går i

takt med e-förvaltningens utveckling. Man skriver att avgifter mellan de statliga myndigheterna för återanvändningen av registerinformation är ett stort hinder för utvecklingen av nya e-tjänster. Grundprincipen för alla uppgiftsuttag och informationssammanställningar är att det ska ske till självkostnad. Men det saknas en effektiv modell för intern kostnadsfördelning inom offentlig sektor som stödjer ett informationsutbyte och som utgår från att myndigheternas information är en gemensam resurs. Många myndigheter ser därför de avgifter för registerinformation som myndigheter tar ut av varandra som en bromskloss för utvecklingen av svensk eförvaltning.

Ovan nämnda myndigheter har den 19 december 2014 lämnat rapporten Finansieringsmodell i framtidens e-samhälle – förslag till omfördelningsmodell till regeringen. I rapporten redovisas ett förslag till en översiktlig omfördelningsmodell som kan vara tillämplig för hela statsförvaltningen. Rapporten pekar samtidigt på att det finns ett antal frågor av såväl juridisk som teknisk karaktär som måste belysas och utredas innan man kan införa en ny modell.

Det är uppenbart att en faktor som avhåller myndigheter från att samordna information om företag mellan sig är att man tar betalt av varandra för informationen. Detta leder till att företag behöver lämna in uppgifter till myndigheter som dessa lika gärna kunnat hämta från varandra inom den offentliga förvaltningen.

Former och villkor för avgiftsfinansiering är en komplex förvaltningsgemensam fråga som fordrar särskilda överväganden och ligger utanför utredningens uppdrag.

2.3.2. Behörighet och fullmaktshantering

I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80, kapitel 10) redogjorde vi för de generella problemen förknippade med auktorisation (behörighet) i samband med konstruktionen av den prototyp som utredningen tog fram. Grundproblemet är hur man i ett system kan avgöra om en viss fysisk person har rätt att agera för en juridisk person (företag).

Att återskapa den komplexa rättsliga reglering kring firmatecknare, fullmakter m.m. som avgör vilken eller vilka fysiska personer som har rätt att exempelvis lämna in ett efterfrågat frågeformulär

eller ansöka om en förmån ansågs inte möjligt eller lämpligt för en prototyp. Vi menade också att ett fullskaligt system måste hantera behörighet på ett mer fullständigt sätt.

När det stod klart att realiseringen av utredningens förslag i ett fullskaligt system skulle ske inom ramen för verksamt.se (se vidare avsnitt 5.1) var en av förutsättningarna att systemet kunde återanvända dess lösning för såväl autentisering som behörighetskontroll. Denna behörighetskontroll bygger i första hand på Bolagsverkets register över firmatecknare för ett visst företag. Detta system för auktorisering eller behörighetshantering passar emellertid inte för många av de tänkta användarna och uppgiftslämningsprocesserna eftersom det sällan är firmatecknaren för ett företag som sköter dessa.

Viss typ av behörighet följer med en fysisk persons ställning, exempelvis har en verkställande direktör eller en särskild firmatecknare långtgående behörighet att agera för företagets räkning. Annan behörighet kan grundas på en meddelad fullmakt av något slag. Dessa fullmakter kan formuleras mer eller mindre fritt, men inom ramen för en myndighets uppgifts- och ärendehanteringsprocesser är de ofta standardiserade, exempelvis genom att de lämnas via särskild blankett eller e-tjänst. Dessa fullmakter utgör många gånger en central integrerad del av myndigheternas processer.

I kartläggningen av uppgiftskrav har särskilt noterats om ett uppgiftskrav kan uppfyllas genom ombud eller inte. Om ett ombud ska kunna lämna in uppgifter måste det också finnas en fullmakt som ger ombudet den behörigheten. Genom denna del av kartläggningen kan man få en översikt över hur en förvaltningsgemensam behörighetshantering kan underlätta företagens uppgiftslämnande.

I framtida utvecklingsarbete för verksamt.se har en särskild utredning för behörighetslösningen planerats. Det är inte bara verksamt.se som behöver hantera behörigheter utan behovet finns i många delar av e-förvaltningen. Pensionsmyndigheten har på uppdrag av E-delegationen gjort en förstudie för en tänkt infrastruktur kallad Mina fullmakter. I studien har man på ett mer heltäckande sätt gått igenom de tekniska, verksamhetsmässiga och juridiska frågor som fullmakts- och behörighetshantering i elektronisk miljö medför (Pensionsmyndigheten 2012).

Mot bakgrund av ovanstående har utredningen inte djupare utrett hur frågan om behörighet närmare ska hanteras inom syste-

met. Det framstår som angeläget att framtida utvecklingsarbete tar höjd för möjligheten att kunna återanvända lösningar så att inte varje myndighet – eller myndighetssamarbeten likt verksamt.se – även fortsättningsvis måste ordna behörighetshanteringen på egen hand.

2.3.3. Förutsättningar för e-legitimation, single sign-on och attributtjänster

I tidigare betänkande (SOU 2013:80) skrev vi att autentisering till såväl den då föreslagna Servicetjänsten som till myndigheternas etjänster i första hand bör ske via e-legitimation. Situationen för elegitimation i myndighetssverige har under utredningens tid framstått som problematisk eftersom varje myndighet har varit tvungen att själv teckna avtal med flera olika leverantörer av eID-tjänster. Det finns inte längre gällande ramavtal för dessa, och det är inte rättsligt möjligt att direktupphandla parallella avtal med flera leverantörer. Myndigheter kan ha befintliga avtal, men dessa löper ut vid halvårsskiftet 2016.

För att lösa problemet har E-legitimationsnämnden skapat ett valfrihetssystem för e-legitimationer inom offentlig sektor (Svensk e-legitimation). Myndigheter som behöver möjlighet att verifiera elegitimationer tecknar anslutningsavtal med E-legitimationsnämnden, som agerar som knutpunkt mellan många olika leverantörer av eID-tjänster. Det har hittills varit svårt att få sådana leverantörer (som banker) att ansluta till ramverket. Men vid konferensen Elegitimationsdagen den 4 feb 2015 gav dock företrädare för Swedbank och Handelsbanken uttryck för en ambition att tillsammans med E-legitimationsnämnden ha Svensk e-legitimation i drift senast den 1 jan 2016. Om detta arbete blir lyckosamt skapas goda förutsättningar för att fullt ut kunna hantera autentisering på ett framtidssäkert sätt.

Eftersom utredningens förslag realiseras inom ramen för verksamt.se är visserligen de omedelbara problemen med autentisering avvärjda genom att verksamt.se har en fungerande e-legitimationslösning inom det äldre systemet. Men denna lösning har ingen generell möjlighet till s.k. single sign-on, det vill säga att om användaren loggat in på en tjänst kan denna autentisering användas för att få tillgång till andra kopplade e-tjänster utan att användaren

behöver logga in på nytt. Det är en mycket viktig funktion för att systemet för företagens uppgiftslämnande ska upplevas som ett sammanhängande stöd. I det framväxande systemet baserat på Svensk e-legitimation finns större möjligheter att åstadkomma en sådan sammanhängande inloggning.

Svensk e-legitimation erbjuder dessutom möjligheten till attributtjänster. Attribut kan i detta sammanhang vara godtyckliga egenskaper kopplade till en identitet som en betrodd attribututfärdare intygar. Exempelvis kan information kring vilka behörigheter eller fullmakter en viss fysisk person har uttryckas som attribut.

Det finns alltså uppenbara samordningsvinster i arbetet med behörighet och det framväxande systemet för Svensk e-legitimation. Det vore därför bra om man i arbetet kring behörighet inom Bolagsverket och Pensionsmyndigheten levererar behörighet i form av attributtjänster inom det nya systemet för Svensk e-legitimation.

2.3.4. Utökat användningsområde för Sammansatta bastjänsten

I utredningens förslag om en sammansatt bastjänst är utgångspunkten att denna endast anropas av verksamt.se eller av en myndighets etjänst i samband med att ett företag påbörjar fullgörandet av ett uppgiftskrav eller begär att få se företagets uppgifter. Användandet av Sammansatta bastjänsten är därför begränsat genom vem som får ställa frågor och i vilket sammanhang dessa frågor ställs. Den juridiska och verksamhetsmässiga analysen är gjord utifrån denna förutsättning.

I samtal med myndigheter och andra har vi uppfattat ett stort intresse av att använda lösningen med en sammansatt bastjänst i andra sammanhang och av andra datakonsumenter. Tekniskt finns inga avgörande hinder för detta, utöver att den enda åtkomstmetoden utgår från att man ställer en fråga om ett specifikt företag. Det finns alltså ingen möjlighet till samtidig överföring av uppgifter om många olika företag. Men rättsligt och verksamhetsmässigt är det för närvarande inte möjlighet att använda Sammansatta bastjänsten utanför det angivna användningsområdet.

Om det är önskvärt framöver framstår framför allt två utökningar av användningsområdet för Sammansatta bastjänsten som relevanta att utreda nämligen uppdateringar av myndigheternas egna register och tillgång för andra än statliga myndigheter.

Uppdateringar av myndigheters egna register

Många myndigheter har egna register med uppgifter om företag som används utanför den verksamhet som avser ärendehandläggning. Man behöver för vissa processer tillgång till uppgifter från en annan källa än företagaren själv för kvalitetskontroll. Sammantaget finns ett behov hos myndigheterna att kunna uppdatera sina interna register med uppgifter från en tillförlitlig källa. I dagsläget kan myndigheterna lösa detta genom att exempelvis köpa tillgång till från det allmänna företagsregistret, eller andra register inom offentlig eller privat sektor.

Med den lösning utredningen har valt har det som framkommit ovan inte funnits anledning att närmare utreda förutsättningarna för att uppdatera myndigheters interna register direkt från Sammansatta bastjänsten. Om Sammansatta bastjänsten ska kunna användas för detta ändamål måste först utredas de personuppgiftsmässiga och sekretessmässiga aspekterna samt under vilka ekonomiska förutsättningar som de dataproducerande myndigheterna kan leverera uppgifter till Sammansatta bastjänsten.

Man bör också utreda om den tekniska åtkomsten till Sammansatta bastjänsten måste utökas för att exempelvis möjliggöra överföring av vissa uppgifter för samtliga företag (eller ett urval av företag som uppfyller vissa kriterier) för att informationen ska kunna ligga till grund för uppdateringar av myndigheters interna register.

Tillgång för andra än statliga myndigheter

Även andra aktörer än statliga myndigheter kan ha intresse av informationen som finns tillgänglig via Sammansatta bastjänsten. Inte minst i den privata sektorn finns flera företag som i dag handlar med samma eller liknande uppgifter. Även kommuner och olika intresseorganisationer kan ha ett intresse av tillgång till uppgifter om företag. Dessa frågor ligger emellertid utanför utredningens uppdrag.

Men det kan finnas anledning att redan nu utreda möjligheten att ge en vidare krets tillgång till Sammansatta bastjänsten för att underlätta vidareutnyttjande i enlighet med PSI-lagens (2010:566) syfte. De dataproducerande myndigheter som ska anslutas till den

sammansatta bastjänsten är i dag delvis finansierade med hjälp av de avgifter som myndigheterna tar ut för informationen i registren. Avgifterna tas ut med stöd i lag. Om andra aktörer än statliga myndigheter ska få tillgång till registren via Sammansatta bastjänsten måste det utredas hur dessa avgifter ska hanteras, och hur registerverksamheten i stort ska finansieras, särskilt med hänsyn till PSIlagens krav.

De grundläggande uppgifterna är i många fall personuppgifter i personuppgiftslagens (1998:204) mening och informationen kan innehålla sekretesskyddade uppgifter. Möjligheten att tillgängliggöra dessa som öppna data eller att tillhandahålla dem för vidareutnyttjande i PSI-lagens mening kan således begränsas av integritetsskäl och sekretessbestämmelser (se vidare avsnitt 10.2).

Detta kan leda till att alla uppgifter om vissa företag och vissa uppgifter om alla företag inte kan göras tillgängliga via Sammansatta bastjänsten för en bredare allmänhet. Det kan dessutom vara nödvändigt att utreda om och i så fall hur informationsutbytesavtal mellan den sammansatta bastjänsten och nya kategorier av datakonsumenter ska utformas.

3. Målbild

Utredningen ska förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Genomförandet av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är knutet till regeringens målsättning med förenklingar som underlättar företagens vardag (se närmare dir. 2012:35). Förutsättningar för fler och växande företag skapas om regler och processer är anpassade till företagens villkor.

Vår målbild i betänkandet SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen utgick från en samordningsorganisation bestående av de myndigheter som skulle komma att beröras mest av förslagen i betänkandet. En ny samordningsmyndighet, Företagsdatamyndigheten, skulle ha ett övergripande och löpande ansvar för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande.

Under arbetets gång har utredningen fått tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) som medfört att det varit nödvändigt att justera målbilden. Utredningen har även efter genomgång av remissyttranden och efter olika förtydliganden under våren 2014 (se vidare avsnitt 5.3) anpassat sitt fortsatta arbete och anknytande målbild genom samordning mellan utredningen och verksamt.se. Organisatoriskt är den stora skillnaden att någon ny myndighet inte kommer att bildas. Tekniskt kommer bland annat utredningens förslag på Servicetjänst att införlivas i verksamt.se som en egen funktionalitet.

3.1. Uppdraget

Enligt tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) ska utredningen förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som företagen lämnar till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Vidare ska utredningen ta fram ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande ska genomföras. I detta ligger vidareutveckling av prototypen inför användandet i ett fullskaligt system samt att realisera en teknisk lösning. Utredningen har tolkat detta, tillsammans med förändrade förutsättningar under arbetets gång, som att uppdraget i stort ska realisera funktionaliteten som beskrivs i det tidigare betänkandet SOU 2013:80. Men vi bedömer att vårt uppdrag inte är bundet till förslaget om organisation, inom vilka e-tjänster som funktionerna ska realiseras, var de grundläggande uppgifter ska hämtas ifrån etc.

I tilläggsdirektivet framgår även att utredningen ska beakta regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP).1 Framför allt har utredningen beaktat delmålen om att digitala tjänster ska utformas efter användarens behov, att digitala tjänster ska vara enkla och säkra att använda och att fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster.

3.2. Regeringens målsättning i förenklingsarbetet

Regeringens målsättning i förenklingsarbetet är att skapa en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Regeringen har satt upp ett antal mål som gör det lättare att följa upp arbetet. Samtliga mål har 2020 som slutdatum, men kommer regelbundet att följas upp och utvecklas. Under perioden 2011–2014 har fokus varit på dessa områden:

1. Sänkta kostnader för företagen.

2. Minskat och förenklat uppgiftslämnande.

3. Förenklade myndighetskontakter på länsnivå och kommunal nivå.

4. Uppföljning av förenklingsförslag från näringslivet.

5. Bättre konsekvensutredningar.

1 Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning.

Utredningen noterar särskilt fokusområde två som hänvisar till vårt uppdrag att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Enligt regeringen är målet att företag 2020 i de flesta fall endast ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe.

3.3. Synergier med andra initiativ

Myndighetssamarbetet Starta och driva företag2 är inriktat på att göra det enkelt att starta och utveckla företag, att det ska vara enkelt för företagare att göra rätt, att fler nya företag ska startas och kunna växa samt att den offentliga förvaltningen ska bli effektivare.

Samarbetet ska nå målen genom att utgå från användarnas behov när det exempelvis gäller vilken information och service som myndigheterna utvecklar och förvaltar samt vilka myndigheter som ska ingå i samarbetet. En ökad digitalisering som innebär att information och uppgifter kan återanvändas och delas mellan myndigheter, att gemensamma infrastrukturella tjänster utvecklas samt att myndigheterna bidrar till öppna data och vidareutnyttjande av information är andra områden som prioriteras (se kapitel 10).

Det digitala mötet får en allt större betydelse för kontakten mellan medborgare och den offentliga förvaltningen. Även mellan myndigheter och mellan myndigheter och företag ökar den digitala kommunikationen. I enlighet med regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning ska det digitala mötet utgå ifrån medborgarens behov. Myndigheterna kan inte längre enbart fokusera på sina verksamhetsområden internt utan behöver samverka över myndighetsgränserna och göra det enkelt för medborgaren att interagera med dem.

Digital samverkan gör det möjligt för statliga myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer att digitalt utbyta information och samverka kring frågor som bidrar till ett rättssäkert och effektivt informationsutbyte. Utredningens förslag om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande bygger på att informationsutbytet mellan myndigheter ska ske så effektivt och säkert som möjligt för

2 Samarbete mellan myndigheterna Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Patent- och registreringsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och Tullverket.

att det ska upplevas som enkelt och ändamålsenligt av företagen. Företagen behöver i allt mindre utsträckning agera koordinator i sina egna ärenden med myndigheter och ska inte behöva förmedla uppgifter som andra myndigheter redan har.

3.4. Målbild på kort sikt (2015)

Efter rundabordssamtalet den 4 april 2014 sammankallade utredningen en arbetsgrupp3 som förutsättningslöst skulle se över om det var möjligt att samordna utredningens fortsatta arbete och målbild med verksamt.se. Arbetsgruppen konstaterade att verksamt.se och utredningens föreslagna Servicetjänst i betydande utsträckning har samma mål för det som ska åstadkommas, ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.

Arbetsgruppens förslag till gemensam målbild utgår från redan existerande tjänster och komponenter som kan återanvändas och på så sätt skapa effektivitet. Verksamt.se nyttjas som användargränssnitt och innehåller alla de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten, inloggning sker med autentisering i verksamt.se, Mina meddelanden antas kunna nyttjas för avisering och de sammantagna positiva effekterna för företagen ökar.

Samordning mellan Servicetjänsten, verksamt.se och Mina meddelanden illustreras genom figuren nedan.

3 Arbetsgruppen som fått beteckningen Operativ styrgrupp har koordinerats av Cecilia Magnusson Sjöberg (Uppgiftslämnarutredningen) och i övrigt besått av, Inga Otmalm (Bolagsverket), Magnus Wallin (Skatteverket), Anna Johansson (Tillväxtverket), Cecilia Hertzman (Statistiska centralbyrån), samt Ewa Carlsson och ersättaren Jan Sjösten (Edelegationen).

3.5. Målbild på längre sikt (2020+)

Vår bedömning: Ett mål på längre sikt är att samtliga

myndigheter som begär in uppgifter från företag ska ansluta till och använda de föreslagna funktionaliteterna. Avsikten bör vara att samtliga anslutna myndigheter ska ansvara för att

  • hålla uppgiftskravsregistret uppdaterat (se kapitel 1 Författningsförslag, förordning (2015:000) om företagens uppgiftslämnande, 8 §)
  • hämta nödvändiga uppgifter om företagen från Sammansatta bastjänsten

Sammansatt

bastjänst -

grundläggande

uppgifter

verksamt.se

1) Se mina uppgifter 2) Ansök / anmäl 3) ”Att göra”-listan / kalender

Register hos Skatteverket

Register hos Bolagsverket

Register hos

Statistiska centralbyrån

Uppgiftskrav -

ett gemensamt

register

In lo gg n in g

o ch

b eh ö ri gh et

API

API

Myndighet

Myndigheternas

e-tjänster

Mina meddelanden för avisering till ”Att göra”- listan eller kalender

UKR

UKR UKR

Privat aktör

Företagare

  • integrera autentiserings- och behörighetssystem med verksamt.se så att en användare bara behöver logga in en gång
  • skicka aviseringar om uppgiftskrav till företagen via Mina meddelanden.

Regeringens syfte är att det ska vara enklare för företag att lämna uppgifter till myndigheter och målet till 2020 är att företagen i de allra flesta fall enbart ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. I linje med detta, och med utredningens förslag om Uppgiftslämnarservice för företagen, bedömer utredningen det som realistiskt att en framtida målbild är att samtliga myndigheter som begär in uppgifter från företag ska vara anslutna till och använda de föreslagna funktionaliteterna.4

En framtidsvision av en målbild med företagarens behov i fokus skulle kunna illustreras med hjälp av externa aktörer som till exempel eGovlab5 vid institutionen för data- och systemvetenskap, Stockholms universitet. Utredningen har inlett ett samarbete med eGovlab för att gestalta en vision om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen med hjälp av modern informations- och kommunikationsteknik. Visionen ska visa hur småföretagarnas vardag kan komma att förenklas genom en digital väg in till myndigheters e-tjänster.

4 En sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag (Sammansatta bastjänsten), Uppgiftskravstjänsten, en aviseringsfunktion som en del av framtida Mina meddelanden, som Skatteverket ansvarar för, samt slutanvändarfunktioner i verksamt.se. 5 eGovlab bildades 2011 vid Stockholms universitet som ett ”centre for excellence in eGovernance”, www.egovlab.eu.

4. Utredningens delredovisning och betänkande

4.1. Sammanfattning av utredningens delredovisning

Utredningen lämnade den 4 mars 2013 en delredovisning med utkast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering av detta.

En central utgångspunkt för utredningens arbete med delredovisningen var det stora antalet statliga myndigheter samt att det finns betydande olikheter i hur uppgiftslämnandet från företagen till varje enskild myndighet i dag är ordnat. För att myndigheterna effektivt ska kunna bedriva ett arbete med att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen krävs att detta är en uppgift som har hög prioritet i myndighetens dagliga verksamhet. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att en kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att uppnå resultat.

Regeringens uttalade målsättning är att företagen bara ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). I delredovisningen konstaterades att den målsättningen uppnås lättast om arbetet koncentreras i huvudsak på myndigheternas e-tjänster. I delredovisningen föreslår utredningen att arbetet även bör koncentreras på att så enkelt och snabbt som möjligt säkerställa att identifikations- och kontaktuppgifter samt andra grundläggande uppgifter om företagen samordnas mellan myndigheterna. Företagen ska inte behöva återupprepa de grundläggande uppgifterna vid myndighetskontakter. I delredovisningen föreslår utredningen att det bör övervägas om det allmänna företagsregistret – som samlat registerför uppgifter om företagen – kan utvecklas och användas på ett effektivare sätt för att minska företagens börda vid uppgiftslämnandet.

Som en konsekvens av dessa överväganden och förslag föreslår utredningen i delredovisningen att det ska etableras en ny förvaltningsgemensam e-tjänst – Servicetjänsten – som ska fungera som en samlad ingång till myndigheternas e-tjänster som rör företag och företagande. Servicetjänsten ska inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt. Inom ramen för Servicetjänsten ska det inte ske någon ärendehandläggning. Servicetjänsten ska i huvudsak möjliggöra tre funktioner

  • En samlad ingång till samtliga myndigheters e-tjänster.
  • Avisering av företagets grundläggande uppgifter från Servicetjänsten till de e-tjänster företagaren väljer att besöka.
  • En aktuell och till varje företag anpassad lista över aktuella uppgiftskrav.

Utredningen föreslår vidare att det för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande ska etableras ett register för de uppgiftskrav som riktar sig helt eller delvis till företag. Ett uppgiftskravsregister är en förutsättning för att både i nutid och framåt i tiden få en adekvat och uppdaterad bild av vilka uppgifter som krävs in av statliga myndigheter från företagen. Uppgiftskravsregistret är en kunskapsbas som även ger förutsättningar att genom anpassning av tillämpliga regelverk på sikt minska företagens börda att lämna uppgifter. Trots att det är en komplex miljö som myndigheterna har att hantera går det med gemensamma ansatser att förenkla för företagen.

I delredovisningen föreslår utredningen att det bör utformas en samordningsorganisation med den överordnade uppgiften att verka för att uppnå regeringens mål att minska och förenkla för företagen. Samordningsorganisationen behöver enligt utredningen omfatta en nyinrättad samordningsmyndighet med ansvar för Uppgiftskravsregistret. Enligt de inledande bedömningar och förslag som presenterades i delredovisningen ska myndigheten ansvara för att närmare utforma och bygga upp den infrastruktur för företagens uppgiftslämnande som utredningen föreslår med sikte på att möjliggöra att uppgifter som regel endast lämnas en gång till ett

ställe. Till myndighetens uppgifter hör också enligt förslaget att genom samråd och tillsyn bidra till att underlätta för företagen.

Bolagsverket föreslås att få i uppdrag att ansvara för funktionen Mina företagsuppgifter. Statistiska centralbyrån föreslås att få i uppdrag att vidareutveckla det allmänna företagsregistret så att det kan fylla funktionen som register över samordnade grundläggande uppgifter. Till samordningsorganisation ska enligt de lämnade förslagen knytas ett råd med av regeringen utsedda representanter för såväl större som mindre myndigheter liksom näringslivet med företagens bästa i centrum.

Den nya samordningsmyndigheten tillsammans med utökade uppgifter för myndigheterna i samordningsorganisationen beräknades ha en sammanlagd årlig driftskostnad mellan 35 och 45 miljoner kronor. Till detta kom även en investeringskostnad i IT-infrastruktur om cirka 39 miljoner kronor. Kostnaden för att anpassa myndigheternas befintliga e-tjänster till föreslagen infrastruktur var inte medräknad.

4.2. Remissbehandling av delredovisningen

Efter att utredningen lämnade sin delredovisning innehållande förslag på en teknisk lösning för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande, Servicetjänsten, ansökte utredningen om medel för att tydliggöra förslaget med hjälp av en prototyp. För att få en tidig återkoppling på förslaget remitterades delredovisningen. Remissinstanserna skulle lämna synpunkter främst på utredningens överväganden och den föreslagna tekniska infrastrukturen.

Generellt sett var de flesta remissinstanserna (26 av 38) helt eller i huvudsak positiva till ansatsen medan fem var negativa till utredningens förslag och sju avböjde att svara eller hade inga åsikter. Nedanstående sammanfattning är huvudsakligen inriktad på de delar som är av central betydelse för utredningens förslag.

Uppgiftskravsregister

Avseende utredningens förslag om ett centralt uppgiftskravsregister fanns delade meningar. Medan ett antal myndigheter såsom Bolagsverket, Jordbruksverket, Statistiska centralbyrån, Tillväxt-

verket med flera delade utredningens uppfattning var Skatteverket tveksam till ett sådant registers nytta.

Digitaliseringskommissionen pekade på frågan om öppna data och vidareutnyttjande av information som kommer att ingå i Uppgiftskravsregistret.

Servicetjänsten

En del myndigheter ifrågasatte värdet av utredningens uppdrag att företag som regel endast ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. Bland andra Skatteverket ansåg att det ska finnas flera vägar in anpassade efter företagens olika behov. Man framförde vidare vikten av att myndigheter genom samverkan försöker samordna sitt uppgiftsinhämtande och att detta inte förutsätter någon särskild utveckling, genomgripande lagändringar, gemensamma itstrukturer eller någon ny myndighet.

När det gäller uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande t.ex. namn och adress, delade flera remissinstanser utredningens bedömning att myndigheter ska samordna insamlandet av dess uppgifter så att företagen inte ska behöva återupprepa dem. Några myndigheter hänvisar till pågående arbeten inom Mina meddelanden, Min ärendeöversikt och verksamt.se och menar att utredningens arbete bör harmoniseras med dessa initiativ.

Skatteverket framhöll potentialen med system- till systemlösning, inte minst för små företag, samt att nyttan med utredningens förslag på det hela taget var mycket begränsad.

Rättsliga frågor

Myndigheterna pekade genomgående på vikten av att frågor rörande offentlighet och sekretess, personuppgiftsansvar, informationssäkerhet, direktåtkomst, överskottsinformation m.m. bör utredas djupare.

Organisation, finansiering och samhällsekonomiska effekter

Flertalet remissinstanser ansåg att det inte bör inrättas en ny myndighet men delade samtidigt utredningens analys om behovet av en stark samordnade myndighet. Bolagsverket ansåg att särskilt frågan om drift och förvaltning måste utredas ytterligare.

Ett antal myndigheter framförde en oro för stora kostnader för myndigheterna och ställde sig tveksamma till prognosen avseende de ekonomiska vinster utredningens förslag skulle komma att innebära för företagen.

4.3. Sammanfattning av betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80)

I arbetet med att ta fram betänkandet bearbetade utredningen de förslag som översiktligt presenterats i delredovisningen. Förslagen konkretiserades bland annat genom ett förslag till företagsdataförordning men även genom att utredningen tog fram en prototyp av en tänkbar teknisk lösning för att uppnå målsättningen en gång och tillett ställe. De utgångspunkter som låg till grund för utredningens arbete och förslag var följande

  • Det är inte ett självändamål att försöka likrikta myndigheternas olika tekniska system och rutiner.
  • Inom ramen för arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är det nödvändigt att göra vissa anpassningar av myndigheternas befintliga rutiner och tekniska system vad gäller ärendehandläggning m.m.
  • Ett effektivt arbete för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kräver att detta är en uppgift som har hög prioritet i myndigheternas dagliga verksamhet.
  • Kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att insatserna ska ge önskat resultat.
  • Arbetet bör inledningsvis fokusera på identifikations- och kontaktuppgifter samt andra grundläggande uppgifter om företagen som myndigheter ofta frågar efter vid ett uppgiftslämnande.
  • Ansatsen med ”en väg in” bör bygga på i huvudsak e-tjänster.
  • Inom ramen för ”en väg in” bör det inte ske någon ärendehandläggning.

4.3.1. Uppgiftskravsregister

Utredningen föreslår i betänkandet att det ska skapas ett uppgiftskravsregister. Ett uppgiftskravsregister har en avgörande roll att spela när det gäller att ge förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter och ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande. Även kostnaderna för företagen förknippade med uppgiftslämnande kan framgå av ett register. Därutöver utgör registret över uppgiftskrav en central komponent i Servicetjänsten.

Informationen i Uppgiftskravsregistret kan användas för att i Servicetjänsten visa vilka uppgiftskrav som är aktuella för företag inom en viss bransch. Genom att skapa ”att göra”-listor som anpassas till det enskilda företaget ges företagen betydligt bättre överblick över vilka uppgiftskrav som ett enskilt företag har att fullgöra. Även myndigheterna skulle dra nytta av ”att göra”-listor om företagen i större utsträckning fullgör sina uppgiftskrav i rätt tid. För att kunna skapa ”att göra”-listor måste det kartläggas om myndigheterna har kunskap om vilka företag som ska fullgöra ett visst uppgiftskrav så att det går att skapa rättvisande listor för ett enskilt företag.

4.3.2. Servicetjänst

Utredningen föreslår i betänkandet att myndigheterna ska vara skyldiga att ansluta sina e-tjänster (ärendetjänster) till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt.

En första funktion i Servicetjänsten är att företaget kan se och i förekommande fall initiera ändringar i de grundläggande uppgifter som finns registrerade om företaget. När företagaren därefter vill gå från Servicetjänsten till en myndighet och lämna uppgifter får

myndigheten företagets uppdaterade grundläggande uppgifter från Servicetjänsten i stället för att fråga företaget.

En andra funktion i Servicetjänsten är att företagen ges en överblick över vilka krav som myndigheter har på uppgiftslämnandet för just den verksamhet som företaget bedriver. Detta sker med utgångspunkt i Uppgiftskravsregistret. Uppgiftskravsregistret utgör därmed en central komponent i arbetet med att förenkla för företagen.

En tredje funktion underlättar för företagen genom att myndigheterna meddelar företagen om att de är skyldiga att lämna uppgifter, s.k. avisering av uppgiftskrav.

I betänkandet diskuteras olika lösningar på frågan hur myndigheternas behov av grundläggande uppgifter inom ramen för uppgiftslämnande ska lösas. Utredningen konstaterar dock att det i ett inledande steg är naturligt att det allmänna företagsregistret, som samlat register för uppgifter om företagen, utvecklas och används som en källa för grundläggande uppgifter om företagen. Det allmänna företagsregistret ska i förslaget knytas till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska avisera uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag till den myndighet som företaget lämnar uppgifter till via Servicetjänsten. Aviseringen av grundläggande uppgifter sker bara som en service till myndigheten och uppgiftslämnaren. Aviseringen av uppgifter är inte avsedd att påverka det juridiska förhållandet mellan uppgiftslämnaren och den myndighet som har författningsstödet för uppgiftskravet.

Personuppgiftslagen (1998:204) och/eller tillämpliga särskilda registerförfattningar gör att många myndigheter inte får behandla samtliga de uppgifter om ett företag som finns i det allmänna företagsregistret. Den grundläggande informationen om företagen som aviseras via Servicetjänsten är därför anpassad till vilka uppgifter som den mottagande myndigheten får behandla.

För att Servicetjänsten ska resultera i ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen föreslås att myndigheterna ska vara skyldiga att anpassa sina e-tjänster så att de uppgifter som kommer att aviseras genom Servicetjänsten kan användas av respektive e-tjänst.

Utredningen pekar också på att myndigheterna som ett led i arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande systematiskt och regelbundet bör gå igenom varje uppgiftskrav och noga överväga vilka grundläggande uppgifter om företaget som är nödvändiga för myndighetens handläggning och om dessa verkligen måste lämnas av företagaren.

4.3.3. Rättsliga frågor

En utgångspunkt för utredningen är att användarnas myndighetskontakter inte i större utsträckning än i dag bör kunna kartläggas genom den föreslagna infrastrukturen. Om företagen upplever att de på ett negativt sätt kartläggs när de använder Servicetjänsten riskerar användandet att minska och de positiva effekterna både för företagen och myndigheterna att gå förlorade.

Företagsdatamyndigheten kommer att behandla personuppgifter men myndighetens behandling av personuppgifter går att förena med kraven på skydd mot kränkning av den personliga integriteten. Företagsdatamyndigheten föreslås få behandla personuppgifter bara i den utsträckning som krävs för att kunna driva Servicetjänsten. Företagsdatamyndigheten har inte behov av att behandla känsliga personuppgifter.

4.3.4. Organisation, finansiering och samhällsekonomiska effekter

I vårt tidigare betänkande (SOU 2013:80) föreslår utredningen att det bör inrättas en ny myndighet – Företagsdatamyndigheten – med den överordnade uppgiften att verka för att uppnå regeringens mål att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen. Företagsdatamyndigheten ska genom samråd och tillsyn bidra till att underlätta företagens uppgiftslämnande. Företagsdatamyndigheten ska ansvara för Uppgiftskravsregistret och Servicetjänsten. Till Företagsdatamyndigheten ska knytas ett råd med av regeringen utsedda representanter för såväl större som mindre myndigheter liksom näringslivet med företagens bästa i centrum.

Förslaget ska finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter. Företagsdatamyndighetens övriga verksamhet får finansieras genom omdisponeringar i statsbudgeten. Myndigheternas kartläggningsarbete, anpassningar av sina IT-system till Servicetjänsten och övrigt arbete att samordna uppgiftskraven får ske inom ramen för myndigheternas anslag.

I betänkandet konstateras att det är förknippat med stora osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med de förslag som lämnades. Tidigare gjorda samhällsekonomiska bedömningar talar emellertid samtliga för att inrättandet av ett uppgiftskravsregister och ett aktivt

arbete med att samordna uppgiftskraven för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällsekonomiskt lönsamt. Kostnaderna kommer uteslutande ligga på staten medan nyttorna uppstår hos företagen.

4.4. Remissbehandling av betänkandet

Utredningen fick tilläggsdirektiv med uppdrag att genomföra sitt förslag samtidigt som det tidigare betänkandet remitterades till 64 instanser. Målsättningen var att arbetet skulle fortgå och att synpunkter skulle omhändertas under arbetes gång.

Majoriteten av de tillfrågade, 55 instanser, lämnande yttranden till Näringsdepartementet. 37 instanser, både myndigheter och företagarorganisationer, var positiva eller delvis positiva till förslaget medan 18 avstyrkte förslaget helt eller delvis. Framför allt bildandet av en ny företagsdatamyndighet kritiserades av myndigheter. Det starkaste stödet för utredningens förslag kom från företagsorganisationerna vilket tyder på att utredningen hade ett perspektiv som tilltalade näringslivet. Myndigheterna å sin sida har belyst svårigheterna utifrån sin egen verksamhet, resurser m.m.

Nedan återges kortfattat det som bedömts vara centrala synpunkter för det efterföljande arbetet med Uppgiftslämnarservice för företagen. Närmare om hur synpunkterna från remissbehandlingen har omhändertagits återfinns i avsnitt 5.3.

Servicetjänst

Flertalet remissinstanser framhöll pågående initiativ såsom verksamt.se och Mina meddelanden och menade att utredningens förslag borde samordnas med dessa. Flera remissvar ifrågasatte ansatsen i uppdraget uttryckt som ”en dörr in” och menade att det är viktigt att kontakter till myndigheter inte begränsas till en enda kommunikationskanal.

Rättsliga frågor

Flertalet remissinstanser efterlyste ytterligare utredning av rättsliga frågeställningar kring möjligheten till direktåtkomst, utbyte av sekretesskyddade uppgifter, behandling av personuppgifter m.m.

En annan viktig synpunkt var att utredningen borde ha fördjupat sin analys av de krav på informationssäkerhet som den föreslagna lösningen för hantering av uppgifter om företag kommer att ställa.

Organisation, finansiering och samhällsekonomiska effekter

Medan flertalet av myndigheterna visade stor tveksamhet mot förslaget om Företagsdatamyndigheten och menade att arbetet med minskat och förenklat uppgiftslämnande sker bäst inom ramen för befintlig samverkan mellan myndigheter, instämde flertalet näringslivsorganisationer i utredningens analys om att förenklingsarbetet kräver samordning, som görs bäst inom ramen för en oberoende myndighet.

Ett antal instanser menade att utredningen inte i tillräcklig utsträckning hade tagit tillvara på E-delegationens arbete vad gäller t.ex. förutsättningar för framtida digital samverkan.

Flera av myndigheterna såg behov av en tydligare analys av kostnads- och nyttobalansen.

5. Vidareutveckling av den tekniska lösningen

5.1. Prototypen

Utredningen tog under andra halvåret 2013 fram en prototyp av en servicetjänst för minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80, kapitel 10). Syftet med prototypen var främst att

  • testa hur olika lösningar fungerar tekniskt och juridiskt för att i ett tidigt skede i processen kunna upptäcka eventuella fallgropar,
  • demonstrera hur servicetjänsten kommer att se ut och fungera för såväl företag som myndigheter,
  • ge en mer exakt uppskattning av kostnaden för att bygga en fullskalig servicetjänst, och
  • ge utredningen underlag för ett förslag som går att omsätta i drift utan ytterligare grundläggande utvecklingsarbete.

I arbetet med att uppskatta investeringskostnaderna tog utredningen fram en lista på drygt 20 så kallade användningsfall som ligger till grund för den funktionalitet som servicetjänsten bör ha. De tio mest centrala fallen implementerades i prototypen.

Metoden med användningsfall beskrivs närmare i avsnitt 6.1.2 och 6.1.3. Användningsfallen i sin aktuella lydelse finns i bilaga 6.

Prototypen har sedan demonstrerats för och testats av utredningens expertgrupp och även i andra sammanhang. Erfarenheter därifrån har använts i det fortsatta utredningsarbetet.

Ambitionen med prototypen har inte varit att göra en första version av servicetjänsten, utan enbart att utgöra underlag för utredningens arbete enligt ovan.

I tilläggsdirektiven (dir. 2013:111) beskrevs att utredningen skulle ta fram ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande ska genomföras och att det i detta ligger en vidareutveckling av prototypen inför användandet i ett fullskaligt system. Utredningen har genomfört denna del av uppdraget främst genom att vidareutveckla de användningsfall som ligger till grund för prototypen, men inte genom att bygga vidare på den faktiska tekniska plattformen.

5.1.1. Inloggning

För att Servicetjänsten ska kunna användas är ett första nödvändigt steg att den fysiska person som använder tjänsten identifierar sig och styrker sin behörighet att agera för ett visst företag. Detta hanteras genom autentisering och auktorisation.

Autentisering

Att autentisera någon betyder att säkerställa att personen är den han eller hon utger sig vara. Den självklara metoden för att autentisera en fysisk person i dag är via e-legitimation. Såväl i prototypen som i ett fullskaligt system förutsätter i stort sett all funktionalitet att användaren är autentiserad.

I prototypen gjordes inte någon fullständig e-legitimationsautentisering eftersom det bedömdes öka komplexiteten och svårigheten att testa systemet. En korrekt e-legitimationsautentisering kräver exempelvis installation av programvara på den dator som används, vilket sällan är möjligt för en enskild användare i en myndighets it-miljö. För att testa de olika rollerna i systemet måste användaren också kunna autentisera sig som flera olika fiktiva fysiska personer, vilket inte heller är möjligt för en enskild användare eftersom det kräver koordinering med den tredje part som står för autentiseringen. Framför allt skulle en fullständig e-legitimationsautentisering inte tillföra utredningen något ytterligare utredningsunderlag eller kunskap.

Prototypen använder ett enkelt namn- och lösenordssystem för inloggning. Det gör det enkelt för den som ska testa systemet att logga in som någon av en handfull fiktiva personer. Dessa påhittade identiteter representerar olika tänkta roller i systemet: den enskilda företagaren, revisorn med behörighet att agera för flera olika företag eller myndighetshandläggaren.

I det fullskaliga systemet, som realiseras inom ramen för verksamt.se, finns autentisering redan.. Utredningens förslag har inte några ytterligare krav på hur autentisering ska gå till som inte uppfylls av verksamt.se.

Auktorisering

Att auktorisera betyder att säkerställa att någon har rätt att agera. För det aktuella systemet handlar det om att kunna avgöra för vilken eller vilka företag som en given fysisk person har rätt att agera. Att i en prototyp återskapa den komplexa rättsliga reglering kring firmateckning, fullmakter m.m. som avgör vilken eller vilka fysiska personer som har rätt att exempelvis lämna in ett efterfrågat frågeformulär eller ansöka om en förmån ansågs inte möjligt eller nödvändigt för en prototyp.

Prototypen har därför ett inbyggt, mycket enkelt system för behörighet där varje fysisk påhittad person har fullständig behörighet att inom prototypen agera för ett eller flera företag alternativt en eller flera myndigheter. Behörighetslistan är inbyggd i prototypen. I ett fullskaligt system måste auktorisering givetvis hanteras på ett mer fullständigt sätt. Denna fråga är nu under utredning i vidareutvecklingen av verksamt.se. Även elektroniska fullmaktssystem skulle kunna övervägas för mer träffsäker och finkornig hantering av auktorisering.1

I det fullskaliga systemet, som realiseras inom ramen för verksamt.se, finns även en enklare form av auktorisering som i första hand bygger på Bolagsverkets register över firmatecknare för företag. Detta system för auktorisering eller behörighetshantering passar inte

1 Jämför pågående arbete på den förvaltningsgemensamma tjänsten ”Mina fullmakter” http://www.edelegationen.se/Nationella-utvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensammatjanster/Mina-fullmakter/, som i dagsläget är inriktat på hantering av privatpersoners utställda fullmakter.

för många av de tänkta användarna och interaktionerna eftersom det sällan är firmatecknaren för ett företag som skulle sköta dessa. I framtida utvecklingsarbete för verksamt.se ingår nu att se över systemet för behörighetshantering.

5.1.2. Centrala användningsfall för företagaren

Som nämnts ovan loggar användaren in i prototypen med ett namn som representerar en fiktiv fysisk person och ett lösenord. Har den fiktiva fysiska personen rätt att agera för flera olika företag kan användaren välja vilket av dessa som denna för tillfället vill agera för. Efter inloggning möts man av tre funktioner: Uppgifter, Att göra, samt Ansökningar och anmälningar. Dessa beskrivs nedan.

Uppgifter

I funktionen uppgifter kan användaren se vilka grundläggande uppgifter för företaget som finns i systemet. I prototypen är detta ett fåtal enkla uppgifter som lagras direkt i systemet. Uppgifterna motsvarar de uppgifter som lagras i det allmänna företagsregistret, ett författningsreglerat register som förs av Statistiska centralbyrån.2

Uppgifterna i prototypen gäller fiktiva företag, på samma sätt som de inloggade identiteterna är fiktiva personer.

Utöver att uppgifterna kan granskas av företaget (eller rättare sagt de fysiska personer som kan agera för företaget) kan vissa uppgifter ändras. I arbetet med prototypen analyserade vi uppgifterna i det allmänna företagsregistret och bedömde vilka uppgifter företaget skulle kunna ändra, främst kontaktuppgifter. Även den eller de branscher som företaget bedriver verksamhet i kan ändras direkt av företaget.

Andra uppgifter kan företagen inte ändra själva. Det är framför allt uppgifter som kräver ett myndighetsbeslut, exempelvis det registrerade företagsnamnet eller i vilken organisationsform (aktiebolag, handelsbolag, enskild firma, m.m.) som verksamheten bedrivs.

2 Se Förordning (1984:692) om det allmänna företagsregistret och SCB:s informationssidor på http://www.scb.se/sv_/Vara-tjanster/Foretagsregistret/Om-Foretagsregistret/.

När ett företag ändrar sina uppgifter sparas de gamla uppgifterna undan (arkiveras) tillsammans med tidpunkten för ändring och vad ändringen bestod i. De äldre uppgifterna kan inte längre användas för uppgiftsinlämning, men företaget kan ta fram en logg (fortlöpande register) över alla ändringar. En administratör för systemet kan med en aktiv handling utplåna (gallra) äldre uppgifter, vilket i sig kräver författningsstöd.

I det fullskaliga system för företagens uppgiftslämnande som nu ska lanseras kommer tjänsten vid visningstillfället hämta uppgifterna från en sammansatt bastjänst, som i sin tur hämtar uppgifter från flera olika datakällor (se avsnitt 6.2). Detta får betydelse för processen med att ändra uppgifter. Där uppgifterna visas kommer i stället finnas information om hur man gör för att ändra uppgiften och en hänvisning till en e-tjänst för att göra detta där så är möjligt (jfr användningsfall AF 39).

I ett färdigt system, där informationen lagras i olika underliggande datakällor, skulle en ändring av uppgifter effektueras i dessa källor. Arkivering och gallring blir därför en fråga för dem som är registerförare för dessa källor. För att den ändringslogg som finns i prototypen i dag ska kunna realiseras i ett färdigt system, krävs att äldre uppgifter bevaras i de underliggande datakällorna och att integrationen mellan tjänsten och dessa källor stödjer hämtning av denna information. Något sådant användningsfall finns i dagsläget inte med i kravspecifikationen.

”Att göra”

I funktionen ”Att göra” kan företaget få en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat att företaget ska fullgöra. Varje inkommen avisering innehåller företagets organisationsnummer samt ett id-nummer för uppgiftskravet.

Varje avisering visas som en rad i en ”att göra”-lista. Alla uppgiftskrav kan i dagsläget inte uppfyllas genom en e-tjänst, men för de krav där detta är möjligt finns en länk till motsvarande e-tjänst. För andra krav, där det finns allmänna informationssidor, en pdf-blankett, eller annan information på webben, kan en länk gå till sådan information. I prototypen har byggts ett separat system vars funktion är att skicka aviseringar till huvudtjänsten. Detta separata aviserings-

system motsvarar de olika verksamhetssystem hos myndigheterna som skulle behöva skicka aviseringarna i ett fullt utvecklat system.

Huvudtjänsten tar emot dessa aviseringar utan att göra någon validering utöver att id-numret för ett uppgiftskrav faktiskt existerar i uppgiftskravsdatabasen. Det är det aviserande systemets ansvar att skicka aviseringar för rätt krav till rätt mottagare och att exempelvis ett uppgiftskrav som endast är tillämpligt för aktiebolag inte aviseras till en enskild firma.

Som en del av prototyparbetet har två simulerade e-tjänster skapats för de två uppgiftskraven med id-nummer SKV17 och SJV156 (motsvarande Skatteverkets tjänst för kontrolluppgift KU25, respektive Jordbruksverkets tjänst för ansökan om stöd för miljöinvestering).

När en avisering för ett visst företag aktualiseras och något av dessa uppgiftskrav lämnats in visas den i ”att göra”-listan med en länk till motsvarande simulerade e-tjänst. Användaren behöver bara klicka på länken för att starta e-tjänsten. När användaren slutför inlämnandet skickas en avisering till huvudsystemet att ett visst uppgiftskrav nu är uppfyllt. Uppgiftskravet tas då bort från ”att göra”-listan.

I prototypen lagras alla aviseringar inom systemet. I det färdiga systemet kommer i stället den myndighetsgemensamma infrastrukturtjänsten Mina meddelanden användas som aviseringskanal. Det får dock effekten att funktionen inte levereras som en del av verksamt.se utan i stället i en kommande uppdatering av tjänsten Min myndighetspost (se vidare avsnitt 6.5).

I ett färdigt system ska en avisering från en myndighet till ett företag utöver organisationsnummer och id-nummer för uppgiftskravet även innehålla ett sista inlämningsdatum, dvs. när uppgifterna senast ska lämnas. I de inledande faserna av servicetjänstens utveckling kommer de flesta myndigheter inte ha hunnit utveckla rutiner för att skicka aviseringar. Ett enklare sätt att få en likande funktion bygger på att information om när ett visst uppgiftskrav ska lämnas in finns i uppgiftskravsdatabasen. Med denna lösning får användaren en ”att göra”-lista med uppgiftskrav generellt riktade till företag av rätt typ. Användaren får själv ta bort krav från denna lista efter att de fullgjorts. En sådan funktion är under utredande inom det generella arbetet med verksamt.se.

Ansökningar och anmälningar

Funktionen Ansökningar och anmälningar påminner om funktionen Att göra, men de uppgiftskrav som listas är sådana som initieras av företagen själva. Det handlar typiskt sett om anmälningar av olika förfaranden eller ansökningar om förmåner som kan bli aktuella vid olika tidpunkter. Prototypen filtrerar uppgiftskraven utifrån företagsform och den eller de branscher3 som företaget verkar i.

För varje krav i uppgiftskravsdatabasen finns bland annat angivet vilken eller vilka företagsformer samt branscher det är tillämpligt för. I prototypen leder detta till att användaren möts av ett mycket stort antal uppgiftskrav (ansökningar eller anmälningar) som skulle kunna vara aktuella för företaget. Beroende på företagsform och bransch kan det röra sig om 300–700 uppgiftskrav. Det finns en enkel sökfunktion där man kan begränsa listan till alla krav som i sin beskrivning innehåller ett visst sökord (exempelvis ”bidrag” eller ”tillstånd”).

I ett färdigt system både kan och behöver detta förbättras på flera sätt, exempelvis kan kartläggning av uppgiftskraven göras mer detaljerat. För sådana branscher som omfattas av många företagsinitierade uppgiftskrav skulle hela SNI-kodssystemet kunna användas för att exempelvis ange att ett visst uppgiftskrav som träffar jordbruksbranschen endast är tillämpligt för köttproduktion. På så vis kan en jordbrukare som endast är spannmålsproducent slippa få upp just detta krav. Uppgiftskraven skulle även kunna grupperas på aktuell myndighet och knyta an till en viss livscykelhändelse hos företagen, såsom bildande, anställande av personal, redovisning eller avslutande.

5.1.3. Simulerade e-tjänster

Som nämnts ovan skapades två simulerade e-tjänster för att användas tillsammans med servicetjänstprototypen. Interaktionen mellan servicetjänsten och de simulerade e-tjänsterna följer i prototypen följande arbetsgång.

1. En avisering skickas (från e-tjänst eller på annat sätt) till servicetjänsten.

3 Bransch beskrivs från den översta nivån av SNI 2007 vilket innebär att uppgiftskraven i prototypen sorteras på 21 branscher.

2. Användaren får upp ett uppgiftskrav i sin ”att göra”-lista med en länk till den simulerade e-tjänsten.

3. Användaren förs över till e-tjänsten. Det organisationsnummer som är auktoriserat i servicetjänsten skickas med till e-tjänsten i form av en parameter i länken.

4. E-tjänsten gör en förfrågan till servicetjänsten över SHSsystemet om att få de grundläggande uppgifterna för det medskickade organisationsnumret.4

5. Servicetjänsten levererar dessa uppgifter över SHS.

6. E-tjänsten använder de levererade uppgifterna för att fylla i ett formulär och därigenom minska och förenkla företagets uppgiftslämnande.

7. Användaren matar in övriga uppgifter och skickar in allt.

8. E-tjänsten tar emot uppgifterna och skickar en avisering till servicetjänsten om att uppgiftskravet nu är uppfyllt.

I det färdiga systemet kan framför allt steg 3–6 komma att ändras.

För autentisering och auktorisering litar den simulerade e-tjänsten på att servicetjänstprototypen har utfört såväl autentisering som auktorisering på ett korrekt sätt, och gör därför inga motsvarande åtgärder. Här kommer det vara upp till varje myndighet att bedöma vilken säkerhetsnivå och vilka krav på autentisering och auktorisering som man har för den aktuella e-tjänsten, men som huvudregel kommer många myndigheter att vilja göra egen autentisering.

5.1.4. Centrala användningsfall för myndigheter

Myndigheter kan på samma sätt som företag logga in i prototypen med användarnamn och lösenord. I prototypen har vissa användaridentiteter skapats för tänkt myndighetspersonal. Den huvudsakliga funktionen som kan användas för dessa är att administrera de uppgiftskrav som en myndighet har.

4 För information om SHS (spridnings- och hämtningssystem) se http://www.forsakringskassan.se/omfk/shs/

Administrera krav

När en behörig myndighetshandläggare är inloggad kan han eller hon välja att få upp en lista på myndighetens samtliga uppgiftskrav. Information om varje uppgiftskrav kan fritt redigeras, och nya uppgiftskrav kan läggas till. För varje uppgiftskrav finns i prototypen ett tiotal egenskaper, exempelvis beskrivning av uppgiftskravet, vilka grundläggande uppgifter kravet omfattar och vilka branscher det gäller.

I ett färdigt system är tanken att varje deltagande myndighet ska hantera sina uppgiftskrav själv. Men det kan inte uteslutas att en myndighet vill ha teknisk assistans från den myndighet som tillhandahåller uppgiftskravstjänsten när ett nytt uppgiftskrav läggs till eller ett befintligt modifieras. Sådan teknisk assistans kan tillhandahållas på flera sätt. Ett alternativ är att denna myndighet, utifrån en beskrivning av uppgiftskravet som den andra, deltagande, myndigheten tillhandahåller, själv matar in uppgiftskravet i databasen. Ett annat alternativ är att den deltagande myndigheten matar in uppgiftskravet men att det markeras ”för granskning”, och att den myndighet som tillhandahåller uppgiftskravstjänsten därefter granskar uppgiftskravet så att exempelvis beskrivning, hänvisning till lagrum och länk till e-tjänst är godtagbart. Efter granskning kan kravet läggas in i den riktiga uppgiftskravsdatabasen. Sådana assistanslösningar förändrar inte att det är myndigheten som ansvarar för att innehållet i registret är korrekt.

5.2. En fristående tjänst

Som en del av utredningens uppdrag att vidareutveckla prototypen inför användandet i ett fullskaligt system togs en noggrannare kravspecifikation fram. Arbetet, som framför allt pågick under första halvåret 2014, var inriktat på att ta fram ett underlag som kunde användas för upphandling av en sådan teknisk lösning. Inriktningen blev sedermera ändrad (se avsnitt 5.3 och 5.4 samt avsnitt 6 för den aktuella realiseringen) men nedan redogörs för den initiala ansatsen.

5.2.1. Arbetets genomförande

Remissvar

Flertalet remissinstanser uttalade sig om olika aspekter av det föreslagna systemets tekniska utformning. Ett genomgående tema i synpunkterna var att systemet i högre grad borde återanvända befintlig infrastruktur och e-förvaltningsgemensamma principer. Särskilt framhölls att Mina meddelanden, som ett system för meddelandeförmedling från myndigheter till företag och enskilda, borde användas i ett system för företagens uppgiftslämnande som bland annat innehåller aviseringar från myndigheter till företag.

Flera remissvar tog även upp att frågan om behörighet (auktorisering) var av stor vikt. Även frågor om säkerhet, användarvänlighet och tillgänglighet lyftes fram som viktiga. Slutligen framhöll flera av remissinstanserna vikten av att främja maskin-till-maskinlösningar för uppgiftslämnande.

Teknisk expertgrupp

Med anledning av att ett genomförande av utredningens tidigare förslag krävde fördjupad kompetens om framför allt myndigheters it-system och it-arkitektur förordnade regeringen under februari 2014 ett antal experter med teknisk bakgrund.

Under våren 2014 hölls tre sammanträden med tillhörande arbete kring konkreta frågeställningar för att anpassa utredningens förslag till de informationstekniska förutsättningarna på de myndigheter som experterna hade erfarenhet av.

Frågorna som togs upp i gruppen med tekniska experter var bland annat metoder för överföring av grundläggande uppgifter till myndigheternas e-tjänster, förhållningssätt till vad som är bästa källa med avseende på aktualitet m.m. för en viss uppgift, krav på utformningen av en sammansatt bastjänst, om informationsutbytet skulle ske inom ramen för ett pågående ärende eller direkt mellan myndigheters system, samt frågor kopplade till autentisering och behörighetskontroll.

Fördjupade samtal med berörda myndigheter

Som en följd av det första rundabordssamtalet (se avsnitt 5.3) inleddes fördjupade samtal med myndigheterna som ansvarar för verksamt.se samt med E-delegationen. Syftet med samtalen var främst att förutsättningslöst diskutera hur utredningens fortsatta arbete och verksamt.se kunde samordnas samt att ta fram en gemensam målbild på kort och lång sikt.

Som en följd av strävan mot att inrätta en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag, i stället för att enbart använda det allmänna företagsregistret, hölls även samtal med de myndigheter som skulle kunna vara dataproducenter till en sådan sammansatt bastjänst.

Utöver dessa samtal pågick även under hela våren 2014 arbeten i olika konstellationer med samtliga myndigheter som deltagit i det tidigare kartläggningsarbetet, med undantag för Tullverket. Dessa arbeten syftade till att förbereda ytterligare kvalitetssäkringsarbete med de kartlagda uppgiftskraven (se avsnitt 6.3.4), att analysera kostnader och nyttor med utredningens förslag (se kapitel 8), samt att ta fram en plan för när myndigheterna kan ansluta till de olika delarna av systemet (se kapitel 7).

Resultat av samtalen

Ovanstående dialoger skedde parallellt med utformandet av den fördjupade kravspecifikationen (se avsnitt 5.2.2) och påverkade denna, särskilt definitionen av ”bästa källa”, utformandet av den sammansatta bastjänsten, och metoden för att hämta grundläggande uppgifter från denna.

5.2.2. Fördjupad kravspecifikation

Utgångspunkten

I framtagandet av betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80) arbetade utredningen med ett antal användningsfall. Dessa användningsfall skulle motsvara den slutanvändarfunktionalitet som behövdes, tillsammans med de administrativa rutiner som ett sådant system skulle kräva.

Användningsfallen låg bland annat till grund för en analys av vad systemet skulle kosta att konstruera och förvalta. Men detaljeringsgraden av användningsfallen var inte tillräcklig för att direkt kunna ligga till grund för en upphandling. När så tilläggsdirektiven ålade utredningen att förbereda och genomföra åtgärder för att införa ett fullskaligt system för företagens uppgiftslämnande blev en av de första uppgifterna att vidareutveckla kravspecifikationen till grund för upphandling av ett fullskaligt system. Parallellt med detta vidareutvecklingsarbete beaktade utredningen även synpunkter från remissinstanser i samtal med de tekniska experterna, m.m.

Utredningen anlitade därför expertis i kravställning för it-system vilket resulterade i en mer strukturerad och betydligt mer omfångsrik kravspecifikation (bilaga 5). Arbetet inleddes utifrån befintliga användningsfall (SOU 2013:80, bilaga 5), vilka kompletterades med nya allt efter behov. Målet var att kravspecifikationen skulle kunna användas för att upphandla ett färdigt system.

Uppgiftskravstjänst

Uppgiftskravstjänsten var planerad som en helt fristående tjänst med separat användar- och behörighetshantering, som skulle användas av myndigheternas handläggare för att administrera innehållet i Uppgiftskravsregistret.

Tätt knuten till denna skulle även en uppgiftsdefinitionstjänst finnas. I det som nu byggs är en sådan uppgiftsdefinitionstjänst inte nödvändig, och i framtiden skulle detta i stället kunna realiseras som en del av den planerade myndighetsgemensamma informationsutbyteskatalogen.5

Sammansatta bastjänsten

Sammansatta bastjänstens uppgift definierades som att på begäran samla ihop grundläggande uppgifter om ett företag från bästa tillgängliga källor och leverera dessa till beställaren enligt fastställt format. Inriktningen på denna komponent är i stort sett oförändrad

5 En informationsutbyteskatalog är en samlingsplats för referensmodeller, modeller och beskrivningar av begrepp, informationsutbytesobjekt och attribut som ingår i informationsutbyten. Se http://www.edelegationen.se/Nationellautvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensamma-tjanster/Informationsutbyteskatalogen/

jämfört med vad som nu konstrueras (se avsnitt 6.2), med undantag för att begreppet ”bästa tillgängliga källa” har genomgått mycket utveckling och att termen ”bästa källa” nu används för detta utvecklade begrepp.

Aviseringstjänsten

Aviseringstjänsten utformades som en fristående komponent inom Servicetjänsten mot vilken myndigheterna kunde skicka meddelanden och servicetjänsten kunde läsa inkomna meddelanden, för att i slutanvändargränssnittet presentera dessa i form av en sammanställning av aktuella uppgiftslämningsärenden. Denna ansats ändrades sedan avsevärt genom användandet av Mina meddelanden, se avsnitt 6.5.

5.2.3. Resultat

Version 1.0 av kravspecifikationen färdigställdes i juni 2014 och beskrev en fristående tjänst, uppbyggd på de grundläggande komponenterna. Som ett utflöde av arbetet i den samordningsorganisation som upprättats efter rundabordssamtalen inleddes omedelbart ett arbete med en uppdaterad version. Denna uppdaterade version utgick i stället från att slutanvändarfunktionaliteten skulle levereras som en del av verksamt.se och använda Mina meddelanden för meddelandeförmedling(se vidare beskrivningen i bilaga 6).

5.3. Rundabordssamtal m.m.

5.3.1. Bakgrund

Utredningen identifierade tidigt i arbetet med genomförandet av tilläggsdirektiven ett antal nödvändiga faktorer för framgång. Redan i den delredovisning som utredningen lämnade till Näringsdepartementet den 30 januari 2014 skrev vi att utredningen behöver samverka med de statliga myndigheter som ska anpassa sina system och processer. Utredningen påtalade att det behövs stödåtgärder från uppdragsgivaren för att arbetet ska kunna genomföras inom tilläggsdirektivens tidsram. De efterfrågade stödåtgärderna syftade framför allt till att de deltagande myndigheterna skulle avsätta nöd-

vändiga resurser för sitt arbete, men också till att arbetet prioriteras på såväl ledningsnivå som operativ nivå. Utredningen har återkommande upprepat detta budskap.

5.3.2. Referensgruppens första möte

I ett försök att fånga upp utfallet från remissbehandlingen av utredningens betänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80) samt att få till stånd reell samverkan mellan utredningen och berörda myndigheter kallade statssekreteraren Marita Ljung vid Näringsdepartementet till ett rundabordssamtal i april 2014. Närvarade från utredningen och myndigheterna var särskilda utredaren Cecilia Magnusson Sjöberg, generaldirektörerna Annika Bränström, Bolagsverket, Ingemar Hansson, Skatteverket och Gunilla Nordlöf, Tillväxtverket samt E-delegationens kanslichef Ewa Carlsson. Samtalet avslutades med att deltagarna var överens om i huvudsak fyra punkter.

  • Uppgiftslämnarutredningens fortsatta arbete och målbild ska samordnas med verksamt.se 2.0.
  • Uppgiftslämnarutredningen åtar sig att sammankalla en arbetsgrupp där Bolagsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och E-delegationen ingår. Arbetsgruppen ska förutsättningslöst diskutera hur Uppgiftslämnarutredningens fortsatta arbete och verksamt.se kan samordnas. Arbetsgruppen ska i en rapport lämna förslag i denna del samt hur målbilden kan samordnas. Myndigheterna och Edelegationens kansli ska utse personer med relevant profil till arbetsgruppen.
  • Näringsdepartementet kan, om behov uppstår, överväga ändringar i utredningens direktiv.
  • Närvarande generaldirektörer och kanslichefen för E-delegationen tillsammans med statssekreterare Marita Ljung och representant från Finans- Näringsdepartementet fungerar som referensgrupp åt utredningen.

5.3.3. Progressrapport

Arbetsgruppen

Efter rundabordssamtalet sammankallade utredningen omedelbart arbetsgruppen till ett första möte. I arbetsgruppen ingick utredaren Cecilia Magnusson Sjöberg, enhetschefen Anna Johansson från Tillväxtverket, direktören Inga Otmalm från Bolagsverket, enhetschefen Magnus Wallin från Skatteverket samt kanslichefen Ewa Carlson och sekreteraren Jan Sjösten som ersättare från E-delegationen.

Arbetsgruppens arbete resulterade i en progressrapport som överlämnades till referensgruppen den 26 maj 2014.

Progressrapportens innehåll

Funktionalitet

I progressrapporten föreslår arbetsgruppen att en kompletterande funktionalitet på verksamt.se ska ersätta funktionaliteten för företagarna i den servicetjänst Uppgiftslämnarutredningen har föreslagit. Arbetsgruppen är i rapporten ense om att ett system med en särskild funktion för uppgiftskrav spelar en viktig roll i att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter, för regelförenkling och för att ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande.

Utredningens ursprungliga förslag var att det allmänna företagsregistret bör knytas till den samlade ingången till myndigheternas etjänster (Servicetjänsten) och därifrån tillgängliggöra uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag. Under remissbehandlingen av betänkandet framfördes emellertid stark kritik mot valet av det allmänna företagsregistret som ensam leverantör av grundläggande uppgifter om företagen. Utredningen har omprövat sitt tidigare ställningstagande och arbetar nu i stället, efter dialog med myndigheterna och E-delegationen, utifrån att de grundläggande uppgifterna om företagen hämtas från bland annat Bolagsverket, Skatteverket och det allmänna företagsregistret hos Statistiska centralbyrån genom en så kallad sammansatt bastjänst.

Arbetsgruppens rapport visar också att en sammansatt bastjänst är en lämplig inriktning med betydande potential för det fortsatta arbetet.

Utredningen har föreslagit funktionen ”Att göra”-lista. Med den kan ett företag få en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat företaget. I delbetänkandet framfördes att den förvaltningsgemensamma infrastrukturtjänsten Mina meddelanden i framtiden kan bli aktuell som aviseringskanal. Det förutsatt att Servicetjänstens funktionalitet kan få tillgång till ett företags meddelanden genom ett för samtliga brevlådeoperatörer gemensamt API. Arbetsgruppens utgångspunkt är att Mina meddelanden sannolikt kan fungera som aviseringskanal.

Målbild

Arbetsgruppen konstaterar i rapporten att verksamt.se och utredningens föreslagna Servicetjänsten i stort har samma mål, ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagaren.

Verksamt.se är sedan länge en etablerad kanal och syftet med denna tjänst är att underlätta för företagarna. Arbetsgruppen ser stora kundnyttor att fortsätta på redan inslagen väg med hänvisning till framför allt följande.

  • Tiden för utveckling minskar totalt sett, eftersom det är möjligt att vidareutveckla existerande tjänster och komponenter i stället för att bygga allt från grunden.
  • Många företagare känner väl till verksamt.se och de slipper byta kanal och gränssnitt.
  • Investeringar för marknadsföring av tjänsten minskar.
  • Tid och pengar sparas genom återanvändning av organisation, styrning och förvaltning.

Arbetsgruppens förslag till gemensamt mål utgår således från existerande tjänster och komponenter.

De sammantagna effekterna för företagaren ökar, även om vissa produktmål i tidigare föreslagen lösning realiseras på annat sätt. Mer konkreta exempel på återanvändning av dessa komponenter är att

  • verksamt.se nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten,
  • inloggning sker i verksamt.se för autentisering, och att
  • Mina meddelanden används för avisering.

I rapporten uttrycker arbetsgruppen att det finns goda möjligheter att komma framåt till en lösning som utifrån identifierade behov bidrar till att förenkla för företagen. Verksamt.se och utredningens förslag har båda målet att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande, men det finns också skillnader på ett antal punkter.

Utredningen har genom sitt uppdrag ett tydligt regelförenklingsperspektiv vilket framför allt kommer till uttryck i arbetet med att skapa ett system för uppgiftskrav som kan ligga till grund för områdesspecifik utveckling framöver.

Verksamt.se är en del av myndighetssamarbetet Starta och driva företag som också har förenkling för företagare i fokus. Nuvarande utveckling av verksamt.se har sin grund i särskilda regeringsuppdrag samt uppdrag att vidareutveckla tjänstedirektivets6 elektroniska kontaktpunkt. Det innebär att många myndigheter, alla kommuner och länsstyrelser ska vara anslutna till verksamt.se och Mina meddelanden framöver. Men det finns ännu inga krav på informationsutbyte. Utöver detta tar myndigheterna gemensamt fram utvecklingsplaner baserat på behovsanalyser gentemot företagen. Det kan handla både om information och tjänster för att underlätta myndighetskontakter och stöd för att göra bättre affärer inom ramen för myndigheternas uppdrag.

Sett ur ett företagarperspektiv skiljer sig inte det som utredningen föreslår och den inriktning myndighetssamarbetet förordar på något principiellt sätt. Arbetsgruppen uttrycker således att det borde finnas utrymme för ett omfattande samarbete.

Arbetsgruppen uttalar slutligen att ett fruktbart samarbete kommer att förutsätta att samtliga parter är beredda att ompröva tidigare ställningstaganden och beslut så att potentialen hos verksamt.se och servicetjänsten tillsammans kan realiseras.

6 Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden

Referensgruppens andra möte

Progressrapporten föredrogs för referensgruppen vid ett möte den 27 maj 2014 på Näringsdepartementet. Vid mötet var deltagarna eniga om hur man skulle går vidare i arbetet med att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande. Det påpekades särskilt att fram till 30 mars 2015 är det utredaren Cecilia Magnusson Sjöberg som har den koordinerande funktionen för arbetet med att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande. Vid mötet påpekades behovet av att överväga vilken eller vilka myndigheter som efter mars 2015 kommer att vara ansvarig eller ansvariga för systemet för företagens uppgiftslämnande. Behovet av regeringsuppdrag till berörda myndigheter och tilläggsdirektiv till utredningen skulle övervägas vidare inom Regeringskansliet.

5.3.4. Regeringsuppdrag

Vidareutveckla företagarportalen verksamt.se med ett system för företagens uppgiftslämnande

I ett beslut den 3 juli 2014 uppdrog regeringen åt Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket att tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen vidareutveckla och anpassa verksamt.se och Uppgiftslämnarutredningens förslag om ett system för företagens uppgiftslämnande. Av regeringsbeslutet framgår att arbetet ska resultera i att Uppgiftslämnarutredningens förslag till funktioner och funktionalitet (servicetjänst) och verksamt.se samordnas på verksamt.se. Detta innebär bland annat att verksamt.se nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i servicetjänsten.

Arbetet ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningen och följa de handlingsplaner som Uppgiftslämnarutredningen tar fram. Uppdraget ska slutredovisas av Tillväxtverket tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen senast den 30 mars 2015.

Upphandla en teknisk lösning för systemet för företagens uppgiftslämnande

I ett beslut den 3 juli 2014 fick Bolagsverket av regeringen i uppdrag att upphandla en teknisk lösning för en funktionalitet på verksamt.se för företagens uppgiftslämnande. Funktionaliteten innebär att Uppgiftslämnarutredningens förslag om servicetjänst realiseras inom ramen för verksamt.se. I uppdraget ingår att samverka med Uppgiftslämnarutredningen för att ta fram anvisningar för upphandlingen för att säkerställa den tekniska lösningens kompatibilitet med verksamt.se samt att den ska kunna förvaltas av Bolagsverket.

5.3.5. Genomförande och organisation

För att på ett samlat och effektivt sätt kunna koordinera och samverka med myndigheternas genomförande skapade utredningen och de berörda myndigheterna en gemensam projektorganisation. Arbetet har koordinerats av utredaren bland annat via den arbetsgrupp som inrättades i samband med rundabordssamtalen våren 2014. Arbetsgruppen som kom att fungera som en operativ styrgrupp (styrgruppen) har letts av utredaren med bistånd av en programsamordnare från utredningen. I gruppen har representanter för Bolagsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och E-delegationen ingått. Sedermera tillkom även en representant för Statistiska centralbyrån. Arbetsgruppen har tagit fram gemensamma styrdokument.

Handlingsplan för projektorganisationen

Av den handlingsplan som har tagits fram för projektorganisationen framgår bland annat att styrgruppen skulle specificera vad som ska levereras inom programmet samt rapportera till utredningens referensgrupp. Styrgruppen har med hjälp av utredningens koordinering varit ansvarig för att säkra planering, samordning och uppföljning i enlighet med den fastställda programplanen.

Styrgruppen skulle enligt handlingsplanen tillsätta utskott i genomförandearbetet. Utskotten har varit beredande, inte beslutande. Respektive utskott har ansvarat för att involvera berörda myndigheter, andra aktörer och särskilt företagare i utvecklingen för att säkerställa

användbarheten. De olika utskotten skulle samordna sitt arbete när det var relevant. Utskotten i genomförandet var arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikationsutskottet.

Det har funnits en programsamordnare med uppgiften att koordinera det utvecklingsarbete som Bolagsverket, Tillväxtverket och Skatteverket driver med bäring på Uppgiftslämnarservice. Programsamordnaren har fått rapporter från genomförandeprojekten och höll kontakt med arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikationsutskottet. Programsamordnaren har rapporterat till styrgruppen och ansvarade för att följa upp eventuella avvikelser från programplanen.

Arkitekturutskottet hade till uppgift att säkerställa att en verksamhets- och it-arkitektur togs fram för alla delar av leveransen. Detta har skett i nära samarbete med organisationerna för verksamt.se och Mina meddelanden och med fokus på såväl leverabler som anslutande myndigheter. Utskottet skulle klargöra specifika frågeställningar på en övergripande nivå, exempelvis frågor om informationssäkerhet, hur uppgiftskravstjänsten bör realiseras på kort och längre sikt och hur aviseringstjänsten bör utformas.

Juridiska utskottet skulle säkerställa det rättsliga stödet för uppgiftslämnarservice i verksamt.se samt bistå i utredningens övriga juridiska frågor kopplade till förvaltningen av leverablerna i Uppgiftslämnarservice, bland annat säkerhetsaspekter och organisatoriska aspekter.

Kommunikationsutskottet har tagit fram en plan för informationen om uppgiftslämnarservice till målgrupperna (anslutande myndigheter, slutanvändare och övriga intressenter).

5.4. Regeringens beslut om förvaltning av systemet

5.4.1. Tillväxtverket

Genom en ändring i Tillväxtverkets regleringsbrev för budgetåret 2014 fick myndigheten i uppdrag att kartlägga och analysera förutsättningarna för ett övertagande av registret över uppgiftskrav på företagen och uppgiftsdefinitionsregistret. Man skulle också samordna dessa uppgiftskrav samt driva och upprätthålla funktionerna samverkanspunkt och forum som anges i tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) till Uppgiftslämnarutredningen. Uppdraget skulle genomföras i dialog

med Uppgiftslämnarutredningen och redovisas till Näringsdepartementet senast den 15 december 2014.

Tillväxtverkets förutsättningar för förvaltning av uppgiftskravsregister, uppgiftsdefinitionsregister, samverkanspunkt och forum för minskat och förenklat uppgiftslämnande.

Tillväxtverket anger i den rapport som lämnades till regeringen den 15 december 2014 att man har lång och bred erfarenhet av arbetet med förenklingar för företag på nationell, regional och kommunal nivå. Att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen är en viktig insats för att skapa förutsättningar för konkurrenskraftiga företag. Det är ett prioriterat arbete hos Tillväxtverket som gärna är med och driver den utvecklingen. Tillväxtverket förde samtidigt fram att för det fall regeringen väljer att lägga förvaltningen på annan myndighet kommer Tillväxtverket självfallet att fortsätta bidra i arbetet på bästa sätt. Oavsett hur ansvaret för förvaltningen fördelas är det enligt Tillväxtverket viktigt att det i organiseringen finns goda förutsättningar för samverkan och att den kompetens och de nätverk som har byggts upp i arbetet med uppgiftskravsregistret kan tas till vara. Inte minst med tanke på de beroenden som finns mellan de olika delarna i systemet för företagens uppgiftslämnande.

5.4.2. Bolagsverket

Genom en ändring i Bolagsverkets regleringsbrev för budgetåret 2014 fick myndigheten i uppdrag att kartlägga och analysera förutsättningarna för att förvalta, driva och utveckla en sammansatt bastjänst för företagens uppgiftslämnande när det gäller så kallade grundläggande uppgifter. Uppdraget skulle genomföras i dialog med Uppgiftslämnarutredningen och redovisas till Näringsdepartementet senast den 15 december 2014.

Bolagsverkets rapport Sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag

Bolagsverket anger i rapporten som lämnades till regeringen den 15 december 2015 att myndigheten är redo att fortsätta axla ansvaret för att utveckla, driva och förvalta den tekniska lösningen för den sammansatta bastjänsten. Bedömningen baseras på Bolagsverkets långa historia av att arbeta med förenkling, sina goda erfarenheter av att samverka med andra samt på myndighetens förvaltningsmodell och kompetenser. I detta ingår även myndighetens registervana samt vana av tjänsteutveckling och drift.

5.4.3. Budgetpropositionen för 2015

I budgetpropositionen för budgetåret 2015 (Budgetpropositionen för 2015 utgiftsområde 24 Näringsliv s. 71) under rubriken Förenklat uppgiftslämnande har regeringen uttalat följande. Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01) har i delbetänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) föreslagit att det ska inrättas en ny myndighet – Företagsdatamyndigheten – för att bland annat handha ett system för företagens uppgiftslämnande. Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna. Den nuvarande inriktningen är att de nya uppgifterna i stället kommer att fördelas på Bolagsverket och Tillväxtverket. Tillväxtverket blir organisatorisk hemvist för ett system för företagens uppgiftslämnande och ansvarar bland annat för arbetet med samordning av uppgiftskrav, en samverkanspunkt för myndigheter och ett forum för företagen m.fl. Bolagsverket blir organisatorisk hemvist för förvaltning och teknisk utveckling av en funktionalitet på verksamt.se som ingår i systemet för företagens uppgiftslämnande.

6. Uppgiftslämnarservice för företagen

6.1. Sammanfattande beskrivning

Uppgiftslämnarservice för företagen (Uppgiftslämnarservice) är ett samlingsnamn för den funktionalitet som i utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80) benämndes Servicetjänsten. Eftersom funktionaliteten inte kommer att levereras i form av en fristående tjänst används här det nya samlingsnamnet. I detta kapitel beskrivs systemets delar ur verksamhetsmässig, teknisk och juridisk synvinkel.

6.1.1. Verksamhetsmässiga utgångspunkter

Återanvändbara komponenter

Uppgiftslämnarservice ska leverera ett antal slutanvändarfunktioner för företagen, det vill säga faktiska tjänster som företagen direkt kan använda genom i första hand verksamt.se. Men funktionerna ska så långt som möjligt bygga på återanvändbara komponenter. En komponent är i detta sammanhang en fristående uppsättning funktioner, med separata leverans- och driftåtaganden. Att komponenterna ska vara återanvändbara betyder att de ska kunna användas av fler tjänster än verksamt.se. Denna utgångspunkt är tydligast för Sammansatta bastjänsten (se avsnitt 6.2), som är tänkt att användas såväl av verksamt.se som av alla myndigheters e-tjänster via ett gemensamt API.

Även Uppgiftskravstjänsten med det underliggande registret (se avsnitt 6.3) är avsedd att kunna återanvändas. Eftersom Uppgiftskravsregistret varken innehåller personuppgifter eller sekretes-

skyddade uppgifter kan det göras tillgängligt för var och en att använda, återanvända och distribuera som öppna data (se vidare avsnitt 10.3).

För aviseringsfunktionen återanvänds infrastrukturen i Mina meddelanden (se avsnitt 6.5), och anpassningen för den funktionalitet som ska levereras görs som en del i utvecklingsarbetet för Mina meddelanden.

Strävan på sikt är att viss service som nu levereras inom ramen för Uppgiftslämnarservice ska kunna tillhandahållas i annan form av andra aktörer i statlig, kommunal och privat regi, genom att de återanvänder komponenter i Uppgiftslämnarservice. Sådana tjänster skulle exempelvis kunna vara inriktade på vissa målgrupper (och tillhandahållas av branschföreningar för dessa grupper), eller kombinera uppgiftslämnande till statliga myndigheter med uppgiftslämnande till kommuner eller privata aktörer (såsom försäkringsbolag). Detta är i linje med regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP), särskilt delmålet att fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster.

Bästa källa

För att minska uppgiftslämnandet ska grundläggande uppgifter om företag återanvändas om de finns hos någon statlig myndighet. Sammansatta bastjänsten förenklar detta återanvändande, bland annat genom att se till att hämta varje uppgift från den bästa källan.

Vad som är bästa källa måste avgöras utifrån frågan ”vilken källa är bäst, ur företagens perspektiv, för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande?”. Följande faktorer kan lämpligen beaktas vid bedömningen.

  • Användarmönster: Vad har källan för ställning i den gemensamma förvaltningen? Är detta den källa som andra använder för att uppdatera innehållet i sina egna register?
  • Uppdateringsfrekvens: Hur aktuell är informationen i källan? Hur lång tid kan det gå mellan att en faktisk omständighet ändras och att detta syns i källan?
  • Teknisk tillgänglighet: Med vilka tekniska protokoll kan informationen lämnas ut? Går det exempelvis att ställa en fråga och få ett svar med information om ett enskilt företag, måste man periodvis göra en överföring av samtliga uppgifter från källan i sin helhet, eller något däremellan? Kan man få svar dygnet runt sju dagar i veckan och hur mycket planerat respektive oplanerat driftavbrott kan källan ha? Hur är svarstiderna?
  • Datakvalitet: Är informationen riktig? Hur samlas informationen in? Är det självrapportering, myndighetskartläggning eller efterhandskontroller?
  • Reglering: Är källan ålagd av lagstiftning att hålla informationen? Finns det legaldefinitioner av innehållet eller reglerade processer för uppdatering?
  • Kostnader: Vad kostar det att hämta uppgifter från källan, fasta kostnader och marginalkostnad per slagning?
  • Rättsliga förutsättningar: Kan informationen lämnas ut från källan till Sammansatta bastjänsten utan hinder av exempelvis sekretess? Finns det i så fall någon förutsättning för utlämnande, t.ex. att förfrågan måste ske på direkt uppdrag av den vars uppgifter det gäller?

Framför allt rättsliga förutsättningar kan hindra att en källa betraktas som bästa källa.

Vid en bedömning bör särskilt informationssäkerheten beaktas i ett sammanhang utifrån informationens tillgänglighet, riktighet och konfidentialitet. De två första aspekterna berörs särskilt i förteckningen ovan. Vad gäller konfidentialitet är det i alla sammanhang viktigt att uppgifter om företag inte sprids i strid med de skyddsintressen som finns för uppgifterna. Men till övervägande del är grundläggande uppgifter om företag offentliga.

I det sammanhang som Sammansatta bastjänsten verkar finns heller inte en stor skillnad i förutsättningarna för god konfidentialitet mellan olika källor. Överföringen av uppgifterna måste förstås ske på så sätt att det inte kan avlyssnas av utomstående och så att både dataproducent, Sammansatta bastjänsten och datakonsumenten kan säkerställa varandras identitet. En dataproducent som svarar på frågor från Sammansatta bastjänsten har ett eget

ansvar för att bevara konfidentialiteten. Men dessa krav får dock anses vara så grundläggande att alla tänkbara dataproducenter kan leva upp till dem.

6.1.2. Tekniska utgångspunkter

Undvik dubbellagring av uppgifter

Principen om bästa källa medför att Sammansatta bastjänsten alltid kan hämta en viss given uppgift från en underliggande datakälla. Men det är bara i denna källa som uppgiften kan anses vara en uppgift i bästa källa. Skulle uppgifter mellanlagras eller samlas på hög i Sammansatta bastjänsten skulle tjänsten inte längre leverera uppgifter från bästa källa, utan från en mer eller mindre inaktuell kopia. Det är inte heller önskvärt att samla stora mängder data på annat ställe än i en uppgiftssamling hos en utpekad myndighet.

Sammansatta bastjänsten måste därför vid varje frågetillfälle vända sig till de underliggande datakällorna och sammanställa svaren från dessa. Detta leder till höga tillgänglighetskrav på de underliggande datakällorna.

Öppenhet som huvudregel

På samma sätt som att funktionerna levereras som återanvändbara komponenter är lösningen byggd för att informationen i dessa komponenter ska kunna utnyttjas som öppna data.

Vad gäller uppgifterna från Sammansatta bastjänsten är det i dagsläget inte möjligt att tillgängliggöra dessa för andra än de statliga myndigheter som ska använda uppgifterna för att minska och förenkla uppgiftslämnandet i sina e-tjänster. Detta beror dels på att flera dataproducerande myndigheter delvis finansieras genom avgifter för att leverera just dessa uppgifter, dels för att en juridisk utgångspunkt är att Sammansatta bastjänsten används inom ramen för att ett företag använder en viss e-tjänst och i samband med detta ges möjlighet att återanvända företagets uppgifter.

Innehållet i Uppgiftskravstjänsten har inte några liknande begränsningar för sin användning och därför ska den vara tillgänglig för återanvändning (se vidare avsnitt 6.3).

Kravformulering med hjälp av användningsfall

Metoden med användningsfall är ett sätt att identifiera krav på ett system. Varje användningsfall innehåller ett eller flera scenarier som beskriver hur systemet ska interagera med sin omvärld exempelvis en slutanvändare eller ett annat system för att uppfylla ett specifikt mål. Med denna metod beskriver man i första hand vad man vill uppnå, men man avstår från att ange exakt hur målen ska uppnås. Användningsfallen ska alltså beskriva ett visst scenario ur en slutanvändares perspektiv.

Flexibel kravspecifikation på funktionell nivå

En central uppgift för utredningen har varit att utforma en kravspecifikation av sådan kvalitet att den ska kunna användas för att realisera det system som utredningen har föreslagit. I en traditionell kravspecifikation är det vanligt att formulera mycket precisa krav på det system som ska tas fram, exempelvis vilka sökningar och sorteringar som ska kunna göras, hur långa svarstider som kan accepteras eller hur man ska göra för att uppfylla krav på tillgänglighet.

En sådan ansats ger den som ställer kraven stort inflytande över det slutliga systemets utformning. Nackdelen är dock att systemutvecklarna kan bli låsta vid lösningar som senare visar sig vara mindre lyckade. Ett system av den art som utredningen föreslagit kommer dessutom att ta lång tid att förverkliga fullt ut och med dagens snabba tekniska utveckling blir det svårt att redan i dag ha en välgrundad mening om teknikläget på några års sikt.

Metoden med användningsfall är ett försök att skapa flexibilitet och långsiktighet. I stället för att formulera krav på en detaljerad nivå är ansatsen att formulera olika skeenden på ett så allmänt sätt som möjligt utifrån de krav som kan identifieras. Ett av de användningsfall som har formulerats i detta kravområde har t.ex. rubriken ”Tillhandahåll grunduppgifter från underliggande datakällor”. Användningsfallet beskriver vad som ska hända men inte hur.

Det betyder att användningsfallen är centrala för kravspecifikationen och för de systemutvecklare som ska bygga ett system med utgångspunkt i utredningens förslag. Kravspecifikationen (bilaga 6)

är förutom att vara ett instrument för systemutvecklaren också av värde för den som läser betänkandet och vill fördjupa sig i detaljerna. Den skapar dessutom en möjlighet att belysa juridiska konsekvenser av olika aspekter i den valda lösningen, t.ex. frågor om offentlighet och sekretess, personuppgiftsbehandling, arkivering och gallring samt informationssäkerhet.

Autentisering och behörighet

Autentisering, dvs. hur man på ett tillfredsställande sätt avgör att den som utger sig för att vara en viss person verkligen är den personen, är ett problem som berör hela e-förvaltningen. Nära besläktat är problemet med behörighet (auktorisering), det vill säga hur man avgör att en fysisk person har rätt att vidta en viss handling, exempelvis agera för ett visst företag i en viss roll.

I dagsläget saknas en förvaltningsgemensam lösning för autentiserings- och behörighetshantering, men eftersom centrala delar i utredningens förslag har placerats i infrastrukturen för verksamt.se kan de mekanismer som där används utnyttjas.

Vid konferensen E-legitimationsdagen den 4 feb 2015 presenterade företrädare för Swedbank och Handelsbanken en ambition att tillsammans med E-legitimationsnämnden ha Svensk e-legitimation i drift senast den 1 jan 2016.1 Om detta arbete blir lyckosamt skapas goda förutsättningar för att fullt ut kunna realisera utredningens lösningar.

6.1.3. Juridiska utgångspunkter

Användningsfall som metod

Utredningen har använt samma metod för juridisk analys sedan arbetet med det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) inleddes. Utöver traditionell analys utifrån rättsområden har även de individuella användningsfallen som ligger till grund för lösningen analyserats utifrån rättslig synvinkel. Denna metod resulterade i en

1 Se ”BankID och Svensk e-legitimation”, e-legitimationsnämnden den 6 februari 2015, http://www.elegnamnden.se/nyheter/2015/nyhetsarkiv/bankidochsvenskelegitimation.5.352 8414214b3f8758051f3c.html.

särskild bilaga i matrisform i betänkandet (bilaga 6 i SOU 2013:80). Matrisen ingår i metoden som utredningen har använt sig av i syfte att integrera teknisk funktion med juridiskt hållbara lösningar. När användningsfallen utvecklats och preciserats efter det tidigare betänkandet har även den rättsliga analysen modifierats i motsvarande utsträckning.

Vi går här igenom några centrala rättsområden för systemet. Dessa är tryckfrihetsförordningen, sekretesslagstiftningen, personuppgiftslagstiftningen, arkivlagen, förvaltningslagen och slutligen regler kring informationssäkerhet.

6.1.3.1 Tryckfrihetsförordningen

Vad som är allmän handling framgår av 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

En handling anses inkommen till en myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit en behörig befattningshavare tillhanda. En upptagning som bara kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel anses inkommen när den är tillgänglig för myndigheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv förfogar över.

En handling anses upprättad hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. För att närmare kunna avgöra om en upptagning för automatiserad behandling är tillgänglig för myndigheten behöver man göra en uppdelning mellan potentiella (elektroniska) handlingar och färdiga elektroniska handlingar. En potentiell handling, dvs. en sammanställning av uppgifter ur en allmän handling som en myndighet har tekniska möjligheter att göra, är enligt 2 kap. 3 § andra stycket sista meningen tryckfrihetsförordningen förvarad hos myndigheten om denna kan göra sammanställningen tillgänglig

med rutinbetonade åtgärder (prop. 1975/76:160 s. 90). Men en sådan sammanställning anses inte vara förvarad hos myndigheten i tryckfrihetsförordningens mening om den innehåller personuppgifter och myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig enligt den s.k. begränsningsregeln i 2 kap. 3 § tredje stycket.

Med personuppgifter avses med utgångspunkt i personuppgiftslagens (1998:204) definition, all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet (3 §). Om myndigheten saknar (rättslig) befogenhet att ta fram vissa upplysningar ur t.ex. en databas är dessa upplysningar inte allmänna handlingar hos myndigheten. Det övergripande syftet med begränsningsregeln är att allmänheten inte ska kunna göra anspråk på att få ta del av information hos myndigheten som myndigheten själv inte kan använda av hänsyn till enskildas personliga integritet (den s.k. likställighetsprincipen). Begränsningsregeln gäller alltså även om sammanställningen kan tas fram med rutinbetonade åtgärder. En färdig elektronisk handling, som är tillgänglig för myndigheten i uppfattbar form med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar, t.ex. en PDF-fil eller ett e-postmeddelande, anses förvarad hos myndigheten trots att det kan krävas mer än rutinbetonade åtgärder för att göra handlingen tillgänglig (prop. 2001/02:70 s. 20 f.). Färdiga elektroniska handlingar omfattas inte heller av begränsningsregeln.

I 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen finns en bestämmelse som innebär att en handling som förvaras hos en myndighet endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning inte anses som allmän handling hos den myndigheten. Undantaget kom till eftersom offentlighetsprincipen inte kräver att allmänheten ska ha tillgång till en upptagning hos en myndighet som endast har teknisk befattning med den. När upptagningen används av myndigheten, är det fullt tillräckligt att den finns tillgänglig hos den handläggande myndigheten (prop. 1975/76:160 s. 87).

I SOU 2013:80 s. 151–155 pekade utredningen på det osäkra rättsläget för tolkning och tillämpning av 2 kap. 10 § första stycket. Enligt utredningens bedömning är det oklart om det är möjligt att isolera vissa moment under den process en viss handling förvaras hos en myndighet och tillämpa undantaget på dessa moment men inte på andra. Exempelvis om en enskild sparar ett utkast till en ansökan eller

anmälan i myndighets it-miljö utan att den handlingen anses inkommen jämfört med att myndigheten upplåter digitala lagringsytor som en enskild kan använda hur han eller hon vill, utan att det går att lämna in handlingen till någon myndighet via den aktuella e-tjänsten. Digitala lagringsytor som har kommit att betecknas ”eget utrymme” eller ”elektroniskt förvar” aktualiserar frågor om både handlingsoffentlighet och bestämmelserna om bland annat personuppgiftsansvar enligt personuppgiftslagen samt informationssäkerhet.

E-delegationen ger i SOU 2014:39 s. 39–46 uttryck för delvis en annan syn på tillämpningsområdet för 2 kap 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen.

Begränsningsregelns närmare innebörd

Begränsningsregeln i 2 kap. 3 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen innebär att bestämmelser om skydd av personuppgifter i lag eller förordning får betydelse för hur omfattande begreppet allmän handling blir i praktiken. Enligt dataskyddsdirektivet (direktiv 95/46/EG2) och personuppgiftslagen (1998:204) får personuppgifter bara samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (9 § första stycket c). Enligt den s.k. finalitetsprincipen får en personuppgift inte behandlas för ett ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgiften samlades in (9 § första stycket d). Men enligt förarbetena är en myndighets utlämnande av personuppgifter med stöd av offentlighetsprincipen inte oförenligt med de ändamål för vilket uppgifterna ursprungligen samlades in (prop. 1997/98:44 s. 44).

Regler om s.k. ändamålsbegränsningar, dvs. bestämmelser i registerförfattningar om vilka ändamål myndigheten får behandla uppgifterna för, anses inte heller inskränka myndighetens skyldighet enligt offentlighetsprincipen att sammanställa personuppgifter (prop. 2007/08:126 s. 120 f. och prop. 2007/08:160 s. 66 f.). Sistnämnda ställningstagande harmonierar väl med det s.k. efterfrågeförbudet i 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen, av vilket följer att en myndighet inte får fråga vem som begär ut och

2 Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

varför han eller hon begär ut en allmän handling, utöver vad som behövs för sekretessprövningen.

Men i vissa fall är förbud mot att söka fram uppgifter eller göra sammanställningar med hjälp av vissa sökord (sökbegränsningar) avgörande för vilka sammanställningar som utgör allmänna handlingar. Det står nämligen klart att om den myndighet som förvarar en upptagning för automatiserad behandling under inga omständigheter får göra sammanställningar av uppgifter ur upptagningen med hjälp av vissa sökord så har inte heller allmänheten rätt att ta del av en sådan sammanställning. Men vissa sökbegränsningar som tillåter sökning under särskilt angivna förutsättningar har ansetts sakna betydelse för frågan om sammanställningen utgör en allmän handling (se 3 kap.6–7 §§polisdatalagen [2010:361] och prop. 2009/10:85 s. 154 f., jfr prop. 2001/02:70 s. 23). Överskottsinformation kallas allmänna handlingar som en myndighet kan nå i en annan myndighets dataregister men samtidigt saknar rätt att ta fram i sin egen verksamhet, eller uppgifter som den mottagande myndigheten visserligen får men ännu inte har tagit fram eller kanske aldrig kommer att behöva ta fram i sin verksamhet. Överskottsinformationen ger upphov till en mängd rättsliga och organisatoriskt-tekniska frågor vid elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter. Problemet analyseras av Informationshanteringsutredningen (Ju 2011:11) i delbetänkandet Överskottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:90.).

Direktåtkomst eller utlämnande på medium för automatiserad behandling

Begreppen direktåtkomst och utlämnande på medium för automatiserad behandling förekommer inte uttryckligen i tryckfrihetsförordningen men är centrala för att beskriva elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheterna. Enligt Informationshanteringsutredningen står det klart att begreppen som används i registerförfattningarna inte är entydiga och att gränsdragningen mellan begreppen i många fall är oklar.3

3 Gränsdragningen mellan direktåtkomst och utlämnade på medium för automatiserad behandling är för närvarande föremål för Högsta förvaltningsdomstolens prövning. Domstolen meddelade den 21 januari 2015 prövningstillstånd i mål 1356-14 som rör frågan om socialnämnder kan anses ha direktåtkomst till socialförsäkringsdatabasen hos Försäkringskassan.

Med direktåtkomst avses vanligtvis att någon har direkt tillgång till någon annans register eller databas och på egen hand kan söka efter information utan att påverka innehållet i registret eller databasen. Om en myndighet har direktåtkomst till en databas kan begränsningsregeln som diskuterats ovan aktualiseras.

Med utlämnande på medium för automatiserad behandling avses vanligen manuellt utlämnande på CD, USB-minne eller via e-post eller annan överföring via nät samt automatiserat utlämnande efter sökningar och sammanställningar, s.k. batch-körningar, där svar lämnas med en viss fördröjning. Utlämnande på medium för automatiserad behandling innebär att den utlämnande myndigheten i varje enskilt fall tar ställning till om och vilka uppgifter som kan lämnas ut. En eventuell sekretessprövning kan därmed ske i samband med utlämnandet i det enskilda fallet (prop. 2011/12:45 s. 132).4

6.1.3.2 Offentlighets- och sekretesslagen

Allmänt om sekretess

Rätten att ta del av allmänna handlingar är inte oinskränkt. I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser som inskränker enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar, s.k. sekretess. Sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen består i regel av tre rekvisit, dvs. förutsättningar för bestämmelsens tillämplighet. Det är sekretessens föremål, sekretessens räckvidd och sekretessens styrka. Sekretessens föremål är den information som kan hemlighållas och anges i lagen genom ordet uppgift tillsammans med en mer eller mindre långtgående precisering av uppgiftens art, t.ex. uppgift om enskilds personliga förhållanden.

4 E-delegationen beskriver i rapporten Direktåtkomst och utlämnande på medium för automatiserad behandling – som har tagits fram av E-delegationens expertgrupp för juridiska frågor – en juridisk modell för on-lineliknande utlämnanden. Enligt rapporten är det rättsligt möjligt att skapa system för utlämnande på medium för automatiserad behandling som inte utgör direktåtkomst även utan att utlämnandet innefattar prövning av en fysisk person hos utlämnaren. Det krävs dock att den utlämnande myndigheten gör en reell prövning i det enskilda fallet. Något som uppnås om begärande och utlämnande myndigheters informationssystem och tekniska och administrativa rutiner har utformats i enlighet med de villkor som uppställs i rapporten. Det automatiserade beslutsfattandet ska t.ex. kunna utmynna i att uppgifter inte får lämnas ut från värdmyndigheten till den tänkta mottagarmyndigheten.

En sekretessbestämmelses räckvidd preciseras normalt genom att bestämmelsen anger att sekretessen för uppgifterna bara gäller i en viss typ av ärende, i en viss typ av verksamhet eller hos en viss myndighet. Några få sekretessbestämmelser gäller utan att räckvidden är begränsad. Uppgiften kan då hemlighållas oavsett i vilket ärende, i vilken verksamhet eller hos vilken myndighet den förekommer.

Sekretessens styrka bestäms i regel med hjälp av s.k. skaderekvisit. Man skiljer i detta sammanhang mellan det raka och det omvända skaderekvisitet. Vid raka skaderekvisit är utgångspunkten att uppgifterna är offentliga och att sekretess bara gäller om det kan antas att en viss skada uppstår om uppgiften lämnas ut. Vid det omvända skaderekvisitet är uppgifterna sekretessbelagda och får bara lämnas ut om det står klart att uppgiften kan röjas utan skada. Sekretessen enligt en bestämmelse kan även vara absolut, dvs. de uppgifter som omfattas av bestämmelsen ska hemlighållas. Någon skadeprövning aktualiseras aldrig om sådana uppgifterna begärs ut.

Överföring av sekretess

En grundläggande princip i offentlighets- och sekretesslagen är att sekretess som huvudregel inte följer med en uppgift när den lämnas från en myndighet till en annan. Det beror bland annat på att behovet av och styrkan i en sekretess inte kan bestämmas enbart med hänsyn till sekretessintresset. Detta intresse måste i varje sammanhang vägas mot intresset av insyn i myndigheternas verksamhet. Offentlighetsintresset kan således kräva att de uppgifter som behandlas som hemliga hos en myndighet är offentliga hos en annan myndighet som har fått dem från den första myndigheten (prop. 1979/80:2 Del A s. 75 f.).

Lagstiftaren har alltså tagit ställning mot att en allmän bestämmelse om överföring av sekretess tas in i sekretessregleringen. Men vissa bestämmelser om överföring av sekretess med begränsade och överblickbara tillämpningsområden har införts. Vid överföring av sekretess skiljer man mellan primära och sekundära sekretessbestämmelser (3 kap. 1 §). En primär sekretessbestämmelse är en bestämmelse om sekretess som en myndighet ska tillämpa på grund av att bestämmelsen

a) riktar sig direkt till myndigheten

b) omfattar en viss verksamhet eller en viss ärendetyp som

hanteras hos myndigheten

c) omfattar vissa uppgifter som finns hos myndigheten.

Bestämmelserna i kategori c) är primära sekretessbestämmelser, vars räckvidd inte har begränsats och som därför gäller inom hela den offentliga sektorn. Exempel på sådana bestämmelser är utrikessekretessen (15 kap. 1 §) och minimiskyddsreglerna för enskildas personliga integritet (21 kap.).

Överföring av sekretess innebär att en primär sekretessbestämmelse som är tillämplig på en uppgift hos en myndighet ska tillämpas på uppgiften även av en annan myndighet. Detta gäller också för en myndighet som har elektronisk tillgång till uppgiften hos den förstnämnda myndigheten (s.k. direktåtkomst).

En sekundär sekretessbestämmelse ska tillämpas på grund av en bestämmelse om överföring av sekretess. Samma sekretessbestämmelse kan således vara en primär sekretessbestämmelse hos den utlämnande myndigheten och en sekundär sekretessbestämmelse hos den mottagande myndigheten.

Resultatet av tillämpningen, dvs. förutsättningarna för bedömningen av sekretess, kan bli olika om sekretessbestämmelsen är primär eller sekundär. En primär sekretessbestämmelse kan normalt tillämpas på en uppgift oavsett om myndigheten har fått uppgiften från en annan myndighet eller från en enskild. Men en sekundär sekretessbestämmelse kan bara tillämpas på uppgifter som den mottagande myndigheten får från den utlämnande myndigheten. En sekundär sekretessbestämmelse kan alltså inte tillämpas på uppgifter som myndigheten får direkt från enskilda (se prop. 2005/06:191 Ändring i lagen om elektronisk kommunikation, s. 30 och prop. 1997/98:9 Skydd för förföljda personer, samordningsnummer m.m., s. 38 f. samt JO 2000/01 s. 44 och 50).

Om en sekretessreglerad uppgift lämnas från en myndighet till en annan gäller sekretess för uppgiften hos den mottagande myndigheten bara om sekretess följer antingen av en primär sekretessbestämmelse hos den mottagande myndigheten eller av en bestämmelse om överföring av sekretess. Är ingen av dessa förutsättningar uppfyllda blir uppgiften offentlig hos den mottagande myndigheten. Motsvarande gäller om en myndighet har direktåtkomst till sekretess-

reglerade uppgifter hos en annan myndighet (7 kap. 2 §). Bestämmelser om överföring av sekretess som innebär att sekretess enligt alla eller många sekretessbestämmelser överförs till vissa organ eller vissa verksamheter har placerats i 11 och 41–43 kap. offentlighets- och sekretesslagen. Bestämmelser om överföring av sekretess som innebär att sekretess enligt enstaka sekretessbestämmelser överförs till en mottagande myndighet har placerats i anslutning till berörda sekretessbestämmelser, se t.ex. 22 kap. 3 § samt 31 kap. 5 och 18 §§.

Huvudregeln om konkurrens mellan flera tillämpliga sekretessbestämmelser finns i 7 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Om flera sekretessbestämmelser gäller för en uppgift hos en myndighet och uppgiften ska lämnas ut enligt en eller flera bestämmelser samtidigt som den är sekretessbelagd enligt en eller flera andra bestämmelser, ska enligt huvudregeln de senare bestämmelserna ha företräde. I ett sådant fall ska uppgiften således hemlighållas. Detta gäller oavsett om de konkurrerande bestämmelserna ska tillämpas som primära eller sekundära sekretessbestämmelser. Det finns undantag från regeln (se närmare om detta nedan), ett exempel på en överföringsbestämmelse är 11 kap. 1 §. Om en myndighet i sin tillsyn eller revision får en sekretessreglerad uppgift från en annan myndighet, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften också hos den mottagande myndigheten. Men det gäller inte om uppgiften ingår i ett beslut hos den mottagande myndigheten. I 11 kap. 4 § finns en bestämmelse om överföring av sekretess som tar sikte på direktåtkomst. Av denna bestämmelse följer att om en myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling hos en annan myndighet och en uppgift i denna upptagning är sekretessreglerad, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften även hos den mottagande myndigheten. Detta gäller inte för uppgift som ingår i ett beslut hos den mottagande myndigheten.

Men bestämmelsen om överföring av sekretess i 11 kap.1 och 4 §§offentlighets- och sekretesslagen ska enligt en särskild konkurrensregel inte tillämpas om det finns en primär sekretessbestämmelse till skydd för samma intresse som är tillämplig på uppgiften hos den mottagande myndigheten (11 kap. 8 §). I ett sådant fall är det den primära sekretessbestämmelsen som ska tillämpas och detta gäller oavsett om den primära sekretessbestämmelsen ger ett starkare eller ett svagare skydd än den sekundära sekretessbestämmelsen. Även undantag från den primära sekretessens

tillämpningsområde har företräde framför sekundär sekretess (prop. 2008/09:150 s. 328).

Sekretessbestämmelserna i 21 kap. offentlighets- och sekretesslagen som utgör ett minimiskydd för enskildas personliga integritet inom hela den offentliga sektorn, och som därmed är primära sekretessbestämmelser hos alla myndigheter, är undantagna från den särskilda konkurrensregelns tillämpningsområde. Vid tillämpning av 11 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen ska tillämparen alltså bortse från de primära minimiskyddsbestämmelserna i 21 kapitlet. Vid konkurrens mellan sistnämnda bestämmelser och överförd sekretess har de bestämmelser enligt vilken uppgiften är sekretessbelagd företräde.

Informationshanteringsutredningen har i delbetänkandet Överskottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:90) föreslagit en justering av konkurrensregeln i 11 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen för att avvärja risken att det sekretesskydd som gäller hos värdmyndigheten försvagas eller upphör hos mottagarmyndigheten beträffande överskottsinformation vid direktåtkomst.

Informationshanteringsutredningen föreslår att en mottagarmyndighets primära sekretessbestämmelser inte längre bör ha företräde framför den överförda sekretessen från värdmyndigheten för sådana uppgifter som en mottagarmyndighet enligt lag eller förordning inte får behandla. En konkurrenssituation mellan en primär sekretessbestämmelse hos en mottagarmyndighet och den överförda sekretessen för en sådan uppgift bör i stället lösas i enlighet med offentlighets- och sekretesslagens huvudregel i 7 kap. 3 § som föreskriver att den sekretessbestämmelse enligt vilken uppgiften är sekretessbelagd ska ha företräde, oavsett om det handlar om en primär eller överförd sekundärsekretess.

Eftergift av sekretess och samtycke till utlämnande

Av 12 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen framgår att sekretess till skydd för en enskild normalt inte gäller i förhållande till den enskilde själv. Det finns endast tre undantag från denna huvudregel men de berör inte detta arbete.

Att den enskilde som huvudregel också har rätt att häva den sekretess som gäller till skydd för honom eller henne (eller den

juridiska personen) framgår av 12 kap. 2 §. Av förarbetena framgår att samtycke inte behöver vara uttryckligt. Också ett tyst, s.k. presumerat samtycke, får godtas. Ibland framgår av den enskildes beteende och förväntningar att han eller hon i viss utsträckning accepterar att en hemlig uppgift vidarebefordras. Likhetstecken kan inte sättas mellan ett presumerat samtycke och en bedömning att röjande av en uppgift inte kan vara annat än till nytta för den berörde (prop. 1979/80:2 Del A s. 330).

Utredningens utgångspunkter

En av utredningens utgångspunkter är att den offentliga förvaltningens etablerade struktur för uppgiftslämnandet i huvudsak ska behållas. Den funktion för företagare som nu realiseras på verksamt.se och den sammansatta bastjänst som byggs har det övergripande syftet att underlätta uppgiftslämnandet till de statliga myndigheterna genom i första hand en bättre överblick över uppgiftskraven samt samordning av grundläggande uppgifter. Avsikten med tjänsterna är alltså att uppfylla utredningens mål att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Funktioner på verksamt.se och Sammansatta bastjänsten kommer att samarbeta med myndigheter och deras e-tjänster, men den tekniska integrationen tjänsterna emellan kommer inte att vara särskilt djup. Tjänsterna kommer vidare endast användas vid den inledande myndighetskontakten. Om ett ärende behöver kompletteras i ett senare skede av handläggningen sker det utan tjänsternas medverkan.

Utredningens ursprungliga förslag att använda det allmänna företagsregistret som källa för grundläggande uppgifter om företagen motiverades av en önskan att undvika de tekniska och juridiska problem som en sammansatt bastjänst riskerade att föra med sig (SOU 2013:80 s. 97). Inom ramen för genomförandet och den projektorganisation som etablerats har det dock inte kommit några signaler om att den information om företagen som ska förmedlas genom Sammansatta bastjänsten väcker några olösliga sekretessproblem. Detta kan delvis förklaras med att den så kallade operativa styrgruppen gemensamt kom fram till att de grundläggande uppgifterna om företagen inte ska hämtas från datakällor där

sekretess eller andra regler som hindrar direktåtkomst försvårar ett utlämnande (se även kriterier för bästa källa i avsnitt 6.1.1).

Ytterligare en del i detta är att myndigheterna delvis har ambitionen att lämna ut handlingarna på medium för automatiserad behandling, dvs. det kommer att fattas ett beslut huruvida uppgifterna kan lämnas ut i varje enskilt fall.

En för utredningen given utgångspunkt är att användarnas myndighetskontakter inte i större utsträckning än i dag bör kunna kartläggas genom den infrastruktur som nu realiseras. Men eftersom Uppgiftslämnarservice ska fungera som en dörr in till den statliga förvaltningen är det viktigt med företagens förtroende. Om företagen upplever att de på ett negativt sätt kartläggs när de använder tjänsterna riskerar användandet att avta och därmed minskar de positiva effekterna.

Men en stor del av den information som kommer att finnas i infrastrukturen är sådan att det inte är aktuellt att överväga att begränsa rätten att ta del av den. Grundläggande uppgifter om företagen kommer exempelvis inledningsvis att hämtas från källor som inte omfattas av sekretess och den sammanställning som skapas i Sammansatta bastjänsten kan inte betraktas som särskilt känslig för företagen.

Betänkandet ( SOU 2013:80 )

I betänkandet SOU 2013:80 beskrev utredningen tre situationer där det behövs sekretess för att skydda enskildas personliga och ekonomiska förhållanden:

1. Inställningar och anpassningar som enskilda gjort i Servicetjänstens funktion,

2. enskildas besök hos anslutna myndigheter, och

3. till Servicetjänsten anslutna myndigheters meddelanden om att

ett företag är skyldigt att lämna vissa uppgifter till en myndighet eller att företaget fullgjort en sådan skyldighet.

Utredningen bedömde i sitt tidigare betänkande (SOU 2013:80) att det var svårt att ta ställning till frågan om sekretess innan det fanns en slutlig teknisk lösning för Servicetjänsten och en första

kartläggning av vilka uppgiftskrav som skulle inkluderas i den så kallade ”Att göra”-listan var färdig. Vi lämnande därför inte några förslag om sekretess och bedömde att behovet bör analyseras inom ramen för det fortsatta arbetet med att genomföra våra förslag. I tilläggsdirektiven (dir. 2013:111) nämns särskilt att utredningen ska analysera och redovisa de sekretessfrågor som förslagen väcker.

Från Servicetjänst till Uppgiftslämnarservice - viktiga förändringar

Genom de förändringar som våra förslag genomgått och den form förslagen slutligen realiserats i har naturligtvis även förutsättningarna för de tre situationer som beskrevs i betänkandet förändrats även om de grundläggande tankarna bakom förslaget i allt väsentligt består.

Första punkten

I betänkandet (SOU 2013:80) beskrev utredningen hur användaren skulle kunna anpassa Servicetjänsten. Det skulle t.ex. vara möjligt att i tjänsten avvika från registrerad SNI-kod och se uppgiftskrav kopplade till en annan SNI-kod. Något som kan indikera att företaget har för avsikt att ändra verksamhetsinriktning eller redan driver verksamhet som egentligen hör till annat verksamhetsområde än det registrerade. Vi diskuterade om detta kunde vara känsligt för företagen.

I det system som nu realiseras finns inte någon möjlighet att anpassa slutanvändarfunktionaliteten på verksamt.se efter egna önskemål. I Mina sidor på verksamt.se är det bara möjligt att se uppgiftskrav som svarar mot företagets SNI-kod. Den farhåga som uttrycktes i betänkandet motsvaras således inte av någon funktion i den tjänst som nu realiseras. Om en användare vill se uppgiftskrav kopplade till en annan SNI-kod än den registrerade får han eller hon göra det på en allmänt tillgänglig webbtjänst.

Andra punkten

I den andra punkten beskrev utredningen hur det i Servicetjänsten kan uppkomma sammanställningar som kan ge en tydlig bild av vilka myndigheter användaren besökt. I Servicetjänsten uppkom

sådana sammanställningar främst genom de loggar som genererades när användaren länkades vidare till myndigheternas e-tjänster och att det till e-tjänsterna levererades efterfrågad grundläggande information om företaget.

Genom att Servicetjänsten numera är uppdelad i Uppgiftskravstjänsten, Slutanvändarfunktionalitet på verksamt.se och Sammansatta bastjänsten som är tekniskt och organisatoriskt åtskilda uppkommer inte problem i samma utsträckning.

När det gäller möjligheten att följa ett företags väg genom Mina sidor i verksamt.se till anslutna myndigheters e-tjänster finns det i kravspecifikationen (bilaga 6) inga krav på att det ska ske loggning på ett sätt som gör det möjligt att se vilka myndigheter användaren går vidare till från verksamt.se. Först om användandet av länkarna loggas på en mer detaljerad nivå uppkommer en risk för att företagens kontakter med myndigheter ska gå att kartlägga. I kravspecifikationen finns inget krav på att loggning ska ske så detaljerat att det går att skapa sådana sammanställningar.

För Sammansatta bastjänsten saknas den tekniska och juridiska kopplingen mellan användarens besök på Mina sidor och myndigheternas hämtning av grundläggande uppgifter från tjänsten som fanns inbyggt i Servicetjänsten. Men det kan inte uteslutas att det går att få en bild av företagets uppgiftslämnande när myndigheter hämtar uppgifter från Sammansatta bastjänsten. Detta diskuteras mer nedan.

Tredje punkten

I betänkandet (SOU 2013:80) beskrevs hur anslutna myndigheter kommer skicka meddelanden (aviseringar) till Servicetjänsten. Aviseringarna innehåller information om att ett företag är skyldigt att lämna vissa uppgifter till en myndighet eller att företaget fullgjort en sådan skyldighet. Servicetjänsten skulle sedan använda aviseringarna för att skapa en särskild vy som kallades ”Att göra”listan. Även om det inte fanns något färdigt tekniskt förslag hur detta skulle utformas fanns vissa tankar om att dessa meddelanden skulle lagras i ett centralt register i Servicetjänsten. Ett sådant register skulle ge en i det närmaste heltäckande bild över vilka upp-

giftskrav som ett företag ska fullgöra samt om företaget fullgjort dessa.

Den ansats som numera valts innebär dock att aviseringarna inte kommer att skickas till Servicetjänsten eller motsvarande. Meddelandena kommer inte heller att lagras på någon central plats som skissades i betänkandet. Aviseringar kommer i stället ställas direkt till företaget från myndigheten i Mina meddelanden. Aviseringen går alltså som ett vanligt meddelande mellan myndighet och företag. Använder företaget Min myndighetspost som brevlådeoperatör kommer aviseringen visas i en särskild funktionalitet. Det behövs därmed ingen sekretess.

Uppgiftslämnarservice för företagen

Trots att de situationer som vårt tidigare betänkande beskrev inte längre föreligger måste vi överväga om det i den lösning som nu realiseras uppkommer situationer som kräver att man tar ställning till om det finns uppgifter om företagens affärs- eller driftsförhållanden som bör omfattas av sekretess. För aviseringsfunktionen som numera realiseras som en funktionalitet inom ramen för Mina meddelanden har utredningen inte gjort någon egen bedömning. Vi har utgått från att de eventuellt mindre tillkommande juridiska frågor som aviseringsfunktionen aktualiserar tas om hand i enlighet med de rättsliga bedömningar som tidigare gjorts inom ramen för Mina meddelanden.

6.1.3.3 Personuppgiftslagen och registerförfattningarna

För att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks är helt eller delvis automatiserad och annan strukturerad behandling av personuppgifter som huvudregel inte tillåten (1 och 5 §§personuppgiftslagen (1998:204)). Skyddet för den personliga integriteten är även reglerat i (2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen) där det framgår att var och en gentemot det allmänna är skyddad mot betydande intrång i den personliga integriteten om det sker utan samtycke och innebär övervakning eller kartläggning av den enskildes personliga förhållanden.

För att automatiserat och strukturerat få behandla personuppgifter krävs författningsstöd. Bestämmelser om tillåten person-

uppgiftsbehandling finns i personuppgiftslagen och i särskilda registerförfattningar.

Registerförfattningarnas huvudsakliga syfte är att reglera inrättandet och användningen av viktiga register inom den offentliga sektorn. Den bakomliggande tanken är att myndighetsregister med ett stort antal registrerade och med ett känsligt innehåll ska regleras särskilt genom lag. Mot bakgrund av att personuppgiftslagen är subsidiär, dvs. inte ska tillämpas om det finns avvikande bestämmelse i annan lag eller förordning, är registerförfattningarna tänkta att ge ett anpassat integritetsskydd vid myndighetens hantering av personuppgifter när det finns behov av att avvika från eller komplettera det integritetsskydd som personuppgiftslagen ger (SOU 2010:04 s. 132 och 367).

Utredningens rättsliga överväganden i betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen ( SOU 2013:80 )

Utredningen konstaterade i sitt tidigare betänkande att den då föreslagna Företagsdatamyndigheten skulle behandla personuppgifter. Med utgångspunkt i att den så kallade Servicetjänsten skulle hantera och innehålla personuppgifter gjorde utredningen ett antal rättsliga överväganden, bland annat om ett uttryckligt personuppgiftsansvar, behovet av en särskild ändamålsreglering och reglering för att få behandla personuppgifter i den utsträckning som behövdes. Utredningen konstaterade också att det inte fanns behov av att behandla känsliga personuppgifter.

Realiseringen av utredningens förslag i verksamt.se – förändrade förutsättningar

Med anledning av att Uppgiftslämnarutredningens föreslagna servicetjänst ska förverkligas i verksamt.se har vi, med utgångspunkt i de tidigare bedömningarna, behövt ta ställning till behandlingen av personuppgifter i det nya sammanhanget.

Utredningens förslag utgick från att det skulle inrättas en särskild myndighet med ansvar för en separat tjänst till stöd för företagens uppgiftslämnande, den så kallade Servicetjänsten. Den särskilda myndigheten skulle ensam vara personuppgiftsansvarig

för tjänsten. Det blir nu ingen särskild myndighet eller separat tjänst och utredningens tidigare bedömningar har modifierats.

Ytterligare en förändring är att de så kallade grundläggande uppgifterna (exempelvis person- och organisationsnummer, adresser, namn på företrädare etc.) inte ska hämtas från ett centralt offentligt register,5 utan från olika datakällor (statliga myndigheters register och databaser).

Vidare ska de grundläggande uppgifterna inhämtas, sammanställas och levereras med hjälp av en så kallad sammansatt bastjänst. Detta aktualiserar frågor kring när, var och för vem personuppgiftsansvar uppstår i de olika uppgiftsflödena. Hur uppgifter görs tillgängliga och flödar i en sammansatt bastjänst blir också föremål för en bedömning med anledning av regler för exempelvis direktåtkomst (se avsnitt 6.1.3.1). Datainspektionen har i olika sammanhang framhållit vikten av att beakta integritetsaspekterna för att upprätthålla skyddet för den personliga integriteten när personuppgifter blir tillgängliga genom direktåtkomst.

Utredningens föreslagna system innehåller även en aviseringsfunktion där ett företag bland annat ska kunna se sina aktuella uppgiftskrav och aviseras när ett sådant har fullgjorts. Funktionen ska använda funktionalitet från befordringstjänsten Mina meddelanden och ska vara en separat tjänst utanför verksamt.se. Det innebär att ansvaret för aviseringsfunktionens behandling av personuppgifter ligger utanför utredningens uppdrag och i stället kommer att hanteras hos Skatteverket inom ramen för tjänsterna Mina meddelanden, Min ärendeöversikt och Min myndighetspost (se avsnitt 6.5.6).

De förändrade förutsättningarna har däremot inte föranlett ett annat förhållningssätt vid tolkningen av persondataskyddsbestämmelserna. Utredningen har i sitt arbete med att realisera Uppgiftslämnarservice, ett arbete i digital miljö med inslag av e-förvaltning, tillämpat personuppgiftslagens bestämmelser utifrån en traditionell tillämpning av lagens definitioner såsom personuppgifter, personuppgiftsansvar och personuppgiftsbiträde. Utredningens rättsliga bedömningar har fortsatt utgått från vårt uppdrag att möjliggöra informationsutbyte mellan myndigheter för att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen till statliga myndigheter.

5 Det allmänna företagsregistret (även kallat BASUN) som enligt 1 § förordningen (1984:692) om det allmänna företagsregistret ska föras av Statistiska centralbyrån.

Behandling av personuppgifter i Uppgiftslämnarservice för företagen

Uppgiftslämnarservice för företagen – systemet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande – kommer att innehålla personuppgifter. I alla delar av systemet där personuppgifter behandlas är det viktigt att se till att sådan behandling är tillåten. Många myndigheter har registerförfattningar som särskilt reglerar behandlingen av personuppgifter i sina respektive uppgiftssamlingar (register och databaser). Personuppgiftsbehandling särregleras i betydande omfattning hos myndigheter med stora uppgiftssamlingar. Det är därför viktigt att identifiera relevanta registerförfattningar för att se om det finns hinder och begränsningar i utvecklingen av Uppgiftslämnarservice.

För att automatiserat och strukturerat få behandla personuppgifter krävs, som tidigare framhållits, författningsstöd. Förutsättningar för en tillåten personuppgiftsbehandling är bland annat att de grundläggande kraven är uppfyllda samt att behandling av personuppgifter är tillåten i övrigt.

De grundläggande kraven framgår av 9 § personuppgiftslagen. Bestämmelsens första stycke listar de grundläggande kraven enligt följande.

Den personuppgiftsansvarige ska se till att

a) personuppgifter behandlas bara om det är lagligt,

b) personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i

enlighet med god sed,

c) personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt

angivna och berättigade ändamål,

d) personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är

oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in,

e) de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i

förhållande till ändamålen med behandlingen,

f) inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med

hänsyn till ändamålen med behandlingen,

g) de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är

nödvändigt, aktuella,

h) alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna

sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och

i) personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är

nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Förutom lagligheten är kravet på tydliga och avgränsade ändamål centralt. I bestämmelsen framgår att personuppgifter endast får samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och får sedan inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. Det sistnämnda brukar beskrivas som den så kallade finalitetsprincipen. Även kraven på att inte fler uppgifter än nödvändigt får behandlas samt att uppgifter endast får bevaras så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen är viktiga i det aktuella sammanhanget.

Det skulle kunna finnas behov av att tydliggöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen inom ramen för Uppgiftslämnarservice. Syftet skulle vara att säkerställa de grundläggande kraven, bland annat utifrån finalitetsprincipen för att bedöma att endast för ändamålet relevanta uppgifter behandlas samt att personuppgifter inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

För en tillåten behandling av personuppgifter krävs inte bara att de grundläggande kraven är uppfyllda. Av lagen framgår även när det är tillåtet att behandla personuppgifter (10–12 §§ ). I 10 § personuppgiftslagen framgår att behandling av personuppgifter är tillåten när den registrerade har samtyckt till sådan behandling eller om det är nödvändigt för att

a) ett avtal med den registrerade ska kunna fullgöras eller

åtgärder som den registrerade begärt ska kunna vidtas innan ett avtal träffas,

b) den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig

skyldighet,

c) vitala intressen för den registrerade ska kunna skyddas,

d) en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras,

e) den personuppgiftsansvarige eller en tredje man till vilken

personuppgifter lämnas ut ska kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning, eller

f) ett ändamål som rör ett berättigat intresse hos den person-

uppgiftsansvarige eller hos en sådan tredje man till vilken personuppgifterna lämnas ut ska kunna tillgodoses, om detta intresse väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Om behandling av personuppgifter är särskilt reglerad i annan lag eller förordning har sådana bestämmelser företräde framför bestämmelserna i personuppgiftslagen. Många registerförfattningar omfattar inte samtliga bestämmelser som enligt personuppgiftslagen utgör krav för tillåten behandling av personuppgifter. Det är därför viktigt att beakta att övriga bestämmelser i personuppgiftslagen gäller för de krav som inte är särskilt reglerade i annan lag eller förordning (2 § personuppgiftslagen).

Det innebär att man måste beakta personuppgiftslagens syfte och definitioner samt bestämmelser om bland annat förbud mot behandling av känsliga personuppgifter, särskilda regler för behandling av uppgifter om lagöverträdelser m.m. och personnummer, krav på information till den registrerade, säkerhet vid behandling och överföring av personuppgifter till tredje land, rätten till rättelse, skadestånd och straff. Det är brukligt att den så kallade registerutdragsrätten (26 §) och rätten till rättelse (28 §) framgår även i en registerförfattning för att framhålla och tydliggöra den registrerades rättigheter (upplysningsbestämmelser). För att personuppgiftslagens sanktionsbestämmelser om skadestånd (48 §) och straff (49 §) ska gälla i en registerförfattning måste dessa bestämmelser föreskrivas särskilt6 eftersom bestämmelserna är utformade så att de endast avser brott mot personuppgiftslagen.

Personuppgiftsansvaret

Personuppgiftsansvarig är ett centralt begrepp vid bedömningar av tillåten personuppgiftsbehandling. I Uppgiftslämnarservice kommer personuppgifter att flöda genom en it-infrastruktur som omfattar flera aktörer. Frågan om vem som är personuppgiftsansvarig och i vilka

6 Exempel från 23 § lagen (2001:99) om den officiella statistiken: ”Om personuppgifter behandlas i strid med denna lag eller föreskrifter som meddelats med stöd av lagen tillämpas bestämmelserna om rättelse och skadestånd i personuppgiftslagen (1998:204).”

situationer personuppgiftsansvaret aktualiseras är därför en viktig utgångspunkt i bedömningen av vad som krävs för att behandlingen av personuppgifter ska vara tillåten både utifrån personuppgiftslagen och relevanta registerförfattningar.

Olika myndigheter kommer utifrån personuppgiftslagens definition att vara personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter inom ramen för Uppgiftslämnarservice. I komplexa system med många aktörer kan det finnas anledning att särreglera personuppgiftsansvaret för att tydliggöra bedömningen av ansvarsfrågan. Om flera aktörer agerar tillsammans måste var och en ha rätt till den sammanlagda behandlingen om den sker gemensamt. Annars måste man skilja ansvaret mellan de olika aktörerna. Uppgiftslämnarservice kommer på sikt att omfatta många aktörer och det kan finnas anledning att se över behovet av att särskilt reglera vem som ansvarar för behandlingen av personuppgifter i systemets olika delar. Det kan även vara motiverat att överväga om personuppgiftsansvaret ska regleras särskilt, främst för Uppgiftskravsregistret, Sammansatta bastjänsten och Slutanvändarfunktionaliteter.

Utöver att identifiera personuppgiftsansvaret behöver eventuella biträdessituationer bedömas och beaktas. Det är även nödvändigt att säkerställa att kraven på informationssäkerhet kommer att uppfyllas.

Personuppgiftsbiträde

Förutsättningarna när den personuppgiftsansvarige väljer att anlita en extern utförare för uppdrag som omfattar behandling av personuppgifter framgår främst i 30–31 §§personuppgiftslagen. I 30 § andra stycket framgår bland annat att personuppgiftsbiträdet endast får behandla personuppgifter utifrån instruktioner från den personuppgiftsansvarige och att sådana instruktioner ska framgå i ett skriftligt avtal. Bestämmelsen tydliggör även att personuppgiftsbehandlingen sker för den personuppgiftsansvariges räkning, vilket innebär att personuppgiftsansvaret aldrig övergår till personuppgiftsbiträdet för den aktuella behandlingen. Det innebär också att ett personuppgiftsbiträde aldrig kan behandla fler uppgifter eller behandla uppgifterna på annat sätt än den personuppgiftsansvarige. Personuppgiftsbiträdet måste kunna uppfylla de säkerhetsåtgärder

som föreskrivs i 31 § första stycket och enligt tredje stycket framgår att det åligger den personuppgiftsansvarige att förvissa sig om att personuppgiftsbiträdet kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och dessutom se till att personuppgiftsbiträdet faktiskt vidtar åtgärderna.

Inom ramen för Uppgiftslämnarservice kommer det troligen att uppstå situationer där den personuppgiftsansvarige väljer att ge någon annan i uppdrag att behandla personuppgifterna eller att personuppgifter behandlas på sådant sätt att en biträdessituation aktualiseras. Vi bedömer att gällande regler för biträdessituationer är tillräckliga och ska tillämpas av respektive personuppgiftsansvarig vid behov.

Informationssäkerhet

I 31 § personuppgiftslagen finns bestämmelser med krav på säkerhetsåtgärder vid behandling av personuppgifter. Enligt bestämmelsen ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av

a) de tekniska möjligheter som finns,

b) vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna,

c) de särskilda risker som finns med behandlingen av person-

uppgifterna, och

d) hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är.

Det bör framhållas att kraven på säkerhetsåtgärder vid behandling av personuppgifter ställer höga krav på personuppgiftsansvariga och därmed också på personuppgiftsbiträden. Informationssäkerhetskraven beskrivs närmare i avsnittet om informationssäkerhet (se avsnitt 6.1.3.6.) samt i avsnitten om behandling av personuppgifter i de olika delarna av Uppgiftslämnarservice (se avsnitten 6.2.6, 6.3.9 och 6.4.4). Personuppgiftslagens bestämmelser om krav på säkerhetsåtgärder bedöms vara tillräckliga för att skydda de personuppgifter som behandlas inom ramen för Uppgiftslämnarservice.

6.1.3.4 Arkivlagen

I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om myndigheternas arkiv. Lagen kompletteras av en arkivförordning (1991:446) som i betydande utsträckning ger Riksarkivet rätt att meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv (RA-FS7 och RA-MS8). En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheter beslutar ska tas om hand för arkivering. Förutom skyldigheten att organisera arkivet för att underlätta rätten att ta del av allmänna handlingar innebär den så kallade arkivvården att en myndighet ska avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar och genomföra gallring.

Gallring innebär att allmänna handlingar sorteras ut och förstörs. Definitionen har utvidgats och definierats särskilt i förhållande till handlingar i digitala miljöer. Begreppet rensning avser att avskilja handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras. Båda begreppen definieras i Riksarkivets föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1). Enligt 14 § arkivförordningen får statliga myndigheter gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Allmänna handlingar ska enligt Riksarkivets föreskrifter gallras om de är av tillfällig eller ringa betydelse (7 § RA-FS 1997:6). Gallring får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning.

Arkivering och gallring ska i enlighet med gällande rätt tas om hand av den myndighet där allmänna handlingar uppstår. Bestämmelser om arkivering och gallring finns företrädesvis i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Författningarna omfattar bestämmelser om hur handlingar ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. Bestämmelser om bevarande finns i personuppgiftslagen (1998:204) och om gallring även i så kallade registerförfattningar.

7 Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd. 8 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering.

Riksarkivet har vid samråd9 betonat vikten av att ta hand om bevarandefrågor på ett tidigt stadium i projekt och processer, exempelvis att klassificera data samt identifiera och hantera behov av åtgärder för att kunna gallra och rensa.

Ett över hundra år gammalt sätt att redovisa arkiv håller på att ersättas av ett nytt. Riksarkivets föreskrifter för en verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) trädde i kraft den 1 januari 2009 och innebär att statliga myndigheters handlingar ska klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egna verksamheter. Bestämmelser och detaljer kring verksamhetsbaserad arkivredovisning behandlas inte i betänkandet, men ska beaktas och hanteras av de aktörer som omfattas av bestämmelserna för de allmänna handlingar som uppkommer inom ramen för Uppgiftslämnarservice. Det kan i sammanhanget även nämnas att Statens servicecenter i augusti 2014 fick ett regeringsuppdrag att tillsammans med bland annat Riksarkivet utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv (dnr N2014/3415/ITP, N2014/2701/ITP). Regeringen har utsett sju pilotmyndigheter10 som kommer att vara delaktiga i kravställningen av den nya tjänsten. Uppdraget har delredovisats den 26 februari 2015. Efter beslut fattas om Statens servicecenter kan inleda upphandling av en systemlösning.

Åttonde paragrafen andra stycket personuppgiftslagen reglerar lagens förhållande till myndigheters arkivering. Av bestämmelsen framgår att en myndighet utan hinder av lagen får arkivera och bevara allmänna handlingar. Detsamma gäller en arkivmyndighet som ska kunna ta hand om arkivmaterial. Första meningen omfattar bara sådana bestämmelser i personuppgiftslagen som hindrar myndigheter och arkivmyndigheter att arkivera och bevara allmänna handlingar respektive omhänderta arkivmaterial. Andra bestämmelser i personuppgiftslagen ska tillämpas vid arkivering och omhändertagande av arkivmaterial.

Vi behandlar arkivering och gallring närmare i avsnitten om Sammansatta bastjänsten (se avsnitt 6.2.8), Uppgiftskravstjänsten (se avsnitt 6.3.11) och Slutanvändarfunktionaliteter i verksamt.se (se avsnitt 6.4.6).

9 Samrådsmöten med Riksarkivet den 22 april 2014 och den 2 februari 2015. 10 Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Länsstyrelsen i Stockholms län, Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Post- och telestyrelsen och Statens fastighetsverk.

6.1.3.5 Förvaltningslagen

När i handläggningsprocessen krävs de grundläggande uppgifterna från företaget

I förvaltningslagen (1986:223) finns grundläggande bestämmelser för hur myndigheter ska sköta sina kontakter med varandra liksom gentemot allmänheten samt hur ärenden ska hanteras. Vissa regler i förvaltningslagen gäller all verksamhet hos myndigheten, alltså inte bara handläggning av ärenden utan även det som brukar beskrivas som faktiskt handlande, exempelvis att dirigera trafik, släcka bränder och kontrollera biljetter. I lagen anges inte närmare hur gränsen mellan ärendehandläggning och faktiskt handlande ska dras men man kan få ledning från olika specialförfattningar. Vi konstaterar att när ett uppgiftslämnande följer av lag, förordning eller annan föreskrift är det i majoriteten av fallen fråga om ärendehandläggning hos myndigheterna.

Handläggningen kan delas in i tre faser:

  • ärendets väckande,
  • ärendets beredning, och
  • beslut.

Ett ärende kan väckas genom en ansökan, anmälan eller annat initiativ från en enskild, s.k. privat anhängiggörande. Ärenden kan även väckas genom att en myndighet gör en ansökan hos en annan myndighet eller att myndigheten självmant tar upp en fråga (ex officio). I detta sammanhang är det dock den förstnämnda situationen som avses.

När ett företag har anhängiggjort ett ärende måste myndigheten skilja sig från ärendet genom någon form av beslut.

Med ärendets beredning avses den fas då myndigheten handlägger ärendet genom att exempelvis tillföra ärendet egna uppgifter, kommunicera dessa eller remittera ärendet. Myndigheten färdigställer ärendet så att det finns ett tillräckligt underlag för det kommande beslutet.

I de flesta uppgiftskrav strävar myndigheterna efter att direkt få in en så komplett ansökan som möjligt eftersom det underlättar den fortsatta handläggningen om myndigheten kan undvika att

behöva kontakta företaget med krav på kompletteringar. Myndigheterna har i regel blanketter och e-tjänster som en service till den som fullgör uppgiftskravet och för att underlätta och snabba på den egna handläggningen.

Ett ärende kan avslutas på flera sätt. Myndigheten kan sakpröva ärendet varvid beslutet kan utmynna i bifall eller avslag (materiell prövning). Ansökan kan resultera i avvisning p.g.a. att framställningen gjorts till fel myndighet eller att ärendet aktualiserats vid fel tidpunkt. Utan att förlora sin karaktär av beslut kan uttalandet som avslutar ärendet vara formlöst eller formbundet, internt eller externt, individuellt eller generellt, betungande eller gynnande, slutligt eller interimistiskt. Det kan innefatta ett avgörande i sak eller vara av processuell natur. Det kan anvisa ett direkt handlingsmönster eller fungera indirekt genom att ligga till grund för andra beslut, som anger ett konkret handlande.

Uppgiftslämnandets form

Förvaltningslagen anger inga närmare krav på hur ett uppgiftslämnande ska gå till. Lagen saknar t.ex. helt bestämmelser om vilka uppgifter som en ansökan ska innehålla, på vilket sätt den får göras eller vad den ska innehålla i sak.

Ofta finns det bestämmelser om hur ett ärende väcks eller en uppgiftsskyldighet ska fullgöras i specialförfattningar. Dessa kan ställa vitt skilda krav på hur uppgiftslämnandet ska gå till, t.ex. på en särskild blankett som ska undertecknas. I vissa fall ställs det även uttryckliga formkrav på att uppgiftslämnande ska ske genom e-tjänster. Saknas det regler i specialförfattningar får förvaltningslagens generella reglering fyllas ut genom praxis och analogier från annan lagstiftning, främst förvaltningsprocesslagen (1971:291).

När ett uppgiftskrav fullgörs är det naturligt att kräva att näringsidkaren eller dess företrädare anger vem som lämnat uppgiften och hur myndigheten kan nå denna. Av uppgiftslämnandet behöver framgå vad framställningen gäller och vad företaget vill att myndigheten ska göra med uppgiften. Om det är fråga om en ansökan bör även framgå de omständigheter som ligger till grund för företagets begäran.

Förvaltningslagen kan mot denna bakgrund sägas ställa som krav att dessa tre typer av uppgifter lämnas i ett ärende.

  • Uppgifter för identifikation,
  • kontaktuppgifter, och
  • ärendespecifika uppgifter.

Vad för slags konkreta uppgifter eller kombinationer av uppgifter som är att betrakta som tillräckliga uppgifter för identifikation kan naturligtvis variera. I detta sammanhang finns anledning att peka på att det finns ett antal olika uppgifter som är unika för företagen. Organisationsnummer eller personnummer anger entydigt vilket företag som myndigheten har att göra med. Även ett registrerat firmanamn är ofta i sitt sammanhang unikt. Om företaget anger någon av dessa uppgifter är detta tillräckligt för att identifiera företaget i fråga. Därutöver kan tänkas en uppsjö av olika kombinationer av uppgifter som eventuellt är tillräckliga för att identifiera företaget beroende på vilka uppgifter som lämnas. Kontaktuppgifter är de uppgifter som krävs för att myndigheten ska kunna kontakta företaget. Det kan vara fråga om postadress, telefonnummer, e-postadress osv.

Ärendespecifika uppgifter är uppgifter som krävs för att ett företag ska ansetts ha fullgjort en specifik uppgiftsskyldighet. Vad som är ärendespecifika uppgifter styrs inte av förvaltningslagen utan framgår mer eller mindre tydligt av respektive specialförfattning(ar) eller praxis. Att en uppgift är ärendespecifik utesluter inte att den kan avkrävas ett företag vid flera olika uppgiftsinlämningar av en och samma myndighet eller av flera olika myndigheter.

Det faktum att myndigheterna har blanketter och e-tjänster kopplade till nästan alla uppgiftskrav medför också att ovanstående uppdelning för den enskilda uppgiftslämnaren vid ett uppgiftslämnande inte framstår som meningsfull. Lämnas uppgifter på en blankett eller i en e-tjänst antas att användaren troget fyller i alla uppgifter, även adressfält, telefonnummer och andra efterfrågade kontaktuppgifter utan att reflektera om myndigheten verkligen behöver uppgifterna för sin handläggning.

6.1.3.6 Informationssäkerhet

För att skydda värdefull information i samhället finns regler för hur statliga myndigheter ska arbeta med informationssäkerhet. Reglerna avser att skapa ett skydd för data utifrån krav på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Informationssäkerhet omfattar både administrativa rutiner och tekniskt skydd.

Skyldigheter för statliga myndigheter att se till att informationshantering uppfyller kraven på säkerhet finns i förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) föreskriver dessutom att myndigheterna ska införa ett ledningssystem för informationssäkerhet och därvid följa de internationella standarderna ISO/IEC 27001 och ISO/IEC 27002 (MSBFS 2009:10). För att förtydliga och underlätta arbetet med informationssäkerhet har MSB tagit fram vägledningar11inom ett antal områden. Kraven för statliga myndigheters informationssäkerhet omfattar bland annat informationsklassificering och risk- och sårbarhetsanalyser. Varje statlig myndighet som medverkar i Uppgiftslämnarservice ska arbeta med informationssäkerhet så att datahanteringen uppfyller författningskraven.

Vid behandling av personuppgifter finns särskilda bestämmelser om informationssäkerhet. Enligt 31 § personuppgiftslagen (1998:204) ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder ska skydda personuppgifter från förstöring genom olyckshändelse eller otillåtna handlingar eller förlust genom olyckshändelse samt mot ändringar, otillåten spridning av eller otillåten tillgång till uppgifterna, särskilt om behandlingen innefattar överföring av uppgifter i ett nätverk, och mot varje annat slag av otillåten behandling. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig utifrån tekniska möjligheter, kostnader, särskilda risker med behandlingen och hur känsliga personuppgifterna är.

Exempel på tekniska åtgärder är bland annat fysiska och logiska säkerhetshjälpmedel samt funktioner för behörighetskontroll, loggning och kryptering. Organisatoriska åtgärder för att personalen ska arbeta och tänka säkerhetsmedvetet är exempelvis säkerhetspolicyer,

11 www.informationssakerhet.se/sv/vagledningar/.

arbetsrutiner, kontroller och avstämningar. Andra säkerhetsåtgärder är fysisk säkerhet, tillträdeskontroll, system för behörighetskontroll, behandlingshistorik (loggar) och skyddet vid kommunikation.

Datainspektionen har tagit fram både allmänna råd och särskild information för att ytterligare tydliggöra informationssäkerhetsåtgärder som behövs för att uppfylla personuppgiftslagens krav. Sådana riktlinjer finns bland annat i Säkerhet för personuppgifter (Datainspektionens allmänna råd, 2008) samt i informationsskrifterna it-säkerhet och myndigheters e-tjänster (2008), Inbyggd integritet – Privacy by design – Inbyggda mekanismer i it-system för skydd av den personliga integriteten (2012) och Molntjänster och personuppgiftslagen (2011).

Vid behandling av känsliga personuppgifter (13 § personuppgiftslagen) krävs ofta särskilda åtgärder. Även andra personuppgifter, exempelvis stora mängder personuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser m.m. samt personnummer, kan vara integritetskänsliga och bör skyddas särskilt, exempelvis genom säker autentisering. Att en personuppgift omfattas av sekretess kan också indikera att uppgiften ska bedömas som känslig när det gäller krav på säkerhet (se Datainspektionens uttalande i it-säkerhet och myndigheters e-tjänster).

När den personuppgiftsansvarige anlitar ett personuppgiftsbiträde ska den personuppgiftsansvarige förvissa sig om att biträdet kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och att åtgärderna faktiskt genomförs (31 § andra stycket personuppgiftslagen). De senaste åren har frågor om möjligheten för en personuppgiftsansvarig att säkerställa informationssäkerhetskraven hos ett biträde aktualiserats bland annat när ett personuppgiftsbiträde behandlar personuppgifterna i det s.k. molnet.

12

Inom ramen för Uppgiftslämnarservice kommer personuppgifter att behandlas, bland annat i samband med hanteringen av grundläggande uppgifter, vid inloggning och behörighet samt i sammanställningar och aviseringar. Den personuppgiftsansvarige ska vidta

12 Datormoln, även kallat molntjänster eller molnet, är IT-tjänster som tillhandahålls över internet. Det kan till exempel handla om tillämpningsprogram, serverprogram och lagring av data (Wikipedia 2015-02-04). Datainspektionen anger i sin informationsskrift Molntjänster och personuppgiftslagen (2011) att molntjänster innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantörer som tjänster över Internet. Swedish Standards Institute (SIS) arbetar med molnet-standardisering och frågan om s.k. cloud computing har se senaste åren även behandlats och definierats i branschorganet Euro Cloud Sweden och i det oberoende kompetensnätverket Cloud Sweden.

nödvändiga åtgärder för att uppfylla personuppgiftslagens informationssäkerhetskrav och kunna säkerställa att ett anlitat personuppgiftsbiträde lever upp till de högt ställda informationssäkerhetskraven.

6.2. Sammansatta bastjänsten

Det kravområde i kravspecifikationen som är relevant för Sammansatta bastjänsten är område fem som har beteckningen Företagsuppgifter.

6.2.1. Allmänt om Sammansatta bastjänsten

Utredningens övergripande syfte är att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Ett sätt att förverkliga detta syfte är att säkerställa att myndigheter använder samma information i behandlingen av ett ärende för ett visst företag.

Ett alltför omfattande informationsutbyte mellan myndigheter om företag kommer emellertid att väcka berättigade frågor om sekretess, personlig integritet, informationssäkerhet m.m. De frågor som utredningen har att hantera har sådana implikationer. Det är mot den bakgrunden viktigt att se vilken typ av tekniska lösningar som står till buds för ett effektivt informationsutbyte på det sätt som är centralt i utredningens förslag. Vi har studerat rapporten från E-delegationen om effektiv informationsförsörjning. Man skriver så här om bastjänster:

Enligt E-delegationens vägledning kännetecknas en bastjänst som en tjänst som kommunicerar system till system och är publicerad i en nationell tjänstekatalog. Den myndighet som tillgängliggör tjänsten bestämmer utifrån juridiska förutsättningar vad bastjänsten ska innehålla. Detta dokumenteras i tjänstekatalogen. Bastjänster som använder andra bastjänster kallas sammansatta bastjänster. Skillnaden mellan enskilda bastjänster och sammansatta bastjänster är att en sammansatt bastjänst returnerar ett s.k. nyttomeddelande med aggregerad information från en eller flera bastjänster. En enskild bastjänst returnerar endast den myndighetsspecifika informationen.

Den information som återsänds från Sammansatta bastjänsten kan alltså innehålla information från en eller flera av de underliggande bastjänsterna beroende på hur frågan från det överliggande systemet har ställts.

Resonemanget i E-delegationens vägledning utgör en utgångspunkt för utredningens arbete med bastjänster och sammansatta bastjänster. Ett antal myndigheters databaser – om man så vill deras bastjänster – görs tillgängliga via en gemensam punkt. Denna gemensamma punkt är den så kallade Sammansatta bastjänsten.

Sammansatta bastjänsten innehåller också regler för vilken av de ingående bastjänsterna som ska anses som bästa källa för en viss grundläggande uppgift.13 Figur 6.1 visar en sådan lösning.

Figuren visar hur en e-tjänst hos en myndighet kan anropa Sammansatta bastjänsten, exempelvis när ett företag vill uppfylla ett myndighetskrav. En företrädare för företaget ansluter sig till en

13 Se avsnitt 6.1 för ett resonemang om hur utredningen har sett på begreppet bästa källa.

Programmerings-

gränssnitt

Bolagsverket Skatteverket

Statistiska centralbyrån

Sammansatta bastjänsten

API

API

API

Myndighet X

API

Anropande e-tjänster -

Datakonsumenter

Bastjänster hos respektive myndigheter - Dataproducenter

API

sådan e-tjänst, och fyller i ett formulär där grundläggande uppgifter är förifyllda med uppgifter hämtade från Sammansatta bastjänsten.

Figuren märkt API är en programmatisk beskrivning av hur ett anrop till aktuell bastjänst kan ske. Denna beskrivning är speciell för varje bastjänst.

Rutan märkt Myndighet X symboliserar ytterligare myndigheter som i takt med att systemet utvecklas kan erbjuda sin information i form av en bastjänst, nåbar genom Sammansatta bastjänsten.

Utredningens förslag möjliggör för en myndighet att erbjuda en etjänst genom vilken ett företag kan lämna sådan information som myndigheten med stöd av lag, förordning eller myndighetsföreskrift har rätt att hämta in. Den som använder en e-tjänst måste kunna styrka på vems uppdrag den används. När det är gjort skapas möjligheter att få ett korrekt svar på frågan om vilket eller vilka företag som representeras just vid detta tillfälle, och i vilken funktion – revisor, styrelseledamot etc. – som denna representation sker. Därefter kan etjänsten, genom sin tekniska utformning, d.v.s. genom ett API, ställa en fråga till Sammansatta bastjänsten om någon eller några av de uppgifter som är tillgängliga via denna, t.ex. datum för företagets registrering eller SNI-koder för företaget. Den information som på detta sätt kommer att finnas tillgänglig om ett visst företag kallas grundläggande uppgifter, (GU).

Bolagsverket kartlade och analyserade under våren 2012 ett stort antal uppgiftskrav, 1 164 uppgiftskrav och över 94 miljoner ärenden.14En slutsats var att ca 30 grundläggande uppgifter kunde återanvändas mellan myndigheter. Av tidsskäl kommer inte samtliga att vara möjliga att leverera vid avlämnandet av utredningens betänkande den 30 mars 2015. I möjligaste mån kommer resterande uppgifter att levereras under 2015.

14 Bolagsverkets ärende N 2011/5884/ENT.

6.2.2. Vilka är de grundläggande uppgifterna och varifrån kommer de?

Den 30 mars 2015 levereras följande grunduppgifter om företag. Det rör sig om totalt 21 uppgifter. Av dessa levererar Bolagsverket nio, Skatteverket tre och Statistiska centralbyrån övriga nio enligt nedanstående sammanställning.

Från Bolagsverket

  • Registrerat företagsnamn
  • Postadress för juridisk person
  • Kommunkod för säte – Kommunnamn
  • Länskod för säte – Länsnamn
  • Räkenskapsår
  • Företagsform
  • Datum för företagets registrering
  • Företagets status
  • Näringslivsregistrering

Från Skatteverket

15

  • Enskild näringsidkares fullständiga namn
  • Enskild näringsidkares folkbokföringsadress
  • SNI-koder för företag

15 Av tidsskäl och tekniska skäl kommer de uppgifter som skulle levereras från Skatteverket att inledningsvis levereras från Statistiska centralbyrån. Ambitionen är att leverans ska kunna ske från Skatteverket som planerat till 1 jul 2015 (samtal med Skatteverket 13 feb 2015).

Från Statistiska centralbyrån

  • Belägenhetsadress till företaget
  • Postadress till företagets arbetsställen
  • Belägenhetsadress till företagets arbetsställen – Kommun för arbetsställe (belägenhetsadress) – Län för arbetsställe (belägenhetsadress)
  • Antal anställda, storleksklassindelat
  • SNI-koder för arbetsställe (max tre per arbetsställe)
  • CFAR-nummer
  • Antal arbetsställen per företag
  • Benämning på arbetsställe
  • Markering för huvudarbetsställe (arbetsställestyp)

6.2.3. Hur ska uppgifterna användas för att minska och förenkla uppgiftslämnandet?

I avsnitt 7.6 i det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) diskuterade utredningen hur de insamlade uppgifterna ska användas av myndigheterna. I betänkandet föreslog utredningen att myndigheterna skulle vara skyldiga att anpassa sina e-tjänster så att uppgifter som aviserades genom den då föreslagna Servicetjänsten kunde användas för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Utredningen bedömde dessutom att myndigheterna regelbundet skulle gå igenom varje uppgiftskrav och noga överväga vilka uppgifter som är nödvändiga och om företagen verkligen måste lämna dem.

Vi gör i dag samma bedömning. Myndigheterna ska anpassa sina etjänster och använda uppgifterna som finns tillgängliga genom Sammansatta bastjänsten samt hålla Uppgiftskravsregistret uppdaterat.

Varför ett myndighetsåläggande?

De åtgärder som utredningen föreslår ska i första hand underlätta för företagen, inte för myndigheterna. För att uppnå största möjliga nytta är det angeläget att så många myndigheter som möjligt, så snart som möjligt, har anpassat sina e-tjänster på det sätt som beskrivs i dessa förslag.

Det betyder att det för berörda myndigheter kan komma att uppstå kostnader och medföra resursprioriteringar vid tillfällen som myndigheten inte själv kan välja. Utredningen gör dock den bedömningen att om myndigheterna själva helt fritt kan avgöra tidpunkt för sin anslutning till systemet kommer det förmodligen under en lång tid att råda en situation där vissa myndigheter är anslutna och vissa inte. Resultatet skulle kunna bli att de myndigheter som är anslutna har en viss kunskap om företagets uppgifter och de som inte är anslutna har annan information. Eftersom företag kan tänkas ha kontakter med såväl anslutna som icke-anslutna myndigheter kommer en osäkerhet att uppstå om vilka uppgifter som verkligen är registrerade om företaget och den önskade upplevelsen av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande uteblir, helt eller delvis.

Utredningens förslag underlättar företagens myndighetskontakter och höjer kvaliteten på de grundläggande uppgifterna, förbättringar som gynnar myndigheterna. Den fulla nyttan av utredningens förslag infinner sig dock inte förrän frågan om en ny svensk e-legitimation får en tillfredsställande lösning som blir vitt spridd (se vidare avsnitt 6.1.1).

6.2.4. Beskrivning av användningsfallen

Tabell 6.1 visar de användningsfall som behandlas i detta avsnitt. Alla användningsfall kommer av tidsskäl inte att kunna realiseras vid tidpunkten för avlämnandet av betänkandet den 30 mars 2015. Det är också ett av skälen till den vikt som utredningen lägger vid att relevanta delar av de organ i form av utskott och andra nätverk som har skapats under utredningens arbete får finnas kvar. Detta utvecklas mer i kapitel 9, Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice.

De användningsfall som inte omfattas av den första leveransen är markerade med x i tabellen nedan. Fallen kommer emellertid att beskrivas i den följande texten.

Beskrivning av ett skede med referens till användningsfallen

Detta avsnitt diskuterar Sammansatta bastjänstens funktion, speciellt hur den interagerar med underliggande bastjänster.16 Sammansatta bastjänsten anropas bland annat av myndigheternas e-tjänster, exempelvis när ett företag ska fullgöra ett krav som en myndighet ställer på det, till exempel att lämna inkomstdeklaration.

En viss e-tjänst anropar Sammansatta bastjänsten som innehåller kunskap om i vilken eller vilka av de underliggande bastjänsterna som de begärda uppgifterna finns. Genom ett programmeringsgränssnitt, API anropas relevanta bastjänster och svaren som Sammansatta bastjänsten sammanställer skickas tillbaka till e-tjänsten (se även figur 6.1) . I det följande ges några konkreta exempel på hur ett användningsfall realiseras i sin samverkan med olika komponenter i systemet.

16 Se äv en Figur 6.1.

Användningsexempel 1 – En företagare vill anmäla en revisor till aktiebolagsregistret

En företrädare för ett företag ska anmäla en revisor till aktiebolagsregistret. Företagaren använder en e-tjänst hos verksamt.se och inleder med att lämna sitt organisationsnummer. Med organisationsnumret som grund kan e-tjänsten anropa Sammansatta bastjänsten som kan lämna tillbaka relevanta uppgifter om det aktuella företaget.

Två användningsfall (AF) som kan anropas av en e-tjänst blir inledningsvis aktuella: AF13 beskriver hur grundläggande uppgifter tillhandahålls från underliggande datakällor. AF45M17beskriver hur en datakonsumerande e-tjänst hämtar grundläggande uppgifter från Sammansatta bastjänsten.

Enligt det syfte som är angivet i kravspecifikationen för AF13 ska Sammansatta bastjänsten för varje begärd grunduppgift hämta och tillhandahålla bästa tillgängliga information för ett företag, dvs. det som med utredningens terminologi har benämnts bästa källa (se avsnitt 6.1.1). Anropet ska vara utformat så att det framgår vilket företag frågan gäller och vilken myndighet som frågar.

Ytterligare tre användningsfall, AF42M, AF43M och AF44M är relevanta för detta exempel. De beskriver hur en datakonsumerande tjänst via Sammansatta bastjänsten hämtar uppgifter från bastjänsterna hos Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Eftersom Sammansatta bastjänsten innehåller information om bästa källa, kommer endast en bastjänst att anropas för varje uppgift. Sammansatta bastjänsten kommer att i sitt svar på anropet ha information om huruvida den bastjänst som anropades har kunnat lämna uppgifter eller inte.

17 Eftersom den som ställer frågan representerar en annan del av systemet, i det här fallet en myndighets e-tjänst, och inte en extern användare läggs bokstaven ”M” till användningsfallets beteckning.

Användningsexempel 2 – Underlag tillhandahålls för statistikbearbetning

Användningsfallen AF54 och AF55 som beskrivs i detta avsnitt har leveransen planerad till juni 2015.

Genom dessa användningsfall ges en myndighet möjlighet att anropa Sammansatta bastjänsten för att på det sättet få underlag för en statistisk analys av datautnyttjandet. Den anropande myndigheten kan antingen vara myndigheten som ansvarar för Sammansatta bastjänsten eller en annan myndighet. Sammansatta bastjänsten levererar sin statistik i en obearbetad form och det förutsätts att den anropande myndigheten har nödvändiga verktyg för att kunna göra den önskade analysen. Det ankommer på den anropande myndigheten att precisera vilka statistikuppgifter som man anser sig behöva.

6.2.5. Tryckfrihetsförordningen och Sammansatta bastjänsten

Vår bedömning: Sammansatta bastjänsten tar endast befattning

med uppgifterna om det efterfrågade företaget som ett led i teknisk bearbetning.

Dataproducenternas avsikt är att uppgifterna som kommer att förmedlas genom bastjänsten ska lämnas ut på medium för automatiserad behandling när direktåtkomst inte är tillåten.

Sammansatta bastjänsten kommer att hämta uppgifter från Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Tjänsten kommer sedan att sammanställa uppgifterna och lämna över dem till den myndighet vars e-tjänst initierat hämtningen.

Bastjänstens funktion medför att frågan om tillämpningen av 2 kap. 10 § tryckfrihetsförordningen aktualiseras. Bestämmelsen innebär att en handling som förvaras hos en myndighet endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning inte är en allmän handling hos den myndigheten. Undantaget kom till eftersom offentlighetsprincipen inte kräver att allmänheten ska ha tillgång till en upptagning hos en myndighet som endast har teknisk befattning med den (se ovan). Teknisk bearbetning innebär enligt förarbetena exempelvis att överföra handlingar från tredje man till

maskinläsbart medium för myndighetens räkning (prop. 1975/76:160 s. 137). Av rättsfallet HFD 2011 ref. 52 framgår att den behandlande myndigheten inte får använda handlingarna för egen räkning för att bestämmelsen ska vara tillämplig.

Sammansatta bastjänsten kommer endast att på begäran hämta uppgifter från datakällorna och sammanställa till ett svar för att sedan leverera svaret till frågeställaren. I bastjänsten sker ingen kontroll av uppgifternas riktighet eller annan bearbetning. Den myndighet som ansvarar för bastjänsten använder inte själv de uppgifter om företaget som förmedlas genom tjänsten i den egna verksamheten. Ansvarig myndighet får exempelvis inte använda flödet i bastjänsten till att uppdatera egna register. Vi bedömer därför att bastjänstens befattning med uppgifterna om företaget bara är ett led i teknisk bearbetning och att 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen är tillämplig. De frågor som ställs till bastjänsten, de frågor som bastjänsten ställer till datakällorna, svaren från datakällorna och det sammanställda svaret är därmed inte allmänna handlingar.

Att Sammansatta bastjänstens befattning med uppgifterna är begränsad till teknisk bearbetning för någon annans räkning innebär också att bastjänsten (den myndighet som ansvarar för tjänsten) inte har någon självständig rätt att ta del av källornas uppgifter om företagen. Om den som frågar bastjänsten inte har rätt att ta del av uppgifterna om företaget ska källmyndigheten hindra ett utlämnande. Sammansatta bastjänsten kan inte göra någon prövning av frågeställarens rätt eller möjlighet att ta del av handlingen. När frågeställaren är en myndighet får denna ta ställning till om frågan till bastjänsten och svaret från densamma är en allmän handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Bastjänsten kommer att vara uppkopplad mot dataproducenterna. Utredningen har uppfattat att det är myndigheternas avsikt att uppgifterna som kommer förmedlas genom bastjänsten ska lämnas ut på medium för automatiserad behandling när direktåtkomst inte är tillåten.

6.2.6. Personuppgiftsbehandling i Sammansatta bastjänsten

Grundläggande uppgifter via Sammansatta bastjänsten

Sammansatta bastjänsten ska på begäran inhämta, sammanställa samt leverera en samlad bild av ett företags grundläggande uppgifter.

Figuren 6.2 illustrerar Sammansatta bastjänstens funktion, dvs. inhämta, sammanställa och leverera grundläggande uppgifter

.

Användare av e-tjänst/-er

(företagsföreträdare

)

E-tjänst

(Mina sidor på verksamt.se)

Förfrågan om

företagets grundläggande

uppgifter

Leverans av

företagets grundläggande

uppgifter

E-tjänst/-er

(Uppgiftslämnartjänster hos

myndigheter)

Sammansatta bastjänsten

Bolagsverket

Uppgifter om

företag

Skatteverke

t

Uppgifter om

företag

Statistiska centralbyrån

Uppgifter om

företag

Förfrågan om

företagets grundläggande

uppgifter

Leverans av

företagets grundläggande

uppgifter

Grundläggande uppgifter har i sammanhanget definierats som ”uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheter när ett uppgiftskrav ska fullgöras”. Vissa grundläggande uppgifter är personuppgifter i personuppgiftslagens (1998:204) mening,18 exempelvis enskild näringsidkare (personnummer), företrädares namn etc. De grundläggande uppgifterna kommer att hämtas från olika statliga myndigheters register och databaser. Inledningsvis ska ett tjugotal grundläggande uppgifter finnas tillgängliga via Sammansatta bastjänsten, bland annat person- och organisationsnummer, enskild näringsidkares namn, enskild näringsidkares postadress, postadress till företaget, registrerat företagsnamn och SNIkod. På sikt ska fler grundläggande uppgifter kunna läggas till och användas.

Sammansatta bastjänsten ska användas för att inhämta befintliga myndighetsuppgifter om ett företag och därefter samlat kunna visa dem för en företagare eller företagsföreträdare i myndigheters etjänster till stöd för företagens uppgiftslämnande (Mina sidor på verksamt.se och myndigheters e-tjänster för uppgiftslämnande) baserade på författningsreglerade uppgiftskrav.19

Behandling av personuppgifter via Sammansatta bastjänsten

Vår bedömning: Personuppgifter kommer att behandlas i

Sammansatta bastjänsten. Känsliga personuppgifter, enligt 13 § personuppgiftslagen, kommer inte att behandlas.

Mottagaren ska vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som förmedlas via Sammansatta bastjänsten.

Bolagsverket ska vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för tillhandahållandet av och i verksamheten kring Sammansatta bastjänsten och som inte avser behandlingen av grundläggande uppgifter som förmedlas via tjänsten.

18Personuppgifter All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, 3 § personuppgiftslagen. 19 Uppgiftsskyldighet för företag som föreskrivs i lag, förordning eller myndighetsföreskrift.

Personuppgiftsansvaret för den myndighet som lämnar ut uppgifter om företagen (dataproducenten) sträcker sig fram till att uppgifterna når Sammansatta bastjänsten.

Personuppgifter

Bland de grundläggande uppgifterna finns uppgifter om fysiska personer, exempelvis om enskilda näringsidkare. Bland de grundläggande uppgifterna finns också uppgifter som enskilt inte är personuppgifter i personuppgiftslagens mening, men som tillsammans med andra grundläggande uppgifter kan bli det. De aktuella grundläggande uppgifterna omfattar inte känsliga personuppgifter i nämnda lags mening.20

Personuppgiftsbehandling

I följande situationer behandlas personuppgifter. Uppräkningen är inte uttömmande.

  • Grundläggande uppgifter som finns hos en eller flera statliga myndigheter efterfrågas från en myndighets e-tjänst via Sammansatta bastjänsten.
  • Grundläggande uppgifter levereras från myndigheters uppgiftssamlingar (exempelvis från Bolagsverkets företagsregister eller från det allmänna företagsregistret hos Statistiska centralbyrån) till Sammansatta bastjänsten.
  • Grundläggande uppgifter från en eller flera myndigheter tas emot av och sammanställs i Sammansatta bastjänsten.
  • Grundläggande uppgifter levereras från Sammansatta bastjänsten till myndigheters e-tjänster (Mina sidor i verksamt.se och myndigheters e-tjänster för företagens författningsreglerade uppgiftslämnande).

20 ”Det är förbjudet att behandla personuppgifter som avslöjar a) ras eller etniskt ursprung, b) politiska åsikter, c) religiös eller filosofisk övertygelse, eller d) medlemskap i fackförening. Det är också förbjudet att behandla sådana personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv”, 13 § första och andra stycket personuppgiftslagen.

Personuppgiftsansvar

Sammansatta bastjänsten är en automatiserad funktion för att inhämta, sammanställa och leverera grundläggande uppgifter för företag som statliga myndigheter redan har samlat in. Inom ramen för Uppgiftslämnarservice ska Sammansatta bastjänsten användas för att samlat kunna visa grundläggande uppgifter om ett företag som har hämtats från en eller flera statliga myndigheters register och databaser. Det innebär bland annat att de myndighetsutvecklade e-tjänster som ett företag kan använda för att få information om och fullgöra sina uppgiftskrav i ska kunna hämta och visa ett företags grundläggande uppgifter som redan finns inom det offentliga.

I ett samrådsyttrande om fördelning av personuppgiftsansvar (dnr 195-2014) uttalar sig Datainspektionen om personuppgiftsansvaret vid myndighetssamverkan. Myndigheten pekar på att det för varje informationsutbyte och i alla skeden i en sammansatt bastjänst måste vara någon av aktörerna som tar och har faktisk möjlighet att ta ansvar för personuppgiftsbehandlingen. Med aktörer menar Datainspektionen de myndigheter och organisationer som hämtar eller lämnar uppgifter genom den sammansatta bastjänsten. Datainspektionens bedömning förutsätter att samtliga aktörer med den valda lösningen och ansvarsfördelningen kan uppfylla alla sina rättsliga skyldigheter. Det är inte bara skyldigheter enligt persondataskyddslagstiftningen utan också skyldigheter som åligger aktörerna enligt bland annat tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

I dataskyddsdirektivet (direktiv 95/46/EG21) framgår att när ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av nationella lagar och andra författningar eller av gemenskapsrätten kan den registeransvarige eller de särskilda kriterierna för att utse honom anges i nationell rätt eller i gemenskapsrätten (artikel 2 [d]). För att tydliggöra personuppgiftsansvaret för behandlingen av personuppgifter i Sammansatta bastjänsten bedömer vi att personuppgiftsansvaret bör särregleras. Utgångspunkten i det aktuella sammanhanget ska vara vem som har de faktiska förutsättningarna att bestämma över

21 Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

behandlingen av personuppgifter och därmed även möjligheten att ta ansvar för densamma.

De myndigheter som tillhandahåller e-tjänster för företagens uppgiftslämnande utformar och tillgängliggör tjänsterna. Ändamål och innehåll baseras på myndigheternas bedömning av vilka legala och verksamhetsmässiga förutsättningar som föreligger för att inhämta och hantera uppgifter om företagen. De uppgifter som behandlas i etjänsterna bestäms till stor del av respektive myndighet för varje specifik tjänst. Sammansatta bastjänsten utgör endast ett utförarled i behandlingen av personuppgifterna i myndigheternas e-tjänster. Vi bedömer att den som är personuppgiftsansvarig för e-tjänster som hämtar grundläggande uppgifter från en eller flera myndigheter via Sammansatta bastjänsten även ska vara personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifterna i densamma. Personuppgiftsansvaret omfattar den personuppgiftsbehandling som sker vid såväl förfrågan som vid inhämtandet av de grundläggande uppgifterna.

Sammansatta bastjänsten ska tillhandahållas av Bolagsverket som enligt utredningens förslag till företagsdataförordning dessutom ska ha föreskriftsrätt avseende exempelvis vilken myndighet som ska tillfrågas om en grundläggande uppgift (bästa källa), formatmässiga villkor, behörighetsvillkor, anslutningsförutsättningar, säkerhetsnivåer etc. Det kommer även att finnas en skyldighet för myndigheter (inledningsvis 13 statliga myndigheter) att ansluta sig till bastjänsten. I ansvaret att tillhandahålla Sammansatta bastjänsten kan Bolagsverket komma att behandla personuppgifter inom ramen för bastjänsten och verksamheten kring densamma. Vår bedömning är att Bolagsverket ska vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som kan komma att behandlas inom ramen för tillhandahållandet av bastjänsten och som inte avser behandlingen av de grundläggande uppgifter som förmedlas i tjänsten.

Den myndighet som lämnar ut grundläggande uppgifter (dataproducenten) till mottagaren via Sammansatta bastjänsten har ingen möjlighet att bestämma eller påverka hur respektive myndighets etjänst kan eller ska behandla de efterfrågade uppgifterna inte heller för uppgiftsbehandlingen i bastjänsten. Vår bedömning är att dataproducentens personuppgiftsansvar därmed sträcker sig fram till dess uppgiftsutlämnandet når Sammansatta bastjänsten.

Figuren 6.3 illustrerar personuppgiftsansvaret vid förmedlingen av grundläggande uppgifter via Sammansatta bastjänsten.

1. Mottagare i verksamt.se och hos myndigheter är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter som förmedlas via Sammansatta bastjänsten.

2. Bolagsverket är personuppgiftsbiträde för behandlingen av personuppgifterna som avser förmedling av grundläggande uppgifter till mottagare.

3. Bolagsverket är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för tillhandahållandet av Sammansatta bastjänsten och som inte avser behandlingen av de grundläggande uppgifterna som förmedlas i bastjänsten.

4. Utlämnande myndighet (dataproducent) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifterna fram till att uppgifterna når Sammansatta bastjänsten.

Personuppgiftsbiträde

Sammansatta bastjänsten utgör ett led i insamlandet av grundläggande uppgifter till myndigheternas e-tjänster inom ramen för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. När Sammansatta

Användare av e-tjänst/-er

(företagsföreträdare

)

Mottagare på verksamt.se

PUA (1)

Förfrågan om

företagets grundläggande

uppgifter

Leverans av

företagets grundläggande

uppgifter

Mottagare hos myndigheter

PUA (1)

Myndigheten som tillhandahåller Sammansatta bastjänsten (Bolagsverket)

PUB (2), PUA (3)

Förfrågan om

företagets grundläggande

uppgifter

Leverans av

företagets grundläggande

uppgifter

Utlämnande myndighet

(Bolagsverket)

PUA (4)

Uppgifter om

företag

Utlämnande myndighet

(Skatteverket)

PUA (4)

Uppgifter om

företag

Utlämnande myndighet

(Statistiska centralbyrån)

PUA (4)

Uppgifter om

företag

bastjänsten inhämtar, sammanställer och levererar grundläggande uppgifter som ett led i ett automatiserat informationsutbyte mellan myndigheter som är anslutna till Uppgiftslämnarservice har bastjänsten ingen självständig roll (se avsnittet ovan om personuppgiftsansvar). Behandlingen av personuppgifter utgör då endast behandling för annans räkning. Det innebär att Bolagsverket i detta sammanhang är personuppgiftsbiträde och endast får behandla personuppgifter i enlighet med instruktioner från och inom ramen för den personuppgiftsansvariges legala möjligheter att själv behandla personuppgifterna. Personuppgiftslagen innehåller bestämmelser om bland annat krav på ett skriftligt avtal för att reglera personuppgiftsbehandlingen hos personuppgiftsbiträdet samt kraven på informationssäkerhet (30–31 §§).

I det aktuella sammanhanget är det viktigt att framhålla betydelsen av att de som är anslutna till Uppgiftslämnarservice ska ges möjlighet till inflytande på ett sådant sätt att informationssäkerhetsbestämmelserna i personuppgiftslagen kan regleras (i personuppgiftsbiträdesavtal) och upprätthållas, exempelvis kraven på ändamål, behörighet och säkerhet.

För de fall den myndighet som tillhandahåller Sammansatta bastjänsten behandlar personuppgifter inom ramen för sitt ansvar att tillhandahålla bastjänsten måste sådan behandling vara tillåten enligt personuppgiftslagen eller annan lag eller förordning. Det är i sådana fall inte längre fråga om en personuppgiftsbiträdessituation (jfr avsnittet ovan om personuppgiftsansvar).

Informationssäkerhet

Vid personuppgiftsbehandling finns särskilda bestämmelser om informationssäkerhet. Enligt 31 § personuppgiftslagen ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. I samma bestämmelse framgår också att den personuppgiftsansvarige ska förvissa sig om att ett anlitat personuppgiftsbiträde kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och se till att biträdet faktiskt vidtar åtgärderna. Den som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i Sammansatta bastjänsten ska se till att informationssäkerhetskraven i personuppgiftslagen är uppfyllda.

Mer detaljerade beskrivningar av de åtgärder som krävs för att säkerställa personuppgiftslagens krav på informationssäkerhet framgår i avsnittet om informationssäkerhet (se avsnitt 6.1.3.6).

6.2.7. Offentlighet och sekretess i Sammansatta bastjänsten

Vår bedömning: Sammansatta bastjänstens befattning med de

grundläggande uppgifterna sker enligt vår bedömning endast som ett led i teknisk bearbetning för annans räkning. De sammanställningar som görs blir därför inte allmänna handlingar.

I kravspecifikationen finns uttalat att loggning inte får ske så detaljerat att det går att skapa sådana sammanställningar att det finns risk för att det går att följa ett företags myndighetskontakter.

Sammansatta bastjänsten aktualiserar inget behov av någon särskild sekretessreglering.

Sammansatta bastjänsten kommer att hämta uppgifter från Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Tjänsten kommer sedan att sammanställa uppgifterna och lämnas över dem till den myndighet vars e-tjänst initierat hämtningen.

Den operativa styrgruppen har gemensamt kommit fram till att den grundläggande informationen om företagen inte får hämtas från datakällor där sekretess eller andra regler som hindrar direktåtkomst försvårar ett utlämnande. Uppgifterna ska således bara komma från register som utan författningsändringar kan ansluta till bastjänsten och lämna ut uppgifterna till mottagaren. En förutsättning för att ansluta sig som dataproducent är därmed att myndigheten i fråga bedömt att de uppgifter som man kan bidra med går att lämna ut i enlighet med gällande lagstiftning.

En särskild fråga är om överföringen av data från källmyndigheterna (dataproducenterna) till Sammansatta bastjänsten och ut till datakonsumenterna ger upphov till sammanställningar (loggfiler m.m.) som visar företagens myndighetskontakter på ett sådant sätt att behov av sekretess uppkommer.

Vidare måste det övervägas om det när datakonsumenter använder Sammansatta bastjänsten för att hämta uppgifter om ett företag finns risk för att uppgifter om företaget hos den myndigheten röjs. I vårt

tidigare betänkande exemplifierades detta med den absoluta skattesekretessen hos Skatteverket. En absolut sekretess som innebär att t.ex. uppgiften att ett företag har fullgjort sin skyldighet att deklarera omfattas av sekretess. Den omständligheten att företaget har deklarerat blir offentlig först när Skatteverket fattar beslut i ärendet.

Slutligen behöver vi överväga om de uppgiftssammanställningar som genereras i Sammansatta bastjänsten är i behov av sekretessskydd.

Sammansatta bastjänstens befattning med uppgifterna sker enligt vår bedömning som redan framkommit endast som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning. De sammanställningar som görs blir därför inte allmänna handlingar. Bastjänsten behöver inte heller spara uppgifterna om företagen utan kan omedelbart rensa dessa.

Till att börja med är uppgifterna som kan lämnas ut från källorna i enlighet med gällande rätt aktuella som grundläggande uppgifter. De sammanställningar som sker av grundläggande uppgifter kan vidare inte anses som känsliga för företagaren. Sammanställningen motsvarar i princip det som i dag kan hämtas av alla och envar ur det allmänna företagsregistret. Det saknas därför skäl att ytterligare överväga behovet av sekretess för dessa.

Det kan finnas risk för att det skulle gå att följa ett företags kontakter med myndigheter genom de loggfiler som Sammansatta bastjänsten skapar. Men enligt kravspecifikationen får inte loggning ske så detaljerat att det går att skapa sådana sammanställningar. Under förutsättning att detta efterlevs finns inget behov av sekretess. Det ska således inte gå att exempelvis utläsa ur loggfilerna att företaget i ovan nämnda exempel har deklarerat.

Bedömningen bygger på det system som beskrivs i kravspecifikationen och de uppgifter om företaget som kommer att förmedlas den 30 mars 2015. Vid en vidareutveckling av systemet kan sekretessreglerade uppgifter aktualiseras och nya bedömningar av behovet av sekretess måste då göras.

6.2.8. Arkivering och gallring i Sammansatta bastjänsten

Vår bedömning: Sammansatta bastjänsten ska endast hantera

uppgifter som ett led i teknisk bearbetning för annans räkning, vilket innebär att allmänna handlingar inte uppkommer inom ramen för tjänsten. Hanteringen av grundläggande uppgifter och uppgiftssammanställningar i Sammansatta bastjänsten bör däremot dokumenteras och det ska finnas riktlinjer för rensning av sådana handlingar.

För de fall allmänna handlingar uppkommer i Sammansatta bastjänsten är den myndighet som ansvarar för tjänsten ansvarig för att uppfylla relevanta arkiverings- och gallringskrav.

Sammansatta bastjänsten ska på begäran inhämta, sammanställa och samlat leverera ett företags grundläggande uppgifter. De grundläggande uppgifterna hämtas från statliga myndigheters register och databaser.

Med utgångspunkt i Sammansatta bastjänstens syfte och funktion, dvs. att endast hantera uppgifter för annan myndighets räkning, är uppgifterna och sammanställningarna som hanteras i tjänsten inte allmänna handlingar (2 kap. 10 § första stycket). För de fall grundläggande uppgifter och uppgiftssammanställningar inte utgör allmänna handlingar behöver dokumentation av uppgiftshanteringen och riktlinjer för rensning av handlingar (personuppgifter och andra uppgifter) finnas.

För de fall allmänna handlingar uppkommer i Sammansatta bastjänsten ska bestämmelser om arkivering och gallring beaktas. Ansvaret för allmänna handlingar som uppkommer åligger den myndighet som ansvarar för tjänsten. För allmänna handlingar som inte ska bevaras måste myndigheten se till att det finns stöd för gallring.

Vissa grundläggande uppgifter utgör personuppgifter vilket innebär att bestämmelserna om bevarande i 9 § personuppgiftslagen ska beaktas. Personuppgifter får som huvudregel inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Men myndigheter ska utan hinder av personuppgiftslagen få arkivera och bevara allmänna handlingar (8 § andra stycket första meningen). Om allmänna handlingar inte uppkommer i Sammansatta bastjänsten kvarstår behovet att gallra (alternativt rensa)

personuppgifter. Definitionen av personuppgiftsbehandling påverkas inte av bedömningen om personuppgifterna är allmänna handlingar eller inte.

Gallring förutsätter författningsstöd, vilket innebär att tillämpliga gallringsbestämmelser ska identifieras, exempelvis Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) eller gallringsbestämmelser i registerförfattningar, alternativt att nya nödvändiga och för ändamålet relevanta gallringsbestämmelser föreslås.

6.3. Uppgiftskravstjänsten

I utredningens uppdrag att vidareutveckla prototypen inför användandet i ett fullskaligt system ingår att ta fram en tjänst med möjligheten att visa uppgiftskrav relevanta för ett enskilt företag. Denna funktion benämndes av utredningen som Ansök/anmäl22 i prototypen. Tjänsten bygger på information om de uppgiftskrav staten har på företag vilket enligt direktivet ska kvalitetssäkras och vidareutvecklas så att de kan ligga till grund för ett register över sådana uppgiftskrav (Uppgiftskravsregistret). I det här avsnittet beskriver vi hur utredningen realiserat förslagen och arbetat med att kvalitetssäkra informationen om uppgiftskrav. Det som det tidigare förväntades bli ett register, innefattar numera ytterligare information och komponenter, och kallas därför Uppgiftskravstjänsten.

6.3.1. Allmänt om Uppgiftskravstjänsten

En central funktion i Uppgiftskravstjänsten är möjligheten att presentera vilka uppgiftskrav som gäller ett företag. Det görs i huvudsak utifrån företagets grundläggande uppgifter i kombination med filtrerande attribut i form av uppgiftskravens metadata.

Utöver att ligga till grund för funktionen Ansök/anmäl, dvs. hjälpa en företrädare för ett företag att förstå vilken uppgiftsbörda som åligger eller kan komma att åligga företaget, fyller ett uppgiftskravsregister flera syften. Det ger en bild av den uppgiftslämnarbörda som staten lägger på företag och kan därmed fungera som ett verktyg för att följa upp att bördan minskar. Det kan användas för

22 För vidare beskrivning av funktionen se SOU 2013:80 avsnitt 10.2.3.

att identifiera vilken typ av uppgifter som hämtas in många gånger av olika aktörer. Utifrån detta finns sedan möjligheten att bedöma om uppgiften t.ex. kan återanvändas inom det offentliga i stället för att vid upprepade tillfällen hämtas in från företaget. När nya regler för företagen tillkommer kan registret användas för att se om det redan finns regler som leder till uppgiftslämnande för företagen. Därmed kan uppgiftslämnarprocesserna samordnas och det blir också ett bredare verktyg för regelförenkling.

En annan effekt som väntas uppstå är att myndigheterna själva blir mera medvetna om sin egen uppgiftsinhämtning från företag och därigenom minskar och förenklar uppgiftslämnandet. I många fall har mätandet i sig en positiv effekt på ett område, utan att man direkt vidtar förändringsåtgärder. Vi har under utredningsarbetet sett hur myndigheterna börjat arbeta med att utveckla sina interna arbetsprocesser för att hålla Uppgiftskravsregistret uppdaterat. De arbetar med att identifiera var i organisationen man upptäcker förändringar av uppgiftskrav, var nya kommer till och hur informationsflödena ska se ut för att man ska kunna hålla Uppgiftskravsregistret uppdaterat. Behöver man fortsättningsvis vidta aktiva åtgärder för att minska och förenkla uppgiftslämnandet, är man redan ett steg på vägen mot att åstadkomma sådana förändringar.

Sammantaget kan man se följande syften med Uppgiftskravsregistret.

  • Att underlätta för företag att hitta de uppgiftskrav som åligger dem för att förenkla uppgiftslämnandet.
  • Att ge en aktuell bild av den uppgiftslämnarbörda som åligger företagen för att kunna vidta åtgärder och minska uppgiftslämnandet.
  • Att förebygga att inte onödig uppgiftslämnarbörda uppstår genom att se vilka uppgifter som redan samlas in och som i stället kan återanvändas och därmed undvika att öka uppgiftslämnarbördan.
  • Att identifiera vilka uppgifter företag lämnar in ofta för att öka återanvändningen av dessa och därmed minska uppgiftslämnandet.
  • Att få myndigheterna att i större utsträckning och på ett effektivare sätt arbeta med att själva minska och förenkla uppgiftslämnarbördan för företagen.

Det har över en längre tid genomförts ett antal insatser för att kartlägga myndigheters uppgiftskrav på företag. Den senaste tog sin utgångspunkt i Tillväxtverkets databas Malin och redovisades av Bolagsverket i slutet av 2013 (Bolagsverket, 2013). Insatserna har varierat vilket har lett till att hanteringen av uppgiftskrav inte systematiserats på ett beständigt sätt. Det finns ingen samlad uppdaterad bild av myndigheternas uppgiftskrav för företag.

Utifrån detta har Uppgiftslämnarutredningen i samverkan med berörda myndigheter utvecklat en bastjänst och en e-tjänst för hanteringen av företagens författningsreglerade uppgiftskrav. Tjänsterna tas fram för att initialt fungera för de 13 myndigheter som anges i Uppgiftslämnarutredningens direktiv men samtidigt möjliggöra anslutning av ytterligare aktörer och innefatta information om deras uppgiftskrav.

6.3.2. Uppgiftskravstjänstens olika delar

Det här avsnittet beskriver Uppgiftskravstjänstens delar med grunden i ett uppgiftskravsregister för krav som har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift.

Uppgiftskravsregistret (UKR) är ett register med information om uppgiftskrav med grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. Registret har sitt ursprung i databasen Malin23 som sedan har vidareutvecklats genom Bolagsverkets kartläggningar och Uppgiftslämnarutredningens kvalitetssäkring. Registret innefattar en i förväg definierad information för alla uppgiftskrav och ska tillgängliggöras som öppna data vilket gör att informationen kan användas och återanvändas, helt eller delvis, för andra syften än de vi ser i dag. Till registret, eller databasen, finns ett API för att läsa och skriva information och tillsammans utgör detta en bastjänst för uppgiftskrav.

E-tjänsten för uppgiftskrav är ett webbaserat användargränssnitt där vem som helst kan ta del av innehållet i Uppgiftskravsregistret utan krav på inloggning. I tjänsten finns även en administrationsfunktion för att myndigheter, efter inloggning, ska kunna administrera sina uppgiftskrav.

23 Databasen Malin innehåller resultaten från mätningarna av företagens administrativa kostnader för att följa regelverk utförda av Tillväxtverket. I dag uppdateras endast de 200 informationskrav som i 2009 års mätning hade störst administrativa kostnader för företag.

Uppgiftskravs-

registret

Tillståndsdatabasen

Uppgiftskravstjänsten

API

E-tjänst uppgiftskrav

Visning Admin

verksamt.se

Framtida

tjänster

Framtida

tjänster

Myndigheterna kan bygga egna gränssnitt, för människa eller maskin, för att administrera uppgiftskrav. Dessa eventuella tjänster ansluter då till API:et.

På verksamt.se byggs en funktion som visar uppgiftskrav för företag. Informationen hämtas från bastjänsten till Tillståndsdatabasen på verksamt.se. Här läggs ytterligare information till uppgiftskraven av Tillväxtverket innan de visas upp för företagaren. På sikt finns möjlighet att bygga nya slutanvändarfunktioner för olika målgrupper baserat på hela eller delar av Uppgiftskravsregistret.

Servicetjänstens funktion Ansök/anmäl kommer att realiseras genom en vidareutveckling av funktionen Hitta tillstånd på verksamt.se. Den befintliga funktionen har betydande likheter med utredningens föreslagna funktion vilket gör att dessa två inte kan existera parallellt på verksamt.se. För att möjliggöra en vidareutveckling krävs att Ansök/anmäl förändras något jämfört med hur den beskrivs i vårt tidigare betänkande (SOU 2013:80).

Den funktionalitet som realiseras på verksamt.se kommer inte att vara direkt uppkopplad mot Uppgiftskravstjänsten. Information om uppgiftskraven hämtas i stället av verksamt.se från Uppgiftskravstjänsten regelbundet och sammanställs med information från Tillstånds-databasen.

Uppgiftskravstjänsten är beroende av anslutningar för att fungera både när det gäller dataproducenter och datakonsumenter. En mera utförlig beskrivning av de olika anslutningspunkterna finns i avsnitt 7.7.

6.3.3. Tjänsten ur ett användarperspektiv

I detta avsnitt beskrivs Uppgiftskravstjänsten ur ett användarperspektiv. Kravspecifikationen (bilaga 6) som ligger till grund för utvecklingen av tjänsten bygger på en uppsättning användningsfall (AF) vilka beskrivs här.

Söka uppgiftskrav (AF57)

Uppgiftskravsregistret ska i sin helhet vara tillgängligt på en webbsida på internet. Där ska användare, var och en med ett intresse för innehållet i registret, kunna söka information utan att vara registrerade och

inloggade. Här kan användaren söka efter och filtrera fram uppgiftskrav samt se detaljerad information om uppgiftskraven.

Webbplatsen ska visa upp Uppgiftskravsregistrets innehåll oberoende av tillämpningar där informationen kan ha modifierats, dvs. en direkt visning av innehållet i källregistret.

Startsida för uppgiftskrav (AF34)

En företrädare för en myndighet ska kunna logga in i ett administrationsgränssnitt för att administrera myndighetens uppgiftskrav. Beroende på vilken behörighet en användare har kan funktionerna variera.

Hantera uppgiftskrav (AF07)

En behörig användare kan hantera och lägga till uppgiftskrav i Uppgiftskravsregistret. Användaren kan även lägga till utökade metadata om samtliga uppgiftskrav, även sådana uppgiftskrav som tillhör en annan myndighet. Myndigheten ska kunna specificera flera olika samlingar av utökade metadata, för olika användningsområden.

En behörig användare kan

  • lägga till uppgiftskrav genom att fylla i de uppgifter som krävs för ett nytt uppgiftskrav,
  • ändra alla uppgifter i befintligt krav,
  • lägga till utökade metadata om ett eller flera uppgiftskrav, och
  • inaktivera ett krav genom att ange slutdatum för det aktuella kravet samt ange skäl till varför uppgiftskravet upphör.

Sammanställ och presentera statistik för uppgiftskrav (AF19)

Olika aktörer ska ha möjlighet att hämta statistiksammanställningar över innehållet i Uppgiftskravsregistret för att göra egna statistiska analyser. Exempel på sådana sammanställningar kan vara antal uppgiftskrav per myndighet, antal företags- respektive myndighets-

initierade uppgiftskrav, antal uppgiftskrav per månad på året i de fall det är aktuellt, uppgiftskrav per företagsform, uppgiftskrav per bransch, antal krav med e-tjänst samt övrig möjlig och relevant statistik. För att specificera innehållet i sammanställningarna behöver informationsmodellen vidareutvecklas i harmoni med den reviderade kartläggning som görs av myndigheternas uppgiftskrav. Statistiken presenteras på en webbsida som inte kräver inloggning.

Tillhandahållande av information ur Uppgiftskravsregistret som öppna data (AF56)

Informationen i Uppgiftskravsregistret ska vara tillgänglig som öppna data. Innehållet ska kunna tillhandahållas utifrån standardiserade gränssnitt enligt kommunikation av typen maskin till maskin. Särskilt bör Vinnovas vitbok (Palmér och Ebner, 2014) för länkade öppna data24 beaktas. Metadata ska göras tillgängliga enligt Vinnovas riktlinjer för DCAT-AP25.

Utöver registerinnehållet i sin helhet, ska det även vara möjligt att efterfråga en sammanställning utifrån urvalsparametrar. Detta sätt att göra ett urval ska bygga på det API som beskrivs i AF35 i kravspecifikationen.

6.3.4. Kvalitetssäkring av kartläggningsarbetet

Enligt utredningens direktiv (dir. 2013:111) ska vi kvalitetssäkra och vidareutveckla de kartlagda uppgiftskraven. Här beskrivs hur arbetet gått till och de modeller och formulär som använts. Utgångspunkten enligt tilläggsdirektiven är följande.

Utredaren ska fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av kartläggningen så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. I arbetet ingår att samordna definitioner och i första hand de grundläggande uppgifterna som namn, adress, organisationsuppgifter m.m. som framgår av kartläggningen. Utredaren ska ta fram modeller och formulär för insamlandet av uppgiftskrav.

24 Länkade öppna data är sammanlänkade data på internet på ett sätt som gör det möjligt för en dator att följa länkarna på ett strukturerat sätt. Det är en form som kan användas för publicering av data på internet vilket gör att tillgängligheten till data ökar. 25 http://lankadedata.se/dcat-utbildning

Uppdateringen av kartläggningen har gjorts utifrån det tidigare genomförda arbetet av Bolagsverket vilket rapporterades i Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter 2013 (Bolagsverket 2013). Baserat på denna rapport har Uppgiftslämnarutredningen tagit fram en databas och en e-tjänst med möjligheten att granska och redigera uppgiftskraven. Tjänsten utvecklades initialt som ett så kallat Proof of Concept (PoC) för den framtida e-tjänsten där myndigheterna ska administrera sina uppgiftskrav. Den innehåller de huvudsakliga funktionerna för administration och ligger direkt till grund för det nyutvecklade administrationsgränssnittet. Tjänsten visar att den tidigare kartläggningen innehåller en del brister i datakvalitet vilka delvis åtgärdats under hösten 2014. Bristerna bestod bland annat i viss avsaknad av information och variation i beskrivningen av uppgiftskraven.

När de kartläggande myndigheterna har arbetat med uppdateringen har tidigare lämnade uppgifter varit förifyllda i det formulär som använts för insamlandet. Några variabler har lagts till och ett antal har tagits bort. Fokus i vår uppdatering har legat på att kvalitetssäkra Uppgiftskravsregistret så att det kan ligga till grund för de tjänster som lanseras den 30 mars 2015, framför allt den utvecklade versionen av nuvarande tjänsten Hitta tillstånd på verksamt.se. Det har inneburit att en del variabler har inaktiverats för att underlätta arbetet med anledning av tidspress. De inaktiverade variablerna ska återaktiveras och kvalitetssäkras i det vidare utvecklingsarbetet. Inrapporteringen har skett genom webbaserade formulär i den e-tjänst som utvecklats till stöd för arbetet. Myndigheterna har fått användarnamn och lösenord för användning av tjänsten.

Kartläggningsarbetet har i huvudsak pågått från november 2014 till januari 2015 då den senaste uppdateringsomgången slutfördes. Formulären har innehållit förifyllda uppgifter från tidigare insamlingar och en del nya variabler som fyllts i av de kartläggande myndigheterna i detta arbete. I inrapporteringsgränssnittet har det funnits beskrivningar hur man ska rapportera med förklaringar till samtliga fält. Förutom att besvara de nya frågorna ombads myndigheterna att granska tidigare lämnade svar för att korrigera eventuella fel.

I de fall en myndighet har identifierat nya uppgiftskrav utöver de tidigare kartlagda har de ombetts lägga till dessa. Har ett uppgiftskrav upphört att gälla har myndigheten ombetts att ta bort dessa. Det är

som tidigare sagts endast uppgiftslämnande som sker med stöd i lag, förordning eller myndighetsföreskrift som ingått i kartläggningen.

Arbetets genomförande

Arbetet påbörjades i oktober 2014 vid ett möte med de kartläggande myndigheterna där de fick instruktioner och tidsplan. Ytterligare ett möte hölls i november 2014 för att ge möjlighet till erfarenhetsutbyte och eventuella klarlägganden. Arbetet avslutades i januari 2015 med en träff för att säkerställa att alla myndigheter färdigställt arbetet. Under arbetets gång har myndigheterna kunnat kontakta Bolagsverket för att få hjälp och stöd i kartläggningen. De har även kunnat boka in individuella möten för att få stöd i specifika frågor.

Några myndigheter har varskott utredningen om att de inte kommer att uppdatera uppgiftskraven inför lanseringen av Uppgiftskravstjänsten den 30 mars 2015. Dessa myndigheter har uppgett att de inte kan avsätta resurser för att uppdatera uppgiftskraven.

Avgränsning

Av tidsskäl bedömde utredningen och de kartläggande myndigheterna att det var nödvändigt med en avgränsning av vilka uppgiftskrav som skulle kvalitetssäkras till den 30 mars 2015. Avgränsningarna är tillfälliga så till vida att i ett framtida uppgiftskravsregister kommer alla uppgiftskrav behöva vara med. Uppgiftskraven fanns med i PoC:en och myndigheterna har haft möjlighet att uppdatera även dessa men kraven i fråga hade en särskild markering om avgränsning och behövde därför inte åtgärdas.

Följande uppgiftskrav avgränsades.

  • Uppgiftskrav som i befintligt underlag har ”0” i fältet Volymer 2012 (antal ärenden) och dessutom har ”0” i fältet Antal företag som omfattas och inte har e-tjänst eller maskin-till-maskingränssnitt. Syftet med avgränsningen var att ta bort de uppgiftskrav som inte möter några företag med tanke på att fokus för marsleveransen varit att erbjuda stöd via funktionen Hitta tillstånd på verksamt.se. Totalt avgränsas 291 uppgiftskrav från Bolagsverket (48), Jordbruksverket (140), Livsmedelsverket (46), Skogsstyrelsen (23) och Transportstyrelsen (34).
  • Uppgiftskrav, förutom ovanstående, som har färre än ”10” i fältet Antal företag som omfattas och färre än ”10” i fältet Volymer 2012 (antal ärenden) och inte har e-tjänst eller maskin-till-maskingränssnitt. Syftet med avgränsningen har varit att ta bort de uppgiftskrav som endast möter ett fåtal företag och som har liten ärendemängd då de inte drar nytta av stöd via Hitta tillstånd, eftersom det ofta avser specifika krav. Totalt avgränsas härigenom 146 uppgiftskrav från Bolagsverket (30), Försäkringskassan (3), Jordbruksverket (49), Livsmedelsverket (3), Skatteverket (1), Skogsstyrelsen (11), Tillväxtverket (7) och Transportstyrelsen (42).
  • Uppgiftskrav som endast kan fullgöras via maskin-till-maskingränssnitt. Syftet med avgränsning har varit att ta bort de uppgiftskrav som endast kan fullgöras med maskin-till-maskinlösningar eftersom dessa inte behöver synas i Hitta tillstånd. Totalt avgränsas 5 uppgiftskrav från Försäkringskassan (1), Kronofogden (1) och Transportstyrelsen (3).
  • Uppgiftskrav som det inte finns någon information om på myndighetens webbsida och som det inte finns någon e-tjänst genom vilken de kan fullgöras. Syftet har varit att avgränsa uppgiftskrav som inte kan hanteras av Hitta tillstånd eftersom det inte finns information om uppgiftskravet och hur det fullgörs. Totalt avgränsas 194 uppgiftskrav från Bolagsverket (20), Försäkringskassan (2), Jordbruksverket (38), Livsmedelsverket (42), Statistiska centralbyrån (1), Skogsstyrelsen (38), Trafikverket (1) och Transportstyrelsen (52).

Avgränsningarna av uppgiftskraven sammanfaller i flera fall vilket innebär att man inte kan addera siffrorna för att få fram antalet uppgiftskrav som ska kartläggas.

6.3.5. Information som registreras om uppgiftskraven

Avsnittet beskriver vilken information som finns registrerad om varje uppgiftskrav i Uppgiftskravsregistret i dag och hur det ska vidareutvecklas. Innehållet i registret regleras i den föreslagna förordningen om företagensuppgiftslämnande(se kapitel 1).

För närvarande omfattar Uppgiftskravsregistret sådana uppgiftskrav som har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. Det innebär att om en myndighet skulle hämta in uppgifter från ett företag utan författningsstöd framgår ett sådant uppgiftsinhämtande inte av registret. Utredningen har inte kartlagt och därmed inte heller bedömt om och i så fall i vilken omfattning det finns en sådan uppgiftsinhämtning. Skulle det föreligga sådan inhämtning skulle även den kunna inkluderas i Uppgiftskravsregistret för att få en heltäckande bild av företagens uppgiftslämnande till staten.

Den information som registreras i Uppgiftskravsregistret fyller i huvudsak två syften. Det rör sig för det första om att hjälpa företag att hitta de uppgiftskrav som berör dem och för det andra att följa upp uppgiftslämnarbördan. En del av de uppgifter som beskrivs nedan fyller båda dessa syften medan andra endast kartläggs med ett av syftena i fokus.

Uppgifter som beskrivning av uppgiftskravet, information om hur uppgiftskravet fullgörs och var man hittar ytterligare information eller tjänster, syftar i första hand till att förenkla företagens uppgiftslämnande. Uppgifter om vilka företag som omfattas av ett uppgiftskrav syftar dels till att förenkla genom sök- och filtreringsvariabler, dels till att skapa mera finfördelad statistik om vilka grupper av företag som omfattas av olika krav. Uppgifter om volymer på uppgiftskrav syftar i huvudsak till att vara underlag för att ta fram statistik och identifiera var den största förenklingspotentialen finns.

Innehåll från kartläggning

Här beskrivs innehållet i Uppgiftskravsregistret som det ser ut vid den första lanseringen under våren 2015.

ID – Identifiering för uppgiftskravet för att underlätta sökning för myndigheterna. Visas inte ut mot företaget i tjänsten på verksamt.se.

Uppgiftskrav – Benämning på uppgiftskravet som är så tydlig och enkel att företagen förstår vad uppgiftskravet innebär.

Verksamhetsområde – Myndighetens verksamhetsområde för uppgiftskravet, till exempel Jordbruksverket – djurskydd eller Transportstyrelsen – järnväg. Om myndigheten har flera verksamhetsområden eller vill dela upp uppgiftskraven internt så kan detta fält användas för ändamålet. Fältet visas inte ut mot företaget på verksamt.se.

Kravområde – Ett kravområde som myndigheten har definierat.

Syftet är att ytterligare kategorisera uppgiftskravet så att listan över möjliga uppgiftskrav som presenteras för företaget inte behöver innehålla irrelevant information. Om Kravområde stämmer överens med Verksamhetsområde kan Verksamhetsområde användas i stället.

Ansvarig myndighet – Myndighet som är ansvarig för ett uppgiftskrav. Samma som kartläggande myndighet utom när man samlar in för en annan myndighets räkning. Om det i lag, förordning eller myndighetsföreskrift framgår att uppgifter i ett uppgiftskrav ska lämnas till en annan myndighet är det den myndigheten som tar emot uppgifterna som är kartläggande myndighet.

Kartläggande myndighet – Myndighet som kartlagt uppgiftskravet. Författningsstöd – Den regel som beskriver innehållet i uppgiftskravet mest detaljerat. Om det i en föreskrift anges när uppgiftskravet uppkommer och i en annan vad som ska lämnas gäller alltså det senare författningsstödet.

Författningsstödet ska anges i ett format som underlättar automatiserad behandling. Detta format är uppbyggt genom att författningsförkortningar och relevanta indelningar skiljs åt med mellanslag och att kapitel och paragrafer bara anges numeriskt. För svensk lagstiftning används författningsförkortning, författningsnummer, kapitel, paragraf, stycke, därefter eventuell bilaga, SJVFS1995:94 15.

Kort beskrivning av uppgiftskravet – För att det ska bli lättare att förstå vad uppgiftskravet handlar om finns en kort beskrivning.

Syftet är att företagen ska förstå vad de ska göra och om Uppgiftskravet berör dem.

Länk till information om uppgiftskravet – Länk till myndighetens webbplats där information om uppgiftskravet framgår och där företaget kan läsa mer om uppgiftskravet.

Gäller från och med – Datum då uppgiftskravet börjar gälla. Fältet används bara om man vet att ett uppgiftskrav ska börja gälla i framtiden.

Gäller till och med – Datum när uppgiftskravet upphör att gälla om det är känt.

Kalenderstyrt – Anger om uppgifter i uppgiftskravet lämnas in en bestämd tidpunkt.

Periodicitet – Anger vid vilken tidpunkt som uppgiften lämnas in om kravet återkommer kalenderstyrt.

Initierande part – Den som ställer upp kravet första gången. Med initierande avses den part som påbörjar handläggningen av ärendet.

Med myndighetsinitierat menas när myndigheten vet om att företaget måste göra något. Myndigheten har i normalfallet kännedom om att uppgiftskravet har uppstått och agerar på något sätt för att det ska fullgöras. Utanför faller sådant som myndigheten upptäcker i sin kontroll- eller tillsynsverksamhet.

Med företagsinitierat menas när myndigheten inte vet om vad företaget ska göra och i normalfallet inte agerar utan att företaget först lämnar t.ex. en ansökan. Företaget har det primära ansvaret för att bevaka om uppgiftskravet uppkommer och se till att det fullgörs.

Berör specifik bransch – Anger om uppgiftskravet berör specifik bransch.

Bransch – Anger vilken bransch som berörs i de fall uppgiftskravet riktar sig till specifika branscher. Anges på den översta nivån av

SNI2007.

Arbetsgivare – Anger om uppgiftskravet endast berör arbetsgivare.

Med arbetsgivare avses fysisk eller juridisk person som har fysiska personer anställda och som har reglerat ansvar för dessa.

Berör specifika företagsformer – Om uppgiftskravet berör specifika företagsformer.

Företagsform – Om uppgiftskravet endast berör specifik företagsform anges här vilken eller vilka av företagsformerna som avses.

Annan ingivare – Anger om uppgifter som rör uppgiftskravet kan lämnas av ombud för företaget.

Elektronisk blankett – Anger om det finns elektronisk blankett att ladda ner och lämna in med brev, fax eller e-post.

Länk till blankett – Länk direkt till blankett.

E-tjänst – Anger om myndigheten har en e-tjänst som kan användas för uppgiftskravet (automatiserad behandling av uppgifterna där företaget kan navigera, vägledas, ange uppgifter och lämna in online med kvittens). Här avses inte t.ex. pdf-blankett som måste skrivas ut.

Länk till e-tjänst – Länk direkt till e-tjänsten där uppgiftskravet kan fullgöras.

Maskin-till-maskingränssnitt – Anger om myndigheten har ett maskin-till-maskingränssnitt (företaget kan ansluta ett system till ett maskingränssnitt för att lämna uppgifter) som kan användas för insamling av uppgifter i uppgiftskravet.

Övrigt (Hur) – Beskrivning över om det finns övrig relevant information om hur uppgiften samlas in.

Egna noteringar – Möjligt för myndigheten att ange egna noteringar vid behov. Visas inte externt.

Tillfälligt inaktiverat innehåll

Följande innehåll i Uppgiftskravsregistret finns endast i den form det samlades in av Bolagsverket 2013 och har således inte uppdaterats. Uppgiftskravsregistret vidareutvecklas under 2015 och dessa uppgifter kvalitetssäkras av de kartläggande myndigheterna för att framöver vara en del av registret.

Händelsestyrt – Anger om uppgiften lämnas in utifrån händelse.

Behöver kompletteras med information om vilken typ av händelser som föranleder uppgiftskravet.

Antal anställda – Anger om uppgiftskravet endast berör företag som har ett visst antal anställda. Följer av att man angett att uppgiftskravet riktar sig till arbetsgivare.

Storlek – Anger om uppgiftskravet endast berör företag av en viss storlek som klassificeras på annat sätt än antalet anställda. Storlekskriterierna behöver standardiseras inför vidare kartläggning.

Övriga urvalskriterier – Syftar till att identifiera andra urvalskriterier som kan användas för att selektera relevanta uppgiftskrav för ett företag. Samlas in som fritext.

Antal företag som omfattas – Antalet företag som har haft ärenden hos myndigheten under tidigare år till följd av uppgiftskravet. Bör uppdateras årligen vid en given tidpunkt för att generera statistik och ligga till grund för bedömningar av var störst förenklingseffekt kan uppnås. Ärendevolymer – Anger hur många ärenden t.ex. anmälningar, ansökningar, undersökningar etc. som lämnades in totalt tidigare år för uppgiftskravet. Syftar till att generera statistik och ligger till grund för bedömningar av var störst förenklingseffekt kan uppnås.

Ärendevolymer via e-tjänst – Anger hur många av det totala antalet ärenden som gjordes via e-tjänst.

Underskrift – Anger om uppgiftsinlämningen kräver underskrift (på papper eller elektroniskt).

Framtida innehåll och gemensamma uppgiftsdefinitioner

I utredningens tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) framgår att det i arbetet

… ingår att samordna definitioner och i första hand de grundläggande uppgifterna som namn, adress, organisationsuppgifter m.m. som framgår av kartläggningen.

Vår bedömning: Ett fristående uppgiftsdefinitionsregister bör

utvecklas som kan återanvändas för olika ändamål. När registret är utvecklat bör det användas för att utveckla Uppgiftskravsregistret till att innehålla information om vilka uppgifter ett företag behöver lämna för att fullgöra respektive uppgiftskrav.

Uppgiftsdefinitionsregistret är ett register över definitioner av uppgifter om företag som kan återanvändas av fler än en myndighet. Det innehåller också information om vad som är den så kallade bästa källan till en viss uppgift.

En av de nyttor som eftersträvas med Uppgiftskravsregistret är att identifiera uppgifter som företag tvingas lämna in ofta. För att uppnå detta behöver registret innehålla information om vilka uppgifter som lämnas in när ett uppgiftskrav fullgörs. I nuvarande version av registret finns inte den informationen men i förslaget till förordningen för företagens uppgiftslämnande (9 §) framgår att registret ska innehålla information både om grundläggande uppgifter och om övriga uppgifter som aktualiseras vid ett uppgiftslämnande.

I nuläget innehåller Sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter gemensamma definitioner av de uppgifter om företag som kan nås därigenom. Dessa definitioner är desamma som ska användas i Uppgiftskravsregistret. Detta är också anledningen till förslaget om ett uppgiftsdefinitionsregister som kan användas av båda tjänsterna. I den föreslagna förordningen beskrivs att Uppgiftskravsregistret ska innehålla information om uppskattad belastning för företaget att fullgöra uppgiftskravet. Den informationen finns inte i registret i dag utan den behöver läggas till i arbetet med att färdigställa det.

XBRL (Extensible Business Reporting Language) är en informationsstandard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information. Standarden bygger på definitioner av olika uppsättningar

av ekonomisk information (taxonomier). En betydande del av de uppgifter som företag lämnar till staten innefattar ekonomisk information. I arbetet med att bygga ut ett uppgiftsdefinitionsregister bör möjligheterna att göra detta som taxonomier enligt XBRL-standarden utredas. Bolagsverket och Skatteverket har arbetat med taxonomier inom delar av sin verksamhet. Inom XBRL finns även möjlighet att definiera sådana uppgifter som inte är av direkt ekonomisk karaktär.

För att erbjuda ytterligare stöd till företagen i deras uppgiftslämnande arbetar Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket med att identifiera branscher eller händelser där uppgiftslämnarbördan kan vara extra betungande. För dessa ska man utveckla ett guidat stöd för företagen. Det kan t.ex. vara en situation där någon vill starta en restaurang vilket i många fall kan omfatta uppgiftslämnande till flera aktörer i olika steg. Genom att identifiera uppgiftskraven kan man visa i vilken ordning olika uppgifter ska lämnas till olika aktörer och vad som föranleder ett uppgiftskrav.

För att åstadkomma den här typen av specifikt processtöd behöver informationen i Uppgiftskravsregistret utökas för de uppgiftskrav som omfattas av den aktuella processen. Exempelvis behövs information om ett uppgiftskrav alltid aktualiseras till följd av att man fullgjort ett annat uppgiftskrav. I fallet med restaurangen behövs information om uppgiftskrav som fullgörs gentemot kommuner och det behövs även ytterligare sätt att kategorisera kraven för att kunna knyta dem till processen.

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att målsättningen med Uppgiftskravsregistret är att det ska bygga på ett antal förutbestämda variabler som ska finnas för alla krav i registret. Dessa variabler ska vara obligatoriska för alla uppgiftskrav och gälla samtliga myndigheter som omfattas av den föreslagna förordningen. Utöver den obligatoriska informationen som ska finnas för alla krav, ska det vara möjligt att lägga till information om ett urval av uppgiftskraven som kan behövas för att utveckla en specifik tjänst. Det gör att vi får ett flexibelt register, som kan användas för flera ändamål, utan att bli alltför omfattande och kostsamt att förvalta.

6.3.6. Rapportering av företagens uppgiftslämnarbörda

Vårt förslag: Den myndighet som förvaltar Uppgiftskravstjänsten

åläggs att löpande eller årligen sammanställa och rapportera utvecklingen till regeringen. Rapporteringen ska innehålla några centrala indikatorer som visar hur företagens uppgiftslämnande förändras.

Regeringen har som målsättning att ett företag som regel endast ska behöva lämna en uppgift en gång till ett ställe. Genom att göra statistiska sammanställningar baserade på informationen i Uppgiftskravsregistret kan utvecklingen mot målet följas över tid. På en övergripande nivå är det lämpligt att etablera några indikatorer som sedan är möjliga att bryta ner ytterligare för att identifiera specifika områden som är i behov av extra insatser för att minska och förenkla uppgiftslämnandet. Den myndighet som förvaltar registret bör sammanställa och rapportera dessa indikatorer till regeringen. Indikatorerna bör visa i vilken utsträckning det finns e-tjänster för att fullgöra uppgiftskraven, hur många uppgifter som lämnas in för att fullgöra uppgiftskraven, hur stor ärendevolym som innefattar uppgiftslämnande från företag och andra mått som visar på hur uppgiftslämnandet minskar eller förenklas. Det bör noteras att indikatorer som visar totala värden påverkas av hur många myndigheter som kartlägger sina krav och kan därför inte aggregeras förrän alla myndigheter ingår i registret om indikatorn ska visa på utvecklingen över tid.

6.3.7. Alternativ arkitektur för Uppgiftskravsregistret

Vår bedömning: Det bör utredas om Uppgiftskravsregistret fram-

över ska publiceras som länkade öppna data. Det skulle underlätta vidareutnyttjande av innehållet i registret liksom administrationen av detsamma.

Den tjänst som utvecklas bygger på ett centralt register över uppgiftskraven. Informationen ligger i en databas som hos en myndighet dit andra myndigheter vänder sig för att lämna information om sina respektive uppgiftskrav. Via ett administrationsgränssnitt på internet

lägger en behörig myndighetshandläggare in aktuella uppgiftskrav i databasen. Registret publiceras sedan i olika format som helhet på internet. Som alternativ till detta har utredningen övervägt en decentraliserad lösning där myndigheterna själva håller sin del av Uppgiftskravsregistret uppdaterad och publicerar den på sin webbplats.

I en decentraliserad lösning skulle Uppgiftskravsregistret bestå av ett flertal olika delmängder av information som är länkade till varandra och sedan kan slås ihop till ett fullständigt uppgiftkravsregister. De olika myndigheterna skulle själva publicera informationen om sina uppgiftskrav öppet på internet och Uppgiftskravsregistret skulle utvecklas som länkade öppna data. Det skulle då vara lättare för andra aktörer att återanvända och bygga vidare på innehållet i registret och ansvaret för publiceringen av data skulle tydligare ligga på respektive myndighet. Det skulle göra att registret var tillgängligt direkt via internet på ett sätt som gör att inga extra åtgärder krävs för att nå informationen. Om olika aktörer vidareutvecklar registret genom att lägga till ny information och publicera denna som länkade öppna data kommer registret att bli mer användbart för fler ändamål.

Vi ser redan med vår första tillämpning hur man för funktionen Hitta tillstånd på verksamt.se behövde lägga till ytterligare innehåll till det befintliga registret. Med nuvarande centraliserade lösning läggs denna nya information i ett eget register som andra aktörer inte kan återanvända. Hade registret i stället varit publicerat som länkade öppna data och det nya innehållet följt denna modell hade registret redan vidareutvecklats med en av tillämpningarna.

En del av utredningens arbete har bestått i att definiera vad registret ska innehålla och diskutera med de kartläggande myndigheterna hur olika saker ska beskrivas. Att definiera variabler, att etablera det som inom länkade öppna data kallas för vokabulär,26 är ett naturligt första steg mot att senare publicera länkade öppna data. I den nuvarande processen har vi arbetat med ett centralt register för att få en bättre överblick över innehållet och inte behöva belasta myndigheterna ytterligare.

Framöver kan man tänka sig att bibehålla Uppgiftskravsregistret som en central datamängd i en samlad databas eller välja att i ett

26 Vokabulär är en uppsättning metadata för ett register.

senare skede (successivt) gå över till en mer decentraliserad modell som bygger på länkade öppna data.

6.3.8. Tryckfrihetsförordningen och Uppgiftskravstjänsten

Vår bedömning: Uppgiftskravstjänsten aktualiserar inte några

särskilda juridiska frågeställningar i förhållande till tryckfrihetsförordningen.

Information om uppgiftskraven ska vara öppen och tillgänglig för alla. Den aktualiserar inte några särskilda juridiska frågeställningar i förhållande till tryckfrihetsförordningen.

6.3.9. Personuppgiftsbehandling i Uppgiftskravstjänsten

Vår bedömning: Uppgiftskravsregistret ska inte innehålla några

personuppgifter, vilket innebär att det för registret saknas behov av bestämmelser som tillåter behandling av personuppgifter.

Den administrationsfunktion som möjliggör uppdatering, kvalitetssäkring etc. av uppgiftskraven är individbaserad och kommer att omfatta behandling av personuppgifter. Respektive myndighet som behandlar personuppgifter kopplade till användandet av administrationsfunktionen kommer att vara personuppgiftsansvarig för sådan behandling. Personuppgiftslagens (1998:204) bestämmelser bedöms vara tillräckliga för att reglera personuppgiftsbehandlingen i administrationsfunktionen.

Behandling av personuppgifter i Uppgiftskravstjänsten

Uppgiftskravstjänsten ska kunna visa relevanta uppgiftskrav för ett företag. Tjänsten består av en bastjänst och en e-tjänst för hanteringen av författningsreglerade uppgiftskrav för företag.

Figuren 6.5 illustrerar Uppgiftskravstjänsten med utgångspunkt i administrationen (bland annat uppdatering och kvalitetssäkring) av myndigheternas uppgiftskrav.

Uppgiftskravstjänsten innehåller ett register (Uppgiftskravsregistret) med uppgifter om författningsreglerade uppgiftskrav för företag, bland annat information om uppgiftskravets författningsstöd, ansvarig myndighet, beskrivning av uppgiftskravet, bransch som omfattas av uppgiftskravet etc. Uppgiftskravsregistret ska inte innehålla personuppgifter och inte heller sekretesskyddade uppgifter. Registret ska vara offentligt och även kunna vidareutnyttjas. Betänkandet innehåller ett särskilt avsnitt om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga sektorn (se kapitel 10).

Förutom Uppgiftskravsregistret innehåller Uppgiftskravstjänsten en administrationsfunktion dels för att registeransvarig myndighet ska kunna uppdatera och kvalitetssäkra registret, dels för att respektive myndighet ska kunna hålla sina egna uppgiftskrav aktuella. I praktiken innebär det att handläggare som har till uppgift att sköta exempelvis uppdatering eller kvalitetssäkring av registret kommer att tilldelas

E-tjänst

(administrationsfunktioner)

Uppgiftskravsregistret

Bastjänst

Programmeringsrutiner

till stöd för e-tjänsten

(API)

Användare av e-tjänst (myndighetshandläggare)

behörighet att logga in i ett användargränssnitt för att administrera uppgiftskraven.

Uppgiftskravsregistret

Personuppgifter

Med hänvisning till syftet och ambitionen med Uppgiftskravsregistret har det uttryckligen framgått att registret inte ska innehålla några personuppgifter. Registrets innehåll kommer således inte att omfatta uppgifter som enligt (1998:204) definieras som personuppgifter.27

Personuppgiftsbehandling

Eftersom Uppgiftskravsregistret inte kommer att innehålla några personuppgifter kommer heller ingen behandling av personuppgifter att aktualiseras.

Personuppgiftsansvar

Den som ansvarar för att föra och tillhandahålla ett register är som huvudregel den som har bestämt ändamålen med och medlen för behandlingen av uppgifterna i registret. Om personuppgifter skulle komma att behandlas i Uppgiftskravsregistret kommer personuppgiftsansvaret, enligt personuppgiftslagens definition,28 att åligga den myndighet som har till uppgift att föra och tillhandahålla registret.

Det kan finnas skäl att tydliggöra ansvaret för att föra och tillhandahålla registret genom särskilda bestämmelser. Eftersom personuppgifter inte kommer att behandlas i Uppgiftskravsregistret saknas däremot behov av att tydliggöra personuppgiftsansvaret särskilt. Personuppgiftslagens bestämmelser och krav för biträdessituationer och informationssäkerhet kommer heller inte att aktualiseras för registret.

27Personuppgifter All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, 3 § personuppgiftslagen. 28Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för personuppgiftsbehandlingen, 3 § personuppgiftslagen.

Administrationsfunktionen

Personuppgifter

Administrationsfunktionen är individbaserad och utgår från en behörig företrädares (myndighetshandläggare) personliga inloggning. Administrationsfunktionen kommer att användas av handläggare hos både registerförande myndighet och respektive myndighet som omfattas av skyldigheten att uppdatera Uppgiftskravsregistret. Förutom handläggarens inloggningsuppgifter kan de aktiviteter som handläggaren utför inom ramen för administrationsfunktionen omfatta personuppgifter i personuppgiftslagens mening.

Personuppgiftsbehandling

Hanteringen av uppgifterna för den personliga inloggningen, exempelvis behörighetstilldelning, behörighetsstyrning, åtkomstkontroller etc. kommer att omfatta behandling av personuppgifter. Även själva inloggningsaktiviteten är en personuppgiftsbehandling. De aktiviteter som handläggaren utför inom ramen för sin uppgift att administrera uppgiftskraven utgör med största sannolikhet också en behandling av personuppgifter. Andra exempel på personuppgiftsbehandling som kan komma att aktualiseras är uppgifters bevarande eller gallring, vilket också är behandling av personuppgifter enligt nämnda lag.

Personuppgiftsansvar

Respektive myndighet som behandlar personuppgifter kopplade till användandet av administrationsfunktionen kommer att vara personuppgiftsansvarig i enlighet med personuppgiftslagens definition.

Personuppgiftsbiträde

Om den som tillhandahåller användargränssnittet för administrationen av uppgiftskraven är någon annan än den som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i administrationsfunktionen kan en biträdessituation uppstå. Den som till-

handahåller användargränssnittet har inte bestämt ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifterna och skulle därför endast behandla eventuella personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Den som tillhandahåller användargränssnittet kan således bli personuppgiftsbiträde vid behandlingen av sådana personuppgifter som respektive myndighet ansvarar för att behandla inom ramen för administrationsfunktionen (exempelvis inloggningsuppgifter och handläggarens aktiviteter inom ramen för administrationsfunktionen).

Om en biträdessituation uppstår ska det bland annat upprättas ett skriftligt avtal (30 § personuppgiftslagen) med instruktioner och villkor för personuppgiftsbehandlingen. Den personuppgiftsansvarige ska dessutom välja ett biträde som kan ge tillräckliga garantier för tekniska säkerhetsåtgärder och de organisatoriska åtgärder som är nödvändiga samt ha möjlighet att se till att sådana åtgärder genomförs.

Informationssäkerhet

Vid personuppgiftsbehandling finns särskilda bestämmelser om informationssäkerhet. Enligt 31 § personuppgiftslagen ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. I samma bestämmelse framgår också att den personuppgiftsansvarige ska förvissa sig om att ett anlitat personuppgiftsbiträde kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och se till att biträdet faktiskt vidtar åtgärderna.

Det ankommer således på den som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i administrationsfunktionen att se till att informationssäkerhetskraven i personuppgiftslagen är uppfyllda.

Mer detaljerade beskrivningar av de åtgärder som krävs för att säkerställa personuppgiftslagens krav på informationssäkerhet framgår i avsnittet om informationssäkerhet (se 6.1.3.6).

6.3.10. Offentlighet och sekretess i Uppgiftskravstjänsten

Vår bedömning: Uppgiftskravstjänsten aktualiseras inte några

särskilda frågor om offentlighet och sekretess.

Uppgiftskravstjänsten kommer att innehålla information om företagens författningsreglerade uppgiftskrav. Avsikten är att denna information ska vara öppen och tillgänglig för alla, sekretess för dessa uppgifter skulle motverka detta syfte. I övrigt ser vi inte att Uppgiftskravstjänsten väcker några särskilda frågor om sekretess.

6.3.11. Arkivering och gallring i Uppgiftskravstjänsten

Vår bedömning: Uppgiftskravsregistret utgör allmänna handlingar

som ska bevaras. Registret kommer att uppdateras kontinuerligt, vilket innebär att förändringar i registret ska tas om hand för arkivering. De allmänna handlingar som uppkommer inom ramen för administrationsfunktionen torde inte vara föremål för bevarande och ska därför gallras. Bevarandefrågorna bör kunna hanteras utifrån befintligt regelverk och föranleder för närvarande inga författningsändringar.

Uppgiftskravstjänsten består för närvarande av ett register för författningsreglerade uppgiftskrav (Uppgiftskravsregistret) och administrationsfunktioner för bland annat uppdatering och kvalitetssäkring av registret.

Uppgiftskravsregistret kommer att omfatta det som i 2 kap. tryckfrihetsförordningen definieras som allmänna handlingar hos den myndighet som ansvarar för registret. Vid samråd med Riksarkivet29har konstaterats att registret och dess innehåll ska bevaras och blir därmed föremål för arkivering. Registret kommer att uppdateras kontinuerligt. Det innebär att förändringarna i registret ska bevaras, vilket lämpligast hanteras genom att förändringarna förs över till en så kallad arkivdatabas. Bevarandefrågorna bör kunna hanteras utifrån gällande regler och förutsätter därmed inga författningsändringar. För

29 Samrådsmöten med Riksarkivet den 22 april 2014 och den 2 februari 2015.

att tydliggöra hur författningskraven ska uppfyllas bör den ansvariga myndigheten ha dokumenterade rutiner för hur registrets olika versioner arkiveras. Eftersom registret inte ska innehålla personuppgifter uppstår heller inget behov av gallring med hänvisning till bestämmelserna till skydd för den personliga integriteten i personuppgiftslagen (1998:204) eller andra författningar.

Administrationsfunktionerna kommer att kunna generera allmänna handlingar när myndighetshandläggare loggar in och utför uppgifter i Uppgiftskravstjänsten, exempelvis uppdatering och kvalitetssäkring av registret och dess innehåll. Även här aktualiseras således bevarandefrågor. I motsats till registret och registerinnehållet finns inget behov av att bevara inloggnings- och aktivitetsuppgifter för all framtid, vilket innebär att sådana uppgifter i stället bör bli föremål för gallring. Gallring förutsätter författningsstöd, vilket innebär att tillämpliga gallringsbestämmelser ska identifieras, exempelvis Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) eller gallringsbestämmelser i registerförfattningar, alternativt att nya nödvändiga och för ändamålet relevanta gallringsbestämmelser beslutas. De exempel som framgår i bilagan till Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse omfattar inte de handlingar som uppkommer i administrationsfunktionerna i Uppgiftskravstjänsten. Det ankommer på respektive myndighet som använder administrationsfunktionerna att uppfylla arkiverings- och gallringskraven.

6.4. En servicefunktion i verksamt.se

Som tidigare beskrivits var utredningens uppdrag enligt tilläggsdirektiven (dir. 2013:111) bland annat att ta fram en teknisk lösning för ett system för företagens uppgiftslämnande. Detta uppdrag har genom senare rundabordssamtal och regeringsuppdrag till myndigheter som ansvarar för verksamt.se preciserats till att leverera den i tidigare betänkandet (SOU 2013:80) föreslagna slutanvändarfunktionaliteten så att den kan införas som en del av verksamt.se.

Vad gäller aviseringsfunktionen (se vidare avsnitt 6.5) har utredningen i samarbete med Skatteverket tagit fram en genomförandeplan för hur funktionen ska realiseras som en del av framtida Mina meddelanden.

6.4.1. Allmänt om verksamt.se och utredningens förslag

Att samordna utredningens föreslagna funktioner med verksamt.se har medfört ett behov av att anpassa förslaget till det nya sammanhang där slutanvändarfunktionaliteten kommer att levereras och det förvaltningsansvar som redan finns för verksamt.se.

En påtaglig fördel med att inordna funktionerna under verksamt.se är att det inte finns samma behov att lösa frågor om autentisering och behörighetskontroll som för en ny fristående tjänst. Verksamt.se har redan en lösning för e-legitimationsinloggning och behörighetskontroll för vilka fysiska personer som har rätt att företräda ett företag.

En utmaning har däremot varit att dagens verksamt.se delvis har samma funktionalitet som utredningens förslag. Överlappningen blir ännu större om man dessutom beaktar den framtida utveckling av verksamt.se som har planerats.

Överlappningar har framför allt kunnat konstateras kring utredningens föreslagna funktioner ”Visa företagets grundläggande uppgifter” och Ansök/anmäl. I samordningen har vi hanterat dessa överlappningar.

6.4.2. Beskrivning av användningsfallen

Visa företagets grundläggande uppgifter (AF25) och hur de kan ändras (AF39)

En inloggad person med rätt att företräda ett visst företag ska kunna se en lista med de grundläggande uppgifter om företaget som man kan få fram genom Sammansatta bastjänsten.

Det finns sedan tidigare en liknande funktion (Mina sidor) i verksamt.se där användaren kan se vissa grundläggande uppgifter om företaget som lagras hos Bolagsverket respektive Skatteverket. Vissa uppgifter kan förekomma i båda uppgiftssammanställningarna. I den nya funktionen hämtas i stället uppgifterna från Sammansatta bastjänsten. Varje uppgift presenteras därför bara en gång, och den övergripande presentationen utgår från uppgifter om företaget, inte myndigheternas bild av företaget.

För varje uppgift presenteras dessutom en länk till den e-tjänst där uppgiften kan ändras eller en beskrivning i text om hur användaren kan få uppgiften ändrad.

Visa uppgiftskrav för ett företag (AF26) och gå till motsvarande e-tjänst (AF28)

En företagare ska kunna se de uppgiftskrav som gäller för ett företag, dvs. företagsinitierade ansökningar och anmälningar samt myndighetsinitierade rapporteringskrav.

Bara de uppgiftskrav som är relevanta för användaren hämtas. Uppgifter om vilka uppgiftskrav som är relevanta för användaren baseras på olika attribut (t.ex. företagsform, redovisningsperiod och typ av verksamhet) för det företag som användaren vid detta tillfälle väljer att företräda.

Användaren kan se vilka uppgiftskrav som gäller för det aktuella företaget.

När användaren vill läsa mer om ett specifikt uppgiftskrav ska beskrivningen innehålla uppgifter som gör det möjligt för användaren att använda den myndighetens e-tjänst eller annan tjänst.

Funktionen för att visa uppgiftskrav ska innehålla stödfunktioner som exempelvis hjälper en användare att söka, filtrera och sortera.

När användaren har valt ett uppgiftskrav ska han eller hon kunna gå till den e-tjänst som motsvarar detta krav. E-tjänsten ska kunna hämta de företagsuppgifter som behövs från Sammansatta bastjänsten.

Vid anslutningen till e-tjänsten ska de uppgifterna som användaren identifierade sig med på verksamt.se föras med till den anropade myndigheten.

Utöver de uppgifter som identifierar användaren kan anropet till myndigheten innehålla information om vilket uppgiftskrav som ska hanteras, dvs. med vilken avsikt användaren har vänt sig till myndigheten.

Autentisering hos myndigheten bör ske med så kallad single signon enligt ramverket för Svensk e-legitimation,30 dvs. företrädaren ska inte behöva logga in på nytt hos myndigheten.

30 Se generellt om svensk e-legitimation: http://www.elegnamnden.se/.

Sök uppgiftskrav och tillstånd (AF58)

Även en icke inloggad användare ska kunna söka bland uppgiftskrav och tillstånd. Det ska vara möjligt att se vilka uppgiftskrav som kan gälla utifrån olika sökkriterier samt när, hur och var dessa kan utföras. Användaren ska kunna

  • söka uppgiftskrav och tillstånd, och
  • filtrera urvalet utifrån exempelvis kategori, företagsform och bransch. När användaren valt visst uppgiftskrav eller tillstånd ska användaren kunna
  • se detaljerad information om uppgiftskravet eller tillståndet,
  • se vilken myndighet som ansvarar för det,
  • länkas till eller på annat sätt ta del av myndighetens information, och
  • ta del av att uppgifter för att kunna använda myndighetens etjänst eller en annan tjänst.

Funktionen behöver inte kunna användas för att ge en prognos om kommande uppgiftskrav, varken med eller utan funktionalitet för viktiga datum.

Funktionen kommer att realiseras på verksamt.se i tjänsten Hitta tillstånd.

”Att göra”-lista

Funktionen ”Att göra”-lista ska ge företag en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat (funktionen är beskriven i avsnitt 8.2 och 10.2.2 i utredningens betänkande SOU 2013:80). Varje enskilt företag ska kunna få överblick över vilka uppgiftskrav som företaget är skyldigt att uppfylla men som ännu inte uppfyllts, exempelvis att ett aktiebolag är skyldig att lämna in årsredovisning till Bolagsverket senast ett visst datum.

Varje avisering visas som en rad i en översiktslista. Alla uppgiftskrav kan i dagsläget inte uppfyllas genom en e-tjänst, men för de krav där detta är möjligt finns en länk till motsvarande e-tjänst. För andra

krav, där det finns allmänna informationssidor, en pdf-blankett, eller annan information på webben, kan en länk gå till sådan information.

Denna funktion kommer inte att levereras som en del i verksamt.se eftersom den bygger på Mina meddelanden som transportkanal (läs mer i avsnitt 6.5). I stället kommer den att realiseras genom den planerade utökningen med ärendeöversikter som just nu genomförs inom Mina meddelanden.31

6.4.3. Tryckfrihetsförordningen och servicefunktionen

Funktionerna som realiseras på verksamt.se är att företagen genom en utveckling av den befintliga tjänsten Hitta tillstånd på verksamt.se får en överblick över vilka uppgiftskrav som angår den egna verksamheten. Företagen får även på verksamt.se en presentation av företagets grundläggande uppgifter som hämtats från olika myndigheter samt information om hur uppgifter kan ändras.

Utvecklingen av Hitta tillstånd och tjänsten som presenterar företagets grundläggande uppgifter väcker inte några nya frågor i relation till tryckfrihetsförordningen än de som redan hanteras inom ramen för verksamt.se. Bedömningen av om det uppstår allmänna handlingar i dessa funktioner får avgöras i enlighet med de ställningstaganden som Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket gjort gällande verksamt.se i stort.

31 Se http://edelegationen.se/Nationella-utvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensammatjanster/Min-arendeoversikt/.

6.4.4. Personuppgiftsbehandling i servicefunktionen

Vår bedömning: Personuppgiftsbehandling i funktioner och

funktionalitet på verksamt.se aktualiseras vid inloggning till olika etjänster, i användandet och hanteringen av grundläggande uppgifter och vid eventuell loggning av en slutanvändares aktiviteter.

Det finns ingen särreglering för behandling av personuppgifter i e-tjänsterna på verksamt.se. Enligt personuppgiftslagens (1998:204) definition är således den myndighet som tillhandahåller en eller flera e-tjänster med tillhörande funktionalitet inom ramen för Uppgiftslämnarservice personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i en sådan tjänst.

Service för slutanvändare i Uppgiftslämnarservice

Funktioner och funktionalitet på verksamt.se (Slutanvändarfunktionaliteter) inom ramen för Uppgiftslämnarservice är följande.

  • En e-tjänst som visar ett företags grundläggande uppgifter,
  • en e-tjänst som visar en sammanställning av de uppgiftskrav som är aktuella för ett företag med möjlighet att länka sig vidare till en myndighets e-tjänst (eller motsvarande) för ett specifikt uppgiftskrav, och
  • en e-tjänst för att administrera uppgiftskrav.

Behandling av personuppgifter i användarfunktionerna på verksamt.se

Personuppgifter

Av de grundläggande uppgifter som ska hanteras (bland annat presenteras) finns uppgifter om fysiska personer, exempelvis enskilda näringsidkare. Det finns också grundläggande uppgifter som var för sig inte utgör personuppgifter i personuppgiftslagens (1998:204) mening men som tillsammans med andra grundläggande uppgifter kan bli det. De aktuella grundläggande uppgifterna omfattar inte känsliga personuppgifter (13 § personuppgiftslagen).

Förutom de grundläggande uppgifterna utgör även uppgifter kopplade till den personliga inloggningen personuppgifter i lagens mening. Presentationen av företagens uppgiftskrav ska däremot inte innehålla personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling

I följande situationer behandlas personuppgifter. Uppräkningen är inte uttömmande.

  • Användarens inloggning till e-tjänster på verksamt.se.
  • Hantering (allt från mottagande och presentation till bevarande och gallring) av uppgifter inom ramen för den e-tjänst som ska visa företagets grundläggande uppgifter.
  • Loggning av en företagares aktiviteter, exempelvis när en användare länkar sig vidare till en myndighets e-tjänst för att få information om och möjlighet att fullgöra ett uppgiftskrav eller när en användare länkar sig vidare för att ändra sina grundläggande uppgifter.
  • Loggning av en handläggares aktiviteter i administrationsfunktionen inom ramen för Uppgiftskravstjänsten.

Personuppgiftsbehandling på verksamt.se aktualiseras således vid inloggning till olika e-tjänster, i användandet och hanteringen av grundläggande uppgifter och vid eventuell loggning av en slutanvändares aktiviteter.

Det finns ingen särreglering för behandlingen av personuppgifter i e-tjänsterna på verksamt.se. Myndigheterna som står bakom verksamt.se32 har bedömt att personuppgiftslagen är tillräcklig för en tillåten personuppgiftsbehandling.

32 Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket.

Personuppgiftsansvar

Den som har bestämt ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter är enligt personuppgiftslagens definition33 personuppgiftsansvarig.

När en myndighet tillhandahåller en e-tjänst är det myndigheten som har bestämt ändamålen med och medlen för den personuppgiftsbehandling som aktualiseras i en sådan tjänst. Den som använder en sådan e-tjänst, exempelvis en företagare, förfogar inte över vare sig ändamål eller medel och kan inte vara personuppgiftsansvarig utifrån lagens definition. Det innebär att det är den myndighet som tillhandahåller en e-tjänst i verksamt.se som är personuppgiftsansvarig.

Behandlingen av personuppgifter inom ramen för myndigheters e-tjänster för att fullgöra författningsreglerade uppgiftskrav ligger utanför verksamt.se. För denna personuppgiftsbehandling ansvarar givetvis respektive myndighet. Behandlingen i sådana e-tjänster sker i enlighet med personuppgiftslagen eller registerförfattningar.

Personuppgiftsbiträde

Om den myndighet som är personuppgiftsansvarig för en e-tjänst på verksamt.se väljer att anlita en utförare blir bestämmelserna om personuppgiftsbiträde tillämpliga (se även om personuppgiftsbiträde i avsnitt 6.2.6). Den personuppgiftsansvarige ska då hantera biträdessituationen enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen, bland annat kravet på skriftligt avtal med tydliga instruktioner om personuppgiftsbehandlingen samt skyldigheten att garantera och kontrollera att personuppgiftsbiträdet vidtar och genomför nödvändiga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Informationssäkerhet

Vid personuppgiftsbehandling finns särskilda bestämmelser om informationssäkerhet. Enligt 31 § personuppgiftslagen ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska

33Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, 3 § personuppgiftslagen.

åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. I samma bestämmelse framgår också att den personuppgiftsansvarige ska förvissa sig om att ett anlitat personuppgiftsbiträde kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och se till att biträdet faktiskt vidtar åtgärderna. Det är alltså respektive personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingen i de olika slutanvändarfunktionerna på verksamt.se som ska se till att informationssäkerhetskraven är uppfyllda.

Mer detaljerade beskrivningar av de åtgärder som krävs för att säkerställa personuppgiftslagens krav på informationssäkerhet framgår i avsnittet om informationssäkerhet (se avsnitt 6.1.3.6).

6.4.5. Offentlighet och sekretess i servicefunktionen

Vår bedömning: Vi ser inte något behov av särskild sekretess-

reglering för de grundläggande uppgifterna när de visas för företagaren på verksamt.se.

På Mina sidor i verksamt.se kan företaget se alla de uppgifter som kan hämtas genom Sammansatta bastjänsten. Inledningsvis är det 20 grundläggande uppgifter men ambitionen är att antalet ska öka. I Servicetjänsten skulle motsvarande grundläggande uppgifter hämtas från det allmänna företagsregistret. Vi fann att det inte ens var aktuellt att överväga sekretess för uppgifterna inom ramen för Servicetjänsten. Det förhållandet att de grundläggande uppgifterna nu kommer sammanställas från register hos tre myndigheter föranleder inte något annat ställningstagande eftersom det allmänna företagsregistret också hämtade sin information från dessa register.

I förlängningen möjliggör Sammansatta bastjänsten att även annan information om företagen delas mellan myndigheterna. Om utgångspunkten är att all information som Sammansatta bastjänsten kan hämta och förmedla även ska visas för företagaren på Mina sidor kan sammanställningen på sikt bli allmän handling eller utgöra risk för röjande.

6.4.6. Arkivering och gallring i servicefunktionen

Vår bedömning: För allmänna handlingar som uppkommer inom

ramen för e-tjänsten Mina sidor ansvarar den myndighet som tillhandahåller tjänsten. I e-tjänsten Hitta tillstånd presenteras uppgifter från Tillväxtverkets tillståndsdatabas som likt Uppgiftskravsregistret ska bevaras. Även de redaktionella texter som Tillväxtverket upprättar inom ramen för e-tjänsten Hitta tillstånd ska bevaras.

Slutanvändarfunktionerna i Uppgiftslämnarservice kommer att vara en del av Mina sidor och Hitta tillstånd på verksamt.se.

I e-tjänsten Mina sidor kommer grundläggande uppgifter att presenteras för företagsföreträdaren. Allmänna handlingar som uppkommer i tjänsten ska tas om hand av den myndighet där de allmänna handlingarna uppkommer. För närvarande ansvarar Bolagsverket för driften av den server som tillhandahåller användargränssnittet för Mina sidor till vilket respektive myndighets uppgifter levereras.

I e-tjänsten Hitta tillstånd presenteras uppgiftskrav från en databas (den så kallad Tillståndsdatabasen hos Tillväxtverket) som innehåller dels uppgifter och information om författningsreglerade uppgiftskrav kopplade till företag, dels redaktionell text som handläggare på Tillväxtverket skriver. Tillståndsdatabasen utgör allmänna handlingar, så den myndighet som ansvarar för databasen har ansvar för arkivering och gallring. I likhet med Uppgiftskravsregistret ska databasen bevaras (se avsnitt 6.3.11) och blir därmed föremål för arkivering. Databasen kommer att uppdateras och förändringarna ska bevaras, vilket lämpligast hanteras genom att förändringarna förs över till en så kallad arkivdatabas. Om databasen kommer att innehålla personuppgifter behöver befintliga gallringsbestämmelser, exempelvis Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) eller gallringsbestämmelser i registerförfattningar, identifieras alternativt att nya nödvändiga och för ändamålet relevanta gallringsbestämmelser föreslås.

De redaktionella texterna omfattas också av det som enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen utgör allmänna handlingar. Själva presentationen av uppgiftskraven (en sammanställning av uppgifter från Tillståndsdatabasen) blir också allmänna handlingar hos den för e-tjänsten ansvariga myndigheten. Uppgifterna i sådana sammanställningar torde däremot inte behöva bevaras eftersom det är fråga

om tillfälliga sammanställningar av databaslagrad myndighetsinformation som omfattas av bevarandekrav. Gallring kräver författningsstöd. Befintliga gallringsbestämmelser ska tillämpas alternativt ska nya nödvändiga och för ändamålet relevanta gallringsbestämmelser beslutas.

6.5. Aviseringsfunktionen

6.5.1. Syftet med en aviseringsfunktion

Utredningen föreslog i tidigare betänkande (SOU 2013:80) att Uppgiftslämnarservice skulle innehålla ”att göra”-listor, som skulle visa vilka myndighetsinitierade uppgiftsinlämningar som varje företag var ålagt.

Innehållet i dessa listor skulle styras av myndigheterna genom att dessa skickade elektroniska aviseringar, motsvarande dagens pappersblanketter, när de kunde initiera uppgiftslämningsprocesser, exempelvis inför ett visst datum. Aviseringen hamnade då som en ny rad i företagets lista.

Utöver aviseringar om att en uppgiftsinlämning skulle inledas skulle myndigheterna även kunna skicka en avisering om att en uppgiftsinlämning var avslutad, exempelvis när ärendet var slutbehandlat. Effekten av en sådan avisering skulle vara att motsvarande rad i listan markerades som slutförd.

Sammantaget skulle översikten förenkla företagens uppgiftslämnande.

6.5.2. Funktionella krav på en aviseringsfunktion

För att funktionen ”Att göra”-lista som utredningen föreslagit ska fungera fullt ut ställs följande krav på en aviseringsfunktion:

  • Myndigheterna ska kunna skicka meddelanden riktade till ett företag (identifierat med organisationsnummer eller, för enskilda firmor, personnummer).
  • Meddelandets innehåll ska vara maskinläsbart och innehålla ett fåtal uppgifter, i första hand – en identifierare för det aktuella inlämningstillfället

– en kort textsträng som identifierar ett definierat uppgiftskrav

(samma identifierare som används i Uppgiftskravsregistret), exempelvis SKV016. – status för aviseringen, exempelvis ”ska lämnas” eller ”inlämnat” – ett datum som anger när uppgifterna senast ska ha lämnats in – hänvisning till tidigare identifierare för ett inlämningstillfälle.

Används när status har värdet ”inlämnat”, och hänvisar till ett tidigare id, med betydelsen att myndigheten registrerat att uppgifter för detta inlämningstillfälle nu inkommit (används för att markera något som avbockat i ”att göra”-listan).34

  • Meddelandena ska kunna göras åtkomliga för slutanvändartjänsten på ett sådant sätt att denna kan se samtliga meddelanden som är riktade till ett visst företag.
  • Det bör vara möjligt att gallra meddelanden som antingen är över ett år gamla eller där ett kompletterande meddelande med ny status har kommit in.

Remissinstanserna uttryckte i svar till utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80) att den föreslagna lösningen bör använda den myndighetsgemensamma infrastrukturen Mina meddelanden. Utredningen hade därför förnyad kontakt med framför allt ansvariga personer på Skatteverket och beskrev kravbilden, vilket ledde fram till några olika lösningsförslag som motsvarade det mesta av ovanstående kravbild. Dessa lösningsförslag redovisas nedan.

Enligt den så kallade progressrapporten (se avsnitt 5.3.3) efter första rundabordssamtalet är det ”sannolikt att Mina meddelanden kan fungera som aviseringskanal”. Utgångspunkten för arbetet efter detta har varit att försöka använda Mina meddelanden om det inte visar sig omöjligt. Med anledning av progressrapporten genomförde Skatteverket en förstudie i syfte att få samsyn mellan Mina meddelanden och utredningen i vilka krav som utredningens förslag ställer på en aviseringstjänst och vad som kan bli möjligt med Mina meddelanden.

34 Se vidare avsnitt 7.5.4 i utredningens delredovisning dnr 2013/4.

6.5.3. Möjliga vägar att uppfylla de funktionella kraven genom Mina meddelanden

Mina meddelanden är en myndighetsgemensam infrastruktur och tjänst som gör det möjligt för myndigheter, kommuner och landsting att skicka post digitalt till privatpersoner och företag.35

Förmedlare är samlingsnamnet på en eller flera tekniska tjänster för att förmedla meddelanden via Mina meddelanden. Dessa tjänster kan utvecklas internt hos en statlig myndighet eller kommun. De kan också köpas helt eller delvis av en extern IT-leverantör, för eget bruk eller tillsammans med andra myndigheter.

För att kunna ta emot myndighetspost digitalt behöver mottagaren en säker e-brevlåda. Den e-brevlåda staten tillhandahåller för tjänsten heter Min myndighetspost. Den förvaltas av Skatteverket, är gratis och tillgänglig för alla med personnummer och elegitimation och de flesta företag med organisationsnummer.

Även den privata sektorn ska kunna ansluta till Mina meddelanden i rollen som brevlådeoperatör. Privata brevlådeoperatörer kan erbjuda olika tilläggstjänster från exempelvis privata organisationer och företag i en och samma e-brevlåda. Och mottagaren kan då välja den e-brevlåda som passar bäst.

När ett meddelande skickas gör avsändaren själv eller via sin förmedlare en kontrollsökning i det gemensamma förmedlingsadressregistret för att se

1. om mottagaren finns registrerad,

2. om mottagaren tackat ja till att ta emot post digitalt från den

aktuella myndigheten, och

3. vilken registrerad e-brevlåda mottagaren valt för sin digitala

myndighetspost.

Nedan beskrivs de lösningsförslag som togs fram i samråd med Skatteverket och ansvariga för Mina meddelanden. Efter att ha gjort en samlad bedömning utifrån målsättningen att få ett system på plats valdes det första alternativet.

35 Se vidare http://minameddelanden.se/ och http://minmyndighetspost.se/.

Alternativ 1: ”Att göra”-vyn i den elektroniska brevlådan

I alternativ ett skulle funktionen ”Att göra”-lista inte vara en del av Servicetjänsten. I stället skulle man, om man använder den statliga brevlådetjänsten inom Mina meddelanden, minmyndighetsepost.se, direkt i denna brevlåda få se en vy över inlämningsmeddelanden som motsvarar funktionen ”Att göra”-lista.

Fördelarna med denna lösning skulle vara att utgå från en befintlig lösning (Mina meddelanden) och vidareutveckla en funktion som redan är önskad av andra intressenter (funktionen Min ärendeöversikt). Beslut är taget om att första etappen för införande av denna funktionalitet ska genomföras. Det ytterligare arbetet för att tillgodose kraven som kommer från utredningens förslag är mycket litet, och förvaltningen av resultatet skulle på ett naturligt sätt hamna inom Mina meddelanden.

Nackdelarna skulle vara att eftersom Skatteverket är produktägare för Mina meddelanden finns ingen direkt kontroll över tidsplan och genomförande. Eftersom ärendeöversiktsvyn och ”Att göra”-lista överlappar skulle dessa listor bli en del av den tänkta funktionen Min ärendeöversikt, med minskad möjlighet att styra utformningen. Och eftersom Mina meddelanden byggs som en öppen arkitektur betyder det också att olika brevlådeoperatörer kan komma att utforma ärendeöversikten på olika vis. Kunderna får välja den leverantör som bäst passar de egna behoven.

Utredningens tanke med en samlad ingång i verksamt.se där företagare kan få en överblick över allt kring sina uppgifter frångås. Men genom anpassning av inloggningen kan ärendeöversikten bli åtkomlig från verksamt.se med ett klick.

Funktionen skulle inledningsvis betyda att företagaren får meddelanden i sin brevlåda blandat med övrig post men där det framgår tydligt och enhetligt att beskedet är en del av den samordnade Uppgiftslämnarservice som de erbjuds digitalt.

När en anslutningsplan med trafikvolymer för den samordnade Uppgiftslämnarservicen finns säkerställd kommer styrgruppen för Mina meddelanden att fatta nytt beslut angående utökad funktionalitet i Min myndighetspost.

Alternativ 2: Vidarebefordra till Uppgiftslämnarservice

I alternativ två vidareutvecklas minmyndighetspost.se så att användaren automatiskt kan vidarebefordra alla aviseringsmeddelanden av en viss typ (uppmärkta med särskilda metadata) till Uppgiftslämnarservice. Uppgiftslämnarservice skulle i detta fall ha en inlämningsdatabas.

Fördelarna skulle vara att Uppgiftslämnarservice har all information som behövs inom den ansvariga myndighetens väggar, och bör kunna ha (eller i författning ges) rätt att behandla denna information på det sätt som behövs för att utföra tjänsten.

Andra brevlådeoperatörer skulle kunna utveckla motsvarande vidarebefordring med betydligt mindre arbete än en ”Att göra”lista.

Gränssnittet mellan en vidarebefordringsfunktion på minmyndighetspost.se och inlämningsdatabasen skulle kunna användas av andra myndigheter som inte är anslutna till Mina meddelanden.

Nackdelarna skulle vara att detta kräver vidare utveckling av minmyndighetspost.se, som har en annan produktägare än samordningsorganisationen. Konstruktionen är uppskattningsvis enklare än en ärendeöversiktsvy så utvecklingen skulle kunna gå snabbare. Mina meddelandens styrgrupp är tveksam till denna lösning och pekar bl.a. på att s.k. säkra meddelanden inte får vidarebefordras utanför Mina meddelanden-infrastrukturen. Men det har inte särskilt utretts om det finns författningsmässiga hinder att vidarebefordra s.k. enkla meddelanden utanför infrastrukturen, eller om det finns skäl att skicka de aviseringar som nu är aktuella som säkra i stället för enkla meddelanden.

Funktionen skulle kräva aktivt handlande från företag som använder den. Risk finns att många inte tar det steget eller förstår varför det är nödvändigt och därför inte kan använda ”Att göra”listan. Uppgiftslämnarservice för företagen kommer ha svårt att skilja mellan om någon inte aktivt valt att vidarebefordra aviseringar och om någon valt vidarebefordran men ännu inte fått sin första avisering.

I genomförandeprojekten finns i dag ingen som har uppgiften att bygga inlämningsdatabasen, eller att närmare specificera gränssnittet mellan minmyndighetspost.se och inlämningsdatabasen för själva meddelandeöverföringen. Även frågan om vem som ska ha ansvar för

förvaltningen av inlämningsdatabasen återstår att lösa samt hur sekretessregleringen kring innehållet i densamma lämpligen bör utformas.

Alternativ 3: Två meddelandeströmmar

I alternativ tre får de myndigheter som vill skicka aviseringar göra detta på två sätt dels som ett meddelande inom Mina meddelanden, dels via ett meddelande direkt till inlämningsdatabasen. Detta kan eventuellt göras något enklare genom att myndigheter som ansluter till Mina meddelanden normalt sett gör detta genom att införa en meddelandeväxel eller förmedlingstjänst i sina informationsflöden. Gränsdragningen mellan meddelandeväxel och förmedlingstjänst är inte skarpt definierad, men det är en mjukvarutjänst man skickar meddelanden till, och som sedan ser till att informationen kommer till rätt mottagare på lämpligt sätt (utskriven på papper, enkelt meddelande inom Mina meddelanden, via maskin-till-maskingränssnitt etc.). Anslutande myndigheter kan konfigurera sin meddelandeväxel eller förmedlingstjänst så att meddelanden från verksamhetssystemen går iväg till både Mina meddelanden och direkt till inlämningsdatabasen.

Fördelen med denna lösning är att den inte är beroende av minmyndighetspost.se. Nackdelen är att den kräver ytterligare utveckling hos samtliga anslutande myndigheter. I den mån meddelandeväxlarna eller förmedlingstjänsterna är flexibla och konfigurerbara kan det bli mindre utvecklingsinsatser. Även de nackdelarna för alternativ två med inlämningsdatabasen (konstruktion, gränssnitt, förvaltning och sekretessreglering) finns här.

Övriga frågor som ett användande av Mina meddelanden väcker

Myndigheternas anslutning till Mina meddelanden

I dagsläget är endast sju statliga myndigheter och en kommun anslutna till Mina meddelanden.36 Anslutningsfrekvensen har hittills varit låg. Det är sannolikt nödvändigt att åtminstone de flesta av de 13 myndigheter som deltagit i kartläggningsuppdraget är anslutna innan funktionen ”Att göra”-lista kan levereras. En låg eller begränsad anslutning till Mina meddelanden skulle även kunna innebära ett ifrågasättande av tjänsten som helhet.

Begränsning för organisationsformer

Mina meddelanden stödjer i dagsläget inte alla organisationsformer. Om man ska bygga en infrastruktur som stödjer företagens uppgiftslämnande bör man noga överväga om det alls går att välja en lösning som inte stödjer alla företagsformer.

En adress kopplad till Mina meddelanden

Endast en mottagaradress kan användas i tjänsten. Det finns heller inte i dagsläget planer på att införa möjligheten att ha fler mottagaradresser. Särskilt för vidarebefordringsalternativet bör övervägas om ett sådant alternativ kan komma att innebära begränsningar om det skulle visa sig att vidarebefordring som kräver företagarens aktiva medverkan visar sig fungera dåligt eller inte alls.

6.5.4. Realisering genom utvecklingen av Ärendeöversikt

Utredningen har, som ovan nämnts, i samarbete med Skatteverket gått vidare med alternativ ett, ”Att göra”-vyn i den elektroniska brevlådan. Vi bedömer att det är det enda alternativ som har en realistisk genomförande- och förvaltningsplan i dagsläget. Mina Meddelanden-styrgruppen har varit positivt inställd till de förändringar som utredningen

36 Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Swedish University Computer Network (SUNET) vid Vetenskapsrådet, Transportstyrelsen, Tullverket, och Tomelilla kommun.

föreslår i Min ärendeöversikt.37 Den största nackdelen är emellertid att funktionen inte levereras som en del av verksamt.se.

Skatteverket har inlett utvecklingsarbete i projektet Ärendeöversikt och aviseringsstöd. Utredningen har deltagit i projektets referensgrupp och sett till att detta projekt tar hand om den funktionalitet som krävs för utredningens förslag.

Tidplanen för Skatteverkets projekt är fristående från den leveransplan som gäller för Uppgiftslämnarservice i övrigt. Styrgruppen fattade den 11 mars 2015 beslut om ett införande av den första etappen med driftstart den 11 november 2015. Beslut om senare etapper avvaktar till dess en tydlig anslutningsplan för dessa nya händelsemeddelandenhar verifierats.

6.5.5. Beskrivning av användningsfallen

Eftersom funktionen ”Att göra”-lista realiseras genom en ärendeöversikt i tjänsten minmyndighetspost.se har utredningen inte tagit fram specifika användningsfall för denna. I stället har utredningens krav på en sådan funktion förmedlats till den projektgrupp inom Mina meddelanden som vidareutvecklar funktionen Ärendeöversikt. Funktionen beskrivs närmare i avsnitt 6.4.

Som ett led i arbetet med anslutningsstrategin har däremot de användningsfall som rör myndigheternas aviserande utvecklats och anpassats för att kunna utnyttja Mina meddelanden som underliggande transportkanal. Det är från dessa användningsfall som ovanstående krav på en aviseringsfunktion kommer.

Avisera aktuella uppgiftskrav (AF15M)

En myndighet ska kunna skicka ut en avisering (uppmaning att fullgöra ett angivet uppgiftskrav) enligt samma principer som myndigheten i dag skickar ut pappersblanketter. Detta ska ske genom att myndigheten konstruerar och skickar ett elektroniskt meddelande adresserat till ett företag. Meddelandet ska innehålla maskinläsbara

37 Mina meddelanden utvecklas och förvaltas av Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Tillväxtverket och Transportstyrelsen.

metadata som gör det möjligt för en brevlådeoperatör att avgöra att meddelandet kan kategoriseras och visas i en särskild vy, att unikt identifiera just detta ärende. Meddelandet bör utöver detta innehålla maskinläsbara metadata om sista inlämningsdag och direktlänk till en e-tjänst där uppgiftskravet kan uppfyllas.

Meddelandet kan även innehålla vanlig text med liknande innebörd.

Avisera förändring i status för uppgiftslämningsärende (AF16M)

En myndighet ska kunna avisera att statusen för ett ärende som innefattar uppgiftslämnande har ändrats. Detta ska ske på samma sätt som ovan, genom ett elektroniskt meddelande med maskinläsbara metadata. Av särskild vikt är att metadata ska kunna koppla den nya aviseringen till tidigare meddelanden som rör samma ärende, samt den nya statusen för ärendet.

Meddelandet kan även innehålla vanlig text med liknande innebörd. De olika typerna av statusar täcker in vad som kommer fram i arbetet med Min ärendeöversikt.

6.5.6. Rättsliga överväganden och bedömningar

Vår bedömning: Den aviseringsfunktion som utredningen före-

slog i sitt tidigare betänkande (SOU 2013:80) gav upphov till ett antal rättsliga överväganden, bland annat behovet av sekretess och frågor kring personuppgiftsbehandling, arkivering och gallring. Dessa rättsfrågor kommer fortsatt att vara aktuella i Aviseringsfunktionen kopplad till Uppgiftslämnarservice, men ska beaktas och bedömas inom ramen för Skatteverkets projekt för Mina meddelanden.

För att realisera Uppgiftslämnarservice ska förutom Sammansatta bastjänsten, Uppgiftskravstjänsten och Slutanvändarfunktionaliteter även en Aviseringsfunktion utvecklas och lanseras. De tre första funktionerna realiseras inom ramen för verksamt.se. Aviseringsfunktionen realiseras med hjälp av befordringsinfrastrukturen Mina meddelanden och kommer därmed att utvecklas och tillgängliggöras

utanför verksamt.se. Juridiska frågor och rättsliga överväganden kopplade till Aviseringsfunktionen ligger därmed utanför utredningens uppdrag, men vår bedömning är att tidigare identifierade juridiska frågor kommer att behöva övervägas i utvecklingen och vid införandet av Aviseringsfunktionen.

7. Anslutningsstrategi

Detta kapitel beskriver de delar av Uppgiftslämnarservice som förutsätter att myndigheterna ansluter sig och vad de olika formerna av anslutning innebär. Vi beskriver också hur utredningen har arbetat med frågor om anslutning.

7.1. Bakgrund

Av tilläggsdirektiven (dir. 2013:111) framgår att utredningen hade i uppdrag att lämna ett förslag på tidsplan och frekvens för anslutning av myndigheter till systemet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. I första hand skulle förslaget omfatta myndigheter som ingått i kartläggningsuppdraget. I delredovisningen den 30 juni 2014 redovisade utredningen ett förslag till anslutningsplan som tagits fram i samarbete med de myndigheterna (se vidare nedan).

Uppgiftslämnarservice är beroende av att flera myndigheter ansluter sig till systemet, gör de inte det blir nyttan med systemet liten eller uteblir helt. Utredningens arbete med en anslutningsstrategi har i första hand omfattat de 13 kartläggande myndigheterna. Avsikten är dock att även övriga statliga myndigheter ska ansluta till systemet.

Uppgiftslämnarservice innefattar ett antal delar där vissa myndigheter endast är relevanta för anslutning gentemot enstaka delar, medan andra myndigheter behöver ansluta till flera delar. För Sammansatta bastjänsten och Uppgiftskravstjänsten skiljer vi på att ansluta sig som dataproducent och datakonsument. Producenten bidrar med information och konsumenten tar emot eller hämtar information.

Det är möjligt att arbeta med anslutningar utifrån de olika delarna och rollerna, snarare än en anslutning till helheten. En anslutningsstrategi bör identifiera vilka myndigheter som är aktuella att ansluta till vilken del av systemet och i vilken roll. Eftersom anslutningsarbetet bedöms pågå flera år bör det finnas anslutningsstrategier både på kort och på lång sikt.

Förutsättningarna skiljer sig mellan olika myndigheter varför det är nödvändigt att undersöka de individuella hindren och möjligheterna. Baserat på detta kan det sedan upprättas planer för vilka delar av Uppgiftslämnarservice olika myndigheter ska ansluta till. Sammantaget kan detta underlag därefter utgöra en sammanhållen anslutningsplan.

7.2. Tidigare redovisad anslutningsplan

Utredningen bad under juni 2014 myndigheterna svara på när de kan ansluta till fas 2 och 31 av utredningens tidigare förslag Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80). Fyra frågor ställdes, de tre första hänvisade till fas 2 och den fjärde hänvisade till fas 3. Frågorna tog sikte på att klargöra när myndigheten kunde vara klar med funktioner så att företag via Uppgiftslämnarservice kan

1. autentiseras på personnivå med single sign-on (SSO),

2. ta hand om de uppgifter som skickas med (företags-id samt avsikt

eller vald e-tjänst),

3. hämta företagets grundläggande uppgifter från Sammansatta

bastjänsten, och

4. skicka aviseringar om ärendens inledning och statusförändringar.

1 Inom ramen för fas 2 skulle företaget kunna visa de grundläggande uppgifterna om sig själv i e-tjänsten för Uppgiftslämnarservice och det skulle förberedas för att uppgifterna skulle fyllas i av myndigheternas respektive e-tjänster. Under fas 3 tillkommer aviseringen av uppgiftskrav från myndigheten till företagaren. Se vidare utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80).

Som underlag för att besvara frågorna fick myndigheterna ta del av arbetsversioner av relevanta kravspecifikationer från utredningen. Utredningen var tydlig med att det var myndigheternas så kallade bästa uppskattning som förväntades. Myndigheternas svar var preliminära och mer av en tentativ bedömning än definitiva.

Utredningen föreslog i detta skede av arbetet att samtliga 13 myndigheter skulle ansluta till Uppgiftskravsregistret2 första halvåret 2015. Anslutning till Uppgiftskravsregistret kräver inte någon anpassning av myndigheternas tekniska system utan är i första hand en organisatorisk fråga.

Utredningen föreslog att den efterföljande anslutningsplanen skulle delas upp i anslutning till fas 2 och fas 3. Hänsyn togs inte till om vissa myndigheter kunde ansluta vissa tjänster stegvis i stället för alla samtidigt. Tabell 7.1 nedan visar myndigheternas uppskattningar av när de kan ansluta till de olika faserna. Vissa av myndigheterna angav inte konkreta tidpunkter varför tabellen inte är komplett.

I den anslutningsplan som redovisades den 30 juni 2014 bedömdes att några myndigheter troligen kunde komma att ansluta tidigare än vad anslutningsplanen angav. Myndigheterna svarade försiktigt bland annat på grund av osäkerheter för hur lösningarna skulle realiseras. Men flera myndigheter angav dock att de inte kommer

2 Fas 1 omfattade endast att presentera listor på uppgiftskrav i en e-tjänst för företagare. Dessa listor skulle bygga på Uppgiftskravsregistret. Se vidare utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80).

att kunna ansluta förrän andra redan beslutade och prioriterade utvecklingsinsatser är genomförda de närmaste åren. En del av dessa större insatser gäller skifte av grundläggande datormiljöer eller större reformarbeten. Att anpassa system och e-tjänster i föråldrade datormiljöer är dyrt och osäkert. I sådana fall är det rimligt att anpassningar och anslutningar till Uppgiftslämnarservice i första hand sker när de nya systemen tas i bruk.

7.3. Erfarenheter från andra myndighetsgemensamma tjänster

Inom den offentliga förvaltningen har det tidigare utvecklats olika myndighetsgemensamma digitala tjänster där erfarenheter och kunskap byggts upp för frågor om bland annat anslutningar. Avsnittet beskriver de myndighetsgemensamma tjänsterna Mina meddelanden och Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK). Båda är beroende av att flera myndigheter ansluter. Under arbetet har utredningen haft löpande kontakt med representanter som är delaktiga i arbetet med dessa två tjänster. Ambitionen har varit att ta vara på erfarenheter från utveckling av myndighetsgemensamma tjänster i stort och frågor om anslutning av ingående aktörer mera specifikt.

7.3.1. Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd

Genom Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) kan handläggare inom socialtjänstens verksamhetsområde ekonomiskt bistånd ställa frågor och få ett samlat svar från Arbetslöshetskassornas samorganisation, Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket.3 Tjänsten har utvecklats inom ramen för E-delegationsprojektet Effektiv informationsförsörjning (EIF).4

Den sammansatta bastjänsten för ekonomiskt bistånd gör att en socialtjänsthandläggare som tidigare behövde ringa till flera olika myndigheter för att få information om en persons ekonomiska

3 Från http://www.forsakringskassan.se/myndigheter/e-tjanster/ssbtek. 4 http://www.edelegationen.se/Nationella-utvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensammatjanster/Effektiv-informationsforsorjning/.

situation nu kan få all nödvändig information direkt i sitt system för ärendehandläggning. Genom detta sparar handläggaren tid och får bättre tillgång till information. Tjänsten förvaltas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) medan den tekniska driften sköts av Försäkringskassan.5

I projektet Effektiv informationsförsörjning deltog A-kassornas samorganisation, Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket. Dessa engagerades i utvecklingsprojektet genom att alla var delaktiga i Edelegationen. De som inte redan hade bastjänster för den information de skulle bidra med fick börja med att ordna det.

En ytterligare faktor som möjligen bidragit till dataproducenternas anslutningar är kritiken mot att effektiva informationsutbyten mellan myndigheter och kommunerna saknas, som bland annat förts fram i Riksrevisionens rapport kring informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem (RiR 2010:18).6

Socialnämnder som vill ansluta som datakonsumenter till den sammansatta bastjänsten gör det genom att ta del av allmänna villkor och fylla i och skriva under ett så kallat anslutningsavtal som skickas in till Försäkringskassan. Avtalsstrukturen bygger på att Försäkringskassan agerar personuppgiftsbiträde åt såväl kommunen som uppgiftslämnarna. I projektet EIF har man samverkat med ett antal referenskommuner och systemleverantörer. Majoriteten av kommunerna använder sig av systemleverantörer.

För att få kommuner att ansluta har man arbetat med marknadsföring via projektets sida och med hjälp av SKL:s kontaktnät. Systemleverantörerna med kännedom om bastjänsten för ekonomiskt bistånd har också varit en viktig kanal för information och marknadsföring till kommunerna. Flera av de kommuner som nu ansluter till bastjänsten för ekonomiskt bistånd har redan tidigare varit anslutna till någon av de bastjänster som ingår. Det har gjort att de hade en uppfattning om

5 Datainspektionen beslutade 2011-04-01 (dnr 1523-2010) att förelägga Försäkringskassan att upphöra med att ge socialnämnderna åtkomst till uppgifter ur socialförsäkringsdatabasen till dess att Försäkringskassan försäkrat sig om att handläggare hos socialnämnderna bara kan ta del av uppgifter om personer som är aktuella i ärenden hos nämnden. Datainspektionens beslut har överklagats av Försäkringskassan. Högsta förvaltningsdomstolens meddelade den 21 januari 2015 prövningstillstånd i målet (nr 1356-14). Frågan som Högsta förvaltningsdomstolen ska pröva är om socialnämnder kan anses ha direktåtkomst till socialförsäkringsdatabasen hos Försäkringskassan. 6 http://www.riksrevisionen.se/sv/rapporter/Rapporter/EFF/2010/Informationsutbytemellan-myndigheter-med-ansvar-for-trygghetssystem-/.

vilken nytta tjänsten bidrar med till deras verksamhet och även vad en anslutning innebär.

Arbetet med att ansluta kommuner som datakonsumenter har gått relativt enkelt. Tjänsten driftsattes i maj 2014 och sex månader senare ca 100 kommuner var anslutna. Man räknar med en fortsatt tillströmning under 2015.

Det finns ett behov av att arbeta vidare med frågor som rör uppdateringar inom ramen för förvaltning av tjänsten. När en av bastjänsterna uppdateras kan man behöva uppdatera den sammansatta bastjänsten. Detta medför också uppdateringsbehov hos datakonsumenten.

7.3.2. Mina meddelanden

Mina meddelanden är en tjänst som gör att användaren samlat och säkert kan ta emot myndighetspost digitalt i stället för på papper. Tjänsten utvecklas av sju myndigheter i samverkan: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Tillväxtverket och Transportstyrelsen. Regeringen har gett Skatteverket i uppdrag att förvalta tjänsten.

Även om Mina meddelanden inte nödvändigtvis tar sin utgångspunkt i begreppen dataproducenter och datakonsumenter går det att identifiera motsvarigheten här. Producenter är avsändare av meddelanden och datakonsumenter är de brevlådeoperatörer som tillhandahåller e-tjänster för slutanvändare så att dessa kan läsa meddelanden. I dag finns tre brevlådeoperatörer anslutna, Min myndighetspost, Digimail och Kivra. De två senare är i dagsläget endast riktade till privatpersoner.

Sex myndigheter och en kommun är anslutna som dataproducenter, eller avsändande aktörer, till Mina meddelanden. Det är Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Swedish University Computer Network (SUNET) vid Vetenskapsrådet, Tomelilla kommun och Transportstyrelsen. Dessa aktörer är anslutna i olika stor utsträckning. En anslutning innebär inte att man skickar alla sina meddelanden digitalt via Mina meddelanden, utan vissa typer kan skickas med traditionell post. Arbetsförmedlingen skickar t.ex. bara meddelanden om granskad aktivitetsrapport.

Mina meddelanden började användas 2011. Med nuvarande anslutningstakt kommer det att ta tid innan hela den offentliga sektorn ersatt sina pappersbaserade meddelandeflöden med digitala sådana. Detta trots att en viktig del av nyttan förväntas uppstå hos den anslutande myndigheten i form av enklare och billigare kommunikation med den enskilde. Det har inte funnits någon aktiv styrning från regeringen för myndigheternas anslutning till Mina meddelanden. I budgetpropositionen för 2015 (prop. 2014/15:1 Utgiftsområde 22 s. 149) anges att ”mellanstora och större myndigheter ska ha anslutit relevanta meddelandeflöden till Mina meddelanden senast 2017”.

Erfarenheterna från anslutningsarbetet med Mina meddelanden visar bland annat att nyttan måste vara tydlig för myndigheterna. Det krävs också ett tydligt informationsmaterial som intresserade myndigheter kan ta del av för att förstå hur de ansluter.

7.4. Styrning

Vårt förslag: Genom föreslagen företagsdataförordning får

regeringen möjlighet att ålägga myndigheterna att ansluta till delar av systemet.

Anslutningen till myndighetsövergripande tjänster inom svensk eförvaltning har i stor utsträckning varit frivillig. Inför 2015 kan man i budgetpropositionen (prop. 2014/15:1 Utgiftsområde 22 s. 149) läsa att ”För att statliga myndigheter ska kunna utveckla medborgarcentrerade lösningar krävs att ett antal gemensamma digitala funktioner utvecklas och införs i hela statsförvaltningen. Myndigheterna ska i större utsträckning tillsammans utveckla och dela digitala lösningar som skapar en enklare, öppnare och effektivare förvaltning till nytta för medborgare och företag. Regeringen kommer i större utsträckning styra myndigheternas anslutning till gemensamma tjänster.”

För att åstadkomma nödvändiga anslutningar till de olika delarna av Uppgiftslämnarservice kan man välja strategierna frivillighet, åläggande att ansluta eller en kombination. Utredningen bedömer att en strategi anpassad till myndigheternas olika förutsättningar skulle fungera bäst. Det finns samtidigt ett behov av att ålägga myndigheterna att ansluta eftersom myndigheternas initiala nytta är liten.

Den stora nyttan uppstår utanför myndigheterna hos företagen. Genom den föreslagna företagsdataförordningen ges därför regeringen möjlighet att ålägga myndigheterna att ansluta till de olika delarna av systemet.

Även om samtliga statliga myndigheter bör åläggas att ansluta sig till Uppgiftslämnarservice är det en fördel om några ansluter före andra. På så sätt går det att åstadkomma ett stegvis införande under utvecklingen av en tjänst eller dess tidiga förvaltning. Det medger en stegvis utvecklingsprocess för att säkerställa funktioner och nytta med begränsad risk.

De myndigheter som är ansvariga för förvaltning av tjänsterna i Uppgiftslämnarservice bör också bära ansvaret för att driva anslutningsarbetet. Utöver detta behövs även en sammanhållen övergripande anslutningsstrategi för att identifiera vilka myndigheter som ska ansluta till vilka tjänster. En myndighet bör vara övergripande ansvarig för anslutningsstrategin. Den kan då optimera anslutningsarbetet, dra nytta av erfarenheter från olika områden och undvika att det uppstår konkurrens i fråga om vilken anslutning som ska prioriteras om en myndighet har flera anslutningar till systemet.

7.5. Marknadsföring och information

Vår bedömning: Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket

som är ansvariga för de olika delarna av Uppgiftslämnarservice ska ha i uppdrag att aktivt marknadsföra möjligheterna till anslutning och informera myndigheterna om förutsättningar och metoder för anslutning för sina respektive delar.

Det krävs information till de myndigheter som ska ansluta till någon av delarna i Uppgiftslämnarservice. Kommunikationsarbetet blir olika stort beroende på vilken anslutningsstrategi som väljs. En strategi med större inslag av frivillighet kräver mer aktiv lansering med fokus på nyttor. Bygger strategin på ålägganden för myndigheterna krävs information om vad som ska göras och hur anslutningsarbetet ska gå till. Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket som är ansvariga för de olika delarna av Uppgiftslämnar-

service bör marknadsföra möjligheterna med anslutning och informera om förutsättningar och metoder för anslutning.

7.6. Målgrupp

Vår bedömning: Målgruppen för anslutningsstrategin är i första

hand myndigheter inom området företag och företagande.

Målgruppen för anslutningsstrategin är myndigheter inom området företag och företagande. Det är i första hand de 13 kartläggande myndigheterna men anslutningen bör sedan utökas till alla statliga myndigheter som hämtar in uppgifter från företag. Myndigheterna är både datakonsumenter och potentiella dataproducenter, dvs. leverantörer av data till systemet.

Med tanke på att en del av den uppgiftslämnarbörda som drabbar företagen kommer från kommuner finns på sikt även anledning att parallellt undersöka möjligheterna att ansluta kommuner till systemet.

7.7. Anslutningspunkter

Vi har delat in anslutningsfrågorna i ett antal olika anslutningspunkter som i sin tur omfattar en eller i regel flera anslutningar. För varje anslutningspunkt bör man beakta kostnader, nytta, styrning och teknik.

7.7.1. Sammansatta bastjänstens dataproducenter

Vår bedömning: Till den första leveransen i mars 2015 ska

Bolagsverket och Statistiska centralbyrån ansluta och leverera ett urval av grundläggande uppgifter om företag. Till halvårsskiftet 2015 ska även Skatteverket ansluta. Nästa steg omfattar utökad leverans av grundläggande uppgifter från dessa myndigheter samt ett arbete att identifiera eventuellt ytterligare anslutande myndigheter som dataproducenter för att utöka mängden uppgifter i tjänsten.

Tjänst

y antal anslutningar

Anslutningspunkt

Dataproducent

Ansluten

dataproducent 4

Ansluten

dataproducent 3

Ansluten

dataproducent 2

Ansluten

dataproducent 1

Anslutningspunkt

Datakonsument

Ansluten

datakonsument a

Ansluten

datakonsument b

Ansluten

datakonsument c

Ansluten

datakonsument d

x antal anslutningar

I avsnitt 6.2 om Sammansatta bastjänsten framgår att den förutsätter anslutning av ett antal dataproducenter. Dessa producenter är i detta första skede Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. För att kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten måste respektive myndighet ha egna bastjänster.

Bolagsverket har i dialog med Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån tagit fram tekniska specifikationer för anslutningarna.

Till den första leveransen i mars 2015 ska Bolagsverket och Statistiska centralbyrån ansluta och leverera ett urval grundläggande uppgifter om företag. Till halvårsskiftet 2015 ska även Skatteverket ansluta. I dagsläget har de producerande myndigheterna inlett det interna utvecklingsarbetet. Nästa steg omfattar utökad leverans av grundläggande uppgifter från dessa myndigheter samt att identifiera eventuellt ytterligare anslutande aktörer för att utöka mängden uppgifter i tjänsten.

7.7.2. Sammansatta bastjänstens datakonsumenter

Vårt förslag: Av de 13 myndigheter som arbetar med att kartlägga

uppgiftskrav, är det få som uttrycker att de kommer att ansluta frivilligt till Sammansatta bastjänsten. I den föreslagna företagsdataförordningen finns därför krav på att myndigheterna ska ansluta till bastjänsten.

En av de förenklande funktionerna i Uppgiftslämnarservice är att grundläggande uppgifter om ett företag ska vidarebefordras till de etjänster myndigheterna har för att ett företag ska kunna fullgöra myndigheternas uppgiftskrav. Den nytta som uppstår för företagaren är att det inte blir nödvändigt att manuellt fylla i grundläggande uppgifter som redan finns tillgängliga hos statliga myndigheter i de fall uppgifterna inte redan återanvänds och förifylls. Nytta uppstår även för de myndigheter som kan veta att uppgifterna stämmer.

För att detta ska kunna realiseras måste den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag ha tillgång till den information som i dag samlas in från företaget. Eftersom en myndighet kan ha flera e-tjänster som är utformade på olika sätt och

dessutom använder sig av olika uppgifter om företag, kan det bli aktuellt att skapa flera anslutningar för en och samma myndighet.

Sammansatta bastjänsten ska förmedla uppgifter mellan myndigheter för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. För att göra det krävs autentisering av den som ska lämna uppgifter samt en kontroll för att bestämma om individen är behörig att företräda företaget. Detta innebär att vissa kriterier behöver vara uppfyllda för att en myndighet ska kunna ansluta sina e-tjänster till den sammansatta bastjänsten

  • Myndigheten måste ha en e-tjänst (med användargränssnitt) som kan användas för att fullgöra ett uppgiftskrav.
  • e-tjänsten måste ha en inloggningsfunktion som verifierar användaren. För närvarande är det antingen befintliga e-legitimationslösningar eller kommande Svensk e-legitimation som föreslagits. Om en användare kommer till myndighetens e-tjänst via verksamt.se ska det även finnas lösning så att det räcker med den första inloggningen (single sign-on).
  • e-tjänsten begär grundläggande uppgifter om företaget när uppgiftskravet fullgörs.

När Sammansatta bastjänsten driftsätts kommer bara e-tjänsten Mina sidor på verksamt.se vara ansluten till bastjänsten som datakonsument. Där kan en representant för ett företag ta del av den information som staten har om företaget. Under 2015 kommer även e-tjänsten Ansök/anmäl på verksamt.se att anslutas. I tjänsten kan en företagsrepresentant ta del av relevanta uppgiftskrav för företaget. Med hjälp av uppgifter om företaget från Sammansatta bastjänsten kan e-tjänsten även välja ut vilka uppgiftskrav som är relevanta.

Av de 13 myndigheter som arbetar med att kartlägga uppgiftskrav är det få som kommer att ansluta frivilligt till Sammansatta bastjänsten. Några enstaka myndigheter säger sig inte se någon större nytta med anslutningen och ifrågasätter varför de ska ansluta. De flesta säger att de ansluter om de åläggs att ansluta eller om det visar sig att nyttan är större än vad man för närvarande kan se. I den föreslagna företagsdataförordningen finns därför krav på att vissa myndigheter ska ansluta till Sammansatta bastjänsten.

7.7.3. Uppgiftskravstjänstens dataproducenter

Vår bedömning: Under 2015 kommer de 13 kartläggande myndig-

heterna att vara anslutna som dataproducenter i Uppgiftskravstjänsten. Tjänsten bygger på tidigare insamlad information som hålls löpande uppdaterad och utvecklas. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ytterligare myndigheter som tar in uppgifter från företag.

Att ansluta som dataproducent till Uppgiftskravstjänsten innefattar att upprätthålla information om den egna myndighetens uppgiftskrav på företag i Uppgiftskravsregistret. Tjänsten är förberedd för att myndigheter ska kunna ansluta sina interna system maskin-tillmaskin men till en början handlar det uteslutande om att en handläggare för in uppgiftskraven i registret med hjälp av en etjänst.

Kostnaden för arbetet med att hålla Uppgiftskravsregistret uppdaterat för de 13 kartläggande myndigheterna har bedömts uppgå till ca 2 miljoner kronor årligen och omfattade den egna arbetstiden. I uppskattningen ingick de 13 kartläggande myndigheterna som omfattas av utredningens direktiv (dir. 2013:111). Den omedelbara nyttan kommer uppstå hos företagen som en följd av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. Utifrån detta ser vi att det behövs styrning för att åstadkomma de nödvändiga anslutningarna och därför föreslås det i företagsdataförordningen att de 13 myndigheterna ska vara skyldiga att hålla Uppgiftskravsregistret uppdaterat.

Under 2015 är målsättningen att de 13 kartläggande myndigheterna ska vara anslutna som dataproducenter i Uppgiftskravstjänsten som bygger på tidigare insamlad information om uppgiftskraven. Parallellt med att dessa myndigheter ansluter arbetas det med att ytterligare definiera den information om uppgiftskrav som ska ingå i registret. Den myndighet som är ansvarig för att utveckla och förvalta tjänsten bör identifiera vilka myndigheter som ska ingå i registret eller ansluta som dataproducenter närmast. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ytterligare myndigheter som tar in uppgifter från företag.

7.7.4. Uppgiftskravstjänstens datakonsumenter

Vår bedömning: Utredningen har utvecklat de slutanvändar-

funktioner som bedöms viktigast för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Genom att registret är byggt som en bastjänst och tillgängligt som öppna data kan flera datakonsumenter utveckla tjänster med hjälp av informationen.

Uppgiftskravstjänsten byggs som en bastjänst och Uppgiftskravsregistret som ingår i den ska vara tillgängligt för vidareutnyttjande under öppna data-villkor. Målsättningen med detta är att de som vill läsa informationen i registret maskinellt lätt ska kunna ansluta sig som datakonsumenter.

Den första datakonsumenten av uppgiftskravsregistret kommer vara funktionen Hitta tillstånd på verksamt.se. Denna funktion blir en vidareutveckling av funktionen Ansök/anmäl i utredningens ursprungliga förslag, och kommer att använda samma åtkomstmetod som övriga datakonsumenter.

Genom att göra informationen enkelt tillgänglig ger vi flera aktörer möjlighet att ansluta till tjänsten. Det kan vara både privata och offentliga aktörer. Myndigheter som vill erbjuda information om uppgiftskrav till en viss målgrupp med företag kan utveckla tjänster med detta ändamål. Mjukvaruleverantörer kan erbjuda tillgång till information om uppgiftskrav genom att ansluta sin mjukvara till Uppgiftskravstjänsten.

Anslutningen som datakonsument till Uppgiftskravstjänsten sker via enkla standardiserade gränssnitt vilket möjliggör att kostnaden för anslutning kan hållas låg.

7.7.5. Aviseringsfunktionen

Vår bedömning: När det gäller möjligheten för en myndighet

att skicka meddelanden med kategorin ärendestatus pågår en förstudie med ambitionen att utveckla funktionen under 2015. När denna funktion har lanserats krävs att myndigheterna aviserar uppgiftskrav till företagen för att företagen ska ha nytta av den.

Aviseringsfunktionen, som ligger till grund för funktionen ”Att göra”-lista, omfattar två steg av anslutningar för myndigheter. Först behöver myndigheten ansluta till Mina meddelanden och sedan skicka ut aviseringar genom den med information om kommande uppgiftskrav.

Att ansluta till Mina meddelanden kan vara mer eller mindre omfattande och avancerat beroende av den egna myndighetens system och utskick av information. Det kan krävas anpassningar av flera olika interna system hos myndigheten. Kostnaden för att ansluta varierar avsevärt mellan olika myndigheter. En anslutning till Mina meddelanden är något som kan användas för långt fler ändamål än att skicka ut aviseringar om uppgiftskrav till företag varför kostnaden bör beaktas utifrån alla de ändamål och nyttor man kan uppnå vid en anslutning.

Frågor om anslutning till Mina meddelanden hanteras redan i dag av Skatteverket och de myndigheter som driver tjänsten. Myndigheterna bedriver ett aktivt arbete för att ansluta flera aktörer och regeringen har aviserat en tydligare styrning i frågan.

Det är svårt att säga något om tidsplanen för anslutning till Mina meddelanden i stort. När det gäller möjligheten för en myndighet att skicka meddelanden med kategorin ärendestatus pågår en förstudie med ambitionen att utveckla funktionen under 2015. När funktionen har lanserats måste myndigheterna avisera uppgiftskrav till företagen via funktionen för att företagen ska ha nytta av aviseringsfunktionen.

8. Kostnads- och nyttoanalys

I en promemoria till Näringsdepartementet den 30 juni 2014 redovisade utredningen ett förslag till anslutningsplan med en beskrivning av de 13 kartläggande myndigheternas1 uppskattade kostnader och nyttor. Underlaget till promemorian togs fram i samverkan med myndigheterna.

8.1. Genomförandet av en kostnads- och nyttoanalys

Vår bedömning: De bedömningar som gjorts inom ramen för

kostnads- och nyttoanalysen bygger på det översiktliga förslag till systemlösning som fanns i april 2014 vilket medför att analysen i avgörande delar är genomförd utifrån inaktuella förutsättningar.

En ny analys bör göras när genomförandeprojekten nått en sådan mognad att de kan bidra med nödvändiga detaljer i systemets uppbyggnad. Utan dessa detaljer får inte myndigheterna ett underlag för sin analys som på något avgörande sätt skiljer från det tidigare underlaget.

Utredningens förslag var under våren 2014 föremål för en omfattande teknisk och organisatorisk omarbetning, men där de grundläggande tankarna och de funktioner som utredningen ursprungligen föreslagit för användarna är desamma. Det har därför varit svårt att ge myndigheterna bra underlag för att mer exakt kunna ange olika anslutningstidpunkter samt att kunna uppskatta kostnader och nytta (för anslutning se kapitel 7). För att ge myndigheterna en möjlighet att beskriva sina kostnader och nyttor

1 De 13 myndigheter som utredningen ska samråda med enligt tilläggsdirektiv (dir. 2013:111).

bjöd utredningen in de kartläggande myndigheterna att delta i en värderingsgrupp2 som fick i uppdrag att analysera kostnad och nytta.

Tiden för genomförandet av analysen var kort, ca två månader. Den korta tiden innebar att myndigheterna inte hann göra någon förstudie i traditionell mening utan de har fått förlita sig på den kunskap som finns inom respektive myndighet om tidigare ITrelaterade projekt. Bedömningarna i kostnads- och nyttoanalysen bygger på det översiktliga förslag till systemlösning som fanns i april 2014 vilket medför att analysen i avgörande delar är gjord utifrån inaktuella förutsättningar.

Utredningen har under hösten 2014 löpande övervägt förutsättningar för en förnyad kostnads- och nyttoanalys. I projektorganisationen som arbetar med att realisera utredningens förslag har utredningen i första hand varit ansvarig för att ta fram en kravspecifikation. Den beskriver på en övergripande nivå de funktioner som ska realiseras inom de olika genomförandeprojekt som Bolagsverket, Tillväxtverket och Skatteverket driver. Vi bedömde att kravspecifikationen inte var ett bättre underlag än det som var tillgängligt för myndigheterna vid analysens genomförande. En ny analys bör emellertid göras när genomförandeprojekten nått en sådan mognad att de kan bidra med nödvändiga detaljer i systemets uppbyggnad. Utan dessa detaljer får inte myndigheterna ett underlag för sin analys som på något avgörande sätt skiljer från det tidigare underlaget.

8.2. Myndigheternas kostnader och nyttor

Vår bedömning: Kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven

inför färdigställandet av Uppgiftskravsregistret förväntas ligga på mellan en och drygt tre miljoner kronor fördelat på de 13 myndigheterna. Detsamma gäller för att årligen hålla registret uppdaterat.

Den totala kostnaden för myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att tekniskt

2 Arbetet i värderingsgruppen har hållits samman av f.d. ämnesrådet Gunnar Holmberg och genomförts tillsammans med utredningens sekretariat.

ansluta till Uppgiftslämnarservice kan komma att uppgå till ca 205 miljoner kronor.

Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till 50 miljoner kronor per år. Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet.

Kostnads- och nyttoanalysen har utgått från att utredningens förslag genomförs i tre faser som beskrivits i tidigare delredovisning (dnr 2013/4) och i betänkandet (SOU 2013:80). Den modell som värderingsgruppen har haft som underlag för kostnads- och nyttoberäkningen återspeglade utredningsläget i april 2014.

Analysen visar att kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven inför färdigställandet av Uppgiftskravsregistret förväntas ligga på mellan en och drygt tre miljoner kronor fördelat på de 13 myndigheterna. Detsamma gäller för att årligen hålla registret uppdaterat.

Den totala kostnaden för myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att ansluta till fas 2 och 33 kan komma att uppgå till ca 205 miljoner kronor4. Att särskilt uppmärksamma här är att införandekostnaderna hänför sig till ett framtida skede, dvs. anslutningar som kommer att ske efter den 30 mars 2015. Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till 50 miljoner kronor per år, motsvarande en fjärdedel av utvecklingskostnaden.

Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet. Detta bland annat genom att företagen får en bättre överblick över kraven genom funktioner av det slag som utgjorde centrala delar i den tidigare modellen för en servicetjänst med s.k. ”Att göra”-lista och ansatsen ”en väg in”. Dessa funktioner har nu sin motsvarighet i en aviseringsfunktion

3 Fas 2 omfattade anslutning till funktionen Ansök/anmäl och fas 3 anslutning till funktionen ”Att göra”-lista i enlighet med SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. 4 Skatteverket redovisar hela sin utvecklingsinsats under en rubrik: systemanpassning. Detta är problematiskt eftersom Skatteverkets angivna kostnader utgör närmare 40 procent av den totala utvecklings- och införandekostnaden för de 13 myndigheterna.

och en ärendeöversikt i Mina meddelanden samt Sammansatta bastjänsten i Uppgiftslämnarservice för företagen.

Myndigheterna behöver få en ny möjlighet att besvara frågor om utvecklings-, införande- och driftkostnader, och få lämna en bedömning av förväntad nytta i form av t.ex. penning-, tids- eller kvalitetsnytta. Myndigheterna kommer alltså själva behöva bidra med en ny kostnads- och nyttoanalys för vidare arbete inom den föreslagna framtida förvaltningsorganisationen (se kapitel 9). Detta i syfte att visa på såväl de ekonomiska effekterna som de reella nyttorna av utredningens förslag. Mottagare för en sådan analys bör vara myndigheternas uppdragsgivare, ytterst regeringen. Utredningen anser att det nu börjar närma sig ett utvecklingsskede när detta kan vara genomförbart.

9. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice

I detta kapitel beskrivs utredningens arbete med etableringen och bildandet av Samverkanspunkt och Forum. Utredningen lämnar också förslag rörande den fortsatta förvaltningsorganisationen.

9.1. Allmänt

Utredningen fick i tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) instruktioner om att etablera en samverkanspunkt samt att bilda ett forum.

Samverkanspunkten var i första hand avsedd för myndigheter som arbetat med kartläggningen. Ett syfte var att bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan. Arbetet syftade också till att skapa förutsättningar för myndigheternas anslutning till Uppgiftslämnarservice.

Även forumet hade flera syften. Ett av dem var att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet gentemot myndigheter och företag. Ett annat var att skapa förutsättningar för myndigheter, företag och övriga intressenter att få en fördjupad information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion samt möjlighet att lämna synpunkter.

9.1.1. Utredningens arbete

Samverkanspunkt och genomförandeorganisation

Vår bedömning: Utredningen har etablerat en samverkanspunkt.

Utredningen bjöd tidigt in de 13 kartläggande myndigheterna till möten för att informera om utredningens arbete och för att arbeta vidare med kartläggningen av uppgiftskraven. De 13 myndigheterna har också deltagit i arbetet med att ta fram en anslutningsplan och med att beskriva sina kostnader för anslutning.

Utredningen har dessutom etablerat en genomförandeorganisation med en styrgrupp som har haft hjälp i beredningen av frågor från arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikationsutskottet (bilaga 10).1 Styrgruppens föreslagna framtida sammansättning och uppgifter beskrivs närmare i avsnit t 9.2.2.

Styrgruppen tillkom som ett resultat av ett möte den 4 april 2014. Vid detta rundabordssamtal som leddes av statssekreteraren Marita Ljung vid Näringsdepartementet närvarade från utredningen och myndigheterna särskilda utredaren Cecilia Magnusson Sjöberg, generaldirektörerna Annika Bränström, Bolagsverket, Ingmar Hansson, Skatteverket, Gunilla Nordlöf, Tillväxtverket samt Edelegationens kanslichef Ewa Carlsson m.fl. Dessa personer har i det följande arbetet utgjort referensgrupp åt utredningen.

Styrgruppen har arbetat under ordförandeskap av Cecilia Magnusson Sjöberg och har varit sammansatt av representanter från Bolagsverket, Tillväxtverket, Skatteverket, E-delegationen och Statistiska centralbyrån.

De tre utskotten har bemannats av personal från utredningens sekretariat samt av personer från de myndigheter som har varit representerade i styrgruppen.

Styrgruppen och utskotten består således av utredningens personal och befintliga resurser hos berörda myndigheter för realiserandet av Sammansatta bastjänsten, Uppgiftskravstjänsten, Aviseringsfunktionen och Slutanvändarfunktionalitet hos verksamt.se. I denna

1 I utredningens arbete har styrgruppen också benämnts ”operativa styrgruppen” och dessa två beteckningar kommer i det följande att användas synonymt.

genomförandeorganisation har en utredningssekreterare varit programsamordnare.

En samverkanspunkt enligt tilläggsdirektivet har därmed, enligt utredningens mening, etablerats.

Företagsdataforum

Vår bedömning: Utredningen har bildat ett forum. Detta

betecknas Företagsdataforum för att tydliggöra dess fokusområde.

Utredningen har bildat ett företagsdataforum med företagare och representanter för näringslivsorganisationer. De organisationer som erbjudits en plats är dels de som var omnämnda i utredningens direktiv, dels de som visat intresse genom remissvar på utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80). De enskilda företagarna representerar olika kategorier av näringsidkare med särskild kompetens och betydelse för företagens uppgiftslämnande.

Företagsdataforumet har under utredningstiden träffats sex gånger och diskuterat frågor om bland annat målbild, hur man i Norge har hanterat motsvarande frågor vid myndigheten Brønnøysundsregistrene samt hur man i Nederländerna har arbetat med dessa frågor. Dessutom har utredningen sammanträffat med Näringslivets Regelnämnd (NNR) och även förhört sig om företagarnas synpunkter under ett seminarium om Samverkanspunkt och Företagsdataforum. Synpunkterna redovisas i avsnitt 9.2.

9.2. Fortsättning för Samverkanspunkten och Företagsdataforumet

Vår bedömning: För att säkra kontinuiteten av arbetet med

minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen finns ett behov av att fortsätta att utveckla Samverkanspunkten och Företagsdataforum samt att etablera en fast förvaltningsorganisation.

Uppgiftslämnarservice för företagen har konstruerats som en samling komponenter. Varje komponent kommer att ha en utpekad myndighet som äger och förvaltar denna. Bolagsverket ansvarar för Sammansatta bastjänsten, Tillväxtverket ansvarar för Uppgiftskravstjänsten och Aviseringsfunktionen realiseras som en del i ärendeöversikten i Mina meddelanden som är Skatteverkets ansvar. Den komplexa strukturen gör att det kommer att behövas former för genomförandemyndigheternas samarbete och att utveckla Samverkanspunkten och Företagsdataforum.

Om utredningens tidigare förslag

Utredningen föreslog i sitt tidigare betänkande (SOU 2013:80) att en ny myndighet, Företagsdatamyndigheten, skulle inrättas. Myndigheten skulle genom samråd och tillsyn arbeta för regeringens mål om en minskning och förenkling av företagens uppgiftslämnande. Dessutom skulle myndigheten ansvara för Uppgiftskravsregistret och den föreslagna Servicetjänsten.

Utredningen framförde bland annat följande argument för bildandet av en ny myndighet

  • Det samordningsorgan som skulle skapas måste kunna vara oberoende i förhållande till övriga myndigheter.
  • Eftersom verksamheten ska bedrivas med företagens intresse i fokus kan man tänka sig att det kan leda till andra lösningar än om lösningarna utformas med utgångspunkt i enskilda myndigheters behov och intressen.
  • I de uppgifter som ska lösas kan man förvänta sig ett visst inslag av standardisering beträffande hur olika myndigheter samlar in och utnyttjar uppgifter från företagen. Det är inte självklart att alla myndigheter har samma uppfattning om hur en sådan standardisering ska gå till.
  • Endast få myndigheter har någon egentlig erfarenhet av en minskning och förenkling av företagens uppgiftslämnande på ett sådant sätt som kan förutses bli nödvändigt för den föreslagna nya myndigheten.

Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna men positiva röster fanns såväl bland företag som bland myndigheter. Även om något förslag om en ny myndighet inte kommer att föras fram i detta betänkande är resonemanget relevant för utredningens ställningstaganden.

Budgetpropositionen för 2015

I budgetpropositionen för budgetåret 2015 (Budgetpropositionen för 2015 utgiftsområde 24 Näringsliv s. 71) under rubriken Förenklat uppgiftslämnande skriver regeringen så här om organisationen för Uppgiftslämnarservice för företagen.

Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01) har i delbetänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) föreslagit att det ska inrättas en ny myndighet – Företagsdatamyndigheten – för att bland annat handha ett system för företagens uppgiftslämnande. Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna. Den nuvarande inriktningen är att de nya uppgifterna i stället kommer att fördelas på Bolagsverket och Tillväxtverket. Tillväxtverket blir organisatorisk hemvist för ett system för företagens uppgiftslämnande och ansvarar bland annat för arbetet med samordning av uppgiftskrav, en samverkanspunkt för myndigheter och ett forum för företagen m.fl. Bolagsverket blir organisatorisk hemvist för förvaltning och teknisk utveckling av en funktionalitet på verksamt.se som ingår i systemet för företagens uppgiftslämnande.

Den ansvarsfördelning mellan myndigheterna som regeringen anger framstår som ändamålsenlig. För forumet har vi dock ett förslag som till viss del avviker från regeringens.

Synpunkter på Uppgiftslämnarservice lämnade efter diskussioner med företagare och experter

Utredningen har tagit initiativet till olika typer av sammankomster med diskussioner mellan representanter för företagarsidan och utredningens experter. Nedan följer en sammanställning över synpunkter som har kommit fram.

Deltagandefrågor

  • Deltagarna i forumet måste vara aktiva företagare och helst småföretagare, eftersom fullgörande av uppgiftskraven kräver en större andel av ett litet företags resurser. Storleken på de företag mot vilka de föreslagna åtgärderna riktas bör således tillmätas särskild vikt.
  • Alla statliga myndigheter bör på sikt delta i Uppgiftslämnarservice.
  • Det kan vara svårt att tillvarata myndighetssynpunkter med ett stort antal deltagande myndigheter.
  • Det är önskvärt att på sikt kunna utvidga systemet till att också omfatta kommuner.

Var ligger fokus?

  • Huvudfrågan som detta system ska ägna sig åt måste vara ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. Detta syfte får inte skymmas av frågor relaterade till själva administrationen av systemet.
  • Organisationsskisserna bör tydligt visa att nytta och kostnad, minskat och förenklat uppgiftslämnande, samordning m.m. är de frågor som i första hand är viktiga.
  • Fokus bör i framtiden primärt ligga på att utveckla verksamt.se. Funktioner som är kopplade till Uppgiftslämnarservice för företagen ska endast vara en del bland många andra.
  • Hinder för informationsutbyte bör undanröjas.
  • Tydlighet, enkelhet och användarvänlighet bör vara viktiga beståndsdelar i det kommande systemet.

Befogenheter och mandat

  • Företagsdataforum måste få någon form av vetorätt och inte bara vara rådgivande.
  • Deltagande från Regeringskansliet, gärna på en beslutsfattande nivå med statssekreterare eller högre avdelningschefer vore önskvärt, liksom att fler departement och inte enbart Näringsdepartementet deltar.

Eventuella ersättningar och motivationsskapande åtgärder

  • Frågan om kompetensen för deltagarna i Företagsdataforum är väsentlig. För att få kompetenta personer att ställa upp måste någon form av ersättning kunna erbjudas.
  • De personer som på något sätt utses att delta i Forumet måste få möjlighet att lägga ner tillräckligt med tid på uppdraget.
  • Hängivenhet till uppgiften är viktig.

9.2.1. Förvaltningsorganisation för Uppgiftslämnarservice

Vårt förslag: Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska

samarbeta med varandra för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen.

Under systemets konstruktion har det inte funnits någon grupp med ensam bestämmanderätt över utvecklingen. Myndigheterna har fått olika regeringsuppdrag att utveckla systemet, i vilka de har ålagts att samarbeta med utredningen. För Aviseringsfunktionen beslutade styrgruppen att försöka realisera tjänsten genom att delta i en vidareutveckling av Mina meddelanden, ett arbete som hölls utanför genomförandeorganisationen.

I det fortsatta arbetet kommer det att behövas samverkan så att systemets olika komponenter även fortsättningsvis utvecklas som en enhet. Myndigheterna som ansvarar för varje delkomponent måste således vara lyhörda för de krav som övriga delar av systemet ställer. När exempelvis det tekniska gränssnittet för att hämta data

från Sammansatta bastjänsten behöver ändras måste övriga myndigheter kunna ställa krav på Bolagsverket som ansvarar för tjänsten. Samma sak gäller när andra funktioner behöver modifieras.

I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) redogjorde vi för fördelarna med att ansvaret för Uppgiftslämnarservice hålls samman och inte läggs ut på flera olika myndigheter. Den ansvariga myndigheten skulle därmed fungera ungefär som utredningen gjort i genomförandearbetet. Utredningen har koordinerat genomförandet och säkerställt att utredningens intentioner har följts i genomförandeprojekten.

Uppgiftslämnarutredningen har haft en koordinerande roll i genomförandet av utredningens förslag och myndigheterna har ansvarat för sina respektive genomförandeprojekt. Såvitt vi uppfattat det har regeringen ännu inte tagit ställning till om och i så fall hur den roll utredningen haft i genomförandearbetet ska tas tillvara framöver. Vi har fört diskussioner om hur arbetet ska kunna organiseras med de berörda myndigheterna och Företagsdataforum.

Utredningen gör den bedömningen att det, efter avlämnandet av betänkandet till regeringen, behövs förtydliganden avseende uppdrag, mandat och organisation i det fortsatta arbetet med Uppgiftslämnarservice för företagen.

Utredningen föreslår att genomförandemyndigheternas samarbete får en formell ram. En bestämmelse tas in i förslaget till företagsdataförordning med innebörden att Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen.

Myndigheterna har ett lika stort ansvar och lika stor del i att hitta gemensamma former för att skapa ett fungerande samarbete. Detta innebär att de tre myndigheterna tillsammans måste arbeta med framför allt anslutningar till de olika tekniska systemen (komponenterna) och vidareutveckling av dem. Myndigheterna måste också utifrån den kunskap som Uppgiftskravsregistret ger samarbeta för att nå en gemensam syn på hur man ska minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Respektive myndighet ska driva och besluta inom de delar av Uppgiftslämnarservice där de har ansvaret, men ansvaret för att helheten fungerar är gemensamt.

9.2.2. Förvaltningsorganisationens närmare uppbyggnad

Vår bedömning: Den organisation som använts för genom-

förandet kan tjäna som förlaga för hur Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket organiserar förvaltningen och den framtida utvecklingen av Uppgiftslämnarservice.

Statistiska centralbyrån som är en stor dataproducent bör på ett tydligt och aktivt sätt involveras i förvaltningsorganisationen.

Erfarenheterna med genomförandeorganisationen har varit goda samtidigt som det finns potential till förbättringar. Övergången från att arbetet koordineras av utredningen till att myndigheterna själva ska ansvara för fortsatt drift och utveckling innebär dock att den organisation som etablerats inte kan övertas rakt av som grund.

Det har framförts att myndighetssamarbetet Starta och driva företag skulle kunna vara en hemvist för förvaltningsorganisationen för Uppgiftslämnarservice. Starta och driva företag är ett samarbete mellan sju myndigheter (Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Patent- och registreringsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och Tullverket) samt ytterligare associerade parter (Jordbruksverket, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten och Statistiska centralbyrån). Det övergripande målet för Starta och driva företag är att det ska vara enkelt att starta och utveckla företag. Myndighetssamarbetet Starta och driva företag har en styrning bestående av en nationell ledningsgrupp, en styrgrupp och en operativ ledningsgrupp.

Uppgiftslämnarservice har ett annat anslag och omfång än Starta och driva företag. Uppgiftslämnarservice syftar till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen och omfattar, åtminstone på lång sikt, samtliga myndigheter som företagen lämnar uppgifter till. Starta och driva företag har för närvarande inte samma fokus på uppgiftslämnandet. Vidare ingår endast sju myndigheter i samarbetet. Visserligen medverkar Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket men betydande aktörer inom Uppgiftslämnarservice är inte representerade. Statistiska centralbyrån är till exempel en viktig dataproducent men är endast associerad part. Av de kartläggande myndigheterna står nästan hälften utanför samarbetet. Utredningens bedömning är att det därför inte är lämpligt att helt införliva Uppgiftslämnarservice i Starta och driva företag som samarbetet ser ut i dag även om det finns beståndsdelar där en integration framstår som ändamålsenlig.

Strategisk ledningsgrupp

Det finns en referensgrupp knuten till genomförandet med uppgift att få till stånd reell samverkan mellan utredningen och de berörda myndigheterna. Diskussioner inom gruppen ledde under rundabordssamtal våren 2014 (se ovan) fram till en samsyn på hur utredningen och genomförandemyndigheterna på en övergripande nivå skulle arbeta med att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande.

Utredningen kan konstatera att det fortsatt finns behov av att strategiska frågor som rör Uppgiftslämnarservice förankras hos genomförandemyndigheterna på högsta ledningsnivå. Mot denna bakgrund är det lämpligt om genomförandemyndigheternas general-

Operativ styrgrupp

Utskott

med kompetens inom arkitektur,

juridik,

användbarhet, regelförenkling

och

kommunikation

Samverkanspunkt

bestående av

anslutande

myndigheter

Strategisk ledningsgrupp

Generaldirektörerna för Bolagsverket,

Tillväxtverket, Skatteverket och

Statistiska centralbyrån

Förvaltningsorganisation

Sammansatta

bastjänsten (Bolagsverket)

Uppgiftskravs-

tjänsten (Tillväxtverket)

Aviseringsfunktionen (Skatteverket)

Slutanvändarfunktionalitet (Tillväxtverket)

Uppgiftslämnarservice för företagen

direktörer bildar en strategisk ledningsgrupp för Uppgiftslämnarservice. I denna ledningsgrupp bör även Statistiska centralbyrån ingå. Statistiska centralbyrån är visserligen inte en av genomförandemyndigheterna men är en stor dataproducent i Uppgiftslämnarservice. Statistiska centralbyrån intar därmed en särställning som motiverar ett deltagande, såväl i denna grupp som i den operativa styrgruppen.

Den operativa styrgruppen och dess medlemmar

Utredningen finner även skäl för att konstruktionen med den arbetsgrupp som inrättades i samband med rundabordssamtalen våren 2014 behålls. Det är den grupp som under utredningens arbete också har benämnts ”operativ styrgrupp” för att betona den nära koppling som man har haft till genomförandeprojekten med representanter från Bolagsverket, Skatteverket, Tillväxtverket samt Statistiska centralbyrån.

Gruppens medlemmar måste ha en position i sin hemmaorganisation som möjliggör ställningstaganden med styrande effekt, dvs. gruppen bör vara uppbyggd i princip så som den är i dag.

Utskott

I den föreslagna förvaltningsorganisationen kvarstår behovet av beredning av frågor som ska behandlas av den operativa styrgruppen. Vi beskriver här frågor som kan bli aktuella.

Dagens definierade utskott – arkitekturutskottet, juridiska utskottet, kommunikationsutskottet – behöver inte finnas som egna grupper men utskottens specialistkompetens bör finnas samlad inom förvaltningsorganisationen. Kompetens för att hantera frågor om användarvänlighet samt förenkling av uppgiftslämnande bör också tillföras. På så sätt kan lämpliga arbetsgrupper och konstellationer skapas allteftersom behov uppstår och frågor väcks.

Arbetsområden

Arkitektur och tekniska lösningar

Frågorna som kan bli aktuella behandlas ur ett tekniskt perspektiv och fokuserar på vad en myndighets IT-avdelning behöver göra med sina egna databaser och e-tjänster för att möjliggöra den tekniska anslutningen. Denna innefattar bland annat ett utbyte av uppgifter – t.ex. uppdatering av uppgiftskrav. Det kan också röra sig om medsändande av uppgifter från myndigheten till Sammansatta bastjänsten för att på så vis kunna verifiera att den som efterfrågar en viss uppgift också är behörig att få ut uppgiften.

Juridik

Juridiska frågor som kan behöva genomlysas av såväl jurister som andra involverade vad gäller till exempel sekretess och personuppgiftsansvar vid användning av uppgifter från Sammansatta bastjänsten.

Spridning av information

Relevanta frågor här kan vara ett ansvar för att underlag finns för att myndigheten ska kunna ge den som använder sig av berörda etjänster relevant information om att uppgifter efter ett visst datum hämtas från ett centralt ställe. Frågor som rör vidareutnyttjande kan också aktualiseras.

Användbarhetsfrågor

Inom ramen för detta arbetsområde behandlas såväl rena användbarhetsfrågor som frågor om rationalitet och effektivitet i införda lösningar. Frågorna ska lösas genom informations- och erfarenhetsutbyte med – inledningsvis – de 13 deltagande myndigheterna och företagsrepresentanterna.

Vidare ska befintliga regler och förslag till nya regler betraktas primärt ur ett förenklingsperspektiv och ett resursperspektiv för företagen. Det betyder att det som behandlas i detta arbetsområde inte i första hand rör någon av de fyra leverablernas tekniska grund

eller funktion, även om sådana frågor kan bli aktuella som en konsekvens av önskade regelförenklingar.

Förenklingsfrågor

Frågor om förenkling skiljer sig något från dem som behandlas i övriga områden. Här ska man inte primärt fokusera på någon av de fyra leverablernas teknik eller funktion, utan befintliga regler och nya regelförslag ska bedömas i första hand utifrån i vad mån de förenklar för företagen.

9.2.3. Samverkanspunkt

Vårt förslag: Tillväxtverket ska ha ansvar för en samverkanspunkt.

Samverkanspunkten för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande har två huvudsakliga syften:

1. Bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan kring företagens uppgiftslämnande.

2. Skapa förutsättningar för myndigheternas anslutning till Uppgiftslämnarservice.

Det övergripande syftet med Samverkanspunkten, att öka samverkan kring företagens uppgiftslämnande, kan delas upp i en teknisk del (etjänst i e-förvaltningen) och en regelförenklingsdel. De olika delarna är emellertid intimt sammanbundna med varandra. Det är med andra ord svårt att på ett effektivt sätt avgränsa dem som en grund för ansvarsfördelning. Det framstår därför som lämpligt att Samverkanspunkten blir Tillväxtverkets ansvar.

Komplexiteten i Uppgiftslämnarservice gör samtidigt att Samverkanspunkten måste ha en dynamisk sammansättning. Olika frågor kommer att behöva diskuteras i skiftande sammanhang. Detta förutsätter förstås att Tillväxtverket är lyhört för övriga genomförandemyndigheters behov. Till Samverkanspunkten bör som huvudregel alla myndigheter som berörs av Uppgiftslämnarservice vara

inbjudna. Samverkanspunkten kan, beroende på vilka frågor som ska avhandlas, delas in i olika undergrupper t.ex. med förvaltningsorganisationens arbetsgrupper som förebild.

9.2.4. Företagsdataforum

Uppgiftslämnarservice för företagen berör många. Utredningen har därför, såsom anges i tilläggsdirektiven (dir. 2013:111), bildat ett forum för att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet hos i första hand företag. Forumet ska ge företag och övriga intressenter information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion och inhämta synpunkter.

Tilläggsdirektiven nämner även myndigheter som en intressent i forumet. Vi har dock under vårt arbete funnit att Samverkanspunkten är en tillräcklig plattform för att tillgodose myndigheternas behov av information och möjlighet att påverka. Forumet har därför blivit ett organ för företagen i första hand.

Företagsdataforumets uppgift

Vårt förslag: Forumet ska stödja introduktionen av systemet

hos företag och övriga intressenter.

Forumet ska enligt vårt förslag med regelbundna intervall – exempelvis en gång per år – lämna en rapport till regeringen. I rapporten ska forumet utvärdera hur väl Uppgiftslämnarservice för företagen har fungerat.

Forumet består i dag av en grupp företagare och representanter för näringslivsorganisationer som bjudits in av utredningen. Utredningen har härigenom erhållit återkoppling såväl på mer avgränsade frågor som på helheten. Något som har återkommit i forumet och även utryckts vid det möte som utredningen hållit om den framtida organisationen är att frågorna inte bara berör myndigheterna. Företagen vill vara med och prioritera i arbetet och säkerställa att åtgärder genomförs även om de i första hand är till nytta för företagen.

Vi föreslår att Företagsdataforum med regelbundna intervall – exempelvis en gång per år – ska lämna en rapport till regeringen med en utvärdering av hur Uppgiftslämnarservice för företagen har fungerat.

Rapporten kan speciellt inriktas på att beskriva i vilken grad företagens uppgiftslämnande har minskat och förenklats under den gångna perioden och ska också innehålla en redogörelse för hur verksamheten har bedrivits. Den kan också innehålla förslag till regeringen om vilka förändringar man från näringslivet skulle vilja få till stånd liksom önskad inriktning på den fortsatta utvecklingen av Uppgiftslämnarservice.

Utöver rapporten ska forumet arbeta med att stödja introduktionen av systemet hos företag och övriga intressenter.

Forumets ställning och sammansättning

Vår bedömning: Forumet ska placeras som ett särskilt besluts-

organ inom Tillväxtverket.

Ordförande och övriga medlemmar ska utses av regeringen.

Vi har hos företagarna inom Forumet mött en frustration över att de har upplevt att deras synpunkter inte har uppmärksammats i tillräckligt hög grad. Det är därför tveksamt om ett forum som en del av en myndighet skulle svara upp mot företagens förväntningar.

I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) föreslog vi att det skulle inrättas en särskild myndighet med ansvar för Uppgiftslämnarservice för företagen. Det blir inte någon ny myndighet, men det finns exempel på att regeringen inrättat särskilda beslutsorgan inom myndigheter för frågor som kräver ett visst oberoende men som inte motiverar en egen myndighet. Regelrådet är ett exempel.

Organisatoriskt består Regelrådet av en ordförande, en vice ordförande och två övriga ledamöter. Till sin hjälp har rådet stöd från Tillväxtverkets enhet för förenkling.

Regelrådets uppgift är att granska konsekvensutredningar till förslag om nya och ändrade regler från bland annat departement och myndigheter som kan få ekonomiska effekter för näringslivet. Om ett författningsförslag kan få ekonomiska konsekvenser för

näringslivet ska departement och myndigheter skicka förslaget och konsekvensutredningen till Regelrådet, som granskar konsekvensutredningen. Varje år redovisar Regelrådet skriftligen till regeringen hur arbetet har gått. Regelrådets yttranden publiceras på en webbplats.

Vi anser att Företagsdataforum bör utformas med Regelrådet som förebild. En sådan ordning säkerställer en relativt hög grad av oberoende och självständighet. Regeringen utser medlemmarna i Forumet och Tillväxtverket måste ge forumet tillräckliga resurser.

9.3. Samråd mellan berörda myndigheter och Företagsdataforum

Vår bedömning: Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket

ska samråda med Företagsdataforum innan man gör ändringar i Uppgiftslämnarservice.

Samråd

Foto: Martina Huber

Regeringskansliet

Uppgiftslämnarservice för företagen

Rapportering till regeringen

Rapportering till regeringen

Förvaltningsorganisation

Formaliserat och

egeninitierat

myndighetssamarbete

Företagsdata-

forum

Författningsreglerad

verksamhet

Uppgiftslämnarservice för företagen består administrativt av Förvaltningsorganisation och Företagsdataforum. En närmare beskrivning av uppbyggnaden av dessa delar ges i avsnitte n 9.2.1 oc h 9.2.4 samt i figur 9.1.

Företagsdataforumets självständiga roll är att informera, stödja och kritiskt granska Uppgiftslämnarservice för att säkerställa att utvecklingen utgår från företagens behov. För att forumet ska kunna påverka förvaltningsorganisationen i önskad riktning bör myndigheterna i förvaltningsorganisationen vara skyldiga att samråda med forumet innan man gör förändringar i Uppgiftslämnarservice. Detta samråd måste ske så tidigt i utvecklingsprocessen att även den långsiktiga utvecklingen för Uppgiftslämnarservice kan påverkas. Det kan t.ex. vara lämpligt att Företagsdataforum och den strategiska ledningsgruppen har årliga avstämningsmöten där kritiska framgångsfaktorer och strategisk inriktning diskuteras.

10. Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI)

Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är ett område som för närvarande är under utveckling genom införandet av det reviderade PSI-direktivet1 Public Sector Information (direktiv 2013/37/EU) i svensk rätt. Frågor kring möjligheterna för enskilda att få tillgång till handlingar från det offentliga för vidareutnyttjande aktualiseras inom ramen för utredningens uppdrag. Utredningen har uppdragit åt PricewaterhouseCoopers (PwC) att skriva en rapport2 om uppgiftskrav riktade mot företag som öppna data. I rapporten belyses särskilt frågor kring vidareutnyttjande av de handlingar som kommer att finnas i Uppgiftslämnarservice för företagen.

10.1. PSI-lagstiftningen

10.1.1. Det ursprungliga EG-direktivet

Det ursprungliga PSI-direktivet3 införlivades i svensk rätt 2010 genom lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen). Vidareutnyttjade enligt direktivet är när enskilda personer eller andra rättssubjekt använder myndigheters handlingar för annat ändamål än det ursprungliga ändamål som handlingarna framställdes för inom den offentliga

1 Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/37/EU om ändring av direktiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn. 2 Rapporten återfinns i bilaga 13. 3 Europaparlamentet och rådets direktiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn.

verksamheten. Det innebär att de flesta utlämnanden av handlingar leder till någon form av vidareutnyttjande. Utbyte av handlingar mellan myndigheter i samband med deras offentliga verksamhet utgör dock inte ett vidareutnyttjande.

10.1.2. PSI-lagen

PSI-lagens syfte är att främja utvecklingen av en informationsmarknad genom att underlätta för enskilda personer eller andra rättssubjekt att använda handlingar som tillhandahålls av myndigheter. Lagens definition av begreppet handling är densamma som i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Men ett datorprogram ska inte ses som en handling. Lagen ska tillämpas av i stort sett samma myndigheter som ska följa bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om allmänna handlingars offentlighet. För handlingar som omfattas av PSI-lagen finns bland annat bestämmelser om avgiftstak, relevanta och icke-diskriminerande villkor, förbud för myndigheter att gynna sin egen affärsverksamhet och förbud mot att bevilja någon en exklusiv rätt att vidareutnyttja handlingar.

10.1.3. PSI-utredningen och dess betänkande

PSI-utredningens betänkande Ett steg vidare – nya regler och åtgärder för att främja vidareutnyttjande av handlingar (SOU 2014:10) föreslog följande anpassning av PSI-lagen för att genomföra förändringarna i PSI-direktivet:

  • Lagens tillämpningsområde utvidgas till att omfatta även arkiv, bibliotek (inklusive högskolebibliotek) och museer.
  • En ny huvudregel införs för hur höga avgifter som får tas ut för att ge tillgång till handlingar.
  • Som allmän princip införs att handlingar som omfattas av lagen och tillhandahålls av myndigheterna får vidareutnyttjas.4

4SOU 2014:10, s. 11.

PSI-utredningens analys av åtgärder för att främja ett ökat vidareutnyttjande resulterade i en rad förslag. Bland annat bedömer utredningen att PSI-lagen i sig inte räcker för att driva på utvecklingen utan regeringen behöver styra myndigheterna så att de vidtar de åtgärder som krävs för att underlätta att deras information kan vidareutnyttjas. En viktig del av styrningen är att besluta om hur myndigheterna får ta betalt och här måste den nya huvudregeln beaktas (se ovan). Styrningen bör också ta sikte på hur myndigheternas kultur och attityder till vidareutnyttjande kan förändras.5

PSI-utredningens slutbetänkande har remissbehandlats och bereds i skrivande stund inom Regeringskansliet.

10.1.4. Övrig lagstiftning på området

PSI-direktivet har ingen inverkan på medlemsstaternas bestämmelser om tillgång till handlingar. Det innebär att reglerna om allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och rätten att ta del av handlingar som regleras genom offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller oavsett vad som regleras i PSI-lagen. Den svenska handlingsoffentligheten innebär inte att en enskild har rätt att få ut handlingar i elektronisk form, utan bara på papper. Men bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen innebär inte att det råder något principiellt förbud mot att tillhandahålla handlingar elektroniskt. Regeringen har vid flera tillfällen ställt sig positiv till att lämna ut handlingar i elektronisk form (se t.ex. prop. 2009/10:175, s. 159).

Huvudprincipen för allmänna handlingar är att de får användas fritt efter ett utlämnande.6 Men sekretess- och integritetsskäl kan begränsa vidareutnyttjandet. En sekretessbelagd uppgift kan under vissa förutsättningar lämnas ut med förbehåll (se 10 kap. 14 § offentlighets- och sekretesslagen). Användningen av allmänna handlingar får inte heller ske på ett sätt som strider mot reglerna om skydd för den personliga integriteten i personuppgiftslagen (1998:204).7

5SOU 2014:10, s. 12. 6Prop. 2009/10:175, s. 138. 7 Det kan även finnas begränsningar i rätten att förfoga över en handling av immaterialrättsliga skäl enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Exempelvis stadgas i 1 kap. 9 § andra stycket att upphovsrätt även gäller till ett verk som ingår i en bilaga till ett beslut av en myndighet, om beslutet gäller rätten att ta del av den allmänna handling där verket ingår.

10.2. Kopplingen till handlingar i Uppgiftslämnarservice för företagen

Som nämnts ovan medför det nya PSI-direktivet att en allmän princip kommer att införas i PSI-lagen som innebär ett klargörande att man får vidareutnyttja handlingar som omfattas av lagen och som tillhandahålls av myndigheter. Alla handlingar blir alltså tillgängliga för vidareutnyttjande, utom när det finns restriktioner eller handlingarna är undantagna från tillgång enligt lag eller förordning.

Utredningen vill i detta sammanhang särskilt framhålla att tillgången till och vidareutnyttjandet av handlingar inom Uppgiftslämnarservice kan begränsas av sekretessregler eller omfattas av skydd enligt personuppgiftslagen eller av särskilda registerförfattningar.

Uppgiftslämnarservice består av en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag (Sammansatta bastjänsten), Uppgiftskravstjänsten (innehållande ett uppgiftskravsregister), slutanvändarfunktioner (som en del i verksamt.se) samt aviseringsfunktioner (som en del av framtida Mina meddelanden).

I Uppgiftskravstjänsten registreras uppgifter om de olika uppgiftskrav som åläggs företag. Uppgiftskravsregistret kommer enbart att innehålla information om de olika uppgiftskrav som riktas mot företagen genom lag, förordning eller myndighetsföreskrift och innehåller inte några uppgifter som är sekretessreglerade eller utgör personuppgifter.

Ett vidareutnyttjande av information i Uppgiftskravsregistret är möjligt men PwC konstaterar dock i sin rapport att även om själva registret är relativt okomplicerat som öppna data kommer det att ställas krav på Uppgiftslämnarservice för att registrets innehåll ska kunna tillgängliggöras som öppna data. Exempelvis måste källan som är tillgänglig för allmänheten avskiljas från myndighetens driftsmiljö för att myndigheten ska vara skyddad mot intrång, överbelastning m.m. Tjänsten bör också gärna ha ett så kallat API för maskin-tillmaskin-kommunikation så att vidareutnyttjare kan hämta information automatiskt och integrera den i sina egna tjänster.

I Sammansatta bastjänsten hämtas informationen från befintliga register och databaser hos de anslutna myndigheterna vilket innebär att det finns olika ansvariga. De grundläggande uppgifterna är personuppgifter i personuppgiftslagens mening och informationen kan innehålla sekretessreglerade uppgifter. Möjligheten att tillgängliggöra dem

som öppna data eller tillhandahålla dem för vidareutnyttjande i PSIlagens mening kan således begränsas av integritetsskäl och sekretessregler.

10.2.1. Nyttor av och kostnader för att tillgängliggöra information

PwC har med hjälp av en vedertagen modell som finns beskriven i ett så kallat nationellt ramverk för öppna data (Råd för att bedöma nyttor och kostnader för att publicera datamängder) beräknat nyttor av och kostnader för att tillgängliggöra information. Resultatet visar ett jämförelsetal för nyttor och kostnader samt differensen mellan dessa. Man har gjort beräkningen för både Uppgiftskravstjänsten och för Sammansatta bastjänsten och båda datamängderna visar på en positiv differens mellan nyttor och kostnader. Differensen är något större för uppgiftskraven (80,00) än för grundläggande uppgifter (51,67).8 Detta beror på att kostnaderna för att tillgängliggöra de grundläggande uppgifterna som öppna data är högre än motsvarande kostnader för uppgiftskraven. Nyttorna bedöms som något mindre (180,00) för uppgiftskraven och (201,67) för de grundläggande uppgifterna men de är ändå betydande, framför allt för de som utvecklar och tillhandahåller företagstjänster.9

10.3. Öppna data och förhållandet till vidareutnyttjande enligt PSI-lagen

Med öppna data avses enligt en vedertagen definition sådan information10 som tillhandahålls för så kallad öppen kunskap, det vill säga information som tillhandahålls fritt och med få eller inga tekniska eller juridiska begränsningar för hur den får användas.11Vem som helst får fritt använda, återanvända och distribuera öppna data. Den enda motprestation som kan krävas är att källan anges

8 De redovisade siffrorna är ett jämförelsetal, dvs. resultatet av ett uppskattat nyttovärde minus ett kostnadsvärde, se vidare rapportens bilaga 2 och 3. 9 Resultatet redovisas i rapportens bilaga 2 och 3. 10 Begreppet information används som synonym till begreppet handling enligt Edelegationens vägledning om vidareutnyttjande av information. 11 http://www.vidareutnyttjande.se/om-vagledningen/terminologi/

eller att data delas vidare på motsvarande sätt av den som mottagit informationen. För att information ska räknas som öppna data ska följande krav vara uppfyllda:

  • Information som inte innehåller personuppgifter eller är sekretessreglerad görs tillgänglig i så stor omfattning som möjligt. Detta gäller särskilt databaser med material som kan vidareförädlas.
  • Information ska i möjligaste mån vara primär, det vill säga tillhandahållas i originalformatet. Bild- och videomaterial ska tillhandahållas i högsta möjliga upplösning för att möjliggöra vidareförädling.
  • Information ska vara aktuell och tillgängliggöras så snabbt som möjligt så att värdet av den inte försvinner. Det bör finnas mekanismer för att automatiskt kunna få information om uppdateringar.
  • Information ska göras tillgänglig för så många användare som möjligt och för så många ändamål som möjligt.
  • Information ska vara maskinläsbar, det vill säga vara strukturerad på ett sätt som gör det möjligt att maskinellt bearbeta och samköra den med andra register.
  • Information ska vara tillgänglig för alla utan krav på avgifter, licenser eller registreringar.
  • Information ska lämnas i ett öppet format, det vill säga följa en öppen standard, alternativt ska dokumentationen till formatet vara fritt tillgänglig och fri från licensvillkor.

Öppna data skapar möjligheter för fler att få insyn i och förståelse för den offentliga förvaltningen och bidrar till effektivitet i förvaltningen samt gör det möjligt för fler att utveckla produkter och tjänster som helt eller delvis bygger på information från myndigheter. Men det är viktigt att skilja på öppna data och handlingar som tillgängliggörs för vidareutnyttjande under andra villkor. För den som önskar vidareutnyttja informationen finns det betydande skillnader. PSI-lagen hindrar inte att handlingar som visserligen är offentliga och fria att använda kan begränsas av krav på avgifter och andra villkor. Öppna data ska däremot vara fria att använda helt utan avgifter eller andra villkor. Det föreligger även skillnader i den

bedömda samhällsnyttan mellan öppna data och andra villkorsmodeller.

PwC har i sin rapport gått igenom de kartläggningar av uppgiftskrav som genomförts inom ramen för arbetet med ett förenklat uppgiftslämnande (för kvalitetssäkring av kartläggningsarbetet se avsnitt 6.3.4). Sammantaget har 35 olika uppgifter samlats in om varje uppgiftskrav. I PwC-rapportens bilaga 1 finns en tabell med en översikt över de uppgifter som har samlats in om de olika uppgiftskraven och där återfinns även PwC:s kommentar om hur man kan skapa så stor nytta som möjligt med vidareutnyttjande.

10.3.1. Insatser inom öppna data

PwC framhåller i sin rapport att det under senare år har genomförts flera insatser både i Sverige och i andra europeiska länder för att tillgängliggöra handlingar från den offentliga förvaltningen som öppna data. Vinnova har ett regeringsuppdrag att främja tillgängliggörandet och vidareutnyttjandet av handlingar genom att bygga en nationell portal för öppna data samt genom att stödja kunskapsuppbyggnaden och övrig utveckling på området.12

Vinnovas insatser har haft en avgörande betydelse för utvecklingen i Sverige och enligt en rapport från PwC kan 17 procent av de datamängder som finns tillgängliga som öppna data spåras tillbaka till projekt finansierade av Vinnova och 60 procent av de som fått stöd av Vinnova uppger att de inte skulle ha genomfört något arbete med öppna data om det inte var för Vinnovas stöd (PwC, 2014, s.4). Men det finns få erfarenheter av att tillgängliggöra företagsdata vilket, enligt PwC, är intressant att ta i beaktande i det fortsatta arbetet med att tillämpa och vidareutveckla Uppgiftslämnarservice.

12 N2012/3599/ITP. Uppdraget ska redovisas senast den 1 juli 2015.

11. Information och kommunikation

11.1. Utredningens kommunikationsinsatser

Genomförandet av ett system för företagens uppgiftslämnande berör både den offentliga förvaltningen och näringslivet. Bland annat mot denna bakgrund har det varit viktigt att synliggöra utredningens arbete på olika sätt så att målgrupperna i ett tidigt skede får god kunskap om det kommande systemet. I detta kapitel redovisar vi kortfattat hur utredningen har informerat olika målgrupper om arbetet med Uppgiftslämnarservice för företagen.

Utredningen har haft många kontaktytor vilket gjort det möjligt att löpande informera om vårt arbete vid konferenser, seminarier, studiebesök etc. Vi har mer kontinuerligt genom möten särskilt informerat de 13 kartläggande myndigheterna och Företagsdataforum.

Vi har också etablerat en webbplats, www.uppgiftslamnarutredningen.se, för att berätta om utredningens arbete för myndigheter, näringslivsorganisationer och för företagare samt andra intressenter. Utredningen har dessutom använt sig av Twitter som en kanal i sociala medier. Bland våra twitterföljare återfinns företrädare för näringslivsorganisationer och företagare men även representanter för de myndigheter som vi samarbetar med.

Utredningen har dessutom vid ett par tillfällen skickat riktad information om hur arbetet fortskridit och vad som närmast står på agendan till de 13 kartläggande myndigheterna samt till representanter för olika branschorganisationer.

11.2. Kommunikation tillsammans med genomförandemyndigheterna

Genomförandearbetet och samordningen med verksamt.se har fordrat att kommunikationsinsatserna har grundat sig på ett gemensamt överenskommet budskap. Arbetet har koordinerats av utredningen i samarbete med de berörda myndigheterna inom ramen för ett kommunikationsutskott (se bilaga 10). Kommunikationsutskottet har bland annat tagit fram målgruppsanalys och formulerat budskap och nyttor för kommunikationsinsatserna.

11.3. Utbildningsmaterial

Enligt tilläggsdirektiven (dir. 2013:111) har utredningen haft i uppdrag att ta fram utbildningsmaterial om Uppgiftslämnarservice riktad till i första hand myndigheter. Utredningen har tagit fram två broschyrer i PDF-format, materialet är uppdelat i basinformation och fördjupad information. Materialet

  • förklarar vad uppgiftslämnarservice för företagen är
  • förklarar nyttan för företagen och myndigheter
  • berättar om hur arbetet har gått framåt och är tänkt att fortsätta.

Basinformationen i utbildningsmaterialet beskriver översiktligt Uppgiftslämnarservice för allmänheten, företagare, intressenter eller myndigheter som inte har omfattats av uppdraget. Den fördjupade informationen riktar sig till myndigheter, främst de som har ingått i kartläggningsarbetet men även i viss mån andra statliga myndigheter som i framtiden kommer att omfattas av kartläggning av uppgiftskrav samt anslutning.

11.4. Visualisering av utredningens vision

Utredningen har i samarbete med eGovlab,1 en utvecklings- och demonstrationsmiljö för tjänster inom e-förvaltning vid Stockholms universitet, gestaltat en vision om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen med hjälp av modern informations- och kommunikationsteknik. Den digitala visualiseringen är framtidsorienterad och visar hur småföretagarnas vardag kan förenklas genom en digital väg in till myndigheters e-tjänster. Filmen finns på youtube och heter En film av, med och för småföretagare.

11.5. Framtida behov av utbildningsmaterial

För att underlätta för myndigheter att ansluta till olika delar av Uppgiftslämnarservice kommer det framöver att behövas olika former av utbildningsinsatser. Det kan röra sig om användarmanualer för att uppdatera t.ex. Uppgiftskravsregistret eller manualer för supportfunktioner. De myndigheter som utvecklar de olika tekniska komponenterna kommer att ta fram det materialet i samband med genomförandet.

11.6. Introduktion och lansering av kommande funktioner

När de nya funktionerna i Uppgiftslämnarservice är på plats kommer det att behövas en rad lanseringsaktiviteter för att introducera dessa funktioner för företagen. Lanseringen är central för att säkra användandet av Uppgiftslämnarservice och bör därför planeras av kommunikationsansvariga för verksamt.se i samverkan med Företagsdataforum.

1 http://dsv.su.se/omdsv/organisation/centra/egov

12. Konsekvenser av förslagen

12.1. Inledning

Enligt 14–15 §§kommittéförordningen (1998:1474) ska utredningen beräkna och redovisa de ekonomiska konsekvenserna av sitt förslag. Bestämmelserna gäller förslag som påverkar kostnaderna eller intäkterna för staten, kommuner, landsting, företag eller andra enskilda och förslag som innebär samhällsekonomiska konsekvenser i övrigt. När det gäller kostnadsökningar eller intäktsminskningar för staten, kommuner eller landsting ska utredningen föreslå en finansiering. Dessutom ska vi enligt 15 § kommittéförordningen beskriva om förslagen har betydelse för den kommunala självstyrelsen. Detsamma gäller om ett förslag har betydelse för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet, för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet, för små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företag, för jämställdheten mellan män och kvinnor eller för möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen.

Om ett betänkande innehåller förslag till nya eller ändrade regler ska enligt 15 a § kommittéförordningen förslagens kostnadsmässiga och andra konsekvenser anges i betänkandet. Konsekvenserna ska anges på ett sätt som motsvarar de krav på innehållet i konsekvensutredningar som finns i 6–7 §§ förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning.

Enligt 16 § kommittéförordningen anger regeringen närmare i utredningsuppdraget vilka konsekvensbeskrivningar som ska finnas i ett betänkande.

Vi redovisar här de konsekvenser vi kan se av förslagen i betänkandet. För fullständighetens skull redovisas samtliga områden som ska kommenteras enligt 14–16 §§kommittéförordningen, även de områden som förslagen inte kommer att påverka.

Konsekvenser av våra förslag och bedömningar framgår även i betänkandets olika kapitel.

12.2. Utredningens förslag

Utredningens uppdrag har varit att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Arbetet har resulterat i Uppgiftslämnarservice för företagen som innebär att

  • företagen genom en e-tjänst på verksamt.se får en överblick över vilka uppgiftskrav från olika myndigheter som angår den egna verksamheten (En tjänst på verksamt.se)
  • företagen genom en e-tjänst på verksamt.se får en presentation av företagets grundläggande uppgifter som hämtats från olika myndigheter samt information om hur uppgifter kan ändras (En tjänst på verksamt.se)
  • företagen får ett meddelande av myndigheterna via Mina meddelanden när företaget är skyldigt att fullgöra ett uppgiftskrav (Aviseringstjänst i Mina meddelanden)
  • myndigheterna samordnar grundläggande uppgifter om företagen i samband med företagens uppgiftslämnande (i Sammansatta bastjänsten)
  • myndigheterna kartlägger sina uppgiftskrav i ett Uppgiftskravsregister (Uppgiftskravstjänsten)
  • myndigheter åläggs att aktivt verka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande (Förenklingsarbete).

I utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80) konstaterade vi att det är förknippat med stora osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med förslagen. Tidigare gjorda samhällsekonomiska bedömningar talar samtliga för att inrättandet av ett uppgiftskravsregister och ett aktivt arbete med att samordna uppgiftskraven som ett led i att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällsekonomiskt lönsamt.

För att svenska företag ska kunna behålla och stärka sin konkurrenskraft är det viktigt med enkla och ändamålsenliga regler för företagande så att administrationen som krävs för att följa regelverken hålls till ett minimum. Att förenkla för företagen är även angeläget ur ett samhällsekonomiskt perspektiv. Förenklingsarbetet utgår från små och medelstora företags förutsättningar och behov och syftar ytterst till att bidra till ökad tillväxt och sysselsättning.

Myndigheterna har varit tveksamma till att aktivt delta i det aktuella förenklingsarbetet eftersom de upplever att kostnaderna inledningsvis uteslutande ligger på dem medan nyttorna uppstår hos företagen.

Många av de positiva effekter som Uppgiftslämnarservice förväntas bidra med förutsätter ett långsiktigt arbete. Det är därför viktigt att det är tydligt för myndigheterna att Uppgiftslämnarservice är ett långsiktigt åtagande.

När företagen på ett systematiserat sätt på ett ställe kan få information om vilka uppgiftskrav som träffar den egna verksamheten blir det lättare att göra rätt. Den tid som företagen tidigare använt till att söka information m.m. för att fullgöra sina uppgiftskrav kan nu i stället användas i företagets operativa verksamhet.

På sikt kommer också myndigheterna att dra fördel av förenklingsarbetet genom att företagens behov av service minskar och myndigheten därmed kan lägga sina resurser på annat. Erfarenhetsmässigt är exempelvis insamling av uppgifter från företagen resurskrävande för myndigheterna, så allt som förenklar uppgiftslämnandet för företagen leder sannolikt till en besparing även för myndigheterna.

När myndigheterna samordnar grundläggande uppgifter om företagen minskas och förenklas företagens uppgiftslämnande. Tidsvinsten blir inledningsvis inte så stor per uppgiftslämnande men sammantaget innebär samordningen en ansenlig tidsbesparing för företagen. Dessutom talar erfarenheter från Norge för att registerkvaliteten ökar när myndighetsregister används i större omfattning. En god registerkvalitet är något som alla användare har nytta av.

När företag får riktad information om att de omfattas av ett uppgiftskrav har de bättre möjlighet att fullgöra det på rätt sätt och i rätt tid. Myndigheterna vet ofta att ett företag eller en grupp av företag omfattas av ett uppgiftskrav som måste fullgöras. Denna

kunskap kan användas till att som en serviceåtgärd meddela företaget att de omfattas av uppgiftskravet. Det är då större chans att fler företag gör rätt vilket gynnar både företagen och myndigheterna.

Vi har under arbetet upplevt att det är svårt att få myndigheter att delta när de inte omedelbart ser nyttor i den egna verksamheten. Det är därför viktigt att myndigheternas arbete med och anslutning till Uppgiftslämnarservice beslutas och även i övrigt styrs av regeringen. En tydlig styrning är med andra ord en förutsättning för att uppnå den långsiktighet som krävs.

12.3. Konsekvenser enligt 14 § kommittéförordningen

12.3.1. Kostnader för att genomföra förslagen

Bakgrund

Enligt utredningens tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) ska de 13 kartläggande myndigheterna få möjlighet att beskriva kostnaden och nyttan för myndigheten vid anslutning till systemet för företagens uppgiftslämnande. Vi har valt att redovisa myndigheternas bedömningar i form av en gemensam kostnads- och nyttoanalys (se kapitel 8).

När analysen var genomförd fick myndigheterna svara på när i tiden de kan ansluta till de olika faser i den tidigare redovisade anslutningsplanen som finns beskriven i vår delrapport till Näringsdepartementet den 30 juni 2014 (dnr 2014/26). Bedömingen är att samtliga 13 myndigheter har möjlighet att ansluta sig till Uppgiftskravsregistret till första halvåret 2015 och till resterande delar av systemet från hösten 2015 fram till 2018.

Kostnader för myndigheterna

Vår bedömning: Kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven inför

färdigställandet av Uppgiftskravsregistret förväntas ligga på mellan en och drygt tre miljoner kronor fördelat på de 13 myndigheterna. Detsamma gäller för att årligen hålla registret uppdaterat.

Den totala kostnaden för myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att tekniskt ansluta till Uppgiftslämnarservice kan komma att uppgå till ca 205 miljoner kronor.

Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till 50 miljoner kronor per år. Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet.

Kostnads- och nyttoanalysen har utgått från att utredningens förslag genomförs i tre faser som beskrivits i tidigare delredovisning (dnr 2013/4) och betänkande (SOU 2013:80). Analysen visar att kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven inför starten av Uppgiftskravsregistret förväntas ligga mellan en och drygt tre miljoner kronor fördelat på 13 myndigheter. Detsamma gäller för att årligen hålla registret uppdaterat.

Den totala kostnaden för de 13 myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att ansluta till fas 2 och 31 (se ovan) kan komma att uppgå till ca 205 miljoner kronor. Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till 50 miljoner kronor per år, dvs. motsvarande en fjärdedel av utvecklingskostnaden.

Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet. På sikt kommer även myndigheterna att dra fördel av arbetet genom att företagens behov av service kanaliseras och resurser därmed frigörs på annat håll. Att samla in uppgifter från företagen kräver mycket arbete av myndigheterna, så allt som förenklar uppgiftslämnandet leder sannolikt till en besparing även för myndigheterna.

För att uppnå målsättningen med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kommer det att vara nödvändigt för vissa myndigheter att vidta en del ytterligare åtgärder. Myndig-

1 Fas 2 omfattade anslutning till funktionen ”Ansök/anmäl” och fas 3 anslutning till funktionen ”Att göra”-lista i enlighet med vårt tidigare betänkande SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.

heterna måste exempelvis anpassa sina e-tjänster för att kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten. En myndighet kan ha flera etjänster som dessutom är utformade på olika sätt, vilket kan innebära dyra anpassningar för att myndigheten ska kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten. Vidare kräver anslutningen av ett antal dataproducenter (statliga myndigheter) till Sammansatta bastjänsten att dessa myndigheter har egna bastjänster. Det kommer således att uppstå kostnader när myndigheterna ska ansluta sina etjänster till Sammansatta bastjänsten.

Kostnadsökningar får fördelas inom ramen för de anslag och avgifter som de aktuella myndigheterna har att förfoga över.

12.3.2. Samhällsekonomiska konsekvenser

Det är förknippat med betydande osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med våra förslag för både myndigheter och företag. Tidigare gjorda samhällsekonomiska bedömningar (se utredningens betänkande SOU 2013:80) talar för att inrättandet av ett uppgiftskravsregister och ett aktivt arbete med att samordna uppgiftskraven som ett led i att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällsekonomiskt lönsamt. Kostnaderna kommer uteslutande att falla på staten medan nyttorna uppstår hos företagen.

Myndigheterna har för egen del underskattat nyttan med ett förenklat uppgiftslämnande genom att inte räkna med att företagen kommer att bli bättre på att uppfylla uppgiftskraven vilket leder till att färre fel behöver korrigeras. Utfallet i kostnads- och nyttoanalysen kring myndigheternas egen bedömning av upplevda nyttor visar att sådana främst består i administrationsvinster såsom minskat antal samtal till kundcentra, minskat pappersutskick, färre fel och snabbare handläggning samt tidsbesparingar genom minskad inhämtning av uppgifter, ökad återanvändning och minskad onödig efterfrågan av uppgifter från företagen.

Myndigheterna kommer på sikt att dra fördel av arbetet genom att företagens behov av service minskar och resurser därmed frigörs. Vi kan konstatera att nyttan för myndigheterna bland annat består i en minskad inhämtning av information direkt från företagen eftersom vårt förslag innebär att vissa uppgifter kan samordnas och återanvändas av flera myndigheter.

Företagens nyttor består i tidsvinster och minskning av administrativa kostnader. Det ska vara enkelt att driva företag och för det krävs enkla, ändamålsenliga och lättförståeliga regler som även minskar risken att göra fel. Enligt en undersökning gjord av Tillväxtverket 2014 upplever 22 procent av de tillfrågade småföretagarna att lagar och myndighetsregler är ett stort tillväxthinder. Andelen har visserligen minskat sedan 2008 men är oförändrad sedan 2011.2

Regeringens målsättning i förenklingsarbetet är att skapa en märkbar positiv förändring i företagens vardag och däribland finns målet att företagens administrativa kostnader ska vara lägre 2020 än 2012 (dir. 2012:35). Tillväxtverket har ett regeringsuppdrag att följa upp företagens administrativa kostnader och har tagit fram en ny metod som ska ersätta den s.k. standardkostnadsmodellen som tidigare använts. Den nya metoden ska följa upp de administrativa kostnaderna genom de beräkningar som myndigheter, departement och kommittéer gör i sina konsekvensutredningar i samband med nya eller ändrade regler.3 Enligt metoden ligger beräkningarna i konsekvensutredningarna till grund för uppföljningen. Det innebär att uppföljningen nu sker på liknande sätt som i flera andra länder som arbetar med att sänka företagens administrativa kostnader.

Ett större fokus sätts även på andra kostnader än de administrativa, eftersom regler resulterar i fler kostnader för företagen. Tillväxtverket har tagit fram ett webb-baserat verktyg, Regelräknaren,4 för att underlätta för departement och myndigheter i arbetet med att beräkna vilka kostnader som företagen kan få till följd av nya eller ändrade regler. Regelräknaren räknar ut effekterna av ett regelförslag och gör det lättare att beräkna och beskriva de administrativa kostnaderna som påverkar företagen.

Den nytta som i detta sammanhang kan förutses för företagen är framför allt tidsvinster i form av minskad administrativ börda genom att företagen slipper lämna samma eller likvärdiga uppgifter flera gånger till olika ställen. I förlängningen kan det förenklade uppgiftslämnandet även leda till en minskad administrativ kostnad

2 Förutsättningar för konkurrenskraftiga företag – Företagens villkor och verklighet 2014, publicerad av Tillväxtverket. 3 Tillväxtverkets publikation ”Vägen framåt – Metod för att följa utvecklingen av företagens administrativa kostnader”. 4 Verktyget återfinns på www.enklareregler.se.

för företagen (se ovan). Ett exempel härpå är att om två eller flera uppgiftskrav från en eller flera myndigheter (som innehåller samma eller likvärdiga uppgifter) kan slås ihop och lämnas in vid samma tidpunkt underlättar det för företagaren. Ett annat exempel är om ett uppgiftskrav som är kopplat till en specifik bransch får lämnas under en period som är mindre intensiv för just den företagaren, exempelvis att en lantbrukare om möjligt inte ska behöva lämna uppgifter under skördetiden.

Utredningen har inte genomfört några egna beräkningar kring de samhällsekonomiska effekterna av våra förslag. Vi har förgäves eftersökt tillförlitlig information och statistik hos ett flertal källor om företagens uppgiftslämnarbörda. Effekterna av våra förslag bedöms vidare vara olika svåra att mäta utan exempelvis de indikatorer som finns i det norska Oppgaveregistret. Att kvantifiera nyttorna för företag och myndigheter bör göras efter införandet av Uppgiftslämnarservice för företagen med utgångspunkt i de indikatorer som ska registreras i Uppgiftskravsregistret.

12.4. Konsekvenser enligt 15 § kommittéförordningen

12.4.1. Betydelse för det kommunala självstyret

Utredningens förslag avser, enligt vad som framgår av uppdraget, författningsreglerat uppgiftslämnande till statliga myndigheter under regeringen. Det innebär att förslaget inte påverkar det kommunala självstyret.

12.4.2. Betydelse för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet

Utredningen kan inte se att realiseringen av ett system för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande skulle påverka brottligheten och det brottsförebyggande arbetet.

12.4.3. Betydelse för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet

Utredningens uppdrag att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen är ett led i regeringens ambition att främja och förbättra förutsättningarna för företagande. Rent generellt torde ett ökat företagande kunna öka sysselsättningen. Uppgiftslämnarservice för företagen innebär både möjligheter till regelförenkling och en faktisk förenkling för företag att i vardagen uppfylla sina uppgiftsskyldigheter mot myndigheter. Systemet bedöms underlätta för företagaren så att han eller hon kan fokusera på att driva och utveckla företaget. Därmed finns även goda förutsättningar att utveckla det svenska företagandet i stort.

Uppgiftslämnarservice ska tillhandahållas av det offentliga och vara en e-service. Alla företagare får tillgång till ett automatiserat system för att minska och förenkla uppgiftslämnandet till myndigheter oavsett var i landet ett företag verkar.

12.4.4. Betydelse för små företags villkor i förhållande till större företag

Utredningens förslag omfattar alla företag i Sverige. Uppgiftslämnarservice kommer att kunna få betydelse för små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företag genom att det kommer att bli enklare och därmed mindre resurskrävande att uppfylla de författningsreglerade uppgiftskraven. Effekten av att bördan minskar bedöms därmed bli störst för små företag.

12.4.5. Betydelse för jämställdheten mellan kvinnor och män

Utredningens förslag påverkar inte jämställdheten mellan kvinnor och män. Uppgiftslämnarservice riktar sig till företagare oavsett om företagaren eller företagsföreträdaren är en kvinna eller en man. Utredningen utgår även från att användargränssnitt etc. kommer att utvecklas med hjälp av användargrupper med representanter för båda könen.

12.4.6. Betydelse för möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen

Uppgiftslämnarservice ska tillgängliggöras med samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla företagare och företagsföreträdare oavsett etnisk och kulturell bakgrund. Utredningen ser därför inte att förslagen påverkar möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen.

12.5. Konsekvenser enligt 15 a § kommittéförordningen

12.5.1 6 § konsekvensutredningsförordningen

Problemet och vad man vill uppnå (6 § 1)

Utredningens uppdrag har varit att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företag till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Förslaget avser att minska och förenkla författningsreglerat uppgiftslämnande för företagen.

Beskrivning av alternativa lösningar och effekterna av att inte reglera (6 § 2)

Med hänsyn till systemets omfattning bedömer utredningen att frivilliga samverkans- och samarbetsformer inte kan säkerställa det som ska uppnås. Enbart generella bestämmelser såsom 6 § förvaltningslagen (1986:223) om myndigheters skyldighet att samverka anses heller inte vara tillräckliga. Vi bedömer att en skyldighet för statliga myndigheter att medverka till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är en nödvändig förutsättning för att säkerställa ett långsiktigt och väl fungerande system.

Vilka berörs av regleringen (6 § 3)

Författningsförslaget omfattar statliga myndigheter under regeringen. Förslaget innehåller dessutom bestämmelser som särskilt pekar ut Bolagsverket och Tillväxtverket att ansvara för olika delar i Uppgiftslämnarservice. I författningens bilaga finns 13 namngivna statliga myndigheter som enligt förslaget bland annat ska ansluta sig till den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter. Under införandet och vidareutvecklingen kommer bilagan att utvidgas med fler statliga myndigheter. Dessutom omfattas samtliga företag indirekt av den föreslagna regleringen, men bara som mottagare av förbättringar i form av märkbara positiva förändringar i företagens vardag.

Bemyndiganden som myndighetens beslutanderätt grundar sig på (6 § 4)

Tillväxtverket och Bolagsverket föreslås få föreskriftsrätt för att på bästa sätt kunna uppnå och upprätthålla ett väl fungerande system för företagens uppgiftslämnande. Bolagsverkets föreskriftsrätt avser i första hand tekniska aspekter och villkor för myndigheternas anslutning till det automatiserade systemet för grundläggande uppgifter. Föreskriftsrätten för Tillväxtverket avser innehållet i det gemensamma registret för myndigheternas uppgiftskrav.

Kostnadsmässiga och andra konsekvenser och jämförelse av regleringsalternativen (6 § 5)

De kostnadsmässiga konsekvenserna av den föreslagna regleringen tas upp inom ramen för de samhällsekonomiska konsekvenserna.

Andra konsekvenser som regleringen medför framgår i avsnitten kopplade till 7 § 2 och 3 punkten konsekvensutredningsförordningen.

Skyldigheter som följer av Sveriges anslutning till Europeiska unionen (6 § 6)

Förslaget uppfyller inte någon direkt skyldighet som följer av Sveriges anslutning till Europeiska unionen. Däremot realiseras Uppgiftslämnarservice i företagsportalen verksamt.se som är den svenska kontaktpunkten för att uppfylla det så kallade tjänstedirektivet (dir. 2006/123/EG5). Det pågår även ett regelförenklingsarbete inom EU som Sverige aktivt deltar i där fokus ligger på att förenkla och underlätta för små och medelstora företag inom unionen.

Ikraftträdande och behov av speciella informationsinsatser (6 § 7)

Det är viktigt att en reglering finns på plats för att säkerställa ett långsiktigt system för företagens uppgiftslämnande. Genomförandet av Uppgiftslämnarutredningens förslag – Uppgiftslämnarservice för företagen – kommer enligt den så kallade programplanen att pågå under hela 2015. Utredningen föreslår ikraftträdande den 1 januari 2016, vilket bedöms vara den tidigast möjliga tidpunkten med hänsyn till det arbete och de förberedelser som återstår.

Utredningens uppdrag omfattar att ta fram utbildningsmaterial främst till myndigheter samt att vid behov inrätta en webbplats till stöd för företag och myndigheter. Detta är genomfört och därmed anser vi att behovet av utredningens informationsinsatser är omhändertagna. Det kommer i det fortsatta genomförandet att finnas behov av ytterligare informationsinsatser främst riktade till företagen. Sådana insatser kommer att genomföras av myndigheterna som är ansvariga för Uppgiftslämnarservice efter den 30 mars 2015.

5 Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden.

12.5.2 7 § konsekvensutredningsförordningen

Antalet företag, branscher och företagsstorlek som berörs (7 § 1)

Regleringen avser ett system för företagens författningsreglerade uppgiftslämnande. Det innebär i princip att samtliga företag i Sverige berörs oavsett bransch och storlek.

Tidsåtgång och administrativa kostnader (7 § 2)

Författningsförslaget reglerar ett system som det offentliga ska tillhandahålla för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Systemet – Uppgiftslämnarservice för företagen – ska kunna avlasta företagen tidsmässigt och därmed minska deras administrativa kostnader.

Andra kostnader och förändringar i företagens verksamhet (7 § 3)

För att kunna använda Uppgiftslämnarservice krävs i princip internetuppkoppling och e-legitimation. Utredningen bedömer att användandet inte medför några stora kostnader för företaget. Det kommer heller inte att krävas några större förändringar i företagets verksamhet för att börja använda det automatiserade systemet.

Påverkan på konkurrensförhållandena för företagen (7 § 4)

Utredningen ser inte att regleringen kommer att påverka konkurrensförhållandena för företagen.

Annan påverkan för företagen (7 § 5)

Att ett företag endast ska behöva lämna uppgifter en gång till ett ställe har länge varit en ambition i staten. Målsättningen med det myndighetsgemensamma system som nu realiseras och regleras är att det ska bli en märkbar positiv förändring för företagen när de ska uppfylla författningsreglerade uppgiftskrav. Den föreslagna samordningen kommer även att innebära att företagen kan påverka

systemets fortsatta utveckling och förvaltning genom ett så kallat Företagsdataforum (se kapitel 9).

Särskilda hänsyn vid reglernas utformning (7 § 6)

Regleringen avser statliga myndigheters skyldigheter att medverka i och tillhandahålla ett system för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Det har tidigare sagts att systemet som nu regleras i princip omfattar alla svenska företag oavsett storlek (och bransch). För att uppnå ett väl fungerande system för företagens uppgiftslämnande har utredningen bedömt att det inte behöver tas någon särskild hänsyn till små företag vid reglernas utformning. Vi bedömer däremot att systemet kommer att skapa störst nytta för små och medelstora företag.

13. Författningskommentar

Förslag till förordning (2015:000) om företagens uppgiftslämnande

Härigenom föreskrivs följande.

Inledande bestämmelser

1 § Syftet med denna förordning är att minska och förenkla företagens författningsreglerade uppgiftslämnande till myndigheter.

2 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen.

Bestämmelserna anger förordningens övergripande syfte och tilllämpningsområde. Syftet är att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Paragraferna motsvarar i huvudsak 1–2 §§ i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

3 § Det offentliga ska tillhandahålla ett system för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen). Systemet ska innehålla ett register över uppgiftskrav, automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företagen, en aviseringsfunktion och användarfunktioner.

Bestämmelsen anger att systemet Uppgiftslämnarservice för företagen ska tillhandhållas av det offentliga. Systemet består av fyra delar som anges i paragrafen.

Förordningens innehåll

4 § I denna förordning finns bestämmelser om

1. en skyldighet för myndigheterna att minska och förenkla företagens

uppgiftslämnande (6–7 §§),

2. ett register över uppgiftskrav (8–10 §§),

3. automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag

när de ska lämna uppgifter till myndigheterna (11–15 §§), och

4. avisering av uppgiftskrav (16 §).

Bestämmelsen innehåller en beskrivning av förordningens fortsatta innehåll. Paragrafen motsvarar 3 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Definitioner

5 § I denna förordning avses med

uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande,

grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av flera myndigheter när ett uppgiftskrav ska fullgöras.

I bestämmelsen återfinns definitionen av några begrepp som används i förordningen.

Uppgiftskrav är en förpliktelse enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande. Någon avgränsning till att uppgiftskravet ska kunna fullgöras i strukturerad form, i blankett etc. finns inte. Definitionen ska omfatta uppgifter som lämnas in årligen eller med andra intervall, exempelvis momsdeklarationer till Skatteverket eller statistikuppgifter till en statistikansvarig myndighet. En händelse är att företaget gör eller planerar att göra någonting eller som av annan anledning kräver att uppgifter lämnas till statliga myndigheter. Det kan vara fråga om att företaget importerar varor och att detta kräver kontakt med någon myndighet, att företaget startar

tillståndspliktig verksamhet eller ansöker om bidrag. Definitionen undantar i princip bara uppgifter som myndigheterna kräver in i samband med tillsyn.

Grundläggande uppgifter är uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska fullgöras. Det är i första hand kontaktuppgifter men kan även vara andra uppgifter som myndigheter ofta vill ha. En outtalad förutsättning är att uppgiften finns elektroniskt tillgänglig så att den kan samordnas automatiserat.

Paragrafen motsvarar delvis 4 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Skyldighet att förenkla uppgiftslämnande

6 § Myndigheter ska utforma information om och rutiner för uppgiftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas.

Bestämmelsen innebär att myndigheter ska utforma information om och rutiner för uppgiftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. Det kan t.ex. ske genom att myndigheten endast frågar efter de kontaktuppgifter som normalt används i den fortsatta handläggningen av uppgiftskravet. Vidare ska myndigheterna överväga om de olika uppgifter som krävs för att fullgöra ett krav redan finns hos andra myndigheter och om uppgifterna i stället kan hämtas därifrån. När företagen ska lämna uppgifter till flera myndigheter bör i första hand övervägas om uppgifterna kan samordnas via den automatiserade funktionen. Först om uppgifterna är sådana att de inte lämpar sig för Uppgiftslämnarservice bör myndigheterna bygga andra lösningar för att utbyta information. Paragrafen motsvarar i sak 9 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

7 § Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får Tillväxtverket uppmana myndigheterna att samverka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Myndigheten som får uppmaningen ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att minska och

förenkla företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges.

Om företagen lämnar samma eller liknande uppgift till flera myndigheter och myndigheterna inte vidtar några gemensamma åtgärder för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande får Tillväxtverket uppmana myndigheterna att samverka. Tillväxtverket har ingen möjlighet att tvinga myndigheterna att vidta några specifika åtgärder. Men de myndigheter som får uppmaningen ska redovisa till Tillväxtverket vilka åtgärder som vidtagits. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. Tillväxtverket får då veta vilka hinder som finns i arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande och kan rapportera detta till regeringen. Paragrafen motsvarar i sak 10 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Register över uppgiftskrav

8 § Tillväxtverket ska föra ett register över gällande uppgiftskrav (Uppgiftskravsregistret).

Registret ska omfatta samtliga uppgiftskrav som ska fullgöras till myndigheter som anges i bilagan till denna förordning.

Den myndighet som anges i bilagan ska i god tid innan ett uppgiftskrav som innebär att uppgifter ska lämnas till myndigheten införs, ändras eller upphör upplysa Tillväxtverket om förändringen. Myndigheten ska samtidigt göra ändringarna i Uppgiftskravsregistret.

Bestämmelsen anger att det ska finnas ett register över uppgiftskrav. Tillväxtverket ansvarar för registret som bara ska innehålla uppgifter om författningsreglerade uppgiftskrav. Närmare bestämmelser om registrets innehåll finns i 9 §. Paragrafen motsvarar i sak 5 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Uppgiftskravsregistrets innehåll

9 § Uppgiftskravsregistret ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om

1. författningsstöd,

2. vilka verksamheter som omfattas,

3. grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras,

4. andra uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras,

5. de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet, och

6. uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. Tillväxtverket får meddela närmare föreskrifter om innehållet i registret.

Bestämmelsen anger vad som ska framgå av registret över uppgiftskraven. Uppgiftskravsregistret utgör dels en förutsättning för att slutanvändarfunktioner på verksamt.se ska kunna realiseras, dels en kunskapsbas som krävs för att metodiskt kunna arbeta med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande.

För att slutanvändarfunktionerna på verksamt.se ska kunna sortera ut relevanta uppgiftskrav till användaren måste dessa gå att plocka ut ur den totala mängden registrerade uppgiftskrav. Det är det huvudsakliga syftet med att information om vilka verksamheter som omfattas ska finnas i Uppgiftskravregistret. Detta kan ske bland annat genom att myndigheterna ska ange vilka näringslivsaktiviteter som träffas av uppgiftskravet. I kartläggningsarbetet har det skett genom användande av en standardiserad näringsgrensindelning, s.k. SNI-kod. Det ska även registreras om uppgiftskravet bara gäller vissa företagsformer etc.

Myndigheterna ska för varje uppgiftskrav ange vilka grundläggande uppgifter som krävs av företagen när uppgiftskravet fullgörs. Vilka uppgifter som är grundläggande beror på om myndigheterna frågar efter uppgifterna. För att uppgifterna ska kunna förmedlas av Uppgiftslämnarservice för företagen måste de finnas lagrade elektroniskt och kunna förmedlas till datakonsumenten utan hinder av sekretess eller annan författningsreglering.

Myndigheterna ska ange vilka mer ärendespecifika uppgifter som krävs för att fullgöra uppgiftskravet. De olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet är vilka

möjligheter eller krav det finns på att uppgiftslämnandet ska ske i strukturerad form, på blankett genom e-tjänst osv

.

För att kunna följa upp arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är det nödvändigt att kunna mäta hur företagens börda förändras. Myndigheterna ska därför ange uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. Detta kan exempelvis göras i form av en konsekvensutredning med hjälp av Tillväxtverkets verktyg regelräknaren.

Det är inte möjligt att uttömmande ange vilken information som ska ingå i registret. Tillväxtverket får därför meddela närmare föreskrifter vad de olika punkterna i registret ska innehålla.

Paragrafen motsvarar i sak 6 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Tillgång till registret

10 § Uppgiftskravsregistret ska vara offentligt och hållas tillgängligt elektroniskt. Uppgifterna i registret får vidareutnyttjas.

Uppgiftskravsregistret föreslås bli ett publikt register som ska hållas tillgängligt för var och en. Registret kan även ge andra möjlighet att skapa tjänster som minskar och förenklar företagens uppgiftslämnande. Paragrafen motsvarar i sak 7 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag

11 § Det ska finnas en automatiserad funktion för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheter.

Den automatiserade funktionen ska tillhandahållas av Bolagsverket.

En del av Uppgiftslämnarservice för företagen är en s.k. sammansatt bastjänst för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheterna. Den sammansatta bastjänsten ska tillhandhållas av Bolagsverket.

12 § De myndigheter som anges i bilagan till denna förordning ska ansluta till den automatiserade funktionen i 11 §.

Regeringen beslutar vilka myndigheter som ska ansluta sig till den sammansatta bastjänsten. Samtliga myndigheter som anges i bilagan ska ansluta som så kallade datakonsumenter och/eller dataproducenter.

Att myndigheten ska använda de uppgifter som förmedlas till att minska och förenkla uppgiftslämnandet framgår av 6 § i föreslaget.

13 § Bolagsverket får, inom ramen för den automatiserade funktionen, hantera de grundläggande uppgifterna endast som ett led i teknisk bearbetning för mottagarens räkning.

Bolagsverkets befattning med uppgifterna som förmedlas i den sammansatta bastjänsten är begränsat till vad som är nödvändigt för att tekniskt bearbeta dessa för mottagarens räkning. Bolagsverket får t.ex. inte uppdatera egna register med hjälp av uppgifter i den sammansatta bastjänsten.

14 § Bolagsverket får meddela föreskrifter om anslutningen till den automatiserade funktionen för samordning av grundläggande uppgifter.

Bestämmelsen innebär att Bolagsverket kan utfärda föreskrifter om hur myndigheter tekniskt ska ansluta till funktionen. Bolagsverket kan också utfärda föreskrifter om t.ex. säkerhetslösningar.

Bolagsverket har länge arbetet med frågor om samordning av information mellan myndigheter. Myndigheten har t.ex. tagit

initiativ till och varit drivande i arbetet med att definiera grundläggande uppgifters bästa källa. Bestämmelsen innebär därför också att Bolagsverket har möjlighet att föreskriva vad som är bästa källa.

15 § Den automatiserade funktionen och verksamheten kring den ska finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter. Bolagsverket får fastställa avgifter.

Bestämmelsen ger Bolagsverket rätt att besluta om avgifter för att finansiera den automatiserade funktionen och verksamheten kring den. Datakonsumenternas kostnad för de uppgifter som förmedlas via den sammansatta bastjänsten får bestämmas enligt de principer som gäller för uppgiften och utlämnandet i fråga.

Avisering av uppgiftskrav

16 § När en myndighet som anges i bilagan till förordningen har kännedom om att ett företag eller en grupp av företag är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav ska myndigheten meddela berörda företag via den myndighetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda som tillhandahålls av Skatteverket.

Myndigheten ska på samma sätt meddela företaget när ett uppgiftskrav som avses i första stycket har fullgjorts.

I bestämmelsen införs en skyldighet för de myndigheter som anges i bilagan att när de har kännedom om att ett företag ska fullgöra en bestämd uppgiftsskyldighet meddela företaget via Mina meddelanden. Företaget ska också meddelas när det fullgjort en sådan uppgiftsskyldighet.

Samarbete

17 § Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen.

Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket tillhandhåller olika funktioner i Uppgiftslämnarservice för företagen. Myndigheterna ska samarbeta för att skapa, utveckla och förvalta en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen.

Behandling av personuppgifter

18 §Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av personuppgifter i systemet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen) om inte annat följer av denna förordning.

Som framgår av lydelsen gäller personuppgiftslagens regler för behandling av personuppgifter i Uppgiftslämnarservice för företagen om inte avvikande bestämmelser finns i den föreslagna förordningen. Paragrafen är en upplysningsbestämmelse och motsvarar 16 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

19 § Mottagaren är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som förmedlas via den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter.

Bolagsverket är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter med undantag för första stycket.

Första stycket reglerar personuppgiftsansvaret för de myndigheter som tillhandahåller e-tjänster till stöd för företagens författningsreglerade uppgiftslämnande när e-tjänsterna inhämtar grundläggande uppgifter via Sammansatta bastjänsten. Mottagaren har ansvar för den personuppgiftsbehandling som sker vid såväl förfrågan som inhämtande av de grundläggande uppgifterna. Bolagsverket kommer avseende förmedlingen av de grundläggande uppgifterna att vara personuppgiftsbiträde till mottagaren.

Andra stycket reglerar Bolagsverkets personuppgiftsansvar för de personuppgifter som kan komma att behandlas inom ramen för Sammansatta bastjänsten och verksamheten kring densamma och som inte avser behandlingen av de grundläggande uppgifterna som förmedlas i tjänsten.

20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning.

Personuppgiftslagens bestämmelser om rättelse och skadestånd ska gälla vid behandling av personuppgifter. Vad gäller rättelse innebär bestämmelsen att mottagaren och Bolagsverket i sina roller som personuppgiftsansvariga i enlighet med 28 § personuppgiftslagen blir skyldiga att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med den aktuella lagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av lagen. Den personuppgiftsansvarige ska vid rättelse även underrätta tredje man till viken uppgifterna har lämnats ut om den vidtagna åtgärden, om den registrerade begär det eller om mera betydande skada eller olägenhet för den registrerade skulle kunna undvikas genom en underrättelse. Den personuppgiftsansvarige behöver dock inte lämna någon sådan underrättelse om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Beträffande skadestånd innebär bestämmelsen att mottagaren och Bolagsverket i sina roller som personuppgiftsansvariga, i enlighet med 48 § personuppgiftslagen, ska ersätta den registrerade för skada och kränkning av den personliga integriteten som en behandling av personuppgifter i strid med den aktuella lagen har orsakat. Paragrafen motsvarar 20 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2016.

Bilaga

Myndigheter som ska registrera uppgiftskrav enligt 8 §.

Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

Myndigheter som ska ansluta sig till tjänsten för förmedling av grundläggande uppgifter enligt 12 §.

Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

Myndigheter som ska avisera uppgiftskrav enligt 16 §.

Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen

Litteraturförteckning

Författare Titel

Alhir, S. S. (Spring 2000) Understanding Use Case Models. Methods and Tools. Bolagsverket (2013) Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter N2012/311/ENT. Bolagsverket (2014) Sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag – Uppdraget att kartlägga och analysera förutsättningarna för att förvalta, driva och utveckla bastjänsten N2014/3756/ENT. E-delegationen (2012) Effektiv informationsförsörjning - en förstudierapport 2012-02-21. E-delegationen (2014) Vägledning för organisering av samverkan. Företagarna Myndighetsranking 2013 – Så klarar myndigheterna service och bemötande gentemot små företag. Gelperin, D Precise Use Cases. Methods and Tools. Kommunförbundet Stockholms Län, Peter Krantz AB, PricewaterhouseCoopers AB, Sveriges Kommuner och Landsting samt Vinnova

Råd för att bedöma nyttor och kostnader för att publicera datamängder.

Författare Titel

Palmér, Matthias och Hannes Ebner

Vitbok – länkade öppna data.

Pensionsmyndigheten (2012) Förstudierapport Mina fullmakter

(PID116030)1.

PricewaterhouseCoopers AB (2014)

Öppna data i Sverige.

Regeringen, Näringsdepartementet (2012)

Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37, dnr N2012/6402/ITP).

Statskontoret Delegerad digitalisering - En utvärdering av E-delegationen (Rapport 2014:12). Tillväxtverket Utredning av Tillväxtverkets förutsättningar för förvaltning av uppgiftskravsregister, uppgiftsdefinitionsregister, samverkanspunkt och forum för minskat och förenklat uppgiftslämnande (dnr 2014-4459).

1 http://www.pensionsmyndigheten.se/ForstudieMinaFullmakter.html

Kommittédirektiv 2012:35

Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen

Beslut vid regeringssammanträde den 26 april 2012

Sammanfattning

En utredare ska presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrifter. I uppdraget ingår att redovisa bl.a. de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. Bolagsverkets rapport Minskat uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008) om hur företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter skulle kunna minska ska ligga till grund för arbetet.

Utredarens uppgift är att

  • lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras,
  • lämna förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas,
  • analysera och samordna de uppgifter som företagen lämnar in till statliga myndigheter och som kommer att omfattas av den kartläggning som tretton myndigheter utför enligt ett

uppdrag som regeringen lämnade den 20 oktober 2011 (N2011/5884/ENT),

  • analysera de sekretessfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga,
  • analysera de integritetsfrågor som uppstår vid behandling av personuppgifter och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga,
  • redovisa vilka samordningsvinster för myndigheter som samordningsfunktionens verksamhet kan ge,
  • redovisa minskningen av de administrativa kostnaderna för företagen och budgetkonsekvenser för myndigheterna, samt
  • ta fram indikatorer för att mäta företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget samt indikatorer för att mäta om företagens irritation över att lämna uppgifter minskar.

Ett delbetänkande med ett utkast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering av detta ska lämnas senast den 1 mars 2013. Ett slutligt förslag enligt direktiven ska lämnas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 29 november 2013.

Bakgrund

Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande aviserades i budgetpropositionen för 2012 (prop. 2011/12:1, utgiftsområde 24 Näringsliv, s. 59). I propositionen anges det att regeringen avser att tillsätta en kommitté som ska arbeta med att genomföra förslag för att förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Mål-sättningen om ett rapporteringstillfälle ligger i linje med regeringens övergripande mål i arbetet med att förenkla för företagen och att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Regeringen gav den 25 september 2008 Bolagsverket i uppdrag att utarbeta ett förslag för att

minska företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter (N2007/8915/MK).

Redovisningen skulle innehålla

  • en kartläggning av företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter,
  • en kartläggning och erfarenhetsinhämtning av hur uppgiftslämnande sker i andra länder såsom Norge, Estland och Danmark,
  • förslag till hur företagens uppgiftslämnande kan minska och hur myndigheternas hantering av uppgifter kan samordnas och effektiviseras,
  • en analys av de sekretessfrågor som förslagen väcker, och
  • en analys av de för- och nackdelar som förslagen medför, särskilt kostnader och nytta.

I uppdraget ingick även att redovisa de förutsättningar som krävdes bl.a. rättsligt, tekniskt, administrativt och organisatoriskt för att genomföra förslagen. Bolagsverket skulle också föreslå de författningsförändringar som krävdes.

Bolagsverket redovisade sitt uppdrag till regeringen den 5 maj 2009 i rapporten Minskat uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008). Bolagsverkets förslag gav upphov till frågor som behövde beredas ytterligare. Det gällde bl.a. sekretessbestämmelser, beslutanderätt för det föreslagna samordningsorganet och omfattningen av uppgiftslämnandet. Vidare var det svårt att överblicka de fullständiga konsekvenserna av förslaget.

Arbetet med att skapa ett system för hur företagens uppgiftslämnande ska kunna minska och förenklas har pågått under en längre tid. Utgångspunkten för arbetet har förändrats i takt med att ny teknik utvecklats. En större medvetenhet finns nu om behovet av ”smarta” tekniska lösningar i kontakterna med myndigheter.

För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda förutsättningar för myndighetsövergripande samordning inrättade regeringen i mars 2009 en delegation för e-förvaltning – Edelegationen (dir. 2009:19). E-delegationen ska bl.a. koordinera de statliga myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och följa upp deras effekter. Delegationen består av ledamöter från myndig-

heter och Sveriges Kommuner och Landsting samt representanter från Regeringskansliet. Ett sekretariat biträder delegationen. En arbetsgrupp, ett it-standardiseringsråd, en expertgrupp för rättsliga frågor, en expertgrupp för internationell e-förvaltning och en referensgrupp har knutits till delegationen. I E-delegationen pågår arbete med en e-förvaltning som bl.a. ska bidra till att minska företagens administrativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag.

De uppgiftskrav som statliga myndigheter riktar mot näringslivet kan vara av skilda slag. Det kan vara fråga om uppgifter av finansiell natur liksom uppgifter som rör s.k. grunddata, dvs. adressuppgifter, företagets rättsliga status, organisationsnummer m.m. En god överblick över de informationskrav som riktar sig till företag finns i Tillväxtverkets databas MALIN1, där cirka 4 600 informationskrav som riktar sig till företag är samlade.

Utvecklingen över tid har påverkat förutsättningarna för att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande på det sätt som föreslås i Bolagsverkets rapport.

Uppdraget

Organisation för samordning m.m.

För att företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter ska vara enkelt och kostnadseffektivt behövs en samordning och en struktur kring företagens uppgiftslämnande och myndigheternas uppgiftsinhämtning. Vidare bedöms det finnas ett behov av att kunna följa företagens uppgiftslämnande över tid när det gäller exempelvis vilken belastning uppgiftskraven innebär för företagen och hur de fördelar sig över tid. Regeringen gav den 20 oktober 2011 tretton statliga myndigheter i uppdrag att inom sitt respektive verksamhetsområde genomföra en kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till statliga myndigheter som följer av lag, förordning eller myndighetsföreskrifter och att sammanställa dessa i ett register (N2011/5884/ENT). Bolagsverket koordinerar arbetet. Registret kommer att vara ett s.k. metadataregister, dvs. inte

1 I databasen MALIN finns företagens uppgiftsskyldighet dokumenterad avseende lagstöd och informationskrav riktade mot näringslivet, se www.enklareregler.se.

innehålla uppgifter hänförliga till en enskild näringsverksamhet eller näringsidkare. De metadatauppgifter som bildar det s.k. referensregistret kommer fortlöpande att behöva uppdateras. Uppdraget ska slutredovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 20 juni 2012.

Utredaren ska lämna förslag på hur myndigheternas arbete kring företagens uppgiftslämnande ska kunna samordnas. Utredaren ska särskilt beakta hur

  • denna samordning kan organiseras för att möjliggöra en samordning i samband med tillkomsten av nya uppgiftskrav eller borttagande av uppgiftskrav som riktar sig till företag,
  • en god och enhetlig beskrivning av uppgiftskraven i referensregistret ska kunna vidmakthållas,
  • möjligheterna till samråd mellan myndigheter säkerställs, och
  • behovet av information till myndigheter och externa intressenter som exempelvis företagarorganisationer samt statistik kan tillgodoses.

Utredaren ska vidare

  • föreslå nödvändiga författningsändringar,
  • utreda kostnaden för samordningen, initialt och löpande, och
  • föreslå en finansiering.

Analys och samordning av uppgiftskraven

Det framgår av E-delegationens betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) att det inte finns någon samordnad eller gemensam hantering av språkliga lösningar eller informationsstruktur hos myndigheter. Myndigheter använder därför olika termer för samma företeelse och informationen är strukturerad på olika sätt. Denna olikhet anser E-delegationen vara ett av de större generella problemen vid utveckling av gemensamma lösningar med oberoende parter.

Kartläggningen enligt regeringens uppdrag från den 20 oktober 2011 utgår från de informationskrav som finns i Tillväxtverkets

databas MALIN. Kartläggningen kommer dels att på en övergripande nivå omfatta företags totala uppgiftslämnande, dels vara en djupare kartläggning avseende s.k. grundläggande uppgifter. Med detta menas exempelvis adressuppgifter och företags organisationsnummer.

Med utgångspunkt i den kartläggning som görs av de myndigheter som omfattades av regeringens uppdrag och företagens behov och begreppsvärld ska utredaren

  • lämna förslag på i vilken utsträckning dessa uppgifter kan eller behöver samordnas samt beskriva vilka för- och nackdelar en samordning kan innebära för företagen och för myndigheterna, och
  • lämna förslag på hur man säkerställer att uppgifterna når rätt mottagare (myndighet).

Utredaren ska inte lämna förslag till författningsändringar i denna del.

Teknisk lösning för ett effektivt uppgiftsutbyte m.m.

Frågan om ett effektivt utbyte av uppgifter mellan myndigheter ger upphov till tekniska och juridiska problemställningar. Sättet på vilket uppgiften återanvänds, exempelvis hämtas in från en myndighet av en annan myndighet, innebär att olika sekretessbestämmelser är tillämpliga. Valet av teknisk lösning för överföring av information genererar i sig olika frågeställningar bl.a. i fråga om sekretess och personuppgiftsbehandling. Det behövs därför en helhetssyn för att skapa en fungerande lösning när det gäller möjligheten för myndigheter att återanvända eller dela uppgifter mellan sig (jfr. direktiven till Informationshanteringsutredningen, dir. 2011:86). Valet av teknisk lösning (plattform) dit företagen lämnar sina uppgifter är också viktigt. Regeringen återkommer till frågorna om personuppgiftsskydd och sekretess i det följande.

Utredaren ska

  • föreslå en tekniskt verifierad, effektiv lösning som möjliggör informationsutbyte mellan myndigheter med ambitionen att detta utbyte av information sker direkt i den tekniska lösningen, dvs.

den tjänst som företagen lämnar sina uppgifter till och som kan skräddarsys efter de enskilda myndigheternas informationsbehov,

  • föreslå en teknisk lösning som beaktar skyddet av den enskildes integritet,
  • beakta de riktlinjer för säkert informationsutbyte ”Vägledning för automatiserad samverkan”2 som E-delegationen gett ut,
  • beakta vikten av att den förvaltningsgemensamma eutvecklingen hålls samman,
  • föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga,
  • utreda kostnaden för införande och förvaltning av föreslagen teknisk lösning, och
  • föreslå en finansiering.

Sekretess, integritetsfrågor

Personuppgiftsbehandling

Det är av vikt att myndigheterna på ett rättssäkert och effektivt sätt kan fullgöra sina uppgifter samtidigt som enskildas personliga integritet skyddas. Det går inte att utesluta att det system för uppgiftslämnande som föreslås kan komma att innehålla uppgifter hänförliga till fysiska personer. Grundläggande bestämmelser om skydd för den personliga integriteten finns i regeringsformen, förkortad RF. Av 1 kap. 2 § RF framgår att det allmänna ska värna om den enskildes privatliv. Av 2 kap. 6 § RF framgår vidare att var och en är skyddad gentemot det allmänna mot betydande intrång i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebär kartläggning eller övervakning av den enskildes personliga förhållanden. Denna rättighet är dock inte absolut utan kan begränsas i lag enligt de förutsättningar som närmare anges i 2 kap. 21 § RF.

Enligt artikel 8 i den europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna (Europakonventionen) har var och en rätt till respekt för sitt privat- och

2 www.edelegationen.se/sida/vagledning-for-automatiserad-samverkan.

familjeliv, sitt hem och sin korrespondens. En offentlig myndighet får inte inskränka dessa rättigheter annat än med stöd av lag. Vidare gäller att en sådan inskränkning endast får ske om det i ett demokratiskt samhälle är nödvändigt med hänsyn till statens säkerhet, den allmänna säkerheten, landets ekonomiska välstånd eller till förebyggande av oordning eller brott eller till skydd för hälsa eller moral eller andra personers fri- och rättigheter. Europakonventionen gäller sedan den 1 januari 1995 som svensk lag. Av regeringsformen följer även att en lag eller annan föreskrift inte får meddelas i strid med Sveriges åtaganden enligt konventionen (2 kap. 19 § RF).

En bestämmelse om respekt för privatlivet och familjelivet finns även i artikel 7 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna, som har samma rättsliga status som fördragen. Av artikel 8 i stadgan följer vidare bl.a. att var och en har rätt till skydd för de personuppgifter som rör honom eller henne. Stadgan riktar sig till medlemsstater endast när de tillämpar unionsrätten (artikel 51.1). I den mån en rättighet i stadgan motsvaras av rättigheter som skyddas av Europakonventionen ska de ges samma innebörd och räckvidd som konventionen, men unionsrätten kan även tillförsäkra ett mer långtgående skydd än konventionen (artikel 52.3).

Grundläggande bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i personuppgiftslagen (1998:204), förkortad PUL. Genom lagen genomfördes Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). PUL innehåller generella regler som, med vissa undantag, ska tillämpas i hela samhället av både myndigheter och enskilda. Den är dock subsidiär i förhållande till annan lag eller förordning. Behov av undantag och preciseringar på olika områden kan därmed tillgodoses genom särreglering i s.k. registerförfattningar. En sådan särreglering får dock inte stå i strid med dataskyddsdirektivet. Syftet med de särskilda registerförfattningarna är att anpassa regleringen till de särskilda behov som myndigheterna har i sina respektive verksamheter samt att göra avvägningar mellan behovet av effektivitet i berörd verksamhet och behovet av skydd för den enskildes integritet. Möjligheten att i en registerförfattning föreskriva särskilda bestämmelser för en viss typ av verksamhet har utnyttjats flitigt i den nationella lagstiftningen och det finns därför i

dag ett stort antal registerförfattningar som reglerar hanteringen av personuppgifter inom olika områden.

Utredaren ska, efter en avvägning mellan behovet av ett effektivt informationsutbyte och skyddet för den personliga integriteten, bl.a.

  • klargöra vilka regler som bör gälla och om det finns behov av särskilda regler för behandling av personuppgifter med anledning av inrättandet av ett tekniskt system för elektronisk överföring av information till myndigheter, och
  • föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga.

Det är viktigt att de förslag utredaren lägger fram beaktar respekten för den personliga integriteten så som den skyddas av Sveriges internationella åtaganden om de mänskliga rättigheterna och svensk lag. I detta sammanhang ska särskilt frågan om skyddad identitet uppmärksammas.

På uppdrag av regeringen har den s.k. Integritetsskyddskommittén, i betänkandena Skyddet för den personliga integriteten – kartläggning och analys (SOU 2007:22) och Skyddet för den personliga integriteten – Bedömningar och förslag (SOU 2008:3) gjort en kartläggning och analys av skyddet för den personliga integriteten. Kommitténs utredning är mycket omfattande och kan, dock med beaktande av att den är från 2007, användas som grund för en bedömning av de integritetsfrågor som uppstår i samband med ett ökat informationsutbyte mellan myndigheter och tredje part. Även den redovisning av bakgrund och gällande rätt som finns i E-offentlighetskommitténs slutbetänkande Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet (SOU 2010:4) kan vara till hjälp i arbetet.

Offentlighet och sekretess

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, innehåller sekretessbestämmelser som bl.a. syftar till att i det allmännas verksamhet skydda känsliga uppgifter om enskilda. Sekretessen hos en myndighet gäller i regel i förhållande även till andra myndigheter om inte annat anges i offentlighets- och sekretesslagen eller i en annan lag eller förordning som offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till (8 kap. 1 § OSL). Sekretessen till skydd för enskild

gäller inte – annat än i vissa undantagsfall – i förhållande till den enskilde själv och den enskilde kan samtycka till att sekretessbelagda uppgifter lämnas från en myndighet till en annan (10 kap. 1 § och 12 kap. 1 § OSL). I vissa situationer är det möjligt för en myndighet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till en annan myndighet trots att den enskilde inte samtyckt till detta. I sådana fall sker utlämnandet med stöd av en sekretessbrytande bestämmelse. Sekretessbrytande bestämmelser, som utformas efter en intresseavvägning mellan myndigheternas eller enskildas behov av att ta del av uppgifter och de intressen de aktuella sekretessbestämmelserna avser att skydda, finns bl.a. i 10 kap. OSL. Ett utökat samarbete mellan myndigheter när det gäller tillgång till uppgifter från företag väcker frågor om skydd för enskildas personliga integritet. Samma tekniska utveckling som kan underlätta för den enskilde att ha kontakt med myndigheter kan också leda till att uppgifter som kan knytas till enskilda blir tillgängliga för andra personer, och i andra sammanhang, än vad som var syftet när uppgifterna lämnades första gången.

Mot denna bakgrund ska utredaren

  • analysera och redovisa de sekretessfrågor som förslagen väcker samt överväga i vad mån samtycke ska krävas för att, inom ramen för ett förenklat uppgiftslämnande, lämna sekretessbelagda uppgifter mellan myndigheter eller om detta ska göras med stöd av sekretessbrytande bestämmelser,
  • analysera om dagens regler om sekretess är tillräckliga för att skydda enskilda intressen vid ett ökat utbyte och ökad återanvändning av uppgifter myndigheter emellan, och
  • lämna förslag på de författningsändringar som föranleds av dessa analyser och som krävs för att genomföra förslagen i övrigt.

I uppdraget ingår inte att föreslå ändringar i grundlag.

Uppgifter som samlas in för framställning av statistik

Uppgifter som samlas in för statistikändamål bör endast användas för framställning av statistik och inte i annat syfte. I annat fall finns risk för att statistikens kvalitet kan skadas, då viljan att lämna

uppgifter och att lämna korrekta uppgifter kan minska. En statistik av god kvalitet behövs bl.a. som beslutsunderlag och för debatt och forskning. Om det finns behov av att använda uppgifterna för andra ändamål, i syfte att förenkla för företagen, måste konsekvenserna övervägas. Utredaren bör noga överväga för- och nackdelar i detta avseende.

Indikatorer

För att kunna mäta och följa upp verksamheter behövs mått som belyser kvaliteten och resultat inom olika områden av verksamheten. Ett verktyg för uppföljningar är användningen av indikatorer. Utredaren ska utarbeta kvantitativa och kvalitativa indikatorer för uppföljning av effekten av ett metadataregister. Därvid ska särskilt möjligheten att avläsa om en märkbar positiv förändring i företagens vardag skett genom minskad irritation när det gäller uppgiftslämnande till statliga myndigheter utredas.

Övrigt

Utredaren ska i sitt arbete hålla sig informerad om och beakta det arbete som pågår exempelvis inom ”verksamt.se”3 och inom E-delegationen, se bl.a. tilläggsdirektiv till E-delegationen (dir. 2010:32). Utredaren ska samråda med Informationshanteringsutredningen (dir. 2011:86). Övriga för utredningen relevanta utredningar ska beaktas.

Den kunskap och erfarenhet som finns att tillgå i samband med upprättandet och förvaltningen av Oppgaveregistret 1997, som administreras av det norska centralregistret Brönnöysundsregistret, ska tas till vara i utredningens arbete. Även de erfarenheter som finns avseende informationshanteringen och ett utökat elektroniskt informationsutbyte inom rättsväsendets informationsförsörjning (RIF-rådet) bör tas till vara.

3 Verksamt.se är en webbplats (företagarsajt) där myndigheterna Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket samlat information, verktyg och e-tjänster som en företagare kan ha nytta av.

Konsekvensutredningar

Utredningen ska beskriva konsekvenserna för myndigheter, utöver vad som föreskrivs om konsekvensutredningar i kommitté-förordningen (1998:1474) och förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Förslagen ska kostnadsberäknas.

Om förslagen påverkar kostnaderna för staten ska en beräkning av dessa kostnader redovisas. Om förslagen medför en kostnadsökning för stat, landsting eller kommuner ska utredaren föreslå en finansiering.

Uppdragets genomförande

Vid genomförandet av uppdraget ska utredaren samråda med Tillväxtverket, Bolagsverket, Skatteverket, Statens jordbruksverk, Ekonomistyrningsverket, Statskontoret, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån och övriga berörda myndigheter liksom E-delegationen, samt på lämpligt sätt med andra aktörer som t.ex. näringslivet och Sveriges Kommuner och Landsting.

Ett delbetänkande med ett utkast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering av detta ska lämnas senast den 1 mars 2013. Ett slutligt förslag enligt direktiven ska lämnas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 29 november 2013.

(Näringsdepartementet)

Kommittédirektiv 2013:51

Tilläggsdirektiv till Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01)

Beslut vid regeringssammanträde den 8 maj 2013

Sammanfattning

För att kunna föreslå en tekniskt verifierad lösning är det nödvändigt att ta fram en prototyp av den tekniska lösning som utredningen förespråkar i sitt delbetänkande (dnr N2013/1260/ENT). Prototypen ska illustrera hur och när informationen överförs mellan olika aktörer i systemet och hur denna information ska uttryckas för att vara återanvändbar.

Uppgiftslämnarutredningen ska ta fram en prototyp av ett uppgiftslämnarregister. Tilläggsuppdraget ska redovisas senast den 29 november 2013.

Uppdraget

Regeringen beslutade den 26 april 2012 (dir. 2012:35) att tillkalla en särskild utredare med uppgift att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. En viktig del i utredningens uppdrag var att föreslå en tekniskt verifierad, effektiv lösning som möjliggör informationsutbyte mellan myndigheter med ambitionen att detta utbyte av information sker direkt i den tekniska lösningen.

Det är nödvändigt att ta fram en prototyp av den tekniska lösning som utredningen förespråkar i sitt delbetänkande (dnr N2013/1260/ENT) för att kunna föreslå en tekniskt verifierad lösning. Prototypen ska illustrera hur och när informationen överförs mellan olika aktörer i systemet och hur denna information ska uttryckas för att vara återanvändbar.

Byggandet av en prototyp fyller ett antal funktioner genom att:

  • testa hur olika lösningar fungerar tekniskt och juridiskt för att tidigt upptäcka svagheter i föreslagen modell,
  • tydligt visa och demonstrera hur systemet kommer att fungera för att få återkoppling och feedback från vissa företag och myndigheter,
  • ge en mer exakt uppskattning av kostnaderna för att bygga ett fullskaligt system.

Den viktigaste funktionen bedöms dock vara att prototypen ger utredningen de nödvändiga förutsättningarna för att lämna ett slutbetänkande den 29 november 2013 som går att omsätta i drift utan ytterligare grundläggande utvecklings- och utredningsarbete.

Utredningen ska ta fram en prototyp av ett uppgiftslämnarregister.

Redovisning av uppdraget

Tilläggsuppdraget ska redovisas senast den 29 november 2013.

(Näringsdepartementet)

Kommittédirektiv 2013:111

Tilläggsdirektiv till Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01)

Beslut vid regeringssammanträde den 28 november 2013

Sammanfattning

En särskild utredare fick den 26 april 2012 i uppdrag att presentera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast behöver lämnas en gång och till ett ställe. I uppdraget ingick bl.a. att föreslå en tekniskt verifierad lösning som skulle innebära att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). Utredningen antog namnet Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01). Regeringen gav den 8 maj 2013 genom tilläggsdirektiv Uppgiftslämnarutredningen i uppdrag att ta fram en prototyp av den tekniska lösningen (dir. 2013:51).

Utredaren ska enligt dessa tilläggsdirektiv förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Utredaren ska noga överväga behovet av ytterligare utredning innan åtgärder vidtas. Målsättningen ska vara att ett system för företagens uppgiftslämnande ska finnas på plats senast under förstahalvåret 2015.

Uppdraget ska slutredovisas senast den 30 mars 2015.

Bakgrund

Regeringen beslutade den 26 april 2012 att tillkalla en särskild utredare med uppgift att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). En viktig del i utredningens uppdrag var att föreslå en tekniskt verifierad lösning som möjliggör informationsutbyte mellan myndigheterna med ambitionen att detta utbyte av informationen ska ske direkt i den tekniska lösningen. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. I uppdraget ingick att redovisa bl.a. de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. Bolagsverkets rapport Minskat uppgiftslämnande (dnr AD 62-1047/2008) om hur företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter skulle kunna minska skulle ligga till grund för arbetet.

En delredovisning med ett utkast till förslag om hur uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering lämnades till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) den 1 mars 2013 (dnr N2013/1260/ENT). Delredovisningen har remissbehandlats. Regeringen gav den 8 maj 2013 genom tilläggsdirektiv Uppgiftslämnarutredningen i uppdrag att ta fram en prototyp av den tekniska lösningen (dir. 2013:51). Tilläggsuppdraget ska redovisas senast den 29 november 2013.

Uppdraget

Utredaren ska ta fram ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande ska genomföras. I detta ligger vidareutveckling av prototypen inför användandet i ett fullskaligt system samt att realisera en teknisk lösning. Utredaren ska beakta krav i fråga som funktion, prestanda, säkerhet och drift som måste uppfyllas för ett sådant system. Utredaren ska utgå från vad som framgår av delredovisningen (dnr N2013/1260/ENT) samt i tillämpliga delar vad som framkommit av remissyttrandena över denna. Vidare ska det anges hur arbetet med

att omhänderta, kvalitetssäkra och vidareutveckla resultatet av 14 myndigheters kartläggning av företagens uppgiftslämnande (dnr N2011/5884/ENT och dnr N2012/311/ENT [delvis]), (nedan kallad ”kartläggningen”), ska ske. Det ska vidare framgå när samverkanspunkt och forum ska vara inrättade. Åtgärder, aktiviteter, organisation, kostnader och tidsplan ska framgå av förslaget.

Denna del av uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 30 januari 2014.

Vidareutveckling av prototypen

Utredaren ska vidareutveckla prototypen inför användandet i ett fullskaligt system. Utredaren ska organisera, samordna och koordinera genomförandet och framtagandet av en teknisk lösning i syfte att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Utredaren ska beakta krav i fråga som funktion, prestanda, säkerhet och drift som måste uppfyllas för ett sådant system. I detta sammanhang ska utredaren noga överväga behovet av ytterligare utredning innan åtgärder vidtas. Utgångspunkten för arbetet ska vara det som föreslås i delredovisning (dnr N2013/1260/ENT).

Kartläggningen

Utredaren ska fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av kartläggningen så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. I arbetet ingår att samordna definitioner och i första hand de grundläggande uppgifterna som namn, adress, organisationsuppgifter m.m. som framgår av kartläggningen. Utredaren ska ta fram modeller och formulär för insamlandet av uppgiftskrav. I detta arbete undantas Tullverket.

Samverkanspunkt

Utredaren ska etablera en samverkanspunkt för i första hand myndigheter som arbetat med kartläggningen. Etableringen av samverkanspunkten ska bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat

ökar sin samverkan kring företagens uppgiftslämnande. Arbetet ska också syfta till att skapa förutsättningar för myndigheternas anslutning till systemet för företagens uppgiftslämnande.

Forum

Ett system för företagens uppgiftslämnande berör många. Utredaren ska därför bilda ett forum för att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet gentemot myndigheter och företag. Syftet med forumet ska vara att skapa förutsättningar för myndigheter, företag och övriga intressenter att få en fördjupad information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion samt möjlighet att lämna synpunkter.

Anslutning till systemet för företagens uppgiftslämnande

Utredaren ska ta fram ett förslag till när i första hand myndigheter som ingått i kartläggningsuppdraget (förutom Tullverket) i tiden bör anslutas till systemet för företagens uppgiftslämnande och med vilken frekvens detta bör ske. Förslaget ska tas fram i samverkan och dialog med aktuella myndigheter. Myndigheterna ska ges möjlighet att beskriva kostnaden och nyttan för myndigheten.

Offentlighet och sekretess

I tilläggsdirektivet ingår också att

  • analysera och redovisa de sekretessfrågor som förslagen väcker samt överväga i vad mån samtycke ska krävas för att, inom ramen för ett förenklat uppgiftslämnande, lämna sekretessbelagda uppgifter mellan myndigheter eller om detta ska göras med stöd av sekretessbrytande bestämmelser,
  • analysera om dagens regler om sekretess är tillräckliga för att skydda enskilda intressen vid ett ökat utbyte och ökad återanvändning av uppgifter myndigheter emellan, och
  • lämna förslag på de författningsändringar som föranleds av dessa analyser och som krävs för att genomföra förslagen i övrigt.

I uppdraget ingår inte att föreslå ändringar i grundlag.

Övrigt

Utredaren ska genomföra sitt uppdrag i nära samverkan med de myndigheter (förutom Tullverket) som omfattats av kartläggningen.

Utredaren ska i arbetet beakta regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP). Framför allt ska utredaren beakta delmålen om att digitala tjänster ska utformas efter användarens behov, att digitala tjänster ska vara enkla och säkra att använda och att fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster.

Utredaren ska vid behov tillkalla arbetsgrupper eller referensgrupper för att möjliggöra en bred förankring av arbetet.

Utredaren ska ta fram det utbildningsmaterial som behövs. Utbildningsmaterialet ska i första hand rikta sig till myndigheter. En webbplats till stöd för företag och myndigheter ska vid behov inrättas.

Uppdragets genomförande, redovisning och tidsplan

Utredaren ska samråda med Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska centralbyrån, Livsmedelsverket, Skogsstyrelsen, Statens jordbruksverk, Transportstyrelsen, Tillväxtverket, Trafikanalys och Trafikverket. Utredaren ska även inhämta synpunkter från Företagarna, Svenskt Näringsliv, Lantbrukarnas Riksförbund, Näringslivets Regelnämnd och E-delegationen. Det står utredaren fritt att därutöver samråda med och inhämta synpunkter från övriga berörda myndigheter och organisationer.

Utredaren ska i arbetet ta med sig erfarenheterna från arbetet med verksamt.se.

Utredaren ska löpande hålla Regeringskansliet (Näringsdepartementet) underrättat om arbetet.

Utredaren ska senast den 30 januari 2014 till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) redovisa ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande ska genomföras. I detta ligger vidareutveckling av prototypen inför användandet i ett fullskaligt system samt att realisera en teknisk lösning. I förslaget ska det anges hur arbetet med att omhänderta, kvalitetssäkra och vidareutveckla resultatet av 14 myndigheters kartläggning av företagens uppgiftslämnande (dnr N2011/5884/ENT och dnr N2012/311/ENT [delvis]) ska ske. Det ska vidare framgå när samverkanspunkt och forum ska vara inrättade. Åtgärder, aktiviteter, organisation, kostnader och tidsplan ska framgå av planen.

Utredaren ska senast den 2 juni 2014 lämna förslag till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) på tidsplan och frekvens för anslutning av myndigheter till systemet för företagens uppgiftslämnande. Kostnader och nytta för myndigheterna ska framgå av förslaget.

Därutöver ska kommittén senast vid utgången av april, september och december 2014 lämna delrapporter till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) om hur arbetet fortskrider.

Uppdraget enligt dessa tilläggsdirektiv ska slutredovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 30 mars 2015.

Förlängd tid för uppdraget

Utredningstiden förlängs. Uppdraget enligt de ursprungliga kommittédirektiven och tidigare beslutade tilläggsdirektiv (dir. 2012:35 och dir. 2013:51) ska fortfarande redovisas senast den 29 november 2013. Uppdraget enligt dessa tilläggsdirektiv ska som framgår ovan slutredovisas senast den 30 mars 2015.

(Näringsdepartementet)

Kommittédirektiv 2014:78

Tilläggsdirektiv till Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01)

Beslut vid regeringssammanträde den 28 maj 2014

Ändrad tid för redovisning

Regeringen beslutade den 26 april 2012 att tillkalla en särskild utredare med uppgift att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel bara ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). Utredningen antog namnet Uppgiftslämnarutredningen. Uppgiftslämnarutredningen har genom tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) bl.a. fått i uppdrag att senast den 2 juni 2014 lämna förslag till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) på tidplan och frekvens för anslutning av myndigheter till systemet för företagens uppgiftslämnande.

Tidpunkten för när redovisningen av tidplan och frekvens för anslutning av myndigheter till systemet för företagens uppgiftslämnande ändras till den 30 juni 2014. I övrigt ska uppdra-get redovisas i enlighet med vad som anges i tidigare direktiv.

(Näringsdepartementet)

Kravspecifikation

Den kravspecifikation som utredningen inledningsvis tog fram syftade till att förtydliga och detaljera det förslag till system och infrastruktur för företagens uppgiftlämnande som utredningen tidigare gett i tidigare betänkande (SOU 2013:80). Arbetet med kravspecifikationen utgick från de användningsfall som beskrivs i bilaga 1 och 2 i detta betänkande och bedrevs initialt med utgångspunkten att specifikationen skulle kunna användas för att upphandla ett färdigt system. Detta ledde till en strukturering i sex olika funktionella kravområden som rörde olika komponenter av det totala systemet, och föranledde även ett antal nya användningsfall.

Parallellt med arbetet att färdigställa version 1.0 av kravspecifikationen bedrevs de rundabordssamtal som beskrivits i avsnitt 4.3 och som utmynnade i nya regeringsbeslut om uppdrag till myndigheter som beskrivs i avsnitt 4.4. En central del av detta arbete var att omarbeta kravspecifikationen så att den kunde användas för utvecklingsarbete inom ramen för den befintliga verksamt.sestrukturen. Detta föranledde framför allt de delar av den tidigare kravspecifikationen som redan hade implementerade motsvarigheter inom verksamt (framför allt vad gäller autentisering- och användarhantering) kunde utgå. En version 2.0 av kravspecifikationen med dessa ändringar färdigställdes i augusti 2014.

Under hösten 2014 arbetade det nybildade arkitekturutskottet med att närmare detaljera kravspecifikationen utifrån uppdraget att säkerställa att funktionaliteten i utredningens förslag skulle följa en gemensam arkitektur som skulle vara kompatibel med verksamt.se och kunna förvaltas av bolagsverket. Arbetet bedrevs med målet att en modifierad kravspecifikation skulle föreligga den 15 oktober 2014 för komponenterna sammansatt bastjänst och uppgiftskravs-

tjänst, och den 28 november för avisering respektive slutanvändarfunktionalitet. Version 3.0 färdigställdes till den 15 oktober.

Analysfasen i genomförandeprojekten samt vidare diskussion har sedan föranlett ytterligare ändringar av kravspecifikationen. All ändring efter den 15 oktober görs genom en särskild ändringshanteringsprocess där arkitekturutskottet, berörda genomförandeprojekt, juridiska utskottet och i förekommande fall styrgruppen är parter.

I det föreliggande finns en ögonblicksbild av kravspecifikationen som motsvarar vad som kommer att levereras och driftssättas i mars 2015, men också vad som kommer levereras längre fram. Varje användningsfall beskrivs först i sin helhet, dvs vad som krävs för att förslaget ska anses vara realiserat i sin helhet, men också vilka eventuella avgränsningar som gjorts inför den första leveransen mars 2015.

Kravspecifikationen är ett levande dokument, vilket innebär att den kan och kommer att revideras allt eftersom utvecklingsarbetet leder fram till behov av förtydliganden och i vissa fall vägval. Avgränsningarna inför mars bör dock inte komma att ändras.

Beteckningarna för användningsfallen är så långt som möjligt oförändrade sedan förslaget i betänkandet i november 2013. Eftersom många användningsfall har strukits, och andra tillkommit, finns det dock ”hål” i den nummerserie som använts i beteckningarna.

I kravspecifikationen så som den presenteras här har utelämnats bilaga 8, 9 och 10 då dessa är i format som inte lätt låter sig representeras på tryckta sidor.

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 1 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Kravspecifikation

Underlag till upphandling

Uppgiftslämnarutredningen

V 3.0

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 2 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Innehållsförteckning

1 BAKGRUND ............................................................................................................................. 4 1.1

SYFTE MED DOKUMENTET ............................................................................................................. 4

1.2 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV SYSTEMET ..................................................................................... 4 1.3 AVGRÄNSNINGAR ........................................................................................................................ 5 2 BEGREPPSMODELL .................................................................................................................. 6 3 KRAV OCH KRAVFORMULERING .............................................................................................. 7 3.1 BAKGRUND ................................................................................................................................. 7 3.1.1 Kravinventering ................................................................................................................... 7 3.2 CENTRALA BEGREPP ..................................................................................................................... 7 3.2.1 Aktörer ................................................................................................................................ 7 3.2.2 Kravområden ....................................................................................................................... 8 3.2.2.1 Allmänt ........................................................................................................................ 8 3.2.2.2 Kravområden – Översikt ............................................................................................. 9 3.2.2.3 Beskrivning av kravområden ..................................................................................... 10 3.2.2.4 Icke-funktionella krav ................................................................................................ 10 3.2.3 Användningsfall ................................................................................................................. 10 3.3 LISTA ÖVER ANVÄNDNINGSFALL .................................................................................................... 11 3.4 WEBB-TJÄNSTÖVERSIKT .............................................................................................................. 11 3.4.1 Användarfunktionalitet i Verksamt.se .............................................................................. 11 3.4.2 Uppgiftskravstjänsten ....................................................................................................... 13 3.4.3 Uppgiftsdefinitioner .......................................................................................................... 13 4 INFORMATIONSMODELL ........................................................................................................ 15 4.1 DOMÄNKARTA .......................................................................................................................... 15 4.2 INFORMATIONSMODELL .............................................................................................................. 15 4.2.1 Referens till bilagorna ....................................................................................................... 16 5 INFORMATIONSKLASSIFICERING ............................................................................................ 17 5.1.1 Bakgrund och begrepp ...................................................................................................... 17 5.1.2 Resultat av informationsklassificering .............................................................................. 18 5.1.2.1 Konsekvenssumma och konsekvensprodukt ............................................................ 18 5.1.2.2 Slutsatser av klassificeringen .................................................................................... 18 6 APPENDIX .............................................................................................................................. 20 6.1 ORDLISTA ................................................................................................................................. 20 6.2 MSB:S MODELL FÖR KLASSIFICERING AV INFORMATION ................................................................... 22 6.2.1 Säkerhetsaspekter ............................................................................................................. 22 6.2.2 Konsekvensnivåer ............................................................................................................. 22 6.2.3 Klassificeringsmodellen i matrisform ................................................................................ 22 6.3 FÖRTECKNINGAR ....................................................................................................................... 24 6.3.1 Bilagor ............................................................................................................................... 24 6.3.2 Övriga referenser .............................................................................................................. 24

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 3 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Tabeller

Tabell 1 Aktörer ....................................................................................................................................... 8 Tabell 2 Kravområden ........................................................................................................................... 10 Tabell 3 Användningsfall ....................................................................................................................... 11 Tabell 4 Använda vikter för konsekvensnivåer ..................................................................................... 17 Tabell 5 Informationsklassificering ....................................................................................................... 18 Tabell 6 Ordlista: Beskrivning och förklaring av viktiga begrepp .......................................................... 21 Tabell 7 MSB: Säkerhetsaspekter .......................................................................................................... 22 Tabell 8 MSB:s klassificeringsmodell i matrisform ................................................................................ 23

Figurer

Figur 1 Översiktlig bild av det föreslagna systemet ................................................................................ 5 Figur 2 Begreppsmodell .......................................................................................................................... 6 Figur 3 Översikt över kravområden ........................................................................................................ 9 Figur 4 Användarfunktionalitet på Verksamt.se ................................................................................... 12 Figur 5 Uppgiftskravstjänsten ............................................................................................................... 13 Figur 6 Uppgiftsdefinitionstjänsten ...................................................................................................... 14 Figur 7 Domänkarta .............................................................................................................................. 15 Figur 8 Informationsmodell .................................................................................................................. 16

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 4 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1

Bakgrund

1.1 Syfte med dokumentet

Dokumentet syftar till att ge en översiktlig bild av krav på lösning för förenklat uppgiftslämnande för företagen. Det håller också ihop all dokumentation genom att ge länkar till dokument som mer i detalj beskriver kraven.

1.2 Övergripande beskrivning av systemet

Uppgiftslämnarutredningen presenterar ett system för ett förenklat uppgiftslämnande från företag till myndigheter. Systemet innehåller tjänster som genom verksamt.se kan erbjudas företagare i syfte att möjliggöra en förenklad kontakt med myndigheter för ett ömsesidigt utbyte av uppgifter relevanta för ett visst ärende. Systemet för det förenklade uppgiftslämnandet från företag till myndigheter sågs tidigare som en separat webb-tjänst som benämndes ”Servicetjänsten”. Då de ingående tjänsterna nu kommer att ingå under verksamt kommer benämningen ”Uppgiftslämnarservice” i stället att användas i den fortsatta framställningen som en samlande beteckning på tjänsterna. Tjänsterna bygger i sin tur på ett antal bastjänster genom vilka samtliga författningsreglerade uppgiftskrav som myndigheter ställer på företag kan nås. För att kunna tillgodose dessa uppgiftskrav ger Uppgiftslämnarservice tillgång till grundläggande uppgifter om företag som finns i olika register. När en företrädare för ett företag använder webbtjänsten visas listor över relevanta ansökningar och anmälningar som företaget kan göra (företagsinitierade uppgiftskrav) samt över uppgiftskrav som företaget åläggs att hantera (myndighetsinitierade uppgiftskrav). Valen i dessa listor leder vidare till myndigheters e-tjänster, till vilka även de grundläggande uppgifterna om företaget förs över. Genom s.k. ”single sign on” behöver företrädaren inte identifiera sig på nytt i de enskilda etjänsterna hos respektive myndighet. För att uppnå funktionaliteten ”single sign on” förutsätts Svensk e-legitimation användas.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 5 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Figur 1 Översiktlig bild av det föreslagna systemet

1.3 Avgränsningar

Detta dokument definierar fem olika delområden (s.k. kravområden). Det innehåller dock inte detaljerade beskrivningar av de krav som faller inom de olika delområdena utan dessa krav beskrivs utförligt i separata dokument. Ett särskilt dokument beskriver de krav som gäller för systemet som helhet. Kravområdenas innehåll framgår närmare i Tabell 2 Kravområden, sid. 10.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 6 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

2

Begreppsmodell

Begreppsmodellen beskriver översiktligt hur centrala begrepp som ingår i verksamhetsområdet förhåller sig till varandra. Begreppet ”Uppgiftslämnarservice” i Figur 2 ersätter det av utredningen tidigare använda begreppet ”Servicetjänsten”, och används i det fortsatta arbetet som ett samlingsnamn på de funktioner som ersätter Servicetjänsten och som föreslås inrymmas i verksamt.se

Figur 2 Begreppsmodell

Begreppen förklaras närmare i avsnitt 1.10 Ordlista, sid. 20 f.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 7 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

3

Krav och kravformulering

1.4 Bakgrund

1.4.1 Kravinventering

Vid framtagandet av utredningens betänkande SOU 2013:80 genomfördes en övergripande kravinventering, vilken resulterade i 22 övergripande funktionella krav samt ett övrigt krav (se bilaga 4 i betänkandet). Dessa krav har sedan brutits ned och analyserats vidare, vilket i sin tur har resulterat i en indelning i olika funktionella s.k. kravområden. Dessa beskrivs vidare i avsnitt 1.5.2. Parallellt med utredningens arbete har en behovsanalys genomförts inom ramen för myndighetssamarbetet Verksamt.se (”Framtida Verksamt”). Utifrån denna analys har en målbild tagits fram för en framtida utveckling av Verksamt.se. Behov och krav från de båda arbetena skall nu vägas samman till en gemensam kravbild.

1.5 Centrala begrepp

1.5.1 Aktörer

Tabell 1 redovisar de aktörer som figurerar i något av de beskrivna användningsfallen. Samma termer används även delvis i ordlistan senare i detta dokument. Skillnaden mellan de två beskrivningarna är att nedanstående lista beskriver de roller varje aktör har i systemet utifrån de användningsfall de förekommer i, medan ordlistan utgår från begreppen så som de används i den allmänna kontext som systemet finns i. När en term används i ett användningsfall avses "aktörsbeskrivningen", dvs. beskrivningen i Tabell 1, om inte annat framgår. Termerna i tabellen ska användas med nödvändig anpassning till befintliga definierade aktörer och termer för verksamt.

Aktör Beskrivning

Administratör Roll som kan antas av myndighetsföreträdare respektive Samordningsorganets företrädare och som har en högre behörighet i systemet för att t.ex. administrera användare Allmänna företagsregistret

Se SCB Basun

Aviseringsregistret Ett register över aktuella aviseringar som myndigheter har skickat till företag. Aviseringarnas innebörd är att företaget ska lämna in uppgifter enligt något uppgiftskrav, alternativt att ett ärende som inletts med uppgiftslämnande har ändrat status eller avslutats. Bolagsverket System hos Bolagsverket som innehåller och ska leverera grundläggande uppgifter om företag Brevlådeoperatör En typ av tjänsteleverantör som erbjuder tjänster för att hantera (ta emot, skicka och administrera) meddelanden (Mina meddelanden, Begreppsmodell) Datakonsument En extern part som vill ha tillgång till sammanställningar av företagsuppgifter om en mängd företag som uppfyller vissa ställda kriterier Företag Företag som via en inloggad företrädare hanterar sina aviserade uppgiftskrav och kan göra anmälan eller ansökan.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 8 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Aktör Beskrivning

Företrädare Roll som en person som företräder Samordningsorganet, en myndighet eller ett företag antar i olika situationer. I företagsfallet är företrädaren en person som via sin e-legitimation är behörig att företräda ett företag. Händelse i myndighets verksamhetssystem

Händelser som sker i myndighets verksamhetssystem avseende uppgiftskrav. Händelser kan vara nya aviseringar om uppgiftskrav och statusändringar på pågående uppgiftskrav

IT-drift Den enhet som hanterar drift av systemet Källa Något system hos en myndighet som ska leverera grundläggande uppgifter om företag Myndighet Den myndighet som antingen initierar åtgärder riktade mot företaget eller den till vilken företaget ansluter sig för att utföra en åtgärd av något slag Myndighets e-tjänst En e-tjänst hos någon myndighet som i sin ärendehandläggning behöver

tillgång till grundläggande uppgifter om ett företag

Myndighets verksamhetssystem

System hos myndighet som hanterar uppgiftskrav

Näringslivsregistret Se Bolagsverket Sammansatt bastjänst

Tjänst som sammanställer grundläggande företagsuppgifter genom att hämta dem från det allmänna företagsregistret, näringslivsregistret och skatteverkets register (samt ev. fler källor i framtiden).

Samordningsorganet Den administrativa struktur som ansvarar för administrationen och

funktionaliteten hos Uppgiftslämnarservice och dess komponenter (Uppgiftskravstjänsten och Uppgiftsdefinitionstjänsten) Se även ordlistan, sid. 20 f.

SCB Basun System hos SCB som innehåller och ska leverera grundläggande uppgifter om företag Skatteverket System hos Skatteverket som innehåller och ska leverera grundläggande uppgifter om företag Skatteverkets register

Se Skatteverket

Verksamt.se Webb-plats under vilken systemet kan komma att placeras Vidareutnyttjare En extern part som vill ha tillgång till öppna data rörande uppgiftskrav

Tabell 1 Aktörer

1.5.2 Kravområden

1.5.2.1 Allmänt

De funktionella kraven har delats in i olika s.k. kravområden. Ett antal användningsfall har definierats och fördelats på kravområdena enligt översikten i avsnitt 1.5.2.2 och 1.5.2.3. Krav för ett visst kravområde definieras genom användningsfall. Varje användningsfall identifieras med ett id och ett namn. Den unika beteckningen för ett visst användningsfall byggs upp av bokstäverna ”AF” följt av ett löpnummer. Användningsfallet har en och endast en aktör som initierar användningsfallet. Användningsfallets beteckning kan också följas av bokstaven ”M” om det är ett sådant som förutsätter en åtgärd från en myndighet för att fungera. Exempel på ett sådant är ”AF42M, SCB

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 9 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen V 3.0 tillhandahåller uppgifter ur det allmänna företagsregistret”. Denna typ av användningsfall visas också för tydlighetens skull som gråfärgad text i underdokumenten och i Tabell 3 Användningsfall.

1.5.2.2 Kravområden – Översikt

Figur 3 Översikt över kravområden

Respektive funktionellt kravområde beskrivs mer i detalj i separata dokument. Nedan följer en beskrivning av respektive område samt en länk till respektive kravdokument.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 10 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.5.2.3 Beskrivning av kravområden

Not: Det finns inget kravområde 1. Det tidigare kravområde 1, som berörde frågor om inloggning och behörighet, har utgått i samband med samordningen med verksamt.se.

Funktionellt kravområde Beskrivning 2 – Användarfunktionalitet på Verksamt.se

Den del av systemet i vilken företaget kan ta del av sina uppgiftskrav och de ansökningar som kan vara aktuella. Uppgiftskrav och möjliga ansökningar beror på ett antal urvalskriterier(företagets egenskaper). Området beskriver således användargränssnitt och kopplingar till andra komponenter inom systemet.

3 – Uppgiftskravstjänsten Gränssnitt och informationsmodell för hantering av myndighetsinitierade respektive företagsinitierade uppgiftskrav. Området innehåller också beskrivning av applikationsgränssnitt (api) för att hämta uppgiftskrav. 4 - Uppgiftsdefinitioner Krav på gränssnitt och informationsmodell för Uppgiftsdefinitioner, dvs. metadata kring grundläggande företagsuppgifter. I området finns också beskrivet krav på api hämtning av uppgiftsdefinitioner 5 – Företagsuppgifter Hämtning av grundläggande företagsuppgifter ska ske genom en sammansatt bastjänst (SSBT). Hämtningen görs från för varje grundläggande uppgifts definierade bästa källa som kan vara SCB, Skatteverket eller Bolagsverket. 6 – Avisering Hur myndigheter kan avisera nya uppgiftskrav till företag som företaget har att utföra. Vidare beskrivs hur statusändringar på aviserade uppgiftskrav kan göras synliga för företaget.

Tabell 2 Kravområden

1.5.2.4 Icke-funktionella krav

I och med att funktionaliteten i de övriga användningsfallen kommer att levereras som en del av Verksamt, och att det redan finns definiterat icke-funktionella krav för den verksamheten, har bilaga 7, som listade icke-funktionella krav, utgått. Istället hänvisas till Verksamts Icke-funktionella krav och riktlinjer, version 4.0 (inte ännu fastställd).

Särskilt bör dock nämnas att den funktionella kravspecifikationen för delområde 5 (Företagsuppgifter) har en egen uppsättning icke-funktionella krav. Dessa är till största delen hänvisningar till ovanstående dokument, men med annan ansvarig part för kravens uppfyllnad.

1.5.3 Användningsfall

De funktionella kravområdena har brutits ned i användningsfall som beskriver krav på funktionalitet som systemet ska innehålla för att stödja aktörerna i olika händelser/situationer. Tabell 3 visar den kompletta listan med användningsfall där det också framgår till vilket kravområde användningsfallet hör. De olika användningsfallen beskrivs i ett till varje kravområde hörande dokument. Se avsnittet 1.12.1 Bilagor, sid. 24.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 11 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.6 Lista över användningsfall

Kravområde

AF ID Namn

2 – Uppgiftslämnarservice AF25 Visa företagets grundläggande uppgifter 2 – Uppgiftslämnarservice AF26 Visa uppgiftskrav för ett företag 2 – Uppgiftslämnarservice AF28 Gå till önskad e-tjänst 2 – Uppgiftslämnarservice AF39 Visa information om hur grundläggande uppgift kan ändras. 3 – Uppgiftskravstjänsten AF07 Hantera uppgiftskrav 3 – Uppgiftskravstjänsten AF19 Sammanställ och presentera statistik för uppgiftskrav 3 – Uppgiftskravstjänsten AF34 Visa startsida för uppgiftskrav 3 – Uppgiftskravstjänsten AF35 Sammanställ och lämna uppgiftskrav 3 – Uppgiftskravstjänsten AF56 Tillhandahållande av vissa uppgifter som öppna data

4 – Uppgiftsdefinitioner

AF05 Hantera uppgiftsdefinitioner

4 – Uppgiftsdefinitioner AF37 Sammanställ och lämna uppgiftsdefinitioner

5 – Företagsuppgifter

AF13 Tillhandahåll grunduppgifter från underliggande datakällor

5 – Företagsuppgifter AF40 Hämta grundläggande företagsuppgifter för flera företag vid samma tillfälle 5 – Företagsuppgifter AF42M SCB tillhandahåller uppgifter ur det allmänna

företagsregistret

5 – Företagsuppgifter AF43M Bolagsverket tillhandahåller uppgifter ur

näringslivsregistret

5 – Företagsuppgifter AF44M Skatteverket tillhandahåller uppgifter ur sina register 5 – Företagsuppgifter AF45M Myndighet hämtar grunduppgifter från sammansatt

bastjänst

5 - Företagsuppgifter

AF54 Tillhandahåll underlag för statistikbearbetning

5 – Företagsuppgifter AF55 Samordningsorganet hämtar underlag för statistikbearbetning

6 – Avisering

AF15M Avisera aktuella uppgiftskrav

6 – Avisering AF16M Avisera förändring i status för uppgiftslämningsärende

Tabell 3 Användningsfall

1.7 Webb­tjänstöversikt

I detta avsnitt ges en översikt över de menyval och länkar de aktörer som loggar in till tjänsten har tillgång till beroende på den roll de blivit tilldelade.

1.7.1 Användarfunktionalitet i Verksamt.se

Efter inloggning kan företrädare för företag titta på valt företags grundläggande uppgifter, få en prognos över kommande myndighetsinitierade uppgiftskrav (ej aviserade uppgiftskrav) och få en överblick över vilka företagsinitierade uppgiftskrav som företaget omfattas av, baserat på företagets, eller det blivande företagets, egenskaper (exv. företagsform, bransch etc.).

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 12 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Figur 4 Användarfunktionalitet på Verksamt.se

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 13 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.7.2 Uppgiftskravstjänsten

Uppgiftskrav skall i förlängningen administreras i Uppgiftskravstjänsten. Företrädare för en myndighet kan söka bland samtliga uppgiftskrav. För de uppgiftskrav som myndigheten äger kan företrädaren ändra innehållet. Företrädaren kan också lägga till nya uppgiftskrav och ange en giltighetstid för uppgiftskrav. Administration av myndighetens användare hanteras av en administratör på myndigheten Företrädare för serviceorganet har tillgång till samma funktioner som företrädaren för en myndighet men har behörighet att administrera alla uppgiftskrav oberoende av vilken myndighet som äger kravet. En administratör på serviceorganet har behörighet att hantera alla användare i Uppgiftskravstjänsten. Uppgiftskravstjänsten exponerar även ett API för sökning bland samtliga uppgiftskrav utifrån ett antal urvalskriterier. Detta API används av användarfunktionaliteten.

Figur 5 Uppgiftskravstjänsten

1.7.3 Uppgiftsdefinitioner

Uppgiftsdefinitioner administreras i Uppgiftsdefinitionstjänsten. Företrädare för samordningsorganet kan söka bland och ändra i registrerade uppgiftsdefinitioner. Företrädaren kan också lägga till nya uppgiftsdefinitioner, ange ett sista giltighetsdatum för uppgiftsdefinitioner, samt ange prioritetsordning för vilka källor som ska användas för uppgiften.1

1Hur modellen ser ut som styr prioritetsordningen beskrivs närmare i Bilaga 4 – Kravområde 4 – Uppgiftsdefinitioner.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 14 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen V 3.0 En administratör på serviceorganet har behörighet att hantera alla användare i Uppgiftsdefinitionstjänsten.

Figur 6 Uppgiftsdefinitionstjänsten

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 15 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

4

Informationsmodell

Informationsmodellen syftar till att ge en logisk bild av de informationsmängder som ska kunna hanteras i systemet och hur de förhåller sig till varandra. Informationsmodellen ska ligga till grund för realiseringen av den eller de fysiska databaser som behöver finnas i systemet.

1.8 Domänkarta

Informationsmodellen kan grupperas i tre domäner. Domänerna har ett inbördes förhållande till varandra enligt nedanstående skiss.

Figur 7 Domänkarta

1.9 Informationsmodell

Nedan redovisas informationsmodellen som den motsvarar kravställningen. Även om man kan betrakta den funktionella kravställningen som att det i huvudsak handlar om tre separata tjänster – Uppgiftslämnarservice, Uppgiftskrav och Uppgiftsdefinitioner - som skulle kunna byggas som separata och självständiga system, speglas informationsmodellen som en helhet. Motivet till det är att påvisa beroenden mellan informationsmängder och hur de utnyttjas. I de olika informationsobjekten redovisas en del attribut. Listan över attribut är dock inte komplett. En mer utförlig inventering och identifiering måste göras i samband med att en databasmodell skapas utifrån informationsmodellen. Modellen i Figur 8 redoviserar endast de informationsobjekt som ingår i Uppgiftslämnarservice, och måste användas med nödvändig anpassning till befintlig informationsmodell för verksamt.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 16 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Uppgiftsdefinition

-personnr -namn

Företagsföreträdare

-orgnr/personnr

Företag

1..* 1..*

företräder4

-aviseringsId -orgnr/personnr -uppgiftkravsId -namn -myndighetsstatus

-flagga läst

Avisering

1

1..*

initierar4

1

1

3

visas för

-orgnr/personnr -grunduppgiftsId -attributId -värde

Grundläggande uppgiftsattribut

-orgnr/personnr -grunduppgiftsId

Grundläggande uppgift

*

1..*

har4

1

1..*

består av

-attributId -namn -beskrivning -värdeförråd -fälttyp -gränsvärde

-bästa källa -alternativ källa

Grundläggande Uppgiftsattribut

-grunduppgiftsId

-namn -beskrivning -definition -begreppsägare -bästa källa -alternativ källa -aktiverad -ändras genom uppgiftskrav

-ändringsinformation

Grundläggande uppgift

1 1

beskriver4

1 1

beskriver4

kräver

Andra kategorier

-företagsform -SNI-kod

Kategori

Uppgiftskrav

-uppgiftskravsId

-namn -myndighet -anropsdefinition -+ attribut i fliken Uppgiftskrav

Uppgiftskrav

Myndighetskrav Företagsinitierat

*

0..*

3 baseras på

*

1..*

tillhör

*

1..*

tillhör

1..* 1..* styr kravlistan

1..* 1..* styr kravlistan

-orgnr/personnr

-händelse -tidpunkt

Loggning och Statistik

-myndighetsId -namn

Myndighet

-personId -namn -roll

Myndighetsföreträdare

1..* 1

företräder

1..*

1

administrerar

1

3

kan vara

1..*

skickar

1..* har

-personId -namn -roll

Samordningsorganets företrädare

1..* 1..*

administrerar

Definierade Grunduppgifter (38 st)

-

Arbetsställe

-

Belägenhetsadress

-

Elektronisk adress

-

E-postadress

-

Godkänd för F-skatt

-

Fysisk person

-

Företag

-

Företagsnamn….

-

– 38:e

finns för vart och ett av

-attributid -värde

Egna attribut

1

0..*

utökas av

0..*

kan ha

*

*

Ändras genom4

-attributid -namn -typ -värdeförråd -gränsvärde

Attributdefinition

0..*

Har definierat

1

1

instans av

Figur 8 Informationsmodell

1.9.1 Referens till bilagorna

I bilaga 8 återfinns den grafiska bilden av informationsmodellen i sitt original. I bilagan finns också en mer detaljerad informationsmodell som speglar området Uppgiftskrav. Bilaga 9 innehåller verbala beskrivningar av varje informationsobjekt samt verbala beskrivning ar av de attribut som identifierats under arbetet med kravspecifikationen. Bilagan innehåller också en läsanvisning till den grafiska modellen. Bilaga 10 är ett underlag för effekt- och projektanalys.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 17 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

5

Informationsklassificering

1.9.2 Bakgrund och begrepp

I Tabell 5 visas informationsobjekt klassificerade enligt MSB:s klassificeringsmodell.2 Modellen, med en förklaring av ingående informationsvärden, beskrivs kortfattat i avsnitt 1.11, sid. 22f. Varje informationsobjekt kan relateras till en säkerhetsaspekt som i sin tur kan ges en konsekvensnivå. Det finns tre olika säkerhetsaspekter:

Konfidentialitet

Riktighet

Tillgänglighet

Varje säkerhetsaspekt ges en konsekvensnivå enligt följande:

Allvarlig

Betydande

Måttlig

Ingen eller försumbar

Varje konsekvensnivå har getts en vikt som framgår av Tabell 4. Med användande av dessa vikter har varje informationsobjekt tilldelats ett informationsvärde.

Konsekvensnivå Vikt Allvarlig 8 Betydande 4 Måttlig 2 Ingen eller försumbar

1

Tabell 4 Använda vikter för konsekvensnivåer

2 MSB, Modell för klassificering av information. Rekommendationer, Version 1.0, MSB 0040-09

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 18 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.9.3 Resultat av informationsklassificering

Informationsobjekt Specifika-

tion

Konfiden-

tialitet

Riktighet Tillgänglig-

het

Konsekvens-

summa

Konsekv

ensprodukt

Aviseringar

Uppgifter om fullgjorda eller ej fullgjorda uppgiftskrav från en myndighet avseende ett specifikt företag

Allvarlig Allvarlig Måttlig

18 128

Grundläggande uppgifter från SCB, Bolagsverket och Skatteverket

Grundläggande uppgifter om företag

Måttlig Betydande Betydande 10

32

Loggningar

Information om händelser vid systemets användning

Betydande Måttlig Måttlig

8

16

Användarregister

Uppgifter för inloggning i uppgiftskravsregistret resp. i uppgiftsdefinitionstjänsten

Betydande Måttlig Måttlig

8

16

Uppgiftsdefinitioner

Definitioner av grundläggande uppgifter

Ingen eller försumbar

Betydande Betydande

9

16

Uppgiftskrav

Krav som myndigheter kan ställa på företag

Ingen eller försumbar

Betydande Måttlig

7

8

Statistik

Avidentifierad och aggregerad data

Ingen eller försumbar

Måttlig Ingen eller försumbar

4

2

Tabell 5 Informationsklassificering

1.9.3.1 Konsekvenssumma och konsekvensprodukt

För varje informationsobjekt har en konsekvenssumma (summan av vikterna för resp. konsekvensnivå) och en konsekvensprodukt (produkten av vikterna för resp. konsekvensnivå) beräknats, med vikter satta enligt Tabell 4. Den primära anledningen att beräkna dessa två värden är att få en uppfattning om varje informationsobjekts informationsvärde i relation till övriga informationsobjekt. Valet av vikter resp. huruvida man vill åberopa ”konsekvenssumma” eller ”konsekvensprodukt” avgör i högsta grad de olika informationsobjektens relativa informationsvärde.

1.9.3.2 Slutsatser av klassificeringen

Av tabellen framgår att oavsett om man använder måttet ”Konsekvenssumma” eller ”Konsekvensprodukt” så är informationsobjektet ”Aviseringar” det som av utredningen getts det högsta informationsvärdet. Anledningen till detta är att det i den avisering som i utredningens

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 19 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen V 3.0 modell skickas ut från olika myndigheter med uppmaningar till företagen att fullgöra sina myndighetsinitierade krav, finns information som kan innehålla bl.a. personuppgifter, sekretessbelagda uppgifter och känsliga eller andra skyddsvärda uppgifter. De grundläggande uppgifterna från SCB, Bolagsverket och Skatteverket har bedömts ha ett något lägre informationsvärde, bl.a. med motiveringen att det till största delen rör sig om offentliga uppgifter som Uppgiftslämnarservice efterfrågar från myndigheterna. Konsekvensnivån för uppgifternas konfidentialitet har alltså bedömts som ”Måttlig”, medan konsekvensnivån för riktighet respektive tillgänglighet har bedömts som ”Betydande”. Uppgifterna om Statistik har getts det lägsta informationsvärdet, beroende på att det endast rör sig om användningsdata för webbtjänsten i aggregerad och avidentifierad form.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 20 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

6

Appendix

1.10 Ordlista

Ordlistan samlar och försöker förklara begrepp som används inom det verksamhetsområde som systemet hanterar. Termerna i Tabell 6 ska användas med nödvändig anpassning till befintliga definierade termer för verksamt.

Ord och begrepp Beskrivning API

Ett API eller application programming interface är en regeluppsättning för hur en viss programvara kan kommunicera med annan programvara. Regeluppsättningen beskrivs i princip alltid som en uppsättning funktionsanrop som under ordnade former ger tillgång till vissa funktioner.3

Avisering

I allmänhet överförande av ett meddelande från en part till en annan. I mer specifik betydelse när en uppgiftsinsamlande myndighet skickar meddelande till Uppgiftslämnarservice att ett visst företag antingen är skyldigt att uppfylla ett visst uppgiftskrav, eller att uppgifterna enligt kravet har lämnats.

Datakälla Företagsuppgift

System eller databaser hos myndighet som har grundläggande företagsuppgift som ska levereras till Uppgiftslämnarservice.

Företag

En fysisk eller juridisk person som bedriver eller avser att bedriva näringsverksamhet i Sverige (se vidare s 196 i SOU 2013:80 samt avsnitt 6.2 i Dnr 2013/4)

Företagsföreträdare

En person som har behörighet att företräda ett eller flera företag.

Företagsinitierat uppgiftskrav

Ett uppgiftskrav som ett företag tar initiativet till att inleda ett förfarande kring. Det rör sig vanligen om ansökningar, anmälningar om att företaget har utfört eller planerar en viss åtgärd, och liknande.

Grundläggande uppgift om företag (GU)

Uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskravs ska fullgörs och som kan hanteras inom ramen för Uppgiftslämnarservice (grundar sig i huvudsak på de 38 grundläggande uppgifter som identifierades i Bolagsverkets kartläggning 2012).

Myndighetsinitierat uppgiftskrav

Ett uppgiftskrav som initieras av en myndighet. Det rör sig vanligen om kalenderbundna tidpunkter då vissa uppgifter ska rapporteras in till myndigheten, med skattedeklaration som ett typexempel. Myndigheten ska skicka en avisering till Uppgiftslämnarservice inför att tidpunkten infaller.

Samma eller liknande uppgift

En uppgift vars semantiska betydelse är identisk med, eller tillräckligt lik, en annan uppgift för att uppgifterna ska kunna användas för samma ändamål. Två uppgifter är inte nödvändigtvis samma bara för

3 Källa: Wikipedia

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 21 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Ord och begrepp Beskrivning att samma beteckning eller term används för dem. Exempelvis kan uppgiften ”antal anställda” ha olika semantisk betydelse i olika sammanhang, beroende på om man avser antalet fysiska personer som har en viss arbetsgivare, eller antalet årsarbetskrafter inom en viss näringsverksamhet. Samordningsorganet

Den administrativa struktur som ansvarar för administrationen och funktionaliteten hos Uppgiftslämnarservice.

Denna struktur kan i praktiken vara placerad på flera olika myndigheter, exv. kan en del som hanterar användaradministration för hantering av uppgiftskravsregistret placeras på en viss myndighet, och en del som ansvarar för den direkta driften på en annan myndighet. Om beslut med den innebörden skulle tas, kan Samordningsorganet ha sin placering på en enda myndighet.

Sammansatt bastjänst

En bastjänst för information som hämtar informationen från flera underliggande bastjänster

Servicetjänsten

En benämning på den funktionalitet som i det föreliggande förslaget finns samlad i verksamt under beteckningen ”Uppgiftslämnarservice”. Se vidare nedan.

System-till-system

Kommunikation mellan två eller flera datorsystem som sker elektroniskt och automatiserat i syfte att utföra någon form av ärendehandläggning eller annan uppgift. Det kan vara fråga om att ett system hämtar uppgifter från ett annat, eller att ett system anropar ett annat med information för att inleda någon verksamhetsprocess.

Uppgift

Ett enskilt informationselement, som vanligen förekommer som en del av flera i ett uppgiftskrav. Exempelvis ”Kontakttelefonnummer”, ”Företagsform” eller ’Är momsregistrerad’

Uppgiftsdefinitionsregister

Ett register över definitioner av enskilda företagsuppgifter som bedöms ha möjlighet att återanvändas av fler än en enskild myndighet. Se även under ”Samma eller liknande uppgift”

Uppgiftskrav

Ett författningsbaserat krav på företag att lämna uppgifter till någon statlig myndighet. Ett typiskt uppgiftskrav omfattar många olika uppgifter, som kan delas upp bl.a. kontaktuppgifter och ärendespecifika uppgifter.

Uppgiftskravsregister

Det register över uppgiftskrav som myndigheterna ska vara skyldiga att föra.

Uppgiftslämnarservice

Tjänster inom verksamt som utgör en samlad ingång för företag att se grundläggande företagsuppgifter samt slussas vidare till relevanta myndigheters e-tjänster.

Tabell 6 Ordlista: Beskrivning och förklaring av viktiga begrepp

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 22 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.11 MSB:s modell för klassificering av information

4

1.11.1 Säkerhetsaspekter

Klassificeringsmodellen omfattar de tre informationssäkerhetsaspekterna konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.

Säkerhetsaspekt Beskrivning enligt SIS Handbok 550

Konfidentialitet Skyddsmål att innehållet i informationsobjekt (eller ibland dess existens) inte får göras tillgängligt eller avslöjas för obehöriga Riktighet Skyddsmål att information inte förändras, vare sig obehörigen, av misstag eller på grund av funktionsstörning Tillgänglighet Skyddsmål där informationstillgångar skall kunna utnyttjas i förväntad utsträckning och inom önskad tid

Tabell 7 MSB: Säkerhetsaspekter

1.11.2 Konsekvensnivåer

I denna modell anges informationens värde genom att relatera den till konsekvensen som förlust av, otillåten spridning av eller annan skada på informationen, leder till. Varje säkerhetsaspekt (konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet) är i modellen värderad i en av tre nivåer av sådana konsekvenser: måttlig, betydande respektive allvarlig nivå.

1.11.3 Klassificeringsmodellen i matrisform

Säkerhetsaspekt Konsekvensnivå

Konfidentialitet

Riktighet Tillgänglighet

Allvarlig

Information där förlust av konfidentialitet innebär allvarlig/katastrofal negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av riktighet innebär allvarlig/katastrofal negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av tillgänglighet innebär allvarlig/katastrofal negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Betydande

Information där förlust av konfidentialitet innebär betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av riktighet innebär betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av tillgänglighet innebär betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Måttlig

Information där förlust av konfidentialitet innebär måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av riktighet innebär måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där förlust av tillgänglighet innebär måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

4 Texten i detta avsnitt återger i förkortad form de delar av MSB:s modell för klassificering av information som har legat till grund för informationsklassificeringen som beskrivs i avsnitt 5

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 23 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Säkerhetsaspekt Konsekvensnivå

Konfidentialitet

Riktighet Tillgänglighet

Ingen eller försumbar

Information där det inte föreligger krav på konfidentialitet, eller där förlust av konfidentialitet inte medför någon eller endast försumbar negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Information där det inte föreligger krav på riktighet, eller där förlust av riktighet inte medför någon eller endast försumbar negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ. 5

Information där det inte föreligger krav på tillgänglighet, eller där förlust av tillgänglighet inte medför någon eller endast försumbar negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild.

Tabell 8 MSB:s klassificeringsmodell i matrisform

5 Denna klassning kan förväntas vara mycket sällsynt

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

A - Kravspecifikation - Uppgiftslämnarutredningen

Sida

Sida 24 av 24

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1.12 Förteckningar

1.12.1 Bilagor

Not: Bilaga 1 har utgått, se kommentar under avsnitt 1.5.2.2. Även bilaga 7 har utgått, se kommentar under avsnitt 1.5.2.4.

Bilaga 2 – Kravområde 2 – Användarfunktionalitet på Verksamt Bilaga 3 - Kravområde 3 – Uppgiftskravstjänsten Bilaga 4 - Kravområde 4 – Uppgiftsdefinitioner Bilaga 5 - Kravområde 5 – Företagsuppgifter Bilaga 6 - Kravområde 6 – Avisering Bilaga 8 – Informationsmodell – Grafisk modell Bilaga 9 – Informationsmodell - Objektbeskrivning Bilaga 10 – Underlag för effekt- och projektanalys

1.12.2 Övriga referenser

Uppgiftslämnarutredningen, "Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen", SOU 2013:80, http://www.regeringen.se/sb/d/17075/a/230039 E-delegationen: "Digital samverkan", http://www.edelegationen.se/Stod-och-verktyg/Digitalsamverkan/ Bolagsverket: "Produktbeskrivning P25_Personinformation", http://bolagsverket.se/polopoly_fs/1.5530!/Menu/general/columncontent/file/p25_personinformation_2_00.pdf Bolagsverket, "Kartläggande av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter", slutrapport, http://bolagsverket.se/polopoly_fs/1.10248!/Menu/general/columncontent/file/Kartl%C3%A4ggning%20av%20f%C3%B6retags%20uppgiftsl%C3%A4mnande%20till%20 14%20myndigheter%20131129.pdf Bolagsverket, "Öka återanvändningen av grundläggande uppgifter om företag", rapport från arbetsgrupp GU, https://uppgiftskrav.bolagsverket.se/gu/Docs/Rapport_Arbetsgrupp_GU.docx

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 1 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

2 – Användarfunktionalitet på Verksamt

V 3.2

Innehållsförteckning

1 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET ................................................................. 2 1.1

KONSEKVENSER AV SAMARBETET MED VERKSAMT 2

1.2 ÖVERSIKT AV FUNKTIONALITET OCH TJÄNSTER PÅ VERKSAMT? 2 2 KRAV ....................................................................................................................................... 3 2.1 ANVÄNDNINGSFALLSÖVERSIKT 4 2.2 ANVÄNDNINGSFALL DÄR FÖRETRÄDARE FÖR FÖRETAG ÄR AKTÖR4 AF25 – Visa företagets grundläggande uppgifter ....................................................................... 5 AF26– Visa uppgiftskrav för ett företag ...................................................................................... 6 AF28 – Gå till önskad e-tjänst ..................................................................................................... 7 AF39 – Visa information om hur grundläggande uppgift kan ändras ......................................... 8 2.3 ANVÄNDNINGSFALL DÄR SAMTLIGA INTRESSENTER KAN VARA AKTÖR 9 AF58– Söka uppgiftskrav och tillstånd ........................................................................................ 9

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 2 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

1

Övergripande beskrivning av kravområdet

1.1 Konsekvenser av samarbetet med Verksamt

Som en följd av samarbetet med Verksamt kommer det mesta av funktionaliteten i kravområde 2 att uppfyllas inom ramen för Verksamt, varför de användningsfall som har definierats som tillhörande detta kravområde antingen skrivs om eller utgår. Samarbetet innebär också att den tänkta funktionaliteten påverkas av att Verksamt redan har tjänster, funktioner och en interaktionsdesign, samt att Verksamt i och med kraven från EUs tjänstedirektiv även omfattar kommunala ansökningar och anmälningar (tillstånd). Samarbetet med Verksamt innebär vidare att en iterativ behovs- och användardriven metod kommer att tillämpas. Rent konkret innebär metoden att specificerade tjänster, funktioner och interaktionsdesign beskrivs i form av olika typer av grafiska prototyper som sedan testas på riktiga slutanvändare (främst blivande och befintliga företagare). När testerna visar att tillräcklig kvalitet uppnåtts (enligt övergripande riktlinjer från projektdirektiv) tas beslut om utveckling.

1.2 Översikt av funktionalitet och tjänster på Verksamt?

Nedan följer en översikt av den funktionalitet och tjänster som avses att utvecklas och erbjudas till slutanvändare (blivande och befintliga företagare) genom verksamt.se.

  • Visa en sammanställning av de olika ansökningar och anmälningar som kan göras för de företag som den inloggande företräder. Ett exempel på en ansökning kan vara SJV350 hos Jordbruksverket: ”Ansökan om godkännande av ny teknik”. Exempel på en anmälan kan vara SJV106: ”Anmälan om trädgårdsväxtföretag”.

Visa information om de uppgiftskrav som är aktuella att fullgöra och som ännu inte har

fullgjorts. Denna funktion levereras genom den kommande funktionen ”Ärendeöversikt” i Mina meddelanden.

Visa de grundläggande uppgifter (GU) som kommer att kunna användas i Verksamt.se

och till samarbetet anslutna e-tjänster, samt information om från vilken myndighet uppgiften har hämtats.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 3 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

2

Krav

Kraven för området har i detta dokument definierats som användningsfall. Varje användningsfall identifieras med ett id och ett namn. Ett användningsfall har en och endast en aktör som initierar användningsfallet. Användningsfall vars beteckning slutar på bokstaven ”M” betecknar användningsfall som förutsätter att berörd myndighet agerar på ett speciellt sätt. Den fortsatta kravställningen kommer att beskriva krav i form av prototyper som testas på slutanvändare. Därefter kan det bli aktuellt att förändra och/eller utveckla nya användningsfall.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 4 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

2.1 Användningsfallsöversikt

Figur 9 Användningsfall och aktörer

2.2 Användningsfall där företrädare för företag är aktör

Användningsfallen i detta avsnitt beskriver de fall där en företrädare för företaget är aktör, dvs. de situationer där företaget tar initiativet till en myndighetskontakt.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 5 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

Användningsfall

AF25 – Visa företagets grundläggande uppgifter

Aktör

Företrädare för företag

Översikt/Syfte

När användaren har valt att visa grundläggande uppgifter för ett företag visas en lista för det aktuella företaget med de grundläggande uppgifter som användaren kan erhålla via den sammansatta bastjänsten, jämte uppgift om från vilken myndighet som respektive uppgift är hämtad.

Startvillkor

Användaren har valt ett företag som användaren är berättigad att företräda och för detta företag ska grundläggande uppgifter visas.

Slutvillkor

En sida visas för användaren med de grundläggande uppgifter som finns åtkomliga från myndigheternas databaser..

Beskrivning

Användaren väljer ett av de företag som användaren är berättigad att företräda, enligt de

uppgifter med vilka användaren har identifierat sig

Användaren väljer en funktion för att Visa grundläggande uppgifter

Grundläggande uppgifter för företaget hämtas enligt beskrivningen i AF 13 Kravområde 5.

Därefter visas en lista med uppgift om värden på grundläggande uppgifter samt från vilken myndighets databas som uppgifterna härrör

Avgränsning inför marsleverans

Den sammansatta bastjänsten kommer inledningsvis endast kunna leverera ett fåtal uppgifter (jfr AF13). Detta AF kan därför inte fullt ut ersätta den funktionalitet som idag finns i verksamt för att visa uppgifter för ett företag. Den existerande funktionaliteten kan därför komma att existera sida vid sida av denna.

Övrigt

Detta användningsfall kan anses vara uppfyllt om man åtminstone kan visa de uppgifter som är tillgängliga för externa e-tjänster genom AF28 /AF 45M.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Företag

  • Grundläggande uppgift
  • Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 6 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

Användningsfall

AF26 – Visa uppgiftskrav för ett företag

Aktör

Företrädare för företag

Översikt/Syfte

En företagare ska kunna se de uppgiftskrav som gäller för ett företag, dvs. företagsinitierade ansökningar och anmälningar samt myndighetsinitierade rapporteringskrav.

Startvillkor

Användaren är inloggad och via Verksamt.se översiktsvy valt ett företag

Slutvillkor

AF är slutfört i och med att företagaren kan se vilka uppgiftkrav som kan gälla för företaget samt när, hur och var dessa kan utföras. Se vidare AF28 , sid. 7 nedan. Alternativt avslutas AF om ett oförutsett läge, beskrivet nedan under ”övrigt” inträffar.

Beskrivning

Uppgifter om de uppgiftskrav som är relevanta för användaren hämtas.

Uppgifter om vilka uppgiftskrav som är relevanta för användaren baseras på olika attribut (t.ex.

på företagsformen, redovisningsperiod, typ av verksamhet) för det företag som användaren vid detta tillfälle väljer att företräda.

Användaren kan se vilka uppgiftskrav som gäller för det aktuella företaget.

När användaren vill läsa mer om ett specifikt uppgiftskrav ska däri finnas uppgifter för att

användaren ska kunna använda berörd myndighets e-tjänst eller annan tjänst.

Funktionen för att visa uppgiftskrav ska innehålla stödfunktioner som exempelvis hjälper en

användare att söka, filtrera och sortera

Avgränsning inför marsleverans

Användningsfallet är avgränsat i sin helhet från marsleveransen.

Övrigt

Om det inte går att hitta något matchande krav ges ett felmeddelande med den innebörden.

Om det saknas information för anslutning till någon av de aktuella e-tjänsterna (jfr AF28) visas

ett felmeddelande med den innebörden.

Innehållet i uppgiftskravsregistret kan hämtas in i den befintliga databasen för Sök och hitta

tillstånd genom uppgiftskravstjänstens Öppna data-gränssnitt (AF56). I denna kravspec berörs inte frågor om ansvarsfördelning, uppdateringsrutiner mm som detta aktualiserar.

Detta användningsfall är inte en uttömmande beskrivning av funktionen så som den realiseras

på verksamt, utan bara en konkretisering av de krav som uppgiftslämnarutredningens förslag ställer på en sådan funktion. Övriga krav på funktion kan och kommer finnas från andra håll, exempelvis tjänstedirektivet och användbarhetskrav på verksamt.se. Användningsfallet kan realiseras genom en utökad version av funktionen Sök och hitta tillstånd.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Andra kategorier

Kategori

Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 7 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

Användningsfall

AF28 – Gå till önskad e­tjänst

Aktör

Företrädare för företag

Översikt/Syfte

Då användaren har gjort sitt val i AF26 ska man kunna gå till den valda e-tjänsten och föra över nödvändig information för denna e-tjänst.

Startvillkor

Användaren ska ha valt ett företag att företräda samt ha valt en ett visst uppgiftskrav hos en viss myndighet.

Slutvillkor

AF är avslutat när myndigheten är kontaktad genom sin e-tjänst och förbindelse har etablerats.

Beskrivning

Vid anslutningen till vald e-tjänst ska de uppgifter med vilka man identifierade sig vid

användning av tjänsten på verksamt.se föras med till den anropade myndigheten.

Utöver de uppgifter som identifierar användaren kan anropet till myndigheten innehålla

information om vilket uppgiftskrav som ska hanteras, dvs. vilken avsikt användaren har gentemot myndigheten . Anropet ska inte innehålla några grundläggande uppgifter om själva företaget (dessa förs över enligt AF13 Kravområde 5).

Avgränsning inför marsleverans

Enbart länkning (ej parameteranrop) till anvisat plats för uppgiftskrav. De uppgifter man identifierade sig med eller företagsidentitet (orgnr el motsv) skickas inte med. SSO kan komma ifråga endast om den valda e-tjänsten använder en e-leg-plattform från Logica. Annars får användaren logga in på nytt.

Övrigt

Autenticering hos myndigheten bör ske med single sign on enligt ramverket för Svensk e-legitimation, dvs. företrädaren ska inte behöva logga in på nytt hos myndigheten.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Grundläggande uppgift
  • Grundläggande uppgiftsattribut

Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 8 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

Användningsfall

AF39 – Visa information om hur grundläggande uppgift kan ändras

Aktör

Företrädare för företag

Översikt/Syfte

Användningsfallet ger information om hur användaren kan agera för att få en viss grundläggande uppgift ändrad.

Startvillkor

Användaren har gjort ett relevant funktionsval på verksamt.se (i första hand AF25 ).

Slutvillkor

Användaren ser för var och en av de grundläggande uppgifterna information om var och hur uppgiften kan ändras.

Beskrivning

För varje grundläggande uppgift som Verksamt.se har kunskap om (jfr AF05) visas,

o En länk till berörd myndighets e-tjänst där uppgiften kan ändras, eller o En beskrivning i text som anger var användaren kan vända sig för att få en uppgift

ändrad

Avgränsning inför marsleverans

Eftersom AF37 inte levereras till mars måste informationen om hur varje uppgift ändras antingen läggas in i den funktionen som visar information eller levereras från den sammansatta bastjänsten (AF13).

Övrigt

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 2 Kravområde 2 - Användarfunktionalitet på Verksamt

Sida

Sida 9 av 9

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.2

2.3 Användningsfall där samtliga intressenter kan vara aktör

Användningsfall

AF58 – Söka uppgiftskrav och tillstånd

Aktör

Företrädare, rådgivare, privatpersoner, företagare, Myndigheter mfl

Översikt/Syfte

Genom detta användningsfall ges användare möjlighet att söka bland uppgiftskrav och tillstånd utan att användaren är inloggad.

Startvillkor

Användaren söker information om uppgiftskrav och tillstånd

Slutvillkor

AF är slutfört i och med att användaren kan se vilka uppgiftkrav som kan gälla utifrån olika sökkriterier samt när, hur och var dessa kan utföras. Se vidare AF28 .

Beskrivning

Användaren ska kunna:

Söka uppgiftskrav och tillstånd

Filtrera urvalet utifrån olika parametrar ex. kategori, företagsform, bransch etc.

När användaren valt visst uppgiftskrav/tillstånd skall denne kunna:

o Se detaljerad information om valt uppgiftskrav/tillstånd o länkas till eller på annat sätt ta del av ansvarig myndighets publicerade information om

uppgiftskravet

o Ta del av att uppgifter för att kunna använda berörd myndighets e-tjänst eller annan

tjänst.

o Se vilken myndighet som ansvarar för uppgiftskravet/tillståndet

Avgränsning inför marsleverans

Funktionen behöver inte kunna användas för att ge en prognos av kommande myndighetsinitierade uppgiftskrav, varken med eller utan funktionalitet för viktiga datum.

Övrigt

  • Om det saknas information för anslutning till någon av de aktuella e-tjänsterna (jfr AF28) visas ett felmeddelande med den innebörden.

Användningsfallet kommer att realiseras på Verksamt.se i tjänsten ”Söka & Hitta tillstånd”

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Andra kategorier

Kategori

Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 1 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

3 – Uppgiftskravstjänsten

V 3.3

Innehållsförteckning

1 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET ................................................................. 2 2 KRAV ....................................................................................................................................... 3 2.1

ANVÄNDNINGSFALLSÖVERSIKT 4

2.2 ANVÄNDNINGSFALL

5

AF57 – Söka uppgiftskrav ............................................................................................................ 5 AF34 – Startsida för uppgiftskrav ................................................................................................ 6 AF07 – Hantera uppgiftskrav ...................................................................................................... 7 AF19– Sammanställ och presentera statistik för uppgiftskrav ................................................... 8 AF56 – Tillhandahållande av information ur uppgiftskravsregistret som öppna data ............... 9 AF35– Sammanställ och lämna uppgiftskrav ............................................................................ 10

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 2 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

1

Övergripande beskrivning av kravområdet

Uppgiftslämnarutredningens uppdrag innefattar att bygga en tjänst med möjligheten att visa uppgiftskrav relevanta för ett enskilt företag. Tjänsten bygger på att det finns ett väl utvecklat och uppdaterat uppgiftskravsregister. Då tjänsten baseras på informationen i uppgiftskravsregistret kommer en del i kravställningen på uppgiftskravregistret att bygga på krav från denna tjänst och dess funktionalitet. En central funktion i tjänsten är möjligheten att presentera vilka uppgiftskrav som träffar ett företag i huvudsak utifrån dess grundläggande uppgifter i kombination med de filtrerande attribut som utgörs av uppgiftskravens metadata. Uppgiftslämnarutredningen utvecklar en bastjänst och en e-tjänst för hanteringen av uppgiftskrav i offentlig verksamhet. Tjänsterna ska tas fram för att fungera för de 13 myndigheter som ingår i Uppgiftslämnarutredningens direktiv men möjliggöra anslutning av ytterligare aktörer och deras uppgiftskrav. Kravområdet avser att beskriva hur bastjänsten innefattar ett uppgiftskravsregister baserat på sådana uppgiftskrav som har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. E-tjänsten är ett användargränssnitt där myndigheter har möjlighet att administrera sina uppgiftskrav i bastjänsten. Administration kan även ske via andra gränssnitt som kommunicerar med bastjänsten maskin-till-maskin.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 3 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten V 3.3 1.

UKR. Uppgiftskravsregister. Vi bygger vidare på den information som ursprungligen kommer från

databasen MALIN och sedan vidareutvecklats av Bolagsverket i deras kartläggningar.

2. Tjänstegränssnitt för Uppgiftskrav.Ett tjänstelager som via ett standardiserat gränssnitt används för att nå informationen i databasen.

3. Bastjänst. Bastjänsten utgörs av funktionalitet för att hantera och kontrollera åtkomst till databasen (1) via tjänstegränssnittet (2).

4. Användargränssnitt. För att myndigheter ska kunna administrera sina uppgiftskrav byggs ett användargränssnitt. I användargränssnittet administreras även användare av tjänsten.

5. Myndighetstjänst Uppgiftskrav. Myndigheterna kan bygga egna gränssnitt, för människa eller maskin, för att administrera uppgiftskrav.

6.

E-tjänsten för användarfunktionalitet på Verksamt.se . Tjänsten kommer att använda sig av

bastjänsten och hämta information om olika uppgiftskrav via tjänstegränssnittet .

2

Krav

Kraven för detta område definieras som användningsfall. Varje användningsfall identifieras med ett id och ett namn. Användningsfallet har en och endast en aktör som initierar användningsfallet.

Uppgiftskravstjänst

Bastjänst (3)

Bastjänst (3)

UKR (1) Användargränssnitt U-krav (4)

Myndighetstjänst admin U-

krav (5)

Användarfunktionalitet på Verksamt.se (6) funktionalitet på Verksamt.se (6)

Tjänstegräns-

snitt U-krav (2)

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 4 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

2.1 Användningsfallsöversikt

Figur 10 Användningsfall och aktörer

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 5 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

2.2 Användningsfall

Nedan följer en beskrivning av respektive användningsfall.

Användningsfall

AF57

– Söka uppgiftskrav

Aktör

Företrädare, rådgivare, privatpersoner, företagare, Myndigheter mfl

Översikt/Syfte

Genom detta användningsfall ges användare möjlighet att söka information i uppgiftskravregistret utan att användaren är inloggad

Startvillkor

Användaren söker information om uppgiftskrav

Slutvillkor

En webbsida ska ha presenterats för användaren där användaren kan ta del av innehållet i uppgiftskravregistret

Beskrivning

Användaren möts av ett grafiskt användargränssnitt mot uppgiftskravsregistret från vilket relevanta delar av uppgiftskravsregistret visas.

Användaren ska kunna:

  • Söka uppgiftskrav

Filtrera urvalet över uppgiftskrav på olika parametrar i uppgiftskravregistret (jfr parametrar i

AF35)

Se detaljerad information om valt uppgiftskrav

Avgränsning inför marsleverans

Inga avgränsningar i detta AF.

Övrigt

Användningsfallet finns till för att uppgiftskravtjänsten via ett eget användargränssnitt, skall kunna visa upp registrets innehåll oberoende av tillämpningar i andra kanaler, dvs en direkt visning av innehållet i källregistret

Det insamlingsverktyg som används för myndigheternas kartläggning av krav har en rudimentär implementation av en möjlighet att söka/filtrera uppgiftskrav och se detaljerad information, se http://uppgiftskravsregister.herokuapp.com/db/search/

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 6 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF34

– Startsida för uppgiftskrav

Aktör

Företrädare

Översikt/Syfte

Genom detta användningsfall ges företrädare möjlighet att visa uppgiftskrav och möjlighet att välja ett specifikt uppgiftskrav för hantering

Startvillkor

En handläggare på myndighet eller verksamt ska ha loggat in med relevant metod

Slutvillkor

En webbsida ska ha presenterats för användaren med ett antal menyval som användaren kan utnyttja för att kunna utföra önskade uppgifter enligt specifikation nedan.

Beskrivning

Användaren mötts av ett grafiskt användargränssnitt mot uppgiftskravsregistret från vilket relevanta delar av uppgiftskravsregistret visas. Företrädare för myndighet kan hantera den egna myndighetens krav medan samordningsorganet kan hantera alla myndigheters uppgiftskrav.

Startsidan efter inloggning ska vara anpassad efter den roll den inloggade användaren har.

Företrädaren ska kunna:

Välja att lägga till nya uppgiftskrav för aktuell eller vald myndighet ( AF07 )

Välja ett uppgiftskrav för hantering (

AF07 )

Söka uppgiftskrav

Filtrera listan över uppgiftskrav på olika parametrar i uppgiftskravregistret

Avgränsning inför marsleverans

Inga avgränsningar i detta AF.

Övrigt

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Uppgiftskrav
  • Samordningsorganets företrädare
  • Myndighetsföreträdare

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 7 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF07

– Hantera uppgiftskrav

Aktör

Företrädare

Översikt/Syfte

Detta användningsfall beskriver hur en behörig person kan hantera och lägga till uppgiftskrav i uppgiftskravsregistret. En myndighetsföreträdare ska även kunna lägga till utökad metadata om samtliga uppgiftskrav. Myndigheten ska kunna specificera flera olika samlingar av utökad metadata, för olika användningsområden.

Startvillkor

Användaren har valt att hantera eller lägga till ett uppgiftskrav på AF34 – Startsida för uppgiftskrav (Se sid. 5).

Slutvillkor

Användaren har utfört den önskade hanteringen av uppgiftskrav

Beskrivning

Företrädaren kan

  • lägga till uppgiftskrav genom att fylla i de uppgifter som krävs för ett nytt uppgiftskrav
  • ändra alla uppgifter i befintligt krav
  • lägga till utökad metadata om uppgiftskrav
  • inaktivera ett krav genom att ange slutdatum för det aktuella kravet, samt ange skäl till varför uppgiftskravet upphör

Avgränsning inför marsleverans

Utökad metadata (myndighetsspecifika utökningar) tas inte med i marsleveransen.

Övrigt

För att avgöra vilka fält som ska gälla för ett uppgiftskrav behöver informationsmodellen vidareutvecklas i harmoni med den reviderade kartläggning som görs av myndigheternas uppgiftskrav. Detta AF inkluderar all funktionalitet som tidigare fanns i AF52 (Hantera myndighetsspecifika utökningar)

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Uppgiftskrav

Samordningsorganets företrädare

Myndighetsföreträdare

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 8 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF19

– Sammanställ och presentera statistik för

uppgiftskrav

Aktör

Alla

Översikt/Syfte

Genom detta användningsfall ges aktörer möjlighet att begära statistiksammanställningar över innehållet i uppgiftskravsregistret

Startvillkor

Någon aktör önskar statistikuppgifter

Slutvillkor

Önskade statistikuppgifter har sammanställts och presenterats på en webbsida

Beskrivning

I tjänsten finns menyvalet statistik där statistiska sammanställningar över uppgiftskravsregistret nås. De sammanställningar som avses är sådana som kan vara relevanta för de statistiska analyser som Samordningsorganet önskar göra. Vilka dessa verkligen är specificeras under förstudiearbetet, men exempel på sådana uppgiftskrav kan vara antal uppgiftskrav per myndighet, antal företags- respektive myndighetsinitierade uppgiftskrav, antal uppgiftskrav per månad på året i de fall det är aktuellt, uppgiftskrav per företagsform, uppgiftskrav per bransch (SNI-kod), antal krav med e-tjänst samt övrig möjlig och relevant statistik.

Avgränsning inför marsleverans

Användningsfallet utgår i sin helhet från marsleveransen. Närmare utredning kring behov görs i projektanalys 2-fasen.

Övrigt

För att avgöra vilka fält som ska ingå i statistiken över registret behöver informationsmodellen vidareutvecklas i harmoni med den reviderade kartläggning som görs av myndigheternas uppgiftskrav. Statistiken presenteras på en webbsida som är tillgänglig utan att användaren behöver logga in.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 9 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF56

– Tillhandahållande av information ur

uppgiftskravsregistret som öppna data

Aktör

Vidareutnyttjare

Översikt/Syfte

All signifikant information i uppgiftskravsregistret ska vara tillgängligt som öppna data

Startvillkor

En vidareutnyttjare vill ha tillgång till information om uppgiftskrav som öppna data i maskinläsbar form

Slutvillkor

Vidareutnyttjaren har fått tillgång till den önskade informationen.

Beskrivning

Innehållet i registret ska kunna tillhandahållas utifrån standardiserade gränssnitt för maskin-maskin kommunikation. Särskilt bör Vinnovas vitbok för länkade öppna data beaktas (http://lankadedata.se/vitbok/). Metadata om själva datasettet ska göras tillgänglig enligt Vinnovas riktlinjer för DCAT-AP (http://lankadedata.se/dcat-utbildning/). Utöver registerinnehållet i sin helhet ska det även vara möjligt att efterfråga en sammanställning utifrån urvalsparametrar. Detta sätt att göra ett urval ska bygga på det API som beskrivs i AF35 och är i princip att öppna upp AF35 för vidareutnyttjare.

Avgränsning inför marsleverans

Vidareutnyttjare kan inte komma åt funktionaliteten i AF35. Det kommer endast vara möjligt att hämta registerinnehållet i sin helhet.

Övrigt

Användarfunktionaliteten på verksamt, funktionen ”Sök och hitta tillstånd”, kommer använda denna metod för att hämta en kopia på hela registerinnehållet.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen:

  • Uppgiftskrav
  • Kategori
  • Andra kategorier

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 10 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF35

– Sammanställ och lämna uppgiftskrav

Aktör

Inkluderat AF

Översikt/Syfte

Genom detta användningsfall ges aktörer i systemet möjlighet att begära sammanställningar av uppgiftskrav för ett företag

Startvillkor

Någon aktör önskar uppgiftssammanställningar

Slutvillkor

Önskad sammanställning har framställts och återsänts

Beskrivning

En fråga ställs till uppgiftskravsregistret med urvalsparametrar. I svaret returneras de uppgiftskrav som överensstämmer med parametrarna. Frågor och svar ska kunna ställas utifrån standardiserade gränssnitt för maskin-maskin kommunikation. Urvalsparametrarna bör innefatta åtminstone följande, men exakt vilka parametrar som ska ha en filtrerande funktion fastställs tillsammans med informationsmodellen under genomförandeprojektet:

Ansvarig myndighet

Kartläggande myndighet

Ursprung (Nationellt/EU)

Initierande part (Myndighet/Företag/Båda)

Bransch (SNI-kod)

Berör endast arbetsgivare (Ja/Nej)

Företagsform

Berör endast viss storlek (Ja/Nej)

Validerat (kravet innehåller samtlig nödvändiga metadata)

Myndighetsspecifika utökningar (jfr

AF52 )

Omsättning

Momsredovisningsperiod

Bokslutsdatum

EU-handel

Livshändelser(nyregistrering av företag, start av verksamhet/aktivitet, anställning,

finansiering, förändring av verksamhet, avslutande av verksamhet)

Avgränsning inför marsleverans

Eftersom användarfunktionaliteten på Verksamt inte kommer använda sig av detta användningsfall behöver det inte finnas med i marsleveransen.

Övrigt

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 3 Kravområde 3 - Uppgiftskravstjänsten

Sida

Sida 11 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.3

Användningsfall

AF35

– Sammanställ och lämna uppgiftskrav

Aktör

Inkluderat AF

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Uppgiftskrav

Kategori

Andra kategorier

7

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 1 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

4 – Uppgiftsdefinitioner

V 3.0

Innehållsförteckning

1 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET ................................................................. 2 2 BÄSTA KÄLLA .......................................................................................................................... 3 2.1

DEFINITIONER 3

2.2 ADMINISTRATION AV BEGREPPEN 3 3 KRAV ....................................................................................................................................... 4 3.1 ANVÄNDNINGSFALLSÖVERSIKT 4 3.2 ANVÄNDNINGSFALL DÄR FÖRETRÄDARE FÖR SAMORDNINGSORGANET ÄR AKTÖR5 AF05 – Hantera uppgiftsdefinitioner .......................................................................................... 5 AF37 – Sammanställ och lämna uppgiftsdefinitioner ................................................................. 6

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 2 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

1

Övergripande beskrivning av kravområdet

Detta kravområde beskriver hur uppgiftsdefinitionerna hanteras. Med uppgiftsdefinitioner avses information (metadata) om de 38 grundläggande uppgifter som beskriver företagen och som dels, via servicetjänsten, ska kunna visas för företaget, dels kunna skickas till myndigheter som beskrivning av respektive attribut. Metadata ska enligt informationsmodellen beskrivas för vart och ett av de 38 grundläggande uppgifterna med information som namn, verbal beskrivning, fälttyp, gränsvärden respektive värdeförråd.6 Dessutom ska det för varje informationselement finnas angivet från vilken databas som den sammansatta bastjänsten hämtar data för den grundläggande uppgiften, den s.k. ”bästa källan”. Se avsnitt 2 för ett grundligare resonemang. Användningsfallen beskriver krav på api7 och användargränssnitt för att hantera definitionerna av de grundläggande uppgifterna. Krav på lagring och register framgår av informationsmodellen.

6

  • Med ”Fälttyp” avses vilken typ av värde som kan finnas i ett visst fält, t.ex. heltal, text eller ”boolean” (dvs. sant eller falskt).

Med ”Gränsvärde” avses ett eller flera värden som reglerar mellan vilka gränser ett

värde kan tillåtas vara, t.ex. ”mindre än 279” eller ”större än 1” eller en kombination av dessa.

Med ”värdeförråd” avses en uppräkningsbar lista över värden som en viss variabel kan

anta, t.ex. ett namn på någon av de myndigheter som för ögonblicket finns.

7 Api: Application programming interface. Se närmare förklaring i ordlistan i huvuddokumentet.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 3 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

2

Bästa källa

2.1 Definitioner

Begreppet ”Bästa källa” anger i informationsmodellen vilken databas8 som den

sammansatta bastjänsten skall vända sig till för att hämta en viss uppgift. Bedömningen angående vilken som är bästa källa måste föregås av samråd mellan ansvarig för sammansatta bastjänsten och ansvariga för de aktuella databaserna samt datakonsumenter. Driftsättning av en ny bästa källa för en viss uppgift måste göras under kontrollerade former vid en tidpunkt som alla berörda har godkänt.

För att hitta en generell modell för att bestämma vilken databas som i varje enskilt fall ska betraktas som den bästa källan utgår utredningen från vilken myndighet som uppdaterar andra myndigheters databaser och vilka myndigheters databaser som hämtar sina data från andra databassystem. Det innebär för utredningens sätt att resonera att om en viss myndighet – A – uppdaterar andra myndigheters databaser med avseende på ett visst informationselement, antingen direkt eller genom s.k. batch-uppdatering9, anses den databas som tillhör myndigheten A utgöra den bästa källan om inte särskilda skäl talar emot, såsom exempelvis tillgänglighet, prestanda och kostnad. Vägledning kring detta finns att tillgå i de begrepps- och informationsutbytesmodeller samt den Katalog och guide som tagits fram gemensamt av Skatteverket, SCB och Bolagsverket. Ovanstående kan nås via http://uppgiftskrav.bolagsverket.se/gu

2.2 Administration av begreppen

Vilken databas som enligt resonemangen ska användas anges av administratören och beskrivs närmare i användningsfall AF05 , sid. 5.

8 Beroende på hur respektive myndighet har organiserat sin informationsmängd kan det bakom begreppet ”Databas” dölja sig flera databaser som exponeras mot yttervärlden som om det rörde sig om en enda bas. Oavsett om detta är fallet eller inte används enbart begreppet ”databas”, vare sig man avser en enda databas eller ett system av databaser. 9 Med ”Batch-uppdatering” förstås en uppdatering av en databas som inte nödvändigtvis sker samtidigt med förändringen av data i huvuddatabasen utan en uppdatering som sker endast vid vissa speciella tillfällen, kanske en gång per dag eller en gång per vecka eller i övrigt då någon behörig administratör av ett system så önskar.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 4 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

3

Krav

Kraven för detta område definieras som användningsfall. Varje användningsfall identifieras med ett id och ett namn. Användningsfallet har en och endast en aktör som initierar användningsfallet.

3.1 Användningsfallsöversikt

Figur 11 Användningsfall och aktörer

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 5 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

3.2 Användningsfall där företrädare för Samordningsorganet är aktör

Användningsfall

AF05

– Hantera uppgiftsdefinitioner

Akrör

Företrädare för Samordningsorganet

Översikt/Syfte

Användningsfallet beskriver hur företrädare för Samordningsorganet – ”Administratören” kan lägga till, redigera eller ta bort en uppgiftsdefinition (metadata) om en grundläggande företagsuppgift

Startvillkor

Administratören måste ha behörighet att administrera Uppgiftsdefinitionstjänsten

Slutvillkor

Administratören har haft möjlighet att antingen lägga till, redigera eller ta bort en uppgiftsdefinition

Beskrivning

Administratören ska kunna välja en definition av en grundläggande uppgift ur en lista med

definitionerna för att redigera den.

För varje definition av en grundläggande uppgift finns en uppsättning metadata (namn,

beskrivning, definition, begreppsägare, bästa källa mm.) som efter att man valt definition ska visas i en lista.

Vald definition av grundläggande uppgift och tillhörande attribut ska kunna redigeras.

Administratören ska kunna lägga till nya grundläggande uppgifter med tillhörande attribut.

Administratören ska kunna aktivera respektive avaktivera nya och ändrade definitioner av

grundläggande uppgifter (vilket är synonymt med att definitionerna gäller respektive inte gäller). Definitioner av grundläggande uppgifter ska inte kunna tas bort.

Tillägg, aktivering och avaktivering påverkar de API:er som används av system som levererar

grundläggande uppgifter (AF13, kravområde 5). Aktivering respektive avaktivering av grundläggande uppgifter kan därför inte göras förrän dessa API:er har kompletterats med motsvarande förändring.

Tillägg, aktivering och avaktivering påverkar det API som den sammansatta bastjänsten

exponerar. Modifiering ska därför resultera i en ny version av detta API.

Administratören ska för varje informationselement kunna ange vilken av de databaser som

ingår i den sammansatta bastjänsten som ska anges som varande bästa källa enligt det resonemang som förs i avsnitt 2 sid. 3.

Avgränsning inför marsleverans

Uppgiftsdefinitioner hanteras helt i den kod som ska använda sig av uppgiftsdefinitionerna (exv AF13). Ändring av uppgiftsdefinitioner medför systemutveckling.

Övrigt

För attributet ”Bästa källa”, vars värde avgör från vilken myndighets databas som värdet hämtas,

måste värdet kunna variera beroende på företagsform för det aktuella företaget. Se även avsnitt 2 ”Bästa källa”, sid. 3.

För en fullständig lista av attribut för definitioner av grundläggande uppgifter och attribut, se

informationsmodellen. Notera strukturen att en grundläggande uppgift delas upp i ett eller flera attribut. Både den grundläggande uppgiften och dess attribut har metadata som ska beskrivas.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B – Bilaga 4 Kravområde 4 - Uppgiftsdefinitioner

Sida

Sida 6 av 6

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

B – Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter V 3.0 Inkluderat användningsfall

Användningsfall

AF37

– Sammanställ och lämna

uppgiftsdefinitioner

Aktör

Översikt/Syfte

Användningsfallet beskriver vad som händer när ett annat användningsfall efterfrågar metadata om de grundläggande uppgifter som Uppgiftsdefinitionstjänsten har tillgång till.

Startvillkor

Användningsfallet körs när andra användningsfall anropar det.

Slutvillkor

Uppgifter om grundläggande uppgifter (metadata) har sammanställts och lämnats.

Beskrivning

Det anropande användningsfallet ska skicka med vilken grundläggande uppgift som

uppgiftsdefinitionen ska tas fram för.

Det ska vara möjligt att begära uppgiftsdefinitionerna för alla grundläggande uppgifter.

Användningsfallet ska sammanställa uppgiftsdefinitionerna enligt gränssnitt som ska

fastställas.

Det ska framgå i svaret om den grundläggande uppgiften är aktiverad eller avaktiverad (jfr

AF05 ).

Beskrivningen och tillgängliggörandet av uppgiftsdefinitioner ska kunna användas i en

framtida förvaltningsgemensam informationsutbyteskatalog (http://www.edelegationen.se/Nationella-utvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensammatjanster/Informationsutbyteskatalogen/)

Avgränsning inför marsleverans

Utgår i sin helhet (jfr AF05, uppgiftsdefinitionerna finns i den kod som behöver använda sig av dem).

Övrigt

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 1 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

5 – Företagsuppgifter

V 3.1

Innehållsförteckning

1 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET ................................................................. 2 2 ANVÄNDNINGSFALLSÖVERSIKT ............................................................................................... 3 2.1

ANVÄNDNINGSFALL DÄR NÅGON DATAKONSUMENT ÄR AKTÖR4

AF13 – Tillhandahåll grunduppgifter från underliggande datakällor .......................................... 4 AF54 – Tillhandahåll underlag för statistikbearbetning .............................................................. 6 AF55 – Samordningsorganet hämtar underlag för statistikbearbetning .................................... 7

2.2 ANVÄNDNINGSFALL DÄR DEN SAMMANSATTA BASTJÄNSTEN ÄR AKTÖR

8

AF42M – SCB tillhandahåller uppgifter ur det allmänna företagsregistret ................................ 8 AF43M – Bolagsverket tillhandahåller uppgifter ur sina register ............................................... 9 AF44M – Skatteverket tillhandahåller uppgifter ur sina register ............................................. 10

2.3 ANVÄNDNINGSFALL DÄR DEN DATAKONSUMERANDE E-TJÄNSTEN ÄR AKTÖR11 AF45M – Datakonsumerande e-tjänst hämtar uppgifter från den sammansatta bastjänsten 11 3 ICKE-FUNKTIONELLA KRAV ..................................................................................................... 11

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 2 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

1

Övergripande beskrivning av kravområdet

Kravområdet beskriver användningsfall som är aktuella för den sammansatta bastjänsten. Bastjänstens uppgift är att på begäran samla ihop grundläggande uppgifter om efterfrågat företag från bästa källa och leverera dessa till beställaren enligt fastställt format. Dessutom levererar bastjänsten underlag för statistisk utvärdering av bastjänstens användning enligt specificerade önskemål från Samordningsorganet. Med bästa källa avses den källa som är utpekad som sådan i uppgiftsdefinitionerna (jfr delområde 4 – Uppgiftsdefinitioner).

Figur 12 Översiktsbild

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 3 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

2

Användningsfallsöversikt

Figur 13 Användningsfallsöversikt

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 4 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

2.1 Användningsfall där någon datakonsument är aktör

Användningsfall

AF13

– Tillhandahåll grunduppgifter från

underliggande datakällor

Aktör

Datakonsument

Översikt/Syfte

Den sammansatta bastjänsten ska från de underliggande datakällorna hämta och tillhandahålla bästa tillgängliga information för varje begärd grunduppgift för ett företag.

Startvillkor

Den sammansatta bastjänsten har fått en begäran om att leverera grundläggande uppgifter för ett angivet företag

Slutvillkor

Bastjänsten har levererat begärda uppgifter

Beskrivning

Datakonsumenten ställer en fråga till den sammansatta bastjänsten. Av frågan ska framgå för vilket enskilt företag frågan gäller, samt vilka enskilda uppgifter som efterfrågas.

Frågan måste ställas på ett sådant sätt att det för den sammansatta bastjänsten framgår vilken myndighet det är som äger den datakonsument som ställer frågan. Den sammansatta bastjänsten ska kontrollera att denna myndighet (eller e-tjänsten i sig) får ställa frågor (jfr dokumentet Kompletterande krav under avsnitt 3.3 Säkerhet)

Det ska gå att ange vilken version av den sammansatta bastjänsten som användas då det är högst troligt att olika klienter kommer att uppgraderas i olika takt vilket ställer krav på att flera versioner av bastjänsten kan hanteras och anropas.

Den sammansatta bastjänsten returnerar de önskade uppgifterna från bästa tillgängliga källa (jfr AF37 kravområde 4) och returnerar ett svar.

Avgränsning inför marsleverans

Funktionen ska endast användas av AF25 (visa företagsuppgifter), AF26 (visa relevanta uppgiftskrav, ”ansök och anmäl”) och AF45M (myndighets e-tjänst hämtar företagsuppgifter).

Den sammansatta bastjänsten förutsätter att Verksamt står som garant för autentiseringen av användaren. Uppgifterna hämtas endast på behörig användares begäran/uppdrag.

Tjänsten kan behöva leverera metadata från AF37 kring varje uppgift för att AF39 ska kunna uppfyllas.

Övrigt

o Den sammansatta bastjänsten ska kunna tala om vilken källa respektive uppgift kommer ifrån

och metadata kring detta.

o Uppgifter nödvändiga för möjliggörande för Samordningsorganet att göra en statistisk analys

av bastjänstens utnyttjande ska lagras.

o Om en underliggande källa inte är tillgänglig ska tjänsten ändå leverera ett svar med

uppgifter från de källor som var tillgängliga. Det ska för övriga uppgifter framgå att underliggande källa inte var tillgänglig vid frågetillfället.

o Det tekniska gränssnittet för denna bastjänst måste beskrivas så att utvecklaren av en

datakonsument kan utveckla stöd för att ställa frågan och ta emot svaret. Det tekniska gränssnittet ska följa principerna för Digital samverkan .

o I samband med hämtningen av grunduppgifter från underliggande datakällor ska relevanta

uppgifter för att möjliggöra en statistisk analys av dataytnyttjandet, enligt specifikation av Samordningsorganet, lagras. Se även AF54 .

o Vid denna lagring skall inga uppgifter som kan utgöra personuppgifter lagras. Personuppgifter

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 5 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

Användningsfall

AF13

– Tillhandahåll grunduppgifter från

underliggande datakällor

Aktör

Datakonsument

kan i detta sammanhang vara vilka grunduppgifter om ett företag som helst, om detta företag är en enskild firma. Även företagets identitet är i detta fall en personuppgift.

- Användningsfallet inkluderas i andra användningsfall som t.ex. AF25 (”Visa företagets grundläggande

uppgifter”.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Grundläggande uppgift
  • Grundläggande uppgiftsattribut
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 6 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

Användningsfall

AF54

– Tillhandahåll underlag för

statistikbearbetning

Aktör

Datakonsument (Samordningsorganet)

Översikt/Syfte

Den sammansatta bastjänsten på begäran av Samordningsorganet (se AF55 ) tillhandahålla relevanta uppgifter för att möjliggöra en tillfredsställande statistisk analys av datautnyttjandet via den sammansatta bastjänsten.

Startvillkor

Den sammansatta bastjänsten har fått en begäran om att leverera statistikunderlag enligt specifikation från Samordningsorganet.

Slutvillkor

Bastjänsten har levererat relevant statistikunderlagenligt önskemål..

Beskrivning

Utöver den beskrivning av datahämtning som anges i AF13 ska Samordningsorganet precisera vilka statistikuppgifter som behövs för att kunna göra en relevant statistisk analys av hur data via den sammansatta bastjänsten används av övriga datakonsumenter.

Avgränsning inför marsleverans

Avgränsas i sin helhet från leveransen 30 mars

Övrigt

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Grundläggande uppgift
  • Grundläggande uppgiftsattribut
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift
  • Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 7 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

Användningsfall

AF55

– Samordningsorganet hämtar underlag för

statistikbearbetning

Aktör

Samordningsorganet

Översikt/Syfte

Samordningsorganet ska vid valfritt tillfälle kunna hämta underlag för statistikbearbetning rörande datautnyttjandet via den sammansatta bastjänsten.

Startvillkor

Samordningsorganet önskar hämta dataunderlag för statistikbearbetning.

Slutvillkor

Dataunderlaget för statistikbearbetning har lämnats.

Beskrivning

Samordningsorganet ska kunna analysera hur datautnyttjandet sker via den sammansatta bastjänsten. För att detta ska kunna uppfyllas krävs att motsvarande data kontinuerligt skrivs vid frågor mot tjänsten. Se även AF13 och AF54 . Samordningsorganet förutsätts ha nödvändiga verktyg för statistikanalys. Det som detta AF ska leverera är enbart underlag för efterföljande statistikanalys.

Avgränsning inför marsleverans

Avgränsas i sin helhet från leveransen 30 mars.

Övrigt

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 8 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

2.2 Användningsfall där den sammansatta bastjänsten är aktör

Not: Bokstaven ”M” (t.ex. i beteckningen på användningsfallen AF42M-AF44M) beskriver användningsfall som den aktuella upphandlingen inte ska realisera. Istället utgör de ett underlag för kravställande på informationstjänster där den upphandlade sammansatta bastjänsten är kund.

Användningsfall

AF42M

– SCB tillhandahåller uppgifter ur det

allmänna företagsregistret

Aktör

Den sammansatta bastjänsten

Översikt/Syfte

SCB måste som direkt svar på en fråga kunna tillhandahålla uppgifter om ett enskilt företag

Startvillkor

Den sammansatta bastjänsten har tagit emot en fråga från en datakonsument

Slutvillkor

Den sammansatta bastjänsten har några grundläggande uppgifter om det aktuella företaget som kan inkorporeras i svaret till den datakonsumenten.

Beskrivning

Troliga uppgifter som kommer efterfrågas (utgående från kartläggningsprojektet, kan ändras):

o Postadress till företaget o Belägenhetsadress till företaget o Kommun o Län o Antal anställda (storleksklass) o SNI-kod o Företagsform (juridisk form) o Postadress och Belägenhetsadress till företagets arbetsställen o CFAR-nummer (bara för arbetsställen) o Benämning arbetsställe

SCB levererar svar i enlighet med frågan.

Avgränsning inför marsleverans

Inte säkert att alla uppgifter är med. Från SCB kommer i första hand SNI-kod behöva levereras.

Övrigt

Om uppgifter inte kan hämtas eller saknas så måste detta framgå i informationsflödet

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Grundläggande uppgift

Grundläggande uppgiftsattribut

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 9 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

Användningsfall

AF43M

– Bolagsverket tillhandahåller uppgifter ur

sina register

Aktör

Den sammansatta bastjänsten

Översikt/Syfte

Bolagsverket måste som direkt svar på en fråga kunna tillhandahålla uppgifter om ett enskilt företag

Startvillkor

Den sammansatta bastjänsten har tagit emot en fråga från en datakonsument

Slutvillkor

Den sammansatta bastjänsten har några grundläggande uppgifter om det aktuella företaget som kan inkorporeras i svaret till den datakonsumenten

Beskrivning

Troliga uppgifter som kommer efterfrågas (utgående från kartläggningsprojektet, kan ändras):

o Registrerat företagsnamn o Räkenskapsår o Firmatecknare o Verkställande direktörs namn och personnummer o Företagsform o Datum för registrering hos Bolagsverket o Företagets status o Näringslivsregistrering

Bolagsverket levererar svar i enlighet med frågan

Avgränsning inför marsleverans

Inte säkert att alla uppgifter är med. Från Bolagsverket kommer i första hand Registrerat företagsnamn behöva levereras.

Övrigt

Om uppgifter inte kan hämtas eller saknas så måste detta framgå i informationsflödet

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag

Grundläggande uppgift

Grundläggande uppgiftsattribut

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 10 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

Användningsfall

AF44M

– Skatteverket tillhandahåller uppgifter ur

sina register

Aktör

Den sammansatta bastjänsten

Översikt/Syfte

Skatteverket måste som direkt svar på en fråga kunna tillhandahålla uppgifter om ett enskilt företag

Startvillkor

Den sammansatta bastjänsten har tagit emot en fråga från en datakonsument

Slutvillkor

Den sammansatta bastjänsten har några grundläggande uppgifter om det aktuella företaget som kan inkorporeras i svaret till den datakonsumenten

Beskrivning

Troliga uppgifter som kommer efterfrågas (utgående från kartläggningsprojektet, kan ändras):

o Postadress till företaget o Folkbokföringsuppgifter (ex. verkställande direktörs och enskild näringsidkares namn,

personnummer, folkbokföringsadress)

o Kommun o Län o Räkenskapsår o SNI-kod o Företagsform o F-skatt status o Momsregistrering o Momsregistreringsnummer o Arbetsgivarregistrering

Skatteverket levererar svar i enlighet med frågan

Avgränsning inför marsleverans

Inte säkert att alla uppgifter är med. Från Skatteverket kommer i första hand folkbokföringsuppgifter (för enskilda näringsidkare) behöva levereras.

Övrigt

Om uppgifter inte kan hämtas eller saknas så måste detta framgå i informationsflödet

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Grundläggande uppgift
  • Grundläggande uppgiftsattribut

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgift

Uppgiftsdefinition Grundläggande uppgiftsattribut

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter

Sida

Sida 11 av 11

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.1

2.3 Användningsfall där den datakonsumerande e­tjänsten är aktör

Not: AF45M beskriver ett användningsfall som inte den aktuella upphandlingen ska realisera. Istället är detta ett underlag för den myndighet som ska integrera med den sammansatta bastjänsten. Detta användningsfall beskriver samma skeende som AF13 , men med fokus på den initierande parten.

Användningsfall

AF45M

– Datakonsumerande e­tjänst hämtar

uppgifter från den sammansatta bastjänsten

Aktör

Myndighets e-tjänst

Översikt/Syfte

En e-tjänst som behöver grundläggande uppgifter om ett företag ska kunna hämta dessa från den sammansatta bastjänsten

Startvillkor

E-tjänsten är i det läge när den behöver tillgång till grundläggande uppgifter om företaget. Exakt när det läget inträffar, och vilka uppgifter som behövs, är en fråga för den myndighet som har e-tjänsten. Autentisering pgm-till-pgm-kommunikation har genomförts, se kompletterande krav.

Slutvillkor

E-tjänsten har mottagit ett svar från den sammansatta bastjänsten med samtliga uppgifter som behövs.

Beskrivning

Den konsumerande e-tjänsten ställer en fråga till den sammansatta bastjänsten (). Konsumerande etjänst måste implementera frågan på det sätt som den sammansatta bastjänsten specificerar, exv. vad gäller hur e-tjänsten identifierar sin myndighet.

Svaret innehåller de efterfrågade uppgifterna, eller information om uppgiften av någon anledning inte kunnat hämtas. Den konsumerande e-tjänsten använder företagsuppgifterna i det vidare flödet.

Avgränsning inför marsleverans

Inte relevant

Övrigt

3

Icke­funktionella krav

Tjänsten ska följa de icke-funktionella krav som finns definierade i verksamts Icke-funktionella krav och riktlinjer, version 4.0, med den ändringen att det är Samordningsorganet som är ansvarig för att kraven uppfylls, inte verksamt.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering

Sida

Sida 1 av 5

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

6 – Avisering

V 3.0

Innehållsförteckning

1 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET ................................................................. 2 2 ANVÄNDNINGSFALLSÖVERSIKT ............................................................................................... 3 2.1

ANVÄNDNINGSFALL DÄR MYNDIGHETS VERKSAMHETSSTÖDSSYSTEM ÄR AKTÖR4

AF15M – Avisera aktuella uppgiftskrav....................................................................................... 4 AF16M – Avisera förändring i status för uppgiftslämningsärende ............................................. 5

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering

Sida

Sida 2 av 5

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

4

Övergripande beskrivning av kravområdet

Kravområdet beskriver användningsfall som är aktuella för aviseringen av uppgiftskrav från en myndighet till Uppgiftslämnarservice. Området omfattar såväl den ursprungliga aviseringen av ett uppgiftskrav som statusuppdatering till dess att uppgiften är slutförd.

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering

Sida

Sida 3 av 5

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

5

Användningsfallsöversikt

Figur 14 Användningsfall och aktörer

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering

Sida

Sida 4 av 5

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

5.1 Användningsfall där myndighets verksamhetsstödssystem är aktör

Användningsfall

AF15M

– Avisera aktuella uppgiftskrav

Akrör

Myndighets verksamhetsstöds system

Översikt/Syfte

En myndighet ska kunna skicka ut en avisering (uppmaning att fullgöra ett angivet uppgiftskrav) enligt samma principer som myndigheten idag skickar ut pappersblanketter.

Startvillkor

En myndighet har, utifrån författningsreglerade krav beslutat att initiera ett ärende som medför uppgiftsinlämningar

Slutvillkor

En avisering, innehållande information om vilket uppgiftskrav som ska uppfyllas och när det senast ska göras, finns lagrad i vald brevlåda.

Beskrivning

Myndigheten ska konstruera ett elektroniskt meddelande adresserat till ett företag. Detta meddelande ska innehålla maskinläsbara metadata som gör det möjligt för en brevlådeoperatör att avgöra att meddelandet kan kategoriseras/visas i en särskild vy, att unikt identifiera just detta ärende. Meddelandet bör utöver detta innehålla maskinläsbar metadata om sista inlämningsdag och direktlänk till en e-tjänst där uppgiftskravet kan uppfyllas.

Meddelandet kan även innehålla människoläsbar text med liknande innebörd. Meddelandet ska skickas med Mina meddelande-infrastrukturen.

Avgränsning inför marsleverans

Detta användningsfall ingår inte i marsleveransen

, Övrigt

Myndighetens verksamhetsstödssystem är fritt att inkludera övrig information som kan vara till nytta för mottagaren, såsom en påminnelse om sista inlämningsdag i iCal-format (vilket kan vara till användning om mottagarens brevlådeoperatör kan visa dessa informationselement i en kalendervy).

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Myndighet
  • Avisering

SOU 2015:33

Bilaga 6

Dokumentnamn

B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering

Sida

Sida 5 av 5

Projekt

Uppgiftslämnarutredningen

Version

V 3.0

Användningsfall

AF16M

– Avisera förändring i status för

uppgiftslämningsärende

Aktör

Myndighets verksamhetsstöds system

Översikt/Syfte

En myndighet ska kunna avisera att statusen för ett uppgiftslämningsärende har ändrats.

Startvillkor

En myndighet har förändrat statusen i ett pågående ärende som inletts med uppgiftsinlämning

Slutvillkor

En avisering, innehållandes den nya statusen, finns lagrad i vald brevlåda

Beskrivning

Myndigheten ska konstruera ett elektroniskt meddelande, adresserat till ett företag. Detta meddelande ska innehålla maskinläsbara metadata som gör det möjligt för en brevlådeoperatör att avgöra att meddelandet kan kategoriseras/visas i en särskild vy, att koppla den nya statusen till tidigare meddelanden som rör samma ärende, samt den nya statusen för ärendet.

Meddelandet kan även innehålla människoläsbar text med liknande innebörd. Meddelandet ska skickas med Mina meddelande-infrastrukturen (jfr AF15M )

Avgränsning inför marsleverans

Detta användningsfall ingår inte i marsleveransen

Övrigt

Värdeförrådet för möjliga statusar utgår från vad som framkommer i Min ärendeöversikt-arbetet.

Referenser till Informationsmodellen

Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen

  • Företag
  • Myndighet
  • Avisering

Administratörsfunktion i Uppgiftskravstjänsten

Denna bilaga beskriver den e-tjänst som utredningen tog fram för att vidareutveckla och kvalitetssäkra den kartläggning av uppgiftskrav som tagits fram. En närmare beskrivning av detta arbete finns i avsnitt 6.3. E-tjänsten har också tjänat som förlaga till den Uppgiftskravstjänst som nu byggs för fullskaligt användande.

Verktyget används i första hand av de handläggare vid kartläggande myndigheter som ansvarar för att mata in alla uppgifter om de krav som myndigheten ansvarar för. Varje handläggare loggar in i systemet med användarnamn och lösenord.

Det finns också en del av verktyget som kan användas utan att behöva logga in. I denna del går det att söka fram uppgiftskrav utifrån vissa kriterier och även få upp all information om ett visst framsökt krav.

Eftersom verktyget är utformat för kvalitetssäkring av Uppgiftskravsregistret innehåller det ett antal regler för vilka fält som måste anges och korrelationer mellan fält. Om man exempelvis anger att ett visst krav endast omfattar vissa företagsformer, måste användaren ange vilka dessa företagsformer är. Anges att kravet kan uppfyllas med hjälp av en e-tjänst, måste man ange en adress till en sådan e-tjänst. Verktyget talar om vilka uppgifter som saknas och i förekommande fall varför de måste anges.

Eftersom resultatet av en sådan validering är tillgängligt för alla utan inloggning kan kvalitetssäkringsarbetet följas av fler än bara de som handlägger uppgiftskraven.

Huvudsyftet med verktyget är att administrera innehållet i Uppgiftskravsregistret. Varje handläggare som kan logga in i systemet är associerad med en viss myndighet, och kan bara redigera krav som den myndigheten har kartlagt.

All information om kravet finns samlat på ett formulär med ett tjugotal fält uppdelade i fem kategorier (generellt om uppgiftskravet, när kravet aktualiseras, vem som omfattas av det, hur det uppfylls, och övrigt). En handläggare kan fylla i en del av uppgifterna vid ett tillfälle, för att sedan återkomma senare och slutföra registreringen.

Vissa fält är inte alltid synliga, exempelvis om man svarar ”Nej” på frågan om kravet berör vissa branscher så döljs den lista på vilken det annars skulle anges vilka dessa branscher är.

Bilaga 8

Progressrapport till referensgruppen

1. Inledning

Vid ett rundabordssamtal på Näringsdepartementet den 4 april 2014 sammankallat mot bakgrund av remissinstansernas divergerande uppfattningar avseende förslagen i utredningens betänkande var deltagarna enligt vad som framgår av minnesanteckningarna överens om att:

”Uppgiftslämnarutredningens fortsatta arbete och målbild ska samordnas med verksamt.se 2.0. Uppgiftslämnarutredningen sammankallar en arbetsgrupp där Skatteverket, Bolagsverket, Tillväxtverket och E-delegationen ingår. Arbetsgruppen ska förutsättningslöst diskutera hur Uppgiftslämnarutredningens fortsatta arbete och verksamt.se kan samordnas. Arbetsgruppen ska lämna förslag i denna del samt hur målbilden kan samordnas. Myndigheterna och E-delegationens kansli ska utse personer med relevant profil till arbetsgruppen.”

2. Arbetes genomförande

Efter rundabordssamtalet sammankallade utredningen arbetsgruppen till ett första möte den 29 april. Därefter har gruppen haft tre telefonmöten. I arbetsgruppen har ingått Cecilia Magnusson Sjöberg (Uppgiftslämnarutredningen), Anna Johansson (Tillväxtverket), Inga Otmalm (Bolagsverket), Magnus Wallin (Skatteverket) samt Jan Sjösten (E-delegationen).

För att ta fram underlag till arbetsgruppen tillsattes ett arbetsutskott med representanter från utredningen, myndigheterna och E-delegationen. Utskottet har diskuterat vilka möjligheter det finns till en samordning mellan utredningen och

Promemoria

2014-05-26

Uppgiftslämnarutredningen

N 2012:01

SOU 2015:33

Bilaga 8

2

verksamt.se. Arbetsutskottet har hunnit med två möten. Utredningen har haft ett ytterligare möte med representanter från Mina meddelanden.

3. Förtydliganden och omprövningar av utredningens bedömningar och förslag

Utredningen har föreslagit att det etableras en Servicetjänst för företagens uppgiftslämnande som en samlad ingång till myndigheternas e-tjänster som rör företag och företagande. För att få en reell effekt är avsikten att myndigheterna på sikt måste ansluta sina e-tjänster (ärendetjänster) till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska emellertid inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt (”no wrong door”). Även fortsättningsvis ska det alltså vara möjligt för myndigheterna att tillhandahålla olika sätt att fullgöra uppgiftskrav. Går det att fullgöra uppgiftslämnandet maskin-till-maskin, exempelvis genom att lämna uppgifter direkt från ett lönesystem till Skatteverkets system ska sådana lösningar naturligtvis realiseras.

Arbetsgruppen är ense om att ett system med särskild funktionalitet för uppgiftskrav spelar en viktig roll i att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter, regelförenkling och för att ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande.

Arbetsgruppen föreslår att en kompletterande funktionalitet på verksamt.se ska ersätta den föreslagna Servicetjänsten.

Aktuell systemansats har sitt ursprung i tidigare kartläggningsarbete utfört av Bolagsverket och som fortsatt bör utgöra en utgångspunkt genom att exempelvis kunna användas och kompletteras av fler aktörer med sikte på branschspecifika portaler som hos Jordbruksverket liksom i kommunal verksamhet.

Utredningen har tidigare förespråkat att det allmänna företagsregistret bör knytas till den samlade ingången till myndigheternas e-tjänster (Servicetjänsten) och därifrån tillgängliggöra uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag. Under remissbehandlingen av betänkandet framfördes stark kritik mot valet av det allmänna företagsregistret som ensam leverantör av grundläggande uppgifter om företagen. Utredningen har därför omprövat sitt tidigare ställningstagande och föreslår nu istället, efter dialog med myndigheterna och E-delegationen, att de grundläggande uppgifterna om företagen hämtas från bland annat Bolagsverket, Skatteverket och det allmänna företagsregistret hos SCB genom en s.k. sammansatt bastjänst.

SOU 2015:33

Bilaga 8

Arbetsgruppen är överens om att den sammansatta bastjänsten utgör en lämplig inriktning med betydande potential för det fortsatta arbetet.

Utredningen har föreslagit en funktion som kallas ”Att göra-listan”. Med denna funktion kan ett företag få en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat företaget. I betänkandet framfördes att i framtiden kan den förvaltningsgemensamma infrastrukturtjänsten ”Mina meddelanden” bli aktuell som aviseringskanal förutsatt att Servicetjänstens funktionalitet kan få tillgång till ett företags meddelanden genom ett för samtliga brevlådeoperatörer gemensamt API.

Arbetsgruppens utgångspunkt är att det är sannolikt att Mina meddeladen kan fungera som aviseringskanal.

4. Arbetsgruppens fokuspunkter

4.1 Gemensam målbild på kort sikt (2015)

Arbetsgruppen har konstaterat att verksamt.se och utredningens föreslagna funktionalitet (Servicetjänsten) i betydande utsträckning har samma målbild för vad man vill åstadkomma gentemot företagaren d.v.s. ett minskat och förenklat uppgiftslämnande.

Verksamt.se är sedan länge en etablerad kanal och syftet med denna tjänst är att underlätta för företagarna. Arbetsgruppen ser stora kundnyttor att fortsätta på redan inslagen väg med hänvisning till framför allt följande:

  • Tiden för utveckling minskar totalt sett, då vi kan vidareutveckla existerande tjänster och komponenter istället för att bygga allt från grunden
  • Många kunder känner väl till verksamt.se och de slipper byta kanal/gränssnitt
  • Investeringar gällande marknadsföring minskar
  • Vi sparar tid och pengar på att återanvända redan etablerad organisation, styrning och förvaltning

Arbetsgruppens förslag till gemensam målbild tar således sin utgångspunkt i redan existerande tjänster och komponenter. Mer konkreta exempel på återanvändning av dessa komponenter är:

  • Verksamt.se nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten
  • Inloggning sker i verksamt.se för autentisering
  • Mina meddelanden nyttjas för avisering
  • De sammantagna effekterna för företagaren ökar, även om vissa produktmål i tidigare förslagen lösning realiseras på annat sätt

SOU 2015:33

Bilaga 8

4

Samordning mellan Servicetjänsten, verksamt.se och Mina Meddelanden kan illustreras genom figuren nedan.

4.2 Gemensam målbild på längre sikt (2020+)

Arbetsgruppen konstaterar att det finns ett behov att utveckla en gemensam framtidsvision med företagarens behov i fokus. En sådan målbild skulle kunna illustreras med hjälp av externa aktörer som t.ex. eGovLab vid Institutionen för data- och systemvetenskap DSV), Stockholms universitet.

4.3 Omhändertagandet av identifierade behov

Ett system för uppgiftskrav fyller flera olika funktioner som har beskrivits av bl.a. Bolagsverket i rapporten med Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag. Ett sådant system kan utgöra en grund för såväl myndigheternas interna samordning av uppgiftskraven som samordning av kraven eller informationsutbyte mellan olika myndigheter.

SOU 2015:33

Bilaga 8

Utredningen har enligt sitt uppdrag fortsatt arbetet med systemet för uppgiftskrav för att samordna grundläggande information om företagen. Den tekniska och juridiska lösningen är uppbyggd så att det inte ska uppkomma direktåtkomst eller konflikter med myndigheternas registerförfattningar eller personuppgiftslagen. Något som ofta framhålls av myndigheterna som rättsliga hinder för myndigheters utbyte av uppgifter om företagen.

Utredningen har vidare bedömt att ett system för uppgiftskrav innebär att det relativt enkelt går att sortera ut de krav som är mer relevanta för en företagare än andra och presentera dessa för respektive företag med länkar till aktuella e-tjänster. Detta är även nödvändigt för att kunna samordna de grundläggande uppgifterna om företagen. Liknande funktion har identifierats som önskvärd inom ramen för utvecklingen av verksamt.se.

Den översikt som ett system för uppgiftskrav ger skulle även underlätta för andra intressenter såsom privata aktörer och branschorganisationer att aktivt arbeta med att förenkla och minska företagens uppgiftslämnade.

4.4 Bruttolista avseende möjligheter och behov av kompromisser i samordningsarbetet

4.4.1 Möjligheter

Den nya funktionaliteten förutsätter inloggning och autentisering av användare likt den som finns på verksamt.se idag. Här finns en möjlighet att använda sig av samma inloggningsfunktion som verksamt.se redan har implementerat. Detta blir än mer värdefullt om verksamt.se i framtiden börjar använda Mina fullmakter för företag.

En central komponent i den av utredningen planerade funktionaliteten är ett system för uppgiftskrav. Delar av den nuvarande och planerade funktionaliteten i verksamt.se bygger också på en motsvarande funktion. Det är möjligt att använda det av utredningen föreslagna systemet för uppgiftskrav som en bas även för komplettering av en aktör som bygger en specifik tjänst eller tillämpning med utgångspunkt i system för uppgiftskrav. För e-tjänster riktade till exempelvis restaurangbranschen behöver man andra sätt att beskriva uppgiftskraven än för etjänster riktade till jordbruksföretag. Systemet för uppgiftskrav kan med andra ord fungera som ett basregister medan andra aktörer bygger sina egna fördjupade sidoregister med beskrivningar för tjänstespecifika ändamål. En sådan fördjupning kan ske i flera dimensioner:

  • Mer information om ett centralt registrerat uppgiftskrav, exempelvis ytterligare urvalskriterier.
  • Fler uppgiftskrav registrerade hos specialiserade aktörer istället för i ett centralt register, exempelvis kommunala krav.

SOU 2015:33

Bilaga 8

6

Det sammanlagda innehållet kan sammanställas genom ett federativt register.

I flera av remissvaren på utredningens betänkande påtalades behovet av att få med kommuners uppgiftskrav. Genom en samordning med verksamt.se kommer en del uppgiftskrav gällande kommuner med redan från början i den utsträckning de finns i ett sidoregister hos verksamt.se.

En annan central komponent i utredningens arbete är den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. Med grundläggande uppgifter avses uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska fullgöras. Det är i första hand fråga om kontaktuppgifter men kan även röra sig om andra uppgifter som många olika myndigheter ofta efterfrågar när uppgiftskrav fullgörs, t.ex. ekonomisk information om företagen. Detta förutsätter givitvis överväganden avseende avgiftsfinansiering, sekretess m.m.

Genom att Uppgiftslämnarutredningen bygger upp bastjänsten blir det möjligt att utforma ett gränssnitt där företagen kan ta del av sina grundläggande uppgifter och få dessa levererade till de e-tjänster företaget besöker. Även om det kan finnas juridiska frågor som behöver beaktas i samband med att även andra eförvaltningstjänster använder bastjänsten kommer tjänsten i sig att driva på användningen av APIer hos myndigheterna. Därmed kommer det att möjliggöras bättre tjänster mot företag i alla delar av den offentliga förvaltningen. Tjänsten har goda förutsättningar att följa ramverk och vägledningar för digital samverkan, med bl.a. registrering i tjänstekatalog och objekttypskatalog för den information som görs tillgänglig.

När det gäller funktionen som kallas ”Att göra-listan” i Servicetjänsten kan konstateras att verksamt.se avser att åstadkomma en liknande funktionalitet. Här kan även nämnas att Skatteverket redan har gjort tester inom området. Verksamt.se har i en förstudie fokuserat på ett kalenderupplägg medan Servicetjänsten snarare sett en ”Att göra-listan” framför sig. Dessa två inriktningar förutsätter liknande grundfunktionalitet och den ena ansatsen utesluter inte den andra. En gemensam utmaning är emellertid att få myndigheterna att ansluta sig vare sig man bygger en lösning baserad på Mina meddelanden eller någon annan teknisk lösning.

4.4.2 Behov av kompromisser

Myndigheterna bakom verksamt.se vill inledningsvis koncentrera utvecklingen av system för uppgiftskrav och “Ansök och anmäl-funktionen” på de vanligaste uppgiftskraven i kombination med en fördjupning i vissa utvalda regeltunga sektorer, t.ex. restaurangbranschen eftersom regelbördan där upplevs vara extra stor, för att därefter i nästa steg ge stöd för den breda massan företag. Här skiljer sig

SOU 2015:33

Bilaga 8

inriktningen från Uppgiftslämnarutredningen som har en bredare ansats i att initialt försöka få med alla uppgiftskrav från de 13 kartläggande myndigheterna i syfte att på sikt möjliggöra kartläggning av alla myndigheters uppgiftskrav. Detta även om systemet för uppgiftskrav inte kommer att kartlägga uppgiftskraven så detaljerat som verksamt.se avser att göra inom fokusområdena.

Utredningen har föreslagit att varje myndighet ska administrera sina respektive uppgiftskrav i ett system. verksamt.se har initialt arbetat mer centraliserat när det gäller sin funktion ”Hitta tillstånd” även om avsikten på sikt är att hämta informationen federativt, d.v.s. hos varje aktör. Samtidigt är det meningen att ansvariga sakmyndigheter och branschorganisationer ska delta i byggandet av ”guider” och författandet av dess redaktionella innehåll.

Tidsplanen för utredningens uppdrag respektive utvecklingen av verksamt.se harmoniserar inte. Utredning arbetar med en väsentligt kortare tidsplan än verksamt.se. Myndigheterna kommer inte kunna ha kravbilden klar för sig innan budgetprocesserna för år 2015 är låsta. Detta tillsammans med att anslutningar ska prioriteras i förhållande till annat och effekterna av kommande riksdagsval innebär att det knappast är realistiskt med anslutning före tidigast år 2016 enligt myndigheterna. Mycket arbete med realisering med sikte på löpande förvaltning kommer att återstå efter det att utredningens uppdrag ska vara avslutat den 31 mars 2015. För att utredningens förslag ska ge den effekt som efterstävas inom en nära framtid krävs att verksamt.se kan tidigarelägga och/eller omprioritera vissa planerade steg i sin utveckling. Utredningen kommer samtidigt att behöva kompromissa hur man levererar sitt resultat och/eller så måste utredningens tidsplan justeras av regeringen genom tilläggsdirektiv.

En samordning av utredningens förslag till funktionalitet och verksamt.se i ett gemensamt gränssnitt innebär att ingen särskiljbar ny tjänst – Servicetjänst – skapas för företagen. Servicetjänsten realiseras istället som ny funktionalitet inom ramen för verksamt.se. Vid en samordning kommer det inledningsvis att vara svårt för verksamt.se att realisera samtliga de funktioner som utredningen föreslagit. Verksamt.se kommer t.ex. inte kunna visa en inloggad företagare dennes ansök/anmäl-lista i användargränssnittet. Verksamt.se skulle därför behöva utveckla delar av sitt gränssnitt för att möta den funktionalitet som Servicetjänsten är tänkt att tillhandahålla.

När det gäller system för uppgiftskrav finns det gemensamma utmaningar förknippade med att finna en metod för att kategorisera och märka upp uppgiftskraven på ett sätt som gör dem ändamålsenligt filtrerings- och sökbara för företagen samt anslutna tjänster.

SOU 2015:33

Bilaga 8

8

5. Sammanfattande värdering

Det är arbetsgruppens samlade bedömning att det finns goda möjligheter att komma framåt till en lösning som utifrån identifierade behov bidrar till att förenkla för företagen. Verksamt.se och utredningens förslag har i betydande utsträckning samma övergripande målbild, d.v.s. att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Ansatsen och vägen ditt har dock skiljt sig åt på ett antal punkter.

Utredningen har genom sitt uppdrag ett tydligt regelförenklingsperspektiv vilket framför allt kommer till uttryck i arbetet med att skapa ett system för uppgiftskrav som i och för sig kan ligga till grund för områdesspecifika utbyggnader framöver.

Verksamt.se är en del av myndighetssamarbetet ”Starta och driva företag” som också har förenkling för företagare i fokus. Nuvarande utveckling av verksamt.se har sin grund i särskilda regeringsuppdrag samt uppdrag att vidareutveckla tjänstedirektivets elektroniska kontaktpunkt. Detta innefattar bland annat krav på att kunna registrera företag och söka tillstånd via verksamt.se kombinerat med information om vad som gäller och hur det går till samt kunna få information om sitt ärende. Det innebär också att många myndigheter, alla kommuner och länsstyrelser avses vara anslutna till verksamt.se (och Mina meddelanden framöver). Det finns dock inga krav ännu på informationsutbyte. Utöver detta tar myndigheterna gemensamt fram utvecklingsplaner baserat på behovsanalyser gentemot företagen. Det kan handla både om information/tjänster för att underlätta myndighetskontakter och stöd för att göra bättre affärer (inom ramen för myndigheternas uppdrag).

Sett ur ett företagarperspektiv skiljer sig inte det som utredningen föreslår och den inriktning myndighetssamarbetet förordrar på något principiellt sätt. Det borde därför finnas utrymme för ett omfattande samarbete. Som diskuterats ovan är många av de funktioner som erbjuds snarlika även om det finns skillnader. Ansatserna står dock inte i något motsatsförhållande till varandra.

I avsnittet ”Möjligheter” (ovan) redovisas av arbetsgruppen framtagna naturliga beröringspunkter och förslag på rollfördelning mellan utredningen och verksamt.se. Arbetsgruppen förespråkar att dessa möjligheter utforskas vidare samtidigt som de områden där det finns behov av kompromisser också belyses ytterligare. Ett fruktbart samarbete kommer att förutsätta att samtliga parter är beredda att ompröva tidigare ställningstaganden och fattade beslut så att potentialen hos verksamt.se och Servicetjänsten tillsammans kan realiseras.

SOU 2015:33

Bilaga 8

Kostnadsfrågan är naturligtvis central men med tanke på de stora förändringarna i utvecklingsarbetet, har frågan inte behandlats här.

Inför det fortsatta arbetet vill arbetsgruppen särskilt adressera följande kritiska framgångsfaktorer:

(a) Förvaltningsorganisation efter utredningens upphörande Arbetsgruppen ser en nödvändighet i att få veta vilken eller vilka myndigheter som kommer att förvalta utredningens arbete.

(b) Rollfördelning och ansvar Verksamt.se ingår i ett samarbete mellan sju myndigheter. Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket finansierar och utvecklar verksamt.se och övriga myndigheter bidrar med information och faktagranskning. Hur utredningen ska passa in i detta myndighetssamarbete är i detta skede oklart. Utredningens liksom myndigheternas roll och mandat i detta samarbete behöver klargöras för att det av regeringen beslutade uppdraget ska kunna genomföras ändamålsenligt. Även Mina meddelanden avses ingå i samarbetet.

(c) Tidsplan Verksamt.se och utredningen har olika tidshorisonter. Utredningen rör sig med så snäva tidsramar att dessa verkar hämmande på möjligheterna att samarbeta med verkamt.se. Mot denna bakgrund kan ett tilläggsdirektiv med anknytande regeringsuppdrag vara motiverat.

Bilaga 9

Uppgiftslämnarutredningen

N 2012:01

Minskat och förenklat uppgiftslämnande

– Uppgiftslämnarservice för företagen

Handlingsplan och tidsplan

Innehållsförteckning

1. Inledning ................................................................................................... 2

2. Leverabler .................................................................................................. 3

3. Tidslinje ..................................................................................................... 4 Bilaga – Bolagsverkets finansieringsplan .................................................... 8

Promemoria

2014-10-02

SOU 2015:33

Bilaga 9

2

1. Inledning

Vid Rundabordssamtal1 ledda av statssekreterare Marita Ljung, Näringsdepartementet, överenskoms att genomförandet av den av Uppgiftslämnarutredningens föreslagna Servicetjänstens funktioner och funktionaliteter ska samordnas med företagsportalen Verksamt (verksamt.se). Samordningen preciseras och dokumenteras i en handlingsplan på kort och längre sikt samt en tidsplan innehållande vad som ska göras och när det ska göras. Arbetet ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningen.2

Samordningen av berörda myndigheter och utredningen ska ledas av en arbetsgrupp3 som har kommit att fungera som en operativ styrgrupp betecknad Styrgruppen. Handlingsplanen grundar sig på de möjligheter till genomförande av ett system för företagens uppgiftslämnande som identifierats i dokumentet ”Progressrapport till referensgruppen”.

Regeringen beslutade den 3 juli 20144 att ge i uppdrag till Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket att tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen arbeta för att utredningens förslag till ”Servicetjänst” vidareutvecklas till en funktionalitet inom ramen för verksamt.se.

Denna handlingsplan har ett tidsspann som får betecknas som kort. Handlingsplanen innehåller även en beskrivning av de utvecklingsområden som rimligen bör bli aktuella för hantering i ett längre tidsperspektiv. Utvecklingen på längre sikt är dock i betydande utsträckning beroende av utfallet av den kortare handlingsplanen. Detta dokument innehåller även en bilaga med Bolagsverkets plan för finansiering avseende deras uppskattade kostnader för genomförandearbetet i enlighet med de nedan nämnda tre etapperna.

1

Deltagare: generaldirektör Ingemar Hansson, Skatteverket, generaldirektör Gunilla

Nordlöf, Tillväxtverket, generaldirektör Annika Bränström, Bolagsverket, kanslichef Ewa Carlsson, E-delegationen, Enhetschef Inga Thoresson Hallgren Näringsdepartementet, gruppchef Mattias Moberg, Näringsdepartementet, ämnesråd Maria Olofsson, Näringsdepartementet, kansliråd Elisabeth Kristensson, Näringsdepartementet, enhetschef Fredrik Löfstedt, Finansdepartementet, departementssekreterare Cecilia Garmer, Finansdepartementet.

2

Minnesanteckningar Runda bordssamtal den 27 maj 2014.

3

Gruppen består av direktör Inga Otmalm, Bolagsverket, enhetschef Magnus Wallin,

Skatteverket, avdelningschef Cecilia Hertzman, Statistiska Centralbyrån, enhetschef Anna Johansson, Tillväxtverket, utredningssekreterare Jan Sjösten, E-delegationen och regeringens särskilda utredare professor Cecilia Magnusson Sjöberg, Uppgiftslämnarutredningen.

SOU 2015:33

Bilaga 9

Handlingsplanen är indelad i tre etapper:

Etapp 1 (t.o.m. 2014-11-28): Med anledning av förändrade

förutsättningar – att utredningens förslag ska förverkligas inom ramen för verksamt.se – används etappen i huvudsak till att inom ramen för olika genomförandeprojekt göra förstudier samt med utgångspunkt i den av utredningen framtagna kravspecifikationen beskriva kraven på de olika delar som nu ska utvecklas.

Etapp 2 (2014-11-29 – 2015-03-30): Under denna etapp genomförs olika

upphandlingar och de olika projekten går in i en utvecklingsfas.

Etapp 3 (2015-03-31 – 2015-12-31): Under etappen färdigställs olika

delar av den tekniska lösningen som ska övergå i förvaltning parallellt med att utvecklingsarbetet fortgår.

2. Leverabler

Under de tre etapperna bedrivs arbetet i huvudsak inom fyra olika områden med sikte på de leverabler som behövs för att åstadkomma avsedd funktionalitet, dvs. med utgångspunkt i det som tidigare kallades Servicetjänsten. Uppgiftslämnarutredningens analys av rättsliga förutsättningar, bl.a. frågor om sekretess och informationssäkerhet, beaktas kontinuerligt i utvecklingsarbetet.

I handlingsplanen för en uppgiftslämnarservice för företagen ingår följande leverabler:

1. Sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter

2. Uppgiftskravstjänst

3. Aviseringstjänst

4. Slutanvändarfunktionaliteter

1. Sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter (SBT)

Tjänsten ska ligga till grund för slutanvändarfunktionaliteter i verksamt.se där en företagare kan se och använda grundläggande uppgifter om sitt företag, vilket kan kallas ”Min sida” eller ”Mina företagsuppgifter”. Den grundar sig i första versionen på information om ett företag som redan finns hos statliga myndigheter.

SOU 2015:33

Bilaga 9

4

Tjänsten, som bygger på Bolagsverkets kartläggning av uppgiftskrav hos 13 myndigheter vilket omhändertogs av Uppgiftslämnarutredningen, innebär i ett första skede ett register över uppgiftskrav med möjlighet att administrera dessa. Tjänsten ligger till grund för skapandet av funktionerna ”Ansök/anmäl” i verksamt.se.

3. Aviseringstjänst (AT)

Grunderna för funktionen ”Att- göra” ska utvecklas. ”Mina Meddelanden” utgör inledningsvis grunden för detta.

4. Slutanvändarfunktionaliteter (SAF)

Arbetet syftar till att utforma funktionerna ”Mina företagsuppgifter”, ”Ansök/anmäl” och ”Att- göra” i verksamt.se.

3. Tidslinje

Bilden nedan visar översiktligt hur leverablerna är planerade fram till slutet av 2015.

2014-09-30 Förstudie samsyn Avisering/Ärendeöversikt slutförd

SOU 2015:33

Bilaga 9

som är nödvändigt för att utredningens förslag om en ”Att- göra-lista” ska kunna förverkligas, antingen som en del av verksamt.se eller – i andra hand – som en del av tjänsten ”Min myndighetspost”. Förslaget utgör underlag för styrgruppen för Mina meddelanden att besluta om att förslaget ska vidareutvecklas/förverkligas.

2014-09-30 Genomförandeprojekten rapporterar om avvikelser

I de olika genomförandeprojekten har man analyserat den av utredningen framtagna kravspecifikationen med utgångspunkt i att den ska genomföras med de ändringar som är nödvändiga för att säkerställa kompatibilitet och förvaltningsbarhet. Behovet av nödvändiga förändringar rapporteras till Arkitekturutskottet samt – via Programsamordnaren – till Styrgruppen.

2014-10-15 De modifierade kravspecifikationerna är uppdaterade för Sammansatt bastjänst & Uppgiftskravstjänst

Den första fasen av verksamheten har resulterat i ett underlag som kan tas till upphandling och in till de utvecklingsprojekt som ska startas. De olika projekt inom vilka tjänsterna ska utvecklas planeras och tilldelas resurser.

2014-11-28 De modifierade kravspecifikationerna är uppdaterade för Avisering respektive Slutanvändarfunktionaliteter

2014-12-31 Bolagsverket redovisar regeringsuppdrag N2014/3041/ENT - Utvecklingen startar

Utifrån de förstudier och de modifierade kravspecifikationer som utarbetats under hösten 2014 har Bolagsverket genomfört en upphandling och planerat för de utvecklingsprojekt som ska genomföras. Genomförandeprojekten Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst inleder sin utvecklingsfas (Fas 2).

2015-03-01 Delrapportering av arbetet i utvecklingsfasen till Uppgiftslämnarutredningen

Mot bakgrund av den slutrapportering som ska ske senast den 30 mars 2015 gör alla utvecklingsprojekten något mera omfattande statusrapportering till den första mars 20155.

SOU 2015:33

Bilaga 9

6

2015-03-30 Uppgiftslämnarutredningen lämnar slutbetänkande och Tillväxtverket slutredovisar tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen regeringsuppdrag N2014/3042/ENT.

Slutbetänkandet kommer bland annat att beskriva den samverkanspunkt som utredningen enligt sina direktiv har att etablera liksom det företagsdataforum som ska bildas. I detta betänkande kommrt även förslag till författningsreglering avseende bl.a. sekretess att ges. Slutrapportering för regeringsuppdraget N2014/3042/ENT som Tillväxtverket tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen ansvarar för, ska överlämnas till regeringen senast den 30 mars 2015, d.v.s. samtidigt som utredningens slutbetänkande.

2015-03-30 Första delleverans av Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst

Den 30 mars ska de första delarna vara lanserade, vilket innefattar en första version av Uppgiftskravstjänsten baserad på nuvarande uppgiftskravsregister med ett enkelt administrationsgränssnitt. Sammansatta bastjänsten använder ett urval av de grundläggande företagsuppgifterna från SCB, Skatteverket och Bolagsverket. I verksamt.se har företagsuppgifterna på ”Min sida” kompletterats med uppgifter som hämtas från den sammansatta bastjänsten. Tjänsten ”Hitta tillstånd” har vidareutvecklats för att visa innehåll från Uppgiftskravstjänsten.

2015-06-30 senaste datum då ett system enligt regeringens direktiv ska finnas på plats

Enligt direktiv 2013:111 till Uppgiftslämnarutredningen ska målsättningen vara att ett system för företagens uppgiftslämnande ska finnas på plats senast under första halvåret 2015.

2015-07-01 och framåt: Arbetet fortsätter

Under 2015 och 2016 forsätter utvecklingen av de olika delarna i systemen. De delrapporter som lämnas av utvecklingsprojekten den 1 mars 2015 och senare vunna kunskaper kommer att styra inriktningen på utvecklingen och prioriteringarna mellan olika utvecklingsinsatser. Resurserna kan koncentreras till områden där man kan förvänta sig störst framgång och därmed störst effekt för företagen. Följande utvecklingsområden kan i nuläget identifieras:

SOU 2015:33

Bilaga 9

När tjänsten är lanserad i en första version och när de tre myndigheterna som enligt plan ska leverera grundläggande uppgifter om företag kan förse den sammansatta bastjänsten med dessa är första steget slutfört. Då fortsätter arbetet med att ta fram anslutningsplaner för andra myndigheters e-tjänster till tjänsten. Samtidigt kan också ett arbete ske för att inkludera ytterligare andra myndigheter som förfogar över sådan information om företag som kan bedömas utgöra central företagsinformation i framtiden.

Uppgiftskravstjänsten

De tretton myndigheter som har anslutit sig till Uppgiftskravstjänsten (som stödjer funktionen ”Ansök och anmäl”) arbetar aktivt med att hålla tjänsten uppdaterad. Den vidare utvecklingen som kan ske är att påbörja en utvidgning av uppgiftskravstjänsten med uppgiftskrav från flera myndigheter men också från kommuner.

Slutanvändarfunktionaliteter i Verksamt

Slutanvändarfunktionaliteter är framtagna och innehåller grunder för funktionerna ”Ansök och anmäl” samt ”Mina företagsuppgifter” som föreslagits av Uppgiftslämnarutredningen. Arbetet inriktas på en fortsatt utveckling av metoder för att personifiera tjänster för företagen.

Aviseringstjänsten (stödjer funktionen ”Att-göra”)

Infrastrukturen för att avisera företagare om aktuella krav om uppgifter från myndigheter är ”Mina meddelanden”. Det innebär att anslutning till Aviseringstjänsten förutsätter anslutning till ”Mina meddelanden”. Arbetet fortsätter med att öka anslutningsgraden till Mina medelanden, både av användare och av myndigheter. Arbetet drivs av organisationen för ”Mina Meddelanden”.

SOU 2015:33

Bilaga 9

8

Bilaga – Bolagsverkets finansieringsplan

I det nedanstående beskrivs Bolagsverkets uppskattning av sina kostnader för leveranserna av sammansatt bastjänst och uppgiftskravstjänst indelat i tre etapper. Eftersom det pågår ett förstudiearbete med syfte att ta fram en mer konkret leveransplan kommer det med stor sannolikhet att behöva göras vissa justeringar i dessa estimat. Kostnaderna inkluderar kostnader för arbetsplatser(inkl. datorer, lokaler och licenser). Kostnader i samband med en eventuell överföring av uppgiftskravsregistret till Tillväxtverket är inte medräknat i dessa kostnader. Upphandling/ avrop av konsulter kommer att göras löpande med start från 2014-09-30.

Antaganden:

I snitt arbetar 34 heltidsarbetare i projekten för Uppgiftskravstjänsten och den Sammansatta bastjänsten under denna period. Utgångvärdet är att 60% av denna leveranskapacitet upphandlas externt (konsulter). Resterande leveranskapacitet (40%) är interna resurser primärt från Bolagsverket. Interna resurser Bolagsverket, snittpris/ timme: 800 kr Externa resurser, snittpris/ timme: 900 kr Första fasen avser förstudier och inte utveckling, därav lägre kostnad.

Etapp 1 – 2014-09 — 2014-11 Sammansatt bastjänst: 1 mkr egna resurser Uppgiftskravstjänst: 1 mkr egna resurser Upphandling: 3 mkr Totalt: 5 mkr

Etapp 2 – 2014-11 — 2015-03 Sammansatt bastjänst: 3,5 mkr egna resurser Uppgiftskravstjänst: 3,5 mkr egna resurser Upphandling: 11 mkr Totalt: 18 mkr

Etapp 3 - 2015-03 — 2015-12 Sammansatt bastjänst: 7,5 mkr egna resurser Uppgiftskravstjänst: 7,5 mkr egna resurser Upphandling: 26 mkr (ca 5 mkr avser upphandling av komponenter) Totalt: 41 mkr

Bilaga 10

Sid

1 (15)

Programplan – Uppgiftslämnarservice för företagen

Författare

Styrgruppen

Fastställd, datum

2014-10-02

Ändrad, datum

2014-10-30

Bilagor

Nr Beteckning

Version Identitet

1 Uppdrag arkitekturutskottet

2 Uppdrag juridiska utskottet

3 Uppdrag kommunikationsutskottet

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

2 (15)

Innehållsförteckning

1. Bakgrund ............................................................................................................................ 3 2. Inledning ............................................................................................................................. 3 Om Uppgiftslämnarutredningen ................................................................................. 3 2.1 Om verksamt.se .......................................................................................................... 4 2.2 Om Mina meddelanden .............................................................................................. 4 2.3 3. Programmets mål och avgränsning .................................................................................... 4 Effektmål .................................................................................................................... 4 3.1 Produktmål ................................................................................................................. 4 3.2 4. Tidsplan, aktiviteter och budget ......................................................................................... 6 Generella förutsättningar och ramar för arbetet ......................................................... 6 4.1 Tidsplan ...................................................................................................................... 8 4.2 Aktiviter ..................................................................................................................... 8 4.3 Budget ...................................................................................................................... 10 4.4 5. Organisation, leverabler och bemanning .......................................................................... 11 Organisation ............................................................................................................. 11 5.1 Styrning av projekten Sammansatt bastjänst, Uppgiftskravstjänst och 5.2 Slutanvändarfunktionaliteter i förhållande till verksamt.se ................................................. 12 Bemanning ............................................................................................................... 14 5.3 6. Programexternt ................................................................................................................. 15 Beroenden/avgränsningar ......................................................................................... 15 6.1 Information och förankring ...................................................................................... 15 6.2 7. Uppföljning och rapportering ........................................................................................... 15

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

3 (15)

1. Bakgrund

Regeringen har tydliggjort att genomförandet av Uppgiftslämnarutredningens förslag, dir. 2013:111 (tilläggsdirektiv), innebär att utredningen ska samordna den av utredningen föreslagna Servicetjänstens funktioner och funktionalitet med företagsportalen Verksamt (verksamt.se). Samordningen ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningen.

1

Samordningen av

berörda myndigheter och utredningen leds av en Arbetsgrupp

2

som fungerar som operativ

styrgrupp (betecknas Styrgruppen).

Arbetsgruppen har i ”Progressrapport till referensgruppen” identifierat ett antal möjligheter att samordna förslagen i utredningens delbetänkande (SOU 2013:80) med det arbete som pågår inom verksamt.se. Två centrala komponenter har pekats ut, en uppgiftskravstjänst och en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter. Även en aviseringsfunktion föreslås inom systemet för företagens uppgiftslämnande. Vidare framhåller arbetsgruppen möjligheten att använda ”Mina meddelanden” för den kommunikation som kan aktualiseras.

Samordningen preciseras och dokumenteras i föreliggande programplan som bl.a. innehåller handlings- och tidsplan.

2. Inledning

Denna programplan avser primärt samordning för att genomföra ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen genom en uppgiftslämnarservice för företagen. Arbetet innebär att Uppgiftslämnarutredningens förslag i form av den s.k. Servicetjänsten realiseras inom ramen för verksamt.se och Mina meddelanden.

Programplanen fastställs inom ramen för bakomliggande uppdrag där genomförandearbetet sker i tre etapper med följande slutdatum: 2014-11-28, 2015-03-30 och 2015-12-31.

Om Uppgiftslämnarutredningen

2.1

Uppgiftslämnarutredningens ursprungliga uppdrag (dir. 2012:35) var att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Utredningen har i sin delredovisning (N2013/12607ENT) samt i sitt betänkande (SOU 2013:80) lämnat förslag härpå. Enligt tilläggsdirektiv 2013:111 ska utredningen förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att realisera detta förslag. Uppdraget ska slutredovisas senast den 30 mars 2015. Målsättningen är att ett system för företagens uppgiftslämnande ska finnas på plats senast under första halvåret 2015.

1 Minnesanteckningar Runda bordssamtal den 27 maj 2014. 2 Direktör Inga Otmalm, Bolagsverket, enhetschef Magnus Wallin, Skatteverket, avdelningschef Cecilia Hertzman, Statistiska Centralbyrån, enhetschef Anna Johansson, Tillväxtverket, utredningssekreterare Jan Sjösten, Edelegationen och utredaren professor Cecilia Magnusson Sjöberg, Uppgiftslämnarutredningen. 3 Dir. 2012: 35, dir. 2013:51, dir. 2013:111 och dir. 2014:78

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

4 (15)

Om verksamt.se

2.2

Verksamt.se är en utvecklingsinsats i samverkan mellan Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket som samlar information och service från myndigheterna ur ett företagarperspektiv i syfte att förenkla för företagare. På verksamt.se är det idag möjligt att lämna in vissa uppgifter till Skatteverkets och Bolagsverkets e-tjänster. Med anledning av tjänstedirektivets

4

krav är det

också möjligt att via verksamt.se ansöka om ett stort antal tillstånd. Användargränssnitt och funktionalitet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande ligger i linje med den pågående utvecklingen inom verksamt.se.

Om Mina meddelanden

2.3

Mina meddelanden är ett samverkansprojekt mellan Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Tillväxtverket och Transportstyrelsen. Dessa sju myndigheter svarar för styrning, via en myndighetsgemensam styrgrupp, samt för finansiering av utvecklingsinsatsen. Utvecklingsinsatsen är i genomförandefasen och Skatteverket är färdledande myndighet enligt E-delegationens terminologi. Utvecklingen sker i huvudsak hos Skatteverket, med egen personal. Sedan 2012 har Skatteverket i uppdrag, via förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, att svara för en myndighetsgemensam infrastruktur för säkra elektroniska försändelser.

3. Programmets mål och avgränsning

Effektmål

3.1

Effektmålen avspeglar utredningens mål utifrån regeringens direktiv och uppdrag. Procentsatserna utgör en uppskattning av varje effektmåls betydelse för programmet utifrån uppdragets formulering.

Nr Beskrivning med mätbarhet

Betydelse

E1 Enklare för företag att lämna uppgifter

45 %

E2 Minska företagens uppgiftslämnande

45 %

E3 Billigare och/eller bättre statlig förvaltning

10 %

Produktmål

3.2

Programplanens produktmål syftar till att skapa förutsättningar för ett framtagande av fyra leverabler som tas fram i motsvarande s.k. genomförandeprojekt, samt att fördela ansvar för framtagandet och leverablernas framtida förvaltning. De aktuella leverablerna för uppgiftslämnarservice för företagen är:

1. en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter

2. en uppgiftskravstjänst

3. en avviseringstjänst

4. slutanvändarfunktionaliteter.

4 Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

5 (15)

P1 Gemensam handlingsplan P1.1 Tidsplan för realisering av system för uppgiftslämnarservice, första etappen till 2014-11-28.

P1.2 Tidsplan för realisering av system för uppgiftslämnarservice, andra etappen till 2015-03-30.

P1.3 Tidsplan för realisering av system för uppgiftslämnarservice, tredje etappen till 2015-12-31

P2 System för uppgiftslämnarservice

P2.1 Sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter

Den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter levererar information om ett företag till funktionerna ”Mina företagsuppgifter”, ger möjlighet att förifylla formulär i myndigheters e-tjänster samt presentation av relevanta uppgiftskrav för ett företag

P2.2 Uppgiftskravstjänst

Tjänsten för uppgiftskrav utgörs av register över de uppgiftskrav som ställs på företag från det offentliga, samt ett användargränssnitt där offentliga aktörer kan administrera sina uppgiftskrav. Tjänsten används för att realisera funktionerna ”Ansök/Anmäl”, viktiga datum och ”Att -göra”.

P2.3 Aviseringstjänst

Aviseringstjänsten möjliggör att en representant för ett företag ska kunna bli meddelad när en myndighet begär att ett uppgiftskrav ska fullgöras. Tjänsten används för att realisera funktionen ”Att- göra”.

P2.4 Slutanvändarfunktionaliteter

På verksamt.se ska det vidareutvecklas funktioner för företagen:

1. Visa mina grundläggande uppgifter vilka hämtas från P2.1, sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter.

2. ”Ansök/Anmäl”. Hitta de företagsinitierade uppgiftskrav som kan vara relevanta

för företaget vilka hämtas från P2.2.

3. Se icke aviserade myndighetsinitierade uppgiftskrav, viktiga datum för företaget.

Spårbarhet mellan effekt- och produktmål

5

Effektmål

P.2.1 P2.2 P2.3 P2.4

E1- Enklare för företag att lämna uppgifter

x x x X

E2- Minska företagens uppgiftslämnande

X x

E3- Billigare och/eller bättre statlig förvaltning

X X X X

”x”: Indirekt bidrag till effektmålet ”X”: Direkt bidrag till effektmålet

5 P1 har inte tagits med i denna tabell då det inte är meningsfullt med spårbarhet mellan handlingsplan och effektmål.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

6 (15)

4. Tidsplan, aktiviteter och budget

Generella förutsättningar och ramar för arbetet

4.1

Förutsättningarna ges av utredningens direktiv tillsammans med efterföljande regeringsuppdrag till berörda myndigheter. Uppgiftslämnarutredningens uppdrag anges huvudsakligen i tilläggsdirektiv (dir. 2013:111).

Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket har fått i uppdrag (N2014/3042/ENT) av regeringen att tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen vidareutveckla samt anpassa den myndighetsgemensamma företagarportalen verksamt.se och Uppgiftslämnarutredningens förslag om system för företagens uppgiftslämnande. Arbetet ska resultera i att Uppgiftslämnarutredningens förslag till uppgiftslämnarservice/-tjänst och verksamt.se samordnas till en funktionalitet på verksamt.se. Arbetet ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningen.

Bolagsverket har utöver detta fått i uppdrag (N2014/3041/ENT) att upphandla en teknisk lösning för denna funktionalitet som innebär att Uppgiftslämnarutredningens (N 2012:01) förslag om servicetjänst realiseras inom ramen för verksamt.se. I uppdraget ingår att samverka med Uppgiftslämnarutredningen i framtagandet av anvisningar för upphandlingen i den utsträckning som behövs för att säkerställa den tekniska lösningens kompatibilitet med verksamt.se samt att den tekniska lösningen ska kunna förvaltas av Bolagsverket. Uppdraget att upphandla en teknisk lösning består av två komponenter: en uppgiftskravstjänst baserad på ett uppgiftskravsregister och en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag.

Enligt utredningens tilläggsdirektiv (Dir. 2013:111) ska utredaren fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla den kartläggning som 14 myndigheter har gjort av företagens uppgiftslämnande, så att den kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. Förvaltarskapet över existerande kartläggning gick över från Bolagsverket till utredningen den 1 april 2014. Bolagsverkets uppdrag att upphandla en teknisk lösning för företags uppgiftslämnande kommer att medföra krav på registrets innehåll, som därför måste kvalitetssäkras och kompletteras med ytterligare uppgifter. Även utvalda grundläggande uppgifter behöver kvalitetssäkras och vidareutvecklas. Bolagsverket har genom ändring av regleringsbrevet för 2014 fått i uppdrag att kartlägga och analysera förutsättningarna för att förvalta, driva och utveckla en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter. I detta syfte behöver Bolagsverket och de andra myndigheter som ska leverera information till en sådan sammansatt bastjänst (Skatteverket och SCB) utarbeta en anslutningsplan till bastjänsten. Organisationen för arbetet i form av beslutsordning och styrande dokument åskådliggörs i figuren nedan.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

7 (15)

Figur 1: Beslutsordning och styrande dokument

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

8 (15)

Tidsplan

4.2

Figuren nedan visar översiktligt hur leverablerna är planerade fram till slutet av 2015.

Figur 2: Etappindelad tidsplan

6

Aktiviter

4.3

För varje produktmål (se ovan) finns ett antal större leveranser. För respektive produktmål utgörs leveranserna i huvudsak av först en kravspecifikation och sedan en systemleverans som kan ske i delleveranser. Arkitekturutskottet bereder underlag till Styrgruppen för beslut vad gäller leverabler och tidsplan.

2014-09-30 Förstudie samsyn Avisering/Ärendeöversikt slutförd Förstudien har resulterat i ett förslag om hur maskinläsbara meddelanden som anger ett ärendes status hos en myndighet kan hanteras inom ramen för Mina meddelanden. Förslaget innehåller allt som är nödvändigt för att utredningens förslag om en ”Att- göra-lista” ska kunna förverkligas, antingen som en del av verksamt.se eller – i andra hand – som en del av tjänsten ”Min

6 En mer detaljerad tidsplan med aktivitetsbeskrivningar finns i handlingsplanen.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

9 (15)

myndighetspost”. Förslaget utgör underlag för styrgruppen för Mina meddelanden att besluta om att förslaget ska vidareutvecklas/förverkligas.

2014-09-30 Genomförandeprojekten rapporterar om avvikelser I de olika genomförandeprojekten har man analyserat den av utredningen framtagna kravspecifikationen med utgångspunkt i att den ska genomföras med de ändringar som är nödvändiga för att säkerställa kompatibilitet och förvaltningsbarhet. Behovet av nödvändiga förändringar rapporteras till Arkitekturutskottet samt – via Programsamordnaren – till Styrgruppen.

2014-10-15 De modifierade kravspecifikationerna är uppdaterade för Sammansatt bastjänst & Uppgiftskravstjänst Den första fasen av verksamheten har resulterat i ett underlag som kan tas till upphandling och in till de utvecklingsprojekt som ska startas. De olika projekt inom vilka tjänsterna ska utvecklas planeras och tilldelas resurser.

2014-11-10 Arbetet med kvalitetssäkring av kartläggningen av uppgiftskrav startar. Arbetet utförs av de 13 kartläggande myndigheterna och koordineras av Uppgiftslämnarutredningen i samarbete med Bolagsverket.

2014-11-28 De modifierade kravspecifikationerna är uppdaterade för Avisering respektive Slutanvändarfunktionaliteter.

2014-11-28 Utvalda grundläggande uppgifter från SCB, Skatteverket och Bolagsverket har kvalitetssäkrats och vidareutvecklats inför första delleverans av sammansatt bastjänst.

2014-12-31 Bolagsverket redovisar regeringsuppdrag N2014/3041/ENT – Utifrån de förstudier och de modifierade kravspecifikationer som utarbetats under hösten 2014 har Bolagsverket genomfört en upphandling och planerat för de utvecklingsprojekt som ska genomföras. Genomförandeprojekten Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst inleder sin utvecklingsfas (Fas 2).

2015-01-15 Utvalda delar av uppgiftskravsregistret är kvalitetssäkrade och uppdaterade samt har kompletterats med ytterligare uppgifter enligt identifierade behov och instruktion.

2015-03-01 Delrapportering av arbetet i utvecklingsfasen till Uppgiftslämnarutredningen Mot bakgrund av den slutrapportering som ska ske senast den 30 mars 2015 gör alla utvecklingsprojekten något mera omfattande statusrapportering till den första mars 2015.

2015-03-30 Uppgiftslämnarutredningen lämnar slutbetänkande och Tillväxtverket slutredovisar tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen regeringsuppdrag N2014/3042/ENT. Slutbetänkandet kommer bland annat att beskriva den samverkanspunkt som utredningen enligt sina direktiv har att etablera liksom det företagsdataforum som ska bildas. I detta betänkande kommer även förslag till författningsreglering avseende bl.a. sekretess att lämnas. Slutrapportering för regeringsuppdraget N2014/3042/ENT som Tillväxtverket tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen ansvarar för, ska överlämnas till regeringen senast den 30 mars 2015, d.v.s. samtidigt som utredningens slutbetänkande.

2015-03-30 Första delleverans av Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

10 (15)

Den 30 mars ska de första delarna vara lanserade, vilket innefattar en första version av Uppgiftskravstjänsten baserad på nuvarande uppgiftskravsregister och en utvecklad teknisk lösning för registret, samt ett användargränssnitt där myndigheterna kan administrera sina uppgiftskrav. Sammansatta bastjänsten använder ett urval av de grundläggande företagsuppgifterna från SCB, Skatteverket och Bolagsverket. I verksamt.se har företagsuppgifterna på ”Min sida” kompletterats med uppgifter som hämtas från den sammansatta bastjänsten. Tjänsten ”Hitta tillstånd” har vidareutvecklats för att visa innehåll från Uppgiftskravstjänsten.

2015-06-30 Datum då ett system enligt regeringens direktiv ska finnas på plats Enligt direktiv 2013:111 till Uppgiftslämnarutredningen ska målsättningen vara att ett system för företagens uppgiftslämnande ska finnas på plats senast under första halvåret 2015.

Budget

4.4

De deltagande organisationernas kostnader tas inom ramen för befintliga anslag samt särskilt avsatta medel enligt regeringsbeslut. Även finansiering av verksamt.se under 2014 sker inom ramen för myndigheternas befintliga anslag.

Bolagsverket har tilldelats ett anslag på 40 miljoner kr för utveckling (inkl. upphandling) av den Sammansatta bastjänsten samt Uppgiftskravstjänsten motsvarande Fas 1 och 2 som Uppgiftslämnarutredningen har lämnat i sitt tidigare betänkande. Finansiering av funktionalitet motsvarande Fas 3 och 4 som utredningen har lämnat i sitt tidigare betänkande hanteras i nästa steg med Näringsdepartementet.

De anpassningar som krävs i verksamt.se avseende slutanvändarfunktionaliteter finansieras inom ramen för den 15 mkr som tilldelats Tillväxtverket för år 2015. Av regeringens budgetproposition 2014 s 81 framgår att anslaget 1:4 Tillväxtverket har förstärkts från 2015 och framåt med 15 miljoner kronor för finansiering av driften av det kommande uppgiftskravsregistret.

Anpassningar i Mina meddelanden avseende aviseringstjänsten finansieras inom ramen för Mina meddelanden (SKV). Om en justerad finansiering för detta behövs ska det hanteras i dialog med Finansdepartementet.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

11 (15)

5. Organisation, leverabler och bemanning

Organisation

5.1

Organisation i form av delgrupperingar inom ramen för programmet åskådliggörs i figuren nedan.

Figur 3: Organisationsschema

Styrgruppen tar inom ramen för bakomliggande uppdrag ställning till den närmare omfattningen och specificeringen av leverablerna inom programmet samt om rapportering till referensgruppen.

Styrgruppen är med hjälp av utredningens kooridinering ansvarig för att säkra planering, samordning och uppföljning i enlighet med den fastställda programplanen.

Styrgruppen kan tillsätta utskott i genomförandearbetet. Ett utskott ska vara beredande, ej beslutande. Respektive utskott ansvarar för att involvera berörda myndigheter, andra aktörer och särskilt företagare i utvecklingen för att säkerställa användbarheten. Det arbetet bör även ske i samordning mellan utskotten när det är relevant.

Följande utskott ska finnas i genomförandearbetet: Arkitekturutskottet, Juridiska utskottet, och Kommunikationsutskottet.

En

programsamordnare som har i uppgift att koordinera genomförandeprojekten.

Programsamordnaren ska få regelbundna statusrapporter från genomförandeprojekten, samt ta del av relevant information genom kontakter med projektledarna och vara sammankallande i Arkitekturutskottet, Juridiska utskottet samt Kommunikationsutskottet. Programsamordnaren rapporterar till Styrgruppen och ansvarar för att följa upp eventuella avvikelser från programplan.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

12 (15)

Utskott för arkitektur (Arkitekturutskottet) har till uppgift att säkerställa att en verksamhets-

och IT-arkitektur tas fram för alla ingående delar av leveransen. Detta ska göras i nära samarbete med organisationerna för verksamt.se och Mina meddelanden med fokus på såväl leverabler som anslutande myndigheter. Utskottet ska klargöra specifika frågeställningar på en övergripande nivå, exempelvis frågor om informationssäkerhet, hur uppgiftskravstjänsten bör realiseras på kort och längre sikt och hur aviseringstjänsten bör utformas. (För uppdragsbeskrivning, se bilaga 1.)

Utskott för juridik (Juridiska utskottet) ska säkerställa det rättsliga stödet för

uppgiftslämnarservice i verksamt.se samt bistå i utredningens övriga juridiska frågor kopplade till förvaltningen av leverablerna i uppgiftslämnarservice, bl.a. säkerhets- och organisatoriska aspekter. (För uppdragsbeskrivning, se Bilaga 2.)

Utskott för kommunikation (Kommunikationsutskottet) ansvarar för att ta fram och föreslå en

extern kommunikationsplan för hur insatserna kommuniceras med Uppgiftslämnarservice målgrupper (anslutande myndigheter, slutanvändare och övriga intressenter). (För uppdragsbeskrivning, se bilaga 3.)

Styrning av projekten Sammansatt bastjänst, Uppgiftskravstjänst och

5.2

Slutanvändarfunktionaliteter i förhållande till verksamt.se

Verksamt.se har inom ramen för myndighetssamarbetet Starta och driva företag en etablerad organisation för samverkan och en styrmodell som tydliggör ansvar och beslutsvägar. Vidare har regeringen uppdragit åt Bolagsverket att upphandla en teknisk lösning som innebär att Uppgiftslämnarutredningens förslag om servicetjänst kan förverkligas inom ramen för verksamt.se. I uppdraget ingår bl.a. att samverka med Uppgiftslämnarutredningen vid framtagandet av anvisningar för upphandlingen för att säkerställa den tekniska lösningens kompatibilitet med verksamt.se.

I syfte att åstadkomma en effektiv beslutshantering inom ramen för programorganisationen behöver styrning för det arbete som även berör verksamt.se förtydligas enligt följande.

Projektet ”Slutanvändarfunktionaliteter” är ett genomförandeprojekt som startats med anledning av regeringsuppdragen. När projektledaren till detta projekt lyfter en fråga för beslut ska det ske till Tillväxtverkets representant i ledningsgruppen för myndighetssamarbetet Starta och driva företag (f.n. Anna Johansson) som även ingår i den operativa Styrgruppen för programorganisationen (Styrgruppen).

Projektet Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst är ett genomförandeprojekt som startats med anledning av regeringsuppdragen. När projektledaren till detta projekt lyfter en fråga för beslut ska det ske via Bolagsverkets representant i styrgruppen för myndighetssamarbetet Starta och driva företag (f.n. Helena Morgonsköld) till deras representant (f.n. Inga Otmalm) i Styrgruppen för programorganisationen.

Tillväxtverkets (TVVs) respektive Bolagsverkets (BOLs) representant i myndighetssamarbetet bedömer sedan om frågan kan hanteras inom ramen för Verksamts styrmodell där eller om den bör hanteras inom programorganisationen. Om det finns anledning att anta att frågan behöver hanteras inom ramen för programorganisationen ska TVVs respektive BOLs representant kontakta programsamordnaren för samråd. Kontakt med programsamordnaren ska även ske om en fråga berör andra genomförandeprojekt eller utskottens arbete. Programsamordnaren kan

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

13 (15)

sedan tillsammans med Tillväxtverkets respektive Bolagsverkets representant i Styrgruppen även stämma av med kontaktpersonerna för berörda projekt eller utskott. Eftersom förankring och information är viktiga för samverkan ingår också att se till att de personer, myndigheter och grupperingar som berörs får information och möjlighet att ha synpunkter innan beslut fattas.

Exempel på frågor som hanteras inom ramen för Verksamts styrmodell :

- tillföra resurser från myndigheterna - behov av koordinering/prioritering inom myndigheten - godkännande av representation

Exempel på frågor som hanteras inom Styrgruppen

- behov av prioritering mellan de olika projekten inom programmet - behov av prioritering av olika frågor som t.ex. it- säkerhet, juridik, tillgänglighet, kommunikation och användarbehov.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

14 (15)

Bemanning

5.3

Tabellen nedan visar resurser som ingår i organisationen för att genomföra uppgiftslämnarservice för företagen.

Organisation Namn/ tillhörighet och roll

Referensgrupp Statssekreterare Näringsdepartmentet (sammankallande) Generaldirektörerna för Bolagsverket, Skatteverket, och Tillväxtverket Kanslichefen för E-delegationen, samt en representant från Finansdepartementet Representanter från Näringsdepartementet Arbetsgrupp: tillika operativ styrgrupp (Styrgruppen)

Cecilia Magnusson Sjöberg, Uppgiftslämnarutredningen (Koordinator och sammankallande)

Inga Otmalm, Bolagsverket Magnus Wallin, Skatteverket Cecilia Hertzman, Statistiska Centralbyrån Anna Johansson, Tillväxtverket Ewa Carlsson, E-delegationen Jan Sjösten, E-delegationen

Programsamordnare Leo Jager, Uppgiftslämnarutredningen Arkitekturutskott Staffan Malmgren, Uppgiftslämnarutredningen (sammankallande) Janne Elvelid, Uppgiftslämnarutredningen Bengt Eriksson, Uppgiftslämnarutredningen Per Granstrand, Bolagsverket Fredrik Nordlander, Bolagsverket Henrik Sandberg, Statistiska Centralbyrån Magnus Wallström, Skatteverket Magnus Lundsten, Tillväxtverket Staffan Bornehäger, Tillväxtverket Jan Sjösten, E-delegationen Juridiskt utskott Annika Palm, Uppgiftslämnarutredningen (sammankallande) Linn Kempe, Bolagsverket (ordinarie) Gunnar C. Svensson, Skatteverket (ordinarie) Kristina Lindskog, Tillväxtverket (ordinarie) Kommunikationsutskott Maryam Hansson Edalat, Uppgiftslämnarutredningen (sammankallande) Lina Näsström, Bolagsverket Karin Willner, Skatteverket Gunilla Svensson, Tillväxtverket Johanna Hjärtberg, Tillväxtverket Projekt Sammansatt bastjänst och Uppgiftskravstjänst

Mattias Ekhem, Bolagsverket (förstudieledare) Jörgen Manneby, Bolagsverket (projektledare) Representanter Uppgiftslämnarutredningen, Skatteverket, Tillväxtverket

Projekt Aviseringstjänst Magnus Wallström, Skatteverket (projektledare) Representanter Uppgiftslämnarutredningen, Bolagsverket, Tillväxtverket Projekt Slutanvändarfunktionaliteter

Johan Bergsten, Bolagsverket (projektledare) Representanter Uppgiftslämnarutredningen, Bolagsverket, Skatteverket

SOU 2015:33

Bilaga 10

Sid

15 (15)

6. Programexternt

Beroenden/avgränsningar

6.1

Myndigheternas möjligheter och planer för anslutning till systemet och dess komponenter påverkas av primärt följande förhållanden.

Tillväxtverkets ansvar och uppdrag är kopplade till tjänstedirektivet och yrkeskvalifikationsdirektivet. Samordning måste ske med kraven från tjänstedirektivet och införandet av det moderniserade yrkeskvalifikationsdirektivet som gäller elektronisk inlämning av uppgifter via verksamt.se för att se till att olika lösningar för uppgiftsinlämning inte leder till parallella strukturer.

Uppgiftslämnarutredningen ska enligt tilläggsdirektiv etablera en samverkanspunkt, bilda ett forum samt analysera och redovisa de sekretessfrågor som förslagen väcker. Dessa uppdrag tas om hand inom ramen för utredningens organisation (utredningssekretariatet).

Regeringen beslutade den 11 september 2014 om uppdrag till Tillväxtverket att i dialog med Uppgiftslämnarutredningen kartlägga och analysera förutsättningarna för ett övertagande av uppgiftskravsregister och uppgiftsdefinitionsregister, samordningen av uppgiftskrav samt att driva och upprätthålla samverkanspunkt och forum. Bolagsverket har samma dag fått i uppdrag att kartlägga och analysera förutsättningarna för att förvalta, driva och utveckla den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. Uppdraget ska genomföras i dialog med Uppgiftslämnarutredningen (N2012:01). Uppdragen till Tillväxtverket och Bolagsverket ska redovisas till Näringsdepartementet senast den 15 december 2014.

Information och förankring

6.2

Se uppdragsbeskrivning till kommunikationsutskottet samt den kommunikationsplan som utskottet ska ta fram.

7. Uppföljning och rapportering

Uppföljning och rapportering för varje utskott regleras i uppdragsbeskrivningen för varje utskott. Rapportering från och uppföljning av genomförandeprojekten sker dels till utskotten, dels till programsamordnaren.

Varje part i samarbetet ansvarar för rapportering till Regeringskansliet i enlighet med beslutade regeringsuppdrag.

Uppdraget att samordna ett system för företagens uppgiftslämnande med verksamt.se ska redovisas till Näringsdepartementet i de delrapporter som Uppgiftslämnarutredningen ska lämna i enligt med tilläggsdirektiv 2013:111. Slutredovisning ska göras av Tillväxtverket tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen senast den 30 mars 2015.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Arkitekturutskottet – uppdrag och bemanning

1. Bakgrund

Regeringen har tydliggjort att genomförandet av Uppgiftslämnarutredningens uppdrag, dir. 2013:111 (tilläggsdirektiv), innebär att utredningen ska samordna den föreslagna Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i företagsportalen Verksamt (verksamt.se). Syftet med förtydligandet har varit att klargöra Uppgiftslämnarutredningens uppdrag.

Samordningen ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningens särskilda utredare. En referensgrupp bestående av statssekreterare Marita Ljung (sammankallande), generaldirektörerna för Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket, kanslichefen för E­delegationen samt en representant från Finansdepartementet har knutits till arbetet med samordningen. Uppgiftslämnarutredningen har sammankallat en arbetsgrupp, med relevanta myndighetsrepresentanter, som ska bistå operativt i samordningen, bl.a. genom att i dialog upprätta handlingsplan för samordningen samt identifiera och vid behov utreda tekniska, organisatoriska och juridiska frågor som uppstår i samordningen av Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i verksamt.se. Arbetsgruppen har utifrån sin roll och sina uppgifter antagit benämningen operativ styrgrupp.

Den operativa styrgruppen (styrgruppen) har bl.a. till uppgift att föreslå en organisation för samordningen utifrån de frågor som i och med samordningen behöver adresseras och hanteras, bl.a. att säkerställa gemensam målbild och att ta hand om de nya förutsättningarna utifrån tekniska, organisatoriska och juridiska perspektiv. Styrgruppen har för samordningen identifierat behovet av att organisatoriskt inrätta utskott för arkitektur, juridik och kommunikation. I nedanstående beskrivs arkitekturutskottets uppdrag, befogenheter och bemanning.

Promemoria

2014-09-02

Uppgiftslämnarutredningen

N 2012:01

SOU 2015:33

Bilaga 10

2. Tekniska/arkitekturmässiga förutsättningar

Uppgiftslämnarutredningen har identifierat och arbetat med ett antal funktioner för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Som en följd av samordningen med verksamt.se ska nu dessa funktioner levereras inom denna tjänst.

Samtliga hittills identifierade funktioner kommer även fortsättningsvis att vara relevanta, men behöver beaktas och bedömas utifrån de förutsättningar som samordningen med verksamt.se kommer att innebära.

3. Uppdrag, uppgifter och genomförande

3.1 Uppdrag och uppgifter

Arkitekturutskottet ska säkerställa att funktionaliteten i Uppgiftslämnarutredningens förslag om servicetjänst följer en gemensam arkitektur. Det innefattar att göra nödvändiga omarbetningar i den kravspecifikation för en teknisk lösning som ingår i detta förslag. Den tekniska lösningen ska vara kompatibel med verksamt.se och kunna förvaltas av Bolagsverket.

Utskottet är ett beredningsorgan som utifrån sitt uppdrag utreder tekniska och arkitekturmässiga frågor och lägger fram förslag. Utskottet ska på uppdrag av styrgruppen utforma övergripande krav på den funktionalitet som ska utvecklas. Utskottet ska samverka med experter i befintliga organisationer för verksamt.se, Mina meddelanden samt andra relevanta organisationer.

Utskottet ska

  • Bidra till den översiktliga programplan som styrgruppen tar fram.
  • Säkerställa att en verksamhets­ och IT­arkitektur tas fram för alla ingående leverabler så att de olika delarna fungerar ihop samt löpande förankra denna arkitektur i styrgruppen.
  • Ge genomförandeprojekten instruktioner och stöd för att genomföras i enlighet med denna arkitektur.

3.1 Uppdrag och uppgifter

Utskottet ska

  • Samverka med det juridiska utskottet så att den föreslagna tekniska arkitekturen har rättsligt stöd. Vid behov ska frågor lyftas till styrgruppen.
  • Samverka med kommunikationsutskottet
  • Genom deltagande i styrgruppsmöten samt genom skriftliga underlag rapportera till programsamordnaren och styrgruppen om utvecklingen.
  • Samarbeta nära med organisationerna för verksamt.se och Mina meddelanden med fokus på såväl leverabler som anslutande myndigheter.

SOU 2015:33

Bilaga 10

3

  • Under etapp två och tre samverka med upphandlande och systemutvecklande organisationer.
  • Utföra aktiviteter dels självständigt, dels som resurser i genomförandeprojekten. Dessa projekt drivs bland annat inom verksamt.se, Mina meddelanden och Uppgiftslämnarutredningen.
  • Tillse att den framtagna verksamhets­ och IT­arkitekturen följer e­ delegationens vägledningar och principer.

4. Bemanning och arbetsfördelning

Arkitekturutskottet bemannas och organiserar sin verksamhet på följande sätt:

  • Utskottet bemannas av personer ur utredningens sekretariat och av personer med relevant teknisk och verksamhetsspecifik kompetens från de myndigheter

7

som ingår i samordningsarbetet.

  • Utskottets arbete leds av en person ur utredningens sekretariat som också är sammankallande till utskottens möten.
  • Varje myndighet som ingår i samordningsarbetet får representeras i utskottet av upp till två ledamöter.
  • Utskottet kan vid behov anlita experter och även adjungera relevanta personer till utskottets möten.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Juridiska utskottets uppdrag och bemanning

1. Bakgrund

Regeringen har tydliggjort att genomförandet av Uppgiftslämnarutredningens uppdrag, dir. 2013:111 (tilläggsdirektiv), innebär att utredningen ska samordna den föreslagna Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i företagsportalen Verksamt (verksamt.se). Syftet med förtydligandet har varit att klargöra Uppgiftslämnarutredningens uppdrag.

Samordningen ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningens särskilda utredare. En referensgrupp bestående av statssekreterare Marita Ljung (sammankallande), generaldirektörerna för Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket, kanslichefen för E­delegationen samt en representant från Finansdepartementet har knutits till arbetet med samordningen. Uppgiftslämnarutredningen har sammankallat en arbetsgrupp, med relevanta myndighetsrepresentanter, som ska bistå operativt i samordningen, bl.a. genom att i dialog upprätta handlingsplan för samordningen samt identifiera och vid behov utreda tekniska, organisatoriska och juridiska frågor som uppstår i samordningen av Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i verksamt.se. Arbetsgruppen har utifrån sin roll och sina uppgifter antagit benämningen operativ styrgrupp.

Den operativa styrgruppen (styrgruppen) har bl.a. till uppgift att föreslå en organisation för samordningen utifrån de frågor som i och med samordningen behöver adresseras och hanteras, bl.a. att säkerställa gemensam målbild och att ta hand om de nya förutsättningarna utifrån tekniska, organisatoriska och juridiska perspektiv. Styrgruppen har för samordningen identifierat behovet av att organisatoriskt inrätta utskott för arkitektur, juridik och kommunikation. I nedanstående beskrivs det juridiska utskottets uppdrag, befogenheter och bemanning.

Promemoria

2014-09-09

Uppgiftslämnarutredningen

N 2012:01

SOU 2015:33

Bilaga 10

2

2. Rättsliga förutsättningar

Uppgiftslämnarutredningen har identifierat och analyserat ett antal juridiska frågeställningar i utarbetandet av den s.k. Servicetjänsten och dess funktioner och funktionalitet. De aktuella rättsområdena är främst offentlighet och sekretess, arkivering och gallring, personuppgiftsbehandling samt informationssäkerhet. Utredningens uppdrag har även föranlett juridiska frågor som rör konstitutionell rätt, offentlig upphandling och bestämmelser om vidareutnyttjande av offentlig information (PSI). För att säkerställa Servicetjänstens funktioner och funktionalitet har utredningens juridiska arbete även resulterat i ett förslag till ny författningsreglering i form av en förordning (Förslag till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande).

Samtliga identifierade rättsområden med anknytande juridiska frågor kommer även fortsatt vara relevanta, men kommer nu att behöva beaktas och bedömas utifrån de förutsättningar som samordningen med verksamt.se innebär.

3. Uppdrag och uppgifter

Det juridiska utskottet är ett beredningsorgan som utifrån sitt uppdrag utreder juridiska frågor och lägger fram förslag. Utskottet ska bedöma behovet av och föreslå relevanta/nödvändiga åtgärder för att säkerställa det rättsliga stödet för Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i verksamt.se (Uppgiftslämnarservice) samt vid behov bereda juridiska frågor kopplade till förvaltningen av Uppgiftslämnarservice, exempelvis organisatoriska aspekter.

Utskottet ska i relevant utsträckning samverka med experter i befintliga organisationer för verksamt.se och Mina meddelanden samt bereda juridiska frågor som uppkommer inom ramen för de genomförandeprojekt som genomförs som ett led i realiseringen av Uppgiftslämnarutredningens föreslagna tjänst för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.

Det juridiska utskottet ska

 identifiera och dokumentera samtliga relevanta förutsättningar som

kommer att gälla för uppgiftshanteringen i Uppgiftslämnarservice i och med samordningen med verksamt.se,  utifrån identifierade förutsättningar bereda, bedöma och lämna

förslag på åtgärder (exempelvis författningsändringar, handläggningsrutiner för uppgiftshantering, ansvarsfördelning etc.) för att säkerställa det rättsliga stödet för Uppgiftslämnarservice, bl.a. sekretesskydd, arkivering och gallring, personuppgiftsbehandling, informationssäkerhet etc. (se utredningens promemoria i diskussionsunderlaget till styrgruppen från den 9 juni 2014),  utifrån identifierade förutsättningar diskutera relevanta

konstitutionella aspekter för att kunna bidra till de organisatoriska frågorna avseende utredningens uppdrag att etablera en Samverkanspunkt och bilda ett Forum.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Det juridiska utskottet bör vidare

 vid behov bistå med juridisk kompetens i upphandlingsarbetet (ej

LOU­frågor), samt  diskutera frågor om öppna data i relevant utsträckning.

Juridiska utskottet ska samverka med arkitekturutskottet, kommunikationsutskottet samt samtliga projekt inom ramen för den s.k. programplanen i syfte att bereda juridiska frågor som uppkommer i utskotten och projekten.

Utskottet ska löpande rapportera sitt arbete till styrgruppen via programsamordnaren.

Utskottets uppdrag ska löpa fram till den 30 mars 2015 eller så länge Uppgiftslämnarutredningen pågår.

4. Bemanning och arbetsfördelning

Det juridiska utskottet ska bemannas med relevant juridisk kompetens från Uppgiftslämnarutredningen, Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Varje myndighet utser en (1) ledamot till utskottet samt ges möjlighet att utse en (1) suppleant.

Det juridiska utskottet ska ledas av en jurist från Uppgiftslämnarutredningen, som även ska vara sammankallande. Varje utskottsledamot ska aktivt medverka till samordningen genom att delta i beredningen av utskottets uppgifter samt delta vid utskottets möten.

E­delegationens jurist ska vid behov adjungeras av utskottet eller på egen begäran.

Utskottet ska vid behov kunna anlita experter (jurister eller andra) och även adjungera relevanta personer till utskottets möten.

SOU 2015:33

Bilaga 10

Kommunikationsutskottets uppdrag och bemanning

1. Bakgrund

Regeringen har tydliggjort att genomförandet av Uppgiftslämnarutredningens uppdrag, dir. 2013:111 (tilläggsdirektiv), innebär att utredningen ska samordna den föreslagna Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i företagsportalen Verksamt (verksamt.se). Syftet med förtydligandet har varit att klargöra Uppgiftslämnarutredningens uppdrag.

Samordningen ska koordineras av Uppgiftslämnarutredningens särskilda utredare. En referensgrupp bestående av statssekreterare Marita Ljung (sammankallande), generaldirektörerna för Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket, kanslichefen för E­delegationen samt en representant från Finansdepartementet har knutits till arbetet med samordningen. Uppgiftslämnarutredningen har sammankallat en arbetsgrupp, med relevanta myndighetsrepresentanter, som ska bistå operativt i samordningen, bl.a. genom att i dialog upprätta handlingsplan för samordningen samt identifiera och vid behov utreda tekniska, organisatoriska och juridiska frågor som uppstår i samordningen av Servicetjänstens funktioner och funktionalitet i verksamt.se. Arbetsgruppen har utifrån sin roll och sina uppgifter antagit benämningen operativ styrgrupp.

Den operativa styrgruppen (styrgruppen) har bl.a. till uppgift att föreslå en organisation för samordningen utifrån de frågor som i och med samordningen behöver adresseras och hanteras, bl.a. att säkerställa gemensam målbild och att ta hand om de nya förutsättningarna utifrån tekniska, organisatoriska och juridiska perspektiv. Styrgruppen har för samordningen identifierat behovet av att organisatoriskt inrätta utskott för arkitektur, juridik och kommunikation. I nedanstående beskrivs kommunikationsutskottets uppdrag, befogenheter och bemanning.

Promemoria

2014-09-02

Uppgiftslämnarutredningen

N 2012:01

SOU 2015:33

Bilaga 10

2. Kommunikationsstrategiska förutsättningar

Genomförande av ett system för företagens uppgiftslämnande berör både företagare och myndigheter. Arbetet behöver synliggöras för dessa grupper så att de på ett tidigt skede får god kunskap om det kommande systemet.

Kommunikationsarbetet ska också vid behov av återkoppling skapa dialogkanaler med både företagare och anslutande myndigheter. Syftet med det strategiska kommunikationsarbetet är att genom god planering samordna samtliga kommunikativa insatser för bästa möjliga effekt.

3. Uppdrag och uppgifter

Kommunikationsutskottet är ett stabsorgan som på uppdrag av styrgruppen ska planera, utveckla, samordna och genomföra kommunikationsinsatser angående

genomförandet av ett system för företagens uppgiftslämnande.

I uppdraget ingår att utforma och lägga fram förslag till kommunikationsplan. Kommunikationsutskottet ska utifrån identifierade milstopar under genomförandet av programmet föreslå strategi och mål, målgrupper, budskap, kanaler, ansvarig, tidsplan, budget, uppföljning mm.

Utskottet ska fokusera på de insatser som är prioriterade av styrgruppen. Utskottet ska i relevant utsträckning samverka med andra kommunikatörer i befintliga organisationer för främst verksamt.se och Mina meddelanden.

4. Bemanning och arbetsfördelning

Kommunikationsutskottet ska bemannas med en utredningssekreterare från Uppgiftslämnarutredningen samt en kommunikatör för respektive myndighet och genomförandeprojekt.

Utredningssekreteraren sammankallar Kommunikationsutskottet. Varje utskottsledamot ska aktivt medverka till samordningen genom att delta i beredningen av utskottets uppgifter samt delta vid utskottets möten.

Utskottet kan vid behov anlita experter och även adjungera relevanta personer till utskottets arbete.

Bilaga 11

uppgiftslÄmnarservice fÖr fÖretagen

En kort introduktion

SOU 2015:33

Bilaga 11

minskat och fÖrenklat

uppgiftslÄmnande fÖr fÖretagen

Är ett prioriterat omrÅde fÖr regeringenN

fÖr att gÖra det enklare fÖr fÖretagen att lÄmna in uppgifter till myndigheterna gav regeringen QT myndigheter i uppdrag att kartlÄgga de uppgifter som fÖretag

ska lÄmna in till demN

resultatet visade att det handlade om

drygt Q SPP uppgiftskravN

mot denna bakgrund tillsattes

uppgiftslÄmnarutredningen av regeringen

med uppdrag att presentera och sedan

genomfÖra fÖrslag som innebÄr attZ

uppgifter frÅn fÖretagen till statliga myndigheter

som regel endast ska behÖva lÄmnas

en gÅng och till ett stÄlleN

SOU 2015:33

Bilaga 11

uppgiftslÄmnarservice fÖr fÖretagen

  • Uppgiftslämnarutredningen	har	tillsammans	med	Bolagsverket,	Tillväxtverket,	Skatteverket,	Statiska	centralbyrån	och	 E-delegationen	arbetat	med	att	realisera	utredningens	förslag,	 Uppgiftslämnarservice	för	företagen.	
  • För	att	företagen	ska	uppleva	påtagliga	lättnader	krävs	att	många	 myndigheter	ansluter	sig	till	Uppgiftslämnarservice.
  • Verksamt.se	blir	ingången	för	företagen.	
  • De	nya	funktionerna	för	företagens	uppgiftslämnande	kommer	 successivt	att	finnas	på	plats	med	början	under	2015.

	

	

poÄngen med uppgiftslÄmnarservice

För	företagen	innebär	Uppgiftslämnarservice	att	det	blir	enklare	att	 göra	rätt.	Målet	är	att	en	uppgift	bara	ska	behöva	lämnas	en	gång.	 Dessutom	ska	företagen	ges	en	överblick	över	när	myndigheterna	 kan	kräva	att	företagen	lämnar	uppgifter	till	myndigheterna.	

Detta	leder	sammantaget	till	att	företagen	ägnar	mindre	tid	åt	 administration	och	mer	tid	används	för	kärnverksamheten.	

Genom	att	underlätta	för	företagen	skapas	goda	förutsättningar	för	 att	fler	vill	starta	och	utveckla	företag	vilket	bidrar	till	sysselsättning	 och	ekonomisk	tillväxt.

För	myndigheterna	innebär	det	större	företagsfokus	med	bättre	 service	till	företagen.	

SOU 2015:33

Bilaga 11

Företag ska ägna

mindre tid åt administration för att kunna fokusera

på verksamheten.

Det ska bli enklare för företag

att göra rätt.

Myndigheter som samarbetar ännu

bättre med

varandra.

Lämna uppgifterna en

enda gång.

Bättre service, rättssäkerhet och

effektivitet.

Bilaga 12

uppgiftslÄmnarservice fÖr fÖretagen

SOU 2015:33

Bilaga 12

SOU 2015:33

Bilaga 12

Våren 2012 fick jag av regeringen uppdraget att leda en utredning som skulle presentera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe.

Idag, ett par år senare, är vi i utredningen stolta över att kunna presentera det första steget i Uppgiftslämnarservice för företagen.

Utredningens arbete har präglats av näringslivets återkommande påminnelser om behovet av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. Vi har också haft ett nära samarbete med Bolagsverket, Tillväxtverket, Skatteverket, Statiska centralbyrån och E-delegationen som med stort engagemang har tagit sig an bland annat utvecklingen av den tekniska lösningen.

I den här skriften kan du läsa mer om Uppgiftslämnarservice för företagen, vilka myndigheter som är involverade i utvecklingsarbetet, vilka myndigheter som i första hand omfattas av att kartlägga sina uppgiftskrav och om hur resultaten förväntas förenkla uppgiftslämnande för företagen.

Stockholm, mars 2015

Cecilia Magnusson Sjöberg, särskild utredare

SOU 2015:33

Bilaga 12

varfÖr fÖrenklat uppgiftslÄmnande_

Att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är en prioriterad fråga för regeringen. Det ska bli enklare för företagen att göra rätt och den enskilde företagaren ska lägga mindre tid på administration och mer tid på verksamheten.

För myndigheterna innebär detta större företags- och förenklingsfokus och i ett längre tidsperspektiv leder ett minskat uppgiftslämnande till en effektivare förvaltning.

vad Är uppgiftslÄmnarservice_

Uppgiftslämnarutredningens arbete och förslag har varit inriktat på att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe.

Arbetet kommer att resultera i införandet av ny funktionalitet på verksamt.se som gör det lättare för företagare att uppfylla sina uppgiftskrav och lämna rätt uppgifter till de statliga myndigheterna.

SOU 2015:33

Bilaga 12

hur fÖrenklar detta fÖr fÖretagare_

  • Företagare eller företrädare för ett företag ska via verksamt.se som ett första steg kunna få en presentation av sina grundläggande uppgifter. Det handlar exempelvis om namn, adress, säte och län.
  • Om någon grundläggande uppgift behöver ändras kan företagare eller företrädare för ett företag guidas till hur dessa uppgifter kan ändras hos berörda myndigheter.
  • Det ska också vara möjligt att se vilka uppgiftskrav som kan vara aktuella för företaget, det vill säga företagsinitierade ansökningar och anmälningar samt myndighetsinitierade rapporteringskrav.
  • De visade uppgiftskraven baseras på exempelvis företagsform, redovisningsperiod eller typ av verksamhet. Företagaren ska kunna läsa mer om ett uppgiftskrav för att därefter på bättre sätt kunna använda t.ex. en myndighets e-tjänst. Listan på uppgiftskrav ska kunna filtreras och sorteras utifrån företagarens behov.
  • Målsättningen är att när en företagare går till någon av myndigheternas e-tjänster ska grundläggande uppgifter om företaget alltid förifyllas.

SOU 2015:33

Bilaga 12

tidslinjen

Från kartläggning till system för uppgiftslämnande.

SOU 2015:33

Bilaga 12

2015

december RPQT

juli RPQT

november RPQS

april RPQR

oktober RPQQ

Uppgiftslämnarservice kommer successivt att finnas på plats med början under 2015. Utredningen slutredovisar den 30 mars 2015. Tillväxtverket blir organisatorisk hemvist för Uppgiftslämnarservice och ansvarar för arbetet med samordning av uppgiftskrav, en samverkanspunkt för myndigheter och ett forum för företagen. Bolagsverket blir organisatorisk hemvist för förvaltning och teknisk utveckling. (Ur budgetpropositionen, budgetåret 2015)

Bolagsverket har analyserat förutsättningar för att förvalta, driva och utveckla den sammansatta bastjänsten för företagens uppgiftslämnande. Tillväxtverket har analyserat förutsättningar för att överta uppgiftskravsregistret samt driva och upprätthålla samverkanspunkt och forum för företagen.

Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket får i uppdrag av regeringen att tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen realisera förslaget inom ramen för verksamt.se. Bolagsverket får regeringsuppdraget att upphandla en teknisk lösning som behövs för att Uppgiftslämnarutredningens förslag realiseras inom ramen för verksamt.se.

Uppgiftslämnarutredningen lämnar betänkandet ”Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen” (SOU 2013:80). Utredningen får i uppdrag att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att förverkliga sina förslag.

Uppgiftslämnarutredningen påbörjar sitt arbete. I uppdraget ingår att lämna förslag på hur resultatet av kartläggningen (registret över uppgiftskrav) kan användas för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande.

14* statliga myndigheter får regeringens uppdrag att kartlägga de uppgiftskrav som ställs på företagare.

*I november 2013 undantogs Tullverket från fortsatt kartläggningsarbete.

SOU 2015:33

Bilaga 12

den tekniska lÖsningen

Uppgiftslämnarservice består av tre tekniska huvudkomponenter.

SOU 2015:33

Bilaga 12

Genom Uppgiftskravstjänsten ska myndigheter kunna administrera sina uppgiftskrav som sedan visas upp och används på verksamt.se. Företagen kan då söka och hitta information om sina krav samt guidas till myndigheternas e-tjänster. Uppgiftskravstjänsten utgår från myndigheternas ursprungliga kartläggning och utgör grunden för ett Uppgiftskravsregister.

Denna tjänst ska i ett första skede leverera grundläggande uppgifter om företag från Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån till verksamt. se för att där presenteras. Målsättningen är att dessa uppgifter också ska återanvändas i form av förifyllda fält i myndigheternas e-tjänster. Med företagets grundläggande uppgifter menar vi uppgifter som till exempel namn och adress.

Genom den nya funktionen ärendeöversikt ska företagen kunna få information om kommande uppgiftslämnande, liksom information om status för pågående ärenden.

UPPGIFTSKRAVSTJÄNSTEN

SAMMANSATTA BASTJÄNSTEN

MIN ÄRENDEÖVERSIKT I MINA MEDDELANDEN

SOU 2015:33

Bilaga 12

vilka myndigheter omfattas_

  • Uppgiftslämnarutredningen har tillsammans med Bolagsverket,

Tillväxtverket, Skatteverket, Statiska centralbyrån och E-delegationen arbetat med utveckling av de föreslagna funktionerna.

  • Bolagsverket upphandlar och utvecklar Sammansatta bastjänsten och

Uppgiftskravstjänsten.

  • Skatteverket är färdledande myndighet för Min ärendeöversikt.
  • Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket utvecklar slutanvändarfunktionalitet på verksamt.se.

de kartlÄggande myndigheterna

Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statens Jordbruksverk, Statistiska centralbyrån, Transportstyrelsen, Trafikanalys, Trafikverket och Tillväxtverket är de myndigheter som tidigare deltog i kartläggningen av företagens uppgiftslämnande.*

vad hÄnder framÖver_

En första leverans av de nya funktionerna väntas till den 30 mars 2015 samtidigt som utvecklingsarbetet fortsätter under hela 2015. Planen är att utvalda myndigheter kommer att ansluta sig efter hand.

För att företagen ska uppleva påtagliga lättnader krävs att många statliga myndigheter ansluter till systemet. På sikt hoppas vi även att kommuner och landsting inkluderas i Uppgiftslämnarservice.

*Tullverket inkluderades ursprungligen men undantogs från arbetet 2013.

SOU 2015:33

Bilaga 12

SOU 2015:33

Bilaga 12

Bilaga 13

Uppgiftskrav som öppna data

Uppgiftslämnarutredningen (N2012:01) har till uppdrag att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Utredningen ska enligt sina direktiv beakta regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP). Den innehåller bland annat mål om att

  • det ska bli lättare att hitta och använda öppna data,
  • fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster och
  • möjligheter till insyn och delaktighet i verksamheter ska öka. Förutom att det kan finnas ett intresse från privata aktörer att erbjuda tjänster som bygger på den infrastruktur som utredningen utformar, kommer tjänsten som skapas för företagens uppgiftslämnande också att innehålla mycket data som kan vara intressant både ur ett transparensperspektiv och för de som vill utveckla andra produkter och tjänster. Utredningen har anlitat PwC för att belysa frågor kring vidareutnyttjande av de handlingar som kommer att finnas inom ramen för den uppgiftslämnarservice för företag som utredningen syftar till.

Denna rapport, som utarbetats av Magnus Kolsjö, utgör PwC:s avrapportering av uppdraget.

Stockholm 2014-12-09

Magnus Kolsjö Jon Arwidson

SOU 2015:33

Bilaga 13

Innehållsförteckning

1. Öppna data .............................................................................................................................................3 1.1. Definition av öppna data...............................................................................................................3 1.2. Nyttan och risker med öppna data ...............................................................................................3 1.3. PSI-lagen och regeringens strategi...............................................................................................6 1.4. Insatser inom öppna data .............................................................................................................7 2. Data i Uppgiftslämnarservice för företag ...........................................................................................10 2.1. Tjänstens innehåll .......................................................................................................................10 2.2. Nyttor och kostnader för att tillgängliggöra informationsmängder.........................................10 2.3. Beskrivning av datamängderna enligt den europeiska applikationsprofilen för datakataloger 12 3. Uppgiftskrav och företagsdata som länkade data ..............................................................................14 3.1. Definition av länkade data ..........................................................................................................14 3.2. Insatser för att tillgängliggöra länkade data ..............................................................................14 3.3. Arbetet med begreppsmodeller för grundläggande uppgifter om företag ...............................14 3.4. Förutsättningar för att länka svensk företagsdata och uppgiftskrav........................................ 15 4. Krav på tjänsten för uppgiftskrav för att kunna tillgängliggöra öppna data ....................................16 4.1. Fortsatt arbete för att öka nyttan av företagsdata och information om uppgiftskrav .............16 Bilaga 1: Beskrivning av insamlade uppgifter om uppgiftskrav samt PwC:s noteringar ......................... 17 Bilaga 2: Bedömning av nyttor och kostnader – Uppgiftskrav..................................................................22 Bilaga 3: Bedömning av nyttor och kostnader – Grunduppgifter .............................................................23

SOU 2015:33

Bilaga 13

1. Öppna data

1.1. Definition av öppna data

Under senare år har frågan om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen blivit allt mer aktuell, dels genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn (PSI-direktivet) och motsvarande svenska lagstiftning, dels genom teknikutvecklingen samt ökade förväntningar från vidareutnyttjare av olika slag. Det har i flera sammanhang som PwC medverkat i liksom till PSI-utredningen (dir 2013:2) framkommit att förväntningarna på myndigheterna från många vidareutnyttjare, framförallt från mindre och medelstora aktörer, är att de handlingar som erbjuds för vidareutnyttjande ska erbjudas utan kostnad eller till en kostnad som endast motsvarar den merkostnad som det innebär att lämna ut handlingen, så kallad marginalkostnad. De förväntar sig också att det inte ska finnas några begränsande villkor för vidareutnyttjandet1. Vidareutnyttjarnas förväntan ligger därmed mycket nära det som brukar benämnas öppna data: Enligt den vedertagna definitionen avses med öppna data information som uppfyller kraven för så kallad öppen kunskap, det vill säga information som tillhandahålls fritt utan krav på avgifter och med få eller inga tekniska eller rättsliga begränsningar för hur den får användas2. Det är viktigt att skilja på öppna data och handlingar som tillgängliggörs för vidareutnyttjande under andra villkor. Detta för att det finns en avsevärd skillnad för vidareutnyttjarna mellan de olika sätten att erbjuda information samt att det även finns betydande skillnader i den bedömda samhällsnyttan mellan öppna data och övriga villkorsmodeller.

1.2. Nyttan och risker med öppna data

Öppna data skapar möjligheter för fler att få insyn i och förståelse för den offentliga förvaltningen. De skapar förutsättningar för att förbättra effektiviteten inom den offentliga förvaltningen samt gör det möjligt för fler att utveckla produkter och tjänster som helt eller delvis bygger på data från myndigheter. Samtidigt som öppna data innebär stora möjligheter till positiva nyttor för enskilda och samhället i stort, innebär omfattande tillgängliggörande av datamängder även risker. Den brittiska motsvarigheten till Riksrevisionen, National Audit Office, pekade i en rapport 2012 särskilt ut fyra riskområden som de som tillgängliggör data bör beakta3:

1. Risker för den personliga integriteten. En datamängd kan i sig innehålla personuppgifter som om de görs tillgängliga kan kränka någons personliga integritet. Denna typ av datamängder kan vara förhållandevis enkla att identifiera. Svårare är det med de datamängder som tillsammans med andra bildar ett mönster som gör att personuppgifter kan identifieras eller skapas, det uppstår en så kallad mosaikeffekt.

2. Risker för bedrägerier. Detaljerad data om ekonomiska förhållanden och transaktioner kan underlätta bedrägerier. Den brittiska rapporten beskriver hur bedrägerier till motsvarande sju

1Ett steg vidare – nya regler och åtgärder för att främja vidareutnyttjande av handlingar (SOU 2014:10) s. 45

2http://www.vidareutnyttjande.se/om-vagledningen/terminologi/

3Cross-government review: Implementing transparency, report by the comptroller and auditor general, National Audit Office, 2012, s 9 och 21

SOU 2015:33

Bilaga 13

miljoner pund kunde härledas till publiceringen av öppna data under perioden 2010 till 2011, samtidigt stoppades liknande bedrägeriförsök till ett värde av 20 miljoner pund4.

3. Risk för bristande datakvalitet. All data innehåller brister. Det är därför viktigt att beskriva vilken kvalitet som kan förväntas i den aktuella datamängden och vad som har gjorts för att säkerställa denna kvalitet.

4. Risk för oavsiktliga konsekvenser. National Audit Office pekar på att det genom att stora mängder data tillgängliggörs från flera håll kan uppstå oavsiktliga konsekvenser och att det kan krävas insatser för att bedöma vilka dessa konsekvenser kan vara. I USA görs idag ett sådant arbete avseende bland annat eventuella mosaikeffekter inför varje publicering av en ny datamängd på data.gov

.

Under senare år har det genomförts ett flertal studier för att bedöma nyttan av öppna data samt för att undersöka ifall det finns någon skillnad i nyttan om data erbjuds i form av öppna data jämfört med om den tillgängliggörs på andra sätt5. Även om de olika studierna pekar på så stora variationer att vinsterna med öppna data för Sverige kan antas ligga mellan 10 och 240 miljarder kronor är de ekonomiska vinsterna betydande6. Variationen i uppskattningarna beror på olika metodologiska ansatser där de lägre värdena bygger på empiriska studier av skillnaden i tillväxt för jämförbara företag som arbetar med vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen där informationen antigen erbjuds som öppna eller marginalkostnadsprissatta data å ena sidan eller enligt en kostnadsåterhämtningsmodell å den andra. De högre värdena tenderar att bygga på extrapoleringar av resultat från begränsade domäner till att omfatta flera sektorer och geografier. De inkluderar dessutom även indirekta vinster som exempelvis tidseffektivisering, effektivare resursutnyttjande etc. Den ekonomiska nyttan uppkommer genom de effektiviseringar och möjligheter till innovation och nya tjänster som fritt tillgängliga data ger upphov till. Att på ett enklare sätt kunna utbyta data inom och mellan myndigheter leder till betydande effektiviseringar. Kan data dessutom erbjudas till andra aktörer i form av öppna data kan även medborgares, företags och övriga intressenters kontakter och informationsutbyte med myndigheten förenklas och effektiviseras. Det kan exempelvis handla om att uppgifter om skatteregler och uppgiftskrav kan finnas lätt tillgängliga i de redovisningsprogram företag använder eller att företagsdata kan nås på ett sådant sätt att det går att använda de som underlag i affärsplaneringen. Grundläggande för att de nyttor som förutspås ska uppkomma är att de data som tillgängliggörs används. Dock finns det idag inga mer utförliga undersökningar om efterfrågan på öppna data i Sverige. En undersökning har genomförts bland vidareutnyttjare i Spanien7. Där framkom att intresset för geodata samt näringslivs- och affärsdata är överlägset störst men det finns också ett tydligt intresse för statistik och rättsinformation. Den mest utförliga informationen om efterfrågan gällande data finns

4Se även: Protecting the public purse 2011, The Audit Commission, s 20f

5Några av de mer tongivande studierna är Commercial Exploitation of Europe’s Public Sector Information (PIRA) [2000], Borders in cyberspace - Conflicting Public Sector Information Policies and their Economic Impacts [2001], The commercial use of public information (CUPI) [2006], Measuring European Public Sector Information Resources (MEPSIR) [2006], Models of Public Sector Information Provision via Trading Funds [2008], Public Sector Information Economic Indicators & Economic case study on charging model [2010] och Review of Recent Studies on PSI re-use and related market developments (Vickery) [2011].

6Nedbrytningen på värdet av öppna data för Sverige utgår från den typ av beräkning som Institutet för tillväxtpolitiska studier tillämpade i sin rapport PSI-direktivet – politik och potential (dnr 1-012-2007/0311) där värdet utgår ifrån storleken på Sveriges BNP relativt det undersökta området. Om Sveriges BNP exempelvis utgör tre procent av den samlade BNP i det undersökta området så utgör värdet av öppna data i Sverige tre procent av det samlade värdet av öppna data.

7Characterization Study of the Infomediary Sector – 2012 Edition http://datos.gob.es/sites/default/files/121001%20RED%20007%20Final%20Report_2012%20Edition_%20vF_en.pdf

SOU 2015:33

Bilaga 13

5 av 23 i Storbritannien där den brittiska regeringen redovisar vilka förfrågningar som kommer in gällande önskade datamängder på den brittiska dataportalen data.gov.uk. De som efterfrågar en ny datamängd får i förfrågningsformuläret själva klassificera den datamängd de önskar ta del av. Varje datamängd kan ges flera olika klassificeringar. De får också berätta om vilket ändamål de avser att använda datamängden för samt vilken typ av vidareutnyttjare de representerar exempelvis om de är ett litet företag, privatperson eller myndighet. Detta gör att framförallt klassificeringarna av datamängderna kan vara otydliga samt att vissa klassificeringar är svåra att tydligt skilja från varandra. Utifrån den brittiska statistiken verkar det som att data om den offentliga förvaltningen är mest intressant följt av miljödata och data för lokalisering8. OECD har i en rapport gällande tillgängliggörande och vidareutnyttjande av offentlig information9skissat på en modell för att öka förståelsen av hur offentlig information återanvänds. Att exempelvis geografisk information eller affärsinformation beskrivs som intressant för kommersiell återanvändning betyder inte att den enbart används i kommersiella sammanhang eller att det inte finns ett intresse bland vinstdrivande företag att vidareutnyttja information med kulturellt eller politiskt innehåll. Illustrationen nedan är en förenklad version av den figur framtagen av OECD för att illustrera vilka trender som observerats kring återanvändandet av offentlig information genom ett flertal studier. De olika kategorierna som redovisas är inte ömsesidigt exkluderande. Exempelvis kan ”Naturresursinformation” delvis vara både ”Geografisk information” och ”Vetenskaplig information och forskningsdata”.

���������� �����������

����������� ��� ����������������

��������� ��� �����������������

������ �����������

������� ��� ��������������������

�����������������

����������������������

����������������

������������ ����������� ��� ��������������

�������������������

��������� ��������

���������� ��������

8http://data.gov.uk/odug-roadmap

9Digital Broadband Content – Public Sector Information, OECD Digital Economy Papers No 112, OECD 2006 s. 11f

�� � � � �� �� ���

�� � � �� � �� �� ��� � ��

�� � � �� �� � �� ��� �

�� � � �� � �� �� ��� � ��

SOU 2015:33

Bilaga 13

6 av 23 Mot bakgrund av OECD:s modell kan det tyckas anmärkningsvärt att intresset för företagsdata inte finns med bland de mest efterfrågade datamängderna i Storbritannien, särskilt om man ser den brittiska efterfrågan i jämförelse med den spanska studien. Detta kan förklaras med att den spanska undersökningen vände sig specifikt till befintliga vidareutnyttjare samt att grundläggande företagsdata och årsredovisningsdata redan erbjuds som öppna data i Storbritannien. Å andra sidan återfinns inte företagsdata bland de mest nedladdade datamängderna på den brittiska dataportalen. Detta behöver dock inte betyda att datamängderna inte används. Vidareutnyttjarna kan antingen välja att hämta företagsdata direkt från det brittiska bolagsverkets webbsida eller välja att använda någon av de två metoder som skapar möjlighet till automatiserat uttag som det brittiska bolagsverket erbjuder. Det faktum att användandet av företagsdata ökade med 200 procent när avgifterna togs bort 2012 pekar mot detta10. Idag är öppna data en av hörnstenarna i det brittiska bolagsverkets strategi11

1.3. PSI-lagen och regeringens strategi

Sedan 2010 har Sverige genom lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen) implementerat PSI-direktivet12i svensk lagstiftning. Lagen för inte med sig några nya skyldigheter för myndigheter att lämna ut handlingar utan hänvisar istället till den skyldighet som sedan tidigare finns i tryckfrihetsförordningen och annan lagstiftning. Regeringen betonade i propositionen att det ofta är både effektivt och ändamålsenligt att information lämnas ut i elektronisk form även om myndigheterna inte är skyldiga att göra detta enligt lag13. Detta ligger i linje med tidigare uttalanden från regeringen och med bestämmelserna i PSI-direktivet. Bestämmelserna i PSI-lagen skiljer sig något från det som definieras som öppna data. Enligt PSI-lagen är det möjligt för myndigheterna att ta ut en kostnadsbaserad ersättning för de handlingar som lämnas ut för vidareutnyttjande samt att förena utlämnandet med villkor som inte är onödigt betungande så länge avgifter och villkor är icke-diskriminerande, detta till skillnad från öppna data som ska tillhandahållas kostnadsfritt och utan begränsande villkor. För tillfället pågår ett lagstiftningsarbete14för att implementera det uppdaterade PSI-direktivet15i svensk rätt. När de förändringar som följer av det uppdaterade direktivet träder i kraft förändras myndigheternas möjlighet att ta ut avgifter på så sätt att avgifter, som huvudregel, inte får vara högre än marginalkostnaden för att lämna ut handlingarna. Undantaget från huvudregeln är de fall då en myndighet har en skyldighet att finansiera en väsentlig del av kostnaderna för viss verksamhet genom att ta ut avgift för vidareutnyttjande av handlingar. För att nyttja undantaget krävs således ett beslut av riksdag eller regering i författningsform.16Riksdagen har beslutat att Sverige ska ha ”[e]n innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EU-arbete”17. Som ett led i arbetet med att nå det

10Companies House Strategic plan 2014 – 2019 s. 10

11Companies House Business plan 2014 – 2015 5 s. 8

12Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn

13 Prop. 2009/10:175 s. 159

14Prop

.

2014/15:1 UO 2 s. 58f

15Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/37/EU om ändring av direktiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn

16SOU 2014:10 s. 93 – 110

17Prop. 2009/10:175 s. 27, bet 2009/10:FiU38, rskr. 2009/10:315

SOU 2015:33

Bilaga 13

7 av 23 förvaltningspolitiska målet har regeringen antagit en strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (dnr N2012/6402/ITP). I strategin slås fas att: ”Tillgången till information som kan vidareutnyttjas bör underlättas inom de områden där den personliga integriteten inte berörs och utlämnandet inte strider mot någon författning. Det ska vara lätt att hitta information om dessa handlingar. Genom att publicera handlingarna som öppna data, där regeringen använder begreppet öppna data i en vid bemärkelse, kan statsförvaltningen uppfylla sitt uppdrag på ett mer effektivt sätt, samtidigt som andra aktörer kan förbättra sina tjänster.”

18

Vidare sägs: ”En del av statens digitala tjänster har gränssnitt som kan kommunicera direkt med andra organisationers tjänster… Utvecklingen av statliga tjänster med sådana gränssnitt ska fortsätta, på ett säkert sätt och i den takt som är möjlig. Detta bidrar till att öka innovationskraften i samhället genom att statliga digitala tjänster kan ingå som delar i andra organisationers lösningar. Det underlättar även uppgiftslämnandet för privatpersoner, företag och andra organisationer, samt bidrar till kvaliteten och effektiviteten i statsförvaltningen.”

19

I budgeten för 2015 aviserar regeringen att den vill se en ökad samordning och effektivisering av informationsutbytet mellan myndigheter samt att ytterligare insatser ska göras för att förenkla för företagande bland annat vad avser digitaliserad och automatiserad ärendehantering och uppgiftslämnande för företag. Regeringen överväger också att utreda hur förutsättningarna kan förbättras för att främja ökad interoperabilitet bland annat vad gäller nya modeller för finansiering av grunddata20PSI-lagen är tillämplig för handlingar inom uppgiftslämnarservicen för företag och stora delar av handlingarna bör också kunna lämnas ut för vidareutnyttjande utan hinder vad gäller skydd för personuppgifter21, sekretess eller tredje parts upphovsrätt22. Det särskilda databasskyddet torde heller inte skapa några svårigheter förutom vad gäller vissa grunddata från Bolagsverket och Statistiska centralbyrån. Sådana grunddata kan omfattas av databasskyddet om de vanligtvis tillhandahålls allmänheten i samband med ansvarig myndighets affärsverksamhet. Om så är fallet behövs särskilda lösningar avseende licensiering och finansiering för att kunna tillhandahålla just den informationen som öppna data23. I avsnitt 2 nedan redovisas överväganden gällande tillgängliggörande av handlingar inom uppgiftslämnarservicen mer specifikt.

1.4. Insatser inom öppna data

Under senare år har det genomförts flera insatser både i Sverige och andra europeiska länder för att tillgängliggöra handlingar från den offentliga förvaltningen som öppna data. I Sverige har Vinnova ett uppdrag från regeringen att främja tillgängliggörandet och vidareutnyttjandet av handlingar genom byggandet av en nationell portal för öppna data samt genom att stödja kunskapsuppbyggnaden och övrig utveckling inom området. Vinnovas insatser har haft en avgörande betydelse för utvecklingen i Sverige. Enligt en rapport från PwC kan 17 procent av de datamängder som finns tillgängliga som öppna data spåras tillbaks till

18Med medborgaren i centrum – regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP) s. 12

19Ibid.

20Prop

.

2014/15:1 UO 22 s. 148f

21http://www.vidareutnyttjande.se/regelverket/personuppgiftslagstiftningen/

22http://www.vidareutnyttjande.se/regelverket/upphovsrattslagen/

23Ibid.

SOU 2015:33

Bilaga 13

8 av 23 vinnovafinansierade projekt och 60 procent av de som fått stöd av Vinnova uppger att de inte skulle ha genomfört något arbete med öppna data om det inte var för Vinnovas stöd24. I Danmark bedriver regeringen tillsammans med regioner och kommuner sedan 2010 ett arbete gällande förbättrad tillgång till grunddata. Projektet innebär en investering på 930 miljoner danska kronor till 2016 och omfattar adresser, företagsinformation, fastighetsinformation, folkbokföring samt geografiska data. Grunddataprojektet är inte enbart ett öppnadataprojekt, även om det innebär att data som inte omfattas av sekretess eller skydd enligt persondatalagen görs tillgänglig som öppna data. Projektet omfattar också gemensamma datamodeller samt bättre organisering av insamling och spridning av data. Att tillgängliggöra bland annat företagsinformation som öppna data för med sig kostnader eftersom detta är information som tidigare tillhandahållits mot betalning. Den danska regeringen räknar också med att det kommer att ta fem år innan staten kan hämta hem kostnaderna som projektet för med sig genom ökade effektiviseringar. Sett över hela den offentliga sektorn bedöms satsningen bli lönsam inom tre år för att 2020 ge en vinst motsvarande 260 miljoner danska kronor. För näringslivet förväntas satsningen innebära effektiviseringsvinster på uppemot en halv miljard danska kronor per år bland annat genom förenklat uppgiftslämnande25. I Norge har insatser gjorts för att tillgängliggöra öppna data. Det kanske mest kända exemplet är tillgängliggörandet av meteorologiska data. Men Norge har varit ledande även vad gäller data om avgångstider och ankomsttider för passagerarflyg samt företagsdata. Arbetet med att tillgängliggöra företagsdata har delvis skett i samband med det större projektet kallat Semicolon som syftar till att ta fram interoperabilitetslösningar för den norska offentliga sektorn. Inom projektet har Brønnøsundsregistret och den norska statistikmyndigheten samverkat för att identifiera data och hitta arbetssätt och modeller för att tillgängliggöra den. I ett anslutande projekt delvis finansierat av Vinnova har Brønnøsundsregistret arbetat tillsammans med Skatteverket och Bolagsverket i Sverige för att undersöka möjligheten att tillgängliggöra företagsdata som länkade öppna data. I vårt närområde har även Lettland valt att tillgängliggöra sitt bolagsregister som öppna data som en del av sina åtaganden inom Open Government partnership. Data från företagsregistret har bedömts vara en av 13 prioriterade datamängder. Insatsen beskrivs av Lettland som ett steg för att öka insynen i och tilltron till den offentliga förvaltningen och finansieras dels med nationella medel dels med medel från EU26. Storbritannien ligger långt fram vad gäller öppna data med närmare 20 000 publicerade datamängder. De var också bland de första att publicera sitt bolagsregister som öppna data och de erbjuder idag även en tjänst för bulknedladdning av räkenskapsdata. Som nämnts ovan är tillgängliggörandet av öppna data en av hörnstenarna i det brittiska bolagsverkets strategiska arbete. Sett utifrån arbetet med att skapa en uppgiftslämnarservice för företag samt överväganden om, och i så fall hur, de handlingar som kommer finnas inom den tjänsten ska tillgängliggöras för vidareutnyttjande, finns det således endast begränsade erfarenheter i vår omvärld vad gäller tillgängliggörandet av företagsdata. De insatser som har genomförts ligger ännu för nära i tid för att några egentliga utvärderingar ska finnas tillgängliga. Dock pekar både den spanska undersökningen som nämnts ovan, OECD:s analys och de brittiska erfarenheterna av att tillgängliggöra företagsdata som öppna data mot att det är data som både är efterfrågad och skapar ett betydande värde. De danska beräkningarna visar också på att det finns både en effektiviseringsvinst att uppnå inom offentlig sektor

24Öppna data i Sverige, PwC 2014, s. 4

25Fact sheet - basic data, Digitaliseringsstyrelsen, 8 oktober 2012, samt Gode grunddata til alle – en kilde till Vaekst og efektivisering, Regeringen/KL 2012

26Independent reporting mechanism Latvia: Progress report 2012-13 s. 30 – 33

SOU 2015:33

Bilaga 13

9 av 23 liksom en ekonomisk vinst i samhället i stort med att göra företagsdata, och annan grunddata, enkelt tillgänglig till låga eller inga kostnader för vidareutnyttjarna.

SOU 2015:33

Bilaga 13

2. Data i Uppgiftslämnarservice för företag

2.1. Tjänstens innehåll

Uppgiftslämnarservice för företag kommer i huvudsak bestå av två olika delar, dels en del som innehåller själva uppgiftskravsregistret, dels en bastjänst för grundinformation om företag. I uppgiftskravsregistret registreras uppgifter om de olika uppgiftskraven. Uppgifterna består av data som samlas in och sammanställs för registret och kommer enligt PwC:s bedömning inte innehålla några uppgifter som kan tänkas vara sekretessbelagda eller omfattas av skydd enligt personuppgiftslagen eller andra registerförfattningar. Uppgifterna kommer heller inte omfattas av tredje mans upphovsrätt eller liknande rättigheter utan alla rättigheter till informationen kommer att tillhöra förvaltaren av registret. Vad gäller bastjänsten för grundinformation är bilden något mer komplex. Data i bastjänsten kommer att sammanställas från flera olika källor vilket innebär att det finns olika så kallade ägare till informationen. Dessutom kommer viss information utgöra personuppgifter och eventuellt även sekretessbelagda uppgifter. Dessutom utgör försäljning av företagsdata idag viktiga intäktskällor för både Bolagsverket och Statistiska centralbyrån vilket gör att de register som uppgifterna hämtas ur omfattas av det särskilda databasskyddet. Att Bolagsverket och Statistiska centralbyrån finansierar en betydande del av sin verksamhet genom försäljning av uppgifter från registren förväntas inte heller förändras när de förändringar av PSI-lagen (2010:566) som nu bereds träder i kraft. PwC har gått igenom de kartläggningar av uppgiftskrav som genomförs inom ramen för arbetet med förenklat uppgiftslämnande. Sammantaget har 35 olika uppgifter samlats in om varje uppgiftskrav. Dock är vissa av dess uppgifter överlappande på ett sådant sätt att en uppgift skulle kunna ersätta en eller flera andra utan att några betydande värden går förlorade i registret. Det gäller exempelvis uppgiften om författningsstöd som även omfattar de uppgifter som lämnas gällande författning och paragraf. I kartläggningen har det även samlats in statistiska uppgifter om ärendevolymer på grund av uppgiftskravet där även volymer i eventuella e-tjänster särredovisas. Om registrering av ärenden inte vanligtvis görs grundat på uppgiftskrav kan det vara både svårt och tidsödande för myndigheter att sammanställa sådana uppgifter. Dessutom kan nyttan av dessa i ett register som ska underlätta företags uppgiftslämnande ifrågasättas. Flera av de uppgifter som samlats in har avgetts i fritextform. Detta kan vara en bra form i explorativt syfte inför konstruktionen av ett register men själva registret bör sedan i så stor utsträckning som möjligt använda fasta begrepp som, i alla fall senare, går att knyta till vokabulärer som möjliggör länkade data. I bilaga 1 finns en tabell med en översikt av de uppgifter som samlats in om de olika uppgiftskraven samt PwC:s sammanfattande kommentarer gällande vad som bör beaktas för att skapa så stor nytta som möjligt utifrån ett vidareutnyttjandeperspektiv.

2.2. Nyttor och kostnader för att tillgängliggöra informationsmängder

I det nationella ramverk för öppna data som PwC tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting, Kommunförbundet Stockholms Län och Peter Krantz AB har tagit fram, finns en modell för att beräkna nyttor och kostnader för att tillgängliggöra informationsmängder. Modellen bygger på

SOU 2015:33

Bilaga 13

11 av 23 EU:s ramverk för att analysera effekterna av nationella e-förvaltningsprogram27. Ramverket har anpassats med hjälp av information från rapporter som specifikt analyserar kostnader och nyttor som skapas av arbetet med att tillgängliggöra information för vidareutnyttjande28. Modellen beskriver nyttor utifrån tre aspekter: demokrati, effektivitet och ändamålsenlighet. Demokratiska nyttor avser nyttor som rör ökad insyn, möjlighet till delaktighet och ansvarsutkrävande med mera. Effektivitet avser myndighetens eller den offentliga sektorns interna nyttor av arbetet så som effektivare processer och förbättrad kompetens. Med ändamålsenlighet avses effekter i samhället i stort. Förbättrade förutsättningar för företagande och innovation, nya tjänster, minskad administrativ börda etc. Dessa nyttor ska sedan ställas mot de kostnader som är förknippade med att tillgängliggöra informationen. Slutligen kan även reella ekonomiska tal exempelvis för kända intäktsbortfall och investeringar föras in i kalkylen och en översiktlig bedömning av vissa informationssäkerhetsaspekter görs. Modellen resulterar i ett jämförelsetal för nyttor respektive kostnader samt differensen mellan dessa. Om det finns kända kostnader och intäktsbortfall redovisas även dessa. Om datamängden bedöms innehålla uppgifter som är känsliga ur sekretess- eller persondatasynpunkt indikeras detta särskilt. I modellen besvaras frågor utifrån en femgradig skala med kriterierna: mycket liten, liten, viss, stor, mycket stor. De frågor som besvaras är:

Demokrati

  • Hur stor är den potentiella målgruppen för datamängden?
  • I hur stor utsträckning kan datamängden bidra till att stärka demokratin?
  • Hur stor är efterfrågan på datamängden från allmänhet och media?

Effektivitet

  • Hur stor verksamhetspåverkan har datamängden?
  • Hur omfattande är de eventuella manuella insatser som behövs för att bistå andra myndigheter inom eller utom den egna organisationen med information ur datamängden?
  • Hur lång tid tar det idag för en utomstående part att få ut information från datamängden?

Ändamålsenlighet

  • I hur stor utsträckning kan datamängden underlätta för målgruppen att tillgodogöra sig sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter?
  • Hur stor nytta kan potentiella vidareutnyttjare ha av datamängden i den form den är tänkt att tillgängliggöras?
  • Hur stor är efterfrågan på datamängden från potentiella vidareutnyttjare?

Kostnader

  • Hur omfattande investeringar kommer det att behövas i ny programvara, it-infrastruktur eller liknande för att tillgängliggöra datamängden?
  • Hur svårt är det att extrahera datamängden i ett öppet och maskinläsbart format?
  • I vilken utsträckning finns det redan färdiga beskrivningar över datamängdens metadata och semantik?

27Measurement Framework – Final VersioneGovernment Economics Project (eGEP), Prepared for the eGovernment Unit, DG Information Society and Media, European Commission, 2006

28Råd för att för att bedöma nyttor och kostnader för att publicera datamängder s. 5

SOU 2015:33

Bilaga 13

  • I vilken utsträckning behöver datamängden bearbetas innan den tillgängliggörs?
  • I vilken utsträckning kommer myndigheten erbjuda stöd till vidareutnyttjarna för att nyttja datamängden? PwC har med hjälp av ramverkets modell beräknat nyttor och kostnader för de två huvudsakliga datamängderna i uppgiftslämnarservicen. Bedömningarna redovisas i sin helhet i bilaga 2. Båda datamängderna visar på en positiv differens mellan nyttor och kostnader. Differensen är något större vad gäller uppgiftskravsregistret (80,00) än för grunduppgifterna (51,67). Detta beror på de kostnader som bedöms vara förknippade med att göra grunduppgifterna till öppna data. Till detta ska läggas, vilket påpekats ovan, att det skulle innebära ett intäktsbortfall för både Bolagsverket och Statistiska centralbyrån att tillgängliggöra företagsdata i den omfattningen som öppna data. Informationen innehåller dessutom personuppgifter vilket ytterligare kan försvåra tillgängliggörandet. Vad gäller uppgiftskraven bedöms kostnaderna för att tillgängliggöra dem som öppna data vara liten, särskilt som detta arbete görs som en del i utvecklandet av tjänsten. Nyttorna bedöms som något mindre (180,00) än motsvarande nyttor för grunduppgifterna (201,67) men de är ändå betydande framförallt för de som utvecklar och tillhandahåller företagstjänster och därmed indirekt för en bred grupp av företag.

2.3. Beskrivning av datamängderna enligt den europeiska applikationsprofilen för datakataloger

För att datamängder som tillgängliggörs för vidareutnyttjande ska kunna hittas och användas av vidareutnyttjare av olika slag är det viktigt att de beskrivs på ett sätt som gör att innehåll i datamängden, datamängdens tekniska beskaffenhet och villkor för vidareutnyttjande kan förstås. För detta syfte har EU-kommissionen låtit utveckla en så kallad applikationsprofil för europeiska datakataloger. Användandet av denna profil kommer vara en förutsättning för att datamängden ska kunna hittas på den svenska portalen för öppna data och i förlängningen också bli tillgänglig på europeisk nivå. Applikationsprofilen består av ett antal olika så kallade klasser, där datamängdens egenskaper beskrivs. Egenskaperna är uppdelade i obligatoriska, rekommenderade och valbara egenskaper. Obligatoriska egenskaper är sådana som alltid ska publiceras. Rekommenderade egenskaper ska publiceras om de finns tillgängliga. Vad gäller valbara egenskaper är det upp till varje utgivare att avgöra om de ska publiceras eller inte. En närmare beskrivning av hur datamängder kan beskrivas med hjälp av applikationsprofilen finns i det ovan nämnda ramverket29. Viktiga ställningstaganden att göra för att kunna beskriva datamängden är vilken licens som ska användas samt vilket eller vilka teman som ska anges för klassificering av datamängden. Vad gäller licenser är E-delegationens rekommendation att

datamängder som endast skyddas enligt

det särskilda databasskyddet, men som inte fritt får återges enligt upphovsrättslagen 26 a §, förses med en Creative Commons-Nollicens (CC0)30. CC0 innebär att myndigheten avsäger sig sina rättigheter till databasen och att datamängden fritt får vidareutnyttjas utan krav på angivande av källa

29Råd för beskrivning av datamängder, PwC, Sveriges Kommuner och Landsting, Kommunförbundet Stockholms Län och Peter Krantz AB

30http://www.vidareutnyttjande.se/rekommendationer/tillgangligorande-pa-natet-huvudalternativet/vilkainformationsresurser-bor-finnas-tillgangliga/myndighetens-villkor-for-vidareutnyttjande-etc/

SOU 2015:33

Bilaga 13

eller andra begränsningar31. Datamängdens tema ska, enligt den europeiska applikationsprofilen, beskrivas med hjälp av de 21 ämnesområdena i vokabulären EuroVoc som förvaltas av EU:s publikationsbyrå. Vad gäller uppgiftskravsregistret torde det mest korrekta temat vara Företag och konkurrens (40) men även andra teman kan vara aktuella för att ytterligare beskriva datamängden. Exempel på aktuella teman kan vara Finanser (24), Sysselsättning och arbete (44) samt Sociala frågor (28).

31http://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/legalcode

SOU 2015:33

Bilaga 13

3. Uppgiftskrav och företagsdata som länkade data

3.1. Definition av länkade data

Med länkade data menas att de data som publiceras är sammanlänkade med andra data på webben på ett sätt som gör det möjligt för en dator att följa länkarna på ett strukturerat sätt. Genom att publicera länkade data sätts data in i ett sammanhang och man underlättar för dem som vill sammanställa data från olika källor. Den traditionella webben består av dokument som är sammankopplade med länkar. Datawebben är konstruerad på liknade sätt, men istället för att koppla samman dokument med varandra handlar det om att koppla samman olika ting. Ett ting kan vara en person, en plats, en historisk händelse, en bild, ett textdokument och så vidare. Det finns många fördelar med att använda länkade data:

  • Det blir lättare att förstå och återanvända varandras data
  • Det minskar duplicering och fokuserar på det egna datats specifika och unika mervärden (genom att länka till andras data)
  • Det egna datat blir bättre tillgänglig på webben och i sökmotorer
  • Det möjliggör maskinell bearbetning med etablerade tekniker32

3.2. Insatser för att tillgängliggöra länkade data

Även om det inte gjorts lika mycket för att tillgängliggöra länkade öppna data som det har gjorts för att tillgängliggöra andra typer av data så finns det några insatser som är värda att notera. EU-kommissionen har bland annat bedrivit ett arbete för att utveckla ett antal vokabulärer som de kallar Core vocabularies. Det handlar om vokabulärer för att beskriva registrerade organisationer, personer, platser och offentliga tjänster. Utöver det har de tagit fram den ovan nämnda applikationsprofilen för europeiska datakataloger som också bygger på länkade datatekniker samt genomfört en studie för att undersöka affärsmodeller för länkade öppna data. Skatteverket drev tillsammans med Bolagsverket och norska Brønnøysundregisterne ett vinnovafinansierat projekt för att kartlägga nyttor och utmaningar med öppna länkade företagsdata. Inom projektet utvecklades även en prototyp för hur länkade öppna företagsdata kan tillgängliggöras. Vinnova har finansierat framtagandet av en vitbok för länkade öppna data. Vitboken erbjuder en introduktion till ämnet samt en översikt av de vanligaste teknikplattformarna33.

3.3. Arbetet med begreppsmodeller för grundläggande uppgifter om företag

Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån har gemensamt arbetat med ett projekt för att öka återanvändningen av grundläggande uppgifter om företag. I sammanhanget utgör länkade data det arbete med begreppsmodeller som varit en del av projektet ett viktigt bidrag för att lättare förstå de begrepp som förekommer i de svenska registren och kunna koppla dem till exempelvis den vokabulär för registrerade organisationer som EU-kommissionen låtit utarbeta.

32Vitbok – länkade öppna data, Matthias Palmér och Hannes Ebner, 2014 tillgänglig via http://lankadedata.se/vitbok/

33Ibid.

SOU 2015:33

Bilaga 13

15 av 23 I arbetet med begreppsmodeller har arbetsgruppen identifierat 36 grundläggande uppgifter om företag och 112 attribut.

3.4. Förutsättningar för att länka svensk företagsdata och uppgiftskrav

I och med det arbete som gjorts dels inom Skatteverkets och Bolagsverkets vinnovafinansierade projekt kring länkade öppna företagsdata, dels Uppgiftslämnarutredningens arbete med att kartlägga och beskriva uppgiftskrav samt dels det arbete som genomförts gemensamt av Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån gällande begreppsmodeller för grundläggande uppgifter om företag, torde mycket grundarbete för att kunna tillgängliggöra företagsdata och uppgiftskrav som länkade data vara avklarat. För att fullt ut kunna länka företagsdata och uppgiftskrav krävs det dock flera delar i det svenska ekosystemet för data. Uppgiftskraven behöver exempelvis kunna länka till lagrum och myndigheter, och företag behöver kunna länkas till kommuner och näringsgrenar. Ett arbete för att tillgängliggöra uppgiftskrav och övriga företagsdata som länkade data bör därför anpassas till och samordnas med det arbete som görs exempelvis inom Rättsinformationsprojektet och med det arbete Linköpings universitet och Statistiska centralbyråns arbete genomfört för att göra Statistiska centralbyråns klassificeringsdatabas tillgänglig som länkade data. Arbetet kan inte begränsas till att enbart modellera och beskriva de data som finns kring företag och uppgiftslämnande utan måste sträcka sig över flera sektorer för att bli framgångsrikt. Uppgiftskravsregistret bör utformas på ett sådant sätt att det framöver enkelt kan inlemmas i ett vidare ekosystem som länkade data. Detta kan göras genom att i så stor utsträckning som möjligt undvika fritextfält i uppgiftskravsregistret och istället använda fasta alternativ som utgår från etablerade termer och begrepp.

SOU 2015:33

Bilaga 13

4. Krav på tjänsten för uppgiftskrav för att kunna tillgängliggöra öppna data

Även om själva uppgiftskravsregistret ur öppnadatasynpunkt är en relativt okomplicerad datamängd kommer det ställa krav på uppgiftslämnarservicen för att registrets innehåll ska kunna tillgängliggöras som öppna data. Först och främst måste den källa som tillgängliggörs för allmänheten skiljas från myndighetens produktionsmiljö för att skydda mot intrång, överbelastning med mera. När en tillräcklig skyddsnivå har etablerats behöver det finnas möjligheter att automatiskt exportera datamängden till ett eller flera öppna dataformat som exempelvis en textfil med kommaseparerade värden (CSV). Tjänsten bör gärna också ha ett så kallat API för maskin-till-maskin kommunikation som möjliggör för vidareutnyttjare att automatiskt hämta information och integrera den i sina tjänster. API:et liksom datamängdens semantik bör vara tydligt dokumenterat.

4.1. Fortsatt arbete för att öka nyttan av företagsdata och information om uppgiftskrav

Som konstaterats ovan ökar användbarheten i data om den till så liten utsträckning som möjligt beskrivs i fritexttermer. Det är därför viktigt att uppgiftskravsregistrets dataposter utformas så att de i så stor utsträckning som möjligt kan förlita sig på fasta termer och gärna på termer som enkelt kan kopplas till vokabulärer för länkade data. Företagsdata bedöms bland annat av OECD vara bland de mest intressanta datamängderna för kommersiella vidareutnyttjare. Det finns redan idag en betydande marknad för utvecklare och förmedlare av tjänster som bygger på sådana data om företag som finns i Bolagsverkets, Skatteverkets och Statistiska centralbyråns register. En finsk studie visar att tillväxten bland små och stora företag som är potentiella vidareutnyttjare av geodata växte 15 procent mer per år i länder som erbjöd geodata som öppna data eller som mest till marginalpriskostnad jämfört med motsvarande företag i länder där geodata erbjuds till en prissättning som bygger på kostnadsåterhämtning34. Eftersom det kommersiella värdet av företagsdata bedöms vara högt, även om det inte är lika högt som för geodata35, kan förhållandena antas vara likartade vad gäller företagsdata. Det innebär att det torde finnas en betydande potential i att tillgängliggöra företagsdata som öppna data. Denna potential måste givetvis ställas mot de intäkter som i så fall skulle gå förlorade för Bolagsverket och Statistiska Centralbyrån. Men enligt de bedömningar som gjorts i Danmark kan det finnas vinster att göra även inom offentlig sektor genom att organisera arbetet kring grunddata på ett bättre och mer effektivt sätt. Det bör genomföras ett fördjupat arbete för att analysera nyttan av öppna företagsdata samt vilka kostnader dessa är förknippade med. Även konsekvenserna av en sådan förändring för Bolagsverket, Statistiska centralbyrån och Skatteverket behöver analyseras. Vidare bör arbetet med begreppsmodeller harmonieras med det arbete som bedrivs inom EU för att kunna publicera företagsdata som länkade data. Ett sådant arbete bör även omfatta rättsinformation, information om personer, adresser, fastigheter, näringsgrenar, kommuner och myndigheter för att få ut bästa nyttan.

34Does Marginal Cost Pricing of Public Sector Information Spur Firm Growth?, DIscussion Papers No 1216, Elinkeinoelämän Tutksimuslaitos, 2011, s. 13

35Se redogörelsen för OECD:s rapport ovan

SOU 2015:33

Bilaga 13

B il ag a 1: B es kri vni ng av ins am la d e u p p gi ft er om u p p gi ft sk rav sam t P w C :s

no te ri ng ar

U p p g if t F ö rk la ri n g P w C :s N o te ri n g ar

�� �� ��� ���� ��� �� ��� �� ��� � � � ���

� ��� ��� �� ��� � �� � �� ��� �� �� �� ��� ��

� �� ��� �� � ��� ��� �� � �� �� ��� �� �� �� ��� ��� �� ��� �� ���� �� �� �� ��� � � �� �� ��� ��� ��� � �� �

��� �� ��� �� �� � �� �� ��

�� ��� �� �� ���� ��� � ��

� �� �� �� ��� �� � ���� ���� �� ��� ��� �� �� � � ���� ���� �� �� �� �� ��� ��� ��� �� � ����� ��� � � �� �� ��� � ��

� �� ��� ��� �� � �� �� ��� �� �� ��� �� �� ��� � ���� � � � ���� � ��� ��� �� �� �� �� �� ��� �� �

���� ��� �� ��� �� ����� �� � �� ��� �� ��� �� �� ��� ���

�� � � ”� �� ��� �� ���� �� � �” �

� ��� ��� �� � �� ���� �� ��� ��

�� �� �� ��� �� ��� � �� � ���

��� ���� �� ���� � ��

��� �� ��� �� � �� ���� �� �� �� ��

� �� ��� �� � �� �� �� ��� ��� ��� �� ��� ��� ��� ��� � � ��� ��� �� �� �� ��� �� � �� � ��� � ���� �� ��� �

� �� �� �� �� ��� �� �� �� �� ��� ��� ��� �� ��� �� � �� ��� ��� ��� �� ��� � �� ��� �� ��� �� �� ��� ���

�� � � ”� �� ��� �� ���� �� � �” �

� ��� ��� �� � �� ���� �� ��� ��

�� �� �� ��� �� ��� � �� � ���

��� ���� �� ���� � ��

��� �� ��� �� � �� ���� �� �� �� ��

� �� ��� ��� ��� �� � � � �� ��� �� �� �� �� �� �� ��� ��� ��� �� �� ��� �� ��� �� ��� �� ��� ��� �� ��� �� ���� ��� ��� �� � � ��� ��� �� � �� ���� �� ��� ��

�� �� �� ��� �� ��� � �� � ���

��� ���� �� ���� � ��

��� �� ��� �� � �� ���� �� �� �� ��

SOU 2015:33

Bilaga 13

18 av 23

U p p g if t F ö rk la ri n g P w C :s N o te ri n g ar

� �� �� ��� � ��� �� �� ��� ��� ��� ��� ��� � �� � ��� � � �� �� ��� �� � � � � �� ��� �� �� ��� �� ��� � � � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

���� ���� ��� � ��� �� �� �� ��� �

�� ��� ���� �� ��� ��� �� � � �

��� �� � ��� �� �� � ��� �� �

��� �� �� ���� ���� ��� ��

���� �� ��� �� � � �� �� ��� ��

��� ��� � ��� ��� ���� ��

��� � � ��

��� �� ��� �� � �� ���� �� �� �� ��

� �� �� �� �� �� �� � � � �

���� ��� �� ��� �� � �� �� �� ��� ���� ��� ��� ��� �� �� �� ��� �� � �� �� �� �� �� �� �� �� ��� �� �� ��� �� �� ��� �� ��

��� ��� �� � ��� �� �� � �� ��� � �� �� ��� �� �� �� � ��� ��� ��� �� � �� ���� ���� � �� �� � � �� � �� �� ��

��� �� �� �� � � � �

���� ��� �� ��� �� � � � � �� �

��� �� ��� �� ��� � �� ��� ��

�� �� ��� �� � �� � ��� ����

�� ”� �� �� �� �� � �” �

� �� �� �� �� � � � �� �� �� �� � � � � � �� �� �� �� ��� �� �� �� �� ��� ��� �� �� � ��� ���� ��� ��

� �� �� ��� �� � �� �� ��� �� �� ����� �� �� �� ��� � � �� �� ��� �� �� ��� �� ��

”� �� �� �� �� � �” � � �� ���

�� � ��� �� ��� �� ��� ����

��� � �� �� �� �� ��

����� ��� �� �� �� ���� �� ��

��� �� �� � �� � �� �� ��� �� �� �� ��� ��� �� ��� �� � �� � �� �� ��� �� �� �� �� ��� �� ��� �� ��� � � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� �� �� ��� �� �� � � �� � �� ���� ��� �� ��� ��� �� � ��� ��� ��� �� ��� ��� � ��� � ��� �� � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� �� ���� �� ��� � �� � �� � �� �� �� ����� �� �� �� ����� �� �� ��� ��� �� �� ��� �� ��� ����� �� �� �� � � � �� ���� ��� �� �� ��� ��

���� � �� ��� �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

SOU 2015:33

Bilaga 13

19 av 23

U p p g if t F ö rk la ri n g P w C :s N o te ri n g ar

� ��� �� ��� �� �� � �� � �� ���� ��� �� ��� ��� �� � ��� ��� �� �� �� ��� � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� �� ��� �� �� � � �� � � �� �� �� ��� � �� ��� � �� �� �� ��� �� ��� ��� ��� ���� ��� �� �� ����� �� �� � � �� ��� � �� �� ��� � �

���� � �� � �� � �� � �� �� �

��� ��� � ��� �� �� �� �� ��

��� ���� �� �� ��� � � �� � �� � �� �� � ��� ��� ��� �� �� �� � ���� �� �� ��� ���� �� � ��� ��� �� ��� �� ��� �� �

���� ��� � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� � �� ��� ��� ����� ���� ���

�� �� �� �� �� ��� �� �� � �� ��� �

� ���� �� � � ����� �� �� ��� �� ��� �� �� �� �� ���� ��� � �� ��� ��� ��� � ���� ��� �� � � �� �

�� �� �� � �� �� � � � � � �� ����

� ���� �� �� �� � � �� � �� ���� ��� �� ��� �� �� ��� ���� �� �� ��� �� �� �� �� � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� �� �� ��� ��� � � � ����� �� �� ��� �� ��� �� �� �� �� ���� ��� �� ��� �� ��� ��� � �� ���� � � �� ��� � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� � �� ��� ��� ����� ���� ���

�� �� �� �� �� ��� �� �� � �� ��� �

� ��� ��� � �� � �� ���� ��� �� ��� �� �� ��� ���� �� ��� �� � � � ���� �� � ��� ���� � � �� �� �� �� ��� � � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� ��� ��� �� ��� �� ��� � �� � �� �� ��� �� ��� �� ��� �� �� �� �� �� �� �� �� �� ��� � ��� ��� �� �� �� ��� ��� � ��

��� � �� �� ��� ��� �� �� � �� �� ��� ��� � �� �� � ��� ����� � � �� �� �� � ��� ��� �� ���� �� ��� ���� � � �� �� ��� �� ��� �� ��� ��

��� � �� � �� � �� ��� ��

���� � �� ���� ��� ��

�� �� ��� �� ��� ��� � ��� ���

��� � ��� �� � �� � �� �� � ��

�� �� ��� �� ��� �� ��� �� ��

��� �� ��� � �� �� �� ��� ��

��� �� �� � � �� � ��� ��

��� �� �

SOU 2015:33

Bilaga 13

20 av 23

U p p g if t F ö rk la ri n g P w C :s N o te ri n g ar

� �� ��� �� ��� �� ��� �� ��� � �� �� �� �� �� �� �� ��� �� ��� �� �� � ���� � ��� ���� � ��� ���� �� � ���� ��� �� �� �� �

��� �� �� ��� �� �� ��� �� �� ��� �� � ��� �� ���� ��� �� ��� �� � � �� �� �� �� �� ��� �� ���� ��

��� �� � �� � �� �� �� � �� �� �� �� ��� � �� � � � �� ��� � �� � � �

���� ��� � �� ��� � �� � �� ���� ��� �� ��� ��� ���� ��� �� ��� �� ��� ��� ��� �� �� ��� ���

��� �� �� ��� �� ��� ��� �� �� �� �� ��� �� � ��� � ��� ��� ��� �� �� ��� � ��� � �� ��� �� ���� � � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� � �� ���� �� ���� � �� � �

���� � �� �� ��� �� �� �� ����

�� � ��� ��� ���� ��� �� ��

�� � ��� ��� �� ��� � � � ��

�� ��� ��� ��� ���� �� ��� �

� � ��� � ���� ��� ����� ����

��� �� ���� �� ��

��� �� �� � ��� ��

� ���� �� ��� � � ��� �� �� �� ��� �� �� �� �� �� �� ��� �� �� ��� �� �� ���� �� � ���� �� �� �� ��� �� �� � � � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� �� ��� � ��� ��� ���

� �� ��� �� ��� � ��� �� ��� �� �

� �� � �� � �� ��� ��� ����� ����

��� �� ���� �� ��

��� �� �� � ��� �� �

� �� ��� �� �� �� �

���� ��� �� ��� �� ��� ��� ��

�� � �� ����� �

� �� �� �� �� ����� �� �� ��� ��� ��� �� ��� ��� �� ���� �� ���� ��� �� ��� �� �� �� �

����� �� �� � �� ������ ��� �� �� �� �� �� �� ��� �� ��� � � � �� �� �� �� ��� � � �� � �� ��

�� � � � �� �� �� ��� ��� �� �� �� ����� ��� � �� ��� � ��� � �� ��� � �� �� �� �� � �� �� �� ��� ��

�� �

� � ��� � ��� �� �� �� ���

�� �� � �� � �� � �

���� ��� ����� ���� ��� �� �

��� �� �� ��� �� �� �� � ��� �

� �� ��� �� �� � � ���� � �� � �� �� ��� �� ��� ��� �� � �� ��� �� ��� ���� ��� �� �� � ��� ���

� ��� ��� ��� �� �� ��� �� � ��

��� �� ��� �� �� �� ��� �� � ��

�� ����� �

� � �� �� ��� �� � ��� ��� �� ��� �� ��� ����� �� �� ���� �� � �� �� ����� �� � ���� �

��� �� � �� ��� �� ����� �� �� �� ��� ��� �� ��� ��� � � � �� �� � ��� ��� � �� �� ��� �� �� �

� �� �� �� �� � �� �� ���� �� �� � �� �� ��� ��� ��� �� � ��� � �� � ��� �� �� �� �

��� �� � �� ��� ��� ��� �� ��� �� � �� � �� ��� � �� � �� �� ��� �� �� � � �� �� �� �� ��� ��� �

��� �� � �� ��� �� ����� ���� � � �� �� �� �� ��� � ��� ���� � �� � ��� �� ��� ��� �� ���

�� � �� �� ��� � ��� �� �� � �� �� �� ��� �� ��� ��� ��� �� � ��� �� �� ��� �� � �� ��� ��� �� �

��� ��� �� ��� �� �� �� ��� �� �� �� ��� ��� ��� �� �� ��� ��� ��� ��� � ���� �� ��� � ��� �� ��

� �� �� �� ��� �� ��� ��� � �� ��

� � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

SOU 2015:33

Bilaga 13

21 av 23

U p p g if t F ö rk la ri n g P w C :s N o te ri n g ar

� ��� ��� ��� �� �� ��� �� � ��

��� �� ��� �� �� �� ��� �� � ��

����� �

� � �� �� ��� �� � �� ���� �� �� �� ���� ��� ��� �� �� ��� ��� �� ��� �� ��� ��� �� ��� ��

���� ��� �� �� � ��� �� �� ��� �� � � �� �� ��� � �� �� � �� �� �� ��� ��� �� �� � � �� �� ���� ���

��� ��� � �� �� �� ��� ��� ��� �� �� �� ��� ��� ��� �� ��� �� � ��� �� �� �� ��� �� �� � � � ���

����� �� �� �� �� �� ���� �� �� �� ��� � �� �� ��� � ��� ��� �� �� � �� ����� �� � �� ��� � � �

��� �� �� �� �� �� �

� � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� � �� �� �� � � ���

�� ��� ��� � �� � �� ��� � ��� ���� ��� �� �� ��� �� �� ��� ��� ��� ��� �� ��� ��� � ��� �� ��� ��

����� ��� � ��� �� �� �� � � � ��� ��� �� ��� �� � � � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� �� �� ���� ��� �

����� ��� � ��� ������ �� � � �� �� �� �� �� � �� �� ����� �� � � ��� ����� ��� ��� ��� �� ���� �� �� ��� � � ��� �� � � � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� �� �� � ��� � �� � ���� �� �� ��� ��� � � � �� �� ���� � ��� �� �� �� �� ��� ��� ��� �� ���� �� ��

��� ����� ��� �� � �� �� �� �� ��� ��� �� �� �� ��� �� ��� � � �� �� �� �� �� � �� �� �� ��� �

�� ��� ��

� � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� � � ��� �� �� �� ����� � � �� � ���� �� �� ��� ��� � � � �� �� ���� � ��� �� �� �� �� ��� ��� ��� �� ���� �� ��

��� ����� �� �� � �� ����� ��� ���� ��� ��� �� �� ��� �� �� ��� � � � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� � �� ��� ����� � �� � �� �� ��� �� �� ��� ���� �� ��� �� �� �� �� �� � �� �� ��� �� �� �� ��� ������� ��� ��

��� �� � � ����� �� ��� ��� ��� ��� ��� �� �� � �� �� �� �� ��

��� �� ��� �� �� ��� �� �� � � �

���� � � ��� ��� ��� � �� ��

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

� �� ����� ��� � � �� �� ���� � �� �� ��� �� �� ��� ����� �� ��� �� �� ��� �� � � � �� ��� ��� �� �� ��� �� ���

�� ��� �� ��� �� �� �� � �� �� ��

SOU 2015:33

Bilaga 13

Bilaga 2: Bedömning av nyttor och kostnader – Uppgiftskrav

SOU 2015:33

Bilaga 13

Bilaga 3: Bedömning av nyttor och kostnader – Grunduppgifter