Sammanfattning

Arbetets inriktning och bedrivande

Departementens uppgifter har varit att se över gällande formkrav i lagar och förordningar och att överväga behoven av förändringar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering.

Arbetsgruppens uppgifter har varit att samordna det departementsvisa arbetet och att till regeringen rapportera vilka regeländringar som genomförts, pågår och planeras som grund för vidare ställningstaganden.

Bakgrund

Formkrav. Med formkrav avses krav på att ett dokument eller meddelande ska ha en viss form eller tillkomma på visst sätt för att ha en viss rättsverkan.

Formkrav kan hindra att elektronisk kommunikation eller dokumentation används, genom att uttryckligen utesluta elektroniska rutiner eller genom att det råder osäkerhet om hur de ska tillämpas på elektroniska rutiner.

Förvaltningspolitisk bakgrund. Vårt uppdrag har sin bakgrund i förvaltningspolitiken. Det är regeringens målsättning att alla offentliga tjänster som kostnadseffektivt kan tillhandahållas

Sammanfattning Ds 2003:29

elektroniskt också ska tillhandahållas elektroniskt. Detta förutsätter att det finns rättsliga förutsättningar för t.ex. ansökningar i elektronisk form.

Rättslig bakgrund. Den rättsliga bakgrunden utgörs av den rättsliga miljö som varje enskild bestämmelse finns i. Det finns ingen särskild IT-lagstiftning som skiljer sig från andra typer av lagstiftning. Sådan speciell IT-lagstiftning, som griper över alla rättsområden, bör enligt vår mening som regel inte heller införas.

Vi har utgått från att reglering av IT-användning bör vara så teknikneutral som möjligt.

Användningen av säker elektronisk kommunikation, i synnerhet i förvaltningen, omfattas av en mängd styrmedel utöver lag och förordning, t.ex. myndighetsföreskrifter och gemensamma ramavtalsupphandlingar.

Behov av anpassning av formkrav

För de formkrav som rör statliga myndigheter bör utgångspunkten vara att behov av anpassning föreligger för alla hindrande formkrav.

För formkrav inom andra rättsområden får bedömning av anpassningsbehovet göras från fall till fall utifrån de särskilda förutsättningarna på respektive område.

Det kan finnas skäl att avstå från att anpassa formkrav så att de tillåter elektroniska rutiner. Bland dessa kan framhållas följande.  Formkrav som inte hindrar elektroniska rutiner bör inte

anpassas genom förtydliganden.  Det kan finnas anledning att avvakta utveckling, t.ex. teknisk

eller rättslig, på andra områden innan anpassning kan göras.  Det kan i en del fall finnas anledning att överväga om form-

kravet i sig utgör hindret, eller om hela den process varav formkravet är en del bör ses över.  På vissa områden kan elektroniska rutiner över huvud taget

inte vara lämpliga.

Ds 2003:29 Sammanfattning

 Regler som rör situationer där elektroniska rutiner inte an-

vänds och förmodligen inte kommer att användas bör inte behöva anpassas.

Synpunkter på anpassning av formkrav

Vid anpassning av hindrande formkrav för att medge elektroniska rutiner bör man efterstäva  långsiktighet och teknikneutralitet, t.ex. genom att undvika

onödig teknisk terminologi, och  reglering på låg nivå, dvs. man bör inte ge överdrivet detalje-

rade föreskrifter i lag eller förordning när andra styrmedel är mer ändamålsenliga.

Vi anser att anpassning av enskilda bestämmelser är att föredra framför reglering med generellt genomslag.

Synpunkter på utformning av nya formkrav

Nya formkrav, som tillåter elektroniska rutiner, måste utformas utifrån förutsättningarna på varje enskilt område. Vi föreslår inga generella standardlösningar för hur formkrav bör anpassas, utan hänvisar i första hand till befintliga lösningar. Dessa är följande. – Bestämmelser som tydliggör att en kommunikation får göras

elektroniskt. Denna typ av regel är enligt vår mening dock ofta överflödig. – Bestämmelser om att uppgifter får lämnas på medium för

automatisk databehandling. Denna typ av regler kan vara motiverad på vissa områden. – Bestämmelser om elektroniska dokument. Detta begrepp

används sedan länge inom vissa områden. Det finns inte anledning att generellt använda detta begrepp när det inte är särskilt påkallat.

Sammanfattning Ds 2003:29

– Bestämmelser som anger att elektronisk signatur får använd-

as. Denna typ av regel är lämplig när man vill försäkra sig om att den reglerade processen ska omfatta en utställarangivelse. – Bestämmelser som anvisar användning av avancerad elektro-

nisk signatur. Sådana bestämmelser kan vara särskilt påkallade i en del fall, när det finns särskilda skyddsintressen. – Bestämmelser som anvisar användning av kvalificerade

elektroniska signaturer. Sådana bestämmelser kan möjligen vara aktuella när det finns särskilda krav.

Generella slutsatser från översynen

Sammanlagt omfattar genomgången omkring 2000 författningsställen. Genomgången visar att formkraven kan betecknas på många olika sätt, och att vissa formkrav förekommer ett fåtal gånger, medan andra är mycket vanliga. Det har också framkommit att formkravens innebörd inte sällan är oklar och att även likalydande formkrav kan ha olika innebörd.

Det visar sig även att formkraven kan ha olika syften och bevekelsegrunder. Ofta är det dessutom svårt att utröna vilket syfte som ligger bakom enskilda formkrav. De enskilda formkravens syften har därför inte fått den framskjutna plats i analysen som förutsetts i uppdraget.

Det har också visat sig att det förekommer bestämmelser som inte uttryckligen föreskriver formkrav, men där det i den praktiska situation som regleras ändå förekommer formkrav.

Utifrån de bedömningar som gjorts kan de identifierade formkraven delas in i tre grupper:

1. Bestämmelser som innehåller termer som skulle kunna tänkas utgöra hindrande formkrav, men där analysen visat att de inte hindrar elektroniska rutiner.

2. Bestämmelser som innehåller formkrav som enligt den analys och de bedömningar som gjorts hindrar elektroniska rutiner, och där man bedömt att reglerna bör anpassas så att de medger elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Sammanfattning

3. Bestämmelser som för närvarande inte bör ändras, eftersom de av olika skäl inte är färdiganalyserade så att ett slutgiltigt ställningstagande kan ske i denna rapport. Denna grupp omfattar regler som innehåller formkrav, men där man antingen inte haft möjlighet att ta ställning till om de hindrar elektroniska rutiner eller där man funnit att formkraven hindrar elektroniska rutiner, men man ännu inte haft möjlighet att ta ställning till huruvida de bör anpassas. Gruppen innehåller även sådana formkrav som bedömts hindra, men som tills vidare inte bör anpassas för att tillåta elektroniska rutiner.

I rapporten redovisas också departementens övergripande synpunkter på och kommentarer till sina respektive områden. Det är viktigt att framhålla att arbetsgruppen inte har tagit ställning till departementens genomgångar och de bedömningar som departementen gjort inom sina respektive författningsområden. Varje departement svarar således för sina egna synpunkter, som alltså inte är arbetsgruppens bedömningar.

Synpunkter på typer av formkrav

Arbetsgruppen har bedömt ett antal vanligt förekommande typer av formkrav. Våra ställningstaganden rör

– hur formkraven kan tolkas – hur formkraven bör anpassas – hur formkraven bör användas i framtiden.

Bedömningarna är gjorda ur ett lagstiftningsperspektiv, dvs. för att avgöra om bestämmelser behöver anpassas eller inte. Enskilda bestämmelser måste naturligtvis alltid bedömas från fall till fall.

Vi vill också särskilt påpeka att i de fall vi bedömt att en viss typ av formkrav inte hindrar elektroniska rutiner, innebär detta inte att det med nödvändighet är praktiskt möjligt att använda sådana. Den enskilde kan inte på våra bedömningar grunda nå-

Sammanfattning Ds 2003:29

gon rätt att kommunicera elektroniskt med myndigheter. Det utesluter inte heller att myndigheten anvisar vissa kontaktvägar för elektronisk kommunikation.

Följande termer bör enligt vår mening inte uppfattas som formkrav: anmaning, anmälan, ansökan, begäran, inlaga, meddelande, underrättelse, uppgift, utdrag, utlåtande och yttrande. Generella kommunikationstermer, såsom sända (vidare, över), överlämna, inge, inkommen, till handa, tillställa och ta emot, bör normalt inte heller anses hindra elektroniska rutiner. Kommunikationstermer som anvisar ett visst kommunikationssätt, t.ex. (vanligt) brev, post, rekommenderad försändelse och muntlig, kan däremot ofta hindra elektronisk kommunikation.

Krav på underskrift, namnteckning, undertecknande m.m. kan enligt vår bedömning inte uppfyllas med elektroniska rutiner. I de fall där formkraven ska anpassas för elektroniska rutiner bör de enligt vår mening ersättas med andra krav på utställarverifiering.

Regler om påskrifter, anteckningar och andra tecken eller märken som anbringas på handlingar kan hindra elektroniska rutiner genom att förutsätta en fysisk handling.

Krav på skriftlighet kan enligt vår bedömning normalt inte antas hindra elektroniska rutiner. Befintliga skriftlighetskrav bör därför generellt kunna kvarstå och krav på skriftlighet bör kunna användas i framtiden som markering av att en kommunikation ska ges en varaktig och tillgänglig form.

Termen handling bör enligt vår bedömning normalt anses medge användning av elektroniska rutiner. I vissa fall kan dock termen handling eller andra termer avse en presentationshandling eller annan fysisk handling. Sådana krav måste normalt antas hindra elektroniska rutiner. De kan normalt inte heller ändras.

Termen beslut och olika beteckningar på vissa typer av beslut, t.ex. anmodan, erinran och föreläggande bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Sammanfattning

Krav på användning av blankett eller att uppgifter ska lämnas enligt visst formulär kan normalt inte anses hindra elektroniska rutiner.

Även om termer som kopia och avskrift kan vara svårtolkade när de ska tillämpas på elektroniska rutiner bör sådana krav normalt inte anses hindra användning av elektroniska rutiner. Termen original kan knappast på ett meningsfullt sätt användas om elektroniska handlingar. Den bör därför enligt vår bedömning användas endast i de fall man avser en pappershandling. I många fall kan det finnas anledning att ändra krav på att kopior ska inges med krav att uppgifter ska inhämtas som stöder de förhållanden som ska styrkas med kopior. Detsamma gäller många krav på att handlingar av olika slag ska biläggas en ansökan.

Termer som kungörelse och tillkännagivande kan inte i sig anses hindra elektroniska rutiner, i den mån de inte anvisar ett visst sätt för kungörelse som inte är elektroniskt. Sådana krav utesluter dock ofta inte att elektroniska kommunikationsvägar används parallellt med traditionella.

Termer som hänför sig till den interna hanteringen i en myndighet eller ett företag, t.ex. akt, anteckning, dokumentation, förteckning, liggare, längd, protokoll, rulla, och sammanställning bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner. Sådana regler bör därför inte ändras och termerna bör kunna användas även framdeles.

Krav på att en rättshandling ska utföras på ett visst sätt (procedurkrav) kan hindra elektroniska rutiner. I många fall kan de förmodligen inte heller anpassas på lämpligt sätt.

För de formkrav som vi bedömt inte hindrar elektroniska rutiner gäller att de generellt inte behöver anpassas. De formkrav som bedöms hindra elektroniska rutiner utan att detta är motiverat bör anpassas i enlighet med våra allmänna ställningstaganden och i enlighet med de bedömningar avseende behov och prioriteringar som görs inom varje område.

Sammanfattning Ds 2003:29

Förslag och synpunkter för vidare arbete

För de formkrav som bedömts att de bör ändras är det av vikt att arbetet inte avstannar. Arbetet bör även fortsättningsvis ske i respektive departement utifrån de prioriteringar och förutsättningar som råder på varje område.

Vi föreslår dock att det bör finnas någon mekanism för samordning, i första hand avseende utfallet av remissbehandlingen.

Regeringen bör överväga om dess ställningstaganden utifrån våra överväganden bör underställas riksdagen. De närmare formerna för detta bör övervägas. Detta kan ske på ett antal olika sätt. Vi har identifierat fyra huvudalternativ som skiljer sig något till form, innehåll och genomförandeprocess.

– En lagstiftningsproposition med alla aktualiserade ändringar – En lagstiftningsproposition med en generell bestämmelse – En lagstiftningsproposition med några viktiga ändringar – En skrivelse eller proposition utan lagförslag

Av dessa alternativ finner vi att förslaget att lägga en proposition med en generell bestämmelse knappast är ett realistiskt alternativ. I övrigt anser vi att man längre fram i arbetet bör avgöra om och hur regeringens ställningstaganden bör underställas riksdagen.

Vidare framhåller vi att det är viktigt att nya formkrav utformas i kontakt med berörda myndigheter och parallellt med att nya elektroniska tjänster utvecklas.

Vi anser också att sittande kommittéer på lämpligt sätt bör uppmärksammas på vårt arbete. Slutligen är det en självklar rekommendation att nya, hindrande formkrav inte införs när det inte är väl motiverat.

1. Inledning

1.1. Uppdraget

Arbetsgruppens huvuduppgift enligt regeringens beslut är att samordna det departementsvisa arbetet med att se över gällande formkrav i lagar och förordningar och överväga behoven av förändringar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering. Arbetsgruppen ska också som grund för vidare ställningstaganden rapportera vilka regeländringar som genomförts, pågår och planeras. I sin rapport ska arbetsgruppen särskilt lyfta fram frågor av principiell karaktär som behöver utredas i särskild ordning.

Enligt det ursprungliga regeringsbeslutet skulle arbetsgruppens rapport lämnas senast den 15 december 2002. Regeringen har emellertid på arbetsgruppens begäran beslutat att rapporten istället ska lämnas den 15 april 2003 (regeringsbeslut den 12 december 2002, dnr Ju/2002/8760).

Uppdragets inriktning är att identifiera onödiga hinder för elektronisk kommunikation och dokumentation. Däremot omfattar det inte att lämna förslag för att förmå myndigheter eller andra att använda elektronisk kommunikation.

Det faller inte inom arbetsgruppens uppdrag att lägga fram konkreta förslag till författningsändringar, utan detta ankommer på varje departement. Däremot ingår det i vårt uppdrag att göra generella ställningstaganden till hur ändringar bör genomföras.

Inledning Ds 2003:29

Redan här bör också påpekas att vi inte anser att en anpassning av formkrav nödvändigtvis måste ske genom att varje formkrav förändras. Vi menar i stället, vilket diskuteras nedan, att det finns ett antal olika metoder för att anpassa formkrav.

1.2. Arbetsgruppens arbete

I arbetsgruppen har departementen i enlighet med regeringens beslut representerats av rättschefen eller chefen för rättssekretariatet. Arbetsgruppen har sammanträtt vid fem tillfällen.

Departementen har, utöver representanterna i arbetsgruppen, haft kontaktpersoner på handläggarnivå, som stått i kontinuerlig kontakt med sekretariatet.

Huvuddelen av arbetet har bestått i inventering av formkrav. Efter inventeringen har vart och ett av formkraven analyserats, varvid man bedömt om formkravet hindrar elektroniska rutiner, och om det i sådant fall bör anpassas. Departementen har också gjort generella bedömningar av läget på respektive område.

Inventerings- och analysarbetet har i enlighet med uppdraget bedrivits självständigt i departementen. Sekretariatet har tillhandahållit projektstöd. Under arbetets gång har ett antal promemorior utarbetats för att tjäna som underlag för departementens arbete. Innehållet i dessa promemorior har i huvudsak influtit i denna rapport.

1.3. Arbetets inriktning

En första utgångspunkt för vårt uppdrag är vad som ska förstås med ett formkrav och hur formkrav hindrar elektronisk kommunikation, dokumentation och ärendehantering.

1.3.1. Formkrav

Ds 2003:29

Inledning

Med formkrav avses krav på att ett dokument eller meddelande ska ha en viss form eller tillkomma på visst sätt för att ha en viss rättsverkan. Formkrav kan också föreskriva att en handling ska ha ett visst innehåll. Exempel på dessa typer av formkrav finns i reglerna om upprättande av testamente i 10 kap. ärvdabalken:

1 § Testamente skall upprättas skriftligen med två vittnen. I deras samtidiga närvaro skall testator underskriva testamentshandlingen eller vidkännas sin underskrift därå. Vittnena skola bestyrka handlingen med sina namn. De skola äga kännedom om handlingens egenskap av testamente, men det står testator fritt att låta dem veta dess innehåll eller ej.

2 § Testamentsvittnena böra vid sina namn anteckna yrke och hemvist. De böra ock å handlingen teckna intyg rörande tiden för bevittnandet samt övriga omständigheter som kunna vara av betydelse

för testamentets giltighet.

Till formkraven kan också hänföras krav på att en handling ska utföras på visst sätt för att en viss rättsverkan ska inträffa. Exempel på detta är reglerna om ingående av äktenskap i 4 kap. äktenskapsbalken:

1 § Äktenskap ingås genom vigsel i närvaro av släktingar eller andra vittnen.

2 § Vid vigseln skall kvinnan och mannen samtidigt vara närvarande.

De skall var för sig på fråga av vigselförrättaren ge till känna att de samtycker till äktenskapet. Vigselförrättaren skall därefter förklara att de är makar.

Följderna av att formkrav inte uppfylls kan variera. I flera fall, t.ex. det sistnämnda exemplet, föreskrivs att rättshandlingen blir ogiltig vid bristande uppfyllelse. Inom ramen för vårt uppdrag har vi inte funnit anledning att generellt analysera följderna av bristande uppfyllelse.

Inledning Ds 2003:29

Gränsen för vad som är ett formkrav är inte helt entydig. För att söka begränsa området på ett fruktbart sätt har vi utgått dels från termer och lokutioner som typiskt sett betecknar formkrav, dels från situationer som kan tänkas innebära problem i samband med elektroniska rutiner. Även dessa situationer har identifierats genom användning av termer. En förteckning över de termer som identifierats har tagits med som bilaga till denna rapport. Även om denna förteckning inte på något sätt är uttömmande kan den illustrera hur projektets gränser till en början uppfattats av arbetsgruppen.

Arbetet har också kommit att beröra ett antal termer som vi funnit inte är formkrav i egentlig mening och därför strängt taget inte bort omfattas av kartläggningen. Dessa termer diskuteras emellertid också eftersom det visat sig att de i praktiken kan vålla problem vid tillämpning på elektroniska rutiner.

1.3.2. Elektroniska rutiner

Vårt arbete ska enligt uppdraget inriktas mot formkrav som onödigtvis hindrar elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering. Därmed omfattas alla typer av metoder för automatiserad informationsbehandling. I författningstext förekommer andra termer som helt eller delvis täcker samma område, t.ex. ADB eller i modernare lagtexter automatiserad behandling. Däremot omfattas inte de aspekter av elektronisk kommunikation som omfattas av gällande telelag (1993:597) eller den föreslagna lagen om elektronisk kommunikation (prop. 2002/03:110), d.v.s. reglering av överföring av signaler via tråd, på optisk väg eller via andra elektromagnetiska överföringsmedier. Var gränsen går för det berörda området gentemot nämnda näringsrättsliga reglering av främst infrastruktur är i de flesta fall givet.

I rapporten använder vi termen elektroniska rutiner som en samlingsbeteckning på olika metoder för automatiserad informationsbehandling utom i de fall då exempelvis kommunikation

Ds 2003:29

Inledning

specifikt avses. Det bör observeras att vi inte anser att termen elektroniska rutiner bör användas i lagstiftning.1

Den tekniska bakgrunden diskuteras ytterligare i avsnitt 2.3 nedan.

1.3.3. Hur hindrar formkrav elektroniska rutiner?

Formkrav kan hindra att elektronisk kommunikation eller dokumentation används. Formkravens hindrande effekt består i att vissa termer eller lokutioner betecknar fysiska föremål eller handlingar som inte kan utföras elektroniskt.

I en del fall är det uppenbart att formkravet hindrar elektroniska rutiner genom att det tydligt anges att en viss form av kommunikation eller dokumentation ska användas. Detta gäller t.ex. i det fåtal fall då det explicit anges att en kommunikation ska ske med vanligt brev. Det gäller också i de fall då personlig inställelse föreskrivs. I dessa fall anvisas alltså uttryckligen en viss process, som inte ger utrymme för elektroniska rutiner.

I andra fall anvisas inte lika entydigt en viss form för kommunikation eller dokumentation, utan en mer allmän term används, som indirekt anvisar en viss kommunikationsform. Exempel på detta kan vara krav på undertecknande, som i och för sig inte anvisar att papper ska användas, men där det uppenbarligen är så att kravet inte kan fullgöras på annat sätt. En del av dessa mer allmänna termer är entydiga, andra är mer tveksamma.

Vidare kan det finnas praktiska hinder för elektroniska rutiner genom att det inte finns utrustning för att utföra en viss handling elektroniskt, t.ex. om en myndighet inte har utrustning för att ta emot elektroniska ansökningar. Ett sådant förhållande bör dock enligt vår mening inte anses vara ett hinder om den bakomliggande rättsliga regleringen inte hindrar användning av elektroniska rutiner.

Det kan inte entydigt sägas hur man ska förhålla sig till de fall då en viss process alltid sker med användning av traditionell,

1 Jfr vad som sägs nedan, avsnitt 3.4, om ny terminologi.

Inledning Ds 2003:29

pappersbaserad kommunikation. Det faktum att ett förfarande som styrs av en viss regel alltid görs på ett visst sätt behöver i och för sig inte innebära att regeln inte medger att det kan göras även på andra sätt. Tvärtom torde det, utifrån vår nedan anförda utgångspunkt att de flesta regler faktiskt är i någon mening teknikneutrala, vara så att många bestämmelser tillåter att ett förfarande görs på annat sätt än som ursprungligen varit avsett.2

Det finns slutligen också fall där ett formkrav anvisar en viss, icke elektronisk, kommunikationsväg utan att i och för sig utesluta andra alternativa kommunikationsvägar. Dessa formkrav bör inte heller anses hindra elektroniska rutiner även om de i och för sig inte heller påbjuder sådan kommunikation.

1.4. Rapportens disposition

Rapporten inleds i avsnitt 2 med en redogörelse för våra utgångspunkter och den tekniska och förvaltningspolitiska bakgrunden till vårt uppdrag.

I avsnitt 3 ger vi allmänna synpunkter på hur behovet av anpassningar av formkrav bör bedömas och på hur dessa anpassningar bör göras.

Avsnitten 4 och 5 bygger båda på genomgången av formkrav. I avsnitt 4 diskuteras några allmänna slutsatser om materialet, exempelvis avseende mängden berörda bestämmelser och dessas karaktär. Detta avsnitt innehåller också departementens generella bedömningar av sina respektive områden (avsnitt 4.6).

I det följande avsnittet diskuteras mer i detalj de vanligaste typerna av formkrav. Vi bedömer här vilka typer av formkrav som hindrar och inte hindrar elektroniska rutiner. Vi diskuterar också i en del fall hur de bör anpassas.

Slutligen redovisar vi i avsnitt 6 våra synpunkter och rekommendationer för det vidare arbete som föranleds av vår rapport.

2 Se avsnitt 3.4.2.

Ds 2003:29

Inledning

I bilaga 2 redovisas den departementsvisa genomgången av bestämmelser med formkrav. Departementens övergripande synpunkter är också infogade i rapporten (avsnitt 4.6).

2. Bakgrund

2.1. Inledning

I detta avsnitt redovisas bakgrunden till vårt arbete. Den inledande delen om förvaltningspolitik utgör framför allt en bakgrund till de behov som föranleder vårt arbete och den politiska ramen för det. Delarna om teknisk och rättslig bakgrund har mer karaktär av förutsättningar för våra överväganden.

2.2. Förvaltningspolitisk bakgrund

Även om vårt uppdrag inte är begränsat till förvaltningsrätten, har det sin bakgrund i förvaltningspolitiken. I detta avsnitt redogörs därför för den förvaltningspolitiska bakgrunden till vårt arbete.3

Informationstekniken har en central roll i förvaltningspolitiken. Målet är att all information och service som med bibehållen eller ökad kostnadseffektivitet kan tillhandahållas elektroniskt också ska tillhandahållas elektroniskt. Syftet med arbetet är att öka tillgängligheten till myndigheters tjänster.

Den långsiktiga inriktningen är att ett ärende så långt möjligt bara ska kräva en enda myndighetskontakt. Detta ställer stora

3 Den mest aktuella mer omfattande beskrivningen av den statliga förvaltningspolitiken finns i prop. 2002/03:1, utgiftsområde 2, bilaga 1 Statsförvaltningens utveckling. Se även t.ex. prop. 1997/98:136 Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst, och prop. 1999/2000:86 Ett informationssamhälle för alla.

Bakgrund Ds 2003:29

krav på samverkan mellan myndigheter, bl.a. avseende informationsutbyte. Genom att förenkla myndighetskontakterna på detta sätt är utvecklingen av elektroniska tjänster också ett instrument i regeringens arbete med regelförenklingar för att skapa bättre förutsättningar för småföretagen.

På flera områden finns redan mer eller mindre framskriden användning av säker elektronisk kommunikation mellan myndigheter och enskilda. Inom tullen används sedan länge elektroniska tulldeklarationer och andra dokument. Handläggningen inom tullen är elektronisk, och en stor del av alla handlingar ges också in elektroniskt. Även inom skatteförvaltningen är handläggningen elektronisk. Vissa deklarationer får också ges in elektroniskt.

Utvecklingstendensen är att förvaltningen strävar efter att hålla dokumenten digitala. Hos myndigheten finns handlingen endast i elektronisk form. Vid expedition av beslutet skrivs den elektroniska upptagningen ut på papper och skickas till mottagaren. Handlingen förvaras och arkiveras i sin elektroniska form och finns i pappersform bara hos mottagaren.

Utöver myndighetens kontakter med enskilda används säkra elektroniska kommunikationer även inom och mellan myndigheter. Utöver exemplen ovan kan nämnas t.ex. sjukvården, där elektroniska journalsystem används. Dessa omfattar funktioner för t.ex. identifiering av behöriga användare och låsning av dokument.

2.2.1. Förutsättningar på myndigheterna

I detta sammanhang finner vi det också vara på sin plats att lämna några ytterligare synpunkter på förutsättningar som ur rättslig synpunkt bör vara uppfyllda på myndigheterna innan de övergår till elektronisk kommunikation, dokumentation och ärendehandläggning.

Rättsregler som medger elektroniska rutiner är bara en av många förutsättningar som måste vara uppfyllda för att myndigheterna ska kunna övergå till elektroniska ansökningar och elek-

Ds 2003:29

Bakgrund

tronisk handläggning. Ytterligare förutsättningar avser t.ex. system, processer och författningsarbete.

Att säkra elektroniska rutiner över huvud taget finns är en grundläggande förutsättning för hela vårt arbete. Däremot är det inte givet att de tekniska förutsättningarna på myndigheterna är sådana att myndigheten omedelbart kan låta medborgare göra ansökningar elektroniskt även om detta är möjligt inom ramen för gällande rätt.

Myndigheten måste ha system som uppfyller tillräckligt höga säkerhetskrav t.ex. när det gäller utställarverifiering. Vilka och hur höga dessa krav ska vara kan variera från myndighet till myndighet, och det är varje myndighets ansvar att välja säkerhetsnivåer och säkerhetslösningar. För vissa typer av anmälningar eller ansökningar kan en mycket enkel säkerhetslösning vara tillräcklig, men i många fall krävs att myndigheten använder mycket avancerade och säkra lösningar för kommunikation med medborgarna. Det bör dock noteras att man inte bör anlita lösningar som är överdrivet avancerade när detta egentligen inte är nödvändigt.

Av vikt är att systemen är sådana att missbruk förebyggs. Detta kan ske på olika sätt. Exempelvis behövs kontroller av uppgifters riktighet och regler om återbetalning av felaktigt bekomna bidrag m.m. Även i traditionella system t.ex. för bidrag, måste det finnas mekanismer som förebygger missbruk. Även om vissa särskilda frågor gör sig gällande just i IT-sammanhang anser vi generellt att samma överväganden bör vara vägledande som i traditionella system.4

2.3. Teknisk bakgrund

Som bakgrund till våra överväganden ges i detta avsnitt några allmänna synpunkter på elektronisk kommunikation, dokumentation och ärendehantering. Syftet är att ge en översiktsbild över den tekniska bakgrunden till vårt arbete och att peka ut

4 Jfr de straffrättsliga frågorna i avsnitt 2.4.5.

Bakgrund Ds 2003:29

några ur vår synvinkel särskilt väsentliga drag hos elektroniska rutiner.5

En grundläggande egenskap hos digital information är att själva informationsinnehållet inte är bundet till en viss form eller en viss representation. Den digitala, elektroniska informationen är därför i vissa avseenden mer flyktig än analog, pappersbunden information. Å andra sidan kan man i ett digitalt, elektroniskt system åstadkomma mycket hög säkerhet på sätt som saknar motsvarighet vid pappershantering.

Det finns flera olika metoder för att åstadkomma säkra elektroniska rutiner, beroende på vilken säkerhetsfunktion och vilken säkerhetsnivå som eftersträvas. En säkerhetsåtgärd som de flesta någon gång stött på är användningen av en behörighetskod, t.ex. ett lösenord eller en PIN-kod. Sådana behörighetskontroller kan användas för att kontrollera identiteten hos den som använder t.ex. en terminal eller ett bankomatkort.

Många gånger kan sådana enkla säkerhetsåtgärder vara tillräckliga för att uppnå önskad säkerhetsnivå. Vid kommunikation över öppna nät, såsom Internet, används emellertid ofta olika tillämpningar av kryptografiska tekniker för att uppnå en tillräcklig grad av säkerhet. En sådan tillämpning är digital signatur, som i det följande beskrivs kortfattat.

2.3.1. Digitala signaturer

Alla elektroniska informationsmängder består av tal, oavsett om de för användaren framstår som text, bild, ljud eller någon annan representation. De kan därför alltid bearbetas maskinellt med matematiska metoder. Kryptering och signering innebär just att meddelandet bearbetas matematiskt med hjälp av en matematisk metod, en s.k. algoritm.

Utöver själva den signerade informationsmängden ingår i den matematiska operationen ett mycket stort, unikt tal, en s.k. nyckel. Därutöver kan andra värden, t.ex. klockslag, ingå.

5 För utförligare diskussion av säker elektronisk kommunikation hänvisas till exempelvis prop. 1999/2000:117 Lag om kvalificerade elektroniska signaturer. m.m. s. 18-26.

Ds 2003:29

Bakgrund

Nyckeln kan förvaras kopplad till ett fysiskt föremål, t.ex. ett s.k. smart kort. Detta kallas för en hård lösning. I mjuka lösningar finns nyckeln i datorns minne och skyddas där t.ex. med kryptering.

Vid signering används i allmänhet asymmetrisk kryptering. Då används ett nyckelpar bestående av två sinsemellan olika nycklar: en hemlig och en öppen. Den hemliga nyckeln används av utställaren för att skapa signaturer. Den måste skyddas mot obehörig åtkomst. Den öppna nyckeln kan användas för att verifiera signaturer men inte för att skapa dem. Den öppna nyckeln kan spridas till alla som har anledning att verifiera en persons elektroniska signatur. Den kan inte missbrukas för att skapa en signatur som tycks härröra från innehavaren. Det går i praktiken inte heller att med hjälp av den öppna nyckeln beräkna den hemliga nyckelns värde.

Vid signering bearbetas meddelandet matematiskt i flera steg. Resultatet av bearbetningarna, signaturen, fogas till meddelandet. Signaturen är bunden till meddelandet på så sätt att ett visst meddelande, signerat av en viss utställare kan resultera i en och endast en signatur. Signaturen och den signerade datamängden kan sändas till en mottagare, t.ex. med e-post eller från ett webbformulär. Den kan också arkiveras eller sparas på annat sätt utan att kommuniceras.

Den som tar del av den signerade informationen, t.ex. mottagaren av ett meddelande, verifierar utställaren med hjälp av avsändarens öppna nyckel. Genom en sådan verifiering kan man med full säkerhet säkerställa dels att utställaren har använt den hemliga nyckel som är kopplad till den öppna nyckel som använts, dels att informationen inte förändrats sedan signeringstillfället.

Säkerheten vid användning av digitala signaturer kan göras så hög att det i praktiken blir näst intill omöjligt att knäcka en nyckel. Det går heller inte att förfalska eller efterbilda en digital signatur på samma sätt som en underskrift. Den som inte har tillgång till en viss hemlig nyckel kan alltså inte skapa en signatur som förefaller vara skapad med den nyckeln. Förutsatt att endast

Bakgrund Ds 2003:29

en person har haft tillgång till den hemliga nyckeln kan alltså en signatur med fullständig säkerhet knytas till den personen. Varje digital signatur kan dock, om tillräcklig tid och tillräckliga datorresurser står till förfogande, knäckas.

2.3.2. Långtidslagring av signaturer

I många fall ska en handling arkiveras under lång tid. Detta är normalt inget hinder mot elektroniska rutiner. Arkivförfattningarna omfattar även elektroniska handlingar och arkiveringskrav kan inte i sig sägas hindra elektroniska rutiner. Det finns också utvecklade rutiner för långtidslagring av elektroniskt material.6

Vid långtidslagring av elektroniskt signerade handlingar föreligger dock särskilda problem. Verifiering av signaturen förutsätter att man har tillgång till spärrlistor som var aktuella vid tidpunkten för signeringen. Dessa spärrlistor finns hos certifikatutfärdaren. Hur länge de sparas kan variera.

Vidare har elektroniska signaturer som åstadkoms med kryptering en begränsad teknisk livslängd. De är alltså inte säkra för all framtid. Hur lång tid en signatur är säker hänger samman med nyckelns storlek och den tillgängliga datorkapaciteten. Dessutom är livslängden avhängig av den framtida utvecklingen av matematiska metoder, vilken naturligtvis är omöjlig att förutse. För närvarande kan livslängden hos en signatur uppskattas till några år.7

Om signaturer ska lagras längre tid förutsätter det att man förlitar sig på andra säkerhetsrutiner än enbart verifiering av signaturen. Detta förutsätter rutiner som i och för sig liknar de rutiner som gäller vid långtidsarkivering av pappersmaterial. Normalt finns inga möjligheter att långt i efterhand kontrollera en namntecknings äkthet. Man får då i stället förlita sig på systemsäkerhetsåtgärder, t.ex. säker förvaring.

6 Arkivering av IT-material diskuteras bl.a. i arkivutredningens slutbetänkande SOU 2002:78 Arkiv för alla – nu och i framtiden. 7 En siffra som cirkulerat är cirka tio år. Nyare undersökningar indikerar att tiden är betydligt kortare.

Ds 2003:29

Bakgrund

2.3.3. PKI

För att digitala signaturer ska kunna garantera att utställaren är rätt person krävs ett administrativt system som garanterar att endast en person eller organisation har tillgång till den hemliga nyckeln samt att nyckelparet med säkerhet kan knytas till denna person eller organisation. I ett system med asymmetrisk kryptering sker detta i ett system som kallas public key infrastructure, PKI. Vanligen används detta uttryck även på svenska.

I ett PKI-system kopplas en öppen nyckel till en viss utställare med ett s.k. certifikat. Ett certifikat är en elektronisk handling där en betrodd part intygar att en viss öppen nyckel hör ihop med en viss utställare. I certifikatet finns uppgifter t.ex. om vem som innehar den hemliga nyckeln och om certifikatets giltighetstid. Om nyckelparet inte längre är tillförlitligt, t.ex. för att den hemliga nyckeln kommit på avvägar, spärras certifikatet. Certifikat kan exempelvis finnas i elektroniska katalogtjänster eller helt enkelt skickas med den signerade handlingen tillsammans med signaturen.

Till att börja med måste certifikatutfärdaren se till att nyckeln ursprungligen lämnas ut till rätt person. Detta kan ske på olika sätt. Om nyckeln finns på en fysisk nyckelbärare, t.ex. ett s.k. smart kort, kan mottagaren legitimera sig när nyckeln lämnas över. Vid mjuka lösningar används andra identifieringsmetoder för att garantera att nyckeln lämnas ut till rätt person.

Vidare måste systemet garantera att ingen annan än rätt person har tillgång till nyckeln under den tid den används. Detta säkerställs genom att nyckelbäraren fysiskt skyddas. Detta sker för hårda lösningar genom att användaren ser till att det nyckelbärande kortet inte kommer på avvägar, och för mjuka lösningar genom att nyckeln skyddas genom kryptering och genom att hårdvaran fysiskt skyddas.

För att koppla den enskilda signaturen till en viss person behövs ett system för att fastställa att den behöriga innehavaren av signeringsnyckeln verkligen är närvarande vid signeringstillfället. Den idag helt dominerande metoden är användning av en behörighetskod, t.ex. en PIN-kod. Tillsammans med andra säker-

Bakgrund Ds 2003:29

hetsåtgärder, t.ex. fysiskt skydd av själva datorutrustningen och, i förekommande fall, nyckelbäraren, anses normalt relativt enkla identifieringssystem vara tillräckliga för att unikt identifiera en person.

2.3.4. Elektroniska signaturer

Jämte termen digital signatur förekommer termen elektronisk signatur. Detta är bland annat den term som används i viss lagstiftning. Det brukar sägas att en elektronisk signatur är den elektroniska motsvarigheten till en traditionell namnteckning. Förstådd på detta sätt skulle en elektronisk signatur i praktiken beteckna en mängd olika lösningar med olika säkerhetsnivå, exempelvis en PIN-kod eller en digital signatur.

I 2 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer definieras begreppet något snävare som ”data i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra elektroniska data och som används för att kontrollera att innehållet härrör från den som framstår som utställare och att det inte har förvanskats”. Denna definition synes beskriva digitala signaturer men inte andra säkerhetslösningar. I praktiken avses med elektronisk signatur idag någon form av digital signatur.8

2.3.5. Säkra elektroniska rutiner i förvaltningen

Den ovan beskrivna förvaltningsutvecklingen förutsätter att förvaltningen har tillgång till säker elektronisk kommunikation. Riksskatteverket har därför givits i uppdrag att under ett inledningsskede ha ett sammanhållande ansvar för administrationen av certifikat för elektronisk identifiering och elektroniska signaturer inom statsförvaltningen. Inom ramen för uppdraget har RSV i samarbete med Riksförsäkringsverket, Patent- och registreringsverket och Statskontoret utarbetat riktlinjer för myndigheternas användning av elektroniska signaturer och certifikat

8 Angående terminologin se vidare Ds 1999:73 Elektroniska signaturer s. 24 f.

Ds 2003:29

Bakgrund

(se RSV M 2001:35). Riktlinjerna omfattar bl.a. rutiner och säkerhetskrav för att i PKI-system på myndighetsområdet utfärda och använda certifikat och nycklar, spärra certifikat och bedöma säkerhetsnivåer i olika lösningar.

Statskontoret har upphandlat tjänster för elektronisk identifiering och signering, som bygger på PKI-teknik. Upphandlingen baseras på de krav som tagits fram i ett samarbete mellan ovan nämnda myndigheter. Meningen är att en myndighet via ramavtalet ska kunna upphandla en komplett PKI-infrastruktur.

2.3.6. Sammanfattning

Sammanfattningsvis kan alltså sägas att det finns olika sätt att skydda informationen i IT-system. Den digitala informationen är i vissa avseenden flyktigare än pappersbunden information. Å andra sidan kan ett elektroniskt dokument i vissa avseenden vara mer beständigt än ett pappersdokument. I ett tillräckligt säkert system kan man fastställa när ett visst meddelande kom in i systemet eller om det manipulerats. När det gäller pappersdokument kan sådana kontroller knappast göras med någon större säkerhet.

Det är sällan möjligt att åstadkomma samma typ av säkerhet i ett elektroniskt system som i ett traditionellt, pappersbaserat. Detta innebär inte att det elektroniska systemet har lägre säkerhet, däremot innebär det att det ofta inte är möjligt att göra direkta analogier mellan ett elektroniskt och ett pappersbaserat förfarande.

2.4 Rättslig bakgrund

I detta avsnitt uppmärksammas några rättsfrågor och rättsområden som vi uppfattat som särskilt väsentliga förutsättningar för vårt arbete. Genomgången är mycket översiktlig och gör inga anspråk på fullständighet.

Bakgrund Ds 2003:29

Generellt finns ingen särskild lagstiftning på IT-området som skiljer sig från lagstiftning på andra områden. Sådan speciell ITlagstiftning, som griper över alla rättsområden, bör enligt vår mening som regel inte heller införas. Som framgår nedan har vi utgått från att reglering för IT-användning bör vara så teknikneutral som möjligt.

Detta innebär dock inte att det inte kan finnas lagstiftning som på ett eller annat sätt reglerar IT-användning. Till den särskilda IT-lagstiftning som kan vara relevant för vårt arbete hör lagen om elektroniska signaturer. Därför beskrivs kortfattat denna lag här. Vidare sägs något om EG-direktivet om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster. Eftersom vårt arbete i betydande utsträckning berör förvaltningen sägs också något om de regler i tryckfrihetsförordningen (TF) och förvaltningslagen som kan sägas utgöra de grundläggande rättsliga förutsättningarna för IT-användningen i förvaltningen.

Huvudsakligen utgörs emellertid den rättsliga bakgrunden på de områden som redovisas i denna rapport av den övriga lagstiftningen på respektive område.

2.4.1 Lagen om kvalificerade elektroniska signaturer

Lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer utgör den svenska implementeringen av EG-direktivet om ett gemenskapsramverk för elektroniska signaturer (1999/93/EG).9 I lagen regleras två typer elektroniska signaturer: avancerade och kvalificerade signaturer. De senare ges en särställning. Övriga typer av elektroniska signaturer regleras inte i lagen.

En avancerad signatur är enligt 2 § en sådan signatur som

- är knuten uteslutande till en undertecknare, - gör det möjligt att identifiera undertecknaren, - är skapad med hjälpmedel som endast undertecknaren kon-

trollerar, och

9 Se vidare Ds 1999:73 Elektroniska signaturer och prop. 1999/2000:117 Lag om kvalificerade elektroniska signaturer, m.m.

Ds 2003:29

Bakgrund

- är knuten till andra elektroniska data på ett sådant sätt att

förvanskningar av dessa data kan upptäckas.

En kvalificerad signatur är en avancerad signatur som är framställd med en säker anordning för signaturframställning och baseras på ett s.k. kvalificerat certifikat. Det kvalificerade certifikatet ska ha visst innehåll. Certifikatutfärdaren måste också uppfylla vissa krav, vara anmäld hos tillsynsmyndigheten, som är Post- och telestyrelsen, samt underkasta sig ett visst skadeståndsansvar.

En säker anordning för signaturframställning ska enligt lagens 3 § säkerställa att

- signaturen är tillfredsställande skyddad mot förfalskning - signaturframställningsdata i praktiken kan förekomma en-

dast en gång, - signaturframställningsdata med rimlig säkerhet inte kan här-

ledas, och - signaturframställningsdata på ett tillfredsställande sätt kan

skyddas av den behörige undertecknaren, så att andra inte kan komma åt eller använda dem.

Anordningen får inte heller förändra de uppgifter som ska signeras elektroniskt eller hindra att de presenteras för undertecknaren före den elektroniska signeringen.

Lagen anger inga närmare tekniska krav på anordningarna, men om de överensstämmer med vissa av EG-kommissionen avgivna standarder ska kraven enligt 3 § anses uppfyllda. En anordning som anges vara säker får släppas ut på marknaden endast om den prövats av ett s.k. anmält organ.

I lagens 17 § finns en regel som berör formkrav och som lyder:

Om det i lag eller annan författning ställs krav på egenhändig underskrift eller motsvarande och om det är tillåtet att uppfylla kravet med elektroniska medel, skall en kvalificerad elektronisk signatur anses uppfylla kravet. Vid kommunikation med eller mellan myn-

Bakgrund Ds 2003:29

digheter kan dock användningen av elektroniska signaturer vara förenad med ytterligare krav.

Denna regel har dock för formkravens del ingen annan verkan än att en kvalificerad signatur måste godtas när ett formkrav enligt lag eller praxis får fullgöras med elektroniska rutiner. Den innebär inga ändringar avseende formkrav som inte tillåter elektroniska rutiner.

2.4.2 E-handelsdirektivet

Genom lag (2002:562) om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster genomförs direktivet 2000/31/EG om vissa rättsliga aspekter på informationssamhällets tjänster, särskilt elektronisk handel, på den inre marknaden (e-handelsdirektivet). I direktivets artikel 9 föreskrivs att de rättsliga krav som ställs på avtalsprocessen i medlemsstaternas rättsystem inte får skapa hinder för att avtal ingås på elektronisk väg. Undantag görs för

a) avtal som skapar eller överför rättigheter när det gäller fast

egendom med undantag för hyresavtal,

b) avtal som enligt lag kräver att domstolar, myndigheter eller

yrken som inbegriper myndighetsutövning involveras,

c) borgensavtal och andra säkerheter som tillhandahållits av

personer som agerar utanför ramen för närings- eller yrkesverksamhet, samt

d) avtal som omfattas av familjerättsliga eller successionsrätts-

liga bestämmelser.

För svensk del har direktivets bestämmelser föranlett ändring i konsumentkreditlagen. I övrigt innehåller direktivet inga regler som berör formkrav.10

10 Se vidare Ds 2001:13 E-handelsdirektivet – genomförande av direktivet 2000/31/EG om vissa rättsliga aspekter på informationssamhällets tjänster s. 71 f och 103-113 och

Ds 2003:29

Bakgrund

2.4.3 2 kap. tryckfrihetsförordningen

Till de centrala regler som styr IT-användningen i förvaltningen hör reglerna om handlingsoffentlighet i 2 kap. TF.

Handlingsoffentligheten omfattar både traditionella handlingar, såsom pappersdokument av olika slag, och digital information i myndigheternas verksamhet. I 2 kap. 3 § TF förklaras vad som avses med begreppet handling. Med handlingar avses dels handlingar i traditionell bemärkelse – framställningar i skrift eller bild – dels s.k. upptagningar, t.ex. e-post, datafiler, video m.m. som kan avläsas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Man kan uttrycka det så att en handling är något som innehåller information av något slag.11

TF började anpassas redan på 1970-talet till den digitalisering som då pågick i förvaltningen. Dess bestämmelser hindrar därför inte elektroniska rutiner. Den utgör ett exempel på hur ett regelverk genom praxis och lagstiftningsåtgärder kan anpassas till ny teknik inom ramen för ett traditionellt begreppssystem.12

2.4.4 Förvaltningslagen

Förvaltningslagen innehåller generella regler om myndigheternas handläggning av ärenden m.m. Den innehåller bland annat regler som berör myndigheternas inkommande och upprättade handlingar. Dessa regler utgör en minsta gemensam nämnare för förvaltningen och är subsidiära i förhållande till regler i olika specialförfattningar. Förvaltningslagen är tillämplig också på elektronisk kommunikation, dokumentation och ärendehandläggning. Detta framgår av förarbetena, där följande sägs:13

prop. 2001/02:150 Lag om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster, m.m. s. 30 f. och 78-86. 11 Se vidare om handlingsbegreppet i avsnitt 5.6. 12 Se vidare SOU 2001:3 Offentlighetsprincipen och den nya tekniken och proposition 2001/02:70 Offentlighetsprincipen och informationstekniken. 13Prop. 1985/86:80 s. 57

Bakgrund Ds 2003:29

Under senare år har myndigheterna i allt större utsträckning kommit att använda datorer vid sin ärendehandläggning. Detta hjälpmedel kan i vissa fall användas så att själva handläggningen automatiseras helt eller delvis. Lagen är tillämplig också i dessa fall.

Generellt krävs alltså inga särskilda åtgärder för att IT-anpassa förvaltningslagen.14

I detta sammanhang bör nämnas att regeringen i prop. 2002/03:62 Några förvaltningsrättsliga frågor har föreslagit att en ny bestämmelse om myndigheternas e-postanvändning införs i 5 §. Regeln innebär att myndigheterna ska se till att enskilda kan kontakta dem med e-post och fax och få svar på samma sätt. Denna regel är ett förtydligande av vad som redan får anses gälla enligt god förvaltningssed. Den föreslagna regeln har ingen betydelse för formkrav.15

2.4.5 14 och 15 kap. brottsbalken

I detta avsnitt behandlas några frågor om kopplingen mellan formkrav och straffbestämmelser.

Det finns flera straffbestämmelser som anknyter till formkrav. De bestämmelser som är berörda återfinns i första hand bland förfalskningsbrotten i 14 kap. BrB och bland sanningsbrotten i 15 kap. BrB. Flera bestämmelser i dessa kapitel är kopplade till traditionellt undertecknande eller innehåller andra formkrav. Som ett exempel på förfalskningsbrott kan nämnas bestämmelsen om urkundsförfalskning i 14 kap. 1 § BrB:

Den som, genom att skriva annan, verklig eller diktad, persons namn eller genom att falskeligen förskaffa sig annans underskrift eller annorledes, framställer falsk urkund eller ock falskeligen ändrar eller utfyller äkta urkund, dömes, om åtgärden innebär fara i bevishänseende, för urkundsförfalskning till fängelse i högst två år.

14 Se dock Justitiedepartementets kommentar till den egna regelgenomgången, avsnitt 4.6.2. 15Prop. 2002/03:62 Några förvaltningsrättsliga frågor, Ds 2001:25 Några förvaltningsrättsliga frågor.

Ds 2003:29

Bakgrund

Såsom urkund anses protokoll, kontrakt, skuldebrev, intyg och annan handling, som upprättats till bevis eller eljest är av betydelse såsom bevis, så ock legitimationskort, biljett och dylikt bevismärke.

Som exempel på sanningsbrott kan nämnas bestämmelsen om osann försäkran i 15 kap. 10 § BrB:

Om någon i skriftlig utsaga, som jämlikt lag eller författning avgives under edlig förpliktelse eller på heder och samvete eller under annan dylik försäkran, lämnar osann uppgift eller förtiger sanningen, dömes, om åtgärden innebär fara i bevishänseende, för osann försäkran till böter eller fängelse i högst sex månader eller, om brottet är grovt, till fängelse i högst två år.

Det är oklart i vilken utsträckning dessa och andra liknande straffbestämmelser omfattar elektroniska rutiner. I praxis har förfalskningsbrotten kommit att tillämpas på vissa företeelser som var okända när straffbestämmelserna infördes, exempelvis färdskrivare och fax. Någon praxis avseende alla sådana nya företeelser föreligger inte. Rättsläget får därför i vissa delar betraktas som osäkert.

Även andra straffrättsliga bestämmelser kan aktualiseras vid användning av signerade dokument och urkunder. I många fall kan ansvar för bedrägeri aktualiseras. Detta gäller t.ex. vid ansökningar om bidrag och liknande. I andra fall kan ansvar enligt specialstraffrätt, t.ex. skattebrott, aktualiseras.

Att ansvar för bedrägeri kan komma i fråga innebär i och för sig inte att bestämmelserna i 14 och 15 kap. BrB är irrelevanta. Ett straffansvar som är kopplat till exempelvis undertecknandet kan nämligen inskärpa vikten av att lämna riktiga uppgifter.

Behovet av straffsanktioner bör dock i och för sig inte överdrivas. Det är exempelvis mycket få som döms för brottet osant intygande. I många fall är som nämnts bedrägeriansvar aktuellt, i andra fall specialstraffrättsliga bestämmelser. Den diskrepans som uppstår mellan traditionella förfaranden som omfattas av straffansvaret och elektroniska som inte omfattas bör inte heller

Bakgrund Ds 2003:29

överdrivas. Då ansvar för urkundsbrotten sällan aktualiseras är betydelsen av det straffria området i realiteten inte särskilt stor.

Det bör också påpekas att det väsentliga inte är att straffa missbruk utan att förebygga brottsligt och annat missbruk av systemen. Detta sker inte genom att straffbelägga vissa handlingar, utan genom att systemen är säkra, möjligheterna till missbruk små, och risken för upptäckt hög.

Mot bakgrund bl.a. av det i vissa delar oklara rättsläget finns det ett behov av att se över nuvarande reglering av förfalsknings- och sanningsbrott med avseende på elektroniska rutiner, även om det knappast föreligger något behov av akuta åtgärder. Utredningsbehovet har uppmärksammats inom Justitiedepartementet. Frågorna föranleder emellertid många principiella ställningstaganden och kräver därför ingående analys. Exempelvis är det vid utformningen av ny strafflagstiftning av stor vikt att den nya regleringen blir så teknikneutral som möjligt. Det vore t.ex. inte lämpligt att införa ny terminologi som anknyter till viss teknik och som riskerar att inom kort bli inaktuell på grund av den tekniska utvecklingen. Det är också viktigt att regleringen utformas så att det straffbara området kan överblickas och får tydliga gränser.

Mycket talar för att översynen bör göras inom ramen för en särskild utredning. Justitiedepartementet har för avsikt att under 2003 tillsätta en utredning för översyn av 14 och 15 kap. BrB. Översynen skall bl.a. ske utifrån de särskilda svårigheter som uppkommer som en följd av användningen av modern informationsteknologi.

I detta sammanhang bör nämnas att frågorna tidigare har utretts av Datastraffrättsutredningen i SOU 1992:110 Information och den nya informationsteknologin – straff- och processrättsliga frågor m.m. I det betänkandet föreslås omfattande ändringar i BrB, bland annat innefattande förslag till ny terminologi. Utredningens förslag har inte lett till lagstiftning och får numera anses ha blivit mer eller mindre föråldrade.

Ds 2003:29

Bakgrund

Departementens arbete med översyn av formkrav har bedrivits utifrån förutsättningen att den straffrättsliga regleringen i BrB inte till alla delar täcker de elektroniska förfarandena.

2.4.6 Den rättsliga miljön

Slutligen kan det vara på sin plats att beskriva den rättsliga miljön i övrigt för elektroniska signaturer särskilt i offentlig verksamhet. Utöver reglering i lag och förordning sker en hel del reglering av myndigheternas IT-användning på annat sätt. Dels kan myndigheten ha föreskrifter för den egna IT-användningen. Därutöver kan det finnas andra myndigheter som utfärdar föreskrifter som på olika sätt påverkar myndigheternas IT-användning. Ett typexempel på detta är Riksarkivets föreskrifter, som bland annat anvisar vissa tekniska standarder som får användas.

Slutligen bör nämnas att även gemensamma ramupphandlingar utgör en väsentlig del av styrningen av IT-användningen i den statliga förvaltningen.

3. Generella synpunkter på anpassning av formkrav

3.1. Inledning

I detta avsnitt redovisas våra generella synpunkter på hur arbete med anpassning av formkrav för att möjliggöra elektroniska rutiner bör bedrivas.

Först lämnas några allmänna synpunkter på riktlinjer som under arbetet i departementen varit vägledande för arbetet med bedömning av behovet av anpassning för att möjliggöra elektroniska rutiner. Därefter diskuteras olika angreppssätt vid anpassning av formkrav. Slutligen diskuteras några formkrav som tillåter eller föreskriver elektroniska rutiner. Denna diskussion bör bilda utgångspunkt för vidare arbete med anpassning av formkrav, såväl i det fortsatta arbetet i Regeringskansliet som i arbete med myndighetsföreskrifter.

3.2. Vilka formkrav behöver anpassas?

Arbetsgruppens bedömning: För de formkrav som rör statliga

myndigheter bör utgångspunkten vara att behov av anpassning föreligger för alla hindrande formkrav.

För formkrav inom andra rättsområden får bedömning av anpassningsbehovet göras från fall till fall utifrån de särskilda förutsättningarna på respektive område.

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

I vårt uppdrag ligger att ta ställning till om de formkrav som bedöms onödigtvis hindra elektroniska rutiner bör anpassas så att hindren avlägsnas. Såsom uppdraget är formulerat uppfattar vi att utgångspunkten bör vara att behov av anpassning kan sägas föreligga när ett hindrande formkrav identifierats.

När det gäller de författningar som reglerar de statliga myndigheternas verksamheter aktualiseras den förvaltningspolitiska ambitionen att alla offentliga tjänster som kostnadseffektivt kan tillhandahållas elektroniskt också ska tillhandahållas elektroniskt.16 Detta medför att utgångspunkten bör vara att hindrande formkrav i sådana bestämmelser bör anpassas. Eftersom de förvaltningspolitiska målen förverkligas i första hand av myndigheterna själva, bör myndigheternas arbete kunna vägleda departementen i prioriteringarna av det fortsatta arbetet.

För formkrav inom andra rättsområden får bedömning av anpassningsbehovet göras från fall till fall utifrån de särskilda förutsättningarna på respektive område.

3.3. Vilka formkrav behöver inte anpassas?

Arbetsgruppens bedömning: Det kan finnas goda skäl att inte

anpassa formkrav. Bland skälen mot att anpassa formkrav kan framhållas: - Formkrav som inte hindrar elektroniska rutiner bör inte

anpassas genom förtydliganden. - Det kan finnas anledning att avvakta utveckling, t.ex. teknisk

eller rättslig, på andra områden innan anpassning kan göras. - Det kan i en del fall finnas anledning att överväga om form-

kravet i sig utgör hindret, eller om hela den process varav formkravet är en del bör ses över. - På vissa områden kan elektroniska rutiner över huvud taget

inte vara lämpliga.

16 Se avsnitt 2.2

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

- Regler som rör situationer där elektroniska rutiner inte an-

vänds och förmodligen inte kommer att användas behöver inte anpassas.

Det kan i vissa fall finnas goda skäl att tills vidare inte anpassa formkrav för att medge elektroniska rutiner. I detta avsnitt ges några synpunkter på vilka överväganden som kan vara aktuella. Det bör dock betonas att omständigheterna skiftar från område till område. Här diskuterar vi bara några

Utöver de synpunkter som nämns i det följande bör påpekas att det finns ett antal formkrav för vilka för närvarande inte kan avgöras om de bör anpassas eller inte, eftersom det kräver ytterligare analysarbete.

3.3.1. Formkrav som inte hindrar elektroniska rutiner

Även om det kan vara självklart vill vi särskilt framhålla att formkrav som inte hindrar elektroniska rutiner inte behöver anpassas. De bör heller inte förtydligas så att det framgår att elektroniska rutiner är tillåtna. Sådana förtydliganden riskerar att bidra till en ökad förvirring kring rättsläget avseende elektroniska rutiner.

Det finns inget generellt förbud mot elektroniska rutiner. Det finns därför inte anledning att generellt eller i enskilda fall uttryckligen tillåta sådana. Detta skulle utan tvivel bidra till en ökad förvirring, eftersom man motsatsvis kan ledas till den felaktiga bedömningen att elektroniska rutiner är förbjudna när de inte är uttryckligen tillåtna.

3.3.2. Formkrav som inte kan anpassas utan utveckling på andra områden

I vissa fall kan finnas formkrav som hindrar elektroniska rutiner, och där det från allmänna utgångspunkter vore principiellt motiverat att undanröja formkraven, men där det finns skäl att av-

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

vakta utvecklingen på något annat område innan en anpassning av formkraven kan göras. Utvecklingen kan vara såväl teknisk som rättslig. Exempel på sådana överväganden gäller arkivering av signaturer och relevant straffrättslig reglering.17

På områden där det finns ett ovillkorligt krav på att en signerad handling ska kunna sparas mycket länge är det rimligt att vänta med att anpassa reglerna till dess att det finns inarbetade tekniker och rutiner för långtidslagring av signerade handlingar. På liknande sätt gäller att det kan finnas fall där kravet på straffrättsliga sanktioner gör sig särskilt starkt gällande. Då kan det enligt vår mening vara lämpligt att avstå från att ändra reglerna så att de tillåter elektroniska rutiner.

3.3.3. Fall där formkravet i sig inte är det egentliga hindret

För en del bestämmelser gäller att det inte är formkraven i sig som är det egentliga hindret för elektroniska rutiner, utan den process som formkravet är en del av. I en ansökningssituation kan det exempelvis finnas krav på att det till ansökan ska fogas bilagor. Att i ett sådant fall tillåta elektroniska bilagor framstår enligt vår mening som mindre långsiktigt. Istället bör man utforma en ny reglering i anslutning till att elektroniska rutiner införs på området.

I sådana fall anser vi inte att det är fruktbart att endast avlägsna formkravet för att möjliggöra elektroniska rutiner. Tvärtom kan det vara kontraproduktivt att göra detta, eftersom det skulle innebära att en olämplig procedur konserveras. Arbete med anpassningar bör enligt vår mening anstå och göras i samband med att de aktuella processerna ses över. Detta kan vara fallet när en myndighet står i begrepp att införa en lösning men saknar erforderligt författningsstöd.

3.3.4. Områden där elektroniska rutiner inte är lämpliga

17 Se om arkivering av signerade handlingar avsnitt 2.3.2 och om straffrättsfrågorna avsnitt 2.4.5.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

Naturligtvis kan det finnas områden där det av olika skäl över huvud taget inte är lämpligt med elektroniska rutiner. I genomgången har ett sådant område identifierats exempelvis i familjerätten. I dessa fall finns naturligtvis goda skäl att inte anpassa reglerna för sådana rutiner. Detta utesluter i och för sig inte att utvecklingen i samhället i framtiden kommer att leda till att elektroniska rutiner kan komma att användas även på dessa områden.

3.3.5. Lågprioriterade anpassningar

På många områden kan det vara så att behovet av och intresset för att övergå till elektroniska rutiner är mycket begränsat. På förvaltningens område kan det t.ex. gälla myndigheter med mycket få ärenden, och där ärendena inte har sådan karaktär att handläggningen underlättas väsentligt vid en övergång till elektronisk handläggning. Det kan också gälla när reglerna är mer eller mindre obsoleta men av någon anledning ändå inte bör upphävas.

I de fall då det i och för sig finns förutsättningar att ändra formkrav som hindrar elektroniska rutiner i så måtto att det vore fullt möjligt att införa elektroniska rutiner utan risk för rättsförluster, men där det inte finns några planer på att införa elektronisk hantering och där det inte heller framstår som omedelbart motiverat att införa en sådan möjlighet, bör det vara rimligt att avstå från att göra ändringar.

3.4. Hur bör formkraven anpassas?

Arbetsgruppens bedömning: Vid anpassning av hindrande

formkrav för att medge elektroniska rutiner bör man efterstäva - långsiktighet och teknikneutralitet, t.ex. genom att undvika

onödig teknisk terminologi, och

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

- reglering på låg nivå, dvs. man bör inte ge överdrivet detalje-

rade föreskrifter i lag eller förordning när andra styrmedel är mer ändamålsenliga. Anpassning av enskilda bestämmelser är att föredra framför reglering med generellt genomslag.

I detta avsnitt redovisas några övergripande synpunkter på hur anpassning av formkrav bör ske. De ställningstaganden som görs avseende regleringstekniker hänger samman med den fortsatta processen i förändringsarbetet, som diskuteras i avsnitt 6.

3.4.1. Långsiktighet

En övergripande målsättning bör vara att nya bestämmelser ska vara någorlunda långsiktiga. Exakt vad detta kan innebära skiftar från område till område. Det är inte rimligt att införa ändringar som tillåter elektroniska rutiner endast för sakens skull. Det måste vara sakligt motiverat. Det finns annars risk att lösningarna kommer att visa sig mindre ändamålsenliga i framtiden.18

3.4.2. Teknikneutralitet

De traditionella formkraven har i många fall oförändrade använts genom åren. I en del fall har de använts för nya företeelser trots att förutsättningarna ändrats fundamentalt. Ett skäl till detta är otvivelaktigt att vissa formkrav i större eller mindre utsträckning varit i någon mening teknikneutrala.

Den exakta innebörden av den ofta förekommande termen teknikneutral är svår att bestämma entydigt. I detta sammanhang kan den förstås som att författningar inte i onödan bör reglera val av tekniska lösningar eller genom sin terminologi anknyta till för tillfället tillgänglig teknik. Däremot förtjänar det att påpekas att äldre lagstiftning inte nödvändigtvis är mer teknikneutral än modern. Exempelvis förekommer ju telegram i flera författning-

18 Jfr vad som nyss sagts om fall där formkravet inte är det egentliga hindret, avsnitt 3.3.3.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

ar.19 Sådan äldre teknikorienterad lagstiftning kan varna lagstiftaren för att alltför frikostigt använda teknisk terminologi, som kanske är inaktuell redan efter en kort tid.

Strävan efter teknikneutralitet innebär också enligt vår uppfattning att känd och hävdvunnen rättslig terminologi och begreppsbildning bör användas i ny reglering i den utsträckning det är möjligt och ändamålsenligt. Det är enligt vår mening ofta olämpligt att införa alltför tekniskt präglad terminologi eller att nyskapa begrepp. Detta innebär att det ibland kan vara påkallat att använda begreppsbildning som är speciell för ett visst område, och ibland att använda begreppsbildning som ansluter till reglering av IT-användning på andra områden.

Samtidigt bör den använda terminologin, i de fall det är relevant, ansluta till tekniska förutsättningar så att den blir tekniskt meningsfull. Detta betyder emellertid inte att den rättsliga terminologin bör vara beroende av den tekniska. Det kan kanske i något fall också vara påkallat att ta tillfället i akt och modernisera terminologin.

3.4.3. Reglering på låg nivå

Regler i lagar och förordningar bör inte vara onödigt detaljerade. Det är enligt vår mening inte meningsfullt att i lag eller förordning föreskriva vilka tekniska lösningar som bör anlitas i olika system eller vilka säkerhetsnivåer systemen bör ha. Det är också i enlighet med strävan att göra formkraven teknikneutrala att val av teknisk lösning inte görs i lag eller förordning, utan överlämnas till tillämparen. I samtliga exempel på formkrav nedan gäller att bestämmelsernas innebörd måste preciseras.

När det gäller myndigheters användning av elektroniska rutiner bestäms denna dessutom i praktiken av ytterligare styrmedel utöver författningar. På det område som omfattas av förvaltningsrätten kommer valet av tekniska lösningar att styras exempelvis av föreskrifter, standarder och gemensamma upphandling-

19 jfr också den tidigare nämnda regeln i förvaltningslagen om myndigheternas skyldighet att ta emot e-post, avsnitt 2.4.3.

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

ar. Det kommer att behövas omfattande formell och informell samordning för att åstadkomma den gemensamma infrastruktur som krävs för elektroniska rutiner inom förvaltningen.20Lagstiftaren bör kunna förlita sig på att myndigheterna väljer tekniska lösningar på ett ansvarsfullt sätt.

Man kan i sammanhanget göra en jämförelse med traditionella kommunikations- och dokumentationsformer. I exempelvis regler om underskrift anges ju inte att en viss typ av arkivbeständig penna ska användas. I praktiken används av myndigheterna arkivbeständiga pennor och papper, bland annat för att det finns andra samordningsformer, såsom föreskrifter från Riksarkivet, gemensamma upphandlingar osv. Att använda ett allmänt uttryck som elektronisk signatur i stället för ett mer precist, tekniskt uttryck står därför enligt vår mening bättre i överensstämmelse med hur formkrav traditionellt utformas.

När det gäller lagstiftning som berör förhållanden mellan enskilda bör det övervägas om den närmare utformningen av tekniska lösningar kan överlåtas på de inblandade parterna. Här kan de närmare kraven utformas dels i avtal mellan parterna, dels genom praxis som så småningom kommer att utbildas avseende bevisvärdering etc. Samtidigt kan det naturligtvis finnas skäl, t.ex. konsumentskyddsintressen, som talar för en mer detaljerad reglering i lag.

3.4.4. Generell eller specifik reglering

En väsentlig fråga är hur generell man bör göra en reglering som tillåter elektroniska rutiner på områden som omfattas av formkrav. Den ena extrempunkten utgörs av att man ändrar varje bestämmelse som innehåller formkrav så att det tydliggörs att elektroniska rutiner kan användas och vilka krav dessa måste uppfylla.

Det motsatta angreppssättet innebär att man inför en generell bestämmelse som föreskriver att samtliga formkrav av en viss typ

20 Se avsnitt 2.2 och 2.4.6.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

(t.ex. namnunderskrift) ska anses uppfyllda med vissa elektroniska rutiner (t.ex. elektronisk signatur). Exempel på detta saknas i svensk rätt men finns i den finska lagen (13/2003) om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet, i vars 9 § sägs:

Vid anhängiggörande och behandling av ärenden uppfyller också elektroniska dokument som sänts till en myndighet kravet på skriftlig form. Om det vid anhängiggörande eller behandling av ett ärende krävs en undertecknad handling, uppfylls kravet på underskrift också genom en sådan elektronisk signatur som avses i 18 § lagen om elektroniska signaturer.

Detta innebär alltså att man föreskriver att alla formkrav av en viss typ får fullgöras med en viss typ av elektroniska rutiner vid all kommunikation med förvaltningen. Man kan tänka sig en regel som är än mer vidsyftande än den finska, nämligen en som inte är begränsad till förvaltningen utan omfattar all kommunikation och dokumentation i samhället.

Mellan de båda extrempunkterna finns olika möjliga varianter. Man kan exempelvis tänka sig regler med generell verkan inom ett begränsat område, t.ex. en viss myndighet eller en viss typ av ärenden.

En generell regel som jämställer elektroniska signaturer med vissa traditionella formkrav har tidigare avvisats.21 Eftersom detta ställningstagande inte föregåtts av någon generell översyn av formkrav finner vi oss föranledda att än en gång ta ställning till denna fråga. Genomgången har visat att formkraven kan betecknas på många olika sätt, och att vissa formkrav förekommer ett fåtal gånger, medan andra är mycket vanliga. Det har också framkommit att formkrav kan ha olika innebörd och olika syften, även när de är likalydande. Formkraven har också många olika bevekelsegrunder och särskilda omständigheter måste beaktas på olika områden. Det har också visat sig att ett antal formkrav bör behållas och även fortsättningsvis hindra elektroniska rutiner.

21Ds 1998:14 s. 183 ff.

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

Sammantaget är det vår uppfattning att det inte är lämpligt att införa en regel som generellt föreskriver att exempelvis krav på underskrift får fullgöras på visst sätt med elektroniska rutiner. Vi anser inte heller att det är lämpligt att införa en regel som föreskriver detta för förvaltningen. Däremot utesluter vi inte att det kan finnas skäl att på vissa områden införa regler som föreskriver att formkrav kan fullgöras på visst sätt eller att samtliga kommunikationer ska ha viss form.

Avslutningsvis bör påpekas att valet av regleringstekniskt angreppssätt också hänger samman med vilket angreppssätt som väljs i processuellt hänseende.22

3.4.5. Analog eller digital reglering

Här bör också noteras att två tänkbara angreppssätt är möjliga när det gäller förhållandet mellan traditionella formkrav och elektronisk kommunikation och dokumentation. Det finska exemplet ovan bygger på att de traditionella formkraven anses uppfyllda på ett visst nytt sätt. En liknande konstruktion finns i 4 kap. 4 § andra stycket lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter:

Med ett elektroniskt dokument avses en upptagning som har gjorts med hjälp av automatiserad databehandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande. I så fall får kravet enligt 3 § på underskrift uppfyllas med elektroniska medel.

Här tillämpas alltså en form av analogiresonemang.

Man kan också tänka sig en reglering som föreskriver nya formkrav som hänför sig enbart till den elektroniska miljön utan särskilt samband med de traditionella formkraven. Då är det alltså inte fråga om att fullgöra traditionella formkrav med nya medel, utan att föreskriva särskilda elektroniska formkrav. Detta

22 Se avsnitt 6.3.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

skulle kunna kallas för digital reglering. Båda dessa förhållningssätt är förenliga med strävan efter teknikneutralitet.

Det senare angreppssättet är den metod som tillämpas i de fall då ett elektroniskt förfarande regleras utan att det finns någon reglering för traditionella metoder. Detta gäller t.ex. bestämmelsen om taxeringsbeslut i 1 a § taxeringsförordningen (1990:1236), som föreskriver att ”[b]eslut i ett ärende enligt taxeringslagen (1990:324) får sättas upp i form av ett elektroniskt dokument”. Ett annat exempel är 9 § konsumentkreditlagen (1992:830) som föreskriver att konsumentkreditavtal ska ”undertecknas av konsumenten eller signeras av denne med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i 2 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer”.

Här är det alltså fråga om alternativa förfaranden, men självständiga formkrav. Kravet på underskrift fullgörs inte med elektronisk signatur, utan kravet på elektronisk signatur är ett alternativt formkrav. En generell variant av detta regleringssätt vore att t.ex. föreskriva att all elektronisk kommunikation med förvaltningen ska ha en viss form.

Gränsen mellan de två angreppssätten kan vara flytande. Oftast är det förmodligen inte av någon större betydelse vilket synsätt som anläggs. I detta sammanhang vill vi endast fästa uppmärksamheten på att båda synsätten är möjliga. Vi menar också att det vid arbetet med varje enskild bestämmelse kan vara av vikt att reflektera över följderna av det ena eller andra angreppssättet.

3.5. Utformning av formkrav

Arbetsgruppens bedömning: Nya formkrav, som tillåter elek-

troniska rutiner, måste utformas utifrån förutsättningarna på varje enskilt område.

I detta avsnitt diskuteras några olika sätt att utforma formkrav som tillåter elektroniska rutiner. Diskussionen utgår från lösningar som finns i gällande författningar. Dessa formkrav kan

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

förekomma både som alternativ till traditionella formkrav och som självständiga formkrav.

Bedömningen av hur formkrav som tillåter elektroniska rutiner ska utformas måste göras på varje område med beaktande av de särskilda hänsyn som gör sig gällande. Vi anvisar därför inte någon av dessa lösningar som generell standardlösning.

3.5.1. Elektronisk överföring

Ett enkelt sätt att utforma lagstiftning så att den tillåter elektroniska rutiner är att ange detta uttryckligen i lagtexten. Ett exempel på hur detta kan göras finns i 6 kap. 4 § förordningen (2001:650) om vägtrafikregister:

En ansökan om registrering skall göras av fordonets ägare och vara skriftlig. Den får överföras elektroniskt på det sätt Vägverket föreskriver.

Med en sådan bestämmelse lämnas tillämparen (i detta fall myndigheten) frihet att välja tekniska lösningar för kommunikationssätt och säkerhet. I enlighet med vad som sagts ovan bör en sådan lösning normalt vara fullt gångbar när en myndighet ska implementera regeln och det inte finns anledning att befara missbruk av den frihet regeln ger. När det gäller reglering som avser förhållandet mellan enskilda, t.ex. i konsumentförhållanden, kan denna utformning kanske vara mindre lämplig.

Denna typ av regler kan övervägas där det finns ett uppenbart behov av förtydliganden. Generellt anser vi dock att förtydliganden är överflödiga i de fall reglerna inte hindrar elektroniska rutiner. Som nämnts ovan finns till och med en risk att de förvirrar mer än de förtydligar.23 De bör därför enligt vår mening inte införas i nya regler där det inte är särskilt motiverat.

3.5.2. Medium för ADB

23 Se avsnitt 3.3.1.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

På några ställen finns bestämmelser som anger att vissa uppgifter får lämnas på medium för automatisk databehandling. I vissa fall används det modernare uttrycket automatiserad behandling. Ett exempel är 9 § förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet:

Utlämnande av uppgifter enligt 11-15 §§ får göras på medium för automatiserad behandling, om det inte finns hinder mot det enligt någon författning.

Denna typ av regler förekommer exempelvis i registerförfattningars regler om utlämnande. I sådana och liknande fall kan det vara motiverat med denna typ av förtydligande regler. I övrigt gäller vad som sagts ovan om regler om elektronisk överföring.

3.5.3. Elektroniska dokument

De två ovannämnda regleringssätten tillåter elektroniska rutiner utan att ställa upp några närmare krav på formerna för dessa. Det kan emellertid finnas fall då det finns anledning att närmare reglera hur en kommunikation eller dokumentation ska ske, framför allt avseende utställarverifikation.

I ett antal författningar finns bestämmelser om elektroniska dokument. Detta begrepp härrör från bestämmelserna om tulldatasystemet och förekommer i ett femtontal författningar. Elektroniskt dokument definieras som ”en upptagning som har gjorts med hjälp av automatiserad behandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande”. Vissa mindre variationer förekommer,24 men avsikten torde vara att de något olika definitionerna ska ha samma innebörd. I SOU 1996:40 Elektronisk dokumenthantering föreslås att begreppet införs som generellt begrepp inom förvaltningsrätten. Det förslaget har inte lett till lagstiftning.

24 I vissa författningar sägs automatisk databehandling i stället för automatiserad behandling, och i vissa författningar sägs endast en upptagning.

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

Ett exempel på en bestämmelse där detta begrepp används är 4 kap. 4 § lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter:

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får föreskriva eller i enskilda fall medge att självdeklaration får lämnas i form av ett elektroniskt dokument.

Med ett elektroniskt dokument avses en upptagning som har gjorts med hjälp av automatiserad databehandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande. I så fall får kravet enligt 3 § på underskrift uppfyllas med elektroniska medel.

Detta är en generell bestämmelse, som inte anvisar viss teknisk lösning. Det bör dock noteras att denna typ av bestämmelser använder ett nytt begrepp: elektroniskt dokument. Även om detta begrepp förekommer i flera författningar kan det enligt vår mening ifrågasättas om det bör användas generellt i sådana sammanhang där det inte finns något särskilt behov av ett nytt dokumentbegrepp. Detta torde gälla de flesta områden. Att gå omvägen över detta begrepp i varje bestämmelse måste enligt vår mening anses tynga författningstexten onödigtvis.

Det kan också ifrågasättas hur pass etablerat begreppet elektroniska dokument är. Inte minst talar det faktum att en legaldefinition av begreppet finns på alla ställen det används för att det kanske inte är helt etablerat. För närvarande får därför reglering som hänvisar till elektroniskt dokument sägas ha karaktär av speciallösning på vissa områden. På dessa områden har det dock visat sig fungera. Det kan noteras att två av de största verksamheterna med elektronisk ingivning till förvaltningen som förekommit, tull- och skatteadministration, vilar på denna lagstiftning.

Utifrån utgångspunkten att traditionella termer normalt får anses vara teknikneutrala och därför inte hindrar elektroniska rutiner, kan man utgå från att det normalt inte behöver införas någon ny term av detta slag för att tydliggöra att elektroniska rutiner är tillåten. Det finns enligt vår mening dock ingen anled-

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

ning att frångå användningen av detta begrepp på de områden där det används.

3.5.4. Elektronisk signatur

En bestämmelse kan också ange att elektronisk signatur får användas. Ett exempel på detta är 1 kap. 5 § lagen (1992:1528) om offentlig upphandling

I denna lag används följande termer med den betydelse som här anges: [---] Upphandlingskontrakt: skriftliga avtal som en upphandlande enhet ingår avseende upphandling enligt denna lag och som undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.

Ett sådant regleringssätt ger tillämparen frihet att välja vilken typ av elektronisk signatur som ska användas. I praktiken kan en sådan bestämmelse komma att omfatta många olika typer av tekniska lösningar. Det mer allmänna regleringssättet som valts i LOU får i praktiken rimligen samma innebörd som en regel om elektronisk överföring eller elektroniskt dokument, eftersom en myndighet eller annan tillämpare förmodligen skulle komma att uppfylla dessa krav även med elektronisk signatur.

Strävan efter klarhet och konsekvens kan tala för att en lösning där man i författningstexten hänvisar till elektroniska signaturer är att föredra framför en där man hänvisar till det något oklarare begreppet elektroniska dokument.

3.5.5. Avancerad elektronisk signatur

I 9 § konsumentkreditlagen (1992:830) föreskrivs att avtal om konsumentkredit får ingås på elektronisk väg med användande av avancerad elektronisk signatur.

Generella synpunkter på anpassning av formkrav Ds 2003:29

Ett avtal om kredit skall ingås skriftligen. Avtalet skall undertecknas av konsumenten eller signeras av denne med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i 2 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer.

En sådan bestämmelse är mer specificerad än den föregående genom att den anvisar en viss typ av elektronisk signatur. Den anknyter till lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer, där avancerad signatur definieras.

Valet av avancerad signatur som motsvarighet till underskrift motiveras med att en betryggande säkerhetsnivå bör garanteras och att det i lagen bör utpekas vilken typ av signaturer som ska anses uppfylla en tillräcklig säkerhetsnivå. Den säkerhetsbedömning som görs i propositionen är att signaturen bör kontrolleras av den fysiska person den är knuten till, vilket enligt lagen om kvalificerade elektroniska signaturer gäller avancerade signaturer.25

Denna typ av bestämmelse innebär en större styrning av teknisk lösning än de alternativ som beskrivits ovan. Detta kan förmodligen vara påkallat i ett antal situationer som denna, när särskilda skyddsintressen gör sig gällande och när regleringens adressater är privaträttsliga subjekt, som inte kan styras på annat sätt än genom lag.

Å andra sidan innebär en sådan lösning också en mindre flexibilitet. När det gäller kommunikation mellan medborgare och myndigheter kan denna grad av detaljreglering vara överflödig. Man bör istället normalt kunna förlita sig på att myndigheterna kan göra de säkerhetsbedömningar som krävs. Inom förvaltningen kommer som nämnts också valet av tekniska lösningar att styras även av andra normer än lagstiftning.

3.5.6. Kvalificerad elektronisk signatur

25 Se prop. 2001/02:150 Lag om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster, m.m.

Ds 2003:29 Generella synpunkter på anpassning av formkrav

Även om de ovan diskuterade regleringssätten normalt bör anses vara tillräckligt preciserade kan det i något fall finnas särskilda skäl som talar för att man i författningstexten uttryckligen anvisar användning av kvalificerade elektroniska signaturer. En sådan bestämmelse, på vilket det ännu inte finns några exempel i gällande författningstext, skulle kunna utformas på följande sätt:

Ansökan ska undertecknas av sökanden eller signeras av denne med en sådan kvalificerad elektronisk signatur som avses i 2 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer.

I de flesta fall är det förmodligen inte påkallat med en sådan långtgående reglering och hög säkerhetsnivå. Det kan dock finnas fall när man har behov av att preciserat peka ut en signatur med hög säkerhet som måste kunna fungera i hela EES. Man får då också automatiskt garantier i form av högt ställda krav, myndighetstillsyn och särskilda skadeståndsregler. I fall där det finns sådana behov kan det vara lämpligt att införa ett krav på användning av kvalificerad elektronisk signatur.

Det bör dock noteras att samtliga ovan skisserade förslag till bestämmelser inrymmer möjligheter att i praktiken använda kvalificerade signaturer där det är påkallat, även om detta inte föreskrivs i författningstexten.26 Det bör också noteras att det för närvarande inte finns några kvalificerade signaturer att tillgå på den svenska marknaden.

26 Observera att detta gäller även bestämmelser om avancerade signaturer, eftersom den kvalificerade signaturen är en sorts avancerad signatur.

4. Generella slutsatser från översynen

4.1. Inledning

Departementen har inom ramen för detta projekt gjort en genomgång av samtliga formkrav i gällande lagar och förordningar. Resultatet av den departementsvisa genomgången redovisas i bilaga 2. I detta avsnitt ges några generella kommentarer till och slutsatser från departementens inventeringar. Sammanlagt omfattar genomgången omkring 2000 författningsställen.27

Det är första gången en sådan generell genomgång görs i Sverige. Genomgången visar att formkraven kan betecknas på många olika sätt, och att vissa formkrav förekommer ett fåtal gånger, medan andra är mycket vanliga. Det har också framkommit att formkrav har olika innebörd och olika syften, även när de är likalydande. Formkraven har också olika bevekelsegrunder.

Departementen har också tagit ställning till om varje regel hindrar eller inte hindrar elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering.

Utifrån de bedömningar som gjorts kan de identifierade formkraven delas in i tre grupper:

1. Bestämmelser som innehåller termer som skulle kunna tänkas utgöra hindrande formkrav, men där man bedömt att de

27 Bedömningen är gjord på paragrafnivå och ska inte betraktas som exakt. Det är många gånger oklart vad som ska anses vara ett självständigt formkrav.

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

inte hindrar elektroniska rutiner. Denna grupp omfattar omkring 1200 bestämmelser.

2. Bestämmelser som innehåller formkrav som enligt den analys och de bedömningar som gjorts hindrar elektroniska rutiner, och där man bedömt att reglerna bör anpassas så att de medger elektroniska rutiner. Denna grupp omfattar omkring 190 bestämmelser, varav ett sextiotal i lagar och övriga i förordningar.

3. Bestämmelser som för närvarande inte bör ändras, eftersom de av olika skäl inte är färdiganalyserade så att ett slutgiltigt ställningstagande kan ske i denna rapport. Denna grupp omfattar omkring 650 bestämmelser.

Den sista gruppen omfattar regler som innehåller formkrav, men där man antingen inte haft möjlighet att ta ställning till om de hindrar elektroniska rutiner eller där man funnit att formkraven hindrar elektroniska rutiner, men man ännu inte haft möjlighet att ta ställning till huruvida de bör anpassas. Slutligen innehåller denna grupp även sådana formkrav som bedömts hindra, men som tills vidare inte bör anpassas för att tillåta elektroniska rutiner.

I detta avsnitt ges några generella kommentarer till resultatet av genomgången.

4.2. Innebörd och tydlighet

Formkravens innebörd är inte sällan oklar. Även likalydande formkrav kan ha olika innebörd i olika bestämmelser. Exempelvis kan nämnas att krav på skriftlighet på vissa ställen tolkas såsom innebärande att en handling ska vara undertecknad, medan det på andra ställen tolkats endast såsom innebärande att en viss kommunikation inte får vara muntlig.

Oklarhet eller tveksamhet om innebörden av formkraven kan i sig vara ett hinder för användning av elektroniska rutiner genom att tillämparen inte vågar ”ta chansen” att ett formkrav kanske är uppfyllt.

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

4.3. Syften

I vårt uppdrag läggs särskild vikt vid formkravens syfte som utgångspunkt för analysen. Det har emellertid visat sig att det ofta är svårt att utröna vilket syfte som ligger bakom enskilda formkrav. Ofta finns syftet med formkravet inte dokumenterat i förarbeten. Det kan också rimligen antas att syftena bakom formkraven ofta har varit outtalade när de infördes. Förmodligen har det ofta framstått som självklart att föreskriva t.ex. att en ansökan ska vara skriftlig. Detta utan att man närmare övervägt skälen för detta eller exakt vilken innebörd man avsett att formkravet skulle ha.

De framstår därför enligt vår uppfattning som mindre konstruktivt att utröna exakt vilken tankegång som kan ha föranlett formkravet när detta skapades. De enskilda formkravens syften har därför inte analyserats i detalj och syftena har inte fått den framskjutna plats i analysen som förutsetts i uppdraget.

4.4. Implicita formkrav

Det förekommer flera bestämmelser där formkrav inte uttryckligen föreskrivs, men där det i den praktiska situation som regleras ändå förekommer formkrav. Detta skulle kunna kallas implicita formkrav. Ett exempel är att skriftlighetskrav i en del fall anses innebära krav på underskrift fast detta inte klart sägs. I detta fall är det alltså ett implicit formkrav som består i att innebörden av ett formkrav är utvidgad i förhållande till vad som synes följa av dess ordalydelse.

Det kan också tänkas förekomma implicita formkrav i samband med termer som över huvud taget inte är formkrav. Om det exempelvis sägs att en ansökan ska göras, har vi inte ansett detta vara ett formkrav över huvud taget. Likafullt kan det finnas fall där det framgår av sammanhang, förarbeten eller på annat sätt att kommunikationen omfattas av ett formkrav.

Ytterligare en form av implicita formkrav skulle kunna kallas för indirekta formkrav. Många författningar får sitt innehåll från

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

andra författningar. Sådana samband kan innebära indirekta formkrav som får genomslag i bestämmelser som inte innehåller uttryckliga formkrav. Detta kan vara fallet när en författning i ett enskilt fall direkt hänvisar till en annan författning. Exempel på det är de regler i arvs- och gåvoskattelagen, som hänvisar till bouppteckningen, vars form bestäms av reglerna i ärvdabalken. Det kan också vara fallet när en allmän författning är tillämplig på ett visst förfarande, exempelvis om det i en specialförfattning står att ett beslut får överklagas, och förvaltningsprocesslagen är tillämplig på förfarandet.

Även den situationen att en viss process inte omfattas av något formkrav, men i praktiken inte kan göras elektroniskt därför att det saknas praktiska förutsättningar, skulle kunna sägas utgöra ett implicit formkrav. Det kan t.ex. vara så att det enligt författningstexten ska göras en ansökan, som i praktiken görs på en blankett som i sin tur endast finns i pappersform. Denna säkerligen mycket vanliga situation kan enligt vår mening inte anses konstituera ett hindrande formkrav, eftersom den enda åtgärd som krävs för att möjliggöra elektroniska rutiner är att myndigheten tillhandahåller en elektronisk blankett. Sådana problem bör enligt vår uppfattning inte betraktas som den typ av hinder som ska undanröjas i detta projekt. Dessa praktiska hinder bör istället undanröjas genom stöd till myndigheterna i deras arbete med att övergå till elektroniska rutiner.

4.5. Samband mellan författningar

Utöver de fall av indirekta formkrav som nämnts ovan finns det fall där en bestämmelse är utformad efter mönster från en mer generell. Ett exempel på detta är bankrörelselagen (1987:617) vars associationsrättsliga delar är utformade med aktiebolagslagen (1975:1385) som förebild, men som är utformad med hänsyn till särskilda omständigheter på det finansiella området. Här är det alltså inte fråga om författningar som får sitt innehåll från andra författningar utan som är utformade med andra författningar som förebild. Detta medför att författningsändringar

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

måste göras i viss ordning, och de kan därför medföra viss fördröjning i förändringsarbetet. En sådan fördröjning är enligt vår mening inte problematisk utan ofta nödvändig.

Ett särskilt fall av samband mellan författningar är regler med internationell anknytning, t.ex. sådana som grundar sig på internationella överenskommelser eller på EG-bestämmelser. De svenska lagar och förordningar som grundas på sådana internationella regler har omfattats av vårt arbete, men däremot kan Sverige vara förhindrat att ensidigt ändra formkrav i sådana författningar. En hel del EG-rättsakter implementeras direkt i myndighetsföreskrifter. Dessa myndighetsföreskrifter har inte ingått i översynen.

Konventioner och andra internationella regler i sig har inte omfattats av detta projekt. Vi anser dock i och för sig att de riktlinjer som givits inom ramen för formkravsöversynen bör vara vägledande även vid Sveriges medverkan i internationellt arbete.

4.6. Departementens redovisningar

I detta avsnitt ger departementen övergripande synpunkter på respektive område. Som framgår i det följande och i departementens regelgenomgångar (se bilaga 2) är förhållandena mycket olika på olika områden.

För förvaltningsrättens del kan som ett generellt drag framhållas att de områden där mer omfattande författningsarbete har bedrivits för att möjliggöra elektroniska rutiner i första hand är sådana områden där myndigheterna parallellt med författningsarbetet i departementen utvecklat elektronisk handläggning. Detta gäller t.ex. på Finans- och Näringsdepartementens områden.

Det är viktigt att framhålla att arbetsgruppen inte har tagit ställning till departementens genomgångar och de bedömningar som departementen gjort inom sina respektive författningsområden. Varje departement svarar således för sina egna synpunkter, som alltså inte är arbetsgruppens bedömningar.

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

4.6.1. Statsrådsberedningen

På Statsrådsberedningens område finns endast ett fåtal författningar med föreskrifter som möjligen kan hindra elektronisk kommunikation eller hindra att elektroniska dokument ersätter pappersdokument. Författningstexterna i övrigt innebär inte några sådana hinder.

4.6.2. Justitiedepartementet

Justitiedepartementet ansvarar för ett mycket stort antal författningar med en spännvidd från statsrätten och den centrala civil-, straff- och processrätten till lagstiftning mot etnisk diskriminering och regler om statsbidrag till kvinnoorganisationer och idrottsverksamhet. Verksamheten fördelas på fem statsråd (Bodström, Sahlin, Nuder, Lövdén och Lund) och författningsarbetet är på tjänstemannanivå uppdelat i flera olika rättschefsområden. Det är knappast meningsfullt att i Justitiedepartementets författningsbestånd söka några karaktärsdrag som är gemensamma för hela departementet. Av det skälet avstår Justitiedepartementet från en sammanfattande beskrivning.

På några områden har övergripande kommentarer befunnits lämpliga. Dessa redovisas i det följande.

Grundlagsenheten, Enheten för demokratiutveckling, mänskliga rättigheter, folkrörelsefrågor och idrott samt Enheten för integration och mångfald

Allmänt kan sägas att ett betydande antal bestämmelser där det förekommer uttryck som skriftligt beslut, skriftliga kontakter, skriftlig bevisning, ge in handlingar etc. inte tagits med i redovisningen, eftersom det rör sig om bestämmelser beträffande vilka det över huvud taget inte är relevant att fråga sig om bestämmelsen hindrar eller inte hindrar elektronisk kommunikation. I flertalet fall kan dessa bestämmelser inte ens anses utgöra

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

formkrav i avsedd mening. Som ett exempel bland många kan nämnas att det finns flera sådana bestämmelser i lagen (1999:1175) om rätt att använda samiska hos förvaltningsmyndigheter och domstolar.

På grundlagsenhetens (L6:s) område kommenteras 24 författningar, på det område som tillhör enheten för demokrati, mänskliga rättigheter, folkrörelsefrågor och idrott (D) 3 författningar och på det område som tillhör enheten för integration och mångfald (IM) 7 författningar. Några mer iögonfallande gemensamma nämnare mellan det tre enheternas författningar är svåra att finna. I de fall då ett formkrav befinns utgöra hinder för elektroniska rutiner görs en på rättschefsnivå förankrad bedömning av om formkravet är tillräckligt motiverat eller inte. I flertalet av dessa fall utmynnar bedömningen i att formkravet bör behållas. I några fall har dock uppmärksammats att det finns formkrav som inte är nödvändiga och som därför bör undanröjas vid första lämpliga tillfälle.

Beträffande Förvaltningslagen (1986:223), vars begreppsapparat är styrande för många andra författningar och som därför är av särskilt intresse i detta sammanhang, görs bedömningen att de vanligt förekommande begreppen ”handling” och ”skriftlig(het)” numera allmänt tolkas som att de inte i sig utesluter elektroniska rutiner. För att vinna ökad klarhet och begriplighet i regelsystemet kan det likväl övervägas att i Förvaltningslagen föra in bestämmelser som direkt tar sikte på handlingar i elektronisk form. Dock kan man inte på så sätt lösa de eventuella problem som kan finnas i olika specialförfattningar och som berör skilda aspekter av förvaltningsförfarandet.

Enheten för processrätt och domstolsfrågor

Innebörden av kravet på skriftlighet

I kommentaren till förvaltningslagen uttalas att kravet på skriftlighet hindrar att handlingar sänds med e-post. Uttalandet betraktas numera som överspelat. Utvecklingen har medfört att

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

handlingar via e-post anses uppfylla kravet på skriftlighet inom förvaltningsrätten.

Även inom processrätten bör utgångspunkten vara att kravet på skriftlighet inte hindrar elektroniska rutiner. Är det då möjligt att tolka skriftlighetskravet på detta sätt utan lagändringar? De krav på skriftlighet som uppställs i rättegångsbalken och förvaltningsprocesslagen kan inte i sig anses hindra en sådan tolkning. Av förarbetena till ärendelagen och lagen om betalningsföreläggande och handräckning framgår emellertid att de krav på skriftlighet som ställs upp i dessa lagar inte anses innefatta elektronisk kommunikation. Kravet på skriftlighet i dessa lagar bör därför få en annan innebörd (jfr nästa avsnitt). En ändring av dessa lagar får dessutom anses vara nödvändig för att kravet på skriftlighet i rättegångsbalken och förvaltningsprocesslagen inte skall hindra elektronisk kommunikation eftersom det är troligt att domstolarna anser att skriftlighetskravet skall tolkas lika i de fyra lagarna

Nationella formkravsfrågor

Avseende formkraven i berörda författningarna kan vissa huvudgrupper av frågor identifieras;

1. Formkraven när ett mål eller ärende anhängiggörs

2. Fullmakter

3. Dom och beslut

4. Överklagande

5. Delgivning

1. Formkraven när ett mål eller ärende anhängiggörs I rättegångsbalken uppställs krav på att en stämningsansökan skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad. Motsvarande regler återfinns i förvaltningsprocesslagen. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Vad beträffar kravet på egenhändigt undertecknande hindrar det elektronisk kommunikation. Formkravet bör dock bibehållas av rättsäkerhetsskäl. I

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

detta sammanhang kan noteras att samma formkrav gäller för ansökan om resning och ansökan om återställande av försutten tid. Något krav på egenhändigt undertecknande finns dock inte avseende klagan över domvilla. Detta beror troligen på att domvillobesvär närmast kan jämställs med ett överklagande (jfr avsnitt 4 nedan).

En ansökan enligt lagen om betalningsföreläggande och handräckning skall göras skriftligen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer (RSV) får föreskriva undantag från kravet på skriftlighet. Undantag kan medges för att inge ansökningar på ADB-medium. Skriftlighetskravet har således ansetts hindra elektronisk kommunikation. Vidare skall ansökan undertecknas och ges in i original. Ett undantag från kravet på skriftlighet innefattar också undantag från kravet på att ansökan skall undertecknas och ges in i original. Innebörden av begreppet skriftlig bör snarast ändras så att det omfattar elektronisk kommunikation. Befintliga krav på att en ansökan skall undertecknas och ges in i original bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl.

Enligt lagen om domstolsärenden (ärendelagen) skall ett ärende inledas skriftligen. Regeringen får dock tillåta att ärenden inleds i annan form. Enligt förarbetena kan det t.ex. ske genom att en diskett ges in eller genom elektronisk överföring från datamaskin till datamaskin. Skriftlighetskravet har således även i ärendelagen ansetts hindra elektronisk kommunikation. (Enligt förarbetena hindrar dock inte skriftlighetskravet användande av telefax.) Innebörden av begreppet skriftlig bör snarast ändras så att det omfattar elektronisk kommunikation Något krav på egenhändigt undertecknande uppställs inte i ärendelagen.

2. Fullmakter I rättegångsbalken uppställs krav på att en rättegångsfullmakt skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad. Motsvarande krav torde finnas för fullmakter enligt förvaltningsprocesslagen. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Vad beträffar kravet på egenhändigt undertecknande hindrar det elektronisk kommunikation. Detta formkrav motiveras av rättssäkerhetsskäl och bör bibehållas.

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

I fråga om fullmakter hänvisar ärendelagen till rättegångsbalken. En skriftlig fullmakt behöver dock inte företes annat än om domstolen anser att det behövs. Denna skillnad avseende formkraven i förhållande till reglerna i rättegångsbalken förklaras av att samma krav på rättssäkerhet som i brottmål och tvistemål inte behöver uppställas i rättsvårdsärenden.

3. Dom och beslut En dom skall enligt rättegångsbalken underskrivas av de lagfarna domarna som deltagit i avgörandet. Samma formkrav gäller enligt förvaltningsprocesslagen. Formkravet hindrar elektroniska rutiner men bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl. I lagen om betalningsföreläggande och handräckning uppställs inte något krav på att ett utslag skall undertecknas. Ett slutligt beslut i ett ärende som handläggs enligt ärendelagen skall sättas upp särskilt eller tas in i protokoll. Ett särskilt uppsatt beslut skall undertecknas av de lagfarna domare som har deltagit i avgörandet. Detta formkrav hindrar elektroniska rutiner men bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl.

4. Överklagande m.m. Ett överklagande skall enligt rättegångsbalken och ärendelagen vara skriftligt. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Enligt förvaltningsprocesslagen skall ett överklagande dessutom vara egenhändigt undertecknat, vilket hindrar elektroniska rutiner. Formkraven för överklagande är således inte enhetliga. En översyn är planerad för att anpassa förvaltningsprocesslagens regler till rättegångsbalkens regler. (Departementspromemoria våren 2003 samt lagrådsremiss och proposition hösten 2003.) En begäran om överlämnande av en ansökan om betalningsföreläggande eller handräckning skall enligt lagen och betalningsföreläggande och handräckning ske skriftligen. Motsvarande gäller en ansökan om återvinning. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt.

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

5. Delgivning Syftet med delgivning är att säkerställa att en person fått del av en viss handling. De formkrav som finns avseende delgivning kan därför inte rimligen efterges. Däremot kan övervägas om kravet på delgivning behöver upprätthållas i alla de fall där sådant krav för närvarande uppställs eller om det i vissa av dessa kan vara tillräckligt med ett formlöst översändande.

6. Sammanfattande bedömning Av det anförda framgår att det framför allt är kravet på undertecknande som kommer att begränsa användningen av elektronisk kommunikation inom processrätten. Kravet har uppställts av rättsäkerhetsskäl och kan inte utan vidare efterges. Det torde dock på sikt vara möjligt att jämställa en elektronisk signatur eller liknande med ett undertecknande. En förutsättning är att det finns tillgång till en metod som kan ge garantier för att en elektronisk handling härrör från en viss avsändare och för att handlingens innehåll inte förvanskas vid överföringen.

Internationella formkravsfrågor

Enhetens lagstiftning med internationell anknytning omfattar frågor om bevisupptagning, delgivning, domstols internationella behörighet, erkännande och verkställighet av utländska domar samt rättsligt samarbete med andra stater beträffande indrivning av underhållsbidrag. Regelverket består främst av särskilda författningar som kompletterar olika internationella överenskommelser på dessa områden. Det finns formkrav både i de internationella överenskommelserna och i de särskilda författningarna. Formkraven gäller bl.a. olika ansökningsförfaranden och vilka handlingar som skall bifogas sådana ansökningar.

Det är inte möjligt för Sverige att ensidigt göra ändringar av befintliga formkrav som har sin grund i avtal med andra stater. Förenklingar skulle dock möjligen kunna göras i några avseenden. Det är inte möjligt att utan en mer ingående analys säga vad som kan göras. En översyn av enhetens lagstiftning med inter-

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

nationell anknytning planeras under den kommande fyraårsperioden. I det sammanhanget kan en sådan analys göras och möjliga förenklingar genomföras.

4.6.3 Utrikesdepartementet

Departementets redovisning omfattar inte författningar som kan antas vara obsoleta eller som i övrigt kan antas vara praktiskt betydelselösa i detta sammanhang.

När det gäller författningar som avser internationella överenskommelser redovisas UD:s bedömning i formkravsfrågan. Det får dock observeras att vi i dessa fall inte ensamma råder över tolkningen, och inte heller över möjligheten att ändra bestämmelserna.

En del författningsbestämmelser om handlingar är helt osjälvständiga i den del som berör handlingarnas form, på det sättet att de bara återspeglar verkligheten (de handlingar som åsyftas är pappershandlingar) eller vad som är föreskrivet på annat håll. Sådana bestämmelser, som alltså inte kan sägas innebära formkrav, har i allmänhet inte tagits med i redovisningen.

I två lagar och en förordning finns formkravet ”på heder och samvete”, med koppling till brottsbalken. I redovisningen har beträffande dessa formkrav angivits ”Bör inte ändras”. Frågan om denna typ av formkrav och kopplingen till brottsbalken är gemensam för åtskilliga bestämmelser i flera departements författningar, och bör få en enhetlig lösning.

Tre förordningar innehåller formkrav som utan vidare bör kunna tas bort.

4.6.4 Försvarsdepartementet

Allmänt kan sägas att Försvarsdepartementets författningar inte är berörda i någon större omfattning. Många regler med krav på skriftlighet riktar sig till myndigheterna. I de fallen torde kravet på skriftlighet inte hindra elektroniska rutiner. På området finns

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

dock författningar som rör många enskilda, särskilt författningarna som rör de totalförsvarspliktiga. Den genomgång som har gjorts inom Försvarsdepartementet har visat att det finns ett mindre antal bestämmelser som är av intresse att ta upp i sammanhanget.

4.6.5 Socialdepartementet

Socialdepartementets verksamhetsområde omfattar bl.a. frågor som rör hälso- och sjukvård, äldreomsorg, socialtjänst, handikappolitik, socialförsäkringar och folkhälsa. Det är främst inom socialförsäkringsområdet som frågan om möjlighet att använda elektroniska rutiner har mycket stor betydelse. Riksförsäkringsverket (RFV) och försäkringskassorna är myndigheter som hanterar masstransaktioner av stora belopp, t.ex. pensioner, barnbidrag, sjukersättningar och föräldrapenning.

I propositionen 2001/02:9 Vissa socialförsäkringsfrågor föreslogs en försöksverksamhet med en 24-timmarsmyndighet inom socialförsäkringsadministrationen för förmånerna föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning. Möjligheterna till självbetjäning inom föräldraförsäkringen skulle enligt Internet-strategin inbegripa

- tillgång via Internet till individ/familjeanpassad information, - möjlighet att via Internet följa ett ärende och ta del av viktig

status, samt - möjlighet att skapa ansökningar elektroniskt och skicka

dessa via Internet till försäkringskassan. Riksdagen antog regeringens förslag till lag om försöksverksamhet, bet. 2001/02:SfU 5, rskr. 2001/02:88

I propositionen 2002/03:61 Vissa socialförsäkringsfrågor föreslogs att lagen (2001:1113) om försöksverksamhet med 24-timmarsmyndigheten inom socialförsäkringsadministrationen skulle fortsätta att gälla till och med den 31 mars 2004. I prop. uttalades

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

bl.a. att en övergång skulle ske till ny teknik för säker identifiering och elektroniskt undertecknande.

När det gäller socialförsäkrings- och bidragsbestämmelserna är kopplingen till straffrätten av avgörande betydelse. Detsamma gäller om kravet på skriftlighet i sig skulle anses hindra elektronisk kommunikation.

Kravet på skriftlighet och frågan huruvida detta hindrar elektronisk hantering gör sig dock inte bara gällande inom socialförsäkringen. Både Socialstyrelsen och Läkemedelsverket hanterar årligen en stor mängd ärenden som avser bl.a. ansökningar om legitimation eller godkännande av nya läkemedel där hanteringen sker skriftligen.

4.6.6 Finansdepartementet

Skatte- och tullavdelningen, Finansmarknadsavdelningen, rättssekretariatet och de enheter som per den 1 januari 2003 överförts från Justitiedepartementet till Finansdepartementet har var för sig ansvarat för inventeringen och gjort ställningstaganden till eventuella prioriteringar m.m. I vissa fall redovisas dessa ställningstaganden direkt i regelgenomgången i bilagan till denna rapport. Därutöver ges här några korta kommentarer.

Finansmarknadsavdelningen

En betydande del av de formkrav som identifierats inom den finansiella lagstiftningen faller tillbaka på grundregler i främst den associationsrättsliga lagstiftningen (aktiebolagslagen och lagen om ekonomiska föreningar). Det är i författningar som reglerar bankrörelse och försäkringsrörelse som de flesta formkrav finns. De typer av formkrav det här handlar om är bl.a. krav på att handlingar skall vara skriftliga, att handlingar skall vara undertecknade och att kungörelser skall ske i Post och Inrikes Tidningar. I den utsträckning dessa formkrav hindrar elektronisk kommunikation – och bestämmelserna bör ändras för att möjliggöra sådan – bör detta ske om och när det görs anpassningar i de grundförfattningar som Justitiedepartementet ansvarar för. Det

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

innebär också att det i dessa fall inte gjorts några bedömningar av huruvida formkraven bör ändras eller kvarstå.

Vissa anpassningar för att möjliggöra elektronisk kommunikation görs inom ramen för den reformering av lagstiftningen för bank- och finansieringsrörelse som pågår; en remiss om reformerade regler för bank- och finansieringsrörelse har lämnats till Lagrådet i mitten av februari och en proposition är tänkt att lämnas till riksdagen i maj. I samband med att den nya lagstiftningen träder i kraft i mitten av 2004 måste förordningar ses över. Även i det sammanhanget bör vissa anpassningar till elektronisk kommunikation kunna göras.

Inom försäkringsområdet planeras att tillsättas en utredning under innevarande år som skall se över den omfattande associationsrättsliga lagstiftning som där finns. En sådan översyn kan förväntas innebära att mycket av den dubblering av aktiebolagslagens bestämmelser som finns i försäkringsrörelselagen försvinner och därmed också de formkrav som finns i dessa bestämmelser.

I författningarna på värdepappersområdet förekommer inte formkrav lika frekvent som inom bank- och försäkringsområdena. Merparten av de formkrav som ändå finns och som bedöms hindra elektronisk kommunikation har sitt ursprung i annan, grundläggande lagstiftning som tillhör Justitiedepartementets ansvarsområde. Anpassningar i författningarna på värdepappersområdet bör i dessa fall ske om och när det görs anpassningar i grundförfattningarna. Det innebär att det även i dessa fall inte gjorts några bedömningar av huruvida formkraven bör ändras eller kvarstå.

Ett mindre antal formkrav har även observerats i författningar som blivit obsoleta. Dessa har inte tagits med i redovisningen. Meningen är att dessa författningar i sin helhet skall upphävas.

Skatte- och tullavdelningen

Utöver vad som framgår av bilagan kan anföras att i det lagstiftningsarbete som kontinuerligt pågår på avdelningen sker löpande översyn av att de författningar avdelningen ansvarar för i så stor utsträckning som möjligt är teknikneutrala. Som exempel kan

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

nämnas skattebetalningslagen (1997:483) och lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter samt respektive förordning. Genom sistnämnda lagstiftning har det t.ex. blivit möjligt att deklarera via Internet.

Från Enheten för kapitalbeskattning (S3) kan följande rapporteras utöver det som framgår av bilagan. Riksskatteverket har i en promemoria den 5 februari 2001 (Dnr 1758-01/151) till Finansdepartementet (Dnr Fi 2001/532) hemställt om lagändringar för att möjliggöra elektronisk dokumenthantering och elektroniskt uppgiftslämnade vid fastighetstaxeringen. Promemorian har remissbehandlats. Förslagen i promemorian har lett till att det i 4 kap. 3 § fastighetstaxeringsförordningen (1993:1199) införts bestämmelser som säger att beslut i vissa fall får ges formen av ett elektroniskt dokument. Riksskatteverket har i promemorian även föreslagit att beslut om indelning i värdeområden och om riktvärdeangivelser vid de allmänna och de särskilda fastighetstaxeringarna skall omfattas av elektronisk dokumenthantering. Detsamma föreslås gälla beslut om indelning i prisutvecklingsområden och omräkningstal vid omräkningen. Vidare har verket föreslagit att fastighetsdeklarationer skall få lämnas som elektroniska dokument. Även andra uppgiftslämnare än deklaranterna, t.ex. byggnadsnämnderna, bör få lämna sina uppgifter på elektronisk väg. Det föreslås även att begäran om omprövning av beslut om fastighetstaxering från fastighetsägare skall få lämnas på elektronisk väg. De förslag i promemorian som inte redan lett till föreskrifter bereds i Regeringskansliet. För närvarande är tidsplanen att det arbetet blir klart under 2004.

Finansdepartementet i övrigt

Inventeringen avser författningar som hör till budgetavdelningen, kommun- länsstyrelse- och bostadsavdelningen samt förvaltningspolitiska avdelningen. Genomgången visar att endast ett fåtal författningar innehåller sådana formkrav som avses med formkravsöversynen. I några enstaka fall finns det skäl att överväga en ändring för att underlätta elektronisk kommunikation. De aktuella författningarna gäller inte ärenden där det förekom-

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

mer masshantering av handlingar, vilket får vägas in vid prioriteringar på enheterna. I övrigt kommenteras bestämmelserna i anslutning till tabellen.

4.6.7 Utbildningsdepartementet

Allmänna synpunkter

Ett återkommande formkrav i Utbildningsdepartementets författningar är utfärdande av betyg och intyg eller motsvarande krav på dokumentation av kunskaper. Även om detta formkrav i och för sig inte direkt kan anses förhindra elektronisk kommunikation, så har vi bedömt det som ett indirekt hinder genom att det inbegriper ett krav på underskrift. Syftet är att – så långt det går – säkerställa att innehållet inte ändras. Statens skolverks föreskrifter på detta område kräver också ett undertecknande. Med hänsyn till att betyg respektive intyg uppvisas i en mängd olika sammanhang har vi inte ansett det lämpligt att frångå kravet på undertecknande. Detta formkrav bör alltså inte ändras trots att det hindrar elektronisk kommunikation.

Beträffande undertecknande av ansökningar om statliga bidrag eller motsvarande förmåner har vi bedömt att formkravet även kan uppfyllas genom användandet av kvalificerade elektroniska signaturer. Detta formkrav kan således anpassas så att det inte hindrar elektronisk kommunikation.

När det gäller begreppet heder och samvete i studiestödsförordningen och övriga bidragsförfattningar måste de straffrättsliga frågorna klaras ut innan någon eventuell ändring av formkravet kan göras.

Pågående arbeten m.m.

Inom studiestödsområdet hanterar Centrala studiestödsnämnden ett mycket stort antal ansökningar per år. Myndigheten utreder för närvarande vad som måste regleras i olika avseenden för att möjliggöra en övergång till elektroniska ansökningar av studiestöd.

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

I övrigt pågår inom olika myndigheter under Utbildningsdepartementet ett övergripande arbete som syftar till att underlätta elektronisk dokumenthantering.

4.6.8 Jordbruksdepartementet

Det finns enbart ett fåtal exempel på formuleringar i Jordbruksdepartementets lagar och förordningar som hindrar elektronisk kommunikation. Sådana formuleringar finns däremot i stor utsträckning i föreskrifter meddelade av myndigheter under departementet. Dessa föreskrifter är i sin tur ofta resultatet av formkrav som uppställs i olika EG-rättsakter. Inom jordbruksadministrationen pågår sedan en tid ett omfattande arbete för att underlätta elektronisk kommunikation, bl.a. genom att möjliggöra stödansökningar via Internet.

Inom jordbrukssektorn finns det behov av att se över formkravet i tre lagar. I jordförvärvslagen (1991:736) finns en bestämmelse om att till en ansökan om förvärvstillstånd skall fångeshandlingen fogas. En översyn av lagen pågår för närvarande och en proposition kan komma att lämnas under hösten 2003. Även i lagen (1957:390) om fiskearrenden finns bestämmelser som hindrar elektroniska rutiner. Dessa bestämmelser motsvarar emellertid arrendebestämmelserna i jordabalken, vilka Justitiedepartementet ansvarar för. I samband med att Justitiedepartementet under 2003 överväger ändringar i jordabalksbestämmelserna kommer Jordbruksdepartementet att se över bestämmelserna i lagen om fiskearrenden. Formkraven i växtförädlarrättsförordningen (1997:383) är beroende av bestämmelserna i växtförädlarrättslagen (1997:306), en lag som Justitiedepartementet ansvarar för. Växtförädlarrättslagen och förordningen kommer att granskas i samband med att ändringar i annan immaterialrättslig lagstiftning föreslås under våren 2004.

När det gäller konsumentlagstiftningen finns en del underförstådda formkrav och formkrav som är praktiskt motiverade utan att något formellt lagstöd finns.

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

De formkrav som särskilt berör konsumenter och som hindrar elektronisk kommunikation finns i resegarantilagen och i Allmänna reklamationsnämndens praxis avseende hur en anmälan skall göras. En framställning till Resegarantinämnden respektive anmälan till ARN måste vara skriftlig och undertecknad. Dessa formkrav skulle kunna ersättas med elektronisk kommunikation, eventuellt med en möjlighet att underteckna dokumentet med en elektronisk signatur.

Flera av myndigheterna har väl utformade och fungerande hemsidor där det är möjligt att ta del av en stor mängd information samt hämta ner och beställa blanketter. En naturlig utveckling i framtiden vore att utveckla hemsidorna i en än mer interaktiv riktning så att det går att fylla i blanketterna direkt på nätet och skicka in dem på elektronisk väg. Fördelen med detta är att myndigheternas verksamhet blir mer tillgänglig för konsumenterna men nackdelen och eventuellt faran är att många anmälningar kan göras alltför lättvindigt och utan någon egentlig grund.

4.6.9 Kulturdepartementet

Formkraven i författningar på Kulturdepartementets område är av relativt begränsad omfattning. Den största delen formkrav återfinns i bidragsförfattningar. Dessa hindrar i de flesta fall inte elektronisk kommunikation. En del av bestämmelserna innehåller dock krav på undertecknande eller försäkran på heder och samvete. Detta får anses hindra elektronisk kommunikation. Bedömningen är att formkraven i dessa fall inte bör ändras, eftersom det är viktigt att säkerställa att felaktiga uppgifter kan sanktioneras straffrättsligt.

Vissa formkrav är formulerade med annan lagstiftning som förebild. I den mån de hindrar elektronisk kommunikation, bör de inte ändras om inte den lagstiftning som varit förebild också ändras.

I tre fall har det bedömts att formkravet bör formuleras om för att möjliggöra elektronisk kommunikation. Beslut om detta planeras ske under år 2003.

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

4.6.10 Miljödepartementet

Av de formkrav som finns i författningar på Miljödepartementets område är det mycket få som hindrar elektronisk kommunikation. De formkrav som kan utgöra hinder mot elektroniska rutiner är av följande slag.

En typ av formkrav finns i bestämmelser om att kungörelse skall ske i ortstidning. Sådana bestämmelser hindrar inte att kungörelse också sker på annat sätt. Bestämmelserna hindrar inte att man till och från myndigheten kommunicerar elektroniskt. Manus till kungörelse kan alltså kommuniceras elektroniskt från myndigheten till ortstidningen. Vidare kan också ortstidningen publicera kungörelsen i en elektronisk version. Det finns därför inget omedelbart behov av att ändra bestämmelserna i annat sammanhang än vid en eventuell kommande generell översyn av hur kungörelser skall ske.

En annan typ av formkrav handlar om att underrättelser eller liknande skall sändas i brev till vissa mottagare. Brevkravet tyder på att det är en pappersversion av en handling som skall sändas. Formuleringen i bestämmelserna utesluter dock inte att underrättelser sänds med elektroniska brev. Bestämmelserna behöver ändras endast om det i praxis visar sig omöjligt att uppfylla kravet med elektroniska brev.

En tredje typ av formkrav avser undertecknande av handlingar. Undertecknande borde i många fall kunna ske med elektronisk signatur. Bestämmelserna bör ses över så att de så långt som möjligt inte hindrar elektroniska rutiner.

En fjärde typ av formkrav avser att handlingar skall vara arkivbeständiga. Bestämmelserna bör ses över så att de inte hindrar elektronisk kommunikation. Detta kan exempelvis göras genom att föreskriva att den arkiverande myndigheten skall se till att handlingarna arkiveras i arkivbeständig form.

Vissa formkrav följer av EG-rätten och kan inte ändras nationellt.

4.6.11 Näringsdepartementet

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

Under Näringsdepartementet lyder en rad olika myndigheter vars behov och intresse för elektronisk kommunikation varierar. De myndigheter som hanterar ett stort antal likartade ärenden har givetvis ett större behov av en enklare och snabbare hantering. Inom departementet pågår ett löpande arbete med att anpassa gällande författningar för att möjliggöra elektronisk kommunikation. Patent- och registreringsverket är en av de myndigheter som hanterar en stor mängd ärenden årligen och som också arbetar för att möjliggöra elektronisk kommunikation. För att ge möjlighet för enskilda näringsidkare att ansöka om registrering elektroniskt ändrades handelsregisterförordningen (1974:188) per den 1 december 2002. När det gäller t.ex. aktiebolag och handelsbolag samt andra associationsformer behövs ytterligare analys av hur regelverket kan anpassas för att möjliggöra elektronisk kommunikation. Inom Regeringskansliet pågår ett sådant arbete. Områdena för trafik- och körkortregister är andra exempel där en stor mängd likartade ärenden hanteras och där ett anpassningsarbete redan gjorts och fortlöpande pågår, se nedan.

På IT-området som Näringsdepartementet ansvarar särskilt för finns den lagstiftning som redogörs för i FORMEL-gruppens rapport, lagen (2000:832) och kvalificerade elektroniska signaturer och lagen (2002:562) om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster, vilken här inte närmare behöver kommenteras. Även beträffande det bakomliggande e-handelsdirektivet, med dess krav på att rättssystemet skall tillåta att avtal ingås på elektronisk väg, hänvisas till rapportens allmänna del.

Vid utarbetandet av ny lagstiftning ser departementet också till att möjligheten till elektronisk kommunikation beaktas. Här kan nämnas förslaget till lag om elcertifikat som innehåller bestämmelser om skriftlig ansökan, anmälan om att registrera sig samt en deklarationsskyldighet. Vidare skall ett elcertifikatsregister upprättas och ansökningar om registrering i detta register göras skriftligen. Genom lagens och elcertifikatsförordningens bestämmelser ges de myndigheter som handlägger de nämnda frågorna rätt att meddela föreskrifter om elektronisk

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

signering och överföring av de nämnda ansökningarna, anmälningarna och deklarationerna. Lagen är tänkt att träda i kraft den 1 maj 2003.

Inom transportområdet finns en mängd regler om handlingar som skall medföras och finnas tillhands på ett transportmedel med syftet att visas upp vid kontroller t.ex. på vägen, när ett fartyg anlöper en hamn eller när man vill utföra en flygning (här kallade presentationshandlingar). Som exempel på presentationshandlingar kan från vägtrafikområdet nämnas körkort och registreringsbevis, från sjöfartens område sjömansrulla, nationalitetscertifikat, handlingar rörande hantering av skadliga ämnen, beslut om säkerhetsbesättning samt exemplar av vissa författningar och kollektivavtal, och från luftfartens område flygdagbok och flygcertifikat. På sjöfartssidan är det inte ovanligt att dessa handlingar skall finnas ombord på ett fartyg enbart för framför allt sjömännens upplysning om vissa rättsförhållanden. Några uttryckliga formkrav ställs oftast inte på presentationshandlingarna och något rättsligt hinder att förvara och visa upp handlingarna elektroniskt torde de flesta aktuella lagrummen inte utgöra. I praktiken är det dock oftast uteslutet att handlingarna finns i annat än pappersform då de skall medföras på färden. Regleringen förutsätter dessutom i vissa fall pappersform eftersom en handling ibland skall ”tas om hand” eller ”återställas”. Mot bakgrund härav föreligger i princip indirekta formkrav, som utesluter elektroniska rutiner.

Dessutom måste tolkningen av huruvida reglerna hindrar elektroniska rutiner i många fall göras ur en internationell synvinkel. Transportområdet är föremål för en mycket långtgående internationalisering med harmonisering av regelverket, bl.a. för att motverka att regler som medför handelshinder införs, men också för att säkerställa olika offentligrättsliga säkerhetskrav. Ett regelsystem som ger möjlighet att kräva elektronisk hantering av handlingar, t.ex. ombord på fartyg eller i en bil, kan mycket väl innebära eller åtminstone uppfattas som ett handelshinder. Detta eftersom systemet kan tänkas kräva omfattande ekonomiska investeringar för lagring och kommunikation av elektroniska

Ds 2003:29 Generella slutsatser från översynen

dokument samt för att på vägen eller till havs ha tillgång till register eller på annat sätt kunna kontrollera t.ex. äktheten av ett inskannat dokument eller en elektronisk signatur. De svenska reglerna skall dessutom ofta tillämpas av internationella aktörer som kan ha en annan syn på dokumenthanteringen. Elektroniska presentationshandlingar kan också förorsaka problem i den internationella trafiken genom bristande kompatibilitet beträffande både hårdvara och mjukvara. Tolkningen av huruvida de svenska reglerna hindrar elektroniska rutiner eftersom de i praktiken förutsätter ett pappersdokument måste således i vissa fall – åtminstone vad gäller de regler som har tillkommit till följd av internationella konventioner eller EG-direktiv – göras från ett internationellt perspektiv, vilket leder till svårigheter att dra några klara slutsatser.

Oavsett hur man tolkar de svenska reglerna kan de internationella aspekterna utgöra hinder mot att Sverige ensidigt inför möjligheter för tillämparna att använda sig av elektroniska rutiner. Det är därför i dag i vissa fall svårt att ange vilka formkrav som bör ändras samt hur och när detta i så fall skall ske.

Inom vägtrafikområdet är det inom trafikregister- och körkortshanteringen som möjligheten till elektroniska rutiner är av särskild vikt. Hanteringen inom både trafikregister- och körkortsområdet präglas av att det årligen behandlas ett mycket stort antal ofta helt likartade ärenden. Denna hantering underlättas väsentligt genom användning av elektroniska rutiner. Inom framför allt trafikregisterområdet har författningarna till stor del anpassats till behovet av elektroniska rutiner. Denna anpassning skedde huvudsakligen genom det nya regelverket om vägtrafikregistret, som trädde i kraft den 1 oktober 2001 (se lagen [2001:558] om vägtrafikregister och förordningen [2001:650] om vägtrafikregister). Även regelverket inom körkortsområdet, körkortslagen (1998:488) och körkortsförordningen (1998:980), bör bättre anpassas till elektroniska rutiner. Inom vägtrafikområdet är det detta anpassningsarbete som bör prioriteras.

Det bör vidare nämnas att regeringen den 30 maj 2002 beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att överväga hur

Generella slutsatser från översynen Ds 2003:29

kommunernas administration av lokala trafikföreskrifter kan göras enklare, modernare och effektivare. Enligt dagens regler skall lokala trafikföreskrifter tillkännages bl.a. genom att tas in i en av kommunen förd liggare. Denna liggare får inte föras elektroniskt. En huvuduppgift för utredaren är att föreslå att system för tillkännagivande av lokala trafikföreskrifter som så långt möjligt bygger på elektroniska rutiner. Utredaren skall redovisa sitt arbete senast den 1 december 2003.

Inom de arbetsmarknadspolitiska och arbetsrättsliga områdena förekommer det regelverk som innehåller bestämmelser om handlingar.

Uttryckliga formkrav är dock få men förekommer. Det rättsliga område som reglerar arbetslöshetsförsäkringen är av särskild vikt när det gäller möjligheten till elektronisk kommunikation eftersom det här är frågan om hantering av ärenden som rör många människor. Genom ett förtydligande i förordningen (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring har en anpassning av författningen till elektronisk kommunikation redan genomförts. Av förordningen framgår numera uttryckligen att en ansökan om arbetslöshetsersättning får överföras elektroniskt till en arbetslöshetskassa.

5 Bedömning av olika typer av formkrav

5.1. Inledning

I detta avsnitt redovisas våra generella ställningstaganden till resultatet av departementens inventeringar. Våra ställningstaganden rör

- hur formkraven kan tolkas - hur formkraven bör anpassas - hur formkraven bör användas i framtiden.

Synpunkterna är generella. De grundar sig på de bedömningar som gjorts av enskilda bestämmelser i den departementsvisa genomgången.

Bedömningarna är gjorda ur ett lagstiftningsperspektiv. Vi har bland annat bedömt om formkraven hindrar eller inte hindrar elektroniska rutiner. Syftet med dessa bedömningar av formkravens innebörd är att ge underlag för bedömning av dels om befintliga formkrav behöver anpassas för att medge elektroniska rutiner, dels hur formkraven kan användas i framtida lagstiftningsarbete. De syftar till en likformig framtida användning av formkrav och till ett likformigt förhållningssätt till behovet av anpassningar. Syftet med våra ställningstaganden är däremot naturligtvis inte att påverka rättstillämpningen

När det anges att formkrav bör anpassas ska detta inte förstås som att den enskilda bestämmelsen nödvändigtvis bör ändras.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

Som diskuterats ovan kan ett antal olika strategier väljas för att anpassa formkrav.28

En generell diskussion av detta slag kan knappast bli fullständig, och detta har följaktligen inte heller varit vår ambition. Däremot har det varit vår ambition att ge riktlinjer som ska utgöra en tillräcklig gemensam grund för det fortsatta arbetet.

I anslutning till de olika formkraven lämnar vi rekommendationer till hur formkraven framdeles bör behandlas. Våra rekommendationer har utgått från de bedömningar som gjorts i översynsarbetet. Vår strävan har varit att för varje formkrav eller grupp av formkrav komma fram till en entydig rekommendation både avseende om formkraven bör anpassas och hur de bör användas i framtiden. Med nödvändighet blir vissa av våra ställningstaganden vaga. I samtliga fall är de generella och tar inte hänsyn till de många särskilda omständigheter som kan föranleda avvikande bedömningar i enskilda fall.

Vi vill också särskilt påpeka att i de fall vi bedömt att en viss typ av formkrav inte hindrar elektroniska rutiner, innebär detta inte att det med nödvändighet är praktiskt möjligt att använda sådana. Exempelvis kan den enskilde inte på vår bedömning att ett formkrav inte hindrar elektronisk kommunikation grunda någon rätt att kommunicera elektroniskt med myndigheter. Det utesluter inte heller att myndigheten anvisar vissa kontaktvägar för den som önskar använda elektronisk kommunikation.

5.2. Termer som inte är formkrav

Arbetsgruppens bedömning: Följande termer bör enligt vår

mening inte uppfattas som formkrav: anmaning, anmälan, ansökan, begäran, inlaga, meddelande, underrättelse, uppgift, utdrag, utlåtande och yttrande.

Sådana krav bör därför inte anpassas för att tillåta elektroniska rutiner. De bör också kunna användas i framtiden.

28 Se avsnitt 3.4.

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

Bland de termer som bildat utgångspunkt för översynsarbetet finns ett antal relativt vanligt förekommande termer, som kan sägas beteckna olika typer av meddelanden. Dessa termer är anmaning, anmälan, ansökan, begäran, inlaga, meddelande, underrättelse, uppgift, utdrag, utlåtande, yttrande samt i förekommande fall verbformer av dessa termer. Ytterligare liknande termer kan förekomma. I vissa fall betecknar dessa termer situationer eller handlingar med anknytning till någon form av rättsverkan.

Vid genomgången har dessa termer givit upphov till skilda tolkningar. I vissa fall har de inte ansetts vara formkrav över huvud taget, i andra fall har de ansetts hindra elektroniska rutiner.

Generellt kan dessa termer enligt vår mening inte uppfattas som hinder för elektroniska rutiner, om de inte i det enskilda fallet kvalificeras av formkrav eller det på annat sätt framgår att elektroniska rutiner inte ska vara tillåtna. De bör därför normalt inte anpassas eller förtydligas för att möjliggöra elektroniska rutiner.

I framtiden bör dessa termer enligt vår mening kunna användas i situationer när avsikten är att elektroniska rutiner ska vara tillåtna. I de fall där avsikten inte är att tillåta elektroniska rutiner bör detta särskilt anges.

5.2.1. Kommunikationstermer

Arbetsgruppens bedömning: Generella kommunikationstermer,

såsom sända (vidare, över), överlämna, inge, inkommen, till handa, tillställa och ta emot, bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner. Kommunikationstermer som anvisar ett visst kommunikationssätt, t.ex. (vanligt) brev, post, rekommenderad försändelse och muntlig, kan däremot ofta hindra elektronisk kommunikation. Den senare typen av termer kan därför behöva anpassas för att möjliggöra elektroniska rutiner.

I framtiden kan det vara lämpligt att välja uppenbart teknikneutrala kommunikationstermer, i de fall då avsikten inte är att utpeka ett visst kommunikationssätt.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

Termer som hänför sig till kommunikation i generell mening kan vara svårtolkade i elektronisk miljö. Exempel på sådana termer är sända (vidare, över), överlämna, inge, inkommen, till handa, tillställa, ta emot.

I genomgången har de flesta generella kommunikationstermerna inte bedömts vara hinder för elektronisk kommunikation. Viss tveksamhet råder dock, och generella kommunikationstermer har på några ställen, åtminstone i kombination med andra kvalificerade termer, ansetts hindra elektronisk kommunikation. I flera fall har kommunikationstermer befunnits innebära implicita krav på fysisk handling.

Dessa termer har naturligtvis från början avsett traditionell pappersbaserad kommunikation. En regel om att ett meddelande ska sändas eller tas emot måste ursprungligen ha avsett att meddelandet sänds t.ex. med post. Detta behöver dock enligt vår mening inte innebära att andra kommunikationssätt är uteslutna. Den centrala innebörden i en regel som säger att ett meddelande ska kommuniceras måste rimligen vara just det att meddelandet ska överbringas, inte en anvisning om det sätt på vilket meddelandet ska överbringas. Det framstår därför enligt vår mening som självklart att det är möjligt att i rättslig mening sända eller ta emot ett elektroniskt meddelande lika väl som ett traditionellt meddelande.

Två kommunikationstermer som det kan finnas anledning att nämna särskilt är inkommen och till handa. Dessa termer är vanligt förekommande och är ofta knutna till någon form av rättsverkan, t.ex. fristavbrott. Det är därför av rättssäkerhetsskäl viktigt att de har en tydlig tillämpning på såväl traditionell som elektronisk kommunikation.

I 2 kap. TF finns regler om när upptagningar ska anses inkomna. Dessa regler bygger på när handlingen är tillgänglig för myndigheten. Reglerna i TF reglerar inte inkommandetidpunkten. I vissa fall finns särskilda regler om inkommandetidpunkter för traditionella försändelser (t.ex. 10 § förvaltningsla-

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

gen) och för elektroniska meddelanden (t.ex. 2 kap. 5 § tullagen).

Generellt anser vi inte att det finns behov av att anpassa eller förtydliga regler om inkommande för att möjliggöra elektronisk kommunikation. I de fall en regel om inkommande p.g.a. särskilda omständigheter i det enskilda fallet framstår som ett självständigt hinder för elektronisk kommunikation bör man naturligtvis överväga om den bör anpassas. Det kan också finnas fall där det är särskilt påkallat att införa regler som klargör ansvarsfördelning, t.ex. när en myndighet tar emot en upptagning för en annan myndighets räkning.

Utöver de generella kommunikationstermerna finns regler som entydigt anvisar vissa kommunikationssätt i mer eller mindre tekniska termer, som hänför sig till exempelvis telekommunikation eller traditionell post. Exempel på sådana termer är (vanligt) brev, post, rekommenderad försändelse, muntlig. I de flesta sådana fall råder det inget tvivel om att elektronisk kommunikation inte ryms inom bestämmelserna.

När det gäller vissa krav, t.ex. bestämmelser om att uppgifter ska inhämtas muntligen eller på telefon, kan noteras att sådana kommunikationer förmodligen i de flesta fall kan ersättas med elektronisk kommunikation med betydande administrativa och ekonomiska vinster, men utan säkerhetsmässiga förluster.

De generella kommunikationstermerna kan enligt vår mening inte anses vara något hinder mot användning av elektronisk kommunikation. Bestämmelser som innehåller dessa termer bör därför inte anpassas. De bör också kunna användas i framtiden utan att detta bör anses hindra elektronisk kommunikation.

De bestämmelser som anvisar en viss kommunikationsväg bör när det är lämpligt anpassas för att tillåta elektronisk kommunikation. Hur detta bör göras får avgöras från fall till fall.

5.3. Underskrift

Arbetsgruppens bedömning: Krav på underskrift, namnteckning,

undertecknande m.m. kan enligt vår mening inte uppfyllas med

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

elektroniska rutiner. I de fall där formkraven ska anpassas för elektroniska rutiner bör de enligt vår mening ersättas med andra krav på utställarverifiering.

Ett vanligt förekommande formkrav är krav på underskrift. Utöver de uttryckliga kraven på underskrift förekommer ett antal bestämmelser som i praktiken innebär krav på underskrift utan att detta uttryckligen framgår av författningstexten.

Krav på underskrift kan betecknas med ett antal olika termer och lokutioner, t.ex. underskriven, undertecknad och namnteckning. Ibland kompletteras de olika termerna med termen egenhändig. De olika formuleringarna är knappast avsedda att ha olika innebörd. Någon sådan skillnad har heller inte framkommit i departementens inventering. Det får därför antas att formkraven har samma innebörd oavsett beteckning.

I genomgången har hittats ett inte obetydligt antal regler som innehåller implicita krav på underskrift. I vissa fall är det t.o.m. fråga om bestämmelser som inte är egentliga formkrav, t.ex. ansökan, men där man funnit att bestämmelsen trots allt innebär ett krav på underskrift. Det finns också underskriftskrav som inte ligger implicit i själva bestämmelsen, utan som endast finns i praktiken när bestämmelsen tillämpas. Exempelvis görs många anmälningar och ansökningar på en blankett som har ett fält för underskrift.

Många av dessa implicita formkrav finns i regler som har samband med viljeuttryck. Det gäller t.ex. termer som framställan, förbindelse, utfästelse, återkallelse. Det finns vidare exempel på implicita formkrav i regler som reglerar situationer där en viss uppgifts riktighet intygas. Exempel på sådana uttryck är bestyrkt, försäkran, intyg, justering, sammansättningar med termen bevis och liknande termer.

På civilrättens område gäller på liknande sätt att många rutiner, framför allt avtal, i praktiken innefattar att en handling undertecknas. För ingående av avtal finns inga generella formkrav. Enligt e-handelsdirektivet är, som nämnts tidigare, sådana formkrav med vissa undantag inte tillåtna. I genomgången har det

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

framkommit att det finns ett antal bestämmelser om avtal som inte innehåller uttryckliga formkrav, men som har ansetts medföra implicita underskriftskrav. Det gäller avtal som ska företes för myndigheter, där man gjort bedömningen att myndigheten skulle kräva ett undertecknat avtal. Det finns alltså inget hinder mot att ingå avtal utan underskrift. Däremot kan det finnas andra skäl att underskrifter används, nämligen att det kan finnas intresse av att arkivera en handling för att använda som bevis vid en eventuell tvist. Vi har inte uppfattat att det bör anses ingå i detta uppdrag att föreslå anpassningar denna typ av implicita formkrav.

Exakt vad krav på underskrift egentligen innebär är inte helt klart. Det finns ingen regel som säger hur kravet ska fullgöras. Att det ska vara fråga om någon form av utställarangivelse torde vara självklart. Likaså att denna utställarangivelse normalt består av att undertecknaren skriver sitt namn på ett för henne karaktäristiskt sätt. Detta innebär emellertid inte att krav på underskrift inte skulle kunna fullgöras med någon annan typ av tecken, t.ex. ett kryss eller bomärke. Det finns definitivt inte något krav på att namnet ska vara läsligt. Såvitt känt har frågan inte ställts på sin spets.29

I praktiken uppstår förmodligen få problem och det torde i de flesta fall vara självklart om underskriftskrav är uppfyllda eller inte. Är det t.ex. fråga om en blankett med ett fält för underskrift kommer förmodligen i stort sett varje teckenkonstellation i detta fält att godtas som underskrift, oavsett om det är ett läsligt namn eller inte.

Ibland sägs en namnteckning vara ett viljeuttryck. I vissa fall kan denna koppling ha funktionen att den som skriver under ska överväga innebörden och vikten av det som undertecknas. Detta kan vara fallet exempelvis när konsumentskyddsintressen gör sig gällande. I andra fall är kopplingen mellan själva underskriften och viljan mer tveksam. Det torde snarare vara så att underskriften kopplar handlingen till en utställare och därmed garante-

29 Skillnaden mellan en signatur och en namnteckning diskuteras i Kammarrättens i Stockholm beslut 2002-10-18 i mål 3099-2002.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

rar att viljeyttringen härrör från henne. Det är alltså även i detta fall utställarverifikationen som är det väsentliga.

I sin egenskap av utställarangivelse kan underskriften sägas ha en funktion som motsvarar en elektronisk signatur. Det finns emellertid också olikheter. För underskrifter i pappersform sker den eventuella utställarkontrollen inte förrän i efterhand genom kriminaltekniska metoder. Vid användning av elektroniska rutiner sker istället utställarkontrollen normalt omedelbart. En kanske ännu mer väsentlig skillnad är att en underskrift på papper saknar den koppling till innehållet, som en elektronisk signatur har.

Även om det finns vissa funktionella likheter mellan traditionella underskrifter och vissa elektroniska rutiner förefaller det enligt vår mening sammanfattningsvis rimligt att anta att explicita krav på underskrift enligt gällande rätt inte kan uppfyllas på annat sätt än med namnteckning med penna på papper, när inte annat särskilt anges. Krav på underskrift kan därför inte inom ramen för gällande rätt fullgöras med elektroniska rutiner. Den tidigare nämnda regeln i lagen om elektroniska signaturer innebär enligt vår bedömning härvidlag ingen ändring. Krav på underskrift måste därför anpassas om de ska tillåta elektroniska rutiner.30

Enligt vår mening bör krav på underskrift ersättas eller kompletteras med bestämmelser som föreskriver någon annan form av utställarverifiering, t.ex. elektronisk signatur (se vidare avsnitt 3.4.4 ovan). Det bör naturligtvis först övervägas om krav på underskrift över huvud taget behövs i det enskilda fallet.

När det gäller implicita underskriftskrav är förhållandena olika från fall till fall. En rimlig ansats är enligt vår mening att dessa regler inte behöver ändras för att medge elektroniska rutiner förutsatt att explicita underskriftskrav där det är lämpligt kompletteras med regler som tillåter elektroniska rutiner, t.ex. regler om elektronisk signatur. I sådant fall tydliggörs att olika former av utställarverifiering är möjliga. Detta bör för de implicita un-

30 Jfr Regeringsrättens beslut 2002-12-18 i mål 2572-2573-2002, där en kvalificerad elektronisk signatur inte ansetts uppfylla formkraven i 3 § förvaltningsprocesslagen.

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

derskriftskraven få den effekten att de kan uppfyllas på samma sätt som explicita krav på elektronisk utställarverifiering.

5.4. Påskrift

Arbetsgruppens bedömning: Regler om påskrifter, anteckningar

och andra tecken eller märken som anbringas på handlingar kan hindra elektroniska rutiner genom att förutsätta en fysisk handling. Sådana regler bör därför ändras för att elektroniska rutiner ska bli möjlig.

Framdeles bör alternativa lösningar väljas i stället för att information dokumenteras genom påskrift på en handling.

Utöver kraven på underskrift finns ytterligare regler som innebär att någon form av skrift eller märke anbringas på en yta, t.ex. ett papper. Ett närmast arketypiskt sådant formkrav är stämpel, som dock är relativt ovanligt. Vanligare är att något ska antecknas på en handling.

Sådana formkrav innebär en form av indirekt krav på en fysisk handling. Förekomsten av en fysisk handling utgör ju en förutsättning för att bestämmelsen om påskrift eller stämpel ska kunna uppfyllas. I en del fall är det så den med påskriften försedda handlingen senare ska användas som presentationshandling.31 Det kan också vara så att något dokumenteras på handlingen utan att denna i och för sig används i något annat sammanhang.

Påskrift och liknande har i flera fall ansetts hindra elektroniska rutiner. I praktiken ligger det nära till hands att tänka sig att det som i praktiken blir styrande för om ett sådant krav medger elektroniska rutiner, är om den handling på vilken påskriften ska anbringas kan vara elektronisk eller inte. Det är dock inte självklart att tolkningen av krav på påskrift eller anteckningar i praktiken kommer att ändras endast för att eventuella krav på ”un-

31 Exempelvis används bouppteckningen med vissa påskrifter som legitimationshandling.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

derlagshandlingen” ändras. I stället kan det bli en stoppregel som hindrar elektroniska rutiner även när inga andra hinder finns.

I de fall påskriften görs på en presentationshandling eller för att åstadkomma en presentationshandling är det, om behovet av presentationshandling kvarstår, knappast möjligt att förändra formkravet för att möjliggöra elektroniska rutiner.

I andra fall där det är ändamålsenligt bör övervägas om regeln kan omformuleras för att istället tillåta någon annan form av dokumentation som kan ske elektroniskt, t.ex. med en tjänsteanteckning eller i en separat handling.

5.5. Skriftlighet

Arbetsgruppens bedömning: Krav på skriftlighet kan enligt vår

mening normalt inte antas hindra elektroniska rutiner.

Befintliga skriftlighetskrav bör därför generellt kunna kvarstå och krav på skriftlighet bör kunna användas i framtiden som markering av att en kommunikation ska ges en varaktig och tillgänglig form.

Det vanligaste formkravet är krav på skriftlighet.32 Innebörden av skriftlighetskrav, såväl generellt som i enskilda fall, har också diskuterats i ett antal aktuella förarbeten. Dessa uttalanden går i delvis olika riktningar. Av flera aktuella uttalanden framgår att regeringen förväntar sig att översynen av formkrav ska resultera bland annat i ett generellt ställningstagande till innebörden av skriftlighetskrav. 33

I vissa fall finns krav på skriftlighet där det av förarbetsuttalanden eller av formuleringar i författningstexten uttryckligen framgår att de tillåter elektroniska rutiner. Exempelvis talas i 4 kap. 6 § förordningen (2001:650) om vägtrafikregister om ”en

32 Utöver termen skriftlig omfattar nedanstående diskussion termen skrivelse, som rimligen måste få sitt innehåll från skriftlighet. 33 Se t.ex. prop. 1999/2000:89 Lag om konsumentskydd vid distansavtal och hemförsäljningsavtal, prop. 1999/2000:128 Offentlig upphandling i informationssamhället, prop. 2000/01:13 Ändringar i patentlagen m.m., prop. 2001/02:9 Vissa socialförsäkringsfrågor samt prop. 2002/03:62 Några förvaltningsrättsliga frågor.

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

skriftlig begäran som överförts elektroniskt”.34 För de flesta förekomster av skriftlighetskrav framgår det dock inte uttryckligen om elektroniska rutiner medges.

I genomgången har det visat sig att innebörden av skriftlighetskrav skiftar mellan de olika ställen där det förekommer. I vissa fall har man funnit att skriftlighetskrav inte hindrar elektroniska rutiner, medan man i andra sammanhang kommit till motsatt slutsats. I vissa fall sägs uttryckligen att skriftlighetskrav inte utesluter elektroniska rutiner. I andra fall har det visat sig att ett skriftlighetskrav t.o.m. innefattar ett krav på underskrift.

Sammantaget pekar dock genomgången mot att den stora majoriteten skriftlighetskrav inte kan anses hindra elektroniska rutiner. Det kan därför finnas anledning att göra mer konkreta ställningstaganden till hur skriftlighetskrav bör betraktas inom ramen för detta arbete.

I detta sammanhang bör också nämnas två enkäter till myndigheter om deras tolkning av skriftlighetskrav. Domstolsverket har gjort en enkät bland landets domstolar för att undersöka hur e-post används.35 I enkäten ingick bland annat frågan om domstolen ansåg att krav på skriftlighet kunde uppfyllas med hjälp av e-post. 45 domstolar av 64 ansåg att ett e-postmeddelande kan uppfylla krav på skriftlighet. Statskontoret har gjort en liknande enkät till ett antal centrala myndigheter, länsstyrelser och kommuner. Av 13 myndigheter som besvarade frågan ansåg 11 att ett e-postmeddelande uppfyller krav på skriftlighet.36

De flesta krav på skriftlighet har säkerligen tillkommit helt utan tanke på elektroniska rutiner. Avsikten vid tillkomsten måste i de flesta fall antas ha varit att papperskommunikation ska användas. Ett sådant krav kan ha flera syften. Genom att föreskriva papperskommunikation åstadkommer man en kommunikation som är tillgänglig för flera läsare. Text på ett papper kan

34 Liknande formuleringar finns även t.ex. i 9 § konsumentkreditlagen (1992:830), se prop. 2001/02:150 Lag om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster, m.m., och 1 kap. 5 § lag (1992:1528) om offentlig upphandling, se prop. 2001/02:142 Ändringar i lagen om offentlig upphandling, m.m. 35 Undersökningen refereras i Domstolsverket informerar 3/2002 . 36 Sammanställning av svar på enkät om formkrav och elektronisk kommunikation, 2003-02-19, dnr. 2002/195-1.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

också kommuniceras mellan personer. Exempelvis kan en ansökan eller annan handling i pappersform lätt skickas mellan olika handläggare på en myndighet. Vidare är en papperskommunikation beständig och kan bevaras utan särskild bearbetning. Genom att föreskriva användning av papper åstadkommer man därigenom omedelbar dokumentation. Detta kan jämföras med exempelvis en muntlig kommunikation som måste dokumenteras genom en tjänsteanteckning.

För att besvara frågan om skriftlighetskrav innebär att elektroniska rutiner är tillåtna bör man dock enligt vår mening gå utöver de ursprungliga avsikterna avseende de enskilda bestämmelsernas betydelse och istället se på de syften som ligger bakom regeln. Snarare än att föreskriva papperskommunikation för dess egen skull torde syftet vara att utesluta flyktiga former för kommunikation och dokumentation och åstadkomma en beständig, entydig och lätt kommunicerad hantering. Bland de flyktiga kommunikationssätten finns bland annat muntlig kommunikation, men även t.ex. teckenspråk eller pantomim.

Många former av elektroniska rutiner har betydande likheter med traditionell pappersbunden kommunikation, t.ex. elektronisk post och elektroniska blanketter. I dessa fall torde det vara rimligt att hävda att kommunikationen i en vardagsspråklig mening är skriftlig. Eftersom de syften som ligger bakom skriftlighetskravet kan uppfyllas med elektroniska rutiner anser vi sammantaget att det finns goda grunder för att hävda att ett krav på skriftlighet bör kunna uppfyllas t.ex. genom att en anmälan görs på en av myndigheten tillhandahållen elektronisk blankett.

Även om termen skriftlig alltså enligt vår mening är teknikneutral kan mer ändamålsenliga formuleringar tänkas. På vissa ställen används formuleringen ”läsbar och varaktig form”.37 Utifrån vår generella utgångspunkt att etablerade termer bör användas när det är lämpligt anser vi dock inte att skriftlighetskrav generellt bör ersättas med något sådant nyskapat uttryck. Däremot kan det i enskilda fall i ny lagstiftning vara lämpligt att införa sådana tydligare och mer neutrala uttryckssätt.

373 kap. 1 § lagen (1991:980) om handel med finansiella instrument.

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

Sammantaget är vi av den meningen att krav på skriftlighet inte generellt kan antas hindra elektroniska rutiner. I vissa fall kan dock förhållandena vara sådana att det krävs förtydliganden för att klargöra att elektroniska rutiner är möjliga. I de fall där avsikten med skriftlighetskrav är att utesluta elektroniska rutiner bör bestämmelsen enligt vår mening förtydligas så att det klart framgår att den utesluter elektroniska rutiner. Begreppet skriftlig bör enligt vår mening också kunna användas i nya formkrav, när avsikten är att tillåta elektroniska rutiner, men det särskilt bör regleras att dessa får en tillgänglig och beständig form.

5.6. Handling m.m.

Arbetsgruppens bedömning: Termen handling bör enligt vår

mening normalt anses medge användning av elektroniska rutiner.

Sådana krav bör därför inte anpassas för att tillåta elektroniska rutiner. De bör också kunna användas i framtiden.

I vissa fall kan dock termen avse en presentationshandling eller annan fysisk handling. I dessa fall kan reglerna behöva förtydligas så att det klart framgår att en fysisk handling avses, om detta inte framgår av sammanhanget.

Ett av de vanligare formkraven i genomgången är termen handling, som förekommer dels för sig själv, dels i ett antal sammansättningar. Exempel på sådana sammanställningar är ansökningshandling och redovisningshandling.

Inom förvaltningsrätten spelar TF:s handlingsbegrepp en central roll. Detta kan därför tjäna som utgångspunkt för diskussionen av handlingsbegreppet. Sedan 70-talet omfattar TF:s handlingsbegrepp även s.k. upptagningar. En handling kan enligt TF 2:3 vara en framställning i skrift eller bild eller en upptagning. Med framställning i skrift eller bild menas handlingar i traditionell bemärkelse, dvs. framställningar som kan uppfattas visuellt utan tekniska hjälpmedel. Det är alltså frågan om alla former av skriftliga uppteckningar, t.ex. tabeller, blanketter och protokoll, men även kartor, ritningar och olika slags bilder t.ex. fotografier

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

eller röntgenbilder. Framställningen behöver inte ha papper som underlag utan kan vara gjord på trä, tyg etc.

En upptagning är en handling som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Informationen i en sådan framställning kan alltså inte uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. Exempel på upptagningar som kan läsas endast med tekniskt hjälpmedel är upptagningar för automatiserad (datoriserad) behandling och på mikrofilm. Upptagningar som kan avlyssnas eller på annat sätt uppfattas kan vara t.ex. ljudband eller videogram.

I flera fall har departementen med hänvisning till TF menat att handlingsbegreppet inte hindrar elektroniska rutiner (både inom förvaltningsrätten och även inom andra områden, där TF i och för sig inte är tillämplig). Det skulle ju i och för sig också framstå som relativt egendomligt om en informationsmängd vore en handling i ett fall men inte i ett annat inom förvaltningsrätten.

Vi anser att en rimlig utgångspunkt är att handlingsbegreppet har samma innebörd i hela förvaltningsrätten, när inte annat framgår i det enskilda fallet. Enligt vår mening bör termen handling anses vara teknikneutral, och därför normalt inte hindra elektroniska rutiner. Detta begrepp bör därför kunna användas framdeles och bestämmelser där begreppet förekommer bör inte anpassas för att medge elektroniska rutiner.

5.6.1. Andra beteckningar på dokument och meddelanden

Medan termen handling är en generell beteckning för en informationssamling eller i vissa fall en informationsbärare, finns det ett antal termer som betecknar mer specifika typer av informationsbärare eller informationsrepresentationer.

Det kan vara fråga om handlingar som har en viss typ av innehåll, t.ex. karta, fotografi eller tabell. Även om dessa termer i många fall förmodligen ursprungligen avsett fysiska handlingar, bör det knappast finnas någon anledning att anta att de skulle hindra elektroniska rutiner. Avgörande här är snarast i vilken form handlingen finns tillgänglig och vilka rutiner som faktiskt

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

förekommer i det berörda fallet. Detta är också den analys som generellt gjorts i genomgången. Att i nuläget ge sig in i en närmare analys av hur denna typ av formkrav generellt kan anpassas är enligt vår mening överflödigt.

I vissa fall kan det vara fråga om handlingsbeteckningar som har en klar rättslig eller annan formell innebörd. Denna innebörd kan vara knuten till handlingens funktion, men den kan också ha återverkningar på handlingens form. Exempel på sådana termer som förekommer i översynen är faktura, besiktningsinstrument, skattedeklaration och tullräkning. Att säga något generellt om denna typ av termer är knappast möjligt, utan det får avgöras från fall till fall om de kan uppfyllas med elektroniska rutiner eller ej. I en del fall kan det säkerligen vara svårt att dra gränsen mellan denna typ av handlingsbeteckningar och regler om presentationshandlingar.

5.6.2. Presentationshandlingar

Arbetsgruppens bedömning: Krav på presentationshandlingar

måste normalt antas hindra elektroniska rutiner. De kan normalt inte heller ändras.

Det bör övervägas i vilken utsträckning en presentationshandling faktisk är nödvändig för att kommunicera ett visst meningsinnehåll eller om det i stället är möjligt att inhämta de aktuella uppgifterna på annat sätt.

I vissa fall finns bestämmelser som innehåller termer som uppenbarligen avser en fysisk handling. I många av dessa fall är det antingen en handling som någon ska ha i sin besittning eller en handling som ska företes (presentationshandling). Det kan vara fråga om en handling som medföljer något, t.ex. en vara under transport (ledsagardokument). En typ av presentationshandlingar är legitimationshandlingar. Dessa kan vara sådana handlingar som ska styrka en persons identitet, men det kan också vara handlingar som ska styrka exempelvis att en person har rätt att i någon kapacitet företräda en viss organisation eller liknande.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

Här används inte presentationshandling i någon mycket avgränsad betydelse, utan avseende alla typer av formkrav som avser handlingar som ska finnas i fysisk form. Gränsen för vad som är en presentationshandling kan i praktiken förmodligen vara problematisk. Det finns antagligen många fall där det finns en stark förväntan om en fysisk handling trots att denna inte är bärare av någon rättighet eller ska företes som legitimation, utan endast tjänar som bevismedel.

Det finns ett samband mellan presentationshandlingar och krav på underskrift, även om det ingalunda är självklart att en presentationshandling ska vara undertecknad av någon eller att en handling som ska undertecknas också ska användas som presentationshandling. Dock är det ofta så att en del av de beteckningar på dokument som nämns ovan anses innefatta ett krav på underskrift och då också ibland får karaktär av presentationshandling.

Att krav på presentationshandlingar normalt inte kan fullgöras med elektroniska rutiner är tämligen uppenbart. Om de kan och bör anpassas för att medge elektroniska rutiner måste därför avgöras i varje enskilt fall.

5.6.3. Beslut

Arbetsgruppens bedömning: Termen beslut och olika beteck-

ningar på vissa typer av beslut, t.ex. anmodan, erinran och föreläggande bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner.

Sådana krav bör därför inte anpassas för att tillåta elektroniska rutiner. De bör också kunna användas i framtiden.

Frågan om viljeyttringar och deras koppling till underskriftskrav har nämnts ovan. Ett särskilt fall av viljeyttring är myndigheternas ”viljeyttringar”, dvs. beslut. I genomgången har framkommit ett antal implicita formkrav som avser olika typer av myndighetsbeslut.

Termen beslut betecknar själva den intellektuella handlingen att fatta ett beslut. Detta är alltså det egentliga beslutet. Termen

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

används emellertid också som beteckning på det dokument, vari ett beslut dokumenteras och kommuniceras. Att det är fråga om två betydelser är i sig inget problem och knappast heller kontroversiellt. Såväl i författningstext som i vardagsspråk används termen i båda betydelserna. Normalt framgår av sammanhanget vad som avses.

Vissa typer av beslut har olika beteckningar beroende på beslutets innehåll och syfte. De kan t.ex. kallas anmodan, erinran, föreläggande och yttrande. Samma generella slutsatser som gäller termen beslut bör vara generellt giltiga även för dessa och liknande termer.

När det gäller själva beslutet kan detta omfattas av formkrav. Exempel på sådana formkrav som kan förekomma är t.ex. regler om omröstning eller regler om att ett beslut ska fattas vid ett sammanträde som äger rum på en viss plats och följaktligen utesluter elektroniska rutiner i samband med själva beslutsfattandet. Denna typ av formkrav har inte inventerats inom ramen för detta arbete och det saknas anledning att närmare utreda detta här.

Dokumentationen av beslutet rör två situationer som aktualiserar delvis olika överväganden. Den första avser den interna dokumentationen på myndigheten, den andra rör underrättelsen om beslutets innehåll till den det berör.

Beslutets innehåll ska dokumenteras bl.a. för att det i efterhand ska gå att kontrollera beslutets innehåll t.ex. om innehållet har betydelse för något annat beslut som ska fattas av samma eller en annan myndighet.38 Dokumentationen av beslut är också en förutsättning för att det på ett meningsfullt sätt ska bli möjligt att få insyn i och kontrollera myndighetens verksamhet. En särskild aspekt på denna kontrollfunktion är att beslut ska dokumenteras för att myndighetens verksamhet ska kunna revideras. Dokumentation av ett besluts innehåll och vem som fattat det möjliggör också ansvarsutkrävande t.ex. för tjänstefel.

Dessa och andra aspekter på dokumentationen aktualiseras framför allt när det gäller den interna dokumentationen av beslut på myndigheten. Här gör sig alltså höga krav på autenticitet och

38 Den senare situationen diskuteras också i avsnittet om kopior och bilagor.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

beständighet gällande. Detta kan i praktiken komma till uttryck i att beslut dokumenteras på papper och undertecknas. Säkerheten garanteras också genom att det finns arkivföreskrifter om vilka typer av pennor, papper, skrivare etc. som får användas.

De grundläggande reglerna om myndigheters beslut finns i 18-21 §§förvaltningslagen. Där finns regler om innehållet i ett beslut och om att beslutet ska dokumenteras. Däremot finns inga formföreskrifter för beslut. Det finns sålunda inget krav på exempelvis undertecknande. I 31 § verksförordningen finns ett krav att det för varje beslut ska finnas en handling med visst innehåll. Begreppet handling måste rimligen ha samma innebörd som i TF och därför kunna uppfyllas även med elektroniska medel. Förutsatt att tillräckligt god säkerhet och spårbarhet uppnås kan det alltså inte sägas föreligga några författningshinder mot att dokumentera beslut elektroniskt.

När det gäller underrättelse om innehållet i ett beslut sker detta traditionellt genom att en pappershandling som återger beslutets innehåll sänds till den det rör. Denna handling kallas, som nämnts, även den för beslut (föreläggande etc.).

Det beslut som skickas till den enskilde har inte samma krav på autenticitet och beständighet som det beslut som dokumenteras hos myndigheten. Medborgaren måste kunna förlita sig på att dokumentet på ett korrekt sätt återger beslutet i så måtto att det inte är felskrivet. Medborgaren måste också kunna förlita sig på att dokumentet verkligen härrör från myndigheten och att det inte förvanskats under överföringen. Detta gäller oavsett om det överbringas muntligen, på papper eller med elektroniska rutiner.

Att de generella säkerhetskraven på underrättelse om beslut är relativt låga framgår av reglerna i 21 § tredje stycket förvaltningslagen. Enligt denna bestämmelse kan innehållet i ett beslut överbringas muntligen. Detta innebär att underrättelse om ett besluts innehåll kan göras genom ett telefonsamtal. Den lägsta acceptabla säkerhetsnivån för underrättelse om beslut får alltså sägas vara mycket låg.

De generella reglerna om underrättelse om beslut innehåller alltså inga formkrav. Detta i kombination med de låga säkerhets-

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

kraven på kommunikation av beslut leder oss till slutsatsen att myndigheters beslut inom ramen för gällande rätt kan dokumenteras och kommuniceras elektroniskt. Att detta förutsätter att myndigheten förvissat sig om att beslutets adressat har tillgång till redskap för att ta emot elektroniska meddelanden är självklart.

Enligt vår mening behövs generellt inga särskilda författningsändringar för att möjliggöra för myndigheterna att dokumentera och kommunicera innehållet i beslut, utan detta är möjligt redan idag. Dock förutsätter detta att myndigheten tillämpar något system som säkrar beslutshandlingens autenticitet och integritet.

5.7. Blankett, formulär

Arbetsgruppens bedömning: Krav på användning av blankett

eller att uppgifter ska lämnas enligt visst formulär kan normalt inte anses hindra elektroniska rutiner.

Sådana krav bör därför inte anpassas för att tillåta elektroniska rutiner. De bör också kunna användas i framtiden.

I kommunikation med myndigheter används traditionellt i betydande utsträckning blanketter. Det förekommer också många bestämmelser om att blankett ska användas. Blanketter används också i många situationer, där det i och för sig inte finns något bakomliggande uttryckligt författningskrav på att blankett ska användas.

Till frågan om blanketter hör frågan om formulär. Ett formulär är den struktur enligt vilken information ska lämnas, t.ex. på en blankett. Ett formulär kan även avse att information ska lämnas muntligen på visst sätt. Termen formulär kan dock även, åtminstone i vardagsspråk, beteckna en handling, alltså en blankett.

I praktiken är förmodligen användning av pappersblanketter en vanlig form för tillämpning av skriftlighetskrav. I blankettkravet kan i praktiken ligga ett underförstått krav på underskrift som består i att det på blanketten finns ett fält för underskrift.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

Detta förhållande kan dock enligt vår mening inte innebära att ett krav på användande av blankett innebär ett implicit krav på underskrift.

Enligt vår mening får blankettkravet, i likhet med skriftlighetskrav, i första hand antas ha till syfte att en ansökan ska vara varaktig, tillgänglig och kommunicerbar. Vidare tjänar blanketten syftet att styra att information lämnas i en viss strukturerad form.

I genomgången har krav på blankett generellt inte ansetts hindra elektroniska rutiner. I några fall har påpekats att kravet på blankett inte är hindrande i sig, utan att hindret består i att de blanketter som i praktiken används är pappersblanketter. Hindret för användning av elektroniska rutiner ligger i dessa fall inte i själva blankettkravet. Hindret ligger i stället i att myndigheten inte tillhandahåller en elektronisk blankett.

Termen elektronisk blankett förekommer och torde inte vara främmande för den rättsliga terminologin. De syften som identifierats för blankettkrav kan uppfyllas också i den elektroniska miljön. Normalt torde det t.o.m. vara så att de bättre uppfylls vid elektroniska rutiner. En elektronisk blankett kan ju utformas så att det automatiskt kontrolleras att blanketten är fullständigt ifylld. Även uppgifters riktighet kan kontrolleras genom automatisk avstämning mot datalagrade uppgifter.

Sammantaget anser vi att termen blankett inte bör anses hindra elektroniska rutiner. I de fall då avsikten är att blanketten ska vara en pappersblankett bör detta förtydligas om det inte framgår på annat sätt. Detsamma gäller i de fall då ett krav på underskrift avses.

5.8. Kopia, original m.m.

Arbetsgruppens bedömning: Även om termer som kopia och

avskrift kan vara svårtolkade när de ska tillämpas på elektroniska rutiner bör sådana krav normalt inte anses hindra användning av elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

Termen original kan knappast på ett meningsfullt sätt användas om elektroniska handlingar. Den bör därför enligt vår mening användas endast i de fall man avser en pappershandling.

I många fall kan det finnas anledning att ändra krav på att kopior ska inges med krav att uppgifter ska inhämtas som stöder de förhållanden som ska styrkas med kopior. Detsamma gäller många krav på att handlingar av olika slag ska biläggas en ansökan.

Begreppen kopia och original är notoriskt svårbestämde i ITsammanhang. Frågor kring elektroniska kopior uppkommer i två grundsituationer beroende på om förlagan är elektronisk eller om den är fysisk, t.ex. en pappershandling. Dessa två situationer ger upphov till något olika frågor.

En väsentlig skillnad mellan digital och analog informationsrepresentation är att den digitala är helt entydig. Detta innebär att man i digitala system kan kopiera en datamängd så att kopian är identisk med ursprungsmängden. I fallet med en elektronisk kopia av en elektronisk förlaga har man alltså att göra med ett identiskt exemplar snarare än en kopia i traditionell mening. Egentligen är det mer relevant att tala om flera exemplar av handlingen, eftersom det inte går att på traditionellt sätt skilja ett elektroniskt originalexemplar från en elektronisk kopia.

Analog kopiering blir aldrig på samma sätt identisk. En elektronisk kopia av en pappershandling har alltså egenskaper som liknar egenskaperna hos en traditionell papperskopia när det gäller sättet på vilket innehållet i originalet återges. En väsentlig skillnad är dock att den elektroniska kopian i sig kan ligga till grund för ett obegränsat antal identiska kopieexemplar.

5.8.1. Kopia och avskrift

Termerna kopia och avskrift förekommer i ett antal bestämmelser, framför allt sådana som har att göra med att en kopia av en handling ska ges in i samband med ett ansöknings- eller anmälningsförfarande. Termerna avskrift och kopia torde rimligen ha

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

samma innebörd. Skillnaden mellan de två termerna är bara att avskrift är en mer ålderdomlig term. Man kan här jämföra med 2 kap. TF, där termerna används som liktydiga.

I genomgången har man i ett antal fall funnit att kravet på kopia bör kunna fullgöras med inskannade kopior. Dvs. att en kopia av en pappersförlaga kan vara elektronisk. Å andra sidan finns också ett antal fall där man funnit att förlagans form bör styra kopians form. Detta skulle då innebära att en förlaga i pappersform skulle kräva att en kopia måste vara i pappersform.

Mot bakgrund av vad som sagts ovan om likheten mellan en papperskopia av en pappersförlaga och en elektronisk kopia av en pappersförlaga måste slutsatsen rimligen bli att inskannade kopior ofta kan uppfylla krav på kopior enligt gällande rätt.

När det gäller elektroniska förlagor måste naturligtvis även elektroniska kopior godtas. I dessa fall är det dock mer adekvat att tala om flera exemplar, snarare än kopior.

Förhållandena blir dock annorlunda vid krav på bestyrkt kopia. Detta torde normalt tolkas såsom innebärande krav att en papperskopia ska vara försedd med en påskrift och en namnteckning. De kan därför inte fullgöras genom användning av elektroniska rutiner. I genomgången har det dock visat sig finnas fall där man gjort bedömningen att en kopia bör kunna bestyrkas med elektronisk signatur.

Även om innebörden av begreppen kopia och avskrift tycks skifta mellan olika ställen där de förekommer, anser vi att de generellt inte kan sägas hindra elektroniska rutiner. Enligt vår mening behöver därför krav på kopia och avskrift inte ändras för att medge elektroniska rutiner. Se dock även vad som sägs nedan om bilagor.

5.8.2. Exemplar

Termen exemplar kan många gånger vara mer rättvisande än termen kopia när man har att göra med elektroniska meddelanden. Enligt vår mening är den därför generellt sett att föredra framför termen kopia. Å andra sidan kan den vara förvirrande när den

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

förekommer i författningar som avser pappershandlingar. I sådana fall är det förmodligen ofta så att regelns innebörd inte kan vara annat än att det är pappersexemplar som avses.

I framtiden bör termen exemplar utan vidare kunna användas även för att beteckna såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar. I en del befintliga regler kan den dock behöva ändras för att möjliggöra elektroniska rutiner. Detta behov får avgöras från fall till fall.

5.8.3. Original

I en del fall förekommer krav på att en handling ska företes i original. Om den handling som avses är en pappershandling, kan kravet på att den ska företes i original uppenbarligen inte avse något annat än en pappershandling, och följaktligen inte uppfyllas med elektroniska rutiner. Om originalhandlingen är en elektronisk handling blir istället kravet på att tillhandahålla en originalhandling mer eller mindre meningslöst eftersom det inte finns några original i traditionell mening i den elektroniska miljön.

Ett krav på att en handling ska företes i original kan möjligen sägas vara ett implicit formkrav. En handling som framställs enligt vissa regler och utan formkrav ska kanske i ett annat sammanhang i ett senare skede i handlingens livscykel företes i original. Detta kan då möjligen innebära att handlingen måste framställas i pappersform.

Bevekelsegrunderna för krav på original kan skifta. I vissa fall torde de innebära att en presentationshandling ska företes. I andra fall kan det vara att ett visst meningsinnehåll ska överbringas i beständig form.

Krav att en handling ska företes i original innebär enligt vår mening att elektroniska rutiner är uteslutna. Sådana regler bör därför ändras när avsikten är att inhämta uppgifter och inte att föreskriva ett krav på presentationshandling. Enligt vår mening bör användning av termen original undvikas i de fall det inte uttryckligen avser att föreskriva användning av pappershandlingar.

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

5.8.4. Bilagor

Det finns ett antal bestämmelser om att handlingar, t.ex. kopior, ska bifogas eller sändas som bilaga till exempelvis en ansökan. Dessa bilagor är i många fall kopior eller avskrifter av andra handlingar.

Bedömningarna av dessa bilageregler i genomgången liknar dem som gjorts beträffande kopior. Man har i vissa fall funnit att formen hos den handling som ska bifogas blir avgörande för om bilageregeln hindrar elektroniska rutiner. I andra fall har, i likhet med vad som sagts om kopior, föreslagits att bilagereglerna skulle kunna tillämpas så att inskannade handlingar bifogas.

Syftet med de flesta regler av denna typ kan vara att överbringa en originalhandling. Normalt är dock syftet snarare att underrätta en myndighet om ett visst sakförhållande, som ska styrkas med den bifogade handlingen. Det väsentliga i sammanhanget är alltså att myndigheten kan inhämta uppgifter på ett tillförlitligt sätt.

De förvaltningspolitiska intentionerna är att sådant uppgiftsinhämtande i framtiden ska ske genom att en myndighet inhämtar uppgifter direkt från den myndighet där uppgifterna finns. Detta sker också redan nu i många fall. Denna typ av bestämmelser borde därför på ett teknikneutralt sätt kunna utformas så att det föreskrivs att myndigheten ska inhämta uppgifter om ett visst sakförhållande. En sådan formulering medger att myndigheten väljer lämpligt kommunikationssätt. Detta kan innebära att man där så är lämpligt sänder en pappershandling eller där så är lämpligt sänder en elektronisk kopia. I andra fall kan det vara mer ändamålsenligt att myndigheterna kommunicerar exempelvis delar av innehållet i beslut på elektronisk väg.

Detsamma bör gälla i än högre grad för de fall då en myndighet upplyser en annan myndighet om t.ex. innehållet i ett beslut genom att översända en kopia av beslutet. I ett sådant fall borde det rimligen räcka att ange att myndigheten ska upplysa den andra myndigheten om innehållet i beslutet eller att uppgift om beslutet ska sändas till myndigheten. Det bör rimligen kunna

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

anförtros åt myndigheterna att finna lämpliga former för hur denna kommunikation ska ske.

Även om det är möjligt att omformulera reglerna och föreskriva att kopior får företes inskannade, är vi tveksamma till om det är lämpligt att vidta sådana åtgärder för närvarande. Sett i ljuset av att regler om kopior, bilagor etc. torde komma att bli inaktuella förefaller det enligt vår mening kortsiktigt att anpassa formkraven så att de tillåter elektroniska rutiner. I dessa fall bör istället reglerna anpassas så att de medger andra former av informationsinhämtning. Detta anpassningsarbete bör ske i samband med att nya lösningar utvecklas på respektive område.

5.9. Kungörelse m.m.

Arbetsgruppens bedömning: Termer som kungörelse och till-

kännagivande kan inte i sig anses hindra elektroniska rutiner. De behöver därför inte anpassas och bör kunna användas även framdeles.

Bland kungörelseregler finns många regler som anvisar ett visst sätt för kungörelse som inte är elektroniskt. Sådana krav utesluter dock ofta inte att elektroniska kommunikationsvägar används parallellt med traditionella.

Det finns ett antal termer som har att göra med det sätt på vilket en myndighet under formella former kommunicerar utåt till en vid krets. Det gäller t.ex. kungörelse, tillkännagivande och underrättelse. I likhet med vad som sägs ovan om generella kommunikationstermer kan sådana krav på kungörelse knappast i sig anses vara hindrande formkrav.

Det finns också ett antal kungörelseregler som anvisar en viss, icke elektronisk kommunikationsväg. Exempelvis finns regler som säger att en kungörelse ska ske genom anslag, märke, skylt, radiouppläsning och i ortstidning.

Generellt är det i framtiden förmodligen mer ändamålsenligt att använda elektronisk kungörelse än traditionella kungörelsemetoder. En elektronisk kungörelse kan ju förväntas nå en avse-

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

värt större krets än de som har möjlighet att besöka en myndighet för att exempelvis ta del av kungörelser på myndighetens anslagstavla.

En särskild form av kungörelse är föreskrifter som ska publiceras i en författningssamling. Här vill vi endast erinra om att myndigheternas författningssamlingar enligt rättsinformationsförordningen (1999:175) ska finnas tillgängliga elektroniskt för allmänheten. Denna bestämmelse torde vara en tillräcklig garanti för elektronisk tillgänglighet oavsett hur myndigheten i och för sig väljer att föra sin författningssamling internt.

Om kungörelseregler kan generellt sägas att de i allmänhet knappast utesluter elektroniska kungörelser. Däremot föreskrivs andra kungörelseformer som obligatoriska. Elektronisk kungörelse torde dock normalt vara fullt möjlig parallellt med den traditionella. Dessa regler kan därför inte sägas hindra elektroniska rutiner i den mening som avses i vårt uppdrag.

När det gäller krav på kungörelse genom tidning och genom radiouppläsning föreligger i och för sig knappast hinder mot användning av elektroniska rutiner, eftersom förmodligen såväl ortstidningen som radiostationen tar emot elektroniskt förmedlade texter för publicering eller uppläsning.

5.10. Intern hantering, dokumentation m.m.

Arbetsgruppens bedömning: Termer som hänför sig till den

interna hanteringen i en myndighet eller ett företag, t.ex. akt, anteckning, dokumentation, förteckning, liggare, längd, protokoll, rulla, och sammanställning bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner.

Sådana regler bör därför inte ändras och termerna bör kunna användas även framdeles.

Ett antal termer som har karaktär av formkrav hänför sig huvudsakligen till den interna hanteringen i myndigheten eller företaget. Det kan vara termer som akt, anteckning, dokumentation eller protokoll. Dessa termer kan ha skiftande betydelse i olika

Ds 2003:29 Bedömning av olika typer av formkrav

sammanhang. Naturligtvis förekommer även andra formkrav även i dessa sammanhang, t.ex. krav på att handlingar ska undertecknas.

På många myndigheter är handläggningen helt eller delvis elektronisk. Detta sker normalt utan särskilda författningsändringar utan att detta ansetts problematiskt. Att t.ex. en akt eller en anteckning kan vara elektronisk är självklart. Detta tydliggörs också av att elektroniskt material hos myndigheterna enligt arkivförfattningarna ska arkiveras elektroniskt.

Generellt anser vi därför att det är uppenbart att de termer som hänför sig intern hantering av handlingar inte hindrar elektroniska rutiner. Reglerna behöver därför normalt inte anpassas eller förtydligas för att tillåta elektronisk handläggning.

Däremot kan det naturligtvis finnas implicita formkrav i vissa fall. Exempelvis kan ett protokoll normalt vara elektroniskt. Ska det däremot justeras torde detta kräva en underskrift. I dessa fall bör gälla vad som ovan sagts om implicita underskriftskrav.

Hit hör också beteckningar på förteckningar och liknande, t.ex. förteckning, liggare, längd, rulla och sammanställning. Sådana regler har i genomgången i vissa fall bedömts hindra elektroniska rutiner, i andra inte. Även om förhållandena naturligtvis är olika på olika områden, är det rimligt att anta att många sådana förteckningar redan idag förs elektroniskt utan att det finns särskilda regler om detta. Som huvudregel bör dessa begrepp enligt vår mening inte anses vara formkrav som hindrar elektroniska rutiner.

I vissa fall finns regler som antyder att införandet av uppgifter i förteckningar ska ske för hand. Exempelvis kan det föreskrivas att en signatur ska anbringas i förteckningen. Exempel på en sådan regel som öppnar för både pappershantering och elektroniska rutiner finns i 3 § 3 st. patientjournallagen (1985:562), som föreskriver att en ”journalanteckning skall om inte synnerligt hinder möter signeras av den som svarar för uppgiften”. Om denna typ av regler kräver anpassning får avgöras från fall till fall.

I detta sammanhang bör nämnas sådana regler som föreskriver att myndigheter eller andra organ ska få tillgång till handlingar,

Bedömning av olika typer av formkrav Ds 2003:29

uppgifter eller dokumentation för granskning, tillsyn, inspektion, revision eller liknande. Dessa regler är enligt vår uppfattning inte formkrav i sig, utan får sitt innehåll från de regler som eventuellt reglerar formen för de handlingar som ska inspekteras.

5.11. Procedurkrav

Arbetsgruppens bedömning: Krav på att en rättshandling ska

utföras på ett visst sätt kan hindra elektroniska rutiner. I många fall kan de förmodligen inte heller anpassas på lämpligt sätt. Särskild uppmärksamhet bör på detta område ägnas åt de krav som avser att åstadkomma personlig närvaro.

Med procedurkrav avses krav på att en handling måste utföras på visst sätt för att en viss rättsverkan ska inträda. Ett typexempel är att äktenskap måste ingås genom att kontrahenterna är närvarande och genomgår en viss procedur. Många sådana krav bygger på att någon är personligen närvarande, vilket inte går att uppfylla elektroniskt. Endast ett fåtal procedurkrav har hittats i genomgången. De flesta har bedömts vara sådana att de även fortsättningsvis bör hindra elektroniska rutiner.

Av särskilt intresse är de fall då ett formkrav innebär krav på personlig inställelse, fast detta inte framgår av bestämmelsens ordalydelse. I dessa fall bör övervägas om formkraven ska förtydligas så att det framgår att personlig inställelse avses.

Det är inte möjligt att generellt säga om och hur procedurkrav kan anpassas för att tillåta elektroniska rutiner. Det får därför avgöras från fall till fall.

6. Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet

Arbetsgruppens bedömning: När det gäller de formkrav som

enligt den bedömning som gjorts bör ändras är det av vikt att arbetet inte avstannar. Arbetet bör även fortsättningsvis ske i respektive departement utifrån de prioriteringar och förutsättningar som råder på varje område.

Vi föreslår dock att det bör finnas någon mekanism för samordning, i första hand avseende utfallet av remissbehandlingen.

Regeringen bör överväga om, och i sådant fall i vilken form, de generella ställningstaganden, som görs utifrån våra bedömningar, bör underställas riksdagen.

Det är viktigt att nya formkrav utformas i kontakt med berörda myndigheter och parallellt med att nya elektroniska tjänster utvecklas.

Vårt arbete bör beaktas inom ramen för det arbete med regelförenkling som sker i Regeringskansliet och på myndigheterna.

Varje departement bör på lämpligt sätt uppmärksamma sina pågående kommittéer och utredningar på innehållet i rapporten.

Nya hindrande formkrav bör inte införas på något område om det inte är särskilt motiverat.

6.1. Inledning

Det är ett omfattande material som redovisas i vår rapport. I våra direktiv betonas att det saknas en samlad bild av hur olika formkrav påverkar förutsättningarna för ökad användning av elektroniska rutiner.

Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet Ds 2003:29

Med den inventering och analys som redovisas i vår rapport är det nu möjligt att lättare än tidigare göra sig en översiktlig och strukturerad bild av olika författningsmässiga svårigheter och hinder för elektronisk kommunikation samt elektronisk dokument- och ärendehantering i förvaltningen och i samhället i övrigt. Vi menar att just denna möjlighet till överblick är det väsentliga resultatet av arbetet.

När det gäller behovet av vidare arbete föranleder de tre grupper av bestämmelser som identifierats ovan (avsnitt 4.1) något olika överväganden.

För gruppen av bestämmelser som bedömts inte hindra elektroniska rutiner krävs naturligtvis inga vidare åtgärder. I dessa fall finns alltså de nödvändiga förutsättningarna för myndigheter och andra tillämpare att utveckla lösningar för elektronisk kommunikation inom ramen för gällande rätt. Åtminstone finns inga formkravshinder. Inom denna grupp finns också ett mindre antal bestämmelser som rör fall där papperskommunikation alltid används, och där även framdeles papperskommunikation bör användas. I dessa fall måste alltså reglerna ändras så att det tydliggörs att elektroniska rutiner inte är tillåtna.

För de formkrav som bedömts onödigtvis hindra elektroniska rutiner, krävs författningsändringar för att tillhandahålla förutsättningar för elektroniska rutiner. Våra förslag i detta avsnitt hänför sig i första hand till denna grupp av bestämmelser.

Gruppen av hindrande formkrav, som inte bör ändras föranleder något olika åtgärder, eftersom skälen till att reglerna för närvarande inte bör ändras skiljer sig åt. Tydligast i denna grupp är de formkrav som ännu inte är färdiganalyserade, där det hittillsvarande arbetet helt enkelt bör fortsätta. Om och när de bör ändras bör naturligtvis samma principer gälla som för gruppen av hindrande formkrav som bör ändras mer omgående.

Även om våra ställningstaganden i första hand hänför sig till arbetet med att undanröja befintliga formkrav anser vi att dess stora värde kan ligga i framtiden. Våra generella ståndpunkter bör vara vägledande inte endast för det fortsatta arbetet inom Regeringskansliet med de författningar som omfattas av genom-

Ds 2003:29 Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet

gången. Sitt verkligt stora värde bör de enligt vår mening kunna ha vid utformningen av nya regler.

Våra bedömningar och rekommendationer i detta avsnitt bygger på våra bedömningar i avsnitt 3.

6.2. Fortsättning av arbetet i Regeringskansliet

En självklar fortsättning, som förutsätts i vårt uppdrag, är att det påbörjade arbetet med de formkrav som identifierats fortsätter. Som framgår nedan anser vi att arbetet med enskilda formkrav även fortsättningsvis bör ske i departementen. Varje departement planerar och prioriterar på vanligt sätt detta arbete utifrån de förutsättningar som råder på det egna området.

Även om arbetet inom respektive område sker i departementen finns det anledning att ha en viss samordning av det fortsatta arbetet. För att följa upp och garantera genomförandet av våra förslag krävs en mekanism för att ta ett samlat ansvar för förslagens förvaltning inom Regeringskansliet. Detta ansvar kan knappast åvila något enskilt departement eller någon enskild enhet, utan får istället ses som ett kvardröjande kollektivt ansvar hos arbetsgruppen för genomförandet av ändringar i enlighet med våra förslag.

Behovet av en sådan samordning aktualiseras efter att vår rapport remissbehandlats. Om utfallet ger anledning att ändra våra tidigare, generella ställningstaganden är det rimligt att dessa nya ställningstaganden görs på liknande sätt som de ursprungliga, dvs. departementsövergripande. Vi anser därför att det är av vikt att resultatet av remissomgången bedöms på ett samlat sätt inom Regeringskansliet.

Vi anser också att våra slutsatser bör beaktas i pågående arbete som inte omfattats av detta projekt, t.ex. sådant arbete som bedrivs i kommittéer. Vi anser därför att varje departement på lämpligt sätt bör uppmärksamma sina kommittéer och utredningar på innehållet i rapporten.

Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet Ds 2003:29

6.3. Proposition till riksdagen

Arbetet inom ramen för detta projekt kommer att föranleda ett antal lagändringar som i större eller mindre utsträckning grundas på de ställningstaganden som regeringen gör med utgångspunkt i våra generella bedömningar. Det kan därför finnas anledning för regeringen att överväga om dessa ställningstaganden på ett samlat sätt bör underställas riksdagen. Innebörden och värdet av en proposition kan i första hand vara att riksdagen ges möjlighet att se helhetsbilden och ta ställning till de generella slutsatserna och en utveckling efter de riktlinjer som framgår av vårt arbete och den gradvisa förändring av det offentliga rummet som mycket väl kan bli följden av förverkligandet av vårt arbete.

Detta kan ske på ett antal olika sätt. Vi har identifierat fyra huvudalternativ som skiljer sig något till form, innehåll och genomförandeprocess.

- En lagstiftningsproposition med alla aktualiserade ändringar - En lagstiftningsproposition med en generell bestämmelse - En lagstiftningsproposition med några viktiga ändringar - En skrivelse eller proposition utan lagförslag

En lagstiftningsproposition med alla aktualiserade ändringar handlar om att man söker iordningställa en stor del av de lagändringar som aktualiserats och samlar dem i en gemensam proposition där lagstiftningsmotiven hämtas från vårt arbete. En sådan proposition skulle då i första hand omfatta en del av det sextiotal lagbestämmelser som departementen bedömt hindra elektroniska rutiner och bör anpassas för att tillåta sådana. Ett sådant förfarande skulle överensstämma med tillvägagångssättet vid motsvarande arbete i Norge.39

En styrka i vårt arbete har varit att analysen av varje formkrav har gjorts av ansvarigt departement med utgångspunkt från en genuin kunskap om den rättsliga miljö där bestämmelsen finns.

39 Ot. prp. nr. 108 2000-2001 Om lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon och Ot. prp. nr. 9 2001-2002 Om lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon.

Ds 2003:29 Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet

Det är naturligtvis viktigt att en eventuell gemensam proposition inte förtar eller motverkar denna styrka. En gemensam proposition ställer höga krav på att materialet hänger samman på ett överskådligt sätt, även om propositionen upptar ett antal lagändringar som delvis hör hemma i olika författningsmiljöer.

Om detta handlingsalternativ väljs, är det av vikt att det inte hindrar redan pågående eller planerat, ordinarie författningsarbete i departementen p.g.a. att dessa tvingas avvakta färdigställandet av en proposition och dess slutliga behandling i riksdagen.

Det andra alternativet bygger på en lagstiftningsproposition med en ändring som ges generellt genomslag. Detta handlar om att man förelägger riksdagen en speciell lagstiftning med anknytning till hela den aktualiserade problematiken. Så har man gjort i Finland där man stiftat en särskild lag om elektronisk kommunikation i förvaltningen. Denna lag föreskriver dels att det generellt är tillåtet att använda elektronisk kommunikation med förvaltningen, dels att det ska vara tillåtet att fullgöra krav på underskrift med elektroniska signaturer. Detta alternativ har diskuterats ovan i avsnitt 3.4.4. Som framgår där anser vi att detta inte är ett realistiskt alternativ eftersom genomslaget av en sådan förändring vore alltför svåröverskådligt.

Alternativet att förelägga riksdagen en lagstiftningsproposition med vissa viktigare ändringar har drag av båda de föregående angreppssätten. En sådan proposition skulle utformas på så sätt att man föreslår riksdagen samtidiga ändringar i några författningar som bedöms som särskilt centrala och bygger propositionen på motiv som hämtas från vårt arbete. Tonvikten i en sådan proposition skulle då ligga på de generella ställningstagandena som bör vara vägledande för vidare lagstiftningsarbete. Detta arbete får då ske i särskild ordning.

En sådan lösning skulle medföra att de principiella övervägandena underställs riksdagen på ett pedagogiskt sätt. De skulle illustreras av viktiga författningsändringar. Problemet är att det kan vara svårt att hitta några enskilda bestämmelser som skulle kunna ändras med några större praktiska konsekvenser. För förvaltningens del gäller redan nu att elektroniska rutiner generellt är

Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet Ds 2003:29

tillåtna, och genomgången har uppdagat att de flesta formkraven finns i specialbestämmelser. Detta alternativ förutsätter alltså att man verkligen hittar centrala bestämmelser som innehåller hindrande formkrav. Faran är också att denna typ av ändringar blir sådana bestämmelser som tillåter elektroniska rutiner där de aldrig varit förbjudna. Att vi anser att sådana bestämmelser är mycket olämpliga har diskuterats i avsnitt 3.3.1.

Slutligen återstår ett förslag som bygger på att de principiella övervägandena underställs riksdagen i en skrivelse eller proposition utan förslag till lagändringar. De tänkta lagändringarna får då komma i ett senare led. En möjlighet är att göra en sådan skrivelse eller proposition som en del av den förvaltningspolitiska återrapporteringen till riksdagen. Syftet med en sådan proposition eller skrivelse till riksdagen är i första hand att informera om ett planerat författningsarbete och ge de viktigaste skälen för detta. I fortsättningen kan en sådan proposition åberopas och ligga till grund för varje ny lagändring som behövs i det fortsatta arbetet med undanröjande av formkravshinder. En fördel med detta angreppssätt är att våra principiella ställningstaganden framställs på ett pedagogiskt sätt för riksdagen så att man vid framtida författningsändringar kan hänvisa till de generella motiven. Samtidigt slipper man också en del av den samordning som tidigare alternativ kräver, och som hotar att onödigtvis fördröja processen. Den praktiska betydelsen av och genomslaget för en sådan skrivelse eller proposition kan dock ifrågasättas.

Alla alternativen ger möjlighet att för riksdagen presentera hela vidden av arbetet och det väsentliga utfallet av remissomgången.

Vilken lösning som slutligen väljs bör avgöras i den vidare behandlingen i Regeringskansliet med hänsyn till bl.a. remissinstansernas synpunkter och befintliga planer för lagstiftningsarbetet.

6.4. Arbete med myndigheterna

Ds 2003:29 Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet

Departementen har under arbetet i varierande grad varit i kontakt med de myndigheter som berörs av reglerna. De kontakter som förekommit har inte varit samordnade under arbetets gång.

Vårt arbete har sin bakgrund i förvaltningspolitiken. Förvaltningsrätten har också utgjort projektets huvudsakliga fokus. Själva motivet för att undanröja onödiga formkrav är i grunden att möjliggöra elektronisk hantering hos myndigheterna. Detta innebär också enligt vår mening att myndigheterna på ett aktivt sätt måste delta i det fortsatta arbetet. En första möjlighet att göra det är naturligtvis remissbehandlingen.

Även framdeles bör författningsarbetet ske med en tydlig koppling till att myndigheterna utvecklar nya elektroniska tjänster.

Departementen bör också utnyttja den möjlighet till stöd i prioriteringsarbetet som myndigheterna kan ge. Vi vill därför särskilt erinra om att myndigheterna har möjlighet att fästa regeringens uppmärksamhet på ändringar som kan behöva göras på det egna författningsområdet.

6.5. Vidare utredningsarbete

I vårt arbete har utredningsbehov på olika delområden aktualiserats. En hel del utredningsarbete har också initierats som en följd av eller i anslutning till vårt arbete. Vi finner inte anledning att här närmare ta upp sådana utredningsfrågor, utan de får lösas av berört departement i enlighet med ordinarie arbetsformer.

Införandet av elektroniska rutiner kan vara ett viktigt inslag i arbetet med regelförenklingar för att minska den administrativa bördan för företag.40 Vårt arbete har varit helt inriktat på formkraven i sig, och regelförenklingsfrågan har inte beaktats särskilt, även om det kanske ibland hade varit önskvärt. Vi förutsätter att våra slutsatser på lämpligt sätt beaktas inom ramen för det arbete med regelförenkling som bedrivs inom Regeringskansliet och på myndigheterna.

40 Se skr. 2002/03:8 Regeringens redogörelse för regelförenklingsarbetet med särskild inriktning på små företag, s. 3, och prop. 2002/03:1 Utgiftsområde 2 s. 33.

Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet Ds 2003:29

När det gäller vidare utredningsarbete vill vi peka på vikten av att våra slutsatser beaktas inom ramen för fortsatt arbete som föranleds eller berörs av vårt arbete. Även på områden som inte omfattats av vårt arbete kan våra slutsatser vara av betydelse.

Slutligen vill vi betona att det för allt fortsatt utredningsarbete inom samtliga områden är en självklar rekommendation från oss att nya hindrande formkrav inte bör införas om det inte är särskilt motiverat.

6.6. Konsekvenser

Eftersom våra förslag inte omfattar författningsändringar i enskilda fall, utan endast generella synpunkter på hur författningsändringar bör göras och på hur den fortsatta arbetsprocessen bör se ut, är det knappast möjligt att göra någon detaljerad konsekvensanalys. I detta avsnitt ges därför endast några kortfattade synpunkter på konsekvenserna av våra förslag.

När det gäller den generella frågan att införa möjligheter till elektronisk kommunikation med förvaltningen anser vi i och för sig inte att det faller inom vårt uppdrag att närmare analysera konsekvenserna av en sådan förändring. Regeringen har redan tidigare entydigt uttalat att samtliga offentliga tjänster som kostnadseffektivt kan tillhandahållas elektroniskt också ska tillhandahållas elektroniskt. Denna målsättning utgör utgångspunkten för vårt arbete i de delar det berör förvaltningsrätten. Eftersom vårt arbete är en del av genomförandet av denna målsättning finner vi inte att det finns anledning för oss att ompröva den konsekvensanalys som föregått regeringens ställningstagande. Någon generell analys av de finansiella konsekvenserna anser vi därför inte att vi bör göra, utan en sådan analys får i enlighet med regeringens målsättning göras i varje enskilt fall.

När det gäller konsekvenserna för små och medelstora företag hänvisar vi till vad som sagts ovan om hur elektronisk ingivning, ärendehandläggning och uppgiftsutväxling mellan myndigheter innebär en betydande minskning av den administrativa bördan. Möjligheten att tillhandahålla offentliga tjänster elektroniskt har

Ds 2003:29 Synpunkter och rekommendationer för det vidare arbetet

positiv betydelse för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet.

När det gäller konsekvenser för brottsligheten är det inte möjligt att säga något generellt för alla de områden som berörs. Vi vill dock framhålla att möjligheterna att utnyttja system för brottsliga ändamål minskas i första hand genom tekniska och administrativa åtgärder. Själva möjligheten att använda elektronisk kommunikation i sig kan knappast sägas påverka brottsligheten. Att det i vissa fall kan uppstå en diskrepans mellan vilka förfaranden som är straffbara i traditionell miljö och i IT-miljö har diskuterats ovan.

Våra förslag har inga särskilda konsekvenser för den kommunala självstyrelsen, för jämställdheten mellan kvinnor och män eller för möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen.

Bilaga 1: Direktiv

Regeringsbeslut 2002-01-24, Ju 2002/462

Samlad översyn av formkrav i lagar och förordningar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering

Regeringen beslutar

- att Regeringskansliet departementsvis skall se över gällande

formkrav i lagar och förordningar och överväga behoven av förändringar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering; riktlinjer för arbetet redovisas i bilaga, - att en arbetsgrupp inrättas inom Regeringskansliet för att

samordna arbetet, - att departementen i arbetsgruppen skall företrädas av chefs-

tjänstemän eller chefer för rättssekretariaten, - att Justitiedepartementet skall svara för ordförandeskap och

sekretariat i arbetsgruppen, - att uppdra åt Statskontoret att biträda Justitiedepartementet

genom att ställa resurser till förfogande för arbete i sekretariatet, - att arbetsgruppen senast den 15 december 2002 till Justitie-

departementet skall lämna en samlad redovisning av vilka regeländringar som genomförts, pågår och planeras som underlag för ställningstaganden till det fortsatta arbetet.

Bilaga 1: Direktiv Ds 2003:29

Bilaga till regeringsbeslut 2002-01-24, Ju 2002/462

Samlad översyn av formkrav i lagar och förordningar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering

1. Bakgrund

Regeringen har i prop. 1999/2000:86 Ett informationssamhälle för alla redovisat olika åtgärder som behövs för att skapa förutsättningar för en ökad elektronisk kommunikation i samhället. Regeringen bedömde i propositionen att betryggande säkerhetsfunktioner baserade på krypteringsteknik och elektroniska signaturer måste utvecklas. I propositionen aviserade regeringen en översyn av lagstiftningen gällande formkrav och genomförandet av de förändringar som är nödvändiga för att ersätta den traditionella hanteringen av pappersbundna dokument med elektronisk kommunikation. Detta innebär en omfattande inventering av nuvarande regelverk och en bedömning av vilka ändringar som är motiverade med beaktande av de syften som ligger bakom de olika formkraven.

I regeringens förvaltningspolitiska handlingsprogram redovisas omfattande insatser för att förbättra de statliga myndigheternas service till medborgare och företag. Ett vägledande begrepp i arbetet med att utveckla förvaltningens service har blivit 24-timmarsmyndigheten. Det syftar på myndigheter som är elektroniskt tillgängliga för informationsinhämtande och ärendehantering. Ett mål är att medborgare och företag skall kunna få information, ställa frågor, lämna uppgifter samt uträtta andra ärenden när det passar dem oberoende av kontorstider och geografisk belägenhet.

I handlingsprogrammet redovisar regeringen vilka åtgärder som kommer att vidtas för att uppnå de mål som ligger i begreppet 24-timmarsmyndighet. I dessa åtgärder ingår bl.a. att skapa tekniska och legala förutsättningar för elektronisk

Ds 2003:29 Bilaga 1: Direktiv

kommunikation och dokumenthantering mellan myndigheter, företag och medborgare. Departementsvisa översyner av lagar och förordningar skall genomföras i syfte att, där det är lämpligt, underlätta införandet av interaktiva och integrerade elektroniska tjänster. Framför allt avser detta användningen av elektroniska signaturer.

Regeringen har i prop. 2001/02:9 Vissa socialförsäkringsfrågor lämnat förslag till lagstiftning om en försöksverksamhet med 24timmarsmyndighet inom socialförsäkringsadministrationen. Försöksverksamheten skall enligt riksdagens beslut (bet. 2001/02:SfU5, rskr. 85) omfatta förmånerna föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning och pågå t.o.m. den 30 juni 2003. Försöksverksamheten skall ge underlag för den fortsatta utvecklingen och lagregleringen av elektroniska självbetjäningstjänster. I propositionen framhåller regeringen att utvecklingen av 24- timmarsmyndigheter torde påkalla ett mer övergripande lagstiftningsarbete, inte minst när det gäller förvaltningsrätten.

2. Motsvarande initiativ i andra länder

Internationellt pågår ett omfattande arbete för att främja utvecklingen av informationssamhället och skapa goda förutsättningar för elektronisk handel och elektronisk förvaltning. I detta arbete ingår moderniseringen av lagstiftningen som en viktig del.

I Norge har regeringen under våren 2001 lagt fram en proposition med samlade förslag till lagändringar inom alla departementsområden. Underlaget för propositionen har tagits fram i en process som involverat alla departement i en omfattande inventering och bedömning av all relevant lagstiftning. Arbetet har bedrivits i projektform under en styrgrupp med representanter från Justitie- och polisdepartementet, Närings- och handelsdepartementet och Arbets- och administrationsdepartementet. Projektsekretariatet har varit lokaliserat till Närings- och handelsdepartementet, som också haft ansvar för genomförandet av projektet.

Bilaga 1: Direktiv Ds 2003:29

I Danmark har en kommitté (udvalg) tillsatt av Justitieministeriet övervägt behoven av lagreglering när det gäller användningen av elektronisk kommunikation i samband med formkrav i lagstiftningen. Som underlag för sina bedömningar har kommittén gått igenom lagstiftningen inom fyra departementsområden. I ett delbetänkande i februari 2001 konstateras att det är svårt att uttala sig generellt om formkravs betydelse vid elektronisk kommunikation. Kommittén anser det därför nödvändigt att gå igenom lagstiftningen systematiskt. En sådan genomgång bör enligt kommittén företas av varje enskilt departement, som har den nödvändiga sakkunskapen med hänsyn till innebörden och användningen av de olika bestämmelserna med formkrav.

I Finland beslutades i februari 1998 att Justitiedepartementet och övriga departement före den 30 juni 1999 skulle förbereda ändringar i lagstiftningen som var nödvändiga för att möjliggöra elektronisk kommunikation i förvaltningen. Ett antal lagändringar har därefter under 1999 beslutats av Riksdagen. En särskild lag om elektronisk kommunikation i förvaltningen har också införts. Lagen utgör ett ramverk med bestämmelser om myndigheternas och medborgarnas rättigheter, skyldigheter och ansvar i samband med elektronisk kommunikation i förvaltningen.

I Storbritannien har regeringen högt ställda mål när det gäller att erbjuda offentliga tjänster elektroniskt. I maj 2000 beslutade parlamentet om en ny lag, the Electronic Communications Act, som bl.a. innehåller bestämmelser som ger enskilda ministrar befogenhet att genom förordning (order) ändra i lagstiftning för att underlätta elektronisk kommunikation. För att påskynda arbetet skall alla ministerier rapportera till Cabinet Office (office of e-Envoy) om vilka anpassningsåtgärder de planerar att vidta. Alla förändringar skall vara genomförda vid utgången av år 2002.

3. Formkravens betydelse för möjligheterna till ökad elektronisk kommunikation

Ds 2003:29 Bilaga 1: Direktiv

I många sammanhang finns inga rättsliga hinder för elektronisk kommunikation. I den privata sektorn råder avtalsfrihet. Endast inom vissa områden såsom fastighetsköp m.m. finns krav på att avtal skall ingås skriftligen eller undertecknas eller att skriftliga bevis för att avtal ingåtts måste företes. Det står således i regel ett privat rättssubjekt fritt att använda elektronisk kommunikation i samband med avtalsslut. Vidare bygger svensk rätt på principen om fri bevisföring och bevisvärdering. Detta innebär att parterna i princip får åberopa alla bevis de finner ändamålsenliga och att rätten avgör vad som kan anses bevisat och kan läggas till grund för domen. Elektronisk dokumentation och kommunikation kan alltså fritt användas som bevis i domstol under samma förutsättningar som pappersdokumentation och -kommunikation. Inom förvaltningen står det i många fall myndigheterna fritt att avgöra vilka krav som skall ställas på den interna kommunikationen och även vilka krav som ställs på kommunikationen med medborgarna. På många områden finns dock verkliga eller upplevda hinder för användningen av elektronisk kommunikation.

Det finns i dag författningsbestämmelser som hindrar, eller i vart fall uppfattas hindra, användning av elektronisk kommunikation och elektroniska dokument. Bestämmelserna är i de flesta fall utformade utan tanke på elektronisk kommunikation. De kan vara utformade så att de förutsätter pappersbaserad kommunikation utan att detta i och för sig varit avsett. De vanligaste bestämmelserna av denna typ är krav på skriftlighet och (egenhändigt) undertecknande.

Den rättsliga tolkningen av krav på skriftlighet och undertecknande i en elektronisk miljö är inte självklar, och på många områden råder i dag osäkerhet om elektronisk kommunikation uppfyller sådana krav. Det är i och för sig möjligt att domstolar och myndigheter i praktiken kommer att finna att elektroniska dokument i vissa fall uppfyller sådana formkrav.

Vad gäller krav på undertecknande framstår detta dock som mindre troligt. Det saknas auktoritativa uttalanden till stöd för en sådan utveckling och de uttalanden som finns tycks i vissa fall

Bilaga 1: Direktiv Ds 2003:29

motstridiga. I vart fall synes det på goda grunder kunna hävdas att krav på undertecknande i lagar, förordningar och föreskrifter i dag som huvudregel inte kan uppfyllas med elektronisk kommunikation.

Uttryckliga krav på skriftlighet utesluter naturligtvis användningen av muntliga rutiner. I övrigt får det anses råda osäkerhet om vad kravet närmare besett innebär. I vissa fall kan avsikten ha varit att däri också inbegripa ett krav på undertecknande. Detta motsägs dock av att det i vissa författningar där det finns ett skriftlighetskrav också föreskrivs att handlingarna skall vara undertecknade (se t.ex. 9 § konsumentkreditlagen [1982:830] och 13 kap.1 och 2 §§rättegångsbalken). I nyare lagstiftning har regeringen i vissa fall i förarbetena angivit att ett krav på skriftlighet inte utesluter elektronisk kommunikation, såsom vid kravet på skriftlig anmälan i 11 § personuppgiftslagen (1998:204) (se prop. 1997/98:44, s. 122 och 132) eller på skriftlig information i 12 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer (se prop. 1999/2000:117, s. 74). I ett lagstiftningsärende om elektronisk upphandling har regeringen intagit motsatt ståndpunkt (se prop. 1999/2000:128, s. 21). I åter andra fall har regeringen med hänvisning till den rådande osäkerheten uttryckligen förklarat att ställning inte tas till huruvida ett skriftlighetskrav låter sig förenas med elektronisk kommunikation (se prop. 2000/01:13 Ändringar i patentlagen, s. 38 och prop. 2001/02:9 Vissa socialförsäkringsfrågor, s. 44). I en kommentar till förvaltningslagen (1986:223) (Hellners och Malmqvist, Nya förvaltningslagen med kommentarer, 5:e uppl., 1999) sägs att det vid krav på skriftlighet inte gärna kan godtas att en åtgärd vidtas genom ett elektroniskt meddelande.

I de fall syftet med skriftlighetskravet endast är att utesluta muntlig kommunikation kan skälet vara att det skrivna ordet har egenskaper som en muntlig kommunikation inte har, t.ex. att meningsinnehållet ges en klar, varaktig och tillgänglig form. Exempel på detta är regler om tjänsteanteckningar och protokollföring. I de fall det är valfritt för parterna att använda skriftlig eller muntlig form, t.ex. vid hyresavtal, ligger det nära

Ds 2003:29 Bilaga 1: Direktiv

till hands att förstå bestämmelserna så att de inte utesluter användning av elektroniska dokument om parterna är eniga om det. Sådana krav är inte till hinder för användning av elektroniska dokument. Skriftlighetskravet kan alltså uppfyllas såväl med skrift på papper som med elektroniska dokument på beständiga lagringsmedier.

Då skriftlighetskravet uppfattas strängare kan det till grund för kravet, utöver de tidigare nämnda egenskaperna hos ett pappersdokument, ligga krav på autenticitet och integritet, dvs. att avsändaren är den hon utger sig för att vara och att innehållet inte ändrats.

I vissa fall då enskilda lämnar uppgifter till myndigheter krävs att uppgifterna skall avges på heder och samvete. Om någon i skriftlig utsaga, som jämlikt lag eller annan författning avges på heder och samvete, lämnar osann uppgift eller förtiger sanningen och åtgärden innebär fara i bevishänseende kan ansvar för osann försäkran enligt 15 kap. 10 § brottsbalken komma i fråga. Vid elektronisk kommunikation skulle det nämnda kravet på skriftlighet med hänsyn till legalitetsprincipen kunna utgöra ett hinder för ansvar. I sammanhanget kan också brottet förnekande av underskrift enligt 15 kap. 13 § brottsbalken nämnas.

Den tekniska utvecklingen medför att elektronisk kommunikation i många avseenden uppfyller eller kan uppfylla tillräckliga krav på beständighet, autenticitet och integritet. Det kan därför antas att rättsliga krav på papperskommunikation i många fall onödigtvis hämmar en administrativt och ekonomiskt eftersträvansvärd utveckling.

En utveckling i riktning mot ett mer utbrett bruk av elektronisk kommunikation förutsätter en tillfredsställande infrastruktur i såväl tekniskt som rättsligt avseende. En anpassning av rättsläget kan åstadkommas genom praxis eller genom regeländringar. Att helt överlämna frågan till en spontan utveckling i praxis är mot bakgrund av ovanstående redogörelse dock inte tillfredsställande.

Regeländringar för att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation kan i princip ske på två sätt. Det ena

Bilaga 1: Direktiv Ds 2003:29

är att i en generell lag föreskriva att elektroniska dokument på alla områden skall anses uppfylla krav på skriftlighet och att elektroniska signaturer skall anses uppfylla krav på undertecknande. Denna väg framstår emellertid av flera skäl som mindre framkomlig. Detta är också den slutsats som dras i departementspromemorian Digitala signaturer – en teknisk och juridisk översikt (Ds 1998:14). Den andra möjligheten är att ta ställning till varje enskilt formkrav och bedöma om det kan uppfyllas med elektronisk kommunikation eller om kravet på pappersform skall kvarstå. Denna metod förutsätter en allmän inventering av befintliga formkrav, där hänsyn tas till vilka syften som ligger bakom kraven på skriftlighet och undertecknande.

4. Översynens omfattning och inriktning

Det saknas i dag en samlad bild av hur olika formkrav påverkar förutsättningarna för ökad elektronisk kommunikation. En översyn bör därför göras i syfte att dels kartlägga och analysera befintliga formkrav och dels bedöma och lämna förslag om vilka regeländringar som är motiverade. Erfarenheterna från de departement som redan tidigare på särskilda områden företagit systematiska översyner bör tillvaratas i arbetet.

Vid översynen bör den EG-rättsliga utvecklingen beaktas. Därvid bör särskilt uppmärksammas direktivet (1999/93/EG) om ett gemenskapsramverk för elektroniska signaturer och direktivet (2000/31/EG) om vissa rättsliga aspekter på informationssamhällets tjänster, särskilt elektronisk handel, på den inre marknaden (”direktiv om elektronisk handel”). Det förstnämnda direktivet är genomfört i svensk lagstiftning genom lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer. Enligt artikel 9 i det sistnämnda direktivet skall medlemsstaterna se till att deras rättssystem med vissa undantag tillåter att avtal ingås på elektronisk väg. Beredningen av hur detta direktiv skall genomföras i svensk rätt pågår i Regeringskansliet.

Översynen bör inledas med en kartläggning av alla regler i lagar och förordningar, som föreskriver eller tycks föreskriva

Ds 2003:29 Bilaga 1: Direktiv

användningen av papperskommunikation eller som på annat sätt hindrar eller inte ger tillräckliga förutsättningar för användning av elektronisk kommunikation och dokumentation. När det gäller myndigheternas föreskrifter bör det ankomma på ansvariga departement att vid behov ta initiativ till att även dessa ses över.

I många fall kan finnas regler som inte kan bedömas isolerade utan som måste ses i samband med regler som förekommer i andra sammanhang. Det kan bl.a. handla om regler där det i och för sig inte finns formkrav, men där exempelvis kungörandebestämmelser i praktiken utesluter elektroniska dokument. Det är därför viktigt att göra en samlad kartläggning så att regelverk som griper in i varandra ses i ett sammanhang.

Nästa steg i översynen bör vara att göra en närmare analys och bedömning av de formkrav som identifierats i den inledande kartläggningen. En analys av vilka syften som dessa har är nödvändig för att kunna göra en bedömning av om och i så fall på vilket sätt reglerna förhindrar eller försvårar elektronisk kommunikation. Analysen bör också innefatta frågan om i vilken mån utformningen av straffrättsliga bestämmelser hindrar att formkrav utformas så att elektronisk kommunikation tillåts. Även frågan om när en elektronisk handling skall anses inkommen till en myndighet kan ha betydelse för möjligheten att utforma formkraven så att elektronisk kommunikation är möjlig.

Slutligen bör behoven av anpassningar i regelverken övervägas och förslag lämnas till sådana regeländringar som anses motiverade. En samlad redovisning bör göras av vilka formkrav som redan i dag kan uppfyllas vid elektronisk kommunikation, vilka formkrav som saknar betydelse och kan upphävas, vilka formkrav som bör förändras och vilka formkrav som bör behållas och även fortsättningsvis utesluta elektronisk kommunikation. I vissa fall kan det tänkas vara motiverat att behålla de traditionella formkraven skriftlighet och egenhändigt undertecknande för pappersbunden hantering, men för fall när motsvarande rättshandlingar genomförs med användning av

Bilaga 1: Direktiv Ds 2003:29

elektroniska dokument föreskriva nya typer av formkrav, t.ex. användandet av elektroniska signaturer.

5. Organisation och ansvarsfördelning

Varje departement ansvarar för genomförandet av översynen inom sina ansvarsområden. Det ankommer också på varje departement att inom sina respektive ansvarsområden svara för att erforderliga regelförändringar genomförs.

Arbetsgruppen skall bestå av representanter för alla departement. Justitiedepartementet skall svara för ordförandeskapet. Departementen skall i arbetsgruppen företrädas av chefstjänstemän eller chefer för rättssekretariaten. Arbetsgruppen skall vara ett stöd till departementen i deras arbete och samordna arbetet så att regeringen får en samlad bild av vilka problem som föreligger och vilka åtgärder som behöver vidtas. Arbetsgruppen skall besluta om gemensamma riktlinjer för arbetet och vara ett forum där principiella frågor som kräver en gemensam syn kan diskuteras.

Arbetsgruppen skall till sitt förfogande ha ett sekretariat. Justitiedepartementet svarar med biträde från Statskontoret för att ett sådant sekretariat organiseras. Även andra departement som särskilt berörs bör ställa resurser till förfogande för sekretariatets arbete. I det löpande arbetet bör sekretariatet ha tillgång till en kontaktperson i varje departement.

6. Tidsplan

Arbetsgruppen skall senast den 15 december 2002 lämna en samlad redovisning till Justitiedepartementet. Redovisningen skall innehålla en departementsvis genomgång av vilka regeländringar som redan genomförts eller pågår. Den skall vidare innehålla departementens bedömningar av vilka ytterligare initiativ till regeländringar som är motiverade. Departementen skall därvid även överväga vilka förändringar som är mest

Ds 2003:29 Bilaga 1: Direktiv

angelägna och därför bör prioriteras samt redovisa sina tidsplaner för det fortsatta arbetet.

Om det i arbetet uppkommer frågor av principiell karaktär som behöver utredas i särskild ordning bör detta särskilt lyftas fram i den samlade redovisningen.

Bilaga 2

Justitiedepartementet

Inledning

Justitiedepartementet ansvarar för ett mycket stort antal författningar med en spännvidd från statsrätten och den centrala civil-, straff- och processrätten till lagstiftning mot etnisk diskriminering och regler om statsbidrag till kvinnoorganisationer och idrottsverksamhet. Verksamheten fördelas på fem statsråd (Bodström, Sahlin, Nuder, Lövdén och Lund) och författningsarbetet är på tjänstemannanivå uppdelat i flera olika rättschefsområden. Det är knappast meningsfullt att i Justitiedepartementets författningsbestånd söka några karaktärsdrag som är gemensamma för hela departementet. Av det skälet avstår Justitiedepartementet från ett sammanfattande förord. I den mån övergripande kommentarer befunnits lämpliga görs de i anslutning till respektive rättschefsansvarsområde.

Övergripande kommentarer för grundlagsenheten, Enheten för demokratiutveckling, mänskliga rättigheter, folkrörelsefrågor och idrott samt Enheten för integration och mångfald

Allmänt kan sägas att ett betydande antal bestämmelser där det förekommer uttryck som skriftligt beslut, skriftliga kontakter, skriftlig bevisning, ge in handlingar etc. inte tagits med i redo-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

visningen, eftersom det rör sig om bestämmelser beträffande vilka det över huvud taget inte är relevant att fråga sig om bestämmelsen hindrar eller inte hindrar elektronisk kommunikation. I flertalet fall kan dessa bestämmelser inte ens anses utgöra formkrav i avsedd mening. Som ett exempel bland många kan nämnas att det finns flera sådana bestämmelser i lagen (1999:1175) om rätt att använda samiska hos förvaltningsmyndigheter och domstolar.

På grundlagsenhetens (L6:s) område kommenteras 24 författningar, på det område som tillhör enheten för demokrati, mänskliga rättigheter, folkrörelsefrågor och idrott (D) 3 författningar och på det område som tillhör enheten för integration och mångfald (IM) 7 författningar. Några mer iögonfallande gemensamma nämnare mellan det tre enheternas författningar, vilka för övrigt fördelar sig på fyra olika statsråds (Bodström, Sahlin, Nuder och Lund) ansvarsområden, är svåra att finna. I de fall då ett formkrav befinns utgöra hinder för elektroniska rutiner görs en på rättschefsnivå förankrad bedömning av om formkravet är tillräckligt motiverat eller inte. I flertalet av dessa fall utmynnar bedömningen i att formkravet bör behållas. I några fall har dock uppmärksammats att det finns formkrav som inte är nödvändiga och som därför bör undanröjas vid första lämpliga tillfälle.

Beträffande Förvaltningslagen (1986:223), vars begreppsapparat är styrande för många andra författningar och som därför är av särskilt intresse i detta sammanhang, görs bedömningen att de vanligt förekommande begreppen ”handling” och ”skriftlig(het)” numera allmänt tolkas som att de inte i sig utesluter elektroniska rutiner. För att vinna ökad klarhet och begriplighet i regelsystemet kan det likväl övervägas att i Förvaltningslagen föra in bestämmelser som direkt tar sikte på handlingar i elektronisk form. Dock kan man inte på så sätt lösa de eventuella problem som kan finnas i olika specialförfattningar och som berör skilda aspekter av förvaltningsförfarandet.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Grundlagsenheten

Förordning ( 1975:1 ) om protokoll och expeditioner i regeringsärenden, m.m.

Begreppen protokoll, skriva under, m.fl.

Jfr 7 kap. 6 § regeringsformen En ny förordning håller på att tas fram. Den nuvarande förordningen ger inget utrymme för protokoll eller expeditioner i elektronisk form. Någon ändring härvidlag skall inte ske.

Förordning ( 1980:900 ) om statliga myndigheters serviceskyldighet, m.m. (”serviceförordningen”)

5,6, 9–13 och 15 §§ Begreppet handling

Behöver inte ändras; begreppet tolkas med ledning av reglerna i rättegångsbalken, förvaltningslagen, m.fl. författningar. Förordningen skall under år 2003 ersättas av en ny (Ds 2001:25 s. 29 ff.)

12 och 13 §§ Begreppet post

Behöver inte ändras; begreppet tolkas med ledning av reglerna i rättegångsbalken, förvaltningslagen, m.fl. författningar.

Lag ( 1985:206 ) om viten

2 § Delgivning av vitesföreläggande

Behöver inte ändras; delgivningslagens regler är styrande.

Förvaltningslag ( 1986:223 )

10 §

Begreppet handling

Begreppet egenhändig underskrift (3 st.)

Hindrar ej elektroniska rutiner.

En egenhändig underskrift kan inte ske elektroniskt.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Innebörden av begreppet handling har tidigare varit föremål för något delade meningar. Det torde dock numera vara en allmän uppfattning att det utan särskilda bestämmelser därom inte finns någon grund för att särbehandla vissa skriftliga meddelanden på så sätt att de inte anses utgöra ”handlingar”. Den kan övervägas att komplettera lagen med bestämmelser som avser handlingar i elektronisk form, när det gäller både tidpunkten då en sådan handling anses ha kommit in och verifiering av denna med en elektronisk signatur. En sådan ändring löser dock inte eventuella problem med hindrande formkrav som kan finnas i olika specialförfattningar och som tar sikte på skilda aspekter av förvaltningsförfarandet. Det finns inte anledning att i detta sammanhang lämna något förslag till ändring av 10 §.

15, 23–25, 27 och 30 §§ Begreppen handling, skriftlig och skrivelse

Jfr ovan.

21 § Underrättelse om beslut

I 3 st. anges hur underrättelse sker: muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. För att undvika oklarheter kan som exempel också nämnas en handling i elektronisk form. An-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

nars kan exemplifieringen utgå. Det sistnämnda alternativet torde vara att föredra. Det finns dock inte anledning att genomföra en sådan ändring separat, utan detta bör ske i något annat lämpligt sammanhang.

Lag ( 1986:1142 ) om överklagande av beslut av enskilda organ med offentliga förvaltningsuppgifter

2 och 3 §§ Begreppen skriftlig och skrivelse

Begreppen tolkas med ledning av reglerna i förvaltningslagen.

Lag ( 1988:97 ) om förfarandet hos kommunerna, förvaltningsmyndigheterna och domstolarna under krig eller krigsfara m.m.

33 § Begreppet skrivelse 22 och 36 §§ Delgivning

Begreppet tolkas med ledning av reglerna i förvaltningslagen och delgivningslagen.

Regeringsformen

7 kap. 7 § Författningar, förslag till riksdagen och andra expeditioner av regeringens beslut skall för att bli gällande skrivas under av statsministern eller annat statsråd……..

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1972:625 ) om statligt stöd till politiska partier

14 § Ansökan om partistöd skall göras skriftligen och årsredovisning skall bifogas.

Torde inte hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Folkomröstningslag ( 1979:369 )

16 § Talan mot beslut skall göras skriftligen.

Föranleder ingen särskild kommentar utöver det som anförts om förvaltningslagen

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag ( 1996:810 ) om registrering av riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen

6 och 9 §§ Anmälan om registrering skall göras skriftligt. Återkallelse av anmälan skall också göras skriftligt.

Torde inte hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Vallag ( 1997:157 )

7 kap. 5, 10, 11, 14 §§, 11 kap. 8 §, 12 kap. 9 §. 14 kap. 3, 4, 5, 8, 9 §§, 18 kap. 14, 15 §§, 19 kap. 3, 7, 11,

15 §§.

Bestämmelserna gäller bl.a. formkrav vid anmälan om att tas upp i röstlängd; olika formkrav vid röstning, krav på att valresultatet skall kungöras, krav på att överklagande skall vara skriftligt, krav på att överklaganden skall kungöras samt krav på att bevis om vem som blivit utsedd till ledamot skall utfärdas.

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1997:159 ) om brevröstning i vissa fall

2–7 §§ Formkrav vid brevröstning

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1986:765 ) med instruktion för Riksdagens ombudsmän

21 § 3 st. Kan det misstänkas att befattningshavare som omfattas av bestämmelserna om disciplinansvar i lagen (1994:260) om offentlig anställning har gjort sig skyldig till tjänsteförseelse, för vilken disciplinpåföljd bör åläggas, och kan det befaras att en skriftlig

Hindrar ej elektronisk kommunikation. Tolkningen av bestämmelsen i vänsterspalten är avhängig av vad som anges i 17 § LOA. Enligt sistnämnda bestämmelse får disciplinpåföljd meddelas bara om arbetstagaren inom två år från förse-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

rättelse enligt 17 § nämnda lag inte kan tillställas honom inom två år efter förseelsen, får ombudsman utfärda motsvarande underrättelse. Vad som nu har sagts gäller även för den som omfattas av bestämmelser om disciplinansvar och om motsvarande underrättelse i någon annan författning.

elsen skriftligen har underrättats om vad som anförs mot honom.

17 § LOA är således en preskriptionsregel. Den underrättelse som JO kan lämna enligt bestämmelsen i vänsterspalten har således en preskriptionsbrytande verkan. I förarbetena till sistnämnda bestämmelse anges att bestämmelsen innebär att myndigheternas kommunikationsplikt i ärenden om disciplinansvar skall fullgöras skriftligen. Det anförs att den skriftliga underrättelsen inte behöver delges enligt delgivningslagen (1970:428). I övrigt hänvisas i förarbetena till de regler om kommunikationsplikt som finns i 17 § förvaltningslagen (1986:223) (prop. 1993/94:65 s. 125 f.). Huvudregeln i 17 § förvaltningslagen är att fatta så att det i princip krävs att parten nåtts av underrättelsen om utredningsmaterialet. Detta ligger i att parten skall ha underrättats. Departementschefen framhöll i prop. 1970:30 (s. 703) att myndigheten i förhållandevis stor utsträckning måste vara berättigad att utgå från att parten nåtts av försändelser som tillställts honom med posten i vanligt brev. (Nya förvaltningslagen med kommentarer, Hellners/Malmqvist, 5:e uppl., s. 176)

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Bestämmelsen bör kunna kvarstå oförändrad. Tolkningen av densamma kommer att följa tolkningen av 17 § förvaltningslagen.

Lag ( 1991:1559 ) med föreskrifter på tryckfrihetsförordningens och yttrandefrihetsgrundlagens områden

3 kap. 5, 9 och 15 §§ om att utgivare och ställföreträdare till anmälan skall foga bevis om att de uppfyller behörighetsvillkor och har åtagit sig uppdraget

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör behållas

9 kap. 2 och 7 §§ samt 10 kap. 2 och 3 §§ om skriftlig kallelse till juryman, skriftlig fråga från rätten till juryn om brott föreligger, skriftligt svar från juryn till rätten respektive skriftlig dom

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas

Tryckfrihetsförordning

5 kap. 4 § – Då utgivare utsetts, åligge ägaren att göra anmälan därom hos myndighet som angives i lag. Anmälan skall innehålla uppgift å utgivarens namn och hemvist. Vid anmälan skall fogas bevis att utgivaren fyller föreskrivna behörighetsvillkor samt förklaring av utgivaren att han åtagit sig uppdraget att vara utgivare.

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör behållas

5 kap. 5 § – En periodisk skrift får inte utgivas innan det har utfärdats ett bevis om att det inte finns något hinder mot utgivning…

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör behållas

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

5 kap. 8 § – Är utgivaren ej längre behörig eller kommer hans uppdrag eljest att upphöra, åligge ägaren att genast draga försorg om att ny utgivare utses samt att därom göra anmälan hos myndighet…

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör behållas

5 kap. 9 § – Då ställföreträdare utsetts skall anmälan därom göras hos myndighet…Vid anmälan skall fogas bevis att ställföreträdaren fyller för utgivare föreskrivna behörighetsvillkor samt förklaring dels av ställföreträdaren att han åtagit sig uppdraget och dels av ägaren att han godkänt ställföreträdaren.

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör behållas

Författningssamlingsförordning ( 1976:725 )

6 § – Myndighet som avses i andra stycket skall senast den 15 januari varje år lämna utgivaren de uppgifter…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 c § – Ett exemplar av förteckningen skall varje år lämnas till regeringen…

Hindrar ej elektroniska rutiner. Om förteckningen förs med hjälp av automatiserad behandling skall förteckningen också lämnas på diskett eller annat datorläsbart medium.

Lag ( 1982:1255 ) om författningssamlingar för riksdagsförvaltningen och Riksbanken

10 § Riksdagsförvaltningen och riksbanken skall senast den 15 januari varje år lämna utgivaren av svensk författningssamling uppgift

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

om…

Lag ( 1976:633 ) om kungörande av lagar och andra författningar

Lagen uppställer krav på att författningar skall kungöras i författningssamlingar. Regeringen kan dock under vissa förutsättningar medge att författningar publiceras på något annat sätt

Utesluter ej elektroniska rutiner. Enligt rättsinformationsförordningen (1999:175) skall författningar intagna i SFS och föreskrifter beslutade av myndigheter under regeringen publiceras i elektronisk form.

Personuppgiftslag ( 1998:204 )

11 § – …om den registrerade…skriftligen har anmält…

Hindrar ej elektroniska rutiner. Jfr art. 14 1 st. b och 2 st. samt ingresspunkt 30 i dataskyddsdirektivet (95/46/EG).

26 § 2 st. – …en ansökan…skall göras skriftligen…och vara undertecknad…

Hindrar elektroniska rutiner. Egenhändig underskrift krävs. Bör inte ändras. Minskar otillbörliga och slentrianmässiga massbeställningar via ombud. (Jfr prop. 1980/81:20 bil. 1 s. 13 ff.)

29 § 2 st. (hänvisning till 26 §)

Jfr 26 § 2 st. Jfr art. 15 och 12.a tredje strecksatsen samt ingresspunkt 41 i dataskyddsdirektivet.

30 § 2 st. – Det skall finnas ett skriftligt avtal om…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

36 § 1 st. – Den personuppgiftsansvarige skall göra en skriftlig anmälan…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Enheten för demokratiutveckling, mänskliga rättigheter, folkrörelsefrågor och idrott

Förordning ( 1982:865 ) om statsbidrag till kvinnoorganisationernas centrala verksamhet

10 § Ansökningar om bidrag enligt denna förordning prövas av regeringen. En ansökan om grundbidrag respektive rörligt bidrag skall göras skriftligen och ges in till Inrikesdepartementet senast den 1 december närmast före bidragsårets början. Till ansökan skall fogas organisationens stadgar och en verksamhetsberättelse med en kostnadsredovisning för det senaste verksamhetsåret, som är bestyrkt av organisationens revisor. Organisationen är skyldig att lämna också andra uppgifter som krävs för prövningen av ansökan.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Hindrar formellt ej elektroniska rutiner eftersom det inte anges att kostnadsredovisningen måste bestyrkas skriftligen. I den praktiska tillämpningen torde dock krävas att kostnadsredovisningen är bestyrkt skriftligen. Bestämmelsen är behovsmotiverad och bör f.n. inte ändras. En ändring kan dock övervägas i samband med att ställning tas till betänkandet från en planerad utredning om det statliga stödet till kvinnoorganisationernas centrala verksamhet.

Förordning ( 1996:1593 ) om bidrag till allmänna samlingslokaler

9 § 1 st. Ansökan om bidrag ges in till Boverket. Sådana uppgifter i en ansökan som rör faktiska förhållanden skall sökanden lämna på heder och samvete. Till ansökan

Hindrar formellt ej elektroniska rutiner eftersom det inte anges att ansökan skall undertecknas på heder och samvete. I den praktiska tillämpningen torde dock ett un-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

skall fogas en plan för lokalernas användning samt en långtidsbudget.

dertecknande på heder och samvete krävas. Bestämmelsen är behovsmotiverad och bör f.n. inte ändras. En ändring kan dock övervägas i samband med att ställning tas till betänkandet från Utredningen om allmänna samlingslokaler (dir. 2002:05).

Förordning ( 1999:1177 ) om statsbidrag till idrottsverksamhet

7 § 2 st. Ansökan om statsbidrag skall göras skriftligen och komma in till Sveriges Riksidrottsförbund senast den dag Riksidrottsförbundet bestämmer.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

8 § En förening eller annan som har tagit emot bidrag enligt denna förordning skall lämna Sveriges

Riksidrottsförbund de redovisningshandlingar, verksamhetsberättelser och andra uppgifter som Riksidrottsförbundet bestämmer.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Enheten för integration och mångfald

Förordning ( 1985:613 ) om auktorisation av tolkar och översättare

3 § 1 st. Ansökan om auktorisation eller bevis enligt 6 § skall göras skriftligen hos Kammarkollegiet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1999:130 ) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet

11 § En arbetssökande som inte Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

har anställts eller en arbetstagare som inte har befordrats eller tagits ut till utbildning för befordran har rätt att på begäran få en skriftlig uppgift av arbetsgivaren om vilken utbildning, yrkeserfarenhet och andra meriter den har som fick arbetet eller utbildningsplatsen.

24 § En arbetsgivare är skyldig att på uppmaning av Ombudsmannen mot etnisk diskriminering lämna de uppgifter om förhållandena i arbetsgivarens verksamhet som kan vara av betydelse för ombudsmannens tillsyn enligt 21 §. En arbetsgivare är vidare skyldig att lämna uppgifter när ombudsmannen biträder en begäran av en enskild arbetssökande eller arbetstagare enligt 11 §. Arbetsgivare får inte betungas onödigt genom uppgiftsskyldigheten. Finns särskilda skäl är arbetsgivaren inte skyldig att lämna ut uppgifter.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

32 § 3 st. Nämndens beslut skall vara skriftligt och delges arbetsgivaren.

Hindrar ej elektroniska rutiner enligt denna lagstiftning. Jfr. delgivningslagen (1970:428)

Förordning ( 1999:171 ) med instruktion för Nämnden mot diskriminering

19 § En kopia av ett sådant beslut som avses i 15 § skall sändas till berörd ombudsman i vanligt brev samma dag som beslutet meddelas.

Hindrar elektroniska rutiner. Troligen är formuleringen vanligt brev inte avsedd att vara ett hinder för elektronisk kommunikation.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Innebörden torde vara att ett delgivningsförfarande inte är erforderligt. Det är dock tveksamt om regeln med dess nuvarande lydelse medger elektronisk kommunikation. Orden “i vanligt brev” bör utgå så att det klart framgår att elektronisk kommunikation är möjlig. Ändringen bör kunna ske senast i samband med att ställning tas till Diskrimineringskommitténs slutbetänkande (jfr. dir. 2002:11).

21 § Hos nämnden skall det föras dagbok över ärendena och över de handlingar som kommer in i dessa.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 2000:216 ) om statsbidrag till organisationer som främjar integration

13 § En organisation som fått statsbidrag enligt denna förordning skall lämna Integrationsverket de redovisningshandlingar, verksamhetsberättelser och andra uppgifter som verket bestämmer.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Medborgarskapsförordning ( 2001:218 )

2 § Anmälningar och ansökningar enligt lagen (2001:82) om svenskt medborgarskap skall göras skriftligen på formulär som fastställs av

Migrationsverket. Den som gör en anmälan eller ansökan skall på heder och samvete bekräfta att de uppgifter som lämnas är sanna.

Hindrar formellt ej elektroniska rutiner eftersom det inte anges att anmälan eller ansökan skall undertecknas på heder och samvete. I den praktiska tillämpningen torde dock ett undertecknande på heder och samvete krävas. Bestämmelsen är behovsmotiverad och bör f.n. inte ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Till en anmälan eller ansökan skall fogas ett personbevis eller, för den som inte är folkbokförd i Sverige, en annan likvärdig handling.

Inget hinder enligt denna lagstiftning.

3 § Anmälningar om svenskt medborgarskap skall ges in till Migrationsverket, om inte annat framgår av andra eller tredje stycket. Anmälningar enligt 5 § lagen (2001:82) om svenskt medborgarskap som gäller ett barn som inte är folkbokfört i Sverige skall ges in till en svensk beskickning eller ett svenskt karriärkonsulat inom vars verksamhetsområde barnet är bosatt. Anmälningar enligt 7-9, 18 eller

19 § samma lag som gäller en medborgare i Danmark, Finland, Island eller Norge som är folkbokförd i Sverige skall ges in till länsstyrelsen i det län där den som anmälan gäller är folkbokförd.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5 § Ansökningar om svenskt medborgarskap (naturalisation) och ansökningar enligt 14 § andra stycket, 15 eller 21 § lagen (2001:82) om svenskt medborgarskap skall ges in till Migrationsverket. Om sökanden inte är folkbokförd i Sverige, skall ansökan dock ges in till en svensk beskickning eller ett svenskt karriärkonsulat

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

inom vars verksamhetsområde sökanden är bosatt. En ansökan om naturalisation som gäller en utlänning som är under 15 år och adopterad av en svensk medborgare skall alltid ges in till Migrationsverket.

8 § När en svensk beskickning eller ett svenskt karriärkonsulat har gjort en utredning enligt 7 § skall handlingarna i ärendet sändas till Migrationsverket.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 2002:989 ) om statligt stöd för verksamhet som förebygger och motverkar diskriminering

6 § En organisation eller stiftelse som har fått stöd enligt denna förordning skall för uppföljning och utvärdering av verksamheten till

Integrationsverket lämna de redovisningshandlingar, verksamhetsberättelser och andra uppgifter som verket bestämmer.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 2002:1058 ) om statligt stöd för verksamhet som bistår personer som vill lämna rasistiska och andra liknande grupperingar

6 § En organisation eller stiftelse som har fått stöd enligt denna förordning skall för uppföljning och utvärdering av verksamheten till

Integrationsverket lämna de redovisningshandlingar, verksamhetsberättelser och andra uppgifter som verket bestämmer.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Kriminalpolitiska enheten

Lag ( 1974:202 ) om beräkning av strafftid m.m.

6 § 2 st. Nöjdförklaring får avges endast om den som vill avge förklaringen överlämnar dom eller domsbevis till den som skall taga emot förklaringen.

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter att den dömde överlämnar en handling. Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör nuvarande ordning med att den som vill avge nöjdförklaring skall förete dom eller domsbevis behållas.

7 § Den som mottagit nöjdförklaring skall göra anteckning därom på den handling på grund varav nöjdförklaring avgivits. Anteckningen skall underskrivas även av den dömde och vittnet.

Hindrar elektroniska rutiner Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på undertecknande behållas.

Förordning ( 1974:286 ) om beräkning av strafftid m.m.

2 § Myndighet el. annan som får ta emot nöjdförklaringar skall föra särskilda anteckningar över sådana förklaringar m.m.

Hindrar ej elektroniska rutiner

9 § När dom angående den som är häktad/intagen i anstalt kommit in till häktet/anstalten skall den som mottagit domen genast bevisligen ge den dömde del därav. Detta gäller även domsbevis om sådant har översänts.

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter en handling i pappersform. Delgivning sker i normalfallet genom att en handling överlämnas. Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på delgivning inte tas bort.

10 § Ansökan om uppskov med verkställighet ges in till Kriminal-

Hindrar ej elektroniska rutiner

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

vårdsstyrelsen. Ansökan skall vara skriftlig och innehålla de skäl den dömde vill åberopa. Intyg och andra handlingar som den dömde vill åberopa skall bifogas. Blanketter till ansökan om uppskov skall tillhandahållas hos kriminalvårdens region- och frivårdsmyndigheter samt polismyndigheter.

15 § Har polismyndighet utfärdat rekvisition (av biljett för resa) skall anteckning härom göras på föreläggande som avses i 10 § lagen om beräkning av strafftid

Hindrar elektroniska rutiner. En anteckning på ett föreläggande torde förutsätta att det rör sig om en pappershandling. Bör ej ändras för närvarande. Syftet bakom bestämmelsen torde vara att förhindra att dömd får tillgång till flera biljetter. Hur systemet för rekvisitioner av biljetter skall utformas på ett säkert sätt samtidigt som det skall vara enkelt för den enskilde som är utan medel att inställa sig på anstalt kräver ytterligare överväganden.

Lag ( 1974:203 ) om kriminalvård i anstalt

56 a § Frågan om den intagne skall få undergå verkställighet utanför anstalt prövas på skriftlig ansökan av denne

Hindrar ej elektroniska rutiner

61 a § I förordnande för väktare skall uppdragets art och omfattning anges

Hindrar ej elektroniska rutiner

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Förordning ( 1974:248 ) om kriminalvård i anstalt

39 b § Egendom som skall tas om hand i samband med kroppsvisitation etc. skall förtecknas. Förteckningen skall skrivas under av den intagne och den som verkställt omhändertagandet. Vägrar den intagne att skriva under skall om det är möjligt ytterligare en tjänsteman skriva under förteckningen

Hindrar elektroniska rutiner. Ett undertecknande av förteckningen förutsätter en handling i pappersform. Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på undertecknande behållas.

Förordning ( 1976:376 ) om behandlingen av häktade och anhållna m.fl.

4 a § Egendom som skall tas om hand i samband med kroppsvisitation etc. skall förtecknas. Förteckningen skall skrivas under av den intagne och den som verkställt omhändertagandet. Vägrar den intagne att skriva under skall om det är möjligt ytterligare en tjänsteman skriva under förteckningen

Hindrar elektroniska rutiner. Ett undertecknande av förteckningen förutsätter en handling i pappersform. Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på undertecknande behållas.

11 § Belägges intagen med fängsel skall anteckning om åtgärden göras på transportsedel eller i protokoll. Anteckningen skall innehålla uppgift om fängslets art, tiden när fängslet anbringades och när det togs bort. Anteckningen skall skrivas under av den som har beslutat om åtgärden.

Hindrar elektroniska rutiner Anteckning på transportsedel hindrar elektroniska rutiner däremot inte anteckning i protokoll. Bör ej ändras. Transportsedel förekommer enbart i pappersform och det är inte praktiskt möjligt med elektronisk då detta är en handling som medföljer under transporterna. Det rör sig om att ett beslut om en tvångsåtgärd mot

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

en frihetsberövad skall dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Av rättssäkerhetsskäl bör bestämmelsen inte ändras.

Lag ( 1994:451 ) om intensivövervakning med elektronisk kontroll

9 § Kriminalvårdsstyrelsen prövar på skriftlig ansökan av den dömde frågan om denne skall få undergå verkställighet av dom på fängelse utanför anstalt

Hindrar ej elektroniska rutiner

Förordning ( 1994:1060 ) om intensivövervakning med elektronisk kontroll

1 § När en domstol underrättar den som har dömts till fängelse i högst tre månader om utgången i målet skall domstolen skriftligen informera den dömde om försöksverksamheten med intensivövervakning med elektronisk kontroll.

Ordalydelsen i sig hindrar ej elektroniska rutiner. Däremot får bestämmelsen anses hindra elektronisk kommunikation vilket hänger samman med att expediering av domstols domar sker i pappersform. Ingen ändring är påkallad. Här får hänvisas till vad som anförts angående expediering av domar och underrättelser i brottmål i anslutning till förordningen (1990:893) om underrättelse om dom i vissa brottmål, m.m.

3 § Meddelas beslut i mål eller ärende om intensivövervakning skall en kopia av beslutet utan dröjsmål skickas till Kriminalvårdsstyrelsen

Hindrar ej elektroniska rutiner. Frågan är beroende av hur man skall tolka en kopia av beslutet. Ett beslut är ju som regel undertecknat och en kopia av beslutet avser i normalfallet en fotokopia. Dock är det även möjligt med en inskannad kopia.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Lag ( 1988:688 ) om besöksförbud

12 § Ett beslut om besöksförbud skall vara skriftligt och ange den som förbudet avses skydda etc.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1998:603 )om verkställighet av sluten ungdomsvård

7 § Den som har tagit emot en nöjdförklaring skall göra en anteckning om det på domen eller på domsbevis. Anteckningen skall undertecknas av mottagaren, den dömde och vittnet

Hindrar elektroniska rutiner Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på anteckning och undertecknande behållas.

Förordning ( 1998:641 ) om verkställighet av sluten ungdomsvård

3 § Har polismyndighet utfärdat rekvisition (av biljett för resa) skall anteckning härom göras på föreläggande som avses i 9 § lagen om verkställighet av sluten ungdomsvård

Hindrar elektroniska rutiner. En anteckning på ett föreläggande torde förutsätta att det rör sig om en pappershandling. Bör ej ändras för närvarande. Syftet bakom bestämmelsen torde vara att förhindra att dömd får tillgång till flera biljetter. Hur systemet för rekvisitioner av biljetter skall utformas på ett säkert sätt samtidigt som det skall vara enkelt för den enskilde som är utan medel att inställa sig själv på ett ungdomshem kräver ytterligare överväganden.

8 § Egendom som har omhändertagits skall förtecknas. Förteckningen skall skrivas under av den som har verkställt omhändertagandet

Hindrar elektroniska rutiner Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på undertecknande behållas.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Förordning ( 1987:85 ) om underrättelse till Brottsförebyggande rådet om domar i mål om ansvar för brottsligt förfarande med narkotika

När en domstol har meddelat dom i mål om ansvar för brott enligt narkotikastrafflagen etc. skall domstolen sända ett exemplar av domen till Brottsförebyggande rådet.

Hindrar ej elektroniska rutiner Det som avses med exemplar torde vara en kopia av en av rättens ordförande/ledamöter underskriven dom. Möjligt med en inskannad kopia.

Förordning ( 1971:933 ) om rättsstatistiken

2 § Domstolsverket m.fl. myndigheter fastställer i samråd med

BRÅ formulär och anvisningar för uppgiftsskyldighetens fullgörande.

Hindrar ej elektroniska rutiner

Förordning ( 1988:682 ) med instruktion för kriminalvårdsnämnden

7 § Vid nämndens sammanträden skall föras protokoll som skall justeras av ordföranden. I förvaltningslagen finns bestämmelser om rätt att få en avvikande mening antecknad.

Hindrar elektroniska rutiner. Justeringen förutsätter en handling i pappersform. Bör ej ändras. Kriminalvårdsnämndens beslut intas i protokoll. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på justering av ordföranden behållas.

Förordning ( 1988:683 ) med instruktion för övervakningsnämnderna

5 § Vid övervakningsnämndens sammanträden skall föras protokoll som skall justeras av ordföranden.

Hindrar elektroniska rutiner. Justeringen förutsätter en handling i pappersform. Bör ej ändras. Övervakningsnämndens beslut intas i protokoll. Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på justering av ordföranden behål-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

las.

Förordning ( 1998:642 ) om verkställighet av frivårdspåföljder

1 § En nöjdförklaring får inte lämnas inför en annan domstol än den som har meddelat domen utan att domen eller ett domsbevis finns att tillgå för den som tar emot förklaringen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelsen om att dom eller domsbevis måste finnas tillgängligt förutsätter en handling i pappersform. Bör ej ändras. Av rättssäkerhetsskäl bör nuvarande ordning med att den som vill avge nöjdförklaring skall förete dom eller domsbevis behållas.

En anteckning om nöjdförklaringen skall göras i protokollet eller på annat sätt tas in i akten i målet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

2 § Om domstolen meddelar en varning skall den dömde få skriftligt besked om detta.

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen i sig hindrar ej elektroniska rutiner. Däremot får bestämmelsen anses hindra elektronisk kommunikation då det i praktiken förutsätts en handling i pappersform Ingen ändring är påkallad. Jfr förslag i anslutning till förordningen (1990:893) om underrättelse om dom i vissa brottmål, m.m.

4 § Så snart det kan ske skall den lokala kriminalvårdsmyndigheten lämna övervakaren och den dömde meddelande om övervakningen enligt ett formulär….

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen hindrar i sig inte elektronisk kommunikation, däremot får bestämmelsen anses göra detta i praktiken Bör ej ändras. Kan inte ersättas

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

av elektroniskt meddelande eftersom det inte kan förutsättas att den dömde och övervakaren har tillgång till dator. Förutsätter pappersform såvida man behåller kravet på formulär. Att ersätta med muntligt meddelande kan inte anses vara praktiskt genomförbart.

5 § 2 st. Den myndighet som har meddelat förordnandet (av övervakare) skall genast sända en kopia av domen och övriga handlingar om den dömde till den andra lokala kriminalvårdsmyndigheten (om övervakningen överflyttas)

Hindrar ej elektroniska rutiner. Inskannade kopior kan vara möjliga att sända till den lokala kriminalvårdsmyndigheten.

8 § I samband med att den dömde meddelas varning skall den dömde få ett skriftligt besked om detta.

Hindrar elektronisk kommunikation. Det skriftliga beskedet avser att en handling i pappersform överlämnas alt. sänds till den dömde. Hindrar elektroniska rutiner i praktiken även om ordalydelsen inte utesluter elektronisk kommunikation. Bör ej ändras. Här får hänvisas till vad som anförts angående expediering av domar och underrättelser i brottmål i anslutning till förordningen (1990:893) om underrättelse om dom i vissa brottmål, m.m.

Om varningen skall delges den dömde av annan myndighet skall beslutet och de övriga handlingar som behövs sändas till myndighe-

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bestämmelsen om att handlingar skall sändas till annan myndighet för delgivning hindrar inte att in-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ten. skannade kopior sänds elektroniskt.

Så snart varningen har delgetts den dömde skall den myndighet som har beslutat varningen underrättas och handlingarna återställas.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bestämmelsen om att handlingarna skall återställas syftar uppenbarligen på handlingar i pappersform, varför den inte är anpassad för att avse elektronisk kommunikation. Däremot kan man inte anse att bestämmelsens ordalydelse i och för sig hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelsen skulle kunna anpassas på så sätt att kravet på att handlingar skall återställas modifieras. Kan inte anses vara ett högprioriterat projekt utan får vidtas i samband med andra ändringar i förordningen.

9 § Beslut om omhändertagande skall sändas till polismyndigheten.

Beslutet bör innehålla en uppmaning….

Hindrar ej elektroniska rutiner. Inskannad kopia kan sändas elektroniskt

Enheten för polisfrågor samt allmän ordning och säkerhet och Åklagarenheten

Lag ( 1932:242 ) om skyldighet i vissa fall att tillhandahålla förnödenheter m.m. för ordningsmaktens behov

2 § 2 st. Då så påfordras, skall anfordran göras skriftligen och över-

Hindrar elektroniska rutiner. Polismannen skall överlämna en

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

lämnas av polisman, försedd med vederbörligt tjänstetecken, samt kvitto lämnas å vad som mottages.

handling med vederbörligt tjänstetecken samt även kvitto. Handling och kvitto synes här syfta på fysiska handlingar. Bör ej ändras. Rättssäkerhetsskäl.

Kungörelse ( 1938:677 ) med vissa föreskrifter rörande polismyndighets befattning med hittegods

5 § Är ägaren till allmänt hittegods känd, skall han underrättas om fyndet med anmodan att inom en månad giva till känna om han vill lösa godset vid äventyr att han eljest går förlustig sin rätt. Sådan underrättelse bör ske genom rekommenderat tjänstebrev med mottagningsbevis, om icke annat underrättelsesätt finnes mera lämpligt

Hindrar elektroniska rutiner. Krav på delgivning av underrättelsen. Delgivning sker i normalfallet genom att en handling överlämnas. Bör ej ändras. jfr vad som anförs i anslutning till delgivningslagen (1970:428). Av rättssäkerhetsskäl bör kravet på delgivning inte tas bort.

7 § Har ägarens rätt till hittegods gått förlorad och är godset i polisens vård, skall upphittaren anmanas att inom en månad gälda polisens kostnader i anledning av fyndet vid äventyr att eljest jämväl upphittaren går förlustig sin rätt till godset. Sådan anmaning bör ske genom rekommenderat tjänstebrev med mottagningsbevis, om icke anmaning i annan ordning finnes mera tillämplig.

Hindrar elektroniska rutiner. Delgivning sker i normalfallet genom att en handling överlämnas. Se förra

Förordning ( 1964:740 ) med föreskrifter för åklagare i vissa brottmål

3 § Har åklagare enligt 48 kap. 4 § Hindrar elektroniska rutiner. Un-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

rättegångsbalken utfärdat ett strafföreläggande som avser villkorlig dom eller sådan påföljd i förening med böter, bör åklagaren underrätta den misstänkte om beslutet vid ett personligt sammanträffande.

derrättelsen bör ske vid ett personlig sammanträffande. Bör inte ändras. På en villkorlig dom löper en prövotid som personen ifråga skall informeras om. Lämpligt om detta sker vid ett personligt sammanträffande.

4 § Har åklagaren enligt 20 kap 7 § första stycket 2 rättegångsbalken beslutet om åtalsunderlåtelse bör underrättelse om beslutet lämnas muntligen till den misstänkte.

Möter särskilda svårigheter för underrättelse på angivet sätt får underrättelse ske skriftligen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras. Samma skäl som förra.

Förordning ( 1970:517 ) om rättsväsendets informationssystem

8 § Närmare föreskrifter om omfattningen av uppgiftsskyldigheten enligt 5 och 7 §§ och sättet för dess fullgörande meddelas av domstolsverket. Uppgifterna undertecknas av en lagfaren tjänsteman eller av en annan tjänsteman som förordnats till detta.

Hindrar elektroniska rutiner. Kräver ett undertecknande. I praktiken något oklart. Troligen sker detta redan nu elektroniskt från tingsrätterna genom MÅHS-systemet och utan att något undertecknande sker.

Passlag ( 1978:302 )

6 § Passansökan görs hos passmyndighet. Ansökan skall avges på heder och samvete eller under annan sådan försäkran. Sökanden är skyldig att inställa sig personligen, om annat ej följer av föreskrifter som meddelas av regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer.

Hindrar elektroniska rutiner. Ansökan skall avges på heder och sambete eller annan försäkran och sökanden skall inställa sig personligen. Bör inte ändras. Bestämmelsen innehåller flera krav bl. a. ägnade att säkerställa att pass utfärdas till rätt person.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

I enlighet med närmare föreskrifter som meddelas av regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer är sökanden skyldig att i samband med passansökan ge in fotografier samt styrka sina personuppgifter, sitt svenska medborgarskap och sin identitet.

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen i bestämmelsen är teknikneutral. I enlighet med vad som sägs i första stycket synes elektroniska rutiner inte möjliga. Bör inte ändras. Samma skäl som ovan.

Passförordning ( 1979:664 )

1 § Den som ansöker om pass skall inställa sig personligen hos passmyndigheten. En passmyndighet utom riket kan dock medge att inställelse sker hos ett ombud för myndigheten eller, om särskilda skäl föreligger, efterge kravet på personlig inställelse. Barn som är under fem år behöver inställa sig personligen endast om fotografi ges in vid ansökan.

Hindrar elektroniska rutiner. Personlig inställelse krävs. Bör ej ändras. Samma skäl som ovan.

2 § Passansökan skall göras skriftligt enligt ett särskilt formulär.

Ansökan skall undertecknas av sökanden i närvaro av den som tar emot den. Kravet på att ansökan skall undertecknas gäller inte den som inte kan skriva sitt namn.

Hindrar elektroniska rutiner. Undertecknande skall ske och i närvaro av den som tar emot ansökan. Bör inte ändras. Samma skäl som ovan.

Förordning ( 1979:1091 ) om gränsövervakningen i krig m.m.

2 § 3 st. En avskrift av den fastställda organisationsplanen skall tillställas de myndigheter med vilka länsstyrelsen enligt första stycket skall samråda.

Uttrycket avskrift hindrar elektroniska rutiner. Borde kunna ändras genom att ”En avskrift” av tas bort, vilket gör regeln teknikneutral. Dock att

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

skydd för rikets säkerhet kan motivera att ordalydelsen behålls.

Ordningsvaktsförordning ( 1980:589 )

1 § Ansökan om att bli förordnad till ordningsvakt görs skriftligen.

Ansökan skall innehålla följande uppgifter.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1989:149 ) om bevakningsföretag m.m.

2 § En ansökan om auktorisation av bevakningsföretag skall vara skriftlig och innehålla uppgifter om……

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § En ansökan om auktorisation av utbildningsföretag skall vara skriftlig och innehålla uppgifter…….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5 § En ansökan av ett bevakningsföretag om särskild auktorisation för bevakning av enskild person för dennes skydd skall vara skriftlig och innehålla uppgifter om…..

Hindrar ej elektroniska rutiner.

9 § En ansökan om godkännande enligt 4 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag skall vara skriftlig och innehålla uppgifter om namn, personnummer och postadress beträffande den som ansökan avser.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ordningslag ( 1993:1617 )

2 kap. 6 § Ansökan om tillstånd att anordna och anmälan om en

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

allmän sammankomst eller offentlig tillställning skall göras hos polismyndigheten. Ansökan skall göras skriftligen i god tid. Om möjligt skall ansökan ha kommit in senast en vecka före sammankomsten eller tillställningen. Anmälan skall göras skriftligen eller muntligen. Om möjligt skall anmälan ha kommit in senast fem dagar före sammankomsten eller tillställningen.

Förordning ( 1993:1632 ) med bemyndigande för kommuner och länsstyrelser att meddela lokala föreskrifter enligt ordningslagen

2 § 2 & 3 st. Kungörelse om kommunens eller länsstyrelsens beslut skall genom kommunens försorg anslås samt föras in i ortstidning.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Anslående hindrar elektroniska rutiner. Införande i ortstidning torde emellertid kunna ske elektroniskt. Uttrycket anslås skulle kunna ersättas av ett mer teknikneutralt ord, ex. tillkännage.

Kommunen skall se till att tryckta exemplar av föreskrifterna finns tillgängliga för allmänheten.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Skulle kunna ändras genom att orden tryckta exemplar av tas bort, vilket skulle göra bestämmelsen teknikneutral.

Vapenförordning ( 1996:70 )

Generellt sett gäller att vapenlagstiftningen av kontroll- och säkerhetsskäl bör vara rigorös. Många formkrav bör av detta skäl behållas.

2 kap. 6 § Ansökan om tillstånd att inneha skjutvapen görs skrift-

Hindrar ej elektroniska rutiner.. Bestämmelsen om att överlåtarens

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ligen hos polismyndigheten. Ansökan skall innehålla uppgift om sökandens namn, personnummer och hemvist samt om vapnets typ, fabrikat, modell och kaliber. …Vid förvärv av vapen från någon annan än en vapenhandlare, skall överlåtarens tillståndsbevis för vapnet bifogas, om beviset finns i behåll.

tillståndsbevis skall bifogas är teknikneutral. Hindrar således inte elektronisk kommunikation.

2 kap. 7 § Om tillstånd beviljas att inneha ett skjutvapen som sökanden avser att förvärva i ett främmande land, får polismyndigheten i förekommande fall även utfärda sådant intyg om att förvärvet godkänns av svensk myndighet som kan krävas av myndigheterna i det främmade landet.

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen utfärda sådant intyg talar för att en fysisk handling åsyftas. Bör ej ändras.

2 kap 9 § Ansökan om tillstånd att inneha ammunition görs skriftligen hos polismyndigheten. Ansökan skall innehålla uppgift om sökandens namn, personnummer och hemvist samt om det slag och den mängd ammunition som sökanden önskar tillstånd att inneha.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

2 kap. 13 § b Tillstånd att inneha skjutvapen i kategori A, B eller C i bilagan till denna förordning får meddelas en person som är bosatt i ett annat land inom Europeiska unionen endast om denna person

Hindrar elektroniska rutiner då personen i fråga måste skriftligt intyga…. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

skriftligt intygat och motiverat sin avsikt att inneha vapnet endast i Sverige.

3 kap. 1 § Över tillstånd att inneha skjutvapen eller ammunition skall polismyndigheten utfärda bevis samt, om tillståndet avser innehav av vapen, en duplett av beviset.

Hindrar elektroniska rutiner. Bevis och duplett av beviset synes betyda en fysisk handling av något slag. Bör ej ändras.

Om tillståndet avser en person som är bosatt i ett annat land inom Europeiska unionen skall polismyndigheten sända en kopia av tillståndbeviset till Rikspolisstyrelsen. I förekommande fall skall kopian även omfatta en sådan anteckning som avses i 6 § andra stycket.

Hindrar elektroniska rutiner. Eftersom tillståndsbeviset torde vara en fysisk handling och sändande av denna inte kan ske elektroniskt borde inte heller kopian kunna sändas elektroniskt. Bör ej ändras.

Rikspolisstyrelsen skall till det främmande landet vidarebefordra de uppgifter som krävs för att kunna identifiera vapnet och förvärvaren. Detta gäller dock endast skjutvapen som hör till kategori C i bilagan till denna förordning samt ammunition som är avsedd för sådana vapen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Hinder för att elektroniskt från Rikspolisstyrelsen vidarebefordra uppgifterna till det främmande landet torde inte föreligga.

3 kap. 2 § Bevis om tillstånd att inneha skjutvapen skall innehålla de uppgifter om tillståndshavaren och om vapnet som anges i 2 kap. 6 § samt om tidsbegränsning eller villkor som har meddelats med

Hindrar elektroniska rutiner. Bevis synes förutsätta en fysisk handling. Bör ej ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

stöd av vapenlagen. Beviset skall vidare innehålla uppgift om för vilket ändamål ägaren är berättigad att inneha vapnet.

3 kap. 6 § Den som förvärvar skjutvapen med stöd av innehavstillstånd som inte avser ett visst bestämt vapen skall senast inom en månad efter förvärvet förete tillståndsbeviset hos polismyndigheten och lämna uppgift om vapnets…….. Är det fråga om förvärv av skjutvapen från någon annan än en vapenhandlare, skall överlåtarens tillståndsbevis rörande vapnet bifogas, om beviset finns i behåll.

Polismyndigheten skall på beviset anteckna vapnets tillverkningsnummer eller, om det saknas, någon annan uppgift som tillåter identifiering.

Hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelsen förutsätter att en fysisk handling företes och på vilken anteckningar görs. Bör ej ändras.

3 kap. 8 § Har ett tillståndsbevis förstörts eller förkommit eller förändrats så att det inte lämpligen kan användas, får polismyndigheten efter ansökan utfärda ett nytt bevis (duplettbevis).

Hindrar elektroniska rutiner. Se ovan under 3:2.

Ansökan skall, om beviset inte finns i behåll, innehålla en på heder och samvete avgiven förklaring om förlusten av beviset.

Hindrar elektroniska rutiner. Krav på förklaring på heder och samvete. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

3 kap 9 § Polismyndigheten skall efter ansökan utfärda ett europeiskt skjutvapenpass…… Ett europeiskt skjutvapenpass skall omedelbart lämnas in till polismyndigheten, om innehavarens tillstånd att inneha något av de skjutvapen som omfattas av passet återkallas, om innehavaren avhänder sig något av dessa vapen eller om skjutvapenpasset återkallas.

Om passet inte längre skall gälla, skall det makuleras. I annat fall skall polismyndigheten göra en anteckning i passet om de ändrade förhållandena och återlämna det till innehavaren.

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter en fysisk handling. Bör ej ändras.

4 kap. 3 § Tillstånd till införsel av skjutvapen som medförs vid resa av en person bosatt i ett land inom

Europeiska unionen får beviljas för en eller flera personer under högst ett år och skall anses omfatta rätt att inneha vapnet i Sverige under denna tid. Ett beslut om sådant tillstånd skall skrivas in tillståndshavarens europeiska skjutvapenpass.

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter ett inskrivande i en fysisk handling. Bör ej ändras.

5 kap 1 § Ansökan om tillstånd att driva handel med skjutvapen görs skriftligen hos polismyndigheten.

Ansökan skall innehålla uppgift om sökandens namn, personnummer, hemvist och om uppskattad omfattning av rörelsen,

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

lagerhållningens storlek, lokalerna där verksamheten skall bedrivas samt vilka omständigheter sökanden vill åberopa för utredning av sina kunskaper att driva handel med skjutvapen.

5 kap. 5 § Handlares förvärv av skjutvapen skall ske efter skriftlig rekvisition. Över rekvisitionerna skall handlaren föra särskild inköpsförteckning. En handlare som i särskilt fall önskar förvärva skjutvapen av någon annan än den som är berättigad att tillverka eller driva handel med skjutvapen skall kontrollera att överlåtaren har tillstånd att inneha vapnet. Handlaren skall inom en månad från förvärvet skriftligen anmäla detta hos polismyndigheten i den ort där överlåtaren är folkbokförd eller, om denne inte är folkbokförd i Sverige, i den ort där han är bosatt eller annars uppehåller sig.

Hindrar ej elektroniska rutiner

I samband med sådan anmälan skall överlåtarens tillståndsbevis ges in till polismyndigheten, om det finns i behåll.

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen att tillståndbevis skall ges in Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

5 kap. 12 § Ansökan om godkännande som föreståndare eller som ersättare för sådan eller om god-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

kännande av person som i vapenhandlares ställe skall närvara vid provskjutning, görs skriftligen hos polismyndigheten. Ansökningshandlingen skall innehålla uppgift om sökandens namn, personnummer och hemvist.

Över godkännande som avses i första stycket skall polismyndigheten utfärda bevis.

Hindrar elektroniska rutiner enligt vad som tidigare anförts rörande bevis. Bör ej ändras.

6 kap 1 § Tillstånd krävs för att föra över skjutvapen som omfattas av bilagan till denna förordning från Sverige till ett annat land inom Europeiska unionen. Ansökan om tillstånd till överföring skall göra hos polismyndigheten. Den skall göras skriftligen på formulär som fastställs av

Rikspolisstyrelsen och innehålla de uppgifter som anges på detta. Om tillstånd till införsel av vapnet krävs i det land dit vapnet skall föras över, skall ett sådant tillstånd bifogas ansökan.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

6 kap 2 § 2 st. Beviljas tillstånd till överföring skall i förekommande fall införseltillstånd från mottagarlandet bifogas beslutet. En kopia av beslutet skall omedelbart sändas till Rikspolisstyrelsen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Oklart. Beror på om elektronisk kommunikation kan ske av originalbeslutet.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

6 kap. 3 § En kopia av ett beslut enligt 2 § skall medfölja vapnet till dess destinationsort. Det skall på begäran visas upp för myndigheterna i de länder som berörs av överföringen.

Hindrar elektroniska rutiner. Ordalydelsen förutsätter att en fysisk handling visas upp. Bör ej ändras.

7 kap. 1 § Vid utlåning av skjutvapen skall intyg om lånet överlämnas till låntagaren, om inte vapnet innehas uteslutande i upplåtarens närvaro. Vid utlåning från enskild vapeninnehavare till medlem av hand familj eller hushåll eller, beträffande gasvapen, till anställd i och för denne tjänst får vapeninnehavarens tillstånds- eller deklarationsbevis överlämnas istället för låneintyg.

Hindrar elektroniska rutiner. Överlämnande av fysisk handling. Bör ej ändras.

7 kap 2 § Låneintyg skall innehålla uppgift om låntagarens namn, personnummer och hemvist och om tid och ändamål för utlåningen. Om upplåtaren är enskild vapeninnehavare, skall intyget tecknas på kopia av hans tillstånds- eller deklarationsbevis. Annat låneintyg skall innehålla uppgift om skjutvapnets fabrikat, modell, kaliber och tillverkningsnummer.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

8 kap. 1 § Ansökan om tillstånd enligt 2 kap 1 § vapenlagen att ta emot skjutvapen för reparation,

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

översyn eller skrotning görs skriftligen hos polismyndigheten. ------ Beviljas tillstånd skall bevis om detta utfärdas. Beviset skall innehålla uppgifter om vilka vapentyper tillståndet avser samt om villkor som meddelats med stöd av vapenlagen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

9 kap. 3 § 1 och 3 st. Ansökan om tillstånd att förvara skjutvapen eller ammunition hos någon annan görs skriftligen hos polismyndigheten…..

Hindrar ej elektroniska rutiner

Beviljas tillstånd skall bevis om detta utfärdas. Beviset skall innehålla uppgift om för vilken tid tillståndet gäller samt om villkor som meddelats med stöd av vapenlagen. En kopia av beviset skall tillställas mottagaren.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

11 kap 1 § Ingår skjutvapen bland tillgångarna i ett dödsbo eller konkursbo skall den som har vård om boet göra skriftlig anmälan om detta hos polismyndigheten senast inom tre månader från dödsfallet eller beslutet om egendomsavträde.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 kap 1 § En överlåtare eller upplåtare får inte lämna ut ett skjutvapen till den som fått tillstånd att inneha vapnet förrän han av denne fått en duplett av tillståndsbeviset.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

12 kap 2 § Vid utbyte av en försliten eller på annat sätt obrukbar del av ett skjutvapen skall vapeninnehavaren visa tillståndsbeviset för vapnet eller vapendelen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 kap 3 § Den som har tillståndsbevis att inneha skjutvapen är skyldig att medföra tillståndsbeviset när vapnet medförs av honom själv eller av annan som lånat vapnet av honom för att inneha det i hans närvaro. Om det är fråga om jaktvapen eller vapen som är avsett för tävlings- eller övningsskjutning, får tillståndshavaren istället medföra jaktkort eller medlemskort i sådan sammanslutning som avses i 2 kap

3 § b vapenlagen försett med anteckning av tjänsteman inom polisväsendet eller av två trovärdiga personer att för vapnet gällande tillståndsbevis har företetts. Den som medför lånat skjutvapen i annat fall än som avses i första stycket är skyldig att medföra sådant intyg eller bevis som enligt 7 kap 1 § skall överlämnas till honom. Avser upplåtelsen jaktvapen, skall han även medföra eget tillståndbevis för vapen av samma typ eller bevis om avlagt prov för erhållande av sådant tillstånd för vapnet eller vapen som kräver

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter ett medförande av fysisk handling. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

samma utbildning som detta.

12 kap. 4 § Den som fört in ett skjutvapen till Sverige med stöd av 2 kap 13 § b vapenlagen skall under vistelsen i Sverige med vapnet medföra tillstånd från en behörig myndighet i Danmark, Finland eller Norge att där inneha vapnet.

I stället för ett tillstånd från en myndighet i Danmark eller Finland får medföra ett europeiskt skjutvapenpass som meddelats i något av dessa länder och i vilket vapnet är inskrivet. Den som fört in ett skjutvapen till Sverige med stöd av ett tillstånd som skrivits in i ett europeiskt skjutvapenpass skall medföra passet under vistelsen i Sverige med vapnet.

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter en fysisk handling. Bör ej ändras.

17 kap 3 § Har domstol funnit någon skyldig till brott mot vapenlagen eller denna förordning eller till annat brott vid vilket skjutvapen använts eller har högre rätt avgjort mål vari sådan dom meddelats, skall kopia av domen eller beslutet samma dag sändas till polismyndigheten i den dömdes folkbokföringsort. I fråga om den som driver handel med skjutvapen eller ammunition, ingår i syrelse för sammanslutning som avses i 2 kap 3 § b vapenlagen eller företräder hu-

Hindrar ej elektroniska rutiner. Möjligt med en inskannad kopia.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

vudman för museum skall underrättelse även sändas till polismyndigheten i den ort där rörelsen bedrivs, styrelsen har sitt säte eller museet är beläget. Samma underrättelseskyldighet gäller när domstol har lämnat yrkande om förverkande enligt vapenlagen helt eller delvis utan bifall.

Lag ( 1998:620 ) om belastningsregister

9 § En enskild har rätt att på begäran skriftligen få ta del av samtliga uppgifter ur registret om sig själv.

Sådana uppgifter skall på begäran lämnas ut utan avgift en gång per kalenderår. En enskild som behöver ett registerutdrag om sig själv för att kunna ta till vara sin rätt i ett främmande land eller få tillstånd att resa in, bosätta sig eller arbeta där, har rätt att få ett utdrag vars innehåll är begränsat enligt föreskrifter som regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer meddelar.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

En begäran om uppgifter ur registret skall vara skriftlig och undertecknad av den sökande själv.

Hindrar elektroniska rutiner Bör inte ändras. Sekretesskäl.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Enheten för brottmålsärenden och internationellt rättsligt samarbete

Lag ( 2000:562 ) om internationell rättslig hjälp i brottmål

2:4 En ansökan om rättslig hjälp skall göras skriftligen genom post, bud eller telefax. Den får även, efter överenskommelse i det enskilda fallet, översändas på annat sätt.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Dock ska enligt 3:1 en ansökan om rättslig hjälp utomlands skall följa de krav som den främmande staten ställer upp.

Förordning ( 1978:108 ) om internationellt samarbete rörande lagföring för brott

5 § Framställningen skall åtföljas av förundersökningsprotokoll och de andra handlingar som är av betydelse för ärendets prövning i den andra staten.

15 § ..Sedan dom eller slutligt beslut har vunnit laga kraft, skall bestyrkt avskrift av avgörandet översändas till den utländska myndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner om den mottagande staten accepterar det. Om detta inte accepteras kan ändå ingen ändring göras eftersom bestämmelsen styrs av internationell överenskommelse.

Lag ( 1957:668 ) om utlämning för brott

14 § En framställning om utlämning skall göras skriftligen. Den får översändas på telefax eller, efter överenskommelse i det enskilda fallet, på annat sätt. Avskrift av häktningsbeslut eller dom skall bifogas.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Art 12 i 1957 års utlämningskonvention som anger bl.a. att ansökan skall vara skriftlig och åtföljas av bestyrkta avskrifter av domar etc. Vi har dock inget krav på bestyrkande i utlämningslagen.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Lag ( 1959:254 ) om utlämning för brott till Danmark, Finland, Island och Norge

9 § Framställningen skall grundas på en av domstol i den stat, från vilken framställningen inkommit, fällande dom eller ock annat av domstol i nämnda stat meddelat beslut. Vid framställningen skall, om det ej framgår av domen eller beslutet, fogas uppgift om personens nationalitet…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1982:306 ) med vissa bestämmelser om utlämning för brott

2 § Vid framställning som avses i 1 § bör fogas protokoll vid häktningsförhandling, särskilt uppsatt häktningsbeslut eller annan handling som tydligt redovisar att en domstol funnit sannolika skäl till misstanke föreligga för det eller de brott som har föranlett häktning…

Handlingen bör vara undertecknad eller bestyrkt av en domare som var ledamot av rätten när häktningen beslutades.

4 § En framställning som avses i 3 § skall åtföljas av en bestyrkt kopia av den dom som skall verkställas…

5 b § När det följer av en internationell överenskommelse som är bindande för Sverige, att den som

Hindrar elektroniska rutiner. Kan ej ändras. Styrt av internationella överenskommelser och den nationella lagen i varje stat från vilken utlämning begärs. Art 12 i 1957 års utlämningskonvention som anger bl.a. att ansökan skall vara skriftlig och åtföljas av bestyrkta avskrifter av domar etc. Art 7 i konventionen om ett förenklat förfarande för utlämning mellan Europeiska unionens medlemsstater föreskriver att uppgifterna som avses i 5 b § skall protokollföras. Också detta torde hindra elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

har utlämnats för brott till Sverige kan lämna sitt samtycke till åtal eller straff för annat brott… skall samtycket lämnas skriftligen enligt formulär som fastställs av Riksåklagaren.

6 § … Dessutom skall bifogas avskrift av beslut…

7 § … Vid en sådan framställning skall det fogas bestyrkt av den dom…

Förordning ( 1963:194 ) om samarbete med Danmark, Finland, Island och Norge angående verkställighet av straff m.m.

3 § Vid framställning som sägs i 1 § skall fogas:

1. kopia av dom…

2. … yttrande av frivårdsmyndighet eller läkarintyg… utlåtande över rättspsykiatrisk undersökning och… yttrande… …skall i stället fogas kopia av tillgängliga handlingar Vid framställning…får i stället..fogas bevis…

Hindrar ej elektroniska rutiner om de mottagande staterna godtar det. Om de inte godtar detta kan ändå ingen ändring göras eftersom frågan är styrd av internationell överenskommelse.

Kungörelse ( 1970:710 ) om utlämning till eller från Danmark, Finland, Island eller Norge för verkställighet av beslut om vård eller behandling

2 § Framställning om utlämning skall vara skriftlig…

Hindrar ej elektroniska rutiner. Vid fråga om utlämning från övriga nordiska länder beror detta dock på det utlämnande landets lag.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Förordning ( 1977:178 ) med vissa bestämmelser om internationellt samarbete rörande verkställighet av brottmålsdom

4 § Framställning om verkställighet i Sverige…skall vara åtföljd av avgörandet i original eller bestyrkt avskrift samt intyg om avgörandet är verkställbart…

9 § .. Vid framställningen skall fogas bestyrkt avskrift av dom…

15 § Framställning från främmande stat om verkställighet … skall göras skriftligen och åtföljas av en bestyrkt kopia av domen och av den lag den grundas på…

Hindrar elektroniska rutiner. Kan ej ändras. Bygger på internationell överenskommelse. Art 15 och 16 i 1970 års brottmålsdomskonvention som anger bl.a. att ansökan skall vara skriftlig och åtföljas av bestyrkta avskrifter av domar etc. Detsamma gäller enligt art 6 i 1983 års överförandekonvention. Andra regler i förordningen hänvisar till vissa av dessa bestämmelser. Också de regler bygger på internationella överenskommelser, t.ex. avtal med Thailand om samarbete rörande verkställighet av straffrättsliga påföljder.

Förordning ( 1979:163 ) om internationellt samarbete rörande kriminalvård i frihet

3 § Framställning från främmande stat… skall göras skriftligen och vara åtföljd, i original eller bestyrkt avskrift, av domen jämte intyg…

6 § Framställning av verkställighet i främmande stat av svensk dom…

Bestämmelserna i 3 §…äger motsvarande tillämpning.

Hindrar elektroniska rutiner. Kan ej ändras. Bygger på internationell överenskommelse. Kraven har förmodligen sin grund i art 26 i den europeiska konventionen d. 30 nov. 1964 rörande övervakning av villkorligt frigivna personer.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Förordning ( 2003:69 ) om samarbete med Internationella brottmålsdomstolen

15 § En begäran om Internationella brottmålsdomstolens samtycke till åtgärd enligt 23 § lagen (1972:260) om internationellt samarbete rörande verkställighet av brottmålsdom, skall innehålla

1. uppgift om det eller de brott som åtgärden avser,

2. kopia av de straffbestämmelser och bestämmelser om påföljder och preskription som gäller för aktuella brott,

3. kopia av dom, anhållningsbeslut eller häktningsbeslut, …

Hindrar ej elektroniska rutiner om domstolen accepterar det. Kraven har sin grund i regel 214 i Rules of Procedure and Evidence för tillämpningen av the Rome Statute of the International Criminal Court

Enheten för fastighetsrätt och associationsrätt

Lag ( 1927:79 ) om rätt för borgenär till betalning på grund av brandförsäkringsavtal

1 § Underrättelse skall anses meddelad, då den i rekommenderat brev avsänts under den uppgivna adressen. Se även 6 §

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras (rättssäkerhetsskäl).

2 § Kallelse till sammanträde skall… med posten sändas till fastighetsägaren och …

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras (rättssäkerhetsskäl).

5 § En kopia av fördelningslängden skall fogas till anmälan.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Fördelningslängd finns dock inte i

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

digital form.

Lag ( 1967:531 ) om tryggande av pensionsutfästelse m.m.

31 § Till anmälan skall fogas bestyrkt kopia av de handlingar som arbetsgivaren upprättat

En bestyrkt kopia torde kunna upprättas i elektronisk form och vara bestyrkt med en elektronisk signatur.

Fastighetsbildningslag ( 1970:988 )

4:8 Ansökan om fastighetsbildning görs skriftligen hos lantmäterimyndigheten. Ansökningshandling skall vara egenhändigt undertecknad av sökanden eller hans ombud. Till ansökningshandling skall sökanden i huvudskrift eller styrkt avskrift foga de skriftliga handlingar som han innehar och som är av betydelse i saken.

Hindrar elektroniska rutiner (rekvisitet egenhändigt undertecknad). Om ansökan har getts in elektroniskt, kan lantmäterimyndigheten dock begära att den kompletteras med en namnunderskrift (4:9). Frågan övervägs för närvarande av LMV.

4:16 Protokoll föres för varje förrättning särskilt. Protokollet samt övriga handlingar som ingivits eller upprättats vid förrättningen sammanföres till en akt

Hindrar ej elektroniska rutiner. Rekvisiten utgör inte några egentliga formkrav. I praktiken finns dokumenten endast i pappersformat. För närvarande ser LMV över sin ärendehantering. Avsikten är att man på sikt skall införa en helt elektronisk ärende- och dokumenthantering. Man skall då underteckna beslut med en elektronisk signatur. Den elektroniska versionen av beslutet blir en allmän handling. Beslut jämte övriga handlingar som upprättats eller inkommit skall arkiveras elektroniskt.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

4:17 Underrättelsen lämnas genom skriftligt meddelande eller i sådan särskild ordning som beslutats enligt … Se även 4:27, 4:29, 12:7 och 14:7

Skriftligt meddelande torde kunna skickas i elektronisk form. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara i pappersform.

4:21 får handlingen lämnas till den som förvaltar eller brukar fastigheten. …skall lantmäterimyndigheten därjämte med posten sända honom meddelande om delgivningen. Delgivningen anses ha skett, när handlingen lämnats enligt första stycket.

Rekvisitet handlingen lämnas till torde här utesluta elektronisk kommunikation. Bör inte ändras.

4:32 Vill sökanden hos lantmäterimyndigheten återkalla sin ansökan, skall han göra det skriftligen eller också muntligen vid sammanträde

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5:18 Ägares och tomträttshavares medgivande enligt första stycket 3 till minskning av fastighets graderingsvärde skall upprättas skriftligen.

Medgivande torde inte kunna lämnas elektroniskt (har till skillnad från kravet i 4:32 civilrättslig bakgrund). Nuvarande rättsläge bör bestå. Ev. bör detta förtydligas i lagtexten.

10:8 Har styckningsdelarna skilda ägare, skall till grund för avstyckningen läggas köpehandling eller annan handling varigenom äganderätten uppdelats (grundhandling).

Träffar sakägarna skriftlig över-

Torde hindra elektroniska rutiner. Formerna för ”köpehandling” regleras i 4:1 JB. Även ”annan handling” måste vara i pappersformat. En ”skriftlig överenskommelse” torde inte kunna träffas på elek-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

enskommelse i fråga. tronisk väg. Nuvarande rättsläge bör bestå. Ev. bör detta förtydligas i lagtexten. Om formkravet i 4:1 JB ses över, bör detta formkrav också ses över.

12:2 Fastigheter som tillhör makar var för sig får sammanläggas, om makarna träffar skriftligt avtal om att äga var sin bestämda andel i den nybildade …

Skriftligt avtal torde inte kunna träffas i elektronisk form. Se 10:8.

12:13 När inskrivningsmyndighetens yttrande inkommit

Hindrar ej elektroniska rutiner.

14:5 Avser fastighetsbestämning fråga om sträckningen av annan gräns än sådan som rör allmänt vattenområde och träffas skriftlig överenskommelse om gränsens sträckning

Skriftlig överenskommelse torde inte kunna träffas i elektronisk form. Se 10:8.

15:2 Skrivelsen med överklagande enligt denna paragraf skall ges in till lantmäterimyndigheten inom tre veckor Se även 15:3, 15:4, 15:6, 16:1 och 16:2.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

15:11 genom påskrift på förrättningsprotokollet eller i skriftligt meddelande som kommit lantmäterimyndigheten till handa godkänt förrättning, …får vad som godkänts inte överklagas.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

16:3 honom att inkomma med skriftlig förklaring.

Skriftlig förklaring torde kunna ges in elektroniskt. Om den ges in elektroniskt, kan domstolen begära att den undertecknas.

Jordabalk ( 1970:994 )

4:1 Köp av fast egendom slutes genom upprättande av köpehandling som underskrives av säljaren och köparen. Se även 4:2-7

Hindrar elektroniska rutiner. Bör för närvarande inte ändras. Behovet av en möjlighet att sluta elektroniska avtal om köp av fast egendom är begränsat med hänsyn till den begränsade spridningen av elektroniska signaturer och avsaknaden av kvalificerade elektroniska signaturer. Det är också tveksamt om man bör införa möjlighet att sluta avtal om förvärv av fast egendom innan frågan om långtidsarkivering av elektroniska dokument och elektroniska signaturer har lösts på ett tillfredsställande sätt. En förutsättning för att formkravet skall ändras är också att det finns möjlighet att ge in elektroniska ansökningar till inskrivningsmyndigheten.

7:3 Vad fastighetsägaren enligt en skriftlig överenskommelse med staten eller en kommun angående naturvården inom ett visst område (naturvårdsavtal) förbundit sig att tillåta eller tåla skall vid tillämpningen av denna balk och andra författningar i sin helhet anses som en nyttjanderätt.

Överenskommelsen torde kunna träffas i elektronisk form.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

7:10 Nyttjanderätt som upplåtits genom skriftlig handling samt servitut får inskrivas. Förbehåll som strider häremot är utan verkan utom i fråga om arrende eller hyra.

Skriftlig handling torde avse ett pappersdokument eftersom ansökan om inskrivning måste vara skriftlig (se 19:10 JB). Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten. Om det införs möjlighet att ansöka om inskrivning elektroniskt, kan det finnas anledning att se över denna paragraf. Se 8:3.

7:12 Har beträffande skriftlig upplåtelse, som skall äga bestånd mot ny ägare av fastigheten, träffats överenskommelse som avses i 7 § första stycket eller 8 § första stycket och är överenskommelsen anmärkt på fastighetsägarens exemplar av upplåtelsehandlingen, gäller överenskommelsen mot den nye ägaren som om förbehåll skett. Se även 7:13, 7:16.

I den här paragrafen anges ett sätt att ge en viss överenskommelse sakrättslig verkan. Det kan endast göras på papper – inte elektroniskt. Bör inte ändras.

7:20 Den som är ersättningsskyldig enligt första eller andra stycket blir fri från ansvar, om ej rättighetshavaren inom sex månader från det han fick kännedom om att fastigheten övergått från denne skriftligen anmält att han vill kunna hålla sig till honom.

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

8:3 Avtal om jordbruksarrende, Arrendeavtal torde kunna ingås

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

bostadsarrende och anläggningsarrende skall upprättas skriftligen. I handlingen skall samtliga avtalsvillkor anges. Ändring eller tillägg som ej avfattas skriftligen är utan verkan. Har arrendatorn tillträtt arrendestället utan att skriftligt avtal blivit upprättat och har det ej berott på honom att giltigt arrendeavtal sedermera icke kommit till stånd, har han rätt till ersättning för skada.

elektroniskt. Se dock 7:12. Ev. bör det förtydligas i lagtexten i vad mån arrendeavtal skall kunna träffas i elektronisk form. Arrendelagstiftningens sociala skyddskaraktär (bostads- och jordbruksarrende) talar för att arrendatorn alltid skall kunna påfordra avtal i pappersform. Se 12:2. Bör övervägas under år 2003/2004.

8:8 Uppsägning skall vara skriftlig, om ej skriftligt erkännande av uppsägningen lämnas. I fall som avses i 11 kap. 6 och 6 a §§ skall uppsägningen dock alltid ske skriftligen. Skriftlig uppsägning skall delges den som sökes för uppsägning, dock utan tillämpning av 1215 §§delgivningslagen. Ett exemplar av uppsägningen skall dessutom lämnas antingen i den söktes bostad till vuxen medlem i det hushåll som han tillhör eller, om han driver rörelse med fast kontor, på kontoret till någon som är anställd där.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara i pappersform. Bör övervägas under år 2003/2004.

8:12 a När arrendatorn vill deponera ett belopp hos länsstyrelsen enligt första stycket, skall han lämna skriftliga uppgifter i två exemplar om arrendeförhållandet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

9:26 Över allt som förekommer vid synen skall upprättas skriftlig handling, som undertecknas av synemännen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras. Det vore i och för sig tänkbart att införa en möjlighet att upprätta handlingen i elektroniskt form, om inte någon av parterna påfordrar pappersform. Behovet av ändring är dock ringa.

9:28 Synemännen skall yttra sig skriftligen i ett mål om klander, om domstolen begär det.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

9:31 a En arrendator som har utfört en sådan investering som avses i 21 a § får överlåta arrenderätten, om arrendatorn skriftligen har erbjudit jordägaren att lösa in investeringen.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara pappersform.

12:2 Hyresavtal skall upprättas skriftligen, om hyresvärden eller hyresgästen begär det.

Om en part påfordrar att avtalet skall upprättas skriftligen, bör avtalet upprättas i pappersformat. Paragrafen kan möjligen tolkas som att avtalet i så fall också skulle kunna upprättas elektroniskt. Hyreslagens karaktär av social skyddslagstiftning talar för att hyresgästen alltid bör ha rätt att kräva att hyresavtalet upprättas i pappersform. Paragrafen bör därför eventuellt förtydligas. Bör tas upp i anslutning till kommande översyn av hyreslagen.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

12:8 En uppsägning skall vara skriftlig, om hyresförhållandet har varat längre än tre månader i följd … Uppsägningen får dock vara muntlig … om det är hyresgästen som säger upp avtalet för upphörande och hyresvärden lämnar ett skriftligt erkännande av uppsägningen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ses över vid kommande översyn av hyreslagen.

12:18 e Om hyresvärden vill utföra sådana åtgärder som avses i 18 d §, skall han skriftligen meddela de berörda bostadshyresgästerna detta.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ses över vid kommande översyn av hyreslagen.

12:18 i Uppgifterna skall anges i ett skriftligt meddelande som skall anslås på väl synlig plats i huset.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

12:19 Hyran för lokaler skall också vara till beloppet bestämd i avtalet till den del den inte omfattar ersättning som avses i första stycket andra meningen. Utan hinder av detta gäller dock förbehåll i avtalet om att hyran skall utgå med ett belopp som står i visst förhållande till hyresgästens rörelseintäkter eller som bestäms enligt en skriftlig överenskommelse mellan å ena sidan hyresvärden eller hyresvärden och en organisation av fastighetsägare, i vilken hyresvärden är medlem, och å andra sidan en organisation av hyresgäster.

Överenskommelsen torde kunna träffas elektroniskt. Se 12:2

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

12:21 När hyresgästen enligt första stycket deponerar belopp hos länsstyrelsen, skall han lämna skriftlig uppgift i två exemplar om hyresförhållandet, förfallodagen och grunden för avdraget

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12:42 En kopia av uppsägningen skall dock skickas till socialnämnden.

Torde ej hindra elektroniska rutiner.

12:44 En hyresgäst får inte heller, när det är fråga om en bostadslägenhet, skiljas från lägenheten om socialnämnden inom den tid som anges i första stycket 1 skriftligen har meddelat hyresvärden att nämnden åtar sig betalningsansvaret för hyran,

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ses över vid kommande översyn av hyreslagen.

12:54 Vill hyresvärden eller hyresgästen att hyresvillkoren skall ändras, skall han skriftligen meddela detta till motparten.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ses över vid kommande översyn av hyreslagen.

12:63 Ett meddelande som avses i 10 §, 11 §, 14 §, 18 e §, 24 §, 25 § andra stycket, 33 §, 42 § första stycket 3, 4, eller 6, 44 §, 54 § eller 54 a §, skall anses lämnat när det har avsänts i rekommenderat brev till mottagarens vanliga adress. I fall som avses i 24 § är det dock tillräckligt att meddelandet är avsänt på ändamålsenligt sätt.

Hindrar elektroniska rutiner. Delgivningsbestämmelsen medför att de flesta sorters meddelanden som anges i hyreslagen måste upprättas i pappersformat. Bör inte ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

13:3 Avtal varigenom tomträtt upplåtes skall upprättas skriftligen. I handlingen skall uttryckligen anges att upplåtelsen avser tomträtt. Ändring eller tillägg som inte avfattas skriftligen är utan verkan. Se även 13:4, 10 och 14.

Hindrar elektroniska rutiner. Avtalet måste upprättas i pappersform (och ges in i original till inskrivningsmyndigheten för registrering). Nuvarande rättsläge bör bestå. Ev. bör detta förtydligas i lagtexten. Om formkravet i 4:1 JB ses över, bör även detta formkrav ses över.

13:15 Uppsägningen skall ske skriftligen… Angående sättet för uppsägning gäller i övrigt 8 kap. 8 § i tillämpliga delar.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Bör eventuellt förtydligas att uppsägningen skall vara i pappersform.

14:5 Servitut upplåtes skriftligen av den tjänande fastighetens ägare.

I upplåtelsehandlingen skall anges den härskande och den tjänande fastigheten samt ändamålet med upplåtelsen.

Hindrar elektroniska rutiner. Upplåtelsehandlingen måste upprättas i pappersform. Nuvarande rättsläge bör bestå. Ev. bör detta förtydligas i lagtexten. Om formkravet i 4:1 JB ses över, bör även detta formkrav ses över.

15:2 Avtal om rätt till elektrisk kraft skall upprättas skriftligen. I upplåtelsehandlingen skall anges den kraftstation från vilken kraften skall tillhandahållas samt den fastighet till vilken stationen hör.

Hindrar elektroniska rutiner. Upplåtelsehandlingen måste upprättas i pappersform. Nuvarande rättsläge bör bestå. Ev. bör detta förtydligas i lagtexten. Om formkravet i 4:1 JB ses över, bör även detta formkrav ses över.

19:9

Inskrivningsmyndigheten

skall sammanföra handlingarna i inskrivningsärendena i akter. I akten skall även tas in protokoll samt kallelser, förelägganden

Hindrar ej elektroniska rutiner. Dessa termer utesluter inte elektronisk ärendehantering (jfr elektronisk akt). I praktiken finns handlingarna endast i pappers-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

och andra beslut som inte skall antecknas i fastighetsregistrets inskrivningsdel.

form.

19:10 Den som vill ansöka om inskrivning enligt 20-24 kap. skall göra detta skriftligen. Regeringen får föreskriva att ansökan får göras i annan form.

Hindrar elektroniska rutiner, om inte regeringen meddelar föreskrifter enligt andra meningen. Nuvarande rättsläge bör bestå. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

19:16 Om det på grund av någon särskild omständighet finns anledning att anta att…, skall inskrivningsmyndigheten ge den vars rätt berörs tillfälle att yttra sig skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner (19:26 JB, 44 § 3 st. ärendelagen).

19:20 En underrättelse enligt andra stycket skall vara skriftlig. Den skall innehålla de skäl för beslutet som har antecknats i akten.

Hindrar ej elektroniska rutiner. I praktiken sker underrättelsen på papper.

19:34 Den som vill överklaga ett beslut av en inskrivningsmyndighet skall göra detta skriftligen.

Skrivelsen skall ges in till inskrivningsmyndigheten.

Hindrar inte att överklagandet ges in elektroniskt.

20:2 Lagfart skall sökas inom tre månader efter det att den handling på vilken förvärvet grundas (fångeshandlingen) upprättades. Den som söker lagfart skall ge in fång-

Hindrar elektroniska rutiner. En fångeshandling måste upprättas i pappersform (4:1 JB). Eftersom det anses att originalet av fångeshandlingen skall ges in (prop.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

eshandlingen och de övriga handlingar som är nödvändiga för att styrka förvärvet.

1970:20 del B s. 572-574), hindrar paragrafen att en ansökan om lagfart ges in elektroniskt. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

20:6 Lagfartsansökan skall avslås, om … fångeshandlingen ej ingivits.

Hindrar elektroniska rutiner. Se 20:2

20:7 skall lagfartsansökan förklaras vilande, om … vid köp, byte eller gåva överlåtarens underskrift på fångeshandlingen icke är styrkt av två vittnen och överlåtelsen ej skett genom statlig myndighet,… Se även 20:8, 10

Hindrar elektroniska rutiner. Fångeshandlingen måste upprättas i pappersform och undertecknas av parterna (se 4:1). Kravet på bevittning utgör alltså ytterligare ett formkrav. Om detta formkrav inte är uppfyllt är förvärvet dock inte ogiltigt. Däremot beviljas inte omedelbart lagfart. Se 20:2.

20:10

Ansökan om

lagfartssammanträde skall göras skriftligen och innehålla redogörelse för vad som sökanden vet om förvärvet och om anledningen till att fångeshandlingen icke kan företes eller att den är bristfällig.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Regeringen måste dock meddela föreskrifter om elektronisk kommunikation för att ansökan skall få ges in i elektronisk form (19:10). Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

20:12 Protokoll skall föras rörande vad som förekommit vid sammanträdet och i övrigt framkommit i ärendet.

Paragrafen innehåller inte några termer som hindrar elektroniska rutiner. Eftersom protokollet skall ligga till grund för lagfart, måste

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Sedan protokollet uppsatts, skall ansökan om lagfart på egendomen, under åberopande av protokollet såsom fångeshandling, anses gjord på den inskrivningsdag som infaller närmast därefter. Se även 20:13

det i praktiken upprättas i pappersform.

21:2 Ansökan om inskrivning skall avslås, om … upplåtelsehandlingen ej ingivits.

Se 21:4.

Hindrar elektroniska rutiner. Avtal om upplåtelse av tomträtt måste träffas i pappersform (13:3). Det anses att originalet av avtalet skall ges in till inskrivningsmyndigheten. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

22:12 Är annan förut antecknad som innehavare, skall inskrivningsmyndigheten sedan anteckning om det nya innehavet skett avföra den tidigare anteckningen och skriftligen underrätta den som tidigare var antecknad som innehavare om åtgärden.

Hindrar ej elektroniska rutiner. I praktiken lämnas underrättelse i pappersformat.

23:2 Ansökan om inskrivning skall avslås om, … den handling på vilken rättigheten grundas ej ingivits, …upplåtelsen avser rätt till elektrisk kraft och skriftligt medgivande till inskrivning icke föreligger.

Hindrar elektroniska rutiner. Om ansökan om inskrivning görs utan att upplåtelsehandlingen ges in i original, måste upplåtaren alltid höras (prop. 1970:20 del B s. 677-678). Ett skriftligt medgivande måste förmodligen ges in i original. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

Fastighetsbildningskungörelse ( 1971:762 )

6 § Protokoll skall föras över handläggning som sker vid sammanträde med sakägare. Meddelas sådant beslut som skall tagas upp i protokoll eller behövs det för att handläggningen skall kunna redovisas på ett tillfredsställande sätt, föres protokoll även över annan handläggning Se även 11 §

Protokoll utgör inte något egentligt formkrav. Ett protokoll kan upprättas i elektronisk form. Kravet på undertecknande i 7 § medför dock att det måste vara i pappersformat. Bör inte ändras.

7 § Protokoll föres och undertecknas av förrättningslantmätaren eller annan tjänsteman vid lantmäterimyndigheten.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på att protokollet skall undertecknas innebär att det måste vara i pappersformat. LMV ser för närvarande över frågan om en elektronisk dokument- och ärendehantering bör införas.

12 § När protokoll är uppsatt, gör förrättningslantmätaren anteckning därom på protokollet med angivande av dagen för anteckningen och utsättande av namn eller signatur.

Se 7 §.

13 § Över ärenden skall föras dagbok som för varje ärende utvisar dagen då ärendet kommit in,…och vilka handlingar som kommit in eller upprättats… Ärendena tages upp i förteck-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ningen efter hand som de inkommer och numreras i löpande följd för kalenderår. Se även 14, 15 och 34 §§

14 § beslut skall undertecknas med namn eller signatur

Hindrar elektroniska rutiner. Innebär att beslut inte kan signeras med en elektronisk signatur. Se 7 §.

18 a § När ett beslut har meddelats i ett ärende som har hänskjutits till en kommunal nämnd som fullgör uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet enligt 4 kap. 25 a § första stycket fastighetsbildningslagen (1970:988) skall en kopia av beslutet snarast sändas till lantmäterimyndigheten. Se även 25 och 26 §§

Hindrar ej elektroniska rutiner. Kopia kan vara ett elektroniskt dokument.

21 § När begäran om yttrande i sammanläggningsärende sändes till inskrivningsmyndighet, skall akten eller de delar därav som behövs för yttrandet bifogas i original eller avskrift.

Hindrar ej elektroniska rutiner. En avskrift kan vara i elektroniskt format.

29 § Inom fyrtiofem dagar från det förrättningen eller, om besvär anförts, domstolens avgörande vunnit laga kraft skall ett exemplar av förrättningshandlingarna sändas till sakägaren.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ett exemplar kan vara i elektronisk form. Ej lämpligt med elektroniskt kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara pappersform.

Lag ( 1971:1037 ) om äganderättsutredning och legalisering

29 § Har äganderättsförteckning Såväl en äganderättsförteckning

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

upprättats vid förrättning enligt denna lag, skall lantmäterimyndigheten efter förrättningens avslutande utan dröjsmål sända ett exemplar av förteckningen till inskrivningsmyndigheten.

som ett exemplar kan vara i elektronisk form. I praktiken upprättas äganderättsförteckningar endast i pappersform. Dessutom skall ansökan hos inskrivningsmyndigheten vara i pappersform (19:10 JB). Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

Kungörelse ( 1971:1086 ) om äganderättsutredning och legalisering

2 § skall en kopia av beslutet ofördröjligen och senast inom en vecka sändas till länsstyrelsen.

Se även 3 §.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Kungörelse ( 1971:1217 ) om underrättelse enligt 18 kap. 6 § jordabalken

1 § Underrättelse enligt 18 kap. 6 § jordabalken skall lämnas skriftligen till kammarkollegiet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Expropriationslag ( 1972:719 )

3:2 Ansökan om expropriationstillstånd skall vara skriftlig och ange…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5:10 Innebär expropriation att fastighetsindelningen ändras, skall den exproprierande överlämna karta med beskrivning över området i två exemplar till domstolen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ett exemplar kan vara i elektronisk form.

Expropriationskungörelse ( 1972:727 )

8 § När stämning utfärdas i ex- Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

propriationsmål,

skall

fastighetsdomstolen skriftligen underrätta inskrivningsmyndigheten om målet för anteckning i fastighetsregistrets inskrivningsdel.

Av 19 kap. 10 och 31 §§ JB följer dock att anmälan inte kan ges in elektroniskt till inskrivningsmyndigheten, om inte regeringen har meddelat föreskrift om det. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

Ledningsrättskungörelsen ( 1973:1148 )

3 § Skall en kopia av beslutet snarast skickas till lantmäterimyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1973:1150 ) om förvaltning av samfälligheter

14 § Vid sammanträdet skall föras protokoll genom ordförandens försorg. Se även 50 och 59 §§

Hindrar ej elektroniska rutiner. Utgör inte något formkrav.

26 § Vid ansökningshandlingen skall fogas två bestyrkta avskrifter av stadgarna samt en bestyrkt avskrift av protokoll Betr. bestyrkt avskrift se även 52, 59 och 63 §§

Ansökningshandlingen kan vara i elektronisk form. En bestyrkt avskrift torde kunna upprättas i elektronisk form och vara bestyrkt med en elektronisk signatur.

Anläggningskungörelsen ( 1973:1165 )

4 § skall en kopia av beslutet snarast sändas till lantmäterimyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7 § Skall lantmäterimyndigheten utan dröjsmål skriftligen underrätta inskrivningsmyndigheten också om att anläggningsbeslut förfallit.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Av 19 kap. 10 och 31 §§ JB följer dock att anmälan inte kan ges in elektroniskt, om inte regeringen

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

har meddelat föreskrift om det. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

Kungörelse ( 1974:1063 ) om fastighetsbevis m.m.

2 § Uppgift om innehållet i fastighetsregistret lämnas i form av fastighetsbevis, gravationsbevis, gemensamt gravationsbevis, samfällighetsbevis, kvartersbevis, anläggningsbevis. Ett bevis som avses i första stycket framställs maskinellt av

Lantmäteriverket på blankett enligt formulär som fastställs av verket i samråd med Domstolsverket. Beviset expedieras genom Lantmäteriverkets försorg. Trots bestämmelsen i första stycket får Lantmäteriverket, om det inte finns något hinder till följd av personuppgiftslagen (1998:204) eller lagen (2000:224) om fastighetsregister, efter särskild framställan från en myndighet eller någon annan tillhandahålla de utdrag och sammanställningar av innehållet i fastighetsregistret som verket bestämmer.

Hindrar elektroniska rutiner. Bevisen måste upprättas i pappersform. Möjligheten att utfärda elektroniska bevis bör övervägas. LMV utvecklar f.n. ett nytt handläggningssystem för inskrivningsärenden. Frågan kommer sannolikt att ses över inom ramen för detta arbete.

Lag ( 1975:1132 ) om förvärv av hyresfastighet m.m.

3 § En styrkt kopia av fångeshandlingen skall bifogas anmälan.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. En styrkt kopia torde kunna

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

upprättas i elektronisk form och vara bestyrkt med en elektronisk signatur.

3 a § Till föreläggandet skall fogas en avskrift av kommunens anmälan. Se 10 a §

Hindrar ej elektroniska rutiner.

10 § Till anmälningen skall fogas en styrkt kopia av fångeshandlingen eller, om någon fångeshandling inte har upprättats, ett av överlåtaren och förvärvaren undertecknat intyg om när förvärvet har skett och om de villkor som har avtalats för förvärvet.

Beträffande styrkt kopia – se 3 §. Ett undertecknat intyg kan inte vara i elektronisk form. Fromkraven bör ses över för att underlätta elektronisk kommunikation. Det är dock inte någon prioriterad fråga.

13 § Förköpsrätten utövas genom att kommunen inom den tid som gäller för anmälan enligt 10 § fjärde stycket skriftligen hos hyresnämnden anmäler att beslut att utöva förköpsrätt har fattats.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 § Aktiebrev som omfattas av förköp skall överlämnas till kommunen med påskrift om överlåtelse. Se även 19 §.

Aktiebrev finns enbart i pappersformat. Påskriften skall ske på en skriftlig handling. Påskriften har sakrättslig verkan. Bör inte ändras.

I förordningen (1975:1139) om tillämpningen av lagen (1975:1132) om förvärv av hyresfastighet m.m. finns ett stort antal formkrav avseende bl.a. olika handlingar som skall bifogas en anmälan hos en kommun respektive en begäran om prövning hos en hyresnämnd. Dessa formkrav hindrar eller försvårar elektronisk kommunikation. I samband med att lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. ses över bör även formkra-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

ven i förordningen uppmärksammas. Eventuellt bör man ta bort vissa av formkraven och ålägga kommunen respektive hyresnämnden att själva hämta uppgifterna, t.ex. från PRV:s näringslivsregister och från riksskatteverket.

Bostadsförvaltningslag ( 1977:792 )

22 § Förvaltaren skall för varje kalenderår inom två månader från årets utgång lämna skriftlig redovisning till hyresnämnden för sin förvaltning. Avskrift av redovisningshandlingarna skall av nämnden översändas till fastighetsägaren.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Hyresförhandlingslag ( 1978:304 )

3 § En förhandlingsordning gäller inte för en lägenhet, om hyresvärden och hyresgästen skriftligen har kommit överens om att hyresavtalet inte skall innehålla en förhandlingsklausul. Överenskommelsen skall undertecknas av hyresvärden och hyresgästen.

Hindrar elektroniska rutiner. Överenskommelsen kan inte träffas elektroniskt. Bör anpassas efter 12:2 JB. Kan ske i samband med kommande översyn av hyreslagen.

5 § under förutsättning att hyresgästen genom skriftlig fullmakt har bemyndigat

Fullmakten torde kunna lämnas genom ett elektroniskt dokument.

6 § Ett avtal om förhandlingsordning skall avse ett eller flera hus.

Avtalet skall upprättas skriftligen och dagtecknas.

Torde vara möjligt att upprätta avtalet elektroniskt.

9 § Vägrar hyresvärd att efter skriftlig begäran från organisation

Begäran torde kunna lämnas elektroniskt. Ej lämpligt med elektro-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

av hyresgäster sluta avtal om förhandlingsordning, har organisationen rätt att få frågan om förhandlingsordning prövad av hyresnämnden. Motsvarande rätt tillkommer hyresvärd, om organisation av hyresgäster vägrar att efter skriftlig begäran från hyresvärden sluta avtal om förhandlingsordning.

nisk kommunikation. Bör ses över i samband med kommande översyn av hyreslagen.

12 § Förhandlingsordning upphör att gälla efter uppsägning. Uppsägning skall vara skriftlig och skall delges motparten.

Rekvisitet skriftlig hindrar ej elektroniska rutiner. Däremot innebär bestämmelserna i delgivningslagen att uppsägningen måste vara i pappersformat. Bör inte ändras.

15 § Framställning om förhandling skall vara skriftlig och ange den eller de frågor om vilka förhandling påkallas. Sammanträde för förhandling skall hållas inom tre veckor efter det att förhandlingsframställning kommit motparten till handa. Avvikelse från föreskrifterna i denna paragraf får göras genom skriftligt avtal.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 § Om parterna ej enas om annat, skall förhandling anses avslutad, när part …givit motparten skriftligt besked om att han frånträder förhandlingen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

19 § Förhandlingsöverenskom- Hindrar elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

melse skall avfattas skriftligen och undertecknas av förhandlingsordningens parter.

Överenskommelsen kan inte upprättas elektroniskt p.g.a. kravet på undertecknande. Bör ändras så att överenskommelsen kan träffas elektroniskt. Kan ske i samband med kommande översyn av hyreslagen.

Lag ( 1980:1102 ) om handelsbolag och enkla bolag

2:36 Bolagsskiften som inte sker i skriftlig form är ogiltiga.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1982:352 ) om rätt till fastighetsförvärv för ombildning till bostadsrätt

3 § Föreningen skall till sin anmälan foga ett intyg av föreningens styrelse om

Ett intyg kan vara i elektronisk form. Av 19 kap. 10 och 31 §§ JB följer dock att anmälan inte kan ges in elektroniskt, om inte regeringen har meddelat föreskrift om det. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

7 § Hembud sker hos hyresnämnden genom skriftlig anmälan av fastighetsägaren. Fastighetsägaren skall härvid ge in ett av honom undertecknat skriftligt förslag till köpeavtal som

Hindrar elektroniska rutiner. Anmälan torde i och för sig kunna göras elektroniskt. Köpeavtalet måste dock upprättas i pappersformat och ges in. Kravet på att undertecknat skriftligt avtal skall ges in bör tas bort. Frågan bör övervägas 2003/2004.

10 § Hembudet antas genom att föreningen inom tre månader från

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

den dag då hembudet skedde skriftligen anmäler till hyresnämnden att… Om föreningen inom den tid som anges i första stycket skriftligen anmäler till hyresnämnden att föreningen är intresserad av att förvärva den hembjudna egendomen, förlängs tiden för att anta hembudet till…

Lag ( 1983:1046 ) om skyldighet för vissa bostadsföreningar och bostadsaktiebolag att föra lägenhetsförteckning

2 § Avtal om överlåtelse av andel i en bostadsförening eller en aktie i ett bostadsaktiebolag genom köp skall upprättas skriftligen och skrivas under av säljaren och köparen.

Hindrar elektroniska rutiner. Om formkravet i 5:4 bostadsrättslagen ses över, finns det eventuellt anledning att se över detta formkrav. Behovet av ändring är dock ringa.

3 § En bostadsförening och ett bostadsaktiebolag skall genom styrelsens försorg föra förteckning över de lägenheter som är upplåtna med nyttjanderätt till andels- respektive aktieägare på det sätt som anges i 1 § (lägenhetsförteckning). Förteckningen kan bestå av ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Vid överlåtelse av en andel i en bostadsförening eller en aktie i ett bostadsaktiebolag skall styrkt avskrift av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen på lämpligt sätt.

Lägenhetsförteckningen torde kunna föras elektroniskt. Jfr 9:8 bostadsrättslagen. Om lagen ses över bör motsvarande förtydligande göras som har gjorts i 9:8 bostadsrättslagen. Behovet av ändring är dock ringa.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag ( 1984:649 ) om företagshypotek

1:2 Bevis om inskrivningen kallas företagshypoteksbrev.

Se även 1:3

Ett företagshypoteksbrev kan endast vara i pappersformat. Ju planerar att upprätta en promemoria om införande av en elektronisk hantering av företagshypoteksbrev. Jfr lagen om pantbrevsregister.

4:5 Hos inskrivningsmyndigheten förs dagbok över inskrivningsärendena. Handlingarna i sådana ärenden förs samman i akter.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4:9 Om ett inskrivningsärende enligt beslut av domstol skall tas upp till ny handläggning av inskrivningsmyndigheten, skall det ske utan dröjsmål efter det att beslutet har kommit myndigheten till handa.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4:23 Skälen för beslutet antecknas i akten eller i dagboken. I stället för bevis eller handling som har utfärdats i enlighet med den tidigare införingen skall en ny sådan handling utfärdas. Den tidigare handlingen skall fordras in, göras obrukbar och behållas av inskrivningsmyndigheten.

Akten och dagboken kan vara i elektroniskt form. Företagshypoteksbreven finns i dag endast i pappersformat. Bör ändras. Se 1:2.

4:24 Den som vill överklaga ett beslut av inskrivningsmyndigheten skall göra det skriftligen. Skrivel-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

sen skall ges in till inskrivningsmyndigheten

Lag ( 1985:658 ) om arrendatorers rätt att förvärva arrendestället

2 § Om en arrendator har intresse av att utöva sin förköpsrätt, får han anmäla detta till inskrivningsmyndigheten … Till anmälan skall fogas arrendeavtalet i original eller bestyrkt kopia.

En bestyrkt kopia torde kunna vara i elektronisk form och bestyrkt med en elektronisk signatur. Av 19 kap. 10 och 31 §§ JB följer dock att anmälan inte kan ges in elektroniskt, om inte regeringen har meddelat föreskrift om det. Departementet avser att under år 2003 remittera en promemoria om elektroniskt ansökningsförfarande hos inskrivningsmyndigheten.

8 §

Hembud sker hos

arrendenämnden genom skriftlig anmälan av jordägaren. Jordägare skall härvid ge in ett av honom undertecknat skriftligt förslag till köpeavtal som skall innehålla uppgift om…

Rekvisiten skriftlig anmälan hindrar ej elektroniska rutiner. Köpeavtalet måste dock ges in i pappersformat. Kravet på att undertecknat skriftligt avtal skall ges in bör tas bort.

10 § Hembudet antas genom att arrendatorn inom tre månader från den dag då hembudet skedde skriftligen anmäler till arrendenämnden att han har beslutat att…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1989:31 ) om förvaltning av vissa samägda jordbruksfastigheter

2 § Valet av ställföreträdare skall för anteckning i fastighetsregistrets inskrivningsdel anmälas skriftligen till inskrivningsmyndigheten för det område där fas-

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

tigheten ligger. Anmälan skall vara undertecknad av ställföreträdaren och innehålla en försäkran av honom på heder och samvete att…

6 § Varje delägare kan rösta skriftligen eller muntligen.

Torde ej hindra elektroniska rutiner.

10 § Om delägarna begär det, skall redovisningen göras skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att redovisningen skall vara i pappersform.

Bostadsrättslag ( 1991:614 )

2:1 I stadgarna får föreskrivas att ansökan om inträde i föreningen skall göras skriftligen och att ansökningshandlingen skall vara försedd med sökandens bevittnade namnunderskrift.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

2:14 I stadgarna får föreskrivas att en anmälan om utträde ur föreningen skall göras skriftligen och att handlingen skall vara försedd med medlemmens bevittnade namnunderskrift.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

4:5 Upplåtelse av en lägenhet med bostadsrätt skall ske skriftligen,… I upplåtelsehandlingen skall följande anges: parternas namn,…

Ett upplåtelseavtal torde kunna träffas i elektronisk form. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara pappersform.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

4:11 Avsägelsen skall göras skriftligen hos styrelsen.

Avsägelse torde kunna göras elektroniskt. Frågan om det är möjligt att göra en avsägelse elektroniskt bör förtydligas.

5:3 Ett förhandsavtal skall upprättas skriftligen…

Avtalet torde kunna upprättas elektroniskt. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara pappersform.

5:4 Ett avtal om överlåtelse av en bostadsrätt genom köp skall upprättas skriftligen och skrivas under av säljaren och köparen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ses över om 4:1 JB ändras.

5:26 En uppsägning skall vara skriftlig, om inte skriftligt erkännande av uppsägningen lämnas.

Torde ej hindra elektroniska rutiner. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att det skall vara pappersform.

Bostadsrättsförordning ( 1991:630 )

5 § En ekonomisk plan skall upprättas i två exemplar och undertecknas av samtliga ledamöter i föreningens styrelse samt vara försedd med intyg enligt 3 kap. 2 § bostadsrättslagen (1991:614). Till ansökningshandlingen skall fogas båda exemplaren av planen.

Den ekonomiska planen kan inte upprättas elektroniskt. Bör inte ändras.

16 § Ansökan om återställande av säkerhet skall göras skriftligen hos länsstyrelsen.

Skriftlighetskravet hindrar inte elektronisk ansökan. Däremot finns i 17 § vissa krav som hindrar elektronisk ansökan.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Bör inte ändras.

17 § Till ansökningshandling om återställande av säkerhet enligt 12 § skall fogas en kopia av protokoll som utvisar att den slutliga kostnaden för föreningens hus har redovisats på en föreningsstämma.

Vidare skall lämnas en skriftlig försäkran av samtliga ledamöter i föreningens styrelse att… Se även 18 §.

Skriftlig försäkran torde inte kunna lämnas elektroniskt. Bör inte ändras.

Stiftelselag ( 1994:1220 )

1:3 Ett stiftelseförordnande skall vara skriftligt och undertecknat av stiftaren eller stiftarna.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

2:8 Styrelsen eller förvaltaren svarar för att stiftelseförordnandet och övriga handlingar avseende stiftelsen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt.

Torde normalt inte hindra elektronisk kommunikation. Bör eventuellt ändras.

2:13 Över styrelsens beslut skall protokoll föras.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

2:20 Över de beslut som förvaltaren fattar rörande stiftelsen skall det föras protokoll.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4:14 Erinringar som revisorerna framställer till styrelsen eller förvaltaren och som inte har tagits in i revisionsberättelsen skall de anteckna i protokoll eller någon annan handling. Handlingen skall överlämnas till styrelsen eller för-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

valtaren.

6:4 Beslutet gäller från och med den dag då tre månader förflutit sedan underrättelsen inkom till tillsynsmyndigheten, om inte…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:5 Kallelsen skall delges stiftelsen, om delgivningen kan ske på annat sätt än enligt 15--17 §§delgivningslagen (1970:428). Kallelsen skall kungöras genom domstolens försorg i…

Hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelser om elektronisk kungörelse bör övervägas.

7:8 När stiftelsen har trätt i likvidation, skall styrelsen eller förvaltaren genast avge en redovisning för sin förvaltning av stiftelsens angelägenheter under den tid för vilken redovisningshandlingar inte förut har lämnats till revisorerna.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Anknytande bestämmelser om redovisning kräver emellertid pappersformat. Bör eventuellt ändras. Detta måste dock övervägas i ett större sammanhang.

7:12 Till berättelsen skall de foga redovisningshandlingar för hela likvidationstiden. Berättelsen och redovisningshandlingarna skall avlämnas till revisorerna.

Likvidatorerna skall därefter genast sända en kopia av revisions- och förvaltningsberättelserna till tillsynsmyndigheten.

Se 7:8

8:4 Skriftliga handlingar som utfärdas för en stiftelse i dess näringsverksamhet bör undertecknas med angivande av stiftelsens firma.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras så att med undertecknande jämställs elektronisk signatur. Bör dock tas upp först

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Har styrelsen eller förvaltaren eller någon annan företrädare för stiftelsen utfärdat en handling utan firmateckning och framgår det inte av handlingens innehåll att den har utfärdats på stiftelsens vägnar, svarar de som har undertecknat handlingen solidariskt för förpliktelsen enligt handlingen. Detta gäller dock inte, om

1. det framgick av omständigheterna vid handlingens tillkomst att handlingen utfärdades för stiftelsen, samt

2. medkontrahenten har fått ett av stiftelsen behörigen undertecknat godkännande av handlingen utan oskäligt dröjsmål efter det att antingen en begäran om sådant godkännande har framställts eller personlig ansvarighet har gjorts gällande mot undertecknarna

sedan motsvarande bestämmelser i aktiebolagslagen ändrats (översyn pågår).

9:4 Tillsynsmyndigheten får…

1. begära in handlingar eller upplysningar från stiftelsen,

Hindrar ej elektroniska rutiner.

9:5 Tillsynsmyndigheten skall pröva frågan om att döma ut ett vite som förelagts enligt första stycket 2, om föreläggandet endast avser åliggande att inge en eller flera handlingar till tillsynsmyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

10:2 Till anmälan skall det fogas en kopia av stiftelseförordnandet,

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

om det är möjligt.

10:5 Domstolen skall sända en kopia av domen till registreringsmyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

10:8

Registreringsmyndigheten

skall utan dröjsmål kungöra i Post- och Inrikes Tidningar… En kungörelse som avser ändring i ett förhållande som tidigare har införts i registret skall endast ange ändringens art.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Se 7:8

10:9 Det som har kungjorts i

Post- och Inrikes Tidningar enligt 8 § skall anses ha kommit till tredje mans kännedom, om det inte framgår av omständigheterna att han varken kände till eller borde ha känt till det som har kungjorts.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Se 7:8

11:1 Stiftelseförordnandet skall vara skriftligt och undertecknat av stiftaren eller stiftarna .

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

11:4 Utan hinder av bestämmelserna i 6 kap. får stiftarna och stiftelsen genom skriftlig överenskommelse ändra eller upphäva stiftelseförordnandet.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras.

Lag ( 1994:1927 ) om europeiska ekonomiska intressegrupperingar

13 § Detta skall ske genom brev till den i EEIG-registret angivna adressen samt genom kungörelse i

Post- och Inrikes Tidningar eller

Hindrar elektroniska rutiner. Bör eventuellt ändras. Bestämmelsen vilar på EG-rättslig grund.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

annan lämplig officiell tidning enligt artikel 39.1 i EEGförordningen.

Förordning ( 1994:1933 ) om register övereuropeiska ekonomiska intressegrupperingar

5 § Handlingar som avser anmälan eller underrättelse enligt EEGförordningen eller lagen (1994:1927) om europeiska ekonomiska intressegrupperingar skall biläggas EEIG-registret. Sådana handlingar skall förvaras särskilt för varje intressegruppering

Hindrar ej elektroniska rutiner.

6 § Anmälan för registrering skall göras skriftligen. Handlingarna skall vara upprättade på eller översatta till svenska. Handlingar som ges in till registreringsmyndigheten som kopior skall vara bestyrkta.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7 § Till en anmälan om registrering av ett huvud- eller avdelningskontor skall bifogas de handlingar som enligt artikel 10 i EEGförordningen skall ges in till

EEIG-registret.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

8 § I samband med en anmälan som avses i 7 § skall avtalet om att bilda intressegrupperingen ges in i original eller i kopia. Dessutom skall det ges in kopia av de övriga handlingar som anges i artikel 7 i

EEG-förordningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör eventuellt ändras. Kräver dock ytterligare överväganden.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Vidare skall det ges in en handling på vilken varje företagsledare och i förekommande fall person som bemyndigats enligt 4 § andra stycket lagen (1994:1927) om europeiska ekonomiska intressegrupperingar har skrivit sin av vittnen styrkta namnteckning, om detta inte har skett på själva anmälningshandlingen.

12 § Uppgifter eller handlingar enligt 10 § första stycket 1 6 och andra stycket 1 och 4 samt varje ändring i dessa uppgifter skall enligt artikel 8 a och 8 b i EEGförordningen offentliggöras i sin helhet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Stiftelseförordning ( 1995:1280 )

1 § I denna förordning finns bestämmelser om…

4. förvaring av de handlingar om stiftelser som ges in till…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § En anmälan som avses i denna förordning skall vara skriftlig.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4 § Kopior som ges in enligt denna förordning, stiftelselagen (1994:1220) eller lagen (1967:531) om tryggande av pensionsutfästelse m.m. skall vara bestyrkta. Om en handling har getts in i både original och kopia, skall originalet sändas tillbaka till ingivaren.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

10 § Av ett registreringsbevis skall det för varje anteckning i registret framgå den dag då anmälan om registrering kom in samt datum för anteckningen och i förekommande fall dess kungörande i

Post- och Inrikes Tidningar.

Hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelser om elektronisk kungörelse bör övervägas.

12 § Handlingar som avser anmälan till stiftelseregistret skall hos registreringsmyndigheten förvaras särskilt för varje stiftelse. Handlingar som ges in till tillsynsmyndigheten skall hos denna förvaras särskilt för varje stiftelse. Handlingarna skall förvaras tillsammans med… de handlingar som…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

15 § Handlingar som avser anmälan för tillsyn och de övriga handlingar som enligt lagen (1967:531) om tryggande av pensionsutfästelse m.m. ges in till…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Årsredovisningslag ( 1995:1554 )

2:5 Årsredovisningen skall avfattas på svenska i vanlig läsbar form. Se även 2:7 och 9:1

Hindrar att årsredovisningen upprättas i elektroniskt format. Enligt 1:a bolagsrättsliga direktivet (68/151/EEG) skall årsredovisning upprättas i pappersformat. För närvarande håller kommissionen på att ta fram ett direktivförslag som skall göra det möjligt att upprätta årsredovisning även i elektronisk form. Om detta direktiv antas, bör bestämmelsen ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

2:7 I aktiebolag, ekonomiska föreningar och andra företag, som företräds av en styrelse, skall årsredovisningen skrivas under av samtliga styrelseledamöter. Årsredovisningen skall innehålla uppgift om den dag då den undertecknades.

Hindrar elektroniska rutiner. Årsredovisningen måste upprättas i pappersformat. Se 2:5.

8:3 Bestyrkta kopior av handlingarna skall ha kommit in till registreringsmyndigheten inom…På kopian av årsredovisningen skall en styrelseledamot eller den verkställande direktören teckna bevis om att… Kopior av handlingarna skall hållas tillgängliga för alla som…

Efter särskilt föreläggande av registreringsmyndigheten skall bestyrkta kopior av handlingarna ges in dit. Se även 7:2, 8:5, 8:6, 8:8 och 8:12

Årsredovisningen måste ges in i pappersformat. Se 2:5. Om det antas ett nytt direktiv, måste en möjlighet att ge in årsredovisning i elektronisk form införas.

9:2 En kopia skall genast sändas till en sådan aktieägare, bolagsman eller medlem som begär det och uppger sin postadress.

Hindrar elektroniska rutiner. På sikt när pågående arbete med motsvarande slag av bestämmelser i ABL är klar bör en omformulering av bestämmelsen övervägas.

Förordning ( 1955:1633 ) om vissa årsredovisningsfrågor

5 § Om registreringsmyndigheten har fattat ett sådant beslut som avses i 8 kap. 6 eller 9 § årsredovisningslagen (1995:1554), skall den genast skriftligen underrätta

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bolaget kan underrättas elektroniskt. Ej lämpligt med elektronisk kommunikation. Bör ändras så att det framgår att

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

bolaget om beslutet. det skall vara i sedvanlig skriftlig form.

Lag ( 1997:218 ) om konsumentskydd vid avtal om tidsdelat boende

4 § Näringsidkaren skall lämna skriftlig information till den som begär upplysningar om en bostadsandel. I all reklam som avser en bostadsandel skall det anges var den skriftliga informationen finns tillgänglig.

Informationen torde inte kunna lämnas elektroniskt om den som begär upplysningen vill ha den i pappersform. EG-direktiv styr. Det bör klargöras att informationen skall lämnas i pappersform.

7 § Ett avtal om upplåtelse eller överlåtelse av en bostadsandel skall upprättas skriftligen och undertecknas av parterna.

Se 11 §.

Hindrar elektroniska rutiner. Får inte ändras. Styrs av ett EGdirektiv (prop. 1996/97:127 s. 25).

12 § Konsumenten har rätt att frånträda ett bindande avtal (ångerrätt) genom att lämna eller sända ett meddelande om detta inom tio dagar från den dag som anges … till den person som enligt avtalet skall ta emot ett sådant meddelande.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Meddelandet torde kunna sändas elektroniskt om det i avtalet angetts att personen som skall ta emot meddelandet har en elektronisk adress. Annars bör det sändas skriftligen.

15 § Om ett meddelande som konsumenten skall lämna enligt 11 eller 12 § är skriftligt och har sänts på ett ändamålsenligt sätt, får meddelandet åberopas även om det försenas, förvanskas eller inte kommer fram

Hindrar ej elektroniska rutiner. Se

12 §.

20 § För tillsynen har Konsumentverket eller den som verket

Hindrar ej elektroniska rutiner. Handlingar torde avse såväl pap-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

utser rätt att göra inspektioner hos näringsidkaren och att ta del av alla handlingar som behövs för tillsynen.

persdokument som elektroniska dokument.

Bokföringslag ( 1999:1078 )

7:1 Räkenskapsinformation skall bevaras i

1. vanlig läsbar form (dokument), Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras… Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:2 Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall vara varaktiga och lättåtkomliga.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:3 Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, får ett dokument som innefattar en verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras utomlands.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:4 Även om tillstånd ges, skall företaget genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i sådan form

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

som avses i 1 § 1 eller 2. Förvaring av dokument m.m. som hör till en filial utomlands

7:5 Bestämmelserna i 2 § om förvaring i Sverige gäller inte dokument, mikroskrift,

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:6 Ett företag får förstöra… om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:7 Om det finns särskilda skäl, får skattemyndigheten för visst fall tillåta att dokument,… förstörs före utgången av den tid som anges i 2 §.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Revisionslag ( 1999:1079 )

23 § En revisor vars uppdrag upphör i förtid skall genast anmäla detta till Patent- och registreringsverket. Han skall lämna en kopia av anmälan till företagsledningen. Patent- och registreringsverket skall sända en kopia av anmälan till skattemyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

32 § Om en tidigare revisor har gjort en anmälan enligt 23 §, skall en kopia av den fogas till revisionsberättelsen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

32 a § Revisorn skall genast sända Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

en kopia av revisionsberättelsen till skattemyndigheten, om revisionsberättelsen innehåller…

34 § Om revisorn har framfört en erinran till företagsledningen, skall den antecknas i ett protokoll eller i en annan handling. Handlingen skall lämnas till företagsledningen…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Inskrivningsförordning ( 2000:309 )

9 § Inskrivningsbevis, skriftliga pantbrev och vilandebevis framställs maskinellt av Lantmäteriverket på begäran av inskrivningsmyndigheten. Se 10 §

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan om bevisen bör avskaffas eller ändras kommer sannolikt att övervägas av LMV inom ramen för utvecklingen av ett nytt handläggningssystem för inskrivningsärenden.

16 § Vid underrättelsen skall fogas kopia av den handling på vilken rättigheten grundas.

Hindrar ej elektroniska rutiner. En kopia kan lämnas i elektronisk form.

Revisorslag ( 2001:883 )

17 § Den huvudansvarige skall underteckna revisionsberättelser och andra utlåtanden. Om en berättelse eller ett utlåtande undertecknas av flera revisorer, skall det anges vem som är huvudansvarig.

Hindrar elektroniska rutiner. Av annan lagstiftning (årsredovisningslagen) följer att revisionsberättelser måste upprättas i pappersform. Krav på undertecknande eller underskrift utesluter dessutom möjligheten till elektronisk signatur. Om lagstiftningen om revisionsberättelser ändras så att en revisionsberättelse kan upprättas i elektronisk form, bör dock även

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

denna paragraf ändras.

24 § Revisorer och registrerade revisionsbolag skall dokumentera sina uppdrag i revisionsverksamheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

32 § Om det uppkommer en fråga om upphävande, varning eller erinran, skall revisorn genom skriftlig underrättelse ges tillfälle att yttra sig om vad som anförs i ärendet.

Hindrar elektroniska rutiner. Rättssäkerhetsskäl. Bör inte ändras.

Författningar med formkrav som inte har redovisats

Det planeras att införas en helt ny aktiebolagslag under år 2004 eller 2005. Aktiebolagslagen (1975:1385) och aktiebolagsförordningen (1975:1387), som innehåller ett stort antal formkrav, har därför inte tagits med i redovisningen. Eftersom de lösningar som väljs för aktiebolag bör vara vägledande för ekonomiska föreningar har inte heller lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar eller förordningen (1987:978) om ekonomiska föreningar tagits med.

De författningar som angetts nedan har inte tagits med i redovisningen därför att de har mindre praktisk betydelse.

Lag ( 1919:426 ) om flottning i allmän flottled Kungörelse ( 1925:379 ) om bestridande i vissa fall med allmänna medel av kostnader, förenade med inlösen av under nyttjanderätt upplåtet område m.m. Lag ( 1926:327 ) om vad iakttagas skall i avseende å införande av lagen om delning av jord å landet. Lag ( 1929:404 ) om giltighet här i riket av svensk-norska vattenrättskonventionen av den 11 maj 1929

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Lag ( 1929:405 ) med vissa föreskrifter angående tillämpningen här i riket av svensk-norska vattenrättskonventionen av den 11 maj 1929. Kungörelse ( 1944:271 ) med särskilda föreskrifter angående inrättande av förande av ny fastighetsbok i fråga om vissa järnvägar. Lag ( 1949:183 ) om flottning i Torne och Muoni gränsälvar Kungörelse ( 1960:335 ) angående ersättning till vissa förrättningsmän för förrättning enligt lagen den 3 september 1939 (nr 608) om enskilda vägar Kungörelse ( 1962:370 ) om avveckling av rekognitionsavgifterna till Danviks hospital Lag ( 1962:627 ) om vissa åtgärder för utnyttjande av vattenkraft vid krig m.m. Kungörelse ( 1966:702 ) angående tillämpningen av lagen den 16 december 1966 (nr 700) om vissa gemensamhetsanläggningar Lag ( 1971:850 ) med anledning av gränsälvsöverenskommelsen den 16 september 1971 mellan Sverige och Finland Lag ( 1971:852 ) med anledning av tilläggsöverenskommelsen den 16 september 1971 mellan Sverige och Finland till överenskommelsen den 17 februari 1949 om flottningen i Torne och Muonio gränsälvar Lag ( 1973:1084 ) om avveckling av vissa godmanskap för delägare i skifteslag Lag ( 1974:1080 ) om avveckling av hyresregleringen Kungörelse ( 1974:1081 ) om anmälan enligt 2 § lagen ( 1974:1080 ) om avveckling av hyresregleringen Lag ( 1975:1386 ) om införande av aktiebolagslagen (1975:1385) Lag ( 1999:292 ) om avveckling av stadgad åborätt och landgille

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Enheten för familjerätt och allmän förmögenhetsrätt

Förordning ( 1949:661 ) om skyldighet för domstol att lämna uppgifter…

11 § …avskrift av beslut…

Hindrar elektroniska rutiner Bestämmelsen bör ändras vid lämpligt tillfälle.

Lag ( 1958:52 ) om förlängning av tid för preskription av rätt till arv eller testamente

Ansökan om förlängning skall ingivas…

Hindrar elektroniska rutiner Domstolsärende, bör behandlas som andra sådana.

Ärvdabalken

16:6 2 st. …med posten underrättelse översändas

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

20:8

Bouppteckningen skall

…jämte en bestyrkt kopia ges in…

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

20:8a Dödsboanmälan skall vara skriftlig

Hindrar ej elektroniska rutiner.

23:4 Över arvskifte skall upprättas en handling som skrivs under av delägarna

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

Kungörelse ( 1973:948 ) om hindersprövning för vigsel …utom riket

skall… förete ett utdrag över vad folkbokföringen utvisar…, behövs dock ej om …dröjsmål…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Kungörelse ( 1973:950 ) om utredning ang. frihet från äktenskapshinder enligt lagen i främmande stat

3 § avge skriftlig försäkran…skall även skriftligen på heder och samvete…

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

Lag ( 1989:14 ) om erkännande och verkställighet av utländska vårdnadsavgöranden m.m. och om överflyttning av barn

14 § Till ansökan om verkställighet av ett avgörande som avses i 5 § skall fogas bestyrkt kopia av avgörandet samt, om det framgår att avgörandet har meddelats i svarandens utevaro, en handling som visar huruvida denne har delgetts stämning eller motsvarande handling. Sökanden skall även ge in en handling som visar att avgörandet kan utgöra grund för verkställighet i ursprungsstaten …

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

Förordning ( 1989:177 ) om erkännande och verkställighet av utländska vårdnadsavgöranden m.m. och om överflyttning av barn

3 § Utrikesdepartementet skall tillhandahålla formulär för framställningar om departementets bistånd enligt konventionerna. En sådan framställning skall åtföljas av en fullmakt för utrikesdepartementet att företräda den som har gjort framställningen eller att utse någon annan att företräda denne.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Konkurslag ( 1987:672 )

2 kap. 1 § Ansökan om konkurs görs skriftligen hos den tingsrätt där gäldenären bör svara i tvistemål som angår betalningsskyldighet i allmänhet. Ansökningshandlingen skall vara egenhändigt undertecknad …

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

2 kap. 3 § Görs ansökningen av gäldenären, bör till ansökningshandlingen bifogas en av gäldenären underskriven förteckning över boets tillgångar och skulder med uppgift om varje borgenärs namn och postadress samt om det räkenskapsmaterial och de andra handlingar som rör boet. Ansöker ett dödsbo eller en dödsbodelägare om att boet skall försättas i konkurs, skall till ansökningshandlingen fogas en bestyrkt kopia av bouppteckningen efter den döde och, om bouppteckningen har registrerats, bevis om detta. …

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

2 kap. 4 § Görs ansökningen av en borgenär, skall han vid ansökningen lämna uppgift om sin fordran och de omständigheter i övrigt på vilja han grundar yrkandet.

Han skall även i original eller kopia bifoga de handlingar som han vill åberopa…

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

6 kap. 3 § (även 4 och 5 §§ be- Hindrar elektroniska rutiner. Frå-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

handlar bouppteckningsed) Gäldenären skall inför rätten avlägga bouppteckningsed. Han skall göra de tillägg till eller ändringar i bouppteckningen som han anser behövs och med ed betyga att bouppteckningens uppgifter om tillgångar, skulder och räkenskapsmaterial med gjorda tillägg eller ändringar är riktiga och att det inte enligt hans vetskap har oriktigt utelämnats eller tagits upp någon tillgång eller skuld. …

gan om bouppteckningsed behandlas av Konkurstillsynsutredningen som i betänkandet Ny konkurstillsyn (SOU 2000:62) föreslår att gäldenären i stället för beedigande skriftligen skall bekräfta bouppteckningens riktighet vid ett bouppteckningssammanträde inför konkursförvaltaren. Syftet torde vara rättslig bundenhet och att uppmärksamma gäldenären på betydelsen och konsekvenserna av bouppteckningens riktighet. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

7 kap. 15 § Förvaltaren skall snarast upprätta en skriftlig berättelse om boets tillstånd och om orsakerna till gäldenärens obestånd, såvitt de har kunnat utrönas, och om möjligt ange vid vilken tidpunkt obeståndet kan antas ha inträtt. Berättelsen skall vidare innehålla 1. en översikt över tillgångar och skulder av olika slag, 2. en uppgift […] Berättelsen skall snarast och senast sex månader från konkursbeslutet skickas till rätten, tillsynsmyndigheten och varje borgenär som begär det.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

9 kap. 4 § En borgenär skall inom den tid som har bestämts för bevakning av fordringar skriftligen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

hos rätten anmäla sin fordran och den förmånsrätt han vill göra gällande. Undantag från denna skyldighet följer dock av 4 kap. 21 §, 5 kap. 8 § och 18 § andra stycket samt 5 § i detta kapitel…

omedelbart.

9 kap. 6 § I bevakningsinlagan skall fordringens belopp anges, om det är möjligt. Grunden för fordringen skall framgå tydligt.

Om förmånsrätt yrkas, skall borgenären också tydligt ange grunden för den. Inlagan skall vara egenhändigt undertecknad av borgenären eller borgenärens ombud. Vid bevakningsinlagan skall borgenären i original eller bestyrkt kopia bifoga de handlingar som han vill åberopa till stöd för sitt anspråk. Bevakningsinlagan och de handlingar som har bifogats denna skall ges in i två exemplar.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

9 kap. 9 § Förvaltaren skall granska bevakningshandlingarna och, om han finner anledning till anmärkning mot något yrkande om betalnings- eller förmånsrätt, skriftligen anmäla det till rätten inom den tid som har bestämts enligt 8 § första stycket 1. I anmärkningsskriften skall grunden för anmärkningen anges tydligt.

Skriften skall vara egenhändigt undertecknad av förvaltaren eller

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

dennes ombud. Även en borgenär som har bevakats en fordran i konkursen och gäldenären får framställa anmärkning mot en bevakning. En sådan anmärkning skall framställas inom den tid och på det sätt som anges i första stycket. Anmärkningsskriften och de handlingar som åberopas till stöd för anmärkningen skall ges in i två exemplar.

12 kap. 9 § Förvaltaren skall snarast till rätten inkomma med yttrande huruvida han anser att ackordsförslaget bör antas av borgenärerna. Yttrandet skall hållas tillgängligt för borgenärerna vid sammanträdet för prövning av ackordsförslaget, om det inte har sänts till dem tidigare.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

13 kap. 3 § Slutredovisningen skall avges till tillsynsmyndigheten. Till slutredovisningen skall förvaltaren bifoga de handlingar som är av betydelse för kontroll av redovisningen.

Förvaltaren

skall ge in en kopia av redovisningen till rätten. I fall som avses i 2 § 1, 4 och 7 skall en kopia samtidigt lämnas till gäldenären.

Hindrar elektroniska rutiner. Frågar är avhängig av hur begreppet ge in tolkas. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

15 kap. 2 § I en konkurs vari bevakningsförfarande har ägt rum skall följande kungörelser ersättas

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

med skriftliga underrättelser till borgenärerna, om det saknas anledning att anta att kostnaden för tillkännagivandet med kungörelse blir lägre eller att kungörelse i övrigt är lämpligare, nämligen 1. Kungörelse med kallelse till förhandling angående entledigande av förvaltare. …

omedelbart.

Konkursförordning ( 1987:916 )

12 § Rätten skall genast skicka en kopia av kungörelsen om konkursbeslutet till 1. förvaltaren och tillsynsmyndigheten, 2. kronofogdemyndigheten, skattemyndigheten och åklagarmyndigheten,

3. …

Hindrar elektroniska rutiner (beroende på vad som avses med skicka). Ev. skulle bestämmelsen kunna ändras för att möjliggöra elektronisk kommunikation. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart.

27 § Om en anmärkning enligt 9 kap. 9 § konkurslagen (1987:672) framställs mot en fordran, skall rätten snarast underrätta borgenären om anmärkningen. Åberopas en ny omständighet till stöd för en anmärkning vid något annat tillfälle än vid förlikningssammanträdet eller en förhandling, skall borgenären också underrättas. Till underrättelsen skall fogas en kopia av anmärknings- eller ändringsskriften. Underrättelsen skall också innehålla en uppmaning till borgenären att till rätten inge skriftligt yttrande och bifoga de handlingar som styrker hans ford-

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart. (jfr 50 § samma förordning)

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ran, om inte handlingarna i fråga har getts in tidigare.

50 § Kallelser och underrättelser från rätten enligt denna förordning sänds med posten i vanligt brev till mottagaren under hans senast kända postadress.

Hindrar elektroniska rutiner. Det finns inte behov av att ändra bestämmelsen omedelbart. (jfr 27 § samma förordning)

Lag ( 1845:50 s. 1 ) om handel med lösören, som köparen låter i säljarens vård kvarbliva

1 § upprätte skriftlig handling om köpet med förteckning å de köpta persedlarna och vittnens underskrift. Han skall inom en vecka därefter i ortstidning inom den ort, där säljaren bor, låta införa kungörelse om avhandlingen med uppgift om säljarens och köparens namn och yrken, dagen då köpehandlingen blivit uppgjord samt köpeskillingens belopp. …ges in för registrering till kronofogdemyndigheten…

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras mot bakgrund av de syften som ligger bakom bestämmelsen.

Lag ( 1927:85 ) om dödande av förkommen handling

2 och 3 §§ Ansökan skall, skriftligen avfattad, ges in till rätten. Vid ansökningen skall fogas avskrift av handlingen eller sådan uppgift om dess innehåll, som är nödig för dess säkra igenkännande.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1936:83 ) angående vissa utfästelser om gåva

1 § utfästelse om gåva av lös egendom, skuldebrev eller annan urkund som blivit till gåvotagaren

Torde hindra elektroniska rutiner Bör ej ändras

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

överlämnad

3 § gåva av aktiebrev m.m. fått handlingen i sin besittning + handlingen återställts eller gjorts obrukbar.

Lag ( 1936:88 ) om pantsättning av lös egendom som innehaves av tredje man

panthavaren hos tredje mannen företett skriftlig handling

Torde hindra elektroniska rutiner Bör ej ändras

Föräldrabalk ( 1949:381 )

1:2 skriftligen 1:4 Bekräftelse av faderskap sker skriftligen och skall bevittnas av två personer. Bekräftelsen skall skriftligen godkännas 6:6 avtalet skall gälla om det är skriftligt 6:14a, 15a skriftligt avtal 6:16 Anmälan skall göras skriftligen… 7:7 avtalet är skriftligt och bevittnat av två personer 7:16 skriftlig, av två personer bevittnad handling 13:3 ge in förteckning…Förteckningarna skall avges på heder och samvete. 13:14, 14:15 Årsräkningen skall avges på heder och samvete 13:15 Räkningen skall avges på heder och samvete 14:1, 14:2 Förteckningen skall avges på heder och samvete. 16:8 skriftligen upplysa

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Användningen av skriftliga handlingar där undertecknande kräver personlig närvaro framstår som det rimliga i föräldrabalken. Detta med tanke på att det är fråga om åtaganden som rör barns status och ansvar för barns ekonomiska förhållanden etc.…Inte typiskt sett sammanhang där användning av elektronisk kommunikation framstår som ändamålsenlig…

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

16:13 skriftligen erinra

Kungörelse ( 1964:680 ) med närmare föreskrifter om särskild förrättningsman för upptagande av protest

3 § Vad som förekommit vid protest skall omedelbart antecknas i protokoll i enlighet med bestämmelserna i 91 § växellagen och 69 § checklagen. Växeln eller checken skall, sedan den försetts med bevis om protesten, jämte avskrift av protokollet tillhandahållas sökanden.

4 § Ersättningen skall antecknas på den kopia av protokoll som tillställs sökanden. På begäran skall lämnas särskilt kvitto.

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör ej ändras

Lag ( 1966:742 ) om hotell- och pensionatrörelse

5 § Ansökan om tillstånd att driva hotell- eller pensionatrörelse skall vara skriftlig

8 § Upphör rörelsen, skall tillståndshavaren skriftligen anmäla det hos polismyndigheten.

Torde ej hindra elektroniska rutiner.

Förordning ( 1967:715 ) om tillämpning av 21 kap. föräldrabalken

2 § Till en ansökan om verkställighet skall bifogas allmän domstols dom eller beslut i original eller bestyrkt kopia tillsammans med lagakraftbevis…. Om en ansökan avser verkställighet av ett avtal, skall till ansökningen bifogas avtalet i original

Torde hindra elektroniska rutiner. Bör ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

eller bestyrkt kopia tillsammans med socialnämndens beslut att godkänna avtalet. Avser ansökningen överflyttning av barn enligt 21 kap. 7 eller

8 § föräldrabalken, bör bifogas handling som visar att sökanden har vårdnaden eller del i vårdnaden om barnet. Om ansökningen avser verkställighet på grund av Bryssel IIförordningen, skall till ansökningen bifogas avgörandet och verkställbarhetsförklaringen, båda i original eller bestyrkt kopia. Förordning (2001:403).

3 § Till ansökan om utdömande av vite som har förelagts av allmän domstol enligt 6 kap. 21 § första stycket föräldrabalken fogas domstolens dom eller beslut i original eller bestyrkt kopia tillsammans med lagakraftbevis.

Förordning ( 1992:202 ) om avgifter för ärenden enligt lagen ( 1966:742 ) om hotell- och pensionatsrörelse

8 § Upphör rörelsen, skall tillståndshavaren skriftligen anmäla det hos polismyndigheten.

Torde hindra elektroniska rutiner Det finns inget behov av en omedelbar ändring. Om andra bestämmelser om anmälan till myndighet övervägs bör även denna bestämmelse granskas.

Kungörelse ( 1969:123 ) om äktenskapscertifikat

3 § begreppet ansökan,

Oklart om bestämmelsen hindrar elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Det finns inget behov av en omedelbar ändring. Om andra bestämmelser om ansökan till myndighet övervägs bör även denna bestämmelse granskas.

3 och 5 §§ begreppet certifikat

Oklart om certifikatet kan erhållas i elektronisk form. Bör ej ändras. Certifikatets syfte är att tjäna som bevis. Tveksamt om en övergång till elektronisk form är möjlig.

Lag ( 1969:620 ) om ersättning i vissa fall för utgivna underhållsbidrag

5 § begreppet ansökan

Oklart om ansökan kan göras elektroniskt.. Det finns inget behov av en omedelbar ändring. Om andra bestämmelser om ansökan till myndighet övervägs bör även denna bestämmelse granskas.

Lag ( 1970:215 ) om arbetsgivares kvittningsrätt

7 § begreppet framställning om besked

Oklart om framställan kan göras elektroniskt. Det finns inget behov av en omedelbar ändring. Om andra bestämmelser om framställning till myndighet övervägs bör även denna bestämmelse granskas.

Permutationslag ( 1972:205 )

1 § begreppet ansökan

Oklart om ansökan kan göras elektroniskt. Det finns inget behov av en omedelbar ändring. Om andra be-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

stämmelser om ansökan till myndighet övervägs bör även denna bestämmelse granskas.

Lag ( 1904:26 s.1 ) om vissa internationella rättsförhållanden rörande äktenskap och förmynderskap

5 kap. 5 § skall --- kungörelse införas i Post- och Inrikes Tidningar:

Utesluter elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på publicering övervägs bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

Kungörelse ( 1924:475 ) angående meddelanden från domstol om dödförklaringar

… skall om beslutet skyndsamt insändas till skattemyndigheten

Torde inte utesluta elektroniska rutiner.

Lag ( 1996:764 ) om företagsrekonstruktion

2 kap. 1 § Ansökan skall göras skriftligen … Ansökningshandlingen skall vara egenhändigt undertecknad …

Torde i praktiken utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande skriftlighetskrav övervägs. bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

2 kap. 9 § 2 st. …gäldenären skriftligen bestrider ansökan

Kan tänkas utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på skriftlighet övervägs bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

2 kap. 12 § 1 st. sista meningen

Planen skall tillställas rätten och borgenärerna:

Torde inte utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på ”tillställande” övervägs bör också denna bestämmelse granskas.

2 kap. 13 § 2 st. Till underrättelsen skall fogas … en preliminär förteckning …

Torde inte utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på ”bifogande” och ”förteckningar” övervägs bör också denna bestämmelse granskas.

3 kap. 10 § 1 st. (se också 11 §)

En begäran om ackordsförhandling skall göras skriftligen

Kan tänkas utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på skriftlighet övervägs bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen.

3 kap. 10 § 2 st. …fogas en förteckning över boets tillgångar och skulder…

Torde inte utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på ”förteckningar” övervägs bör också denna bestämmelse granskas.

3 kap. 13 § 3. kungöra beslutet i

Post- och Inrikes Tidningar

se ovan.

3 kap. 15 § 1 st. …bör han skriftligen anmäla fordringen …

se ovan.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

3 kap. 17 § 2 st. Gäldenären bör inställa sig personligen …

Torde utesluta elektroniska rutiner. Bör inte ses isolerat. Om andra liknande krav på eller önskemål om personlig närvaro övervägs bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen..

3 kap. 17 § 3 st. Rekonstruktören skall tillhandahålla en förteckning …

se ovan.

4 kap. 3 § Bevis eller fullmakt … behöver visas upp …

Bör inte ses isolerat. Om andraliknande krav på bevis eller fullmakt övervägs bör också denna bestämmelse granskas. Det finns inte behov av att omedelbart ändra bestämmelsen..

Lag ( 1976:357 ) om motortävlingsförsäkring

2 § ”… och att utfärda bevis därom enligt formulär som Finansinspektionen fastställer”.

Torde i praktiken utesluta elektroniska rutiner. Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Trafikförsäkringsförordning ( 1976:359 )

16 § ”Beviset skall utfärdas enligt formulär som …”

Torde i praktiken utesluta elektroniska rutiner. Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

17 § ”… i god tid före huvudförhandlingen lämna underrättelse därom till den försäkringsanstalt …”

Torde inte utesluta elektroniska rutiner Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Lag ( 1978:599 ) om avbetalningsköp mellan näringsidkare

12 och 18 §§ ”Ansökan skall göras skriftligen.”

Torde inte utesluta elektroniska rutiner (jfr uttalanden i prop. 1999/2000:89 s. 41). Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Brottsskadeförordning ( 1978:653 )

2 § ”Ansökan om brottsskadeersätning skall göras på särskild blankett” …”

Torde inte i sig utesluta elektroniska rutiner (om blanketten tillhandahålls via exempelvis Internet och också kan skickas via Internet). En annan sak är dock krav på att blanketten skall undertecknas. Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras. Ang. undertecknande: se förslag 2.3 i prop. 2001/02:150 om signering med avancerad elektronisk signatur.

Konsumentförsäkringslag ( 1980:38 )

6 § ”Sedan försäkringen har tecknats skall försäkringsbolaget, om det inte har skett tidigare, snarast i skriftlig form lämna försäkringstagaren tydlig information …”

Torde inte utesluta elektroniska rutiner (jfr uttalanden i prop. 1999/2000:89 s. 41). Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Preskriptionslag ( 1981:130 )

5 § ”Preskription avbryts genom att … gäldenären får ett skriftligt krav …”

Torde inte utesluta elektroniska rutiner Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag ( 1981:131 ) om kallelse på okända borgenärer

4 § ”Ansökan om kallelse …”

”Sökanden skall bifoga en förteckning …”

Torde inte utesluta elektroniska rutiner. Såvitt nu kan bedömas behöver inte bestämmelsen ändras.

Utsökningsbalk

2 kap 1 § Ansökan om verkställighet görs muntligen eller skriftligen.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får dock medge att ansökan görs på medium för automatisk databehandling.

Skriftlig ansökan skall vara undertecknad av sökanden eller hans ombud.

Paragrafen tillåter uttryckligen elektroniska rutiner (och för den delen även muntlig). Behålls oförändrad

2 kap 15 § 1 st 2 p Skiljedom som grundas på skiljeavtal får verkställas, om (…)

2. domen uppfyller föreskrifterna om skriftlighet och undertecknande i 31 § första stycket lagen (1999:116) om skiljeförfarande.

Torde utesluta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

2 kap 15 § 2 st 2 p I fråga om ersättning till skiljeman får skiljedomen verkställas, om (…)

2. domen uppfyller föreskrifterna om skriftlighet och undertecknande i 31 § första stycket lagen (1999:116) om skiljeförfarande.

Se närmst föregående.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

2 kap 19 § Skriftlig, av två personer bevittnad förbindelse angående underhållsbidrag enligt äktenskapsbalken eller föräldrabalken verkställs såsom lagakraftägande dom.

”Skriftlig” torde ej utesluta elektroniska rutiner, men möjligen ”bevittnad”. Behålls oförändrad.

4 kap 14 § 3 st Gäldenären kan också åläggas att på heder och samvete skriftligen bekräfta de uppgifter om sina tillgångar som han har lämnat vid förhör eller i förteckning.

Torde utesluta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad.

6 kap 2 § 2 st … Om beslutet om utmätning av pantbrev avser ett datapantbrev, skall kronofogdemyndigheten begära att Lantmäteriverket utfärdar ett skriftligt pantbrev enligt 8 § lagen (1994:448) om pantbrevsregister.

Torde utesluta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

12 kap 25 § 1 st 3 p I sakägarförteckningen upptas förutom exekutionsfordringen (…) nyttjanderätt, servitut eller rätt till elektrisk kraft som besvärar fastigheten, om rättigheten är inskriven eller grundar sig på skriftlig handling som är tillgänglig …

Torde utesluta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad.

18 kap 1 § Kronofogdemyndighetens beslut överklagas skriftligen hos en tingsrätt inom kronofogdemyndighetens verksamhetsområde som regeringen föreskri-

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner Jfr dock 4 och 44 §§ lagen om domstolsärenden (som är tillämpliga pga 18 kap 1 § 2 st UB)

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

ver. Dessa bestämmelser kan dock begränsa möjligheten till elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

Förordning ( 1981:967 ) om skyldighet för domstol och kronofogdemyndighet att lämna underrättelser om vissa beslut av exekutiv bety-

delse

4 § 2 st I underrättelsen anges om möjligt skeppets eller skeppsbyggets registerbeteckning och, i fråga om skepp, dess namn och hemort.

I underrättelsen anges även den fordran för vilken kvarstad har beslutats. Underrättelser enligt denna paragraf skall överbringas genom telefon eller telegram. Underrättelsen skall följas av skriftlig bekräftelse.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner Behålls oförändrad

Namnlagen (1982:670)

36 §

Anmälan till skatte-

myndigheten prövas i den region där den som anmälningen avser är eller senast har varit folkbokförd … Anmälningen till skattemyndigheten skall göras skriftligen.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

39 § 1 st Ansökningar hos patent- och registreringsverket skall göras skriftligen. De skall innehålla uppgift om sökandens postadress och om skälen för ansökningen. Till ansökningen skall fogas ett personbevis.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

41 § 2 st När kungörande har skett skall den som vill framställa någon invändning mot ansökningen göra detta skriftligen inom en månad från kungörelsedagen. Sedan denna tid har gått ut, skall verket avgöra ärendet.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

49 § Samtycke som avses i denna lag skall lämnas skriftligen. Har i ett ärende som avses i 6 eller 8 § samtycke lämnats hos domstolen, behövs inte nytt samtycke när anmälan görs till skattemyndigheten.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner Behålls oförändrad

Äktenskapsbalk

3 kap 3 § Kvinnan och mannen skall vid hindersprövningen skriftligen försäkra på heder och samvete att de inte är släkt med varandra

I rätt upp- och nedstigande led eller helsyskon. Har de inte tillstånd till äktenskapet enligt 2 kap. 3 § andra stycket, skall deras försäkran också avse att de inte är halvsyskon. De som begär hindersprövning skall på heder och samvete skriftligen uppge om de tidigare har ingått äktenskap eller låtit registrera partnerskap. Den som tidigare har ingått äktenskap eller låtit registrera partnerskap skall styrka att äktenskapet eller partnerskapet har blivit upplöst, om inte detta framgår av folkbokföringen eller av intyg från utländsk myndighet.

Torde utesluta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

7 kap. 3 § Äktenskapsförord skall upprättas skriftligen och undertecknas av makarna eller de blivande makarna

Paragrafen utesluter elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

7 kap. 5 § 2 st Samtycke till avhändelse av eller inteckning i fast egendom skall lämnas skriftligen.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

9 kap. 1 § 2 st Är makarna ense, får de efter skriftlig anmälan till tingsrätt fördela sin egendom genom bodelning under äktenskapet utan att något mål om äktenskapsskillnad pågår. Anmälan skall registreras av tingsrätten.

Paragrafen torde tillåta elektroniska rutiner. Behålls oförändrad

Enheten för immaterialrätt och transporträtt

Patentlag ( 1967:837 )

22 § 8 st. Den som vill få prov skall skriftligen begära det hos patentmyndigheten och avge en förbindelse….

Hindrar sannolikt inte elektronisk ingivning men kan finnas ett implicit krav på undertecknande. Formkravet bör inte ändras då det bygger på en internationell överenskommelse (den s.k. Budapestöverenskommelsen).

24 § 1 st. En invändning skall göras skriftligen hos patentmyndigheten…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

59 b § 2 st. Om rättegång inte är Hindrar ej elektroniska rutiner

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

inledd, skall yrkandet framställas skriftligen.

64 § 1 och 2 st. Den som vill väcka talan ... skall ... underrätta envar som enligt patentregistret innehar licens eller panträtt i patentet. Underrättelseskyldighet … anses fullgjord, när underrättelse i betald rekommenderad försändelse sänts under den adress som antecknats i patentregistret.

Hindrar elektronisk kommunikation. Bör ej ändras. Möjligheten att använda elektronisk kommunikation vid delgivning mellan privatpersoner bör istället först utredas inom ramen för delgivningsinstitutet.

73 § 2 st. Vill patentsökanden vinna förklaring…skall han göra skriftlig framställning därom hos patentmyndigheten…

Hindrar ej elektroniska rutiner

95 § Panträtt i patent eller patentansökan uppkommer genom registrering av ett skriftligt avtal…

Hindrar ej elektroniska rutiner. Med bedömningen att kravet på skriftligt avtal också kan fullgöras elektroniskt är någon författningsändring inte nödvändig. Möjligheten till elektronisk ingivning kan dock klargöras i patentkungörelsen.

Lag ( 1978:152 ) om svensk domstols behörighet i vissa mål på patenträttens område

2 § 3 p Mål … får upptagas av svensk domstol…om parterna har avtalat, skriftligen eller muntligen med skriftlig bekräftelse, att talan skall väckas vid svensk domstol.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § 1 st. 2 p …målet får upptas av Hindrar ej elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

svensk domstol…om parterna har avtalat, skriftligen eller muntligen med skriftlig bekräftelse, att talan som nu avses skall väckas vid svensk domstol…

Lag om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk ( 1960:729 )

7 kap. 56 b § 2 st. …Om rättegång inte är inledd skall yrkandet framställas skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Växtförädlarrättslag ( 1997:306 )

5 kap. 2 § 1 st. En ansökan om registrering…skall göras skriftligen...

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5 kap. 2 § fjärde stycket Till ansökan skall fogas en av sökanden egenhändigt underskriven försäkran….

Hindrar elektroniska rutiner. Texten bör ändras, i samråd med Jordbruksdepartementet, så att den medger elektronisk ingivning. En möjlighet att fullgöra formkravet genom elektronisk signatur bör alltså införas. En ändring bör av rättsekonomiska skäl göras i samband med annan lagändring – lämpligen med ändringar i varumärkeslagen och mönsterskyddslagen vilka är aktuella våren 2004.

5 kap. 9 § 2 st. Invändningar skall göras skriftligen …

Hindrar ej elektroniska rutiner.

8 kap. 2 § Om innehavaren av växtförädlarrätten skriftligen ... avstår...

Hindrar ej elektroniska rutiner.

9 kap. 7 b § 2 st. Om rättegång Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

inte är inledd, skall yrkandet framställas skriftligen.

Mönsterskyddslag ( 1970:485 )

10 § 1 st. Den som vill ansöka om registrering av ett mönster skall göra detta skriftligen…

Hindrar ej elektroniska rutiner. (Mönsterutredningen har dock i slutbetänkande SOU 2001:68 föreslagit att kravet på skriftlighet tas bort i lagen och att de formella kraven på ansökan i dess helhet regleras i MF. Syftet med ändringen är att förbereda för elektronisk ingivning av ansökningar.) Syftet med bestämmelsen är att säkra bevisning om att en viss åtgärd vidtagits och dess innehåll. Får betydelse för kravet på att ett mönster skall vara nytt och särpräglat, eftersom denna bedömning görs utifrån hur mönstret återgavs i ansökan. Bör ändras så att kravet på skriftlighet tas bort i lagen i enlighet med utredningens förslag. Formkraven bör eventuellt regleras i MF. Bestämmelsen ses över i samband med prop. om ny mönsterskyddslag som är planerad tidigast till våren 2004. EG-förordningen om gemenskapsformgivning (nr 6/2002 av den 12 december 2001) innehåller inget krav på skriftlighet för ansökan. Denna förordning gäller dock parallellt med den svenska lagen och reglerar inte det nationella registreringsförfarandet. Emeller-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

tid av viss vikt att förfarandena är så lika som möjligt.

18 § Den som vill invända mot registreringen skall göra det skriftligen…

Hindrar ej elektroniska rutiner. Mönsterutredningen har i SOU 2001:68 föreslagit att invändningsförfarandet slopas helt. Bestämmelsen ses över i samband med prop. om ny mönsterskyddslag som är planerad tidigast till våren 2004.

25 § Ansökan om förnyelse av registrering göres skriftligen …

Hindrar ej elektroniska rutiner. Mönsterutredningen har i SOU 2001:68 föreslagit att kravet på skriftlighet tas bort i lagen. Kravet på skriftlighet i lagen kan nog tas bort i enlighet med utredningens förslag. Det bör övervägas om formkrav bör regleras i MF. Bestämmelsen ses över i samband med prop. om ny mönsterskyddslag som är planerad tidigast till våren 2004.

33 § Om mönsterhavare skriftligen …avstår från mönsterrätten...

Hindrar ej elektroniska rutiner. Mönsterutredningen har i SOU 2001:68 föreslagit att kravet på skriftlighet tas bort. Kravet på skriftlighet i lagen kan nog tas bort i enlighet med utredningens förslag. Bör övervägas om formkrav bör regleras i MF. Bestämmelsen ses över i samband med prop. om ny mönsterskyddslag som är planerad tidigast till våren 2004.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

37 b § 2 st. 2 p Om rättegång inte är inledd, skall yrkandet framställas skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Varumärkeslag ( 1960:644 )

17 § 1 p Den som vill låta registrera ett varumärke skall ge in en skriftlig ansökan om detta till registreringsmyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner..

20 § 2 st. Den som vill framställa invändning mot registreringen skall göra detta skriftligen till registreringsmyndigheten…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

23 § 1 st. En ansökan om förnyelse görs skriftligen hos registreringsmyndigheten…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

34 b § 1 st. 1 p. Panträtt i egendom … uppkommer genom registrering av ett skriftligt avtal om pantsättning av egendomen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Enligt 15 § 4 st. varumärkesförordningen skall dock till ansökan om registrering fogas pantavtalet i original eller en bestyrkt kopia. Själva lagbestämmelsen behöver inte ändras. Formkravet kan slopas genom att 15 § 4 st. varumärkesförordningen ändras, eventuellt på så sätt att bestämmelsen lyder ”Till ansökan skall fogas pantavtalet. Avtalet skall vara undertecknat av avtalsparterna eller signerat av dem med elektronisk signatur.” Näringsdepartementet ansvarar för varumärkesförordningen.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

41 b § 2 st. 2 p. Om rättegång inte är inledd, skall yrkandet framställas skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

45 § Dom i mål om varumärkesintrång…skall genom domstolens försorg i avskrift sändas till patent- och registreringsverket

Hindrar ej elektroniska rutiner.

52 § Ansökan skall vara skriftlig…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

55 § 3 st. Den som vill framställa invändning…skall göra detta skriftligen till varumärkesmyndigheten…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Firmalag ( 1974:156 )

20 b § 2 st. 2 p Om rättegång inte är inledd, skall yrkandet framställas skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

25 § Dom eller slutligt beslut…skall genom domstolens försorg i avskrift sändas till patent- och registreringsverket samt till annan berörd registreringsmyndighet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1975:603 ) om förnyelse av vissa fartygsinteckningar m.m.

3 § Begäran om inteckningsförnyelse göres skriftligen hos registermyndigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1979:377 ) om registrering av båtar för yrkesmässig sjöfart m.m.

6 § Ägare av en båt … skall skriftligen …anmäla båten för registre-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ring.

8 § 1 st. Anmälan om avregistrering skall ske skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Sjölag ( 1994:1009 )

2 kap. 20 § 1 st. En anmälan eller en ansökan i registerärenden skall göras skriftligen om inte fångeshandling eller annan handling visas upp.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 kap. 23 § 1 st. En ansökan om inteckning skall göras skriftligen…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

5 kap. 9 § 2 st. Redovisningen skall avges skriftligen till varje redare.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

10 kap. 12 § 3 & 4 st. Har ägaren fullgjort sin skyldighet …, skall den myndighet som regeringen bestämmer utfärda ett certifikat som visar detta. - - - Regeringen fastställer det formulär till certifikat som avses i tredje stycket. Certifikatet skall medföras ombord på fartyget.

Hindrar elektroniska rutiner. Enligt ordalydelsen förefaller inte utrymme finnas för certifikat i elektronisk form. Bestämmelsen är konventionsbunden. Där medges inte nyttjande av certifikat i elektroniskt format. Konventionen torde därför lägga hinder i vägen för att föreskriva om certifikat i elektroniskt format (i senare tillkomna konv. på närliggande områden finns em. möjlighet till elektroniska cert.)

12 kap. 5 § 1 st. När en begränsningsfond har upprättats, skall rätten genast låta kungöra detta. –

Bestämmelsen föreskriver kungörelse i tidning. Frågan bör hanteras i ett vidare

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

– – Kungörelsen skall införas i Post- och Inrikes Tidningar och i en ortstidning

sammanhang där regler om kungörande som uppställs i andra författningar såsom rättegångsbalken, konkurslagen och utsökningsbalken ingår. Inom Ju/L1 pågår för närvarande utarbetande av en departementspromemoria som syftar till att föreslå överflyttning av de kungörelser som idag sker i Post- och Inrikes Tidningar till en elektronisk tidning, tillgänglig via Internet.

13 kap. 38 § 1 st. Har godset lämnats ut till mottagaren utan att denne skriftligen underrättat transportören ….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

13 kap. 46 § 3 st. Konossementet skall undertecknas av transportören eller någon som handlar på hans vägnar. Underskriften får framställas på mekanisk eller elektronisk väg.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Viss konventionskoppling föreligger. F.n. pågår arbete med ny konvention om styckegodstransporter. Frågan om elektroniska dokument kommer att ägnas stor uppmärksamhet.

13 kap. 58 § 1 st. Med sjöfraktsedel (sea waybill) förstås ett dokument som

1. utgör bevis om ett avtal om sjötransport och om att transportören har tagit emot godset och

2. innehåller ett åtagande av transportören att lämna ut godset till den mottagare som anges i dokumentet

Hindrar ej elektroniska rutiner. Föreskriften i 2 om åtagande innebär att godset i fråga kan lämnas ut till mottagaren utan att ett originaldokument behöver presenteras. Detta synes öppna för möjligheten att använda sig av dokument i elektroniskt format. Ändringsbehov tycks inte föreligga. Se också ovan om pågående reform av sjötransporträtten.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

17 kap. 7 § 1 st. 1 p …uppmana dem som har del i haveriet att skriftligen framställa sina yrkanden och anföra de skäl och ge in de handlingar som de vill åberopa.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 kap. 2 § 1 st. Dagbok upprättas enligt formulär som fastställs av

Sjöfartsverket

Hindrar ej elektroniska rutiner. Sjöfartsverkets föreskrifter medger att anteckning i dagbok får göras med upptagning på teknisk väg.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag ( 1955:227 ) om inskrivning i luftfartyg

Lagen är föremål för omarbetande. Lagrådsremiss planerad till våren 2003. Frågorna kommer att beaktas då.

Järnvägstrafiklag ( 1985:192 )

Lagen är föremål för översyn av järnvägsutredningen.

Lag ( 1985:193 ) om internationell järnvägstrafik

Lagen är föremål för översyn av järnvägsutredningen. Det kan anmärkas att lagen bygger på internationell överenskommelse.

Lag ( 1969:12 ) med anledning av Sveriges tillträde av konventionen den 19 maj 1956 om fraktavtalet vid internationell godsbefordran på väg

Författningen är konventionsbunden. Det är ännu osäkert om ändringar kan göras med hänsyn till de folkrättsliga aspekterna. Om lagändringar kan göra kan de träda i kraft tidigast 1 juli 2004.

Lag ( 1974:610 ) om inrikes vägtransport

Författningen är inte konventionsbunden men ansluter nära till konventionen den 19 maj 1956 on fraktavtalet vid internationell godsbefordran på väg. Det kan finnas anledning att göra lagändringar, men eventuellt bör detta göras endast om lagen (1969:12) med anledning av Sveriges tillträde av konventionen den 19 maj 1956 om fraktavtalet vid internationell godsbefordran på väg kan ändras. Om lagändringar kan göras kan de träda i kraft tidigast den 1 juli 2004.

Lag ( 1937:73 ) om befordran med luftfartyg

Lagen är upphävd men gäller med stöd av övergångsbestämmelser till luftfartslagen i vissa fall där Sverige är bundet av viss internationell överenskommelse. Inga åtgärder är aktuella.

Förordning ( 1976:411 ) om järnvägs handläggning av vissa ersättningskrav m.m.

Förordningen är föremål för översyn av järnvägsutredningen (N

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

2001:09).

Straffrättsenheten

Lag ( 1970:498 ) om skydds för vapen och vissa andra officiella beteckningar

1 a § Registrering av svenskt kommunalt vapen sker efter skriftlig anmälan …

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlighet kan vålla osäkerhet om elektronisk kommunikation kan användas. Formkravet bör omformuleras för att möjliggöra elektronisk kommunikation.

Lag ( 1976:19 ) om internationellt samarbete rörande lagföring för brott

2 § Misstänks någon för brott enligt svensk lag får framställning …

Hindrar elektroniska rutiner. Bestämmelsen hindrar tillsammans med 5 § förordningen (se nedan) sannolikt elektronisk kommunikation. Bör ej ändras. Jfr den valda lösningen i lagen (2000:562) om internationell rättslig hjälp brottmål, nedan

Förordning ( 1978:108 ) om internationellt samarbete rörande lagföring för brott

5 § Framställning om överförande av lagföring skall göras skriftligen …

Se ovan

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Förordning ( 1997:698 ) om Europeiska unionens provisoriska resehandlingar

3 § Ansökan om provisorisk resehandling skall göras enligt ett särskilt formulär. Vid ansökan skall ett välliknande fotografi av sökanden ges in.

Hindrar elektroniska rutiner Sökanden måste inställa sig personligen hos passmyndigheten (1 och 2 §§passförordningen (1979:664)). Sökanden måste kunna styrka sin identitet. Bör ej ändras.

Lag ( 1998:150 ) om allmän kameraövervakning

15 § Ansökan om tillstånd … skall göras skriftligen …

Hindrar sannolikt elektroniska rutiner. Formkravet bör omformuleras för att möjliggöra elektronisk kommunikation.

Lag ( 2000:562 ) om internationell rättslig hjälp i brottmål

2 kap. 4 § 2 st. En ansökan om rättslig hjälp skall göras skriftligen genom post, bud eller telefax. Den får även, efter överenskommelse i det enskilda fallet, översändas på annat sätt.

Bestämmelsen kan hindra elektronisk kommunikation, se vidare 2 § förordningen (2000:704) om internationell rättslig hjälp i brottmål Om en ansökan om rättslig hjälp görs genom elektronisk post, skall den som tar emot ansökan begära att ansökan översänds skriftligen, om det inte är onödigt med hänsyn till vilken åtgärd som har begärts.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Enheten för processrätt och domstolsfrågor

Principiella utgångspunkter från Ju/DOM

Innebörden av kravet på skriftlighet

I kommentaren till förvaltningslagen uttalas att kravet på skriftlighet hindrar att handlingar sänds med e-post. Uttalandet betraktas numera som överspelat. Utvecklingen har medfört att handlingar via e-post anses uppfylla kravet på skriftlighet inom förvaltningsrätten.

Även inom processrätten bör utgångspunkten vara att kravet på skriftlighet inte Hindrar elektroniska rutiner. Är det då möjligt att tolka skriftlighetskravet på detta sätt utan lagändringar? De krav på skriftlighet som uppställs i rättegångsbalken och förvaltningsprocesslagen kan inte i sig anses hindra en sådan tolkning. Av förarbetena till ärendelagen och lagen om betalningsföreläggande och handräckning framgår emellertid att de krav på skriftlighet som ställs upp i dessa lagar inte anses innefatta elektronisk kommunikation. Kravet på skriftlighet i dessa lagar bör därför få en annan innebörd (jfr nästa avsnitt). En ändring av dessa lagar får dessutom anses vara nödvändig för att kravet på skriftlighet i rättegångsbalken och förvaltningsprocesslagen inte skall hindra elektronisk kommunikation eftersom det är troligt att domstolarna anser att skriftlighetskravet skall tolkas lika i de fyra lagarna

Nationella formkravsfrågor

Avseende formkraven i berörda författningarna kan vissa huvudgrupper av frågor identifieras;

1. Formkraven när ett mål eller ärende anhängiggörs

2. Fullmakter

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

3. Dom och beslut

4. Överklagande

5. Delgivning

1. Formkraven när ett mål eller ärende anhängiggörs

I rättegångsbalken uppställs krav på att en stämningsansökan skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad. Motsvarande regler återfinns i förvaltningsprocesslagen. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Vad beträffar kravet på egenhändigt undertecknande hindrar det elektronisk kommunikation. Formkravet bör dock bibehållas av rättsäkerhetsskäl. I detta sammanhang kan noteras att samma formkrav gäller för ansökan om resning och ansökan om återställande av försutten tid. Något krav på egenhändigt undertecknande finns dock inte avseende klagan över domvilla. Detta beror troligen på att domvillobesvär närmast kan jämställs med ett överklagande (jfr avsnitt 4 nedan).

En ansökan enligt lagen om betalningsföreläggande och handräckning skall göras skriftligen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer (RSV) får föreskriva undantag från kravet på skriftlighet. Undantag kan medges för att inge ansökningar på ADB-medium. Skriftlighetskravet har således ansetts hindra elektronisk kommunikation. Vidare skall ansökan undertecknas och ges in i original. Ett undantag från kravet på skriftlighet innefattar också undantag från kravet på att ansökan skall undertecknas och ges in i original. Innebörden av begreppet skriftlig bör snarast ändras så att det omfattar elektronisk kommunikation. Befintliga krav på att en ansökan skall undertecknas och ges in i original bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl.

Enligt ärendelagen skall ett ärende inledas skriftligen. Regeringen får dock tillåta att ärenden inleds i annan form. Enligt förarbetena kan det t.ex. ske genom att en diskett ges in eller genom elektronisk överföring från datamaskin till datamaskin. Skriftlighetskravet har således även i ärendelagen ansetts hindra elektronisk kommunikation. (Enligt förarbetena hindrar dock inte skriftlighetskravet användande av telefax.) Innebörden av begreppet skriftlig bör snarast ändras så att det omfattar elektro-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

nisk kommunikation Något krav på egenhändigt undertecknande uppställs inte i ärendelagen.

2. Fullmakter

I rättegångsbalken uppställs krav på att en rättegångsfullmakt skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad. Motsvarande krav torde finnas för fullmakter enligt förvaltningsprocesslagen. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Vad beträffar kravet på egenhändigt undertecknande hindrar det elektronisk kommunikation. Detta formkrav motiveras av rättssäkerhetsskäl och bör bibehållas.

I fråga om fullmakter hänvisar ärendelagen till rättegångsbalken. En skriftlig fullmakt behöver dock inte företes annat än om domstolen anser att det behövs. Denna skillnad avseende formkraven i förhållande till reglerna i rättegångsbalken förklaras av att samma krav på rättssäkerhet som i brottmål och tvistemål inte behöver uppställas i rättsvårdsärenden.

3. Dom och beslut

En dom skall enligt rättegångsbalken underskrivas av de lagfarna domarna som deltagit i avgörandet. Samma formkrav gäller enligt förvaltningsprocesslagen. Formkravet hindrar elektroniska rutiner men bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl.

I lagen om betalningsföreläggande och handräckning uppställs inte något krav på att ett utslag skall undertecknas.

Ett slutligt beslut i ett ärende som handläggs enligt ärendelagen skall sättas upp särskilt eller tas in i protokoll. Ett särskilt uppsatt beslut skall undertecknas av de lagfarna domare som har deltagit i avgörandet. Detta formkrav Hindrar elektroniska rutiner men bör bibehållas av rättssäkerhetsskäl.

4. Överklagande m.m.

Ett överklagande skall enligt rättegångsbalken och ärendelagen vara skriftligt. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt. Enligt förvaltningsprocesslagen skall ett överklagande dessutom vara egenhändigt undertecknat, vilket hindrar elektroniska rutiner. Formkraven för överklagande är således

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

inte enhetliga. En översyn är planerad för att anpassa förvaltningsprocesslagens regler till rättegångsbalkens regler. (Departementspromemoria våren 2003 samt lagrådsremiss och proposition hösten 2003.)

En begäran om överlämnande av en ansökan om betalningsföreläggande eller handräckning skall enligt lagen och betalningsföreläggande och handräckning ske skriftligen. Motsvarande gäller en ansökan om återvinning. Kravet på skriftlighet behandlas i promemorians inledande avsnitt.

5. Delgivning

Syftet med delgivning är att säkerställa att en person fått del av en viss handling. De formkrav som finns avseende delgivning kan därför inte rimligen efterges. Däremot kan övervägas om kravet på delgivning behöver upprätthållas i alla de fall där sådant krav för närvarande uppställs eller om det i vissa av dessa kan vara tillräckligt med ett formlöst översändande.

6. Sammanfattande bedömning

Av det anförda framgår att det framför allt är kravet på undertecknande som kommer att begränsa användningen av elektronisk kommunikation inom processrätten. Kravet har uppställts av rättsäkerhetsskäl och kan inte utan vidare efterges. Det torde dock på sikt vara möjligt att jämställa en elektronisk signatur eller liknande med ett undertecknande. En förutsättning är att det finns tillgång till en metod som kan ge garantier för att en elektronisk handling härrör från en viss avsändare och för att handlingens innehåll inte förvanskas vid överföringen.

Internationella formkravsfrågor

DOM:s lagstiftning med internationell anknytning omfattar frågor om bevisupptagning, delgivning, domstols internationella behörighet, erkännande och verkställighet av utländska domar samt rättsligt samarbete med andra stater beträffande indrivning av underhållsbidrag. Regelverket består främst av särskilda för-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

fattningar som kompletterar olika internationella överenskommelser på dessa områden. Det finns formkrav både i de internationella överenskommelserna och i de särskilda författningarna. Formkraven gäller bl.a. olika ansökningsförfaranden och vilka handlingar som skall bifogas sådana ansökningar.

Det är inte möjligt för Sverige att ensidigt göra ändringar av befintliga formkrav som har sin grund i avtal med andra stater. Förenklingar skulle dock möjligen kunna göras i några avseenden. Det är inte möjligt att utan en mer ingående analys säga vad som kan göras. En översyn av enhetens lagstiftning med internationell anknytning planeras under den kommande fyraårsperioden. I det sammanhanget kan en sådan analys göras och möjliga förenklingar genomföras.

Kungörelse (1909:24 s.1) angående delgivning av handling på begäran av utländska myndighet

2 § 1 mom. m.fl.

Delgivning av handling

Hindrar elektroniska rutiner. Delgivningslagens (1970:428) regler är styrande i viss mån. Se generella kommentarer om delgivning. Får ej ändras. Internationellt åtagande.

Internationell konvention ( 1909:30 ) angående vissa till civilprocessen hörande ämnen av internationell natur

Bl.a. artikel 1, 3, 5, 14 Framställning om delgivning och handräckning. Krav på mottagningsbevis eller intyg.

Hindrar elektroniska rutiner. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven. Se generella kommentarer om delgivning. Får ej ändras. Internationellt åtagande.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag 1932:540 om erkännande och verkställighet av dom, som meddelats i Danmark, Finland, Island eller Norge

6 § Till ansökan om verkställighet skall bifogas bilagor i huvudskrift eller bestyrkt kopia.

Hindrar elektroniska rutiner. Se generella kommentarer om delgivning. Jfr lag (2002:460) om kompletterande bestämmelser om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden. Får ej ändras. Internationellt åtagande.

Kungörelse ( 1933:618 ) angående biträde av Justitiedepartementet för delgivning av handlingar i utlandet

Delgivning Hindrar elektroniska rutiner. Se generella kommentarer om delgivning.

Lag ( 1936:79 ) om erkännande och verkställighet av dom som meddelats i Schweiz

9 § Till ansökan skall domen i huvudskrift eller styrkt avskrift fogas.

Hindrar elektroniska rutiner. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven. Se generella kommentarer om delgivning. Jfr lag (2002:460) om kompletterande bestämmelser om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden. Internationellt åtagande.

Kungörelse ( 1936:627 ) ang. översändande till domkapitel av utslag i mål vari präst blivit dömd till straff

Utslaget i målet skall översändas. Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Lag ( 1938:470 ) med vissa bestämmelser om främmande statsfartyg m.m.

5 § Krav på lämnande av intyg från diplomatisk representant.

Hindrar elektroniska rutiner. I kravet på intyg kan även tolkas in ett krav på undertecknande. Se generella kommentarer. Konvention (Bryssel 10 april 1926) rörande fastställande av vissa gemensamma bestämmelser i fråga om statsfartygs fri- och rättigheter.

Rättegångsbalken (1942:740)

12 kap. 8 § - skriftlig fullmakt egenhändigt undertecknad av parten

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas.

12 kap. 9 § - Skriftlig fullmakt skall visas upp i original när ombudet första gången för talan i målet. Skriftlig fullmakt skall tas in i akten i original eller bestyrkt kopia.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på original och kravet på bestyrkt kopia (förutsätter egenhändigt undertecknande). Kravet på uppvisande i original bör bibehållas. Kravet på bestyrkande av kopia bör tas bort.

12 kap. 10 § - Har innehållet i skriftlig fullmakt överbringats genom telegraf eller telefon skall om rätten finner det erforderligt fullmakten företes i huvudskrift för rätten.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på huvudskrift. Bör ej ändras, se ovan.

12 kap. 11 § - styrkt utdrag av protokoll som fullmakt

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter undertecknande. Bör behållas.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

12 kap. 18 § - återkallelse av fullmakt muntligen eller skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör behållas.

13 kap. 4 § jfr. med 42 kap. 2 § och 47 kap. 2 § - talan skall väckas genom stämning, en ansökan om stämning skall vara egenhändigt undertecknad

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas.

14 kap. 13 § - intervention, kungörande av rättegång sker genom delgivning av skriftlig inlaga. Inlagan skall även delgivas motparten.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas.

15 kap. 5 § - om en rättegång inte är anhängig, skall ett yrkande om kvarstad framställas skriftligen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

17 kap. 7 § - en dom skall avfattas skriftligen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas.

17 kap. 10. § - en dom skall skivas under

Hindrar elektroniska rutiner. Bör behållas.

17 kap. 9 § - part skall underrättas skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

23 kap 6 b § - Åklagaren skall överlämna ärende om vite med eget yttrande till rätten. Kravet på yttrande bör tolkas som krav på i första hand skriftligt yttrande.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

23 kap 14 § - Inhämtande av yttrande från sakkunnig. Dessa yttranden torde alltid vara skriftliga, även om ett krav härom

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

ställs i bestämmelsen.

23 kap. 18 § - Underrättelse kan sändas till den misstänkte.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

23 kap. 21 § Krav på protokollering av utsagor samt regel om att avskrift kan sändas till misstänkt/försvarare.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

30 kap. 5 § - en dom skall avfattas skriftligen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

30 kap 8 § - en dom skall skrivas under

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

30 kap. 7 § - parterna skall underrättas skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

32 kap. 2 § - delgivning genom parts försorg, bevis om att delgivning skett på föreskrivet sätt

Hindrar elektroniska rutiner. Torde förutsätts undertecknande. Bör ej ändras.

33 kap. 2 § - delgivning av handling, åligger part att foga styrkt avskrift av inlaga

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter undertecknande. Bör ej ändras.

33 kap. 3 § - inkommande handlingar, rätten får begära att ett telefax eller annat meddelande som saknar avsändarens underskrift i original bekräftas genom en i original undertecknad handling.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras.

33 kap. 8 § - delgivning

Hindrar elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Bör ej ändras.

38 kap. 1 § - skriftlig handling som åberopas till bevis bör företes i huvudskrift eller under vissa omst. i styrkt avskrift.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Hindrar formellt sett elektronisk kommunikation. I praktiken Inget problem eftersom parterna kan vitsorda handlingens äkthet.

42:1 Stämningsansökan skall vara skriftlig

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr dock 42:2 2 st.

42:2 2 st. Stämningsansökan skall vara egenhändigt undertecknad

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

42:5 Stämning skall delges

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

42:9 Svaromål skall vara skriftligt eller muntligt vid sammanträde

Hindrar ej elektroniska rutiner.

44:7a Påföljd vid underlåtelse att avge skriftligt svaromål

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

44:9 Ansökan om återvinning görs skriftligt

Hindrar ej elektroniska rutiner.

45 kap. 1 § - Stämningsansökan skall vara skriftlig.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

45 kap. 4 § - Stämningsansökningen skall vara egenhändigt undertecknad.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

45 kap. 6 § - Ett yrkande om utvidgning av åtal samt ett väckande av talan om enskilt anspråk kan ske muntligen eller skriftligen.

Hindar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

45 kap. 7 § - Åklagaren skall ge in utskrift av protokoll eller anteckningar samt skriftliga bevis.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

45 kap. 8 § - Stämning samt handlingar skall delges den tilltalade.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

45 kap. 10§ - Den tilltalade skall föreläggas att muntligen eller skriftligen ange bevisning samt, i vissa fall skriftligen ange sin inställning till åtalet m.m.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

45 kap. 16 § - Krav på att stämning skall vara undertecknad samt om delgivning.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

47 kap. 1 § - Krav på skriftlig stämningsansökan

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

47 kap. 2 § - Ansökan skall vara egenhändigt undertecknad samt intyg skall i vissa fall ges in.

Hindrar elektroniska rutiner. Intyg torde förutsätta undertecknande, ang. ansökan se generell kommentar. Bör ej ändras.

47 kap. 5 § - Stämning skall delges tilltalad.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

47 kap. 8 § - Förberedelse kan ske genom skriftväxling och svaromål skall oftast avges skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

47 kap. 18 § - Ansökan om måls återupptagande skall göras skrift-

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

ligen.

47 kap. 19 § - Rätten kan tillställa parterna en förteckning över frågor.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

48 kap. 8 § - Ett skriftligt besked med strafföreläggandets innehåll skall lämnas eller sändas till den misstänkte.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

48 kap. 9 § - Krav på undertecknande vid godkännande av straffföreläggande.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

48 kap. 10 § - Fullmakt i original skall i vissa fall inges.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

48 kap. 16 § - Föreläggande av ordningsbot skall avfattas skriftligen och undertecknas av polisman.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

48 kap. 17 § - Hänvisning till 9 §

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

51 kap. 1 §, 52 kap. 1 §, 55 kap 1 §, 56 kap. 1 § jfr. med 33 kap. 3 § 3 st. – skriftliga överklaganden, rätten begär att avsaknad av underskrift i original bekräftas av avsändaren genom en i original undertecknad handling 50:22 Ansökan om återupptagande görs skriftligt 51:8 51:22 Ansökan om återupptagan-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

de görs skriftligt 52:7 53:2 Krav på skriftligt svaromål 55:8 56:7

50:8 Överklagandet skall delges med föreläggande att svara skriftligen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

58 kap. 4 och 5 §§ - resningsansökan skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad 58 kap. 6 § - resningsansökan skall delges med föreläggande att inkomma med skriftlig förklaring 58:10a 58:12 Ansökan om återställande av försutten tid m.m. görs skriftligen 58:13 59:2 Klagan över domvilla görs skriftligen 59:7 Att klaga på strafföreläggande kräver skriftlighet

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Kungörelse ( 1947:643 ) om överbringande av rättegångsfullmakt genom telegram

Rättegångsfullmakt genom telegram

Specifik reglering när det gäller telegram. Visar att specifika formkrav ställs när det gäller rättegångsfullmakter. Rättssäkerhetsskäl Angående rättegångsfullmakt; se generella kommentarer.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Kungörelse ( 1947:847 ) med vissa bestämmelser rörande tillämpningen av lagen den 20 december 1946 (nr 817) om bevisupptagning vid utländsk domstol

Översättning av en framställning om bevisupptagning vid utländsk domstol skall vara bestyrkt.

Hindrar elektroniska rutiner. Får ej ändras. Internationellt åtagande

Kungörelse ( 1947:848 ) med särskilda bestämmelser om bevisupptagning åt domstolarna i vissa främmande stater

Styrkt översättning av framställning om bevisupptagning.

Hindrar elektroniska rutiner. Får ej ändras. Internationellt åtagande

Förundersökningskungörelsen ( 1947:948 )

1a § - Beslut skall sättas upp särskilt eller antecknas.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

8 § - Skriftlig berättelse får infordras.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 a § - Skriftlig underrättelse får sändas med post samt krav på delgivning av underrättelsen i vissa fall.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras så att det öppnas en möjlighet att sända sådan underrättelse som inte skall delges till den misstänkte på elektronisk väg. Angående delgivning, se generella kommentarer.

13 § - Anteckningar skall föras i anhållningsliggare

Hindrar ej elektroniska rutiner.

20-25 §§ - Krav på protokollering

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1952:98 ) med särskilda bestämmelser om tvångsmedel i vissa brottmål

6 § skriftlig anmälan till rätten

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Kungörelse ( 1952:644 ) angående skyldighet för myndighet att i vissa fall meddela underrättelse till brittisk konsul

4, 5 §§ Skriftlig underrättelse till den brittiske konsuln.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella sambandet kan hindra anpassningar av formkraven.

Kungörelse ( 1958:522 ) angående tillämpning av konventionen den 20 juni 1956 om indrivning av underhållsbidrag i utlandet

Artiklarna 3 och 4

Hindrar elektroniska rutiner. Diverse formkrav, anpassa handlingarna efter de formella krav som kan gälla i sökandens stat Bör ej ändras. Internationell anknytning.

Kungörelse ( 1959:540 ) angående tillämpningen av 5 § lagen den 17 juni 1938 (nr 470) med vissa bestämmelser om främmande statsfartyg

Intyg Se kommentaren till 5 § lagen den 17 juni 1938 (nr 470) med vissa bestämmelser om främmande

stadsfartyg

Lag ( 1962:512 ) om indrivning i Sverige av underhållsbidrag, fastställda i Danmark, Finland, Island eller Norge

2 § - Handling, som är avfattad på finska eller isländska språket, skall vara åtföljd av bestyrkt översättning i erforderliga delar till svenska, danska eller norska språket

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella sambandet kan hindra anpassningar av formkraven.

Kungörelse ( 1962:514 ) angående indrivning i Danmark, Finland, Island eller Norge av underhållsbidrag

2 § - vid framställning om verk- Hindrar elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

ställighet skall fogas exekutionstitel med lagakraftbevis, handling, som är avfattad på finska eller isländska språket, skall vara åtföljd av bestyrkt översättning i erforderliga delar till svenska, danska eller norska språket.

Bör ej ändras. Det internationella sambandet kan hindra anpassningar av formkraven.

Lag ( 1964:167 ) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare

11-12 §§ - Yttrande från myndighet som i normalfallet skall vara skriftligt.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 § - Skriftlig underrättelse om beslut av åtalsunderlåtelse i vissa fall

Hindrar ej elektroniska rutiner.

34 och 37 §§ - Protokoll skall sändas till myndighet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

38 § Åklagare kan begära bevistalan, varvid bestämmelser i RB skall tillämpas. En sådan begäran skall således ges in skriftligen och vara undertecknad av åklagare.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1965:723 ) om erkännande och verkställighet av vissa utländska domar och beslut angående underhåll till barn

7 § - vid ansökan om verkställighet skall fogas avgörandet i huvudskrift eller i avskrift som bestyrks av myndighet

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Internationellt samband.

Ordningsbotskungörelse ( 1968:199 )

6 § - Föreläggande utfärdas skriftligen, vilket här även torde inne-

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras. En ändring i enlighet

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

fatta ett krav på undertecknande med 5 § strafföreläggandekungörelsen bör övervägas.

9 § - Underrättelse som skall sändas bl.a. till misstänkt.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 § - Underrättelse som skall sändas till myndighet

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 a § - Skriftlig underrättelse skall delges

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Kungörelse ( 1969:590 ) om ersättning vid förundersökning i brottmål

4 § - Skriftligt besked om beslut om ersättning skall genast tillhandahållas). I skriftlighetskravet torde också ligga ett krav om undertecknande.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Strafföreläggandekungörelse ( 1970:60 )

5 § - Strafföreläggande får utfärdas skriftligt eller elektroniskt.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

6 § - Skriftligt besked som skall lämnas eller sändas till ombud.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7 § - Skriftligt godkännande av strafföreläggande skall lämnas till myndigheten,

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

8 § - Påminnelse om föreläggande får sändas till misstänkt samt, misstänkt får delges föreläggande.

Påminnelse: Hindar ej elektroniska rutiner. Delgivning: hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

12 a § - Skyldighet att anteckna frihetsberövande

Hindrar ej elektroniska rutiner.

14 a § - Möjlighet att yttra sig muntligen eller skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Delgivningslag ( 1970:428 )

Hindrar elektroniska rutiner. Se allmänna kommentarer.

Förvaltningsprocesslag ( 1971:291 )

3 § - Ansökan, besvär, anmälan, underställning och annan åtgärd, varigenom mål anhängiggöres, skall ske skriftligen. En ansöknings- eller besvärshandling från en enskild skall vara egenhändigt undertecknad av honom eller hans ombud.

11 § - Den som förelagts att svara skall göra det skriftligen, om ej rätten förordnar att svaret får lämnas vid muntlig förhandling.

12 § - Rätten skall ge sökande eller klagande tillfälle att ta del av svar och det som hör till svaret och att inom viss tid yttra sig skriftligen över detta.

44 § - Telegram eller annat meddelande som icke är underskrivet skall bekräftas av avsändaren genom egenhändigt undertecknad handling, om rätten begär det.

Kravet på skriftlighet, se bilaga 1.Kravet på egenhändigt undertecknande hindrar elektroniska rutiner. Se generella kommentarer. I övrigt pågår en översyn och en redovisning av förslag avseende processen i de allmänna förvaltningsdomstolarna beräknas presenteras 2003. Se generella kommentarer.

47 § - Skall rätten underrätta nå- Hindrar elektroniska rutiner.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

gon om innehållet i en handling eller något annat, får det ske genom delgivning.

49 § - Ombud skall styrka sin behörighet genom fullmakt

Bör ej ändras.

Lag ( 1973:188 ) om arrendenämnder och hyresnämnder

8 § - Hänskjutande av tvist till nämnd genom ansökan som skall vara skriftlig.

11 § - Ansökan om återupptagande av ärende skall göras skriftligen.

14 § - ärende angående godkännande av förbehåll m.m. prövas efter ansökan som skall vara skriftlig

15 § - Skiljemannaförfarande, ansökan skall vara skriftlig

15 a § - tvist mellan hyresvärd och hyresgästorganisation enligt hyresförhandlingslagen hänskjutes till hyresnämnd genom en skriftlig ansökan

16 § - Ärende angående upprustningsföreläggande; ansökan skall vara skriftlig

16 a § - Ansökan om förvärvstillstånd skall vara skriftlig

Hindrar ej elektroniska rutiner. (I en pm (Ju2001/3974), som har remissbehandlats föreslås att ansökan enligt 8 § kan vara muntlig i vissa fall. Promemorian har remissbehandlats. Förslagen är under beredning) Skriftlighetskraven i angivna 8-16 e §§ hindrar troligen inte elektronisk kommunikation. Däremot kan nämnden enligt 10 § 3 st. förvaltningslagen begära att sökanden bekräftar ansökan genom en egenhändigt undertecknad handling (vilket inte kan ske genom ekommunikation).

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

16 c § - Ansökan om tillstånd till förköp enligt 17 § lagen (1975:1132) om förvärv av hyresfastighet m.m. skall göras skriftligen

16 e § - Ansökningar enligt vissa lagar skall vara skriftlig.

30 § - Skall inlaga, kallelse, föreläggande eller annan handling tillställas part, sker det genom delgivning

Hindrar elektroniska rutiner. Detta bör hanteras inom ramen för en modernisering av delgivningsbestämmelserna.

Lag ( 1976:108 ) om erkännande och verkställighet av utländskt avgörande angående underhållsskyldighet

9 § - Vid ansökan om verkställighet skall fogas huvudskrift eller av myndighet bestyrkt avskrift av exekutionstiteln, om genom dom eller beslut underhållsskyldighet har ålagts någon som uteblivit, handling i original eller bestyrkt avskrift, utvisande att stämning med underrättelse har delgivits i den ordning som gäller enligt lagen i den stat där domen eller beslutet har meddelats

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven.

Lag ( 1977:595 ) om erkännande och verkställighet av nordiska domar på privaträttens område (samt förordningen [1977:1005] om nordisk verkställighet på privaträttens område)

9 § - Skriftlig ansökan om verkställighet. Till ansökningen skall fogas bestyrkt avskrift av exekutionstiteln samt bevis om laga kraft eller om verkställbarhet.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven. Se bilaga 1.

Jfr lag (2002:460) om komplet-

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

terande bestämmelser om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden.

Delgivningsförordning ( 1979:101 )

Hindrar elektroniska rutiner. Se generella kommentarer.

Förordning ( 1979:575 ) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna

Protokoll, domar och beslut skall undertecknas

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1982:117 ) om underrättelse till socialstyrelsen om domar i vissa brottmål

Sända en kopia av dom Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1982:805 ) om ersättning av allmänna medel till vittnen m.m.

9 a § - En ansökan om att ersättning för kostnader i samband med en parts inställelse skall betalas av allmänna medel m.m. skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av den sökande. Om det finns särskilda skäl får ansökan göras muntligen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras.

Lag ( 1983:368 ) med erkännande och verkställighet av österrikiska domar på privaträttens område

14 § - Vid ansökan om verkställighet skall fogas domen i original eller av behörig myndighet bestyrkt avskrift och bevis om laga kraft eller verkställbarhet

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven. Se bilaga 1. Jfr lag (2002:460) om kompletterande bestämmelser om dom-

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

stols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden.

Förordning ( 1986:441 ) om underrättelser ang. näringsförbud m.m.

2 § PRV skall kungöra i en tidning som verket ger ut

Utesluter ej elektroniska rutiner.

3 §, 5 § - sända kopia/ uppgift

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1986:1042 ) om verkställighet av vissa utländska beslut om rättegångskostnader

3 § - till ansökningen skall fogas beslutet i original eller av behörig myndighet bestyrkt kopia, bevis att beslutet har vunnit laga kraft och intyg att lagakraftbeviset har utfärdats av en behörig myndighet.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Det internationella åtagandet kan hindra anpassningar av formkraven.

Förordning ( 1988:318 ) med instruktion för tjänsteförslagsnämnden för domstolsväsendet

9 § - Skrivelsen med överklagandet ges in till regeringen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1990:746 ) om betalningsföreläggande och handräckning

9 § - Ansökan skall göras skriftligen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får dock föreskriva undantag från kravet på skriftlighet

19 § - En skriftlig ansökan skall vara undertecknad av sökanden eller hans ombud och ges in till kronofogdemyndigheten i original

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

och en kopia.

29 § - Föreläggandet skall delges svaranden i enlighet med vad som enligt rättegångsbalken gäller för delgivning av stämning i tvistemål

31 § - Om svaranden vill bestrida ansökningen, skall han göra det skriftligen

34 § - Vill sökanden att målet skall överlämnas till tingsrätt, skall han begära detta skriftligen.

53 § - Återvinning skall sökas skriftligen

Förordning ( 1990:893 ) om underrättelse om dom i vissa brottmål, m.m.

Expediering av kopior av domar Sända kopia Sända underrättelse

Hindrar ej elektroniska rutiner.

29 § delgivning

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1992:794 ) om Luganokonventionen/PA

Konvention med diverse formkrav.

Det finns inga svenska bestämmelser om formkrav (se bilaga 1). Däremot finns det formkrav i Luganokonventionen. Jfr lagen (2002:460) om kompletterande bestämmelser om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Internationellt åtagande.

Förordning ( 1994:1763 ) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare

1 § - Underrättelse om utfärdat strafföreläggande får lämnas skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

2 § -Protokollföringsskyldighet

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Cirkulär ( 1995:419 ) om inbördes rättshjälp mellan Sverige, Danmark, Finland, Island och Norge genom delgivning och bevisupptagning

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1995:665 ) om revisorer

7 § - Ansökan om godkännande, auktorisation och registrering görs skriftligen hos Revisorsnämnden.

Hindrar ej elektroniska rutiner enligt dessa bestämmelser. .

8 § - Ansökan om godkännande och auktorisation skall bl.a. innehålla personbevis med förvaltarbevis och konkursfrihetsbevis samt bevis om frihet från näringsförbud.

När det gäller de intyg som skall bifogas en ansökan om godkännande respektive auktorisation så torde det ligga i sakens natur att dessa ges in i form av dokument, antingen i original eller vidimerade kopior. Huruvida ett intyg kan faxas eller mailas med giltig verkan torde vara en sådan fråga som bör övervägas i ett större sammanhang än vid en översyn av denna förordning.

9 § - Till en ansökan om att ett handelsbolag skall registreras som

Det finns inte något krav i förordningen på att utdrag, kopior m.m.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

revisionsbolag skall fogas bolagsavtal och utdrag ur handelsregistret. Till en ansökan om att ett aktiebolag skall registreras som revisionsbolag skall fogas bolagsordning, utdrag ur aktiebolagsregistret utvisande bolagsledningens sammansättning och avskrift av bolagets aktiebok.

som skall bifogas en ansökan om registrering skall ske i form av fysiska dokument. Huruvida de handlingar som skall åtfölja en ansökan kan vara elektroniska torde vara avhängigt av de krav som ställs på sådana dokument i annan lagstiftning. Jfr generella kommentarer.

Lag ( 1996:242 ) om domstolsärenden

4 § - Den som vill inleda ett ärende vid tingsrätten genom anmälan, ansökan, överklagande eller på annat sätt skall göra detta skriftligen. Regeringen får för vissa slags ärenden bestämma att det får göras i annan form.

16 § - Den som getts tillfälle att svara skall göra det skriftligen,

17 § - Domstolen får förelägga en part att inom en viss tid yttra sig skriftligen.

38 § - Den som vill överklaga ett beslut skall göra detta skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

44 § - Ett telefax eller annat meddelande som saknar avsändarens underskrift i original skall bekräftas av avsändaren genom en i original undertecknad handling, om det behövs.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

46 § - Skall domstolen underrätta Hindrar elektroniska rutiner.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

någon om innehållet i en handling eller om något annat, får det ske genom delgivning

Bör ej ändras.

47 § - I fråga om fullmakt tillämpas reglerna i RB. En skriftlig fullmakt behöver dock inte företes annat än om domstolen anser att det behövs

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1996:271 ) om mål och ärenden i allmän domstol

12, 26-27, 35-36 §§ sända dom e.d.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

19 § - kopia av bandinspelning.

När utskrift görs skall utskriftens riktighet bestyrkas

Hindrar elektroniska rutiner. Förutsätter undertecknande. Bör ändras.

24 § slutligt beslut enligt ÄL skall undertecknas av domaren

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

35 § - sända akt … sända i original eller kopior de handlingar som hänför sig till överklagandet.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Så länge domstolarna inte har akterna inlagda i datorer, kan elektronisk kommunikation inte ske.

36 § - När en dom eller ett slutligt beslut med anledning av ett överklagande får laga kraft, skall den domstol som meddelat avgörandet sända detta till den eller de domstolar eller förvaltningsmyndigheter vilkas avgörande har överklagats och samtidigt upplysa om den laga kraften. En akt som har upprättats hos en lägre domstol skall sändas tillbaka till den

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

domstolen.

Rättshjälpslag ( 1996:1619 )

3 § - Ansökan om rättshjälp skall vara skriftlig

43 § - I fråga om överklagande av domstols beslut enligt RHL, tilllämpas vad som i allmänhet gäller om överklaganden av beslut av domstolen

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1996:1620 ) om offentligt biträde

7 § - Beslut överklagas i samma ordning som gäller för överklagande av dom eller beslut i det mål eller ärende i vilket biträdet har förordnats

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1997:176 ) om underrättelse till Statens jordbruksverk om domar i vissa brottmål

Sända kopia av dom Hindrar ej elektroniska rutiner.

Rättshjälpsförordning ( 1997:404 )

11 § - uppgifter om ekonomiska förhållanden, förekomsten av försäkring, rådgivning och om rättshjälp tidigare har sökts skall lämnas på heder och samvete. Vidare skall den rättssökande på heder och samvete intyga att i ansökan har lämnats alla uppgifter som, såvitt den sökande vet, är av betydelse för bedömningen av ansökan och att de lämnade uppgifterna är riktiga.

Hindrar elektroniska rutiner. Se generella kommentarer. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Lag ( 1998:358 ) om domstols internationella behörighet och om verkställighet av utländska domar enligt Brysselkonventionen

Konvention med diverse formkrav Det finns inga svenska bestämmelser om formkrav. Se bilaga 1. Däremot finns det formkrav i Brysselförordningen. Jfr lag (2002:460) om kompletterande bestämmelser om domstols behörighet och om erkännande och verkställighet av vissa utländska avgöranden. Internationellt åtagande

Lag ( 1999:116 ) om skiljeförfarande

19 § - En begäran om skiljedom skall vara skriftlig. Dessutom skall själva skiljedomen vara både skriftlig och egenhändigt undertecknad av skiljemännen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

56 § - Vid ansökan om verkställighet av en utländsk skiljedom skall domen bifogas i original eller styrkt kopia. Vidare skall, om hovrätten inte bestämmer annat, även en styrkt översättning av hela domen till svenska språket ges in.

Hindrar elektroniska rutiner. Original och bestyrkt kopia förutsätter undertecknande. Bör ej ändras. Internationell anknytning

58 § - Om motparten invänder att skiljeavtal inte har träffats, skall sökanden ge in skiljeavtalet i original eller styrkt kopia, samt, om hovrätten inte bestämmer annat, en styrkt översättning av skiljeavtalet till svenska

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Internationell anknytning

Ds 2003: 29 Justitiedepartementet

Tillkännagivande ( 2000:725 ) av internationella överenskommelser om översändande av ansökningar om rättshjälp

Rättshjälpsansökningar enligt 1980 års Haagkonvention skall göras enligt ett formulär som är fogat till konventionen

Hindrar elektroniska rutiner. Får ej ändras. Internationellt åtagande

Tillkännagivande ( 2001:352 ) om rådets förordning (EG) nr 1348/2000 om delgivning i medlemsstaterna av handlingar i mål och ärenden av civil eller kommersiell natur

Översändande av handling till Sverige kan ske genom post, bud eller telefax eller, efter överenskommelse i det enskilda fallet, på annat sätt.

Utesluter ej elektroniska rutiner. Internationellt åtagande.

Förordning ( 2002:265 ) om underrättelse till Datainspektionen om vissa domar och beslut

Sända kopia av dom/beslut Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 2002:599 ) om grupprättegång

10 § - Skriftlig ansökan som enligt hänvisning till 42:2 RB skall undertecknas

14 § - Skriftlig anmälan

18 § - Ansökan om utvidgning av talan skall ske skriftligen.

24 § - Krav på skriftlig anmälan

39 § - Riskavtal skall vara upprättat i skriftlig form.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Justitiedepartementet Ds 2003: 29

Utrikesdepartementet

Inledning

Redovisningen omfattar inte författningar som kan antas vara obsoleta eller som i övrigt kan antas vara praktiskt betydelselösa i detta sammanhang.

När det gäller författningar som avser internationella överenskommelser redovisas UD:s bedömning i formkravsfrågan. Det får dock observeras att vi i dessa fall inte ensamma råder över tolkningen, och inte heller över möjligheten att ändra bestämmelserna.

En del författningsbestämmelser om handlingar är helt osjälvständiga i den del som berör handlingarnas form, på det sättet att de bara återspeglar verkligheten (de handlingar som åsyftas är pappershandlingar) eller vad som är föreskrivet på annat håll. Sådana bestämmelser, som alltså inte kan sägas innebära formkrav, har i allmänhet inte tagits med i redovisningen.

I två lagar och en förordning finns formkravet ”på heder och samvete”, med koppling till brottsbalken. I redovisningen har beträffande dessa formkrav angivits ”Bör inte ändras”. Frågan om denna typ av formkrav och kopplingen till brottsbalken är gemensam för åtskilliga bestämmelser i flera departements författningar, och bör få en enhetlig lösning. Tre förordningar innehåller formkrav som utan vidare bör kunna tas bort.

Utrikesdepartementet Ds 2003:29

Formkravsgenomgång

Lag ( 1962:120 ) om straff i vissa fall för oriktigt ursprungsintyg m.m.

1 § ursprungsintyg eller annan handling

Torde inte hindra lagföring av lämnande av oriktig uppgift enligt elektroniska rutiner.

Förordning ( 1982:801 ) om tillämpning av ett avtal mellan Sverige, Danmark, Finland, Island och Norge om ömsesidigt bistånd i tullfrågor

Artikel 6 skriftligen; handlingar bifogas

Hindrar inte elektroniska rutiner.

Förordning ( 1985:79 ) om tillämpning av en överenskommelse mellan Sverige och Frankrike om ömsesidigt administrativt bistånd i tullfrågor

Artikel 4 b) skriftlig framställning Hindrar inte elektroniska rutiner.

Förordning ( 1986:17 ) om tillämpning av en överenskommelse mellan Sverige och Nederländerna om ömsesidigt administrativt bistånd i tullfrågor

Artikel 5.2 rapporter, bevisprotokoll eller bestyrkta kopior

Hindrar inte elektroniska rutiner.

Förordning ( 1988:146 ) om tillämpning av en överenskommelse mellan Sverige och Amerikas Förenta Stater om ömsesidigt bistånd i tullfrågor

Artikel 4 rapporter, protokoll eller bestyrkta kopior av handlingar; akter och handlingar i original;

Artikel 12: skriftligen, handlingar biläggs

Hindrar inte elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Utrikesdepartementet

Lag ( 1990:515 ) om auktorisation av handelskamrar

10 § skriftligen på heder och samvete

Hindrar elektroniska rutiner. Innebär implicit eller indirekt krav på undertecknande. Bör inte ändras. Möjligheten till straffsanktion behöver finnas kvar.

Handelskammarförordning ( 1990:733 )

3 § bestyrkta kopior av stadgar och andra bestämmelser; verksamhetsberättelser och bokslut

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras. Kravet på att handlingarna skall vara bestyrkta tas bort, innebärande att Kommerskollegium får välja formerna för att säkerställa handlingarnas autenticitet.

Lag ( 1992:1300 ) om krigsmateriel

19 § deklaration på heder och samvete

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras. Möjligheten till straffsanktion behöver finnas kvar.

Förordning ( 1993:1166 ) om tillämpning av ett i EES-avtalet intaget protokoll om ömsesidigt bistånd i tullfrågor

Artikel 6.1 skriftligen

Hindrar inte elektroniska rutiner.

Förordning ( 1994:1605 ) om tullfrihet m.m.

3 § handling i två exemplar;

Hindrar elektroniska rutiner. Syftar uppenbarligen på pappershandlingar. Bör ändras så att formkravet tas bort

Förordning ( 1994:361 ) om mottagande av asylsökande m.fl.

8 § skriftlig ansökan, på heder och samvete, undertecknad

Hindrar elektroniska rutiner. Bör inte ändras. Möjligheten till straffsanktion avseende 15:10 BrB

Utrikesdepartementet Ds 2003:29

behöver finnas kvar.

Förordning ( 1997:691 ) om avgifter vid utlandsmyndigheterna

7 § skall sökanden skriftligen föreläggas

Hindrar inte elektroniska rutiner. (Generell förvaltningsrättslig fråga)

11 § Skrivelsen med överklagandet skall ha kommit in; Den handling eller en bestyrkt kopia av handlingen som överklagandet avser skall bifogas överklagandet. Ett beslut om återbetalning skall antecknas på handlingen

Skrivelsen--- Hindrar inte elektroniska rutiner. (Generell förvaltningsrättslig fråga) Den handling--- Hindrar elektroniska rutiner. Denna ordning torde kunna undvaras. Bör ändras så att ”Den handling eller en bestyrkt kopia av handlingen som överklagandet avser skall bifogas överklagandet. Ett beslut om återbetalning skall antecknas på handlingen” tas bort.

Försvarsdepartementet

Inledning

Allmänt kan sägas att Försvarsdepartementets författningar inte är berörda i någon större omfattning. Många regler med krav på skriftlighet riktar sig till myndigheterna. I de fallen torde kravet på skriftlighet inte hindra elektroniska rutiner. På området finns dock författningar som rör många enskilda, särskilt författningarna som rör de totalförsvarspliktiga. Den genomgång som har gjorts inom Försvarsdepartementet har visat att det finns några bestämmelser som är av intresse att ta upp i sammanhanget.

Formkravsgenomgång

Enligt 10 kap. 7 § 1 lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt får en pliktig föreläggas att skriftligen lämna vissa uppgifter och enligt 11 kap. 3 § samma lag föreskrivs att en begäran om förnyad prövning skall vara skriftlig. Uppgifterna och begäran torde utan problem kunna lämnas elektroniskt. Kravet på skriftlighet i de här fallen hindrar således inte elektroniska rutiner.

I 5 kap. 8 § förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt sägs att ansökan om uppskov eller avbrott skall vara skriftlig. Uppskov eller avbrott i tjänstgöringsskyldigheten är av stor betydelse för den enskilde. Av den anledningen är det viktigt att myndigheten kan vara säker på att ansökningen verkligen härrör

Försvarsdepartementet Ds 2003:29

från denne. Kravet på skriftlighet skall ses i ljuset av detta och får därför anses hindra elektroniska rutiner. Det bör dock vara möjligt att låta Totalförsvarets pliktverk utveckla lämpliga rutiner som tillgodoser säkerhetskravet. Inom myndigheten är man positiv till en sådan ordning. Bestämmelsen bör därför ändras på så sätt att den medger elektronisk kommunikation i enlighet med de rutiner som Totalförsvarets pliktverk bestämmer. Det kan lämpligen ske i samband med de författningsändringar som kan bli resultatet av utredningen om översyn av Totalförsvarets pliktverk (dir. 2002:146).

Enligt 11 kap. 5 § förordningen (1995:239) om förmåner till totalförsvarspliktiga skall en ansökan om familjebidrag undertecknas av den bidragsberättigade och innehålla en försäkran på heder och samvete att uppgifterna är riktiga och fullständiga. Bestämmelsen hindrar elektroniska rutiner. Om man kan finna en godtagbar lösning på de straffrättsliga frågorna, kan bestämmelsen kompletteras så att elektroniska rutiner blir möjliga. Inom Riksförsäkringsverket är man positiv till en sådan ordning. En ändring skulle kunna göras i samband med de författningsändringar som kan bli resultatet av utredningen om översyn av Totalförsvarets pliktverk (dir. 2002:146).

Enligt 7 § förordningen (1995:240) om möjlighet för kvinnor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbildning skall en kvinna skriftligen bekräfta sitt samtycke till inskrivningen. Samtycket ligger till grund för en straffsanktionerad skyldighet att tjänstgöra. Av den anledningen hindrar bestämmelsen elektroniska rutiner. Om man kan finna en godtagbar lösning på de straffrättsliga frågorna, kan bestämmelsen kompletteras så att elektroniska rutiner blir möjliga. Inom Totalförsvarets pliktverk är man positiv till en sådan ordning. En ändring skulle kunna göras i samband med de författningsändringar som kan bli resultatet av utredningen om översyn av Totalförsvarets pliktverk (dir. 2002:146). I 7 § lagen (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor finns en föreskrift om skriftlig anmälan till tillsynsmyndigheten innan byggnadsarbeten

Ds 2003:29 Försvarsdepartementet

påbörjas eller verksamhet tas i drift. Syftet med anmälan är sådant att bestämmelsen inte hindrar elektroniska rutiner.

Socialdepartementet

Inledning

Socialdepartementets verksamhetsområde omfattar bl.a. frågor som rör hälso- och sjukvård, äldreomsorg, socialtjänst, handikappolitik, socialförsäkringar och folkhälsa. Det är främst inom socialförsäkringsområdet som frågan om möjlighet att använda elektroniska rutiner har mycket stor betydelse. Riksförsäkringsverket (RFV) och försäkringskassorna är myndigheter som hanterar masstransaktioner av stora belopp, t.ex. pensioner, barnbidrag, sjukersättningar och föräldrapenning.

I prop. 2001/02:9 Vissa socialförsäkringsfrågor föreslogs en försöksverksamhet med en 24-timmarsmyndighet inom socialförsäkringsadministrationen för förmånerna föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning. Möjligheterna till självbetjäning inom föräldraförsäkringen skulle enligt Internet-strategin inbegripa

- tillgång via Internet till individ/familjeanpassad information, - möjlighet att via Internet följa ett ärende och ta del av viktig

status, samt - möjlighet att skapa ansökningar elektroniskt och skicka des-

sa via Internet till försäkringskassan. Riksdagen antog regeringens förslag till lag om försöksverksamhet, bet. 2001/02:SfU 5, rskr. 2001/02:88

Socialdepartementet Ds 2003:29

I prop. 2002/03:61 Vissa socialförsäkringsfrågor föreslogs att lagen (2001:1113) om försöksverksamhet med 24timmarsmyndigheten inom socialförsäkringsadministrationen skulle fortsätta att gälla till och med den 31 mars 2004. I prop. uttalades bl.a. att en övergång skulle ske till ny teknik för säker identifiering och elektroniskt undertecknande.

När det gäller socialförsäkrings- och bidragsbestämmelserna är kopplingen till straffrätten av avgörande betydelse. Detsamma gäller om kravet på skriftlighet i sig skulle anses hindra elektronisk kommunikation.

Kravet på skriftlighet och frågan huruvida detta hindrar elektronisk hantering gör sig dock inte bara gällande inom socialförsäkringen. Både Socialstyrelsen och Läkemedelsverket hanterar årligen en stor mängd ärenden som avser bl.a. ansökningar om legitimation eller godkännande av nya läkemedel där hanteringen sker skriftligen.

Formkravsgenomgång

Förordning ( 1956:296 ) om ersättning från staten i vissa fall vid ingripanden för att förhindra spridning av en smittsam sjukdom

9 § …kammarkollegiet. En ansökan om ersättning skall göras skriftligen och ges in till länsstyrelsen i det län, där rörelsen drivs, eller, beträffande en anställd, där han har sitt hemvist. Vid framställningen skall fogas myndighetens beslut om ingripande och utredning angående den förlust som sökanden lidit samt den övriga utredning som sökanden önskar åberopa. Länsstyrelsen skall se till att behövlig utredning görs och därefter

Hindrar ej elektroniska rutiner. Formkravet borde kunna uppfyllas elektroniskt

Ds 2003:29 Socialdepartementet

med eget yttrande överlämna ansökningshandlingarna till kammarkollegiet. Om en ansökan om ersättning inte har kommit in till länsstyrelsen eller kammarkollegiet inom sex månader från den dag då anspråket uppkom, lämnas inte någon ersättning...

Förordning ( 1968:235 ) med särskilda bestämmelser om gratis undersökning och behandling av sjömän vid vissa smittsamma sjukdomar

3 § När ett svenskt fartyg, som går i utrikes trafik, eller ett utländskt fartyg kommer till svensk hamn, skall den tulltjänsteman som först besöker fartyget lämna ett skriftligt meddelande till befälhavaren om var och när gratis undersökning och behandling kan fås.

Meddelandet skall vara avfattat på svenska och engelska. Det skall tillhandahållas Tullverket av smittskyddsläkaren i landstinget. Om en tulltjänsteman inte besöker fartyget vid ankomsten och ett sådant meddelande inte finns ombord, skall befälhavaren skyndsamt anskaffa ett meddelande från Tullverket.

Hindrar ej elektroniska rutiner. För det fall att tulltjänsteman inte besöker fartyget vid ankomst och då överlämnar ett meddelande i pappersform borde det vara möjligt för befälhavaren att på elektronisk väg erhålla ett motsvarande meddelande från Tullverket.

Karantänslag ( 1989:290 )

6 § …karantänsflygplatser. Smittskyddsläkaren, eller den läkare som han överlåter uppgiften åt,

Hindrar ej elektroniska rutiner. Myndighetens skyldighet att lämna skriftligt intyg bord kunna lö-

Socialdepartementet Ds 2003:29

skall vid behov utföra läkarundersökning och vaccination samt utfärda ett skriftligt intyg om åtgärden, om den som berörs av åtgärden begär det.

8 § …godset. Om miljö- och hälsoskyddsnämnden har vidtagit en sanitär åtgärd skall nämnden utfärda ett skriftligt intyg om åtgärden, om den som berörs av åtgärden begär det.

sas på elektronisk väg.

16 § När ett fartyg kommer till en svensk hamn skall befälhavaren på fartyget visa upp ett skriftligt intyg för Tullverket om att utrotning av råttor har skett ombord eller att utrotning inte har behövts (råttsaneringsbevis). Om ett giltigt intyg inte visas upp skall Tullverket omedelbart underrätta miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Nämnden skall låta undersöka fartyget och, om det behövs, vidta åtgärder för att utrota råttor ombord. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om undantag från skyldigheten att visa upp råttsaneringsbevis.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Befälhavarens skyldighet att visa upp ett skriftligt bevis borde kunna gå att lösa elektroniskt med hjälp av en elektronisk signatur.

Smittskyddsförordning ( 1989:301 )

2 § En anmälan enligt 20 eller 22 § smittskyddslagen (1988:1472) skall göras skriftligen senast dagen

Hindrar ej elektroniska rutiner. Läkares anmälningsskyldighet till smittskyddsläkaren och SMI -

Ds 2003:29 Socialdepartementet

efter den då läkaren fått vetskap om att den undersökte har smittats. Beträffande sjukdomar som avses i 1.3 bilagan till smittskyddslagen skall dock anmälan göras senast sju dagar efter sistnämnda dag.

görs redan i dag på elektroniskt väg av de läkare som har tillgång till rätt system.

Lag ( 1961:181 ) om försäljning av teknisk sprit m.m.

2 och 17 §§ Bestämmelser om skyldighet att tillhandahålla handlingarna etc. i verksamheten

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1992:1554 ) om kontroll av narkotika

3 § Läkemedelsverket skall upprätta och kungöra förteckningar över narkotika

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1992:1554 ) om kontroll av narkotika

5 b § Kopia av utfärdat intyg skall sändas till Läkemedelsverket.

Hindrar elektroniska rutiner. Den svenska bestämmelsen torde inte ställa krav på pappershantering men enl. det fastställda formuläret till art 75 i Schengenkonventionen skall den som utfärdar intyg skriva under det. Syftet är att intyget skall tas med på resa och kunna kontrolleras av tjänstemän i annat land. – Kopia skall enl. konventionen förvaras, och det bör ske centralt. Konventionen torde inte medföra hinder mot inskannad kopia; mer tveksamt är ett rent elektroniskt kopiedokument utan underskrift. Anledningen till att kopia skall sparas framgår inte av konventionen, men torde vara en

Socialdepartementet Ds 2003:29

bevisfråga (har ett visst intyg utfärdats eller inte). I konventionen finns inga regler om gallring av kopiorna; i Sverige är allmänna gallringsbestämmelser tillämpliga. Får ej ändras. Konventionsbunden.

Lag ( 1993:860 ) om kontroll av narkotika

11 § Rätt att ta del av handlingen för tillsynsändamål

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ög.bestämmelse 2001:1282, handlingar inkomna före visst datum

Hindrar ej elektroniska rutiner.

13 § 2 p –straffbestämmelser ang. dokumentationsskyldighet av verksamheten

Hindrar ej elektroniska rutiner.

1 § Regeringen eller Läkemedelsverket skall upprätta och kungöra förteckningar över narkotika.

Obs! Rådets förordning EEG 3677/90 kan innehålla formkrav. Tullen vet hur det faktiskt hanteras.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Alkohollag ( 1994:1738 )

Skyldighet att förete bokföringshandling vid tillsyn

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4:11 marknadsföring i periodisk skrift. 7:3 och 13 §§ Ansökan om tillstånd skall göras skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7:22 kommun som fattat beslut skall sända kopia av det till andra

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

myndigheter

Alkoholförordning ( 1994:2046 )

23 § kopia av vissa domar skall sändas till RSV

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § FHI skall utfärda bevis om meddelat tillstånd

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1994:2048 ) med instruktion för alkoholsortimentsnämnden

Beslut skall undertecknas.

Hindrar elektroniska rutiner. Samma krav som domstol. Nämnden är domstolsliknande. Bör ej ändras.

Tillkännagivande ( 2001:852 ) av avtal mellan Systembolaget AB och staten

11 § avtalet mellan staten och systembolaget skall tillkännages genom att kungöras i SFS

Hindrar ej elektroniska rutiner.

P 18 orden underteckna och exemplar vilka gäller avtalet som sådant

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Tobakslag ( 1993:581 )

22 § tillsynsmyndighet har rätt att få upplysningar, handlingar osv. i tillsynsärenden

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1944:133 ) om kastrering

4 § Läkare skall skriftligt på heder och samvete intyga att förutsättningar för kastrering föreligger 1991:1956

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Kungörelse ( 1944:285 ) med tillämpningsföreskrifter till lag om kastrering

3 § Ansökan om kastrering skall vara skriftlig och vara egenhändigt undertecknad. Avser ansökan annan än sökanden skall bifogas skriftligt samtycke 1995:390

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

4 § Om skriftligt uttalande inte finns från den som avses i 4 § lagen skall tillfälle till yttrande lämnas. 1968:157

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1962:381 ) om allmän försäkring

3 a § Innan privatpraktiserande tandläkare börjar sin verksamhet skall skriftlig anmälan göras försäkringskassan.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1984:1140 ) om insemination

2 § Vid insemination krävs skriftligt samtycke från make eller sambo.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Patientjournallag ( 1985:562 )

2 § Med patientjournal avses de anteckningar som görs och de handlingar som upprättas eller inkommer i samband med vården (journalhandlingar). Som journalhandling avses framställning i skrift, bild eller upptagning som uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § En journalanteckning signeras Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

av den som svarar för uppgiften

10 § intyg

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1985:885 ) om försöksverksamhet vid tillsättning av vissa tjänster inom folktandvården

3 § En sakkunnig skall i ett skriftligt beslut på förslag föra upp de fyra sökanden som anses främst i fråga om förtjänst och skicklighet.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1988:711 ) om befruktning utanför kroppen

2 § Givare av ägg eller spermie skall lämna skriftligt samtycke till användning.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1990:700 ) om behörighet till och tillsättande av vissa tjänster vid Läkemedelsverket

4 § De sakkunniga skall med en skriftlig motivering ange skickligheten hos de sökande.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1991:114 ) om användning av viss genteknik vid allmänna hälsoundersökningar

5 § En undersökning får endast omfatta den som lämnat skriftligt samtycke.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1995:831 ) om transplantation m.m.

3 §. Biologiskt material får inte tas om den avlidne skriftligen motsatt sig det.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1995:832 ) om obduktion m.m.

8 § En klinisk obduktion får utföras om den avlidne skriftligen

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

medgett det.

Lag ( 1998:531 ) om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område

7 kap. 8 § Anmälan eller ansökan till ansvarsnämnden skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

7 kap. 13 § Den som förelagts att svara skall göra det skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1998:1337 ) om tandvårdstaxa

27 § Vårdgivaren är under vissa förutsättningar skyldig att tillhandahålla ett skriftligt intyg.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1999:332 ) om ersättning till steriliserade i vissa fall

4 § Ansökan om ersättning skall göras skriftligen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1988:890 ) om bilstöd till handikappade

12 § Ansökan om bidrag görs på blankett enligt formulär som fastställs av riksförsäkringsverket. Till ansökan skall fogas ett läkarutlåtande om funktionshindret och dess inverkan på förflyttningsmöjligheterna. Sådana uppgifter i ansökan som rör faktiska förhållanden skall sökanden lämna på.

Blankett, formulär. Hindrar ej elektroniska rutiner. Torde bero på om blanketten är i pappersform eller om den finns i elektronisk form. Till ansökan bifogat läkarutlåtande: Hindrar elektroniska rutiner. Frågan om detta kan lösas genom inskanning av de eller de handlingar som skall bifogas. Uppgifter lämnas på heder och samvete: Hindrar elektroniska rutiner. Beror av straffrättsliga bestämmelser. Kan anpassas om man kan finna

Ds 2003:29 Socialdepartementet

en bra teknisk lösning som tillgodoser formkravens syften. Förslag: Ansökan om bidrag görs på blankett enligt formulär som fastställs av riksförsäkringsverket. Till ansökan skall fogas ett läkarutlåtande om funktionshindret och dess inverkan på förflyttningsmöjligheterna. Ansökan och annan bifogad handling får överföras elektroniskt på det sätt Riksförsäkringsverket föreskriver. Sådana uppgifter i ansökan som rör faktiska förhållanden skall sökanden lämna på , vilket kan göras med en elektronisk signatur.”

Förordning ( 1993:1090 ) om stöd och service till vissa funktionshindrade

9 § Länsstyrelsen skall utfärda ett skriftlig bevis när tillstånd har meddelats…

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras. Kan anpassas om man kan finna en bra teknisk lösning som tillgodoser formkravens syften. Ett sådant skriftligt bevis torde kunna vara tillräckligt att den enskilde får elektroniskt. Förslag : Länsstyrelsen skall utfärda ett skriftligt bevis när tillstånd har meddelats…. Ett sådant bevis får även ha elektronisk form.

Lag ( 1993:389 ) om assistansersättning

5 § Ansökan om assistansersättning skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassan.

Kravet på ansökan skall göras skriftligen. Hindrar ej elektroniska rutiner. Krav på skriftlighet inte generellt kan sägas hindra elektronisk kom-

Socialdepartementet Ds 2003:29

kommunikation. ”…. ansökan inkommer till försäkringskassan….” Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1993:1091 ) om assistansersättning

2 § En ansökan om assistansersättning skall undertecknas av sökanden.

Hindrar elektroniska rutiner. Straffrättslig koppling. Bör ändras. Kan anpassas om man kan finna en bra teknisk lösning som tillgodoser formkravens syften. Förslag: En ansökan om assistansersättning skall undertecknas av sökanden, vilket kan göras med en elektronisk signatur.

Lag ( 1994:243 ) om Allmänna Arvsfonden

9 § Ansökan om stöd ur fonden skall vara skriftlig och innehålla de uppgifter som behövs för att bedöma sökandens förutsättningar att få stöd ur fonden. Ansökan skall vara egenhändigt undertecknad av sökanden eller dennes ombud.

Skriftliga ansökan: Hindrar ej elektroniska rutiner. Krav på skriftlighet inte generellt kan sägas hindra elektronisk kommunikation. Egenhändigt undertecknad: Hindrar elektroniska rutiner. Hänger samman med straffrättslig reglering. Bör ändras. Kan anpassas om man kan finna en bra teknisk lösning som tillgodoser formkravens syften. Förslag: Ansökan om stöd ur fonden skall vara skriftlig och innehålla de uppgifter som behövs för att bedöma sökandens förutsättningar att få stöd ur fonden.

Ansökan skall vara egenhändigt

Ds 2003:29 Socialdepartementet

undertecknad av sökanden eller dennes ombud, vilket kan göras med en elektronisk signatur.

11 § Den som beviljas stöd ur

Allmänna arvsfonden skall föreläggas att inom viss tid efter mottagandet av medlen skriftligen redovisa hur medlen har använts.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Krav på skriftlighet kan inte generellt sägas hindra elektronisk kommunikation. Föreläggandet har ingen påföljd kopplad till sig.

Förordning ( 1994:952 ) om Allmänna Arvsfonden

6 § Ansökan om stöd ur Allmänna arvsfonden skall ges in till Arvsfondsdelegationen eller, om regeringen enligt 2 § har överlämnat till en annan myndighet att fördela stöd, till denna myndighet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7 § 2 st. Till ansökan skall i förekommande fall bifogas stadgar och senaste verksamhetsberättelse….

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet att till ansökan bifogas stadgar och verksamhetsberättelse bedöms hindra elektronisk kommunikation. Bör ändras. Kan anpassas om man kan finna en bra teknisk lösning som tillgodoser formkravens syften. Förslag: Till ansökan skall i förekommande fall bifogas stadgar och senaste verksamhetsberättelse…. Ansökan och annan bifogad handling får överföras elektroniskt på det sätt den som enligt 8 § beslutar om fördelning av stöd ur Allmänna arvsfonden.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Förordning ( 1994:950 ) om statsbidrag till handikapporganisationernas rekreationsanläggningar

4 § Ansökan om bidrag skall göras skriftligen och lämnas in till Socialstyrelsen senast ….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1994:951 ) om statsbidrag till handikapporganisationer

3 § Ansökan om bidrag skall göras skriftligen och lämnas in till Socialstyrelsen senast ….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1994:316 ) om statsbidrag till pensionärsorganisationer

5 § Ansökan om bidrag skall göras skriftligen och lämnas in till Socialstyrelsen senast ….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialtjänstlag ( 2001:453 )

9 kap. 2 § 3 st. Ett beslut som avser ekonomisk hjälp som kan komma att återkrävas enligt denna paragraf skall vara skriftligt. Beslutet skall innehålla uppgifter om den eller de omständigheter som enligt denna paragraf utgör grund för återbetalningsplikten. Beslutet skall delges den enskilde.

Skriftligt beslut: Hindrar ej elektroniska rutiner. Delgivning: Hindrar elektroniska rutiner. Det krävs någon from av bevis att en person har delgivits. Bör ej ändras. Någon anpassning av formkravet låter sig svårligen göras. De som inte vill bli delgivna brukar vara måttligt roade av någon kommunikation överhuvudtaget.

Lag ( 1990:52 ) med särskilda bestämmelser om vård av unga

7 § 1 st. Har socialnämnden beslutat om omedelbart omhändertagande, skall beslutet underställas länsrätten……

Hindrar elektroniska rutiner. Styrs av 3 § 1 st. förvaltningsprocesslagen: ”Ansökan, besvär, anmälan, underställning och annan åtgärd, varigenom mål anhängiggöres, skall ske skriftligen.”

Ds 2003:29 Socialdepartementet

Socialnämndens beslut anges i protokoll. Huruvida ett sådant protokoll kan kommuniceras elektroniskt och om det i så fall uppfyller skriftlighetskravet styrs av förvaltningsprocesslagen. Situationen är densamma i LVM som i LVU. Enligt 15 § skall socialnämndens eller polismyndighetens beslut om omedelbart omhändertagande genast underställas länsrätten

Socialtjänstförordning ( 2001:937 )

4 kap. 1 § En ansökan till länsstyrelsen enligt 7 kap. 1 § socialtjänstlagen (2001:453) om tillstånd att bedriva enskild verksamhet skall vara skriftlig och ange…. Ritningar över verksamhetens lokaler samt uppgifter om hur brandskyddet är ordnat skall fogas till ansökan. Om sökanden är ett bolag, en förening, en samfällighet eller en stiftelse skall sökanden också bifoga bolagsordningen eller stadgarna och uppge vem som har behörighet att företräda bolaget, föreningen eller stiftelsen.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Skriftlighetskrav kan inte generellt hindrar användande av elektronisk kommunikation. Då det inte krävs några originalhandlingar eller någon underskrift kan jag inte se att det föreligger hinder mot elektronisk kommunikation.

4 kap. 3 § Länsstyrelsen skall utfärda ett skriftligt bevis när tillstånd har meddelats.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Något större behov av anpassning är svårt att se men i så fall bör det kunna lösas genom ett tillägg i paragrafen som anger att ett sådant bevis får även

Socialdepartementet Ds 2003:29

får ha elektronisk form.

7 kap. 1 § Socialnämnden skall föra en förteckning över de barn som enligt nämndens beslut vistas i familjehem eller efter nämndens medgivande i något annat enskilt hem. Socialstyrelsen fastställer ett formulär för förteckningen. Socialnämnden skall varje år senast den 31 januari ge in en kopia av förteckningen till länsstyrelsen i länet.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Regler om att något ska göras enligt ett visst formulär torde normalt inte hindra användning av elektronisk kommunikation.

Lag ( 1962:381 ) om allmän försäkring (AFL)

2 kap. 3 a § 1 st. En vårdgivare som avser att ge tandvård i enskild verksamhet mot ersättning enligt denna lag skall skriftligen anmäla detta till den allmänna försäkringskassa inom vars område verksamheten skall bedrivas.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 kap. 4 b § Den allmänna försäkringskassan kan efter skriftlig ansökan av den försäkrade besluta…

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 kap. 8 § 1 st. Den försäkrade skall till försäkringskassan ge in en skriftlig försäkran för sjukpenning. Försäkran skall innehålla uppgifter om sjukdomen, en beskrivning av den försäkrades arbetsuppgifter och den försäkrades egen bedömning av arbetsförmågan. Uppgifterna i försäkran skall lämnas på heder och samvete.

Skriftlig: Hindrar ej elektroniska rutiner. Heder och samvete: hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Läkarintyg, läkarutlåtande: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

2 st. Den försäkrade skall till försäkringskassan ge in läkarintyg för att styrka… 3 st. Den försäkrade skall….ge in ett särskilt läkarutlåtande och en skriftlig försäkran för att styrka…..Uppgifterna i den särskilda försäkran skall lämnas på heder och samvete.

3 kap. 9 a § En kvinna som önskar erhålla havandeskapspenning skall göra ansökan därom. Den allmänna försäkringskassan får påfordra att kvinnan till stöd för sin rätt till havandeskapspenning inger utlåtande av sin arbetsgivare samt läkarintyg.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

4 kap. 3 § 6 st. Ett avstående från rätt att uppbära föräldrapenning görs genom skriftlig anmälan till försäkringskassan

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 kap. 20 § 3 st. En kopia av årsredovisningen skall samtidigt lämnas till det berörda landstinget eller den berörda kommunen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 kap. 28 § 3 st. Revisionsberättelsen respektive revisorsintyget skall undertecknas av dem som utfört granskningen…. En bestyrkt kopia av revisionshandlingarna skall samtidigt sändas till det landstingsfullmäktige eller…

Hindrar elektroniska rutiner. Här behövs ett generellt ställningstagande.

Socialdepartementet Ds 2003:29

18 kap. 38 § Talan får dock inte väckas om RFV inom denna tid underlåtit att skriftligen framställa anmärkning till styrelseledamoten om förfarandet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

20 kap 2 § Vid tillämpning av bestämmelserna i 3 kap. 2 a § andra stycket skall den som lämnat uppgift om innehav av en F-skattsedel i en anbudshandling, en faktura…

Uppgiften om innehav av en Fskattsedel gäller även som sådant skriftligt åberopande av Fskattsedeln som avses i 3 kap. 2 a § tredje stycket.

Samma bedömning som Fi (från inkomstskattelagen) Hindrar ej elektroniska rutiner.

20 kap. 8 § 2 st. Uppgifter om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. I flera andra lagar inom socialförsäkringen hänvisas även till 20 kap. 8 § 2 st. AFL; Lagen (1947:529) om allmänna barnbidrag (14§) /se även lagen (1986:378) om förlängt barnbidrag (8§)/, lagen (1988:1463) om bidrag till adoption av utländska barn (9 §), lagen (1998:703) om handikappersättning och vårdbidrag (22§), socialförsäkringslagen (1999:799) (5 kap. 7 §), lagen (1991:1047) om sjuklön (26 §), lagen (1993:16) försäkring mot vissa semesterlönekostnader (3 §), lagen (1989:225) om ersättning till

Ds 2003:29 Socialdepartementet

smittbärare (15 §), lagen (1988:1465) om ersättning och ledighet för närståendevård (19 §),lagen (1993:389) om assistansersättning (18 §), lagen (1991:1488) om handläggning av vissa ersättningar till den som tjänstgör inom totalförsvaret (4 §).

20 kap. 13 § 1 st. Har ett överklagande inom klagotiden kommit in till en allmän förvaltningsdomstol,

Riksförsäkringsverket eller en allmän försäkringskassa, som inte har meddelat det överklagade beslutet, skall överklagandet översändas till den myndighet som meddelat beslutet och anses inkommet i rätt tid. 2 st. Överklagande av beslut i mål eller ärenden om försäkring enligt denna lag skall vara inkommet inom två månader från den dag då klaganden fick del av beslutet eller, om överklagandet anförts av Riksförsäkringsverket eller allmän försäkringskassa, inom två månader från den dag då beslutet meddelades. Vad som sägs i denna paragraf om överklagande skall i tillämpliga delar gälla en begäran om omprövning enligt 10 §.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Måste dock kompletteras med original.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Kungl. Maj:ts Förordning ( 1938:216 ) om livräntetillägg av statsmedel åt vissa livräntetagare enligt lagen den 5 juli 1901 angående ersättning för skada till följd av olycksfall i arbete

4 § 1 st. Över beslut av riksförsäkringsverket rörande livräntetillägg eller tillämpning av någon med stöd av denna förordning given bestämmelse må klagan föras hos försäkringsrådet genom besvär, som skola hava inkommit till försäkringsrådet senast inom en månad efter det klaganden erhållit kännedom om beslutet. 2 st . Över försäkringsrådets beslut må klagan föras hos försäkringsdomstolen genom besvär.

Besvären skola hava inkommit till försäkringsrådet inom tre veckor från det klaganden erhållit kännedom om beslutet; dock skall besvärstiden för menighet vara fem veckor. Den omständigheten, att besvären ingivits eller insänts direkt till försäkringsdomstolen, utgör ej hinder för besvärens upptagande till prövning, därest de inkommit till domstolen före besvärstidens utgång.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ev. obsolet, försäkringsrådet finns inte längre, inte heller försäkringsöverdomstolen.

Förordning ( 1950:295 ) om tillägg av statsmedel å vissa ersättningar enligt lagen om försäkring för olycksfall i arbete m.m.

14 § 1 st. Över riksförsäkringsanstaltens beslut enligt denna förordning må klagan föras hos försäkringsrådet genom besvär,

Hindrar ej elektroniska rutiner. Ev. obsolet.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

skola hava inkommit till försäkringsrådet sist å trettionde dagen efter den, då klaganden erhöll del av beslutet.

Lag ( 1954:774 ) med särskilda bestämmelser om frivillig sjukpenningförsäkring i allmän sjukkassa

2 § 1 st. Anmälan för erhållande av försäkring enligt denna lag skall göras före den 31 juli 1955 eller, såvitt angår den som blivit sjukpenningförsäkrad enligt lagen om allmän sjukförsäkring men vars försäkring sedermera upphört, inom två veckor från det beslutet härom delgivits honom.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Kungl. Maj:ts förordning ( 1956:183 ) angående omreglering av vissa ersättningar på grund av statsunderstödd olycksfallsförsäkring

11 § 1 st. Över riksförsäkringsanstaltens beslut i ärende enligt denna förordning må klagan föras hos försäkringsrådet genom besvär, som skola hava inkommit till försäkringsrådet senast inom en månad efter det klaganden erhållit kännedom om beslutet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1962:521 ) om frivillig pensionsförsäkring hos Riksförsäkringsverket

9 § För vinnande av delaktighet i försäkringen skall anmälan på fastställd blankett göras å postanstalt i riket.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

11 § Önskar någon enligt punkt 1 Blankett: Hindrar ej elektroniska

Socialdepartementet Ds 2003:29

av anvisningarna till 31 § kommunal –skattelagen göra förbehåll om att försäkring, som annars varit att hänföra till pensionsförsäkring, skall anses såsom kapitalförsäkring, skall han i samband med inbetalning av försäkringsavgiften på särskild blankett göra anmälan om detta. Ifylld blankett insändes med post till Riksförsäkringsverket.

rutiner. Post: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras.

13 § Försäkrad, som önskar komma i åtnjutande av pension, skall hos riksförsäkringsverket göra ansökan härom på fastställt formulär. Har försäkrad avlidit efter ingången av den månad, då han uppnått eller skolat uppnå vid försäkring för temporär ålderspension en ålder av sextiotvå år och vid försäkring för livsvarig ålderspension en ålder av sjuttio år, och har han ej sökt pension, äger hans dödsbo att skriftligen hos riksförsäkringsverket framställa sina rättsanspråk. Vid ansökan eller framställning som nu sagts skola fogas personbevis angående den försäkrade samt hans försäkringsbok

Formulär, skriftligen. Hindrar ej elektroniska rutiner. Personbevis: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 1976:380 ) om arbetsskadeförsäkring

5 kap. 10 § 1 st. Om en försäkrad har blivit borta under resa eller i annat sammanhang och det kan antas att han har avlidit till följd av arbetsskada, har hans efterlevande

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

rätt till livränta. Som villkor för utbetalning av livränta får dock krävas förklaring på heder och samvete av efterlevande att denne saknar varje underrättelse om den försäkrade. I fråga om omyndig får sådan förklaring krävas från förmyndaren. Förklaring kan också infordras av en god man eller förvaltare som har förordnats enligt föräldrabalken.

Förordning ( 1977:284 ) om arbetsskadeförsäkring och statligt personskadeskydd

10 § Arbetsgivare eller arbetsföreståndare skall samråda med skyddsombudet om arbetsskadeanmälan och ge ombudet en kopia av denna.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

11 § Om arbetsskada har inträffat utom riket, får skadeanmälan göras hos svensk beskickning eller svenskt konsulat. Beskickningen eller konsulatet skall omedelbart ombesörja undersökning som kan behövas och därefter sända handlingarna i ärendet till den försäkringskassa som skall besluta om ersättning.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 § Försäkringskassan skall sända en kopia av arbetsskadeanmälan till Arbetsmiljöverket eller, beträffande arbete på fartyg, till sjöfartsverket.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

13 § Försäkringskassan skall inhämta läkarutlåtande om anmäld arbetsskada. Utlåtandet skall lämnas på blankett enligt formulär som riksförsäkringsverket fastställer efter samråd med socialstyrelsen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 § 1 st. Skadeanmälan skall göras på blankett enligt formulär som

Riksförsäkringsverket fastställer efter samråd med berörda centrala förvaltningsmyndigheter. 2 st . Försäkringskassan skall sända en kopia av skadeanmälan till Kammarkollegiet

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1984:1014 ) om myndigheternas uppgiftsskyldighet till de allmänna försäkringskassorna m.m.

5 § Intyg av en läkare eller tandläkare, som inkommer till myndigheten för att styrka rätt till en sjukledighet, skall i fall som avses i 4 § omedelbart översändas till försäkringskassan, om kassan har underrättats om ledigheten.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1984:989 ) om socialförsäkringsväsendet under krig och krigsfara

10 § Om riksförsäkringsverkets datasystem har försatts ur funktion, får förmåner som avses i 8 § betalas ut mot uppvisande av förmånsbeviset. Inträffar förhållande som avses i

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

första stycket innan förmånsbevis har utfärdats, får förmånen betalas ut mot uppvisande av en utbetalningshandling som avser närmast föregående utbetalningsperiod. …Om utbetalningshandlingen har förkommit, får den allmänna försäkringskassan på begäran av förmånstagaren utfärda särskilt bevis om rätten till förmån. Motsvarande gäller om förutsättningarna för rätten till förmånen eller storleken av förmånen har ändrats.

Förordning ( 1985:733 ) om frivillig sjukpenningförsäkring hos allmän försäkringskassa

1 § Frivillig sjukpenningförsäkring enligt 21 kap. lagen (1962:381) om allmän försäkring beviljas, efter skriftlig ansökan om det, av den allmänna försäkringskassa som enligt 5 kap. socialförsäkringslagen (1999:799) skall avgöra ett ärende avseende den sökande

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Barnbidragsförordning ( 1986:386 )

3 § 1 st. När en förmån beviljas skall den allmänna försäkringskassan underrätta den som är berättigad att uppbära bidraget enligt 4 § första eller andra stycket lagen (1947:529) om allmänna barnbidrag eller 8 § lagen (1986:378) om förlängt barnbidrag. Underrättelsen kan ske genom en utbetalningshandling eller på annat sätt.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Förordning ( 1988:1082 ) om personalföreträdare i de allmänna försäkringskassornas styrelser

2 § 2 st. Arbetstagarorganisation skall lämna den allmänna försäkringskassan kopia av beslut om att utse eller entlediga personalföreträdare eller suppleant. Kassan skall underrätta riksförsäkringsverket om beslutet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1988:1465 ) om ersättning för ledighet för närståendevård

13 § Den som önskar få ersättning skall göra skriftlig ansökan hos den allmänna försäkringskassan.

Den behöriga försäkringskassan får uppdra åt en annan försäkringskassa att verkställa prövningen .

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1991:1047 ) om sjuklön

9 § Arbetstagaren skall lämna arbetsgivaren en skriftlig försäkran om att han har varit sjuk och i vilken omfattning som hans arbetsförmåga varit nedsatt på grund av sjukdomen. Försäkran behöver inte innehålla närmare uppgift om sjukdomen. Arbetsgivaren är inte skyldig att betala ut sjuklönen innan arbetstagaren har lämnat försäkran.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

13 § 1 st. Den allmänna försäkringskassan kan, efter skriftlig ansökan, besluta om särskilt högriskskydd för en arbetstagare

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

som är försäkrad för sjukpenning enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring. Ett sådant beslut får meddelas om den sökande har en sjukdom som under en tolvmånadersperiod …..

16 § En arbetsgivare hos vilken ett beslut enligt 13 § gäller har rätt till ersättning från sjukförsäkringen enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring för de kostnader för sjuklön som han har haft för arbetstagaren enligt denna lag. Utbetalning görs av den allmänna försäkringskassan efter skriftlig ansökan av arbetsgivaren….

Hindrar ej elektroniska rutiner.

20 § Om tvist har uppkommit om arbetstagarens rätt till sjuklön och tvisten gäller huruvida arbetsförmågan är nedsatt på grund av sjukdom eller nedsättningens omfattning eller huruvida arbetstagarförhållande föreligger, kan den allmänna försäkringskassan, efter skriftlig ansökan av en arbetstagare som är försäkrad för sjukpenning enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring, besluta att ersättning för tid som den omtvistade sjuklönen avser skall utges från sjukförsäkringen enligt lagen om allmän försäkring.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Förordning ( 1991:1395 ) om försäkring mot kostnader för sjuklön enligt 17 § lagen ( 1991:1047 ) om sjuklön

1 § 1 st. Försäkring enligt 17 § lagen (1991:1047) om sjuklön meddelas, efter skriftlig ansökan från en arbetsgivare, av den allmänna försäkringskassa som anges i 25 § andra stycket samma lag.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

16 § Försäkringstagaren skall, om försäkringskassan begär det,

1. styrka att sjuklön har betalats ut och hur den har beräknats,

2. om en sjuklöneperiod varar mer än sju dagar ge in läkarintyg som styrker att arbetstagarens arbetsförmåga varit nedsatt på grund av sjukdom, och

3. i övrigt ge in de handlingar som behövs för att ersättningsfrågan skall kunna bedömas.

Läkarintyg: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Handlingar: Hindrar ej elektroniska rutiner.

17 § Utbetalning av ersättning från försäkringen skall ske månadsvis i efterskott. Begäran om utbetalning görs på blankett som fastställs av riksförsäkringsverket.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1993:737 ) om bostadsbidrag

19 § Ansökan om bidrag eller om ändring av bidrag görs skriftligen hos försäkringskassan. Ansökan skall innehålla de uppgifter som behövs för att bedöma den sökandes rätt till bidrag.

Skriftligen: Hindrar ej elektroniska rutiner. Heder och samvete: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

Ansökan som avser makars bostad skall vara gemensam, om det inte finns särskilda skäl att ansökan görs av ena maken. Barn som avses i 10 § första stycket 1 eller andra stycket och som är över 18 år skall, om det inte finns särskilda skäl, på ansökningshandlingen själva intyga de uppgifter som rör barnet. Uppgifter om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete.

Förordning ( 1994:1133 ) om tillgodoräknande av bosättningstid i Sverige vid studier i annat land

(Förordningen skall ev. upphävas eller ändras 2003)

2 § Den som vill att bosättningstid i Sverige tillgodoräknas enligt 1 § skall skriftligen ansöka om det hos den allmänna försäkringskassan.

Ansökan skall ha kommit in till försäkringskassan inom tre år från det år då studierna avslutades. Om det finns särskilda skäl får en ansökan prövas även om den kommit in för sent.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1994:316 ) om statsbidrag till pensionärsorganisationer

5 § Ansökan om bidrag skall gör skriftligen till Socialstyrelsen senast den 1 januari bidragsåret.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1994:566 ) om lokal försöksverksamhet med finansiell samordning mellan socialförsäkring, hälso- och sjukvård och socialtjänst

2 § 2 st. Ett kommunalförbund Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

eller en kommun som bedriver försöksverksamhet enligt första stycket och den allmänna försäkringskassa som skall medverka i den finansiella samordningen skall skriftligen avtala om den närmare utformningen av denna samordning.

7 § 1 st. För ett beställarförbund skall det finnas en förbundsordning. Förbundet är bildat när förbundsordningen antagits och undertecknats av medlemmarna.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

8 § …8. på vilken förbundsmedlems anslagstavla tillkännagivande om justering av protokoll skall ske samt, om mer än en kommun är medlem i förbundet, vem av dem som skall ha ansvaret enligt 18 och 27 §§, …

Hindrar elektroniska rutiner.

27 § När styrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, skall styrelsen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i dess helhet. Berättelsen skall även innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar.

Till berättelsen skall fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden. När likvidationsuppdraget är fullgjort, skall kommunstyrelsen i

Delges: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Övrigt Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

en av de kommuner som deltagit i försöksverksamheten överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. Handlingarna skall överlämnas inom tre månader om inte kommunstyrelsen har beslutat om något annat. Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna skall delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 1 st.

28 § En förbundsmedlem som inte är nöjd med redovisningen eller det skifte som förrättats av förbundets styrelse, har rätt att väcka talan om detta mot de övriga förbundsmedlemmarna inom ett år från det att slutredovisningen delgavs medlemmen

Hindrar elektroniska rutiner.

Lag ( 1996:1030 ) om underhållsstöd

12 § Underhållsstöd lämnas efter skriftlig ansökan av boföräldern hos den allmänna försäkringskassan. Vid växelvis boende skall en sådan ansökan göras av föräldrarna för egen del. Ansökan om förlängt underhållsstöd skall göras av den studerande. Ansökan skall innehålla nödvändiga upplysningar för bedömningen av barnets rätt till stöd och en försäkran på heder och samvete att

Skriftlig: Hindrar ej elektroniska rutiner. Heder och samvete: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras

Socialdepartementet Ds 2003:29

de lämnade uppgifterna är riktiga. Om sökanden inte själv kan lämna en sådan försäkran, skall riktigheten av upplysningarna intygas av två trovärdiga personer som är förtrogna med förhållandena.

13 § När underhållsstöd enligt 8 § första, andra eller fjärde stycket sökts skall försäkringskassan omedelbart sända meddelande om ansökan till den bidragsskyldige, under förutsättning att hans eller hennes vistelseort är känd eller går att ta reda på. Meddelandet skall innehålla en uppmaning till den bidragsskyldige att yttra sig muntligen eller skriftligen inom en viss tid, om han eller hon har något att invända mot ansökan eller har något att anföra i fråga om återbetalningsskyldighet enligt 21 §. I meddelandet skall även en underrättelse lämnas om innehållet i 3, 4, 8-10 och 21-28 §§.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

13 a § När underhållsstöd enligt 8 § tredje stycket sökts skall försäkringskassan omedelbart sända meddelande om ansökan till den andra föräldern, under förutsättning att hans eller hennes vistelseort är känd eller går att ta reda på.

Meddelandet skall innehålla en uppmaning till den andra föräldern att yttra sig muntligen eller skrift-

Sända meddelande: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras Skriftligen: Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

ligen inom en viss tid, om han eller hon har något att anföra i fråga om ansökan. I meddelandet skall även en underrättelse lämnas om innehållet i 3, 4, 8-10 och 24-28 §§.

14 § När försäkringskassan har meddelat beslut i ärendet, skall sökanden skriftligen underrättas om beslutet. Har stöd beviljats, skall underrättelse lämnas om innehållet i 18 och 20 §§. Beslut om att bevilja underhållsstöd och att fastställa återbetalningsskyldighet skall delges den bidragsskyldige. Denne skall också underrättas om innehållet i 23, 29 och 30 §§ denna lag samt 7 kap. 2 a § föräldrabalken.

Skriftligen: Hindrar ej elektroniska rutiner. Delges: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

16 § 2 st. Om en bidragsskyldig förälder, innan han eller hon enligt 14 § har delgetts beslut om återbetalningsskyldighet, har betalat underhåll till barnet för en viss månad, skall motsvarande belopp dras av från underhållsstödet för den månaden.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

23 § Belopp som skall återbetalas till staten enligt 21 eller 22 § skall erläggas till försäkringskassan förskottsvis för kalendermånad. Underhåll som har betalats till barnet innan den bidragsskyldige delgavs

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Socialdepartementet Ds 2003:29

beslutet om återbetalningsskyldighet får dock, i den mån det svarar mot underhållsstödet, avräknas från vad som skall erläggas till försäkringskassan.

31 § Om den bidragsskyldige är bosatt utomlands och underhållsbidrag är fastställt, inträder försäkringskassan i barnets rätt till underhållsbidrag till den del det svarar mot utbetalt underhållsstöd. Om underhållsbidrag inte är fastställt, kan försäkringskassan förelägga boföräldern att vidta eller medverka till åtgärder för att få underhållsbidrag fastställt. Boföräldern skall till försäkringskassan ge in en skriftlig handling om fastställt underhållsbidrag som kan ligga till grund för indrivning av bidraget, om försäkringskassan begär det. Om barnet har fyllt 18 år skall vad som sägs om boföräldern i detta stycke i stället gälla barnet.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 1996:1036 ) om underhållsstöd

6 § 2st. Återbetalningsskyldighet förfaller dock tidigast till betalning tio dagar efter den dag då den bidragsskyldige delgetts beslutet om betalningsskyldighet.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Socialförsäkringsregisterlag ( 1997:934 )

11 § Socialförsäkringsregister som förs särskilt för en allmän försäk-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

ringskassa eller ett lokalt organ inom denna, för Premiepensionsmyndigheten eller för Riksförsäkringsverket för handläggning av ärenden får innehålla handlingar som har kommit in eller framställts i ett ärende. För uppgifter i sådana handlingar gäller inte de begränsningar som följer av 7-10 §§, om uppgifterna har lämnats i ärendet eller behövs för handläggningen av detta.

14 § 3 st. Direkt åtkomst till uppgifter i socialförsäkringsregister som förs särskilt för

Premiepensions-

myndigheten får endast myndigheten ha. Om det behövs för ändamål som avses i 3 § 1 eller 2 får dock även en allmän försäkringskassa och Riksförsäkringsverket ha direkt åtkomst till ett sådant register med undantag för sådana handlingar som avses i 11 §.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

18 § 3 st. I fråga om handlingar som avses i 11 § får endast ärendebeteckning och beteckning på handling användas som sökbegrepp.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

20 § 2 st. Uppgifter i sådana handlingar som avses i 11 § behöver inte tas med i information enligt 26 § personuppgiftslagen. Av in-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

formationen skall dock framgå vilka handlingar avseende den registrerade som finns i registret. Om den enskilde begär det och anger vilken handling som avses skall emellertid, om inte annat följer av bestämmelser om sekretess, information lämnas även om uppgifter i sådana handlingar som avses i 11 §. I sistnämnda fall skall begränsningen i 26 § personuppgiftslagen om att information bara behöver lämnas gratis en gång per kalenderår gälla varje handling för sig..

Förordning ( 1998:1340 ) om inkomstgrundad ålderspension

2 § Anmälan enligt 3 kap.13-15 §§ lagen (1998:674) om inkomstgrundad ålderspension skall göras på fastställd blankett och undertecknas av den sökande. Om föräldrarna eller föräldern och den till vilken överlåtelse skall ske hör till olika försäkringskassor, får anmälan göras hos endera av dessa försäkringskassor. Detsamma gäller återkallelse av anmälan. Den allmänna försäkringskassa till vilken anmälan eller återkallelse av anmälan görs skall genast underrätta den andra försäkringskassan.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

3 § Anmälan om överföring eller upphörande av överföring av pensionsrätt enligt 4 kap. 7 § lagen (1998:674) om inkomstgrundad

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

ålderspension skall göras på fastställd blankett och undertecknas av den sökande. Om makarna hör till olika försäkringskassor får anmälan göras hos endera av dessa försäkringskassor. Detsamma gäller återkallelse av anmälan. Den allmänna försäkringskassa till vilken anmälan eller återkallelse av anmälan görs skall genast underrätta den andra försäkringskassan.

9 § Ansökan om ålderspension och ökat uttag av ålderspension skall, utom när det gäller premiepension, göras på blankett som fastställts av Riksförsäkringsverket. Ansökan om premiepension skall göras på blankett som fastställts och förtryckts av Premiepensionsmyndigheten.

Ansökan

skall undertecknas av den sökande samt innehålla de uppgifter som behövs för beslut om pensionen.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Lag ( 1998:674 ) om inkomstgrundad ålderspension (LIP)

2 kap.7§ 1 st. Ersättning för utfört arbete som avses i 3 § räknas, i annat fall än om den har betalats ut från semesterkassa, som pensionsgrundande inkomst av annat förvärvsarbete om den har betalats ut till en mottagare som hade en

F-skattsedel antingen när ersättningen bestämdes eller när den betalades ut. Om mottagaren hade en F-skattsedel med villkor enligt

Socialdepartementet Ds 2003:29

4 kap. 9 § skattebetalningslagen (1997:483) räknas ersättningen som inkomst av annat förvärvsarbete bara om F-skattsedeln har åberopats skriftligen. Den som har lämnat uppgift om innehav av en F-skattsedel i en anbudshandling, en faktura eller någon därmed jämförlig handling, som även innehåller uppgifter om utbetalarens och betalningsmottagarens namn och adress eller andra för identifiering godtagbara uppgifter samt uppgift om betalningsmottagarens personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer skall anses ha haft en sådan skattsedel. Uppgiften om innehav av en Fskattsedel gäller även som sådant skriftligt åberopande av Fskattsedel som avses i första stycket. Det som nu sagts gäller dock inte om den som har betalat ut ersättningen känt till att uppgiften om innehav av F-skattsedel var oriktig.….

8 kap. 3 § p.3 har åtagit sig att på begäran lämna sådana informationshandlingar som avses i 26 och 27 §§ lagen om värdepappersfonder till pensionssparare som har valt eller överväger att välja någon av förvaltarens fonder i premiepensionssystemet, …

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

10 kap. 5 § 2 st. Pensionsspararen kan genom ett skriftligt meddelande till Premiepensionsmyndigheten bestämma vilken eller vilka av de personer som avses i 1 § första stycket 3 som skall ha pensionen. Om det inte har gjorts eller om det pensionsspararen har bestämt inte kan verkställas, skall pensionen betalas ut till spararens make eller sammanboende. Finns inte make eller sammanboende, skall pensionen betalas ut till pensionsspararens barn. 3 st. Genom ett nytt skriftligt meddelande till myndigheten får pensionsspararen ändra det som har bestämts enligt andra stycket.

Om den som är berättigad till pensionen avlider under utbetalningsperioden, övergår rätten till pensionen till den som då har den bästa rätten enligt andra stycket.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 kap. 1 § 1 st. Ålderspension enligt denna lag betalas ut efter ansökan. Sådan ansökan skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassan. En pensionsberättigad som är född under något av åren 1938-1953 och som uppbär inkomstpension utan att ha rätt till tilläggspension skall dock, utan särskild ansökan, erhålla tilläggspension från och med den månad

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

då han eller hon fått rätt till sistnämnda pension.

3 § 2 st. Återkallelse eller minskning av uttag av ålderspension enligt denna lag får göras genom skriftlig anmälan till den allmänna försäkringskassan.

Ändringen

skall göras från och med den månad som anges i anmälan, dock tidigast från och med månaden efter den månad då anmälan kom in till den allmänna försäkringskassan. Har uttag av ålderspension enligt denna lag tidigare återkallats eller minskats får dock ny återkallelse eller minskning av sådant uttag inte avse tid före sex månader efter det att den tidigare återkallelsen eller minskningen började gälla.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

13 kap. 3 § 2 st. Beslut får även sättas upp i form av elektroniska dokument. Med ett elektroniskt dokument avses en upptagning som har gjorts med hjälp av automatisk databehandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

7 § 3 st. Ändring enligt första stycket första meningen av ett beslut om pensionsgrundande inkomst skall göras endast om stor-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

leken av inkomsten skulle öka eller minska med minst 1 000 kronor. Den som beslutet avser skall skriftligen underrättas om ändringen och om hur man begär omprövning av beslutet. …

11 § Den som vill begära omprövning enligt 9 eller 10 § skall göra detta skriftligen. Begäran om omprövning av ett beslut enligt 4 kap. skall ha kommit in till allmän försäkringskassa före utgången av året efter det fastställelseår som beslutet avser. I fråga om annat beslut skall begäran om omprövning ha kommit in inom två månader från det att den som begär omprövningen fick del av beslutet. Gör den som begär omprövning sannolikt att han eller hon inte inom två månader före utgången av den tid som anges i första stycket andra meningen har fått kännedom om ett beslut eller annan handling med uppgift om vad som har beslutats, skall begäran om omprövning i stället ha kommit in inom två månader från den dag då den som begär omprövningen fick sådan kännedom.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

12 § Om en begäran om omprövning har kommit in till Premiepensionsmyndigheten eller till en skattemyndighet, en allmän för-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

säkringskassa eller en allmän förvaltningsdomstol, som inte har fattat det överklagade beslutet, skall begäran om omprövning sändas till den som har meddelat beslutet. Har begäran kommit in till någon av de först nämnda myndigheterna eller en försäkringskassa inom den tid som anges i 11 §, skall den anses som inkommen i rätt tid. Bestämmelserna i första stycket gäller också om en begäran om omprövning har kommit in till Riksförsäkringsverket inom den tid som anges i 11 §.

15 kap. 4 § Den försäkrade skall skriftligen underrättas om beslut enligt 2-4 kap. senast den 31 mars året efter fastställelseåret. Av underrättelsen skall framgå hur man begär omprövning av beslutet.

Sådan underrättelse

behöver dock inte sändas till den som inte är bosatt i Sverige och vars adress är okänd.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

6 § 1 st. Anmälan enligt 3 kap. 13-15 §§ skall vara skriftlig och skall ha kommit in till den allmänna försäkringskassan senast den 31 januari fastställelseåret. Anmälan enligt 3 kap. 13 § skall göras gemensamt av föräldrarna. Anmälan enligt 3 kap. 14 och 15 §§ skall

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

göras gemensamt av den förälder som enligt 3 kap. 11 och 12 §§ ensam kan tillgodoräknas ett pensionsgrundande belopp enligt 3 kap. 10 § och den till vilken överlåtelse skall ske. Med en förälder skall därvid likställas en särskilt förordnad vårdnadshavare och den som med socialnämndens medgivande tagit emot ett utländskt barn för stadigvarande vård och fostran i syfte att adoptera det Återkallelse av en anmälan som avses i första stycket får inte göras efter den dag då anmälan senast skall ha kommit in till den allmänna försäkringskassan. Återkallelsen skall vara skriftlig

Lag ( 1998:674 ) om inkomstgrundad ålderspension

15 kap. 8 § 1 st. Anmälan om överföring av pensionsrätt enligt 4 kap. 7 § skall vara skriftlig och skall ha kommit in till den allmänna försäkringskassan senast den 31 januari det första år till vilket den pensionsrätt som skall överföras är hänförlig. Anmälan skall göras gemensamt av makarna och gäller tills vidare om inget annat anges i anmälan. Om en make vill att en överföring som gäller tills vidare skall upphöra måste han eller hon skriftligen anmäla detta till den allmänna försäkringskassan senast den 31 januari det år från och med

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Socialdepartementet Ds 2003:29

vilket överföringen skall upphöra. Om makarnas äktenskap har upplösts skall överföringen upphöra från och med det år då äktenskapet upplöstes. Har äktenskapet upplösts genom att den make från vilken överföringen skall ske har avlidit, skall dock överföringen även gälla det år då äktenskapet upplöstes, om inte också den andra maken avled samma år. Återkallelse av anmälan som avses i första och andra styckena får inte göras efter den dag då anmälan senast skall ha kommit in till den allmänna försäkringskassan. Återkallelsen skall vara skriftlig.

9 § En förälder som vill tillgodoräknas ett vårdår enligt 4 kap. 12 § skall hos den allmänna försäkringskassan göra en skriftlig ansökan om detta senast den 31 januari andra året efter utgången av det år för vilket vårdår skall tillgodoräknas.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

15 kap. 14 § 2 st. Uppgifter som en enskild skall lämna om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete om inte särskilda skäl talar mot det

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Förordning ( 1999:1365 ) om vilande förtidspension

2 § En ansökan enligt 16 kap. 14 eller 17 § lagen (1962:381) om

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

allmän försäkring skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassa som enligt 5 kap. socialförsäkringslagen (1999:799) skall avgöra ett ärende avseende den sökande. Ansökan skall göras på blankett som fastställts av Riksförsäkringsverket och skall undertecknas av sökanden.

3 § En begäran enligt 16 kap. 18 § första stycket lagen (1962:381) om allmän försäkring om att en vilandeförklaring skall upphävas skall göras skriftligen hos den försäkringskassa som anges i 2 §. Begäran skall göras på blankett som fastställts av Riksförsäkringsverket och skall undertecknas av den försäkrade.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Förordning ( 2000:1047 ) om handikappersättning och vårdbidrag

1 § Ansökan om handikappersättning och vårdbidrag skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassan.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

2 § Ansökan skall undertecknas av den sökande Till ansökan skall läkarutlåtande om den sökandes hälsotillstånd ges in. Detta gäller dock inte om särskilda skäl talar emot det.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Socialdepartementet Ds 2003:29

Lag ( 2000:461 ) om efterlevandepension och efterlevandestöd till barn

7 kap.1 § Efterlevandepension och efterlevandestöd till barn betalas ut efter ansökan. Sådan ansökan skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassan.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

4 § Uttag av efterlevandepension enligt denna lag får avbrytas genom skriftlig anmälan till den allmänna försäkringskassan. Sådan anmälan skall ha kommit in till den allmänna försäkringskassan senast månaden före den månad som ändringen avser.

Hindrar ej elektroniska rutiner.

6 §... Som villkor för utbetalning av pension eller efterlevandestöd får det dock krävas en förklaring på heder och samvete av den efterlevande

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

8 kap. 9 § Uppgifter som en enskild skall lämna om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete om inte särskilda skäl talar mot det.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Lag ( 2001:1113 ) om försöksverksamhet med 24- timmarsmyndighet inom socialfärsäkringsadministrationen

2 § Med elektroniskt dokument avses i denna lag en upptagning som gjorts med hjälp av automatiserad behandling och vars innehåll

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande, enligt vad som föreskrivs av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer.

3 § I försöksverksamheten får elektroniska dokument användas i den utsträckning som anges i 4 §.

4 § En försäkrad som deltar i försöksverksamheten får göra anmälan enligt 4 kap. 15 § lagen (1962:381) om allmän försäkring och avstå rätt till föräldrapenning enligt 4 kap. 3 § sjätte stycket samma lag samt lämna försäkran för föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning genom ett elektroniskt dokument. Med en sådan försäkran avses att en försäkrad i ett ärende om föräldrapenningförmåner fullgör sin skyldighet enligt 20 kap. 8 § nämnda lag att lämna de uppgifter som är av betydelse för tillämpningen av lagen.

5 § Ett elektroniskt dokument anses ha kommit in till den försäkringskassa som den försäkrades ärende hör till när det anlänt till den del av Riksförsäkringsverkets system för automatiserad behandling som av försäkringskassan anvisats som mottagningsställe för elektroniska dokument.

Socialdepartementet Ds 2003:29

6 § När en försäkrad lämnar en försäkran för föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning genom elektroniskt dokument gäller inte kravet i 20 kap. 8 § lagen (1962:381) om allmän försäkring om att uppgifter om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete.

7 § Regeringen, eller den myndighet regeringen bestämmer, föreskriver i vilka fall certifikat eller elektroniska signaturer skall krävas inom försöksverksamheten.

Förordning ( 2001:1125 ) om försöksverksamhet med 24- timmarsmyndighet inom socialfärsäkringsadministrationen

2 § Riksförsäkringsverket får meddela föreskrifter om

1. vid vilka allmänna försäkringskassor och i vilken omfattning försöksverksamheten får bedrivas samt vilka försäkrade som skall erbjudas att delta,

2. hur innehåll och utställare skall kunna verifieras för att en upptagning som gjorts med hjälp av automatiserad behandling skall utgöra ett elektroniskt dokument enligt 2 § lagen (2001:1113) om försöksverksamhet med 24timmarsverksamhet inom socialförsäkringsadministrationen,

3. i vilka fall certifikat eller elek-

Hindrar ej elektroniska rutiner.

Ds 2003:29 Socialdepartementet

troniska signaturer skall krävas inom försöksverksamheten.

Lag ( 2001:761 ) om bostadstillägg till pensionärer m.fl.

22 § Bostadstillägg betalas ut efter ansökan. Sådan ansökan skall göras skriftligen hos den allmänna försäkringskassan. Ansökan skall innehålla de uppgifter som behövs för att bedöma sökandens rätt till bostadstillägg. Uppgifter om faktiska förhållanden skall lämnas på heder och samvete av sökanden och, om han eller hon är gift, av hans eller hennes make.

Skriftligen: Hindrar ej elektroniska rutiner. Heder och samvete: Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Finansdepartementet

Inledning

Finansdepartementet lämnar här slutrapport till FORMELgruppen med anledning av den inventering av formkrav som genomförts under det gångna året. Skatte- och tullavdelningen, Finansmarknadsavdelningen, rättsekretariatet och de enheter som per den 1 januari 2003 överförts från Justitiedepartementet till Finansdepartementet har var för sig ansvarat för inventeringen och gjort ställningstaganden till eventuella prioriteringar m.m. I vissa fall redovisas dessa ställningstaganden direkt i bilagan till denna promemoria. Därutöver ges här några korta kommentarer.

Finansmarknadsavdelningen

En betydande del av de formkrav som identifierats inom den finansiella lagstiftningen faller tillbaka på grundregler i främst den associationsrättsliga lagstiftningen (aktiebolagslagen och lagen om ekonomiska föreningar). Det är i författningar som reglerar bankrörelse och försäkringsrörelse som de flesta formkrav finns. De typer av formkrav det här handlar om är bl.a. krav på att handlingar skall vara skriftliga, att handlingar skall vara undertecknade och att kungörelser skall ske i Post och Inrikes Tidningar. I den utsträckning dessa formkrav hindrar elektronisk kommunikation – och bestämmelserna bör ändras för att möjliggöra sådan – bör detta ske om och när det görs anpassningar i de grundförfattningar som Justitiedepartementet ansvarar för. Det

Finansdepartementet Ds 2003:29

innebär också att det i dessa fall inte gjorts några bedömningar av huruvida formkraven bör ändras eller kvarstå.

Vissa anpassningar för att möjliggöra elektronisk kommunikation görs inom ramen för den reformering av lagstiftningen för bank- och finansieringsrörelse som pågår; en remiss om reformerade regler för bank- och finansieringsrörelse har lämnats till Lagrådet i mitten av februari och en proposition är tänkt att lämnas till riksdagen i maj. I samband med att den nya lagstiftningen träder i kraft i mitten av 2004 måste förordningar ses över. Även i det sammanhanget bör vissa anpassningar till elektronisk kommunikation kunna göras.

Inom försäkringsområdet planeras att tillsättas en utredning under innevarande år som skall se över den omfattande associationsrättsliga lagstiftning som där finns. En sådan översyn kan förväntas innebära att mycket av den dubblering av aktiebolagslagens bestämmelser som finns i försäkringsrörelselagen försvinner och därmed också de formkrav som finns i dessa bestämmelser.

I författningarna på värdepappersområdet förekommer inte formkrav lika frekvent som inom bank- och försäkringsområdena. Merparten av de formkrav som ändå finns och som bedöms hindra elektronisk kommunikation har sitt ursprung i annan, grundläggande lagstiftning som tillhör Justitiedepartementets ansvarsområde. Anpassningar i författningarna på värdepappersområdet bör i dessa fall ske om och när det görs anpassningar i grundförfattningarna. Det innebär att det även i dessa fall inte gjorts några bedömningar av huruvida formkraven bör ändras eller kvarstå.

Ett mindre antal formkrav har även observerats i författningar som blivit obsoleta. Dessa har inte tagits med i redovisningen. Meningen är att dessa författningar i sin helhet skall upphävas.

Skatte- och tullavdelningen

Utöver vad som framgår av bilagan kan anföras att i det lagstiftningsarbete som kontinuerligt pågår på avdelningen sker löpande översyn av att de författningar avdelningen ansvarar för i så stor utsträckning som möjligt är teknikneutrala. Som exempel kan

Ds 2003:29 Finansdepartementet

nämnas skattebetalningslagen (1997:483) och lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter samt respektive förordning. Genom sistnämnda lagstiftning har det t.ex. blivit möjligt att deklarera via Internet.

Från Enheten för kapitalbeskattning (S3) kan följande rapporteras utöver det som framgår av bilagan. Riksskatteverket har i en promemoria den 5 februari 2001 (Dnr 1758-01/151) till Finansdepartementet (Dnr Fi 2001/532) hemställt om lagändringar för att möjliggöra elektronisk dokumenthantering och elektroniskt uppgiftslämnade vid fastighetstaxeringen. Promemorian har remissbehandlats. Förslagen i promemorian har lett till att det i 4 kap. 3 § fastighetstaxeringsförordningen (1993:1199) införts bestämmelser som säger att beslut i vissa fall får ges formen av ett elektroniskt dokument. Riksskatteverket har i promemorian även föreslagit att beslut om indelning i värdeområden och om riktvärdeangivelser vid de allmänna och de särskilda fastighetstaxeringarna skall omfattas av elektronisk dokumenthantering. Detsamma föreslås gälla beslut om indelning i prisutvecklingsområden och omräkningstal vid omräkningen. Vidare har verket föreslagit att fastighetsdeklarationer skall få lämnas som elektroniska dokument. Även andra uppgiftslämnare än deklaranterna, t.ex. byggnadsnämnderna, bör få lämna sina uppgifter på elektronisk väg. Det föreslås även att begäran om omprövning av beslut om fastighetstaxering från fastighetsägare skall få lämnas på elektronisk väg. De förslag i promemorian som inte redan lett till föreskrifter bereds i regeringskansliet. För närvarande är tidsplanen att det arbetet blir klart under 2004.

Finansdepartementet i övrigt

Inventeringen avser författningar som hör till budgetavdelningen, kommun- länsstyrelse- och bostadsavdelningen samt förvaltningspolitiska avdelningen. Genomgången visar att endast ett fåtal författningar innehåller sådana formkrav som avses med formkravsöversynen. I några enstaka fall finns det skäl att överväga en ändring för att underlätta elektronisk kommunikation. De aktuella författningarna gäller inte ärenden där det förekommer masshantering av handlingar, vilket får vägas in vid priorite-

Finansdepartementet Ds 2003:29

ringar på enheterna. I övrigt kommenteras bestämmelserna i anslutning till tabellen.

Formkravsgenomgång

Finansmarknadsavdelningen

Lag ( 1972:262 ) om understödsföreningar

13 § 2 st. 1-3 Vid ansökningshandlingen skall fogas

1. två avskrifter av…,

2. avskrift av…,

3. avskrift av…,

Hindrar elektroniska rutiner. Ansökningshandlingen och avskrifter tyder på att ansökan jämte bilagor måste vara i pappersform. Bör ej ändras. Jfr 5 § förordningen om ekonomiska föreningar (1987:978)

14 § Har ej den som ensam eller gemensamt med annan får teckna föreningens firma egenhändigt skrivit sin namnteckning på ansökningshandlingen, skall vid denna fogas särskild bilaga, på vilken namnteckningen finns. Namnteckning skall vara styrkt av vittnen ( 3 st.).

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på egenhändig namnteckning samt att denna skall vara styrkt av två vittnen innebär hinder mot ekommunikation. Även ansökningshandlingen utgör ett problem (genomgående i bestämmelsen). Bör ändras: Formkravet bör kompletteras genom att följande läggs till: ”Undertecknande får ske i form av signering med en avancerad elektronisk signatur.” Därutöver bör ansökningshandlingen ändras till ansökan.

17 § 2 p Anmälan om utträde skall göras skriftligen.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr 3 kap. 4 § 1 st.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar.

53 § .och att, i samband med anmälan enligt 90 § , till Finansinspektionen skall lämnas avskrifter av förvaltningsberättelsen.

Hindrar elektroniska rutiner. Avskrifter kan innebära krav på kopior av handlingarna. Bör ej ändras.

56 § 3 st. p 2 Avskrift av protokoll som förts i ärendet och av de handlingar som lagts fram på föreningsstämma skall fogas vid anmälningshandlingen.

Hindrar elektroniska rutiner. Angående avskrift, se ovan. Anmälningshandlingen kan också utgöra ett problem. Bör ej ändras.

63 § 3 st. 2 p Avskrift av protokoll som förts i ärendet och av de handlingar som lagts fram på föreningsstämma skall fogas vid anmälningshandlingen.

Hindrar elektroniska rutiner. Angående avskrift, se ovan. Bör ej ändras.

74 § 4 st. Har Finansinspektionen förelagt vite skall den mot vilken föreläggandet riktas genast skriftligen underrättas om detta.

Hindrar elektroniska rutiner. Skriftligen kan innebära krav på pappershandlingar. Bör ej ändras.

Kungörelse ( 1972:291 ) om understödsföreningsregister

5 § Vid registreringsanmälan som avser beslut om stadgeändring skall fogas två avskrifter av protokoll som förts i ärendet. Registreras stadgeändringen, förses det ena exemplaret av det protokoll som innehåller beslutet med bevis om registreringen och återställes till understödsföreningen. Vid annan registreringsanmälan som avser ej endast ändring av

Hindrar ej elektroniska rutiner. Angående 1 st. 1 p, och 2 st., avskrifter innebär krav på kopior. Dessutom torde 1 st. 2 p medföra krav på något slags påskrift, vilket torde kunna ske på elektronisk väg.

Finansdepartementet Ds 2003:29

hemvist eller av understödsförenings postadress, skall fogas avskrift av protokoll eller annan handling som bestyrker anmälan.

Försäkringsrörelselag ( 1982:713 )

2 kap. 7 § 1 st. Sedan koncession har beviljats, skall stiftarna upprätta och skriva under en dagtecknad stiftelseurkund som skall innehålla uppgifter om…

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande tyder på att stiftelseurkunden skall vara en pappershandling. Bör ändras Formkravet bör kompletteras enl. följande ”under eller signera med en elektronisk signatur”. Jfr 2 kap. 3 § ABL och 1 kap. 5 § lagen om offentlig upphandling

2 kap. 8 § 1 st. Teckning av aktier eller för ömsesidiga försäkringsbolag teckning av försäkringar i bolaget skall ske på stiftelseurkunden eller på teckningslista som innehåller avskrift av stiftelseurkunden.

Till stiftelseurkunden skall fogas avskrifter av koncessionsbeslutet och bolagsordningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet att teckning skall ske på stiftelseurkunden eller på teckningslista samt avskrift/er kan medföra problem vid e-kommunikation. Bör ej ändras. Jfr 2 kap. 5 § ABL.

2 kap. 13 § 2 st. 3 För registrering av ett försäkringsaktiebolag krävs

3. att auktoriserad revisor skriftligen intygar att betalning enligt 2 har skett.

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Formkravet bör tas bort genom att skriftligen tas bort. Jfr 2 kap. 9 § ABL.

2 kap. 15 § 1 st. . Anmaningen skall ske genom avsändande av

Hindrar elektroniska rutiner. Användandet av rekommenderat

Ds 2003:29 Finansdepartementet

rekommenderat brev, om den betalningsskyldiges adress är angiven vid aktieteckningen eller införd i aktieboken eller annars anmäld till bolaget. I annat fall skall anmaningen kungöras i den eller de ortstidningar som styrelsen bestämmer.

och kungörelseförfarandet är problematiskt vid e-kommunikation. Bör ej ändras. Jfr 2 kap. 11 § ABL.

3 kap. 3 § 3 st. När en anmälan gjorts om aktiens övergång, skall styrelsen genast skriftligen meddela detta till varje lösningsberättigad vars postadress är införd i aktieboken eller på annat sätt känd för bolaget.

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras. En ny mening bör läggas till på slutet. ”Meddelandet får överföras elektroniskt.” Jfr 3 kap. 3 § ABL och 12 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer

3 kap. 4 § st. 2 och 4 Aktiebrevet skall undertecknas av styrelsen.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande är ett problem (jfr 17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer). Bör ej ändras. Jfr 3 kap. 4 § ABL.

3 st. När utbetalning görs vid inlösen av en aktie eller vid minskning av dess nominella belopp eller vid skifte av bolagets tillgångar, skall aktiebrevet förses med påskrift om utbetalningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Påskrift tyder på att sådan rent fysiskt måste ske på aktiebrevet. Bör ej ändras. Jfr ABL 3:4.

3 kap. 7 § 4 st. Ett aktiebrev som Hindrar elektroniska rutiner. På-

Finansdepartementet Ds 2003:29

visats upp skall förses med påskrift om införandet och dagen för detta.

skrift tyder på att sådan rent fysiskt måste ske på aktiebrevet. Bör ej ändras. Jfr 3 kap. 7 § ABL.

3 kap. 8 § 4 st. Ett beslut om ändring av bolagsordningen varigenom avstämningsförbehållet tas bort blir giltigt endast om de som innehar panträtt i bolagets aktier skriftligen har samtyckt till beslutet.

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ej ändras. Jfr 3kap. 8 § ABL.

3 kap. 11 § 2 st. 2 p Anmaningen skall kungöras i Post och Inrikes

Tidningar… Inkommer inte anmälan…

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan om kungörelse och när en handling är inkommen är ett problem vid e-kommunikation (PoIT finns dock på Internet). Bör ej ändras. Jfr 3 kap. 11 § ABL.

3 kap. 12 § 1 st. I avstämningsbolag skall i en särskild förteckning på begäran tas upp den som med skriftlig handling eller genom uppgift på avstämningskonto som avses i lagen (1998:1479)…

Hindrar elektroniska rutiner. Skriftlighetskravet är ett problem även om den praktiska betydelsen kanske inte är så stor med tanke på att det kan ersättas av uppgift på avstämningskonto. Bör ej ändras. Jfr 3 kap. 12 § ABL.

4 kap. 4 § 1 st. Styrelsens redogörelse enligt 3 § skall granskas av en eller flera revisorer. Dessa skall avge ett skriftligt yttrande över granskningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ej ändras. Jfr 4 kap. 6 § ABL.

4 kap. 9 § 1 st. Beslutet om nyemission eller en redogörelse för

Hindrar elektroniska rutiner. Kungörelsekravet är ett formkrav

Ds 2003:29 Finansdepartementet

det väsentliga innehållet i beslutet skall genast kungöras i Post och Inrikes Tidningar och den eller de ortstidningar som styrelsen bestämmer. Kungörs inte beslutet i dess helhet…

kan orsaka problem vid ekommunikation (PoIT finns dock på Internet). Bör ej ändras. Jfr 4 kap. 7 § ABL.

5 kap. 7 § 1 st. Bolagsstämmans beslut om emission eller en redogörelse för det väsentliga innehållet i beslutet skall utan dröjsmål kungöras i Post- och Inrikes Tidningar och… kungörs inte beslutet i sin helhet, skall det i kungörelsen lämnas uppgift… skall vad som beslutats om detta kungöras på motsvarande sätt.

Se ovan. Jfr 5 kap. 6 § ABL

5 kap. 12 § st. 1 och 2 När en fordran enligt ett skuldebrev byts ut mot en eller flera aktier, skall skuldebrevet förses med påskrift om utbytet. Aktien skall genom styrelsens försorg genast tas upp i aktieboken. Vid nyteckning skall skuldebrevet eller i förekommande fall optionsbeviset förses med påskrift om nyteckningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Påskrift tyder på att sådan rent fysiskt måste ske på skuldebrevet. Bör ej ändras. Jfr 5 kap. 11 § ABL.

5 kap. 13 § 1 st. Vid nyteckning enligt detta kapitel skall aktierna tecknas på en teckningslista, som skall innehålla beslutet om emissionen. Kopia av bolagsordningen, den senaste årsredovisningen, för-

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet att nyteckning skall ske på en teckningslista, att årsredovisningen skall vara försedd med anteckning samt kravet på kopia är de största problemen avseende e-

Finansdepartementet Ds 2003:29

sedd med anteckning om bolagsstämmans beslut…

kommunikation i den här bestämmelsen. Bör ej ändras. Jfr 5 kap. 12 § ABL.

6 kap. 6 § 3st I annat fall skall rätten kalla bolagets borgenärer och förelägga dem som vill bestrida ansökningen att senast en viss dag skriftligen hos rätten anmäla detta.

I föreläggandet skall anges att den som inte gjort sådan anmälan anses ha medgivit ansökningen. I kallelsen skall ett kortfattat sammandrag av inspektionens yttrande tas in. Kallelsen skall genast kungöras genom rättens försorg i Post och Inrikes Tidningar.

Hindrar elektroniska rutiner. Kungörelse- och skriftlighetskraven kan orsaka problem vid e-kommunikation (PoIT finns dock på Internet). Bör ej ändras. Jfr 6 kap. 6 § ABL.

6 a kap. 13 § 2 st. 1-3 Om årsredovisningen inte skall behandlas på bolagsstämman, skall till förslaget fogas… 1.en kopia.

2. en kopia.

3. en av styrelsen undertecknad redogörelse för händelser av väsentlig betydelse för bolagets ställning…

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande måste beaktas när man utformar bestämmelsen utifrån att möjliggöra ekommunikation (jfr 17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer). Kravet på kopior utgör också ett problem. Bör ändras. Punkten 3 bör ändras enligt följande ”undertecknad eller med hjälp av en elektronisk signatur signerad redogörelse.” Jfr 7 kap. 13 § ABL

6 a kap. 13 § 3 st. Kopior av handlingar som avses i första och andra styckena skall genast sändas till de

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på kopior samt att postadress måste anges hindrar användandet

Ds 2003:29 Finansdepartementet

aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

av e-kommunikation. Bör ändras. Formkraven bör kompletteras. Efter postadress kan läggas till ”eller motsvarande elektronisk adress.” Jfr 7 kap. 13 § ABL.

8 kap. 10 § 3 st. Vid styrelsens sammanträden skall det föras protokoll, som undertecknas eller justeras av ordföranden och den ledamot som styrelsen utser.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande måste beaktas om man vill utforma bestämmelsen för att möjliggöra ekommunikation (jfr 17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer). Bör ändras. Formkraven bör omformuleras och kompletteras i enlighet med 8 kap. 21 § ABL, varvid det bör anges att undertecknandet eller justerandet kan ske i form av signering med en elektronisk signatur. Jfr 8 kap. 21 § ABL

8 kap. 11 § 3 st. Handlingar som enligt denna lag skall undertecknas av styrelsen skall skrivas under av minst hälften av hela antalet styrelseledamöter.

Se ovan. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras genom att en ny sista mening läggs till. ”Undertecknandet kan därvid ske i form av signering med en elektronisk signatur.” Jfr 8 kap. 29 § ABL.

8 kap. 13 § 5 st. Om bolaget inte har någon här i landet bosatt behörig ställföreträdare, skall styrelsen bemyndiga en i Sverige bosatt person att på bolagets vägnar ta emot

Hindrar elektroniska rutiner. Delgivningskravet innebär enl. delgivningslagen ett krav på delgivning på papper. Bör ej ändras. Jfr 8 kap. 33 § ABL

Finansdepartementet Ds 2003:29

delgivning. och 16 § 2 st. 3. delgivningslagen (1970:428)

9 kap. 6 § 1 st. En sådan stämma skall även hållas när det för ett visst angivet ändamål skriftligen begärs av en revisor eller…

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlighet utgör ett problem vid e-kommunikation. Bör ej ändras. Jfr 9 kap. 8 § ABL.

9 kap. 7 § 1 st. En aktieägare eller en röstberättigad i ett ömsesidigt försäkringsbolag har rätt att få ett ärende behandlat vid bolagsstämma, om han skriftligen framställer ett yrkande om detta hos styrelsen i så god tid att.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlighet utgör ett problem vid e-kommunikation. Bör ej ändras. Jfr 9 kap. 11 § ABL.

9 kap. 9 § 2 st. En skriftlig kallelse skall dock alltid sändas till varje aktieägare.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlighet utgör ett problem vid e-kommunikation. Bör ej ändras. Jfr 9 kap. 14 § ABL

9 kap. 11 § 3 st. Protokollet skall undertecknas av ordföranden och minst en justeringsman…

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande utgör ett problem vid e-kommunikation. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras enligt följande ”undertecknas eller signeras med en elektronisk signatur.” Jfr 9 kap. 38 § ABL

9 kap. 12 § st. 2 och 3 Om en begärd upplysning endast kan lämnas med stöd av sådana uppgifter, som inte är tillgängliga på stämman, skall upplysningen inom två veckor därefter skriftligen hållas till-

Hindrar elektroniska rutiner. Angående skriftlighetskravet, se ovan. Kravet på avskrift i 3 st. utgör också det ett problem eftersom avskrift möjligen tyder på att handlingen måste vara i pappersform.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

gänglig hos bolaget för aktieägarna… Revisorerna skall inom en månad efter stämman till styrelsen skriftligen yttra sig över om den begärda upplysningen lämnats till dem samt… Styrelsen skall hålla revisorernas yttrande tillgängligt hos bolaget för aktieägarna eller de röstberättigade samt sända över det i avskrift till de aktieägare eller de röstberättigade, som har begärt upplysningen.

Bör ej ändras. Jfr 9 kap. 22 och 23 §§ ABL.

9 kap. 18 § 2 st. När registreringen har skett, skall beslutet utan dröjsmål kungöras i Post- och Inrikes Tidningar…

Hindrar elektroniska rutiner. Kungörelse i PoIT kan orsaka problem vid e-kommunikation (PoIT finns dock på Internet) Bör ej ändras.

14 kap. 17 § Kallelse till första bolagsstämman efter återupptagandet skall utfärdas enligt bolagsordningen. Därutöver skall skriftliga kallelser sändas till varje aktieägare respektive till varje röstberättigad vars postadress är känd för bolaget.

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras. Efter postadress bör ”eller motsvarande elektronisk adress.” läggas till. Jfr 13 kap. 43 § ABL.

14 kap. 26 a § 1 st. Om inspektionen anser att ett avtal skall godkännas, skall inspektionen i Post- och Inrikes Tidningar och i övrigt på ett ändamålsenligt sätt kungöra avtalets innehåll.

Hindrar ej elektroniska rutiner. Kungörelse i PoIT kan eventuellt orsaka problem vid ekommunikation (PoIT finns dock på Internet). Andra ledet av meningen öppnar hur som helst för

Finansdepartementet Ds 2003:29

användning av e-kommunikation.

15 kap. 4 § 1 st. Skall ansökningen inte genast avslås skall Finansinspektionen i Post- och Inrikes

Tidningar och den eller de ortstidningar som Finansinspektionen finner lämpliga kungöra ansökningens innehåll med uppgift om att ett avtal om överlåtelse av försäkringsbestånd har träffats…

Hindrar elektroniska rutiner. Kungörelse i PoIT kan eventuellt utgöra ett problem vid ekommunikation (PoIT finns dock på Internet). Bör ej ändras.

15 kap. 8 § 2 st. Part som är missnöjd med skiljedomen har rätt att väcka talan vid domstol inom sextio dagar från det han fick del av skiljedomen i huvudskrift eller bestyrkt avskrift.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på huvudskrift eller bestyrkt avskrift medför att domen inte kan sändas till parten med ekommunikation (i bestämmelsen ligger också ett krav på delgivning). Bör ej ändras. Jfr. 14 kap. 31 § st 2 ABL

15 kap. 9 § st. 1 och 2 Vill moderbolag lösa in aktier i dotterbolag enligt 8 § och kan en överenskommelse om detta inte träffas, skall moderbolaget hos dotterbolagets styrelse skriftligen begära att tvisten skall hänskjutas till skiljemän. Dotterbolagets styrelse skall vid begäran enligt första stycket genast genom kungörelse i Post- och

Inrikes Tidningar och den eller de ortstidningar som styrelsen bestämmer anmoda de aktieägare, mot vilka lösningsanspråket riktas,

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Kungörelse i PoIT kan inte ske med hjälp av e-kommunikation (PoIT finns dock på Internet). Bör ändras. Kungörelsekravet skall vara kvar. Efter postadress i 2 st. bör ”eller motsvarande elektronisk adress.” läggas till. Jfr 14 kap. 32 § ABL

Ds 2003:29 Finansdepartementet

att skriftligen uppge sin skiljeman till dotterbolaget senast två veckor från kungörelsen. Anmodan skall även genom brev sändas till varje sådan aktieägare, om hans postadress är känd för bolaget.

15 kap. 10 § 1 st. P rövas en tvist om inlösen enligt 8 § av skiljemän eller domstol och är det ostridigt mellan parterna att det finns lösningsrätt eller förklaras det i en lagakraftvunnen dom att sådan rätt finns utan att lösenbeloppet samtidigt fastställs, är aktieägarna skyldiga att till moderbolaget överlämna sina aktiebrev med påskrifter om överlåtelsen eller, när fråga är om aktier i avstämningsbolag, att låta moderbolaget registreras som ägare till aktierna enligt bestämmelserna i lagen (1998:1479) om kontoföring av finansiella instrument.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på påskrift på aktiebrevet utgör ett hinder mot e-kommunikation. Detta är dock möjligt enligt andra ledet av samma mening. Bör ej ändras. Jfr 14 kap. 33 § ABL

15 a kap. 4 § 1 st. Styrelserna för överlåtande bolag och, vid absorption, övertagande bolag skall upprätta en gemensam, dagtecknad fusionsplan. Planen skall undertecknas av styrelsen i vart och ett av bolagen.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande måste beaktas när man utformar bestämmelsen utifrån att möjliggöra ekommunikation (jfr 17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer). Bör ändras. Formkravet bör kompletteras enligt följande ”undertecknas eller signeras med en elektronisk signatur.”

Finansdepartementet Ds 2003:29

Jfr 14 kap. 4 § ABL

15 a kap. 7 § 1 st. …Revisorerna skall för varje bolag yttra sig skriftligt över sin granskning…

Hindrar elektroniska rutiner. Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ej ändras. Jfr. 14 kap. 7 § st 1 ABL

15 a kap. 9 § Uppgift om registreringen skall enligt 20 kap. 2 § kungöras. Om planen inte kungörs i sin helhet, skall det i kungörelsen lämnas uppgift om var den hålls tillgänglig.

Se kommentar till 20 kap. 2 §. Bör ej ändras. 14 kap. 9 § ABLProp. 1994/95:70 s. 256 och 211, prop. 1993/94:196 s. 185

15 a kap. 10 § st. 2-4 En sådan begäran skall göras inom två veckor från det att uppgift om fusionsplanens registrering har kungjorts. Stämman får hållas tidigast en månad eller, om samtliga fusionerande bolag är privata försäkringsaktiebolag eller andra privata aktiebolag, tidigast två veckor efter det att fusionsplanen har kungjorts enligt 20 kap. 2 §. Innan stämman fattar beslut, skall fusionsplanen med därtill fogade handlingar ha hållits tillgänglig för aktieägarna under minst en månad efter kungörandet eller,…

Se kommentar till 20 kap. 2 §. Bör ej ändras. 14 kap. 10 § st. 2-5 ABL Prop. 1994/95: 70 s. 256 f och 212 f, prop. 1993/94:196 s. 186 f

15 a kap. 13 § 1 st. Ansökan skall ges in inom en månad efter det att

Se kommentar till 20 kap. 2 § Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

fusionsplanen har godkänts i samtliga bolag och senast två år efter det att fusionsplanen kungjorts enligt 20 kap. 2 §.

Prop. 1994/95:70 s. 258 och 215 f

15 a kap. 19 § Revisorerna skall för vart och ett av bolagen yttra sig skriftligt över sin granskning.

Det kan ifrågasättas om skriftlighetskravet kan uppfyllas på elektronisk väg. Bör ej ändras. 14 kap. 23 § ABLProp. 1994/95:70 s. 261 och 220, prop. 1975:103 s. 525

15 a kap. 20 § Inom en månad från upprättandet av fusionsplanen skall moderbolaget ge in planen med därtill fogade yttranden till registreringsmyndigheten för registrering. Uppgift om registreringen skall enligt 20 kap. 2 § kungöras. Om inte planen kungörs i sin helhet, skall det i kungörelsen lämnas uppgift var den hålls tillgänglig.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr 14 kap. 24 § ABL

15 a kap. 21 § 1 st. En sådan begäran skall framställas inom två veckor från det att uppgift om fusionsplanens registrering har kungjorts enligt 20 kap. 2 §.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr 14 kap. 25 § ABL

15 a kap. 22 § 1 st. Tidigast en och senast två månader efter det att uppgift om fusionsplanens registrering har kungjorts skall moderbolaget ansöka om tillstånd att

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr. 14 kap. 27 § 1 st ABL.

Finansdepartementet Ds 2003:29

verkställa planen.

15 a kap. 25 § 2 st. …sedan överlåtande bolag upplösts men innan rättens avgörande har kungjorts i

Post och Inrikes Tidningar…

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras. Jfr. 14 kap. 30 § 2 st ABL

17 kap. 3 § Skriftliga handlingar, som utfärdas för ett försäkringsbolag, bör undertecknas med bolagets firma. I fråga om publika försäkringsaktiebolag, vars firma inte innehåller ordet publikt, skall firman därvid åtföljas av beteckningen (publ). Om styrelsen eller annan ställföreträdare för bolaget har utfärdat en handling utan firmateckning och det inte framgår av dess innehåll att den utfärdats på bolagets vägnar, är de som undertecknat handlingen solidariskt ansvariga för förpliktelse enligt handlingen såsom för egen skuld.

Hindrar elektroniska rutiner. Skriftliga handlingar, undertecknande och handlingen kan utgöra problem vid e-kommunikation. Bör ändras. Följande bör läggas till för att komplettera undertecknat; ”.eller signerat handlingen enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer.” Jfr 16 kap. 3 § ABL

19 kap. 7 § Senast en månad efter sådan bolagsstämma som avses i 14 kap. 10, 13, 15 och 18 §§ skall likvidatorerna till Finansinspektionen sända in avskrifter av de vid stämman framlagda handlingar som nämns i dessa lagrum.

Hindrar elektroniska rutiner. Avskrifter kan tyda på att det är pappershandlingar som avses. Bör ej ändras.

20 kap. 2 § Registreringsmyndigheten skall utan dröjsmål i Post- och Inrikes Tidningar kungöra vad som införs i försäkringsregistret

Hindrar elektroniska rutiner. Kungörelse i PoIT kan eventuellt utgöra ett problem vid ekommunikation (PoIT finns dock

Ds 2003:29 Finansdepartementet

med undantag av registrering av underrättelser enligt 14 kap. 20 §. En kungörelse som avser en ändring i ett förhållande som tidigare har införts i registret behöver endast ange ändringens art.

på Internet). Bör ej ändras. Jfr 18 kap. 2 § ABL.

20 kap. 3 § 1 st. Det som enligt denna lag eller särskilda bestämmelser har införts i försäkringsregistret skall anses ha kommit till tredje mans kännedom, om införandet har kungjorts i Post och

Inrikes Tidningar enligt 2 §…

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

20 kap. 4 § st. 3 och 4 Registreringsmyndigheten skall genast skriftligen underrätta bolaget när myndigheten fattar beslut enligt 4 kap. 15 § andra stycket, 6 kap. 7 § tredje stycket, 15 a kap. 17 § eller 21 kap. 2 § första och femte styckena. Finansinspektionen skall genast skriftligen underrätta bolaget när inspektionen fattar beslut enligt 15 kap. 4 §.

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan är om kravet på skriftlighet kan uppfyllas med hjälp av ekommunikation. Bör ej ändras. Jfr. 18 kap. 4 § st 3 ABL

21 kap. 2 § 4 st. Har Finansinspektionen förelagt vite skall den mot vilken föreläggandet riktas genast skriftligen underrättas om detta.

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan är om kravet på skriftlighet kan uppfyllas med hjälp av ekommunikation. Bör ej ändras. (ytterligare utredning krävs). Jfr 19 kap. 2 § st. 1 och 2 ABL

Finansdepartementet Ds 2003:29

Försäkringsrörelseförordning ( 1982:790 )

1 § Ansökan om koncession för försäkringsbolag och stadfästelse av bolagsordning enligt försäkringsrörelselagen (1982:713) skall ges in till Finansinspektionen. Ansökan skall undertecknas av samtliga stiftare och ange.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på undertecknande är ett problem vid e-kommunikation (jfr 17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer). Bör ändras. Formkravet bör kompletteras enligt följande. ”.undertecknas eller signeras med en kvalificerad elektronisk signatur av.”

2 § När koncession och stadfästelse söks enligt 1 § skall bolagsordning och verksamhetsplan ges in i original och en avskrift. Bolagsordningen och verksamhetsplanen skall vara försedda med stiftarnas bevittnade namnunderskrifter.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på att verksamhetsplanen skall inges i original och avskrift kan vålla problem vid ekommunikation liksom kravet på bevittnade namnunderskrifter. Bör ändras. Formkravet bör omformuleras genom att kravet på undertecknande kompletteras med ”.undertecknas eller signeras med en avancerad elektronisk signatur av.”

3 § Ansökan om ändring av en stadfäst bolagsordning för försäkringsbolag skall göras av styrelsen eller verkställande direktören. Till ansökningshandlingen skall fogas en avskrift av det protokoll som upptar ändringsbeslutet.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på avskrift kan utgöra ett problem vid e-kommunikation. Bör ändras. Formkraven bör tas bort genom att ansökningshandlingen ändras till ansökan. I övrigt bör bestämmelsen lämnas oförändrad.

4 § .Till ansökningshandlingen skall fogas en avskrift av det pro-

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ändras.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

tokoll som upptar beslutet om förlängningen.

5 § Anmälan för registrering enligt försäkringsrörelselagen (1982:713) görs skriftligen hos Patent- och registreringsverket (registreringsmyndigheten). Anmälan för registrering enligt 2 kap. 13 § och 12 kap. 4 §försäkringsrörelselagen skall undertecknas av alla styrelseledamöter och verkställande direktören. Andra anmälningar eller ansökningar skall undertecknas av minst två styrelseledamöter eller verkställande direktören. Anmälan som görs av ett bolag i likvidation skall undertecknas av alla likvidatorerna.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlighet är ett problem vid e-kommunikation liksom kravet på undertecknande. Beträffande kravet på undertecknande, se dock

17 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer. Bör ändras. Formkraven bör kompletteras. I 2 st. läggs följande till som en sista mening. ” Undertecknande får ske i form av signering med en avancerad elektronisk signatur.” Jfr 12 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer och förslag till ny 9 § konsumentkreditlagen (prop. 2001/02:150)

7 § Vid anmälan som avses i 6 § skall följande handlingar ges in: för samtliga försäkringsbolag

1. två avskrifter av den stadfästa bolagsordningen,

2. en avskrift av protokollet vid den konstituerande stämman,

3. en avskrift av protokoll eller någon annan handling som bestyrker val av styrelseledamot, styrelsesuppleant, revisor och revisorssuppleant, lekmannarevisor och suppleant för lekmannarevisor, om dessa inte har valts på den konstituerande stämman,

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på avskrift, kopior , originalhandlingar, anmälningshandlingen utgör ett problem. Bör ändras. 5. bör kompletteras med följande mening. ” Undertecknande får ske i form av signering med en kvalificerad elektronisk signatur”

Finansdepartementet Ds 2003:29

4. en avskrift av protokoll från styrelsesammanträde som visar vem som har utsetts till verkställande direktör, vice verkställande direktör och firmatecknare och vem som har fått bemyndigande enligt 8 kap. 13 § femte stycket försäkringsrörelselagen (1982:713) samt hur bolagets firma tecknas,

5. en handling på vilken varje styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktören, varje vice verkställande direktör, firmatecknare och enligt 8 kap. 13 § femte stycket försäkringsrörelselagen bemyndigad person har skrivit sin av vittnen styrkta namnteckning, om detta inte har skett på själva anmälningshandlingen, för försäkringsaktiebolag

6. original och en avskrift av de teckningslistor på vilka aktieteckning har skett,

7. original och en avskrift av stiftelseurkunden och avtal enligt 2 kap. 7 § fjärde stycket försäkringsrörelselagen som inte har tagits in i stiftelseurkunden, samt en kopia av de balans- och resultaträkningar som anges i samma stycke,

8. sådant yttrande av revisor som anges i 2 kap. 13 § andra stycket 3 försäkringsrörelselagen, för ömsesidiga försäkringsbolag

9. original och en avskrift av de teckningslistor på vilka teckning av

Ds 2003:29 Finansdepartementet

försäkringar har skett, 10. ett intyg från revisor om att garantikapital enligt 2 kap. 13 § fjärde stycket försäkringsrörelselagen har betalats in.

8 § Vid anmälan för registrering av avtal enligt 2 kap. 13 c § försäkringsrörelselagen (1982:713) skall följande handlingar ges in:

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

2. en avskrift av det avtal som bolagsstämman godkänt,.

Hindrar elektroniska rutiner. Angående kravet på avskrifter, se ovan. Bör ej ändras.

10 § 2 st. Tillsammans med en anmälan som avses i första stycket skall följande handlingar ges in:

1. en kopia av protokoll med beslutet samt en av styrelsen gjord ekonomisk utredning om behovet av garantikapital och ett yttrande från revisor och aktuarie över utredningen,

2. original och en kopia av det avtal som ligger till grund för tillskottet av garantikapital,.

Hindrar elektroniska rutiner. Det är osäkert om kraven på kopior och original kan uppfyllas vid ekommunikation. Bör ej ändras.

11 § 1. Tillsammans med en ansökan om tillstånd att återbetala garantikapital enligt 12 kap. 4 § försäkringsrörelselagen (1982:713) skall följande handlingar ges in:

1. en avskrift av protokollet från bolagsstämmans beslut om återbetalning,…

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan är om kravet på avskrift av protokoll kan uppfyllas med hjälp av e-kommunikation. Bör ej ändras.

Finansdepartementet Ds 2003:29

13 § st. 1 och 2 Vid anmälan som avses i 12 § skall ges in

1. en avskrift av protokoll rörande emissionsbeslutet samt, när teckning har skett i protokollet, detta i original,

2. en avskrift av handlingarna enligt 4 kap. 7 § första stycket 1-3 försäkringsrörelselagen (1982:713) samt styrelsens redogörelse och revisorernas yttrande enligt 4 kap. 3 § andra stycket och 4 § samma lag,

3. original och en avskrift av det avtal som ligger till grund för bestämmelse som avses i 4 kap. 3 § försäkringsrörelselagen,

4. ett exemplar av varje tidning i vilken kungörelsen om emissionsbeslutet har varit införd,

5. ett exemplar av emissionsprospektet, när ett sådant skall upprättas,

6. original och en avskrift av de teckningslistor på vilka aktieteckning har skett,. Om emissionsbeslutet har fattats av styrelsen under förutsättning av bolagsstämmans godkännande, skall en avskrift av bolagsstämmans protokoll fogas till anmälningshandlingarna.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på original och avskrift är aktuellt även här. Kravet på att inge olika exemplar av handlingar kan möjligen uppfyllas med hjälp av ekommunikation. Bör ej ändras.

15 § Vid anmälan för registrering enligt 4 kap. 17 § försäkringsrörel-

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på avskrift är aktuellt även här.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

selagen (1982:713) av bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission skall ges in

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

2. en avskrift av handlingarna enligt 4 kap. 7 § första stycket 1-3 försäkringsrörelselagen.

Bör ej ändras.

16 § Vid anmälan för registrering enligt 4 kap. 18 § försäkringsrörelselagen (1982:713) av beslut om fondemission, skall ges in

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

2. en avskrift av handlingarna enligt 4 kap. 7 § första stycket 1-3 försäkringsrörelselagen,

3. ett exemplar av varje tidning i vilken kungörelsen om emissionsbeslutet har varit införd, när det är fråga om avstämningsbolag.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på avskrift är aktuellt även här. Bör ej ändras.

16 a § 3 st. Har styrelsen eller styrelseledamot fattat beslut med stöd av 5 kap. 5 § femte stycket försäkringsrörelselagen, skall skriftlig uppgift från styrelsen eller styrelseledamoten om beslutets innehåll samt en kopia av uppgiften fogas till anmälningshandlingen.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på skriftlig uppgift, kopia och anmälningshandlingen kan vålla problem vid e-kommunikation. Bör ej ändras.

16 c § 1. Tillsammans med en anmälan för registrering enligt 5 kap. 15 § försäkringsrörelselagen (1982:713) av hur många aktier

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på original eller fotokopia kan bli svårt att klara vid ekommunikation.

Finansdepartementet Ds 2003:29

som har getts ut i utbyte eller som har nytecknats och till fullo betalats skall följande handlingar ges in:

1. original eller fotokopia av teckningslistor på vilka aktieteckning har skett, när anmälningen görs på grund av nyteckning,.

Bör ej ändras.

17 § st. 2 Vid anmälan skall ges in

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

2. en avskrift av de handlingar som anges i 4 kap. 7 § första stycket 1-3 försäkringsrörelselagen. Om beslutet om nedsättning har fattats enligt 6 kap. 8 § försäkringsrörelselagen skall i stället följande handlingar ges in:

1. en avskrift av protokoll eller annan handling som utvisar vilka aktier som skall lösas in, och

2. en avskrift av den för närmast föregående räkenskapsår fastställda balansräkning.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på avskrift kan bli svårt att uppfylla vid e-kommunikation. Bör ej ändras.

18 § Till anmälan för registrering enligt 6 kap. 8 b § försäkringsrörelselagen (1982:713) av beslut om nedsättning av aktiekapitalet genom inlösen av aktier enligt förbehåll i bolagsordningen skall ges in

1. en avskrift av protokoll eller annan handling som utvisar vilka aktier som skall lösas in, och

2. en avskrift av den för närmast

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Ds 2003:29 Finansdepartementet

föregående räkenskapsår fastställda balansräkningen.

22 § Om reservfonden eller överkursfonden under räkenskapsåret har nedsatts enligt 12 kap. 9 § tredje stycket 3 försäkringsrörelselagen (1982:713), skall tillsammans med redovisningshandlingarna ges in en avskrift av rättens beslut med lagakraftbevis.

Hindrar elektroniska rutiner. Avskrift med laga kraftbevis kan inte uppfyllas vid e-kommunikation. Bör ej ändras.

22 a § Tillsammans med en ansökan om stadfästelse av bestämmelse om vinstutdelning i bolagsordningen för ett livförsäkringsbolag i andra fall än som avses i 1 § skall följande handlingar ges in:

1. en kopia av protokoll med bolagsstämmans beslut.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på kopia av protokoll verkar svårt att klara vid ekommunikation. Bör ej ändras.

23 § 2 st. Vid anmälan skall ges in en avskrift av bolagsstämmans protokoll eller rättens förordnande.

Hindrar elektroniska rutiner. Avskrift är ett formkrav som synes svårt att uppfylla vid ekommunikation. Bör ej ändras.

24 § 1. Vid anmälan för registrering enligt 14 kap. 16 § första stycket försäkringsrörelselagen (1982:713) att likvidatorerna har lagt fram slutredovisning skall följande handlingar ges in

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

Finansdepartementet Ds 2003:29

26 § 2 st. Vid anmälan skall ges in en avskrift av bolagsstämmans protokoll och en avskrift av revisorernas yttrande.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

27 § Vid anmälan för registrering enligt 14 kap. 18 § fjärde stycket försäkringsrörelselagen (1982:713) av att ett likvidationsbeslut har upphävts skall en avskrift av rättens dom eller beslut med lagakraftbevis ges in.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

27 a § 1-2 Vid anmälan för registrering enligt 15 kap. 2 § försäkringsrörelselagen (1982:713) av att avtal om frivillig överlåtelse av försäkringsbestånd har godkänts av bolagsstämman skall ges in

1. en avskrift av bolagsstämmans protokoll,

2. en avskrift av de handlingar som enligt 15 kap. 1 § försäkringsrörelselagen har lagts fram på stämman.

Hindrar elektroniska rutiner. Bör ej ändras.

29 § Anmälan för registrering enligt 17 kap. 2 § försäkringsrörelselagen (1982:713) av bifirma kan tas upp i anmälan om bolagets registrering. Till anmälningshandlingen skall fogas en avskrift av det styrelseprotokoll som bestyrker anmälningen.

Hindrar elektroniska rutiner. Dessutom utgör anmälningshandlingen ett problem. Bör ej ändras. Anmälningshandlingen bör dock ändras till anmälan.

Lag ( 1989:508 ) om försäkringsmäklare

12 § 2 st. En försäkringsmäklare som får i uppdrag att inhämta upp-

Hindrar elektroniska rutiner. Handlingen och undertecknandet

Ds 2003:29 Finansdepartementet

lysningar om eller förmedla livförsäkringsavtal som erbjuds av utländska försäkringsgivare, som inte har koncession att driva försäkringsrörelse i Sverige, skall till uppdragsgivaren överlämna en handling i vilken uppdraget anges. Uppdragsgivaren skall skriva under handlingen. Handlingen skall överensstämma med formulär som fastställs av regeringen eller, efter regeringens bemyndigande, Finansinspektionen.

av den kan ses som ett formkrav. Fråga är om handlingen kan förmedlas och undertecknandet av densamma ske elektroniskt. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras genom att en ny sista mening läggs till. ” Handlingen får signeras med en elektronisk signatur.”

1 § Ansökan om registrering av försäkringsmäklare skall göras skriftligen hos Finansinspektionen (registreringsmyndigheten).

Hindrar elektroniska rutiner. Frågan är om skriftlighetskravet kan uppfyllas vid e-kommunikation. Bör ändras. Formkravet bör kompletteras genom att följande läggs till. ” .(registreringsmyndigheten) och får överföras elektroniskt.”

Lag ( 1995:1560 ) om årsredovisning i försäkringsföretag

8 kap. 5 § Försäkringsföretag skall ge in bestyrkta kopior av årsredovisningen och revisionsberättelsen för det förflutna räkenskapsåret till registreringsmyndigheten så snart det kan ske efter det att resultaträkningen och balansräkningen blivit fastställda. På kopian av årsredovisningen skall en styrelseledamot eller verkställande direktören teckna bevis om att balansräkningen och resultaträkningen fastställts med uppgift om fastställel-

Hindrar elektroniska rutiner. De bestyrkta kopiorna och kravet att styrelseledamot eller VD skall teckna bevis på kopia av årsredovisningen utgör hinder för användande av e-kommunikation. Åläggandet är vitessanktionerat enl. 8:7. Bör ej ändras.

Finansdepartementet Ds 2003:29

sedagen.

8 kap. 6 § 1 st. När årsredovisning och revisionsberättelse enligt 5 § har getts in till registreringsmyndigheten, skall myndigheten kungöra detta i en tidning.

Hindrar elektroniska rutiner. Kravet på kungörelse hindrar användning av e-kommunikation. Bör ej ändras.