1 §  Regeringskansliet har till uppgift att bereda regeringsärenden och att i övrigt biträda regeringen och statsråden i deras verksamhet.

2 §  I Regeringskansliet ingår

Statsrådsberedningen (SB), Justitiedepartementet (Ju), Utrikesdepartementet (UD), Försvarsdepartementet (Fö), Socialdepartementet (S), Finansdepartementet (Fi), Utbildningsdepartementet (U), Jordbruksdepartementet (Jo), Kulturdepartementet (Ku), Miljödepartementet (M), Näringsdepartementet (N), och Regeringskansliets förvaltningsavdelning (FA).

Vad som sägs i denna förordning om departement gäller också Statsrådsberedningen och förvaltningsavdelningen, om något annat inte framgår av sammanhanget. Förordning (1998:1631).

3 §  Utrikesförvaltningen består av Utrikesdepartementet och utrikesrepresentationen.

I utrikesrepresentationen ingår

1. beskickningar, delegationer vid internationella organisationer och karriärkonsulat (utlandsmyndigheter),
2. Svenska institutet i Alexandria, samt
3. honorärkonsulat och konsularagenturer.

Föreskrifter om utrikesrepresentationen finns i förordningen (1992:247) med instruktion för utrikesrepresentationen. Förordning (1998:1217).

4 §  Utrikesrepresentationen lyder under Regeringskansliet.

Regeringskansliet beslutar i frågor som rör personalen i utrikesrepresentationen och i andra frågor som rör utrikesrepresentationens administration, om något annat inte är särskilt föreskrivet.

Regeringskansliet får överlämna åt en utlandsmyndighet att avgöra ärenden eller grupper av ärenden som enligt föreskrifter i en annan förordning skall prövas av Regeringskansliet.

5 §  Statsministern är chef för Regeringskansliet. Statsministern utser bland statsråden en ersättare som tjänstgör som Regeringskansliets chef när statsministern har förhinder. Ersättaren inträder även i övrigt som Regeringskansliets chef i den utsträckning som statsministern bestämmer.

När både statsministern och ersättaren har förhinder, sköts chefens uppgifter av den som statsministern eller ersättaren bestämmer.

6 §  Chef för ett departement är det statsråd som statsministern utser enligt 7 kap. 1 § regeringsformen.

7 §  Statsministern är chef för Statsrådsberedningen.

8 §  Chef för Regeringskansliets förvaltningsavdelning är förvaltningschefen i Statsrådsberedningen.

9 §  Chefstjänstemän i departementen är statssekreterarna, kabinettssekreteraren, expeditionscheferna och rättscheferna.

Chefstjänstemän i Statsrådsberedningen är statssekreterarna, förvaltningschefen och rättschefen.

Chefstjänstemän är också utrikesråden i Utrikesdepartementet, budgetchefen och finansråden i Finansdepartementet samt planeringschefen i Justitiedepartementet. Förordning (1999:323).

10 §  I departementen finns huvudmän för olika sakområden.

11 §  I Statsrådsberedningen finns Regeringskansliets internrevision. Förordning (2002:1045).

11 a §  I Försvarsdepartementet finns Regeringskansliets samordningssekretariat för säkerhetspolitiska underrättelsefrågor. Förordning (2000:13).

12 §  Förvaltningsärenden och lagstiftningsärenden fördelas mellan departementen på det sätt som anges i bilagan till denna förordning. Av bilagan framgår också till vilka departement myndigheter och andra organ hör.

Ärenden om förordningar skall handläggas i det departement som motsvarande förvaltningsärenden hör till.

Andra förvaltnings- och lagstiftningsärenden skall handläggas i det departement som är lämpligast med hänsyn till ärendets natur.

13 §  Om ett ärende faller inom flera departements verksamhetsområden, skall det handläggas i det departement dit ärendet huvudsakligen hör.

14 §  Departementschefen ansvarar för beredningen av regeringsärenden i departementet. För beredningen av regeringsärenden som enligt ett förordnande enligt 7 kap. 5 § regeringsformen skall föredras av ett annat statsråd ansvarar dock det föredragande statsrådet.

15 §  Regeringsärenden som faller inom flera departements verksamhetsområden skall beredas i samråd med övriga berörda statsråd.

Detta gäller också inom ett departement när ett ärende berör mer än ett statsråd.

16 §  Regeringskansliet får begära in förklaringar, upplysningar och yttranden i regeringsärenden. I en arbetsordning eller i särskilda beslut skall det närmare bestämmas vem som får göra detta.

17 §  Regeringen beslutar om fördelningen av anslagsmedel mellan departementen. Regeringen beslutar också i andra övergripande frågor som rör Regeringskansliet och som är av särskild vikt.

Bestämmelser om att regeringen beslutar om vissa anställningar m.m. finns i 34, 35, 37 och 54 §§.

18 §  Frågor om att lämna ut allmänna handlingar som förvaras i Regeringskansliet prövas inom det departement som förvarar handlingarna, om något annat inte är särskilt föreskrivet. I tveksamma fall eller om sökanden begär det, skall en sådan fråga prövas av ett statsråd i departementet eller - när det gäller handlingar hos Regeringskansliets förvaltningsavdelning - av ett statsråd i Statsrådsberedningen. Frågan får också överlämnas till regeringens prövning.

19 §  Regeringskansliet får avskriva ett ärende i vilket en framställning till regeringen har återkallats. Detta gäller också när ett överklagande av en myndighets beslut har förfallit enligt 28 § första stycket förvaltningslagen (1986:223). Regeringskansliet får även till en annan myndighet överlämna en framställning som är ställd till regeringen i ett ärende som uppenbarligen skall avgöras av den andra myndigheten.

20 §  Regeringskansliet skall

1. utse Sveriges ombud och andra representanter vid förhandlingar med annan stat eller vid förhandlingar med och möten inom internationella organisationer,
2. utse Sveriges representanter i det löpande arbetet inom Europeiska unionens råd samt föreslå och utse Sveriges representanter i kommittéer under Europeiska gemenskapernas kommission,
3. besvara formella underrättelser från kommissionen och i övrigt upplysa kommissionen om hur Sverige har uppfyllt de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i unionen,
4. bestämma vem som skall delta i arbetet inom Ständiga representanternas kommitté,
5. besvara motiverade yttranden från kommissionen,
6. anmäla förslag till författningar i enlighet med informationsförfaranden som följer av Sveriges medlemskap i unionen eller av andra internationella överenskommelser samt besluta om svenska svar och kommentarer inom dessa förfaranden,
7. vara den nationella säkerhetsmyndighet som ansvarar för att upprätthålla säkerheten för sekretessbelagda uppgifter enligt Europeiska rådets säkerhetsföreskrifter samt enligt Sveriges åtaganden om detta i överenskommelser med Västeuropeiska unionen och Nato inom ramen för samarbetet Partnerskap för fred,
8. besvara en utländsk begäran om inspektion och utvärderingsbesök som följer av åtaganden inom Organisationen för säkerhet och samarbete i Europa (OSSE) enligt Wiendokumentet den 16 november 1999 om förtroende- och säkerhetsskapande åtgärder. Förordning (2002:1045).

21 §  Regeringskansliet beslutar om agremang för beskickningschefer, erkännande av konsuler och förhandsgodkännande av försvarsattachéer.

Regeringskansliet beslutar även i frågor som gäller underrättelse till en sändande stat om att beskickningschefen eller en medlem av beskickningens diplomatiska personal är persona non grata eller att någon annan medlem av beskickningspersonalen inte är önskvärd. Detta gäller också underrättelse till en sändande stat om att en konsul är persona non grata eller att någon annan medlem av konsulatspersonalen inte är önskvärd. Regeringskansliet får överlämna sådana frågor till regeringens prövning.

22 §  Regeringskansliet företräder staten som fordringsägare vid och utom domstol i fråga om fordringar som har uppkommit genom bistånd enligt lagen (2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd. Förordning (2003:1112).

23 §  Arbetet inom ett departement leds närmast under departementschefen och övriga statsråd i departementet av statssekreteraren. I Utrikesdepartementet har kabinettssekreteraren denna uppgift. Statssekreteraren och kabinettssekreteraren skall främst svara för planering och samordning i departementet och i förhållande till andra samhällsorgan samt vaka över att arbetet bedrivs i överensstämmelse med planeringen.

24 §  Expeditionschefen skall vaka över lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet vid beredningen av ärenden, utom i fråga om lagar och andra författningar, samt slutligt granska koncepten till regeringens beslut.

I Utrikesdepartementet har rättschefen dessa uppgifter. Rättschefen i Utrikesdepartementet skall vaka över lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet även i utrikesrepresentationens verksamhet. Förordning (1997:80).

25 §  Rättschefen skall svara för att förslag till lagar och andra författningar utarbetas samt vaka över lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet vid beredningen av författningsärenden.

Rättschefen svarar vidare för den slutliga granskningen av förslagen.

Rättschefen skall, utom i Justitie- och Finansdepartementen, svara för att lagstiftnings- och andra författningsärenden som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med det departementet. Förordning (1997:80).

26 §  Rättschefen i Statsrådsberedningen skall svara särskilt för sådan samordning inom Regeringskansliet i rättsliga och språkliga frågor som främjar enhetlighet och hög kvalitet i lagstiftning och förvaltning. Rättschefen kan i det syftet ge ut handböcker, riktlinjer och annat material. Sådant material kan riktas även till myndigheter under regeringen. Rättschefen skall vidare uppmärksamma möjligheten att delegera ärenden till myndigheter under regeringen.

Den chefstjänsteman i Justitiedepartementet som är utgivare av Svensk författningssamling skall i samverkan med rättschefen i Statsrådsberedningen vaka över lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet i författningsförslag, förslag till riksdagen och kommittédirektiv samt främja en enhetlig handläggning av ärenden inom Regeringskansliet. De skall båda medverka till att språket i författningar och andra beslut blir så enkelt och klart som möjligt.

27 §  Chefstjänstemännen skall biträda departementschefen och övriga statsråd i departementet med planering och andra arbetsuppgifter i departementet. De skall även biträda med att samordna verksamheten i departementet, inom Regeringskansliet och i förhållande till andra samhällsorgan. De skall vidare biträda med arbetsledningen.

28 §  Varje huvudman skall inom sitt sakområde ansvara för planering och samordning, ärendenas behöriga gång samt för beredning och föredragning inför departementschefen eller ett annat statsråd. Även i övrigt skall huvudmannen ansvara för arbetet inom sitt sakområde. Huvudmannen svarar för upprättandet av koncept till regeringens beslut, riktigheten av uppgifterna i koncepten samt för att den handling som expedieras stämmer överens med regeringens beslut. Detta gäller dock inte i fråga om lagar och andra författningar.

Huvudmannen skall hålla departementschefen, övriga statsråd i departementet och chefstjänstemännen underrättade om arbetets gång och för dem anmäla frågor som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Huvudmannen skall följa de direktiv som chefstjänstemännen ger och även i övrigt samverka med dessa och med de andra huvudmännen. Huvudmannen skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom sitt sakområde.

Huvudmannen svarar, i den utsträckning detta inte är rättschefens uppgift, för att ärenden bereds gemensamt i Regeringskansliet.

29 §  I författningsfrågor skall huvudmännen samarbeta med rättschefen.

30 §  Ärenden som inte är regeringsärenden och som inte skall avgöras av en departementschef enligt 31 eller 33 § eller av personalansvarsnämnden avgörs av Regeringskansliets chef.

Ärenden som inte behöver avgöras av Regeringskansliets chef får avgöras av chefen för ett departement, av ett annat statsråd eller av en tjänsteman eller en grupp av tjänstemän i Regeringskansliet. Hur detta skall ske anges i en arbetsordning för myndigheten eller i särskilda beslut. Förordning (1997:80).

31 §  Chefen för ett departement skall föreskriva eller för särskilda fall besluta om indelningen av departementet i sakområden, chefstjänstemännens och huvudmännens uppgifter och fördelningen av arbetet mellan dem samt formerna i övrigt för verksamheten i departementet.

Ärenden som inte behöver avgöras av departementschefen får avgöras av ett annat statsråd eller av en tjänsteman i Regeringskansliet. Hur detta skall ske anges i en arbetsordning för departementet eller i särskilda beslut.

32 §  Regeringskansliet skall besluta de ytterligare föreskrifter som behövs för dess organisation och formerna för dess verksamhet. Sådana föreskrifter kan tas in i en arbetsordning för myndigheten eller i arbetsordningar för departementen.

33 §  Chefen för ett departement får föreskriva eller för särskilda fall besluta om avvikelser från de bestämmelser om arbetsfördelningen i ett departement som finns i denna förordning eller som har beslutats enligt 31 §.

34 §  Regeringen beslutar om anställning i Regeringskansliet av statssekreterare, kabinettssekreterare, förvaltningschef, expeditionschef, rättschef, budgetchef, finansråd, utrikesråd, inspektör, protokollchef, presschef, ambassadör, generaldirektör, departementsråd samt chef för Regeringskansliets internrevision och chef för samordningssekretariatet för säkerhetspolitiska underrättelsefrågor. Detta gäller också anställning som generalkonsul, minister, ambassadråd och konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

Övriga anställningar beslutas av Regeringskansliet. Förordning (2002:1045).

35 §  I de fall där regeringen fattar beslut om anställning fastställer regeringen lönen. Lönen för inspektör, protokollchef, presschef, ambassadör, departementsråd samt chef för revisionskontoret och chef för samordningssekretariatet för säkerhetspolitiska underrättelsefrågor fastställs dock av Regeringskansliet. Detta gäller också för en sådan generalkonsul, minister och konsul och ett sådant ambassadråd som avses i 34 §.

I övriga fall fastställer Regeringskansliet lönen. Förordning (2000:13).

36 §  Vid anställning av kanslisekreterare, departementssekreterare, avdelningsdirektör, kansliråd, ämnesråd eller sakkunnig samt vid anställning med placering i utrikesförvaltningen behöver Regeringskansliet inte informera om anställningen enligt 6 § anställningsförordningen (1994:373).

Ett meddelande om att någon har anställts skall genast lämnas till dem som har sökt anställningen.

37 §  Regeringen beslutar om tjänstgöringsort för de tjänstemän som är placerade i utrikesförvaltningen och som är anställda genom beslut av regeringen.

38 §  Den som är expeditionschef, rättschef, budgetchef, finansråd, utrikesråd, inspektör, protokollchef, presschef, ambassadör, departementsråd, chef för Regeringskansliets internrevision eller chef för samordningssekretariatet för säkerhetspolitiska underrättelsefrågor anställs tills vidare. Anställningen får dock begränsas till att gälla till en viss tidpunkt. Detta gäller också den som är generalkonsul, minister, ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

Förvaltningschefen anställs för en bestämd tid. Förordning (2002:1045).

39 §  När det gäller anställningar som beslutas av regeringen prövar regeringen frågor om uppsägning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd.

Detta gäller också i fråga om anställning som planeringschef i Justitiedepartementet. Förordning (1998:1631).

40 §  Regeringskansliets personalansvarsnämnd består av statssekreteraren, förvaltningschefen och rättschefen i Statsrådsberedningen, den rättschef som svarar för lagstiftningsärenden om anställningsskydd, expeditionschefen i det berörda departementet eller den chefstjänsteman där som bestäms i en arbetsordning samt tre personalföreträdare. Statssekreteraren i Statsrådsberedningen är ordförande i nämnden.

Nämnden är beslutför när ordföranden och minst fyra andra ledamöter är närvarande. Förordning (1998:1631).

41 §  Personalansvarsnämnden prövar följande frågor för anställda i Regeringskansliet eller i en kommitté och för svenska medborgare som är anställda vid en utlandsmyndighet:

1. skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, dock inte i fråga om provanställning,
2. disciplinansvar,
3. åtalsanmälan,
4. avstängning.

42 §  Personalföreträdarna i personalansvarsnämnden utses på det sätt som anges i 9 § personalföreträdarförordningen (1987:1101), om något annat inte bestämts i kollektivavtal.

Personalföreträdare får endast den vara som är anställd i Regeringskansliet.

43 §  Innan någon anställs som handläggare med skyldighet att tjänstgöra inom utrikesrepresentationen, skall Utrikesförvaltningens antagningsnämnd höras om handläggarens lämplighet för tjänstgöring utomlands. Detta gäller dock inte för anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller konsul eller om i övrigt särskilda skäl föranleder något annat.

Föreskrifter om nämnden finns i förordningen (1991:360) med instruktion för Utrikesförvaltningens antagningsnämnd.

43 a §  När det gäller anställda i Regeringskansliet, utrikesrepresentationen och kommittéerna utövar Regeringskansliet arbetsgivarens befogenheter enligt centrala kollektivavtal, om något annat inte följer av förordningen (1996:1524) med regeringens arbetsgivarnyckel. Förordning (1997:80).

44 §  Behörig att föredra ärenden inför Lagrådet är den som är eller har varit hovrätts- eller kammarrättsassessor och den som Regeringskansliet utser för ett visst fall.

45 §  Regeringskansliet skall tillämpa de ekonomiadministrativa bestämmelser som gäller för myndigheter under regeringen, om regeringen inte beslutar något annat.

Regeringskansliet skall dock inte lämna resultatredovisning enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Vad som sägs i den förordningen om myndighetens chef skall när det gäller Regeringskansliet i stället avse förvaltningschefen. Förordning (2001:644).

46 §  Regeringskansliets förvaltningsavdelning skall ge stöd och service åt departementen, utrikesrepresentationen och kommittéerna i administrativa frågor.

Förvaltningsavdelningen får sköta begränsade förvaltningsuppgifter åt andra statliga myndigheter efter avtal om detta mellan Regeringskansliet och den andra myndigheten. Förordning (1998:50).

47 §  Förvaltningschefen har ansvar för administrativa frågor som rör flera departement eller kommittéer inom flera departements verksamhetsområden. Förordning (1998:50).

48 §  I varje departement finns ett registratorskontor. Registratorskontoren skall hållas öppna vardagar klockan 09.00- 16.00. Om arbetstiden en viss dag är kortare än normalt eller om den till en viss dag förlagda arbetstiden får arbetas in enligt bestämmelser i ett kollektivavtal, får öppethållandet inskränkas till två timmar, om det kan ske utan väsentlig olägenhet.

Tiden då registratorskontoren hålls öppna skall ges till känna på lämpligt sätt. Inskränkning i tiden bör ges till känna minst en vecka i förväg. Förordning (1997:613).

49 §  För registrering av allmänna handlingar skall det i varje departement finnas ett eller flera diarier som förs med hjälp av automatisk databehandling.

Ett diarium får bara innehålla sådana uppgifter som anges i 15 kap. 2 § sekretesslagen (1980:100) och uppgifter som i övrigt behövs för ärendets beredning.

Expeditionschefen har tillsyn över diarieföringen. I Statsrådsberedningen har rättschefen denna uppgift. Vid Utrikesdepartementet och Regeringskansliets förvaltningsavdelning ansvarar den tjänsteman för tillsynen som bestäms i en arbetsordning. Förordning (1999:323).

50 §  Expeditionschefen eller den tjänsteman som bestäms i en arbetsordning skall vara personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (1998:204). Förordning (2001:644).

51 §  I fråga om varje beslut av Regeringskansliet skall det finnas ett protokoll eller någon annan handling som anger vad beslutet innehåller, när beslutet fattades och vem som fattade beslutet.

52 §  Departementen skall vid varje årsskifte upprätta förteckningar över alla ärenden som har väckts för mer än ett år sedan och som ännu inte har avgjorts. Förteckningarna skall lämnas till rättschefen i Statsrådsberedningen senast den 1 februari.

53 §  Regeringskansliets arkiv är indelat i ett delarkiv för varje departement och ett centralarkiv.

Delarkivet för ett departement skall bestå av handlingar från regeringens och Regeringskansliets verksamhet inom departementets område.

Arkivhandlingar från delarkiven lämnas till centralarkivet med jämna mellanrum.

54 §  I Regeringskansliet finns en kansliarkivarie, som utses av regeringen. Kansliarkivarien har ett övergripande ansvar för att de mål för arkivbildningen som anges i arkivlagen (1990:782) uppnås i Regeringskansliet. Kansliarkivarien skall verka för enhetlighet inom Regeringskansliet i frågor om arkivbildning, arkivvård, gallring av allmänna handlingar och utlåning av arkivhandlingar.

Kansliarkivarien skall samråda med Riksarkivet i arkivfrågor som har principiell betydelse.

55 §  Varje expeditionschef är arkivansvarig och har tillsyn över arkivbildning, arkivvård, gallring av allmänna handlingar och utlåning av arkivhandlingar i sitt departement. I Statsrådsberedningen har rättschefen denna uppgift. I Utrikesdepartementet och Regeringskansliets förvaltningsavdelning är den tjänsteman arkivansvarig som bestäms i en arbetsordning.

Kansliarkivarien är arkivansvarig för centralarkivet. Förordning (1999:323).

56 §  Regeringskansliet skall lämna över arkivhandlingar till Riksarkivet vid de tidpunkter som kansliarkivarien och Riksarkivet kommer överens om.

57 §  Handlingar i ett ärende som har slutbehandlats får återlämnas till den som gett in handlingen bara om det är lämpligt med hänsyn till allmänna arkivsynpunkter och övriga omständigheter.

58 §  Föreskrifter om att arkivhandlingar får lånas ut till myndigheter för tjänsteändamål finns i arkivförordningen (1991:446).

59 §  Regeringskansliet skall meddela de ytterligare föreskrifter som behövs om diarieföring, arkivbildning, arkivvård, gallring av allmänna handlingar och utlåning av arkivhandlingar hos myndigheten.

60 §  Regeringskansliet skall ha tillsyn över arkiv inom utrikesrepresentationen och får också meddela föreskrifter om arkivbildning, arkivvård, gallring av allmänna handlingar och utlåning av arkivhandlingar.

61 §  Regeringskansliet får lämna ut ärendeförteckningar som upprättas där inför regeringssammanträden. För att fortlöpande tillhandahålla pappersexemplar av sådana förteckningar enligt en stående beställning får Regeringskansliet ta ut en årlig avgift av beställaren. Avgiften är 4 000 kr och får tas ut i förskott.

62 §  Regeringskansliets internrevision skall följa de föreskrifter om internrevision som anges i denna instruktion.

Regeringskansliets internrevision skall utföra internrevision av all verksamhet inom Regeringskansliet, kommittéväsendet och utrikesrepresentationen. Förordning (2002:1045).

63 §  Regeringskansliets internrevision skall självständigt granska hur Regeringskansliets interna styrning och kontroll samt hur de ekonomiska redovisningsskyldigheterna fullgörs. Internrevisionen skall bedrivas i enlighet med god sed för internrevision.

En internrevisor får utföra andra uppgifter än som anges i första stycket endast om det är förenligt med god sed för internrevision och inte hindrar internrevisionen. Förordning (2002:1045).

64 §  Regeringskansliet skall besluta om en revisionsplan för internrevisionen.

Revisionsplanen skall grundas på en analys av risken för väsentliga fel i den granskade verksamheten. Förordning (1997:613).

65 §  Regeringskansliets internrevision skall redovisa sina iakttagelser och slutsatser till förvaltningschefen. Förordning (2002:1045).

66 §  Regeringskansliets beslut i administrativa ärenden får överklagas bara om det är särskilt föreskrivet. Förordning (1998:1031).